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DES MUTUELLES
DE SANT EN AFRIQUE
STEP
Le programme global Stratgies et Techniques contre lExclusion sociale et la Pauvret (STEP) du
Bureau international du Travail (BIT) intervient dans deux domaines thmatiques interdpendants:
extension de la protection sociale aux exclus et approches intgres dinclusion sociale.
STEP appuie la conception et la diffusion de systmes novateurs destins la protection sociale
des populations exclues, notamment de lconomie informelle. STEP travaille en particulier sur les
systmes bass sur la participation et lorganisation des exclus. Il uvre galement au
renforcement des liens entre ces systmes et les autres mcanismes de protection sociale. Il
soutient ainsi la mise en place de systmes nationaux de protection sociale cohrents bass sur les
valeurs defficacit, dquit et de solidarit.
STEP situe son action en matire de protection sociale dans le cadre plus large de la lutte contre la
pauvret et lexclusion sociale. Il sattache en particulier une meilleure comprhension des
phnomnes dexclusion sociale et au renforcement, sur le plan mthodologique et stratgique,
des approches visant rduire ce problme. STEP met laccent dans ce domaine sur les
articulations entre les niveaux locaux et nationaux tout en contribuant aux travaux et agendas
internationaux.
Dans ses interventions, STEP combine diffrents types dactivits: ralisation dtudes et de
recherches, production doutils mthodologiques et douvrages de rfrence, excution de
projets sur le terrain, appui technique la dfinition et la mise en uvre de politiques, formation
et mise en rseaux des acteurs.
Laction du programme sinscrit dans lintervention plus large du Service Politiques et
Dveloppement de la Scurit Sociale et en particulier dans la Campagne mondiale sur la
scurit sociale et la couverture pour tous.
Programme STEP
Service Politiques et Dveloppement de la Scurit Sociale
Bureau international du Travail
4, route des Morillons
CH - 1211 Genve 22, Suisse
Tl. (41 22) 799 65 44
Fax (41 22) 799 66 44
E-mail: step@ilo.org
INTERNET: www.ilo.org/step/publs
GUIDE DE GESTION
DES MUTUELLES
DE SANT EN AFRIQUE
Les publications du Bureau international du Travail jouissent de la protection du droit dauteur en vertu du protocole n 2,
annexe la Convention universelle pour la protection du droit dauteur. Toutefois, de courts passages pourront tre
reproduits sans autorisation, la condition que leur source soit dment mentionne. Toute demande dautorisation de
reproduction ou de traduction devra tre adresse au Bureau des publications (Droits et licences), Bureau international du
Travail, CH-1211 Genve 22, Suisse. Ces demandes seront toujours les bienvenues.
BIT
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
Genve, Bureau international du Travail, Programme Stratgies et Techniques contre lExclusion sociale et la Pauvret
(STEP), 2003
Les dsignations utilises dans les publications du BIT, qui sont conformes la pratique des Nations Unies, et la prsentation
des donnes qui y figurent nimpliquent de la part du Bureau international du Travail aucune prise de position quant au
statut juridique de tel ou tel pays, zone ou territoire, ou de ses autorits, ni quant au trac de ses frontires.
Les articles, tudes et autres textes signs nengagent que leurs auteurs et leur publication ne signifie pas que le Bureau
international du Travail souscrit aux opinions qui y sont exprimes.
La mention ou la non-mention de telle ou telle entreprise ou de tel ou tel produit ou procd commercial nimplique de la
part du Bureau international du Travail aucune apprciation favorable ou dfavorable.
Les publications du Bureau international du Travail peuvent tre obtenues dans les principales librairies ou auprs des
bureaux locaux du BIT. On peut aussi se les procurer directement, de mme quun catalogue ou une liste des nouvelles
publications, ladresse suivante: Publications du BIT, Bureau international du Travail, CH-1211 Genve 22, Suisse, ou par
email: pubvente@ilo.org ou par notre site web: www.ilo.org/publns
Le catalogue des publications du programme STEP est disponible sur le site web: www.ilo.org/step/publs
Imprim en Italie
Avant-propos
Il est estim que lexclusion de la protection sociale en matire de sant
touche aujourdhui prs de quatre-vingt pour cent de la population de la
plupart des pays dAfrique sub-saharienne et dAsie du sud et prs de la
moiti de la population dun grand nombre de pays dAmrique latine et du
reste de lAsie. En Europe de lEst, malgr des conditions contrastes selon
les pays, lexclusion est aussi trs importante. Les facteurs dexclusion sont
multiples: nature de lemploi, capacit contributive, lgislation, qualit et
volume de loffre de soins, rpartition gographique des services,
discrimination ethnique ou sexuelle, tabous, etc. Les personnes exclues sont
souvent victimes de plusieurs de ces facteurs. Cest dans lconomie
informelle que le dficit de protection sociale est le plus grand et, plus
globalement, que la qualit de lemploi est la plus faible.
Face ce constat, la Confrence internationale du travail (CIT) qui
regroupe les reprsentants des gouvernements, des organisations
demployeurs et des organisations de travailleurs des 175 pays membres de
lOrganisation internationale du Travail a dbouch en 2001 sur un
nouveau consensus1 en matire de scurit sociale qui stipule notamment
que priorit absolue doit tre donne la conception de politiques et
dinitiatives propres faire bnficier de la scurit sociale ceux qui ne sont
pas couverts par les systmes en vigueur (CIT, 2001). Afin de promouvoir
et de mettre en pratique les conclusions de ce nouveau consensus, le
Bureau international du Travail (BIT) a lanc en 2003 une Campagne
mondiale sur la scurit sociale et la couverture pour tous.
En Afrique, lexclusion de la protection sociale est particulirement
proccupante au regard de lampleur de la pauvret. Les crises
conomiques conjugues un dsengagement de lEtat ont eu pour
consquence une rduction des dpenses publiques. Le secteur de la sant
a t lun des plus fortement affects par cette situation: la gratuit des soins
pour tous a laiss progressivement la place des systmes de recouvrement
des cots faisant appel la contribution des utilisateurs des services de
sant. Les systmes de recouvrement des cots ont certes contribu
amliorer la disponibilit et la qualit des services de sant mais ils ont
galement rendu laccs aux soins plus difficile pour les personnes
disposant de revenus modestes.
Les rgimes formels de scurit sociale nont pu apporter de solutions
grande chelle cette difficult. De ce fait, on assiste, depuis quelques
annes, lessor de nombreux systmes de protection crs par dautres
acteurs que les Etats: communauts, ONG, organisations de travailleurs,
organisations demployeurs, coopratives, etc. Les mutuelles de sant
constituent lune des formes prises par ces systmes. Elles associent les
principes dentraide et de solidarit au mcanisme de lassurance. Elles
prsentent un rel potentiel en matire damlioration de laccs aux soins
v
et de diminution du risque financier li la maladie. Toutefois, ces
mutuelles sont de cration rcente en Afrique et, bien quelles fassent lobjet
dun dveloppement rapide, elles restent fragiles. Les comptences en
matire de gestion, de suivi et dvaluation notamment sont encore rares et
doivent tre dveloppes afin de consolider cette dynamique mutualiste. Le
programme STEP du BIT a produit ce guide pour contribuer rpondre ce
besoin de consolidation. Ce guide est bas sur lexprience et la
contribution de multiples acteurs en Afrique. Il propose des connaissances
et des techniques adaptes aux besoins et au stade actuel de
dveloppement des mutuelles africaines.
vi
Remerciements
Ce guide a t produit par le programme Stratgies et Techniques contre
lExclusion sociale et la Pauvret (STEP) du Service Politiques et
Dveloppement de la Scurit Sociale du BIT. Il est bas notamment sur le
travail des experts nationaux du programme qui ont considrablement
enrichi le contenu de ce guide. De nombreux autres acteurs du
dveloppement des mutuelles de sant ont collabor sa production. Le
programme STEP remercie chaleureusement toutes ces personnes pour
leurs commentaires et leur appui.
Le guide a galement bnfici de lapport de lAlliance internationale de
la Mutualit (AIM). Un remerciement particulier Alain Coheur (AIM) pour
ses contributions lors de llaboration du guide.
vii
Table des matires
Introduction.................................................................................................. 1
ix
Chapitre 4 Lorganisation des runions ................................................ 56
4.1 La prparation et le droulement des runions ............... 57
4.2 Le suivi des runions ........................................................ 60
x
Chapitre 3 Le droulement des oprations comptables .....................141
3.1 La comptabilit classique .................................................142
3.2 La comptabilit amricaine ...........................................144
3.3 La comptabilit de trsorerie............................................147
3.4 Le partage des travaux de comptabilit entre
la mutuelle et une structure externe ................................151
3.5 Les autres documents comptables....................................153
Chapitre 4 Les travaux de fin dexercice ...............................................157
4.1 La rvision gnrale des comptes ....................................157
4.2 La rgularisation des comptes..........................................161
4.3 Les amortissements ..........................................................165
4.4 Les provisions ...................................................................167
4.5 Les particularits de lenregistrement des cotisations
en fonction des systmes comptables utiliss...................168
Chapitre 5 La clture et la rouverture des exercices .........................171
5.1 La balance........................................................................172
5.2 La clture de lexercice.....................................................173
5.3 Louverture dun nouvel exercice .....................................176
xi
Partie 7 Le contrle, le suivi et lvaluation ...........................217
Chapitre 1 Le contrle interne ................................................................219
1.1 Le contrle par le Comit de Surveillance (CS) ................220
1.2 Le contrle par lAssemble Gnrale (AG) .....................223
Chapitre 2 La synthse des informations de suivi:
le tableau de bord ................................................................225
2.1 Le tableau de bord ...........................................................225
2.2 La rsolution des problmes identifis .............................233
Chapitre 3 Lanalyse de la viabilit financire et
conomique dune mutuelle de sant ................................235
3.1 Lanalyse de la situation financire par les ratios ............236
3.2 Lanalyse de la viabilit conomique ...............................241
Chapitre 4 Lvaluation et les ajustements
du fonctionnement dune mutuelle de sant.....................244
4.1 Lvaluation......................................................................245
Glossaire .......................................................................................................255
Bibliographie ..............................................................................................259
Index ................................................................................................................269
xii
Introduction
Le programme STEP contribue au renforcement des connaissances et des comptences des
acteurs du dveloppement des mutuelles de sant en Afrique. La production doutils
mthodologiques et didactiques constitue lune des activits prioritaires du programme.
Destins aux formateurs, promoteurs, responsables dorganisations communautaires et ces
outils permettent dacqurir des comptences pratiques et daccrotre la capacit des
utilisateurs en matire danalyse et de matrise des techniques mutualistes.
Les outils sont le rsultat dun travail systmatique de capitalisation des savoirs et des
expriences dans le domaine des mutuelles de sant. Ces outils sont produits sur la base de
processus participatifs associant des praticiens, des chercheurs, des responsables et des
pdagogues provenant gnralement de plusieurs pays. Les outils font lobjet de tests et
dune validation avant leur diffusion grande chelle. Ils sont continment enrichis,
perfectionns et actualiss.
Ce guide consacr la gestion des mutuelles de sant en Afrique complte lensemble
doutils mthodologiques et didactiques dj disponible et cherche rpondre un besoin
fort exprim par les promoteurs, les administrateurs et les gestionnaires des mutuelles de
sant dont les comptences en gestion sont insuffisantes.
La partie 1 introduit les principes mutualistes de base et leur incidence sur la gestion de
linstrument complexe que constitue lassurance. Les notions de base relatives
lassurance sant, aux fonctions principales de la gestion ainsi qu leurs
interrelations y sont prsentes.
La partie 4 traite de la comptabilit dune mutuelle de sant. Etant donn la diversit des
utilisateurs du guide, le contenu de cette partie se limite aux notions de base
de la comptabilit, du fonctionnement des comptes et des travaux ncessaires
en cours et en fin dexercice. Elle aidera les utilisateurs tirer profit des
donnes issues de la comptabilit.
La partie 6 traite des risques lis lactivit dassurance qui influent sur la viabilit de la
mutuelle et contre lesquels elle doit se prmunir par un ensemble de mesures
techniques et financires. Ces diffrents risques et les mesures permettant de
les prvenir sont dcrits et illustrs. Cette partie devrait permettre aux
utilisateurs de consolider la situation financire de la mutuelle en parant aux
consquences de la survenue de ces risques.
2
organes de la mutuelle ainsi que les outils de contrle et de pilotage mettre
en place, notamment le tableau de bord. Une mthodologie dvaluation est
galement dcrite, par lutilisation de diffrents ratios.
3
Il est donc ncessaire de disposer dune vue densemble de lorganisation et des mcanismes
de gestion avant de sintresser spcifiquement une partie. Le chapitre 2 de la partie 1 sous
le titre les fonctions, domaines et principes de la gestion dune mutuelle de sant peut servir
dintroduction dans le cadre dune formation portant sur un aspect de la gestion trait dans
une autre partie.
Ce guide peut tre utilis comme outil:
l de rfrence pour les administrateurs et les gestionnaires des mutuelles de sant ainsi que
pour les structures dappui;
l dappui des formations sur la gestion dune mutuelle de sant. Dans ce cadre, les
exemples prsents seront utiles la prparation de travaux de groupes ou dexercices
individuels.
Le guide peut galement tre utilis comme un outil de rfrence pour dautres systmes de
micro-assurance, tels quune assurance gre par un prestataire de soins ou par une
institution de microfinance. En effet, si lorganisation de ces systmes diffre de celle, trs
spcifique, dune mutuelle, ceux-ci reposent cependant sur le mme instrument: lassurance.
4
Part
Pa rtie
ie 1
Introduction
la gestion
dune mutuelle
de sant
5
Les mutuelles de sant mettent en jeu un instrument financier complexe, lassurance, qui
ncessite le recours des techniques et outils de gestion rigoureux et spcifiques. Cette
premire partie situe les bases, enjeux et spcificits de la gestion dune mutuelle de sant.
Elle est compose de deux chapitres:
3 Le terme cotisation est gnralement employ dans le cadre des mutuelles de sant; on parlera de prime pour une
assurance commerciale. Ces deux termes dsignent la somme dargent verse par chaque adhrent pour pouvoir
bnficier des services de lassurance.
4 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.
5 Cf. Plate-forme dAbidjan, Stratgies dappui aux mutuelles de sant en Afrique, BIT/STEP, USAID, GTZ, ANMC,
WSM, 1998.
6 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.
7 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.
Ralisation dexcdents
Paiement
des prestations
maladie
Constitution Actions
des rserves sociales
Prime pure
Elle correspond au montant de la garantie (montant pris en charge par lassurance) face un
risque couvert. Cette prime est calcule le plus souvent en utilisant la formule suivante8:
Charge de scurit
Lintroduction dune charge de scurit est lie:
l lincertitude concernant le taux dutilisation et le cot moyen. Trs souvent, ces paramtres
sont estims sur la base de donnes peu fiables (notamment les frquences de survenue des
risques). Dautre part, lintroduction de lassurance induit le plus souvent un changement de
comportement des assurs et des prestataires. Ce changement de comportement peut
conduire une augmentation du taux dutilisation et du cot moyen (voir partie 6);
l la taille de la mutuelle. Le calcul de la prime pure repose sur une estimation du taux
dutilisation. Lestimation statistique de ce taux sera dautant plus fiable que le nombre
dadhrents est important. Dans une mutuelle de petite taille, il est possible que le taux rel
dutilisation des services soit suprieur celui utilis dans le calcul de la cotisation. Les
dpenses relles en prestations dpasseront alors les dpenses estimes.
8 Pour une formule dapplication plus gnrale: Prime pure (pour une acte) = Probabilit de consommer lacte
Quantit moyenne consomme Cot unitaire moyen de lacte.
Excdent unitaire
Il est fix en pourcentage du total des trois lments prcdents. Le montant dgager varie
selon la lgislation, la situation financire de la mutuelle, ses perspectives de dveloppement,
etc.
La formule ci-dessus permet de dterminer la valeur unitaire de la cotisation par individu, par
service de sant couvert et par an. Par consquent, et en premire approximation, si plusieurs
services de sant sont couverts, la cotisation individuelle totale est gale la somme des
cotisations relatives chaque service.
La cotisation annuelle peut tre fractionne par jour, mois, trimestre, etc. Celle-ci doit en effet
tre adapte aux caractristiques des revenus du public cible.
Lors de la mise en place dune mutuelle de sant, il est souvent difficile de disposer de toutes
les donnes ncessaires un calcul fiable des cotisations. Cette difficult concerne en
particulier les taux dutilisation. Lestimation des cots moyens peut galement poser
problme surtout lorsque le paiement des actes et des prescriptions est clat ( linverse,
cette difficult disparat lorsque le prestataire de soins pratique une tarification forfaitaire,
surtout si celle-ci inclut les mdicaments).
Face ces difficults et quels que soient les moyens utiliss durant ltude de faisabilit, la
mutuelle devra mettre en place un mcanisme rigoureux de suivi des cots moyens et des
taux dutilisation. Ainsi, la mutuelle pourra procder, sur la base des valeurs observes dans
la ralit, aux ajustements des donnes utilises dans le calcul de la cotisation. La mutuelle
entrera ainsi dans un processus de test et de correction (ventuelle) du montant de ses
cotisations qui peut staler sur plusieurs exercices. Ajuster le montant des cotisations est de
premire importance pour la viabilit de la mutuelle.
9 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.
Cas de formations Les services des formations sanitaires cres par la mutuelle peuvent
sanitaires cres tre proposs aux bnficiaires et aux non-bnficiaires, avec des
par la mutuelle tarifs prfrentiels en faveur des premiers.
Pour des questions de bonne organisation et de transparence, et pour
pouvoir valuer distinctement les performances des diffrentes
structures, la comptabilit de la mutuelle et celle de ses formations
sanitaires doivent toujours tre tenues sparment, mme au cas o
les non-bnficiaires nauraient pas accs aux services proposs.
Quelle que soit sa taille, une mutuelle de sant est comparable une entreprise commerciale
et nchappe pas lobligation de mettre en place une gestion efficace. Mais une mutuelle
de sant a ses propres caractristiques qui lui imposent de concevoir et de mettre en place
des modalits de gestion spcifiques.
l Lassurance sant est un outil financier doublement particulier:
4 les adhrents paient des cotisations pour se protger contre des risques prcis mais
dont la survenue est incertaine;
4 la mutuelle de sant ne connat avec prcision le prix de revient du produit
dassurance quelle propose ses adhrents qu lissue de la priode couverte.
l Lassurance repose sur la notion dobligation entre lassureur (la mutuelle de sant) et
lassur (ladhrent):
4 en cas de survenue dun risque couvert, la mutuelle garantit ladhrent la prise en
charge totale ou partielle de ses dpenses. Cette garantie induit lobligation pour la
mutuelle dtre constamment en mesure de remplir ses engagements;
4 en contrepartie de cette garantie, ladhrent sengage verser rgulirement ses
cotisations, faute de quoi la mutuelle peut lui retirer son droit aux prestations.
l La mutuelle met en jeu un financement collectif de la sant qui repose sur des principes
tels que la solidarit, le fonctionnement dmocratique ou le but non lucratif. Ces
principes influencent grandement les modalits de gestion de la mutuelle.
Ce chapitre est plus spcifiquement consacr la description des fonctions, domaines et
principes de gestion dune mutuelle de sant. Il met en avant ce que ces notions ont de
particulier dans le cas des mutuelles de sant mais rappelle galement leur sens plus gnral,
commun toute organisation.
Le recouvrement Cette fonction vise assurer la rentre des cotisations. Elle regroupe
des cotisations plusieurs activits:
et des droits
4 le recouvrement et lencaissement des droits dadhsion et des
dadhsion
cotisations;
4 le recouvrement des arrirs;
4 la tenue des documents de gestion relatifs au recouvrement des
droits dadhsion et des cotisations.
Gestion
prvisionnelle Calcul des Prparation du
cotisations Calcul des
(gestion prochain exercice:
cotisations
financire) budget, etc.
Gestion
des risques lis Elaboration
l'assurance des mcanismes
de prvention
Elaboration des Prvention Prvention
mesures de prvention des risques des risques
Tableau Contrle
Contrle Contrle Contrle
Contrle, de bord
Quelques interrelations entre les domaines de gestion
suivi Evaluation
Suivi des Suivi des Suivi des
et valuation prestations
adhsions cotisations
Gestion Sensibilisation
des ressources
humaines Besoins
Animation Formation
en formation
Formation Information
BIT/STEP
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
2.4 Lincidence des principes mutualistes sur la gestion
dune mutuelle
Comme il a t prsent dans le chapitre prcdent, la mutualit repose sur un ensemble de
principes qui lui sont propres. Parmi ces principes, ceux prsents ci-dessous ont une
incidence particulirement forte sur la gestion de la mutuelle.
Autonomie Une mutuelle de sant est une structure prive et indpendante des
et libert pouvoirs publics, des organisations confessionnelles ou des groupes
dintrts. Sa gestion ne doit donc pas tre soumise lingrence de
tiers. Elle doit sexercer dans le respect de la lgislation en vigueur.
Souci dconomie Dans un contexte de revenus faibles des adhrents, une mutuelle
dispose de moyens financiers trs limits. Elle doit donc oprer dans
un souci constant dconomie. Il ne sagit pas de proposer une
assurance au rabais, mais de rationaliser lactivit, en particulier les
frais de fonctionnement.
Normalisation Une mutuelle doit adopter, autant que possible, une gestion base
sur des procdures et des documents normaliss (journaux, livres,
compte de rsultat et bilan) en conformit avec la lgislation.
Lorganisation
administrative
dune mutuelle
de sant
25
Le fonctionnement dune mutuelle de sant est sous la responsabilit de diffrents organes et
acteurs. La manire dont les responsabilits sont rparties entre ces derniers, la capacit dont
ils disposent pour accomplir leurs tches auront un effet dterminant sur le fonctionnement
de la mutuelle. Cette partie est consacre ces questions. Elle comporte quatre chapitres.
Lorganisation interne dune mutuelle de sant doit faire lobjet dune attention particulire
car elle conditionne, entre autres, lefficacit du fonctionnement et le respect des principes
mutualistes.
La structuration et les organes dune mutuelle de sant doivent favoriser la dmocratie,
lentraide, la solidarit, la responsabilit et la participation active de tous les adhrents.
Le comit dexcution
Le schma le plus frquent est la mise en place dun CE, appel
galement comit excutif ou comit de gestion, compos de
membres lus au sein du CA.
Il sagit gnralement de lorgane le plus actif de la mutuelle car cest
sur lui que repose la gestion quotidienne des activits.
Lorsquune mutuelle offre plusieurs services (assurance sant,
formation sanitaire, microcrdits, etc.), le CE peut mettre en place des
groupes de travail ou des commissions qui suivent chaque service.
En matire de gestion
l Contrler lexactitude de la comptabilit et la
rgularit des oprations financires:
vrifier les critures des documents
comptables;
faire un rapprochement entre les diffrents
documents;
faire linventaire de la caisse;
remplir les fiches de contrle.
l Contrler la bonne utilisation des documents de
gestion des adhsions, des cotisations et des
prestations.
l Contrler la bonne marche des mcanismes de
suivi.
Exemple
Une mutuelle de sant intervient dans plusieurs villages et hameaux. Ses principaux objectifs
sont:
l couvrir les dpenses de sant des bnficiaires au centre de sant communal et lhpital
rgional;
l favoriser laccs aux mdicaments et aux soins de base.
Pour atteindre ces objectifs, la mutuelle couvre en partie les consultations ambulatoires, les frais
de maternit, les petites hospitalisations au centre de sant et les hospitalisations lhpital
provincial. Elle sassocie un programme de dveloppement local dont lune des activits est
de former des agents de sant villageois chargs de dlivrer des soins de base, dorienter les
malades vers les services de sant et de distribuer des mdicaments.
Les moyens financiers et humains de la mutuelle tant limits, celle-ci dcide de mettre en place
un nombre rduit dorganes tout en sparant ses deux activits: assurance et formation des
agents de sant.
Son organigramme est trs simple et prsente les particularits suivantes:
l lAG annuelle est lorgane souverain de la mutuelle. Elle runit les adhrents des villages et
hameaux. Les autorits locales ainsi que des reprsentants des formations mdicales
couvertes et du programme de dveloppement local y sont galement invits. Vu les
difficults pour runir tous les adhrents, une grande partie des attributions de lAG est
dlgue au CA dont les membres ont notamment pour fonction de reprsenter les adhrents
de leur groupement mutualiste;
l dans chaque village est constitu un groupement mutualiste qui est dirig par une assemble
mensuelle des adhrents du village. Cette assemble se runit au moment du paiement
mensuel des cotisations;
l dans chaque groupement, un bureau de trois membres collecte les cotisations et regroupe
les attestations de soins des bnficiaires;
Organigramme de la mutuelle
Assemble
gnrale
Conseil
d'administration
Comit de
surveillance
Comit Comit
de gestion de gestion des
de l'assurance agents de sant
Agents
Bureau Bureau Bureau de sant
La gestion dune mutuelle de sant repose sur un certain nombre de fonctions. Celles-ci
regroupent de multiples tches rparties entre diffrents acteurs.
Pour raliser cette rpartition des tches, il faut, au pralable, clairement identifier tous les
acteurs appels intervenir dans le fonctionnement de la mutuelle. Il faut galement
observer quelques rgles:
l les postes de dcision, ceux dexcution et ceux de contrle doivent tre spars;
l les responsabilits doivent tre clairement dfinies;
l la charge de travail doit tre bien quilibre entre les diffrents acteurs, surtout au sein de
la mutuelle;
l la formation ncessaire la ralisation des tches doit tre assure pour chaque acteur.
Ce chapitre passe en revue les acteurs possibles du fonctionnement dune mutuelle de sant.
Il prsente des outils utiles pour rpartir les tches entre ces acteurs. Enfin, il prsente
quelques considrations relatives aux besoins de formation de ces derniers.
Le personnel bnvole
Il ne sagit pas dadhrents lus, mais de personnes qui ralisent, de
faon permanente ou occasionnelle, certaines activits au bnfice
de la mutuelle. Ces personnes peuvent, par exemple, participer aux
actions danimation et dinformation de la population ou aider
lorganisation des AG (prparation des salles, etc.).
Lassistance technique
Une mutuelle peut bnficier dune assistance technique, gnralement
non rmunre, qui peut provenir:
4 de mutuelles dautres rgions ou pays, de programmes de
dveloppement, dONG, dorganisations internationales, dagences
de coopration, etc.;
4 de structures sanitaires; celles-ci peuvent appuyer la promotion de
mutuelles de sant dans leur zone daction;
4 de diverses structures locales (administratives, religieuses,
traditionnelles, etc.), qui interviennent souvent dans la
sensibilisation et dans la circulation de linformation.
ADHRENTS
Ressources Mission
Services Prestations
Cadre
Contrats de soins
juridique
MUTUELLE
PRESTATAIRES
TAT DE DE SOINS
SANT
Politiques Rmunration
de sant
Echanges dinformations
et fournitures des services
Appuis techniques Dispositifs de gestion
et financiers assiste
PRESTATAIRES AUTRES
DE SERVICES ET MUTUELLES
ASSISTANCE TECHNIQUE (Union)
Le tableau de rle thorique construit, sur la base des documents et textes en vigueur
(statuts, rglement intrieur, manuel de procdures, etc.), permet de visualiser la manire
dont lorganisation de la mutuelle a t conue et devrait fonctionner.
Llaboration du tableau de rle thorique prsente plusieurs avantages importants
(surtout lorsquelle fait lobjet de sances de travail runissant des mutualistes, des
prestataires de soins et dautres acteurs):
4 en dtaillant les tches, les mcanismes, voire les documents, qui seront utiliss, la
construction du tableau de rle favorise une bonne comprhension du
fonctionnement de la mutuelle et des tches que chacun aura accomplir;
4 llaboration du tableau de rle est utile pour jeter les bases du rglement intrieur de
la mutuelle et des contrats avec les prestataires de soins;
4 le tableau de rle thorique servira de base pour lvaluation du fonctionnement sur
le plan organisationnel.
l Le tableau de rle rel
Le tableau de rle rel permet danalyser la distribution des tches telle quelle est
effectivement assure au sein de la mutuelle. Son remplissage ne doit donc pas se faire
sur la base des textes rglementaires mais partir des pratiques observes dans la ralit.
Cette analyse doit faire ressortir la fonctionnalit des divers organes et les responsabilits
effectives des diffrents acteurs. Il convient de:
4 vrifier lexistence dun acteur pour chaque fonction figurant dans les tableaux de
rle;
4 identifier dventuels dysfonctionnements dans les procdures et attributions
(duplications dans les responsabilits, croisement de responsabilit verticale et
horizontale, etc.);
4 apprcier la prennit du dispositif de gestion, cest--dire examiner dans quelle
mesure les fonctions et les tches sont assures par des acteurs ntant pas appels
se retirer.
Le tableau de rle rel est rapprocher du tableau de rle thorique. Il sagit de mettre en
vidence les carts entre la distribution des tches prvue par les textes et celle constate
dans la ralit. Lanalyse portera sur:
4 les carts entre ce qui est prvu et ce qui est effectu;
4 la recherche de lorigine de ces carts;
4 lapprciation des consquences des carts sur le bon fonctionnement de la mutuelle.
Lanalyse des carts entre les deux tableaux donne une premire apprciation du
fonctionnement organisationnel de la mutuelle.
10 Cette partie est inspire du Guide de suivi et dvaluation des systmes de micro-assurance sant, BIT/STEP, CIDR,
Genve, 2001.
Exemple
Une association dappui des groupements fminins dune commune dcide de promouvoir la
mise en place dune mutuelle de sant. Un groupe de travail, constitu de reprsentantes des
groupements ainsi que danimatrices de lassociation, a dfini les prestations et identifi les
prestataires de soins. Pour dfinir lorganisation et le fonctionnement de la mutuelle, le groupe
de travail se runit avec les prestataires. Suite cette runion, les documents rglant le
fonctionnement et la gestion de la mutuelle sont finaliss. Sur la base de ces documents, le
tableau de rle thorique suivant est labor (seule une partie des tches est prsente ici):
Prparation du budget X X
Approbation du budget X
Excution du budget X
Contrle X
Formation et appui X
Demande dadhsion X
Contrle X
Suivi X
Prestations de soins X
Contrle X
Suivi X
Comptabilit
Comptes annuels X X
Contrle X
Audit X
Prparation du budget + + ++
Approbation du budget ++
Excution du budget ++ +
Contrle ++
Formation et appui ++
Demande dadhsion ++
Contrle ++ +
Suivi ++
Prestations de soins ++
Contrle ++ +
Suivi ++
Comptabilit
Comptes annuels + ++
Audit ++
Lgende:
+: Implication importante
++: Implication trs importante
Ce tableau de rle rel fait ressortir une intervention plus importante que prvu de lassociation
dans le fonctionnement de la mutuelle. Lassociation ralise, par le biais de ses animatrices, une
partie des tches lies au traitement des adhsions et la comptabilit normalement dvolues
au CE.
Les causes de cette situation voques lors de lAG sont les suivantes:
l les membres du CE matrisent encore mal les outils comptables. Il faudra donc complter leur
formation;
l le traitement des adhsions ncessite une quantit de travail importante et des dplacements
mensuels dans tous les groupements qui sont rpartis sur lensemble de la commune. Les
membres du CE ont trs rapidement dmontr leur incapacit raliser cette tche trop
contraignante en termes de temps et de dplacements. Aussi, les animatrices, qui visitent
rgulirement ces groupements, sont-elles obliges de raliser une partie des tches de
collecte et denregistrement des cotisations, denregistrement des adhsions et de
regroupement des attestations de soins.
La charge de travail attribue au CE est trop importante, ses membres se sont dailleurs
montrs fortement dmotives lors de lAG. Aprs dbat, il a t dcid dutiliser les
groupements et de les intgrer dans lorganigramme de la mutuelle. Ils joueront dsormais
un rle actif dans la collecte, lenregistrement des cotisations (quils devront dposer ensuite
la mutuelle), les adhsions et la rcupration des attestations de soins. Le CE se voit ainsi
dcharg dune partie de son travail et pourra se consacrer de faon plus importante la
gestion.
A lissue de cette AG, un nouvel organigramme et un tableau de rle thorique ont t tablis.
De mme, les statuts ont t modifis afin dintgrer les groupements comme des organes actifs
de la mutuelle.
Les adhrents
Les adhrents sont directement concerns par la gestion de leur
mutuelle puisquils sont la fois lassureur et les assurs.
Le principe de dmocratie participative nest possible que si les adhrents
connaissent et comprennent lorganisation et le fonctionnement de
leur mutuelle. Ils doivent galement disposer de toutes les
informations ncessaires aux prises de dcisions lors des AG. Chaque
adhrent doit aussi connatre et matriser les modalits de prise en
charge des dpenses de sant.
Pour une plus grande efficacit de la mutuelle, il est galement
intressant dorganiser des actions dducation la sant. En effet,
celles-ci favorisent une meilleure prvention des risques de maladie et
une utilisation rationnelle des services de sant.
Vu le nombre gnralement lev dadhrents, il est difficile de mettre
en place des sessions de formation leur intention. Des actions de
sensibilisation, danimation et dinformation sont plus adaptes.
Le personnel salari
Le personnel salari est normalement recrut en fonction de ses
comptences qui doivent correspondre aux besoins de la mutuelle.
Nanmoins, un personnel form la gestion des mutuelles de sant
est encore rare dans la plupart des pays en voie de dveloppement.
La connaissance de la gestion dentreprise nest pas suffisante. Il faut
en effet connatre la spcificit des mutuelles ainsi que les techniques
propres lassurance. Le personnel salari devra donc bnficier le
plus souvent dune formation la fois sur les principes mutualistes et
sur la gestion de lassurance.
11 Louis, R. 1986: Manuel de formation cooprative fascicule 2, Organisation et fonctionnement administratif des
coopratives (Genve, BIT) p. 2.
Le contenu Les grandes lignes des statuts sont conditionnes par le cadre
des statuts institutionnel et lgal dans lequel sinscrit la mutuelle. Deux situations
peuvent se prsenter.
4 Dans certains pays, il existe une loi rgissant les mutuelles de
sant. Lorsquelle existe, cette loi tablit notamment des statuts
types auxquels les mutuelles doivent se conformer.
4 Dans la plupart des pays, il nexiste pas de lgislation spcifique
aux mutuelles de sant. Celles-ci adoptent des statuts conformes
aux textes lgislatifs ou rglementaires portant sur les associations,
les coopratives et autres organisations but non lucratif.
Les statuts sont labors sur la base:
4 des principes fondamentaux de la mutualit;
4 des besoins et des souhaits des adhrents;
4 des objectifs que la mutuelle se fixe.
Le contenu des statuts sarticule gnralement autour des rubriques
suivantes:
4 le sige social;
4 lobjet de la mutuelle;
4 les conditions et les modes dadhsion, de radiation et dexclusion
des adhrents;
4 la composition des organes de la mutuelle, le mode dlection de
leurs membres, la nature et la dure de leurs mandats, les
conditions de vote lAG;
4 les obligations et les droits des adhrents et de lensemble des
bnficiaires;
4 les modes de placement et de retrait des fonds;
4 les conditions de la dissolution volontaire de la mutuelle et de sa
liquidation.
Lorsquil existe une lgislation rgissant les mutuelles de sant, les
statuts types auxquels les mutuelles doivent se conformer comportent
gnralement:
4 des dispositions obligatoires portant sur les principes mmes de
laction mutualiste;
4 des dispositions facultatives que la mutuelle peut choisir ou
adapter en fonction de ses besoins;
4 une partie portant sur les dispositions propres la mutuelle,
relatives aux cotisations et aux prestations.
Exemple
Le syndicat des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar dcide de crer une mutuelle de sant
en faveur de ses adhrents, de tous les membres de la profession de la ville et de leurs familles,
ce qui reprsente un public cible de plus de 40 000 personnes.
Le syndicat dispose dun btiment au sein du centre artisanal de la ville et met un local la
disposition de la mutuelle. Celle-ci est toutefois totalement indpendante du syndicat mme si
celui-ci lui fournit des appuis par exemple en matire de gestion.
Par ailleurs, la mutuelle travaille avec un rseau de formations sanitaires rparties dans toute la
ville et qui disposent dj dun accord avec le syndicat prvoyant une rduction des tarifs de
10 % en faveur des propritaires de taxis-vlos.
Lors de lAG constitutive, les statuts suivants ont t adopts (le rglement intrieur est prsent
plus loin).
STATUTS DE LA MUTUELLE DES PROPRITAIRES DE TAXIS-VLOS
DE KENLODAR 12
12 Cet exemple de statuts sinspire du plan et du contenu des statuts types tablis par le Code de la mutualit franaise.
Article 4 Les adhrents sont admis aprs avoir rempli un formulaire de demande
dadhsion. Cette admission est ratifie par le CA dans les semaines qui
suivent laccomplissement de cette formalit et avant la fin de la priode
dobservation laquelle est soumis tout nouvel adhrent.
Chapitre 3 Administration
Article 7 Les membres du CA sont lus pour trois ans et sont renouvels par tiers tous les
ans. Le premier conseil procde par tirage au sort pour dterminer lordre
dans lequel ses membres sont soumis la rlection.
Article 8 Le CA se runit chaque fois quil est convoqu par le prsident et au moins une
fois par trimestre. Le conseil ne peut dlibrer valablement que si la majorit
de ses membres assiste la sance. Les dcisions sont prises la majorit
simple. En cas dgalit, la voix du prsident est prpondrante. Chaque
runion du CA donne lieu la rdaction dun procs-verbal approuv par le
conseil lors de la sance suivante et conserv par le secrtaire.
Article 9 Les membres du conseil peuvent, par dcision du CA, tre dclars
dmissionnaires doffice de leurs fonctions en cas dabsence sans motif
valable trois sances, au cours de la mme anne.
Article 10 Les fonctions des membres ne sont pas rmunres. Toutefois, les frais de
dplacement ou de sjour occasionns par ces fonctions peuvent tre
rembourss sur justification.
Paragraphe 2 Le bureau
Article 12 Le prsident et les membres du bureau sont lus chaque anne par le CA au
cours de la premire runion qui suit lAG annuelle.
Article 13 Les adhrents se runissent en AG une fois par an sur convocation du CA. En
cas durgence, une AG extraordinaire peut tre convoque par le prsident.
Lordre du jour est fix par le CA. Il doit tre communiqu aux adhrents en
mme temps que la convocation.
Article 14 Pour dlibrer valablement, lAG doit tre compose du quart au moins des
adhrents. Les dcisions sont prises la majorit simple des adhrents
prsents. Toutefois, la majorit requise est des deux tiers des adhrents
prsents lorsque les dcisions portent sur la modification des statuts, la fusion
de la mutuelle avec un autre groupement, la modification de ses services,
lacquisition dimmeubles pour linstallation de ses services et de ses actions
sociales.
Article 15 LAG dlibre sur les rapports qui lui sont prsents et statue sur les questions
qui lui sont soumises par le CA. Elle se prononce sur le rapport dactivits et le
compte rendu de la gestion financire du CA. LAG est seule comptente pour:
l lire les membres du CA;
l dcider de la modification des statuts;
l tablir et modifier le rglement intrieur;
l se prononcer sur la fusion, la scission ou la dissolution de la mutuelle;
l dcider de lacquisition, la construction ou lamnagement dimmeubles
pour linstallation de ses services ou de ses uvres sociales;
l dcider de la cession de ces immeubles.
Article 17 Le conseil peut dlguer, sous sa responsabilit et son contrle, une partie de
ses pouvoirs soit au bureau, soit au prsident, soit une ou plusieurs
commissions temporaires dont les membres sont choisis parmi les
administrateurs.
Article 21 Un CS est lu chaque anne par lAG parmi les adhrents non-
administrateurs. Il est compos de trois membres assists par le comptable du
syndicat des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar. Il vrifie la rgularit des
oprations comptables, contrle la tenue de la comptabilit, la caisse et les
comptes bancaires. Les rsultats de ses travaux sont consigns dans un rapport
crit communiqu au prsident du CA avant lAG et prsent celle-ci. Ce
rapport est annex au procs-verbal de lAG.
Article 26 Les adhrents paient un droit dadhsion en entrant dans la mutuelle. Ce droit
est vers lors de linscription de ladhrent et de ses personnes charge.
Article 28 La mutuelle prend en charge une partie des dpenses de sant de ses
bnficiaires dans les formations sanitaires en relation contractuelle avec elle
et selon les conditions fixes par le rglement intrieur.
Article 29 Les adhrents qui ont cumul un arrir de plus de trois mois dans le paiement
de leurs cotisations ne peuvent bnficier de ces prestations.
Article 30 Le rglement intrieur prcise les modalits de prise en charge des dpenses
de sant des bnficiaires de la mutuelle.
Article 32 Un rglement intrieur, tabli par le CA et approuv par lAG, dtermine les
conditions dapplication des prsents statuts.
Seule lAG peut amender les statuts sur proposition du CA. Tous les adhrents
sont tenus de sy soumettre au mme titre quaux statuts.
Article 34 Sont radis les adhrents ne remplissant plus les conditions auxquelles les
prsents statuts subordonnent ladhsion. Leur radiation est prononce par le
CA.
Article 35 Sont galement radis les adhrents qui nont pas pay leurs cotisations
pendant six mois.
La radiation est prcde dune mise en demeure par crit ds lexpiration du
dlai fix lalina prcdent de cet article. La radiation peut tre prononce
sil na pas t satisfait cette mise en demeure dans un dlai de quinze jours.
Un sursis peut toutefois tre accord par le CA ladhrent qui prouve que des
circonstances indpendantes de sa volont lont empch deffectuer le
paiement de ses cotisations.
Article 38 Les statuts ne peuvent tre modifis que sur la proposition du CA.
Les modifications votes par lAG nentrent en vigueur quaprs avoir t
approuves par le ministre de tutelle des organisations mutualistes.
Article 40 La dissolution volontaire de la mutuelle ne peut tre prononce que dans une
AG extraordinaire. Cette assemble doit runir la majorit des adhrents et le
vote doit tre acquis la majorit des deux tiers des adhrents prsents.
Exemple
RGLEMENT INTRIEUR DE LA MUTUELLE DES PROPRITAIRES
DE TAXIS-VLOS DE KENLODAR
Chapitre 3 Administration
Article 6 Les lections des membres des organes se droulent main leve.
Article 9 LAG se runit une fois par an sur convocation du CA. La convocation lAG
est affiche la permanence de la mutuelle ainsi quau panneau daffichage
du btiment du syndicat et lentre du centre artisanal au moins quinze jours
lavance. Cette convocation doit prsenter lordre du jour de lAG.
Tout adhrent peut demander linscription dun sujet dans le cadre des points
divers durant le dlai entre laffichage de la convocation et la tenue de lAG.
Chapitre 4 Fonctionnement
Article 11 Le secrtaire est charg de la gestion des adhsions. Il aide les candidats
remplir les formulaires de demande dadhsion. Lorsque les adhsions sont
admises par le bureau, il remplit la fiche dadhsion et tient jour le registre
dadhsion.
Article 12 Le trsorier encaisse les droits dadhsion et les cotisations. Il tient jour le
registre de cotisation et le registre des prestations ainsi que les documents
comptables de la mutuelle.
Article 14 Le trsorier ne peut conserver en caisse plus de 50 000 UM13. Il est charg
avec son adjoint du versement des fonds sur les comptes bancaires de la
mutuelle.
13 UM = Unit Montaire
Article 16 Chaque nouvel adhrent est tenu de payer le droit dadhsion ainsi que la
premire cotisation pour tre enregistr et recevoir une carte dadhrent. Le
droit dadhsion slve 500 UM.
Article 17 Le montant de la cotisation mensuelle est fixe 300 UM. Suite au paiement
de la premire cotisation, le nouvel adhrent ainsi que ses personnes charge
sont soumis une priode dobservation de trois mois durant lesquels
ladhrent doit payer ses cotisations mensuelles sans bnficier des avantages
de la mutuelle.
Article 19 Les cotisations mensuelles doivent tre verses avant le 15 de chaque mois.
Les adhrents qui le souhaitent peuvent payer en une fois leurs cotisations pour
un trimestre, un semestre ou une anne.
Article 20 Les personnes qui figurent dans le registre dadhsion ou les fiches dadhsion
et qui sont jour de leurs cotisations ont droit aux prestations de la mutuelle.
Article 22 La mutuelle peut passer tout contrat ou accord permettant damliorer laction
de prvoyance. Ces accords sont ngocis par le CA, ratifis par lAG et sont
signs par le prsident.
Article 23 Seule lAG peut apporter des modifications au prsent rglement intrieur.
Nanmoins, le CA peut apporter des modifications qui sappliquent
immdiatement, sous rserve de leur ratification par lAG suivante.
Les diffrents organes dune mutuelle sont amens se runir rgulirement, entre autres,
pour:
l assurer lexcution et le suivi des activits de la mutuelle;
l analyser le fonctionnement, discuter des problmes et proposer des solutions;
l prendre des dcisions;
l diffuser de linformation concernant le fonctionnement de la mutuelle;
l renouveler les membres des organes.
Ces runions rythment la vie de la mutuelle ainsi que son volution. Runion aprs runion,
la mutuelle acquiert plus dexprience et complte ou affine ses rgles dorganisation et de
fonctionnement.
Lassemble LAG est une runion de tous les adhrents de la mutuelle. Il sagit
gnrale dun vnement lourd qui demande habituellement un important
travail dorganisation. Il faut rappeler quen fonction de la
structuration de la mutuelle, lAG peut tre dcompose en plusieurs
assembles, organises diffrents niveaux. Dans ce cas de figure,
lAG, au niveau de chaque structure de base (par exemple au niveau
villageois) est constitue par les adhrents rsidant ce niveau. Les
AG des autres niveaux de structuration (rgion, pays) sont constitues
par des dlgus lus par les niveaux infrieurs (dlgus villageois,
rgionaux, etc.).
Lobjectif dune AG est double: dune part, il sagit dimpliquer les
adhrents dans la gestion de la mutuelle et, dautre part, de dfinir sa
politique gnrale.
Pour remplir ces objectifs, lAG doit permettre:
4 dinformer les adhrents du fonctionnement de la mutuelle;
4 de prsenter et de discuter les rsultats de lexercice qui vient de
scouler;
4 de prsenter et de discuter les propositions du CA pour lexercice
venir;
4 dadopter un programme daction pour lexercice venir.
Ces diffrents points constituent lordre du jour de lAG ordinaire
auxquels peuvent sajouter des sujets proposs par les adhrents ou
par des partenaires externes.
Un pralable important la tenue dune AG est la convocation
des adhrents pour les informer de la date, du lieu et de lordre
du jour de la runion. Cette convocation doit tre diffuse
suffisamment lavance afin de permettre aux adhrents de prparer
Exemple
La Mutuelle Espoir organise sa troisime AG. Pour inviter ses adhrents y prendre part, elle
affiche dans tous les lieux publics la convocation suivante:
Mutuelle de sant
ESPOIR CONVOCATION
La troisime assemble gnrale de la Mutuelle de sant ESPOIR se tiendra dans la salle de runion du foyer
social de MOGO, le dimanche 5 janvier 2003 partir de 9h00 et prendra fin 13h00, sauf imprvus.
Lordre du jour sera le suivant :
1. Adoption du procs-verbal de la dernire assemble gnrale
2. Bilan dactivits et financier de lanne 2002
Rapport du prsident
Discussions
3. Rapport des vrificateurs de comptes. Adoption
4. Programme pour lanne 2003
Rapport du prsident
Discussion
Vote du budget 2003
5. Prsentation par le mdecin-chef du district dun projet de collaboration avec la Mutuelle de sant
ESPOIR dans le cadre de la Protection maternelle et infantile.
Discussions
6. Propositions diverses
Lassemble gnrale sera suivie dune fte villageoise anime par lorchestre de lAssociation des jeunes de
MOGO.
Tous les adhrents sont attendus. Le prsident
Issiaka Mand
Exemple
Le CE dune mutuelle se runit tous les mois afin de faire le point sur la gestion courante de
lassociation.
A lissue de chaque runion, le secrtaire rdige un procs-verbal. Lexemple suivant est celui
de la runion du mois de juin 2002.
Procs-verbal
Le 10 juin de lan 2002 sest tenue Bureau de la mutuelle
la runion du Comit de la mutuelle.
Exemple
Le CS dune mutuelle de sant ralise chaque mois un suivi des runions des autres organes.
Le tableau de suivi utilis pour lanne 2002 se prsente ainsi:
To- Nor-
Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
tal mes
AG 1 1 1
AG extraordinaire
Taux de participa-
75 %
tion aux AG (A)
Runions du CA 1 1 1 1 4 4
Taux de participa-
tion aux runions 90% 100% 95% 100%
du CA (B)
Runions du CE 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 12
Taux de participa-
tion aux runions 83% 100% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 83% 67% 67% 67%
du CE (C)
A partir du mois de septembre, une msentente entre certains membres du CE, au nombre de
six, a provoqu la dmission de deux dentre eux. Le CE et le CA ont dcid dattendre la
prochaine AG afin de remplacer ces membres dmissionnaires.
La gestion
des adhsions,
des cotisations
et des prestations
61
La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations regroupe des tches et des
fonctions essentielles dans le fonctionnement de la mutuelle. Dans ce domaine, celle-ci doit
mettre en place des outils de gestion adapts ses caractristiques. Cette partie prsente
cet effet les dfinitions, mcanismes, documents et procdures rattachs ce domaine de
gestion. Elle comprend quatre chapitres:
La gestion des adhsions joue un rle important qui dpasse le simple enregistrement des
adhrents et des personnes charge. Elle alimente les autres domaines de gestion (gestion
financire, gestion des risques, contrle, suivi et valuation) en donnes et informations
concernant les bnficiaires de la mutuelle.
La gestion des adhsions consiste notamment :
l enregistrer toutes les informations relatives la population couverte
par la mutuelle
4 inscription des nouveaux adhrents et de leurs personnes charge;
4 enregistrement des mouvements de bnficiaires (entres et sorties);
l fournir les informations ncessaires la tenue du tableau de bord de la mutuelle
4 mise jour prcise et permanente du nombre dadhrents et de bnficiaires
ncessaires au calcul de certains indicateurs du tableau de bord de la mutuelle (taux
de pntration, taux dutilisation des services de sant, etc.);
4 enregistrement des informations sur les bnficiaires, utiles au suivi et lvaluation
de la mutuelle (rpartition des bnficiaires par classes dges, sexe, etc.);
l limiter certains risques lis lassurance (slection adverse, risque moral, fraudes
et abus) par la ralisation dactivits spcifiques
4 dlivrance et vrification des cartes dadhrent;
4 vrification du respect des priodes dobservation;
4 production dinformations ncessaires au contrle des droits aux prestations.
La gestion des adhsions repose sur des documents et des procdures qui doivent tre
prcisment dfinies. Elle est troitement lie aux modalits dadhsion adoptes par la
mutuelle.
Quelques dfinitions14
Ladhrent aussi appel membre ou titulaire
Ladhrent est la personne qui adhre la mutuelle de sant, cest--dire qui verse un droit
dadhsion, sengage respecter les textes rgissant le fonctionnement et donc, entre autres,
verser ses cotisations rgulirement. Ladhrent peut ouvrir le droit aux prestations de la
mutuelle un certain nombre de personnes qui dpendent directement de lui et sont appeles
personnes charge.
14 Ces dfinitions sont tires du Guide de suivi et dvaluation des systmes de micro-assurance, BIT/STEP, CIDR,
Genve, 2001.
Les bnficiaires
Les bnficiaires sont les individus, adhrents et personnes charge, qui bnficient des
services de la mutuelle de sant.
La priode dadhsion
Il sagit de la priode durant laquelle ladhsion la mutuelle est possible. On distingue deux
catgories de priodes dadhsion:
l la priode ouverte dadhsion: les nouvelles adhsions sont possibles tout moment de
lanne;
l la priode ferme dadhsion: les nouvelles adhsions ne sont possibles que pendant une ou
des priodes prcises de lanne pouvant durer dun plusieurs mois et correspondant
gnralement aux principales priodes de rentre de revenus du public cible (en particulier
lorsque la cotisation est annuelle).
1. La demande dadhsion
Toute personne intresse entrer dans la mutuelle doit formuler, oralement ou par crit,
sa volont dadhrer et son engagement respecter les statuts et le rglement intrieur.
Le droit Le droit dadhsion est un montant pay par tout nouvel adhrent lors
dadhsion de son inscription la mutuelle. Ce montant est fix par lAG qui peut
le modifier priodiquement. Il sagit gnralement dun montant
forfaitaire, indpendant de la taille de la famille ou dautres
caractristiques de ladhrent.
Le droit dadhsion est le plus souvent utilis pour:
4 couvrir les frais inhrents linscription (frais dimpression des
documents, etc.). Dans ce cas, il peut tre remplac par la vente
de la carte dadhrent, mieux accepte par les adhrents;
4 financer les premiers frais de fonctionnement de la mutuelle, en
attendant que les adhrents paient leurs cotisations. Le paiement
du droit dadhsion pour les adhrents qui entreront dans la
mutuelle au cours des exercices futurs se justifie tout de mme en
raison du principe dgalit entre adhrents.
Le droit dadhsion nest gnralement pay quune seule fois, lors de
lentre de ladhrent dans la mutuelle et nest pas renouvelable.
Deux exceptions sont possibles:
4 lorsque le droit dadhsion est remplac par la vente de la carte
dadhrent, celle-ci doit tre rachete chaque renouvellement
(notamment en cas de perte, dusure et de modifications
apporter);
4 certaines mutuelles prvoient de faire payer nouveau le droit
dadhsion lorsquun adhrent cesse de verser ses cotisations
pour reprendre les versements aprs une priode donne.
Prsentation
Une fiche comprend au minimum les informations suivantes:
4 le numro de la fiche qui est celui de la famille et reprsente son
numro dordre dentre dans la mutuelle. La fiche numro 25
correspond par exemple la vingt-cinquime famille stre
inscrite la mutuelle;
4 la date dentre de ladhrent dans la mutuelle (qui correspond
gnralement au jour du paiement du droit dadhsion);
Le numro de code
Un numro de code (ou identifiant) est attribu chaque bnficiaire (adhrents et personnes
charge) lors de son entre dans la mutuelle. Chaque numro de code est unique et correspond
un bnficiaire prcis. Il permettra didentifier ce dernier travers les diffrents documents de
gestion des prestations, sans avoir utiliser son nom. Cette technique permet de conserver une
certaine confidentialit: des informations sur les soins reus par un bnficiaire peuvent circuler,
pour des besoins de suivi ou de contrle, sans que le nom de la personne napparaisse. En cas
de besoin, notamment pour le contrle, la personne peut tre aisment identifie grce sa
fiche dadhsion ou au registre dadhsion.
Le numro de code est conu en fonction de lorganisation de la mutuelle.
l Une mutuelle classique peut composer des codes trs simples, tels que:
numro dadhrent / numro de bnficiaire. Ainsi, le code 25/6 correspond la sixime
personne inscrite dans la famille du vingt-cinquime adhrent enregistr dans le registre de la
mutuelle.
l Une mutuelle structure en plusieurs niveaux devra laborer une codification un peu plus
complexe. Par exemple, une mutuelle couvrant plusieurs villages rajoutera un numro
identifiant le village au numro propre ladhrent et au bnficiaire.
Rgles dutilisation
4 Lorsquune mutuelle est subdivise en sections locales, les fiches
dadhsion sont tenues et conserves au niveau de ces dernires.
4 La fiche dadhsion est le premier document rempli lorsquun
adhrent sinscrit la mutuelle et verse son droit dadhsion.
4 En cours dexercice, toute nouvelle personne charge dclare
par un adhrent est inscrite sur la fiche.
4 Chaque fiche est numrote, dans un ordre chronologique.
Exemple
La Mutuelle Espoir a t mise en place par la fdration des groupements fminins dun village.
Afin de couvrir tout le village, la mutuelle a organis ses adhrentes en groupements
mutualistes de quartier.
Groupement Mona 01
Groupement Mission 03
Groupement Fodi 04
etc.
Chaque groupement est responsable des adhsions et de la collecte des cotisations dans son
quartier et se dote dun bureau constitu de trois femmes.
Ladhsion est familiale. Les cotisations sont mensuelles et calcules en fonction du nombre de
personnes dans chaque famille. La cotisation par personne est fixe 100 UM par mois.
Le droit dadhsion est fix 1500 UM par adhrent. La priode dobservation est de trois mois.
La carte dadhrent nest dlivre qu lissue de cette priode.
Pour adhrer, chaque femme doit se prsenter avec le montant du droit dadhsion et de la
cotisation mensuelle et avec la liste des noms et dates de naissance des membres de sa famille.
Dans le groupement Petits Pas, le jour (03/01) de louverture des adhsions, les trois premires
femmes qui se prsentent sont, dans lordre:
l Awa MADOU (28/05/70 - couturire) - poux: Ali KADO (15/07/66) - enfants: Amina
KADO (13/11/87), Amadou KADO (06/02/90), Fati KADO (17/05/93);
l Amina SECK (11/02/80 - vendeuse) - poux: Ahmed TRAORE (02/10/79);
l Memounatou BA (02/09/55) - veuve - personnes charge: Ali DIOP (10/05/85), Asha BA
(24/06/75).
FICHE D'ADHESION 1
N:
ADHERENT
Nom et prnom : MADOU Awa
28 / 05 / 70
Date de naissance : .........
Quartier PETITS PAS
Adresse : ....
Couturire
Profession : ....
03/01/2000
Date d'entre : 1 500 UM
Droit d'adhsion pay : ......
02/01/01
Numro de code : 03/04/2000
Carte dlivre le : ..
03/01/2000
Priode d'observation : du . 03/04/2000
au ...
PERSONNES A CHARGE
Date d'entre N de code Nom et prnom Date de Lien Date de Remarques
naissance parent sortie
03/01/00 02/01/02 KADO Ali 15/07/66 Mari
03/01/00 02/01/03 KADO Amina 13/11/87 Fille
03/01/00 02/01/04 KADO Amadou 06/02/90 Fils
03/01/00 02/01/05 KADO Fati 17/05/93 Fille
Observations
Prsentation
Un tableau est imprim sur les pages du registre. Ce tableau permet
un suivi distinct des adhrents, des personnes charge et de
lensemble des bnficiaires. Il contient les informations suivantes:
4 la date du mouvement (entre / sortie) du bnficiaire;
4 le numro de code de ladhrent ou du bnficiaire concern ou
le numro de fiche dadhsion.
Lorsquune mutuelle nutilise pas de fiche dadhsion, le registre a un
double rle: il permet un suivi de chaque bnficiaire et un suivi
global. Il comprend alors des informations supplmentaires:
4 nom et prnoms;
4 numro de code, date de naissance, sexe, adresse, profession;
4 observations.
Rgles dutilisation
4 Toute nouvelle adhsion et autres mouvements (entre/sortie de
bnficiaires) doivent tre enregistrs dans le registre dadhsion.
Ce document perd toute utilit lorsquil nest pas systmatiquement
mis jour aprs chaque mouvement.
4 Lenregistrement des mouvements dans le registre dadhsion doit
se faire en mme temps que dans la fiche dadhsion.
4 Le numro de code des bnficiaires doit tre soigneusement not
et permet de faire le lien avec la fiche dadhsion.
4 Chaque page du registre peut tre consacre une semaine ou
un mois, suivant les modalits dadhsion et de cotisation. Cette
rgle est surtout importante lorsque la mutuelle permet les
adhsions tout moment de lanne et/ou souhaite identifier les
priodes les plus favorables pour les adhsions.
4 A la fin de chaque page, les totaux des colonnes entres et
sorties sont calculs ainsi que le solde. Ce solde est gal au
solde report de la page prcdente + le total des entres le
total des sorties.
Exemple
La Mutuelle Espoir a adopt un modle de registre dadhsion trs simple qui lui permet de
comptabiliser les adhrents et les personnes charge.
Ce modle ressemble beaucoup celui dun journal de caisse ou de banque. La prsidente de
la Mutuelle Espoir explique ainsi le choix de ce modle: Nous considrons nos bnficiaires
comme une ressource de la mutuelle, ils sont dailleurs notre principale richesse. Aussi, de la
mme faon que largent qui entre ou sort de notre caisse, lentre de chaque nouveau
bnficiaire enrichit notre mutuelle et chaque dpart nous appauvrit.
REGISTRE DADHESIONS
03/01 1 1 1 4 4 5
03/01 2 1 2 1 5 2
03/01 3 1 3 2 7 3
A reporter
Prsentation
On pourrait dire quil y a autant de prsentations possibles de la carte
dadhrent quil existe de mutuelles de sant.
Les modles les plus courants sont:
4 la carte individuelle: chaque bnficiaire, quil soit adhrent ou
personne charge, reoit sa propre carte;
4 la carte familiale: chaque adhrent reoit une carte pour lui et
toutes les personnes charge;
4 le livret de membre: il sagit dun carnet qui, en plus des
informations de la carte individuelle ou familiale, comprend
gnralement plusieurs pages pour le suivi des cotisations et/ou
une partie carnet de sant rserves la description des soins
dlivrs. Cette dernire prsentation est dconseille pour des
raisons videntes de confidentialit.
La carte dadhrent comprend au moins les informations suivantes:
4 le nom de la mutuelle et ventuellement son logo (afin de la
distinguer plus facilement des autres mutuelles qui pourraient tre
galement contractualises avec les prestataires de soins);
4 les lments didentification du bnficiaire (adhrent et personne
charge):
le nom et les prnoms;
le numro de code;
la date de naissance;
le statut (adhrent / personne charge);
4 le visa de la mutuelle (signature du prsident, cachet, etc.);
4 lindication de la validit de la carte qui se prsente sous forme
soit:
dun tableau de suivi des paiements des cotisations;
dune vignette colle chaque paiement de cotisation;
dune mention de dure de la validit de la carte (lorsque le
renouvellement priodique de celle-ci est prvu).
La carte peut ventuellement inclure un rappel des principaux points
des statuts et du rglement intrieur, notamment des prestations
couvertes et des modalits de prise en charge.
Exemple
Le modle suivant est celui adopt par la Mutuelle Espoir. Il sagit de la carte de la premire
adhrente, Awa MADOU, du groupement Petits Pas. Cette carte a t remplie par le CE du
groupement juste aprs ltablissement de la fiche dadhsion et linscription de cette adhrente
dans le registre dadhsion.
"
de la consultation
Mdicaments pour accouchement et petite
hospitalisation : 100%
"
Hpital BONNE SANTE :
"
Hospitalisation et chirurgie : 100% (1)
Mdicaments et consommables pour
hospitalisation et chirurgie : 100%
(1) La consultation et la 1ire journe
d'hospitalisation sont la charge du malade
Seuls les adhrents jour de leurs cotisations
peuvent bnficier des services de la mutuelle.
Seuls les mutualistes qui se prsentent munis de leur
carte d'adhrent peuvent bnficier de la prise en
charge de leurs dpenses de soins. CARTE D'ADHERENT
=
Total des
bnficiaires = ...........
Les indicateurs Les principaux indicateurs de suivi des adhsions sont les suivants.
de suivi
des adhsions Lvolution du nombre dadhrents et de bnficiaires
La mutuelle doit suivre le nombre de personnes couvertes. Lindicateur
est calcul, pour une priode donne, partir:
4 des nouvelles entres dadhrents et de bnficiaires. Il sagit des
individus qui entrent pour la premire fois dans la mutuelle, ce qui
inclut: les personnes qui paient leur premire cotisation et entrent
avec des personnes charge, ainsi que de nouvelles personnes
charge au sein de familles dj adhrentes;
4 des sorties dadhrents et de bnficiaires. Les sorties sont
gnralement lies aux dsistements des adhrents qui ne paient
plus leurs cotisations ou aux exclusions pour fraudes et abus. Les
sorties de bnficiaires rsultent galement de dcs, du dpart
du foyer de lun des enfants, dun dpassement de la limite dge,
etc.;
4 du nombre dadhrents et de bnficiaires la fin de la priode
prcdente. En fonction de la frquence de suivi (mois, annes,
etc.), le nombre dadhrents et de bnficiaires en fin de priode
est obtenu en additionnant les entres et en soustrayant les sorties
pour la priode considre au nombre en fin de priode
prcdente.
Exemple
Une mutuelle pratique un systme dadhsion priode ferme. Les adhsions ont lieu durant le
premier trimestre de lanne, avec une cotisation mensualise. Ladhsion est familiale. A chaque
famille correspond une fiche dadhsion. Un registre dadhsion recense le nombre dentres et
de sorties dadhrents mois par mois. Afin de raliser un suivi des adhsions, le responsable du
registre dadhsion remplit mensuellement un tableau de suivi sur le modle suivant.
1 343
190
266
62
//
3 077
3 077
628
4,9
1
6
-
-
3 082
3 082
628
4,9
1
4
-
-
3 081
3 081
Aot Sept. Oct.
629
4,9
4
3
-
-
3 080
3 080
629
4,9
1
-
-
3 081
3 081
629
4,9
23
5
2
-
-
3 102
3 102
Juil-
634
4,9
let
6
-
-
3 096
2 346
Juin
634
750
4,9
1
6
-
3 099
1 220
1 879
Mai
635
4,9
9
2
-
3 092
1 310
1 782
Mars Avril
635
4,9
3
1
-
3 090
1 310
1 780
100
635
750
4,9
-
2 340
1 780
Janv. Fv.
535
470
220
560
4,4
70
55
2 090
2 000
520
20
90
90
4
-
-
2001
2 000
Dc.
500
4
Total adhrents (C)
Total bnficiaires
Retraits adhrents
dobservation (H)
bnficiaires (D)
bnficiaires (E)
Bnficiaires
Bnficiaires
couverts (I)
en priode
Nouveaux
Nouveaux
Retraits
(B)
(F)
La gestion des cotisations regroupe toutes les activits lies lmission, au recouvrement et
lencaissement des cotisations.
La gestion des cotisations est troitement lie celle des adhsions. Ce lien sexprime selon
diffrentes modalits.
l Le montant de la cotisation dpend gnralement du nombre de bnficiaires dans une
famille (sauf lorsque ce montant est forfaitaire). Le calcul de la cotisation repose alors sur
les informations concernant les personnes charge de ladhrent.
l La carte dadhrent nest gnralement dlivre que suite au versement de la premire
cotisation. Elle peut tre mise jour aprs chaque paiement de cotisation.
l La fiche dadhsion peut tre associe un tableau de suivi des paiements de cotisation
de ladhrent.
2.1 La cotisation
Les cotisations sont calcules de faon permettre simultanment:
l doctroyer les prestations aux adhrents;
l de couvrir les frais de fonctionnement;
l de constituer des rserves financires.
Le paiement de la cotisation constitue lune des obligations de ladhrent vis--vis de la
mutuelle; en contrepartie de ce paiement, ladhrent bnficie des services de lorganisation.
Sur le plan comptable, le terme cotisation regroupe plusieurs notions distinctes.
l Les cotisations mises
La mutuelle garantit une prise en charge des soins chaque individu qui adhre ou
renouvelle son adhsion. Cette garantie est donne en change dun certain montant de
cotisation verser par ladhrent. Les cotisations mises ou cotisations appeles
correspondent aux sommes que la mutuelle demande ses adhrents en contrepartie des
garanties quelle offre aux bnficiaires sur une priode donne.
l Les cotisations perues
Durant lanne, la mutuelle encaisse des cotisations qui correspondent en totalit ou en
partie aux engagements des adhrents pour lexercice en cours. Lensemble des
cotisations effectivement reues en contrepartie des contrats en cours constitue les
cotisations perues.
l Les cotisations acquises
Les cotisations mises peuvent couvrir des priodes situes sur un ou plusieurs exercices.
On appelle cotisations acquises la part des cotisations mises relative lexercice
considr.
l Les arrirs de cotisations
Au cours et lissue dun exercice, certains adhrents peuvent accuser des retards dans le
paiement de leurs cotisations. Les arrirs de cotisation sont constitus par les montants
des cotisations en retard de paiement. Ces arrirs sont des crances que la mutuelle doit
rcuprer.
l Les cotisations perues davance
Il sagit des cotisations encaisses durant un exercice mais qui sont destines la prise en
charge des prestations pour lexercice suivant. Cette situation se produit notamment
dans:
4 les mutuelles priode ouverte dadhsion et qui pratiquent une cotisation annuelle;
4 les mutuelles qui prvoient pour leurs adhrents la possibilit de prpayer leur
cotisation pour lanne suivante.
Exemple
Une mutuelle pratique une cotisation annuelle qui doit tre paye en janvier. Elle propose ses
adhrents de profiter du dernier trimestre de lanne (priode de vente des rcoltes) pour
commencer payer leur cotisation pour lanne suivante. Doctobre dcembre, chaque
adhrent peut ainsi dposer auprs de la mutuelle les montants quil souhaite. En janvier,
ladhrent complte si ncessaire son paiement pour bnficier de la prise en charge de la
mutuelle durant la nouvelle anne.
Les documents de gestion des adhsions doivent prendre en compte ces diffrentes
notions relatives aux cotisations afin de prparer les enregistrements comptables et de
permettre un calcul fiable du rsultat de lexercice.
La priodicit La cotisation est calcule pour couvrir un exercice annuel, mais son
des cotisations paiement peut tre fractionn (en mensualits ou autres).
La priodicit des cotisations a une influence notable sur la gestion
dune mutuelle de sant.
4 La cotisation annuelle est le systme le plus simple grer. Les
adhrents paient un moment prcis de lanne la totalit de leur
cotisation. Dans les systmes priode dadhsion ferme, ce
moment correspond gnralement une priode o les revenus
du public cible sont importants (vente de produits agricoles, par
exemple). Le principe de la cotisation annuelle est simple:
tout adhrent qui paie sa cotisation voit sa carte dadhrent
renouvele et bnficie de la prise en charge de ses dpenses
de soins;
tout adhrent qui ne paie pas sa cotisation se voit retirer sa
carte dadhrent et supprimer son droit aux prestations.
Pour la mutuelle, lavantage est une gestion relativement simple.
Les difficults et les cots lis au recouvrement des cotisations sont
considrablement rduits. Le suivi des adhsions et du droit aux
prestations est galement plus facile. Les prvisions financires
sont moins alatoires.
Pour ladhrent, la cotisation annuelle prsente linconvnient de
demander le dboursement en une fois dune somme qui peut
tre importante (notamment dans le cas dune famille
nombreuse). Afin de rduire cette difficult, certaines mutuelles
proposent leurs adhrents de prparer le paiement de leur
cotisation en pargnant durant un exercice en prvision du
prochain. Dautres tolrent un certain retard dans le paiement de
la cotisation (par exemple, les adhrents qui paient au moins les
deux tiers de leur cotisation sont couverts et disposent de trois mois
pour payer le tiers restant).
4 Les cotisations mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes sont
plus lourdes et complexes grer.
Pour ladhrent, lavantage de ce fractionnement de la cotisation
est quil lui permet de verser des montants moins levs que dans
le cas dun paiement unique. Cela amliore laccessibilit
financire de la mutuelle. En revanche, il oblige ladhrent
effectuer frquemment les dmarches relatives au paiement des
cotisations (dplacement auprs de la mutuelle par exemple).
Prsentation
La prsentation de la fiche de cotisation diffre en fonction de la
priodicit des cotisations. Elle doit prsenter les informations
suivantes:
4 le numro de la fiche dadhsion de ladhrent;
4 les nom et prnoms, le numro de code de ladhrent;
4 le montant de la cotisation mise et celui de la cotisation perue,
selon la priodicit retenue (anne, mois, semaine ou autres);
4 les retards de cotisation en faisant apparatre les arrirs dus au
dbut et la fin de la priode;
4 la date de paiement des cotisations;
4 la signature du responsable (personne charge du recouvrement
des cotisations) et de ladhrent;
4 les ventuelles observations.
Rgles dutilisation
4 La fiche de cotisation est ouverte en mme temps que la fiche
dadhsion, en particulier si ladhrent sacquitte de la premire
cotisation lors de linscription.
4 La fiche est systmatiquement mise jour lors de chaque
versement de cotisation et/ou rgularisation des arrirs par
ladhrent. A chaque paiement, le responsable et ladhrent
signent la fiche (la signature de ladhrent peut tre remplace par
une empreinte digitale).
4 Lorsque les cotisations sont fractionnes dans lanne, le total
annuel vers est calcul et inscrit lors du paiement de la dernire
cotisation (en prsence de ladhrent si possible).
4 Le responsable doit expliquer ladhrent le sens de chaque
criture porte dans la fiche.
FICHE DE COTISATION
2002 1
Cotisation anne: N de fiche d'adhsion :
Mai
Juin
Juillet
Aot
Septembre
Octobre
Novembre
Dcembre
TOTAL
Observations :
Prsentation
Diverses prsentations sont possibles. Lune dentre elles est donne
ci-dessous titre dillustration.
Un tableau est port sur les pages du registre. Chaque ligne du
tableau correspond un versement par un adhrent (pour lui et sa
famille).
Les colonnes indiquent:
4 la date du paiement;
4 le numro de code de ladhrent ou le numro de la fiche
dadhsion;
4 le nom de ladhrent;
4 la cotisation mise pour la priode;
4 le montant pay par ladhrent;
4 les arrirs antrieurs de ladhrent (retards de cotisation);
4 le solde darrirs lissue de ce paiement (ce solde correspond
aux cotisations mises + arrirs antrieurs - montants pays);
4 les observations.
Rgles dutilisation
4 Les paiements des cotisations doivent tre systmatiquement
inscrits dans le registre qui, sans cela, perdrait toute utilit.
4 Les montants doivent tre inscrits, en mme temps, dans le registre
et la fiche de cotisation.
4 Le numro de code des bnficiaires, ou le numro de fiche de
cotisation, doit tre soigneusement not et permet de faire le lien
avec la fiche dadhsion.
Exemple
Pour raliser un suivi global des cotisations perues, ainsi que des ventuels retards, la Mutuelle
Espoir a mis en place dans chaque groupement mutualiste de quartier un registre. Ce registre
est tenu par le CE du groupement qui le met jour ds quune cotisation est paye.
Le deuxime samedi de chaque mois, les responsables des groupements se runissent pour
verser les cotisations collectes en dbut de mois. Les montants verss doivent correspondre
ceux totaliss dans le registre pour le mois (total de la colonne Montant pay ce mois).
Le CE de la mutuelle tient un registre similaire, deux exceptions prs:
l la colonne N fiche dadhsion est supprime;
l la colonne Nom adhrent est remplace par Nom du groupement.
On notera que le registre prsent dans cet exemple permet galement denregistrer les
paiements des droits dadhsion.
REGISTRE DE COTISATION
Fvrier
Cotisations du mois
:
COTISATIONS
Droit
d'adhsion
Date N fiche Nom adhrent Cotisation Arrirs dus Montant Solde Observations
pay
d'adhsion mensuelle pay ce mois arrirs
REGISTRE DE COTISATION
FICHE DE COTISATION
Anne FICHE
........
Cotisations
DE COTISATION
N fiche adhsion : .........
Anne ........
mises
Adhrent
N fiche
FICHE
: ......... N DE
adhsion code COTISATION
: .........
: .........
Anne ........
Adhrent : .........
N fiche N code
adhsion : .........
: .........
Lorsque le paiement des cotisations est hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, le suivi permet
galement didentifier les fluctuations saisonnires du taux de recouvrement des cotisations.
La mutuelle pourra ainsi amnager en consquence la priodicit de ce paiement et affiner
les prvisions de trsorerie.
Exemple
Une mutuelle dagriculteurs demande ses adhrents de verser leurs cotisations
mensuellement. Chaque anne, les gestionnaires constatent que les retards de cotisations
apparaissent en milieu danne, lors de la priode de soudure montaire, alors que le niveau
de recouvrement est bon en dbut et fin danne. Lors de lAG, les adhrents confirment quils
prouvent dimportantes difficults pour cotiser au moment o leurs revenus sont les plus
faibles.
Un nouveau calendrier de cotisation est alors dbattu et adopt. Il prvoit une concentration
des paiements durant les priodes de vente des rcoltes et aucun versement en priode de
soudure.
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Total
Ancien
500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6 000
calendrier
Nouveau
2 000 1 500 500 500 500 500 500 6 000
calendrier
Exemple
Une mutuelle demande une cotisation mensuelle identique pour chaque bnficiaire. Les
gestionnaires enregistrent les cotisations perues dans la fiche de cotisation de chaque
adhrent ainsi que dans le registre de cotisation. Les droits dadhsion sont pays par les
nouveaux adhrents lors de la priode dadhsion la mutuelle, cest--dire de janvier
fvrier. La mutuelle sanctionne les adhrents qui accumulent un retard suprieur la moiti de
leur cotisation annuelle, en leur retirant leur droit aux prestations. Les fiches de cotisation et le
registre de cotisation sont conus de manire permettre le suivi des arrirs de lanne
prcdente.
La cotisation mensuelle est gale 100 UM par mois et par bnficiaire.
Dc.
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Total
2001
Cotisations mises
250 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 3 550 000
(A)
Cotisations
250 000 300 000 300 000 290 000 260 000 275 000 265 000 250 000 255 000 285 000 300 000 300 000 3 330 000
perues (B)
Arrirs
35 000 25 000 5 000 0 0 10 000 20 000 10 000 0 10 000 20 000 40 000 175 000
perus (C)
Solde darrirs
65 000 30 000 5 000 0 10 000 50 000 65 000 80 000 120 000 165 000 170 000 150 000 110 000 110 000
(D)
Taux de
Taux de
Tableau de suivi des cotisations
recouvrement total 114% 108% 102% 97% 87% 95% 95% 87% 85% 98% 107% 113% 99%
(F)
Le responsable du registre de cotisation tient jour un tableau de suivi qui, pour lanne 2002,
91
Notes sur le tableau
A. Les montants des cotisations mises indiqus ici correspondent ceux du registre de
cotisation. Ces montants correspondent en principe au nombre de bnficiaires du mois
multipli par le montant mensuel de cotisations.
B. Les cotisations perues correspondent lencaissement des cotisations de lexercice 2002.
C. Les arrirs perus correspondent au recouvrement des arrirs des priodes antrieures.
On constate que les arrirs de lexercice prcdent ont t perus en totalit au cours du
premier trimestre 2002.
D. Le solde des arrirs est gal aux cotisations mensuelles mises diminues des cotisations
perues et des arrirs perus durant le mois, additionn au solde des arrirs du mois
prcdent.
E. Le taux de recouvrement des cotisations est gal aux cotisations perues divises par les
cotisations mises. Il est exprim en pour cent. On constate que les mois de mai
septembre sont les moins propices au versement des cotisations. En revanche, le dbut et la
fin de lanne sont plus favorables.
F. Le taux de recouvrement total est gal aux cotisations perues augmentes des arrirs
perus, divis par les cotisations mises. Il est exprim en pour cent.
La fonction principale dun systme dassurance sant est la prise en charge de tout ou partie
des dpenses de sant de ses bnficiaires, suivant une liste de prestations prcisment
dfinies. Cette prise en charge constitue la principale source de dpenses du systme
dassurance. La gestion des prestations joue de ce fait un rle important. Elle vise notamment
:
l raliser un contrle permanent des droits des adhrents la prise en charge de leurs
dpenses de sant;
l ordonner et excuter les remboursements des adhrents ou le paiement des factures des
prestataires de soins;
l enregistrer les informations sur les prestations qui sont ncessaires au suivi et
lvaluation des activits de la mutuelle de sant, au calcul des cotisations et aux
prvisions financires.
La gestion des prestations repose sur un ensemble de techniques et de documents lis la
prise en charge des dpenses de soins. Elle sappuie galement sur des relations
fonctionnelles entre la mutuelle et les prestataires de soins. Elle prsente en effet la
particularit dtre dpendante de laction de ces prestataires
Exemple
Une mutuelle de sant couvre les dpenses dhospitalisation dans un hpital qui pratique un
systme de tarification et de paiement des actes clat entre ses diffrents services. Pour chaque
nouvel acte, un patient doit au pralable sacquitter du paiement la caisse du service
concern. Chaque soir, les caissiers des services transfrent leurs recettes au service comptable
de lhpital.
Durant le processus de mise en place de la mutuelle, les responsables de celle-ci et la direction
de lhpital se sont runis afin de dfinir les modalits de prise en charge des bnficiaires. A
lissue des discussions, il a t retenu que cette prise en charge reposerait sur les rgles
suivantes.
1. Lorsquun bnficiaire entrera lhpital, le premier service auquel il se prsentera
(gnralement un service dhospitalisation) lorientera vers le service comptable.
2. Le service comptable dlivrera au bnficiaire une fiche de prise en charge que ce dernier
devra prsenter chaque service. Pour recevoir cette fiche, le bnficiaire devra dposer sa
carte dadhrent au service comptable; il ne pourra la reprendre qu lissue de son sjour.
3. Le bnficiaire devra prsenter sa fiche de prise en charge la caisse de chaque service
consult dans le cadre du traitement (laboratoire, radiographie, hospitalisation, chirurgie,
etc.). Les caissiers ne lui demanderont pas le paiement des actes qui seront consomms,
mais rempliront une ligne de la fiche de prise en charge en indiquant le montant payer par
la mutuelle.
4. Le bnficiaire, lissue de son sjour, retournera au service comptable o il dposera sa
fiche de prise en charge et reprendra sa carte dadhrent. Il repartira chez lui sans avoir
dbourser la moindre somme lhpital.
5. Le service comptable du prestataire totalisera en fin de mois les montants de lensemble des
fiches de prises en charge et tablira une facture lintention de la mutuelle.
La prise en charge des bnficiaires doit prendre en compte les considrations suivantes:
l pour tre couvert par la mutuelle, la personne doit:
4 tre bnficiaire de la mutuelle;
4 avoir termin sa priode dobservation;
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 93
4 tre jour dans le paiement de ses cotisations ou ne pas dpasser le retard tolr par
la mutuelle;
l certaines mutuelles plafonnent le montant des dpenses de soins couvertes par
bnficiaire. Lorsquun bnficiaire a atteint ce plafond, ses dpenses ne sont plus prises
en charge;
l dans certaines mutuelles, les bnficiaires ne sont couverts que dans les formations
mdicales autorises. Ils peuvent recourir dautres prestataires, sans toutefois bnficier
du mme type de couverture;
l dans un systme de tiers payant, les conditions daccs et les modalits de prise en charge
des dpenses de soins font lobjet de procdures prcises convenues entre la mutuelle et
chaque prestataire;
l dans un systme de remboursement des dpenses ladhrent, une entente peut
galement tre tablie entre la mutuelle et le prestataire concernant les modalits
daccueil ou ltablissement dun tarif avantageux pour les mutualistes.
Le contrle Le contrle avant le recours aux soins est pratiqu dans le cadre du
avant le recours systme de tiers payant. Le bnficiaire doit se prsenter au bureau de
aux soins la mutuelle avant de se diriger vers un prestataire de soins. Le bureau
de la mutuelle aura pour tches de:
4 vrifier lidentit du patient en contrlant quil est bien inscrit sur la
fiche dadhsion de ladhrent;
4 contrler sur la fiche de cotisation que ladhrent est jour;
4 dlivrer ventuellement une lettre de garantie et orienter le
bnficiaire vers le prestataire;
4 informer le bnficiaire des modalits daccueil et de prise en
charge chez le prestataire.
15 Lutilisation dune telle liste est complexe dans la pratique. La mise jour de la liste doit tre immdiate aprs chaque
exclusion. Par ailleurs, le personnel daccueil des formations mdicales doit effectivement sengager la consulter.
Lenregistrement Chaque prestation prise en charge par la mutuelle est inscrite dans un
des prises outil denregistrement des prestations, le registre des prestations.
en charge
Ce registre a pour but de fournir les informations sur les prestations
ncessaires au suivi et lvaluation des activits de la mutuelle. Il
sagit notamment des informations employes pour le calcul des taux
dutilisation et des cots moyens.
Prsentation
La lettre de garantie se prsente gnralement sous la forme dun
carnet souche pr-imprim dont la partie dtachable, remise au
bnficiaire pour tre prsente au prestataire, indique:
4 les informations concernant le bnficiaire: nom et prnoms, ge,
sexe, numro de code didentification et autres informations utiles
de la carte dadhrent;
4 une formule prrdige qui autorise le prestataire de soins
recevoir le patient selon les conditions prvues dans le contrat le
liant la mutuelle;
4 la date, le visa de la mutuelle et la signature du responsable ayant
dlivr la lettre de garantie.
La souche reprend, entre autres, les informations concernant le
bnficiaire et la date de dlivrance de la lettre de garantie.
Exemple
Lors du processus de mise en place de la Mutuelle Espoir, les promoteurs ont retenu le systme
de la lettre de garantie, car ils considrent quil sagit du meilleur systme de contrle des droits
aux prestations.
Chaque CE des groupements mutualistes de quartier a reu un carnet souche de 50 lettres de
garantie. Lorsque survient un cas de maladie dans une famille, ladhrent concern doit se
prsenter, muni de sa carte dadhrent, devant le responsable du groupement. Ce dernier
vrifie que ladhrent est jour de ses cotisations (ou na pas cumul un retard suprieur celui
prvu dans les statuts) et que le bnficiaire nest pas en priode dobservation. Lorsque le droit
aux prestations est confirm, le responsable dlivre ladhrent une lettre de garantie que ce
dernier devra prsenter la formation mdicale avec sa carte dadhrent.
Le modle suivant reprsente la lettre de garantie, avec la souche, qui a t dlivre Awa
MADOU pour sa fille Amina qui devait tre hospitalise lHpital Bonne Sant contractualis
avec la Mutuelle Espoir.
SOUCHE MUTUELLE DE
05 SANT
Lettre de garantie n
ESPOIR
Bnficiaire :
05
LETTRE DE GARANTIE N : .
Prnom et nom :
KADO Amina
.. L'intention de ..
02 / 01 / 03
N de code : .. Hpital BONNE SANTE de OUAIA
Formation mdicale :
Signature et tampon 02 / 01 / 03
N de code :
10 07 00
Le ./../.. Pour la mutuelle
(signature et tampon)
A remettre l'accueil de la formation mdicale accompagne de la
carte dadhrent
Prsentation
Lattestation se prsente gnralement sous la forme dun formulaire
en deux exemplaires pr-imprims (lors du remplissage, une feuille de
carbone est glisse entre les deux feuilles). Les informations suivantes
doivent figurer sur lattestation:
4 le nom de la formation mdicale;
4 le nom de la mutuelle (surtout si la formation mdicale travaille
avec plusieurs mutuelles de sant);
4 les nom, prnoms, numro de code et autres informations utiles et
convenues avec la mutuelle concernant le bnficiaire et figurant
sur la carte dadhrent;
4 la nature des actes dlivrs au patient: consultation, examens, etc.
(utilisation ventuelle dun code);
4 le montant pay par le patient sous forme de ticket modrateur,
franchise ou autre;
4 le montant factur la mutuelle pour les actes dlivrs au
bnficiaire;
4 la date des soins ou dates dentre et de sortie pour les
hospitalisations;
4 la signature du prestataire de soins et celle du bnficiaire (ou
dfaut, lempreinte digitale).
Rgles dutilisation
4 Lattestation est tablie par le prestataire de soins en deux
exemplaires au moins: lun conserv par le prestataire, lautre
donn au patient.
4 La prsentation et les modalits de remplissage des attestations
sont convenues entre la mutuelle et le prestataire.
4 Les mutualistes doivent remettre rapidement leur exemplaire de
lattestation au bureau de la mutuelle.
ATTESTATION DE SOINS 55
N .
KADO Amina
Nom et prnom du bnficiaire :
02 / 01 / 03 13 ans F
N de code : .. Age : Sexe :
10 / 07 / 00 13 / 07 / 00
Date d'entre : Date de sortie :
13 / 07 / 00
Date :
Prsentation
Les informations apparaissant dans la facture doivent tre listes dans
le contrat entre la mutuelle et le prestataire de soins. Une mutuelle
peut tablir un format standard de prsentation des factures en
accord avec les prestataires et choisir de distribuer ceux-ci des
carnets de factures vierges. Cela implique des cots de gestion
supplmentaires mais garantit la mutuelle de recevoir des factures
standardises ce qui facilite le contrle et le suivi ultrieurs.
La facture comporte gnralement les informations suivantes:
4 les lments didentification du prestataire de soins;
4 le numro de la facture;
4 la priode couverte;
4 le rcapitulatif des prestations factures:
numro de code didentification du bnficiaire;
date de la prestation;
numro de la lettre de garantie ou de lattestation de soins
(ventuellement);
nature de la prestation;
cot de la prestation factur la mutuelle (avec mention du
copaiement sil existe);
4 la somme totale facture la mutuelle pour la priode, en chiffres
et en lettres;
4 la date dmission de la facture (et ventuellement le dlai de
remboursement suivant le contrat avec la mutuelle);
4 la signature et le cachet du prestataire de soins.
Rgles dutilisation
4 La facture est gnralement tablie en fin de mois sauf exception
(faible montant report au mois suivant par exemple). Le cas
chant, le montant de la facture est alors report sur celle du
mois suivant.
4 La facture est tablie au minimum en deux exemplaires: lun pour
le prestataire et lautre pour la mutuelle de sant.
100 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
BIT/STEP
4 La facture doit tre soigneusement remplie par le prestataire. La
mutuelle peut refuser le paiement dune facture qui ne comprend
pas toutes les informations convenues rdiges de manire lisible.
4 La facture peut tre remise en question par la mutuelle si les
montants quelle contient ne sont pas conformes avec ceux ports
sur les attestations de soins (lorsque ce type de document est
utilis).
Exemple
Les contrats passs entre la Mutuelle Espoir et les prestataires de soins rgissent notamment le
contenu des factures mensuelles que ces derniers doivent tablir. De ce fait, toutes les factures
apportent les mmes types dinformations et facilitent ainsi les oprations de contrle et de suivi
de la mutuelle.
Le modle suivant prsente la facture labore par lHpital Bonne Sant pour le mois de juillet
2000. Elle synthtise toutes les attestations de soins dlivres durant ce mois, dont celle
dAmina Kado prsente prcdemment.
FACTURE
02/08/00
115
Facture n Date:
Juillet 2000
Pour le mois de :
Prise en
N attestation Nature de la prestation Ticket
Date N de code charge Total
de soins modrateur
mutuelle
...
Signature et cachet du
prestataire de soins
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 101
Le reu La mutuelle peut demander ses adhrents de payer les frais affrents
ou la facture aux services rendus; elle les remboursera ensuite. Dans ce cas,
individuelle ladhrent paie selon les modalits adoptes par le prestataire de
soins (paiement lacte, par pisode de maladie, etc.) et en accord
avec les tarifs convenus avec la mutuelle.
Ladhrent se fait alors remettre par le prestataire une preuve de
paiement, cest--dire un reu ou une facture qui doit comporter au
moins:
1. lidentification du prestataire de soins;
2. lidentification exacte du bnficiaire;
3. la nature des prestations;
4. le prix et la date de la prestation.
Muni de son carnet de sant, de sa carte dadhrent et de sa preuve
de paiement, ladhrent se prsente au bureau de la mutuelle pour se
faire rembourser. Il peut galement adresser sa demande par
courrier.
Le registre Le registre des prestations permet le suivi des soins couverts par la
des prestations mutuelle.
Prsentation
Plusieurs prsentations du registre des prestations existent dont les
deux suivantes (systme de tiers payant):
4 un registre sous forme de tableau avec:
en ligne: chaque prestation couverte par la mutuelle;
en colonne:
la date,
le numro de la lettre de garantie ou de lattestation de
soins (ventuellement),
le numro de code, lge et le sexe du bnficiaire,
le type de prestation (consultation, maternit, hospitalisation,
etc.),
le montant du copaiement pay par le bnficiaire
(ventuellement),
le montant factur la mutuelle,
le montant total de la prestation,
les observations ventuelles;
4 un classeur regroupant, par ordre chronologique et/ou par
service utilis, les attestations de soins (lorsquelles sont utilises).
Exemple
La Mutuelle Espoir utilise un registre des prestations qui est mis jour lors des runions
mensuelles des reprsentants des groupements mutualistes de quartier. Ces derniers se
prsentent la runion munis de toutes les attestations de soins que les adhrents sont venus
dposer durant le mois. Les factures des diffrents prestataires de soins sont envoyes
directement la mutuelle.
Un des objectifs de cette runion est de comparer les actes mentionns sur les factures aux
attestations reues. Lors de cette comparaison, les prestations de soins ne posant pas de
problme sont enregistres dans le registre des prestations. Pour les autres, deux cas de figure
peuvent se prsenter:
l une prestation est mentionne sur une facture mais le groupement concern na pas reu de
ladhrent lattestation de soins correspondante. Dans ce cas, la prestation est paye
normalement puis elle fait lobjet dun contrle auprs de ladhrent par le comit du
groupement;
l une diffrence de montant apparat entre une attestation de soins et la facture. Ce problme
est alors discut avec le prestataire avant le paiement de la facture.
Lorsque ces cas sont rgulariss, ils sont enregistrs dans le registre des prestations.
Ce registre permet de synthtiser lensemble des prestations de soins du mois. Il simplifie la
comptabilit car il joue le rle dun journal auxiliaire (voir partie 4: La comptabilit) et apporte
toutes les informations ncessaires pour la ralisation dun suivi efficace.
La page de ce registre pour le mois de juillet 2002 est prsente ci-aprs. On notera que, en
plus des prestations de lHpital Bonne Sant, la Mutuelle Espoir couvre galement les petites
hospitalisations et les accouchements dans deux centres de sant et dans une maternit de
quartier.
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 103
Registre de prestations
Juillet 2002
Mois de : .................................................
N attestation Montant
Date Age Sexe N de code Service de sant Observations
de soins Ticket mod. Mutuelle Total
Pdiatrie Hp.
05/07 50 5 F 04/10/02 700 5 500 6 200
BONNE SANTE
Hospitalisation.
13/07 55 13 F 02/01/03 1 200 10 100 11 300
H. BONNE SANTE
FACTURE
Formation sanitaire : ................
ATTESTATION DE SOINS Mois de : ...................... REGISTRE DES PRESTATIONS
Formation sanitaire : .................
ATTESTATION
Bnficiaire DE SOINS
: .............................
N de code : ..............................
Formation sanitaire : .................
Bnficiaire : .............................
N de Prestations
code : ..............................
ATTESTATION DE SOINS
Formation sanitaire : ................. Total du mois
Prestations
Bnficiaire : ............................. Total payer
N de code : .............................. ...................................................
...................................................
Prestations
Total
Total
GRAND LIVRE
Les indicateurs Les principaux indicateurs de suivi sont: le taux dutilisation des
de suivi services de sant par les bnficiaires et le cot moyen de chaque
des prestations service de sant couvert.
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 105
Les taux dutilisation sont tablis:
4 dune part, pour juger du niveau des cotisations. Les taux
dutilisation rels sont compars avec ceux employs dans le
calcul des cotisations. Lorsque les taux dutilisation rels sont
constamment suprieurs aux taux ayant servi au calcul, la
cotisation est sous-value et la mutuelle prouvera des difficults
financires en fin dexercice. A linverse, quand le taux rel est
infrieur, la mutuelle peut baisser le montant des cotisations ou
augmenter le niveau ou ltendue des garanties;
4 dautre part, pour caractriser les variations saisonnires dutilisation,
pour identifier lapparition dpidmie ou dventuelles anomalies de
consommation ou de prescription.
La frquence Le suivi des prestations doit tre rgulier. Le calcul des indicateurs et le
de suivi remplissage des tableaux de suivi sont gnralement mensuels et
seffectuent aprs rception et contrle des factures des prestataires
de soins.
Le calcul des taux dutilisation des services par les bnficiaires nest
possible que si la mutuelle connat prcisment le nombre de ses
bnficiaires.
Exemple
Une mutuelle de sant couvre deux communes et compte:
l 1 000 bnficiaires dans la commune A dont 200 en priode dobservation jusquau mois
davril;
l 2 500 bnficiaires dans la commune B dont 500 en priode dobservation jusquau mois
davril.
Les deux communes possdent chacune un centre de sant dans lequel la mutuelle prend en
charge les hospitalisations. Ces deux centres de sant ont le mme plateau technique et
ralisent les mmes prestations de soins avec des tarifs et des prix de mdicaments identiques.
Le responsable du registre des prestations tient jour mensuellement des tableaux de suivi qui
se prsentent ainsi pour lanne 2002.
Nombre
de bnficiai- 800 800 800 800 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 933,3
res (A)
Nombre
dhospitalisa- 3 5 4 5 3 6 3 6 5 7 4 5 56
tions (B)
Taux
dutilisation 4,5 % 7,5 % 6,0 % 7,5 % 3,6 % 7,2 % 3,6 % 7,2 % 6,0 % 8,4 % 4,8 % 6,0 % 6,0 %
mensuel (C )
Taux
dutilisation 4,5 % 6,0 % 6,0 % 6,4 % 5,7 % 6,0 % 5,6 % 5,8 % 5,9 % 6,1 % 6,0 % 6,0 % 6,0 %
cumul (D)
Cot total des 15 000 23 000 12 000 18 000 17 000 28 000 40 000 50 000 48 000 40 000 47 000 50 000 388 000
prestations (E)
Cot moyen
hospitalisation 5 000 4 600 3 000 3 600 5 667 4 667 13 333 8 333 9 600 5 714 11 750 10 000 6 929
(F)
Cot moyen 5 000 4 750 4 167 4 000 4 250 4 346 5 276 5 800 6 275 6 191 6 627 6 929 5 000
cumul (G)
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 107
Suivi des prestations - Tableau 2 / Commune B - Exercice 2002
Moy./
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Rf.
Total
Nombre
de bnficiai- 2 000 2 000 2 000 2 000 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 333
res (A)
Nombre
dhospitalisa- 10 8 11 12 11 17 15 16 21 25 30 21 197
tions (B)
Taux
dutilisation 6,0 % 4,8 % 6,6 % 7,2 % 5,3 % 8,2 % 7,2 % 7,7 % 10,1 % 12,0 % 14,4 % 10,1 % 8,4 %
mensuel (C )
Taux
dutilisation 6,0 % 5,4 % 5,8 % 6,2 % 5,9 % 6,4 % 6,5 % 6,7 % 7,1 % 7,6 % 8,3 % 8,4 % 6,0 %
cumul (D)
Cot total des 45 000 41 000 54 500 62 000 53 000 84 000 76 000 78 000 99 500 127 000 145 000 112 000 977 000
prestations (E)
Cot moyen
hospitalisation 4 500 5 125 4 955 5 167 4 818 4 941 5 067 4 875 4 738 5 080 4 833 5 333 4 959
(F)
Cot moyen 4 500 4 778 4 845 4 939 4 913 4 920 4 946 4 935 4 901 4 932 4 915 4 959 5 000
cumul (G)
Nombre
de bnficiai- 2 800 2 800 2 800 2 800 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 267
res (A)
Nombre
dhospitalisa- 13 13 15 17 14 23 18 22 26 32 34 26 253
tions (B)
Taux
dutilisation 5,6 % 5,6 % 6,4 % 7,3 % 4,8 % 7,9 % 6,2 % 7,5 % 8,9 % 11,0 % 11,7 % 8,9 % 7,7 %
mensuel (C )
Taux
dutilisation 5,6 % 5,6 % 5,9 % 6,2 % 5,9 % 6,3 % 6,2 % 6,4 % 6,7 % 7,2 % 7,6 % 7,7 % 6,0 %
cumul (D)
Cot total des 60 000 64 000 66 500 80 000 70 000 112 000 116 000 128 000 147 500 167 000 192 000 162 000 1 365 000
prestations (E)
Cot moyen
hospitalisation 4 615 4 923 4 433 4 706 5 000 4 870 6 444 5 818 5 673 5 219 5 647 6 231 5 395
(F)
Cot moyen 4 615 4 769 4 646 4 664 4 729 4 763 5 031 5 159 5 242 5 238 5 300 5 395 5 000
cumul (G)
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 109
l La commune B prsente une situation inverse: les cots moyens restent conformes aux
prvisions mais les taux dutilisation augmentent partir de juin et sont levs en fin danne.
En fin danne, les responsables de la mutuelle mnent une tude complmentaire afin de
comprendre ces phnomnes.
l Ils constatent que dans la commune A, linfirmier du centre de sant pratique une
surfacturation des hospitalisations pour augmenter ses recettes aux dpens de la mutuelle.
l Dans la commune B, ils constatent que plusieurs familles se sont entendues avec linfirmier
pour facturer la mutuelle des dpenses en hospitalisations dindividus non mutualistes.
A la vue des tendances qui apparaissaient la moiti de lanne, ces responsables auraient pu
intervenir plus rapidement pour enrayer ces drapages.
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 111
Schma 1: Exemple de procdures dune mutuelle avec un comit
excutif
MUTUELLE
Comit dexcution
Conseil Prestataires
Adhrents Prsident Secrtaire Trsorier
dadministration de soins
Registre Encaissement
dadhsion
Registre
de cotisation
Dlivrance
Carte de la carte Documents Tableaux
dadhrent comptables de suivi
d'adhrent
Priode
d'observation Caisse Banque
Encaissement
Paiement Paiement Registre
de la cotisation de cotisation
(opration
annuelle)
Documents Tableaux
Caisse Banque comptables de suivi
Caisse Banque
Dpt Attestation
de l'attestation de soins
auprs
de l'un des
Facture
membres du CE mensuelle
Rapprochement attestations de soins/facture mensuelle
Dcision de paiement
Paiement des Dcaissement Paiement
prestataires
de soins Caisse Banque
Registre
de cotisation
Documents Tableaux
comptables de suivi
Supervision
MUTUELLE
Conseil Prestataires
Adhrents Grent Bureau
dadministration de soins
Inscription
Paiement du droit
d'adhsion et de Fiche
la premire dadhsion
cotisation
Dlivrance
Registre
dadhsion de la carte
d'adhrent
Paiement
de la cotisation Carte
(opration dadhrent Tableaux
Encaissement
mensuelle) (opration de suivi
mensuelle)
Priode
d'observation Registre
de cotisation
Documents Tableaux
comptables de suivi
Validation
de la carte
Recours aux soins: (opration mensuelle)
consultations Carte Soins
ambulatoires dadhrent
Prsentation par Reu de
l'adhrent du reu prestataire
au guichet
de la mutuelle
Remboursement
des soins Contrle
et remboursement
Contrle et suivi
Documents
comptables des enregistrements
Supervision
Comptes rendus Rapport annuel
au CA l'AG
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 113
Schma 3: Exemple de procdures dune mutuelle avec des
sections locales
MUTUELLE
Paiement Inscription
du droit Registre
dadhsion dadhsion
et de la
cotisation
annuelle Encaissement Runion
(opration Encaissement mensuelle
Paiement mensuelle) des droits
de la cotisation d'adhsion et
Registre
(opration des cotisations
de cotisations
annuelle) des sections
de la section
locales
Dlivrance Validation Registre
de la carte (opration d'adhsion de
d'adhrent mensuelle) la mutuelle
Carte Registre
dadhrent de cotisation
de la mutuelle
Priode
Documents
d'observation
comptables
Tableaux
de suivi
Recours Carte
aux soins Soins
dadhrent
Collecte
Attestation
des attestations
de soins
de soins
Facture
Contrle Runion mensuelle
des droits mensuelle
aux prestations Contrle
attestations /
factures
Paiement des Dcaissement Autorisation
prestataires de paiement
de soins Registre
de cotisation
Documents
comptables Paiement
Tableaux
de suivi
Contrle et suivi
des enregistrements
Rapport annuel l'AG
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 115
Part
Pa rtie
ie 4
La comptabilit
dune mutuelle
de sant
117
La vie dune mutuelle de sant est ponctue par un ensemble doprations conomiques qui
modifient constamment le volume et lorganisation de ses ressources. Ces oprations
devront tre enregistres car la mutuelle doit tre en mesure de suivre son patrimoine, sa
situation financire ainsi que son rsultat dexploitation. Cest lun des principaux objets de la
comptabilit que dorganiser cet enregistrement, den effectuer la vrification et de produire
rgulirement une synthse des informations traites.
La comptabilit ne doit pas tre considre comme une contrainte ni comme une finalit. Elle
est avant tout un outil indispensable une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas tre
perue comme un luxe rserv aux seules mutuelles qui disposent de comptables. Sil est vrai
quelle repose sur des mcanismes qui sont parfois complexes, elle peut tre adapte et
simplifie pour les mutuelles qui ne disposent pas des comptences ncessaires.
Cette partie vise les objectifs suivants:
l prsenter la mthode comptable base sur le principe de la partie double. Il existe une
autre mthode appele comptabilit en partie simple qui est beaucoup moins complexe
mais prsente des insuffisances qui rduisent les possibilits dun pilotage efficace de la
mutuelle;
l proposer des variantes du systme de comptabilit classique en partie double. Ces
variantes permettent une adaptation et une simplification de la comptabilit destine aux
petites mutuelles ou celles nayant pas de personnel qualifi en la matire. Le partage
des travaux comptables entre la mutuelle et une structure externe est aussi abord, car il
constitue une solution aux carences en comptences comptables;
l initier les administrateurs des mutuelles aux mcanismes de la comptabilit en partie
double afin de renforcer leur capacit comprendre et valoriser cet important outil de
gestion de leur mutuelle. Il ne sagit pas de permettre ces administrateurs de tenir la
comptabilit mais de leur donner une explication des techniques et des documents sur
lesquels elle repose, en mettant laccent sur les spcificits des mutuelles de sant. Cette
initiation permet aux administrateurs de comprendre lintrt et le rle des documents
comptables et den restituer le contenu aux tiers.
La partie comprend cinq chapitres.
Le processus comptable
Le fonctionnement dune mutuelle est marqu par de trs nombreuses oprations; par
exemple, de manire rpte, elle encaisse des cotisations et verse des prestations. Ces
oprations entranent des encaissements ou des dcaissements, une rduction ou une
augmentation des avoirs de lorganisation, une volution de ses obligations envers les tiers,
etc. En fait, les ressources dont la mutuelle dispose et la manire dont elle les emploie varient
sans cesse. La connaissance de ces fluctuations et de la situation financire qui en dcoule
est indispensable une gestion efficace de la mutuelle. Par exemple, les gestionnaires
doivent ncessairement savoir si les charges ne dpassent pas durablement les produits ou
si les dettes pourront tre payes terme chu.
La comptabilit permet denregistrer les oprations et lensemble des mouvements qui
modifient la situation financire de la mutuelle et dtablir clairement une situation
patrimoniale une date donne.
Ce chapitre prsente les principes et les mcanismes de base de la comptabilit qui doivent
tre ncessairement compris avant dentrer plus en dtail dans les techniques comptables.
1.1 La comptabilit
Les principes La comptabilit repose sur plusieurs principes de base, dont les
de base principaux sont:
de la comptabilit
4 la fidlit. La comptabilit doit donner une image fidle de la
situation de la mutuelle;
4 la rgularit. La comptabilit doit se conformer aux rgles et
procdures en vigueur;
4 la sincrit. Ces rgles et procdures doivent tre appliques de
bonne foi, en fonction de la connaissance quont les gestionnaires
de la mutuelle, des vnements et des situations;
4 la prudence. Les gestionnaires doivent avoir une apprciation
raisonnable et prudente de ces vnements et situations;
4 la transparence. Les enregistrements comptables doivent tre
conformes la ralit et justifis. Aucune information ne doit tre
omise, cache ou modifie;
4 lindpendance de lexercice. La vie de la mutuelle est
dcoupe en exercices comptables qui correspondent chacun,
gnralement, une anne civile. Chaque exercice est autonome
do la dtermination dun rsultat en fin dexercice;
4 la continuit. Bien que le fonctionnement de la mutuelle soit
dcoup en exercices, la tenue de la comptabilit repose sur le
principe de la continuit des activits;
4 la permanence des mthodes. Elle repose galement sur le
principe de la permanence des mthodes comptables. Une
utilisation des mmes mthodes dun exercice lautre est en effet
souhaitable et toute modification doit faire lobjet dune
explication annexe la prsentation des comptes annuels en fin
dexercice.
Les excdents
La mutuelle est une organisation but non lucratif ce qui ne signifie
pas quelle ne doit pas raliser des excdents. Au contraire, ceux-ci
sont ncessaires pour assurer la viabilit financire de la mutuelle.
Le passif
Le passif comprend plusieurs rubriques qui sont classes en fonction
de leur nature. Il distingue ainsi les capitaux propres et les capitaux
trangers.
Lactif
Lactif se dcompose galement en deux grandes rubriques: lactif
immobilis et lactif circulant.
Lactif immobilis. Il sagit de tous les biens durables de la mutuelle
qui peuvent tre utiliss dans la dure: terrains, btiments, mobilier,
matriel, vhicules.
Lactif circulant. Il sagit des biens lis aux activits courantes de la
mutuelle. Ils sont destins tre transforms rapidement et peuvent
tre renouvels plusieurs fois au cours dun exercice: stocks, argent
liquide en caisse, montants en banque, crances, etc.
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
Caisse 5 000
Aprs avoir ouvert sa comptabilit, la mutuelle des commerants dbute ses premires
oprations.
l Les premiers adhrents sinscrivent et paient leurs droits dadhsion et leurs premires
cotisations. 200 000 UM sont collects par la mutuelle et dposs en banque.
Le bilan de la mutuelle volue de la faon suivante:
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
Les montants en caisse et en banque ont diminu de 25 000 UM, sans contrepartie dans le
bilan. La mutuelle a utilis une partie de ses ressources pour payer des services ncessaires
son fonctionnement. Ceux-ci constituent une charge pour la mutuelle qui sest appauvrie.
Le bilan fournit des informations ncessaires mais insuffisantes. En effet, il ne donne aucune
explication sur les oprations qui entranent sa mutation. Aprs plusieurs mois, qui se
souviendra des premiers achats de fournitures, des premires cotisations, etc.? Ces
explications sont pourtant trs utiles pour analyser les performances et la viabilit de la
mutuelle.
Aussi, est-il ncessaire de mettre en place dautres mcanismes comptables permettant
daffecter ces oprations dans divers comptes de charges et de produits qui serviront en fin
dexercice tablir un compte de rsultat.
La mutuelle pourra ainsi non seulement savoir si elle sest enrichie ou appauvrie, mais elle
sera galement en mesure den analyser les raisons.
Dans la suite, seul le rsultat net sera mentionn pour simplifier la prsentation du compte de
rsultat.
Il a t vu dans le chapitre prcdent que le bilan comptable subit des mutations du fait des
oprations conomiques que ralise la mutuelle. Pour viter dtablir constamment un
nouveau bilan et pour conserver des informations concernant ces mutations, celles-ci sont
enregistres dans des comptes. Ces comptes permettront dtablir le compte de rsultat et le
bilan de lexercice.
Ce chapitre explique le rle, lorganisation et le fonctionnement des comptes. Il ne peut
suffire cependant apporter une formation complte en la matire. Lobjectif est ici de
donner des explications accessibles aux administrateurs des mutuelles afin de renforcer leur
capacit dialoguer avec les comptables et utiliser les documents produits par la
comptabilit.
2.1 Le compte
Un compte est un tableau permettant denregistrer les oprations qui modifient une rubrique
du bilan ou du compte de rsultat.
Lutilisation des comptes permet de:
l conserver une trace des oprations enregistres chronologiquement et de manire
continue dans les diffrents comptes en fonction de leur nature;
l disposer tout moment dinformation sur ltat de la caisse, les dettes, les produits, les
charges, etc.;
l faciliter ltablissement des comptes annuels (bilan et compte de rsultat) de lexercice,
ainsi que de statistiques et dindicateurs concernant le fonctionnement.
Exemple
Exemple
Le fonctionnement Les comptes servent enregistrer les oprations financires et les flux.
des comptes Ceux-ci se caractrisent par:
4 leur origine;
4 leur destination;
4 leur montant.
Le solde Le solde dun compte mesure la diffrence entre les montants inscrits
dun compte au dbit et ceux inscrits au crdit. Lorsque le total des montants
inscrits au dbit dun compte est suprieur au total de ceux inscrits au
crdit, on dit que le solde est dbiteur. A linverse, lorsque le total de
la colonne crdit est suprieur celui de la colonne dbit, on dit que
le solde est crditeur. Lorsque les totaux des deux colonnes sont
gaux, on dit que le solde est nul.
Le grand livre Les comptes sont regroups dans un document appel le grand livre.
Le grand livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilit de la
mutuelle. Il peut se prsenter de diffrentes formes, dont la principale
et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche
cartonne, au recto et au verso. Les enregistrements se font en
continu au recto puis au verso. Lorsquune fiche est compltement
remplie, on en utilise une nouvelle, jointe la premire. Ces fiches
Comptes Comptes
Classe Sous-comptes
principaux divisionnaires
6. Charges
62. Services extrieurs
620. Prestations maladie
6201. Hpital Bonne Sant
6202. CS Malika
6203. CS Saint Victor
6204. Maternit de la Paix
Exemple
Les pays de lUnion Economique et Montaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopt un plan
comptable commun appel Systme Comptable Ouest Africain (SYSCOA).
Le SYSCOA rpartit les comptes en neuf classes. Sept classes sont dcrites ici dans la mesure o
elles intressent directement les organisations mutualistes (la classe 8 reprend les comptes
dautres charges et produits et la classe 9 regroupe des comptes de comptabilit analytique
destins au calcul des cots dans lindustrie).
Le cadre comptable dcrit ici est directement inspir du Plan comptable SYSCOA, avec
quelques amnagements afin de ladapter la spcificit dune mutuelle de sant.
Cette liste des comptes nest pas exhaustive. Lobjectif est ici de faire ressortir les comptes qui
intressent directement la mutuelle.
102 Dons. Les dons sont des biens qui doivent tre valoriss ou des sommes verses la
mutuelle par des acteurs privs ou publics, sans contrepartie directe ou indirecte.
103 Apports. Ici sont comptabiliss les apports des adhrents dont le droit de reprise
nest prvu quen cas de dissolution de la mutuelle.
11. Rserves
Les rserves sont des capitaux propres constitus par la mutuelle, notamment partir des
excdents, pour faire face aux situations imprvues.
12. Report nouveau
Ce compte sert reporter sur lanne suivante, tout ou une partie du rsultat de lanne
qui vient de sachever. On rencontre deux cas de figure:
121 Report nouveau crditeur. Dans le cas dexcdents importants et lorsque le
plafond des rserves a t atteint, le reste des excdents peut tre report
lexercice suivant, en attendant de laffecter.
129 Report nouveau dbiteur. La totalit dun dficit dun exercice est report sur
lexercice en cours, voire les exercices suivants, avec lespoir que ceux-ci
produiront des excdents qui combleront ce report ngatif.
13. Rsultat
Le rsultat de lexercice est enregistr dans ce compte. Diffrents comptes sont utiliss,
notamment:
130 Rsultat en instance daffectation
131 Rsultat net: Excdent
135 Rsultat dexploitation
136 Rsultat financier
139 Rsultat net: Dficit
14. Subvention dinvestissement
141 Subventions dquipement. Sont inscrites dans ce compte les subventions destines
lachat dimmobilisation. On y inscrit galement la contre-valeur des
immobilisations reue en nature. Ce compte peut tre subdivis lorsquune
mutuelle bnficie de la contribution de plusieurs institutions. Par exemple:
1411 Etat
1414 Commune
BILAN
Classe 3 - Stocks
Actif Passif
Lutilisation des comptes de la classe 3 dans
une mutuelle, dont lactivit se limite
lassurance sant, est relativement rare.
Nanmoins, si la mutuelle dispose de Classe 3
fournitures ou de consommables de valeur, on
les enregistre dans un compte de stocks.
32. Fournitures
Le processus comptable, du bilan douverture au bilan de clture dun exercice, repose sur le
classement des oprations et leur enregistrement dans des comptes.
Les travaux denregistrement doivent suivre une procdure prcise et ncessitent lemploi de
plusieurs documents comptables. Ces travaux sont quotidiens, mensuels et annuels. On
sintressera ici aux travaux comptables quotidiens et mensuels; les travaux annuels qui
concernent la clture et louverture dun exercice seront abords dans les deux chapitres
suivants.
Dans le cadre dun systme de comptabilit en partie double classique, les travaux
permanents (quotidiens et mensuels) denregistrement et de classement des oprations
reposent sur deux documents principaux: le journal et le grand livre. En fonction de la taille,
de la diversit des services offerts, du nombre doprations ralises quotidiennement, etc.,
une mutuelle de sant peut opter pour des variantes de ce systme denregistrement
comptable. Ce choix dpend galement des comptences disponibles au sein de la mutuelle.
Le manque de comptences est souvent considr comme un frein la mise en place dune
comptabilit, toutes les mutuelles nayant pas les moyens dembaucher un comptable. Il
existe cependant une alternative qui consiste partager les travaux comptables entre la
Prsentation
Le journal est un livre dont les pages sont numrotes et prsentes
toutes de la mme faon. Les critures passes pour une opration
constituent un article du journal. Chaque page se prsente comme un
tableau comprenant:
4 une colonne Numro de compte dans laquelle sont inscrits les
numros des comptes affects par lopration, en fonction du plan
comptable de la mutuelle;
4 une colonne Libell dans laquelle sont inscrits les noms du ou
des comptes dbits et du ou des comptes crdits (chaque
opration concernant au moins deux comptes). Une brve
description de lopration est galement donne;
4 une colonne Dbit dans laquelle sont inscrits les montants
dbiter;
4 une colonne Crdit dans laquelle sont inscrits les montants
crditer.
La date de lopration est mentionne sur une ligne sparant chaque
article.
Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit tre enregistre dans le journal ds quelle
est ralise ou connue.
Exemple
Les cotisations collectes chaque jour (durant les cinq premiers jours de chaque mois) par une
mutuelle sont enregistres dans le journal le soir. Le total des cotisations payes le 5 janvier
slevait 130 000 UM.
Le 6 janvier, la mutuelle reoit la facture du mois de dcembre de lhpital. Cette facture slve
50 000 UM. Elle ne sera paye que dans plusieurs jours, aussi est-elle comptabilise comme
une dette court terme.
Ces oprations ont t enregistres de la faon suivante dans le journal.
Journal
Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
5 janvier 2002
6 janvier 2002
Prsentation
Il existe plusieurs prsentations possibles du journal-grand livre. Le
modle propos ici est le plus courant. Il se prsente sous la forme
dun livre dont chaque page comporte un tableau qui mentionne
pour chaque opration:
4 la date;
4 le numro dordre;
4 le libell.
Il comporte galement deux grandes rubriques:
4 le bilan;
4 le compte de rsultat.
Chaque rubrique comporte les comptes de la mutuelle qui
augmentent ou diminuent en fonction des oprations enregistres.
Exemple
Une mutuelle de sant a mis en place une organisation et des modalits de fonctionnement trs
simples. Le plan comptable de cette mutuelle est galement trs simple et comprend les
comptes suivants:
Caisse Banque Cot. A Rserves Pdts Factures Prestations ma- Fournitures Frais de Autres charges Cotisation Droits Autres
recevoir constats payer ladie dplacement dadhsion produits
davance
N Date Opration D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C
ordre
TOTAUX
Calcul des soldes SD 334 064 SD 658 026 SD 32 290 299 000 SC 407 600 SC 66 175 SC SD 841 500 SD 27 745 SD 22 400 SD 30 000 1 168 150 SC 5 100 SC - -
La ligne du bas indique les soldes des comptes calculs en fin danne (SD = solde dbiteur, SC = solde
crditeur). Il est ensuite facile de reconstituer le bilan et le compte de rsultat sous leur forme normale.
BIT/STEP
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
3.3 La comptabilit de trsorerie
Une des particularits des mutuelles de sant est que la plus grande partie de leurs
oprations conomiques se traduit par une entre ou une sortie dargent. Cela permet
lemploi dune autre variante de la comptabilit classique appele comptabilit de trsorerie.
La comptabilit de trsorerie repose sur une subdivision du journal en trois journaux partiels:
l un journal de caisse qui enregistre les oprations lorigine des entres et des sorties
dargent de la caisse;
l un journal de banque (il peut y en avoir plusieurs si la mutuelle dispose de plusieurs
comptes bancaires) qui enregistre les mouvements au niveau du compte bancaire;
l un journal des oprations diverses qui enregistre toutes les oprations qui nentranent ni
une sortie ni une entre dargent.
Les oprations sont enregistres au jour le jour et chronologiquement dans les journaux
partiels puis sont reportes immdiatement ou priodiquement dans le grand livre. Ce
systme est le plus frquemment rencontr dans les expriences mutualistes actuelles,
quoique sa mise en uvre soit incomplte dans la plupart des cas. On rencontre en effet
souvent un journal (appel galement livre) de caisse et un journal de banque, mais trs
rarement un journal des oprations diverses et pratiquement jamais un grand livre. Le grand
livre est cependant ncessaire afin de prparer les comptes annuels de la mutuelle (compte
de rsultat et bilan).
Prsentation
Le journal de caisse et celui de banque se prsentent chacun sous la
forme dun registre primprim dont les pages sont prnumrotes.
Les pages peuvent tre en double lorsque la mutuelle confie la mise
en forme de sa comptabilit une structure externe (cabinet
comptable, union, etc.).
Chaque page comporte un tableau subdivis en plusieurs colonnes:
4 Date: date laquelle lopration est ralise;
Rgles dutilisation
4 Toutes les oprations qui entranent une entre ou une sortie
dargent doivent tre enregistres dans le journal de caisse ou
celui de banque, immdiatement aprs la ralisation de
lopration.
4 Les enregistrements des oprations seffectuent ligne aprs ligne,
en ordre chronologique.
4 Si les enregistrements du mois ncessitent plusieurs pages, il faut
calculer les totaux des colonnes Entres et Sorties et les inscrire
sur la dernire ligne de la page avec le solde correspondant. On
doit ensuite les reporter sur la premire ligne de la page suivante
avant de poursuivre lenregistrement de nouvelles oprations.
4 Chaque enregistrement doit se faire avec les prcisions utiles:
dates, numro de pices justificatives, description de lopration,
etc.
4 Les descriptions doprations de mme nature doivent toujours
tre exactement les mmes.
4 Priodiquement (par jour pour le journal de caisse et au moins par
mois pour le journal de banque) le solde doit tre calcul. On
peut ventuellement le calculer aprs chaque opration.
4 Chaque fin de mois, on doit procder une clture du journal. Le
solde du mois correspond celui calcul avec le dernier
enregistrement. Ce solde doit tre vrifi:
en totalisant tous les montants de la colonne Entres;
en totalisant tous les montants de la colonne Sorties;
en oprant la soustraction: Total des entres - Total des sorties
= Solde du mois.
4 Louverture dun nouveau mois dbute par le report du solde du
mois prcdent sur la premire ligne dune nouvelle page (on ne
reporte pas les totaux des colonnes entres et sorties).
Journal de caisse
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
A reporter 11 300
Exemple
Plusieurs mutuelles dune capitale ont constitu une union qui joue notamment le rle de
service commun de gestion. Chaque mutuelle peut ainsi confier lunion une partie de ses
travaux comptables, moyennant le paiement dune cotisation annuelle calcule en fonction de
ses dpenses en prestations maladie. Cette cotisation sert galement la constitution dun
fonds de garantie.
Une mutuelle dartisans adhre cette union et remet chaque fin de mois un double de son
brouillard sur lequel sont enregistres par le trsorier toutes les oprations du mois. Lexemple
suivant est extrait de ce brouillard.
Journal
de caisse
Comptabilit
de trsorerie
Journal
Pices de banque Grand Comptes
Oprations
justificatives livre annuels
Brouillard des Journal
oprations des oprations
diverses diverses
Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit faire lobjet dune pice justificative.
4 Les pices justificatives doivent tre soigneusement conserves.
Lors de lenregistrement dune opration, la pice justificative
reoit un numro dordre puis est classe, par ordre
chronologique.
Reu n: . . . . . . . . . BPF: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N: . . . . . . . . . . . . .
Date: . . . . . . . . . . . Pour: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La note de frais
La note de frais est utile pour regrouper un ensemble de dpenses occasionnes par lexcution
dune tche. Par exemple, chaque mois, un membre du CE est charg daller au chef-lieu de la
rgion pour payer la facture de lhpital et raliser, si besoin est, diffrentes courses pour la
mutuelle. Une note de frais est tablie chaque dplacement comprenant: les frais de taxi, la
nourriture, etc.
Nom du collaborateur:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Total
Avance: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solde:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Le schma ci-dessous illustre les systmes comptables abords prcdemment en les situant
par rapport lensemble des travaux comptables. Les travaux qui suivent les critures dans le
grand livre (balance, inventaire et comptes annuels) sont prsents dans les deux chapitres
suivants.
Bilan douverture
Actif Passif
TRAVAUX PERMANENTS
Systme Comptabilit Comptabilit Brouillard
classique amricaine de trsorerie des
oprations
Brouillard diverses
Journal-grand livre
Grand
Grand
livre livre
Balance
Comptes Total Solde
Dbit Crdit Dbit Crdit
TRAVAUX PRIODIQUES
Travaux dinventaire
Au cours de lexercice, les gestionnaires ont enregistr les oprations ralises par la
mutuelle afin dtablir un nouveau bilan en fin dexercice. Il nest cependant pas possible de
dresser directement ce bilan de clture. Il est auparavant ncessaire de raliser un certain
nombre de travaux comptables et extracomptables:
l la rvision gnrale des comptes;
l la rgularisation des comptes;
l la dtermination des amortissements et des provisions.
Une mutuelle, dans le cadre spcifique de son activit dassurance, ne dispose gnralement
pas de stocks. On ne sintressera donc pas ici linventaire matriel qui constitue pour
dautres organisations conomiques le premier travail de fin dexercice raliser. Ce travail
sera cependant ncessaire pour une mutuelle qui gre, par exemple, un dpt de
mdicaments.
Les travaux de fin dexercice ncessitent des connaissances approfondies en comptabilit et
devront tre confis un comptable qualifi. Ce chapitre se limite apporter des
connaissances de base concernant la nature et lutilit de ces travaux.
Les numros de comptes utiliss dans le chapitre sont issus du plan comptable propos en
exemple dans le chapitre 2 Le fonctionnement des comptes. Ils peuvent diffrer en fonction
des plans comptables en vigueur dans chaque pays. Une prsentation simplifie des comptes
du grand livre est adopte. Il sagit de la prsentation en T dans laquelle ne figure que les
montants inscrits au dbit et au crdit.
Exemple
Le CE dune mutuelle ralise le jour de clture dun exercice un dernier contrle de la caisse. Il
en ressort que le montant en caisse est de 9 000 UM suprieur celui du compte Caisse,
comme lindique le bordereau ci-dessous. Puisque la mutuelle ralise ce contrle chaque fin de
mois, cette diffrence ne peut rsulter que dune opration effectue le dernier mois de
lexercice. Le CE vrifie toutes les oprations inscrites dans le journal de caisse et constate
lerreur dcriture suivante: une cotisation de 9 000 UM a t encaisse par le trsorier qui la
enregistre dans le registre de cotisation mais a oubli de linscrire dans le journal de caisse.
BORDERAU DE CAISSE
Date :
31/12/02
: ........
Nombre de pices Montant de la pice Somme totale
ou de billet ou du billet
3
Pices
5 15
...
5
Pices
10 50
...
- 25 -...
Pices
1 50 50...
Pices
6 100 600...
Pices
10 500 5 000...
Pices
7 1 000 7 000...
Pices
3 5 000 15 000...
Pices
1 10 000 10 000...
Pices
31/12/02
Solde comptable, le : ............ : 28 715
.............................. (B)
En cas dcart entre A et B, motifs :
Marcel ROKIA
Cette omission tant dtecte, la cotisation est inscrite dans le journal de caisse et ensuite
enregistre dans le journal et le grand livre.
Exemple
Le trsorier dune mutuelle a inscrit les oprations suivantes dans le journal de banque:
Le relev de compte fourni par la banque fait apparatre les oprations suivantes pour ce mois
de dcembre:
Dbit Crdit
Solde 30/11/02 558 560
Exemple
En fin dexercice, le CA prpare la clture des comptes avec le CE. Un examen du registre de
cotisation montre quau cours de lanne, trois adhrents ont t exclus pour avoir accumul
des retards dpassant les limites fixes dans les statuts. Les arrirs de ces adhrents
constituent des crances irrcouvrables que le CA dcide de supprimer. Cette dcision
donnera lieu larticle suivant dans le journal (ou journal des oprations diverses):
Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Exemple
Une mutuelle a fait imprimer 5 000 cartes dadhrent (valeur = 250 000 UM) en dbut
danne 2002 sur la base de ses prvisions en matire dadhsion. Ces cartes sont dlivres
gratuitement aux adhrents et la mutuelle les considre comme des consommables non
stocks. En fin dexercice il reste 3 000 cartes (dune valeur totale de 150 000 UM) non utilises
et disponibles pour les adhsions de 2003.
Ces 3 000 cartes correspondent une charge de lanne 2003 et sont comptabilises de la
faon suivante dans le journal et le grand livre.
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Grand livre
4761 Charges constates davance - 601 Fournitures -
cartes dadhrent cartes dadhrent
Exemple
Le CE dune mutuelle estime, sur la base des attestations de soins reues, le montant des
prestations maladie payer 150 000 UM pour le dernier mois de lexercice. Pour intgrer
cette charge lexercice qui sachve, elle passe les critures suivantes.
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Grand livre
620 Prestations maladie 40 Prestataires de soins -
charges payer
Exemple
Une mutuelle de sant priode ouverte dadhsion a fix la cotisation annuelle par
bnficiaire 600 UM payables en une fois (soit lquivalent de 50 UM/mois). Le tableau suivant
30 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
12 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
20 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000
25 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250
10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
11 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550
TOTAL 1 500 2 250 2 850 3 100 3 100 3 600 4 350 5 350 6 600 7 100 7 350 7 900 6 400 5 650 5 050 4 800 4 800 4 300 3 550 2 550 1 300 800 550 0
Cotisations acquises pour lexercice 2001 = 55 050 Produits constats davance = 39 750
163
Dans les outils comptables de la mutuelle est enregistr, dans le cadre de lexercice 2001, le
total des cotisations mises, cest--dire 94 800 UM. Toutefois, la mutuelle ne doit prendre en
compte dans le calcul du rsultat de cet exercice que les cotisations acquises, soit 55 050 UM.
Elle doit donc neutraliser les 39 750 UM destins lexercice suivant. Pour ce faire, elle utilise le
compte 477: Cotisations perues davance et passe les critures suivantes dans le journal (ou
journal des oprations diverses) et le grand livre:
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Grand livre
751 Cotisations 477 Cotisations
perues davance
39 750 94 800
SC = 55 050 39 750
Exemple
Une convention passe entre une mutuelle et le Ministre des affaires sociales (MAS) stipule que
celle-ci prend en charge des indigents (identifis par le Bureau des affaires sociales local) qui ne
paient que 10 % de leur cotisation, le ministre finanant les 90 % restants sous la forme dune
subvention.
Au moment de la clture de lexercice, le ministre na toujours pas vers la part de cette
subvention pour le dernier trimestre de lanne (110 000 UM). La mutuelle passe donc les
critures suivantes dans le journal et le grand livre.
Grand livre
751 Cotisations 4487 MAS - Subvention recevoir
Valeur dacquisition
Dure de vie (en annes)
Exemple
Une mutuelle a achet du matriel pour 300 000 UM. Elle dcide, en accord avec les lois en
vigueur, de lamortir sur une priode de cinq ans. Le montant de lamortissement annuel sera
de: 60 000 UM.
300 000
Soit:
5
A la fin de la cinquime anne, la mutuelle aura amorti les 300 000 UM.
28 Amortissements XXXXXXX
Exemple
Une mutuelle a achet, il y a quatre ans, une cyclomoteur pour 200 000 UM et la dj amortie
pour 160 000 UM. Au bilan, la valeur comptable cyclomoteur est la suivante:
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
15 janvier 2002
15 janvier 2002
15 fvrier 2002
57 Caisse 95 750
Grand livre
41 Adhrents - Cotisations recevoir
DEBIT CREDIT
Exemple
Si la mutuelle de lexemple prcdent avait tenu une comptabilit de trsorerie, les critures
suivantes auraient t passes dans le journal de caisse au cours de lexercice.
Journal de caisse
Date N PJ Libells Entres Sorties Solde
En fin dexercice, les critures suivantes auraient t passes dans le journal des oprations
diverses et le grand livre.
Grand livre
751 Cotisations 41 Adhrents - Cotisations recevoir
95 750
0 1 205 000
SC = 1 250 000
Les travaux de fin dexercice tant effectus, les comptes de rsultat et de bilan vont pouvoir
tre tablis. Dans le compte de rsultat, seront repris les soldes des comptes de produits et de
charges, et dans le bilan, les soldes des comptes dactif et de passif. Auparavant, un dernier
contrle sera ralis grce une balance aprs inventaire qui permet de signaler des erreurs
dcriture.
Le rsultat de lexercice sera dtermin aussi bien par le compte de rsultat que par le bilan.
Ce rsultat, lorsquil est un excdent, constitue une nouvelle ressource disponible pour la
mutuelle. LAG devra dcider de son affectation.
Laffectation du rsultat donnera lieu ltablissement dun nouveau bilan. Ce dernier
constituera le bilan douverture du nouvel exercice. Un nouveau cycle comptable sera alors
engag.
1. Comptes de bilan
Totaux des comptes de bilan
2. Comptes de gestion
Totaux des comptes de gestion
Totaux gnraux
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 173
Compte de rsultat (prsentation sous forme de compte)
Charges Produits
Charges dexploitation (I) Produits dexploitation (I)
Achats Prestations de services auxiliaires
Transports Subventions dexploitation
Prestations maladie Cotisations
Rassurance Droits dadhsion
Autres services
Charges de personnel
Dotations aux amortissements
Charges financires (II) Produits financiers (II)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III)
Total Total
Actif Amort. et
Net Passif Net
Brut
provisions
Laffectation Le bilan de clture dun exercice est galement appel bilan avant
du rsultat rpartition car il prsente le rsultat de lexercice avant que son
utilisation ne soit dtermine. Lors dune AG, et en fonction des
recommandations du CA (ou du CE), les adhrents devront
dterminer laffectation du rsultat, avec deux cas de figure possibles.
4 si le rsultat est un excdent: il sera utilis pour complter les
rserves et/ou pour raliser des uvres sociales en faveur des
adhrents. Il peut galement faire lobjet, totalement ou
partiellement, dun report nouveau;
4 si le rsultat est un dficit: celui-ci sera report nouveau, en
esprant que lexercice suivant sera excdentaire.
Suite ces dcisions, la mutuelle produira un nouveau bilan appel
bilan aprs rpartition, dans lequel la ligne Rsultat de lexercice
aura disparu, ce dernier tant ventil dans dautres comptes. Ce bilan
aprs rpartition correspond au bilan douverture de lexercice
suivant.
Le fait que la mutuelle soit but non lucratif ne veut pas dire quelle
ne doit pas faire dexcdents. Au contraire, ces derniers sont
ncessaires pour assurer la viabilit de la mutuelle et amliorer les
services offerts aux adhrents. Mais une mutuelle na pas non plus
pour vocation daccumuler ces excdents, ce qui signifie:
4 dune part, que ces excdents doivent tre dun montant
raisonnable car ils proviennent, en fonctionnement normal de la
mutuelle, dune marge sur les cotisations. En dautres termes, des
cotisations leves permettent dobtenir des excdents importants,
ce qui peut apparatre comme positif, mais en mme temps elles
limitent laccs la mutuelle de familles dont la capacit
contributive est restreinte;
4 dautre part, que la mutuelle doit viter de thsauriser. Elle doit
consacrer ses excdents notamment:
au renforcement de sa scurit financire;
la ralisation dactions en faveur des bnficiaires.
Lutilisation des excdents doit tre prvue dans les statuts et le
rglement intrieur de la mutuelle. Elle peut tre rglemente par la
loi. La rpartition des excdents est effectue en AG, suite au rapport
financier prsent par les gestionnaires de la mutuelle et sur la base
de leurs propositions.
Selon les principes de la mutualit, les excdents ne peuvent tre
redistribus aux adhrents. En revanche, ils sont destins :
4 la constitution de rserves (celles-ci sont prsentes plus loin);
4 la ralisation de nouvelles actions en faveur de tous les adhrents:
les actions sociales.
Exemple
Une mutuelle vient de clturer son quatrime exercice annuel. Elle couvre 65% du public cible.
Son bilan avant rpartition et son compte de rsultat indiquent notamment que:
l le montant des prestations maladie slve 1 689 000 UM;
l le montant des rserves est de 753 000 UM;
l le rsultat de lexercice slve 258 000 UM.
Le fonctionnement de la mutuelle est stable, les relations avec les prestataires de soins sont
excellentes et la mutuelle ne rencontre aucune difficult majeure. Aussi dcide-t-elle en AG de
fixer le montant de ses rserves pour son cinquime exercice lquivalent de six mois de
prestations maladie (de son quatrime exercice), cest--dire un montant de 844 500 UM.
Lors de ltablissement du bilan aprs rpartition, un montant de 91 500 UM est retir du
compte rsultat pour tre affect au compte rserves qui atteint ainsi le plafond fix en AG. Le
solde du rsultat, 166 500 UM, est consacr la rfection dun centre de sant communautaire
utilis par tous les habitants du village.
La comptabilit
dune mutuelle
de sant
117
La vie dune mutuelle de sant est ponctue par un ensemble doprations conomiques qui
modifient constamment le volume et lorganisation de ses ressources. Ces oprations
devront tre enregistres car la mutuelle doit tre en mesure de suivre son patrimoine, sa
situation financire ainsi que son rsultat dexploitation. Cest lun des principaux objets de la
comptabilit que dorganiser cet enregistrement, den effectuer la vrification et de produire
rgulirement une synthse des informations traites.
La comptabilit ne doit pas tre considre comme une contrainte ni comme une finalit. Elle
est avant tout un outil indispensable une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas tre
perue comme un luxe rserv aux seules mutuelles qui disposent de comptables. Sil est vrai
quelle repose sur des mcanismes qui sont parfois complexes, elle peut tre adapte et
simplifie pour les mutuelles qui ne disposent pas des comptences ncessaires.
Cette partie vise les objectifs suivants:
l prsenter la mthode comptable base sur le principe de la partie double. Il existe une
autre mthode appele comptabilit en partie simple qui est beaucoup moins complexe
mais prsente des insuffisances qui rduisent les possibilits dun pilotage efficace de la
mutuelle;
l proposer des variantes du systme de comptabilit classique en partie double. Ces
variantes permettent une adaptation et une simplification de la comptabilit destine aux
petites mutuelles ou celles nayant pas de personnel qualifi en la matire. Le partage
des travaux comptables entre la mutuelle et une structure externe est aussi abord, car il
constitue une solution aux carences en comptences comptables;
l initier les administrateurs des mutuelles aux mcanismes de la comptabilit en partie
double afin de renforcer leur capacit comprendre et valoriser cet important outil de
gestion de leur mutuelle. Il ne sagit pas de permettre ces administrateurs de tenir la
comptabilit mais de leur donner une explication des techniques et des documents sur
lesquels elle repose, en mettant laccent sur les spcificits des mutuelles de sant. Cette
initiation permet aux administrateurs de comprendre lintrt et le rle des documents
comptables et den restituer le contenu aux tiers.
La partie comprend cinq chapitres.
Le processus comptable
Le fonctionnement dune mutuelle est marqu par de trs nombreuses oprations; par
exemple, de manire rpte, elle encaisse des cotisations et verse des prestations. Ces
oprations entranent des encaissements ou des dcaissements, une rduction ou une
augmentation des avoirs de lorganisation, une volution de ses obligations envers les tiers,
etc. En fait, les ressources dont la mutuelle dispose et la manire dont elle les emploie varient
sans cesse. La connaissance de ces fluctuations et de la situation financire qui en dcoule
est indispensable une gestion efficace de la mutuelle. Par exemple, les gestionnaires
doivent ncessairement savoir si les charges ne dpassent pas durablement les produits ou
si les dettes pourront tre payes terme chu.
La comptabilit permet denregistrer les oprations et lensemble des mouvements qui
modifient la situation financire de la mutuelle et dtablir clairement une situation
patrimoniale une date donne.
Ce chapitre prsente les principes et les mcanismes de base de la comptabilit qui doivent
tre ncessairement compris avant dentrer plus en dtail dans les techniques comptables.
1.1 La comptabilit
Les principes La comptabilit repose sur plusieurs principes de base, dont les
de base principaux sont:
de la comptabilit
4 la fidlit. La comptabilit doit donner une image fidle de la
situation de la mutuelle;
4 la rgularit. La comptabilit doit se conformer aux rgles et
procdures en vigueur;
4 la sincrit. Ces rgles et procdures doivent tre appliques de
bonne foi, en fonction de la connaissance quont les gestionnaires
de la mutuelle, des vnements et des situations;
4 la prudence. Les gestionnaires doivent avoir une apprciation
raisonnable et prudente de ces vnements et situations;
4 la transparence. Les enregistrements comptables doivent tre
conformes la ralit et justifis. Aucune information ne doit tre
omise, cache ou modifie;
4 lindpendance de lexercice. La vie de la mutuelle est
dcoupe en exercices comptables qui correspondent chacun,
gnralement, une anne civile. Chaque exercice est autonome
do la dtermination dun rsultat en fin dexercice;
4 la continuit. Bien que le fonctionnement de la mutuelle soit
dcoup en exercices, la tenue de la comptabilit repose sur le
principe de la continuit des activits;
4 la permanence des mthodes. Elle repose galement sur le
principe de la permanence des mthodes comptables. Une
utilisation des mmes mthodes dun exercice lautre est en effet
souhaitable et toute modification doit faire lobjet dune
explication annexe la prsentation des comptes annuels en fin
dexercice.
Les excdents
La mutuelle est une organisation but non lucratif ce qui ne signifie
pas quelle ne doit pas raliser des excdents. Au contraire, ceux-ci
sont ncessaires pour assurer la viabilit financire de la mutuelle.
Le passif
Le passif comprend plusieurs rubriques qui sont classes en fonction
de leur nature. Il distingue ainsi les capitaux propres et les capitaux
trangers.
Lactif
Lactif se dcompose galement en deux grandes rubriques: lactif
immobilis et lactif circulant.
Lactif immobilis. Il sagit de tous les biens durables de la mutuelle
qui peuvent tre utiliss dans la dure: terrains, btiments, mobilier,
matriel, vhicules.
Lactif circulant. Il sagit des biens lis aux activits courantes de la
mutuelle. Ils sont destins tre transforms rapidement et peuvent
tre renouvels plusieurs fois au cours dun exercice: stocks, argent
liquide en caisse, montants en banque, crances, etc.
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
Caisse 5 000
Aprs avoir ouvert sa comptabilit, la mutuelle des commerants dbute ses premires
oprations.
l Les premiers adhrents sinscrivent et paient leurs droits dadhsion et leurs premires
cotisations. 200 000 UM sont collects par la mutuelle et dposs en banque.
Le bilan de la mutuelle volue de la faon suivante:
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres
Les montants en caisse et en banque ont diminu de 25 000 UM, sans contrepartie dans le
bilan. La mutuelle a utilis une partie de ses ressources pour payer des services ncessaires
son fonctionnement. Ceux-ci constituent une charge pour la mutuelle qui sest appauvrie.
Le bilan fournit des informations ncessaires mais insuffisantes. En effet, il ne donne aucune
explication sur les oprations qui entranent sa mutation. Aprs plusieurs mois, qui se
souviendra des premiers achats de fournitures, des premires cotisations, etc.? Ces
explications sont pourtant trs utiles pour analyser les performances et la viabilit de la
mutuelle.
Aussi, est-il ncessaire de mettre en place dautres mcanismes comptables permettant
daffecter ces oprations dans divers comptes de charges et de produits qui serviront en fin
dexercice tablir un compte de rsultat.
La mutuelle pourra ainsi non seulement savoir si elle sest enrichie ou appauvrie, mais elle
sera galement en mesure den analyser les raisons.
Dans la suite, seul le rsultat net sera mentionn pour simplifier la prsentation du compte de
rsultat.
Il a t vu dans le chapitre prcdent que le bilan comptable subit des mutations du fait des
oprations conomiques que ralise la mutuelle. Pour viter dtablir constamment un
nouveau bilan et pour conserver des informations concernant ces mutations, celles-ci sont
enregistres dans des comptes. Ces comptes permettront dtablir le compte de rsultat et le
bilan de lexercice.
Ce chapitre explique le rle, lorganisation et le fonctionnement des comptes. Il ne peut
suffire cependant apporter une formation complte en la matire. Lobjectif est ici de
donner des explications accessibles aux administrateurs des mutuelles afin de renforcer leur
capacit dialoguer avec les comptables et utiliser les documents produits par la
comptabilit.
2.1 Le compte
Un compte est un tableau permettant denregistrer les oprations qui modifient une rubrique
du bilan ou du compte de rsultat.
Lutilisation des comptes permet de:
l conserver une trace des oprations enregistres chronologiquement et de manire
continue dans les diffrents comptes en fonction de leur nature;
l disposer tout moment dinformation sur ltat de la caisse, les dettes, les produits, les
charges, etc.;
l faciliter ltablissement des comptes annuels (bilan et compte de rsultat) de lexercice,
ainsi que de statistiques et dindicateurs concernant le fonctionnement.
Exemple
Exemple
Le fonctionnement Les comptes servent enregistrer les oprations financires et les flux.
des comptes Ceux-ci se caractrisent par:
4 leur origine;
4 leur destination;
4 leur montant.
Le solde Le solde dun compte mesure la diffrence entre les montants inscrits
dun compte au dbit et ceux inscrits au crdit. Lorsque le total des montants
inscrits au dbit dun compte est suprieur au total de ceux inscrits au
crdit, on dit que le solde est dbiteur. A linverse, lorsque le total de
la colonne crdit est suprieur celui de la colonne dbit, on dit que
le solde est crditeur. Lorsque les totaux des deux colonnes sont
gaux, on dit que le solde est nul.
Le grand livre Les comptes sont regroups dans un document appel le grand livre.
Le grand livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilit de la
mutuelle. Il peut se prsenter de diffrentes formes, dont la principale
et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche
cartonne, au recto et au verso. Les enregistrements se font en
continu au recto puis au verso. Lorsquune fiche est compltement
remplie, on en utilise une nouvelle, jointe la premire. Ces fiches
Comptes Comptes
Classe Sous-comptes
principaux divisionnaires
6. Charges
62. Services extrieurs
620. Prestations maladie
6201. Hpital Bonne Sant
6202. CS Malika
6203. CS Saint Victor
6204. Maternit de la Paix
Exemple
Les pays de lUnion Economique et Montaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopt un plan
comptable commun appel Systme Comptable Ouest Africain (SYSCOA).
Le SYSCOA rpartit les comptes en neuf classes. Sept classes sont dcrites ici dans la mesure o
elles intressent directement les organisations mutualistes (la classe 8 reprend les comptes
dautres charges et produits et la classe 9 regroupe des comptes de comptabilit analytique
destins au calcul des cots dans lindustrie).
Le cadre comptable dcrit ici est directement inspir du Plan comptable SYSCOA, avec
quelques amnagements afin de ladapter la spcificit dune mutuelle de sant.
Cette liste des comptes nest pas exhaustive. Lobjectif est ici de faire ressortir les comptes qui
intressent directement la mutuelle.
102 Dons. Les dons sont des biens qui doivent tre valoriss ou des sommes verses la
mutuelle par des acteurs privs ou publics, sans contrepartie directe ou indirecte.
103 Apports. Ici sont comptabiliss les apports des adhrents dont le droit de reprise
nest prvu quen cas de dissolution de la mutuelle.
11. Rserves
Les rserves sont des capitaux propres constitus par la mutuelle, notamment partir des
excdents, pour faire face aux situations imprvues.
12. Report nouveau
Ce compte sert reporter sur lanne suivante, tout ou une partie du rsultat de lanne
qui vient de sachever. On rencontre deux cas de figure:
121 Report nouveau crditeur. Dans le cas dexcdents importants et lorsque le
plafond des rserves a t atteint, le reste des excdents peut tre report
lexercice suivant, en attendant de laffecter.
129 Report nouveau dbiteur. La totalit dun dficit dun exercice est report sur
lexercice en cours, voire les exercices suivants, avec lespoir que ceux-ci
produiront des excdents qui combleront ce report ngatif.
13. Rsultat
Le rsultat de lexercice est enregistr dans ce compte. Diffrents comptes sont utiliss,
notamment:
130 Rsultat en instance daffectation
131 Rsultat net: Excdent
135 Rsultat dexploitation
136 Rsultat financier
139 Rsultat net: Dficit
14. Subvention dinvestissement
141 Subventions dquipement. Sont inscrites dans ce compte les subventions destines
lachat dimmobilisation. On y inscrit galement la contre-valeur des
immobilisations reue en nature. Ce compte peut tre subdivis lorsquune
mutuelle bnficie de la contribution de plusieurs institutions. Par exemple:
1411 Etat
1414 Commune
BILAN
Classe 3 - Stocks
Actif Passif
Lutilisation des comptes de la classe 3 dans
une mutuelle, dont lactivit se limite
lassurance sant, est relativement rare.
Nanmoins, si la mutuelle dispose de Classe 3
fournitures ou de consommables de valeur, on
les enregistre dans un compte de stocks.
32. Fournitures
Le processus comptable, du bilan douverture au bilan de clture dun exercice, repose sur le
classement des oprations et leur enregistrement dans des comptes.
Les travaux denregistrement doivent suivre une procdure prcise et ncessitent lemploi de
plusieurs documents comptables. Ces travaux sont quotidiens, mensuels et annuels. On
sintressera ici aux travaux comptables quotidiens et mensuels; les travaux annuels qui
concernent la clture et louverture dun exercice seront abords dans les deux chapitres
suivants.
Dans le cadre dun systme de comptabilit en partie double classique, les travaux
permanents (quotidiens et mensuels) denregistrement et de classement des oprations
reposent sur deux documents principaux: le journal et le grand livre. En fonction de la taille,
de la diversit des services offerts, du nombre doprations ralises quotidiennement, etc.,
une mutuelle de sant peut opter pour des variantes de ce systme denregistrement
comptable. Ce choix dpend galement des comptences disponibles au sein de la mutuelle.
Le manque de comptences est souvent considr comme un frein la mise en place dune
comptabilit, toutes les mutuelles nayant pas les moyens dembaucher un comptable. Il
existe cependant une alternative qui consiste partager les travaux comptables entre la
Prsentation
Le journal est un livre dont les pages sont numrotes et prsentes
toutes de la mme faon. Les critures passes pour une opration
constituent un article du journal. Chaque page se prsente comme un
tableau comprenant:
4 une colonne Numro de compte dans laquelle sont inscrits les
numros des comptes affects par lopration, en fonction du plan
comptable de la mutuelle;
4 une colonne Libell dans laquelle sont inscrits les noms du ou
des comptes dbits et du ou des comptes crdits (chaque
opration concernant au moins deux comptes). Une brve
description de lopration est galement donne;
4 une colonne Dbit dans laquelle sont inscrits les montants
dbiter;
4 une colonne Crdit dans laquelle sont inscrits les montants
crditer.
La date de lopration est mentionne sur une ligne sparant chaque
article.
Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit tre enregistre dans le journal ds quelle
est ralise ou connue.
Exemple
Les cotisations collectes chaque jour (durant les cinq premiers jours de chaque mois) par une
mutuelle sont enregistres dans le journal le soir. Le total des cotisations payes le 5 janvier
slevait 130 000 UM.
Le 6 janvier, la mutuelle reoit la facture du mois de dcembre de lhpital. Cette facture slve
50 000 UM. Elle ne sera paye que dans plusieurs jours, aussi est-elle comptabilise comme
une dette court terme.
Ces oprations ont t enregistres de la faon suivante dans le journal.
Journal
Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
5 janvier 2002
6 janvier 2002
Prsentation
Il existe plusieurs prsentations possibles du journal-grand livre. Le
modle propos ici est le plus courant. Il se prsente sous la forme
dun livre dont chaque page comporte un tableau qui mentionne
pour chaque opration:
4 la date;
4 le numro dordre;
4 le libell.
Il comporte galement deux grandes rubriques:
4 le bilan;
4 le compte de rsultat.
Chaque rubrique comporte les comptes de la mutuelle qui
augmentent ou diminuent en fonction des oprations enregistres.
Exemple
Une mutuelle de sant a mis en place une organisation et des modalits de fonctionnement trs
simples. Le plan comptable de cette mutuelle est galement trs simple et comprend les
comptes suivants:
Caisse Banque Cot. A Rserves Pdts Factures Prestations ma- Fournitures Frais de Autres charges Cotisation Droits Autres
recevoir constats payer ladie dplacement dadhsion produits
davance
N Date Opration D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C
ordre
TOTAUX
Calcul des soldes SD 334 064 SD 658 026 SD 32 290 299 000 SC 407 600 SC 66 175 SC SD 841 500 SD 27 745 SD 22 400 SD 30 000 1 168 150 SC 5 100 SC - -
La ligne du bas indique les soldes des comptes calculs en fin danne (SD = solde dbiteur, SC = solde
crditeur). Il est ensuite facile de reconstituer le bilan et le compte de rsultat sous leur forme normale.
BIT/STEP
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
3.3 La comptabilit de trsorerie
Une des particularits des mutuelles de sant est que la plus grande partie de leurs
oprations conomiques se traduit par une entre ou une sortie dargent. Cela permet
lemploi dune autre variante de la comptabilit classique appele comptabilit de trsorerie.
La comptabilit de trsorerie repose sur une subdivision du journal en trois journaux partiels:
l un journal de caisse qui enregistre les oprations lorigine des entres et des sorties
dargent de la caisse;
l un journal de banque (il peut y en avoir plusieurs si la mutuelle dispose de plusieurs
comptes bancaires) qui enregistre les mouvements au niveau du compte bancaire;
l un journal des oprations diverses qui enregistre toutes les oprations qui nentranent ni
une sortie ni une entre dargent.
Les oprations sont enregistres au jour le jour et chronologiquement dans les journaux
partiels puis sont reportes immdiatement ou priodiquement dans le grand livre. Ce
systme est le plus frquemment rencontr dans les expriences mutualistes actuelles,
quoique sa mise en uvre soit incomplte dans la plupart des cas. On rencontre en effet
souvent un journal (appel galement livre) de caisse et un journal de banque, mais trs
rarement un journal des oprations diverses et pratiquement jamais un grand livre. Le grand
livre est cependant ncessaire afin de prparer les comptes annuels de la mutuelle (compte
de rsultat et bilan).
Prsentation
Le journal de caisse et celui de banque se prsentent chacun sous la
forme dun registre primprim dont les pages sont prnumrotes.
Les pages peuvent tre en double lorsque la mutuelle confie la mise
en forme de sa comptabilit une structure externe (cabinet
comptable, union, etc.).
Chaque page comporte un tableau subdivis en plusieurs colonnes:
4 Date: date laquelle lopration est ralise;
Rgles dutilisation
4 Toutes les oprations qui entranent une entre ou une sortie
dargent doivent tre enregistres dans le journal de caisse ou
celui de banque, immdiatement aprs la ralisation de
lopration.
4 Les enregistrements des oprations seffectuent ligne aprs ligne,
en ordre chronologique.
4 Si les enregistrements du mois ncessitent plusieurs pages, il faut
calculer les totaux des colonnes Entres et Sorties et les inscrire
sur la dernire ligne de la page avec le solde correspondant. On
doit ensuite les reporter sur la premire ligne de la page suivante
avant de poursuivre lenregistrement de nouvelles oprations.
4 Chaque enregistrement doit se faire avec les prcisions utiles:
dates, numro de pices justificatives, description de lopration,
etc.
4 Les descriptions doprations de mme nature doivent toujours
tre exactement les mmes.
4 Priodiquement (par jour pour le journal de caisse et au moins par
mois pour le journal de banque) le solde doit tre calcul. On
peut ventuellement le calculer aprs chaque opration.
4 Chaque fin de mois, on doit procder une clture du journal. Le
solde du mois correspond celui calcul avec le dernier
enregistrement. Ce solde doit tre vrifi:
en totalisant tous les montants de la colonne Entres;
en totalisant tous les montants de la colonne Sorties;
en oprant la soustraction: Total des entres - Total des sorties
= Solde du mois.
4 Louverture dun nouveau mois dbute par le report du solde du
mois prcdent sur la premire ligne dune nouvelle page (on ne
reporte pas les totaux des colonnes entres et sorties).
Journal de caisse
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
(Registre de cotisation)
A reporter 11 300
Exemple
Plusieurs mutuelles dune capitale ont constitu une union qui joue notamment le rle de
service commun de gestion. Chaque mutuelle peut ainsi confier lunion une partie de ses
travaux comptables, moyennant le paiement dune cotisation annuelle calcule en fonction de
ses dpenses en prestations maladie. Cette cotisation sert galement la constitution dun
fonds de garantie.
Une mutuelle dartisans adhre cette union et remet chaque fin de mois un double de son
brouillard sur lequel sont enregistres par le trsorier toutes les oprations du mois. Lexemple
suivant est extrait de ce brouillard.
Journal
de caisse
Comptabilit
de trsorerie
Journal
Pices de banque Grand Comptes
Oprations
justificatives livre annuels
Brouillard des Journal
oprations des oprations
diverses diverses
Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit faire lobjet dune pice justificative.
4 Les pices justificatives doivent tre soigneusement conserves.
Lors de lenregistrement dune opration, la pice justificative
reoit un numro dordre puis est classe, par ordre
chronologique.
Reu n: . . . . . . . . . BPF: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N: . . . . . . . . . . . . .
Date: . . . . . . . . . . . Pour: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La note de frais
La note de frais est utile pour regrouper un ensemble de dpenses occasionnes par lexcution
dune tche. Par exemple, chaque mois, un membre du CE est charg daller au chef-lieu de la
rgion pour payer la facture de lhpital et raliser, si besoin est, diffrentes courses pour la
mutuelle. Une note de frais est tablie chaque dplacement comprenant: les frais de taxi, la
nourriture, etc.
Nom du collaborateur:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Total
Avance: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solde:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Le schma ci-dessous illustre les systmes comptables abords prcdemment en les situant
par rapport lensemble des travaux comptables. Les travaux qui suivent les critures dans le
grand livre (balance, inventaire et comptes annuels) sont prsents dans les deux chapitres
suivants.
Bilan douverture
Actif Passif
TRAVAUX PERMANENTS
Systme Comptabilit Comptabilit Brouillard
classique amricaine de trsorerie des
oprations
Brouillard diverses
Journal-grand livre
Grand
Grand
livre livre
Balance
Comptes Total Solde
Dbit Crdit Dbit Crdit
TRAVAUX PRIODIQUES
Travaux dinventaire
Au cours de lexercice, les gestionnaires ont enregistr les oprations ralises par la
mutuelle afin dtablir un nouveau bilan en fin dexercice. Il nest cependant pas possible de
dresser directement ce bilan de clture. Il est auparavant ncessaire de raliser un certain
nombre de travaux comptables et extracomptables:
l la rvision gnrale des comptes;
l la rgularisation des comptes;
l la dtermination des amortissements et des provisions.
Une mutuelle, dans le cadre spcifique de son activit dassurance, ne dispose gnralement
pas de stocks. On ne sintressera donc pas ici linventaire matriel qui constitue pour
dautres organisations conomiques le premier travail de fin dexercice raliser. Ce travail
sera cependant ncessaire pour une mutuelle qui gre, par exemple, un dpt de
mdicaments.
Les travaux de fin dexercice ncessitent des connaissances approfondies en comptabilit et
devront tre confis un comptable qualifi. Ce chapitre se limite apporter des
connaissances de base concernant la nature et lutilit de ces travaux.
Les numros de comptes utiliss dans le chapitre sont issus du plan comptable propos en
exemple dans le chapitre 2 Le fonctionnement des comptes. Ils peuvent diffrer en fonction
des plans comptables en vigueur dans chaque pays. Une prsentation simplifie des comptes
du grand livre est adopte. Il sagit de la prsentation en T dans laquelle ne figure que les
montants inscrits au dbit et au crdit.
Exemple
Le CE dune mutuelle ralise le jour de clture dun exercice un dernier contrle de la caisse. Il
en ressort que le montant en caisse est de 9 000 UM suprieur celui du compte Caisse,
comme lindique le bordereau ci-dessous. Puisque la mutuelle ralise ce contrle chaque fin de
mois, cette diffrence ne peut rsulter que dune opration effectue le dernier mois de
lexercice. Le CE vrifie toutes les oprations inscrites dans le journal de caisse et constate
lerreur dcriture suivante: une cotisation de 9 000 UM a t encaisse par le trsorier qui la
enregistre dans le registre de cotisation mais a oubli de linscrire dans le journal de caisse.
BORDERAU DE CAISSE
Date :
31/12/02
: ........
Nombre de pices Montant de la pice Somme totale
ou de billet ou du billet
3
Pices
5 15
...
5
Pices
10 50
...
- 25 -...
Pices
1 50 50...
Pices
6 100 600...
Pices
10 500 5 000...
Pices
7 1 000 7 000...
Pices
3 5 000 15 000...
Pices
1 10 000 10 000...
Pices
31/12/02
Solde comptable, le : ............ : 28 715
.............................. (B)
En cas dcart entre A et B, motifs :
Marcel ROKIA
Cette omission tant dtecte, la cotisation est inscrite dans le journal de caisse et ensuite
enregistre dans le journal et le grand livre.
Exemple
Le trsorier dune mutuelle a inscrit les oprations suivantes dans le journal de banque:
Le relev de compte fourni par la banque fait apparatre les oprations suivantes pour ce mois
de dcembre:
Dbit Crdit
Solde 30/11/02 558 560
Exemple
En fin dexercice, le CA prpare la clture des comptes avec le CE. Un examen du registre de
cotisation montre quau cours de lanne, trois adhrents ont t exclus pour avoir accumul
des retards dpassant les limites fixes dans les statuts. Les arrirs de ces adhrents
constituent des crances irrcouvrables que le CA dcide de supprimer. Cette dcision
donnera lieu larticle suivant dans le journal (ou journal des oprations diverses):
Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Exemple
Une mutuelle a fait imprimer 5 000 cartes dadhrent (valeur = 250 000 UM) en dbut
danne 2002 sur la base de ses prvisions en matire dadhsion. Ces cartes sont dlivres
gratuitement aux adhrents et la mutuelle les considre comme des consommables non
stocks. En fin dexercice il reste 3 000 cartes (dune valeur totale de 150 000 UM) non utilises
et disponibles pour les adhsions de 2003.
Ces 3 000 cartes correspondent une charge de lanne 2003 et sont comptabilises de la
faon suivante dans le journal et le grand livre.
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Grand livre
4761 Charges constates davance - 601 Fournitures -
cartes dadhrent cartes dadhrent
Exemple
Le CE dune mutuelle estime, sur la base des attestations de soins reues, le montant des
prestations maladie payer 150 000 UM pour le dernier mois de lexercice. Pour intgrer
cette charge lexercice qui sachve, elle passe les critures suivantes.
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Grand livre
620 Prestations maladie 40 Prestataires de soins -
charges payer
Exemple
Une mutuelle de sant priode ouverte dadhsion a fix la cotisation annuelle par
bnficiaire 600 UM payables en une fois (soit lquivalent de 50 UM/mois). Le tableau suivant
30 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
12 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
20 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000
25 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250
10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
11 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550
TOTAL 1 500 2 250 2 850 3 100 3 100 3 600 4 350 5 350 6 600 7 100 7 350 7 900 6 400 5 650 5 050 4 800 4 800 4 300 3 550 2 550 1 300 800 550 0
Cotisations acquises pour lexercice 2001 = 55 050 Produits constats davance = 39 750
163
Dans les outils comptables de la mutuelle est enregistr, dans le cadre de lexercice 2001, le
total des cotisations mises, cest--dire 94 800 UM. Toutefois, la mutuelle ne doit prendre en
compte dans le calcul du rsultat de cet exercice que les cotisations acquises, soit 55 050 UM.
Elle doit donc neutraliser les 39 750 UM destins lexercice suivant. Pour ce faire, elle utilise le
compte 477: Cotisations perues davance et passe les critures suivantes dans le journal (ou
journal des oprations diverses) et le grand livre:
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002
Grand livre
751 Cotisations 477 Cotisations
perues davance
39 750 94 800
SC = 55 050 39 750
Exemple
Une convention passe entre une mutuelle et le Ministre des affaires sociales (MAS) stipule que
celle-ci prend en charge des indigents (identifis par le Bureau des affaires sociales local) qui ne
paient que 10 % de leur cotisation, le ministre finanant les 90 % restants sous la forme dune
subvention.
Au moment de la clture de lexercice, le ministre na toujours pas vers la part de cette
subvention pour le dernier trimestre de lanne (110 000 UM). La mutuelle passe donc les
critures suivantes dans le journal et le grand livre.
Grand livre
751 Cotisations 4487 MAS - Subvention recevoir
Valeur dacquisition
Dure de vie (en annes)
Exemple
Une mutuelle a achet du matriel pour 300 000 UM. Elle dcide, en accord avec les lois en
vigueur, de lamortir sur une priode de cinq ans. Le montant de lamortissement annuel sera
de: 60 000 UM.
300 000
Soit:
5
A la fin de la cinquime anne, la mutuelle aura amorti les 300 000 UM.
28 Amortissements XXXXXXX
Exemple
Une mutuelle a achet, il y a quatre ans, une cyclomoteur pour 200 000 UM et la dj amortie
pour 160 000 UM. Au bilan, la valeur comptable cyclomoteur est la suivante:
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
15 janvier 2002
15 janvier 2002
15 fvrier 2002
57 Caisse 95 750
Grand livre
41 Adhrents - Cotisations recevoir
DEBIT CREDIT
Exemple
Si la mutuelle de lexemple prcdent avait tenu une comptabilit de trsorerie, les critures
suivantes auraient t passes dans le journal de caisse au cours de lexercice.
Journal de caisse
Date N PJ Libells Entres Sorties Solde
En fin dexercice, les critures suivantes auraient t passes dans le journal des oprations
diverses et le grand livre.
Grand livre
751 Cotisations 41 Adhrents - Cotisations recevoir
95 750
0 1 205 000
SC = 1 250 000
Les travaux de fin dexercice tant effectus, les comptes de rsultat et de bilan vont pouvoir
tre tablis. Dans le compte de rsultat, seront repris les soldes des comptes de produits et de
charges, et dans le bilan, les soldes des comptes dactif et de passif. Auparavant, un dernier
contrle sera ralis grce une balance aprs inventaire qui permet de signaler des erreurs
dcriture.
Le rsultat de lexercice sera dtermin aussi bien par le compte de rsultat que par le bilan.
Ce rsultat, lorsquil est un excdent, constitue une nouvelle ressource disponible pour la
mutuelle. LAG devra dcider de son affectation.
Laffectation du rsultat donnera lieu ltablissement dun nouveau bilan. Ce dernier
constituera le bilan douverture du nouvel exercice. Un nouveau cycle comptable sera alors
engag.
1. Comptes de bilan
Totaux des comptes de bilan
2. Comptes de gestion
Totaux des comptes de gestion
Totaux gnraux
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 173
Compte de rsultat (prsentation sous forme de compte)
Charges Produits
Charges dexploitation (I) Produits dexploitation (I)
Achats Prestations de services auxiliaires
Transports Subventions dexploitation
Prestations maladie Cotisations
Rassurance Droits dadhsion
Autres services
Charges de personnel
Dotations aux amortissements
Charges financires (II) Produits financiers (II)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III)
Total Total
Actif Amort. et
Net Passif Net
Brut
provisions
Laffectation Le bilan de clture dun exercice est galement appel bilan avant
du rsultat rpartition car il prsente le rsultat de lexercice avant que son
utilisation ne soit dtermine. Lors dune AG, et en fonction des
recommandations du CA (ou du CE), les adhrents devront
dterminer laffectation du rsultat, avec deux cas de figure possibles.
4 si le rsultat est un excdent: il sera utilis pour complter les
rserves et/ou pour raliser des uvres sociales en faveur des
adhrents. Il peut galement faire lobjet, totalement ou
partiellement, dun report nouveau;
4 si le rsultat est un dficit: celui-ci sera report nouveau, en
esprant que lexercice suivant sera excdentaire.
Suite ces dcisions, la mutuelle produira un nouveau bilan appel
bilan aprs rpartition, dans lequel la ligne Rsultat de lexercice
aura disparu, ce dernier tant ventil dans dautres comptes. Ce bilan
aprs rpartition correspond au bilan douverture de lexercice
suivant.
Le fait que la mutuelle soit but non lucratif ne veut pas dire quelle
ne doit pas faire dexcdents. Au contraire, ces derniers sont
ncessaires pour assurer la viabilit de la mutuelle et amliorer les
services offerts aux adhrents. Mais une mutuelle na pas non plus
pour vocation daccumuler ces excdents, ce qui signifie:
4 dune part, que ces excdents doivent tre dun montant
raisonnable car ils proviennent, en fonctionnement normal de la
mutuelle, dune marge sur les cotisations. En dautres termes, des
cotisations leves permettent dobtenir des excdents importants,
ce qui peut apparatre comme positif, mais en mme temps elles
limitent laccs la mutuelle de familles dont la capacit
contributive est restreinte;
4 dautre part, que la mutuelle doit viter de thsauriser. Elle doit
consacrer ses excdents notamment:
au renforcement de sa scurit financire;
la ralisation dactions en faveur des bnficiaires.
Lutilisation des excdents doit tre prvue dans les statuts et le
rglement intrieur de la mutuelle. Elle peut tre rglemente par la
loi. La rpartition des excdents est effectue en AG, suite au rapport
financier prsent par les gestionnaires de la mutuelle et sur la base
de leurs propositions.
Selon les principes de la mutualit, les excdents ne peuvent tre
redistribus aux adhrents. En revanche, ils sont destins :
4 la constitution de rserves (celles-ci sont prsentes plus loin);
4 la ralisation de nouvelles actions en faveur de tous les adhrents:
les actions sociales.
Exemple
Une mutuelle vient de clturer son quatrime exercice annuel. Elle couvre 65% du public cible.
Son bilan avant rpartition et son compte de rsultat indiquent notamment que:
l le montant des prestations maladie slve 1 689 000 UM;
l le montant des rserves est de 753 000 UM;
l le rsultat de lexercice slve 258 000 UM.
Le fonctionnement de la mutuelle est stable, les relations avec les prestataires de soins sont
excellentes et la mutuelle ne rencontre aucune difficult majeure. Aussi dcide-t-elle en AG de
fixer le montant de ses rserves pour son cinquime exercice lquivalent de six mois de
prestations maladie (de son quatrime exercice), cest--dire un montant de 844 500 UM.
Lors de ltablissement du bilan aprs rpartition, un montant de 91 500 UM est retir du
compte rsultat pour tre affect au compte rserves qui atteint ainsi le plafond fix en AG. Le
solde du rsultat, 166 500 UM, est consacr la rfection dun centre de sant communautaire
utilis par tous les habitants du village.
La gestion
prvisionnelle
179
La gestion efficace dune mutuelle de sant, comme celle de toute autre entreprise, repose
sur une prvision des activits futures. La gestion prvisionnelle est, comme son nom
lindique, la branche de la gestion consacre cette prvision. Elle fournit des informations
complmentaires celles produites par la comptabilit partir de lactivit passe et actuelle
de la mutuelle. Cette partie traite des aspects financiers de la gestion prvisionnelle. Elle
comporte deux chapitres.
Chapitre 1 Le budget
Ce premier chapitre est consacr au budget qui est la traduction financire du
programme daction de la mutuelle. Le budget est lun des instruments
fondamentaux de la gestion prvisionnelle. Sont dcrits et illustrs
successivement les fonctions du budget, les modalits de son laboration et
lestimation des recettes et des dpenses dune mutuelle de sant. Dans une
dernire section, sont prsents la mise en uvre du budget et son suivi.
Le budget
Les cotisations
Le calcul des cotisations constitue lun des aspects les plus complexes
de la mise en place dune mutuelle de sant dont il dterminera en
grande partie la viabilit future. La mthode de calcul des cotisations
a t prsente dans le chapitre 1 de la partie 1. Il nest pas inutile de
souligner une nouvelle fois que ce calcul repose sur un quilibre
trouver entre le montant de la cotisation et donc le niveau de la
couverture et laccessibilit de la mutuelle aux personnes composant
le public cible.
Llaboration Cette dernire tape consiste prsenter une synthse de toutes les
du budget estimations de recettes et de dpenses effectues prcdemment,
dans un tableau. Celui-ci prsente dun ct les dpenses et de
lautre les recettes; doit tre quilibr: le total de la colonne Recettes
tant gal au total de la colonne Dpenses. Pour atteindre cet
quilibre, la mutuelle devra peut-tre revoir certaines hypothses de
dpart: diminution des frais de fonctionnement, augmentation des
droits dadhsion, voire des cotisations, etc.
Des dpenses imprvues pouvant survenir en cours de fonctionnement,
un montant pour imprvus peut tre rajout au total des dpenses
prvisionnelles.
Dpenses Recettes
Total des dpenses 4 768 500 Total des recettes 6 950 000
Le solde de ce budget ( ne pas confondre avec le rsultat de lexercice) est trs largement
positif et rsulte en grande partie de la priode dobservation.
Lexcution Lexcution du budget est lacte par lequel la mutuelle met en uvre
du budget les activits prvues, ralise les dpenses et les recettes programmes
dans son budget.
Les administrateurs et les gestionnaires de la mutuelle jouent un rle
important dans lexcution du budget. Les statuts et le rglement
intrieur prvoient cet gard une rpartition prcise des
responsabilits en distinguant ceux qui autorisent une dpense et ceux
qui lexcutent.
Exemple
La mutuelle mise en place par la Fdration des Pcheurs de la Lagune ralise un tableau de
rapprochement budgtaire tous les trimestres.
Le tableau ralis lissue du second trimestre (six mois aprs le dmarrage de la mutuelle) est
prsent ci-dessous.
Suite la priode dobservation, la mutuelle ne connat que deux mois (mai et juin) de
prestations maladie. Pour raliser le tableau de rapprochement, les dpenses prvisionnelles de
prestations ont t rparties de faon gale sur les huit mois de couverture.
Prestations maladie 3 362 000 841 500 1 683 000 930 500 +10,6% 1 780 000 +5,8% Vrifier les
Accouchements 450 000 112 500 225 000 92 500 17,8% 215 000 4,4% hospitalisa-
tions dans
Hospitalisations CS 672 000 168 000 336 000 253 000 +50,6% 415 000 +23,5% les centres
Hpitaux 2 240 000 561 000 1 122 000 585 000 +4,3% 1 150 000 +2,5% de sant
Frais de 748 000 62 000 589 000 70 000 +12,9% 623 000 +5,8%
fonctionnement
Cartes adhrents 400 000 0 400 000 0 400 000
Fournitures 150 000 10 000 90 000 12 000 +20,0% 115 000 +27,8%
Frais
de dplacement 128 000 32 000 64 000 38 000 +18,8% 73 000 +14,1%
Loyer 60 000 15 000 30 000 15 000 30 000
Electricit 10 000 5 000 5 000 5 000 5 000
Total des dpenses 4 110 000 903 500 2 272 000 1 000 500 +10,7% 2 403 000 +5,8%
Prvisions Ralisations
Dsignation Cumul Cumul Observa-
des recettes Annuelles Priode des Priode Ecarts des Ecarts tions
priodes priodes
Droits dadhsion 6 450 000 0 6 450 000 250 750 5 137 190 20,4% 237 810 UM
de
cotisations
en retard
recouvrer
Total des recettes 6 950 000 0 6 950 000 250 750 5 637 190 18,9%
Total du
Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin
semestre
Report du mois 553 000 603 000 278 000 241 000 317 250 1 392 000
prcdent (A)
Encaissements
Cotisations 6 450 000 6 450 000
500 000 500 000
Droits dadhsion
1 500 000
Retrait des place-
ments
81 250
Produits financiers
Total des encais- 6 950 000 6 950 000 0 0 81 250 1 500 000 0
sements (B)
Dcaissements
Achat mobilier 225 000 225 000
840 500 420 250 420 250
Prestations
maladie
400 000 100 000 300 000
Cartes dadhrents
90 000 70 000 20 000
Fournitures 64 000 32 000 32 000
Dplacements 30 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000
Loyer 5 000 5 000
Electricit
Total des dcais- 1 654 500 400 000 325 000 37 000 5 000 425 250 462 250
sements (C)
Disponibilits 6 950 000 7 503 000 603 000 278 000 322 250 1 817 250 1 392 000
du mois (A+B)
Solde en fin de 5 295 500 603 000 278 000 241 000 317 250 1 392 000 929 750
mois (A+B-C-D)
Les soldes mensuels prvus pour les premiers mois sont importants et rsultent de la priode
dobservation qui stend de janvier avril. Les responsables de la mutuelle prvoient donc de
placer une partie de la trsorerie sur un compte dpargne afin de faire fructifier une partie des
fonds. Cest ce quils font ds janvier en plaant 6 500 000 UM sur un dpt terme de trois
mois, lchance duquel la mutuelle encaisse des produits financiers. Dbut mai, ils replacent
ce fonds sur un dpt terme trois mois, moins 1 500 000 UM dposs sur le compte
bancaire courant en prvision des premires prestations maladie. Pour le second semestre, la
mutuelle dcide dtablir des plans de trsorerie mensuels en attendant de bien matriser ses
dpenses en prestations maladie.
195
Une mutuelle est expose un certain nombre de risques qui dcoulent en partie de
lincidence de lassurance sur le comportement des bnficiaires et des prestataires de soins.
Ces risques sont connus et peuvent tre prvenus ou limits par la mise en place de mesures
techniques et financires adquates. Cette partie, comprenant deux chapitres, examine les
diffrents risques lis lassurance, prsentent les mesures visant les limiter et introduit les
mcanismes destins consolider la situation financire de la mutuelle.
Le risque moral Le risque moral rsulte du fait que les bnficiaires, dune part, et
les prestataires de soins, dautre part, peuvent modifier leur
comportement en raison de lassurance.
La surconsommation
Sagissant des bnficiaires, le risque moral se traduit par un
phnomne de surconsommation de soins. Les bnficiaires de la
mutuelle auront tendance consommer abusivement, ou plus que
dordinaire, les soins couverts afin de rentabiliser au maximum les
cotisations verses. Ce phnomne de surconsommation se traduit
concrtement par:
4 un taux dutilisation des services de sant anormalement lev;
Cette situation ne doit cependant pas tre confondue avec le fait
que la prise en charge des dpenses de sant tend augmenter
naturellement le taux dutilisation des services de sant qui se
rapproche ainsi du taux de morbidit local. Lun des principaux
objectifs de la mutuelle est en effet de lever la barrire financire
qui freine la consommation de soins. La consquence de cette
barrire est que le taux dutilisation des services de sant avant la
mise en place de la mutuelle est gnralement infrieure au taux
de morbidit16.
4 une augmentation du cot moyen des soins couverts.
Etant donn la couverture des soins, certains adhrents auront
notamment tendance demander aux prestataires plus dactes
(augmentation des examens de laboratoire, des radiographies,
des chographies, etc.) et plus de mdicaments que ncessaire.
16 Une mutuelle doit donc baser le calcul de ses cotisations sur le taux de morbidit et non sur les taux dutilisation
relevs dans les diffrents services si les difficults daccs aux soins touchent une grande part du public cible.
La surprescription
Laugmentation des dpenses moyennes de soins peut galement
rsulter dun changement de comportement des prestataires de soins.
La solvabilit des bnficiaires de la mutuelle peut en effet inciter
certains prestataires avoir recours aux actes les plus rentables ou
prescrire des soins inutiles afin daugmenter leurs marges
bnficiaires ou de donner satisfaction aux bnficiaires.
Ce phnomne se traduira, par exemple, par un allongement de la
dure de sjour en hospitalisation, la prescription systmatique
dexamens de laboratoire, de radiographies, dchographies, etc.,
ou encore une augmentation du nombre moyen de mdicaments par
ordonnance. Le risque de surprescription est dautant plus important
que, comme on la vu prcdemment, les bnficiaires peuvent
eux-mmes pousser les prestataires ce type de pratiques.
Les fraudes Il existe plusieurs types de fraudes possibles parmi lesquelles la plus
et les abus frquente est lusurpation didentit par des individus cherchant
profiter des prestations de la mutuelle, sans en tre bnficiaire et
donc sans contribuer son financement.
Cette fraude peut tre le fait:
4 des adhrents eux-mmes qui peuvent tre tents (voire pousss)
de faire accder des personnes de leur entourage (membres de la
Les mesures Ces mesures visent rduire le risque de slection adverse en:
se rapportant
4 recherchant une couverture la plus importante possible des
aux adhsions
bnficiaires potentiels. Lobjectif est en quelque sorte de diluer
la proportion de personnes fort risque de maladie;
4 limitant la possibilit pour les membres du public cible de dcider
individuellement dtre assurs ou non.
Les principales mesures possibles concernent les types, les modes et
la priode dadhsion, le nombre de bnficiaires au dmarrage de
la mutuelle et le respect de lunit de base des adhsions.
Exemple
Un groupement de producteurs de caf met en place une mutuelle de sant qui sadresse
toute la population des villages et des hameaux de la commune, car le caf est la principale
culture de rente et est produit par toutes les familles.
Durant ltude du contexte, le groupe de travail dsign par le groupement a recueilli plusieurs
donnes qui lui ont permis notamment destimer:
l la taille moyenne des familles de la commune qui slve 6,5 membres;
l la pyramide des ges reconstitue dans le tableau suivant:
Classes 0-10 ans 11-20 ans 21-30 ans 31-40 ans 41-50 ans 51 et plus Total
% de femmes 13 % 11 % 8% 5% 4% 9% 50 %
% dhommes 15 % 15 % 6% 5% 3% 6% 50 %
Total 28 % 26 % 14 % 10 % 7% 15 % 100 %
Classes 0-10 ans 11-20 ans 21-30 31-40 ans 41-50 ans 51 et plus Total
% de femmes 9% 5% 20 % 10 % 1% 13 % 58 %
% dhommes 9% 12 % 1% 2% 3% 15 % 42 %
Total 18 % 17 % 21 % 12 % 4% 28 % 100 %
La traduction graphique des donnes de ces deux tableaux permet de mieux visualiser lcart
qui se produit entre le public cible et la population mutualiste:
Rpartition en %
30
25
20
15
10
5
0
0-10 ans 11-20 ans 21-30 ans 31-40 ans 41-50 ans 51 et +
Classes d'ges
Public cible Mutualistes
Le copaiement
Le copaiement correspond au montant du cot des soins qui reste la
charge du patient. Il sagit dun mcanisme de partage des risques et
des cots entre la mutuelle et ladhrent. Les diffrents mcanismes
de copaiement ont essentiellement un effet sur le risque moral et
permettent une meilleure matrise des dpenses de la mutuelle. Mais
ils prsentent galement des inconvnients dont celui dtre souvent
mal peru par les adhrents.
Le positionnement du copaiement doit tre soigneusement tudi car:
4 trop lev, il risque de limiter laccs aux soins et donc daller
lencontre des objectifs de la mutuelle;
4 trop faible, il naura que peu deffet sur la surconsommation.
Le copaiement peut prendre plusieurs formes.
4 Le ticket modrateur correspond un pourcentage du cot des
soins laiss la charge du malade pour les services offerts par la
mutuelle. Le montant la charge du malade augmente
proportionnellement celui du cot des soins ce qui modre la
consommation. Le ticket modrateur est le mcanisme le plus
frquemment utilis notamment pour les petits risques (consultations,
soins infirmiers, mdicaments, etc.). Son principal inconvnient est
que les adhrents ne peuvent pas savoir lavance ce quils
auront payer.
Exemple
Une mutuelle de sant prend en charge 80 % du montant des dpenses dhospitalisation
lhpital rgional selon un systme de tiers payant.
Pour une facture de 100 000 UM, la mutuelle paiera au prestataire 100 000 80 % = 80 000 UM.
Le ticket modrateur est de 20 %, en consquence, 20 000 UM resteront la charge du malade
qui devra les verser directement lhpital.
Exemple
Une mutuelle de sant fixe la franchise pour les hospitalisations 5 000 UM. Un adhrent dont
les dpenses en hospitalisation se totalisent 15 000 UM doit payer 5 000 UM et la mutuelle
prendra en charge les 10 000 UM restants. Un autre adhrent dont la facture ne slve qu
4 000 UM devra payer celle-ci entirement, la mutuelle nintervenant pas puisque le seuil de la
franchise nest pas atteint.
La rfrence obligatoire
La mutuelle peut exiger que les patients soient consults par un
prestataire de soins dun chelon dtermin avant de se prsenter
un prestataire dun chelon suprieur (par exemple du mdecin
gnraliste vers le spcialiste).
Cette exigence, appele rfrence obligatoire, permet dviter les
recours inopportuns aux structures sanitaires dun chelon lev, ce
que certains adhrents peuvent avoir tendance faire de manire
profiter davantage de la couverture de la mutuelle.
Exemple
Une mutuelle intervient dans une zone de sant organise autour dun hpital qui gre un
ensemble de centres de sant priphriques. Ces centres de sant peuvent accueillir en
hospitalisation les cas simples de mdecine gnrale, avec des tarifs moins levs que ceux de
lhpital. Aprs tude, les taux dutilisation par an et par personne en hospitalisation sont
estims, au regard de la morbidit, 6 % pour les centres de sant et 2 % pour lhpital. Sachant
que les malades sont gnralement plus attirs par lhpital que par les centres de sant, la
mutuelle et la zone de sant sentendent pour mettre en place un schma de rfrence. Sauf cas
Les mesures Le paiement des prestataires de soins peut se faire de multiples faons,
se rapportant parmi lesquelles le mcanisme du forfait savre particulirement
la rmunration intressant en matire de prvention du risque de surprescription
des prestataires puisquil fait porter une partie des cots par le prestataire.
de soins
Le forfait est un mcanisme par lequel la mutuelle et le prestataire
sentendent sur un montant fixe correspondant tout ou partie des
actes engags pour un patient mutualiste.
Le forfait peut tre pratiqu de plusieurs faons.
Forfait partiel
Une partie des actes est facture de faon forfaitaire (ex.: forfait pour
les interventions chirurgicales et hospitalisations factures en fonction
de la dure du sjour).
Exemple
Une mutuelle de sant et un hpital sentendent sur un systme de forfait partiel: chaque
hospitalisation sera facture 15 000 UM la mutuelle quelle que soit la pathologie. Cependant,
certains mdicaments et consommables mdicaux seront facturs en plus de ce forfait. Il sagit
notamment de certaines spcialits coteuses.
Exemple
Une mutuelle de sant couvre les accouchements la maternit du centre de sant dun
quartier populaire. Afin de favoriser cette initiative mutualiste et de simplifier la gestion, les
responsables de la maternit proposent une facturation forfaitaire des accouchements. Le
forfait comprendra: laccouchement, les soins la mre et au nourrisson et les mdicaments et
consommables mdicaux.
La capitation
La mutuelle paie au prestataire un montant fixe par bnficiaire, par
mois, trimestre ou anne, quelle que soit lutilisation des services par
les bnficiaires. Ce mcanisme est gnralement utilis pour les
soins primaires.
210 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle et un centre de sant sentendent sur un systme de capitation pour le paiement
des consultations.
Sachant que le taux dutilisation prvu des mutualistes est de 1,5 consultation/an/personne,
que le cot moyen dune consultation est de 500 UM et que le nombre de bnficiaires pour
lanne qui dbute est de 2 000 personnes, le forfait slve : 1,5 2 000 500 =
1 500 000 UM/an.
Le contrat pass prvoit un paiement mensuel, soit un montant forfaitaire de 125 000 UM/mois
acquitter par la mutuelle.
Les mesures Les mesures suivantes ne sont pas des mcanismes directs de
se rapportant prvention des risques lis lassurance. Elles jouent cependant un
aux relations avec rle important car elles dterminent dune part les relations entre la
les prestataires mutuelle et les prestataires de soins et dautre part la prvention des
de soins risques.
La constitution Les rserves sont constitues partir des excdents des exercices
des rserves comptables. La constitution des excdents est prvue dans le calcul
des cotisations en y intgrant un facteur dexcdent unitaire. Le fait
quune marge de scurit soit incorpore au calcul de la prime de
risque est galement favorable la constitution dexcdents lorsque
les hypothses la base du calcul de la prime pure se vrifient.
En fin dexercice, la mutuelle tablit ses comptes annuels et calcule
ainsi lexcdent de lexercice. Comme il a t vu dans le chapitre 5 de
la partie 4 (La clture et la rouverture des exercices), les excdents
sont rpartis et peuvent tre affects en totalit ou en partie aux
rserves. Les statuts et le rglement intrieur, voire la lgislation
nationale, peuvent dterminer la part affecter aux rserves.
Les objectifs La mutuelle peut ainsi sassurer contre des risques dont les
consquences financires sont particulirement importantes.
Exemple
Un contrat excs de sinistre fixant un seuil, ou une franchise, de 100 000 UM pour les
hospitalisations signifie pour la mutuelle que:
l pour toutes les hospitalisations infrieures ce seuil, la mutuelle assume entirement la
dpense;
l pour les hospitalisations dont les cots dpassent ce seuil, par exemple 250 000 UM, la
mutuelle prend en charge 100 000 et le rassureur 150 000 UM.
Le contrle, le suivi
et lvaluation
217
Les gestionnaires et administrateurs dune mutuelle de sant doivent raliser les activits
permettant de contrler, suivre et valuer le bon fonctionnement de leur mutuelle. Ces
fonctions sont cruciales pour la viabilit et lefficacit de lorganisation. Cette partie traite de
manire synthtique de ces aspects de la gestion17. Elle comprend quatre chapitres.
Le contrle interne
Exemple
Une mutuelle de sant confie une partie de sa comptabilit une structure dappui. Le CE tient
un journal de caisse et un journal de banque ainsi quun brouillard pour les oprations diverses
(comptabilit de trsorerie). Il enregistre les adhsions, les cotisations et les prestations dans des
registres. Un manuel de procdures ainsi quun accord avec la structure dappui rgissent ces
diffrentes oprations.
Le CS ralise un contrle mensuel sur la base dune liste doprations prpare lavance. Ce
contrle donne lieu au remplissage de la fiche suivante.
Contrle du mois de: .
Date du contrle:
Nombre de personnes
charge
Nombre de bnficiaires
Explication des ventuels carts constats entre les totaux des fiches dadhsion et les soldes du
registre dadhsion.
Solde Journal
Total des fiches
du registre de caisse
de cotisation
des cotisations ou banque
Cotisations mises
Cotisations perues
Arrirs
Explication des ventuels carts constats entre les totaux des diffrents documents.
18 Dans lensemble des tableaux, les donnes se rapportent au mois considr dans le cadre du suivi.
Total Total
Total Total
des attestations du journal
des factures du registre
de soins de caisse et/ou
des prestataires des prestations
(le cas chant) de banque
Total des dpenses
en prestations maladie
Explication des ventuels carts constats entre les totaux des diffrents documents.
4. Contrle de la caisse
Bordereau de caisse en annexe.
Montant payer
Montant pay
Explication des ventuels dpassements de dlais et/ou dcarts entre les montants facturs et
les montants pays.
Documents envoys:
Double du registre dadhsion OUI NON
Double du registre des cotisations OUI NON
Double du registre des prestations OUI NON
Double du journal de caisse OUI NON
Double du journal de banque OUI NON
Double du bordereau de caisse OUI NON
Double du tableau de rapprochement bancaire OUI NON
En plus de cette fiche mensuelle, le CS tablit un bref rapport annuel qui synthtise lensemble
des problmes rencontrs dans lanne et les amliorations apporter. Ce rapport est organis
autour des rubriques suivantes:
Le rapport annuel Le rapport dactivits doit tre comprhensible pour tous et permettre
dactivits tous les adhrents de prendre une part effective dans les dcisions
qui seront prises lors de la runion. Pour ce faire, il est utile de suivre
les recommandations suivantes:
4 la prsentation doit tre concise, afin de laisser le plus de temps
possible aux discussions sans lasser les participants;
4 les informations doivent tre bien choisies et facilement
assimilables: il faut viter de noyer les adhrents sous une masse
de chiffres et de donnes;
4 les informations doivent tre prsentes de manire attrayante:
il faut viter par exemple de rciter une liste de chiffres ou de
raliser de longs exposs. Les donnes peuvent tre visualises au
moyen dillustrations simples (dessins, schmas, etc.), prpares
lavance;
4 les donnes prsentes doivent tre expliques: do provient le
rsultat de lexercice, quoi correspondent les retards de
cotisations, etc.;
4 les donnes doivent tre rapportes aux prvisions qui avaient t
faites pour lanne considre. Elles doivent galement tre
compares aux donnes des annes prcdentes afin de pouvoir
tudier leur volution. Lorsque cela est possible, il est intressant de les
confronter aux donnes dautres expriences mutualistes similaires;
4 la prsentation doit proposer lanalyse et le diagnostic du CA et du
CE (ou autres organes) et dboucher sur des propositions sur
lesquelles devront dbattre les adhrents;
4 le rapport dactivits ne doit pas rester confidentiel. Il doit tre
distribu aux adhrents qui le demandent, voire aux partenaires
extrieurs;
Exemple
Le CA dune mutuelle de sant prsente chaque anne son rapport dactivits lAG. Pour ce
faire, le plan suivant est utilis. Il regroupe la prsentation des activits et du bilan global de
lanne coule et le programme daction propos pour lanne venir.
Introduction
l Priode sur laquelle stend le rapport.
l Prsentation des rdacteurs (membres du CA et/ou du CE).
III. Conclusion
ANNEXES
Tableau de bord de lanne coule
Etats financiers de lanne coule
Budget prvisionnel dtaill pour lanne venir
19 BIT-STEP, CIDR. 2001: Guide de suivi et dvaluation des systmes de micro-assurance sant (Genve) vol. 1 et 2.
Exemple
Une mutuelle couvre les hospitalisations (y compris les actes de chirurgie) dans un hpital
rgional ainsi que les petites hospitalisations et les accouchements dans un centre de sant.
Ladhsion est priode ouverte (possibilit dadhrer tout moment de lanne), avec une
priode dobservation de quatre mois pour tous les services de sant couverts.
Durant lexercice 2002, les membres du CE tiennent jour plusieurs tableaux de suivi partir
desquels des indicateurs du tableau de bord sont produits mensuellement. Les indicateurs inclus
dans le tableau de bord sont:
l le nombre dadhrents en relation aux objectifs;
l le nombre de bnficiaires en relation aux objectifs;
l le taux de recouvrement des cotisations;
l les taux dutilisation par type de prestations et prestataire;
l les cots moyens par type de prestation et prestataire;
l le montant des encaissements et des dcaissements.
Le CE a choisi de visualiser ces indicateurs par les graphiques suivants. Cette visualisation
graphique nest pas obligatoire. Toutefois, elle facilite lanalyse. Les graphiques sont en
principe construits mois par mois, ce qui permet un suivi prcis et des prises de dcisions
rapides. Pour faciliter lanalyse, une marge de scurit de 10 % peut tre trace autour de la
valeur des objectifs. Ds que la variable dpasse cette marge, le CE entreprend un contrle
pour identifier les causes des carts.
Donnes
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Nombre 3 100 3 225 3 272 3 347 3 382 3 376 3 360 3 324 3 314 3 335 3 383 3 462
dadhrents
Objectifs 3 200 3 300 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400
Aide graphique
3 500
Nombre de bnficiaires
3 400
3 300
Nombre dadhrents
3 200 Objectifs
3 100
3 000
2 900
t
ille
ai
s
in
ril
v.
.
nv
pt
ct
ar
No
Ju
Av
Ju
O
Se
Ja
Ralisation Exclusion
de campagnes dadhrents Atteinte
de sensibilisation en retard de lobjectif fix
et d'information de cotisation
Nombre 17 038 17 803 18 046 18 396 18 616 18 581 18 476 18 266 18 197 18 464 19 033 19 756
total de
bnficiaires
inscrits
Nombre de 16 499 16 499 16 474 16 473 17 006 17 731 17 884 18 025 18 157 18 140 18 150 18 149
bnficiaires
couverts
Objectifs/ 19 200 19 800 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400
Total des
bnficiaires
21 000
20 000
Nombre de bnficiaires
19 000
Nb total de bnficiaires
18 000 Nb de bnficiaires couverts
Objectifs/Total bnficiaires
17 000
16 000
15 000
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Prvisions/ 1 920 000 1 980 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000
Budget
Cotisations 1 703 800 1 744 694 1 353 450 1 287 720 1 116 960 929 050 1 293 320 1 369 950 1 546 745 1 661 760 2 664 620 3 160 960
perues
Cotisations 1 703 800 1 780 300 1 804 600 1 839 600 1 861 600 1 858 100 1 847 600 1 826 600 1 819 700 1 846 400 1 903 300 1 975 600
mises
Aide graphique
3 500 000
3 000 000
Montants des cotisations
2 500 000
Prvisions / Budget
2 000 000 Cotisations perues
Cotisations mises
1 500 000
1 000 000
500 000
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Taux 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 %
dutilisation
attendu
Taux 2,20 % 1,80 % 2,00 % 1,90 % 1,80 % 2,40 % 2,30 % 2,00 % 2,31 % 1,72 % 2,00 % 2,10 %
dutilisation
mensuel
Taux cumul 2,20 % 2,00 % 2,00 % 1,98 % 1,94 % 2,02 % 2,06 % 2,05 % 2,08 % 2,05 % 2,04 % 2,05 %
Aide graphique
2,50%
2,25%
Taux dutilisation
1,75%
1,50%
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Cot moyen 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500
attendu
Cot moyen 20 300 21 200 31 176 18 500 17 641 21 600 17 183 28 667 23 429 25 000 18 182 21 410
mensuel
Cot moyen 20 300 20 705 24 192 22 824 21 838 21 788 21 013 21 996 22 182 22 431 22 035 21 960
cumul
32 000
31 000
30 000
29 000
28 000
27 000
Cots moyens
26 000
25 000 Cot moyen attendu
24 000
Cot moyen mensuel
23 000
22 000 Cot moyen cumul
21 000 Marge de scurit
20 000
19 000
18 000
17 000
16 000
15 000
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Taux attendu 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 %
Taux d hospi- 5,80 % 5,70 % 5,60 % 6,10 % 5,90 % 6,60 % 8,00 % 6,80 % 6,00 % 5,50 % 5,80 % 5,70 %
talisation
mensuel
Taux d hospi- 5,80 % 5,75 % 5,70 % 5,80 % 5,82 % 5,96 % 6,27 % 6,34 % 6,30 % 6,21 % 6,17 % 6,13 %
talisation
cumul
Aide graphique
8,50%
8,00%
7,50%
7,00%
Taux dutilisation
5,00%
Contrle par le CE :
4,50% hospitalisations
abusives
4,00%
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Cot moyen 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500
attendu
Cot moyen 5 623 5 950 6 987 5 800 5 321 5 100 4 700 4 900 5 100 5 581 6 138 5 150
mensuel
Cot moyen 5 623 5 785 6 178 6 079 5 921 5 761 5 557 5 464 5 423 5 438 5 500 5 472
cumul
Aide graphique
7 500
7 000
6 500
Cot moyen
5 000
4 500
4 000
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
Encaissements
raliss + 1 803 800 2 026 441 2 119 918 1 681 394 1 561 994 1 003 070 661 806 47 066 -235 271 -194 420 788 928 2 551 393
solde mois
prcdent
Dcaissements 1 647 053 1 309 974 1 801 244 1 272 360 1 487 974 1 639 584 1 984 690 1 834 082 1 645 909 1 729 272 1 477 495 1 450 083
rels
6 000 000
5 000 000
Montants des cotisations
4 000 000
3 000 000
Encaissement+solde
2 000 000
Dcaissements rels
1 000 000
0
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
-1 000 000
-2 000 000
Exemple
Les responsables dune mutuelle constatent, partir du tableau de bord, une brusque
augmentation des taux dutilisation pour les petites hospitalisations dans un centre de sant. Sur
la base du registre des prestations, ils constatent que cette augmentation est due une
utilisation massive de ce service par les bnficiaires dun seul village.
Une premire enqute est mene dans le village afin de vrifier quil ne sagit pas de fraudes sur
les identits. Il apparat rapidement que tous les hospitaliss sont bien des bnficiaires, ce qui
exclut les fraudes sur les identits. En revanche, les responsables de la mutuelle constatent que
tous les malades se plaignent des mmes maux. Le mdecin du centre de sant est alors
rencontr et confirme que tous les habitants de ce village prsentent les mmes symptmes qui
rsultent dintoxications.
Une nouvelle enqute est mene, en collaboration avec le mdecin, dans le village afin de
trouver la source de ces intoxications. On dcouvre que les planteurs de coton du village ont
pris lhabitude de nettoyer leurs appareils de pulvrisation dinsecticides, dans une rivire, en
amont du point o est puise leau pour les besoins domestiques.
Pour rsoudre ce problme, le CA de la mutuelle et le mdecin dcident de mener une
campagne de sensibilisation auprs des planteurs et de les aider trouver dautres solutions
pour le nettoyage de leurs appareils.
Exemple
Pour illustrer le calcul des diffrents ratios prsents plus bas, on utilisera lexemple de la
Mutuelle Saphir, qui compte 575 adhrents, tous membres galement dune mme
cooprative. La mutuelle ne demande pas de droits dadhsion. Elle reoit en premire anne
une subvention dexploitation de la part de la cooprative, destine soutenir son dmarrage.
La cotisation slve 1 000 UM en anne 1, elle sera augmente 1 200 UM en anne 2.
Toutefois, la politique adopte par la mutuelle est de maintenir la cotisation un niveau
infrieur son montant normal car les revenus de ses adhrents sont particulirement faibles.
Aussi, organise-t-elle des ftes et dautres activits lucratives afin de complter ses ressources.
Les bilans et comptes de rsultat simplifis des deux premires annes de fonctionnement de la
mutuelle (anne 1 et anne 2) se prsentent ainsi:
Charges Produits
Anne 1 Anne 2 Anne 1 Anne 2
Prestations maladie 650 320 703 520 Subvention dexploitation 200 000
Frais de fonctionnement 175 530 90 980 Activits promotionnelles 150 000 230 000
Total des charges 825 850 794 500 Total des produits 925 000 920 000
Total 925 000 920 000 Total 925 000 920 000
Bilan exercices 1 et 2
ACTIF PASSIF
Anne 1 Anne 2 Anne 1 Anne 2
Total 152 150 293 150 Total 152 150 293 150
La solvabilit Une mutuelle de sant doit tre constamment en mesure de faire face
ses engagements financiers notamment vis--vis des prestataires de
soins.
Dans le cas contraire, son existence mme peut tre remise en
question moins de prendre rapidement des mesures exceptionnelles.
Trois ratios permettent de mesurer la solvabilit dune mutuelle
court, moyen et long terme:
4 le ratio de liquidit immdiate;
4 le ratio de capitaux propres;
4 le ratio de couverture des charges.
Exemple
Pour ses deux premiers exercices, les ratios de liquidit immdiate de la Mutuelle Saphir sont:
l Anne 1: (24 470+52 680) / 53 000 = 1,5;
l Anne 2: (18 490+164 660) / 68 500 = 2,7.
Capitaux propres
Ratio de capitaux propres = 100
Dettes
Rserves + report
nouveau du rsultat
Ratio de couverture des charges = 100
Charges en prestations
maladie
ou en mois:
Rserves + report
nouveau du rsultat
Ratio de couverture des charges = 12
Charges en prestations
maladie
Exemple
Les ratios de couverture des dpenses pour les deux premiers exercices de la Mutuelle Saphir
calculs partir des bilans, sont:
l Anne 1: 99 150 / 650 320 = 15 % ou 1,8 mois;
l Anne 2: (99 150 + 125 500) / 703 520 = 32 % ou 3,8 mois.
Le financement En principe, une mutuelle doit couvrir ses charges laide des
de lactivit cotisations quelle peroit. Il est intressant de savoir ce quil en est
de la mutuelle dans la ralit. Deux ratios sont utiliss:
4 le ratio cotisations acquises / charges dexploitation;
4 le ratio cotisations acquises / charges totales de lexercice.
Cotisations
acquises
Ratio cotisations acquises / charges dexploitation =
Charges
dexploitation
Cotisations
Ratio cotisations acquises / charges totales =
Charges totales
de lexercice
Exemple
Dans le cas simplifi de la Mutuelle Saphir, les ratios cotisations acquises / charges
dexploitation et cotisations acquises / charges totales sont identiques. La mutuelle ne compte
en effet que des charges dexploitation. Pour les deux annes, ces ratios slvent :
l Anne 1: 575 000 / (650 320 + 175 530) = 0,7;
l Anne 2: 690 000 / (703 520 + 90 980) = 0,9.
La valeur des ratios indique que les cotisations ne couvrent quune partie des charges et, par
consquent, que les rsultats positifs de la mutuelle sont dpendants dautres produits.
La bonne marche Lassurance sant est avantageuse pour les adhrents si une part
financire importante des cotisations est utilise au paiement des prestations et
de la mutuelle que les frais de fonctionnement sont bas. Il convient ds lors dvaluer
si la mutuelle alloue de faon optimale ses ressources (en particulier
les cotisations perues) au paiement des prestations. Cest lobjectif
du troisime lment dapprciation de la viabilit financire dune
mutuelle.
Deux ratios sont utiliss afin dvaluer la bonne marche financire
dune mutuelle de sant:
4 le ratio de sinistralit;
4 le ratio des frais de fonctionnement brut.
Le ratio de sinistralit
Le ratio de sinistralit mesure la part des cotisations utilise pour le
remboursement ou le paiement des prestations maladie.
Ce ratio doit tre au moins de 75 % au moins. Il ne sagit pas dune norme fixe, mais dun
point de repre indicatif que lexprience pourra confirmer.
Lorsque ce ratio est trop faible, cela signifie quune part importante des cotisations est
consacre autre chose que la couverture des dpenses de sant. Les adhrents peuvent
alors se demander pourquoi ils cotisent. Un ratio trop lev peut traduire une situation
difficile pour la mutuelle dont la marge brute est trop faible pour couvrir ses autres
charges.
Exemple
Les ratios de sinistralit pour les deux annes de fonctionnement de la Mutuelle Entraide
slvent :
l Anne 1: 650 320 / 575 000 = 113 %;
l Anne 2: 703 520 / 690 000 = 102 %.
Charges de
fonctionnement
Ratio des frais de fonctionnement brut = 100
Total des produits
Exemple
Le ratio des frais de fonctionnement brut de la mutuelle calcul pour ses deux premires annes
de fonctionnement est:
l Anne 1: 175 530 / 925 000 = 19 %;
l Anne 2: 90 980 / 920 000 = 10 %.
Exemple
La Mutuelle Saphir introduite dans lexemple prcdent bnficie de deux aides extrieures.
l La cooprative met sa disposition un petit local qui sert de bureau et dont le loyer slverait
15 000 UM par an si la mutuelle devait le payer.
l Elle bnficie de laide dune structure dappui la cooprative qui elle confie une partie de
sa comptabilit et qui tablit ses comptes annuels. Si ces travaux comptables devaient tre
confis un personnel salari cela reprsenterait une charge annuelle estime 94 000 UM.
Les rsultats conomiques des deux premires annes sont les suivants:
Anne 1 Anne 2
Rsultat de lexercice 99 150 125 500
La mutuelle naurait donc pu assumer seule la totalit de ses charges en anne 1, ce qui aurait
t en revanche possible en anne 2 mais avec pour consquence une constitution de rserves
particulirement faible.
Exemple
Dans le cadre de la mutuelle prise en exemple, les produits propres en anne 1 et 2 slvent
respectivement 725 000 UM (produits avant la subvention de 200 000 UM) et 920 000. Les
charges totales slvent 934 850 (825 850 + 109 000) en anne 1 et 903 500 (794 500
+ 109 000) en anne 2. Les taux de financement propre de ces deux annes sont les suivants:
l Anne 1: 725 000 / 934 850 = 78 %;
l Anne 2: 920 000 / 903 500 = 102 %.
Cotisations
acquises
Ratio cotisations acquises/charges totales = 100
Charges
comptabilises
+ cots cachs
Exemple
Les cotisations acquises de la mutuelle en anne 1 et 2 slvent respectivement 575 000 et
690 000. Les ratios cotisations acquises/charges totales sont gaux :
l Anne 1: 575 000 / 934 850 = 62 %;
l Anne 2: 690 000 / 903 500 = 76 %.
Les cotisations actuelles ne suffiraient pas couvrir la totalit des charges de la mutuelle, ce qui
nest pas une surprise puisque celles-ci sont dj infrieures aux charges comptabilises.
4.1 Lvaluation
Lvaluation consiste apprcier si les objectifs fixs sont totalement, partiellement ou non
atteints. Elle sattache identifier les raisons des carts entre le niveau datteinte des objectifs
et les prvisions22. Par les informations et les analyses quelle fournit, lvaluation constitue
un puissant moyen damlioration du fonctionnement de la mutuelle.
Lvaluation est une activit priodique. Elle peut tre ralise en cours ou en fin dexercice
ou de faon plus espace suivant les moyens disponibles pour la raliser. Lvaluation peut
avoir des objets divers. Par exemple elle peut avoir pour objet la viabilit, la pertinence,
lefficacit, lefficience, ou limpact de la mutuelle ou porter sur un aspect particulier de son
fonctionnement (promotion auprs du public cible).
Les mcanismes et les supports dvaluation ne seront pas dvelopps ici. Ils font lobjet dun
guide spcifique23 auquel les lecteurs sont invits se rfrer.
On se limitera ici dcrire les diffrentes formes dvaluation et illustrer, laide dun
exemple, leur rle concernant les ajustements du fonctionnement dune mutuelle.
Lauto-valuation
Lauto-valuation est une valuation mene par les principaux
concerns, cest--dire les adhrents. Elle repose sur une approche
participative qui permet aux adhrents de mesurer eux-mmes le
niveau de ralisation des objectifs quils se sont fixs et de contrler la
bonne excution des actions programmes.
Lauto-valuation constitue un moment important de rflexion des
adhrents sur:
4 leur engagement par rapport aux principes de base de la
mutuelle: solidarit, dmocratie, responsabilit, etc.;
4 le pass et lavenir de la mutuelle, son fonctionnement, son
financement, son rayonnement et sa capacit rpondre aux
besoins.
En impliquant tous les adhrents dans le processus danalyse et de
prise de dcisions, lauto-valuation constitue un instrument majeur
danimation et dinformation.
Les principaux inputs dune auto-valuation sont:
4 le rapport annuel dactivit et, travers celui-ci, les documents de
suivi, le budget, les comptes annuels, les ratios financiers, etc.
ainsi que les diffrents supports (tableaux, affiches, etc.) de
communication qui en drivent;
4 les tableaux de rle thorique et rel;
4 les tmoignages des adhrents.
Lvaluation interne
On appellera ici valuation interne une composante de
lauto-valuation quil est cependant intressant de distinguer de
celle-ci, car elle nintervient pas au mme moment. Il sagit de
lvaluation annuelle dresse par les responsables et les gestionnaires
de la mutuelle lissue dun exercice, au moment de la prparation
du rapport annuel dactivits. Cette valuation repose sur la synthse
et lanalyse des informations de tous les domaines de gestion. Elle
prpare lauto-valuation mene avec tous les adhrents.
Lvaluation externe
Cette troisime forme dvaluation repose sur une intervention
extrieure (ONG, mutualit, agence de coopration, bureau
dtudes, etc.). Son intrt repose sur lindpendance des valuateurs
et leur recul par rapport aux activits de la mutuelle. Cette
valuation permet galement de mettre en jeu des comptences et
des moyens non ncessairement disponibles au sein de la mutuelle.
Exemple
Lors de lAG constitutive, une mutuelle de sant se fixe pour objectifs datteindre lquilibre
financier et de couvrir 75 % du public cible au bout de trois ans. Elle se donne le programme
dvaluation suivant:
AG
Auto-valuation
Evaluation
externe
AG
constitutive
Evaluation
interne
Premier exercice
Sur la base du scnario retenu, les objectifs fixs pour le premier exercice de la mutuelle sont
datteindre 500 adhrents soit 3 000 bnficiaires (la taille moyenne dune famille est de six
personnes).
La fiche de synthse de suivi-valuation de lanne 1 montre que globalement les rsultats de
lexercice sont bons sur le plan financier. La mutuelle a ralis un excdent et ses ratios ont pour
la plupart des valeurs satisfaisantes. Toutefois, le ratio de sinistralit est infrieur la norme
habituelle de 75 %. Cela rsulte notamment du montant de cotisation qui apparat trop lev.
La mutuelle souffre dun problme dattractivit: prs de la moiti des cotisations est utilise
autre chose quau paiement de prestations maladie, les adhrents peuvent se demander en
quoi il est intressant de cotiser.
De fait, les rsultats ne sont pas bons en ce qui concerne les adhsions. Les objectifs fixs en
dbut dexercice sont loin dtre atteints puisque la mutuelle ne compte que 150 adhrents et
675 bnficiaires.
La taille moyenne des familles mutualistes qui ne slve qu 4,5 personnes laisse penser que
les adhrents nont pas cotis pour lensemble de leurs personnes charge. Le taux dutilisation
moyen des consultations observ sur toute lanne est nettement suprieur celui attendu et
confirme une probable slection adverse (les chefs de famille ont choisi de cotiser pour les
personnes qui prsentent un risque de maladie plus lev).
Afin de complter lanalyse des rsultats de ce premier exercice, les responsables de la mutuelle
ont organis des runions avec les familles mutualistes et des personnes non-mutualistes.
Les principaux rsultats de ces runions sont les suivants:
l lensemble des familles considre que les cotisations sont trop leves. Ceux qui ont cotis se
situent dans la tranche des familles les plus riches du village. Beaucoup de familles auraient
souhait adhrer mais nont pas trouv la totalit de largent ncessaire pour payer les
cotisations en dbut dexercice;
E tude de faisabilit
Assemble gnrale
Total charges 306 331 Total produits 487 500 Total 202 530 Total 202 530
Ratios financiers:
Liquidits immdiates 948 % Cotisations/charges totales 154 %
Capitaux propres 848 % Sinistralit 54 %
Couverture des charges 71 % Frais de fonctionnement brut 16 %
(8,5 mois)
Total charges 1 024 620 Total produits 1 170 400 Total 406 084 Total 406 084
Ratios financiers
Liquidit immdiate 8% Cotisations/charges totales 111 %
Solvabilit 413 % Sinistralit 83 %
Couverture des charges 34 % Frais de fonctionnement brut 7%
(4,1 mois)
Total charges 1 350 900 Total produits 1 685 400 Total 763 524 Total 763 524
Ratios financiers
Liquidit immdiate 300 % Cotisations/charges totales 123 %
Capitaux propres 627 % Sinistralit 76 %
Couverture des charges 49 % Frais de fonctionnement brut 7%
(5,8 mois)
Bibliographie 257
manuel n 3 Le plan de trsorerie, Ministre de lagriculture et des ressources animales,
Rpublique de Cte dIvoire.
Rgions forestires, Lorganisation du travail comptable du GVC de base, Module de
formation n 4 Schmas comptables et oprations dtailles, Ministre de lagriculture
et des ressources animales, Rpublique de Cte dIvoire.
SIMONET, Guy. 1998: La comptabilit des entreprises dassurance, Les fondamentaux de
lassurance, Comptabilit-gestion (LArgus Editions), 5e dition.
Association
Groupement de personnes qui se runissent librement en vue datteindre un but dtermin
ou de dfendre des intrts communs. Exemple: association de producteurs, de
consommateurs, de dfense des droits de lhomme, sportive, culturelle, etc. Au contraire des
socits commerciales, les associations mnent leurs activits dans un but non lucratif.
Assurance
Systme de couverture des risques ou des vnements incertains, par la rpartition pralable,
entre plusieurs personnes, des cots rsultant de la survenue de ces risques.
Dans le langage courant, lassurance dsigne:
l le contrat qui garantit des prestations dfinies en cas de survenue dun risque prcis,
contre le paiement dune prime ou de cotisations par le client;
l lentreprise ou organisation (commerciale ou non, publique ou prive) qui gre des
contrats dassurance.
Assurance commerciale
Systme de couverture des risques par un contrat pass entre un assureur (ou compagnie
dassurances) et un assur (individu ou groupe). En contrepartie dun versement de
primes/cotisations, lassureur garantit lassur le paiement dune indemnit convenue en
cas de survenue dun risque dtermin (incendie, inondation, vol, accident, maladie, perte
de rcoltes, etc.). Les assurances commerciales sont but lucratif.
Assurance groupe
Contrat dassurance pass entre une compagnie dassurance commerciale et un groupe de
bnficiaires (le plus souvent tout le personnel dune entreprise). Il sagit dune couverture
complmentaire aux systmes de scurit sociale, soit dans le domaine des soins de sant
(exemple: assurance hospitalisation), soit dans celui des pensions de retraite (revenu garanti
aprs la fin de carrire du salari).
Glossaire 261
Assurance sociale
Expression gnralement utilise pour dsigner les systmes dassurance obligatoire existant
dans certains pays dvelopps (par exemple en Europe) et bass sur la solidarit nationale.
Le gouvernement de Bismarck, en Allemagne, a t le premier instituer un systme
dassurance sociale dans ce sens, et depuis lors, celui-ci a inspir plusieurs systmes
similaires en Europe.
Pourtant, dans un sens plus large, lassurance sociale peut aussi tre comprise comme tout
systme dassurance but non lucratif bas sur la solidarit sociale, quil soit volontaire ou
obligatoire; les mutuelles en constituent un exemple.
Bnficiaire (dun SA)
Toute personne qui, titre dadhrent ou de personne charge, bnficie des services du
SA.
Contrle social
Dsigne le contrle interne induit par lexistence de relations sociales entre les adhrents (ils
se connaissent, ils sont du mme groupe ethnique, etc.). Le contrle social ne constitue pas
un mcanisme formel de contrle.
Convention (entre un SA et un prestataire de soins)
Accord conclu entre le prestataire de soins et le SA, comprenant la dfinition des services
couverts, les tarifs appliquer, le montant et les modalits de remboursement. Les
conventions doivent garantir, ladhrent, la possibilit de disposer de soins de qualit un
tarif raisonnable et connu davance.
Cooprative
Association de personnes qui se sont volontairement groupes pour atteindre un but
commun, par la constitution dune entreprise dirige dmocratiquement, en fournissant une
quote-part quitable du capital ncessaire et en acceptant une juste participation aux risques
et aux fruits de cette entreprise au fonctionnement de laquelle les adhrents participent
activement (Extrait de la Recommandation 127 sur les coopratives de lOrganisation
internationale du Travail).
Cotisation
Somme dargent dtermine, priodiquement verse au SA par ladhrent pour pouvoir
bnficier de ses services. La cotisation dsigne le plus souvent la contribution de ladhrent
lorsque celle-ci est proportionnelle au salaire; dans le cas contraire (montant fixe), il est
frquent dutiliser le terme de prime.
Cots cachs
Ils correspondent des ressources mises disposition et utilises par le SA et qui ne sont pas
comptabilises dans le compte de rsultat.
Droit dadhsion
Somme dargent verse un SA par le nouvel adhrent au moment de son inscription: elle
couvre les frais administratifs et nest pas rcuprable en cas de dmission. Le droit
dadhsion est galement appel droit dentre, dinscription ou dadmission.
262 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
BIT/STEP
Echelon des infrastructures sanitaires
Ensemble des infrastructures de sant dont les fonctions sont identiques. Les dispensaires,
centres de sant ou cabinets mdicaux constituent le premier chelon; les hpitaux de zone le
deuxime chelon; les hpitaux rgionaux ou les hpitaux universitaires le troisime. En
gnral, il faut un systme de rfrence pour passer dun chelon lautre (sauf en cas
durgence), ce qui veut dire, par exemple, que pour accder un hpital, il faut y tre
rfr par un dispensaire.
Excdent
Dsigne la diffrence entre les produits et les charges de lexercice lorsque les produits sont
suprieurs aux charges. Suivant les lgislations et le statut juridique de lorganisation,
dautres termes peuvent tre utiliss comme bnfice ou gain.
Exercice (comptable)
Priode sur laquelle sont tablis les tats financiers. Le choix de lexercice est gnralement
soumis une rglementation. Souvent, il correspond lanne civile.
Fonds de garantie
Dsigne un fonds auquel un SA peut faire appel en cas de difficults financires.
Gnralement, le fonds de garantie intervient sous forme de prt au SA qui le sollicite. Les cas
qui permettent de recourir au fonds de garantie sont souvent dfinis avec prcision.
Lintervention du fonds de garantie peut tre conditionne des modifications dans le
fonctionnement du SA.
Fonds de rserve
Capitaux propres constitus par le SA pour faire face des dpenses futures en particulier en
cas de situations imprvues. Leur montant fait habituellement lobjet de dispositions
rglementaires.
Forfait (prestation)
Dsigne le montant vers comme prestation aux adhrents lorsquil est fix davance et
indpendamment du montant rel des frais mdicaux.
Franchise
Lorsquun SA ne couvre que les montants suprieurs une somme fixe lavance, cette
somme est appele franchise. La franchise est en gnral fixe en fonction du type de services
couverts.
Glossaire 263
Garanties
Ensemble des avantages octroys par un assureur un assur en contrepartie du versement
de cotisations ou dune prime dassurance.
Mdecin-conseil
Mdecin qui travaille pour un SA et lui fournit des conseils ainsi quaux prestataires de soins
et aux patients. Il conseille le SA dans ltablissement de conventions avec les prestataires de
soins. Il contrle la pertinence des soins donns, le bien-fond et le respect des rgles de
remboursement. Il peut aussi intervenir dans les activits dducation la sant.
Mdicament gnrique
Mdicament dsign par le nom de son principe actif le plus important, et non par son
appellation commerciale. En gnral, la Dnomination Commune Internationale (DCI),
tablie par lOrganisation Mondiale de la Sant (OMS), correspond au nom gnrique.
Mdicaments essentiels
Les mdicaments essentiels sont ceux qui sont slectionns par lOMS en raison de leur
importance pour prvenir ou soigner les maladies les plus frquentes dans un pays. Lemploi
de cette slection permet damliorer la thrapie, de garantir un bon usage des mdicaments
et contribue rduire les dpenses de sant.
Mouvement social
Tout groupe social organis (association de personnes, syndicat, groupement, mutuelle,
cooprative...) qui mne des actions en faveur du bien-tre de ses adhrents et de la socit
en gnral.
Mutualisation du risque
Principe selon lequel les risques individuels sont regroups pour tre redistribus entre les
adhrents. Il sagit dun partage du risque sur lequel reposent les mcanismes dassurance.
Offre de soins
Dsigne lensemble des services de sant disponibles pour une population donne.
Patient
Personne soumise un examen mdical, suivant un traitement ou subissant une intervention
chirurgicale.
Personne charge
Personne qui, sans tre adhrent du SA, bnficie de ses services en raison de son lien de
parent avec un adhrent (par exemple un conjoint, un enfant, un ascendant, etc.).
Perte
Dsigne la diffrence entre les produits et les charges de lexercice lorsque les charges sont
suprieures aux produits. Suivant les lgislations et le statut juridique de lorganisation,
dautres termes peuvent tre utiliss comme dficit.
Portefeuille de risques
Ensemble des contrats crits ou non en cours de validit. Chaque contrat couvre une ou
plusieurs personnes contre une certaine quantit de risques correspondants aux prestations
couvertes.
Prestataires de soins
Terme gnral dsignant toute personne ou formation mdicale, qui dispense des soins de
sant un patient.
Prvoyance
Attitude qui consiste prendre un certain nombre de mesures, sorganiser pour pouvoir
faire face la survenue future dun risque. Par exemple, stocker des denres alimentaires en
prvision dune scheresse ou dune pnurie, pargner en vue dun mariage, etc.
Protection sociale
Terme gnrique couvrant lensemble des garanties contre la rduction ou la perte de revenu
en cas de maladie, de vieillesse, de chmage (ou dautres risques sociaux), incluant la
solidarit familiale ou ethnique, lpargne individuelle ou collective, lassurance prive, les
assurances sociales, la mutualit, la scurit sociale, etc. (Daprs le thsaurus du Bureau
international du Travail, Genve, 1991).
Glossaire 265
Rassurance
La rassurance est un mcanisme selon lequel un systme dassurance souscrit une
assurance auprs dune autre assurance. Il sagit donc de lassurance de lassureur. Cest
une assurance de deuxime degr pour un SA qui le lie un rassureur. Ce mcanisme
permet une diversification des risques et leur rpartition sur une base plus large.
Rfrence obligatoire
Dsigne lobligation de consulter un mdecin dun chelon donn avant de pouvoir tre reu
par une formation mdicale dun chelon suprieur. Le mdecin rfre le patient lchelon
suprieur
Rglement intrieur
Document qui fixe les rgles et modalits pratiques de fonctionnement dune association,
que tous les adhrents doivent sengager respecter. Le rglement intrieur complte et rend
plus explicites les statuts.
Risque
Probabilit quun vnement (bon ou mauvais) se produise. Par extension, vnement
indsirable contre la survenance duquel on sassure. Les principaux risques sociaux sont: la
maladie, linvalidit, la vieillesse, le chmage, le dcs, etc. (voir scurit sociale). Les
risques sociaux positifs sont le mariage, la naissance, etc.
Risque de surprescription
Les prestataires de soins peuvent provoquer une augmentation des prestations en prescrivant
des soins inutiles sans opposition de la part du patient du fait que ce dernier sait quil est
assur.
Risque de surconsommation
Il se rapporte au phnomne suivant lequel les bnficiaires dune assurance ont tendance
consommer abusivement ou plus que dordinaire, les services proposs, de manire
valoriser au maximum les cotisations verses.
Risques de sant
En matire de soins de sant, on fait la diffrence entre gros risques et petits risques. Les gros
risques sont ceux qui impliquent des dpenses importantes, comme une hospitalisation, un
accouchement, une opration chirurgicale, etc. Les petits risques sont ceux qui impliquent
des dpenses moins leves, comme les consultations auprs dun mdecin gnraliste ou
lachat de mdicaments.
Sant
Selon la dfinition de lOMS: la sant est un tat complet de bien-tre physique, mental et
social, et ne consiste pas seulement en labsence de maladie ou dinfirmit.
Slection adverse
Il y a slection adverse ou antislection, lorsque les personnes courant un risque plus lev
que la moyenne saffilient un systme dassurance, dans une proportion suprieure celle
quelles reprsentent dans la population gnrale. Cette situation peut compromettre la
viabilit financire du systme par un niveau de dpenses trop lev par adhrent.
Soins ambulatoires
Soins effectus dans un tablissement mdical mais sans hospitalisation ou internement du
patient.
Soins domicile
Soins dispenss au domicile du patient. Dans certains pays, les mdecins ou les infirmires
effectuent ainsi des visites domicile, dont les tarifs sont plus levs pour tenir compte des
frais de dplacement du prestataire.
Soins hospitaliers
Soins dispenss loccasion de lhospitalisation dun patient, cest--dire dun sjour en
hpital comptant au moins une nuit.
Glossaire 267
Soins spcialiss
Consultations des mdecins spcialistes (gyncologue, pdiatre, chirurgien, etc.) ainsi que
les actes mdicaux techniques (radiologie, biologie clinique, etc.).
Spcialit
Mdicament protg par un brevet et vendu sous un nom de marque choisi par le fabricant.
Ticket modrateur
Il reprsente la part du cot du service couvert dduite du montant rembours ladhrent. Il
est exprim en pourcentage. On lappelle ticket modrateur parce quil permet de modrer
la consommation de soins de sant.
Tierspayant
Systme de paiement des dpenses de sant dans lequel ladhrent ne paie au prestataire
que la partie du cot des soins qui est sa charge (ticket modrateur). Le SA paie le
complment de ce cot directement au prestataire.