Caso 3

Reuniones virtuales: Gerencia Inteligente

En vez de tomar ese avin de las 6:30 A.M. para efectuar una ronda de reuniones en Dallas no
sera estupendo si pudiera asistir a esos eventos sin dejar su escritorio? Hoy en da es posible,
gracias a las tecnologas de videoconferencias y para sostener reuniones en lnea a travs de
Web. Un informe en junio de 2008 emitido por la iniciativa mundial para sostenibilidad
electrnica y el Grupo del clima estimo que sera posible reemplazar hasta un 20 por ciento de
los viajes de negocios por la tecnologa de reuniones virtuales. Una videoconferencia permite a
los individuos en dos o ms ubicaciones comunicarse de manera simultnea por medio de
transmisiones de audio y video de dos vas. La caracterstica imprescindible de las
videoconferencias es la comprensin digital de los flujos de audio y video mediante un
dispositivo conocido como cdec. Despus, esos flujos se dividen en paquetes y se transmiten
a travs de una red o de Internet. Hasta hace poco, la tecnologa estaba inundada de un mal
desempeo de audio y video, y su costo era demasiado alto para la mayora de las
corporaciones, excepto las ms grandes y poderosas. Muchas empresas consideraban a las
videoconferencias como un mal sustituto para las reuniones cara a cara.
Sin embargo las grandes mejoras en las videoconferencias y las tecnologas asociadas han
renovado el inters en esta forma de trabajo. Ahora las videoconferencias estn creciendo a
una tasa anual del 30 por ciento. Los defensores de la tecnologa afirman que hace algo ms
que tan solo reducir los costos. Permite mejores reuniones tambin: es ms fcil reunirse
con los socios, proveedores, subsidiarias y colegas desde la oficina o en cualquier parte del
mundo con ms frecuencia, lo que en muchos casos no se podra realizar de manera razonable
por medio de los viajes. Tambin podemos reunirnos con contactos que no sera posible reunir
sin la tecnologa de las videoconferencias. Por ejemplo, Rip Curl, un productor de equipo de
surfing en Costa Mesa, California, utiliza las videoconferencias para ayudar a sus diseadores,
comercializadores y fabricantes a colaborar en nuevos productos. La empresa de
reclutamiento de ejecutivos Korn/Ferry International usa las citas en video para entrevistar a
los candidatos potenciales antes de presentarlos a los clientes. Los sistemas de
videoconferencias de vanguardia en la actualidad muestran imgenes finas de TV en alta
definicin. La tecnologa de videoconferencias ms avanzada se conoce como telepresencia, la
cual se esfuerza por hacer a los usuarios sentirse como si en realidad estuvieran presentes en
una ubicacin distinta al lugar donde se encuentran. Usted se puede sentar a una mesa frente
a una gran pantalla que muestra a alguien con una apariencia y tamao muy reales, pero que
tal vez se encuentre en Bruselas o Hong Kong. Solo faltan el saludo de manos y el intercambio
de tarjetas de negocios. Los productos de telepresencia proveen las videoconferencias de
mayor calidad disponibles en el mercado a la fecha. Cisco Systems ha instalado sistemas de
telepresencia en ms de 500 organizaciones en todo el mundo. Los precios de los salones de
telepresencia totalmente equipados pueden llegar hasta los $500,000.
Las compaas que pueden costear esta tecnologa reportan grandes ahorros. Por ejemplo, la
firma Accenture de consultora sobre tecnologa reporta que elimino los gastos de 240 viajes
internacionales y 120 vuelos nacionales en un solo mes la habilidad de llegar a los clientes y
socios tambin aumenta en forma dramtica. Otros viajeros de negocios reportan aumentos
de hasta 10 veces el nmero de clientes y socios que pueden contactar por una fraccin del
precio anterior por persona. MetLife, que instalo el sistema Cisco Telepresence en tres salones
dedicados de conferencias en Chicago, Nueva York y Nueva Jersey, afirma que la tecnologa no
solo ahorro tiempo y gastos, sino que tambin ayudo a la compaa a cumplir con sus objetivos
ambientales verdes de reducir las emisiones de carbono en un 20 por ciento en 2010.
Por tradicin, los productos de videoconferencias no han sido viables para las pequeas
empresas, pero una compaa llamada LifeSize, introdujo una lnea asequible de productos con
precios de hasta $5,000. En general el producto es fcil de usar y permitir a muchas
compaas ms pequeas utilizar un producto de videoconferencias de alta calidad. Incluso
existen algunas opciones gratuitas basadas en Internet, como las videoconferencias de Skype y
OoVoo. Estos productos son de una menor calidad que las tradicionales videoconferencias,
adems de que son propietarios, lo cual significa que solo se pueden comunicar con otros que
utilicen ese mismo sistema. La mayora de los artculos de videoconferencias y telepresencia
son capaces de interactuar con muchos otros dispositivos. Los sistemas ms sofisticados
incluyen herramientas tales como conferencias multipartitas, correo de video con
almacenamiento ilimitado, cero cuotas de larga distancia y un historial detallado de llamadas.
Las empresas de todos tamaos encuentran que las herramientas para reuniones en lnea
basadas en Web, como WebEx, Microsoft Office Live Meeting y Adobe Acrobat Connect son en
especial utiles para sesiones de capacitacin y presentaciones de ventas. Estos productos
permiten a los participantes compartir documentos y presentaciones junto con conferencias
de audio y video en vivo por medio de una cmara Web. Cornerstore Information Systems, una
compaa de software de negocios de Bloomington, Indiana con 60 empleados, recorto sus
costos de viajes en un 60 por ciento y el tiempo promedio para cerrar una nueva venta por un
30 por ciento, al realizar muchas demostraciones de productos en lnea.
Antes de establecer un sistema de videoconferencias o telepresencia, es importante que una
compaa este segura de que en realidad necesita la tecnologa para asegurar que ser una
empresa rentable. Las compaas deben determinar cmo realizan sus empleados las
reuniones, como se comunican y con que tecnologas, cuanto viajan y las capacidades de su
red. Aun existen muchos casos en que es ms conveniente la interaccin cara a cara, y a
menudo es esencial viajar y reunirse con un cliente, para cultivar clientes y cerrar ventas.
Se espera que las videoconferencias tengan tambin un impacto variado en el mundo de
negocios. Mas empleados podrn trabajar cerca de su hogar y balancear su trabajo con sus
vidas personales con ms eficiencia; los entornos tradicionales de despacho y las oficinas
corporativas talvez se reduzcan o desaparezcan; y los independientes (freelancers),
contratistas y trabajadores de otros pases se convertirn en una porcin ms grande de la
economa global.

PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO

1. Una empresa de consultora predijo que las conferencias de video y Web provocaran la
extincin de los viajes de negocios. Est usted de acuerdo? Por qu si o porque no?
2. Cul es la diferencia entre videoconferencia y telepresencia?
3. En que formas provee la videoconferencia valor a una empresa? Lo considerara
usted como gestin inteligente? Explique su respuesta.
4. Si estuviera a cargo de un pequeo negocio, Optara por implementar las
videoconferencias? Qu factores considerara en su decisin?