COMPRAS

El sistema de compras o aprovisionamiento comprende la estructura, las

polticas, el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de
la empresa dirigidos a asegurar el suministro de materias primas y servicios al
hotel con un flujo adecuado y continuo, de manera que satisfaga sus
necesidades en las mejores condiciones de mercado.
El departamento de compras de un hotel o una cadena hotelera es de gran
importancia y debe ser tratado como un centro de gestin pues influye
directamente en los resultados a travs de tres magnitudes:

Coste de la materia prima.

De especial relevancia en el departamento de alimentacin y bebidas, que
consume aproximadamente el 70% de los consumos departamentales.

Inversin en existencias.
No slo por el coste financiero que implica la inmovilizacin de recursos, sino
tambin por los costes adicionales como mantenimiento y control de stocks,
energa, etc.

Financiacin de proveedores.
Una mejor negociacin del perodo medio de pago a proveedores permitir al
hotel disponer de cierta financiacin circulante.

El sistema de compras, que incluye tambin la gestin de almacenes, ha de

perseguir la consecucin de unos objetivos a travs de la aplicacin de medidas
de anlisis y control. Sin querer ser exhaustivos, hemos recogido los principales
objetivos e hitos de anlisis en el Cuadro 3. La reevaluacin de dichas medidas
permitir realizar el ajuste de costes y de unidades consumidas.

Una correcta poltica de compras permitir ahorros ms o menos importantes en

el precio de las unidades compradas.
Sin embargo, para que el gasto en compras quede acotado totalmente (mediante
el control de unidades consumidas) es imprescindible la gestin eficiente de
almacenes.

Como mnimo, una vez al mes, es necesario llevar el control de almacn, que
puede realizarse de forma muy efectiva mediante diferencias de inventario para
poner de manifiesto no slo el consumo del perodo, sino tambin la rotacin de
stocks y las mermas que puedan existir por una mala gestin del almacn o por
sustracciones del personal.

Adems el volumen de pedidos tendr que optimizar la rotacin de los stocks,

de forma que equilibremos el coste de la inmovilizacin de recursos frente al
volumen de pedido necesario para alcanzar mejores tarifas y minimizar las
prdidas por deterioro de la mercanca.
Las compras de un hotel se realizan sobre un variado nmero de productos e
implican a todos los departamentos del hotel, como veremos en el Cuadro 4. Por
ello, es importante definir correctamente la poltica de compras y llevar un estricto
control sobre la mercanca comprada, almacenada y consumida.

Ejemplos prcticos

Para llevar a cabo un efectivo ahorro de costes, se ha de actuar no slo en

precios unitarios y volmenes de compra sino tambin en el propio proceso de
adquisicin de mercancas y suministro de servicios.

En este sentido, la revisin de los procedimientos ser indispensable tanto para

el control de los procesos de compras como para la identificacin de medidas de
ahorro. As por ejemplo:

Revisar el listado de artculos.

Sobre la base de la carta del restaurante, el hotel tendr una lista de artculos
necesarios. La tendencia de cualquier hotel debe ser minimizar el nmero de
artculos, ya que ello contribuye a disminuir los costes de almacenamiento,
adems de los financieros.

Elaborar un listado de proveedores autorizados.

Despus de un profundo estudio del mercado y de la preparacin de un concurso
entre proveedores, ser preciso elaborar un listado de los proveedores ms
adecuados en trminos de coste o servicio (suministro, tiempos de entrega, etc.).
Por ejemplo, para el departamento de Marketing es preciso seleccionar una
agencia de viajes preferencial, con la que se habrn negociados mejores
comisiones, pero contando tambin con una o dos adicionales, de forma que
cuando se pidan cotizaciones para viajes de cierto volumen se haga primero a la
agencia preferencial, pero tambin con alguna adicional.

Centralizacin de compras.
Siempre resulta recomendable para poder negociar mejor tarifas la
centralizacin de compras dentro de una cadena. En caso de hoteleros
independientes o con un nmero reducido de hoteles, la asociacin entre varios
gestores de una misma plaza puede permitir la creacin de plataformas de
compra que agrupen volumen y aseguren mejores condiciones de compra.

Ajuste de la oferta de restauracin.

Por ejemplo, podemos reducir los costes en los buffets de desayuno con medidas
bastante simples que suelen reducir el consumo realizado por el cliente, como
presentar la fruta sin pelar u ofrecer bollera de menor tamao. Otro ejemplo para
ajustar la oferta es reducir el nmero de marcas de un mismo producto (por
ejemplo, la variedad de cervezas ofrecidas) eliminando aqullas con menor
demanda y consiguiendo reducir el lista de artculos de aprovisionamiento.

Reduccin de los artculos de clientes (amenities, prensa, etc.).

La reduccin de amenities, para clientes en las habitaciones suele ser uno de los
instrumentos utilizados por los directores de hotel para reducir los costes. Esta
medida es muy vlida siempre y cuando no se vea mermado el servicio al cliente
ni su calidad. Es evidente que no podremos prescindir de estos productos en
categoras elevadas, pero s reducir la gama de productos ofertados.