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La gestin documental es un conjunto de tecnologas como normas tcnicas para administrar del
flujo de los documentos en todo tipo de la organizacin se permite recupera de la informacin del
tiempo en la cual se debe guarda
Recuperar la informacin
Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
Eliminar los que ya no sirven
Asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos
http://www.neodoc.es/es/news/que-es-la-gestion-documental-y-para-que-sirve
Es importante tener un sistema de gestin documental, aunque a primera vista puede parecer que
no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener
un sistema de gestin documental en el que todos los documentos de la empresa estn
controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes pases con muchas tareas
diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algn tipo de
organizacin de sus documentos.
Hoy en da, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentacin.
Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la informacin, es una ventaja muy
importante contar con un sistema de gestin documental eficiente que permita un fcil
almacenamiento y bsqueda rpida, junto con instalaciones de recuperacin eficientes.
Con un sistema de gestin documental, puede personalizar tambin los documentos de salida de la
empresa como: las facturas electrnicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el
mismo sistema de gestin documental con el que podr configurar las tareas de los documentos
tanto de entrada como de salida de su empresa.
El sistema de gestin documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el
navegadorpara poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro
tipo de informacin. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es ms fcil y
econmico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra informacin archivada.
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobacin con la documentacin
(facturas, contratos, ), el sistema de gestin documental le permite definir los flujos de
aprobacin que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de
gestin documental realiza gran parte del trabajo de asignacin, recordatorios y registro de toda
esta documentacin.
El sistema no slo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino tambin los
integra de una manera nica. De esta manera, se convierte en muy fcil la tarea de obtener los
documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestin documental no terminan aqu, sino
que tambin nos permite organizar y recuperar documentos a travs de consultas personalizadas y
ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.
A nivel de la integracin de la informacin, no solo se pueden obtener los documentos mediante
un escner, el sistema tambin permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen
por correo electrnico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.
Infrmese de las soluciones en gestin documental para empresas que desde el Grupo Telecon
podemos ofrecerle, mediante nuestro formulario de contacto.
http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental
Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestin
documental facilitan esta tarea. A travs de la creacin de grupos o con accesos
ilimitados a la localizacin central, los documentos pueden ser distribuidos tanto
de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes
grupos externos a la empresa (proveedores, clientes) el acceso a documentos
necesarios para la relacin que mantienen. Con esta caracterstica ya no son
necesarias las pequeas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de
un documento.
Colaboracin documental
Hay sistemas en los que mltiples personas pueden trabajar en un documento al
mismo tiempo, mientras ste est alojado en una localizacin central. Con ello, los
empleados podrn acceder en todo momento a una visin general de un
documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboracin
documental permite, de esta forma, compartir ideas e informacin entre los
empleados de una compaa de forma ms sencilla. No obstante, si el sistema de
gestin documental no se asienta en su totalidad, en la organizacin los
problemas de colaboracin documental pueden seguir existiendo. La Gua de
Gestin Documental recoge los problemas ms comunes que una empresa puede
afrontar para sacarle el mximo rendimiento a la colaboracin documental.
Control de versiones
Segn una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina
ha trabajado alguna vez en la versin incorrecta de un documento. Teniendo en
cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser
modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar
complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A
travs de un historial de versiones, los sistemas de gestin documental ofrecen la
posibilidad de acceder a cualquier versin del texto para recuperar informacin,
eliminarla o aadirla. En el artculo Control de versiones encontrar una
explicacin ms detallada de esta caracterstica.
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