Manual P6 Rev02 PDF

Manual de Primavera Project
Management v 6.0
Elaborado por: Hildebrando Ramrez Aylln

Revisado por: Melquiades Damin Jara
Tabla de Contenidos
PLANIFICACIN
1 Estructuracin de portafolios y programas

1.1 Iniciando Sesin 3
1.2 Iniciar un Proyecto 4
1.2.1 OBS (Organization Breakdown Structure) 4
1.2.2 Enterprise Project Structure 5
1.2.3 Calendarios 6
1.3 Iniciar un Proyecto 10
1.4 Copiar un proyecto 13
1.5 Abrir un proyecto 13
2 Estructuracin del proyecto

2.1 Estableciendo la estructura del Proyecto 15
2.2 Creacin del WBS 16
2.3 Creacin de los Activity Codes 17
3 Desarrollo del cronograma

3.1 Creacin del Programa 21
3.2 Ingresando actividades 22
3.3 Asignar Relaciones 24
3.4 Diagrama de Red 26
3.5 Asignar Restricciones (Constraints) 30
3.6 Asignar WBS y Activity Codes 31
3.7 Crear notas sobre las actividades 32
3.8 Clculo del cronograma (Schedule) 32
4 Layouts y filtros
4.1 Generar Layouts 35
4.2 Formato del Layout 36
4.3 Ordenando las actividades 37
4.4 Formato de tabla de actividades 39
4.5 Formato de barras de actividades 41
4.6 Formato de escala de tiempo 43
4.7 Filtros 45
5 Cronogramas con recursos

5.1 Definicin de Recursos 49
5.2 Asignar Recursos 51
5.3 Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts) 52
5.4 Crear Roles 53
5.5 Asignar roles 54
5.6 Asignar recursos a roles 55
5.7 Tablas y Grficos de Uso de Recursos 56
6 Baselines
6.1 Crear y asignar un baseline 60
SEGUIMIENTO Y CONTROL
7 Actualizacin del avance

7.1 Actualizacin del Cronograma 64
7.2 Actualizacin del Avance (Update) 64
7.3 Configuracin de Opciones de Recursos 68
7.4 Efectos del tipo de actividades en el clculo de recursos 69
8 Cambios al cronograma
8.1 Actualizacin del Programa (Schedule) 71
8.2 Almacenar la informacin del Periodo (Store Period 71
Performance)
8.3 Actualizacin de la Lnea Base 74
9 Emisin del Documento

9.1 Resumen de Cronograma 77
9.2 Imprimir 78
10 Utilitarios
10.1 Exportar Archivos 82
10.2 Importar Archivos 85
Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 1
Manual de Primavera Project Management v 6.0
ESTRUCTURACION DE
PORTAFOLIOS Y PROGRAMAS
1.1.- Iniciando Sesin
1.2.- Iniciar un Proyecto
1.2.1.- OBS (Organization Breakdown
Structure)
1.2.2.- Enterprise Project Structure
1.2.3.- Calendarios
1.5.- Copiar un proyecto
1.6.- Abrir un proyecto
2 Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

1.1.- Iniciando Sesin
Al ingresar al programa, aparecer la siguiente ventana de inicio de sesin:
Presione OK
Por defecto, el password

es admin
Aparecer la ventana del Home Workspace
Barra de mens Barra de navegacin
Barra
Directorio
Barra de estado


Cambios en Primavera 6
Primavera 6 es un programa para manejo de portafolios empresariales que
permite gestionar un amplio nmero de proyectos en una sola Base de Datos.
Para ello ha introducido nuevas estructuras para organizar la informacin de
los proyectos de la empresa y los recursos con los que cuenta.
Debido a estas nuevas estructuras, existe informacin que debe ingresarse antes
de comenzar el desarrollo del cronograma de un proyecto:
1.2.1.-OBS (Organization Breakdown Structure)

El OBS es una estructura que representa la jerarqua de las gerencias de la organi-
zacin. Cada nodo o proyecto del EPS est relacionado a un elemento del OBS
que es responsable del mismo.
Para acceder a la ventana de

OBS, hacer clic aqu
Se muestra la ventana del Organization Breakdown Structure:
Los procedimientos para

realizar cambios al OBS
son similares a los proce-
dimientos para modificar
el EPS

1.2.2.- Enterprise Project Structure
El Enterprise Project Structure (EPS) es la estructura que ordena los proyectos de
la empresa; se subdivide en tantos niveles (tambin llamados nodos) como sea ne-
cesario para replicar la organizacin de las unidades de la empresa.
Nodos en los niveles superiores pueden representar divisiones de la compaa, uni-
dades de negocio o gerencias, mientras que el nivel ms bajo siempre estar con-
formado por los proyectos.
El EPS sirve entre otras cosas para manejar grupos de proyectos y administrar los
privilegios de accesos de los usuarios.
Nota: P6 incorpora una base de datos de ejemplo cuyo EPS se muestra
por defecto
Para poder aadir proyectos, primero debe crearse un nodo al cual asociarlo, para
ello:

EPS, hacer clic aqu
Para agregar
nuevos nodos a
la estructura del
EPS, presionar
el botn Add
Para ordenar los nodos del

EPS, emplear las flechas pa-
ra desplazar los nodos al ni-
vel deseado

1.2.3.-Calendarios
Es recomendable definir primero los calendarios para iniciar la programacin.

Calendarios, hacer clic aqu
Aparece la ventana de dilogo Calendars:
Seleccionar el tipo
de calendario que se
desea crear
Hacer clic en el botn

Add para agregar un
calendario
Hacer clic en el botn

Modify para cambiar
aspectos de algn
calendario
Marcar el calendario
global que se usar
por defecto para to-
dos los proyectos.
Nota:
Existen 3 tipos de calendarios:
Globales: Estn disponibles para las actividades y recursos de todos los proyectos.
Recurso: Que indican los periodos en que los recursos se encuentran disponibles,
se aplican cuando una actividad es del tipo Resource Dependant (ver seccin 4.1)
Proyecto: Son calendarios que se ajustan a alguna particularidad del proyecto y s-
lo estn disponibles para el proyecto en que se crean.
Cuando se crea un nuevo calendario, es necesario partir de uno existente:
Seleccionar el
calendario que se desea
usar como la base del
nuevo calendario
Una vez elegido

el calendario, dar
clic sobre el icono
asignar
Para realizar los cambios que deseemos en el nuevo calendario, presionamos el

botn Modify y nos lleva a la siguiente ventana:
Para convertir un da de
laborable (work) a no
laborable (nonwork),
marcar una fecha o una
columna y dar clic sobre
el botn que corresponda
Al hacer clic en workweek podemos establecer las

horas de trabajo que aplicaran para cada uno de
los das de la semana
Una vez terminado,

hacemos clic en OK

P6 permite llevar el control a nivel de horas, lo que resulta til durante actividades
en una parada de planta:
Elegir la vista detallada

por horas
Marcar el da que tendr
cambios.
Seleccionar las horas y

marcarlas como
laborables o no
laborables segn
corresponda.
Para desplazarse ms rpidamente por los

calendarios, puede hacer clic en el encabezado
y se mostrar el calendario
anual. Para ver un mes simplemente dar clic sobre
l en el calendario.
En Primavera 6 las equivalencias entre das y horas pueden

afectar de manera considerable la duracin de las actividades,
las fechas de inicio y fin y la distribucin de recursos. Es
conveniente establecer desde un inicio las equivalencias en el
men Admin / Admin Preferences / Time Periods
Marcar para permitir que cada usuario

pueda usar equivalencias distintas
El entorno multiusuario del Primavera 6 permite que los usuarios definan

equivalencias que se impongan sobre aquellas indicadas en Admin Preferences.
Esto debe tomarse muy en cuenta porque puede llevar a errores indeseados en el
cronograma. Las equivalencias de usuario se establecen desde el men Edit / User
Preferences / Time Units
Para poder emplear efectivamente la programacin por horas, debemos ajustar las
preferencias para que el programa muestre las horas en toda la informacin de las
actividades:
Para cambiar el
formato ir al men
Edit / User
Preferences / Dates
Marcar la casilla que

corresponde al formato
que se prefiera usar (12
o 24 horas)
Una muestra del formato resultante

se aprecia en la seccin Sample


Entorno Proyectos
P6 tiene la capacidad de manejar el portafolio de proyectos de la empresa,
para ello existe un entorno donde se organizan los proyectos dentro del es-
quema creado en el EPS.
Desde aqu se pueden crear y administrar proyectos, obtener informacin ge-
neral y configurar aspectos por defecto de las actividades y recursos de los
proyectos.
Para ingresar al entorno Proyecto, Operaciones con

hacer clic en el icono de la barra de proyectos:
directorio o desde el men Crear, copiar, mover y
Enterprise - Projects eliminar Proyectos
Listado de Proyectos
Para crear el nuevo proyecto,

ubicarse en el nivel de la estructura
en que se desea agregar el proyecto
y usar el botn o se presiona la
tecla Insert

Se ejecuta entonces el asistente o wizard y se definen entonces:
1. El nivel del EPS

2. El cdigo y el nombre del proyecto
3. La fecha de inicio del proyecto
4. El Gerente del Proyecto
1 2
3 4
Para terminar, presionar el botn Finish
El gerente responsable del proyecto es por defecto el responsable del nodo del
EPS al que pertenece el proyecto, pero puede elegirse cualquiera disponible en el
OBS de la empresa.
Las pestaas en el entorno Projects que contienen datos que son necesarios ingre-
sar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y nombre del Proyecto, el

responsable y el estado del proyecto

Pestaa Dates:
Finish:
Muestra la fecha de fin del Proyecto
Planned Start: Se ingresa la Fecha de Actual Start y Actual Finish:

Inicio planeada del proyecto. Muestra las fechas reales de
Data Date: Muestra la ltima fecha de inicio y fin del Proyecto.
actualizacin de datos.
Pestaa Defaults: Aqu se establecen la mayora de opciones por defecto del pro-
yecto
Opciones de actividades
Duration Type:
Establece el mtodo de
clculo de los recursos Cost Account:
Percent complete type: Establece la cuenta de costos por
Establece el mtodo para que defecto para las actividades.
P6 calcule el avance
Activity Type: Calendar:
Define el tipo predeterminado Establece el calendario por
de actividad (tarea, hitos, defecto para las actividades.
WBS, etc..)
Opciones de numeracin de actividades:

Establece la codificacin por defecto de las actividades y el incremento en la
numeracin cuando se agregan actividades dentro del proyecto.
Nota: Las opciones mostradas se tratan con ms detalle en el capitulo relacionado

con actividades.
1.4. Copiar un proyecto
Para copiar un proyecto se debe estar en el mdulo Projects:
Seleccionar el proyecto y dar clic sobre el botn de

copiar
Seleccionar el nodo del EPS y dar clic sobre el botn
pegar, para generar la copia.
El programa pide especificar que informacin del proyecto desea copiarse:
1.5. Abrir un proyecto

Para abrir un proyecto, usar el comando Open del men File:
Al emplear el comando
Open, se abre una lista de
todos los proyectos.
Seleccionar el proyecto
que se desea abrir y luego
dar clic en el botn Open.

ESTRUCTURACIN DEL PROYECTO
2.1.- Estableciendo la estructura del

Proyecto
2.2.- Creacin del WBS
2.3.- Creacin de los Activity Codes

2.1. Estableciendo la estructura del Proyecto
Primavera 6 permite organizar las actividades conforme a una variedad de
estructuras y cdigos, que son el Work Breakdown Structure y los Activity Codes:
Work Breakdown Structure:
Un Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposicin jerrquica

con orientacin hacia el entregable relativa al trabajo que ser ejecutado
por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.
El resultado es un esquema que cubre el alcance del proyecto y permite generar

una codificacin para los entregables.:
MOVIMIENTO DE
TIERRAS
(A001)
OBRAS OBRAS ESTACION DE ALMACENAMIENTO PLANTA DE TRAT. DE

CAMPAMENTO SUB ESTACION
PRELIMINARES HIDRAULICAS BOMBEO DE AGUA AGUAS SERVIDAS
(A001.3CAM) (A001.7SE)
(A001.1OP) (A001.2OH) (A001.4EB) (A001.5AA) (A001.6PTA)
Captacin y Caida Acceso Secundario

Plataforma Plataforma Plataforma Plataforma
N6 Plataforma A
(A001.4EB.1PL) (A001.5AA.1PL) (A001.6PTA.1PL) (A001.7SE.1PL)
(A001.2OH.1CC) (A001.3CAM.1APA)
Acceso Secundario Acceso Trocha Acceso Trocha Acceso Trocha Acceso Trocha
Obras de Derivacin
Plataforma B Carrozable Carrozable Carrozable Carrozable
(A001.2OH.2OD)
(A001.3CAM.2APB) (A001.4EB.2ATC) (A001.5AA.2ATC) (A001.6PTA.2ATC) (A001.7SE.2ATC)
Obras de Baden en Carretera

Encauzamiento Existente
(A001.2OH.3OE) (A001.3CAM.3BCE)
Proteccin de Obras
Plataformas A
Hidraulicas
(A001.3CAM.4PA)
(A001.2OH.4POH)
Demolicin de
Plataformas B
Captacin Existente
(A001.3CAM.5PB)
(A001.2OH.5DCE)
Todo WBS tiene las siguientes propiedades y deben tenerse en cuenta al crearse el
documento:
Organiza y define el alcance total del proyecto. Tambin conocida como la
regla del 100%, esta regla aplica a todos los niveles dentro del WBS: la suma
de todos los niveles subordinados (hijos) deben representar el 100% del
alcance del nivel padre. Esto implica que un mismo entregable no puede
figurar en ms de una rama del WBS.
Cada nivel descendente representa una definicin cada vez ms detallada del
trabajo del proyecto. El primer nivel de la jerarqua siempre es el proyecto y el
ltimo nivel son los paquetes de trabajo, aunque cada rama puede tener
diferentes niveles de descomposicin.
Incluye los entregables internos y externos. Se debe considerar entregables
como los campamentos, la procura de suministros y la gestin del proyecto.
El WBS puede aumentar su nivel de detalle conforme el alcance se clarifique y
sufra modificaciones. As se puede mantener claramente todo el trabajo que
es necesario para el proyecto y no avocar recursos a trabajos que no son
parte del alcance.

2.2. Creacin del WBS

El Proyecto debe estar abierto para poder definir el WBS:
Para ingresar al mdulo WBS, usar el

botn en la barra de directorio o ir a men
Project / WBS
Para agregar nuevos nodos al WBS,

ubicarse en el nivel deseado y dar clic en
el botn New o presionar la tecla Insert.
Los elementos del WBS

pueden ordenarse usando
las flechas
Cuando se crea un elemento, se le asigna un cdigo y el nombre del elemento
Primavera permite tambin mostrar el WBS del Proyecto en

forma de un organigrama:
Para mostrar la vista de organigrama, dar clic

sobre el botn Chart View en la barra superior

La vista del WBS cambia a vista de organigrama:
La primera vez que se emplea esta vista se muestra todo el WBS del proyecto. Se
puede ajustar con zoom las herramientas de zoom y reorganizar el arreglo de los
elementos del WBS de manera vertical u horizontal.
Por defecto los elementos del WBS vienen

organizados en forma vertical. Para cambiar el
arreglo marcar la rama que se desea cambiar.
Luego en la barra superior, dar clic sobre el

titulo layout y en la opcin Arrange Children,
indicar un arreglo vertical u horizontal.
El resultado ser que todos los niveles
inferiores de la rama tendrn el arreglo
seleccionado
2.3. Creacin de los Activity Codes
Los activity codes son conjuntos de cdigos que se definen para ordenar,
agrupar y filtrar las actividades de un proyecto

El Proyecto debe encontrarse abierto, para poder definir Activity codes.
Ingresar al formulario mediante el

comando Activity codes del men
Enterprise.
Se pueden crear cdigos que estn

disponibles para todos los proyectos
(Global), para el EPS o slo para el
proyecto.
Primero deben crearse los nombres de los grupos de activity codes:
Clic en Modify
Clic en Add para aumentar

Activity codes.
Clic en Delete, Shift up o
Shift Down para administrar
los grupos existentes
Asignar un nombre al grupo y establecer el nmero de caracteres para

los cdigos
Luego se ingresan los activity codes para cada grupo creado.

Seleccionar el grupo de
activity code
Clic en Add para agregar

activity codes al grupo.
Ingresar un valor de cdigo y

una descripcin

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
3.1.- Creacin del Programa

3.2.- Ingresando actividades.
3.3.- Asignar Relaciones
3.4.- Diagrama de Red
3.5.- Asignar Restricciones (Constraints)
3.6.- Asignar WBS y Activity Codes
3.7.- Crear notas sobre las actividades
3.8.- Clculo del cronograma (Schedule)

3.1.-Creacin del Programa
Entorno Activities
Es un espacio de trabajo donde se realiza la programacin de las actividades del proyecto. Es aqu donde se definen y
secuencian las actividades y se asignan los recursos.
Barra de Opciones de Layout Diagrama de Gantt
Tabla de
Actividades
Barra de
comandos
Panel de Detalle
de Actividades
3.2. Ingresando actividades.

Para ingresar las actividades, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar la nueva
actividad y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botn Add
en la barra lateral derecha
Asignar un nombre a la
actividad y cambiar el ID
segn se desea.
Al igual que los otros entornos, se puede establecer informacin para las activida-
des en la seccin Activity Details, ubicada en la parte inferior de la interfaz. Para
mostrar y ocultar los Activity Details se emplea el botn
Las pestaas en las que se necesita ingresar informacin durante el planeamiento

del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y descripcin de la actividad,

el tipo de actividad y el calendario asignado
Activity ID y descripcin de la actividad
Calendario asignado
Tipo de actividad: a la actividad
P6 reconoce los siguientes
tipos de actividades: Tipo de porcentaje de avance:
Task Dependent Indica si el % de avance se
Start Milestone establecer en base a la duracin
Finish Milestone transcurrida (Duration), a los recursos
Level of Effort empleados (Units) o segn el avance
WBS Summary fsico (Physical).
Resource Dependent

Los tipos de Actividades se explican con ms detalle en el siguiente cuadro:
Tipo de Actividad Descripcin
Task Dependent Calcula las fechas en base a la duracin y al calendario asignado.

Es el tipo de actividad mayormente utilizada.
Resource Dependent Calcula la duracin y las fechas en base a los recursos asignados
y los calendarios de los recursos.
Level of Effort La duracin y las fechas se establecen con relaciones de
predecesoras y sucesoras con otras actividades. A este tipo de
actividades por tanto no se les puede asignar restricciones.
Start Milestone Un Start Milestone (Hito de Inicio) tiene una fecha de inicio, pero
no tiene fecha de fin, duracin y no se le pueden asignar
recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.
Finish Milestone Un Finish Milestone (Hito de Trmino) tiene una fecha de fin, pero
no tiene fecha de inicio, duracin y no se le pueden asignar
recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.
WBS Summary Resume la duracin de todo el nivel del WBS al que pertenece y
a diferencia de las tipo Level of Effort no necesitan predecesores
ni sucesores para definir su duracin.
Se puede usar estas actividades para:
Reportar de forma resumida (mediante un filtro que slo muestre
este tipo de actividades)
Ingresar costos a niveles del WBS para producir un flujo de caja,
mientras que las dems actividades sirven para calcular la
duracin y realizar el seguimiento diario.
Registrar los costos y horas a nivel del WBS cuando no es
practico llevar este control a niveles ms detallados.
El tipo de porcentaje de avance debera entenderse como :
Tipo de porcentaje de Descripcin

avance
Physical % Complete En caso que el porcentaje de avance sea independiente de la
duracin de la tarea. Este es el caso de la mayora de
actividades en construccin.
Duration % Complete El porcentaje de avance se calcula con la proporcin entre la
duracin restante y la duracin original.
Units % Complete El porcentaje de avance se calcula en base a los recursos

empleados y los estimados para la actividad. Cuando se tenga
ms de un recurso asignado, las unidades empleadas de cada
uno de ellos se ponderarn para establecer un avance.

Pestaa Status: Muestra informacin sobre la duracin, fechas y unidades de recur-

sos asignadas a una actividad.
Duracin de la actividad:
Muestra la duracin Avance:
original estimada, das de Fechas de Inicio y Fin:
Muestra las fechas de Muestra el avance
ejecucin transcurridos y acumulado de la
faltantes y el total de das inicio y fin de la
actividad actividad
empleados
Restricciones: Suspensin de Actividad:

Establece las Establece un lapso en el que se
restricciones para la suspender la ejecucin de la
actividad, tales como actividad. Slo se puede emplear en
fechas de inicio o fin actividades iniciadas y se permite slo
especficas una suspensin de la actividad
3.3. Asignar Relaciones

Asignar relaciones entre actividades es lo que permite asignar secuencias para su
ejecucin. Una vez que se asignan se puede calcular cules son las fechas del cro-
nograma.
RELACIONES LOGICAS ENTRE ACTIVIDADES (RELATIONSHIPS)
Finish-to-Start (Fin a inicio):
Finish-to-Finish (Fin a fin):
Start-to-Start (Inicio a inicio):
Start-to-Finish (Inicio a fin):

Otros trminos que debemos revisar son:
Predecesores: Aquellas actividades que controlan el inicio o fin de una actividad
subsiguiente.
Sucesores: Aquella actividad cuyo inicio o fin depende del inicio o fin de otra activi-
dad precedente.
Las relaciones se asignan desde la pestaa Relationships
Usar este lado para asignar

sucesoras.
Emplear el botn asignar

para agregar predecesoras
Seleccionar la actividad de la
lista y confirmar con el botn
asignar en la barra lateral.
Cuando se asign un predecesor o sucesor, se puede cambiar el tipo de relacin y

el lag o retardo:
Tipo de relacin Tiempo de espera
Lag (demora):
Es una demora o un tiempo de espera entre una actividad y su sucesora. El
retardo puede ser positivo o negativo. Este es medido en las mismas unidades
de planificacin definidas para el proyecto (das, horas, semanas, etc.) y utiliza el
calendario de la actividad sucesora.
FS +5
Ejemplo de un
retraso de 5 das

3.4. Diagrama de Red

La vista de diagrama de Red permite ver las actividades conectadas con sus rela-
ciones lgicas y sirve principalmente para trazar la secuencia de ejecucin del pro-
yecto.
Para cambiar a la vista de Diagrama de Red,
dar clic sobre el botn Activity Network en la
barra de botones superior.
La vista cambiara a la siguiente:
Las actividades se representan como recuadros y

cuyo contenido y diseo se pueden especificar. Las
relaciones con las dems actividades se muestran
por las flechas entrantes y salientes
En esta vista se pueden agregar actividades al igual que se hara en la vista de Dia-
grama de Barras, as como asignarles propiedades y asignarles relaciones usando
el mtodo grfico.
Para ajustar el tamao de la vista
del Diagrama de Red, aparecen los
botones zoom to fit que muestra
todo el diagrama de red (y que
aparece por defecto) y los botones
aumentar y disminuir zoom

Varias opciones de configuracin estn disponibles desde el men View para la vis-
ta de Diagrama de Red, entre ellas cambiar el diseo de las cajas de actividades:
Para acceder a las opciones,

ingresar al men View-Activity
Network Activity Network
Options
Al igual que se pueden

tener varios layouts, se
puede contar con varios
diseos para los
cuadros de actividades
Para modificar un diseo, dar

clic en el botn Box Template
En la lista se agregan o cambian

los campos de informacin que se
mostrarn en el diseo
Como ejemplo, si se quisiera mostrar

el % de avance junto al nombre de la
actividad, tendramos el siguiente
diseo

Para entender mejor el concepto del diagrama de RED y de cmo son realizados
los clculos por el Primavera Project Planner, resolveremos el siguiente ejemplo:
Crearemos el siguiente Cuadro de Actividad del Diagrama de Red:
ID t
DD
ES HL EF
LS Ht LF
Nomenclatura:
NOMENCLATURA GENERAL NOMENCLATURA PRIMAVERA
ID : Identificador o Cdigo de la tarea ACT: Activity ID
t: Tiempo de Programacin OD: Original duration
DD : Descripcin de la Actividad DES: Activity description
ES : Early Start (Inicio Temprano) ES: Early start
EF : Early Finish (Final Temprano) EF: Early finish
LS : Late Start (Inicio Tardo) LS: Late start
LF : Late Finish (Final Tardo) LF: Late finish
HL : Holgura Libre FFL: Free float
Ht : Holgura Total TF: Total float
Tt : Tiempo tecnolgico Lag
Si se desea entender mejor el concepto de programacin, memorizar y/o practicar

las siguientes formulas.
EF = ES + t -1 ( En la misma Tarea )
ES = EF (predecesora) + Tt +1
LS = LF - t +1 ( En la misma Tarea )
LF = LS (sucesora) - Tt -1
HL = ES (sucesora) - EF - Tt -1
Ht = LF - EF

Ejemplo: realizar el clculo de red.
4 5 Tt = 5d 7 4
DDDDD GGGGG
2 3
BBBBB
1 5 5 4 8 3 10 3
AAAAA EEEEE HHHHH JJJJJ
3 4
CCCCC
6 3 9 2
FFFFF IIIII
Tt = 3d
ID t
DD
ES HL EF
LS Ht LF
Clculo hacia delante (Forward pass)
Ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duracin

del proyecto. Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor
ES
Clculo hacia atrs (Backward pass)

Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas.
En la ltima tarea LF = EF
Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LF y HL
Ya definidos el clculo hacia delante y hacia atrs, seguir los siguiente pasos:
1.- Ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y dura-
cin del proyecto.
2.- Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor ES.
3.- Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas.
4.- En la ltima tarea LF = EF
5.- Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LF y
HL.

3.5. Asignar Restricciones (Constraints)

Las restricciones son imposiciones para condiciones que no se pueden obtener con
las relaciones lgicas, como por ejemplo una fecha de llegada de un equipo comu-
nicada por proveedor. Las restricciones se asignan en la pestaa Status de cada
actividad:
Se pueden asignar 2 restricciones por actividad
Para asignar Constraints

elegir un tipo de la lista
desplegable y luego asignar
una fecha en el casillero
date.
Los tipos de restricciones disponibles en Primavera son:

Tipo de Restriccin Descripcin
Start On Establece una fecha en la que debe comenzar la actividad.

Esta actividad no tiene holgura.
Start On or Before Establece una fecha despus de la cual la actividad no puede

comenzar
Start On or After Establece una fecha a partir de la cual la actividad puede

comenzar
Finish On Establece una fecha en la que la actividad debe finalizar. Esta

actividad no tiene holgura.
Finish On or Before Establece una fecha despus de la cual la actividad no

debera terminar
Finish On or After Establece una fecha a partir de la cual la actividad debera

terminar.
As Late As Possible La actividad comenzar lo ms tarde posible, no tendr

holgura libre.
Mandatory Start Esta restriccin impide que la actividad tenga holgura y divide
el cronograma en 2 partes.
Mandatory Finish Esta restriccin impide que la actividad tenga holgura y divide
el cronograma en 2 partes.

3.6. Asignar WBS y Activity Codes
El nivel del WBS se asigna por defecto al ingresar una actividad. Para cambiarlo:
Para cambiar el nivel del

WBS, dar clic para que
aparezca el formulario.
Seleccionar el nuevo nivel

del WBS de la lista y usar
el botn asignar.
Para que los Activity Codes sean tiles para ordenar y filtrar, las actividades deben
tener asignados uno o ms cdigos segn sea necesario:
En la pestaa Codes,
dar clic en el botn
Assign
Elegir el activity code

y dar clic sobre el
botn asignar.

3.7. Crear notas sobre las actividades

Primavera permite mantener un registro de comentarios y notas sobre cada activi-
dad, que se pueden clasificar segn varios temas:
Escribir el contenido de la nota

despus de haber agregado un tema
Para aadir una entrada, dar clic

sobre el botn Add y seleccionar
un tema de la lista.
Estas notas se pueden mostrar

en el cronograma
3.8. Clculo del cronograma (Schedule)

Una vez creadas las actividades y asignadas las relaciones y las restricciones, el
programa debe calcular el cronograma.
Para ello usamos el comando Schedule del

men Tools o el botn en la barra de
herramientas.
La tecla F9 ejecuta el comando Schedule
de forma abreviada.

Como consecuencia de haber realizado el clculo del cronograma obtenemos la
ruta crtica del proyecto y las fechas tempranas y tardas de las actividades.
Ruta crtica:
Es la cadena ms larga (en tiempo) de actividades dependientes.
La ruta crtica determina la duracin del proyecto. Cualquier demora en la ruta
crtica implica una demora en terminar el proyecto.
Early start - Inicio temprano en P3 (ES):
Es el mnimo de los posibles momentos de inicio de una actividad.
Early finish - Final temprano en P3 (EF):
Es el mnimo de los posibles momentos de trmino de una actividad.
Late start - Inicio tardo en P3 (LS):
Es el mximo de los posibles momentos de termino de una actividad, con el
que la duracin de ruta crtica no vara.
Late finish - Final tardo en P3 (LF):
Es el mximo de los posibles momentos de trmino de una actividad, con el
que la duracin de ruta crtica no vara.
Holgura libre en P3 (FF):
Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad
y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las
actividades sucesoras.
Holgura total en P3 (TF):
Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad
y/o demorar su inicio sin incrementar la duracin de la ruta crtica.
Es igual a: LS ES LF EF.
Si se incrementa la duracin de una actividad en la magnitud de su holgura
total, entonces aparecer una nueva ruta crtica.

LAYOUTS Y FILTROS
4.1.- Generar Layouts

4.2.- Formato del Layout
4.3.- Ordenando las actividades
4.4.- Formato de tabla de actividades
4.5.- Formato de barras de actividades
4.6.- Formato de escala de tiempo
4.7.- Filtros

4.1. Generar Layouts
Layouts
Los layouts son plantillas que se establecen para la combinacin de formatos
de los elementos que aparecen en pantalla, tales como las barras de activida-
des, columnas de informacin, combinaciones de colores, ordenamiento de
actividades, etc. de manera que se puedan utilizar nuevamente.
Layout actual
Las operaciones de layouts

tales como Guardar (Save) o
Abrir (Open) estn disponibles
tanto desde el men View
como desde la ventana
principal.
Para grabar un nuevo layout:
Dar un nombre al layout
Indicar para que usuarios estar

disponible el layout
Clic Save para terminar

Para abrir un nuevo layout:
Para cargar un layout, acceder

a la opcin Open en la barra
de Layout
Elegir un layout de la lista y

dar clic en Open para que el
mismo se aplique al Proyecto
Se pueden importar y exportar

layouts desde otros proyectos
o usuarios.
Segn sea el caso se pedir
crear o elegir un archivo de
extensin plf.
4.2. Formato del Layout
Los aspectos que se pueden

modificar estn disponibles
desde el men desplegable
Layout o desde la barra de
herramientas

4.3. Ordenando las actividades
Para ordenar y agrupar las actividades del proyecto se puede usar tanto el WBS
como los Activity Codes, as como los campos de la tabla de actividades.
Para ello usamos el comando Group and
Sort del men View o el botn en la
barra de herramientas.
Por defecto el programa agrupa las
actividades por WBS
Marcar cuando se
necesiten
resmenes en cada
nivel del WBS
Marcar cuando se quiera

mostrar solamente
resmenes a nivel de WBS
Para agrupar por Activity Codes:
Reemplazar WBS en la
lista Group By por los
cdigos en el orden que
se desean agrupar

Cuando se ha establecido como se han de agrupar las actividades, se puede

especificar bajo que criterios se van a ordenar dentro de cada grupo creado:
Dar clic sobre el botn

Sort para que aparezca
el siguiente formulario
Para agregar ms
criterios a la lista,
dar clic sobre Add
Para elegir que propiedad se usar

para ordenar las actividades, elegir
un campo de la lista desplegable

4.4. Formato de tabla de actividades
Para modificar la combinacin de colores de la tabla de actividades se ingresa al
formulario Group and Sort
Para cambiar el formato

de las bandas resumen
en que se agrupan las
actividades, dar doble
clic sobre el nivel que
se quiere modificar.
Se abre el cuadro de
modificacin.
Para modificar el tipo de letra y el

ancho de las filas de la tabla de
actividades, dar clic derecho sobre
cualquier lugar de la tabla de
actividades.
Seleccionar la opcin Table Font and
Row del men que aparece
Opciones de formato para el texto

y color de fondo de las actividades
Para cambiar el alto de la fila

se puede elegir ajuste
automtico (Optimize height) o
un valor fijo.
Para fijar la altura actual de las
filas, marcar la casilla Keep
Current Row Heights.

Para cambiar las columnas de la tabla de actividades:
Los columnas se pueden

modificar desde el men
desplegable Layout o desde la
barra de herramientas
Lista de todos los Para cambiar el texto de

campos disponibles Lista de las la cabecera de la columna
para usar como columnas de la dar clic en el botn Edit
columnas tabla Column
Usar las flechas para

Para cambiar las columnas de la tabla ordenar la lista
de actividades, usar los botones con
las flechas para mover los campos de
una lista a otra
Cuando se edita una columna de la tabla:
Ingresar el nombre que se

mostrar para la columna
Indicar ancho de la
columna y alineacin

4.5. Formato de barras de actividades
El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programacin,
como barras tempranas, barras tardas o barras del programa meta.
Usamos el comando Bars del men

desplegable o el botn en la barra
de herramientas.
Aparece el formulario de formato de barras:

Marcar las barras que sern visibles Usar para agregar barras a la
lista o realizar operaciones
como eliminar o copiar
Lista de barras disponibles
Usar para cambiar el formato de las barras

Si se tienen varias barras para una actividad (por ejemplo la
baseline) se puede especificar el orden vertical que tendrn.
Bar Neck Settings

En la pestaa Bar Settings, se pueden activar las
casillas para mostrar los periodos no laborables como
segmentos estrechos en las barras
Calendar nonwork time mostrar
cuellos para los das no laborables del calendario
Activity nonwork intervals mostrar cuellos para los
periodos en que una actividad se suspenda.

Las barras tambin pueden mostrar informacin de cualquier campo de la actividad,

incluyendo anotaciones en el notebook:
Lista de informacin a
Clic en Add para mostrar de la barra
agregar un campo
Indicar la ubicacin
del texto respecto a Seleccionar un campo de la
la barra lista. Se pueden ver las
diversas categoras de
anotaciones (notebooks)
estn disponibles en la lista
En el caso que se deseen hacer modificaciones de los textos de todas las barras,
como podra ser mostrar las fechas de inicio y fin en lugar de la descripcin de la
actividad, se usa la barra Current Bar Labels.
Cuando se necesiten crear nuevas barras:
Aparece la nueva barra para ser configurada. Dar clic sobre

Se le debe asignar un nombre. el botn Add

Elegir el conjunto de fechas que se usarn para
mostrar la actividad en el Diagrama Gantt
Establecer filtros que aplicarn
4.6. Formato de escala de tiempo

El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programacin,
como barras tempranas, barras tardas o barras del programa meta.
Para ello usamos el comando Timescale

del men desplegable o el botn en
la barra de herramientas.

Establecer cuantos niveles tendr la escala
Indicar la fecha de
inicio de la escala
Elegir una fuente y

el color de la escala
En Date Interval, se indica las

unidades de tiempo que se
emplearn en la escala
Seleccionar Show Ordinal Dates

para mostrar una escala numrica
correlativa.
En el intervalo se indica si la
escala ser en das, semanas o
Existen varias fechas predeterminadas meses.
disponibles, pero para elegir una fecha
cualquiera se usa Custom Date
Las fechas predeterminadas son:

PS - Fecha de Inicio del Proyecto
PF - Fecha de Fin del proyecto
DD - Fecha de corte
CD - Fecha actual
CW - Semana Actual
CM - Mes Actual
Se puede indicar a partir de estas fechas
un desfase, por ejemplo +2d o 2W
La escala de tiempo se puede ajustar directamente en el rea de las barras de

Gantt:
Ubicando el puntero en la parte superior de la escala y manteniendo presionado el
botn derecho, se puede desplazar la escala hasta que muestre las fechas desea-
das.
Al hacerlo en la parte inferior se puede reajustar la escala de tiempo.
El mouse cambia de forma a para

desplazar la escala y a para
reajustarla

4.7. Filtros
Los filtros son funciones que permiten seleccionar actividades que cumplan con un
criterio o una combinacin de criterios. Como ejemplo, filtrar actividades para gene-
rar un programa de tres semanas.
Para ello usamos el comando Filters

del men desplegable o el botn
en la barra de herramientas.
Marcar para desactivar todos los filtros y

mostrar todas las actividades
Elegir si deben cumplirse con los

criterios de todos los filtros
seleccionados (All filters) o que
baste con que cumplan el criterio
de un solo filtro (Any filter) Marcar los filtros que se deseen
aplicar
Para aplicar los filtros

seleccionados, dar clic
en Apply
Para agregar filtros

usar el botn New.
Para eliminar o copiar
filtros emplear los
botones Delete, Copy
y Paste.

Cuando se crea un nuevo filtro o se modifica uno existente, aparece la ventana pa-
ra indicar los criterios para filtrar:
Nombre del filtro
Definir los parmetros del filtro
Para agregar
Para definir una proposicin es necesario lo siguiente: proposiciones dar clic
sobre el botn Add.
es igual a
es mayor que
Usar parmetro es mayor o igual que
para seleccionar es menor que
es menor o igual que
uno de los campos no es igual a
disponibles no se encuentra en el rango
se encuentra en el rango
Indicar un valor para la

Seleccionar una proposicin de la lista proposicin. Si la proposicin
menciona un rango, elegir un
valor mnimo y mximo.
Se pueden crear filtros con ms de una proposicin:
La lista desplegable bajo Parameter

tiene 2 opciones:
All of the folllowing
Any of the following

La opcin All of the following indica que una actividad debe cumplir todas las propo-
siciones debajo de ella. La opcin Any of the following se usa cuando una actividad
debe cumplir cualquiera de las proposiciones incluidas en el filtro.
Filtros Mltiples:
Se refiere a la creacin de filtros ms complejos, para lo cul se necesitara agregar
ms niveles con ms criterios.
Para aumentar un nivel al filtro, en la lista de

parmetros disponibles seleccionar All of the
following o Any of the following.

CRONOGRAMAS CON RECURSOS
5.1.- Definicin de Recursos

5.2.- Asignar Recursos
5.3.- Agregar Cuentas de Costos (Cost
Accounts)
5.4.- Crear Roles
5.5.- Asignar roles
5.6.- Asignar recursos a roles
5.7.- Tablas y Grficos de Uso de
Recursos

5.1. Definicin de Recursos
Entorno Recursos
El entorno Recursos introduce el Resource Breakdown Structure (RBS), un
esquema ordenado de todos los recursos materiales y el personal con el que
dispone la compaa.
Desde este entorno se puede controlar como estn asignados los recursos en
los diferentes proyectos.
Para ingresar al entorno

Recursos, clic en el icono de
la barra de directorio o desde Operaciones con
el men Enterprise recursos:
Crear, copiar, mover y
eliminar
Listado de Recursos
Para ingresar recursos, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar el nuevo

recurso y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botn Add en
la barra lateral derecha.
Asignar un ID, un
nombre al recurso y
un tipo de recurso:
Labor, Non Labor o
Material

Para establecer la informacin de los recursos, usamos las pestaas ubicadas en la

parte inferior de la interfaz. Las pestaas que son necesarias revisar durante el pla-
neamiento del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y descripcin de los recur-
sos.
Cdigo y Nombre del Recurso
Informacin de contacto cuando el recurso son personas
Pestaa Details: Registra el tipo de recurso, factores de sobre tiempo, calendario

de recurso y disponibilidad de recurso.
Tipo de Recurso:
Los tipos de Recursos que se pueden asignar son:
Labor: corresponde a recursos contabilizados en
Horas Hombre Calendario del recurso, usado
Non labor: para recursos contabilizados en Horas para indicar su disponibilidad
Mquinas
Material: para los materiales, se debe asignar una
unidad (unit of measure)
La cantidad por defecto
de un recurso que se
asigna a una actividad.
Para relacionar el % de avance y la

cantidad de recursos empleados
Para aquellos recursos que se considere marcar la casilla Auto Compute
sobrecosto por horas extras, marcar la Actuals
casilla Overtime Allowed e indicar el
factor de sobrecosto

5.2. Asignar Recursos
Para agregar recursos a las actividades
podemos hacerlo desde la pestaa
resources de cada actividad o el botn
en la barra de botones derecha
Al usar el botn Add Resource se abre el siguiente formulario:
El formulario contiene una

lista de todos los recursos
disponibles.
Para asignar uno o mas
recursos marcarlos en la
lista y dar clic sobre el
botn Assign
Una vez asignados los recursos, se establecen algunos otros atributos de la activi-
dad, como la cantidad de recursos asignados, si pertenecen a una cuenta de con-
trol, si usar alguna curva de distribucin en el tiempo e informacin que se actuali-
zar durante la etapa de seguimiento del proyecto:
P6 distribuye los recursos de

manera lineal en el tiempo. Para La cantidad del recurso prevista para una
cambiar de distribucin elegir de actividad se debe indicar en el campo
la lista disponible bajo el campo Budgeted units.
Curve
Si se manejan cuentas de control separadas, por

ejemplo para mano de obra y equipos, se indica a
cul pertenecer el recurso asignado
5.3. Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts)

Las cuentas de costos se emplean para agrupar los costos y los recursos asigna-
dos a diversas actividades
Se pueden crear Cost Accounts

desde el men Enterprise, con
el comando Cost Accounts
Se abre el siguiente formulario:
Para agregar
un Cost
Account,
ubicarse en un
nivel del
esquema de
cuentas y dar
clic sobre Add
Se puede reubicar un Cost

Account usando las flechas
Asignar un cdigo y un nombre al Cost para desplazarlo a travs
Account del esquema

5.4. Crear Roles
Primavera 6 cuenta con una funcin que permite definir habilidades o descrip-
ciones laborales para asignarlas a las actividades hasta que se asigne un indi-
viduo especfico que desempear ese rol.
Se pueden crear los roles

desde el men Enterprise,
con el comando Roles
Se abre el siguiente formulario:
Para agregar un Role, ubicarse en

un nivel del esquema de cuentas y
dar clic sobre Add.
El nombre del rol y su cdigo
pueden modificarse desde el mismo
rbol o desde la pestaa General
Se pueden asignar hasta 5 costos unitarios a un rol que pueden usarse para esti-
mar y predecir el flujo de caja de un proyecto antes que el recurso final sea asigna-
do a la actividad.

Marcar para asegurar que

los costos se recalculen
cuando haya algn cambio
en las cantidades
asignadas
Ingresar los precios

unitarios que estarn
disponibles para cada
uno de los roles
5.5. Asignar roles

Los roles se asignan desde la pestaa Resources para cada una de las actividades
Dar clic sobre el botn Add

Role, se abrir un formulario
donde puede elegir el rol a
asignar Dar clic sobre el
botn Assign para
terminar
Para que los roles se muestren en la tabla de recursos, se debe modificar la tabla
para que aparezca el campo Role Name, para ello:
Dar clic derecho sobre

cualquier nombre de campo

Buscar en la lista de la izquierda el campo Role Name y
agregarlo con la flecha a los campos de la tabla en la
lista derecha. Presionar OK para terminar
La asignacin de cantidades por ejemplo HH se hace de la misma manera que los

recursos
5.6. Asignar recursos a roles

Cuando se define el individuo que desempaar uno de los roles asignados a una
actividad, se puede indicar esto asignndolo en P6.
Primero, se debe definir que individuos o recursos pueden desempear un rol, a
manera de biblioteca. Por ejemplo, para el puesto de Jefe de Oficina Tcnica tener
una lista de todos los ingenieros que pueden ocupar ese cargo.
Para crear la biblioteca de recursos

de un rol, dar clic en el botn asignar
y elegir en el formulario que aparece
los recursos de la lista

Luego se indica que recurso desempear el rol asignado:
En la pestaa Resources de una

actividad, dar clic sobre el botn
Assign by Role y elegir el recurso
de la lista que aparece con los
recursos disponibles para ese rol
5.7. Tablas y Grficos de Uso de Recursos

Con recursos asignados a las actividades existen varias vistas que permiten ver la
distribucin de los recursos en el tiempo.
Activity Usage Spreadsheet Activity Usage Profile

Muestra una tabla con la Muestra la distribucin de los
distribucin de recursos de cada recursos asignados a una
actividad. actividad en un histograma
Estas vistas se muestran en el rea inferior, con la lista de actividades en la seccin

izquierda y la distribucin de recursos en la derecha:

La tabla muestra varios
campos para cada una
de las actividades.
Para cambiar la informacin

mostrada de los recursos, dar
un clic derecho y elegir la
opcin Spreadsheet Fields
La lista de campos disponibles (izquierda)

puede mostrar los valores acumulados
(Cumulative) o del periodo (Time Interval)
Seleccionar de la lista de campos

disponibles (izquierda) los campos
a mostrar en la tabla (derecha)
La vista Activity Usage Profile tambin muestra grficamente el uso de recursos en

un periodo (barras) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo (curva S)
Seleccionar para mostrar los

recursos del proyecto o slo
las actividades seleccionadas.

Para cambiar las grficas

mostradas, dar un clic
derecho y elegir la opcin
Activity Usage Profile Options
Seleccionar si el valor a Elegir que recursos se mostrarn:

mostrar ser costo o unidades Mano de Obra (labor) y/o Horas
de recurso mquina (non labor)
Se pueden mostrar el uso de

recursos en un periodo (By date)
y/o el uso acumulado de recursos
para ese periodo (Cumulative)
Marcar para mostrar las

curvas de Valor Planeado
y Valor Ganado

BASELINES
6.1. Crear y asignar un baseline

6.1. Crear y asignar una lnea base

Una vez que se ha terminado la planificacin del proyecto, es decir, se ha definido
los periodos de duracin, los recursos y las secuencias de las actividades, se crea
un baseline que mantendr esta informacin original y servir para comparar el
avance del proyecto.
Para crear y administrar los baselines de

un proyecto, ingresar a la funcin
Maintain Baselines del men Projects.
Se abrir un formulario que muestra los
baselines disponibles para el proyecto
Para agregar
baselines dar clic en
el botn Add
Se puede crear un baseline

usando el proyecto en su
estado actual con la opcin
Save a copy of the current project
Si otro proyecto o una copia

previamente realizada se usar
como baseline, seleccionar la
segunda opcin (Convert another
Project to a new baseline), lo cual
abrir un formulario donde se podr
seleccionar tal proyecto

Despus de creadas los baselines, hay que asignar cules se emplearn en el pro-
yecto.
Para asignar los baselines, acceder al

men Project y usar el comando Assign
Baselines
Asignar los baselines de

la lista desplegable. En
la lista se mostrarn los
baselines que se
hubieran creado en el
formulario Maintain
Baselines
Por defecto, si no se asigna un Baseline al proyecto, el Project Ba-

seline y el user Primary Baseline se igualan al cronograma y cam-
biar cada vez que se actualice el mismo.
Para que se muestre en el rea del diagrama de barras una vez asignado el baseli-
ne, se debe indicar como visible en el formulario Bars.
Marcar la casilla Display

al costado de los
baselines que se desea
mostrar
La barra se muestra con el formato por defecto (barra amarilla inferior) pero se pue-
de adecuar su formato:
En la pestaa Settings del en-

torno Projects se debe indicar
cul baseline se emplear para
establecer el avance programa-
do al usar la tcnica del Valor
Ganado


ACTUALIZACION DEL AVANCE
7.1.- Actualizacin del Cronograma

7.2.- Actualizacin del Avance
(Update)
7.3.- Configuracin de Opciones de
Recursos
7.4.- Efectos del tipo de actividades en
el clculo de recursos

7.1. Actualizacin del Cronograma

Para actualizar el cronograma de manera efectiva y mantener registro de los
desempeos del proyecto, se recomienda seguir el siguiente ciclo de activida-
des :
7.2. Actualizacin del Avance (Update)

La actualizacin del avance implica ingresar el estado del proyecto a medida que se
desarrolla y puede realizarse de forma manual o usando la funcin Update Pro-
gress que actualiza automticamente cierta informacin de las actividades.
El Data Date establece la fecha de la
ltima actualizacin y es la principal
herramienta para este paso.
Por defecto, el data date inicial es la fecha
de inicio del proyecto
Para realizar una actualizacin, desplazar

la lnea del data date hasta la nueva fecha
de corte.
El periodo a actualizar se mostrar como
resaltado de amarillo
Si empleamos Update Progress, Primavera considera que el programa se ha des-

arrollado tal como se haba planificado, es decir, las fechas de inicio y fin de activi-
dades se han cumplido y el avance obtenido ha sido el esperado. Debemos revisar
y colocar la informacin real de las actividades cuando discrepe de lo colocado por
el Update Progress.

El comando Update
progress se encuentra en el
men Tools Dar clic en Apply
para que los
cambios sean
efectuados
Se muestra la fecha de la ltima

actualizacin y de la que ser la
nueva fecha de corte
Si solamente se desea
actualizar el progreso de
algunas actividades, se puede
seleccionar estas y marcar la
opcin Selected activities only
En la actualizacin manual se revisan las actividades del periodo de actualizacin,

ingresando la informacin a cada una de ellas para luego ejecutar el comando
Schedule a la fecha de la actualizacin.
Corresponde indicar la informacin real del estado del proyecto:
En la pestaa Status: Para cambiar las fechas

La casilla marcada indica que la de inicio y fin, dar clic
actividad ha iniciado en la fecha sobre el botn al lado de
indicada la fecha e indicar la
Si la actividad no ha iniciado, se fecha.
desmarca la casilla. Lo mismo Al cambiar la fecha de
aplica para la casilla de la fecha trmino se recalcula
de trmino automticamente la duracin
Actualizar la cantidad de das faltantes Indicar el % avance alcanzado

(Remaining) para terminar la actividad.
Al cambiar la duracin se recalcula la fecha
de trmino
Cuando se tiene que paralizar actividades por un lapso:

Para indicar el lapso en que se
paralizarn las actividades, dar clic en
el icono junto a las casilla Suspend
(inicio de paralizacin) y Resume (final
de la paralizacin) e indicar dichas
fechas
Cuando se controla el avance de actividades por hitos, P6 dispone de una medida

equivalente llamada steps:
Para agregar hitos dar

clic sobre el botn Add Indicar el peso de cada
uno de los hitos Indicar el porcentaje
completado de cada hito
Por ejemplo, para el montaje de bombas se tienen 3 hitos que corresponden

10% al transporte, 50% al montaje y 40% a las pruebas. Si en una actividad
se deben transportar 2 bombas y se ha transportado 1, se colocar 50% en
el hito Transporte.
Se pueden crear y almacenar plantillas con steps para

asignarlos luego:
Para asignar, dar clic en Add from

template y elegir una plantilla de la lista
Se pueden crear plantillas de steps desde el men Enterprise - Activity Steps Tem-
plates.
Para que P6 reconozca los

activity steps al momento de
calcular el avance, marcar en
la pestaa Calculactions del
entorno Projects

En Primavera, la cantidad de recursos obedecen a la siguiente expresin:
Actual Units + Estimate to complete (ETC) = At Completion Units
Donde Actual Units son las unidades de recurso empleadas acumuladas hasta la
actualizacin, Estimate to complete son las unidades que quedan por gastar y At
Completion Units son el total de las unidades que se estima sern empleadas hasta
el final de la actividad.
El campo Budgeted Units son las unidades de recurso del presupuesto; el campo
At Completion ser igual a Budgeted Units al inicio de la actividad.
El campo Actual this Period Units hace referencia a las unidades de recurso em-
pleadas entre actualizaciones.
La actualizacin del uso de recursos se realiza en la pestaa Resources:
Colocar la cantidad de recursos

empleados en el periodo en el
campo Actual This Period
La cantidad de recursos acumulada se ingresa en

el campo Actual Units
Al actualizar uno de los campos Actual Units o Actual This Period Units, el otro se
actualiza de forma automtica.

7.3. Configuracin de Opciones de Recursos

P6 tiene varias opciones de configuracin que afectan como maneja los clculos de
costos y recursos. Las principales se pueden establecer desde el entorno Projects y
desde las preferencias de usuario en el men Edit.
Pestaa Calculation en el entorno Projects:
Proyecciones de unidades y costos

Add actual to remaining: Calcula el At Completion Units sumando las unidades
reales (Actual Units) y la cantidad presupuestada que corresponde al % de avance
restante de la actividad.
Substract actual from at completion: Mantiene el At Completion Units y calcula
las cantidades restantes por diferencia con la cantidad real (Actual Units)
Estima un valor real para

las unidades y los costos
cuando se actualiza el %
de avance
Relaciona las unidades reales para calcular los costos reales.
Iguala el estimado final al

presupuesto para todas aquellas
actividades que no hayan iniciado
User Preferences en el men Edit

Marcar para que al
asignar recursos nuevos
a una actividad en
marcha, se conserven
los registros hasta la
fecha en vez de
recalcular todo lo
asignado anteriormente.

7.4. Efectos del tipo de actividades en el clculo de
recursos
El tipo de duracin que se haya asignado a una actividad determina como cambian
las variables cuando P6 hace los clculos relacionados con recursos.
Unidades de recurso = (Unidades / tiempo) x duracin de actividad
Units = (Units/time) x duration
Para actividades en progreso, toma la forma:
Unidades restantes = (Unidades / tiempo) x duracin faltante
La siguiente tabla resume los efectos en los clculos de recursos:
Tipo de Duracin Cambio de Cambio en Cambio en Units/

Units duracin Time
Duration & Units Cambio en Units/ Cambio en Cambio en Units

constantes Time Units/Time
Duration & Cambio en Units/ Cambio en Units Cambio en Units

Units/Time Time
constantes
Units Cambio en Cambio en Cambio en
constantes duracin Units/Time duracin
Units/Time Cambio en Cambio en Units Cambio en

constantes duracin duracin

CAMBIOS AL CRONOGRAMA
8.1.- Actualizacin del Programa

(Schedule)
8.2.- Almacenar la informacin del Pe-
riodo (Store Period Performance)
8.3.- Actualizacin del Baseline

8.1. Actualizacin del Programa (Schedule)
Con el estado del proyecto correctamente actualizado, se comienza a programar
los cambios a la planificacin. Esta etapa es similar a elaborar la planificacin inicial
e implica:
Agregar y disgregar actividades.
Cambiar fechas, duraciones y relaciones lgicas de actividades.
Asignar nuevos recursos o modificar la cantidad de recursos asignadas a las
actividades.
Existe sin embargo un efecto que considerar cuando la sucesora de una actividad
inicia antes de lo que determina la lgica del diagrama de redes:
Por defecto se mantiene el final que resultara de

mantener la lgica de la red, esto genera vacios en las
barras.
Para anular este tipo de resultados, debemos cambiar las opciones del comando
Schedule:
En la ventana del comando Schedule,

dar clic sobre el botn Options
En el formulario Schedule Options,

cambiar Retained Logic por Progress
Override. El efecto al recalcular el
cronograma es la eliminacin de
esos vacios generados en las barras
8.2. Almacenar la informacin del Periodo (Store Pe-

riod Performance)
Para mantener un registro del avance ingresado en cada periodo de actualizacin
el Primavera dispone del comando Store Period Performance.
Cuando no se emplea Store Period Performance la cantidad de recursos empleada
se distribuye uniformemente durante la duracin de la actividad, en vez de registrar
la cantidad empleada en cada periodo.
Para mantener registros de los periodos, debe crearse

primero un equivalente financiero. Para ello ingresar al men
Admin y dar clic en Financial Periods
Dar clic en Add en el

formulario que
aparece y luego
indicar las fechas del
nuevo periodo.
De preferencia el
periodo debe
coincidir con los
periodos de
actualizacin de
avance
Una vez definidos los Financial Periods se puede almacenar el avance y los recur-
sos usados hasta esa fecha de corte.
Ir al menu Tools y dar clic sobre Store Period Performance
Almacenar con Store Now

Indicar a que periodo corresponde
la informacin que se almacenar

La informacin almacenada esta disponible en las vistas Activity Usage Spreasheet
y Activity Usage Profile pero no es empleada por defecto.
Para configurar la vista Activity Usage Spreasheet:
Al seleccionar campos para la

tabla, emplear aquellos de la
lista Financial Period Value.
Para configurar la vista Activity Usage Profile:
Marcar la casilla para

usar la informacin
almacenada en los
periodos financieros.
El efecto en la curva S es claro:

8.3. Actualizacin del Baseline

Cuando se hayan producido cambios en la programacin, se crea un nuevo baseli-
ne de la misma manera que se cre el baseline original. Pero si se desean hacer
slo algunos cambios a un baseline existente, empleamos la opcin Update.
Para ingresar al formulario de

actualizacin de baselines ir al
men Project - Maintain Baselines
Como un proyecto puede tener

varios baselines, seleccionar de la
lista aquel que se actualizar
Con un baseline seleccionado,

Por defecto se actualizan todas las actividades, dar clic en el botn Update
pero se puede aplicar un filtro para seleccionar
actividades segn un criterio
Para incluir
actividades
nuevas y
eliminar
aquellas
eliminadas,
marcar estas
checkboxes
Para actualizar aquellas actividades que ya existan en el

baseline, marcar este checkbox. El botn update options
abre un nuevo formulario
Marcar los checkboxes con la informacin
que se desea actualizar en el baseline
para actividades existentes

EMISION DEL CRONOGRAMA
9.1.- Resumen de Cronograma

9.2.- Imprimir

9.1. Resumen de Cronograma
Con frecuencia es necesario mostrar el Cronograma de manera resumida, pode-
mos lograrlo activando la opcin desde el comando Group and Sort:
Asegurarse que la casilla de Show

Summaries Only est marcada. El
resultado se muestra lneas abajo
Otra manera de obtener cronogramas resumidos es seleccionar un nivel especfico

al cual se quiere el resumen:
En el men View, clic en el comando

Collapse to. En el formulario que
aparece, indicar a que nivel se quiere
resumir el cronograma
Usando los botones de colapsar y

expandir se puede resumir niveles
especficos
9.2. Imprimir
Para establecer la presentacin de una impresin de un cronograma de P6 se usan
las opciones disponibles desde la vista de Presentacin Preliminar:
Para ingresar a la vista de Presentacin Preliminar,

ir al men File - Print Preview o con el botn
de la barra de herramientas
Las opciones de impresin estn disponibles desde los botones de

la barra de herramientas, principalmente en la opcin Page Setup:
En la pestaa Page se define:

La orientacin
La escala, que puede ser un porcentaje (Adjust to % normal size), ajustar a
un nmero de pginas horizontales y verticales (Fit to x pages Wide by Y
pages tall) o ajustar la escala de tiempo a un nmero de pginas horizontales
(Fit timescale to X pages Wide)
El tamao del papel

En la pestaa Margins se establecen los mrgenes:
En la pestaa Header se define el diseo para el encabezado:
Indicar el nmero de Indicar en cuales

secciones para el pginas se mostrar
encabezado el encabezado
Agregar la informacin que se mostrar en

cada seccin. Se pueden insertar campos
predeterminados (nombre del proyecto por
Indicar el tipo de contenido para las
ejemplo) desde la lista en la parte inferior
secciones. Puede ser una leyenda,
del formulario
una imagen, texto o una caja de
revisiones
En la pestaa Footer se define el diseo para el recuadro al pie de pgina. Para

crear el diseo se procede de la misma manera que para el encabezado:
En la pestaa Options se establece que informacin del cronograma se mostrar:

Indicar en el inicio y fin del periodo
que se mostrar en la seccin del
Diagrama de Barras
Marcar el contenido que se desea

aparezca en la impresin. Se puede
elegir que no se muestre la seccin
del Diagrama de Barras o que no se
muestre la tabla con los detalles de
las actividades
Finalmente, para imprimir el cronograma ir al

men File - Print

UTILITARIOS
10.1. Exportar archivos

10.2.- Exportar archivos

10.1. Exportar Archivos

Al igual que en versiones anteriores, P6 permite migrar la informacin del proyecto
hacia otros formatos:
Mantiene compatibilidad con P3 al permitir exportar hacia esta versin.
Se puede exportar a una Hoja de Clculo de Excel, aunque se ha perdido la
compatibilidad con archivos WK1.
Si se tiene MS Project instalado, permite exportar archivos a formato MPP
Adicionalmente se puede exportar un proyecto completo como un solo archivo
de extensin XER.
Antes de iniciar el proceso de exportacin se debe tener el proyecto abierto
Para exportar un proyecto, ir al men File

y dar clic sobre Export. Se abre el
formulario para exportar los archivos
Elegir en que tipo de archivo se exportar

el proyecto y dar clic sobre Next
Dependiendo del tipo de archivo las opciones pueden variar un poco

Para archivos tipo XER:
Seleccionar si se importar
el proyecto completo o slo
los recursos o roles

Marcar el proyecto a
exportar de entre los
proyectos abiertos
Designar una ruta y un

nombre para el archivo
a exportar.
Para terminar dar clic
sobre Finish
Para archivos tipo XLS:
Marcar el tipo de informacin

que se exportar.
Para cada casilla marcada se
crear una hoja distinta en el
libro de Excel al que se exporte
Seleccionar el proyecto a exportar
Seleccionar una
plantilla para el
archivo de Excel
Para agregar o modificar una

plantilla usar los botones
inferiores del cuadro

Cuando se modifica o se agrega una plantilla, es necesario indicar que columnas

aparecern en las hoja del Libro de Excel
Para cada tipo de informacin que se
Asignar nombre a la plantilla haya elegido exportar, se puede crear
un juego diferente de campos a
mostrar
Aadir de la lista de campos disponibles (izquierda)

aquellos que se mostraran a la lista de campos
seleccionados (derecha)
Designar una ruta y un

nombre para el archivo
a exportar
Para terminar dar clic
sobre Finish

10.2. Importar Archivos
Para importar archivos hacia el P6, se repite un proceso similar al de exportacin
Acceder al men File y

dar clic sobre Import. Se
abre el formulario donde
se indica el tipo de
archivo a importar
Al igual que las exportaciones, la secuencia depender del tipo de archivo.

Para archivos tipo XER:
Nuevamente, se indica primero que

tipo de informacin se importar
Luego se especifica cul archivo XER
se importar
En la ventana de Opciones de importacin,

se debe elegir que accin se realizar con
el archivo a importar

Estas acciones pueden ser principalmente:

Crear un nuevo proyecto con el archivo
Actualizar un proyecto existente (en este caso se indica que
proyecto se actualizar en el campo Import to)
Para archivos tipo XLS:
Primero se indica cul archivo XLS se

importar
Luego se especifica que tipo de
informacin se importar.
En la ventana de Opciones se indica que

archivo se actualizar, dado que es la nica
opcin disponible para archivos XLS
Se recomienda hacer pruebas importando y exportando proyectos de ensa-

yo con pocas actividades y recursos.

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Manual de Primavera Project

Elaborado por: Hildebrando Ramrez Aylln

1 Estructuracin de portafolios y programas

2 Estructuracin del proyecto

3 Desarrollo del cronograma

5 Cronogramas con recursos

7 Actualizacin del avance

9 Emisin del Documento

2 Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Por defecto, el password

Aparecer la ventana del Home Workspace

Barra de mens Barra de navegacin

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 3

1.2.- Iniciar un Proyecto

1.2.1.-OBS (Organization Breakdown Structure)

Para acceder a la ventana de

Se muestra la ventana del Organization Breakdown Structure:

Los procedimientos para

4 Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Para acceder a la ventana de

Para ordenar los nodos del

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 5

Para acceder a la ventana de

Aparece la ventana de dilogo Calendars:

Hacer clic en el botn

Hacer clic en el botn

Una vez elegido

Para realizar los cambios que deseemos en el nuevo calendario, presionamos el

Al hacer clic en workweek podemos establecer las

Una vez terminado,

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 7

Elegir la vista detallada

Seleccionar las horas y

Para desplazarse ms rpidamente por los

En Primavera 6 las equivalencias entre das y horas pueden

Marcar para permitir que cada usuario

El entorno multiusuario del Primavera 6 permite que los usuarios definan

Marcar la casilla que

Una muestra del formato resultante

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 9

1.3.- Iniciar un Proyecto

Para ingresar al entorno Proyecto, Operaciones con

Para crear el nuevo proyecto,

10 Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

1. El nivel del EPS

Para terminar, presionar el botn Finish

Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y nombre del Proyecto, el

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 11

Planned Start: Se ingresa la Fecha de Actual Start y Actual Finish:

Opciones de numeracin de actividades:

Nota: Las opciones mostradas se tratan con ms detalle en el capitulo relacionado

Seleccionar el proyecto y dar clic sobre el botn de

El programa pide especificar que informacin del proyecto desea copiarse:

1.5. Abrir un proyecto

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A. 13

ESTRUCTURACIN DEL PROYECTO

2.1.- Estableciendo la estructura del

14 Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Work Breakdown Structure:

Un Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposicin jerrquica

El resultado es un esquema que cubre el alcance del proyecto y permite generar

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