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Unidad 3.
Proceso de Auditora

Actividad: De la auditora interna al proceso

organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de

la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras,
recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice
los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin

de un memorando, a la asistencia de la Reunin de
apertura. Disee un formato para la corroboracin del
personal asistente, en ste mismo formato se debe
plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la
auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la
auditora.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA

INTERNA
EMPRESA: oleoflor S.A
Direccin: ENTRADA DE AGUSTINCODAZI VIA SUR
Representante:Obdulio Gaviria
Tel: 5734050
Cargo:Gerente General
Correo electrnico: goleog@oleoflor.com.co
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
audger@oleoflor.com.co
Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
David Guzmn Martnez
Fecha: Abril 15 de 2017
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est
cumpliendo con el programa de Sistema de Gestin de
Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los procedimientos de
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del

laboratorio de Ensayos e investigacin del departamento

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Aseguramiento de la Calidad de la empresa OLEOFLOR
S.A

Criterios de Auditoria

SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002

Versin Junio de 2016

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-

EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del

Laboratorio de Ensayos M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03

Version Junio de 2016

Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio

15 de 2013

Reunion de Apertura:
1 de noviembre de 2016
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2016
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el
equipo auditor de Gerencia de Calidad realizar la Auditoria

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Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mencin
en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del
Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de
auditoria. La visita ser realizada por un equipo de tres (3)
auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los
Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoqumico, el da 1
de Noviembre del presente ao, con una duracin de 7
horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y
Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin
a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder
del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por
favor indique en la columna correspondiente, el nombre,
cargo y firma de las personas que atendern al equipo
auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del
rea que ser auditada. Para la reunin inicial le pido el
favor de disponer de las documentacin, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems
de disponer de los equipos de proteccin personal
necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin
de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte
del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable rea: Superintendencia de Logstica

Asistentes:

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Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de Logstica

Supervisor de Logstica

Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos
e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos

firma

Maritza Gomez Analista Instrumental

firma

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Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har

de forma activa en idioma Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los

nombres y cargos de las personas que van a recibir la
auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3
(control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3
(Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas
las areas y procesos aplicables. Los nombres de los
procesos corresponden a la denominacin dada por la
empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones

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correctivas planteadas para las no conformidades
detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la

auditora.

Documento revisado Observaciones del documento

Poltica de Logstica y ltima actualizacin 18 de julio
1 Servicio al Cliente 2011

Poltica de Gestin
ltima actualizacin 5 de enero 20
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logstica. ltima actualizacin 9 de febrero 2014

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versin Marzo de 2014
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retencin y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2014

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o

estrategias de comunicacin que usar durante la
auditora.

La escucha activa.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu

tcnicas o estrategias de recoleccin y verificacin de
informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de
Chequeo).

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Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal,
documental, fsicas y escritas.

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e. Generacin de hallazgos de auditora:

Auditor(es): Oficina asesora de
Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2016
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logstica.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N C NCM NCm
auditora auditora auditora
1 Falta agregar
Procedimientos de implementacin de
costos en poltica de procedimiento para
X
materiales en gestin financiera costos en
bodega y stand-by materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato nico de
Cap. Compras y nico de despachos
despachos, Manual X
logstica y recibo de
de procedimientos
mercanca en el
procedimiento
3 Falta actualizacin
de la poltica de
logstica, cuya
ltima actualizacin
Poltica de
Cambios fue el 18 de julio
logstica y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
ao 2012
4
5
6
7
8

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm:

No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

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Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y
crear un procedimiento para el manejo de costos en
materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y

recibo al manual de procedimientos.

Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al

cliente puesto que no se han agregado los cambios
organizacionales del ao 2012.
Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De

Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo
de protocolos de anlisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y
entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de
recepcin, registro y anlisis de muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para
el diligenciamiento de los libros de registros de
muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen
estado de mantenimiento las tarjetas de datos y
resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de
actividades en el laboratorio de investigacin y
ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del
cliente y establecer indicadores que permitan conocer
el grado de satisfaccin de los mismos.

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g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro
escaneado para verificar la ejecucin real de la auditora
(Ver punto a. de sta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje

que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un

proceso estandarizado y documentado sobre la forma como
debe realizarse la supervisin de actividades de una funcin
las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el
fin de determinar el cumplimiento de los indicadores
establecidos dentro de una organizacin.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al

instructor a travs de la plataforma, en el enlace
Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.

No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad

interactiva y la evaluacin de la unidad en los enlaces
disponibles en el botn Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta

unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las
actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

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Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la
adecuada documentacin de observaciones, objetivos,
memorandos y revisin documental dentro de un proceso
de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin,
verificacin de informacin y obtencin de evidencias de
la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su
punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada
por el instructor.

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