Manual SAMM 2017

GUIA DEL SISTEMA
SAMMWEB.
IDAE Soluciones
www.idaesoluciones.com
SEPTIEMBRE 26 DE 2014
Tabla de contenido
A. BIENVENIDOS A LA AYUDA DE SAMMWEB ........................................................................................... 1
1. Ingresar a la ayuda de SAMMWEB ........................................................................................................ 1
2. Consulta en el buscador de la ayuda. ..................................................................................................... 1
3. Descripcin de los mdulos de SAMMWEB. ........................................................................................... 3
3.1. MIS ACCESOS. ............................................................................................................................... 3
3.2. CONFIGURACIN. ......................................................................................................................... 4
3.3. MAESTROS. ................................................................................................................................... 4
3.4. SERVICIO. ...................................................................................................................................... 4
3.5. COMERCIAL. .................................................................................................................................. 5
3.6. INVENTARIO. ................................................................................................................................. 5
3.7. COMPRAS. .................................................................................................................................... 5
3.8. ALQUILER. ..................................................................................................................................... 5
3.9. PRODUCCIN. ............................................................................................................................... 5
4. Descripcin de la Barra de Herramientas general. ................................................................................. 6
4.1. ADICIONALES (BOTONES FORMULARIOS) .................................................................................. 14
5. Mensajes de SAMMWEB...................................................................................................................... 15
6. Iniciando con SAMMWEB .................................................................................................................... 16
7. Bsqueda avanzada y bsqueda avanzada mltiple. .......................................................................... 21
8. Ayudas y herramientas Online ............................................................................................................. 22
8.1. Preguntas Frecuentes ................................................................................................................. 22
8.1.1. Uso del buscador de Preguntas Frecuentes ...................................................................... 23
8.2. Autocapacitacin ........................................................................................................................ 25
B. TRABAJANDO CON SAMMWEB ......................................................................................................... 26

1. CONFIGURACION ................................................................................................................................. 26
1.1. SEGURIDAD ................................................................................................................................. 26
1.1.1 EMPRESAS .............................................................................................................................. 26
1.1.2 SINCRONIZACIN ................................................................................................................... 28
1.1.3 CARGOS .................................................................................................................................. 29
1.1.3.1. Carpetas ......................................................................................................................... 29
1.1.4 PERFIL ..................................................................................................................................... 31
1.1.4.1. CARPETAS ...................................................................................................................... 32
1.1.5 USUARIOS ............................................................................................................................... 36
1.1.5.1. CARPETAS ...................................................................................................................... 37
1.1.5.2. Barra de herramientas ................................................................................................... 39
1.1.6 GRUPO .................................................................................................................................... 39
1.1.6.1. CARPETAS ...................................................................................................................... 40
1.1.7 AUDITORA ............................................................................................................................. 41
1.2. SERVICIO ..................................................................................................................................... 41
1.2.1. CENTROS DE COSTO ........................................................................................................... 42
1.2.1.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 42
1.2.2. TIPOS DE SERVICIO ............................................................................................................. 42
1.2.2.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 43
1.2.3. DEPARTAMENTOS .............................................................................................................. 43
1.2.3.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 44
1.2.4. MEDIO SOLICITUD .............................................................................................................. 44
1.2.4.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 45
1.2.5. MOTIVOS DE CANCELACIN .............................................................................................. 45
1.2.5.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 46
1.2.6. EVALUACIONES .................................................................................................................. 46
1.2.6.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 47
1.2.7. TIPOS DE CONTRATO ......................................................................................................... 49
1.2.8. PERIODOS DE CONTRATOS ................................................................................................ 49
1.3. APLICACIN ................................................................................................................................ 49
1.3.1. PARMETROS GENERALES ................................................................................................. 49
1.3.1.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 50
1.3.2. TIPO DOCUMENTO ............................................................................................................ 55
1.3.2.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 55
1.3.3. TEXTOS DEFECTO ............................................................................................................... 60
1.3.4. CONSECUTIVOS .................................................................................................................. 60
1.3.5. FESTIVOS ............................................................................................................................ 60
1.4. COMERCIAL ................................................................................................................................. 61
1.4.1. IMPUESTOS ........................................................................................................................ 61
1.4.2. MONEDAS .......................................................................................................................... 61
1.4.3. INCOTERM ......................................................................................................................... 62
1.4.4. TARIFAS .............................................................................................................................. 62
1.4.5. LISTAS DE PRECIO ............................................................................................................... 63
1.5. INVENTARIO ................................................................................................................................ 64
1.5.1. BODEGAS ........................................................................................................................... 64
1.5.2. UNIDADES .......................................................................................................................... 65
1.6. ZONAS ......................................................................................................................................... 66
2. MAESTROS ........................................................................................................................................... 67
2.1. TERCEROS ................................................................................................................................... 67
2.1.1 NATURALEZA TERCERO .......................................................................................................... 67
2.1.2 ESTADOS TERCERO ................................................................................................................. 67
2.1.3 TERCERO CLIENTE ................................................................................................................... 68
2.1.3.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 68
2.1.3.2 Barra de herramientas ................................................................................................... 73
2.1.4 TERCERO PROVEEDOR ............................................................................................................ 74
2.1.5 TERCERO FABRICANTE............................................................................................................ 74
2.1.6 TERCERO TRANSPORTADOR ................................................................................................... 74
2.1.7 TERCERO PROSPECTO ............................................................................................................ 74
2.1.8 TERCEROS ............................................................................................................................... 74
2.1.9 SUCURSAL ............................................................................................................................... 75
2.1.9.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 75
2.1.9.2 Barra de Herramientas .................................................................................................. 79
2.1.10 CONTACTOS ....................................................................................................................... 80
2.1.10.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 80
2.2. FAMILIAS ..................................................................................................................................... 80
2.2.1 CARPETAS ............................................................................................................................... 81
2.2.1.1. Carpeta Info Bsica ........................................................................................................ 81
2.2.1.2. Carpeta fallas configuradas ........................................................................................... 81
2.3. MARCAS ...................................................................................................................................... 82
2.3.1 CARPETAS ............................................................................................................................... 82
2.3.1.1. Carpeta Info Bsica ........................................................................................................ 82
2.3.2 Barra de herramientas ........................................................................................................... 82
2.4. ELEMENTOS ................................................................................................................................ 82
2.4.1. MODELOS DE EQUIPO ........................................................................................................ 83
2.4.1.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 83
2.4.2. COMPONENTES .................................................................................................................. 88
2.4.2.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 88
2.4.3. REPUESTOS ........................................................................................................................ 92
2.4.3.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 92
2.4.4. ACTIVIDADES ...................................................................................................................... 96
2.4.4.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 96
2.4.5. TEMPARIOS ........................................................................................................................ 98
2.4.5.1 CARPETAS ...................................................................................................................... 98
2.4.5.2 Barra de herramientas ................................................................................................. 102
2.4.6. PRODUCTOS ..................................................................................................................... 103
2.4.6.1 CARPETAS .................................................................................................................... 103
2.4.7. OTROS .............................................................................................................................. 105
2.4.7.1 CARPETAS .................................................................................................................... 105
2.4.8. SUBTIPOS DE CATALOGO ................................................................................................. 106
2.4.8.1 CARPETAS .................................................................................................................... 106
2.5. DETALLE EQUIPO ...................................................................................................................... 107
2.5.1. SISTEMAS ......................................................................................................................... 107
2.5.1.1 CARPETAS .................................................................................................................... 107
2.5.2. SECCIONES DE ATRIBUTOS ............................................................................................... 107
2.5.2.1 CARPETAS .................................................................................................................... 107
2.5.3. ATRIBUTOS ....................................................................................................................... 109
2.5.3.1 CARPETAS .................................................................................................................... 109
2.5.4. LISTA DE CHEQUEO .......................................................................................................... 112
2.5.4.1 CARPETAS .................................................................................................................... 112
2.5.5. FALLAS .............................................................................................................................. 112
2.5.5.1 CARPETAS .................................................................................................................... 112
2.5.6. CAUSAS ............................................................................................................................ 113
2.5.6.1 CARPETAS .................................................................................................................... 113
2.6. DETALLE REPUESTO .................................................................................................................. 114
2.6.1. REEMPLAZOS ................................................................................................................... 114
2.6.2. SUPERCEDIDOS ................................................................................................................ 115
3. SERVICIO ............................................................................................................................................ 116
3.1. EQUIPOS ................................................................................................................................... 116
3.1.1 EQUIPOS ............................................................................................................................... 116
3.1.1.1 CARPETAS .................................................................................................................... 116
3.1.1.2 Barra de Herramientas ................................................................................................ 123
3.1.2 COMPONENTES .................................................................................................................... 127
3.1.3 PRESTAMOS.......................................................................................................................... 128
3.1.3.1 CARPETAS .................................................................................................................... 128
3.1.4 HORMETROS ...................................................................................................................... 129
3.1.5 CAMPAAS ........................................................................................................................... 131
3.2. SOLICITUDES ............................................................................................................................. 131
3.2.1 SOLICITUDES ......................................................................................................................... 131
3.2.1.1 CARPETAS .................................................................................................................... 131
3.2.2 SOLICITUDES ABIERTAS ........................................................................................................ 138
3.2.3 SOLICITUDES CERRADAS....................................................................................................... 138
3.2.4 SOLICITUDES CANCELADAS .................................................................................................. 138
3.3. ORDENES DE TRABAJO .............................................................................................................. 138
3.3.1 VAS DE CREACIN DE ORDENES DE TRABAJO ..................................................................... 140
3.3.1.1 Nueva OT a partir de una solicitud de servicio ............................................................ 140
3.3.1.2 Nueva OT desde contrato de mantenimiento ............................................................. 141
3.3.1.3 Nueva OT desde cotizacin de servicio ....................................................................... 141
3.3.1.4 Nueva OT desde otra orden de trabajo ....................................................................... 141
3.3.2 TODAS LAS OT ...................................................................................................................... 142
3.3.2.1 CARPETAS .................................................................................................................... 143
3.3.3 OTS ABIERTAS ....................................................................................................................... 180
3.3.4 OTS CERRADAS ..................................................................................................................... 180
3.3.5 OTS CANCELADAS ................................................................................................................. 180
3.4. CONTRATOS .............................................................................................................................. 181
3.4.1 CONTRATOS ......................................................................................................................... 181
3.4.1.1 CARPETAS .................................................................................................................... 181
3.5. CRONOGRAMA ......................................................................................................................... 188
3.6. PROGRAMACIN ...................................................................................................................... 192
3.7. PRELIQUIDACION ...................................................................................................................... 195
3.7.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 195
3.7.1.1 Carpeta Info Bsica ...................................................................................................... 195
3.7.1.2 Carpeta Documentos ................................................................................................... 196
3.7.1.3 Carpeta Evaluaciones .................................................................................................. 196
3.7.1.4 Carpeta Comentarios ................................................................................................... 196
3.7.1.5 Carpeta Condiciones .................................................................................................... 196
3.8. CIERRE MASIVO OTS ................................................................................................................. 197
3.8.1 Buscar Ots ............................................................................................................................ 198
3.8.2 Generar Preliquidacin ........................................................................................................ 198
3.9. REPORTE DIARIO ....................................................................................................................... 199
3.9.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 200
3.9.1.1 Carpeta Info Bsica ...................................................................................................... 200
3.9.1.2 Carpeta Tcnico ........................................................................................................... 201
3.9.1.3 Carpeta Gastos ............................................................................................................ 202
3.9.1.4 Carpeta Equipos........................................................................................................... 202
3.10. GASTO ....................................................................................................................................... 208
3.10.1 CARPETAS......................................................................................................................... 208
3.10.1.1. Carpeta Info Bsica ..................................................................................................... 208
3.10.1.2. Carpeta Detalle Gasto................................................................................................. 209
3.10.2 Barra de Herramientas..................................................................................................... 210
3.11. REGISTRO DE GASTO ................................................................................................................ 211
3.12. CIERRE MASIVO DOCUMENTOS ............................................................................................... 213
3.13. ACCESO CLIENTES ..................................................................................................................... 215
3.13.1 Creacin Contacto Cliente ............................................................................................... 215
3.14. ACCESO PROVEEDORES ............................................................................................................ 216
3.15. RECORDATORIOS ...................................................................................................................... 216
4. ALQUILER ........................................................................................................................................... 222
4.1. ALQUILERES .............................................................................................................................. 222
4.1.1 Barra de Herramientas ......................................................................................................... 222
4.1.2 CARPETAS ............................................................................................................................. 225
4.1.2.1. Carpeta Info Bsica ...................................................................................................... 225
4.1.2.2. Carpeta Equipos........................................................................................................... 226
4.1.2.3. Carpeta Pagos .............................................................................................................. 227
5. COMERCIAL ....................................................................................................................................... 229
5.1. COTIZACION .............................................................................................................................. 229
5.1.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 230
5.1.1.1. Carpeta Informacin Bsica ......................................................................................... 230
5.1.1.2. Carpeta Documentos ................................................................................................... 231
5.1.1.3. Carpeta Evaluaciones .................................................................................................. 231
5.1.1.4. Carpeta Comentarios ................................................................................................... 232
5.1.1.5. Carpeta Detalle ............................................................................................................ 233
5.1.1.6. Carpeta Condiciones .................................................................................................... 233
5.1.1.7. Carpeta Info adicional.................................................................................................. 234
5.2. COMISIONES ............................................................................................................................. 239
5.2.1 INFORMACIN BSICA ......................................................................................................... 239
5.3. CONDICIN ............................................................................................................................... 240
5.4. OPCION CONDICIN ................................................................................................................. 240
6. INVENTARIO ...................................................................................................................................... 242
6.1. REQUISICION............................................................................................................................. 242
6.2.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 242
6.1.1.1. Carpeta Info Bsica ...................................................................................................... 242
6.1.1.2. Carpeta Info Adicional ................................................................................................. 244
6.1.1.6. Carpeta Detalle ............................................................................................................ 245
6.2. HERRAMIENTAS ........................................................................................................................ 247
6.3. ENTRADA .................................................................................................................................. 247
6.3.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 247
6.3.1.3. Carpeta Informacin adicional .................................................................................... 249
6.4. SALIDA ...................................................................................................................................... 250
6.4.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 250
6.4.1.3. Carpeta informacin adicional .................................................................................... 251
6.5. TRASLADO ................................................................................................................................. 252
6.5.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 252
6.5.1.2. Carpeta Info adicional.................................................................................................. 252
6.5.1.5. Carpeta Detalle ............................................................................................................ 253
7. COMPRAS .......................................................................................................................................... 255
7.1. ORDEN DE COMPRA ................................................................................................................. 255
7.1.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 255
7.1.1.2. Carpeta Info Adicional ................................................................................................. 257
7.1.1.6. Carpeta Detalle ............................................................................................................ 259
7.2. TERCERO PROVEEDOR .............................................................................................................. 261
7.3. SOLICITUD COTIZACION ............................................................................................................ 261
7.4. FORMAS DE PAGO .................................................................................................................... 261
7.4.1. Carpeta Informacin Bsica ......................................................................................... 261
8. PRODUCCION..................................................................................................................................... 262
8.1. MOTIVO DE EVENTO ................................................................................................................. 262
8.1.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 263
8.2. OBRAS ....................................................................................................................................... 263
8.2.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 264
8.2.1.2. Carpeta Equipos........................................................................................................... 265
8.2.1.3. Carpeta Cantidades ..................................................................................................... 265
8.3. EVENTOS ................................................................................................................................... 265
8.3.1 CARPETAS ............................................................................................................................. 266
8.3.1.2. Carpeta Detalle ............................................................................................................ 267
8.4. REGISTRO DE EVENTOS ............................................................................................................. 267
Informacin del equipo y fecha ......................................................................................................... 268
EDICIN DE TURNOS ......................................................................................................................... 269
REGISTRO DE EVENTOS ..................................................................................................................... 269
CALENDARIO...................................................................................................................................... 271
EVENTOS ABIERTOS ........................................................................................................................... 271
9. MOBILE .............................................................................................................................................. 273
9.1. NUEVA SOL ............................................................................................................................... 273
9.2. SOLICITUDES ABIERTAS............................................................................................................. 274
9.2.1 DETALLE DE LA SOLICITUD ................................................................................................... 275
9.3. MIS ORDENES DE TRABAJO ...................................................................................................... 276
9.3.1 DETALLE DE LA ORDEN DE TRABAJO .................................................................................... 277
9.3.2 REPORTE DEL TCNICO ......................................................................................................... 279
9.3.3 CREAR UNA REQUISICIN .................................................................................................... 282
9.3.4 DOCUMENTOS HIJOS ........................................................................................................... 284
9.3.5 REPORTES ............................................................................................................................. 284
9.3.6 VER TRABAJOS POR EQUIPO, CLIENTE O SUCURSAL ............................................................ 284
9.3.7 EDICIN DEL EQUIPO ........................................................................................................... 285
9.3.8 CAMBIAR EL EQUIPO DE LA ORDEN DE TRABAJO ................................................................ 285
9.3.9 CREAR UNA ORDEN DE TRABAJO ......................................................................................... 286
9.4. REPORTAR SIN OT ..................................................................................................................... 287
9.5. PROGRAMACIN ...................................................................................................................... 287
10. FORMATOS, REPORTES E INDICADORES ....................................................................................... 288
10.1. FORMATOS ............................................................................................................................... 288
10.2. REPORTES ................................................................................................................................. 289
10.3. INDICADORES............................................................................................................................ 290
10.4. CONSULTAS............................................................................................................................... 294
SAMMWEB funciona sobre los siguientes navegadores: Mozilla Firefox, Internet Explorer 8 - 9 y
Google Chrome.
1
A. BIENVENIDOS A LA AYUDA DE SAMMWEB

El mdulo de ayuda de SAMMWEB le facilita la bsqueda de informacin en cuanto a la descripcin
generalizada del manejo del aplicativo. Si no logra encontrar la respuesta a la solicitud de bsqueda en la
ayuda, puede consultar el equipo de Soporte y Consultora de SAMMWEB.
Como utilizar la ayuda:
1. Ingresar a la ayuda de SAMMWEB.
2. Consulta en el buscador de la ayuda.
3. Descripcin Mdulos de SAMMWEB.
4. Descripcin de la Barra de Herramientas general.
5. Mensajes de SAMMWEB.
6. Iniciando con SAMMWEB.
7. Bsqueda avanzada y bsqueda avanzada mltiple.
1. Ingresar a la ayuda de SAMMWEB

En la parte superior derecha del aplicativo, encontrar, junto al botn de
"Reportes" el lugar donde puede escribir el texto o palabra clave que desea buscar dentro de la ayuda
de SAMMWEB.
En este campo puede ingresar el texto o palabra clave que desea

buscar. Si el usuario ingresa una cadena de texto, sta, debe estar dentro de comillas ("...").
2. Consulta en el buscador de la ayuda.

Cuando ingrese la cadena de texto o palabra clave y de clic en la lupa , SAMM lo llevar a la
siguiente pantalla.
Por defecto, SAMM re direcciona a la pestaa "Buscar", que le muestra el texto de bsqueda encontrado
dentro de la ayuda.
SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

www.idaesoluciones.com - samm.soporte@idaesoluciones.com
2
Cuando se da clic sobre uno de los registros de bsqueda el texto se vuelve de color violeta y re
direcciona a la pantalla donde se encuentra el registro de bsqueda.
La siguiente pestaa de la "ayuda" permite ver el rbol de

opciones que contiene cada una de las pestaas del men de
SAMMWEB, el cual al ingresar la cadena de caracteres o palabra
clave, y dar clic en el botn mostrar en el rbol del

men, el texto de bsqueda ingresado.

3. Descripcin de los mdulos de SAMMWEB.
El men de SAMMWEB se presenta en la parte superior del aplicativo de forma horizontal y contiene. 3
3.1 MIS_ACCESOS
3.2 CONFIGURACIN
3.3 MAESTROS
3.4 SERVICIO
3.5 COMERCIAL
3.6 INVENTARIO
3.7 COMPRAS
3.8 ALQUILER
3.9 PRODUCCIN
3.1. MIS ACCESOS.
Esta pestaa guarda los mdulos ms visitados por cada usuario dentro de SAMMWEB.
As el usuario de SAMMWEB, puede ir al acceso ms visitado de forma ms
rpida y sencilla. Los dos primeros tems, INICIO y REPORTES, son fijos y permiten
acceder a la pgina de inicio o Home de la aplicacin y a la ventana de reportes e
indicadores respectivamente.
Tenga en cuenta que se crearn mximo 10 opciones, siendo stas las de mayor
frecuencia de acceso a travs del men principal de la aplicacin.

3.2. CONFIGURACIN.
Esta pestaa permite al usuario realizar la parametrizacin de eventos de
acceso y uso del aplicativo. Normalmente lo realiza el usuario de perfil 4
Administrador en la compaa.
La parametrizacin se realiza de acuerdo al mdulo afectado como son seguridad,
servicio, comercial, inventario. El submen de aplicacin permite configuraciones
generales de programa y que afectan cualquiera de los mdulos.
3.3. MAESTROS.
Esta pestaa permite crear y consultar la informacin de uso general de la compaa,
encontrando los accesos referentes a los terceros, as como todo el men de
catlogo del aplicativo.
Las familias y las marcas son maestros de categorizacin de elementos de
catlogo y los mens de detalle equipo y detalle repuesto contienen las
entradas para la creacin y edicin de las caractersticas y rutinas que tiene un
equipo.
3.4. SERVICIO.
En esta opcin se encuentra el centro de operacin de la aplicacin, que
corresponde a nuestro mdulo de servicio. Encontramos aqu:
Los equipos, u objetos de servicio, que son la razn de ser de nuestra
aplicacin, pues para ellos es que est orientada toda la gestin que realizamos a
travs del Software.
Se encuentran aqu los accesos a las solicitudes de servicio, normal punto de inicio
de los procesos controlados en la aplicacin.
Tambin encontramos las rdenes de trabajo, que resulta ser el documento central
de la operacin.
Los contratos, que son el punto de administracin de nuestros mantenimientos
preventivos, as como el cronograma de mantenimiento, que es el tablero de
control de los mismos.
La programacin, que es el tablero de control del recurso humano: los tcnicos y/o ingenieros.
Las funciones derivadas de la operacin, como el control de las actividades realizadas para el servicio.
Asimismo el registro y control de los gastos.
Tambin se encuentra una funcionalidad para cerrar de forma rpida los documentos implicados en el
servicio.

3.5. COMERCIAL.
Esta opcin del men encuentra los elementos componentes de la gestin comercial 5
de SAMMWEB, la cual se realiza bsicamente a travs del control del proceso de las
cotizaciones de servicio.
3.6. INVENTARIO.
En este men se ubican los elementos correspondientes a la gestin de inventario
y almacn.
Es el mdulo utilizado para el registro de actividades de modificacin y listado
actual que posea la empresa, la creacin de registros de traslados de equipos,
repuestos y componentes, tambin permite realizar aquellas salidas y entradas de
equipos que presente en la empresa.
3.7. COMPRAS.
El men de compras le permite al usuario de SAMMWEB definir y consultar los
elementos relacionados con las compras que se deben realizar como parte del
proceso de servicio.
3.8. ALQUILER.
El men de Alquiler define los documentos y parmetros para la transferencia
temporal de uso de un equipo de un arrendador a un arrendatario.
3.9. PRODUCCIN.
Este men aplica para empresas que producen ciertos elementos, permite
seleccionar los elementos que se producen, el lugar del que se obtienen y los
eventos relacionados a este proceso.

4. Descripcin de la Barra de Herramientas general.
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La barra de herramientas de SAMMWEB aparece en casi todos los formularios. Tiene utilidades generales
para el usuario de creacin, edicin, eliminacin y visualizacin de informacin. Esta barra se desplaza con
el movimiento del scroll del navegador
Nuevo: Establece el ambiente de ingreso de datos nuevos al aplicativo, en cada uno de los
formularios del Men de SAMMWEB.
Duplicar: Seleccione de la grilla de datos el registro el cual desea duplicar y de clic sobre el
botn "Duplicar", esto le mostrar en el formulario la informacin del registro original. Luego
que el usuario edite la informacin del formulario y de clic en el botn aceptar se crear el
nuevo registro.
Buscar: Por defecto, cuando se ingresa a un formulario, SAMMWEB re direcciona al modo
Buscar. Cada registro del formulario es un campo de bsqueda y filtro de informacin.
Eliminar: Cuando se selecciona un registro, se habilita el botn de eliminar. Este botn se
encuentra activo de acuerdo a los permisos de usuario que puedan eliminar informacin ya
registrada.
Imprimir: Permite visualizar cada uno de los formatos / reportes / indicadores para el
formulario en que se encuentra actualmente. La visualizacin de formatos / reportes /
indicadores esta activa de acuerdo con los permisos de usuario.
Editar columnas (grilla): La informacin que se ve en la grilla de registros puede variar de
acuerdo a las preferencias del usuario. Al dar clic sobre el botn, SAMMWEB abrir la
siguiente ventana.

7
Seleccione en su orden cuales son las columnas que desea ver en la grilla de datos. Notar que en la
parte inferior de la ventana, existen registros que tiene por mensaje "Ocultar", si desea verlos en la
grilla de datos, asgnele un consecutivo (nmero).
Importar: La importacin de informacin a SAMMWEB, es uno de los procesos ms importantes

dentro de la implementacin inicial del aplicativo. Permite cargar a la Base de datos de
SAMMWEB datos en gran cantidad, que se ajuste a los parmetros del aplicativo y los
requerimientos de coherencia y organizacin de informacin por parte del usuario.
No cualquier persona puede realizar este proceso, se debe tener un conocimiento bsico del
procedimiento de carga de informacin a una base de datos y de estructura de informacin.
Inicialmente el Consultor de SAMMWEB le proveer de una plantilla en Excel, con las columnas en
donde se debe ingresar la informacin a importar.
Nota 1: La importacin de datos a SAMMWEB se realiza mediante una platilla de Excel .xls (97 - 2003).

Nota 2: Normalmente este proceso solo se realiza una vez y sobre el Men de Maestros, que es
donde se encuentra la parametrizacin inicial de Maestros y del Catlogo que se usa en el ciclo de
servicio de cada empresa.
De acuerdo a las indicaciones de estructura de informacin dadas por el consultor de SAMMWEB, el 8
usuario debe ingresar la informacin en cada una de las hojas y las respectivas columnas del archivo de
Excel.
Luego de la validacin de informacin por parte del Consultor de SAMMWEB, se empieza el proceso de
importacin de datos.
Al seleccionar el botn, SAMM lo llevara a la ventana de importacin.
sta ventana contiene 5 secciones, inicialmente se revisarn 4 de ellas.

1. Descargue desde SAMMWEB: Cuando usted de clic sobre el smbolo de Excel frente al
Descargar y Plantilla Avanzada, el importador descargar un archivo de Excel con todas las
columnas que existen en la Base de Datos para el Men Tercero Cliente.

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2. Seleccione su red: En el "nombre de archivo" indique dando clic en el botn EXAMNAR, la ruta
de ubicacin del archivo de Excel que contiene los datos a importar. Recuerde que debe ser un
libro de Excel con extensin .xls (97-2003).
En el campo " nombre Hoja", indique el nombre exacto con el cual llamo la hoja del archivo de
Excel que contiene los datos a importar. Por ltimo finalice el proceso dando clic en el botn
ACEPTAR.
Si el proceso se complet exitosamente, SAMM mostrar la ventana con cada una de las
columnas que deben corresponder a los datos de las columnas del archivo de Excel a importar.
3. Elegir Columnas: Notar que el importador de SAMM cargar por defecto los ttulos de las
columnas que se hallan llamado igual en el archivo de Excel y que corresponde al ttulo de la
primera columna (Columna Origen), que el importador muestra en el costado derecho
Adems, tenga en cuenta que similar al funcionamiento de los formularios de SAMMWEB, el
importador tambin maneja campos obligatorios que deben ser cargados en el momento en
que se importan los datos desde el archivo de Excel, estos se resaltan de color rojo y
normalmente corresponden a las llaves primarias y secundarias de la tabla a la cual se va a cargar
de datos.
Si la segunda columna del importador (En el archivo), no carga por defecto los campos del
archivo del Excel, el usuario de SAMMWEB, debe desplegar la pestaa frente al campo y
seleccionar la correspondencia con la columna del archivo de Excel que contiene los datos a
cargar.
La columna "Columna relacionada", establece el cruce o relacin entre los datos que se
van a importar, ubicados en cada columna del archivo de Excel con la informacin que se
encuentra en otras hojas del mismo archivo o que ya est cargada en SAMMWEB.

10
De acuerdo a como se halla estructurado la informacin, usted puede hacer el cruce de datos
por el cdigo del campo o por el valor del campo.
Importante: No haga cruce de datos por id, a menos que cuente con la asesora del consultor
de SAMMWEB.
Importante: Las dos ltimas columnas de la grilla de importacin muestran el tipo de dato y la
longitud de ste, el cual es aceptado por cada campo de SAMMWEB.
4. Seleccione una opcin: Tiene tres opciones de gestin de ingreso y actualizacin de informacin
a SAMMWEB.
1. "Actualizacin de registros existentes y crear nuevos registros": Esta opcin, primero,
valida los registros existentes y actualiza la informacin correspondiente a la llave
primaria nica existente y segundo, si no encuentra un dato referente a la llave primaria o
cdigo nico, crea el registro dentro de SAMMWEB.

2. "Solo crear los registros": Solo realiza la insercin de nuevos datos a SAMMWEB.
3. "Solo actualiza registros existentes": nicamente actualiza los registros que ya existen
dentro de SAMMWEB.
11
El "check" de establecer cdigo como nico permite al usuario marcar si el cdigo de una fila del
archivo de Excel se va a considerar dentro de SAMMWEB como nico, lo cual impedir
importar datos que tengan el mismo cdigo.
Importante: La columna de llave primaria o cdigo que se define, no debe ser vaca, si esto
sucede, SAMMWEB mostrar un mensaje de error y no permitir la importacin.
Para continuar con el proceso de clic en el botn ACEPTAR que se encuentra en la seccin 5 de
la ventana de importacin.
Si se ha realizado el proceso correctamente, se mostrar el siguiente mensaje,
Sin embargo, que el proceso se haya realizado correctamente, no implica que los datos se
importaran con la coherencia requerida por el usuario. Esta validacin se puede ver dando clic en
el texto encerrado en el cuadro en negro "Ver registro de resultados de la importacin", lo cual
abrir una nueva pestaa dentro del navegador en donde se est ejecutando SAMMWEB.
sta ventana contiene un resumen del proceso realizado en la importacin, respecto a la cantidad
de registros insertados, registros actualizados, y si existen registros duplicados que no fueron
cargados dentro de la importacin.

12
Importante: El log resultante se genera tras cada importacin de datos, se guarda en la carpeta
fsica de SAMMWEB sitio/platillas/temp. Este resultado es el que le permite al usuario realizar
las verificaciones sobre errores de datos dentro del archivo origen de Excel.
Importante: En la seccin de Temparios (Men Maestros - Elementos - Temparios), tambin

encontrar el botn de Importacin, dentro del botn Detalle al igual que en la carpeta Modelos
Equipo. Estas dos caractersticas corresponden a la asociacin del Modelo de Equipo al Tempario
y al contenido de los elementos del catlogo en el tempario.
Exportar: El usuario de SAMMWEB, tiene la posibilidad de sacar informacin que se encuentra
en la grilla de cada uno de los formularios, adicional a cada uno de los formatos/reportes e
indicadores con los cuales se cuenta. Al dar clic en el botn, SAMMWEB descargar un archivo
.xls con el nombre del formulario donde se est generando la exportacin. De acuerdo con el
navegador, se le sugerir Abrir el archivo o Guardarlo dentro del disco del equipo. Este archivo contiene
la misma informacin que se configura para ser vista desde la grilla de datos de cada uno de los
formularios de SAMMWEB.
Disposicin de la pantalla: Dando clic en el penltimo botn (de arriba a abajo) de la barra de
herramientas se acomodar la grilla de datos y el formulario de cada uno de los submens de
SAMMWEB. A continuacin se vern las dos disposiciones de pantalla.
Disposicin vertical

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Disposicin horizontal
Ayuda: Cuando el usuario de clic sobre el ltimo botn de la barra de herramientas, se re

direcciona al men de la ayuda que corresponde al formulario en donde se encuentra ubicado.

4.1. ADICIONALES (BOTONES FORMULARIOS)
Adicional a la barra de herramientas general (vertical) que aparece en cada uno de los formularios, en
SAMMWEB por cada formulario de documento (Solicitud, OT, Orden Compra, Remisin Entrada, 14
Remisin Salida, Requisicin, Cotizacin, Repuesto, Modelo de Equipo y Equipos) existen tres botones
ms que permiten cargar archivos, ver el histrico del registro / documento y cambio de estado del
mismo.
Archivos: El usuario de SAMMWEB y de acuerdo a la configuracin de los permisos podr cargar

cualquier tipo de archivo adjunto a un documento o registro. Normalmente esta carga
se realiza en secciones que facilita la visualizacin y reconocimiento de elementos,
(fotos), p.ej. Modelos de equipo, repuestos o para archivos o documentos
adicionales, p.ej. Cotizacin, OT. Para referencia de que cantidad de archivos tiene
determinado registro, el botn tiene un contador que le permitir conocer si se tiene
algn elemento adjunto.
De clic en el botn de archivos, se le abrir una pequea ventana, en donde debe

seleccionar la ruta fsica donde se encuentra el archivo.
De clic sobre el botn "Seleccionar archivo", debe seleccionar el archivo a cargar y luego
dar clic en el botn aceptar.
Importante: Si desea dejar una imagen como predeterminada de un modelo de equipo,

Repuesto o Equipo, primero debe cargarla y segundo, debe dar clic sobre la flecha
(Encerrada en un cuadro en color rojo) frente al archivo cargado, as SAMMWEB lo
mostrar en el espacio del formulario destinado al control de informacin. El cuadro en
amarillo representa la imagen predeterminada del registro si est activo.

Histrico: De acuerdo a los estados que defina el usuario para cada uno de los documentos de
SAMMWEB, en este botn se puede ver el paso de estado en estado, en un cuadro
discriminado de la siguiente forma:
15
Nota: La columna "Notas", puede ser editada nicamente por el ltimo usuario que hizo
el ltimo cambio de estado.
Estado: De acuerdo la configuracin definida conjuntamente por el consultor de SAMMWEB y el

usuario, en cuanto al flujo documento (Cambio de estados de documento), en esta
ventana se realiza el cambio de estado de documentos. Seleccione el estado documento
destino, el motivo estado (definido en Configuracin - Aplicacin - Tipo Documento -
Motivos Cambio) y agregue (a criterio de usuario) las notas adicionales. Por ltimo para
generar el cambio de clic en el botn aceptar.
5. Mensajes de SAMMWEB
Regularmente los mensajes de SAMMWEB se presentan en color rojo e indican una alarma o alerta de
acuerdo al procedimiento que se est realizando sobre el aplicativo.
5.1. En la pantalla de inicio de sesin:

5.1.1. Mensaje funcionamiento Mozilla Firefox:
SAMMWEB, por defecto presenta su mejor funcionalidad en el
navegador de internet MOZILLA FIREFOX, esto no quiere decir
que no funcione sobre otros navegadores, sin embargo, cuando 16
se ejecute SAMMWEB sobre otro navegador (Google
Chrome o Internet Explorer) se mostrar ste mensaje.
5.1.2. Mensaje de inicio de sesin incorrecto: Cuando el usuario

ingresa un login o contrasea incorrecta, SAMMWEB mostrar
ste mensaje de inicio de sesin incorrecto. Tenga en cuenta
que en el login de usuario no hay restriccin de uso de
maysculas o minsculas, pero la contrasea debe digitarse tal
cual se cre.
5.1.3. Mensaje de configuracin de licencia invlida: Dado

que SAMMWEB realiza la validacin de la licencia de uso del
aplicativo mediante la conexin al Web Service de Idae
Soluciones, cuando aparece este mensaje, el usuario debe
comunicarse inmediatamente al equipo de soporte y
consultora (3381691), en donde se le indicarn las causas y el
procedimiento de solucin para el ingreso al aplicativo.
5.1.4. Mensaje de campos obligatorios: En cada uno de los

formularios de SAMMWEB cuando se estn ingresando los
datos existen campos de carcter obligatorio para que el
registro se cree. stos se pueden reconocer por que se
encuentran subrayados. Si uno de estos campos no es
diligenciado aparece ste mensaje.
5.1.5. Mensaje de texto largo: Cada campo de SAMMWEB en el

cual el usuario puede digitar informacin tiene una longitud
mxima de caracteres.
6. Iniciando con SAMMWEB

El ingreso al SAMMWEB se da por medio de la pantalla de login de usuario. Se le pedir que digite el
usuario y contrasea que le ha asignado el administrador del sistema.

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En la imagen anterior vemos resaltado en un cuadro en rojo, se muestra la versin en la que est
actualmente el aplicativo (En cada uno de los clientes) y en amarillo la versin de la Base de Datos, estas
dos versiones deben coincidir, en caso de no coincidir debe contactar al equipo de Soporte de Idae
Soluciones. Resaltado en un cuadro de color blanco se muestra el nombre de la empresa, que se configura
desde el Men Configuracin - Seguridad - Empresa. Tambin por este nombre puede identificar si se
encuentra en el entorno de pruebas o en el entorno operativo de SAMMWEB, ya que cuando se
realiza la instalacin del aplicativo, en cada cliente, se deja una versin de pruebas y una versin en donde
se ubica toda la informacin del funcionamiento operativo de la empresa.
Si el usuario no recuerda su contrasea debe hacer clic en el link de "Recordar Contrasea"; este link
muestra los siguientes campos:
Login Usuario: Nombre con el cual inicia sesin.

Email: Correo electrnico del usuario.
Al hacer clic en el botn Aceptar SAMM genera una contrasea aleatoriamente y la enva al correo del
usuario. Al ingresar al sistema con la nueva contrasea SAMM lo enviar automticamente a la pgina de
cambiar contrasea. En caso de que el usuario no tenga un correo asignado en su informacin

bsica debe remitirse con el Administrador del sistema para que le sea asignada una nueva contrasea.
Luego de ingresar por primera vez el usuario y contrasea de usuario, SAMMWEB re direcciona a la pgina
de cambio de contrasea, esto, dado que las credenciales de acceso iniciales pudieron ser dadas por el
administrador del sistema y por seguridad es importante que la nica persona que tenga conocimiento de 18
las credenciales de acceso sea el propio usuario.
Para el cambio de contrasea se le pedir ingresar la contrasea anterior, y por seguridad de

integridad de la nueva contrasea, se le pide registrarla en dos ocasiones, para luego dar clic en el botn
aceptar. Si el proceso se ha realizado correctamente se mostrar el siguiente mensaje:
Automticamente SAMMWEB lo re direcciona a la pantalla de los "Bloque Home", aqu y de acuerdo a las
preferencias de usuario puede encontrar la informacin resumida de los documentos y eventos sobre
SAMMWEB, en donde, dando clic en uno de los registros, lo llevar a la informacin filtrada.
Importante: Si el usuario que ingresa a SAMMWEB tiene un perfil Cliente, nicamente se mostrar la
informacin filtrada de los documentos que hacen referencia a este cliente.
Si el usuario est ubicado dentro de la pgina principal, y requiere volver al Men de cambio de

contrasea, dando clic sobre el nombre de usuario, ubicado en la parte superior derecha, se re
direccionar a esta pgina.
19
6.1. Otras carpetas de la pgina principal:

6.1.1. Mis datos: En esta carpeta puede definir la informacin personal y de contacto de usuario actual
que se encuentra dentro de SAMMWEB. (Los datos en color gris no se pueden editar, ya vienen
precargados de la configuracin del usuario en Configuracin -Seguridad - Usuarios).
6.1.2. Preferencias: En esta carpeta el usuario puede configurar varios parmetros de visualizacin de
informacin dentro de los formularios de SAMMWEB. La primera seccin corresponde a la
configuracin de la cantidad de registros que se pueden en una sola pgina en la grilla de datos de
cada uno de los formularios. Si la grilla est sobre el formulario, se debe configurar el campo Num.
horizontal. Si la grilla est al costado izquierdo del formulario se debe configurar el campo Num.
Vertical.
La seccin de Calendario de programacin y Detalle cronograma le permite al usuario definir las

preferencias de visualizacin de datos. Activando el check en cada seccin, activa la visualizacin
de ese parmetro en el men correspondiente (Servicio - Cronograma y Servicio - Programacin).

20
Las dos ltimas secciones corresponden a la vista por defecto de los subtipos de documento; es
decir, el usuario puede escoger cual es el subtipo de documento que quiere que aparezca
inicialmente cuando se quiere crear un nuevo documento o editar uno ya existente.
As, y de acuerdo a la seleccin hecha en la imagen, cuando el usuario de clic sobre el botn nuevo
o de editar de la Barra de Herramientas principal (ubicada al costado izquierdo de cada formulario),
en la OT el documento que se muestra en el campo documento es "Orden de Trabajo", al igual que
en el documento de la Remisin de Entrada "Devolucin" y en la Requisicin "Servicio". Para este
ejemplo en los dems documentos aparecer el texto de "-seleccione-".
La siguiente seccin nos muestra dos check, el primero de "Autofoco al seleccionar un registro", si
esta activa, cuando se da clic sobre el botn nuevo o de editar de la Barra de Herramientas
principal (ubicada al costado izquierdo de cada formulario) el cursor se ubicar sobre el primer
campo de cada formulario. (El campo aparecer encerrado en un cuadro gris).
La siguiente check es "Edicin desde nueva pestaa" permite editar la informacin desde Ventanas
emergentes con la informacin bsica del registro o desde una nueva pestaa del navegador para
editar toda la informacin del registro.
Por ltimo la seccin de Reportes nos da la opcin de escoger a que carpeta nos queremos mover
luego de realizar un reporte tcnico. La lista de seleccin nos ofrece las opciones de Volver a la OT
desde la cual se cre el reporte tcnico, ir al tab tiempos, ir al tab fallas, ir al tab variables
y finalmente ir al tab de gastos (Las carpetas fallas, variables y tiempos se encuentran dentro de

Equipos). El Check de "Ingresar un nuevo reporte tcnico" permite que en caso de que este
seleccionado luego de realizar un reporte tcnico si no se han reportado todas las actividades
planeadas en la OT el usuario quede ubicado en la ventana de reporte tcnico con la OT
precargada para que el Usuario seleccione las actividades que hacen falta por reportar. 21
En caso de que el usuario seleccione una de las opciones de la lista y el Check "Ingresar un nuevo
reporte tcnico", la aplicacin primero va a tener en cuenta la preferencia del Check, luego en caso
que no queden actividades por reportar se dirigir al usuario a la ventana seleccionada en la lista.
Si no se ha configurado esta preferencia por defecto al realizar el reporte tcnico la aplicacin
redirigir el usuario al tab variables.
7. Bsqueda avanzada y bsqueda avanzada mltiple.

Existen dos tipos de bsqueda avanzada en SAMMWEB, los puede identificar cuando frente a un registro
encuentre el smbolo .

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La primera corresponde a la bsqueda avanzada que le permite seleccionar un registro a la vez. De clic sobre
el registro a incluir en el formulario de donde origina la bsqueda o filtre los datos de acuerdo a los campos
que aparecen en cada una de las bsquedas.
La ltima imagen genera la bsqueda avanzada mltiple, bsicamente cuando se incluye mayor cantidad
de informacin que en una bsqueda avanzada sencilla, que implica traer al formulario de origen un solo
dato. La bsqueda avanzada mltiple aplica para formularios como el reporte tcnico o el cronograma
de mantenimiento en el que se pueden incluir dentro del reporte varios tcnicos o actividades. Activando
los "check" en cada una de las filas, se selecciona el registro. En la parte superior se genera un contador de
acuerdo a la cantidad de registros que se van seleccionando.
El primer "check", permite seleccionar todos los registros por cada una de las hojas que genere la bsqueda
avanzada mltiple. Usted puede seleccionar registros de hoja en hoja, SAMMWEB ir generando el
contador de registros. Adicional a esto, cuando la bsqueda que se genera solo encuentra un slo
registro, ste queda cargado inmediatamente.
8. Ayudas y herramientas Online
8.1. Preguntas Frecuentes
A travs de las preguntas frecuentes que hemos recopilado en nuestra pgina web, los
usuarios SAMM pueden resolver dudas relacionadas con los diferentes productos que
ofrece Idae Soluciones.
Puede encontrar el acceso a nuestra base de datos de Preguntas Frecuentes a travs del link
http://idaesoluciones.com/cons/faq.aspx

23
8.1.1. Uso del buscador de Preguntas Frecuentes
Con el fin de sintetizar la bsqueda en la base de datos, contamos con un formulario de bsqueda de
preguntas frecuentes que han sido categorizadas por nuestros consultores.

24
El campo Producto hace referencia al producto de Idae Soluciones con el cual se relaciona
directamente el problema a resolver.
A la derecha del campo Producto encontramos un vnculo que nos llevar al

documento en el que encontramos las 40 razones principales para migrar de Samm 4 a Samm Web.
El Campo Problema permite seleccionar una de las opciones en las que se han agrupado los posibles
problemas a presentarse durante el uso de la herramienta.
El campo Categora Permite seleccionar el tpico correspondiente para el tipo de problema que se ha
seleccionado en el campo anterior.
El campo de bsqueda nos permite ejecutar la bsqueda haciendo uso de una palabra o frase corta
que sirva como clave relacionada con el problema sobre el cual estamos indagando.
Finalmente en el evento en que no sea posible encontrar la solucin esperada para el problema
planteado, contamos con un vnculo a travs del cual es posible enviar un correo electrnico a
samm.soporte@idaesoluciones.com realizando la consulta, y posteriormente recibir asistencia por
parte del equipo de soporte de Idae Soluciones.
Los resultados de la bsqueda aparecen en la parte inferior de la pantalla

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Los link ubicados al final de cada tem en el

listado de resultados de la bsqueda, permiten al usuario aportar, con su punto de vista, al
mejoramiento continuo de la herramienta.
8.2. Autocapacitacin
Accediendo al sitio http://idaesoluciones.com/cons/capacitacion.aspx#autocapacitacion,

encontramos un listado con los diferentes tpicos de capacitacin que se han
implementado en video como estrategia de apoyo al temario de capacitacin estndar
ofrecido por el equipo de trabajo de Idae Soluciones.
El listado contiene vnculos a los videos relacionados con la temtica enunciada. A travs de
las imgenes paso a paso de las actividades a realizar sobre SAMM, el usuario tiene la
posibilidad de aprender a su propio ritmo cada uno de los procedimientos establecidos para
el uso adecuado de la herramienta.

B. TRABAJANDO CON SAMMWEB
26
A continuacin se describen los diferentes Mdulos de trabajo en SAMMWEB.
1. CONFIGURACION
A travs del Mdulo Configuracin de SAMMWEB se accede a las diferentes opciones para
personalizar el aplicativo.
1.1. Seguridad
1.2. Servicio
1.3. Aplicacin
1.4. Comercial
1.5. Inventario
1.6. Zonas
1.1. SEGURIDAD
Una de las tareas principales que debemos realizar para inicializar la configuracin de SAMM, es
configurar los diferentes perfiles o grupos de usuarios, asignndoles accesos y restringindoles los
permisos a las diferentes opciones de SAMM.
Cada perfil debe configurarse para permitir que cada usuario ingrese nica y exclusivamente a las
opciones que les corresponden.
1.1.1 EMPRESAS
A travs del Men Configuracin - Seguridad - Empresas se podr acceder a crear las empresas en
SAMM para el registro de los diferentes usuarios de la aplicacin y la validacin de informacin.

Se podr realizar una configuracin Multiempresa, si en su Empresa existen varias lneas de negocio.
De acuerdo a la configuracin de su licencia se le permitir ingresar determinada cantidad de
Empresas, como se puede observar en la siguiente imagen.
27
El mensaje en rojo de la imagen indica que de acuerdo a la
configuracin de la licencia, nicamente se pueden crear dos
empresas adicionales a la principal. Este concepto tambin se
puede interpretar desde la percepcin de lneas operativas de la
empresa. De igual forma y en el flujo organizacional de
configuracin inicial de SAMMWEB, se pretende que el usuario
pueda inscribir en el sistema informacin concerniente al
presupuesto que se asigna a la (s) empresa (s), en donde se
solicita la siguiente informacin.
Empresa: Nombre de la Empresa Representante.

Presupuesto Empresa: Presupuesto con el que la empresa cuenta para mantenimiento y/o su rea de
mantenimiento.
Cdigo: Cdigo con el que se identifica el presupuesto de la empresa.
Fecha Inicio: Fecha inicio de ejecucin del presupuesto
Fecha Fin: Fecha fin de ejecucin del presupuesto
Valor: Monto de presupuesto asignado.
Seleccione la empresa o lnea operativa, as, habilitar el modo nuevo de la creacin de presupuesto.
Cuando haya finalizado el ingreso de informacin, confirme su accin con el botn Aceptar
Importante: Si dentro de la configuracin de la seccin de Empresa, ingresa ms lneas operativas,

cuando salga del aplicativo y vuelva a la pantalla de acceso a SAMMWEB, en la seccin de Empresa se
habilitar la seleccin de multiempresa.

28
1.1.2 SINCRONIZACIN
Por el Men - Configuracin - Seguridad - Sincronizacin, puede configurar los diferentes tipos de
acceso que tendr SAMM en el sistema, segn la versin SAMM adquirida, usted podr intercambiar
informacin en otras empresas que cuenten con el sistema SAMM y evitar re digitacin de
informacin. Para activar esta configuracin debe consultar a los proveedores de su aplicacin y su
licencia.
Accesos SAMM: Accesos que permiten la entrada en

SAMM.
Accesos SAMM Cdigo: Cdigo que Valida los Accesos
en SAMM.
Direccin IP: Direccin Ip del equipo con el que
desea conectarse.
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el
botn Aceptar.

1.1.3 CARGOS
29
Por la opcin - Configuracin - Seguridad - Cargos pueden crearse los cargos de los usuarios que
interactan en SAMM. Para realizar la creacin de los usuarios es necesario especificar el cargo que
desempean en la compaa para identificacin dentro del sistema.
1.1.3.1. Carpetas
Para el diligenciamiento de la informacin en SAMMWEB, se han agrupado en Carpetas o Tabs los
datos que tienen caractersticas comunes. A continuacin se describen las diferentes Carpetas de
informacin de Cargos.
1.1.3.1.1. Carpeta Formulario

En la carpeta formulario se debe especificar para creacin o edicin de un registro:

Cargo: Descripcin y/o ttulo del cargo
Cdigo: El cdigo del cargo puede ser tomado teniendo como base la codificacin usada por el
30
departamento de recursos humanos para identificacin del cargo.
Seleccin de tipo cargo: Las opciones de verificacin de si es un cargo tcnico, comercial,
coordinador o administrativo aplican:
En el caso del cargo tipo tcnico: Para que aparezcan los usuarios con ese cargo, al momento de
realizar registros de horas y pueda visualizarse en la grilla de programacin de trabajos,
igualmente para que puedan ser asignados como personal de servicio que puede atender a un
cliente determinado.
U n cargo tipo comercial permitir clasificar a los usuarios tipo comercial para que puedan
vincularse y a un cliente como contacto principal con la empresa y como asesores al
momento de realizar una cotizacin.
En el caso que se active el check de coordinador, el usuario con este cargo, aparecer en el
formulario de la OT, con la finalidad que se escoja en el momento de la generacin del
documento de la OT.
Valor hora: Este valor es muy importante para usuarios tipo tcnico ya que segn este valor se
liquidarn los costos de las horas de trabajo que reporten los usuarios de este cargo, sin
embargo si existen varios usuarios para un cargo especifico pero cada uno maneja un valor por
hora diferente, este valor se puede determinar en la opcin - Configuracin - Seguridad -
Usuarios, que se especifica en la este manual.
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botn Aceptar.
1.1.3.1.2. Carpeta Envo de Correos
SAMM cuenta con unas opciones pre-

configuradas para realizar envo de correos con
informacin de la operacin de mantenimiento
a los usuarios de la aplicacin. Para activar una
opcin de envo, seleccinela de la lista
chequeando la casilla correspondiente, para
tomar los cambios, use el botn Aceptar. Para
tomar los cambios del registro en la grilla,
confirmar con el botn Aceptar.
1.1.3.1.3. Carpeta Imagen

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En esta carpeta puede seleccionar la imagen para este cargo especfico, SAMM cuenta con un
stock de imgenes prediseadas para los cargos de mayor influencia en la aplicacin, la imagen
que se seleccione aparecer en el carnet de identificacin de los usuarios para este cargo en la
aplicacin.
1.1.3.1.4. Carpeta Descuentos

En esta carpeta se definen las deducciones que los usuarios pueden ofrecer por tipo de catlogo
en las cotizaciones.
1.1.4 PERFIL
Por la opcin - Configuracin - Seguridad - Perfil, se accede a la informacin de los perfiles del
sistema. Los perfiles o grupos se configuran para establecer los privilegios o accesos a diferentes

opciones de SAMM
32
SAMM tiene unos grupos predeterminados, configurados desde la instalacin, puede eliminarlos,
modificarlos, o crear nuevos perfiles, de acuerdo a las necesidades y estructura organizacional de su
empresa en el rea de mantenimiento.
Los Perfiles predeterminados en SAMM son:
Administrador: Es el perfil que tiene acceso a todas las opciones de SAMM, este es el perfil que tiene
asignado el usuario predeterminado en SAMM "admin".
Almacn: es el perfil que tiene acceso a administracin del Almacn, realiza entradas de repuestos,
realiza rdenes de compra, recibe rdenes de compra, despacha las requisiciones que enva el
departamento tcnico. Etc.
Comercial: Genera aprueba o cancela las cotizaciones.
Coordinador: Perfil encargado de programar o asignar las rdenes de trabajo, programa la asignacin
de contratos de mantenimiento, aprueba las OTs.
Tcnico: Es quien realiza los trabajos de mantenimiento, en SAMM, puede realizar el reporte diario
de turno, donde consigna cada una de las tareas que ejecuta en el da.
Gerencial: Tiene acceso a los reportes, indicadores generados por las acciones de mantenimiento.
Asistente: Este perfil es el encargo de realizar registros de las solicitudes de trabajo y consulta de la
informacin general de las rdenes de trabajo (OT).
Los perfiles Cliente y Proveedor, no aparecen en la seleccin del Perfil de los usuarios de SAMMWEB,
dado que la creacin de usuario de este tipo se realiza desde el Men Maestros - Terceros - Tercero
Cliente - Contactos Tercero.
1.1.4.1. CARPETAS
informacin de Cargos.

En la carpeta Formulario se especifica los diferentes tipos de perfiles que estarn registrados en
SAMM y con los cuales se identifica la empresa. En la carpeta se debe especificar para creacin o 33
edicin de un registro la siguiente informacin:
Perfil: Nombre del perfil (Asistente, Tcnico, Cliente etc.)

Cdigo: Cdigo asociado para identificar el perfil del usuario.
Descripcin: Descripcin de las funciones a realizar por el perfil determinado.
Mostrar Botones: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si est en SI, permite ver los
botones y tabs / carpetas, as estos este deshabilitados segn permisos. Si esta en NO, oculta
para el perfil seleccionado los botones y tabs / carpetas que estn deshabilitados segn permisos.
Cliente: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si est en SI, permite entrar con los permisos
que estn dados en cliente.
Proveedor: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si est en SI, permite entrar con los permisos
que estn dados en proveedor.
1.1.4.1.2. Carpeta permisos

Una vez creado el perfil, debemos asignar las funciones a las cuales este perfil tiene acceso en
SAMM, en esta carpeta aparecern entonces las opciones para configurar cada uno de los
accesos, segn la necesidad o las capacidades que desea entregarle al perfil.
Para habilitar un acceso en el perfil, despliegue el rbol de opciones, seleccione la casilla
correspondiente y confirme los cambios con el botn aceptar.
Para la asignacin de permisos en esta carpeta puede dar los accesos que desee permitir para
cada perfil, la asignacin de perfiles se realiza por agrupacin de funciones principales en

SAMM, que estn relacionadas con cada opcin del men, al igual que con las
funcionalidades de (men, formulario y tabs) que se muestran en cada una de las opciones de
la aplicacin. Es recomendable antes de realizar una definicin de perfiles, que el administrador
del sistema conozca a fondo la aplicacin para que pueda parametrizar correctamente los 34
perfiles de los diferentes usuarios de la compaa.
Los permisos para los formatos de impresin se encuentran en CONFIGURACIN -

Aplicacin - Indicador - Reportes. Dentro de reportes se pueden apreciar los siguientes grupos de
formatos:
Si se desea dar permiso para uno de estos formatos basta con seleccionarlo y tener el permiso
tambin para el formulario. En la siguiente imagen se muestran los permisos necesarios para dar
el permiso para imprimir la Hoja de vida de la OT.

35
Los permisos que estn dentro de un cuadro rojo son los necesarios para ver la Hoja de vida de la
OT.
El primer permiso es el que permite ver la pantalla donde cargan todos los formatos (este
permiso es obligatorio tenerlo si se dese ver cualquier formato) y el segundo ya es el permiso
para la Hoja de vida.
1.1.4.1.3. Carpeta bloque home

Cada perfil en SAMM, puede manejar una pgina de inicio donde encontrara alarmas referentes
a su trabajo, en esta carpeta se encuentran los bloques disponibles de consulta de informacin
en SAMM, para cada perfil, debe habilitar aquellos que se incluirn en el home del mismo.
Seleccione los bloques que desea visualizar y confirme con el botn aceptar.
1.1.4.1.4. Carpeta Estados

En esta carpeta es donde se da el permiso al perfil de cambiar de estados a los documentos.
Si el perfil no cuenta con el permiso necesario para cambiar el estado no podr verlo en la
ventana emergente de estados del documento.
36
Nos muestra una lista de chequeo con todos los estados con los que cuenta el
documento seleccionado en la grilla. Al darle clic en Aceptar aquellos que estn
marcados sern a los que tendrn permiso los usuarios que pertenezcan al perfil.
1.1.5 USUARIOS
Por la opcin - Configuracin - Seguridad - Usuarios, puede ingresar a administrar las cuentas
de usuarios en SAMM, all se encontrarn los usuarios actuales, puede modificarse su
informacin personal o ser agregados nuevos usuarios, la idea de una buena configuracin de esta
informacin, es poder contar con un directorio actualizado del personal de la compaa,
especialmente de la parte administrativa y de operacin de mantenimiento.

37
1.1.5.1. CARPETAS
informacin de Usuarios.

En la carpeta se debe especificar para creacin o edicin de un registro:
Login usuario: Este es el identificador con el cual el usuario ingresara a SAMM, usualmente se
usa el mismo de la configuracin de la red, se recomienda asignar la primera letra del nombre
adicionando el apellido, Ej. CARLOS GUTIERREZ, su Login podra ser cgutierrez.
Usuario cdigo: Este cdigo es el interno del empleado si aplica, en algunos casos puede ser el
mismo nmero de cedula.
Perfil del usuario: En este listado se mostraran los perfiles creados en el Men Configuracin -
Seguridad - Perfiles y le asignara los permisos configurados para el perfil seleccionado. Ver
seccin Perfiles.

Cargo: En este listado se mostraran los cargos que han sido creados en el sistema por la opcin
Configuracin - Seguridad - Cargos. Ver seccin Cargos.
Grupo: En este listado se mostraran los grupos de usuarios creados por la opcin Configuracin -
Seguridad - grupos. Para indicar el grupo de tcnicos o de usuarios al que pertenece el usuario 38
determinado.
Zona: Ciudad o zona principal de ubicacin del usuario.
Nombre: Es el nombre del usuario; este nombre aparecer en los reportes donde el usuario
intervenga.
Cedula: Nmero de cedula del usuario.
Profesin: Profesin del usuario. Ej. Soldador
Email: Email del usuario
Direccin: Recomendable diligenciar la direccin del domicilio del usuario, en caso de necesitar
envo de repuestos o elementos del rea de mantenimiento.
Telfono: Recomendable el celular o el nmero de la casa para facilitar la ubicacin del usuario
fuera del horario laboral.
Costo hora: Este costo es el relativo a una hora de trabajo del empleado, til para costear
los servicios una vez sean reportados los tiempos de mano de obra, debe ingresar este valor sin
separador de miles. Calcule el costo teniendo en cuenta el salario del empleado y su carga
prestacional en los das laborables.
Comisin (%): Ingrese este valor si se cuenta con algn tipo de comisin para el usuario una vez
se facture el servicio, puede cargarse en este campo el porcentaje de comisin que le ser
asignado.
Acceso activo: Seleccione esta opcin si el usuario est activo y puede ingresar a la aplicacin,
los usuarios en SAMM no pueden ser eliminados, ya que con su eliminacin, parte de la historia
de servicio en los equipos se eliminara, los usuarios cuando se retiran de la compaa pasaran a
un estado de inactivacin.
Cambiar clave: Habilite esta opcin si desea que al prximo ingreso del usuario a la aplicacin
este pueda cambiar su clave.
Aplica recargo: Habilite esta opcin si para ese usuario se aplica el recargo de horas extras,
festivos y recargos.
Sexo: Genero del usuario.
1.1.5.1.2. Carpeta cambiar clave

En esta carpeta puede definir la clave para el usuario determinado, en el campo email se cargara
el mail que fue registrado en el campo de email en el formulario del usuario, en el campo clave
digite la clave y debe confirmarla en el campo de texto siguiente, para actualizar los cambios
confirme con el botn Aceptar. En SAMM usted puede parametrizar el nivel de seguridad que

desea para el control de claves de acceso de usuarios al sistema.
Email: Email del Formulario del Usuario

Clave: Clave del Usuario 39
Confirmar Contrasea: Confirmar Clave del Usuario
Clave aleatoria: Enva al mail del usuario una clave aleatoria generada por el sistema
SAMMWEB.
El Usuario de SAMMWEB no debe preocuparse por el envo de contraseas de acceso al aplicativo

va mail, esto, por la seguridad en cuanto a encriptacin de claves se refiere.
1.1.5.1.3. Carpeta competencias
En esta carpeta deben seleccionarse las

competencias de los usuarios en las diferentes
familias de equipos y sus modelos, determinando a
su vez para que tipo de servicio estn calificados en
el proceso, esta funcionalidad se usa para la
herramienta de programacin automtica de
tcnicos para que SAMM pueda sugerir el tcnico
con el conocimiento adecuado para realizar esta
labor.
1.1.5.2. Barra de herramientas

La barra de Herramientas que se activa al momento de editar o crear un nuevo registro dentro de
Configuracin - Seguridad Usuarios, nos ofrece los siguientes botones:
1. Cambiar de empresa
Usted puede asociar a uno de sus usuarios a otra de las empresas de la compaa, con
este parmetro, ese usuario podr visualizar la informacin de otra empresa, esta
opcin es aplicable para la versin multiempresa o multisucursal SAMM.
1.1.6 GRUPO
Por la opcin - Configuracin - Seguridad - Grupos, puede ingresar a crear los grupos de usuarios
del sistema.

40
1.1.6.1. CARPETAS
informacin de Grupo.
1.1.6.1.1. Carpeta formulario
Esta carpeta contiene los diferentes grupos de

trabajo, esto permite cargar grupos en dos vas:
1. Brigadas de tcnicos: Grupos de tcnicos que
atienden rutas de servicio,
2. Grupos por horario de trabajo: Nocturnos, Diurnos.
Grupo: Nombre del Grupo de Trabajo
Grupo Cdigo: Cdigo del Equipo de Trabajo
Activo: Permite Activar el Grupo o Desactivarlo.
1.1.6.1.2. Carpeta usuarios

Esta Carpeta contiene los usuarios, cuyos cargos corresponden a perfil tcnico, en esta opcin
podr configurar los usuarios que pertenecen al grupo determinado.

1.1.7 AUDITORA
El mdulo de Auditora le permite al usuario identificar todos los eventos de manipulacin del
aplicativo. 41
Usuario: Seleccione el usuario por el que desea filtrar la bsqueda.

Tablas: Si quiere buscar todos los eventos hechos por el aplicativo, deje la seleccin en TODAS. Si
particularmente desea reducir la bsqueda a cierta seccin del aplicativo, seleccione la tabla a filtrar.
Desde/Hasta: Campo obligatorio, seleccione el rango de fechas por el cual quiere filtrar la bsqueda
Tipo de operacin: Indica que tipo de evento/operacin se realiz sobre el aplicativo o seccin. p.ej.
Buscar todas las adiciones de informacin hechas por el usuario admin.
Ver: La opcin "Resultados bsqueda" permitir la bsqueda de los eventos de
auditora seleccionados previamente. La opcin "Sesiones activas" mostrar el listado de usuarios
que actualmente estn autenticados o trabajando sobre el sistema.
A continuacin se muestra un ejemplo del manejo del mdulo de Auditoria.
Caso: Suponga que quiera buscar todos los registros editados por el usuario admin entre el 7 de
septiembre de 2010 y el 30 de septiembre de 2010. La bsqueda a realizar debe lucir as:
De igual
manera, podra buscar el usuario que elimin algn registro en una tabla especfica (un cliente,
un equipo, etc.), la fecha de la ltima modificacin de un registro o la creacin de algn dato.
El alcance de uso de este mdulo depende en gran medida del conocimiento que el usuario tenga
sobre la base de datos de SAMM, para establecer la tabla puntual donde se debe hacer el anlisis de
auditora.
1.2. SERVICIO
En esta opcin se encuentran las tablas maestras del men servicio como son:

1.2.1. CENTROS DE COSTO
Por la opcin Configuracin - Servicio - Centros de costo, puede ingresar a crear los
diferentes centros de costo que se pueden configurar en SAMM. 42
Estos centros de costo sern los que pueden ser asociados al momento de elaborar una orden de
compra al proveedor en SAMM, es decir, que centro de costo ser el encargado de la orden de
compra elaborada.
1.2.1.1 CARPETAS

Centro de costo: Nombre del centro de costo. Ej.

Servicio tcnico.
Centro costo cdigo: Cdigo asociado al centro de
costo definido.
botn aceptar.
1.2.2. TIPOS DE SERVICIO

Por la opcin Configuracin - Servicio - Tipos de servicio, puede ingresar a crear los
diferentes tipos de servicio que se utilizarn en SAMM.

43
Un tipo de servicio se crea para clasificar las rdenes de trabajo (OT) y poder generar reportes para
toma de decisiones sobre la evolucin de los trabajos por tipos de servicio.
1.2.2.1 CARPETAS

Tipo servicio: Nombre del tipo de servicio. Ej.

Correctivo, preventivo, garanta
Tipo servicio cdigo: Cdigo asociado al tipo de servicio.
Aplica garanta: Si para rdenes de trabajo a las cuales
se les aplica este tipo de servicio tienen garanta.
Das garanta: Si el tipo de servicio tiene garanta, el
nmero de das que aplica se cargara a la orden de
trabajo al momento de realizar el cierre y pre liquidacin
de la misma.
1.2.3. DEPARTAMENTOS
Por la opcin Configuracin - Servicio - Departamentos, puede ingresar a crear los diferentes
departamentos de la compaa que pueden canalizar solicitudes en SAMM o que pueden asumir
alguna porcin de costo sobre los servicios realizados en la compaa. Estos departamentos en un
determinado momento pueden atender algn tipo de servicio, de esta manera, al departamento le
podr ser asignada una Solicitud para que sea dicho departamento el encargado de atender el
servicio.

44
En el home de SAMM, aparecen las alertas correspondientes de las nuevas solicitudes creadas para
cada departamento de atencin.
1.2.3.1 CARPETAS

Departamento: Nombre del departamento. Ej.

Comercial, compras, servicio tcnico.
Departamento cdigo: Cdigo del departamento
seleccionado
Recibe solicitudes: Habilitar esta opcin si el
departamento seleccionado puede recibir
solicitudes de servicio, los departamentos que
tengan habilitada esta opcin aparecern en la
lista al momento de crear una solicitud de
servicio. Si un departamento no recibe solicitudes, estos podrn salir al momento de pre liquidar
una orden de trabajo al momento de definir el quien paga los diferentes tems de la orden.
1.2.4. MEDIO SOLICITUD

Por la opcin Configuracin - Servicio - Medio solicitud, puede ingresar a crear los diferentes
medios por los que puede recibir una solicitud de servicio, este registro nos permitir identificar las
solicitudes que recibimos mensualmente por va telefnica, presencial, email, etc.

45
1.2.4.1 CARPETAS

Medio solicitud: Nombre del medio por el que se

recibe la solicitud. Ej. Telfono, email, presencial.
Medio solicitud cdigo: Cdigo para el medio creado
botn aceptar.
1.2.5. MOTIVOS DE CANCELACIN

Por la opcin Configuracin - Servicio - Motivos de Cancelacin puede crear los motivos por los
cuales usted podr cancelar una solicitud de servicio o una orden de trabajo, cuando cancele alguno
de estos documentos debe especificar el motivo para posterior anlisis, soporte o estadstica.

46
Una solicitud cuando es cancelada, cambia su estado a cancelada y podrn consultarse por su estado
en el Men Servicio - Solicitudes canceladas.
1.2.5.1 CARPETAS

Motivo Cancelacin: Motivo por el cual se cancela el servicio
Motivo Cdigo Cancelacin: Cdigo del motivo de la cancelacin
Responsable Servicio: Especifica si hay alguien encargado de los posibles motivos de
cancelacin.
1.2.6. EVALUACIONES
Por la opcin Configuracin - Servicio - Evaluaciones, puede crear las diferentes Evaluaciones
que podrn aplicarse a los diferentes documentos generados en SAMM para seguimiento de nuestro
departamento de servicio. Por ejemplo podrn crearse las diferentes encuestas que les sern
aplicadas a los clientes una vez se culmine el proceso de servicio y sean entregadas las ordenes de
trabajo para cada uno de los clientes. Pueden crearse tantas encuestas como se quiera y estas
podrn aplicarse en la orden de trabajo.

47
1.2.6.1 CARPETAS

En la carpeta se debe especificar, para la creacin o edicin de un registro, los siguientes datos:
Tema evaluacin: Descripcin del tpico que se

quiere evaluar en el documento. Ej. Calidad del
servicio
Evaluacin cdigo: Cdigo del tpico a evaluar.
Activa: Indica si la evaluacin se encuentra activa o
no
Subtipo Documento: Documento al cual se le
puede aplicar esta evaluacin
1.2.6.1.2. Carpeta preguntas

Creacin de una nueva pregunta para el tpico en edicin

1.2.6.1.2.1 Nuevo :
Creacin de una nueva pregunta para el tpico en edicin.

48
Pregunta: Pregunta que se desea aplicar a los

usuarios. Ej. Cmo evala nuestro tiempo de
servicio?
Pregunta cdigo: Cdigo de la pregunta para
identificacin.
Orden: Orden en el que se presentara la
pregunta dentro de la evaluacin.
Activa: Indica si la pregunta esta activa o no
dentro de la evaluacin.
Valor: Valor de importancia de la pregunta en
la evaluacin.
Evaluacin: Evaluacin para la cual se est creando la pregunta.
1.2.6.1.2.2 Editar registro
Modificar la informacin base de la pregunta.
1.2.6.1.2.3 Opciones de respuesta
Crear las diferentes opciones de respuesta a la pregunta usando el botn de

nuevo, la opcin aparecer en la grilla inferior para cargar la informacin de:
Opcin: Opcin de repuesta para el usuario a la pregunta. Ej. Excelente, Bueno, Regular
Valor: Valor de importancia de la opcin en la pregunta.
Orden: Orden en el que se presentara la opcin dentro de la pregunta.
Activo: Permite Activar o Desactivar el tipo de opcin en la pregunta.
1.2.6.1.2.4 Actualizar grilla

Actualizar la grilla para ver los cambios realizados.
49
1.2.7. TIPOS DE CONTRATO
Creacin de tipos de contrato de venta de la compaa,
con repuestos, sin repuestos, top, plus etc.
1.2.8. PERIODOS DE CONTRATOS

Periodos de cobro de contratos, periodos en los que
debe generarse la facturacin para los contratos a crear.
1.3. APLICACIN
En esta opcin se encuentran las tablas maestras del men aplicacin y contiene los accesos a las
funciones de configuracin de la aplicacin como son:
1.3.1. PARMETROS GENERALES

Por la opcin Configuracin - Aplicacin - parmetros generales, puede configurar las opciones
de administracin que desea para el entorno de trabajo SAMM.

1.3.1.1 CARPETAS
1.3.1.1.1. Carpeta General

50
Nivel por defecto: Configure el nivel que desea

obtener para la creacin de las zonas, ciudades,
localidades en las cuales su compaa clasifica sus
clientes y su parque de equipos.
Decimales en el precio: Indique el nmero
de decimales a manejar en los campos de la
aplicacin tipo precio.
Decimales en los nmeros: Indique el nmero de decimales a manejar en los campos de la
aplicacin tipo nmero.
1.3.1.1.2. Carpeta seguridad
Configure los niveles de seguridad de las claves de

acceso a la aplicacin, la clave con mayor nivel de
seguridad contiene caracteres tipo Mayscula,
nmero y smbolo, seleccione las opciones de
acuerdo al nivel de seguridad en claves que desee.
Longitud de la clave: Puede parametrizar el nivel
de caracteres, para la clave los niveles estn
determinados de la siguiente manera, baja,
media, alta, esta longitud indicara con un mnimo o
con un mximo permitido la cantidad de caracteres a utilizar, recomendable emplear claves
de longitud media.
Das de expiracin de la clave: Configure el nmero de das para que le sea recordado a
los diferentes usuarios, realizar el cambio de su clave para el ingreso a SAMM.
1.3.1.1.3. Carpeta OTS

En esta carpeta puede configurar los parmetros modificables en la gestin de su departamento
de servicio.
Recargo Nocturno: Corresponde al % extra de pago de bonificacin del pago que se hace al
empleado por las horas de su jornada trabajadas en horario nocturno.
Recargo Festivo: Corresponde al % extra de pago de bonificacin del pago que se hace al
empleado por las horas de su jornada trabajadas en horario festivo.
Recargo Sbado: Corresponde al % extra de pago de bonificacin del pago que se hace al
empleado por las horas de su jornada trabajadas en das sbados.
Hora Inicio nocturno: Hora de inicio del horario nocturno, las horas reportadas a partir de esta

hora se tomaran para calcular los trabajos de recargo nocturno.
Hora Fin Nocturno: Hora de fin del horario nocturno, las horas reportadas a partir de esta hora
se tomaran para calcular los trabajos de recargo nocturno.
51
Reportes Numerados: Permite cargar para cada OT un nmero adicional del reporte generado
por los tcnicos en campo, normalmente ocurre cuando se manejan reportes pre impresos.
Cierre de Evaluacin: Bit que permite configurar si las OT pueden cerrarse con la Evaluacin
de servicio diligenciada.
Hora Inicio Programacin: Hora en la que inicia la Programacin de los tcnicos o es decir, horario
de inicio del horario laboral.
Hora Fin Programacin: Hora en la que finaliza la Programacin de los tcnicos o es decir, horario
de inicio del horario laboral.
Se Cobra la Actividad por hora: Permite configurar si el cobro de los servicios a clientes se realiza
por hora o no.
Preliquidacin Cliente: Define si se le podr generar una pre liquidacin de una OT con pago al
cliente.

Preliquidacin Distribuidor: Define si se le podr generar una pre liquidacin de una OT con pago
al distribuidor.
Preliquidacin Fabricante: Define si se le podr generar una pre liquidacin de una OT con pago 52
al Fabricante.
SMLV: Define el salario mnimo legal vigente
Aprobar al crear OT: Define si la OT ser aprobada o no automticamente en el momento de su
creacin.
Consolida tems en la Preliquidacin: Consolida los tems de un mismo tipo en uno solo para
evitar extenderse en los reportes.
Hora turno para eventos: Sugiere la hora que aparecer en la toma de datos del registro del
evento.
Duracin sugerida en programaciones: Define la duracin que el sistema sugerir por
defecto al crear una programacin, si el valor ingresado en este campo es 0 (cero), el sistema no
sugerir ninguna duracin ni fecha.
Validar al cerrar OT: Indica reglas que tendr en cuenta el sistema para permitir cerrar las
rdenes de trabajo, estas son:
Flujo Documento: Verifica que el documento cumple con todas las reglas
establecidas en el flujo de documento, es decir, que el documento cuente con el
documento padre indicado.
Suma quin paga: Verifica que los valores de los pagos estn completos.
Variables: Comprueba que en la orden de trabajo ya se hayan ingresado los registros de las
variables, esto se hace a travs de la ventana emergente de Registro de variables.
Equipos devueltos: Verifica que los equipos relacionados con la OT se encuentren en la
sucursal original al momento de afiliarse a la OT. En caso de haberlo movido con un traslado
hay que realizar otro movimiento para dejar el equipo en la sucursal original y de esta forma
si se dejara cerrar la OT.
Documentos hijos: Verifica que todos los documentos hijos del documento actual se
encuentren cerrados y en caso de ser un documento comercial que est Aprobado.
Reporte tcnico: Comprueba que existen reportes de actividades por parte de los
tcnicos.
Ejecucin de tems planteados: Confirma que todos los tems que fueron
planeados en la OT ya se han ejecutado.
Hormetro registrado: En caso que la OT tenga un equipo afiliado y este equipo
pertenezca a un modelo que cuenta con Hormetro, se verifica que se halla agregado un
nuevo hormetro a este equipo desde la OT, esto se hace a travs de la ventana emergente
de registro de variables.
Equipo afiliado: Comprueba que la OT cuenta con un equipo asociado.

1.3.1.1.4. Carpeta documentos
53
Das de alarma: Das en los cuales se mostraran las cotizaciones que estn por vencer
% administracin: Si la cotizacin se liquida con AIU, este ser el porcentaje asociado a
la administracin
% Imprevistos: Si la cotizacin se liquida con AIU, este ser el porcentaje asociado a los
imprevistos.
% Utilidad: Si la cotizacin se liquida con AIU, este ser el porcentaje asociado a la utilidad.
Solo Devolver Elementos en OT: (Permite establecer que se pueda hacer devoluciones en items
que solo se hayan planeado desde la OT).
1.3.1.1.5. Carpeta catlogo

54
Estrategia de costo: forma de costeo de repuestos en el mdulo de inventario usando estrategias

de Costo promedio, mximo costo o ltimo costo
Maneja almacn: Bit para indicar si en la compaa se usara el mdulo de inventario.
1.3.1.1.6. Carpeta contrato
Das de Alarma para Contratos: Das de alarma para vencimiento de contratos

Dnde actualizar las visitas: Permite seleccionar los diferentes momentos en los que se puede
actualizar las visitas.
Das Disponibles: Permite configurar los das laborales.
Vista Contrato: Permite seleccionar las opciones de visualizacin de los contratos.
1.3.1.1.7. Carpeta sucursales

En esta carpeta pueden crearse las diferentes sucursales de su compaa, determinando
cuales tienen servicios de Alquiler, Venta, o Soporte.

55
1.3.2. TIPO DOCUMENTO

Por la opcin Configuracin - Aplicacin - Tipo documento, puede configurar los diferentes estados
para los documentos que se manejan en el entorno SAMM, estados que le permitirn realizar
un seguimiento de los mismos y llevar una correcta trazabilidad del proceso.
1.3.2.1 CARPETAS
1.3.2.1.1. Carpeta info bsica

Esta carpeta contiene la informacin bsica del tipo de documento que se utilizara en todo el
espacio de trabajo de SAMM, junto con su respectivo cdigo y la opcin para determinar si ese
documento genera una salida de inventario o de equipos.
Tipo Documento: Nombre del documento generado en SAMM

Tipo Documento Cdigo: Cdigo para el tipo de documento.
1.3.2.1.2. Carpeta Estados

Esta carpeta contiene los posibles estados que pueda tener el documento seleccionado,
estos estados son designados por la empresa, con el fin de tener seguimiento y trazabilidad en
cada parte de su proceso.
56
1.3.2.1.2.1 Nuevo
Creacin de un estado para el documento.
Estado: Nombre del estado que se usara para el documento actual

Estado Cdigo: Cdigo para el estado.
Tipo documento: Documento para el cual se est creando el estado, por defecto es el

documento que se est editando.
Afecta indicador: Este bit indica si al momento de pasar el documento a ese estado puede
verse afectado el indicador de servicio, es decir si el tiempo que transcurra el documento en
ese estado se tendr en cuenta para la generacin del indicador. 57
Edita documento: Este bit indica si cuando el documento se encuentre en este estado puede
ser editable por el usuario.
Orden: El orden del estado nos el orden en el que aparecer ese estado en la lista de
estados posibles.
Color: Este color, ser la identificacin grfica, cuando el documento cambia de estado puede
adicionarse un color para el mismo, este color debe registrarse en cdigo hexadecimal. Ej.
(FFFFFF)
Afecta inventario: sta opcin se refiere a si el documento en ese estado afecta al inventario,
con cargue de elementos al almacn o descargue.
Permisos Para Perfiles: Indica de acuerdo a la seleccin si el nuevo estado del tipo
documento aplica para ser utilizado dentro de un perfil de usuario. (Configuracin - Seguridad -
Perfil - Permisos)
Descripcin: sta opcin se refiere a si el documento en ese estado afecta al inventario, con
cargue de elementos al almacn o descargue.
1.3.2.1.2.2 Editar
Seleccionado el estado tipo documento, de clic sobre el botn editar.
1.3.2.1.2.3 Actualizar
Cuando haya realizado los cambios necesarios (creacin / edicin) de clic sobre
este botn para actualizar la grilla de informacin.
1.3.2.1.3. Carpeta motivos de cambio

En esta carpeta puede crear la parametrizacin de los motivos por los cuales puede un
documento pasarse a un estado, esto con el objeto de un mayor anlisis de informacin en
SAMM. Ej.: cuando una orden de trabajo pasa a un estado cancelada, podemos registrar
diferentes motivos de cancelacin para que sean registrados por los usuarios, algunos de estos
motivos pueden ser falsa alarma, cancelacin por el cliente o no disponibilidad tcnica.

58
1.3.2.1.3.1 Nuevo
Creacin de un nuevo motivo
Motivo: Descripcin del motivo de cambio

Motivo cdigo: Cdigo para el motivo.
Estado documento: Estado para el cual aplica
ese motivo de cambio en el documento.
1.3.2.1.4. Carpeta prioridad
En esta carpeta puede crear las diferentes prioridades para los documentos. Ej.: las solicitudes
de servicio pueden tener configuradas diferentes prioridades segn la complejidad del problema
presentado en un equipo (critica, alta, media, baja).
1.3.2.1.4.1 Nuevo
Creacin de una nueva prioridad.

Prioridad documento: Nombre de la prioridad
del documento (Alta, media, baja, emergencia)
Prioridad documento cdigo: Cdigo asociado a
la prioridad del documento. Las prioridades para 59
los documentos en la grilla se identifican con un
ICONO de color para indicar visualmente al
usuario la importancia de cada solicitud, si usted
desea agregar una nueva prioridad a las creadas
por defecto en SAMM, en este campo deber
definir segn la siguientes convenciones el cdigo de la imagen que desea para su prioridad.
Nombre Cdigo Imagen Observaciones

prioridad
Emergencia
EMER Imagen con Destellos
Alta ALTA
Media MEDIA
Baja BAJA
Tipo documento: Documento para el cual se est creando la prioridad.

Tiempo respuesta: Tiempo en horas para atencin de requerimientos con esta prioridad.
Estrategia prioridad:
7 x 24: estar preestablecido por el tipo de documento seleccionado.
6 x 8: establece el nmero de horas durante las que se debe dar respuesta para el tipo
del documento.
5 x 8: Establece si el tiempo estar calculado como horario hbil
5 x 8 - 1 x 4: Establece si el tiempo estar calculado como horario hbil
1.3.2.1.5. Carpeta subtipos
Para un tipo de documento podrn crearse varios subtipos del mismo para realizar
diferenciacin, Ej.: Si en su compaa se manejan cotizaciones por pases, se pueden crear
dos subtipos de cotizacin para (Colombia, Venezuela) y para cada uno de estos subtipos crear

un bloque home especial para pre filtrar la informacin ms fcilmente.
1.3.3. TEXTOS DEFECTO

60
Por la opcin Configuracin - Aplicacin - Textos defecto, puede crear los diferentes textos para los
documentos principales de la aplicacin, Ej.: El encabezado de una cotizacin o las condiciones
comerciales de la misma. Las condiciones de una orden de compra etc.
1.3.3.1. Carpeta frmula
Texto defecto: Nombre del texto que aparecer

para ser seleccionado en el control.
Texto defecto cdigo: Cdigo del texto por
defecto.
Campo texto: Lista de textos base que pueden
ser agregados para una opcin de documento.
Texto: Texto que se incluir en el documento. Ej.:
De acuerdo a su solicitud, cotizamos los
elementos necesarios para el mantenimiento de
su equipo.
1.3.4. CONSECUTIVOS
Por la opcin Configuracin - Aplicacin - Consecutivos, puede conocer y modificar los prefijos para
los principales documentos de SAMM, y verificar cual es el consecutivo siguiente a generarse para
cada uno de ellos, si desea realizar algn cambio puede realizarlo en esta misma ventana y confirmar
con el botn Aceptar.
1.3.5. FESTIVOS
Por la opcin Configuracin - Aplicacin - Festivos, puede configurar los festivos del ao, estos se
mostraran en rea gris dentro de la grilla de programacin de tcnicos y tambin sern tenidos en
cuenta en el momento de liquidar las horas que sean reportadas como festivos en una orden de

trabajo.
61
Los festivos aparecen en el calendario en color rojo sobre el mes de seleccin.

Para crear un festivo, seleccione el da festivo y especifique el motivo del mismo, por el contrario si
desea eliminarlo puede dar clic sobre el da y usar el botn de eliminar.
1.4. COMERCIAL
En esta opcin se encuentran las tablas maestras del men comercial como son:
1.4.1. IMPUESTOS
Por la opcin Configuracin - Comercial - impuestos, puede crear los impuestos que podrn ser
agregados a la liquidacin de una OT, a una cotizacin en SAMM o a una remisin de repuestos, al
momento de realizar cualquiera de las operaciones puede seleccionar el impuesto a aplicar de los
creados en este mdulo.
1.4.1.1. Carpeta Info Bsica
Impuesto: Nombre del impuesto. Ej. IVA

Impuesto cdigo: Cdigo del impuesto
Valor: Valor dado en (%) para el impuesto. Ej. IVA= 0.16
1.4.2. MONEDAS

Por la opcin Configuracin - Comercial - Monedas, puede crear las monedas que usara en SAMM
para elaborar cotizaciones, una vez creada la cotizacin puede seleccionarse la moneda para liquidar
la cotizacin segn la tasa representativa configurada en SAMM.
62
Moneda: Nombre de la moneda

Moneda cdigo: Cdigo de la moneda
Abreviatura: Abreviatura para identificar la moneda
Cambio: Tasa de cambio hacia la moneda local.
1.4.3. INCOTERM
Por la opcin Configuracin - Comercial - Incoterm, puede crear los diferentes Incoterms que
usara dentro de su mdulo de importaciones.
Incoterm: Nombre de la forma de pago

Incotermcdigo: Cdigo para la forma de pago
1.4.4. TARIFAS
Por la opcin Configuracin - Comercial - Tarifas, puede crear las tarifas para cobro de las ordenes
de trabajo segn la zona, el tipo de servicio etc.

63
1.4.5. LISTAS DE PRECIO

Por la opcin Configuracin - Comercial - Listas de precio, puede crear las diferentes listas de
precio de su catlogo de productos, si solo maneja una lista de precios no es necesario que realice
esta configuracin.

Al realizar la creacin de su lista de precios puede definir un
% de descuento que se aplicara a todos los elementos
creados en el catlogo de productos.
1.4.5.2. Carpeta Excepciones
En la carpeta excepciones podr configurar los

elementos del catlogo que tendrn valores
diferentes al descuento general de la lista de
precios.
1.4.5.3. Carpeta Descuentos

En esta carpeta podr configurar por tipo de catlogo de
productos los descuentos que aplican a cada uno de ellos en caso
que no desee realizar la aplicacin de un descuento general a la
lista.

64
1.5. INVENTARIO
En esta opcin se encuentran las tablas maestras del men aplicacin como son:
1.5.1. BODEGAS
Por la opcin Configuracin - Inventario - Bodegas, puede crear las diferentes bodegas para manejo
de inventario en SAMM.
Bodega: Nombre de la bodega

Bodega cdigo: Cdigo de la bodega.
Permitir salidas en rojo: Determina si la bodega
permite que se hagan salidas del inventario cuando
ste va a quedar con valores inferiores a 0.
1.5.1.1.1 Saldos
Por medio de este botn puede subir a la Base de datos de SAMMWEB todos los saldos
iniciales que maneja el inventario de la empresa. Normalmente este procedimiento se
realiza en el momento en que se parametriza el aplicativo y toda la informacin
inherente al flujo de proceso que se desea llevar a cabo. Seleccione la bodega a la cual va a
cargar los saldos iniciales y de clic en el botn, se abrir la siguiente ventana.

65
Nota: El proceso de carga de saldos iniciales, es similar al proceso de importacin que se explic
en la pgina de inicio. Para mayor informacin consulte la pgina de inicio seccin
Descripcin de la Barra de Herramientas general"
Pasos:
Dar clic en el botn "Examinar" y buscar el archivo fsico a cargar,
Ingresar el nombre de la hoja en la que se encuentra la informacin a importar.
Seleccionar las columnas del archivo de Excel que contienen la informacin a cargar,
cotejadas con el correspondiente ttulo de la fila de la ventana de importacin de saldos
iniciales.
Por seguridad de proceso, es conveniente seleccionar la bodega a la cual se le cargarn
los saldos iniciales. Para finalizar de clic en el botn aceptar.
1.5.2. UNIDADES
Por la opcin Configuracin - Inventario - Unidades, puede crear las diferentes unidades que manejan
sus repuestos o consumibles en SAMM. Ej. Galn, paquete, unidad, estas unidades las podr
seleccionar al momento de crear una remisin de repuestos de almacn.

Unidad: Nombre de la unidad
Unidad cdigo: Cdigo de la unidad

66
1.6. ZONAS
En esta opcin puede crear la estructura de Zonas - Ciudades -
Regiones - Localidades que en las cuales tienen equipos
instalados o en las que prestan servicio, de esta forma podr
crear una ciudad asignada a una zona y facilitar el proceso de
zonificacin de servicios, use la opcin nuevo dentro del rbol
segn la ubicacin de la zona a crear.
Estas ciudades sern las ubicaciones de clientes, equipos o

proveedores.
Los cdigos de las ciudades, podrn crearse con la siguiente configuracin: 2 primeras letras cdigo
pas (CO) Colombia, 4 siguientes cdigo departamento (ATLN) Atlntico y las 4 siguientes la ciudad
(BQLL) Barranquilla, el cdigo para la ciudad Barranquilla quedara as: COATLNBQLL.
Importante: Tener en cuenta la jerarqua en la estructura de Zonas Padre y Zonas Hijas o Ciudades,
SAMMWEB mostrar un mensaje de error si se asigna a una Zona Padre una Zona Hija. La
estructura de Zonas y Ciudades est definida dentro de la organizacin logstica de cada empresa.
Otra restriccin al crear Zonas y Ciudades corresponde a la asignacin de Zona padre de la misma
Zona actual.

2. MAESTROS
2.1. TERCEROS 67
2.2. FAMILIAS
2.3. MARCAS
2.4. ELEMENTOS
2.5. DETALLE EQUIPO
2.6. DETALLE REPUESTO
2.1. TERCEROS
En este men podr crear toda la informacin referente a los terceros de SAMM, las condiciones de
los mismos y los diferentes tipos de terceros que se encontraran en la aplicacin.
2.1.1 NATURALEZA TERCERO

Por la opcin Maestros - Terceros - Naturaleza del tercero, puede crear las diferentes
naturalezas para los mismos segn su creacin comercial.
Naturaleza tercero: Nombre de la naturaleza comercial

del tercero
Naturaleza cdigo: Cdigo de la naturaleza asociada
al tercero.
2.1.2 ESTADOS TERCERO

Por la opcin Maestros - Terceros - Estados tercero, puede crear los diferentes estados en los que
puede estar un tercero y al que se podra cambiar segn sea el caso.
Estado tercero: Nombre del estado en el que

puede clasificarse el tercero.

Estado cdigo: Cdigo del estado del tercero
68
2.1.3 TERCERO CLIENTE

Por la opcin Maestros - Terceros - Tercero cliente, puede crear los diferentes estados en los que
puede estar un Tercero.
2.1.3.1 CARPETAS
2.1.3.1.1. Carpeta Info Bsica
Tercero: Nombre de la empresa. Ejemplo. Compaa Nacional de Autopartes.
Cdigo: Cdigo del cliente, puede usarse el mismo Nit o el cdigo que asigna la compaa para el
cliente.
Nombre corto: Sigla con la cual se identifica la empresa Ejemplo: CNA
Zona: Zona/ciudad/localidad de ubicacin del cliente.

NIT: Permite definir el NIT o nmero de identificacin tributaria de las personas naturales o
jurdicas. La validacin del NIT se realiza por medio de la expresin regular (Validacin NIT) que
hay en el men Configuracin - Aplicacin - Parmetros Generales 69
Estado: Estado en que se encuentra el cliente. Ejemplo. Si el cliente est bloqueado, al momento
de abrir una solicitud de servicio, se informara que no puede ser abierta hasta que el
cliente se desbloquee. Los estados de esta lista pueden configurarse en el men Maestros -
Terceros - Estados tercero.
Lista de precio: Lista que aplica para el cliente determinado. Las listas de precio de esta lista
pueden configurarse en el men Configuracin - Comercial - Listas de precios. La lista de precio de
la Sucursal tiene mayor prioridad que la lista de Precio del tercero cliente.
Naturaleza: Naturaleza comercial del tercero. Las opciones de naturaleza del tercero pueden
configurarse en el men Maestros - Terceros - Naturaleza tercero.
Tipo tercero: Cliente/Proveedor/Fabricante/Transportador/Prospecto - El tipo tercero nos indica
si el tercero que estamos creando es cliente, proveedor, fabricante, transportador o
prospecto, un tercero puede aplicar a varios de los tipos, puede chequear las opciones que
considere. Hay que tener en cuenta que para la creacin de un tercero de tipo Prospecto tan
solo se necesita el nombre, telfono y contacto para crearlo.
Complemente la informacin del cliente con los dems datos de inters Direccin, Nit, Telfonos,
Mail.
2.1.3.1.2. Carpeta contactos tercero
En esta carpeta podr crear los diferentes contactos de la compaa, en cada una de las reas de
trabajo. Si el Tercero Cliente tiene varias Sucursales, podr seleccionar al cual de ellas
pertenece y dar en el botn aceptar.
2.1.3.1.2.1 Nuevo
Creacin de un nuevo contacto: Una vez es creado el tercero en la parte inferior
de la grilla de resultados, si el cliente posee sucursales, puede seleccionar la
sucursal a la que pertenece el contacto, para que sus cambios queden realizados,
debe confirmar con el botn Aceptar.

2.1.3.1.2.2 Eliminar Registro
Eliminar un contacto: Seleccionando el Contacto puede dar clic en el botn de 70

eliminar registro.
2.1.3.1.2.3 Editar Registro
Editar un contacto: Debe escoger el contacto a editar y dar clic en el botn "Editar
Registro", lo cual abrir una nueva ventana que permitir la edicin del registro.
2.1.3.1.2.4 Nuevo usuario
Modificar la informacin de un nuevo contacto: Con esta opcin, puede

configurar el Login del usuario para acceso a la aplicacin, los contactos de un
tercero podrn consultar sus rdenes de trabajo, las solicitudes realizadas a los
diferentes equipos y dems opciones de inters que quiera configurar.
2.1.3.1.2.5 Actualizar Grilla
Actualiza Grilla Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se

debe dar clic en el botn actualizar, para que los cambios se vean reflejados.
2.1.3.1.3. Carpeta personal asignado
En esta carpeta puede asociar a este cliente, el personal de su compaa que se encargado de la
atencin de este cliente.
El control para seleccionar el usuario tiene la posibilidad de filtrar por grupos de usuarios.
Adems la grilla muestra informacin referente a si el contacto es de tipo tcnico, comercial,
coordinador o administrativo.
2.1.3.1.3.1 Nuevo Contacto (Personal)
Creacin de un nuevo contacto Para asociar un contacto, seleccinelo de la lista

correspondiente, en caso de no estar creado en la lista, ingrese por el botn
nuevo a realizar su creacin.
Una vez creado el usuario, en la parte inferior de la grilla de resultados, si el cliente posee
sucursales, puede seleccionar la sucursal a la que atiende el usuario, para que sus cambios
queden realizados, debe confirmar con el botn Aceptar.

Seleccionando el Contacto puede dar clic en el botn de eliminar registro.
71
Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar clic en el

botn actualizar, para que los cambios se vean reflejados.
2.1.3.1.4. Carpeta Sucursales
En esta carpeta puede crear las diferentes sucursales de un cliente. Ej. Cali, Medelln, Bogot
Nota: Cuando la cantidad de Sucursales para el tercero Cliente exceden en 5 veces la
paginacin de la grilla, se genera un filtro para encontrar la Sucursal.
2.1.3.1.4.1 Nuevo
Creacin de una sucursal Al momento de la creacin de la sucursal puede

configurar para cada sucursal el contacto comercial y tcnico que se encargan de
atenderle.
Sucursal: Nombre de la sucursal

Sucursal Codigo: Cdigo con el cual se va a
identificar la sucursal
Tercero: Nombre del tercero al cual se le asocia la
sucursal
Zona: La ubicacin de la sucursal
Usuario Asesor: Contacto del rea comercial
Usuario Tcnico: Contacto del rea tcnica
Contacto: Persona con quien se establece
comunicacin directa
Telfono: nmero telefnico de la sede
Fax: nmero de fax de la sede
Email: correo electrnico
Direccin: Direccin de la sede

Editar una sucursal Debe escoger la Sucursal a editar y dar clic en el botn "Editar
Registro", lo cual abrir una nueva ventana que permitir la edicin del registro. 72
Eliminar una sucursal Seleccionando la Sucursal puede dar clic en el botn de

eliminar registro. Si el tercero slo cuenta con una Sucursal, no se permitir la
eliminacin del registro.
Actualiza Grilla Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe

dar clic en el botn actualizar, para que los cambios se vean reflejados.
2.1.3.1.5. Carpeta Equipos tercero
En esta carpeta puede visualizar todos los equipos o componentes de un tercero, listados por
nmero de serie y por sucursal, en la parte superior de la tabla se puede encontrar un buscador
de equipos del cliente por diferentes parmetros de seleccin.
Por medio de los filtros de bsqueda puede encontrar la informacin con un mayor nivel de
detalle. Ingrese la informacin correspondiente a la descripcin del equipo y/o serial, para
encontrar un equipo en particular y de clic en el botn aceptar. El filtro de Sucursal le permite
ver los equipos ubicados nicamente en determina sede/sucursal del cliente.
El filtro de Subtipo Catalogo, permite seleccionar si el elemento es de tipo Componente,

Herramienta o Equipo. Por ltimo los campos con una lupa a la derecha permiten buscar un
registro en particular, ingresando el dato, dando clic en la lupa y luego en el botn aceptar o
buscando todo el catlogo de datos del buscador de Modelo de Equipo y de Equipos.
2.1.3.1.5.1 Nuevo Registro

Creacin de un Nuevo Equipo Puede crear un nuevo equipo para el Tercero
Cliente actual.

Editar un Equipo Debe escoger el Equipo a editar y dar clic en el botn "Editar
Registro", lo cual abrir una nueva ventana que permitir la edicin del registro.
73
Actualiza Grilla Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe

dar clic en el botn actualizar, para que los cambios se vean reflejados.
2.1.3.1.6. Carpeta Resumen tercero

Carpeta con informacin de inters acerca del tercero seleccionado. En esta carpeta se cuenta
con links hacia las Solicitudes, OT y Cotizaciones que tiene el Tercero Cliente, adems del link
hacia la pgina de contratos, en el nmero de Contratos que hay para el Tercero Cliente.
2.1.3.2 Barra de herramientas
Unificar terceros: Esta funcin puede utilizarla en el caso de clientes que se encuentren
duplicados en la base de datos con Nits diferentes y se quiera consolidar la informacin
de contactos cliente, personal asignado, sucursales y equipos, igualmente puede ser muy
til en caso de fusiones de compaas.

74
Para realizar la migracin seleccione en la primera casilla, la empresa de la que quiere extraer la
informacin y en la segunda casilla la empresa a donde desea sea migrada, confirme con el botn
aceptar, en este caso la ventana se cerrara y podr verificar la migracin de los equipos en la
empresa que corresponda.
Hoja Vida Permite ver la informacin del Tercero, en cuanto a los documentos que
tiene, los repuestos, los trabajos realizados y las visitas hechas.
Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opcin de examinar
busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botn aceptar, los
archivos adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a este Tercero
Cliente, para determinar una imagen como principal del Tercero Cliente, use el botn de
seleccin, la imagen que seleccione quedara como predefinida para el Tercero Cliente que usted
empiece a cargar en SAMM.
2.1.4 TERCERO PROVEEDOR

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo proveedor.
2.1.5 TERCERO FABRICANTE

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo fabricante.
2.1.6 TERCERO TRANSPORTADOR

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo transportador.
2.1.7 TERCERO PROSPECTO

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo prospecto. Los prospectos son Terceros
que podran llegar a convertirse en consumidores de un determinado servicio o producto.
2.1.8 TERCEROS
Listado completo de terceros sin tener en cuenta los filtros de cliente, proveedor, fabricante y
transportador.

2.1.9 SUCURSAL
75
Por la opcin Maestros - Terceros - Sucursal, puede crear las diferentes sucursales de los Clientes.
2.1.9.1 CARPETAS
En la Carpeta de Informacin Bsica del men Sucursal, se encuentra toda la informacin

referente a la sucursal a la cual se desea acceder.
Es importante tener en cuenta el estado que configura para la Sucursal. Si la Sucursal se

encuentra Bloqueada, cuando se seleccione. en los documentos de la Solicitud, OTT y Cotizacin,
aparecer el mensaje , que es de carcter informativo (alarma)
para la persona que genere este tipo de documentos.
Tenga en cuenta que SAMMWEB crea la Sucursal por defecto para cada Cliente cuando este se
crea, si se requiere ingresar ms Sucursales para el mismo Cliente se debe seleccionar el tercero
y cargar los datos correspondientes a la informacin de la nueva Sucursal.
2.1.9.1.2. Carpeta Contactos Sucursal

En la carpeta Contacto Sucursal ira insertada toda la informacin referente a los contactos de la
sucursal del cliente, seleccione el contacto de la lista y agrguelo por medio de la flecha. En esta
carpeta se podr editar el estado de la sucursal, si la sucursal estuviera en estado inactivo
o bloqueada, en los documentos de Solicitud, Orden de Trabajo y Cotizacin cuando se

seleccione, saldr un mensaje que indica la inhabilidad de uso dado el estado actual de la Sucursal.
76
2.1.9.1.2.1 Nuevo Contacto sucursal
Crear un Nuevo Registro del contacto, permitir llevar toda la informacin

correcta y ordenada de la sucursal.
Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar clic en el

botn actualizar, para que los cambios se vean reflejados.

Seleccionando el Contacto, puede dar clic en el botn de eliminar registro.
2.1.9.1.2.4 Crear Usuario en SAMM
Seleccionando el Contacto, puede dar clic en el botn "Crear Usuario en SAMM",

para asignar el login y la contrasea al contacto del tercero cliente. Este
usuario, podr ingresar a SAMM y tendr el perfil de acuerdo al tercero que fue
seleccionado.

77
Si el usuario creado es de perfil Cliente, tendr los siguientes permisos:

En la pgina principal:
Consultar bloque home de: Equipos, Solicitudes, rdenes de trabajo.
En la pgina Equipos:
Consultar equipos al cual este asociado como tercero.
En la pgina de Solicitudes:
Crear solicitudes asociadas a equipos donde el proveedor este asignado como
cliente.
Permite usar el botn de "Histrico" de la solicitud.
Permite cambiar el estado de la solicitud.
Permite ver los comentarios de la solicitud ms no crearlos ni eliminarlos.

En la pgina de OTs:
Consultar OTs con equipos asignados a l como tercero cliente.
Puede buscar con el botn de "Buscar" de la barra de herramientas a aquellas OTs
donde los este los equipos asociados a l como tercero cliente.
Consultar ver los detalles del tab "Trabajos".
Consultar ver los detalles del tab "Detalle".
Consultar ver los detalles del tab "Evaluaciones".
Consultar ver los detalles del tab "Info Adicional".
Puede ver archivos adjuntos(Mas NO agregarlos, ni eliminarlos ).
Usar el botn "Agenda".
Puede cambiar el estado del documento.

En la pgina de Cotizacin:
Consultar cotizaciones donde el tercero del contacto este asociado como cliente
en el documento.
78
Puede ver detalles del tab "Info Adicional" (Puede crear mas no eliminar).
Puede cambiar el estado de la cotizacin".
Si el usuario creado es de perfil proveedor, tendr los siguientes permisos:

En la pgina principal:
Consultar bloque home de: Equipos, Solicitudes, rdenes de trabajo.
En la pgina Equipos:
Consultar equipos al cual est asignado.
Imprimir hoja de vida del equipo.
Consultar y registrar hormetros, mas no eliminarlos.
Consultar por el tab variables del equipo.
Consultar por el tab componentes del equipo, mas no podr montar o desmontar
alguno.
Consultar, por el botn del bsqueda avanzada que se encuentra en la barra de
herramientas, aquellos equipos donde el proveedor asociado sea un tercero.
Consultar por el botn variables para hacer el registro de parmetros de un equipo.
Consultar archivos adjuntos de un equipo (NO puede cargar ni eliminar).
En la pgina de Solicitudes:
Crear solicitudes asociadas a equipos donde el proveedor este asignado como
servicio.
Permite usar el botn de "Crear OT".
Permite crear comentarios.
Permite consultar el tab documentos.
Imprimir el formato de la solicitud.
En la pgina de OTs:
Consultar y crear OTs con equipos asignados a l como tercero servicio.
Permite imprimir el formato de la OT y el informe del cliente.
En la pgina de Programacin:
Buscar OTs con equipos asignados a l como proveedor.
Buscar listado de tcnicos donde sean usuarios con cargo tcnico sean contactos
.

En la pgina de Reporte diario:
Buscar OTs con equipos asignados a l como proveedor.
Buscar los tcnicos asociados al proveedor del usuario actual. 79
Crear el reporte diario con el usuario actual usuario actual (NO puede crear reportes
para otros usuarios).
Si el usuario creado est asociado a alguna sucursal, SAMM por defecto filtrara los datos
para el usuario (Solicitudes, rdenes de trabajo, Cotizacin, etc.)
2.1.9.1.3. Carpeta Personal Asignado

Personal de la compaa que se encarga de la atencin a este cliente en esta sucursal, seleccinelo
de la lista y agrguelo por medio de la flecha.
2.1.9.1.4. Carpeta Equipos Sucursal

Listado de equipos creados en la sucursal del cliente.
2.1.9.2 Barra de Herramientas
Ver Tercero En este Icono podr ver la informacin del tercero al que pertenece
la sucursal.
Hoja de Vida Permite ver la informacin de la Sucursal, en cuanto a los documentos que
tiene, los repuestos, los trabajos realizados y las visitas hechas.
Unificar Cuando existan Sucursales duplicados en la base de informacin SAMM, podr

usar la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando un modelo origen
y un modelo destino, SAMM consolidara la informacin del modelo en el que usted
seleccione como destino.

2.1.10 CONTACTOS
Por la opcin Maestros - Terceros - Contacto, puede crear los diferentes contactos de sus clientes.
80
2.1.10.1 CARPETAS

En esta seccin de contactos se pueden ingresar diferentes contactos para la empresa, en
algunas ocasiones cada rea de la empresa maneja una persona encargada de las operaciones de
mantenimiento de su rea.
2.1.10.1.2. Carpeta Sucursales Contactos

En esta carpeta estarn relacionadas las sucursales del cliente a los
cuales pertenece el contacto.
2.2. FAMILIAS
En muchos casos las familias son llamadas tambin, Clases de Productos, Grupos, Lneas, Sublneas,
Categoras, Subcategoras, tcnicas etc. Estas son una de las bases principales para conformar el
catlogo de productos, a clasificar de forma correcta sus productos, para as generar indicadores de
ventas por producto.
Las familias de producto, pueden ser organizadas como una jerarqua con familia - hijos, es decir,
pueden tener varias familias y cada familia tener subfamilias o subgrupos, que a su vez pueden
tener muchos productos asignados.
La importancia de las familias de productos, est en los siguientes puntos:
Cada familia de productos, tiene un grupo de caractersticas que definen cada producto.
Generacin de reportes para anlisis del comportamiento del negocio

En la imagen vemos un ejemplo de la organizacin por familias en una empresa:
En este ejemplo vemos 3 familias principales (Equipos,
Repuestos, Temparios) que a su vez manejan cada una 81
subfamilias, por ejemplo Equipos tiene 2 familias
(Maquinaria Pesada y Aire Comprimido) y estas a su vez
manejan subfamilias.
Es importante ver como Existe una familia de Maquinara
Pesada y una de Aire Comprimido, se separan de esta
forma, pues los equipos de Maquinaria Pesada tienen
caractersticas diferentes a los equipos de Aire
Comprimido.
2.2.1 CARPETAS

Familia: Nombre de la familia
Familia cdigo: Cdigo asociado a la familia, si se
est creando una familia hija aparece en el cuadro
de texto el cdigo de su familia padre.
Familia: Familia padre (si aplica), si es una familia
raz, este campo va en cero.
2.2.1.2. Carpeta fallas configuradas
En esta carpeta se mostraran las fallas que aplican para este tipo de familia de equipos, de tal manera

que cuando en una orden de trabajo se deseen reportar las fallas de un equipo, se pueda seleccionar
de las que aplican especficamente. Estas fallas se configuran en el men Maestros - Detalle equipo -
Falla.
82
2.3. MARCAS
Por la opcin Maestros - Marcas, puede crear las diferentes marcas de su catlogo, deben crearse
las marcas de equipos, repuestos, componentes etc.
2.3.1 CARPETAS
Marca: Nombre de la marca que desea crear.

Marca cdigo: Cdigo de la marca
Fabricante: Seleccione con el icono de bsqueda el fabricante de la marca, para que pueda ser
seleccionado este debe ser creado en el men Maestros - Terceros, como tercero tipo fabricante.
2.3.2 Barra de herramientas

Unificar: Cuando existan familias duplicados en la base de informacin SAMM, podr usar
la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando un modelo origen y un
modelo destino, SAMM consolidara la informacin del modelo en el que usted seleccione
como destino.
Importante: Tener en cuenta la jerarqua en la estructura de Familias Padre y Familias Hijas,
SAMMWEB mostrar un mensaje de error si se asigna a una Familia Padre una Familia Hija. La
estructura de Familias est definida dentro de la organizacin logstica de cada empresa.
2.4. ELEMENTOS
Por la opcin Maestros - Elementos, puede realizar el registro de todos los elementos que

conformarn el catlogo de trabajo en SAMM (Repuestos, productos, componentes, actividades,
temparios, herramientas, servicios de terceros y consumibles) esta estructura ser la base para
alimentar correctamente la informacin del departamento de mantenimiento.
Para empezar a ingresar informacin del catlogo, previamente debe crearse la informacin 83
referente a marcas por el men (Maestros - Marcas) y las familias de productos por el men
(Maestros - Familias) para que puedan ser enlazados a un elemento del catlogo.
2.4.1. MODELOS DE EQUIPO

Por la opcin Maestros - Elementos - Modelos de equipo, puede crear los elementos del catlogo
tipo equipo.
2.4.1.1 CARPETAS
Para crear un nuevo elemento del catlogo tipo equipo, ingrese la informacin referente a:
Descripcin modelo: Nombre del modelo segn fabrica. Ejemplo. PLANTA ELECTRICA C275 275KW
Cdigo: Cdigo o referencia del modelo de equipo. Ejemplo. C275
Cdigo alterno: Cdigo opcional para identificacin del modelo de equipo
Marca: Marca del modelo. La marca previamente debe encontrarse creada en la db (Maestros -
Marcas). Ejemplo. CUMMINS POWER GENERATION
Familia: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de productos, seleccione la lnea,
sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que est ingresando, se
aconseja crear una clasificacin especial para equipos para que puedan ser ubicados ms
rpidamente por esta configuracin.

Subtipo catalogo: Elemento del catlogo que se est creando.
Precio venta: Valor de venta del modelo de equipo.
Garanta meses: Nmero de meses de garanta que aplican como distribuidor para el equipo
84
Garanta horas: Nmero de horas de garanta que aplican como distribuidor para el equipo.
Tiempo consecucin: Nmero de das para ubicacin del modelo en importacin o compra local.
Es nacional: Seleccione el bit que corresponda si el modelo es de ubicacin nacional o importada.

Control Hormetro: Seleccione la opcin que corresponda si el modelo de equipo maneja
hormetro. Esta opcin aplica para modelos con una variable de control diferente al tiempo.
Ejemplo. Horas, kilmetros, impresiones por minuto.
Descripcin larga: En este campo se debe incluir la descripcin comercial del Modelo del Equipo.
2.4.1.1.2. Carpeta Atributos
En esta carpeta pueden definirse los atributos que maneja el

modelo de equipo, los atributos pueden ser medibles o de
caractersticas del equipo, estos atributos se crean en el men
Maestros - Detalle equipo - Atributos.
Para mostrar los atributos que aplican para este modelo,
despliegue el rbol correspondiente y chequee los atributos a
utilizar, confirme sus cambios con el botn Aceptar.
2.4.1.1.2.1 Configurar atributos
Configure los rangos de aplicacin del atributo para este modelo de equipo, nicamente
podr configurar rangos en los atributos tipo variable, cuando se registren los valores de las
variables en una orden de trabajo y se encuentren fuera de este rango establecido, la orden
de trabajo no podr ser cerrada, si no chequea la opcin cerrar OT.
2.4.1.1.2.2 Valores defecto atributos

85
Determine el valor por defecto para el atributo seleccionado, confirme con el botn aceptar.
En esta carpeta puede seleccionar de su personal de servicio quien es apto para ejecutar un tipo
de servicio en este modelo de equipo, esta matriz de informacin se genera de la tabla maestra
de usuarios (Configuracin - Seguridad - Usuarios y de la tabla maestra tipos de servicio.
2.4.1.1.4. Carpeta versiones
En esta carpeta puede crear las diferentes versiones en el caso que apliquen para el modelo que
est configurando. Ejemplo. Si su modelo de equipo es Luv 4x4 sus versiones podran ser diesel,
gasolina
2.4.1.1.4.1 Nueva versin de Equipo

Crear una versin de equipo.
Versin equipo: Nombre de la versin de equipo.

Versin equipo cdigo: Cdigo de la versin
Modelo equipo: Modelo para el cual aplica la
versin, por defecto se carga el modelo

seleccionado en la grilla.
86
2.4.1.1.5. Carpeta Check List
Seleccione los check list que aplican para este modelo de equipo, estos check list puede crearlos
por la opcin Maestros - Detalle Equipo - Listas de chequeo.
2.4.1.1.6. Carpeta Sistema Equipo
En esta carpeta puede seleccionar de la lista de sistemas de equipo cargada en la tabla maestra
sistemas (Maestros - Detalle equipo - Sistemas), los que aplican para este modelo de equipo, es
decir si para el modelo determinado se realizan operaciones de mantenimiento a un sistema
especfico de equipo o tambin se pueden montar diferentes tipos de repuestos. Ejemplo.
Sistema inyeccin, chasis.
Para seleccionar un sistema use la opcin de bsqueda y agrguelo con la flecha de seleccin, en
la parte inferior se cargaran los sistemas que usted eligi como asociados a ese modelo de
equipo si desea eliminar alguno de ellos, puede deseleccionarlo de la lista y confirmar con el botn
aceptar.
2.4.1.1.7. Carpeta plan de mantenimiento
En esta carpeta se pueden enlazar los temparios que aplican a este modelo de equipo, los
temparios deben ser creados previamente como por el men (Maestros - Elementos -
Temparios) para seleccionar el tempario use la opcin de bsqueda, una vez seleccionado este
tempario quedara asociado al modelo de equipo y podr una vez asignado editarlo o eliminarlo
segn sea el caso.

2.4.1.1.8. Carpeta Resumen
87
En esta carpeta se pueden observar el resumen del modelo de equipo seleccionado, en ello se
puede observar los siguientes tems:
Nmero de equipos (Activos y total).
Nmero de rdenes de trabajo para equipos de ese modelo.
Nmero de solicitudes para equipos de ese modelo (Abiertas y cerradas).
Nmero de cotizaciones para equipos de ese modelo (Abiertas y cerradas).
Unificar Cuando existan equipos duplicados en la base de informacin SAMM, podr usar
como destino.
Serializar Con esta funcin a partir de un modelo de equipo, podr crear equipos como
seriales asignando un cliente y una sucursal quedando asociados al modelo de
equipo correspondiente.
Equipos: En este men podrn consultarse los equipos existentes de ese modelo
especifico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y
dems informacin complementaria.
V Lista: En este men podrn consultarse los equipos existentes de ese modelo especfico
de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y dems
informacin complementaria.
V Lista: En este men podrn consultarse los equipos existentes de ese modelo
especfico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y
Archivos: Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opcin de examinar
archivos adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a este modelo de
equipo, para determinar una imagen como principal del modelo, use el botn de seleccin, la

imagen que seleccione quedara como predefinida para los equipos que usted empiece a cargar en
SAMM.
88
2.4.2. COMPONENTES
Por la opcin Maestros - Elementos - Componentes, puede crear los elementos del catlogo tipo
componentes. Los componentes son definidos como elementos mayores de un equipo y pueden ser
sujetos de planes de mantenimiento especficos.
Importante: Los componentes son partes que forman un equipo, deben crearse componentes si cada
uno de estos componentes est sujeto a operaciones de mantenimiento o si desea llevar un
seguimiento de los trabajos realizados a cada uno de ellos.
2.4.2.1 CARPETAS
Para crear un nuevo elemento del catlogo tipo componente, ingrese la informacin referente a:
Descripcin modelo: Nombre del modelo segn fabrica. Ejemplo. GENERADOR DE 1750 KW
Cdigo: Cdigo o referencia del modelo de componente. Ejemplo. GEN17MG
Cdigo alterno: Cdigo opcional para identificacin del modelo de componente
Marca: Marca del modelo. La marca previamente debe encontrarse creada en la Ejemplo.
STAMFORD

Familia: De acuerdo a la clasificacin realizada en las familias de componentes, seleccione la
lnea, sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que est ingresando, se
aconseja crear una clasificacin especial para componentes para que puedan ser ubicados ms
rpidamente por esta configuracin. 89
Subtipo catalogo: Elemento del catlogo que se est creando, en este caso es importante aclarar
que es subtipo Componente.
Precio venta: Valor de venta del componente.
Garanta meses: Nmero de meses de garanta que aplican como distribuidor para el equipo
Garanta horas: Nmero de horas de garanta que aplican como distribuidor para el equipo.
Tiempo consecucin: Nmero de das para ubicacin del modelo en importacin o compra local.
Control hormetro: Seleccione la opcin que corresponda si el modelo de equipo maneja

hormetro. Esta opcin aplica para modelos con una variable de control diferente al tiempo.
Ejemplo. Horas, kilmetros, impresiones por minuto.
2.4.2.1.2. Carpeta Atributos
En esta carpeta pueden definirse los atributos que maneja el

modelo de equipo, los atributos pueden ser medibles o de
caractersticas del equipo, estos atributos se crean en el men
Maestros - Detalle equipo - Atributos.
Para mostrar los atributos que aplican para este modelo,
despliegue el rbol correspondiente y chequee los atributos a
utilizar, confirme sus cambios con el botn Aceptar.
2.4.2.1.2.1 Configurar atributos
Configure los rangos de aplicacin del atributo para este modelo de equipo, nicamente
podr configurar rangos en los atributos tipo variable, cuando se registren los valores de las
variables en una orden de trabajo y se encuentren fuera de este rango establecido, la orden
de trabajo no podr ser cerrada, si no chequea la opcin cerrar OT.
2.4.2.1.2.2 Valores defecto atributos

90
Determine el valor por defecto para el atributo seleccionado, confirme con el botn aceptar.
En esta carpeta puede seleccionar de su personal de servicio quien es apto para ejecutar un tipo
de servicio en este modelo de equipo, esta matriz de informacin se genera de la tabla maestra
de usuarios (Configuracin - Seguridad - Usuarios y de la tabla maestra tipos de servicio.
2.4.2.1.4. Carpeta versiones
En esta carpeta puede crear las diferentes versiones en el caso que apliquen para el modelo que
est configurando. Ej. Si su modelo de equipo es Luv 4x4 sus versiones podran ser diesel, gasolina
2.4.2.1.4.1 Nueva versin de Equipo
Crear una versin de equipo.
Versin equipo: Nombre de la versin de equipo.

Versin equipo cdigo: Cdigo de la versin

Modelo equipo: Modelo para el cual aplica la versin, por defecto se carga el modelo
91
2.4.2.1.5. Carpeta check list
Seleccione los check list que aplican para este modelo de equipo, estos check list puede crearlos
por la opcin Maestros - Detalle Equipo - Listas de chequeo.
2.4.2.1.6. Carpeta Sistema Equipo
En esta carpeta puede seleccionar de la lista de sistemas de equipo cargada en la tabla maestra
sistemas (Maestros - Detalle equipo - Sistemas), los que aplican para este modelo de equipo, es
decir si para el modelo determinado se realizan operaciones de mantenimiento a un sistema
especfico de equipo o tambin se pueden montar diferentes tipos de repuestos. Ejemplo.
Sistema inyeccin, chasis.
Para seleccionar un sistema use la opcin de bsqueda y agrguelo con la flecha de seleccin, en
la parte inferior se cargaran los sistemas que usted eligi como asociados a ese modelo de
equipo si desea eliminar alguno de ellos, puede deseleccionarlo de la lista y confirmar con el botn
aceptar.
2.4.2.1.7. Carpeta plan de mantenimiento
En esta carpeta se pueden enlazar los temparios que aplican a este modelo de equipo, los

temparios deben ser creados previamente como por el men (Maestros - Elementos -
Temparios) para seleccionar el tempario use la opcin de bsqueda, una vez seleccionado este
tempario quedara asociado al modelo de equipo y podr una vez asignado editarlo o eliminarlo
segn sea el caso. 92
Unificar: Cuando existan equipos duplicados en la base de informacin SAMM, podr usar
como destino.
Serializar: Con esta funcin a partir de un modelo de equipo, podr crear equipos como
seriales asignando un cliente y una sucursal quedando asociados al modelo de
equipo correspondiente.
Equipos: En este men podrn consultarse los equipos existentes de ese modelo
especfico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y
Archivos: Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opcin de examinar
archivos adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a este modelo de
equipo, para determinar una imagen como principal del modelo, use el botn de
seleccin, la imagen que seleccione quedara como predefinida para los equipos que usted empiece a
cargar en SAMM.
2.4.3. REPUESTOS
Por la opcin Maestros - Elementos - Repuestos, puede crear los elementos del catlogo tipo
repuesto.
2.4.3.1 CARPETAS

93
Para crear un nuevo elemento del catlogo tipo repuesto, ingrese la informacin referente a:
Catalogo repuesto: Descripcin del repuesto. Ejemplo. PORTALEVA
Marca: Marca del repuesto, debe seleccionar una de las marcas registradas en SAMM. Garanta
das: Nmero de das de garanta que dan a los clientes por este repuesto. Garanta horas:
Nmero de horas de garanta que dan a los clientes por este repuesto. Vigente: Si el repuesto se
encuentra vigente, es decir aun no obsoleto.
Cdigo alterno: Cdigo opcional para identificacin del modelo de equipo
aconseja crear una clasificacin especial para repuestos para que puedan ser ubicados ms
Cdigo: Cdigo o referencia del modelo de equipo. Ejemplo. 256897
Precio venta: Valor de venta del modelo de equipo.
Tiempo consecucin: Nmero de das para la ubicacin del repuesto
2.4.3.1.2. Carpeta Detalle
Si el repuesto est conformado por diferentes piezas, puede seleccionar de la bsqueda

los elementos que lo componen y agregarlos como detalle del repuesto principal.

94
2.4.3.1.3. Carpeta Inventario

La Carpeta Inventario nos permite visualizar la informacin del inventario existente para el
Repuesto en cuestin. Nos muestra desde la localizacin hasta el costo asignado al elemento por
medio de la estrategia seleccionada para el manejo del inventario.
2.4.3.1.4. Carpeta Reemplazos

En esta carpeta puede crear los diferentes reemplazos del repuesto, en caso de no contar con el
repuesto seleccionado en el momento de realizar el servicio, para crear el reemplazo del
repuesto, puede crearlo con el botn nuevo. La Grilla de informacin muestra tanto los datos del
elemento, como de aquel que le servira de reemplazo.
2.4.3.1.5. Carpeta supercedidos

En esta carpeta podr crear los elementos supercedidos que tiene esta referencia de repuesto
que est alimentando o si esta referencia supercede a otro parte nmero creado en el sistema.

95

En esta carpeta se pueden observar el resumen del repuesto seleccionado, en ello se puede
observar los siguientes tems:
Nmero de veces cotizado.
Promedio cotizado.
Supercedidos (supercedidos del repuesto / nmero de reemplazos/ cantidad de
repuestos que supercede).
Nmero de veces que este reportado en los contratos.

Unificar Cuando existan repuestos duplicados en la base de informacin SAMM,
podr usar la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando un
repuesto origen y un repuesto destino, SAMM consolidara la informacin del repuesto
en el que usted seleccione como destino.

Agrupar Cuando ste repuesto forma parte de un grupo de elementos puede realizar
agrupaciones de los mismos para que SAMM traiga los repuestos incluidos al momento
de realizar una solicitud de repuesto.
96
Desagrupar Para quitar o modificar las agrupaciones de repuestos usamos la funcin

desagrupar.
busque su archivo en su pc, y confirme su carga con el botn aceptar, los
archivos adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a este repuesto, para
determinar una imagen como principal del repuesto, use el botn de seleccin, la
imagen que seleccione quedara como predefinida para este repuesto que usted
2.4.4. ACTIVIDADES
Por la opcin - Maestros - Elementos - Actividades, puede crear los elementos del catlogo tipo
actividad.
Todas las actividades que pueden realizar los tcnicos de mantenimiento, deben ser definidas en este
tipo de productos y servicios. Pueden existir 2 dos tipos de actividades en SAMM:
Actividades facturables: por ejemplo reparacin de motor, desmontar motor, mantenimiento
preventivo, mantenimiento correctivo, cambio de bateras, etc.
Actividades No facturables: por ejemplo; reunin del departamento, aseo de taller, consecucin de
repuestos, etc.
Aunque las actividades facturables, no son requeridas en SAMM, pueden ser de gran ayuda para
evaluar la productividad de los tcnicos, y para verificar cuales son las actividades que son ms
exigentes en tiempos, para as tomar decisiones.
2.4.4.1 CARPETAS
Para crear un nuevo elemento del catlogo tipo actividad, ingrese la informacin referente a:
Catalogo actividad: Descripcin de la actividad a
realizar. Ejemplo. DESM/MONTAR CAJA TIPO LIVIANO
Es facturable: Si es una actividad que por defecto se
factura, seleccione la opcin, dentro de las actividades
no facturables, pueden catalogarse por Ejemplo.
Capacitacin, tiempo de espera, desplazamiento etc.
Duracin estimada: Para cada actividad debe especificar

la duracin estimada de la misma, esto permitir hacer retroalimentacin con base en la
informacin reportada por los tcnicos. Esta duracin est dada en horas, es decir si una
actividad tiene una duracin de 15 minutos, en SAMM debe registrarse el tiempo como 0,25.
Cdigo: Cdigo definido para la actividad. 97
Cdigo alterno: Cdigo alterno para la actividad.

Precio venta: Valor de cobro por la actividad seleccionada.
aconseja crear una clasificacin especial para actividades para que puedan ser ubicados ms
Procedimiento: Puede agregar el detalle del procedimiento de la actividad, ingrese la descripcin
del procedimiento, si se desea, puede realizarse una vista del procedimiento de la actividad
usando el botn impresin de la barra de herramientas izquierda, este procedimiento podr
imprimirse para ser entregado al tcnico encargado de realizar la actividad.
En esta carpeta se pueden observar el resumen de la actividad seleccionada, en ello se puede

Nmero de veces reportadas de dicha actividad.
Promedio de veces planeadas de dicha actividad.
Cantidad de horas ejecutadas de dicha actividad.
Nmero de veces que se us la actividad en dicha rutina.
Cantidad de veces cotizada de dicha actividad.
Promedio de cotizacin de dicha actividad.

Unificar Cuando existan actividades duplicadas en la base de informacin SAMM, podr
usar la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando una
actividad origen y una actividad destino, SAMM consolidara la informacin de la
actividad en el que usted seleccione como destino. 98
busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botn aceptar, los archivos
adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a esta actividad, para
determinar una imagen como principal de la actividad, use el botn de seleccin, la
imagen que seleccione quedara como predefinida para esta actividad.
2.4.5. TEMPARIOS
Por la opcin Maestros - Elementos - Temparios, puede crear los elementos del catlogo tipo
tempario.
Un tempario es una relacin de repuestos, actividades y herramientas que se emplearan en ciertos
mantenimientos (generalmente mantenimientos preventivos), son llamados tambin rutinas o
protocolos de mantenimiento.
Los temparios se crean, para facilitar la asignacin de tareas de mantenimiento
2.4.5.1 CARPETAS
Para crear un nuevo elemento del catlogo tipo actividad, ingrese la informacin referente a:
Descripcin Tempario: Descripcin del tempario a realizar. Ejemplo. MTTO TRIMESTRAL
Cdigo: Cdigo para realizar la identificacin del tempario. Ejemplo. MTPG350
Cdigo alterno: Cdigo alterno para el tempario seleccionado.

Tipo servicio: Tipo de servicio que generara esta orden de trabajo. Ej. Preventivo, en esta opcin
podr seleccionar de los tipos de servicio creados.
sublnea y grupo si aplica, donde estar catalogado el elemento que est ingresando, se 99
aconseja crear una clasificacin especial para temparios para que puedan ser ubicados ms
Impuesto: Elemento del catlogo que se est creando.
Porc Garanta: Normalmente aplica para procesos de Mantenimiento que vienen predefinidos
desde el fabricante del equipo. Cuando se ejecuta un tempario de sta caracterstica,
regularmente la fbrica responde por un porcentaje en la ejecucin de la rutina de
mantenimiento.
Porc Tropicalizacin: Corresponde al porcentaje de tiempo adicional que se usa en la ejecucin
de una rutina de mantenimiento, cuando al ejecutarlo, se emplea herramienta o personal de
servicio que no est completamente adecuado al proceso del tempario. Ejemplo. Un tcnico de
servicio de mi empresa emplea 20% de tiempo ms que un tcnico del fabricante del equipo.
Duracin estimada: Si se tiene un estndar para este tempario, en esta casilla digite la cantidad
(en horas) estimada de duracin.
En taller: Si el servicio que se generar de este tempario se externo, es decir, si tenemos
que realizar la visita al lugar donde se encuentra el equipo, o por el contrario, si el servicio
se debe realizar en el taller ser de laboratorio.
Detiene equipos: Si para ejecutar el tempario es necesario realizar la parada del equipo.
Horas detencin: Duracin estimada de la parada de equipo, esta duracin est dada en horas,
es decir si el equipo se detiene 15 minutos, en SAMM debe registrarse el tiempo como 0,25.
Precio venta: Valor de cobro para el tempario seleccionado.
Factura todo: Si se facturara todo el valor de las actividades y repuestos que incluya el tempario.
Descripcin larga: Incluya el texto que describe de forma completa y especfica el tempario que
est creando.
Bloquear Costear: Permite determinar si el tempario se va a ver incluido dentro del coste de la
OT, cuando se enmarca en la planeacin o ejecucin de la Orden de Trabajo..
Proyectar: Marque SI, si con base en este tempario se generarn visitas en un contrato de
mantenimiento y desea que se tenga en cuenta para generarlas basadas en el tempario creado.
Si marca NO, los parmetros correspondientes a Periodo Das, Periodo Horas, Es cclico, Incluir
Menores y Modo Ajuste se ocultarn del formulario.
Periodo das: Nmero de das en las que se debe ejecutar el tempario. Por ejemplo. Cada 365
Das se debe ejecutar el tempario.
Periodo horas: Nmero de horas en las que se debe ejecutar el tempario. Aplica cuando se toma
en cuenta el hormetro del equipo.
Es cclico: Si el tempario se repite cada cierto tiempo definido o solo se realiza una vez. Ejemplo.
Solo se aplica para las primeras 50 horas del equipo o si se debe ejecutar cada 3 meses.

Proyectar divisores: De acuerdo a la estructura con que se crea el tempario y la aplicacin que
se quiere dar del mismo, existe la dependencia a si se va a aplicar por Periodo de Das o Periodo
de Horas. Es comn que se deba aplicar un tempario cada cierta cantidad de tiempo estndar
(Das / Horas), es decir, cada 300 hrs, 600 hrs, 900 hrs, etc., o cada 30 das, 60 das, 90 das. 100
El usuario de SAMM tiene la opcin de escoger cul de las dos estrategias usar, y de acuerdo a
eso de proyectarn las visitas si se establece un tempario como divisor de otro. Si se ve como
necesario aplicar las dos estrategias, la proyeccin de las visitas se har de acuerdo a cual
estrategia se cumpla primero.
Modo Ajuste: El usuario de SAMM debe seleccionar como desea que se ajusten las visitas que se
programan. Existen tres estrategias:
Por hormetro exacto: Se proyecta la visita cada vez que el equipo tenga un
hormetro determinado.
Por hormetro tempario: Se proyecta la visita cada vez que se cumpla en el equipo el
periodo de das o de horas que se define en el tempario asignado al Modelo de Equipo.
Por ciclo tempario: Si el bit de "Es cclico" est en SI, se proyectan las visitas cada vez que el
periodo das o periodo horas se encuentre en determinado valor, el cual se considera
cclico, es decir, se repite.
Nota: En la definicin del tempario se debe llenar como campo obligatorio el campo de Periodo
Horas o Periodo Das o los dos, dependiendo del caso.
Nota 1: Tenga en cuenta que si en la afiliacin de equipos al contrato de mantenimiento escoge

la estrategia tipo tempario, el cronograma de mantenimiento se ajustar de acuerdo de acuerdo
al MODO AJUSTE que escoja para el tempario que va ligado al modelo del equipo.
2.4.5.1.2. Carpeta Modelos equipo

En el bsqueda de familia funciona como un filtro para el bsqueda avanzada de modelos,
al seleccionar una familia si esta tiene modelos asociados estos aparecen de una vez al
cargar el bsqueda avanzada de modelos, si no se selecciona ninguna familia se puede realizar la
bsqueda de modelos normalmente. Mientras en la bsqueda avanzada de familias halla una
seleccionada se va aplicar el filtro sobre los modelos.
Nota: ste botn le permite importar los modelos de equipos asignados a

determinado tempario. Ver ayuda
Importar: Para ver en detalle el proceso de importacin puede remitirse a la seccin Importar de

este mismo documento
Puede seleccionar los modelos de equipo a los cuales aplica este tempario, para seleccionar un
modelo ubquelo en la casilla de bsqueda y se agregar al modelo seleccionado. A continuacin 101
se presenta la ventana de bsqueda avanzada, en la cual se podr seleccionar el modelo de
equipo que aplica al tempario actual.
En esta carpeta se puede observar el resumen del tempario seleccionado, en ello se puede
Nmero de veces cotizado.
Promedio cotizado.
Nmero de aplicaciones de ese tempario.

Nmero de equipos relacionados a ese tempario(Cantidad de temparios aplicados
/ cantidad que se puede aplicar ese tempario).
102
Unificar Cuando existan temparios duplicados en la base de informacin SAMM,

podr usar la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando un
tempario origen y un tempario destino, SAMM consolidara la informacin del tempario
en el que usted seleccione como destino.
Ajustar Ajuste de los tiempos de duracin del tempario de acuerdo a la historia de

ejecucin de los mismos, se puede dar un ajuste por % de ejecucin o basados en el
histrico de fechas.
Detalle (Tempario) Con esta opcin podr crear el detalle del tempario o rutina de
mantenimiento, cargar los diferentes elementos que lo componen como repuestos,
actividades y herramientas
Para cargar un elemento seleccione la categora

de catlogo que quiere adicionar. Ej. Actividades,
repuestos. Busque el elemento que desea agregar, si
aplica seleccione el sistema del equipo y la cantidad
estndar, confirme con el botn aceptar.
En la columna Cantidad estndar, y de acuerdo a
los permisos de usuario, podr editar la cantidad
estndar del repuesto que se requiere utilizar para el
tempario.
A medida que se cargan los elementos del catlogo van apareciendo en la tabla inferior agrupados
por tipo de catlogo (Actividades, Repuestos, Equipos, etc.) y por el sistema al que pertenecen. En
esta tabla se puede cambiar el orden en que se van a ejecutar.
Si se desea cambiar uno de los elementos agregados se debe seleccionar de la tabla y

presionar el botn de editar. Este nos abre une ventana emergente donde podemos
seleccionar otro elemento del catlogo, cambiar el tipo y el orden del elemento
deseado. Al dar oprimir aceptar se modifica automticamente la tabla.

103
Podr regresar a la pgina de temparios dando clic en el nombre del tempario ubicado en el
encabezado del de detalle, como se puede ver a continuacin,
adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a esta actividad, para
determinar una imagen como principal de la actividad, use el botn de seleccin, la
imagen que seleccione quedara como predefinida para esta actividad.
2.4.6. PRODUCTOS
Por la opcin Maestros - Elementos - Productos, puede crear los elementos del catlogo tipo
producto.
Importante: Los productos son aquellos que pueden generarse de la operacin de los equipos
Ejemplo. Pilotes, carbn, gravilla, estos productos podrn usarse en el mdulo de produccin, donde
se llevara el registro de la produccin diaria de cada equipo.
2.4.6.1 CARPETAS

104
En esta carpeta se pueden observar el resumen del producto seleccionado, en ello se puede
Total producido de dicho producto.
Unificar Cuando existan productos duplicados en la base de informacin SAMM, podr

usar la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando un producto
origen y un producto destino, SAMM consolidara la informacin del producto en el que
usted seleccione como destino.
archivos adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a este producto, para
determinar una imagen como principal del producto, use el botn de seleccin, la
imagen que seleccione quedara como predefinida para este producto que usted

2.4.7. OTROS
Por la opcin Maestros - Elementos - Otros, puede crear los elementos del catlogo tipo servicios
de terceros y/o otros gastos. Estos elementos sern utilizados al momento de realizar una orden de 105
compra o cuando se realice una relacin de gatos sobre una orden de trabajo (OT).
2.4.7.1 CARPETAS
Para crear un nuevo elemento del catlogo tipo otros, ingrese la informacin referente a:
Catalogo otro: Nombre o descripcin del Servicio de

tercero o consumible.
Costo: Costo del servicio o consumible.
Cdigo: Cdigo del Servicio de tercero o consumible
Cdigo alterno: Cdigo alterno del Servicio de
Precio venta: Valor de cobro para el Servicio de
Tiempo consecucin: Nmero de das para la ubicacin del Servicio de tercero o consumible.
Es nacional: Seleccione el bit que corresponda si el Servicio de tercero o consumible es de
ubicacin nacional o importada.
aconseja crear una clasificacin especial para temparios para que puedan ser ubicados ms
En Esta carpeta se pueden observar el resumen registro seleccionado, en ello se puede observar

los siguientes tems:
Total reportado.
Total consumido. 106
Unificar Cuando existan Servicio de tercero o consumible duplicados en la base de

informacin SAMM, podr usar la funcin de unificar la informacin de los mismos,
seleccionando un Servicio de tercero o consumible origen y un Servicio de tercero
o consumible destino, SAMM consolidara la informacin del Servicio de tercero o
consumible en el que usted seleccione como destino.
archivos adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a este producto, para
determinar una imagen como principal del producto, use el botn de seleccin, la
imagen que seleccione quedara como predefinida para este producto que usted
2.4.8. SUBTIPOS DE CATALOGO

Por la opcin Maestros - Elementos - Subtipos de catlogo, puede crear dems subtipos de
elementos para cargar en su base maestra SAMM.
2.4.8.1 CARPETAS
Para crear un nuevo subtipo catlogo, ingrese la informacin referente a:

Sub tipo catalogo: Nombre del subtipo catlogo.
Sub tipo catalogo cdigo: Cdigo asociado al subtipo de catlogo.
Tipo catalogo: Catalogo padre donde va a ser creado este subtipo.

2.5. DETALLE EQUIPO
Por la opcin Maestros - Detalle equipo, puede realizar el registro de todos los elementos que son
caractersticas especiales de los tipos de catlogo equipo. 107
2.5.1. SISTEMAS
Por la opcin Maestros - Detalle equipo - Sistemas, puede crear los diferentes sistemas que
componen un equipo, Ejemplo. Sistema de controles de encendido, Sistema de lubricacin de motor.
2.5.1.1 CARPETAS
Para crear un nuevo sistema, ingrese la informacin referente a:

Sistema: Nombre del sistema. Ejemplo. Sistema Elctrico
Sistema cdigo: Cdigo del sistema
2.5.2. SECCIONES DE ATRIBUTOS

Por la opcin Maestros - Detalle equipo - Secciones de atributos, pueden crearse los grupos de
atributos que nos interesa contar como informacin complementaria del equipo. Ej. Condiciones de
operacin, Parmetros de funcionamiento, Medicin de bateras. Dentro cada una de estas
secciones, pueden crearse diferentes atributos a medir o a configurar como informacin base del
equipo.
2.5.2.1 CARPETAS

Para crear una nueva seccin de atributos,
ingrese la informacin referente a:
Seccin atributo: Nombre de la seccin de
atributos. Ejemplo. Parmetros de
funcionamiento
Seccin atributo cdigo: Cdigo para la
seccin de atributos.

Orden: Orden en el que debe aparecer esta seccin en la informacin del equipo.
2.5.2.1.2. Carpeta Atributos 108
En esta carpeta puede crear los atributos que estn incluidos dentro de esta seccin de atributo.
2.5.2.1.2.1 Nuevo
Crear un nuevo Atributo: Nombre del atributo. Ej. Voltaje, Amperaje, Peso,
Frecuencia.
Atributo cdigo: Cdigo del atributo asociado.

Seccin atributo: Seccin en la cual se agregara el atributo definido.
Tipo atributo: Seleccione el tipo de atributo que est creando, puede configurar
diferentes tipos dependiendo la caracterstica del atributo.
Fecha: Si el atributo es tipo fecha. Ejemplo. Fecha pliza, Fecha revisin tcnico mecnica.
Lista: Si el atributo tiene seleccin de campos de una lista de opciones. Ejemplo. Tipo
carrocera puede tener solo dos opciones de seleccin: Compacta, articulada.
Mltiple seleccin: Si el atributo puede aplicar a varias opciones de la seleccin.
Nmero: Si el atributo es de tipo nmero, Ejemplo. Nmero de bateras.
Texto: Si el atributo es de tipo texto.
Unidad: Unidad en la cual es medido el atributo. Ejemplo. Voltios, Kilos, Hz.
Nombre control: Nombre del control que aparecer al momento de cargar la
informacin correspondiente.
Es variable: Seleccione la opcin si, si el atributo que est creando es tipo variable, es
decir si los tcnicos pueden realizar mediciones de este parmetro en campo.
Resaltado: Seleccione la opcin si, si el atributo es importante en la informacin del equipo y
desea que aparezca en la barra de informacin de cada uno de sus equipos para conocer esta
informacin rpidamente.

Valor mnimo: Valor mnimo permitido para el atributo, este campo aplica para los
atributos tipo variable.
Valor mximo: Valor mximo permitido para el atributo, este campo aplica para los 109
atributos tipo variable.
2.5.3. ATRIBUTOS
Por la opcin Maestros - Detalle equipo - Atributos, pueden crearse los diferentes
atributos que aplican para los diferentes modelos de equipos.
2.5.3.1 CARPETAS
Para crear un nuevo atributo ingrese la informacin correspondiente a:

Atributo: Nombre del atributo. Ejemplo. Voltaje, Amperaje, Peso, Frecuencia.
Cdigo: Cdigo del atributo asociado.
Seccin: Seccin en la cual se agregara el atributo definido.
Tipo: Seleccione el tipo de atributo que est creando, puede configurar diferentes tipos
dependiendo la caracterstica del atributo.
Nota: Si el Tipo escogido es Lista o Mltiple Seleccin se genera una carpeta adicional
que permite configurar las "opciones" que contiene dicho atributo, como se puede observar a
continuacin:

110
2.5.3.1.2. Carpeta Opciones

En esta carpeta se pueden configurar todas las opciones que contiene el atributo tipo Lista o
Mltiple Seleccin, como se puede observar a continuacin:
Para crear una nueva opcin para el atributo tipo listado o Mltiple seleccin ingrese la
informacin correspondiente a:
Opcin atributo: Corresponde a la descripcin de
la opcin que se asigna al atributo tipo Lista o
Mltiple Seleccin.
Cdigo: Cdigo de la opcin atributo creada.
Atributo: Se debe seleccionar el atributo al cual
pertenece la opcin atributo creada.
Orden: Establece el orden en el cual aparecer la
opcin atributo creada en la lista o en la seleccin
mltiple.
Fecha: Si el atributo es tipo fecha. Ejemplo. Fecha pliza, Fecha revisin tcnico mecnica.
Lista: Si el atributo tiene seleccin de campos de una lista de opciones. Ej. Tipo carrocera puede
tener solo dos opciones de seleccin: Compacta, articulada.
Mltiple seleccin: Si el atributo puede aplicar a varias opciones de la seleccin.
Nmero: Si el atributo es de tipo nmero, Ejemplo. Nmero de bateras.
Texto: Si el atributo es de tipo texto.

Unidad: Unidad en la cual es medido el atributo. Ejemplo. Voltios, Kilos, Hz.
Nombre control: Nombre del control que aparecer al momento de cargar la
informacin correspondiente.
111
Es variable: Seleccione la opcin si, si el atributo que est creando es tipo variable, es decir si
los tcnicos pueden realizar mediciones de este parmetro en campo.
Resaltado: Seleccione la opcin si, si el atributo es importante en la informacin del equipo y
desea que aparezca en la barra de informacin de cada uno de sus equipos para conocer esta
informacin rpidamente.
Valor mnimo: Valor mnimo permitido para el atributo, este campo aplica para los atributos
tipo variable.
Valor mximo: Valor mximo permitido para el atributo, este campo aplica para los atributos
tipo variable.
2.5.3.1.3. Carpeta modelos equipo

Para asociar el modelo al cual aplica el atributo, seleccione primero en la bsqueda
avanzada la familia a la cual quiere asignar el atributo. Cuando se halla seleccionado aparecern
los Modelos de Equipo pertenecientes a la familia escogida, donde de acuerdo al atributo, el
usuario seleccionar el Modelo de Equipo que se ajuste, como se ilustra a continuacin,
2.5.3.1.3.1 Aplicar a todos

El botn "Aplicar a Todos" permite asignar un atributo genrico a todos los Modelos de
Equipo que existen en SAMM.
112
Al dar clic sobre el botn "Aplicar a Todos", el atributo aplicar a todos los modelos de
equipos ingresados en SAMM, mostrando el siguiente mensaje para que el usuario certifique el
proceso.
Cuando el usuario de clic en aceptar se habr completado el proceso.
2.5.4. LISTA DE CHEQUEO

Por la opcin Maestros - Detalle equipo - Lista de chequeo, pueden crearse diferentes listas de
chequeo, la lista de chequeo son una serie de actividades que pueden realizarse de verificacin
general en un equipo o para un procedimiento, una vez vinculadas, pueden asociarse a un trabajo
especfico.
2.5.4.1 CARPETAS

Para crear una nueva lista de chequeo ingrese la informacin referente a:
Prueba lista chequeo: Nombre de la lista de chequeo. Ejemplo. Ingreso vehculo taller.
Prueba lista chequeo cdigo: Cdigo de la lista de chequeo.
2.5.5. FALLAS
Por la opcin Maestros - Detalle equipo - Fallas, puede crear diferentes fallas, estas sern las fallas
en las que usted podr clasificar una orden de trabajo, puede usar las fallas generadas por los
diferentes tipos de equipo con los cdigos que el fabricante maneja.
2.5.5.1 CARPETAS

113
Para crear una falla ingrese la informacin referente a:

Falla: Nombre de la falla. Ejemplo. Alta presin
Falla cdigo: Cdigo asociado a la falla. Ejemplo. 005
Falla Padre: Seleccione la falla que generaliza la falla en cuestin.
Procedimiento: Agregue el detalle del procedimiento a realizar en caso de esta falla, si se desea,
puede realizarse una vista del procedimiento de la falla usando el botn impresin de la barra
de herramientas izquierda, este procedimiento podr imprimirse para ser entregado al
tcnico encargado de realizar el ajuste de la falla.
2.5.6. CAUSAS
Por la opcin Maestros - Detalle equipo - Causas, puede crear diferentes Causas, estas sern las
causas en las que usted podr clasificar una orden de trabajo, puede usar las fallas generadas por los
diferentes tipos de equipo con los cdigos que el fabricante maneja.
2.5.6.1 CARPETAS

Para crear una causa ingrese la informacin referente a:
Causa: Nombre de la causa. Ejemplo. Alta presin
Causa cdigo: Cdigo asociado a la Causa. Ejemplo. 005
Causa Padre: Seleccione la Causa que generaliza la causa en cuestin.

114
Procedimiento: Agregue el detalle del procedimiento a realizar en caso de esta causa, si se

desea, puede realizarse una vista del procedimiento de la causa usando el botn impresin de la
barra de herramientas izquierda, este procedimiento podr imprimirse para ser entregado
al tcnico encargado de realizar el ajuste de la causa.
2.5.6.1.2. Carpeta familias

En esta carpeta puede seleccionar las familias a las cuales aplica
la falla seleccione, confirme sus cambios con el botn aceptar.

adjuntados por esta va son los que quedaran asociados a esta falla, para determinar una
imagen como principal de la falla, use el botn de seleccin, la imagen que seleccione
quedara como predefinida para esta falla.
2.6. DETALLE REPUESTO

Por la opcin Maestros - Detalle Repuesto, puede realizar el registro de todos los elementos que son
caractersticas especiales de los tipos de catlogo repuesto.
2.6.1. REEMPLAZOS
Podr registrar los reemplazos que se realizan de un repuesto a otro.

2.6.2. SUPERCEDIDOS
Podr registrar los repuestos que superceden a otro, dado un cambio de referencia o salida del
mercado. 115

3. SERVICIO
3.1 EQUIPOS
116
3.2 SOLICITUDES
3.3 OTS
3.4 CONTRATOS
3.5 CRONOGRAMA
3.6 PROGRAMACIN
3.7 PRELIQUIDACIN
3.8 CIERRE MASIVO OTS
3.9 REPORTE DIARIO
3.10 GASTO
3.11 REGISTRO DE GASTOS
3.12 CIERRE MASIVO DOCUMENTOS
3.13 ACCESO CLIENTES
3.14 ACCESO PROVEEDORES
3.15 RECORDATORIOS
3.1. EQUIPOS
En este men podr crear toda la informacin referente a los equipos SAMM, las configuraciones y
caractersticas de los mismos.
3.1.1 EQUIPOS
Por la opcin de men Servicio - Equipos - Equipos, puede crear los diferentes equipos que
conforman su parque de servicio.
3.1.1.1 CARPETAS

117
Serial: Nmero serial del equipo a ingresar, si no conoce el serial del equipo puede usar el botn
al lado de esta casilla de texto, SAMM generara un serial provisional para su equipo.
Equipo cdigo: Cdigo alterno para identificacin del equipo, en algunos casos puede usarse
como cdigo alterno el nmero de activo con el que cuenta el elemento en la compaa.
Modelo: Seleccione el modelo de equipo al que pertenece el equipo, para buscarlo rpidamente
utilice la lupa al lado derecho de la casilla y ubique el modelo con su cdigo o descripcin. En la
grilla de resultados aparecern los registros de los modelos encontrados, para asociar el modelo
al equipo de doble clic sobre el producto en la grilla de resultados.
Equipo: Existen dos formas de ingresar la informacin en este
campo.
1. Con el check de "Auto Generar CMM" activo: As, de acuerdo a la configuracin

hecha en el botn "Orden CMM", se cargar la informacin de este campo y no se podr
modificar.
2. Con el check de "Auto Generar CMM" inactivo: El usuario podr editar este campo.
Versin: Versin del equipo que est creando en caso que aplique, estas versiones se configuran
para el modelo de equipo.
Tercero: Cliente al cual pertenece el equipo, para buscarlo rpidamente utilice la lupa al lado
derecho de la casilla y ubique el cliente con su Nit o nombre. En la grilla de resultados aparecern
los registros de los clientes encontrados, para asociar el cliente al equipo de doble clic sobre el

cliente en la grilla de resultados.
Sucursal: Si al cliente se le han cargado sucursales aparecern en la lista para asociar el equipo a
una sucursal y ubicarlo posteriormente ms rpidamente. Si en la sucursal usted creo 118
correctamente los datos de la direccin, telfono, contacto y ciudad, se traern
automticamente para el equipo. Esta informacin debe corresponder a la ubicacin actual del
equipo.
Zona: Ciudad de ubicacin del equipo.
Ubicacin: Direccin donde se encuentra el equipo.
Tercero comprador: Use esta casilla cuando, su cliente final para servicio es una empresa
determinada, pero el cliente para facturacin es por ejemplo un Leasing, as tendr la informacin
de los dos terceros asociados al equipo.
Tercero servicio: Use esta casilla cuando, para ese equipo usted cuenta con un tercero adicional
que se encarga del mantenimiento del mismo. Como tercero servicio se entiende una compaa
ajena a su compaa.
Nombre contacto: Contacto del equipo, contacto que debe ubicar el tcnico al momento de
realizar el mantenimiento, en ocasiones puede registrarse tambin el operador del equipo.
Telfono contacto: Telfono de ubicacin del contacto.
Garanta cancelada: Cuando se cancela la garanta de fbrica por cualquier motivo, en esta
opcin podr registrar el motivo de cancelacin de la misma para tenerlo en cuenta al momento
de realizar la prestacin del servicio.
Fecha de puesta en marcha: Fecha en la que se realiz la instalacin del equipo.
Venc. Garanta Fabrica: Fecha en la que vence la garanta de Fabrica del equipo.
Venc. Garanta distribuidor: Fecha en la que vence la garanta del distribuidor del equipo.
Hormetro actual: Valor del hormetro basado en la ltima lectura.
ltima lectura: Fecha de la ltima lectura del hormetro.
Horas garanta: Horas en la cuales es detallado el tiempo de la garanta.
Promedio horas: Promedio de horas de trabajo del equipo.
Estado EQ: Seleccione esta opcin de acuerdo al estado en que se encuentra el equipo
funcionalmente. SAMMWEB por defecto carga el estado Activo e Inactivo.
Costo: establece el costo del elemento u equipo, debe ser de tipo numrico.
Fecha importacin: Fecha de importacin del equipo.
Observaciones: Espacio para diligenciar un texto alusivo al equipo, comentarios
importantes a agregarse.
3.1.1.1.2. Carpeta Datos

Esta carpeta contiene los datos adicionales que complementan los equipos, en esta
carpeta encuentra los datos de caractersticas bsicas del equipo, como: funcionamiento (voltaje,

amperaje), caractersticas fsicas (peso, color, dimensiones.)
Tambin se indica el ciclo al que pertenece el hormetro, cada vez que se realiza un overhall
sobre el equipo se cambia de ciclo.
Si no existen atributos asociados al modelo de equipo del equipo actual seleccionado, la 119
carpeta datos no mostrar ningn tipo de informacin.
Nota: Recuerde que los atributos se asigna al Modelo de Equipo, en el men Maestros - Detalle
Equipo - Atributos - Modelo Equipo y que la informacin inscrita en sta carpeta se guarda con
un permiso independiente respecto a la carpeta info bsica.
3.1.1.1.3. Carpeta Variables

Esta carpeta permite realizar los registros de los parmetros y variables de funcionamiento
del equipo. Pueden crearse las variables que pueden ser medibles del equipo o que son
una caracterstica como tal del mismo. Estas variables medibles pueden ser variables de tipo
(Temperaturas, voltajes, amperajes, Presiones, Etc.)
3.1.1.1.4. Carpeta Hormetros

La carpeta de hormetros tiene como objetivo llevar el control de los hormetros del equipo. La
carpeta estar en tres estados, nuevo, edicin y bsqueda. Inicialmente estar en estado
bsqueda, los controles de rangos tendrn la informacin del primer y el ltimo registro de la
tabla de datos, los cuales sern los ltimos 20 hormetros registrados.
En la tabla de datos aparece informacin de cada uno de los hormetros, segn el motivo del
hormetro hay un link al que lo origin, por ejemplo si el que origino ese hormetro fue un
reporte tcnico el link lo lleva a la carpeta variables de la pgina de reportes, si por otro lado el
hormetro fue generado por un evento, el link lo lleva a la pgina de registro de eventos.
Tambin se indica el ciclo al que pertenece el hormetro, cada vez que se realiza un overhall
sobre el equipo se cambia de ciclo.
El botn nuevo ( ), deja la carpeta en el estado nuevo; para registrar un nuevo hormetro
hay que ingresar el nuevo valor y la fecha de la lectura del hormetro. Hay que tener en
cuenta que el valor del hormetro antes de ser ingresado se verificar que cumpla con todas la
reglas.

120
El botn buscar ( ), deja la carpeta en modo bsqueda para establecer los rangos que el
usuario desea ver en la tabla de datos, estos rangos pueden ser por hormetro o por fecha.
Por ltimo el botn eliminar ( ), borra el registro que se ha seleccionado en la tabla de

datos.
3.1.1.1.5. Carpeta Componentes

Los componentes son repuestos especiales a los cuales se implementan en los equipos.
Cada equipo, puede tener varios sub equipos o componentes, que tienen la posibilidad que se
les preste servicio de mantenimiento, traslados, cambio de equipo padre, etc. Este tipo de
elementos son registrados como componentes.
3.1.1.1.6. Carpeta Contratos

sta ventana permite al usuario ver las fechas de las visitas al equipo, cuando ste est incluido
en un contrato de mantenimiento. Adems muestra las OT que ya se han generado a partir del
contrato. Si la visita tiene asignada una OT, se muestra la fecha de Compromiso proveniente del
documento.

121
3.1.1.1.7. Carpeta Overhalls

La carpeta Overhalls da al usuario la va de ingreso de informacin para las reparaciones los
suficientemente relevantes e importantes en los equipos, que hacen que el hormetro del
mismo deba ser re-iniciado desde ceros.
Ingrese el hormetro del equipo, antes de realizarse la reparacin y la fecha y hora en la cual se
toma sta medicin o se realiza la reparacin.
El check de restauracin de hormetro de componente, tiene la utilidad, de si es "checkeado",
restaurar a cero el hormetro de los componentes que tiene el equipo.
3.1.1.1.8. Carpeta Movimientos

Los equipos pueden trasladarse de una sucursal del cliente a otra, este registro se puede ver en el
tab "Movimientos" de los equipos, donde se muestra la fecha en que el equipo se traslada, la
sucursal de origen y la de destino, adems de la OT de la cual proviene el movimiento.

122
La columna "No. Trazas", muestra las notas anexas a la trazabilidad del equipo, mostrndose
cuando se coloca el cursor sobre el dato (Nmero que se quiere ver) de la columna "No. Trazas",
mostrando el tipo de trazabilidad, la fecha en que se realiza el traslado/movimiento, el cliente,
la sucursal del cliente, el equipo padre (si forma parte de un equipo padre) y el documento (OTT)
que sustenta la traza.
Para crear un nuevo movimiento de clic en el botn , lo cual lo llevar a la siguiente pantalla.

123
Seleccione el Tercero (Cliente), la Sucursal y la fecha donde se registra el movimiento y de clic en

el bot aceptar.
En la carpeta resumen se encuentra los datos:

Tiempo medio entre fallas (Horas): Promedio del tiempo de las fallas presentadas por el equipo
Tiempo medio entre reparaciones (Horas): Promedio del tiempo entre las reparaciones
efectuadas al equipo
Mantenibilidad mensual: Calculo del costo de mantenimiento del equipo mensualmente
Mantenibilidad Acumulada: Calculo del costo de mantenimiento del equipo

Unificar: Cuando existan equipos duplicados en la informacin de SAMMWEB, se podr
usar la funcin de unificar la informacin de los mismos, seleccionando un equipo origen
y un equipo destino, SAMMWEB consolidara la informacin del equipo en el que
usted seleccione como destino.
Buscar: Con esta opcin podr ampliar las opciones de bsqueda de sus equipos con

filtros de familia, marca del equipo y por medio de caractersticas especficas definidas en los
Atributos Resaltados asociados al Equipo a buscar.
124
Duplicar: Permite crear un nuevo equipo basado en los datos actuales. Para crear un
equipo duplicado, se debe ingresar el serial del equipo, y hacer clic en botn
duplicar, se presentara un mensaje de verificacin de la duplicacin, al confirmar la
duplicacin se creara un equipo idntico al equipo actual pero identificado con un nuevo
nmero.
Variables: Permite registrar las lecturas de las variables teniendo en cuenta la Fecha de la
toma de los datos realizados en el equipo.
Hoja de Vida: Permite ver la historia completa del equipo, que tipo de mantenimiento o
tipos de operaciones que ha recibido desde el momento que se insert en la base de
datos.
Ver OTS: Permite ver, editar y crear las rdenes de trabajo correspondientes al equipo
que se est visualizando, esto a partir de la barra de herramientas.
Consultar: En este men podr enviar correo /e-mail al tercero fabricante del
equipo/componente.

125
Eventos: Un evento es una accin que ocurre sobre el equipo, por ejemplo
(normalmente se usan para reportar paros de mquina, por varada, por tanqueo, por
lluvia), otras veces un evento se usa para hacer reportes de produccin.
Soporte: Este icono me indica la disponibilidad de

equipos con el cual cuenta la empresa soporte, cuando
al cliente se le daa o avera su equipo.
Archivos: Permite adjuntar archivos, relacionados con

el equipo, archivos como fotos, manuales, planos,
documentos. El botn ir actualizando y mostrando la
cantidad de archivos que se han ido adjuntando al
registro seleccionado.
Orden CMM: Este botn da al usuario la opcin de

organizar la informacin directa del equipo, con el fin de
lograr verla en un solo campo Equipo), como se puede
apreciar a continuacin,
El usuario debe escoger cuales son los elementos y

cul es el orden en que se mostrar la informacin del
campo "Equipo" del formulario y escoger a cual o cuales
equipos aplicar esta configuracin y luego dar clic en
el botn aceptar. Luego de cerrar la ventana de "Orden

CMM", el usuario debe actualizar la pgina del formulario de Equipos, con el fin de ver los cambios
registrados.
126
Nueva Solicitud: Permite generar una nueva Solicitud de Servicio para el equipo
seleccionado.
Nueva OT: Permite generar una OT para el equipo seleccionado.
Impresin de Formatos / Reportes / Indicadores del formulario de Equipos

3.1.2 COMPONENTES
127
Por la opcin Servicio - Equipos - Componentes, puede crear los diferentes componentes
pertenecientes a los equipos los cuales conforman su parque de servicio.
Los componentes son creados en esta opcin y posteriormente podrn asociarse a un equipo y
podrn ser editados o eliminados. Como componente se consideran los componentes mayores
de un equipo, en SAMM estn catalogados como equipos pero subtipo componente. Cada
componente que se ha adicionado se le especificar un nmero serial puesto que este tomara la
informacin del equipo padre. Los componentes solo pueden crearse desde un equipo, esto quiere
decir que tienen un padre desde su creacin y si se desea, se puede hacer un traslado a diferentes
padres.
Un equipo puede estar compuesto por componentes que estn dispuestos a planes de
mantenimiento, se podr agregar los componentes que pertenecen a un equipo especifico.
Los componentes insertados aparecen en el listado respectivo, en el Men - Servicio - Equipos -

Componentes y podrn ser editados o eliminados segn sea el caso, a cada componente que sea
adicionado se le deber especificar Bsicamente el nombre del Equipo, un nmero de Equipo cdigo,
un Nmero de Equipo Serial y este tomara la informacin de su ubicacin y datos de contacto. Un
componente que sea creado por esta opcin se comportar como un equipo y tiene las mismas
funcionalidades de este, La diferencia es que los componentes solo pueden crearse desde un equipo,
es decir tienen un padre desde su creacin y pueden trasladarse a diferentes padres en su historia.

3.1.3 PRESTAMOS
128
Use esta funcin para realizar prstamos de herramientas a tcnicos y llevar un control de los
inventarios de las mismas.
3.1.3.1 CARPETAS

Por la opcin - Servicio - Equipos - Prstamo, puede realizar el registro de todos los prstamos.
3.1.3.1.2. Carpeta Herramientas

La carpeta de herramientas contiene las herramientas que estn en prstamo como
(osciloscopios, multmetros, prensas, alicates, pinzas, etc.), las cuales se desean devolver
una o todas las herramientas a su estado inicial, para llevar a cabo una ordenada y
sistematizada devolucin se realiza un seguimiento en el cumplimiento del tiempo, como tal,
cada herramienta tiene un Hormetro y una fecha de devolucin.
3.1.3.1.2.1 Devolver un Elemento

129
Devuelve el elemento o la Herramienta que se encontraba en estado de prstamo, a su estado

inicial.
3.1.3.1.2.2 Devolver todos los Elementos

Devuelve los elementos o las Herramientas que se encontraban en estado de prstamo, a su
estado inicial.
3.1.4 HORMETROS
La primera seccin de la ventana de hormetros, corresponde a los filtros de bsqueda de equipo. De
igual forma el primer botn aceptar ejecuta la instruccin dada en los filtros de bsqueda. Luego de
ejecutar la bsqueda de equipos, se mostrar el listado de stos, en donde el usuario de SAMMWEB
puede editar el hormetro registrado para cada equipo en la fecha actual. Se mostrar en la grilla
toda la semana actual. Los nicos registros que se pueden editar son aquellos en que la fecha es igual
o menor a la fecha actual.
Inserte en la casilla correspondiente al equipo y en la fecha de lectura, el hormetro de registro.
SAMMWEB adicionalmente le pedir ingresar la hora en que se registra el hormetro. Por ltimo de
clic en el botn aceptar de la parte inferior de la ventana.
Nota: Tenga en cuenta que a medida que se registran los hormetros del equipo, si ste, est
incluido en un contrato de mantenimiento, el cronograma de mantenimiento se ir ajustando de
acuerdo a este parmetro, si en el tempario del modelo del equipo el bit de proyectar est en SI y en
el MODO AJUSTE est seleccionada la opcin "Por Hormetro Exacto".

El link de Importar Horometros nos lleva a una ventana nueva en donde se debe elegir el archivo de
Excel que se tiene la informacin de los horometros, se debe relacionar cada una de las columnas
que se cargan con los campos y por ultimo hacer clic en el botn aceptar para confirmar el cargue de
los datos; solo se cargaran los datos que cuenten con horometros vlidos. 130

3.1.5 CAMPAAS
131
3.2. SOLICITUDES
Las solicitudes de servicio, son esencialmente la definicin de una necesidad por parte de un cliente,
es un documento temporal donde definimos el cliente, el equipo (en caso de ser un equipo), la
sucursal, el motivo de la solicitud, el departamento encargado, junto con otros datos adicionales, las
solicitudes de servicio pueden ser abiertas por las siguientes causas:
1. Requerimiento de una cotizacin por parte de un comercial, o de un cliente
2. Llamada, mail, fax por parte de un cliente o un prospecto, para realizar una
reparacin, o un mantenimiento preventivo correctivo.
3. Inicio de un nuevo proyecto, para instalacin, o desarrollo de un producto.
4. El nmero de la solicitud, es un consecutivo, que nos interesa nicamente hasta el momento
en que es creada una OT, Cotizacin, o Diagnostico, a partir de ese momento, se transforma
esta solicitud, y el nmero del nuevo documento, es el que importar para el cliente y la
empresa. Sin embargo, para casos de Soluciones Telefnicas, el nico documento que se crear
es, y por ello se tiene este nmero de solicitud para llevar el registro de llamadas. En cualquier
caso, se podr consultar la solicitud, y ver el estado y que O.T o Cotizaciones se le han creado.
3.2.1 SOLICITUDES
Para la creacin de una solicitud, existen dos opciones de creacin, que se describen a continuacin.
Ingreso por la opcin - Servicio - Solicitudes
Link de "Solicitudes" en accesos Rpidos de la pantalla Principal, o en el bloque home respectivo.
3.2.1.1 CARPETAS

La carpeta Info Bsica especifica la informacin de las Solicitudes de Servicio. La carpeta Info

Bsica contiene los datos bsicos necesarios, los cuales permitirn garantizar la mejor atencin a
cada una de las solicitudes.
132
Documento: Tipo de Documento sobre el cual se trabajara, en este caso es en la Solicitud de

Servicio.
Cdigo: SAMM, genera un auto numrico para las solicitudes, este cdigo, es un nmero alterno
que puede registrarse en la solicitud como otro nmero de identificacin de la llamada, en
algunas compaas pueden reportar un nmero de caso, que para sus efectos seria este nmero.
Fecha: indica la fecha y la hora de la recepcin de la solicitud; al momento de la creacin de una
solicitud de servicio, esta fecha es establecida con la fecha y la hora, actual del sistema. Una vez
creado el documento, la fecha no puede ser cambiada por el usuario.
Prioridad: Indica el nivel de importancia que tiene la Solicitud de servicio al momento de
ser generada, este nivel de importancia est caracterizado por: Baja, Media, Alta y de
Emergencia, estas prioridades pueden crearse en SAMM en el men Configuracin - Aplicacin -
Tipo Documento y definir los tiempos de respuesta.
F. Lmite: Esta fecha se carga automticamente segn la prioridad del documento de
acuerdo configuracin de los mismos en la definicin de prioridades.
F. Sugerida: Es la fecha que el cliente sugiere o propone para la realizacin y ejecucin del servicio.
F. Cierre: Es la fecha en la cual se cierra la solicitud de servicio, esta fecha se carga
automticamente cuando el cierre se realiza desde la solicitud, o se cierra cualquiera de los
documentos generados de la solicitud como la orden de trabajo o cotizacin, cerrando de esta

manera el ciclo de servicio.
Cliente: Indica el cliente que realiza la solicitud del servicio. El cliente se puede seleccionar
dando Clic en el icono de buscar ( ), aqu se encontrar toda la lista de sus clientes actuales.
Al ingresar puede buscar por el nombre del tercero, el cdigo, el Nit o el nombre Corto. Si en 133
determinado caso el Cliente al cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra
en la lista de tercero Cliente, se podr crear uno nuevo ( ) e

ingresar los datos para su creacin.
Sucursal: Indica la sucursal del cliente que solicita el servicio, al igual que el cliente, la sucursal
puede seleccionarse dando Clic en el icono de buscar ( ), aqu se encontrar toda la lista que
se muestra en pantalla de las posibles sucursales, a la cual se le asignar una Solicitud de Servicio.
Al entrar en la pantalla de posibles sucursales se podr buscar por el nombre de la sucursal o por
el cdigo de la sucursal. Si en determinado caso la sucursal a la cual queremos asignar la
Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de sucursales, se podr crear una nueva (
) e ingresar los datos para su creacin.

Equipo: Indica el equipo para el cual se solicita el servicio, en algunos casos como en una solicitud
de cotizacin de partes o repuestos, no existe un equipo definido, se deber seleccionar el
equipo "no definido". El equipo se puede seleccionar dando Clic en el icono de buscar ( ), aqu
se encontrar toda la lista que se muestra en pantalla de los posibles equipos, los cuales se
asignarn una Solicitud de Servicio. Al entrar en la pantalla de posibles equipos, se podr buscar
por el nombre del equipo, por el Serial del equipo o por el cdigo del mismo. Si en
determinado caso el equipo a el cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra
en la lista de equipos, se podr crear uno nuevo ( ) e ingresar

los datos para su creacin.
Nota: Si en el momento de realizar la solicitud no se conoce el nmero serial o el equipo sobre el
cual se est realizando la solicitud, podr crearse la solicitud con el equipo creado en la base de
datos como no definido, posteriormente se podr modificar la informacin de la solicitud con el
serial del equipo que se atendi.
Algunas veces pueden crearse solicitudes que no estn ligadas a un equipo especfico, por
ejemplo una capacitacin o una cotizacin, en estos casos, deber crearse la solicitud con
este equipo no definido.
Al seleccionar un Equipo la Aplicacin nos muestra informacin adicional como el nmero de OTs
y Solicitudes que estn asociadas al Equipo elegido. En caso que el Equipo tenga un estado
diferente a Activo o el Tercero sea diferente al Tercero Comprador aparecer un link color rojo

para ver estos datos segn sea el caso.
134
Zona: (ciudad, regin) de Ubicacin actual del equipo.

Contactos: Personas a las cuales se podr contactar con la empresa en algn momento
determinado.
Solicitante: Persona que realiza la solicitud.
Cargo: Cargo de la persona que realiza la solicitud.
Direccin: Direccin de ubicacin actual del equipo.
Telfono: Telfono del cliente
Fax: Fax del cliente.
Email: Email de la persona que realiza la solicitud
Departamento: Departamento interno en su compaa, el cual ser encargado de la atencin de
la solicitud de servicio. Estos departamentos pueden ser creados en SAMM en el men
Configuracin - Servicio - Departamentos de este manual.
Medio: Medio por el cual fue recibida la solicitud, el usuario podr seleccionar de la lista uno de
los siguientes medios (Telfono, Fax, Interna, E-mail, Web)
Motivo Servicio: Descripcin del problema reportado por el cliente.
Proveedor: Si el equipo es atendido por un tercero prestador de servicios, se selecciona el
tercero encargado de procesar esa solicitud.
Solucin: Si el motivo por el cual se est pidiendo una solicitud de servicio no requiere de un
servicio tcnico presencial y este se puede solucionar con un servicio de soporte telefnico,
puede realizarse el cierre por medio del botn de la barra de herramientas Solucionar, all podr
registrar la respuesta dada al cliente para el cierre de la solicitud y se activara este bit, indicando
que ese documento tuvo una solucin telefnica.
Estado: Es el estado actual en el cual se encuentra el documento, puede estar en proceso,
aceptada, cancelada.
Una vez se ha diligenciado la informacin de la solicitud de servicio, esta se crea mediante el
botn aceptar, estas solicitudes quedan en estado nuevas hasta que se determine el proceso a
seguir segn la solicitud.
3.2.1.1.2. Carpeta Info adicional

En info adicional se vern los atributos adicionales creados de tipo documento para la Solicitud
de Servicio.

Nota: Si existen atributos marcados como obligatorios, cuando se crea el documento,
SAMMWEB solicita el ingreso de estos datos, direccionando a la carpeta info adicional. Si existe
informacin marcada como obligatoria en esta carpeta y no se ingresa datos, SAMMWEB no
permitir crear el documento. 135
3.2.1.1.3. Carpeta Comentarios

En esta carpeta podr introducirse informacin concerniente a la solicitud de servicio,
comentarios importantes del requerimiento del cliente, estos comentarios pueden ser editados
independientemente del estado del documento, adems estarn siempre disponibles para
consulta interna del departamento de servicio.
Nuevo: Con el Botn de Nuevo, se podr crear un nuevo comentario, para consultarlo
posteriormente en la solicitud.
Actualizar Grilla: Con el Botn podr Actualizar la grilla despus de haber

ingresado el comentario.
Documento comentario: Descripcin corta del comentario a la solicitud

Comentario: Notas en detalle de la solicitud, observaciones internas acerca de la misma.
Recordar: Con esta opcin SAMM recordara el comentario en todos los puntos de seguimiento
del proceso y en los nuevos documentos generados para que sea tenida en cuenta.
3.2.1.1.4. Carpeta Documentos

En la Carpeta de Documentos, se pueden visualizar los documentos posteriores generados de la
solicitud de servicio, cada uno con la informacin clave para su identificacin y seguimiento, el
nmero del documento, el estado y su fecha de creacin. Para consultar el documento, puede
hacer link sobre el nmero del documento y este se abrir en la ventana correspondiente.

136
Solucionar: Cuando se le da una solucin inmediata al cliente, puede hacer clic en el botn
solucionar.
Aqu se digitar la respuesta que le fue dada al cliente en el momento de solicitar una
Solucin rpida, as como la fecha y hora en la que se gener la solucin rpida, esto
soportara todas las solicitudes recibidas. Cuando se ingresa por esta solucin rpida y se confirma
con el botn aceptar, la solicitud queda cerrada automticamente.
Para que se muestren los campos de Fecha y Hora de la Solucin en el pop, se debe activar el permiso
correspondiente en la configuracin de los permisos asociados al perfil con el cual se realiza la accin.
Una vez activo el permiso y recargada la ventana correspondiente, el pop incluir los campos en
cuestin.

137
Histrico: Es el Icono que me permite ver la informacin de historia de la solicitud de

servicio, indica el estado o los estados por los cuales ha pasado esa solicitud desde el
momento de su creacin, las fechas en las que fue cambiada a cada uno de los estados,
con el usuario responsable y el nmero de das en el estado determinado.

138
Estado: Estado en el cual se desea poner la Solicitud de servicio, con el fin de tener un
mayor control Organizacional de la parte de servicio tcnico. Los estados son definidos por
el empresa, por defecto una solicitud tiene los estados de cancelada, Nueva y en proceso.
Para realizar la accin de cambio de estado a cancelada, se realiza una validacin y se debe
especificar la causa de cancelacin de la solicitud. Esta solicitud quedara entonces en estado
cancelada y podrn consultarse por su estado en el men Servicio - Solicitudes canceladas y podr
generarse un reporte de las solicitudes que han sido canceladas y el detalle de sus causas por la
opcin Reportes, carpeta solicitudes, solicitudes canceladas.
Nota: Tenga en cuenta que si la solicitud solo tiene un documento hijo, y ste ltimo pasa a
estado cerrado, automticamente la solicitud tambin se cierra.
Nota 1: Desde SAMMWEB se puede configurar el envo de correo en el momento en que se crea o se
cambia de estado la solicitud de servicio.
3.2.2 SOLICITUDES ABIERTAS

Permite filtrar y ver nicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Abiertas.
3.2.3 SOLICITUDES CERRADAS

Permite filtrar y ver nicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Cerradas.
3.2.4 SOLICITUDES CANCELADAS

Permite filtrar y ver nicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Canceladas.
3.3. ORDENES DE TRABAJO

Las ordenes de trabajo, las cuales se les define como OT, son el corazn del sistema de

administracin de mantenimiento SAMM, es el documento que contiene toda la informacin
necesaria para atender correctamente las necesidades de un servicio. La Orden de trabajo puede
iniciar por varias vas como son:
Solicitud de servicio 139
Cotizacin
Contrato de mantenimiento
Orden de trabajo
Pasa por los requerimientos del cliente, reportes de actividades, repuestos, programacin de tcnicos
o terceros y finaliza con el reporte o comprobante de servicio para realizar el cierre.
La orden de trabajo nos permite administrar toda la informacin relacionada con el servicio como:
Informacin General de la O.T:
Informacin Bsica del Cliente
Informacin del tipo de trabajo (Diagnostico, mantenimiento preventivo,
mantenimiento correctivo, Etc.)
Informacin de lugar de ejecucin del servicio
Informacin del objeto de servicio y de la posible causa
Fecha y Hora de creacin de la O.T
Fechas de compromisos de entrega de los trabajos a realizar.
Prioridad del servicio.
Detalle de las entradas y salidas del equipo en caso de ser un servicio de taller.
Informacin de Planeacin: (elemento opcional, que se asignara automticamente, si la Orden de
trabajo proviene de una cotizacin o de una visita de contrato de Mantenimiento):
Detalle de cada una de las actividades a realizar y tiempo presupuestado.
Detalle de repuestos necesarios y cantidades a emplear.
Detalle de Servicios de terceros, con cantidades y costos generados.
Detalle de consumibles.
Detalle de Herramientas a emplear.
Informacin de Programacin:
Informacin de los tcnicos asignados, con sus fechas y horas.
Reprogramaciones. Informacin del reporte de servicio
Detalle de actividades realizadas.
Tiempos invertidos por el departamento de servicio, indicando, ingeniero o tcnico y detalle

de horas y de actividades realizadas y Actividades pendientes.
Informacin de repuestos solicitados y entregados
Requisiciones de repuestos que detallan fechas de solicitud, cantidades solicitadas, 140
cantidades entregadas, Fechas de entrega, y elementos pendientes.
Otra informacin relacionada:
Definicin de traslados de equipo (como equipos de respaldo entregado mientras se
soluciona la falla, alquiler de equipo, traslado de cliente, traslados de componentes entre
equipos).
Tiempos Down (Tiempos de parada de equipo).
Documentos Anexos: (fotografas, Planos estructurales, manuales, detalles tcnicos, cartas,
etc.).
Pruebas y Evaluaciones (Test de equipo como pruebas de autonoma, vibracin, etc.
evaluaciones de calidad posteriores al servicio).
Detalle de costos y liquidacin del servicio.
Motivos de Stanby de OT.
Variables de Equipos tomadas en la ejecucin del servicio. (Temperaturas, voltajes,
amperajes, Presiones, Etc.)
Registro de Horometros.
Detalle de fallas reales detectadas.
Con todos estos elementos se conformaran los diferentes informes de gerencia, y se generaran
excelentes soportes sobre el historial de cada equipo.
3.3.1 VAS DE CREACIN DE ORDENES DE TRABAJO
3.3.1.1 Nueva OT a partir de una solicitud de servicio

Una vez creada una solicitud de servicio. Desde all podemos crear la orden de trabajo,
empleando la barra de herramienta de la solicitud con el botn "OT".
Orden de trabajo de Diagnstico: Para crear una orden de trabajo de diagnstico se deber hacer clic
en el botn de "OT" Que se encuentra en la solicitud y finalizar seleccionando el tipo de servicio
Diagnostico. Para este tipo de rdenes de trabajo debemos tener en cuenta las siguientes
indicaciones.
Las rdenes de trabajo de diagnstico son rdenes de trabajo especiales que permiten realizar una
evaluacin al equipo, y as determinar su estado, las actividades que se deben realizar y los repuestos
que se necesitan cambiar. y posteriormente realizar una cotizacin de servicio, o determinar la
creacin de una orden de trabajo de servicio.
Orden de trabajo de servicio: Este tipo de rdenes tiene la misma estructura de las rdenes de

trabajo de diagnstico, su diferencia radica en que el tipo de servicio no es Diagnostico. Para crear
una orden de trabajo de servicio se deber hacer clic en el botn de "OT" Que se encuentra en la
solicitud y finalizar seleccionando uno de los tipos de servicio disponibles (Mantenimiento
Preventivo, Mantenimiento correctivo, Etc.) 141
Nota: Para una solicitud abierta podemos crear varias rdenes de trabajo y de esta manera llevar
control sobre mltiples rdenes de trabajo para una solicitud.
Usted puede crear los diferentes tipos de servicio que presta su compaa en la opcin
Configuracin - Servicio - Tipos de servicio
3.3.1.2 Nueva OT desde contrato de mantenimiento

Otra forma de crear las rdenes de trabajo, es mediante las visitas definidas dentro de un contrato de
mantenimiento.
Los contratos de mantenimiento permiten definir las fechas de las visitas programas para cada
servicio, como estas visitas fueron previamente acordadas con el cliente, no es necesario tener una
solicitud para la creacin de la orden de trabajo.
Para crear las rdenes de trabajo, a partir de un contrato de mantenimiento, debemos ingresar a
consultar el cronograma de visitas, cronograma que podemos visualizar en la opcin de men
Servicio - Contratos - Cronograma, all podremos realizar bsquedas por Cliente, Sucursal, Equipo,
Tempario y Nmero de Contrato.
En el cronograma se podr ver la fecha de las visitas programadas a realizar en los meses que usted
elija visualizar. Este cronograma presenta un control calendario, donde podr observar con cuadros
naranjas las visitas listas a ejecutarse. Ubicndose en la semana deseada y en el da especifico, podr
generar la OT de uno o varios equipos.
Nota: Para las rdenes de trabajos creadas desde contratos de mantenimiento la planeacin de
repuestos, actividades y herramientas se realiza de forma automtica. Tomando los datos del
tempario detallado en la visita. Adems stas rdenes inician en estado "Aprobadas". Tenga en
cuenta que tendr que asignar los permisos necesarios para crear la OT.
3.3.1.3 Nueva OT desde cotizacin de servicio

Desde un documento cotizacin puede igualmente generar una orden de trabajo cuando se requiera
intervencin del personal tcnicos, la orden de trabajo que se genera contara con la planeacin de
los trabajos cotizados, asegurando que se cumpla completamente el presupuesto entregado al
cliente y adicionalmente calcular la rentabilidad de cada uno de los servicios cotizados, comparando
el valor cotizado vs el valor real invertido por los tems que pueden ser cargados a la orden de trabajo
como son los trabajos, repuestos, servicios de terceros, consumibles y viticos.
3.3.1.4 Nueva OT desde otra orden de trabajo

La ltima forma de crear una Orden de Trabajo, es realizarla a partir de una orden de trabajo
existente. ste proceso se podr realizar desde el botn "Orden de trabajo OT" de la barra de
herramientas de la OT.

Crear una OT desde una OT existente tiene las siguientes ventajas:
A partir de una Orden de trabajo de diagnstico:
Crear una OT desde una OT de diagnstico existente, permite completar ms fcil y rpido el ciclo de 142
servicio convencional de diagnstico - reparacin, permitiendo al usuario crear la OT de servicio, una
vez se finaliza el diagnostico. Muy til en casos en donde no es necesario realizar una cotizacin para
iniciar a realizar los trabajos.
Crear la OT desde la orden de trabajo de diagnstico permite, alimentar automticamente el campo
de Diagnostico o Posibles causas de la nueva OT creada.
Importante: Para crear una nueva OT desde una OT de diagnstico, esta debe estar finalizada. De
esta forma toma el reporte de servicio del diagnstico como diagnstico y posibles causas de la
nueva OT.
A partir de una Orden de trabajo de servicio:
Al igual que las OTS de diagnstico, desde una OT de servicio, podemos crear una nueva OT, proceso
recomendado en servicios en donde se requieren varias OTS para completar el servicio. Un ejemplo
comn de este tipo de procedimiento se ve en la ejecucin de OTS de contratos de mantenimiento
preventivo, OTS de trabajo que al ejecutarlas pueden generar OTS de mantenimiento correctivo.
Al crear una OT a Partir de una OT de servicio existente, la nueva OT tomara los datos de la OT desde
la que se origina.
Importante: A diferencia de las OTS de diagnstico, en las rdenes de trabajo de servicio podemos
crear OTS desde cualquier estado.
3.3.2 TODAS LAS OT

3.3.2.1 CARPETAS
143

De todos los procesos administrados por SAMM, la orden de trabajo es el documento
ms importante y de ms relevancia, puesto que es el documento que gestiona toda la
informacin para llevar una correcta metodologa de trabajo en el departamento de
servicio, por esta razn al momento de la creacin de la orden de trabajo se debe entregar la
mayor cantidad de informacin que se logre adjuntar, debido a que esto nos ayudara a crear
la base de informacin tcnica de equipos, comportamientos de fallas los cuales nos brinden
soluciones rpidas y efectivas a la hora de realizar la labores diarias.
En la carpeta de informacin Bsica se encontrar los parmetros de ms importancia y
ms relevantes en una OT, se sugiere adjuntar en lo ms posible la mayor informacin puesto
que servir para llevar un mayor control en las operaciones y generaciones de servicios.
Todas las opciones de consulta, o bsqueda de rdenes de trabajo, presentan los
registros encontrados en una ventana desde la que podemos conocer toda la informacin
relacionada con la OT. En la parte izquierda se encuentran los registros resultantes de la
bsqueda diferenciando la prioridad de cada OT con un color diferente, esta prioridad se indica
en la imagen al inicio de cada registro en la tabla. De la siguiente forma:
Rojo con intermitencia: Indica que la OT es de prioridad Urgente
Rojo: Indica que la OT es de prioridad Alta
Amarillo: Indica que la OT es de prioridad Media
Naranja: Indica que la OT es de prioridad Baja
Para su creacin, la orden de trabajo cuenta con los siguientes datos clave:
Documento: Identifica el tipo de Documento en el cual se est trabajando.
Cdigo: Cdigo adicional al generado por SAMM para identificar la orden de trabajo,
puede ser el caso de un cdigo diferente en formatos pre impresos.
Fecha: Este parmetro indica la Fecha y la hora en la que se genera la OT al momento de
su creacin, esta fecha es establecida con la fecha y la hora actual del sistema. Una vez
creada la OT la fecha no podr ser modificada por el usuario.
Tipo Servicio: Indica el tipo de servicio que se va a realizar en la OT, de acuerdo al tipo
de servicio seleccionado. Puede crear los diferentes tipos de servicio por la opcin
Configuracin - Servicio - Tipos de servicio
Departamento: Departamento al que ser asignado la Solicitud de Servicio
(tcnico, Comercial, etc.). Puede crear los diferentes departamentos de servicio por la
opcin Configuracin - Servicio - Departamentos
Coordinador: Persona Encargada de coordinar que se lleve a cabo la OT, desde que
se genera la Solicitud de OT hasta el cierre de la misma.

Cliente: Indica el cliente al que se le realizar el servicio de la OT. Puede
seleccionar el cliente por dos mtodos, de acuerdo a la configuracin en Parmetros
Generales y a la cantidad de datos
144
1. Mediante la seleccin del cliente.
2. Mediante el ingreso de NIT o razn Social de Cliente en el botn
de bsqueda. Lo cual al dar clic en la lupa del

buscador lo llevara al siguiente filtro de bsqueda.
En la primera casilla Digitando la razn social del cliente y presionando en el

icono Buscar( )para realizar la bsqueda.
Digitando el cdigo del tercero en la segunda casilla, y presionando en el
icono Buscar( ) para realizar la bsqueda
Digitando el NIT en la tercera casilla, y presionando en el icono Buscar( )

para realizar la bsqueda.
Digitando el Nombre Corto en la cuarta casilla, y presionando en el icono
Buscar( ) para realizar la bsqueda.
Haciendo clic en el botn de seleccin de cliente ( ), y seccionndolo de

la lista que se mostrara en pantalla.
Si el cliente no se encuentra registrado en la base de datos, se deber crear
haciendo clic en el botn de nuevo cliente ( ) y llenar los campos

correspondientes.
Sucursal: Indica la sucursal para el cual se va a realizar el servicio. La sucursal se
selecciona haciendo clic en la pestaa. SAMM carga las sucursales que tiene el cliente,
esto hace que sea mucho ms fcil la seleccin de la sucursal.
Si el cliente requiere editar algn dato de la Sucursal, en la parte derecha del
campo "Sucursal" aparece el botn ( ), lo cual lo llevar al "Modo Edicin" de la
Sucursal.
Equipo: Indica el equipo para el cual se solicita el servicio de la OT. SAMM carga los
equipos que tiene el cliente en determinada Sucursal, esto hace que sea mucho ms
prctico escoger el equipo objeto de servicio.

Si no existe el equipo para la Sucursal seleccionada, puede crearlo dando clic en el botn 145
"nuevo" con el icono de nuevo ( ) y llenando los campos correspondientes a la
informacin del equipo.
Al seleccionar un Equipo, SAMM nos muestra informacin adicional como el
nmero de OTs y Solicitudes que estn asociadas al Equipo elegido. En caso que el
Equipo tenga un estado diferente a Activo o el Tercero sea diferente al Tercero
Comprador aparecer un link color rojo para ver estos datos segn sea el caso.
Sistema: Si la orden de trabajo se realizara para un componente de un equipo,

puede especificar el sistema donde se encuentra montado y/o instalado.
Prioridad Documento: Prioridad para la atencin de la OT, (Baja, media y alta).
F. Lmite: Establece la fecha lmite de entrega de los trabajos sugeridos en la OT.
F. Sugerida: Es la fecha sugerida por el cliente para la ejecucin del servicio, Caso
frecuente en que el equipo se detiene para realizar los trabajos.
F. Compromiso: Establece la fecha de compromiso de entrega de los trabajos o cierre
de la OT. Basado en esta fecha SAMM realiza el clculo del indicador de oportunidad de
entrega de las OTS.
F. Garanta: Indica la fecha de vencimiento de la garanta por el trabajo que se realiz
en la OT.
F. Cierre: indica la fecha de cierre de la OT, esta fecha no puede ser
modificada posteriormente.
Zona: Es la Zona o Ciudad de Ubicacin actual del equipo, el listado de ciudades se
generara de acuerdo a lo previamente configurado en el Configuracin | Zonas.
Contactos: Personas que realizan la solicitud de OT.
Contacto: Indica o establece el nombre de la persona contacto, que solicita el servicio.
Cargo: Cargo de la persona contacto que solicita el servicio.
Direccin Ubicacin: Direccin de ubicacin donde se realizar el servicio.
Telfono: Telfono del cliente
Fax: Fax del cliente.

Email: Email de la persona que realiza la solicitud.
Proveedor: Si el equipo es atendido por un tercero prestador de servicios, se
selecciona el tercero encargado de procesar esa orden de trabajo.
146
Motivo Servicio: Indica o establece el motivo del servicio por el cual se origin la OT, en
este espacio podemos describir los trabajos a realizar, la Descripcin del problema
reportado por el cliente que presenta el equipo, etc., esta informacin se precarga de
acuerdo a la configurada en la solicitud de servicio con la llamada del cliente.
Nota: los datos de Motivo del servicio de la OT es auto llenado con el campo "Motivo
Objeto del servicio" si esta procede de una solicitud, en caso que se genere por un
contrato de mantenimiento se llenara con el nombre de la visita, y en caso de ser
generado por una cotizacin se llenara con el campo "Descripcin" de la cotizacin.
Diagnstico Inicial: Indica o establece las posibles causas por las que falla un equipo o
podra describirse el diagnstico inicial del mismo. Es de bastante importancia es de
bastante importancia a la hora de ejecutar la OT, pues podemos planear ms fcil el
servicio.
Duracin: Duracin de la OT en fraccin de hora.
N. Reclamacin: Nmero de la reclamacin a fabrica en el caso equipos nuevos con
registro cargado en el fabricante o distribuidor del equipo.
En Taller: Para el caso de una empresa de servicios, indica si la orden de trabajo se
ejecutara en los talleres de la empresa o se ejecutara en las instalaciones del cliente.
Para el caso de una empresa de manufactura, indica si la orden de trabajo se ejecutara
en los talleres de la empresa o se ejecutara por un tercero fuera de las instalaciones de la
empresa.
Estado: Es el estado actual en el cual se encuentra el documento, puede estar en
proceso, aceptada, cancelada etc.
Nueva: la OT no ha iniciado su proceso de ejecucin, indica que la OT est en estudio
para ser aprobada.
Aprobada: indica que la OT fue aprobada, pero an no se ha programado un tcnico
para su ejecucin.
Programada: Indica que para la OT ya ha sido programado tcnico
Aplazada: indica que la orden de trabajo inicialmente fue programada y luego fue
aplazada su programacin, y aun no se ha reprogramado nuevamente.
Reprogramada: Indica que la orden fue aplazada por lo menos una vez y que ya ha
sido programada nuevamente
Stanby: Indica que la orden de trabajo ha detenido su curso, por algn motivo
(ejemplo: espera de repuestos por importacin) y que se retomara nuevamente, cuando
se logre solucionar la causa del Stanby.
Cerrada o Finalizada: Indica que la OT ha culminado su proceso de ejecucin y el motivo
del servicio fue solucionado satisfactoriamente

Cancelada: Indica que por algn motivo la OT se cancel y no se realiz.
Importante: Las ordenes de trabajo, que se crean desde contratos de mantenimiento, inician su
proceso desde estado "Aprobada".
147
Una vez se ha diligenciado la informacin de la orden de trabajo, esta se crea mediante el botn
aceptar, estas rdenes de trabajo quedan en estado nuevas hasta que se determine el proceso a
seguir segn la orden.
3.3.2.1.2. Carpeta Trabajos

En la Carpeta de Trabajos podr encontrar los trabajos de mantenimiento realizados con sus
respectivos tcnicos, la Fecha, la Duracin, Horas Hombre y Actividades, sta carpeta es el
resumen de los trabajos realizados a la orden de trabajo y es alimentada por cada uno de los
reportes tcnicos que se realicen sobre la orden de trabajo. En la parte de arriba de la grilla
aparecer el clculo total de la duracin de la OT y el clculo total de las horas hombre reportadas
para esa OT.
Nuevo: Dando Clic en el Icono de Nuevo podr insertar la informacin requerida para
generar un nuevo registro de Trabajos.
Editar: Seleccione el registro a editar y de clic sobre el botn editar. SAMMWEB lo

direccionar al reporte tcnico
Eliminar: Seleccione el registro y de clic en el botn eliminar. En caso de que el Gasto

asociado al reporte est legalizado el reporte no se podr eliminar; se muestra el
mensaje indicando el motivo.
Informe Cliente: El botn Informe Cliente servir como gua para genera un reporte
el cual ser enviado al cliente, con fines de informar cuales fueron los alcances
obtenidos en el trabajo realizado. Puede construir este reporte basado en los diferentes
reportes tcnicos que contiene la orden de trabajo.

148
Importante: El botn le permite al usuario realizar y configurar el informe de cliente de

manera general y ms gil, de acuerdo a los textos ingresados en el reporte tcnico.
3.3.2.1.3. Carpeta Comentarios

Permite ingresar y conocer los comentarios o aclaraciones que se han realizado para la
Orden de Trabajo.
Puede adicionarse tambin comentarios del documento padre, que en el caso de la orden puede
ser la solicitud de servicio, la informacin adicional del comentario se despliega en un cuadro de
texto para una mejor lectura.
3.3.2.1.3.1 Nuevo
Ingrese por medio del botn nuevo para generar un nuevo comentario.
Documento Comentario: Descripcin o idea principal del comentario.

Comentario: Descripcin del comentario general para la orden de trabajo.
Recordar: Opcin para activar que recuerde lo descrito en el comentario para cada

documento generado.
Documento: Nmero de la OT en la que se realiza el comentario.
149
3.3.2.1.4. Carpeta Documentos
Esta carpeta contiene la informacin relacionada a Documentos generados de la orden de
trabajo seleccionada, aqu podr consultar las cotizaciones generadas, ordenes de
trabajo hijas o requisiciones generadas, en la tabla encontrara una informacin base del
documento y podr consultarlo haciendo clic en el nmero del documento correspondiente.
3.3.2.1.5. Carpeta Detalle

En la Carpeta de detalle se muestran todos los tems cargados a la orden de trabajo, con el cdigo
de cada uno de ellos, su descripcin y los porcentajes planeados y ejecutados en cantidades y
valores. Con su total respectivo para la valorizacin de la orden en cualquier momento del
proceso.
3.3.2.1.6. Carpeta Check List

Los llamados Check List, son pruebas que se le hacen a los equipos, estn pruebas estarn
registradas en una listas de verificacin administradas por cuestionarios que se pueden realizar
en el momento de ingreso de una O.T o en el momento de la salida de un equipo, con el principal
motivo de verificar que todos los elementos estn en el lugar que se desea, y que se hayan
logrado los objetivos planteados en el mantenimiento. Los diferentes check list pueden ser
cargados y configurados por la opcin Maestros - Detalle Equipo - Lista de Chequeo.

150
3.3.2.1.7. Carpeta Pendientes

En esta carpeta puede determinar de los diferentes elementos del catlogo cuales se encuentran
pendientes para entregarse o montarse a la orden de trabajo determinada.
3.3.2.1.8. Carpeta Evaluaciones
Esta carpeta permite realizar evaluaciones sobre cada orden de trabajo, como evaluaciones
de calidad. Para realizar la evaluacin respectiva, puede seleccionarla de la lista, cargar la fecha
de realizacin de la encuesta y la persona encuestada, esta informacin es muy importante a la
hora de generar indicadores y estadsticas que evalen cada servicio realizado, y basados en los
resultados de las evaluaciones implementar estrategias encaminadas al mejoramiento continuo
del departamento de servicio tcnico y en general de la compaa.
Si el documento se encuentra en un estado que no permite la edicin solo se podrn ingresar

las encuestas nuevas, ms no editarlas.
Para realizar el registro de las evaluaciones se debe ingresar al men Configuracin - Servicio -
Evaluaciones.

El Men de Orden de Trabajo contiene una barra de herramientas, desde la cual se puede
administrar el proceso de evolucin de la OT. A continuacin se realiza una breve descripcin de cada
una de las funciones que se puede administrar desde all.
151
Botn Aprobar OT: Permite realizar la aprobacin de la OT, para as poder iniciar su
proceso y seguimiento
Las ordenes de trabajo generadas a partir de una Solicitud de servicio, inician su proceso en estado
"Nueva", la orden de trabajo debe ser aprobada, antes de iniciar su proceso, una vez aprobada la
orden de trabajo, podemos proceder a realizar la programacin, registro de los reportes de servicio,
Etc.
Nota: Las ordenes de trabajo que se encuentren en estado Canceladas, o Cerradas, las podemos
reabrir, utilizando el botn aprobar; SAMM solicitara la confirmacin de la aprobacin de la de OT, y
una vez aprobada, podremos continuar con el proceso de ejecucin.
Botn Planear OT: Permite realizar la aprobacin de la OT, para as poder iniciar su
proceso y seguimiento. Uno de los procesos ms importantes en SAMM es la planeacin
del desarrollo de una OT, esta planeacin, incluye actividades, Repuestos, Otros gastos,
Etc., y permite que realicemos seguimiento de lo planeado frente a lo real ejecutado.
La planeacin de una orden de trabajo en SAMM puede establecerse de diferentes formas como se
describe a continuacin:
Automtica: La planeacin se efecta de forma automtica cuando las OTS se crean a partir
de una cotizacin o mediante un contrato de mantenimiento apoyados en el cronograma de
visitas. Las ordenes de trabajos generadas desde una cotizacin, toman todo el detalle de
actividades, repuestos y servicios cotizados como planeacin de la OT; en el caso de las OTS
generadas desde una visita de un contrato de mantenimiento, la planeacin estar sujeta al
tempario correspondiente a la visita.
Manual: Cuando la Orden de trabajo se crea a partir de una solicitud de servicio, para la cual
no existe una cotizacin establecida, tendremos que realizar la planeacin de las OT de forma
manual, es decir, debemos indicar las actividades a realizar, junto con los repuestos o partes,
y los gastos adicionales que generara la ejecucin de la OT.

Carga de tems a la planeacin de la OT
En la Carpeta tem Documento se ingresan los diferentes tems que se incluirn en la orden
de trabajo OT, estos tems pueden componerse de repuestos, actividades, temparios etc. 152
Los tems pueden clasificarse en categoras que pueden ser creadas, mediante el botn nuevo,
una vez es creada la categora pueden adicionarse los tems correspondientes.
Para adicionar un tem seleccione el elemento que desea adicionar segn el tipo de catlogo
(Actividades, equipos, repuestos, otros, productos, temparios), seleccionado el tipo de catlogo,
seleccione por medio del buscador el elemento a cargar.
Los tems se cargaran en la grilla correspondiente y dentro de la categora que se cre, en esta
grilla podr editar el nombre del elemento, la cantidad, el valor y su porcentaje de
descuento. Para confirmar los cambios use el botn aceptar.
Cuando los elementos del catlogo superan las existencias, la cantidad planeada, aparecer en
letras rojas. En la parte de arriba de la grilla se encontrara un check que determina si se
mostrara la existencia del elemento del catlogo y en el caso en que la cantidad planeada de
este se encuentre en rojo, mostrara tambin en que documentos se encuentran las existencias del
catlogo.

153
Si desea editar informacin complementaria de un elemento de la grilla, seleccione la fila por

medio de la columna ( ) y utilice el botn de editar para modificar la informacin
correspondiente al elemento.
Si desea aplicar descuentos a varios tems lo puede hacer en el botn "aplicar varios tems".
Procedimiento para aplicar descuento a varios tems:

1. Seleccione de la grilla de tems cargados, aquellos a los cuales les va a ser aplicado el
descuento:
154
2. Click en el botn "aplicar varios tems". En el campo Descuento a aplicar indicar el

valor del descuento a establecer para los tems seleccionados:
3. Al dar Aceptar, el descuento se ver reflejado en la grilla de datos:

155
Carpeta Quien Paga

La carpeta quien paga es en la que se determina quin va a asumir el pago de repuestos,
equipos, tipos de mantenimiento y actividades a los cuales se le realice mantenimiento,
esto es posible indicando los porcentajes que se les asigna a cada responsable, como a el
distribuidor, el Fabricante, o el Cliente.
Importante: realizar la planeacin de una Orden de trabajo, permite realizar seguimiento

continuo a los costos que est generando una OT, y detectar fcilmente sobre costos que estn
generando. Adems la planeacin permite crear la requisicin de repuestos ms fcil y rpida.
Botn Programar: Cuando la OT es aprobada, El siguiente paso es la asignacin del

personal Tcnico o de Operacin que va a ejecutar los trabajos, esta asignacin la
podemos efectuar mediante el botn "Programar" de la barra de herramientas.
Para realizar la programacin de la orden de trabajo SAMM presenta una ventana con cuatro
secciones, la primera contiene un calendario el cual se presenta como un filtro til al momento de la

programacin y de la bsqueda de programacin de tcnicos los cuales realizaran las tareas del
respectivo servicio, la segunda contiene un buscador de OTS, la tercera contiene un buscador de
Tcnicos y la cuarta la grilla de programacin en donde se presentan en las columnas los 7 das de la
semana actual y en las filas los tcnicos los cuales pueden ser programados para la ejecucin de la 156
orden de trabajo. Para mayor facilidad en el momento de la consulta de la programacin, los das
festivos establecidos en SAMM, se presentaran de color Rojo, as puede diferenciar rpidamente los
das festivos que existen en la semana de programacin actual.
Buscadores Programacin.
SAMMWEB incluye dos buscadores con diferente objetivo de bsqueda de informacin ubicado en la
parte superior de la grilla de tcnicos. El primero corresponde a la bsqueda por OT, de acuerdo a
parmetros de Tercero, Sucursal, Equipo, Departamento, Zona o para las OT que ya cuentan con un
reporte tcnico. Tiene el objetivo de facilitar la bsqueda de la OT que se va a programar, cuando no
se realiza desde el documento.
Nota 1: La importacin de datos a SAMMWEB se realiza mediante una platilla de Excel .xls (97 -
2003).
El otro buscador, corresponde a la bsqueda por tcnico que se desea programar.
Para realizar la programacin se debe ubicar en la en la fila del tcnico al cual se le desea asignar un
trabajo. Haciendo clic sobre el nombre del tcnico, se abrir la venta de crear programacin,
ventana que define todos los parmetros de datos de la programacin del tcnico.

157
Nota 1: Las lneas de color negro que aparecen en la imagen de la vista "Crear Programacin"
corresponden a los datos que trae por defecto SAMMWEB desde la OT. (Tercero, Sucursal, Desde)
Nota 2: Dado que SAMMWEB permite agrupar los usuarios de acuerdo a criterios estructurales de la
empresa, en la programacin de OT, si el usuario coordinador que programa a los tcnicos pertenece
a uno de estos grupos, la informacin de tcnicos que aparece en pantalla, se reducir a los que
pertenecen al mismo usuario coordinador. Esta parametrizacin se realiza desde el Men
Configuracin - Seguridad - Grupo.
Barra de Herramientas de programacin
Disponibilidades de Tcnicos.
sta en una de las opciones ms importantes en la grilla de programacin debido a la
creacin y consulta de Turno y no disponibilidad de tcnico, el cual establece un
periodo de tiempo para el cual el tcnico no tiene disponibilidad para realizar trabajos,
por causas como vacaciones, capacitacin, permisos, cita mdica, Etc. Estos periodos de tiempo

pueden estar configurados para todo el da o solo para un periodo del da.
Este Icono es muy importante debido a que en l se abrir una ventana la cual se
especificar la Fecha, la Hora, los das, el motivo y los tcnicos por lo cual estar Disponible o no
Disponible para realizar una funcin o un determinado tipo de trabajo. 158
De igual forma se puede administrar los registros de no disponibilidad creados para un tcnico
con la opcin de "ver no disponibilidad" desde all podremos crear, editar o eliminar los
registros para el tcnico de la casilla actual.
Importante: Tenga en cuenta que cuando realice un reporte tcnico sobre una No disponibilidad
o Disponibilidad de un tcnico, hecha desde el botn Turnos y Disponibilidades de la
Programacin, se mostrar el siguiente mensaje de advertencia, que no restringe la creacin del
reporte.
Adicionalmente sobre esta ventana generada a partir del botn de Turnos y No Disponibilidades,
se puede realizar la programacin de una OT para varios tcnicos. Est opcin solo estar
habilitada cuando se realiza la programacin desde el botn programar de la OT.

159
Los campos solicitados por esta ventana son los siguientes: Fecha Desde - Fecha Hasta, Hora
Inicial - Hora Final, la seleccin de los das de la semana que se va a programar, el campo "cada
tantas semanas", correspondiente a la cantidad de semanas intermedias en las que no se
hace programacin, Comentarios adicionales y por ltimo la bsqueda avanzada mltiple de la
seleccin de tcnicos a programar.
Cuando se quiera editar la programacin se debe dar clic en la casilla de la programacin
del tcnico. En la parte inferior de la ventana se muestran tres opciones La primera
(Programacin para otros das y otras horas) si se activa, corre la programacin hecha para un
da y hora escogida. La segunda (Programacin para otros tcnicos) corre la programacin hecha
para un da y hora escogida de los tcnicos filtrados por grupo. La tercera (No programar
Domingos y Festivos) cuando se activa impide que se realice programacin de tcnicos en das
domingos y das festivos.

160
Impresin de formatos
Genera la impresin de las diferentes vistas de la programacin de tcnicos por da o semana,
para uno o todos los tcnicos. La impresin de los reportes para la programacin va ligada a los
permisos de perfil de usuario de impresin de reportes. (Configuracin - Seguridad - Perfil -
Permisos)
Visualizacin de variables en la grilla de programacin
No Disponibles: Muestra los horarios Laborales

con el da y la hora de los tcnicos que no estarn
disponibles para ser programados por una causa
ajena a la compaa, esta informacin saldr
de color Rojo. Como ejemplo el tcnico Enoc
Morea no est disponible el da martes 2 de

11:00am a 1:00pm y el mircoles 3 de 10:00am a 1:00pm.
Disponibles: Muestra los horarios Laborales con el da y la hora de los tcnicos que pueden y
estn disponibles en un horario especfico para realizar una funcin, esta informacin saldr de
161
color caf claro.
Programadas: Muestra los horarios Laborales con

el da y la hora de los tcnicos tienen programado
hacer una funcin o un tipo de trabajo, esto en un
horario especfico para realizar una funcin, esta
informacin saldr de color Amarillo.
Reportadas: Muestra los horarios Laborales con el da y la hora de los tcnicos tienen reportadas
funcin o un tipo de trabajo, esto en un horario especfico para realizar una funcin, esta
informacin saldr de color Verde.
Programacin Automtica OT
En SAMM usted puede generar una programacin automtica de sus rdenes de

trabajo, para generar una programacin Automtica de los tcnicos, con Fecha,
duracin, cuando acepte la Programacin automtica, SAMM ubicara de los
tcnicos competentes para atender el equipo de la orden para que usted pueda decidir a quin
le asigna el trabajo o servicio, una vez definido el tcnico el proceso se completa exitosamente y
ser visualizado en la grilla de programacin.
Botn Reportar: Para realizar reportes tcnicos sobre la orden de trabajo, ingrese por la
opcin de reportar, aqu podr registrar los tcnicos encargados del servicio, el tiempo
invertido y el reporte de actividades realizadas.
Cuando desde la OT se ingresa al reporte, SAMMWEB carga por defecto los datos de la
OT, los tcnicos programados, las actividades planeadas y la fecha sugerida de la OT (todos estos
campos, menos el de la OT, estn sujetos a los cambios del usuario).

De acuerdo a las actividades planeadas, usted podr seleccionar cuales de esas actividades quiere
ingresar dentro del reporte.
162
Nuevo: Dando Clic en el Icono de Nuevo podr insertar la informacin requerida para
generar un nuevo registro de Trabajos.
En la Carpeta de Info Bsica irn los registros Bsicos para gestionar los trabajos que se ejecutaron
en la orden de trabajo:
Tcnicos: Si se programaron tcnicos para la orden de trabajo, estos sern desplegados

para chequear sobre el que se desea realizar el registro de tiempos, seleccionando la opcin de
programados, vera los que han sido asignados para ejecutar esa orden de trabajo para reportar
sobre los mismos, si se desea reportar sobre cualquier otro tcnico que no se encuentre
programado, puede seleccionar la opcin de ver todos y realizar la bsqueda por nombre en la
casilla correspondiente.

Actividades: Seleccione la actividad realizada por el tcnico en su mantenimiento, estas
actividades, previamente deben ser cargadas en el maestro de actividades, en la segn lo definido
en la opcin de men Maestros - Elementos - Actividades. Puede seleccionar las actividades
por los siguientes parmetros: 163
Planeadas: Actividades que se encuentran planeadas para esa orden de trabajo, por
ejemplo que vienen de una cotizacin, un tempario de contrato o una planeacin realizada a
la orden.
En Temparios: Actividades que se encuentran incluidas en temparios o rutinas de
mantenimiento.
Todas: Listado de todas las actividades definidas para seleccionar las realizadas en este
mantenimiento.
Desde: Fecha en la que se realiz el trabajo en la OT correspondiente
Duracin: Nmero de horas que el tcnico empleo para la actividad o proceso de mantenimiento
especificado
Trabajos: Descripcin de los trabajos realizados para la orden de trabajo, informacin ampliada
de la actividad seleccionada, este campo puede contener hasta 4000 caracteres contando los
espacios. Por ejemplo: Se realiz la actividad de acuerdo al plan estimado dejando el equipo con
funcionamiento normal.
Compromisos: Registro de compromisos que se adquirieron con el cliente para una siguiente
visita, SAMM podr alertar la informacin contenida en este campo para posterior seguimiento,
este campo puede contener hasta 4000 caracteres contando los espacios.
Recomendaciones: Descripcin de las recomendaciones dadas al cliente en este servicio. Este
campo puede contener hasta 4000 caracteres contando los espacios
Carpeta Tiempos
En la carpeta de tiempos se cargaran las actividades reportadas en el reporte del tcnico, si desea
agregar alguna actividad adicional podr hacerlo en esta carpeta, seleccionando la actividad a
adicionar mediante el buscador y chequeando la opcin agregar tiempo, especificar el tiempo en
horas de duracin de la actividad.

164
Carpeta Tcnicos
En esta opcin se cargaran los tcnicos reportados en el informe tcnico, si desea agregar o eliminar
un tcnico podr hacerlo mediante la opcin de bsqueda.
Usted podr buscar el tcnico por login de usuario, por cdigo usuario o por el nombre.

165
Carpeta Fallas
Seleccin de la falla que aplica para esta orden de trabajo, esta informacin posteriormente nos
permitir identificar fallas recurrentes en equipos determinados, tiempo medio entre fallas etc. El
maestro de fallas previamente debe alimentarse en el sistema en la opcin Maestros - Detalle
Equipo - Fallas. Para Asociar la falla a la orden de trabajo, seleccione de su listado cual aplica para
asociarse a este servicio. Tenga en cuenta que existe una asociacin entre Familias de equipos y
fallas.
Cuando active el "check" "Ver todas las Familia" se mostrarn todas las fallas que estn asociadas a
Familias de equipos. Esa asociacin la puede hacer desde dos lugares en SAMM. 1. Maestros
Familia - Fallas Configuradas. 2. Maestros - Detalle Equipo - Fallas - Familias. Si la familia del
Modelo de
Equipo de la OT tiene fallas configuradas, estas aparecern por defecto en la carpeta fallas.
Carpeta Variables
En esta carpeta podr cargar el valor de las variables definidas para el equipo de la orden de trabajo,
estas pueden registrarse en cada uno de los reportes tcnicos realizados por su personal de servicio,

estas variables pueden ser registradas como una Variable de Proceso SAMM, por ejemplo: variables
ambientales como temperatura y humedad o variables de desempeo del equipo como, torque,
voltaje de entrada, voltaje de salida, corriente, presin, etc., estas variables en SAMM se pueden
catalogar en categoras como variables Ambientales, como Sistema de entrada, Sistema de salida, o 166
cualquier clasificacin que se tenga dentro de la empresa. Para crear las diferentes variables de
medicin que aplican a cada uno de sus modelos de equipo, ingrese por la opcin Maestros - Detalle
Equipo - Atributos.
Carpeta Pendientes
Cargue de elementos pendientes a la orden de trabajo en la
visita actual, para que sean recordados por SAMM en un
prximo servicio para este equipo.
Carpeta Gastos
La relacin de gastos hace referencia a los elementos que se

han consumido para la OT pero que no han salido de almacn,
como viticos, alimentacin, Transporte, etc.
Cuando ingrese a la carpeta de gastos de reporte tcnico
se mostrar la ventana con la bsqueda del catlogo y el
nombre del tcnico que reporta. Seleccione del catlogo (dando clic en la lupa) el subtipo OTROS
GASTOS) y seleccionado el gasto a reportar.
Nota: Usted puede ingresar al catlogo de informacin de SAMM WEB los gastos en el men
Maestros - Elementos - Otros.
Luego de seleccionar el gasto, ste quedar registrado en el reporte tcnico de la OT y en

el costeo de la misma como cantidad ejecutada, luego de haber legalizado el gasto con el botn
correspondiente.
167
Nota: Los campos con fondo blanco del registro de catlogo de gastos, permiten editar la
informacin, si no se ha legalizado el gasto.
Por ltimo legalizar un gasto implica que este quede costeado como ejecutado dentro de la OT, al dar
clic sobre el botn de legalizar gasto, se mostrar la siguiente ventana, en donde para terminar el
proceso debe dar clic sobre el botn aceptar
Botn Crear Alquiler: Este botn nos lleva a la ventana de Alquileres con la
informacin del cliente precargada; solo falta por ingresar la informacin en los campos
Alquiler, Cdigo, Fecha compromiso y el tipo de facturacin.
Botn Variables: Este Icono indica la fecha de Registro y lectura de las variables o
parmetros medidos durante la ejecucin del servicio que son caractersticas del
equipo. El registro de la fecha permite recopilar el histrico del comportamiento de cada
variable en determinado tiempo, y basados en esta fecha se podr llegar a analizar
el estado del equipo, y determinar fcilmente posibles fallas que se presentaran en el futuro.

168
En la ventana aparece un mensaje indicando si los valores ya se han registrado desde un reporte
tcnico. Si el equipo asociado a la OT tiene varios atributos establecidos como variables se
mostrarn tambin en la ventana anterior para facilitar el registro de los datos.
Botn Cerrar: Con esta opcin podr realizar el cierre la orden de trabajo, indicando fecha
de garanta de la OT.
Nota 1: Cuando se cierra un OT con reporte Tcnico, se considera como fecha de cierre, la fecha y
hora final del ltimo reporte hecho.
Nota 2: La fecha de cierre de la OT, solo se mostrar en el formulario cuando el documento ya se
encuentre en estado cerrado
Para poder cerrar la OT se verifican las reglas establecidas en parmetros generales para el cierre de
las Ots, en caso de no cumplirse por lo menos una de las reglas el botn Aceptar para confirmar el
cierre de la OT estar deshabilitado. Bajo el botn Aceptar se muestran dos tipos de mensajes:
Restrictivos: Muestran las razones por la cuales no se puede cerrar la OT.
Informativos: Indican faltantes que podran ser importantes ms adelante y no se podrn
modificar luego de cerrar la OT.

Botn Archivos: Con esta opcin, usted podr adjuntar diferentes archivos a una orden
de trabajo, como la foto del dao del equipo, la digitalizacin del reporte de servicio
firmado por el cliente, los resultados de parmetros del equipo, en SAMM se almacena el
169
link para visualizar posteriormente los archivos adjuntos y centralizarlos en un solo lugar en su
compaa. Para visualizar los archivos correctamente usted deber contar con los aplicativos
necesarios instalados para su visualizacin.
Importante: Tenga en cuenta que si la OT est en estado "nueva" no se podrn cargar archivos.
Botn Buscar: Con esta opcin, podr contar con una bsqueda avanzada de OTS
en diferentes parmetros como la zona, la tcnica, la marca, el nmero de reporte y
bsquedas de Ots por atributos de los equipos.
Nota: Cuando ingresa a la pgina de Orden de Trabajo y sta se encuentra en modo Buscar, por
defecto en la Barra de Herramientas solamente se muestra ste botn. Cuando de clic en el botn
buscar, se abrir una nueva ventana en donde todos los campos son campos clave de bsqueda.
Ingrese los parmetros de bsqueda en los campos requeridos y de clic en el botn aceptar.

170
Botn Agenda: El Icono Agenda muestra la Programacin de los Tcnicos asignados para
la realizacin de diferentes tipos de trabajo, contiene esta agenda una informacin vital e
importante la cual ser como base de referencia para la ejecucin de las actividades,
contiene el nombre del tcnico encargado.
La bsqueda por tipo de programacin le permite filtrar la agenda de los tcnicos asignados.
Seleccione el tipo de programacin y SAMMWEB mostrar la informacin ligada al registro
seleccionado.

171
Botn Overhall: El overhall se utiliza en caso de que el equipo asociado a la OT haya

sufrido una reparacin significativa y sea necesario que quede registrada o en caso de que
el Hormetro del equipo tenga que ser reiniciado. Cada vez que se ejecuta un overhall se
inicia un nuevo ciclo en el Equipo.
Para registrar el Overhall hay que ingresar una fecha de lectura y un hormetro vlido para el
equipo.
Cada vez que se registre un reinicio de hormetro, en la trazabilidad del equipo se ingresara un
registro con los valores ingresados en la ventana emergente de OverHall y
adicionalmente un nuevo registro con el hormetro en 0 y un nuevo ciclo. De otra forma se agregara
el registro del nuevo hormetro en la trazabilidad del equipo. Para consultar cuantas veces se
han hecho reparaciones mayores y reinicios de hormetro hay que ir a la Carpeta Resumen del
equipo.
Nota: Por Ot solo se podr hacer un Overhall.
Botn Hoja de Vida: Consulta de la hoja de vida del equipo de la OT en pantalla, para
validar los documentos generados a este equipo, solicitudes, rdenes de trabajo
requisiciones y listado de trabajos realizados.

172
Botn Traslado: El traslado es un cambio definitivo en la ubicacin del equipo.
Hay dos formas de hacer los traslados, la primera es cuando un equipo cambia de un cliente, a otro
cliente, y la segunda cuando el mismo cliente solicita traslados de equipos entre sus propias
sucursales. El proceso de creacin de un movimiento de tipo traslado se deber realizar,

relacionando el Icono "Traslado" de la barra de herramientas.
El traslado se define en cuatro secciones, en la seccin 1 se define la fecha en que se crea el

traslado, en la seccin 2 se define el motivo - causa del traslado, en la seccin 3 se define el Cliente
173
o tercero a el cual ser destinado el traslado y en la seccin 4 se define la sucursal donde se har el
traslado y la nueva ubicacin del equipo.
Nota: Una vez que haya realizado el traslado, aquellos componentes que estn asociados al
equipo al cual se le aplic, tendrn actualizado su nueva ubicacin.
Botn Soporte: La funcin de soporte permite realizar movimientos de equipos de

reemplazo por el equipo original. La ventana emergente de soporte nos pide seleccionar el
seleccionar el equipo que se desea como soporte o respaldo, puede utilizar el bsqueda
avanzada para seleccionar otro equipo. Es necesario ingresar la fecha de
compromiso de entrega y si el equipo asociado a la OT cuenta con hormetro tambin sera
necesario ingresar un hormetro.
Al crear un soporte se genera una Salida de Taller que se incluye en la trazabilidad de los equipos
de reemplazo. Al momento en el que sea necesario registrar el regreso del equipo de reemplazo a
la bodega de origen, es necesario crear una Entrada por medio del vnculo que se incluye en la
ventana Soporte.

Los Documentos de Salida y Entrada del Equipo de reemplazo, quedan referenciados en el Tab
Documentos de la OT inicial.
174
La trazabilidad de los movimientos de Equipo que se realizan para ejecutar un soporte, quedan
registrados en el Tab Movimientos del equipo de reemplazo.
Botn Componentes: Cuando se crea una OT para el montaje o desmontaje del

componente en un equipo y se quiere tener el registro de la operacin realizada
(Montaje / desmontaje), se debe dar clic en el botn Componentes de la barra de
herramientas de la OT.

175
Cuando se realiza el proceso de desmontaje y montaje desde la OT el componente ya se debe

encontrar montado en un equipo, esto implica que cuando se hace el desmontaje se deben tener en
cuenta datos de hormetro del equipo y fecha al momento de desmontaje..
Antes de hacer el desmontaje, se debe seleccionar el movimiento del Equipo/Componente a un
Tercero y Sucursal, para despus efectuar el desmontaje, dando clic en el botn aceptar. ste
proceso habilitar la seccin inferior de la ventana del botn componente de la OT.

176
SAMMWEB le pedir ingresar los datos correspondientes a la sucursal en donde se encuentra el

componente que va a reemplazar el componente que se desmont, el componente/equipo a
montar, el hormetro del equipo padre al momento del montaje, las horas de trabajo
esperadas del equipo con el componente que se monta, el promedio de horas de trabajo diario
que se espera trabaje el equipo con el nuevo componente y el tempario a aplicar cuando se
cumpla el tiempo para hacer mantenimiento al componente. Por ltimo se debe dar clic en el
botn aceptar para terminar el proceso.
Importante: El proceso de montaje y de desmontaje de un componente/equipo genera un
movimiento (traza). Si en el formulario del componente, equipo o de la OT se realiza el cambio del
cliente y sucursal del componente/equipo, no se genera registro de movimiento (traza)
Botn Requisicin: Una funcin muy importante que se puede efectuar desde una orden
de trabajo, es la requisicin de repuestos, la cual se puede seleccionar con el Icono
"repuestos" presentado en la Barra de Herramientas disponible en la OT.
La requisicin de repuestos es un documento con el que se realiza la solicitud de repuestos a

almacn, en la requisicin se detallan las referencias de Equipos, Productos o Repuestos, junto con las
cantidades Planeadas.
Carpeta Info Bsica

Una vez ingresamos a la ventana de requisicin de repuestos, Identificamos la Carpeta Info
Bsica, esta carpeta se podr identificar toda la informacin referente a el documento de
Requisicin de la OT, Como la Fecha en la que se hace el pedidos de los repuestos, el cliente el
cual se le hace el pedido de los repuestos, la sucursal, los contactos y Direccin, estos datos se
cargan desde la orden de trabajo generada.

177
Carpeta Info Adicional

En info adicional se vern los atributos adicionales creados de tipo documento para la
Requisicin.
Nota: Si existen atributos marcados como obligatorios, cuando se crea el documento,
SAMMWEB solicita el ingreso de estos datos, direccionando a la carpeta info adicional. Si
existe informacin marcada como obligatoria en esta carpeta y no se ingresa datos,
SAMMWEB no permitir crear el documento.
Carpeta Documentos
Carpeta Evaluaciones
Carpeta Comentarios
Barra de Herramientas
En la barra de herramientas ir establecida informacin an ms completa sobre las
requisiciones que se han hecho y el estado de cada una de ellas.
Entregar

178
Items
A travs del cono tems podemos crear los parmetros ms importantes a la hora de generar
una requisicin de repuestos; al seleccionar la pestaa de tipo documento se cargara en la grilla la
informacin de las categoras de tipo repuestos, Equipos y productos. En la casilla de catlogo
podr identificar y escoger el tipo de repuesto que desea seleccionar para as ubicarlo dentro de
la lista de requisiciones. Automticamente se crearn los parmetros inciales de una requisicin
de repuestos que contiene todo el detalle de la categora de la planeacin, podr seleccionar la
cantidad y el IVA de Cada Repuesto.
Histrico Requisicin
Carga de los diferentes estados por los que ha pasado la requisicin, con fecha de cambio
estado, usuario encargado del cambio y das en el estado.
Estado Requisicin

Para facilitar el manejo y el control de las requisiciones, SAMM maneja estados en los que
podr tener diferentes tipos de estado, como (Nueva, Aprobada, En Proceso, Cancelada,
Cerrada), esto permitir administrar una requisicin de acuerdo con su evolucin. En todo
cambio de estado de Requisicin saldr una ventana de cuadro de Dialogo en la cual es 179
recomendable informar el porqu del cambio de estado de la Requisicin. Los estados de
Requisicin se describen a continuacin.
Nueva: Indica que la requisicin no ha sido enviada y aun se puede modificar o agregar ms
repuestos.
Cancelada: indica que la requisicin ha sido cancelada. (En la Ventana Principal podemos
identificar estas requisiciones por el color Gris).
En Proceso: Indica que ya se inici el proceso de entrega de los repuestos solicitados,
pero an estn pendientes algunos repuestos. (En identificar estas requisiciones por el color
Verde Claro).
Aprobada: indica que la requisicin ha sido aprobada a almacn. (En la grilla podemos
identificar estas requisiciones por el color Verde).
Botn Cotizacin: a travs de este botn puede crearse una Cotizacin que Corresponde
al documento de carcter comercial que genera SAMMWEB, el cual permite realizar
una negociacin entre la empresa que oferta productos/servicios y el cliente. Al
Hacer uso de este botn desde una OT abierta, SAMMWEB toma los datos principales y los
copia en la Nueva Cotizacin.
Botn Entrada: A travs de este botn se accede a la funcionalidad de inventario por

medio de la cual se registran Entradas de Elementos.
Botn Orden Compra: A travs de este botn se activa la ventana de creacin de

Ordenes de Compra.
Botn Histrico: Una Gran ventaja de SAMM es poder manejar histricos de las OT,
as podr saber con exactitud qu tipo de proceso se le ha hecho o realizado a la OT, como
los estados de la OT, la Fecha de modificaciones y los das en que lleva la OT en un
respectivo estado, desde que se gener la solicitud hasta que se cerr la OT.

Botn Estado: El Icono de Estado es el ltimo Icono de la barra de herramientas de la
seccin de OT, con este Icono podemos cambiar el estado de la OT. Para cambiar el
estado de la OT, hacemos clic sobre el Icono "estado" de la barra de herramientas esto
har que se despliegue un men con los estados creados por el usuario, para establecer el estado 180
deseado podemos seleccionar el estado indicado de la lista.
El Icono de estado de orden de trabajo indica el estado actual de la orden de trabajo, cada uno de los
estados posee un color diferente, para su rpida identificacin, los estados en los que puede
encontrase una OT son:
Nueva: La OT no ha iniciado su proceso de ejecucin, indica que la OT est en estudio para ser
aprobada.
En Curso: Las OT en curso muestra las OTS que se encuentran en estado de ser aprobada en
cualquier momento y que ya ha iniciado un proceso, pero que tambin en cualquier momento
puede ser programada.
Cancelada: Muestra las ordenes de trabajo que se encuentran en estado canceladas (servicio
que se cancel por algn motivo, es decir este servicio no se realiz).
Aprobada: indica que la OT fue aprobada, pero an no se ha programado un tcnico para su
ejecucin.
Programada: Indica que para la OT ya ha sido programado tcnico.
Cerrada: Las OT que estn en estado cerradas indican que las rdenes de trabajo finalizaron
en su totalidad o que han culminado su proceso de ejecucin y el motivo del servicio fue
solucionado satisfactoriamente.
3.3.3 OTS ABIERTAS

Permite filtrar y ver nicamente las rdenes de Trabajo que se encuentran en estado Abiertas.
3.3.4 OTS CERRADAS

Permite filtrar y ver nicamente las rdenes de Trabajo que se encuentran en estado Cerradas.
3.3.5 OTS CANCELADAS

Permite filtrar y ver nicamente las rdenes de Trabajo que se encuentran en estado Canceladas.

3.4. CONTRATOS
Un contrato de mantenimiento debe crearse cuando en mi empresa ocurre una de las
siguientes opciones: 181
Existen contratos de mantenimiento preventivo, bajo los cuales existen unas fechas de visitas
programadas para revisin de los equipos.
Los equipos cuentan con una serie de planes de mantenimiento y debe generarse la relacin de
visitas de los mismos mediante un contrato de mantenimiento.
Creacin de contratos de mantenimiento, fechas de creacin de contrato, equipos asociados a un
contrato de mantenimiento
3.4.1 CONTRATOS
Creacin de los contratos por clientes, con la informacin referente al detalle de su contrato, para
crear un nuevo contrato utilice el botn nuevo de la barra de herramientas general.
3.4.1.1 CARPETAS
Contrato: Nombre del contrato

Nmero: Nmero del contrato a generar, este nmero es el consecutivo interno para los
contratos
Cdigo: Permite establecer un cdigo alterno para el contrato que se crea.
Tercero: Cliente con el que estamos generando el contrato de mantenimiento
Tipo Contrato: Tipo de contrato comercial establecido con el cliente

Periodo Contrato: Periodo de facturacin del contrato de servicio
Fecha de Inicio: Fecha inicio de contrato, a partir de esta fecha SAMM, realizara la proyeccin de
visitas segn los periodos definidos.
182
Fecha Fin: Fecha fin de contrato, fecha de finalizacin del contrato de servicio, SAMM genera
una fecha fin automtica de un ao y hasta esa fecha realizara proyeccin de visitas
Tercero Servicio: En caso que como empresa no prestemos el servicio directamente sino a travs
de un tercero, podemos vincularlo al contrato, para ser vinculado este tercero previamente debe
ser cargado por el men Terceros, como un tercero tipo proveedor.
Condiciones: Texto para cargar las condiciones especiales del contrato.
Das Cumplimiento: Nmero de das que tenemos para atender una visita programada,
asociado a la holgura en la ejecucin de esta actividad. Adicionalmente este campo se usa para
establecer el tiempo de anticipacin con que se debe enviar un recordatorio a travs de correo
electrnico (siempre y cuando se haya configurado la regla de Envo de Correo correspondiente).
Total Contrato: Monto acordado de facturacin con el cliente
Presupuesto: Si se cuenta con un presupuesto de mantenimiento asociado al contrato de
servicio
Documento: Se debe escoger el tipo de documento al que corresponde el contrato, que
normalmente es la Orden de Trabajo.
Tipo Servicio: Se selecciona el tipo de servicio para el cual aplica el contrato que se genera.
Coordinador: Se selecciona el coordinador de servicio a cargo del contrato de mantenimiento
que se genera.
Departamento Solicitud: Se debe escoger el departamento o rea funcional de la empresa al
cual se le asigna el contrato.
Confirme la creacin del contrato mediante el botn Aceptar.
3.4.1.1.2. Carpeta Equipos

Cuando se afilien los equipos al contrato, en esta pestaa aparecern los equipos afiliados
para validacin.
En esta pestaa se puede realizar la bsqueda de los equipos afiliados al contrato por los
siguientes campos:
1. Equipo
2. Sucursal
3. Modelo Equipo
4. Zona

183
3.4.1.1.3. Carpeta Visitas

Al momento de realizar la afiliacin de los equipos al contrato, SAMM genera de manera
automtica las visitas segn la periodicidad deseada. Si la entidad considera necesario recordar a
los usuarios de la herramienta la fecha y hora en la que ha sido programada una visita, es posible
solicitar al consultor la creacin de una regla de Envo de Correo mediante la cual el usuario
indicado reciba un correo electrnico, con los das de anticipacin establecidos en el campo Das
Cumplimiento, en el que se muestre la informacin relacionada con una visita especfica.
En esta pestaa se visualizan las visitas generadas y se hace uso de los botones de la barra de
herramientas para realizar tareas adicionales:
Nuevo: El botn nuevo, le permite crear un nuevo registro de visita, como se puede
ver en la siguiente ventana, seleccionando el equipo, el tempario, y la fecha de visita.

184
Editar: Seleccione el registro de la grilla de visitas que desea editar, de clic en el botn
"editar", lo cual abrir la ventana del detalle de la visita. En esta ventana podr editar
el registro del campo de Visita Fija, ejecutar un corrimiento por fecha a la visita,
ajustar el cronograma a partir de la fecha de ltima lectura del hormetro, ajustando el
hormetro del equipo o realizando el ajuste por medio de la fecha de ejecucin de la visita. Por
ltimo, podr seleccionar del catlogo, los elementos a utilizar en el momento de ejecucin de la
visita.

Nota: Tenga en cuenta que el tempario se puede editar, si la visita se gener por la estrategia
tipo peridica.
Actualizar: Seleccione el botn actualizar cuando quiera ver un cambio realizado en 185
la grilla de visitas.
Eliminar: Seleccione el un registro de la grilla de visitas y de clic en el botn "eliminar"

Esta opcin solo aplica para las visitas que han sido creadas manualmente.
3.4.1.1.4. Carpeta Repuestos
En caso que aplique, en esta carpeta usted podr adjuntar al contrato los repuestos incluidos
para servicio y soportados bajo el contrato de mantenimiento creado.
3.4.1.1.5. Tiempos de Respuesta
En esta carpeta podr configurar los tiempos de respuesta para el contrato de mantenimiento
seleccionado.
Botn Afiliar Equipos: Para asociar los equipos a un contrato de mantenimiento,

use el botn de la barra de herramientas Afiliar equipos.
Carpeta Estrategia de Generacin

186
Para realizar la generacin de visitas para un contrato de mantenimiento, seleccione una de las
estrategias de visitas, para el caso, seleccione la estrategia de generacin por Periodo.
Fecha: Fecha desde la que desea que sean generadas las visitas
Frecuencia: Frecuencia de generacin de visitas (Mensual)
Cada N: Escriba el nmero de unidades de la frecuencia en la cual desea que sean generadas las
visitas, por ejemplo si su seleccin en frecuencia fue mensual, en esta casilla debe digitar 3 en
caso que desee visitas trimestrales, cada 6 en caso que desee visitas semestrales
Estrategia: Seleccin del da en cual desea que se genere la visita
Da calendario: seleccin de un da especfico para que sean generadas las visitas por Ej. Los
das 15 de cada mes, si realiza esta seleccin, en la lista siguiente de Da, deber
seleccionar el nmero 15.
1ro, 2do, 3ro: Seleccin del primero, segundo, tercero o ultimo da del mes, en la lista
siguiente de da deber seleccionar el da de la semana para realizar la visita, Eje, el primer lunes
del mes se generara la visita o el primer martes segn sea el caso.
Descripcin Tempario: Rutina que va a aplicar en los equipos que se encuentra afiliando. Para
confirmar los cambios use el botn de siguiente
Carpeta Buscador Equipos

187
El segundo paso en la creacin del contrato es la seleccin de equipos del cliente del contrato, en
la parte izquierda cuenta con un buscador de equipos del cliente y en la parte derecha la grilla
con los resultados de la bsqueda para seleccionar los equipos a afiliar, seleccione la casilla de la
izquierda del equipo y confirme con el botn aceptar, cuando tenga sus equipos seleccionados,
en la parte superior aparecer en un texto con los equipos a afiliar, para confirmar la afiliacin
use el botn siguiente.
Carpeta Informacin Equipos
El tercer paso para la afiliacin de los equipos es la confirmacin de los equipos cargados con las
rutinas asociadas a los mismos, este paso es de validacin antes de realizar las visitas
automticas, para confirmar esta generacin use el botn aceptar.
En el costado izquierdo de la grilla del paso 3 (Informacin Equipos) aparece la columna
"Catalogo Tempario", la cual muestra por cada equipo

188
Aqu puede seleccionar los temparios que proyecten las visitas para el Modelo de equipo
actual.
Botn Consultar Equipo: Aqu se puede ver la informacin concerniente a un equipo

afiliado al contrato.
Botn Archivos: Da la opcin al usuario de anexar archivos al registro del

contrato de mantenimiento.
Renovar Contrato: Permite renovar la fecha de finalizacin del contrato de

mantenimiento a travs de una visita manual, y da al usuario la opcin de ajustar
las visitas por hormetro/horas o fecha/periodo de das de acuerdo al tempario.
Seleccione la nueva fecha de finalizacin del contrato y el tipo de ajuste que se requiere y de clic en el
botn aceptar.
3.5. CRONOGRAMA

La informacin de las visitas generadas en las contratos las podr visualizar en el men
servicio - contratos - cronograma, en la parte izquierda cuenta con un el control de calendario que
mediante colores le indicara los das en los que tiene visitas programadas.
189
Segn el contrato de mantenimiento las convenciones de este calendario son:

Rojo: Ninguna visita tiene asignada OT.
Nota: Si el color de la convencin de la visita en el calendario se encuentra en color rojo, usted puede
generar la OT de la visita dando clic en el botn que se encuentra encerrado en un cuadro rojo
"Generar OT".
Naranja: Al menos una visita no tiene OT asignada.
Amarillo: Al menos queda una OT sin cerrar.
Verde: Todas las visitas del da tienen la OT cerrada Letra.
Da resaltado en azul: Da festivo. El tooltip de cada da festivo contiene la descripcin del motivo de
ser da festivo.(Colombia)
El tooltip de cada da contiene los equipos que tienen visita para ese da, con el fin de
optimizar el tiempo de su bsqueda. Ubique el cursor del mouse sobre el da a consultar y se
mostrarn los equipos asignados para la visita.
En la parte superior encontrara un buscador de programacin de contratos, para validar las fechas
de programacin de visitas, para confirmar su bsqueda use el botn aceptar.
Si un equipo tiene programada ms de una visita para el mismo da, solo se mostrar un panel para
todas las visitas; este panel nos muestra la informacin del contrato, del tercero y del equipo,
adicionalmente en la parte inferior del panel aparecen los temparios resaltados. Al generar la OT
quedarn asociadas todas las visitas al mismo documento.

190
Para ver el detalle de la visita de su cronograma de mantenimiento, seleccione una semana de su

calendario mediante el smbolo ">", seleccione el da de la semana y la visita, esto, le mostrar la
siguiente ventana de edicin de parmetros de la visita.
La opcin "Ajustar fechas de las siguiente ocurrencias" te permite correr todas las visitas que
tengan los equipos seleccionados, a la cantidad de das que el usuario escoja, si tiene visitas sin
realizar an.

191
La opcin "Aplicar corrimiento a otros equipos" te permite correr las visitas de todos los equipos
que tenga el mismo contrato asociado, a la cantidad de das que el usuario escoja, solo si tiene
visitas sin realizar an.
La opcin "Ajustar fechas de las siguiente ocurrencias" te permite correr todas las visitas que tenga
el equipo seleccionado, a la cantidad de das que el usuario escoja, solo si tiene visitas que an no se
han realizado.
Proceso: Seleccione las visitas a unificar en el check ubicado a la izquierda de cada registro.
Posteriormente active el check de la parte superior de las visitas llamado "unificar" y luego de clic en
el botn a la izquierda del check "unificar" , lo cual crear una sola OT con todos los temparios
de las visitas unificadas.
Botn Ajustar equipos: Esta funcin permite ordenar aquellos equipos que se encuentre
afiliados a un contrato de mantenimiento donde el tiempo este definido por un tempario
para el presente contrato. Esto aplica para aquellas visitas donde no tenga una OT
asignada (Aquellas que no sea han realizado su visita respectiva).

3.6. PROGRAMACIN
Cuando la OT es aprobada, El siguiente paso es la asignacin del personal Tcnico o de Operacin

192
que va a ejecutar los trabajos, esta asignacin la podemos efectuar mediante el botn "Programar"
de la barra de herramientas en la Seccin de OT o SAMM puede realizar un filtro de bsqueda para
localizar solo la programacin de Tcnicos de la empresa, as que podrs acceder por Men -
Servicio - Programacin, para ms informacin en la forma operativa de cmo asignar tareas,
trabajos o funciones, con fechas preestablecidas se sugiere ir a la seccin de Programar OT, de este
manual.
Una vez que haya seleccionado la Ot y el tcnico a programar. Se mostrara la siguiente

ventana:

193
Donde se definir los detalles para dicha programacin, tambin se podr ver desde una nueva
pestaa la Ot asociada a la presente programacin.
El botn oprimir no mostrar el formato de impresin de las OTs con los tcnicos asignados en la
fecha de la programacin seleccionada.
Para editar una programacin basta con seleccionarla de ventana principal de las programaciones,
si la programacin se puede editar se mostrar una ventana como la siguiente:

194
En la ventana anterior se puede cambiar el tcnico asignado al servicio, si la fecha a la cual se

quiere cambiar la programacin es mayor aparecern los siguientes campos para seleccionar el
motivo por el cual se cambia la fecha de la programacin.
En la parte inferior de la pantalla aparece un campo llamado Cancelar Programacin que se puede

expandir para indicar el motivo por el cual se quiere cancelar y el botn Aceptar para confirmar el
cambio, este botn solo es para cancelar la programacin, si se edita y se desean guardar otros
cambios se debe oprimir el botn Aceptar que est ubicado bajo el campo de Comentario.
195
3.7. PRELIQUIDACION
3.7.1 CARPETAS
3.7.1.1 Carpeta Info Bsica
En esta carpeta donde los campos son iguales a los que presenta en la pgina de "Cotizacin", donde
lo nico que los diferencia es la opcin del campo documento que en este caso es "Preliquidacin",
en ella una vez diligenciado los campos de esa carpeta y haber dado clic en el botn ACEPTAR se

habr generado correctamente la Preliquidacin, tambin es usado para realizar bsquedas como
para editar algn registro de dicha pgina.
196
3.7.1.2 Carpeta Documentos
En esta seccin podemos encontrar aquellos documentos hijos que se hayan generado a partir de la
pre liquidacin actual.
3.7.1.3 Carpeta Evaluaciones
En esta carpeta podemos ingresar y editar evaluaciones que se hayan creado para dichos
documentos.
3.7.1.4 Carpeta Comentarios
En esta Seccin podemos encontrar los comentarios y recordatorios que se hayan generado a partir
de sta pre liquidacin.
3.7.1.5 Carpeta Condiciones

197
En esta carpeta podemos elegir el tiempo de entrega y la forma de pago con la que se aplicara para el
registro actual.
3.8. CIERRE MASIVO OTS
En esta pgina se puede realizar cierres de documentos de tipo "Ordenes de Trabajo", solo aplicar
el cierre para aquellas Ots donde estn en un estado donde las permitan cambiar a estado
CERRADA. En esta pgina se puede visualizar dos secciones:

3.8.1 Buscar Ots
198
En esta seccin podemos realizar las bsquedas de las Ots para realizar el respectivo cambio de
estado a CERRADA, una vez que haya seleccionado los campos para filtrar y haber dado clic en el
botn ACEPTAR en la parte derecha de los resultados de la bsqueda establecidos por el usuario a
travs de los campos de bsqueda, de ah se seleccionara aquellos que se van a cerrarse y despus se
dar clic en el botn "Siguiente", para luego ser enviado a la siguiente seccin
3.8.2 Generar Preliquidacin

En esta seccin en la parte superior encontraremos dos opciones para cerrar las Ots:
Preliquidacin por cliente
Preliquidacin por todos

199
En la pre liquidacin por cliente una vez seleccionado las Ots a cerrarse, tendremos dos
campos a llenar para poder realizar la actividad de manera correcta, uno es el campo "Documento",
que hace referencia al tipo de documento que vamos a generar despus de cerrarse en este caso
ser "Preliquidacin", el segundo campo es la nota, donde registraremos las observaciones que le
daremos al documento cuando se vaya a cerrar.
En la pre liquidacin por todos, encontraremos los campos anteriormente nombrados, ms uno
llamado Cliente donde se seleccionara el cliente al cual pertenece el documento que queremos
cerrar y solo se cerrara aquellos que estn bajo esa condicin
En la pgina de cierre masivo de Ots solo aplicar para aquellas Ots que cumplan las condiciones
para poder cambiar de estado a cerrada (No tener documentos hijos abiertos, cuando No tenga
equipos asociados en prstamo)
3.9. REPORTE DIARIO

Para generar un reporte de Tcnicos ms rpido y eficiente, SAMM tambin posee un filtro para el
reporte de Tcnicos el cual administra an ms eficientemente el manejo de tiempo y de los
recursos de personal de la empresa de las OT, haciendo que la operacin de mantenimiento sea ms
ptima. Podrs acceder por Men - Servicio - Reporte Diario; Este filtro llevar al usuario a mostrar 200
informacin referente a los Reportes Generales, indicando la Fecha para realizar el
mantenimiento, Los tiempos, los tcnicos que realizan el mantenimiento, las Posibles fallas,
las variables que a la hora de hacer un mantenimiento son determinantes en las diversas
operaciones, toda esta informacin har reportes de actividades y de los trabajos realizados
en la OT, para ms informacin del flujo de operacin de los Reportes de Tcnico ir a la Seccin
Reportar de OT de este manual.
La ventana bsica de acceso al reporte diario a travs del men y no de la OT es la siguiente. Existen
varias diferencias, no en cuanto a la funcionalidad, si en cuanto a la informacin que se muestra. En
este caso, el usuario puede realizar un reporte que no est ligado a una OT y seleccionar e ingresar
los datos que son solicitados por SAMMWEB indistintamente de si se realizaron actividades que
provienen de una OT.
3.9.1 CARPETAS
3.9.1.1 Carpeta Info Bsica

La carpeta Info Bsica especifica la informacin de las Solicitudes de Servicio. La carpeta Info Bsica
contiene los datos bsicos necesarios, los cuales permitirn garantizar la mejor atencin a cada
una de las solicitudes.
Esta informacin se puede modificar estando en modo editar, si se cambia el tiempo del reporte
este afectar los tiempos de las actividades de todas las OTs asociadas al reporte por igual.

201
3.9.1.2 Carpeta Tcnico

En esta carpeta aparecen todos los tcnicos asociados en el reporte tcnico. Si se desea aadir un
nuevo tcnico hay que seleccionarlo entre los tcnicos programados o buscarlo con el bsqueda
avanzada que se muestra al tener seleccionada la opcin de Todos; una vez seleccionado el tcnico
hay que oprimir el botn nuevo para terminar de agregarlo.
Si se desea eliminar un tcnico hay que seleccionarlo en la grilla y a continuacin oprima el botn
Eliminar.

202
3.9.1.3 Carpeta Gastos

Se muestra el gasto que est asociado a la OT del reporte, para crear el gasto hay que seleccionar
uno de los tems del bsqueda avanzada, el nmero del gasto aparece en la parte superior de la
carpeta, si se desean cambiar los valores de los tems se deben modificar en la grilla y oprimir el
botn Aceptar.
En la parte superior derecha est el botn Legalizar para oficializar el gasto. Una vez legalizado el
gasto no se podrn agregar ms tems al gasto ni ms OTs al reporte.
3.9.1.4 Carpeta Equipos

Esta carpeta nos da la posibilidad de agregar ms equipos al reporte. Para agregar un nuevo equipo
hay que seleccionarlo en el bsqueda avanzada de Equipo (solo aparecen los equipos del Tercero al
que pertenece el reporte), una vez se tenga el equipo seleccionado, en el campo Documento OT se
precargan las OT abiertas que se han creado para el equipo seleccionado, se debe elegir la OT que se
desea agregar o en su defecto crear una nueva. Si se escoge la opcin de Crear OT se debe
seleccionar el tipo de servicio a aplicar en la OT nueva, y el Subtipo de Documento, el cual se
encuentra en el campo de bsqueda Tipo Documento y que muestra por medio de un campo de
bsqueda los distintos Subtipos de OT que se han creado en SAMM.

Al agregar un equipo este aparecer en la grilla de forma automtica sin necesidad de
actualizar, se podr eliminar un equipo seleccionndolo en la grilla y oprimiendo el botn Eliminar.
203
Al seleccionar un Equipo de la grilla se activaran las carpetas inferiores.
3.9.1.4.1 Tab Variables
En esta carpeta podr cargar el valor de las variables definidas para el equipo de la orden de
trabajo, estas pueden registrarse en cada uno de los reportes tcnicos realizados por su personal
de servicio, estas variables pueden ser registradas como una Variable de Proceso SAMM, por
ejemplo: variables ambientales como temperatura y humedad o variables de desempeo del
equipo como, torque, voltaje de entrada, voltaje de salida, corriente, presin, etc., estas
variables en SAMM se pueden catalogar en categoras como variables Ambientales, como
Sistema de entrada, Sistema de salida, o cualquier clasificacin que se tenga dentro de la
empresa. Para crear las diferentes variables de medicin que aplican a cada uno en
Maestros - Detalle Equipo - Atributos.
Para los valores de las variables registradas, aparte de ingresar la fecha de toma de datos, se le
pedir ingresar el valor del hormetro en el momento de la medicin.

204
3.9.1.4.2 Tab Fallas
Seleccin de la falla que aplica para esta orden de trabajo, esta informacin posteriormente nos
permitir identificar fallas recurrentes en equipos determinados, tiempo medio entre fallas
etc. El maestro de fallas previamente debe alimentarse en el sistema en el Men Maestros -
Detalle Equipo - Fallas. Para Asociar la falla a la orden de trabajo, seleccione de su listado cual
aplica para asociarse a este servicio.

205
3.9.1.4.3 Tab Tiempos

En la carpeta de tiempos se cargaran las actividades reportadas en el reporte del tcnico, si
desea agregar alguna actividad adicional podr hacerlo en esta carpeta, seleccionando la
actividad a adicionar mediante el buscador y chequeando la opcin agregar tiempo,
especificar el tiempo en horas de duracin de la actividad.
Tener en cuenta que al momento de eliminar una actividad o de cambiar la duracin de la
misma, se afectara la cantidad ejecutado de esa actividad en la orden de trabajo que se est
reportando.
3.9.1.4.4 Tab Pendientes

Permite registrar un elemento del catlogo y el tipo de documento donde aparecer el
pendiente. Estos pendientes son piezas que faltan por trabajar.
206
Una vez guardado el reporte, se visualiza el botn Firmar Reporte en la barra de

herramientas, el cual permitir incluir en la versin impresa del reporte realizado, la firma del tcnico
que registr el reporte, acompaada de la fecha y hora en que se guarda dicha firma.
Al accionar el botn Firmar Reporte se despliega una ventana que cuenta con un campo en el que,
haciendo uso del mouse, se traza la firma correspondiente: El aplicativo informa al usuario por
medio de un texto en letras Rojas lo siguiente: Una vez ingresada lal Firma sta no se podr
modificar

El botn Guardar le indica al aplicativo que la firma trazada es la que debe incluirse en el formato de
Reporte Tcnico, la cual aparecer junto con la fecha y hora en la que se realiz la firma. Al 207
accionarlo se activa una ventana de confirmacin para validar que el cambio aplicado es el requerido.
El botn Limpiar permite realizar un nuevo trazo de la firma dejando el rea de trazado en blanco.
El check Enviar Correo permite activar el envo de correo mediante el cual se informa al usuario de
que el formato ha sido firmado y permite decidir si se adjunta el Reporte en PDF o no. Si es necesario
que el mensaje informativo llegue a ms destinatarios de correo adicionales a los que se encuentran

configurados en la regla de envo correspondiente, se digitan en el campo ofrecido en la ventana
Envo Correo Reporte Tcnico.
208
3.10. GASTO
En esta funcionalidad se realiza el registro de la relacin de gastos.
3.10.1 CARPETAS

Nmero: Consecutivo del gasto generado automticamente por SAMM, al momento de
registrar el gasto no se puede agregar este valor manualmente ni se puede editar ms
adelante; tampoco es posible asignar el nmero de un gasto eliminado a uno nuevo, es decir, los 209
gastos eliminados se seguirn teniendo en cuenta en los consecutivos.
Tipo Gasto: Indica si el gasto es del tipo Adelanto de fondos o Registro de gastos.
Gasto: Nombre con el que se reconocer el gasto.
Gasto Cdigo: Es un nmero que puede registrarse para la identificacin del gasto, en algunas
empresas lo utilizan como un consecutivo interno.
Fecha: Fecha en la cual se produjo el gasto. No indica la fecha en la cual se est registrando el gasto
en el sistema.
Das: Nmero de das para los que aplica el gasto.
Consignado: Indica si ya se hizo efectivo el gasto a quien lo solicito.
Concepto: Razn por la cual se realiza el gasto.
Usuario aprob: Nombre del usuario que legalizo el gasto
Usuario solicitante: Nombre de la persona que est requiriendo el gasto.
Estado: Es el estado en el cual se encuentra actualmente el gasto.
3.10.1.2. Carpeta Detalle Gasto

En esta carpeta es donde se agregan todos los tems que hacen parte del gasto.
Abre una ventana nueva desde donde se hace el registro del nuevo tem que har parte
del gasto.

210
Fecha: Da en el cual tuvo lugar el detalle gasto que se va a agregar.

Gasto: Con el fin de agilizar el proceso, SAMM precarga el nombre del gasto
automticamente.
Catalogo: Es el elemento del catlogo de mantenimiento que se desea agregar.
Cantidad: Nmero total de unidades del elemento que se agreg.
Valor: Es el costo unitario que tiene el elemento agregado. Al seleccionar el catalogo, SAMM cargara
el valor del tem automticamente pero se puede cambiar este valor si se desea.
Documento Ot: Son las ordenes de trabajo para las cuales aplica este detalle gasto.
Muestra en una ventana nueva la informacin del detalle gasto para que se pueda editar.
Se pueden modificar todos los campos a excepcin de Gasto que siempre ser el que
SAMM carga por defecto.
Elimina el detalle gasto. Se tiene que seleccionar con anterioridad el tem que se desea
eliminar para que se active el botn.
Refresca la tabla de los tems agregados.
3.10.2 Barra de Herramientas

Botn Legalizar: Es hacer oficial el gasto, todos los detalles que tenga el gasto se
cargarn en las respectivas Ots. Luego de hacer la legalizacin no se pueden agregar ni
editar ms detalles para el gasto y el estado de este cambiar automticamente a
Legalizado (su estado terminal).

Cuando se reportan gastos desde un reporte tcnico estos quedan con el nombre conformado de la
siguiente manera: Prefijo OT - Nmero del documento - Serial del equipo que aparece en la OT -
Equipo - Sucursal donde se encuentra el Equipo - Tercero del Equipo.
Cada uno de los tems agregados desde la carpeta gastos del reporte tcnico ser un detalle para el 211
gasto. Una vez agregados todos los elementos en la misma carpeta de gastos aparecer el
botn de Legalizar siempre y cuando se cuenten con los permisos para hacerlo.
3.11. REGISTRO DE GASTO

Para agilizar el proceso de la creacin de gastos SAMM dispone del servicio de Registro de Gastos.
El calendario nos ayuda a establecer la fecha de forma ms rpida evitando posible errores al
momento de crear el gasto. Al seleccionar una fecha en el calendario esta se establecer
automticamente en el campo Fecha.
Gasto: Es un filtro de todos los gastos que no se encuentran legalizados.
Documento Ot: En este campo se deben seleccionar todas las Ots que tienen relacin con el gasto.
Fecha: Da en que se realiz el gasto.

Detalle Gasto: Nombre con el que se reconocer el gasto.
Subtipo Catlogo: En este filtro se mostrarn los catlogos de gastos; al momento de
seleccionar uno de estos SAMM mostrar una grilla en la parte inferior con todos los tems que hacen
parte del catlogo seleccionado. 212
La grilla muestra en la columna Valor la cantidad sealada en el campo Precio Venta al momento de
crear el tem.
Desde aqu se pueden crear o editar los gastos (siempre y cuando no estn Legalizados).
Para la creacin de un gasto es obligatorio ingresar todo la informacin de los campos que estn
sealados como obligatorios (campos subrayados). En la grilla de los tems del catlogo se
debe ingresar la cantidad correspondiente para cada tem. En el campo Detalle gasto se debe
ingresar el nombre con el cual se desea reconocer el Detalle en el gasto; por defecto la aplicacin
deja el nombre del gasto en caso de no ingresar esta informacin al momento de crear el gasto. En
el momento de hacer clic en el botn Aceptar se crea el gasto y solo se agregaran como detalles del
gasto aquellos tems de la grilla donde la cantidad y el valor estn definidos.
Una vez creado el gasto se queda en estado de edicin, se puede editar toda la informacin

referente al gasto, si se desean incluir elementos de otro catlogo se debe seleccionar en el campo
de Subtipo Catlogo y en la grilla correspondiente al catlogo ingresar la informacin necesaria;
luego proceder a guardar los cambios. Al momento de editar lo nico que no se puede hacer es
quitar un detalle gasto, para esto es necesario ir directamente a la pgina de gastos en la carpeta de 213
Detalle gasto. Se puede rpidamente ir al gasto con el link Ver +.
Para editar un gasto desde esta pgina hay que seleccionarlo en el campo Gasto, seleccionar la fecha
que tiene el gasto y luego hacer clic en Aceptar.
3.12. CIERRE MASIVO DOCUMENTOS

SAMMWEB permite cerrar varios documentos del mismo tipo de forma simultnea, siempre y
cuando los documentos cumplan con todas las reglas establecidas para el cierre.
El tab de Buscar Documentos permite realizar la bsqueda de los documentos que se desean cerrar.
Elegir el Subtipo de Documento es vital ya que si no se es seleccionado uno de estos no se puede
hacer un filtro por los dems campos (Cliente, Fecha y Estado). Al seleccionar uno de los subtipos de
documentos se cargaran automticamente los estados desde los cuales se puede pasar a cerrar el
documento para hacer mucha ms precisa la bsqueda.
Si el subtipo de documento es uno relacionado con las rdenes de trabajo SAMMWEB
mostrar un link para acceder a la pantalla de Cierre Masivo de OTs.
En cualquier otro caso se mostraran los documentos que se encuentran en un estado apto para
cerrar en la parte derecha de la pantalla. Se deben seleccionar los documentos a cerrar.

214
Para continuar se debe hacer clic en el botn de siguiente (botn con la imagen de una flecha
apuntando a la derecha ) para ir al tab de Confirmar Cierre.
En esta pantalla se muestran los documentos que han sido seleccionados anteriormente; si los
documentos aparecen con una imagen en la parte izquierda del registro es porque no sern cerrados
porque no cumplen con las reglas para efectuar el cambio de estado. Hay un botn para ir al tab
anterior (botn con la imagen de una flecha apuntando a la izquierda ). En la parte inferior se
puede aadir la nota para el cambio de estado tal cual se hace al cambiar el estado desde el botn de
cambio de estado en la pantalla de cada uno de los documentos. Para confirmar el cambio de estado

se debe hacer clic en el botn Aceptar.
3.13. ACCESO CLIENTES 215
SAMMWEB presenta el perfil de acceso a clientes de la empresa. No solo los usuarios registrados de
la empresa pueden ingresar al aplicativo. Los Terceros Clientes, tambin pueden ingresar, de
acuerdo a los permisos del perfil tipo cliente.
El usuario de tipo administrador es quien regularmente debe asignar el acceso al Tercero
Cliente, por medio de la generacin de un contacto cliente y del login y contrasea del mismo.
3.13.1 Creacin Contacto Cliente

El usuario de perfil administrador es el que regularmente debe asignar los contactos y accesos del
Tercero Cliente de la empresa.
Pasos:
1. Ir al Men MAESTROS - TERCEROS - TERCERO CLIENTE.
2. Seleccionar o buscar el Tercero Cliente al cual se la va a asignar el Contacto Cliente.
3. Ir a la carpeta Contactos Cliente. Si ya existen contactos cliente para el tercero aparecer un
men similar a que se muestra a continuacin.
Nota: De acuerdo a la cantidad de Sucursales que existen por Tercero Cliente, se puede seleccionar
una y crear contacto, activando el "check", junto al nombre de la sucursal.
Para crear el Contacto de clic en el botn Nuevo. Saldr la siguiente ventana. Luego de llenar
los datos de clic en el botn aceptar.
En la barra de botones de Contactos Clientes, encontrar el botn de actualizar grilla ,

luego de dar clic en este botn se ver el registro creado en la grilla de contactos.
Seleccione el registro creado y de clic en el botn . Esto le permitir crear el login

(usuario) y password (contrasea) del contacto cliente. Se ver la siguiente ventana.

216
Ingrese los datos solicitados por SAMMWEB. Tenga en cuenta que la clave solo debe ser de
conocimiento del contacto cliente que se cre y que una contrasea segura tiene una extensin
de 8 a 20 caracteres, usando nmeros y letras.
SAMMWEB le brinda la posibilidad de enviar va mail los datos de usuario y contrasea, llenando
el campo "Email" y activando el check de "Envi Correo".
Nota: Cuando ingresa por primera vez a SAMMWEB, el aplicativo le sugiere un cambio de
contrasea.
El Tercero Cliente cuenta con ciertos permisos especiales. Principalmente permisos con la finalidad
que pueda ver y consultar informacin referente a las Solicitudes, OTs, Equipos (incluye reportes) y
en general informacin referente al proceso de servicio en funcin del tercero Cliente.
3.14. ACCESO PROVEEDORES
3.15. RECORDATORIOS
Es una funcionalidad que permite al usuario recordar aquellos comentarios que estn vinculados
al documento que se est elaborando. Para realizar un recordatorio, primero se debe realizar un
comentario desde el tab de comentarios que se encuentra en la pgina del documento que se va a
agregar (Solicitud, Cotizacin y dems)
Dentro de la pestaa de comentarios encontraremos todos los asociados tanto al documento actual
como el documento padre, aquellos donde tenga al lado derecho una campana pequea sern

aquellos donde tiene recordatorios pendientes, o que se crearon para recordar para varios usuarios,
tambin habr un campo llamado "Fecha a recordar" que le indicar al prxima fecha donde se
recordara el comentario actual de usuario actual, si no lo tiene es porque el recordatorio ya fue
cerrado o porque el comentario no fue creado para recordar para el usuario actual. El ultimo 217
campo que muestra es el de "Recordar para" donde habr una lista de aquellos usuarios a quienes se
le van a recordar el comentario seleccionado por el usuario, tambin se mostrara un botn de
histrico de comentarios donde podr ver detalladamente los comentarios aplazados o cerrados por
el usuario actual o por otros.
Una vez en la pgina del documento al que se va a agregar el comentario para recordar hacer clic en
el botn de (nuevo comentario), aparecer la siguiente ventana nueva
Hay se agregar la informacin como una descripcin en el campo Comentario o Seleccionar un

Contacto para asociarlo al Comentario. En el check de Recordar hay que tener en cuenta que:
Si selecciona la opcin "NO", este comentario no ser recordado y ser visible en el tab de
comentarios correspondiente al documento actual
Si selecciona la opcin "SI", aparecern dos opciones:

218
Si escoge la opcin "Siguiente Documento" no se recordara pero se mostrara el siguiente

documento hijo al que se vaya a crear
Si escoge la opcin "Fecha" aparecern dos campos: el primero le permitir registrar la
fecha y la hora en la que se deber activar el recordatorio y el otro es el de usuario en el que
se agregaran todos los usuarios a los que quiere que se les recuerde dicho comentario.
Una vez guardado el comentario, el usuario podr ingresar a la pgina de inicio de SAMM donde se
encuentran los bloques home, encontrara uno llamado recordatorios, donde se observar el nmero
de comentarios que este vencidos y prximos y ubicados de la siguiente manera:

219
En la parte superior de sta ventana se ofrecen campos de bsqueda avanzada en los que podr
buscar los recordatorios por Tercero y subtipo de documento. Cuando se seleccione un tem que
tenga algn recordatorio aparecer la siguiente ventana:
En esta ventana se mostrarn todos aquellos comentarios que pertenezcan al tem que
seleccionado, mostrndose de manera ordenada por el nmero del documento. Como puede
observar la ventana de comentarios mostrara el comentario con las siguientes caractersticas

Fecha en que se recordara el comentario, tendr ese tem un color rojo si esta vencido, o azul si
esta prximo.
El tipo de documento y el consecutivo al que pertenece. 220
El cliente y la sucursal al que est asociado al documento de dicho recordatorio.

El equipo que est asociado al documento de dicho recordatorio.
El documento comentario (ttulo del comentario).
El nombre del Contacto el cual se puede cambiar si se desea. Al frente del control de
Contacto se muestra un link el cual al hacer clic en l nos muestra los datos ms relevantes del
dicho tercero.
El comentario (descripcin como tal del comentario.)
Cantidad de veces que se ha reprogramado el recordatorio actual.

Una opcin de "Cerrar", donde no se va a recordar el comentario actual.
Y una opcin de "Aplazar", que cuando se selecciona aparecer una fecha para seleccionar con
el fin de hacer que el comentario se pueda recordar en una fecha futura.
Para ver los comentarios desde otras pginas solo hay que dar clic derecho en el botn que tiene
como imagen una campana y que est al lado del botn de reportes
Si en caso de que se encuentre en alguna pgina diferente a la principal (Donde estn todos los
bloque home) y tiene un recordatorio prximo a vencer, en la pestaa del explorador vera un
mensaje que le indicara el recordatorio presente a vencer
De igual forma el botn del recordatorio cambiara el fondo de la imagen a color rojo.

221
De lo contrario si se encuentra en la pgina principal y tiene recordatorio prximo a vencer,
aparecer automticamente una ventana emergente con dicho recordatorio.

4. ALQUILER
Permitir realizar alquileres, realizar facturas mensualmente u ocasionalmente, adems darle al usuario la 222
opcin de ver dnde estn los equipos y cuando tiene que ir por ellos. Antes de iniciar la operacin de
alquiler, todos los equipos disponibles deben estar en la sucursal de mi empresa y sta debe estar
configurada para alquiler. Para configurar las sucursales deben ir a la pgina de parmetros generales,
desde el men aplicacin; en el tab sucursales pueden ver las sucursales y activar las sucursales de alquiler.
El proceso normal del alquiler inicia en la cotizacin, all se establece el posible precio de los equipos que se
van a alquilar, cuando es aprobada la cotizacin se crea una orden de trabajo, en esta se especifica la
informacin del cliente, una vez creada la orden de trabajo, se utiliza el botn "Crear Alquiler", aqu es donde
procedemos a crear el alquiler.
4.1. ALQUILERES
Al pulsar el botn Crear Alquiler en la barra de herramientas de la Cotizacin, nos lleva al formulario
de alquileres, la informacin de la orden de trabajo sale pre cargada y pulsamos aceptar.
Botn Ver OT: Nos lleva a la orden de trabajo que gener el alquiler.
Botn Facturar: Esta funcionalidad permite generar los cobros por cada equipo del alquiler.

223
En el primer grupo encontraremos el de buscar equipos, donde podemos buscar aquellos que
estn incluidos en este alquiler o realizar bsquedas de los dems que tenga en los dems
alquileres donde este asociados el cliente del alquiler actual, tambin podemos filtrar los equipos
por sucursal y zona
Despus en el grupo de detalle factura se pedir el nmero, la fecha y el valor de la factura
que se le va a pasar al cliente, el valor de la factura se puede dejar en blanco y se calcula
automticamente en un paso ms adelante.
En la tabla de datos se puede activar los equipos que se van a cobrar y tambin la opcin de
seleccionar todos.
Se puede ver informacin de cada uno de los equipos alquilados, como la fecha de despacho, la
fecha en la que se realiz la ltima factura (si an no se ha facturado, aparecer la fecha de
despacho), la fecha de devolucin (si an no se ha devuelto aparece 01/01/1900).
La fecha factura es la fecha en la cual se va a facturar, el periodo facturado es desde la ltima
factura hasta la fecha ingresada en este campo.
El valor periodo es el valor que se le cobra al cliente, inicialmente aparecer el valor establecido
al momento de afiliar los equipos.
El valor de multa que se vaya aplicar por cada equipo y el periodo de tiempo que estuvo en
Stanby
Botn Calcular Parciales: Si se tiene el total de la factura, se digita este valor en el campo valor
factura y se pulsa el botn, automticamente se calculan los valores parciales por cada equipo
que este seleccionado.
Botn calcular Total: Calcula el total de la factura a partir de los valores parciales de cada equipo
seleccionado.
El botn Aceptar ejecuta el pago y hace las siguientes operaciones, crea un pre liquidacin y por
cada equipo seleccionado se crea un elemento en la planeacin, crea o actualiza un pago del
alquiler con los datos ingresados.

Equipos con hormetro: Cuando el equipo tiene control de hormetro la aplicacin pedir los
datos de lectura. Es posible dejar esta casilla vaca para evitar registro de hormetro. Si la
aplicacin arroja mensaje de hormetro invlido, el hormetro no ser registrado, pero el
proceso de registro de facturacin igual se habr procesado, por lo que NO SE DEBE DAR 224
ACEPTAR nuevamente.
Botn Seriales: Se utiliza para registrar en el alquiler cada uno de los equipos que se van
a alquilar.
Primero informa los equipos que se cotizaron contra los que ya estn afiliados.
Luego es necesario establecer el periodo de cobro del alquiler. Segn el contrato que se habl
con el cliente, si se va a cobrar el alquiler por hora, por da o por mes.
Aparece una tabla con la informacin de los equipos que estn en las sucursales configuradas
para el alquiler y que coinciden con los que se cotizaron anteriormente para ese alquiler. Esta
agrupado por familia y por modelo de equipo.
Se tiene la opcin de seleccionar cuales equipos se van a afiliar al alquiler, tambin se pueden
seleccionar todos con el check en la parte superior de la tabla.
En la columna sucursal, inicialmente aparece la sucursal que se configur al momento de crear el

alquiler, es posible cambiarla, en caso que un equipo se vaya a alquilar en una sucursal diferente.
La fecha de despacho, en este campo se establece la fecha real en la que el equipo le ser
entregado al cliente, inicialmente aparece la fecha de despacho que se configur al momento de
crear el alquiler.
En la columna fecha compromiso devolucin se establece la fecha esperada en la que se va a

devolver cada equipo, inicialmente aparece la fecha de compromiso devolucin que se configur
al momento de crear el alquiler.
El valor periodo es lo que se va a cobrar al cliente por cada equipo, por ejemplo, se va a cobrar
por el "EquipoA" 10,000 por da, entonces en la parte superior, el periodo debe ser "Da" y en

valor se digita 10,000.
En Stanby se establece el valor por cada lapso del periodo en Stanby (Toma el periodo
configurado en la parte superior). Con el ejemplo anterior se puede decir que por da de 225
inactividad le cobra 1,000, ese valor debe estar en ese campo.
EL hormetro del equipo al momento de entregarlo y la fecha en la que se ley el hormetro. El

check de crear OT, se activa si el usuario desea crear una orden de trabajo para entregar estos
equipos. Solo estar habilitado si ya existe una orden de trabajo para ese alquiler. El botn
aceptar se pulsa para realizar la entrega de los equipos.
Botn Devoluciones: En esta pantalla se pueden observar las fechas en las que los
equipos se van a devolver. Es un listado de todos los equipos (sin importar el alquiler).
Botn Devolver: Es la funcionalidad que permite realizar la devolucin de cada equipo,

a partir de este se puede generar una OT y hacer el cobro respectivo.
Botn Proyectar: En el caso en que un alquiler se cobre mensual o cada semana, en

esta pantalla se pueden generar los cobros por cada periodo.
Botn Archivos Alquiler: Permite guardar en la base de datos algn documento

importante para el proceso de alquiler, pueden ser las fotografas de los equipos
afiliados al alquiler.
4.1.2 CARPETAS

En este tab se encuentra la informacin bsica del alquiler, se puede crear un nuevo alquiler,
editarlo, eliminarlo. Se sugiere no realizar cambios en este formulario una vez se hayan
afiliado equipos.

226
Alquiler: El ttulo del alquiler, se utiliza para identificar el alquiler.

Alquiler Cdigo: Es un cdigo que se le desee poner al alquiler, normalmente se establece el
identificador del alquiler para la empresa.
Tercero: Es cliente al cual se le van a alquilar los equipos.
Sucursal: La sucursal del cliente a la cual se van a enviar los equipos, si los equipos se van a
enviar a diferentes sucursales se recomiendo establecer la sucursal a la que se van a enviar la
mayora de los equipos.
Fecha Compromiso: La fecha en la que se espera entregar los equipos al cliente, es una fecha
esperada, la fecha de la entrega real de cada equipo se puede modificar.
Fecha Fin: La fecha en la que se espera se haga la devolucin de los equipos, es una fecha
esperada, al fecha de devolucin real de cada equipo se puede modificar.
Documento Ot: Es la orden de trabajo que origino el alquiler.
Subtipo Documento: Es el Subtipo de documento de orden de trabajo que se generar
durante el alquiler.
Tipo de Facturacin: Establece si es mes vencido o mes anticipado, esto ayudara en el proceso de
cobro a lo largo del alquiler.
Botn Aceptar: Confirma la informacin registrada.
4.1.2.2. Carpeta Equipos

En este tab se ve la informacin de los equipos que se afiliaron al alquiler.

227
Las opciones que se ven al inicio del tab son:

En alquiler: Mostrara los equipos que an se encuentren alquilados
Reservados: Mostrara los equipos de ese alquiler que ya estn en las sucursales para
alquiler y que estn en algn alquiler
Devueltos: Mostrara los equipos que ya se devolvieron
Todos: mostrara todos los equipos de este alquiler
Descripcin de Botones:
Cuando se seleccion un equipo se habilitan los siguientes botones:
Editar: Permite cambiar informacin del equipo alquilado, como la sucursal, la fecha inicial de
facturacin y la fecha de despacho.
Devolver: Permite realizar la devolucin del equipo seleccionado. (En el Botn Devolver equipos
se mostrar ms detalles)
Imprimir: Lo lleva a las opciones de impresin para ese alquiler.
Crear OT: Lo direcciona a crear una nueva orden de trabajo para el equipo seleccionado.
Actualizar: Actualiza los datos mostrados en la tabla.
4.1.2.3. Carpeta Pagos

En esta carpeta se pueden ver los pagos que se han hecho o que se han planificado para todo el
proceso de alquiler.

228
En la parte superior se ven tres opciones, y una fecha, son filtros para visualizar de manera ms
organizada los pagos.
Facturados: Los pagos que ya se le cobraron.
No facturados: Los pagos que no se han cobrado.
Todos: El total de los pagos del alquiler. La fecha desde la cual se quieren ver los pagos.
Una vez se le ha aplicado el filtro y se ha seleccionado el pago, se habilitaran los siguientes
botones (De izquierda a derecha).
Editar: Se puede cambiar informacin del pago, por ejemplo, la fecha esperada de pago.
Eliminar: Solo se pueden eliminar los pagos proyectados.
Actualizar: Actualiza la informacin de la tabla de datos.
Detallar Pagos: Se ve el detalle de los equipos que se van a cobrar en el pago seleccionado.
Facturar: Lo lleva a la pantalla de cobrar, estar pre seleccionado el equipo. Ms detalles en el Botn
de generar Pagos. Este botn est habilitado nicamente para los pagos que tienen algn valor por
cobrar.

5. COMERCIAL
5.1 COTIZACION 229
5.2 COMISIONES
5.3 CONDICION
5.4 OPCION DE CONDICION
5.1. COTIZACION
Corresponde al documento de carcter comercial que genera SAMMWEB, que permite realizar
una negociacin entre la empresa que oferta productos/servicios y el cliente. La pantalla base
del formulario de cotizacin se presenta a continuacin

5.1.1 CARPETAS
5.1.1.1. Carpeta Informacin Bsica 230
Se encuentra la informacin bsica de la cotizacin, como la fecha, el nmero, el cliente, el

asunto, etc.
Documento: Tipo documento Cotizacin este ser usado por el rea comercial.
Versin: Cuando desee hacer una nueva versin de cotizacin para su cliente, cambiar elementos,
variar las opciones para que el cliente tome una decisin, puede partir de una cotizacin elaborada
generar la nueva versin de la cotizacin actual por medio del botn COTIZACION. Ubquese en la
cotizacin que desea generar en nueva versin y haga clic en el botn COTIZACION.
Se pegaran los datos de su cotizacin actual y confirmando con el botn aceptar se generara la
versin 2 de la misma. Si desea generar otra versin, deber ubicarse en la cotizacin versin 2 y
desde all generar una 3 y as sucesivamente. Las tres cotizaciones quedaran activas hasta que reciba
la aprobacin por parte de su cliente.
Fecha: Fecha de elaboracin de la cotizacin.
Fecha sugerida: Fecha en la que el cliente requiere la cotizacin.
Fecha cierre: Fecha de cierre de la cotizacin, esta se llena automticamente cuando la
cotizacin se aprueba o es cancelada.
Prioridad: Prioridad de la cotizacin
Cliente: Cliente que requiere la cotizacin.
Sucursal: Sucursal del cliente que requiere la cotizacin.
Equipo: Equipo que se desea asociar a la cotizacin de ser necesario. SAMM carga los equipos que
tiene el cliente en determinada Sucursal, esto hace que sea mucho ms prctico escoger el equipo
objeto de servicio. Al seleccionar un Equipo SAMM nos muestra informacin adicional como el
nmero de OTs y Solicitudes que estn asociadas al Equipo elegido. En caso que el Equipo tenga
un estado diferente a Activo o el Tercero sea diferente al Tercero Comprador aparecer un link
color rojo para ver estos datos segn sea el caso.
Asesor: Asesor que est elaborando la cotizacin.

Asunto: Descripcin de la cotizacin Ej.: Monitoreo Residencial.
Contacto: Contacto al que va dirigida la cotizacin.
Cargo: Cargo del contacto.

Encabezado: Encabezado de la cotizacin, se cuenta con un encabezado por defecto, seleccionando
en el icono de la flecha el texto que se desea cargar, este puede modificarse segn sea el caso.
Notas 1: Puede ingresar las condiciones de la cotizacin que est diligenciando.
231
Notas 2: Notas adicionales que requiera ingresar para el documento que est creando.
Cdigo: Si la empresa posee cdigos internos para las cotizaciones, puede diligenciarlos en ste
campo.
Contactos: Seleccione el contacto que ha sido asignado al cliente al cual se le elabora la cotizacin.
Es A.I.U: Seleccione esta opcin si la cotizacin se incluye dentro del campo de Contratos de
Construccin o Servicios prestados por cooperativas. Cuando lo active en "SI" se mostrarn los
campos PORCENTAJE A, PORCENTAJE I, PORCENTAJE U, al igual que VALOR A, VALOR I, VALOR U, que
corresponden al porcentaje y valor de gastos indirectos para la operacin del contrato. (A =
ADMINISTRACIN, I = IMPREVISTOS, U = GASTOS QUE AFECTAN LA UTILIDAD DEL CONTRATO)
Moneda: Moneda en la que se est elaborando la cotizacin.
Para que la cotizacin sea creada, confirmar con el botn aceptar, en este momento SAMM
generar un consecutivo para su cotizacin.
5.1.1.2. Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la cotizacin
seleccionada, adems puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los
elementos de la cotizacin actual.
5.1.1.3. Carpeta Evaluaciones

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la cotizacin seleccionada.
Las evaluaciones, las preguntas y las opciones de repuesta, las puede ingresar desde el Men
CONFIGURACIN - SERVICIO - APLICACIONES.
Luego de haber asignado una evaluacin a la cotizacin, de clic sobre la carpeta evaluaciones, se
mostrar una ventana similar a la que se ve a continuacin. Seleccione el tema de la evaluacin que
aplica, la fecha en la que se realiza la encuesta y el nombre de la persona encuestada. Cuando haya
ingresado las opciones de repuesta, de cada pregunta, de clic en el botn aceptar para finalizar el
proceso.

232
5.1.1.4. Carpeta Comentarios

En esta carpeta se ingresan los comentarios ms importantes referentes a la negociacin entre la
empresa y el cliente. Estos comentarios estn disponibles en todo momento para su consulta.
Con este botn se crea el nuevo comentario.
Documento Comentario: Nombre con el que se identificara el comentario.

Comentario: Las observaciones que se desean aadir.
Documento: Es el nmero de Documento al cual se le crear el comentario. SAMM
automticamente seala el documento actual.
Contacto: Nombre del contacto del cliente con quien est relacionado el comentario
(este campo no es obligatorio para crear el comentario).
Recordar: Al seleccionar la opcin de No, se crear un comentario sin que se le recuerde a
ningn usuario.
Al seleccionar la opcin Si aparecer otro campo para seleccionar si se desea recordar para una
fecha especfica o recordar en los siguientes documentos, es decir, a los documentos hijos del
documento actual.

233
Si se selecciona recordar en una fecha el sistema nos muestra un campo para buscar todos los
usuarios a los que queremos que el comentario se les recuerde. Por defecto el usuario actual
aparece seleccionado.
Con este botn se Actualiza la grilla despus de haber creado un comentario.
5.1.1.5. Carpeta Detalle

En la carpeta detalle se muestran todos los tems agregados a la cotizacin, con la informacin ms
importante para su identificacin y las cantidades planeadas y ejecutados.
5.1.1.6. Carpeta Condiciones

Se establecen cules son las condiciones para la cotizacin, adems se puede seleccionar cuales
sern impresas en el formato de impresin.

234
Nota: Si la condicin es de tipo texto se mostrar un cuadro de texto, con el fin, que el cliente
ingrese la informacin requerida.
5.1.1.7. Carpeta Info adicional

Se completa la informacin de la cotizacin, esta agrupado por secciones.

Botn Aprobar Cotizacin: Despus de pasar a estado enviadas, el usuario puede
aprobar la ejecucin de la cotizacin mediante el botn Aprobar Cotizacin.
Una vez haga clic en este botn, se mostrar la siguiente ventana.

Encontrar varias opciones y de acuerdo a la que seleccione un proceso diferente.
Si selecciona "NO CARGAR ITEMS A LA OT", simplemente se aprobar el documento actual y
pasar a estado Aprobado. Si selecciona "CARGAR ITEMS A UNA NUEVA OT", se generar una
nueva OT hija de la cotizacin actual y los tems tambin se copiarn a la OT. Se activarn las 235
opciones de tipo de servicio, Subtipo Documento, en taller (si, no) y el departamento, estos, son
datos de la OT que se crea a partir de la cotizacin.
La opcin "CARGAR ITEMS A LA OT ACTUAL", se ver activa si la cotizacin actual es hija de un
documento OT. Adicional a esto los tems de la cotizacin se cargarn a la OT.
Usted puede crear un Requisicin (RQ) a partir de la cotizacin actual, activando el "check" de
"CREAR REQUISICIN" y seleccionando (si existe) el subtipo de requisicin.
Botn Copiar Cotizacin: Este botn permite al usuario identificar cotizacin previa a la
cotizacin actual que se est generando, con el fin de copiar los tems que se ha cotizado
en un documento anterior. Regularmente aplica cuando se va a copiar tems cotizados
a un cliente particular, y que se requieren para el cliente de la cotizacin actual.
Busque la cotizacin por medio de los filtros presentados, puede buscar mediante el dato que
ms reconozca como parmetro de informacin. Normalmente se considera ms importante
filtrar la informacin por el cliente al cual se le ha realizado una cotizacin previamente. Cuando
haya ingresado el parmetro de bsqueda de clic en el botn aceptar.
Luego de haber filtrado la informacin, en la parte inferior del formulario de bsqueda, se
mostrarn los resultados de las cotizaciones hechas previamente, de acuerdo al criterio de
bsqueda seleccionado.

236
Seleccione el registro al cual requiere hacer la copia, dando clic en la flecha de la primera
columna de cada fila. se mostrarn en la parte inferior los tems que tiene asignado el
documento.
Seleccione del listado de tems generado, los elementos que desea copiar a la nueva
cotizacin.
Botn ITEMS: La ventana de los tems permite cargar una serie de elementos al registro de
determinados documentos y formularios de SAMMWEB. De sta forma se designan los
elementos dentro del catlogo de informacin dentro del aplicativo.
Cuando encuentre el botn, y de acuerdo a los permisos del perfil de usuario, podr incluir tems
dentro de la informacin de un documento. Al momento de dar clic sobre el botn "tems", se
encontrar con la siguiente ventana,

237
Pasos para incluir tems a la cotizacin:

Del campo "tipo catalogo" seleccionar el tipo de
catlogo que aplica a la carga de tems.
SAMMWEB filtrar la informacin de acuerdo al tipo
catalogo escogido.
Seleccione de la bsqueda avanzada del campo catalogo
el tem a incluir. Luego de seleccionarlo, ste quedar
cargado a la grilla de tems.
Tenga en cuenta que si desea crear una categora
(titulo) para los tems a incluir debe dar clic en el botn
nuevo. Teniendo seleccionada la categora puede incluir
los tems de la misma.
Si el tipo catalogo a escoger es un Tempario, se mostrar la siguiente ventana.

De acuerdo a los permisos de perfil de usuario, usted podr editar el detalle de tempario si el
"check" de editar el detalle del tempario est activo (Cada una de las actividades dentro del
tempario), en cuanto a la cantidad planeada.
238
Botn Facturar: Establece la informacin de la factura asociada a la cotizacin, la fecha, el
monto.
Botn Histrico: Se puede visualizar el histrico de los estados por los que ha pasado la
cotizacin, adicional a cada estado est el usuario que hizo el cambio de estado y el
tiempo que transcurri para llegar a ese estado.
Seguimiento a cotizaciones: En el home de la aplicacin, al que usted podr acceder mediante un
clic en la Palabra SAMM Web (Parte superior del aplicativo), podr ver sus cotizaciones en los
diferentes estados que se encuentran para realizar el seguimiento correspondiente.
Botn Estado: La cotizacin se crea como nueva, se pasa a estado enviada y luego se
aprueba cuando se decide aceptar la negociacin, por esta razn, al momento de aprobar
la cotizacin se puede crear una nueva orden de trabajo o se puede asignar a una
orden de trabajo existente. Adems la cotizacin puede pasar a estado cancelada o cancelada por
versin, cuando se crea una nueva versin del documento.
Botn Buscar: El botn buscar permite realizar una bsqueda de los documentos por
catlogo. Si se desea tambin se puede combinar la bsqueda por catlogo con la realizada
en el formulario del documento directamente seleccionando el check "Combinar
bsqueda en el formulario".

239
5.2. COMISIONES
5.2.1 INFORMACIN BSICA

Se define la comisin y los rangos de descuento por cada cargo y por cada tipo de catlogo.
Comisin: Descripcin de la comisin.
Cdigo Comisin: Cdigo que identifica la comisin que se crea.
Descuento Mximo: Porcentaje mximo de descuento que aplica para el documento

comercial.
Descuento Mnimo: Porcentaje mnimo de descuento que aplica para el documento comercial
Cargo: Cargo para el que aplica la comisin que se crea.
Subtipo Catalogo: Dependiendo de lo que se est ofertando, se debe seleccionar el subtipo de

catlogo que aplica para la comisin.
Porcentaje Comisin: Porcentaje de comisin que se asigna al cargo de la comisin creada..
Condicin: Condicin que aplica para la comisin actual.
Opcin Condicin: Opcin que se asigna a la condicin seleccionada previamente.
Zona: Zona en la que aplica la comisin.

240
5.3. CONDICIN

Se configuran las condiciones adicionales a
criterio de quien genera el documento de
cotizaciones. Por ejemplo, una condicin puede
ser la forma de pago o el tiempo de entrega.
Ingrese los datos correspondientes a la condicin,
al cdigo y seleccione el bit correspondiente a si
la condicin es de tipo texto o no. Si es de tipo
texto el usuario tendr la opcin de digitar el
asunto de la condicin en la carpeta "condicin"
de la cotizacin. De lo contrario, el usuario tendr
que ir al Men Comercial - Opcin condicin e
ingresar las opciones asignadas a cada condicin.
5.4. OPCION CONDICIN

Para cada condicin deben existir opciones que se aplican para cada cotizacin. Por ejemplo algunas
opciones para la condicin "forma de pago" pueden ser: 100% anticipado o 4 cheques o 100% contra
entrega, etc. En la carpeta Condicin de la cotizacin el usuario debe seleccionar la opcin condicin
del listado asignado a la condicin seleccionada.

241

6. INVENTARIO
6.1 REQUISICION 242
6.2 HERRAMIENTAS
6.3 ENTRADA
6.4 SALIDA
6.5 TRASLADO
6.1. REQUISICION
Las Requisiciones en SAMM son solicitudes de elementos que estn en las diferentes
bodegas que maneja la empresa. Una RQ puede provenir de otros documentos, y se
comporta como un comprobante de inventario tanto de la solicitud recibida como de los
movimientos que de ella deriven. El formulario base de las RQ se visualiza en la siguiente
imagen:
6.2.1 CARPETAS

Se encuentra la informacin bsica de la requisicin, que incluyen los datos tanto del solicitante
como los datos de entrega para el elemento requerido. Adicional a ello, el usuario puede registrar el
Asunto que motiva la solicitud y algn tipo de observacin que considere pertinente para el proceso

que se est llevando.
243
Los Campos obligatorios para el trmite adecuado del documento son aquellos cuyo nombre se
encuentra subrayado.
Documento: Tipo de RQ que ser creada. Depende de la configuracin de cada entidad.
Fecha: Contiene la Fecha y hora de creacin de la RQ.
F. Sugerida: Fecha en que se requiere la RQ.
Prioridad: Prioridad que debe aplicarse para el clculo de la fecha lmite del documento.
F. Lmite: Fecha mxima en la que se debe dar trmite a la RQ. Se calcula de acuerdo con la
prioridad establecida.
Cliente: Tercero tipo cliente quien realiza la solicitud de elementos.
Sucursal: Sucursal del tercero tipo cliente a donde sern destinados los elementos objeto de
la RQ.
Contactos: Contacto asignado al cliente que requiere los elementos a solicitar en la RQ.
Telfono Entrega: Nmero telefnico del cliente asociado a la RQ.
Direccin Entrega: Direccin del cliente asociado a la RQ.
Asunto: Descripcin de la RQ.
Solicitante: Persona que elabora la RQ.

Observaciones: Consideraciones adicionales a tener en cuenta para la ejecucin de la RQ.
Estado: Estado actual en el cual se encuentra la RQ de acuerdo con lo establecido por la entidad.
244
6.1.1.2. Carpeta Info Adicional

SAMM Web permite crear campos de informacin adicional para los diferentes tipos de Documentos
que se manejan a travs del aplicativo. Si se han configurado Atributos para los documentos tipo RQ,
se visualizaran agrupadas por secciones en esta carpeta.

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la requisicin
seleccionada, adems puede observar tanto los documentos que poseen elementos derivados de los
elementos de la requisicin actual, como las diferentes versiones que pueda tener el documento.

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la requisicin seleccionada.

245

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa requisicin haciendo uso de los botones
que se encuentran sobre la grilla de datos, adems encontramos la opcin de ver los comentarios del
documento padre.

En esta carpeta se muestran en detalle los tems asociados a la RQ activa.
Botn Entregar: Permite realizar el movimiento en el inventario teniendo en cuenta las

existencias y cantidades solicitadas. En el campo Observaciones podemos incluir un texto
que haga referencia a la entrega realizada

246
Al guardar los datos de la entrega, se genera un documento de Salida, el cual carga como comentario
la observacin almacenada desde el pop Entregar Requisicin.
Botn Firmar RQ: Permite dejar el registro por medio de la firma del usuario que tenga la
facultad de Aprobar las RQ. El proceso de firma de la RQ es igual al proceso de firma de

RT descrito en la seccin 3.9.1.4 del presente documento.
Botn ITEMS: Permite asociar los elementos necesarios a la RQ, es decir, aquellos 247
elementos que hayan sido solicitados para atender un requerimiento especfico.
Botn Orden Compra: Permite crear una Orden de Compra a partir de la requisicin
actual, para realizar esta operacin debe estar configurado en el flujo de los
documentos. La OC creada a partir de la RQ toma los datos bsicos e tems asociados a
sta.
Botn Traslado: Permite crear un Traslado a partir de la requisicin actual, para realizar
esta operacin debe estar configurado en el flujo de los documentos.
catlogo. Si se desea tambin se puede combinar la bsqueda por catlogo con la
realizada en el formulario del documento directamente seleccionando el check -Combinar
bsqueda en el formulario.
Botn Historico: Se puede visualizar el histrico de los estados por los que ha pasado la
requisicin, adicional a cada estado est el usuario que hizo el cambio de estado y el
tiempo que transcurri para llegar a ese estado.
Botn Cambiar de Estados: Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado.
En esta pantalla se describen las notas del cambio de estado as como el motivo del
cambio.
6.2. HERRAMIENTAS
En SAMM web las herramientas tienen el mismo tratamiento que los equipos serializados, vase
"EQUIPOS"
6.3. ENTRADA
6.3.1 CARPETAS
6.3.1.1. Carpeta Informacin Bsica

Proporciona los detalles de la entrada

248
Documento: El tipo de Documento de Salida que se desea crear, puede ser Remisiones o Salidas
de Taller.
Fecha: Indica la fecha y la hora de la creacin del documento de salida. Automticamente esta fecha
es establecida con la fecha y hora actual del sistema. Luego de ser creado el documento est fecha
no podr ser modificada.
F. Sugerida: Es una fecha tentativa en la cual saldrn los elementos de la bodega.
Cliente: Indica el tercero que realiza la Salida.
Sucursal: Indica la sucursal del cliente que realizar la salida del almacn.
Contactos: Personas a las cuales se podr contactar con la empresa en algn momento
determinado.
Telfono entrega: Telfono del lugar donde se entregan los elementos.
Direccin entrega: Lugar donde se realizar la entrega de los elementos.
Observaciones: Nota para aclarar algn tipo de informacin.
Solicitante: Persona que realiza el documento.

Usuario Recibe: Persona que constata la entrega.
Proveedor: Tercero que abastece con existencias en la bodega.

Transportador: Tercero que lleva desde el Proveedor al lugar de entrega las existencias.
Cdigo: Nmero alterno con el cual podra identificarse el documento.
Estado: Es el estado actual en el que se encuentra el documento. Al crear el documento no se puede 249
seleccionar el estado.

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la entrada
elementos de la entrada actual.
6.3.1.3. Carpeta Informacin adicional

Se completa la informacin de la entrada, esta agrupado por secciones.

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa entrada, adems est la opcin de ver los
comentarios del documento padre.

Botn Solicitud: Crear una solicitud a partir de la entrada actual, para realizar esta operacin
debe estar configurado en el flujo de los documentos.
Botn O.T.: Crear una Orden de Trabajo a partir de la entrada actual, para realizar esta operacin
Botn Requisicin: Crear una requisicin a partir de la entrada actual, para realizar esta
operacin debe estar configurado en el flujo de los documentos
Botn Cotizacin: Crear una cotizacin a partir de la entrada actual, para realizar esta operacin
Botn Entrada: Crear una Entrada de inventario a partir de la entrada actual, para realizar esta
operacin debe estar configurado en el flujo de los documentos.
Botn Salida: Crear una Salida a partir de la entrada actual, para realizar esta operacin debe estar
configurado en el flujo de los documentos.
Botn Orden Compra: Crear una Orden de Compra a partir de la entrada actual, para realizar esta
Botn Traslado: Crear un Traslado a partir de la entrada actual, para realizar esta operacin
Botn ITEMS: Configurar los elementos necesarios.

Botn Historial de Estados: Se puede visualizar el histrico de los estados por los que ha pasado la
requisicin, adicional a cada estado est el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que
transcurri para llegar a ese estado.
Botn Cambiar de Estado: Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta 250
pantalla se escribe las notas del cambio de estado as como el motivo del cambio.
Botn Buscar: El botn buscar permite realizar una bsqueda de los documentos por catlogo. Si se
desea tambin se puede combinar la bsqueda por catlogo con la realizada en el formulario del
documento directamente seleccionando el check "Combinar bsqueda en el formulario".
6.4. SALIDA
Este documento es indispensable cuando se desea sacar determinados elementos de una bodega.
6.4.1 CARPETAS

Se encuentra la informacin bsica de la salida, como la fecha, el nmero, el cliente, el asunto, etc.
ms informacin en el botn ayuda del formulario.

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la salida 251
elementos de la salida actual.
6.4.1.3. Carpeta informacin adicional

Se completa la informacin de la salida, esta agrupado por secciones.

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa salida, adems est la opcin de ver los

Botn Solicitud: Crear una solicitud a partir de la salida actual, para realizar esta operacin debe
estar configurado en el flujo de los documentos.
Botn O.T.: Crear una Orden de Trabajo a partir de la salida actual, para realizar esta operacin debe
Botn Requisicin: Crear una requisicin a partir de la salida actual, para realizar esta operacin
Botn Cotizacin: Crear una cotizacin a partir de la salida actual, para realizar esta operacin
Botn Entrada: Crear una Entrada de inventario a partir de la salida actual, para realizar esta
Botn Salida: Crear una Salida a partir de la salida actual, para realizar esta operacin
debe esta r configurado en el flujo de los documentos.
Botn Orden Compra: Crear una Orden de Compra a partir de la salida actual, para realizar esta
Botn Traslado: Crear un Traslado a partir de la salida actual, para realizar esta operacin debe estar
Botn ITEMS: Configurar los elementos necesarios.
Botn Historial de Estados: Se puede visualizar el histrico de los estados por los que ha pasado la
requisicin, adicional a cada estado est el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que
Botn Cambiar de Estado: Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta

documento directamente seleccionando el check -Combinar bsqueda en el formularo.
252
6.5. TRASLADO
6.5.1 CARPETAS

Se encuentra la informacin bsica del traslado
6.5.1.2. Carpeta Info adicional

Se completa la informacin del traslado, esta agrupado por secciones.

Permite visualizar un listado con los documentos que han sido creados a partir del traslado activo
(Documentos hijos).

253

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de ese traslado, adems est la opcin de ver los
En la barra de herramientas encontramos los botones Nuevo, Actualizar, Editar Registro y Eliminar
Registro, los cuales permiten modificar la informacin contenida dentro de la carpeta comentarios.

En esta Carpeta se visualiza el detalle del traslado, es decir, los tems que estn asociados al mismo
con sus respectivas cantidades y valores.

Botn Solicitud: Crear una solicitud a partir del traslado actual, para realizar esta operacin debe

Botn O.T.: Crear una Orden de Trabajo a partir del traslado actual, para realizar esta operacin
Botn Requisicin: Crear una requisicin a partir del traslado actual, para realizar esta operacin
debe estar configurado en el flujo de los documentos. 254
Botn Cotizacin: Crear una cotizacin a partir del traslado actual, para realizar esta operacin
Botn Entrada: Crear una Entrada de inventario a partir del traslado actual, para realizar esta
Botn Salida: Crear una Salida a partir del traslado actual, para realizar esta operacin debe estar
Botn Orden Compra: Crear una Orden de Compra a partir del traslado actual, para realizar esta
Botn Traslado: Crear un Traslado a partir del traslado actual, para realizar esta operacin debe
Botn ItemDocumento: Permite incluir al traslado los elementos necesarios.
Botn Historial de Estados: Se puede visualizar el histrico de los estados por los que ha pasado el
traslado, adicional a cada estado est el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que
Botn Cambiar de Estado: Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta
documento directamente seleccionando el check Combinar bsqueda en el formulario.
Los traslados afectan los costos de las bodegas de inventario, el usuario SAMM tiene la posibilidad de
definir la estrategia a usar para el manejo de inventario a travs de las opciones de configuracin que
se acceden a travs del Men configuracin -> Aplicacin -> Parmetros Generales.

7. COMPRAS
7.1 ORDEN DE COMPRA 255
7.2 TERCERO PROVEEDOR

7.3 SOLICITUD COTIZACION
7.4 FORMAS DE PAGO
7.1. ORDEN DE COMPRA
Una Orden de compra es un Documento mediante el cual nuestra empresa le hace un requerimiento
a un tercero tipo proveedor. Sirve para soportar la adquisicin de un elemento inventariado o de un
servicio ofrecido por un tercero.
7.1.1 CARPETAS
Se encuentra la informacin bsica de la orden de compra que constituyen datos relevantes en el

proceso de generacin del documento.

Documento: Tipo de OC que ser creada. Depende de la configuracin de cada entidad.
Fecha: Contiene la Fecha y hora de creacin de la OC.

256
F. Sugerida: Fecha en que se requiere la OC.
Prioridad: Prioridad que debe aplicarse para el clculo de la fecha lmite del documento.
F. Lmite: Fecha mxima en la que se debe dar trmite a la OC. Se calcula de acuerdo con la
prioridad establecida.
Comprador: Tercero que solicita los elementos relacionados en la OC.
Sucursal: Sucursal del tercero asociado a la OC.
Proveedor: Tercero tipo proveedor que se encargar de suministrar los elementos

referenciados en la OC.
Contactos: Contacto asignado al cliente que requiere los elementos de la OC.
Direccin Entrega: Direccin del cliente asociado a la OC.
Telfono Entrega: Nmero telefnico del cliente asociado a la OC.
Asunto: Descripcin de la OC.
Forma Pago: Forma de pago acordada entre las partes.
Fecha Pago: Permite establecer la fecha en la que ser pagada la orden de compra. Puede
generarse de forma manual o automticamente al seleccionar una de las formas de pago
configuradas en la aplicacin.
Solicitante: Persona que elabora la OC, la herramienta toma por defecto el nombre del
usuario cuya sesin est activa.
Observaciones: Consideraciones adicionales a tener en cuenta para la OC.
Subtotal: Muestra el clculo del subtotal una vez se hayan asociado elementos a la OC.
Desc: Muestra el valor del descuento a aplicar.
IVA: Muestra el valor del I.V.A. aplicado a los elementos que hacen parte de la OC.
Total: Muestra el valor total de la OC.
Moneda: Establece la medida de cambio que se utilizar para la transaccin econmica que
se soporta con la OC.
Estado: Estado actual en el cual se encuentra la OC de acuerdo con lo establecido por la entidad.

En SAMM Web es posible configurar la visualizacin de los campos del formulario de OC accediendo a
la ventana de configuracin de los parmetros generales de la aplicacin.
257
En la Carpeta Parametrizar Informacin se pueden seleccionar aquellos campos que deben aparecer
en el formulario. Los campos que no queden seleccionados, no se visualizarn en el formulario. Los
campos que cuentan con esta caracterstica, son los que se listan en la seccin Campos OC resaltada
en el recuadro rojo de la siguiente imagen.
7.1.1.2. Carpeta Info Adicional

SAMM Web permite crear campos de informacin adicional para los diferentes tipos de Documentos
que se manejan a travs del aplicativo. Si se han configurado Atributos para los documentos tipo OC,
se visualizaran agrupadas por secciones en esta carpeta.

258

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la orden de compra
elementos de la requisicin actual.

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la orden de compra seleccionada.

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa orden de compra, adems est la opcin
de ver los comentarios del documento padre. 259

En esta carpeta se muestran en detalle los tems asociados a la OC activa.
Botn Entrada: Crear una entrada de inventario a partir de la orden de compra actual,
para realizar esta operacin debe estar configurado en el flujo de los documentos
Botn ITEMS: Permite asociar los elementos necesarios a la OC, es decir, aquellos
elementos que requieran ser comprados para atender un requerimiento.
Botn Salida: Crear una Salida a partir de la orden de compra actual, para realizar esta

catlogo. Si se desea tambin se puede combinar la bsqueda por catlogo con la realizada en el
formulario del documento directamente seleccionando el check "Combinar bsqueda en el
formulario".
260
Botn Histrico: Se puede visualizar el histrico de los estados por los que ha pasado la
orden de compra, adicional a cada estado est el usuario que hizo el cambio de estado y
el tiempo que transcurri para llegar a ese estado.
Botn Estado: Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta
Nota : Desde SAMMWEB se puede configurar el envo de correo en el momento en que se crea o
se cambia de estado de la orden de compra. Tambin se puede configurar el envo de archivos

adjuntos y formatos de impresin
7.2. TERCERO PROVEEDOR 261
Tiene el mismo tratamiento de los clientes, pero en pantalla solo se pueden ver y modificar los que
son de tipo proveedor. Ms informacin en Clientes.
7.3. SOLICITUD COTIZACION

Tiene el mismo tratamiento de la orden de compra, la diferencia es que el formulario est en estado
"nuevo", para crear una nueva orden de compra.
7.4. FORMAS DE PAGO

Se utiliza para configurar las diferentes formas de pago que admite la empresa.
7.4.1. Carpeta Informacin Bsica

Se encuentra la informacin bsica de la forma de pago.

8. PRODUCCION
8.1 MOTIVO DE EVENTO 262
8.2 OBRAS
8.3 EVENTOS
8.4 REGISTRO DE EVENTOS
8.1. MOTIVO DE EVENTO

Se describe las causas que ocasionaron que la funcionalidad del equipo se detuviera.

8.1.1 CARPETAS

263
Se encuentra la informacin bsica del motivo de evento, ms informacin en el botn ayuda del
formulario.
8.2. OBRAS
Permite la creacin de registros acerca de las actividades que se realizan en la empresa, vinculando
los equipos utilizados y cantidades sobre determinado catlogo que se emplea en la obra.

264
8.2.1 CARPETAS
Se encuentra la informacin bsica de las obras, como el cdigo referente a la obra, la fecha inicial,
la fecha final y la sucursal. Ms informacin en el botn ayuda del formulario.

8.2.1.2. Carpeta Equipos
265
Configura los equipos que aplican para cada obra con su respectivo promedio esperado.
8.2.1.3. Carpeta Cantidades
Configura los elementos de catlogo que se necesitan para la obra, la cantidad y el valor
unitario, el promedio da, el valor mximo y mnimo de cada uno de ellos.
8.3. EVENTOS

266
8.3.1 CARPETAS

267
Se encuentra la informacin bsica del evento, como la fecha, el equipo, el hormetro, etc. ms
informacin en el botn ayuda del formulario.
Se presentan los elementos de catlogo que se utilizaron durante ese evento, la cantidad y el valor
unitario por cada uno.
8.4. REGISTRO DE EVENTOS

268
Esta pgina est diseada para hacer un seguimiento rpido a equipos que necesitan ser
monitoreados constantemente, se registra entre otras cosas, todas las paradas que tienen, los
hormetros en cada una de las paradas y los suministros que se utilizan en cada parada. En seguida
se dar una explicacin de los elementos que se utilizan para el registro y edicin de esta
informacin.
Informacin del equipo y fecha

En la parte superior de la pantalla, se presentan dos controles, uno para el equipo y otro para la
fecha, el primero es un control de bsqueda para seleccionar el equipo al cual se le va a hacer
seguimiento; el segundo es un selector de fecha, para seleccionarla es necesario pulsar el botn
que est al lado, en el momento de seleccionar la fecha y el equipo, se muestra el estado del
equipo, el hormetro inmediatamente anterior a la fecha seleccionada y el hormetro siguiente
a la fecha seleccionada.
Los botones de la izquierda son el botn nuevo y el botn imprimir. El botn nuevo limpia la
pgina y la deja lista para crear un nuevo registro, sera necesario volver a seleccionar el
equipo y la fecha; el botn de imprimir abre las opciones de impresin del evento que este
seleccionado.

EDICIN DE TURNOS
Una vez se ha seleccionado el equipo, se muestra en pantalla la seccin de turnos, se utiliza para
registrar el tiempo y los hormetros que el equipo trabajo en el lapso de tiempo 269
establecido. Por ejemplo, el equipo A-001 trabajo desde el 01/09/2010 a las 6:00 am hasta el
02/09/2010 a las 6:00 am, cuando inicio el turno el equipo tena como hormetro 32186 y al
final del turno 32196, trabajo un total de 20 horas, esto significa que deben haber eventos o
"paradas" de un total de 4 horas en ese turno (en la siguiente seccin se registran los
eventos). Solamente estar visible, si el equipo seleccionado tiene hormetro.
La opcin de "Registrar Turno" es para que el usuario confirme si se va a guardar o no el turno

(vase botn Guardar en la parte inferior).
REGISTRO DE EVENTOS
Los eventos son todas aquellas paradas que hace el equipo, la informacin que se debe
diligenciar para crear el evento es:
Motivo del Evento, establece el motivo de la parada, estos se pueden configurar en el
formulario de "motivos de evento", a la derecha del control de bsqueda del motivo hay una
caja de texto para completar la informacin de la parada.
Notas, es para hacer una completa descripcin del evento.
La hora de inicio, la hora fin y la duracin se establecen para saber el tiempo del evento, es la
hora de la fecha que se seleccion en la parte superior del formulario. La idea es que la suma de
los eventos de ese da con los registrados en el turno den como resultado el promedio de horas
trabajadas para ese equipo.
Hormetro, se registra el hormetro que tiene la maquina en el momento de la
parada. Solamente estar visible, si el equipo seleccionado tiene hormetro.
El usuario turno, es el usuario que est encargado de la maquina durante esa parada.
El estado del equipo, se puede establecer el estado del equipo una vez se ha terminado la
parada.
En caso que ese evento se haya trabajado con una orden de trabajo, esta se debe establecer en
este campo.

270
La tabla que est en la parte derecha se utiliza para registrar los elementos que se utilizaron en
el evento, por ejemplo el ACPM, aceite, etc.
El botn Aceptar, guarda la informacin tanto de los turnos como del evento y la tabla de
elementos, en este momento es donde es relevante las opciones de "registrar turno" y
"registrar evento", solo se guardaran las secciones que estn seleccionadas, si estas opciones no
se seleccionan la informacin no se guardar.
Esta pantalla variara dependiendo del motivo evento seleccionado. Si al motivo evento
seleccionado se le puede asociar una falla, visualizaremos una pantalla como la siguiente, en la
que se podr diligenciar la falla, la causa y el mtodo de deteccin de la falla:
En el caso en que al motivo evento no se le pueda asociar una falla, visualizaremos la pantalla

mostrada desde un inicio:
271
El aplicativo sugiere un tcnico cuando la sucursal relacionada al equipo en cuestin tiene un

tcnico asociado
Podremos imprimir el actual evento con el botn que aparece en la esquina superior derecha,
siempre y cuando este evento ya haya sido guardado y estemos en modo editar.
CALENDARIO
En el calendario se puede ver fcilmente los eventos que ha tenido

el equipo seleccionado, se muestran 4 meses, con la opcin de
buscar por mes y ao en la parte superior, tambin de desplazarse a la
derecha o izquierda, en azul, estn los das que tienen registro de
eventos, en rojo, los eventos que estn abiertos, cuando se
selecciona un da que tenga eventos registrados se mostrara una tabla
con la informacin de cada evento.
En esta tabla esta la informacin bsica de cada evento, est el motivo de la parada, un texto
corto con las notas, el usuario de turno, la hora y el hormetro, adems con la opcin de eliminar
el evento, el botn de la derecha; esta tabla es seleccionable, al momento de hacer clic sobre un
evento este queda en modo edicin en el formulario de evento.
EVENTOS ABIERTOS

En los eventos abiertos podremos ver aquellos eventos relacionados con fallas a los cuales no se
les ha diligenciado H.Fin, esto quiere decir que la falla an no ha sido solucionada. En pantalla
nos aparecern los eventos abiertos, sus fechas de inicio y al lado de estas un campo para
diligenciar las hora de cierre. Al oprimir el botn Aceptar sern cerrados nicamente los eventos 272
que tengan diligenciada la hora de fin y el equipo cambiara de estado segn se haya
diligenciado el campo Estado EQ ubicado en la parte inferior de la seccin.

9. MOBILE
9.1 NUEVA SOL
273
9.2 SOLICITUDES ABIERTAS
9.3 MIS ORDENES DE TRABAJO
9.4 REPORTAR SIN OT
9.5 PROGRAMACION
Cuando se accede al mdulo Mobile la pantalla de inicio es la siguiente.
A continuacin se explicar con ms detalle cada una de las opciones del mdulo Mobile.
9.1. NUEVA SOL

En esta pantalla se pueden crear nuevas solicitudes de manera rpida, si se necesitan
configurar otros detalles de la solicitud es necesario ir a la versin completa de SAMM web.

274
Con el link men, se va a la pantalla inicial del mdulo Mobile.

El primer control funciona similar al bsqueda avanzada de SAMM web, con la diferencia que
efecta la bsqueda al elemento que este seleccionado, cliente o equipo; por ejemplo si quiero
buscar al cliente "medica", selecciono la opcin cliente, escribo la palabra "medica" en el campo de
texto y pulsa el botn Buscar, una vez pulsado el botn Buscar, en el control de seleccin de cliente
aparecern los clientes que coincidan con la palabra "medica"; para la bsqueda de equipos se hace
el mismo proceso pero debe seleccionar la opcin equipo.
La informacin que se pide a continuacin es:
El subtipo de documento, es el tipo de solicitud que se quiere crear.
La prioridad de la solicitud.
El departamento de atencin, es el departamento de la empresa que debe atender la
solicitud.
Las observaciones de la solicitud, es la informacin complementaria de la solicitud.
Con el botn crear, se confirma la creacin de la solicitud.
9.2. SOLICITUDES ABIERTAS

Se presenta un listado de solicitudes, las cuales estn abiertas, pero tambin est la opcin de ver
todas las solicitudes.

275
En la tabla de datos de solicitudes se ve la siguiente informacin:

Un link con el prefijo y el nmero de la solicitud, este link lo lleva al detalle de la solicitud, ms
adelante se revisara con detalle esta informacin.
Un link con el prefijo y el nmero de la orden de trabajo generada a partir de la solicitud.
El cliente el cual solicito el servicio.
El equipo al cual se le debe hacer el servicio especificado en la solicitud.
En la parte inferior esta la navegacin por pginas de la tabla de datos.
9.2.1 DETALLE DE LA SOLICITUD

Una vez se pulsa el link de solicitud en la tabla de datos, lo lleva al detalle la solicitud.

276
En esta pantalla se ve la siguiente informacin:

El prefijo y el nmero de la solicitud
El cliente de la solicitud
La sucursal de la solicitud
El equipo
La direccin
La zona
El telfono
El contacto
El motivo del servicio
El estado
La prioridad
El departamento de atencin
Los documentos generados a partir de la solicitud. En la parte superior, estn los botones:
Crear OT, lo lleva a crear una orden de trabajo a partir de la solicitud actual. (ver 9.3.9)
Imprimir, lo dirige a las opciones de impresin de la solicitud.
9.3. MIS ORDENES DE TRABAJO

Aparece un listado de rdenes de trabajo en las cuales el usuario actual tiene programaciones.

277
Existe la opcin de buscar una orden de trabajo especfica, bien sea con el prefijo y el nmero o por
el estado.
En la tabla de datos se encuentra:
El prefijo y el nmero de la orden de trabajo, es un link que lo lleva al detalle de la orden de
trabajo.
El cliente para el cual se hizo la orden de trabajo.
El equipo de la orden de trabajo.
La sucursal.
9.3.1 DETALLE DE LA ORDEN DE TRABAJO

En esta pantalla se pueden configurar muchas cosas de la orden de trabajo, primero se va a
describir cual es la informacin que se muestra.

278
El documento padre, es el documento que genero la orden de trabajo actual.

El prefijo y el nmero de la orden de trabajo
El cdigo
El cliente
La sucursal
El equipo
El diagnstico Inicial
La direccin
La zona
El telfono
El contacto
El motivo del servicio
El estado de la orden de trabajo
La prioridad
El departamento de atencin.
De arriba hacia abajo se va a describir que hace cada link.
[RP] Reportar la Orden de trabajo, lo lleva a la pantalla del reporte del tcnico. (ver 9.3.2)

[RQ] Crear una Requisicin, lo lleva al formulario de requisicin.(ver 9.3.3)
[ENT] Crear una Entrada. Funciona de la misma manera que la requisicin.
279
Docs, un link donde se pueden observar los documentos generados a partir de la orden de
trabajo actual. (ver 9.3.4)
Imprimir, lo lleva a las opciones de impresin de esa orden de trabajo
Reporte, el detalle de los reportes que se le han hecho a la orden de trabajo. (ver 9.3.5)
Los links de cliente, sucursal y equipo; lo llevan a una pgina donde pueden observar otras
ordenes de trabajo hechas para el mismo cliente o para la mismo sucursal o para el mismo
equipo. (ver 9.3.6)
Editar la informacin del equipo actual. (ver 9.3.7)
Cambiar el equipo de la orden de trabajo. (ver 9.3.8) El botn guardar, confirma la edicin de la
orden de trabajo.
9.3.2 REPORTE DEL TCNICO

Para reportar en el mdulo Mobile es necesario hacerlo en 5 pasos, el primero consiste en
establecer la fecha del reporte y las actividades que se realizaron.
Paso 1. Crear el reporte

280
Se debe establecer en que da se realizaron los trabajos, tambin la hora de inicio y de fin.
Por defecto aparecen las actividades que se planearon para esa orden de trabajo, si se
necesita reportar alguna actividad que no se ha programado, se pulsa la opcin de ver todas, as
se puede seleccionar cuales actividades se realizaron.
Es necesario escribir el detalle de los trabajos que se realizaron para completar la informacin del
reporte.
El botn aceptar crea el reporte y lo lleva al paso 2 del reporte.
Paso 2. Ajustar tiempo de cada actividad

En este paso se ajusta cuanto tiempo le tomo hacer cada actividad que reporto

281
Con el botn aceptar confirma la actualizacin de los datos y lo lleva al siguiente paso.
Paso 3. Definir las fallas

En este paso, se establecen las fallas que se presentaron en el equipo de la orden de trabajo,
tambin tiene la opcin de ver todas las fallas que estn configuradas en SAMM web.
Paso 4. Configurar los Tcnicos

En este paso se configuran los gastos que hubo en el reporte, se escribe el elemento que se
desea agregar, pulsa el botn buscar y selecciona el elemento junto con el usuario que solicito
dicho elemento.

Se Pulsa el botn siguiente para ir al ltimo paso del reporte.
Paso 5. Confirmar el estado de la OT 282

Una vez est terminado el reporte, el usuario puede cambiar el estado de la orden de trabajo,
dependiendo el resultado del servicio.
Si pulsa el botn terminar, vuelve a la pantalla de detalle de la orden de trabajo. Con el botn
[Firmar] va al informe del cliente, para firmarlo.
9.3.3 CREAR UNA REQUISICIN

En esta pantalla se confirma la creacin de una requisicin.
Cuando se pulsa el botn aceptar, se crea una requisicin y nos muestra la siguiente
informacin.

283
El botn [estado], nos lleva a cambiar el estado de la requisicin.

Con los controles de repuestos, se pueden agregar repuestos a la requisicin.
Con la opcin [nuevo repuesto], nos lleva a la pantalla de creacin de repuestos, al confirmar
con el botn crear, este se agrega a la requisicin que se estaba editando.
En la tabla de datos se observa el nuevo repuesto, con la opcin de configurar la cantidad del
elemento o de eliminarlo.

9.3.4 DOCUMENTOS HIJOS
En esta pantalla se pueden ver todos los documentos que se generaron a partir de la orden de
trabajo en la que se est trabajando. 284
Cada documento, prefijo y nmero, es un link al detalle del mismo.
9.3.5 REPORTES
Se observan los reportes que se han hecho.
Con el link RP, se va al detalle del reporte del tcnico para su edicin.
9.3.6 VER TRABAJOS POR EQUIPO, CLIENTE O SUCURSAL

Se puede ver el listado de rdenes de trabajo que se han realizado para el cliente, la sucursal o el
equipo; con el botn detalle se va al detalle de la orden de trabajo seleccionada.

9.3.7 EDICIN DEL EQUIPO
285
En esta pantalla se edita alguna informacin del equipo, por ejemplo el contacto, el telfono, la
direccin y alguna observacin complementaria.
Con el botn guardar se confirma la edicin del equipo.

Si se necesita cambiar otro tipo de informacin del equipo debe hacerlo en la versin
completa de SAMM web.
9.3.8 CAMBIAR EL EQUIPO DE LA ORDEN DE TRABAJO

En algunos casos se necesita cambiar el equipo al cual se le est haciendo el servicio, en esta
pgina se busca y se selecciona el nuevo equipo.

286
En la opcin de Buscar en: es para que en la tabla de equipos aparezcan los equipos que estn en
la misma sucursal o sean del mismo cliente del equipo actual de la orden de trabajo.
Los otros controles son para hacer una bsqueda ms especfica del equipo, se puede buscar por
el nmero de serial, el cdigo o por modelo de equipo.
9.3.9 CREAR UNA ORDEN DE TRABAJO

En esta pantalla se crea una orden de trabajo, el cliente, la sucursal y el equipo lo carga de la
solicitud padre, el usuario puede escoger el tipo de orden de trabajo, el tipo de servicio y el
diagnstico inicial del servicio.

9.4. REPORTAR SIN OT
En la versin Mobile, est la opcin de hacer un reporte de actividades sin necesidad de una orden
de trabajo, solamente se pide la informacin del nmero del reporte, la fecha y la duracin. 287
9.5. PROGRAMACIN
En el calendario de programacin, se pueden ver los trabajos o las programaciones que tiene el
usuario actual, por ejemplo, el da 8 de septiembre tiene programado un trabajo, si se hace clic en
dicho da se muestra el detalle de las programaciones o de los trabajos que tiene para ese da.
En el detalle, se muestra la informacin de la programacin del tcnico, con la opcin de

reportarlo, esto pulsando el link REP, el cual lo lleva a la pgina de reporte del tcnico.

10. FORMATOS, REPORTES E INDICADORES
10.1 FORMATOS 288
10.2 REPORTES
10.3 INDICADORES
10.4 CONSULTAS
Para acceder a las opciones de impresin, hay dos maneras.
Entrando por el men mis accesos, se pulsa el link reportes o el botn

que est al lado de los controles de ayuda, este abrir todos los reportes e
indicadores que se pueden utilizar en SAMM.
Si se pulsa el botn de la parte izquierda de la pantalla debajo del
botn eliminar, abre las opciones de impresin para el registro
seleccionado, por ejemplo, si est en la pgina de rdenes de
trabajo, este abrir los formatos, reportes e indicadores para las ordenes de
trabajo.
Para las cuatro maneras de ver la informacin, los archivos se
exportaran con el prefijo, nmero y el cliente, en caso que sea un
documento, para los otros casos se exportara con el nombre del reporte o
indicador.
A continuacin se explicar con ms detalle cmo se accede y como se debe interpretar cada reporte.
10.1. FORMATOS
Los formatos de SAMM web, se utilizan cuando se necesita ver

con detalle un elemento del sistema, por ejemplo si queremos
ver informacin detallada de una orden de trabajo,
debemos acceder a la pgina de rdenes de trabajo,
seleccionar en la tabla de datos la que queremos ver y
pulsamos el botn imprimir en la parte izquierda de la pantalla.
Nota: De acuerdo al reporte que seleccione, solo se quedar

abierta la ruta del reporte seleccionado, quedando las dems
carpetas cerradas.
Se hace clic en el formato que se necesita visualizar, recuerde que un formato es para ver
informacin detallada de un solo elemento del sistema, en este caso de una sola orden de trabajo.
Una vez pulsado sobre el formato que se necesita, pulsamos el botn (+) para abrir las

opciones del formato.
289
Las opciones del formato, son las diferentes secciones en las que se divide el formato, las que estn
seleccionadas son las que aparecern en la impresin final.
Una vez seleccionado las secciones que se quieren ver se da clic en el botn aceptar. El formato
aparece en la pgina, con este formato se tienen estas opciones
Exportar a PDF: El formato se guardara en formato PDF, para su impresin o archivamiento.

Exportar a Excel: El formato se guardara en formato xls, para su edicin o archivamiento.
Formato en Blanco: En caso que se necesite imprimir el formato pero sin informacin, solo mostrara
los espacios para que el usuario llene la informacin por otro medio.
10.2. REPORTES
Los reportes son informes no tan detallados acerca de un conjunto de elementos del sistema, por
ejemplo un listado de rdenes de trabajo o un listado de equipos o un listado de cotizaciones.
A los reportes se puede acceder de las dos maneras mencionadas al inicio, si se pulsa el botn que
est en el men, se vern todos los reportes que tiene SAMM web, si se accede por el botn que
est en la izquierda del formulario, se vern los reportes para la seccin que est en pantalla.

Nota: De acuerdo al reporte que seleccione, solo se quedar abierta la ruta del reporte
seleccionado, quedando las dems carpetas cerradas.
Los reportes se encuentran dentro de la seccin reportes, estn clasificados por temas, debe
seleccionar el que se desee observar por ejemplo el de las fallas por OT. 290
Al seleccionar el reporte, aparecen los filtros que se pueden aplicar al reporte.
En este caso es un listado de rdenes de trabajo, y se puede filtrar por el cliente o por la sucursal o
el equipo o la fecha, etc. Cuando se tengan definidos los filtros para este reporte, se pulsa el botn
aceptar.
El reporte se mostrara en la pantalla y al igual que para los indicadores aparecen estas opciones.
Lo ms seguro es que el reporte sea extenso y tenga varias pginas, para poder visualizar el reporte
en su totalidad se usan los siguientes controles.
Se puede ir pgina por pgina o a la primera o la ltima o escribir a cual se desea ir.
10.3. INDICADORES
Los indicadores son resmenes de la informacin contenida en SAMM web, suelen hacerse a partir
de bastantes datos para darle al usuario una idea general de cul fue el comportamiento de dicha
informacin.
Los Indicadores estn en la seccin de Indicadores

291
En este caso, los indicadores de rdenes de trabajo. Cuando se selecciona un indicador, al igual que
los reportes aparecen las posibilidades de filtros, ya sea un rango de fechas o por cliente o por tipo
de servicio.
Adems tenemos dos opciones que permiten que los indicadores se puedan analizar de diferentes
maneras, la primera es para seleccionar un top de registros, con el fin de ver en la grfica los ms
relevantes o los que tuvieron ms movimiento.

La otra opcin es para seleccionar el tipo de grfico, se puede ver en columnas, pie o lneas, las
columnas y el pie tienen una forma de mostrar los datos muy parecido, es una agrupacin de datos.
Las lneas son para ver la informacin por meses, de esta manera se puede ver los movimientos de
los elementos a lo largo del tiempo. 292
Por ejemplo para el caso de los documentos, el indicador de promedio de duracin de
documentos por estado, aporta mucha informacin acerca del comportamiento de los documentos,
diciendo en promedio cuanto tiempo estuvo cada uno en un estado especifico.
Una vez se haga clic en el botn aceptar aparecer la grfica, cada una de ellas con su respectiva
tabla de datos.
Columnas.
Pie

293
Lneas
Al igual que los dos anteriores se puede llevar la informacin a Excel o PDF.
Aparece una opcin ms, editar el texto del indicador sirve para que el usuario complete o
justifique la informacin que est viendo en el indicador.

294
El usuario tiene la opcin de cambiar el ttulo, la descripcin, el encabezado y las dems

secciones del indicador.
10.4. CONSULTAS
Las consultas no son propiamente reportes,
aunque funcionan muy similar, son listados de
informacin, los cuales no se encuentran en las
diferentes pginas de SAMM web, la idea es se
pueda ver con mucho detalle la informacin
proveniente de varias partes del programa, por
ejemplo ver en un solo listado solicitudes y
ordenes de trabajo u rdenes de trabajo y contratos.
Se encuentran en la seccin de Consultas.
Al igual que los reportes, una vez seleccionada la consulta, se abre la opcin de los filtros y el botn
aceptar para ver el listado, tambin aparece la opcin de exportar a Excel.


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GUIA DEL SISTEMA

B. TRABAJANDO CON SAMMWEB ......................................................................................................... 26

A. BIENVENIDOS A LA AYUDA DE SAMMWEB

1. Ingresar a la ayuda de SAMMWEB

En este campo puede ingresar el texto o palabra clave que desea

2. Consulta en el buscador de la ayuda.

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

La siguiente pestaa de la "ayuda" permite ver el rbol de

clave, y dar clic en el botn mostrar en el rbol del

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

3.1. MIS ACCESOS.

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

Importar: La importacin de informacin a SAMMWEB, es uno de los procesos ms importantes

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

Al seleccionar el botn, SAMM lo llevara a la ventana de importacin.

sta ventana contiene 5 secciones, inicialmente se revisarn 4 de ellas.

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

Importante: En la seccin de Temparios (Men Maestros - Elementos - Temparios), tambin

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

Ayuda: Cuando el usuario de clic sobre el ltimo botn de la barra de herramientas, se re

SAMM - Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES -

Archivos: El usuario de SAMMWEB y de acuerdo a la configuracin de los permisos podr cargar

De clic en el botn de archivos, se le abrir una pequea ventana, en donde debe

Importante: Si desea dejar una imagen como predeterminada de un modelo de equipo,

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Estado: De acuerdo la configuracin definida conjuntamente por el consultor de SAMMWEB y el

5.1. En la pantalla de inicio de sesin:

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5.1.2. Mensaje de inicio de sesin incorrecto: Cuando el usuario

5.1.3. Mensaje de configuracin de licencia invlida: Dado

5.1.4. Mensaje de campos obligatorios: En cada uno de los

5.1.5. Mensaje de texto largo: Cada campo de SAMMWEB en el

6. Iniciando con SAMMWEB

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Login Usuario: Nombre con el cual inicia sesin.

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Para el cambio de contrasea se le pedir ingresar la contrasea anterior, y por seguridad de

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6.1. Otras carpetas de la pgina principal:

La seccin de Calendario de programacin y Detalle cronograma le permite al usuario definir las

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7. Bsqueda avanzada y bsqueda avanzada mltiple.

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8. Ayudas y herramientas Online

8.1. Preguntas Frecuentes

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8.1.1. Uso del buscador de Preguntas Frecuentes

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A la derecha del campo Producto encontramos un vnculo que nos llevar al

Los resultados de la bsqueda aparecen en la parte inferior de la pantalla

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Los link ubicados al final de cada tem en el

Accediendo al sitio http://idaesoluciones.com/cons/capacitacion.aspx#autocapacitacion,

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A continuacin se describen los diferentes Mdulos de trabajo en SAMMWEB.

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Empresa: Nombre de la Empresa Representante.