PROGRAMA DE CAPACITACIN

PROGRAMA DE CAPACITACIN.
1. Qu es la Capacitacin?

La Capacitacin es un proceso que posibilita al capacitando la

apropiacin de ciertos conocimientos, capaces de modificar los comportamientos
propios de las personas y de la organizacin a la que pertenecen.
La capacitacin es una herramienta que posibilita el aprendizaje y por esto
contribuye a la correccin de actitudes del personal en el puesto de trabajo.

2. Para qu sirve?

La capacitacin se torna una necesidad cuando existe una brecha en la

performance, es decir una brecha que impide, dificulta o atrasa el logro de
metas, propsitos y objetivos de una organizacin y esta es atribuible al desarrollo
de las actividades del personal.
Los nuevos conocimientos implican siempre, nuevas responsabilidades en todas y
cada una de las acciones inherentes al rol que desarrolla la persona en la
organizacin. Estas nuevas responsabilidades estn en general relacionadas
con la posibilidad que le dan los conocimientos a las personas que puedan tomar
decisiones propias, que antes dependan de un superior o de un par capacitado
anteriormente, siempre dentro de la funcin especfica que desempea en la
organizacin y para la cual est
siendo capacitado.

3. Principios de la Capacitacin
La capacitacin, implica una serie de puntos que por ser indiscutibles para que la
misma sea exitosa podemos llamar principio, ya que aceptamos sin necesidad de
demostrar y estos son:
La participacin. Es fundamental que todos los capacitandos

participen en forma activa de las acciones que se desarrollan en los cursos. Por
ello, adems de exposiciones magistrales, es necesario que todas las

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capacitaciones tengan un espacio programado para permitir la participacin de

todos los integrantes del curso.

La responsabilidad. Los participantes de una capacitacin deben reflejar

responsabilidad. Esto es para quien capacita y para quien es capacitado. Una
actitud irresponsable de quien imparte la capacitacin dar a quienes reciben la
capacitacin una imagen de poca importancia a los temas que se traten, una actitud
irresponsable de los participantes dar la imagen de poca importancia que dan
estos al tema.
Esta responsabilidad, debe darse en todos los aspectos, entre los que podemos citar:
la puntualidad
la imagen
el entorno
la organizacin
el material a entregar
actitudes siempre positivas
el vocabulario utilizado
la duracin debe ser la prometida
la realidad del mensaje que se da
la realidad de los ejemplos que se utilizan

4. Pasos para elaborar un programa de capacitacin:

a) PRIMER PASO: Determinacin de Necesidades de Capacitacin

La determinacin de necesidades se puede entender como un anlisis comparativo entre

las tareas realizadas en la realidad contra la demanda de tareas que presenta la
organizacin. Es el primer paso de la capacitacin, es determinar qu capacitacin
necesitan los empleados, si acaso, se requiere.

Proporcionar informacin completa sobre el estado en el que se encuentra el personal

respecto a sus habilidades, actitudes y conocimientos, lo que permitir establecer
objeticos y acciones concretas en el plan de capacitacin. El problema es cmo detectar
esas necesidades de capacitacin, para analizarlas y satisfacerlas en forma efectiva.

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Tipos de anlisis para detectar necesidades de capacitacin

Anlisis de personas: la
determinacin y las
necesidades de
capacitacin individual es
el ltimo nivel las
preguntas relevantes,
Quin necesita ser
capacitado? Y Qu tipo
de conocimientos,
habilidades y capacidades
-CHC- necesitan los
empleados? En este
nivel, son tiles las
evaluaciones del
desempeo y las
entrevistas o las
encuestas a supervisores
y titulares de empleos.
Anlisis
organizacional: desde
una perspectiva
organizacional general,
se estudia la misin,
los objetivos y los
planes corporativos
estratgicos de la
empresa, junto con los
resultados de la
planeacin de recursos
humanos

Anlisis de tareas: el siguiente

nivel de anlisis se centra en
las tareas requeridas por el
puesto para lograr los
propsitos de la empresa. Las
descripciones de puesto son
fuentes de datos importantes
en este nivel de anlisis.

Tcnicas para detectar las necesidades de capacitacin

Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un

cuestionario previamente diseado en el que las respuestas se dan
por escrito.

Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un

dilogo entre el entrevistador y el empleado. Es comn entrevistar
tambin al jefe directo del empleado para preguntarle en qu
considera que deben capacitarse sus subordinados.

Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo

para compararla con el patrn esperado y de esta manera, detectar
las deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.

Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y

especializadas en detectar necesidades de capacitacin.

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Instrumentos

Cuestionario, que es una forma Evaluacin de desempeo, que

impresa que contiene una lista consiste en comparar el
de preguntas especficas desempeo de una persona con
dirigidas a reunir informacin los estndares establecidos
sobre conocimientos, para ese puesto. Esto permite
habilidades, opiniones acerca conocer las reas en las que se
de aspectos del trabajo que debe capacitar para
desempea la persona, o la incrementar el nivel de
empresa desempeo del empleado.

Descripcin y perfil del puesto,

que consiste en analizar la
descripcin y perfil de puesto
para conocer las funciones y los
requisitos que debe satisfacer la
persona que lo desempea. De
esta forma, se compara lo que
requiere el puesto con lo que la
persona hace.

b) Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin

Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es

clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cules son las ms urgentes
o ms importantes.
Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre quin,
cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con
su importancia o urgencia.
Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita qu
tipo de capacitacin.

Por su origen:

Organizacional Anlisis situacional de la Debilidades generales, se

empresa identifica en donde es ms
necesaria la capacitacin.

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Ocupacional Anlisis del puesto Lo que es necesario en

trminos de capacidad,
conocimiento, habilidades
y actitudes
Individual Evaluacin del trabajador La persona que necesita
capacitacin y en que la
necesita.

Por la forma en que se presentan:

Manifiestas Surgen de problemas evidentes por que

se dan de un proceso de cambio:
mtodos, tcnicos, etc., y con el personal
de nuevo ingreso.
Encubiertas Los problemas y necesidades que surgen
de estos no se observan fcilmente,
pueden ser de carcter moral,
organizacional y de procedimientos.

Por su circunstancia:

Presentes Problemticas en torno a elementos que

componen la organizacin en el momento
en que se efecta el diagnostico de
necesidades de capacitacin.
Futuras Todo cambio que decide realizar la
organizacin a corto, mediano y largo
plazo provocara necesidades futuras pues
las transformaciones provocan
modificacin en las habilidades y
conductas de los trabajadores.

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c) Tercer paso: definicin de objetivos

El tercer paso en un proceso de capacitacin es establecer los objetivos que se

pretende lograr con el programa de capacitacin. Este es el momento de
fijar que tipo de comportamientos y caractersticas se quieren inculcar en los
participantes despus de que el programa haya sido impartido.

Lo que se quiere tambien es establecer qu conocimientos se les proporcionar o

qu actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisin la conducta
deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera ms clara,
alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitir evaluar el rendimiento
individual y el programa.

Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende

lograr con el programa de capacitacin de una manera especfica y medible.
Recuerda que los objetivos te sirven como gua para mantenerte en el camino, no
se trata nicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado concreto
que est lo ms relacionado posible con el trabajo.

Los objetivos deben especificar quin, qu, para cundo, bajo qu condiciones,
cmo medirlos, y a qu costo en tiempo y/o dinero.

Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.

1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad,

cantidad, tiempo y costo de operacin.
2. Objetivos de desempeo: que buscan mejorar el desempeo individual de los
participantes.
3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las
habilidades o destrezas de los participantes.
4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los
conocimientos o la comprensin de los participantes con respecto a un tema.
5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o
emociones de los participantes.

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d) Cuarto paso: elaboracin del programa

Para elaborar un programa de capacitacin se tienen que responder las preguntas:

Qu? (Contenido).
Cmo? (Tcnicas y ayudas).
Cundo? (Fechas y horarios).
A quin? (Destinatarios).
Quin? (Instructor).
Cunto? (Presupuesto).

Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de
capacitacin, el contenido del programa y los objetivos planteados.

e) Quinto paso: ejecucin

Luego de disear y elaborar el programa de capacitacin debemos llevar a la prctica

la ejecucin es decir, ha llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta
metodologa y apoyndose en auxiliares didcticos, imparte los contenidos a los
destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo.

En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos.

Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarn.
Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etctera.
Motivar e involucrar a los participantes.
Establecer una buena comunicacin con los participantes.
Entender y mantener el control del grupo.
Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

f) Sexto paso: evaluacin de resultados

Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar
una evaluacin que permitir medir los resultados del programa de capacitacin. La
evaluacin debe informar sobre cuatro aspectos bsicos:

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La reaccin del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.

El conocimiento adquirido, es decir, qu aprendi y en qu grado.
La conducta, es decir, qu comportamientos se modificaron.
Los resultados especficos posteriores al curso.

La evaluacin puede hacerse en tres etapas:

Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los

participantes antes del curso en relacin con los temas que se van a tratar durante
el mismo.
Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del
programa y hacer los ajustes necesarios.
Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.
Por otra parte, tambin debe evaluarse el curso de capacitacin en los siguientes
aspectos: actuacin del instructor, instalaciones, tcnicas y auxiliares didcticos,
duracin del curso, contenido, servicio de cafetera, el lugar en el que se imparti,
etc. Esta retroalimentacin servir para la elaboracin de nuevos programas.
Recuerda que lo ms importante es que los participantes apliquen en su trabajo
cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la
verdadera evaluacin. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como una
ltima etapa del proceso de capacitacin.

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d. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS CAPACITACIONES

EVALUACION DE LA CAPACITACION:
La capacitacin debe evaluarse para determinar su efectividad. La evaluacin debe
considerar dos aspectos principales:
- Determinar hasta qu punto el programa de capacitacin produjo en realidad las
modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
- Demostrar si los resultados de la capacitacin presentan relacin con la
consecucin de las metas de la empresa.

Normas de evaluacin:
1. Examen anterior al curso
2. Empleados capacitados
3. Examen posterior al curso
4. Seguimiento
Para la evaluacin de la capacitacin se utilizara las siguientes tcnicas:
NIVEL 1
EVALUACION DE LA REACCION
Al finalizar cada capacitacin se debe indagar, a travs de una prueba el parecer de los
involucrados en relacin a aspectos como:
A. El programa de Capacitacin
B. La calidad y la relevancia de los temas tratados
C. Las habilidades del instructor
D. Adecuacin y efectividad de la metodologa
Esta verificacin se dar para retroalimentar a los instructores y personal involucrado
para as poder hacer ajustes y mejorar los siguientes eventos de capacitacin.
Se utilizara el siguiente formato:

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EVALUACION DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION

INSTRUCCIONES:
El objetivo de este cuestionario es conocer su opinin respecto a la actividad de
capacitacin en el que usted ha participado.
La informacin que brinde servir para hacer mejoras en las futuras actividades.
Se le agradece que conteste que objetividad y certeza.

PARTICIPANTE:
FECHA:
CURSO O ACTIVIDAD:
DICTADO POR:

INSTRUCTOR EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

1. Dominio del tema

2. Claridad y coherencia para comunicar
de manera didctica el tema
3. Disposicin para responder preguntas
4. Adecuacin de la metodologa para
presentar el tema
5. Importancia del tema
6. Puntualidad y buen manejo del tiempo
durante la presentacin

GESTION DE LA ACTIVIDAD EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

1. Programacin y convocatoria de la
actividad
2. Calidad el material entregado
3. Aspectos logsticos: Lugar,
alimentacin, equipos, etc.

AUTOEVALUACION DEL EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

PARTICIPANTE
1. Logro de objetivos propuestos para
esta actividad
2. Satisfaccin de expectativas
3. Utilidad de la actividad en su
desempeo

SUGERENCIA PARA EL MEJORAMIENTO DE POSTERIORES

ACTIVIDADES

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NIVEL 2
EVALUACION DEL APRENDIZAJE (PRETEST POSTEST DE
CONOCIMIENTO)

1. El instructor del tema a impartir, impartir una prueba al inicio de la capacitacin,

la cual ser definida con el instructor y gerentes de rea.

2. Esta prueba ayudara a determinar el nivel de conocimiento y habilidades de cada

participante. De esta manera el instructor sabr donde debe hacer mayor nfasis en
el desarrollo de la capacitacin.

3. Se efectuara durante el curso exmenes breves y rpidos sobre los temas ms

importantes. El examen consistir en un pequeo cuestionario que rena los
puntos ms importantes que se han tratado. Las preguntas debern contestarse por
escrito utilizando el sistema de seleccin mltiple, en el cual hay que escoger la
respuesta correcta entre varias propuestas.

4. Completar el cuestionario, luego el instructor indica las respuestas correctas y las

explica. Los cuestionarios permanecen en manos de los usuarios para su
evaluacin.

5. Al final de la capacitacin, el instructor deber aplicar un postest, que ser similar

a la prueba inicial. La diferencia en los resultados de los dos exmenes revelara
cambios en el conocimiento, actitud y habilidades que ayudaran a evaluar la
efectividad de la capacitacin.

6. Utilizaremos un cuadro para tabular los resultados de cada prueba y los logros de
la actividad de capacitacin.

7. Se presentara los resultados en reunin de gerencias, para darle mayor

importancia al programa de capacitacin.

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PROGRAMA DE CAPACITACIN

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PROGRAMA DE CAPACITACIN

NIVEL 3

EVALUACION DEL IMPACTO

La evaluacin del impacto de la capacitacin deber realizarse por los menos 3 meses
despus de ejecutada, de forma que los participantes tengan oportunidad de llevar a la
prctica los conocimientos y habilidades adquiridos.
El impacto deseado al proveer la capacitacin es:

1. Reducir la cantidad de quejas presentadas por los clientes

2. Aumentar el ndice de satisfaccin del cliente (Encuestas)
3. Logro de las metas de ventas de equipos, contratos de mantenimientos, suministros
y repuestos
4. Mejorar los diagnsticos de mantenimiento y reparacin de los equipos realizados
por los tcnicos.
5. Mejorar la atencin telefnica del personal de servicio al cliente
6. Incrementar la rentabilidad de la empresa

NIVEL 4

SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACION

1. Seleccionaremos una muestra de las personas a quienes se har el seguimiento. Si

el grupo de participantes en la capacitacin fue pequeo se podr dar seguimiento
a todos. En caso que no se pueda dar seguimiento a todos, habr que tomar una
muestra representativa de los participantes tanto en cantidad como en calidad.

2. Verificaremos si entre el grupo seleccionado ha habido alguna mejora en los

problemas que se pretendan resolver con la capacitacin, la verificacin se podr
llevar a cabo a travs de:
- Observacin directa de la realizacin del trabajo
- Entrevistas con jefes

3. Registrar en un formato estandarizado la informacin recolectada en el

seguimiento.

4. El inicio y duracin del seguimiento depender del tipo y circunstancias

particulares de cada capacitacin.

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e. Indicadores de Capacitacin

QU MIDE UN INDICADOR?

Medir y evaluar hasta que punto o en que medida se estn logrando los objetivos
estratgicos.
Permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y
responsabilidades.
Generan informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la
organizacin y verificar el cumplimiento (resultados).
Detectan desviaciones en el logro de los objetivos.
Analizar los indicadores conlleva a generar Alertas Sobre La Accin, no perder la
direccin.

MEDIR

ANALIZAR

CONTROLAR

MEJORAR

a) INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Su relacin tiene que ver con la conclusin de una tarea. Los indicadores de cumplimiento estn
relacionados con las razones que indican el grado de consecucin de tareas y/o trabajos.

b) INDICADORES DE EVALUACION
La evaluacin tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los
indicadores de evaluacin estn relacionados con las razones y/o los mtodos que ayudan a
identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.

c) INDICADORES DE EFICIENCIA
Los indicadores de eficiencia estn relacionados con las razones que indican los recursos
invertidos en la consecucin de tareas y/o trabajos.( Recursos)
Meta

d) INDICADORES DE EFICACIA

Los indicadores de eficacia estn relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en
la ejecucin de tareas y/o trabajos.

e) INDICADORES DE GESTIN
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Se relaciona con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o
trabajos programados y planificados, permitiendo administrar los procesos a llevar a cabo.

Inversion por empleados en capacitacin y desarrollo

Mide el monto invertido directamente en capacitacin y desarrollo por cada empleado en pesos,
trimestre, semestre y/o anual.
Costo Total en Capacitacin y Desarrollo

Total de Empleados

Horas invertidas en capacitacin

Establecer las horas por empleados destinadas a capacitacin.

Horas destinadas a capacitacin

Total de empleados

Porcentaje de empleados capacitados

Establecer el porcentaje de empleados que recibi al menos una hora de capacitacin
durante el ejercicio.

Empleados capacitados
Total de empleados

Cobertura de capacitacin
Nmero promedio de funcionarios que asistirn a la capacitacin.

Nmero de funcionarios capacitados

Nmero promedio de funcionarios

Nivel de asistencia a capacitacin

Nmero de personas que asistieron a la capacitacin.

Nmero de personas que asisten a las capacitaciones

Nmero promedio de servidores pblicos

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