Instituto Internacional De Estudios Superiores

Materia:
Modelo para la toma de decisiones

Catedrtico: Jorge Alberto Rodrguez Montaez.

PROYECTO FINAL

Cuatrimestre: 6
Alumna:
Estefana Sols

Reynosa, Tamaulipas 19 de Agosto del 2016

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 INDICE
PORTADA..1

INDICE2

INTRODUCCIN..... 3

DESARROLLO4-15

CONCLUSIONES...16

BIBLIOGRAFIA..17

INTRODUCCIN
El informe en la auditoria administrativa, y esto se basa en una comunicacin que
efectivamente trasmita los hecho esenciales ya que es la culminacin del trabajo

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del auditor administrativo, puede ocurrir que el auditor no logre lo anterior, y no es
porque no conozca todos y cada uno de los datos, para llevar a cabo esto
correctamente se debe tomar el tiempo requerido y los medios para transmitirlos a
la direccin correcta y en estos tiempo muchos de los auditores no llevan a cabo
todas estos requerimientos.

En este breve ensayo mostrare como como se debe hacer o se debera hacer un
informe de auditora administrativa, recalcando los puntos importantes y dando
una explicacin breve sobre cada uno.

DESARROLLO
Parte importante de la responsabilidad es trasmitir de una manera eficaz la
informacin que ha obtenido, el texto de su informe debe ser interesante y ameno,
comunicar el mensaje de manera objetiva y fcil de comprender.

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Un buen informe estimula la accin e influye rotundamente en la toma de
decisiones, representa este para el auditor la conclusin de su actividad y para la
direccin o el cliente representa el aspecto ms importante y til de esta tcnica.

EXAMENES DE LOS PROBLEMAS CON LOS JEFES

Al concluir la auditoria y antes de iniciar el informe, es necesario que exista una

entrevista entre el auditor y los jefes de cada una de las unidades administrativas,
estas entrevistas indicaran las posibles acciones que debern seguir para corregir
situaciones desfavorables

PLANEACION DEL NFORME

Debe decidirse acerca de que se va a escribir, Quin lo va a leer? Y Qu uso va

a tener?, estas preguntas son inseparables; no se puede contestar una sin
considerar la otra.

1. POSIBLES LECTORES

a). Colegas tcnicos: aquellos que trabajan en la misma actividad.

b). Especialistas en actividades tcnicas relacionadas: aquellas personas que

tienen solo un conocimiento general de las actividades a las que el L.A se dedica.

c). Gerencia de lnea: aquellas personas que trabajan en la misma empresa que
usted y que estn colocados en un nivel inmediato superior en la cadena de
mando.

d). Ejecutivos: estos tienen la necesidad inmediata de informacin de un

determinado tipo, no les interesa ni tampoco pueden comprender los detalles
tcnicos; quieren hecho y un buen consejo.

e). Profanos: lectores no incluidos en las categoras anteriores.

2. USOS POSIBLES

a). Informar para usos inmediato: el informe es entregado y utilizado en forma

inmediata.

b). Servir de base para emprender una accin: las decisiones administrativas
suelen basarse en los informes.

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c). Establecer prioridad sobre un descubrimiento: Si se ha hecho un
descubrimiento puede ser oportuna la publicacin de los detalles de su
investigacin.

d). Reservarlo para uso futuro: el informe puede ser objeto de muchos usos en lo
futuro.

ASPECTOS QUE HACEN TIL UN INFORME DE AUDITORA

ADMINISTRATIVA

La utilidad de un informe depende de los siguientes aspectos:

1. REDACCIN ADECUADA: Consiste en expresar por escrito los

pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad, se debe tener
en cuenta que la capacidad profesional del auditor va a ser apreciada por el
resultado de su actividad, representada por el informe que entregara. Este
necesita ser veraz y cuidadoso; se debe tener en cuenta que cualquier tipo
de informa debe ser realizado con:
a) Exactitud
b) Originalidad
c) Concisin
d) Claridad

2. OPORTUNIDAD DE PRESENTACION: El informe debe presentarse

oportunamente para que la direccin pueda formular adecuadamente sus
planes.
3. SELECCIN ADECUADA: Es necesario aplicar el principio de la excepcin,
el infrome de auditoria no va a consistir en una narracin de las
operaciones de la empresa auditada.

LA ORGANIZACIN DE LA COMPOSICION DE UN INFORME DE

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Toda comunicacin escrita debe apegarse a os rigores de una composicin

cuidadosa, la estructuracin del cuerpo de un informe se compone de dos
operaciones complementarias: organizacin y divisin, desde el punto de vista
de la organizacin el trabajo debe exhibir una clara unidad de composicin, se
podrn utilizar formas de orden, la presentacin y discusin de las ideas, las
partes esenciales destaquen claramente y que, en general, las parte no se
superpongas (divisin redundante).

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 Estructura del informe

La introduccin como la parte que nos dice a qu se refiere el proyecto aqu se

pueden observar los antecedentes, mtodos de trabajo y el planteamiento en
este punto se tiene que cuidar las diversas opiniones, tendr que llevarse a
cabo encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado. en la parte del
cuerpo de la estructura estn los hechos las pruebas y datos validos el orden
se le debe dar por temas y organizarlo de acuerdo a su importancia de ms a
menos. Una vez que tenemos los hechos nos hacemos una pregunta Cmo
aprovechar esas fuentes de informacin?, la reflexin deber ser anotada en
hojas de trabajo, como todos los datos obtenidos de manera dispersa.

Adquirir una nocin clara del asunto.

Estudiar el problema a fondo sin omisiones.
Elegir lo que tenga valor para la argumentacin; esto supone trabajo de
eliminacin.
Componer, organizar, preparar la distribucin de los elementos que es el fin
de la etapa.

La estructura del texto del informe contiene:

El cuerpo del informe

La conclusin.

El cuerpo del informe contiene los hechos y la demostracin la estructura

general.

Material preliminar

Portada

Carta de presentacin

Prefacio

Sumario

El informe (Texto)

a) Propsito, Sirve para unir en un terreno comn

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 b) Perodo. Especializacin y aclaracin del tiempo de duracin de la
investigacin.

c) Alcance. La profundidad de las investigaciones y las reas que se han

examinado y evaluado.

d) Mtodos utilizados.

e) Copia de los cuestionarios empleados.

f) Personas entrevistadas.

La informacin depende del alcance que haya tenido el examen, el tipo de

empresa en que se haya realizado, la cantidad y naturaleza de las
oportunidades de mejora detectadas por el auditor administrativo y los deseos
expresados por la direccin.

1. Deficiencias de las reas funcionales. En esta parte del informe debemos

sealar en orden de importancia.

2. Deficiencias de la administracin General. Aqu debemos sealar en orden

de importancia las deficiencias de los diversos elementos del proceso.

3. Apreciacin de la empresa. Direccin de la empresa auditada le interesa

saber si en algunas de sus funciones, departamentos, procedimientos o
mtodos.

4. Conclusiones y recomendaciones. Debern recoger los resultados logrados

en el cuerpo del informe, en forma tal que el lector no pueda malinterpretar
el sentido global del informe de auditora administrativa.

Describira las reas localizadas que ofrecen posibilidades de mejora

administrativa.

Deben surgir algunas soluciones tendientes a la eliminacin de errores.

Deben considerar para hacer cualquier sugerencia, cuales son los recursos
con que cuenta la empresa para ponerlos en prctica.

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 Las conclusiones resumen las ideas ms importantes del trabajo.

Material complementario

La informacin diversa que ser til a algunos lectores del informe, pero
que no es esencial para la exposicin bsica, los anexos sern documentos
que sirvan al auditor para dar mayor claridad entre los anexos ms
comunes podemos mencionar los siguientes:

Grfica

Cuadros

Formas

Diagramas de flujo

Hojas de trabajo

Hojas de datos (Entrevistas, estdisticas)

Estados, exhibiciones y formas semejantes de presentacin.

Programa de trabajo, etc.

Es muy conveniente que el auditor administrativo emita informes parciales a

medida que su auditora administrativa se desarrolla.

Control de las conclusiones y recomendaciones

La finalidad es lograr que las recomendaciones se sigan y se cumplan.

Las recomendaciones deben ser discutidas si la direccin no decide poner en

accin alguna sugerencia hay que pensar que en toda empresa es difcil realizar
cambios, estas limitaciones debern superarse.

En algunas ocasiones, el mismo grupo de auditores ser el encargado de

implantar las recomendaciones propuestas. En estos casos se deber conseguir la

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autorizacin y los elementos necesarios para el buen funcionamiento de las
sugerencias.

El auditor, esta deber:

a) Ver que las acciones correctivas se lleven a cabo finalmente y observar los
resultados obtenidos con su aplicacin.

b) Convencer a la direccin de que muchas sugerencias requieren algn

tiempo para lograr los resultados esperados.

c) Convencer a la direccin que la auditora administrativa es una tcnica que

da a la empresa mucha mayor capacidad para la consecucin de sus
objetivos y planes establecidos.

Utilidad de aplicacin del informe de auditora.

La utilizacin de informacin expresada en forma numrica es un solo aspecto

para medir la capacidad de la empresa y enfrentarse a sus futuras obligaciones
financieras.

La informacin adicional, es de gran utilidad para evaluar si la empresa est

administrada adecuadamente.

Es til de dos maneras:

Utilidad interna. Los datos del informe dan una evaluacin crtico-constructiva
de la empresa en su totalidad.

Funcional

Procesal

Operacional

b) Utilidad externa. Representa la apreciacin del medio ambiente, que abarca

aspectos sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas para su
debida orientacin.

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 Exposicin del informe y correcciones

El xito es, la forma o el modo con que se ha expuesta al personal competente

de la empresa.

Presentacin del informe final

El resultado de los esfuerzos realizados a travs del estudio.

Considerar otros factores.

a) Oportunidad en la presentacin

b) Seleccin adecuada del material tratado.

Preparacin del programa de implantacin

Las modificaciones propuestas pueden abarcar, desde la reestructuracin total de

las funciones de la empresa hasta la simple modificacin.

Su implantacin deber requerir de tiempos tambin distintos y, sobre todo, de un

orden lgico en su aplicacin prctica.

La implantacin

Es la etapa en que realmente podremos apreciar los resultados reales de la

auditora administrativa y cuando la empresa necesita ms apoyo de la asesora
profesional.

Asesora y Mantenimiento

La asesora o vigilancia constante de los hechos es necesaria y el auditor no

puede eximirse en ninguna forma de ella, ya que s u labor profesional es lograr
mejores resultados.

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Fase de seguimiento

El propsito principal del seguimiento es completar cualquiera de los aspectos que

aparezcan en las recomendaciones.

Posteriormente es revisado y sobre esta base se disea el plan formal de accin

que debe detallar las prioridades recomendadas.

En algunos casos, el auditor administrativo podr encontrar necesario vigilar y

comprobar la realizacin de las recomendaciones, ayudar a planear nuevos
procedimientos, o estructura orgnica, contribuir a hacer ms fluidas las
operaciones.

De acuerdo con las circunstancias, la fase de seguimiento empezar

inmediatamente al terminarse la auditora (informes) o iniciarla algn tiempo
despus, para dar tiempo a que las recomendaciones puedan cumplirse.

Las medidas de mejoramiento administrativo propuestas deben ponerse en

prctica para la solucin del o de los problemas que dieron origen a la aplicacin
de la auditora administrativa.

Las recomendaciones propuestas pueden abarcar desde la reestructuracin total

de las funciones de la empresa, hasta la simple modificacin de algunos
elementos de dichas funciones.

ACCIONES POR REALIZAR

Algunos de los problemas o fallas encontradas, por el solo hecho de haber sido
detectados y, ms an, evaluados en su verdadera importancia, originan la
adopcin de medidas que no requieren un estudio especial.

Si se busca desarrollar, por ejemplo, un sistema de informacin para la gerencia

la recomendacin es el punto de partida; pero ser necesario analizar las

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necesidades de informacin con mayor detenimiento. Luego de un anlisis
detallado deber comenzarse el diseo especfico del sistema.

Despus existen dos clases de medida por tomar: Que no requieren un anlisis y
diseo especial, que solo requieren decisin y que normalmente la empresa debe
tomar en forma inmediata, y aquellas que formaran parte de proyectos que
requieren de un anlisis detallado y de una tarea especfica de diseo.

Podra decir que existe una tercera serie de medidas que representan un adelanto
de lo que luego se har al desarrollar los proyectos particulares. Este grupo de
medidas en cierta forma provisionales est justificado por la urgencia o por qu,
a pesar de ser parte de una accin mayor, se tiene la seguridad de que el
resultado del anlisis posterior demostrara su conveniencia.

Podemos decir que es el paso de lo que se pensaba hacer a hechos reales y

objetivos es el momento a partir del cual debemos empezar a aportar los
beneficios de las recomendaciones, tanto a corto plazo como a largo plazo.

Podrn distinguirse tres fases dentro de esta etapa de la auditora administrativa:

1.- Elaboracin del programa de implantacin.

Determinar las actividades que tendrn que llevarse a cabo y la secuencia o el

orden preciso de su realizacin.

El segundo paso ser determinar los requerimientos en cuanto a personal

instalaciones, mobiliario y equipo, formas de oficina, manuales e instructivos de
trabajo, etc; recursos que sern necesarios para cumplir con la implantacin de las
recomendaciones.

Mtodos de implantacin de recomendaciones

Hay varias formas para implantar las recomendaciones administrativas y cada una
de ellas responde al problema de que se trate, o bien, al grado de complejidad de
las mejoras a implantar:

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 a) Mtodo instantneo. Cuando las recomendaciones son relativamente
sencillas y no requieren de un gran volumen de operaciones o de una
cantidad considerable de unidades administrativas, una manera sencilla de
aplicar las recomendaciones hechas por el auditor para lograr un
mejoramiento administrativo.

Si el cambio requiere de la utilizacin de locales separados entre s por una

gran distancia y no permitan un fcil y oportuno desplazamiento.

b) Mtodo del proyecto piloto. Consiste en llevar a cabo un ensayo de las

recomendaciones en solo una parte del total de la empresa, con objeto de
medir su eficacia.

La ventaja principal es que permite la introduccin de los cambios o

recomendaciones en una escala reducida, efectuando cuantas pruebas sean
necesarias para averiguar la validez y efectividad de las recomendaciones y
cambios propuestos antes de llevarlos a la prctica en forma global.

c) Mtodo de implantacin en paralelo. Consiste en la operacin simultnea,

por un perodo determinado, tanto del sistema actual como de las
recomendaciones que se van a implantar.

Este mtodo se recomienda cuando se trata de la implantacin de

recomendaciones y proyectos de gran magnitud.

En los casos en que el mismo personal que se encarga del sistema actual sea el
que vaya a operar el nuevo sistema, es recomendable la programacin de
perodos especiales de trabajo paralelo procurando que con ellos no se afecte el
servicio normal del sistema que va a reemplazarlo.

Cabe advertir que no en todos los casos es conveniente llevar a cabo la

implantacin en paralelo, si no slo en aquellas recomendaciones o sistemas cuyo
funcionamiento inicial pudiera descontrolar a los usuarios habituados al sistema
anterior; por lo que la implantacin en paralelo deber prolongarse nicamente

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hasta el momento de que exista la seguridad de que el nuevo sistema funcionar
sin faltas sustituyendo al sistema antiguo sin mayores problemas.

d) Mtodo de implantacin parcial o aproximaciones sucesivas. Consiste en

seleccionar partes del nuevo sistema.

Este sistema es el ms adecuado y recomendado cuando se trata de implantar

recomendaciones y sistemas de gran magnitud.

1. Integracin de recursos humanos y materiales necesarios

Una vez que el programa de implantacin ha sido elaborado y aprobado, el paso

siguiente es reunir los recursos humanos y materiales que previamente se
estimaron necesarios para la operacin del nuevo sistema.

Con base en los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implantacin,

se deber seleccionar y capacitar al personal que vaya a operar los nuevos
procedimientos de trabajo.

Lo anterior implica fijar el objetivo de cada proyecto, su alcance y lo que puede

esperar como resultado del mismo, a cargo de quien estar la responsabilidad del
planeamiento, coordinacin y control de las tareas.

3. Ejecucin del programa de implantacin

Una vez aplicados los pasos anteriores, se procede a poner en operacin las
recomendaciones y el nuevo sistema, utilizando el mtodo de implantacin que
previamente se haya seleccionado, relizando las actividades programadas al
efecto y siguiendo los lineamientos fijados en los m anuales administrativos y en
los instructivos.

El auditor administrativo deber estar presente en el lugar en donde se realicen los

cambios durante todo el tiempo que se requiera y, de ser necesario, regresar al
sitio de operaciones despus de la implantacin de recomendaciones o del nuevo
sistema.

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Implantacin y seguimiento

Se han definido las acciones consideradas y se han diseado nuevos sistemas,

procedimientos, estructura orgnica, formas etc.,que han sido analizados y
probados.

Es conveniente agregar la garanta para que lo anterior ocurra estriba en varios

factores y tenemos los siguientes.

a) La calidad y adaptacin de los estudios a las condiciones de la empresa.

b) La participacin que han tomado en el diseo de los mismos los cuales

luego estarn concretos parciales, a cargo de la implantacin.

c) La elaboracin de proyectos y del programa de implantacin de tal manera

que se obtengan resultados concretos parciales mientras que el desarrollo
de los mismos avanza.

d) La venta que se ha hecho del programa de implantacin dentro de la

empresa.

e) La capacidad de los responsables de la implantacin.

f) La intervencin externa de especialistas, en caso necesario.

Evaluacin de las recomendaciones implantadas

Una vez que se han implantado las recomendaciones o el nuevo sistema

administrativo, es indispensable que el equipo de auditores administrativos
mantenga una constante informacin de su aplicacin, para comprobar la eficacia
de las mejoras introducidas y, en su caso, sugerir las medidas correctivas que
sean necesarias.

Se recomienda que estos medios de informacin se mantengan activos durante el

periodo que sea suficiente para juzgar la efectividad del sistema de
recomendaciones y mejoras implantado.

Aplicacin de medidas correctivas

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A partir de las observaciones que se llevan a cabo durante un lapso razonable de
operacin del nuevo sistema administrativo se podrn sugerir modificaciones a
cualquiera de los componentes del mismo.

Esto es recomendable, ya que en pocos casos, la solucin a un problema

particular resulta imparcial si no se modifican las causas que lo generan, las
cuales pueden radicar en otros niveles de operacin.

CONCLUSIONES

Esta es la parte ms importante del informe ya que de aqu se derivan

las conclusiones y recomendaciones que sustentan las mejores
decisiones.

Se debe mencionar tambin que todo informe tcnico para alcanzar en

forma eficiente su propsito debe cumplir con lo siguiente:

Ser breve, desarrollado en la menor cantidad de palabras

posibles haciendo un glosario de abreviaturas para rpida
comprensin de los involucrados

Ser preciso informando solo lo necesario que aporte mejoras a lo

revisado.

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 Ser claro y comprensible redactado en el lenguaje de los
lectores.

Tener establecidas las recomendaciones de mayor a menor

importancia

Un flujograma para seguimiento a los programas establecidos de

implantacin.

Ser Simple, en su concepcin y desarrollo. Tener estructura

lgica, siguiendo una lnea coherente en la informacin
suministrada.

Ser descriptivo conteniendo todos los detalles mnimos

necesarios para su correcta interpretacin.

Un informe tcnico es una forma especializada de exposicin, que

tiene por finalidad la comunicacin, de informacin prctica y til a una
determinada persona o grupo de personas que lo han solicitado o a
quienes se dirige con fines bien especficos. Un buen informe
constituye la carta de presentacin de todo profesional, es por ello que
debemos tener especial esmero en la elaboracin y redaccin del
mismo.

BIBLIOGRAFIA

Joaqun Rodrguez Valencia. (2010). Auditoria Administrativa. Mxico D.F:

Pearson. Paginas (289-413)

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