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INDICE...................................................................................................................................................... 1
FORMATO CONDICIONAL ................................................................................................................ 4
Para qu sirve el formato condicional .......................................................................................... 4
1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS ......................................................................................... 4
2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES............................................................................. 10
3. BARRA DE DATOS .................................................................................................................. 13
4. ESCALAS DE COLOR ............................................................................................................. 16
5. CONJUNTO DE ICONOS........................................................................................................ 18
BORRAR FORMATOS CONDICIONALES ............................................................................... 20
VALORES NICOS Y DUPLICADOS ....................................................................................... 22
FORMATO CONDICIONAL CON FRMULA .......................................................................... 23
VALIDACIN DE DATOS ................................................................................................................. 26
ORDENACIN, LISTAS Y FILTRADO ........................................................................................... 29
Ordenacin en una tabla por un Campo.................................................................................... 30
Ordenacin en una tabla por ms de un campo ...................................................................... 31
AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO ................................................................................. 32
FUNCIONES DE EXCEL. ................................................................................................................. 36
FUNCIONES LGICAS. .............................................................................................................. 39
FUNCIONES DE FECHA Y HORA ............................................................................................ 46
FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................................. 49
FUNCIONES DE BSQUEDA .................................................................................................... 52
FUNCIONES FINANCIERAS ...................................................................................................... 58
FUNCIONES DE BASE DE DATOS .......................................................................................... 63
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXCEL ........................................................................... 69
INTRODUCCIN A LA IMPORTACIN.................................................................................... 69
UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO .......................................................... 70
LA SECCIN CONEXIONES ...................................................................................................... 73
IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA ............................................ 75
IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL. ...................................................................... 75
IMPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD. ...................................................................... 76
IMPORTAR DATOS DE ACCESS ...................................................................................... 76
IMPORTAR DE UNA PGINA WEB .................................................................................. 77
IMPORTAR DESDE OTRAS FUENTES ........................................................................... 78
pg. 2
IMPORTAR DESDE OTROS PROGRAMAS .................................................................... 79
EXPORTAR LIBRO ............................................................................................................... 79
LAS TABLAS DINMICAS................................................................................................................ 80
CREAR UNA TABLA DINMICA ................................................................................................ 80
ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. .......................................................................................... 84
APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA ....................................................................... 84
OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA .......................................................... 86
GRFICOS CON TABLAS DINMICAS ................................................................................... 86
COMPARTIR DOCUMENTOS ......................................................................................................... 87
EXPORTAR COMO PGINA WEB ............................................................................................ 88
ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX O CORREO ELECTRNICO...................................... 89
ONEDRIVE ..................................................................................................................................... 90
ONEDRIVE COMO SERVICIO ................................................................................................... 91
pg. 3
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel nos permite aplicar un formato determinado a las
celdas segn su contenido. El formato elegido se aplicar de manera automtica
sobre aquellas celdas despus de evaluar su contenido y cumplir las reglas o
condiciones especificadas.
Para qu sirve el formato condicional
El formato condicional se utiliza principalmente para
diferenciar las celdas entre s, segn sus contenidos,
especialmente en los casos en que se tengan muchos
valores que evaluar. Lo ms importante es que es
posible aplicar ms de una regla o condicin que
deban cumplirse para aplicar los formatos.
Excel 2016 ofrece diferentes tipos de formato
condicional, as tenemos:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjuntos de iconos
1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Se utiliza para resaltar celdas cuyos
valores se encuentran dentro de un
rango de valores. Para estos efectos
se puede definir las reglas basndose
en operadores de comparacin. Por
ejemplo, en un registro de ventas se
puede resaltar las ventas mayores
que 2500 con un relleno de color
verde. O bien resaltar las ventas
menores que 2000 con un relleno de
color rojo claro.
Tambin, es posible aplicar formato condicional tan si se tiene celdas con textos
especficos como con fechas. Se tienen los siguientes datos y se desea identificar
nmeros, texto, fechas y especficos aplicando formatos condicionales:
pg. 4
Ejemplo 1: Aplicar relleno celeste y texto de color azul a las celdas con valores de
venta mayores que 2500. Pasos:
1 Selecciona el rango C2:C31
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en botn Formato condicional.
pg. 5
3 Luego, haz clic en la opcinResaltar reglas de celdas y elige la opcin Excel
muestra el siguiente cuadro de dilogo:
pg. 6
6 Haz un clic en la ficha Relleno y en la lista desplegable Color selecciona el
color Azul:
w
Ejemplo 2: Aplicar relleno amarillo con texto de color amarillo oscuros a las celdas
cuyo contenido sea Arequipa. Pasos
1 Selecciona el rango de celdas B2:B31.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.
pg. 7
Ejemplo 3: Aplicar relleno verde claro y texto verde oscuro a las celdas cuyas fechas
correspondan al mes anterior (mes de setiembre).
1 Selecciona el rango C2:C31.
2 En la ficha Inicio y en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en la opcin Resaltar reglas de
Ejemplo 4: Aplicar relleno naranja claro y texto naranja oscuro a las celdas cuyo texto
no sea Sucursal C.
Pasos:
1 Seleccione el rango D2:D31.
pg. 8
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, ha z clic en el botn Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas y selecciona la ltima de las
. Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
pg. 9
2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Permite buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un
valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar las 4 ventas ms altas
de un reporte de ventas o los 15 sueldos ms altos de una planilla.
Las Reglas superiores e inferiores es un tipo de formato condicional, el cual tiene
las siguientes opciones:
pg. 10
10 inferiores: Esta regla a diferencia del anterior, se aplicar a las celdas con
menor valor dentro del rango.
10% de valores superiores: Para esta regla se indica un porcentaje de
celdas a seleccionar dentro de un rango para que se aplique formato a dichas
celdas. Las celdas seleccionadas sern los nmeros mayores.
10% de valores inferiores: A diferencia del anterior, se seleccionan las
celdas de menor valor segn porcentaje especificado.
Por encima del promedio: Esta regla calcula el valor promedio de los valores
del rango de celdas seleccionado y luego aplica formato a todas las celdas
cuyos valores son mayores al promedio.
Por debajo del promedio: En esta regla a diferencia del anterior, se aplicar
formato a todas las celdas que tengan valores menores al promedio.
Ejemplo 5: Desde el siguiente reporte, se desea determinar cules son los tres
cursos con ms alumnos matriculados en el mes de enero. Aplicar relleno de
color verde.
Pasos:
1 Seleccione el rango B4:B12.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Reglas superiores e
inferiores y selecciona la opcin
pg. 11
3 Cambia el valor inicial de 10 a 3 y selecciona el formato Relleno verde con
texto verde oscuro, como se muestra en la siguiente captura:
Ejemplo 6: Determinar cules son los cuatro cursos con menos alumnos
matriculados en el mes de febrero. Aplicar relleno de color naranja con texto
naranja oscuro.
Pasos:
1 Seleccione el rango C4:C11.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haz clic en Reglas superiores e
inferiores y selecciona la opcin
pg. 12
4 En el cuadro de dilogo Formato de celdas, utiliza las fichas Texto y Relleno
para definir los formatos requeridos. As debe quedar:
3. BARRA DE DATOS
Una barra de datos ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo.
Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores
ventas de productos en un informe de ventas. Las opciones del formato condicional
Barras de datos, se pueden apreciar en la siguiente captura:
pg. 13
Ejemplo 7: Con el siguiente reporte se desea comparar las ventas mensuales de
una relacin de productos
Pasos:
1 Selecciona el rango C3:C17.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y,
a continuacin, ha z clic en y selecciona la opcin que se
muestra el siguiente men:
pg. 14
Si se desea mostrar solamente las barras y no los valores, realiza lo siguiente:
Selecciona el rango C3:C17, luego en la opcin Formato Condicional, ahora
selecciona
Barra de datos y a continuacin la opcin , Excel muestra cuadro
de dilogo Nueva regla de formato:
pg. 15
Es decir, debes activar la casilla Mostrar slo la barra y en la parte inferior
selecciona el tipo de relleno, en nuestro caso Relleno slido y junto a esta
opcin, a la derecha, selecciona un Color, en nuestro caso el color verde.
Tambin puede seleccionar un color de borde. El resultado debe ser el
siguiente:
4. ESCALAS DE COLOR
El formato condicional con escalas de color modifica el color de fondo de una celda
de acuerdo a su cercana con los valores mximo y mnimo dentro del rango.
Podemos utilizar escalas de dos o de tres colores.
pg. 16
Ejemplo 8: En la siguiente tabla de datos se muestra las temperaturas registradas
en un ao. Se necesita aplicar un formato condicional que use una escala de
colores para diferenciar valores altos, medios y bajos.
Procedimiento:
1 Selecciona el rango B2:M5.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional
3 Seleccione Escalas de color, luego Escalas de colores verde, amarillo y
rojo
As debe quedar:
pg. 17
5. CONJUNTO DE ICONOS
El formato condicional Conjunto
de iconos se utiliza para comentar
y clasificar datos de tres a cinco
categoras separadas por un
valor de umbral. Cada icono
representa un rango de valores.
Por ejemplo, en el conjunto de
iconos de 3 flechas, la flecha
verde hacia arriba representa
valores ms altos, la flecha hacia
el lado amarilla representa
valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores ms bajos. Las
opciones del formato condicional Conjunto de iconos son:
Ejemplo 9: En la siguiente tabla de datos se necesita determinar el nivel de la
Lnea de Crdito de la lista de clientes.
Pasos:
1 Selecciona el rango B3:B19.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin,
selecciona un conjunto de conos, por ejemplo 3 Flechas (de colores). El
resultado ser el siguiente:
pg. 18
Excel, en forma predeterminada establece los intervalos, en trminos de
porcentajes, para los valores altos, medios y bajos respectivamente. Si en la
columna C deseas definir los siguientes intervalos:
Valores altos : mayor o igual que 6000
Valores medios : entre 3000 y 6000
Valores bajos : menores que 3000
Realiza los pasos siguientes:
1 Selecciona el rango C3:C19.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y, despus, en Conjunto de conos selecciona
, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
pg. 19
3 En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, realiza los siguientes
cambios:
3 2
As debe quedar:
Observa las diferencias entre los intervalos de valores y sus respectivos iconos.
pg. 20
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
El primer mtodo para remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas
que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y
seleccionar la opcin Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas
seleccionadas.
Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las
celdas seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del
men previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta
opcin debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda
la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de ellos.
pg. 21
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo mtodo para eliminar formatos condicionales se debe utilizar en caso de
tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual
manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato
condicional y posteriormente en la opcin Administrar reglas, lo cual mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:
Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas
seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla
y posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar
el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.
pg. 23
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Selecciona el rango de celdas que desea formatear, en nuestro caso A2:A7
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en . Excel
muestra el cuadro de dilogo
Nueva regla de formato.
En el cuadro Selecciona un tipo de regla, haga clic en la opcin (1) Utilice
una frmula que determine las celdas para aplicar formato:
En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera
(2), introduzca la siguiente frmula:
=A2=$C$9
Haga clic en el botn Formato (3) y luego seleccione la ficha Relleno y elija
el color amarillo. Finalice haciendo clic en el botn Aceptar.
Repite los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato
condicional es la misma. El resultado ser el siguiente:
pg. 24
EJEMPLO 12: En el siguiente cuadro, resaltar los nombres de los alumnos con color
celeste, aquellos que tengan notas superiores a 16.
1. Selecciona el rango A3:A10.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en Nueva regla
En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato
Ingrese la frmula =B3>16 y haga clic en el botn formato para
seleccionar el color de relleno verde.
pg. 25
VALIDACIN DE DATOS
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los
resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea
importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado
de fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que slo se
entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar una ayuda
inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban
datos no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin
problemas.
Ejercicio 01:
Las horas asignadas a los docentes deben estar comprendidas entre 6 y 18 horas.
pg. 26
Este cuadro de dilogo presenta las siguientes fichas:
Configuracin: Configuracin de los criterios de validacin, es decir que va y
que no puede ser ingresado en la celda, en permitir actualmente
est por defecto cualquier valor porque inicialmente todo
ingresa.
Mensaje Entrante: Es un mensaje flotante que aparece al ubicarte en la celda, por
ejemplo, este puede indicar Ingrese Horas.
Mensaje de Error: Cuando no cumple con los criterios en la ficha configuracin,
esta ficha te permite configurar mensajes a los usuarios, por
ejemplo, indicando los datos correctos a ingresar. Contiene los
siguientes estilos:
pg. 27
7. Opcionalmente, configure los mensajes de entrada y error.
Ejercicio 02:
Las fechas de trmino de contrato del personal, deben ser mayores a las fechas de
inicio.
pg. 28
Configure el mensaje de error con el ttulo de ERROR y mensaje La fecha de
trmino debe ser mayor a la fecha de inicio
pg. 29
Ordenacin en una tabla por un Campo
Consiste en redistribuir los registros en un sentido ASCENDENTE O
DESCENDENTE del campo elegido segn la naturaleza del dato.
Ejercicio: Ordenar la tabla por el campo DEPARTAMENTO en forma
Ascendente Se debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en cualquier celda del campo DEPARTAMENTO (por Ejemplo,
en la celda B4)
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Ordenar de A a Z
pg. 30
Ordenacin en una tabla por ms de un campo
En nuestro Ejercicio anterior, hemos ordenado la tabla por el campo Departamento.
Ahora tenemos los registros agrupados por Departamento, y los departamentos estn
en orden alfabtico. Pero dentro de cada grupo los registros no tienen un orden
significativo.
Supongamos que queremos los departamentos en orden alfabtico ascendente, y
dentro de cada grupo de departamentos, los valores de los sueldos en orden
ascendente.
Se debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla
2. En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn
Ordenar
3. Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo.
pg. 31
Como se podr observar, se ha llevado a cabo una ordenacin dentro de otra. Si al
ordenar por el segundo campo se vuelve a formar grupos, se podr ordenar por un
tercer campo, y as sucesivamente, a este proceso se llama reordenacin.
pg. 32
Finalmente, haga clic en Aceptar.
El resultado ser el siguiente:
Cancelar un filtro
Para cancelar un filtro, es decir; volver a ver toda la tabla completa, despliegue la lista
del campo dnde se realiz el filtro y active la casilla (Seleccionar todo)
Una forma rpida de cancelar un filtro es desactivando el filtro automtico, para
esto basta hacer clic en la opcin Filtro, de la ficha Datos. Para volver activar el
filtro automtico, haga clic en la misma opcin.
Filtro 2: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de
Contabilidad o Sistemas
Haga clic en la lista desplegable del campo Departamento
Desmarque la casilla (Seleccionar todo)
pg. 33
Luego, marque las casillas Contabilidad y Sistemas, como se muestra a
continuacin.
El resultado ser el siguiente:
Campo Sueldo.
pg. 34
Podr observar que sobre los nombres de campos dnde se ha realizado el
filtrado, aparecer el cono del filtro.
Filtro 4: Mostrar los 5 empleados que
ganan ms
Clic en la lista desplegable del
campo Sueldo.
Seleccione Filtros de
nmero, luego Diez
mejores
En el siguiente cuadro de
dilogo, ingresar el valor 5.
Ejercicios Propuestos
Realizar los filtros correspondientes que permitan mostrar:
1. Todos los empleados cuyos apellidos empiezan con la letra C o Z
2. Todos los empleados que ingresaron el ao 2001
3. Todos los 6 empleados que ganan menos
4. Todos los que tienen Seguro
5. Los que en su nombre tienen alguna O
6. Los que ganan entre 800 y 1000
pg. 35
FUNCIONES DE EXCEL.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera
con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la
celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
Nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis (). No dejar
espacios antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+
C3+C4+C5+C6+C7+C8
Las funciones pueden utilizarse como elemento nico para obtener un resultado, o
tambin como parte de una frmula ms compleja, a su vez, las funciones se
subdividen en funciones con argumentos que son la mayora que contiene Excel y
las no tan comunes funciones sin argumentos.
pg. 36
Ejemplo: Funciones con argumentos =suma(A1:B5)
+ Suma
- Resta
* Multiplica
/ Divide
^ Exponenciacin
& Unin
pg. 37
>= Comparacin MAYOR
IGUAL QUE
() Parntesis 1
^ Exponenciacin 1
* Multiplica 2
/ Divide 2
+ Suma 3
- Resta 3
& Unin 4
= Comparacin IGUAL 5
QUE
pg. 38
> Comparacin MAYOR 5
QUE
FUNCIONES LGICAS.
pg. 39
En la siguiente tabla se presentan las funciones lgicas y su descripcin.
FUNCION DESCRIPCION
FUNCION Y
pg. 40
frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una
frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como
un argumento.) o referencias que contengan valores lgicos.
-Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos
valores se pasarn por alto.
-Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor
de error #VALOR!.
Ejemplo:
Y(50>16;8>2) devuelve VERDADERO
Y(5<1;3>2) devuelve FALSO
Y(8<1;3<2) devuelve FALSO
FUNCION FALSO
FUNCION SI
pg. 41
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin
SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.
FUNCION NO
Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un
valor no sea igual a otro valor especfico.
pg. 42
Sintaxis: NO(valor_lgico)
FUNCION O
Observaciones:
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor
de error #VALOR!.
Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve
VERDADERO al menos una de las dos condiciones se cumple.
Ejemplo:
O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO
O(2<1;3<2) devuelve FALSO
FUNCION VERDADERO
pg. 43
Observacin: El valor VERDADERO puede especificarse directamente en las celdas
y frmulas sin necesidad de usar esta funcin. La funcin VERDADERO se
proporciona principalmente por su compatibilidad con otros programas para hojas de
clculo.
Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO
FUNCIONES ANIDADAS.
Muchas veces, para resolver algn tipo de clculo o situacin en una planilla de Excel,
no nos resulta suficiente una funcin, sino que debemos utilizar varias funciones, una
dentro de otra. Cuando utilizamos una funcin dentro de otra, tenemos una funcin
anidada. Las funciones que metemos dentro de otra funcin actan como
argumentos de la funcin principal.
Ejemplo:
Contamos con una tabla en Excel en la cual tenemos nombres de funcionarios as
como su clave RPE, puesto, rea y fecha de aplicacin del examen de colocacin,
sin embargo Excel toma como datos numricos la clave RPE tal como se muestra en
la siguiente imagen:
Ahora lo que debemos hacer es utilizar funciones anidadas para modificar este valor
y convertirlo a texto de 6 dgitos. Para esto utilizamos una tabla donde dependiendo
de la longitud del dato aparecen la cantidad de 0 (ceros) que se requieren para dejar
el valor de 6 dgitos.
pg. 44
Ahora lo que debemos hacer es utilizar una funcin anidada para validar cada uno
de las longitudes posibles y poder concatenar los dgitos que corresponden a la
longitud.
Al finalizar copiamos los valores y los escribimos en la columna del RPE Original y
tenemos la siguiente pantalla:
pg. 45
Devoluciones vlidas.
Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo
tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve
un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO
o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error#VALOR!
Funcin Descripcin
pg. 46
Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes
DIA.LAB
o despus de un nmero determinado de das laborables
pg. 47
Convierte una hora con formato de texto en un valor de
HORANUMERO
nmero de serie
Funcin AHORA()
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha
y hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.
Funcin AO(nm_de_serie)
Esta funcin tiene como parmetro un nmero de serie y devuelve el ao en formato
ao entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AO(38300) devuelve 2004. En vez de un nmero de serie le podramos
pasar la referencia de una celda que contenga una fecha: =AO(B12) devuelve
tambin 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.
Funcin DIA(nm_de_serie)
Devuelve el da del mes correspondiente al nmero de serie proporcionado.
Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.
pg. 48
Mtodo Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se
convierten en el 30 del mismo mes.
Mtodo Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del
mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la
fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario, la fecha final se
convierte en el 30 del mismo mes.
Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.
FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los
nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la
manipulacin de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
pg. 49
Funcin Descripcin
LARGO,
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
LARGOB
REEMPLAZAR,
Reemplaza caracteres de texto
REEMPLAZARB
pg. 50
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de
SUSTITUIR
texto
Funcin CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especficado por el nmero de cdigo correspondiente al
cdigo de caracteres ASCII.
Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L
Funcin CODIGO(texto)
Esta funcin devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto pasado como
parmetro.
Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76
pg. 51
Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y
=DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve 4005,750
FUNCIONES DE BSQUEDA
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con
las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas
para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda. Cuando queremos encontrar alguna
informacin de algo, no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, sino que realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar
que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto fsico; si buscamos el n de telfono de un
restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante...
pg. 52
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos. Por eso, buscamos
por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Excel para realizar bsquedas:
Funcin Descripcin
Devuelve un desplazamiento de
DESREF
referencia respecto a una referencia dada
pg. 53
Devuelve los datos almacenados en un
IMPORTARDATOSDINAMICOS
informe de tabla dinmica
Funcin AREAS(ref)
Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas o celdas nicas de una
referencia.
Ejemplo: =AREAS(A1) devuelve 1 pues nicamente hay un rea.
Funcin BUSCAR(...)
Esta funcin busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz.
Debes indicar el valor a buscar, dnde quieres que busque y de dnde obtendrs el
resultado.
Ejemplo: Tenemos en la columna B una lista de nombres de amig@s y en
la columna C sus e-mails, escribimos en la celda A1 el nombre del amig@ del cual
queremos buscar el e-mail. Escogemos en la celda E1 la funcin BUSCAR y le
pasamos como parmetros:
"valor_buscado= A1", "vector_de_comparacin= B:B" y "vector_resultado = C:C".
Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona buscada.
pg. 54
"valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve
como resultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas ms abajo del
buscado.
Funcin COLUMNA(ref)
Devuelve el nmero de columna de una referencia.
Ejemplo: =COLUMNA(D:H) devuelve 4, pues la primera columna de la matriz D:H
es la D (la columna4).
pg. 55
Funcin COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz.
Ejemplo: =COLUMNAS(A:C) devuelve 3, pues la matriz tiene 3 columnas.
pg. 56
=DIRECCION(1;2;4) devuelve una referencia absoluta a (B1)
=DIRECCION(1;2;4;falso) devuelve una referencia absoluta a (F1C2)
Funcin FILA(ref)
Devuelve el nmero de fila de una referencia.
Ejemplo: =FILA(A2:B5) devuelve 2, pues la celda A2 est en la fila 2.
Funcin FILAS(matriz)
Devuelve el nmero de filas que contiene una matriz.
Ejemplo: =FILAS(A2:B5) devuelve 4.
pg. 57
Ejemplo: =INDIRECTO(A2) devuelve el valor del enlace de la celda A2 que a su vez
es un enlace. Imaginemos que en la celda B5 tenemos el valor 7 y en la celda A2
hemos puesto B5. Si escribimos la funcin =INDIRECTO(A2), nos devuelve el valor
7.
Funcin TRANSPONER(matriz)
Intercambia en una matriz las filas por las columnas.
Tenemos una fila con los valores 4 6 7 9, y al realizar esta funcin.
Ejemplo: =TRANSPONER($A$1:$D$1) obtenemos como resultado el valor 4 en
una fila, el valor 6 en la siguiente fila de la misma columna, etc.
Nota La frmula del ejemplo debe introducirse como frmula matricial. Primero,
debemos seleccionar el rango A2:A5 comenzando por la celda de la frmula,
presionar F2 y, a continuacin,CTRL+SHIFT+ENTRAR. Si la frmula no se
introduce como frmula matricial, el resultado nico es 1.
FUNCIONES FINANCIERAS
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y
clculos financieros. Ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para
crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin Descripcin
pg. 58
Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha
CUPON.FECHA.L2
de liquidacin
pg. 59
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el inters acumulado pagado entre dos perodos
pg. 60
Ejemplo: =AMORTIZ.LIN(2400;"17/08/2010";"14/11/2010";250;1;14%;4)
pg. 61
Funcin DB(costo; valor_residual; vida; periodo; mes)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, usando el
mtodo de depreciacin de saldo fijo.
Costo = es el valor inicial del bien.
Valor_residual = es el valor al final de la depreciacin del bien.
Vida = es el nmero de periodos durante el cual se deprecia el bien (tambin
conocido como vida til)
Periodo = es el periodo para el que se desea calcular la depreciacin.
Mes = es el nmero de meses del primer ao. Si no se especifica, se asume
que es 12.
Ejemplo:
Hemos comprado un coche que vale 20.000 y suponemos que a los 5 aos su
valor puede estar por 9.000 . Queremos saber cul es su depreciacin a los 6
meses de haberlo adquirido.
Si introducimos estos datos DB(20000;9000;5;1;6), nos debe dar como resultado
1.480 , es decir, a los seis meses de su compra el coche vale 18.520 .
pg. 62
Funcin DVS(costo; valor_residual; vida; periodo_inicial; periodo_final;
[factor]; [sin_cambios])
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, incluyendo
periodos parciales, usando el mtodo de amortizacin acelerada, con una tasa
doble y segn el coeficiente que especifique.
Las iniciales DVS corresponden a Disminucin Variable del Saldo.
Costo = es el costo inicial del bien.
Valor_residual = es el valor final de la depreciacin del bien.
Vida = vida til del bien.
Periodo_inicial = es el periodo inicial para el que se desea calcular la amortizacin.
Periodo_final = es el periodo final para el que se desea calcular la amortizacin.
Factor = es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se
calcular como 2 ( el mtodo de amortizacin con una tasa doble de disminucin del
saldo)
Sin_cambios = es un valor lgico que especifica si deber cambiar el mtodo directo
de depreciacin cuando la depreciacin sea mayor que el clculo del saldo.
Si el argumento sin_cambios es VERDADERO, no cambia al mtodo directo de
depreciacin aun cuando sta sea mayor que el clculo del saldo en disminucin.
Si el argumento sin_cambios es FALSO o se omite, cambia al mtodo directo de
depreciacin cuando la depreciacin es mayor que el clculo del saldo en disminucin.
Ejemplo:
Si introducimos los datos DVS(5000;500;5*12;0;1), nos debe dar como resultado
166,67 , es decir, al primer mes de su compra el objeto vale 4833,33 (166,67
menos que cuando se compr).
pg. 63
Por ejemplo, si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de
los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles,
en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA
incluyendo la condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
siguiente hoja:
En esta hoja, tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de
plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la
misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).
Funcin Descripcin
pg. 64
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio
BDEXTRAER
de seleccin
Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
Cmo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja
de clculoPara realizar una operacin en toda una columna de la base de datos,
introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de
criterios.
Funcin BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada
columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
pg. 65
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la
columna aos todos los registros tienen completos sus datos.
Funcin BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123
Funcin BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a
utilizar en el clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la n que deben
cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105
Funcin BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
pg. 66
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado
obtenemos --> 178200
Funcin BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --
> 110,33
Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
Funcin BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que
cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la n que debe cumplir el
registro buscado.
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
#VALOR!.
Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de
error #NUM!.
pg. 67
Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --
> Ford , el valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condicin incluida en el
rango D1:D4
Nota: este ejemplo funciona porque hay un slo registro que cumple la condicin, hay
un solo automovil con rentabilidad 9.
Funcin BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una
determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33
Funcin BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la varianza basndose en todos los valores contenidos en una determinada
columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --
> 46,88
Funcin BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de los valores contenidos
en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que
cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
pg. 68
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --
> 8,10
Funcin BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la desviacin estndar basndose en todos los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una
determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --
> 7,15
INTRODUCCIN A LA IMPORTACIN
En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos
procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que
ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al introducirlos
manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
- Para importar datos externos a Excel, disponemos bsicamente de dos
opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en
formato Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y
tediosa.
pg. 69
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad
dependiendo del formato del archivo a importar.
El problema fundamental de la importacin de datos externos es debido, segn lo
descrito, al formato de los propios archivos. Esto quiere decir que cada aplicacin
genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los
datos. Por ejemplo, Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos
que hemos introducido, sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el
documento en su plenitud. De esta manera, sabe exactamente dnde estn las
frmulas, qu formato esttico tiene el documento, etc.
Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa, debemos tener en
cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importacin
y despus comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de
datos sea pequea y nos decantemos por utilizar el portapapeles.
- O acceder mediante el men Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y donde
pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
De una forma o de otra, acto seguido se llevar a cabo el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar.
pg. 70
Una vez seleccionado el archivo de texto, aparece una serie de tres pantallas
correspondiente al asistente para importar texto.
En la segunda pantalla del asistente, podemos elegir los separadores de los datos.
pg. 71
Por defecto, viene marcado el separador de Tabulacin. En la imagen podemos ver
que en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por lo que
los ha estructurado en dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los separadores
segn las caractersticas del archivo original a importar.
Cuando utilizamos el Separador de Espacio en blanco, es conveniente
activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya
ms columnas de las debidas por un error tipogrfico o el uso de excesivos espacios
para darle una cierta esttica.
Pulsamos Siguiente y veremos la ltima ventana del asistente:
LA SECCIN CONEXIONES
pg. 73
En la seccin Control de actualizacin podemos hacer que Excel actualice
automticamente los datos insertados en la hoja de clculo cada vez que se abra el
libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarn
reflejados en nuestra hoja de clculo. Esto es posible porque Excel almacena en el
libro de trabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos
importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que
se vayan a actualizar los datos importados Excel nos pedir de qu fichero coger los
datos. Si no, los coger directamente del archivo que indicamos cuando importamos
por primera vez. Esta opcin puede ser til cuando tenemos varios archivos con datos
y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.
Dependiendo del tipo de archivo de que se trate, podremos tener disponibles opciones
como recuperar formatos, etc. En nuestro caso, estas opciones no estn disponibles
porque los ficheros .txt no soportan ningn tipo de formato.
En la pestaa Definicin encontraremos la ruta al archivo de conexin, que podremos
modificar pulsando el botn Examinar. Si hemos importado los datos desde, por
ejemplo, una base de datos, tambin podremos editar la cadena de conexin o la
consulta.
pg. 74
Si lo que queremos es ver las Propiedades de una determinada conexin, y no de
todo el libro, simplemente haremos clic en una celda que contenga datos importados
pg. 75
IMPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD.
Al importar datos de Excel a Word, adems de lo visto anteriormente, podemos hacer
que los datos queden vinculados, es decir, que adems de copiar los datos de Excel
en un documento de Word, si realizamos algn cambio en la hoja de Excel, este
cambio quede reflejado en el documento de Word.
Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.
- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Copiar.
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaa Inicio y
haciendo clic en el botn Pegar.
Despus de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de
Pulsando Desde Access, aparecer el cuadro de dilogo Abrir para que elijamos de
qu base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y
pulsamos Abrir.
pg. 76
En caso de que la base de datos contenga ms de una tabla, se mostrar una ventana
similar a la siguiente para elegir cul queremos importar.
En la siguiente ventana, podemos elegir cmo ver los datos en el libro y dnde se
situarn, en una hoja de clculo existente o en una nueva.
Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexin que
vimos anteriormente en el apartado de conexiones.
pg. 77
Pulsando sobre ella, se abrir una ventana del navegador, donde se marcan con
flechas amarillas las tablas existentes en la pgina web.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botn Opciones... de esta ventana, podremos elegir, por ejemplo, si importar
o no el formato de la tabla.
Ten en cuenta que muchas webs utilizan las tablas para estructurar su contenido y
no slo para mostrar datos, as que fjate bien en que la informacin que vayas a
importar sea la que necesitas.
Una vez finalizada la eleccin, pulsaremos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en
la hoja existente o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las
opciones de actualizacin de la conexin.
Otra forma rpida de hacer esto es directamente seleccionar la tabla en nuestro
navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Despus, podremos
modificar el formato y si queremos que haya actualizacin.
pg. 78
Desde este botn podremos conectar con una base de datos SQL Server o importar
un archivo XML, entre otros.
En cada una de las opciones nos pedir que realicemos una accin diferente. Por
ejemplo, para conectar con una base de datos deberemos incluir el nombre del
servidor, las credenciales para identificarnos como usuarios de la base de datos en
caso de que est protegida por contrasea, etc. En el caso de los archivos XML,
necesitaremos localizar y seleccionar el archivo.
Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas
opciones que se nos presenten durante la importacin.
EXPORTAR LIBRO
Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las hojas
de clculo en un formato distinto al habitual. Para ello, haremos clic en Archivo y
seleccionaremos la opcin Guardar como.
El proceso es sencillo: cuando se abra el cuadro de dilogo Guardar
como, tendremos que seleccionar el tipo y elegir el que ms nos interese de la lista.
pg. 79
El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el tipo actual del documento. Para
exportar simplemente seleccionamos el formato y procedemos a guardar el
documento normalmente.
Observars que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensin
correspondiente al formato que has elegido.
Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe cumplir las normas del tipo al que
se pretende exportar. Por ejemplo, el Texto con formato (delimitado por espacios)
(.prn) no admite la exportacin de todas las hojas del libro, de forma que te avisar
de que tan slo puede exportar la hoja activa y te permitir elegir si deseas seguir con
la exportacin o cancelarla.
pg. 80
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn, con
el nmero de referencia y el mes de compra. Adems, sabemos la cantidad comprada
y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.
En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas
y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
pg. 81
Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinmica.
Con esta herramienta, podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Referencia en
cada Mes.
Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a
su lugar correspondiente al pie del panel.
pg. 82
En este ejemplo, deberamos arrastrar el campo REF a , el campo
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en los rtulos
de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el
centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica, nos aparece la pestaa Analizar:
pg. 83
Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al aadir varios campos en la
pg. 84
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en
su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna, nos
aparece una lista como la que vemos en la imagen, con los distintos meses disponibles
en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones; en este caso,
todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de
la tabla, pero no se pierden; en cualquier momento, podemos visualizarlos volviendo
a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para
cerrar sin conservar las modificaciones, pulsaremos Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos, podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas. Por ejemplo, podemos seleccionar ver los artculos con
referencia 1236 de Abril.
pg. 85
OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio.
Puede interesarnos modificar esas frmulas por otras, como pueden ser sacar el
mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto, debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn. Nos aparece un men emergente
con diferentes opciones, entre las que debemos escoger la opcinConfiguracin de
campo de valor... Nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la
imagen.
En este cuadro de dilogo, podemos escoger cmo queremos hacer el resumen:
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
pg. 86
Podemos cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms
o nos convenga ms, segn los datos que tengamos.
Al pulsar este botn, se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico. All
deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en
el tema de grficos.
COMPARTIR DOCUMENTOS
pg. 87
Por todos estos motivos, la suite Office 2013 facilita la publicacin online.
En este tema, veremos diferentes formas de compartir informacin y aprovechar las
nuevas tecnologas e internet para trabajar en red. Obviamente, la mayora de estas
opciones no estarn disponibles si no tenemos conexin a internet.
pg. 89
Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no
es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen
sistemas operativos que no sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos.
Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet permite, en caso de que tengamos contratado un
servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su botn
correspondiente.
Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los documentos es gestionar el envo
ordenando al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que
ser necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook.
ONEDRIVE
Desde que Internet se extendi de forma masiva, empezaron a surgir un nuevo tipo
de programas conocidos como programas bajo demanda o programas en la
nube cuya principal caracterstica es que no estn instalados en el ordenador del
usuario sino en un servidor de Internet, es decir, en "la nube". Para usar este tipo de
programas slo necesitamos un navegador web y una conexin a
Internet.
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas es la suite Office Web Apps que
permite crear documentos de texto, hojas de clculo y presentaciones. El elemento
central de estos ecosistemas informticos es el correo Outlook (antiguo Hotmail).
Es imprescindible tener una cuenta de correo para tener acceso a todos estos
servicios.
El complemento para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es
poder guardar los archivos tambin en la nube. De ah han surgido servicios
como OneDrive de Microsoft.
Tambin existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no
llevan aparejados otros programas, como Dropbox, Spiderroak o ADrive. A estos
servicios se les suele llamar discos duros virtuales o discos duros en la nube.
Qu es OneDrive?
OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft.
Desde un ordenador o desde un dispositivo mvil (telfonos y tablets), se pueden subir
archivos a la nube y luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir,
pg. 90
OneDrive nos permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y
desde diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red. OneDrive
funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y Android. Si has odo
hablar anteriormente de SkyDrive, hemos de decirte que se trata del mismo sistema.
SkyDrive era el nombre anterior por el que se conoca al actual OneDrive de Microsoft.
OneDrive tambin permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, con
la posibilidad de darle a cada usuario los permisos que deseemos. Se puede dar
permiso para que modifiquen el archivo o slo para que lo lean.
Para usar OneDrive, hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows
live, ...). Slo por eso, Microsoft pone a disposicin de sus usuarios un espacio de 7
GB (en abril de 2014) para usar con OneDrive. Para los usuarios de Microsoft Office
365 este espacio se ampla a 25 GB.
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Es decir, para usar OneDrive como servicio, slo necesitas darte de alta en una cuenta
de Microsoft.
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft, ya no necesitaras hacer
prcticamente nada ms con OneDrive, simplemente iniciar sesin en Excel con ese
usuario y, a partir de ese momento, ya podras guardar tus documentos de Excel en
OneDrive, porque cada vez que vayas a guardar un documento te aparecer una
unidad OneDrive como un dispositivo ms.
Es decir, al hacer clic en el icono Guardar , desde Excel aparecer una ventana
similar a esta.
Y al hacer clic en OneDrive de <Tu cuenta> (como, por ejemplo, OneDrive de aula
Clic), podrs guardar tu documento en la nube como si se tratase de cualquier otra
carpeta, pero con las ventajas adicionales de OneDrive.
Sincronizacin.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automticamente los archivos. De esta
forma, los archivos que subas desde un ordenador podrs verlos desde otro
ordenador sin hacer nada ms. Dependiendo de la velocidad de la conexin a Internet
y del tamao de los archivos, la sincronizacin puede tardar desde unos segundos a
bastantes minutos.
Incluso, si ests dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el
archivo desaparecer de tu pantalla de forma automtica.
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