PEMERINTAH KOTA LHOKSEUMAWE

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS RAWATAN MUARA DUA
Jalan Banda Aceh - MEDAN, Kec. Muara Dua. Cunda Lhokseumawe
Telp. (0645) 41755, email : puskesmas_md@yahoo.com

AUDIT INTERNAL

Tujuan :

Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem mutu telah sesuai dengan ketentuan persyaratan /
standar yang dijadikan acuan.

1. Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan baik berupa barang/material ataupun
jasa/pelayanan yang diberikan telah sesuai dengan standar yang telah disepakati.
2. Untuk melakukan perbaikan perbaikan yang diperlukan.
3. Manfaat Audit Mutu Internal
4. Manfaat bagi Pimpinan

Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat
keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu dapat berjalan
sesuai dengan yang ditetapkan.

Manfaat bagi unit kerja dalam organisasi

Audit mutu membantu pegawai yang terlibat dalam menghasilkan produk barang atau jasa/layanan
di unit kerja tersebut, untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat
mengambil langkah langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai
masukan dan rekomendasi auditor.

Manfaat bagi Auditor

Audit Mutu bagi Auditor (Tim Pengendali Mutu) merupakan proses pembelajaran dan
pertumbuhan, dimana interaksi antara Tim Pengendali Mutu dengan Auditee pada berbagai fungsi
dan kegiatan dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan proses
pengkaderan dan pematangan auditor sebagai tenaga professional.
Manfaat bagi Pelanggan
Audit Mutu bagi pelanggan adalah proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidakpuasan pelanggan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan serta
pencegahan sehingga komitmen institusi diklat untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan
dapat benar benar tercapai.

Manfaat bagi instansi yang bekerja sama

Audit Mutu, bagi instansi yang bekerja sama dapat memberikanumpan balik terhadap kinerja yang
telah dilakukan, sehingga menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing masing instansi
yang bekerja sama.
Manfaat Audit Mutu bagi Pemasok
Audit Mutu bagi pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap pemasok dari sudut pandang
institusi diklat yang berkepentingan untuk menjamin barang yang dipasok memenuhi semua
persyaratan.

Ketentuan Audit Mutu Internal

1. Audit mutu dilaksanakan oleh tenaga/personil independent terhadap tanggung jawab atas
produk atau aktivitas yang diaudit.
2. Audit harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh operasional organisasi yang diaudit.
3. Audit harus dijadwalkan berdasarkan penentuan prioritas produk atau aktifitas yang diaudit.
4. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi.
5. Hasil audit perlu didokumentasikan dan menjadi perhatian manajemen yang bertanggung jawab
untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan.
6. Auditor tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan koreksi.
7. Tim Audit Mutu Internal
8. Susunan Tim Audit Mutu terdiri dari:

Ketua Tim:
Ketua Tim bertugas: memimpin / mengkoordinir kegiatan tim. Oleh karena itu ketua tim dituntut
mampu:

1. Mengarahkan diskusi anggota tim agar pelaksanaan audit dapat berjalan efektif dan objektif.
2. Menyusun rencana audit, melatih anggota tim, mengkoordinir penyusunan instrument audit.
3. Memimpin pelaksanaan audit mutu
4. Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit
Sebaiknya ketua tim telah berpengalaman dalam pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawabnya
dan telah mengikuti pelatihan audit mutu.

Anggota
Anggota bertugas:

Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit. Jumlah anggota
tim audit tergantung dari besarnya organisasi yang akan diaudit.

Anggota dipilih berdasarkan keahlian dan penguasaannya terhadap pelayanan yang akan diaudit.
Selama pelaksanaan audit, anggota hendaknya dibebaskan dari tugas / pekerjaan sehari hari.

Tugas Tim Audit

Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal pelaksanaan audit.
Rencana ini harus lengkap, meliputi : unit/bagian yang akan ditinjau, jadwal peninjauan,
kegiatan yang ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;
Mengembangkan checklist dan questioner serta standar penilaian yang akan digunakan dalam
audit;
Untuk kegiatan ini, tim harus mempelajari organisasi yang diaudit, sifat unit yang diaudit, standar
dan prosedur yang berlaku, hasil audit mutu yang lalu, program mutu yang dijalankan di organisasi
tersebut, dan lain lain.

Melakukan pemeriksaan / sudit secara objektif ke unit kerja tersebut, mereviewpelaksanaan

prosedur, kebijakan mutu dan uraian tugas yang digunakan, melakukan wawancara dan
pengamatan kepada staf/karyawan untuk pembuktian / verifikasi;
Melakukan peninjauan ke masing masing unit yang diambil untuk langkah
pembuktian/verifikasi;
Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

Pada pelaksanaan audit mutu internal, Tim Penjamin Mutu . Bertugas mengawasi dan
meluruskan atau menindaklanjuti penerapan teknis kediklatan baik yang ditemukan pada saat
melakukan kegiatan atau berdasarkan temuan hasil audit. Sehingga diharapkan pelaksanaan
kediklatan sesuai dengan ketentuan, prosedur atau standar yang telah ditentukan. Komite diklat
menangani hal hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pada komponen pelayanan diklat.

Peran Manajemen dalam Organisasi

Karena audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, maka kegiatan audit ini harus
diprakarsai oleh manajemen puncak.

Dalam hal ini manajemen puncak mempunyai peran:

Memberi dukungan moril maupun materil;

Menerapkan perubahan perubahan yang telah disepakati;
Mereview laporan audit yang mengarah pada rencana perbaikan;
Memantau pelaksanaan perbaikan.

Siklus Audit Mutu Internal

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu rangkaian aktivitas dan
merupakan guide line pelaksanaan audit.
Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu :

1. Perencanaan Audit;
2. Pelaksanaan Audit;
3. Analisis hasil Audit;
4. Laporan dan tindakan perbaikan / koreksi.
Dasar penetapan tujuan audit internal:

1. Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi

2. Rencana pengembangan pelayanan
3. Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
4. Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
5. Evaluasi terhadap rekanan
6. Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Dasar penetapan tujuan audit

Contoh tujuan audit internal
internal

Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain pasien

dihadapi organisasi pada pelayanan farmasi

Mengidentifikasi peluang inovasi pada

Rencana pengembangan pelayanan
pelayanan laboratorium

Mengetahui kesesuaian proses pelayanan

Persyaratan suatu system
laboratorium dengan standar pelayanan lab
manajemen yang diacu
puskesmas

Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi

persyaratan kontrak dengan permenkes No 75/2014

Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan

Evaluasi terhadap rekanan
laboratorium mitra

Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan

Potensi risiko kegiatan pelayanan
imunisasi
Aktivitas Audit

1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
3. Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

Prosedur yang biasa dilakukan auditor

1. Telaah dokumen
2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari auditee
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee
10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey
12. Menganalisis data