UNIDAD 8.

LOS RECUROS TCNICOS Y HUMANOS

Depende de la magnitud de la convencin el perfil y la cantidad de personal que se contratar. En eventos grandes,
generalmente se contrata el siguiente personal:
Agencias de viajes y guas tursticos Abogados Arquitectos Choferes y operadores de camiones Contadores
y administradores Decoradores Director de Ceremonial Diseadores grficos Edecanes Especialista en
sistema de informacin y comunicacin Equipamiento para soporte general Espectculos y grupos de
ambientacin musical Fotgrafos y camargrafos Ingenieros Maestro/s de ceremonias Mdicos y
enfermeras Personal de apoyo administrativo y operativo Personal de mantenimiento compuesto por:
carpinteros, electricistas, pintores, herreros y plomeros Personal de seguridad Personal especializado en:
manejo de seguridad, hospedaje, informacin y registro, transporte, alimentos, medios de comunicacin,
guarderas, servicios generales, RRPP y espectculos Seguros Servicios gastronmicos y especialistas en gestin
gastronmica Sonidistas y equipamiento Tarjetas de crdito Tcnicos audiovisuales y equipamiento
Traduccin simultnea Entre otros
Todo el personal que participe en la organizacin debe contar con su credencial personalizada y la misma debe
incluir su cargo y/o funcin.
ABOGADOS
Son los encargados de redactar y controlar los diferentes reglamentos que se redacten y los contratos que se
firmen, tanto sea con expositores, disertantes, sponsors, proveedores y personal temporario participante. A su vez,
sern los encargados de hacer cumplir los mismos y representar a la organizacin ante cualquier tipo de conflicto o
resolucin de contrato.
AGENCIA DE VIAJE Y TRANSFER
Una de las funciones de la Coordinacin de Administracin es coordinar la seleccin y contratacin de la/s agencias
de viajes que intervendrn durante el evento. Para ello se suelen pedir varias cotizaciones y someter a concurso a
varias agencias para todos los servicios que se requieran y seleccionar a la que ofrezca mejores condiciones para los
organizadores y participantes. Los servicios que se suelen requerir son los siguientes: Tarifas de vuelos Vuelos
charter Paquetes especiales que pueden incluir hospedaje, alimentacin y transporte Hospedaje, alimentacin y
transporte independiente Actividades tursticas Confirmacin de aviones, camiones, trenes, hoteles, etc.
Programas de entretenimiento (sociales, culturales, espectculos, recorridos y excursiones) Renta de inmuebles
Servicio de guas tursticos Trmites de documentos Organizacin de servicios de suministro de informacin
turstica a participantes
El personal que trabaja en las agencias de viajes tiene experiencia y conoce las ventajas y desventajas de diversas
formas de viajar, tiene tarifas y costos actualizados, conoce la calidad de los diferentes prestadores de servicio y las
ltimas ofertas en materia de turismo, por lo que es recomendable su contratacin. Y el mismo est integrado por:
Coordinador Turstico: es quien propone, gestiona y supervisa los pasajes, recorridos, hospedajes, city tours y
traslados de personas o grupos de personas. Gua Turstico: es el profesional que gua a los visitantes en el idioma
de su eleccin e interpreta el patrimonio cultural y natural de la zona recorrida. Toda agencia de viajes o transfer
que utilicen debe contar con los permisos, autorizaciones, coberturas y habilitaciones correspondientes para el
traslado de personas. Esta condicin es innegociable. Adems, es aconsejable estudiar la trayectoria de la misma y
la experiencia en el manejo de contingentes. Cuando utilizamos micros, vans o minivans para el traslado de
invitados, debemos tener en cuenta los siguientes temas, para poder definir el tipo de vehculo adecuado a
contratar: Recorrido y accesos: esto nos servir para definir el tamao de vehculo correcto. Ms all de la
cantidad de personas a trasladar, es fundamental saber que ste podr acceder y transitar sin inconvenientes por
los lugares necesarios, sobre todo cuando vamos a estancias o campos, donde los caminos suelen ser ms angostos
y los radios de giro ms complicados para grandes vehculos. Equipaje: otro punto importante a estudiar es la
cantidad de bultos personales que cada persona tenga que trasladar. Muchas veces es necesario contratar
vehculos con ms ubicaciones que las que vayamos a ocupar con pasajeros, para que podamos usar las butacas
libros como anexo a la bodega para equipaje. Cantidad de personas a trasladar: no debemos olvidarnos de contar
a una o dos personas de la organizacin, ms un acompaante de parte del cliente y al gua turstico (en caso de ser
necesario). En conclusin: al contingente base, siempre debemos sumarle, como back up, unas 5 ubicaciones libres
para disponibilidad final. Estada: cuando realizamos eventos de una jornada completa y contamos con varios
vehculos, generalmente no solemos dejarlos en espera durante toda el da, ya que eso encarecer nuestros costos.
Pero nunca debemos quedarnos sin ninguna unidad a disposicin, para el caso de cualquier inconveniente o
invitado que debe regresar de urgencia. Es por esto que solemos contratar a todas las unidades para el traslado y
regreso (sin espera) y dejar una unidad ms chica (minivan) a disposicin durante toda la jornada.
ALFOMBRADOS Y TAPETES
Las alfombras siempre deben estar fijadas a la superficie donde estn instaladas, aunque su utilizacin sea por
breves momentos. Esto se debe a que las mismas tienen un alto nivel de movilidad y arrugue, lo que podra
ocasionar accidentes innecesarios, adems de una esttica muy poco agradable. La manera de fijarlas es con cinta
de papel bifaz, cinta que luego debemos considerar despegarlas al momento de retirar las alfombras. Solo se
pegarn con cemento de contacto aquellas que no sea necesario desinstalar. Las alfombras se usan en lugares de
paso de gente y para escenarios que no cuenten con shows, ya que stos ltimos generalmente requieren de otro
tipo de pisos. Los tapetes de goma suelen usarse para shows de tipo danza, ya que tienen una elasticidad y
amortiguacin muy conveniente para los bailarines (sobre todo cuando se trata de bailarines de danzas clsicas),
porque adems absorben todos los ruidos de saltos y golpes. Cuando la danza requiera de ruido, desliz o golpe de
pie (caso flamenco, tango, folklore, etc.) se utilizarn pisos de madera sin cortes, sin juntas y sin lustrar, para evitar
resbalones, enganches de tacos o cadas.
ARQUITECTURA MODULAR Los sistemas modulares solemos utilizarlos para la construccin de stands para Ferias y
fundamentalmente para Congresos. Estn basados en la fabricacin de un tipo de panel ligero acabado en frmica
de larga duracin, pensado especialmente para cerramiento de paredes con el tiempo de montaje ms corto del
mercado. Se trabajan en una amplia variedad de colores, alturas y accesorios lo que lo convierte en un sistema de
gran xito para paredes reutilizables.
COORDINADOR DE LOGSTICA, CIRCULACIN Y TRASLADOS
Es el encargado de prever y resolver el movimiento de todos los materiales que deben llevarse a la locacin donde
se realizar la reunin, por ej., banderas, material de merchandising, regalos y/o souvenirs, placas, medallas,
material virgen de video, acreditaciones, cartelera, y cualquier otro material que requiera ser trasladado. A su vez,
se encarga de su depsito, guarda y ubicacin durante el desarrollo del evento. De la misma manera, se ocupa de
los traslados de disertantes, artistas e invitados especiales.
COORDINADORES DE RECREACIN Y ASISTENTES DE RECREACIN Se ocupan de la creacin y direccin de
actividades deportivas y/o ldicas con el fin de lograr integracin e involucracin entre los integrantes de grupos
laborales y/o sociales.
DESGRABADOR O COPISTA La funcin de esta persona tiene por objeto transformar un discurso oral en texto
escrito, para su posterior lectura o anlisis. No lo hace en el momento mismo de la disertacin, sino que usa el
material grabado previamente en cintas de video o audio. Recurrimos generalmente a ellos cuando realizamos
congresos o convenciones para profesionales, con disertaciones de especialistas.
EDECANES
Sus funciones principales son: Proporcionar informacin general del evento y atender a los participantes Apoyar
en la organizacin interna Atencin en corredores, pasillos, puertas de acceso a los salones de trabajo, eventos
sociales y culturales Vigilar el buen servicio de los coffee-breaks Formar vallas de honor Apoyar en
emergencias mdicas Atender los mdulos de registro e informacin Repartir materiales de trabajo
Entregar boletines tcnicos y de prensa Recibir y entregar documentos o materiales relativos a los trabajos que
se estn llevando a cabo dentro de los salones Apoyar en las mesas de trabajo Supervisar que los presidiums
tengan vasos, jarras con agua, ceniceros, hojas, lapiceras y lpices Coordinar el servicio de bebidas calientes y
fras para el presidium Atender a los invitados especiales Entregar documentos, llamadas o recados a miembros
del presidium Entregar material al pblico en general Atender a los representantes de los medios de
comunicacin Apoyar en puestos de transporte Colaborar en todas las actividades del evento El nmero de
edecanes que se contrate depender del nmero de participantes en el evento, los horarios a cubrir, la superficie
de los salones o locales donde se desarrollen las diferentes actividades y la cantidad de puestos de trabajo o tareas
a realizar. Se puede considerar que seis (6) edecanes son suficientes para un saln de trabajo de dos (2) puertas de
entrada, cuatro (4) pasillos de circulacin y capacidad para 250 asistentes y diez (10) a doce (12) edecanes si el
saln tiene tres (3) o cuatro (4) puertas de entrada, entre cuatro (4) y seis (6) pasillos de circulacin y cupo para 500
asistentes. Dependiendo de las necesidades de cada evento se deben contratar uno o dos turnos de edecanes. Se
deben presentar con el uniforme normal para el servicio diario y el de gala para la inauguracin, clausura y eventos
especiales. Se les debe proporcionar tiempo de descanso y todas las comidas, en funcin del horario en que se
encuentren trabajando. A su vez, el Comit Organizador debe asignar el transporte necesario cuando el personal
salga de noche.
DIRECTOR O AGENTE DE CEREMONIAL
Es la persona que crea un orden en base al cumplimiento de las normas establecidas por el protocolo y el
ceremonial acorde a cada situacin, el conocimiento de las jerarquas, precedencias, costumbres extranjeras, etc.
Se ocupar de que las ubicaciones en mesas, plateas, palcos y estrados sean las correspondientes segn las
funciones y cargos de cada persona. Adems, se desempea como nexo, por lo tanto debe conocer el medio donde
trabaja para reunir a las personas que no se conocen de la manera ms armnica posible, y cuidar que ningn
invitado quede aislado. Tiene el privilegio de presentarse a s mismo y a los dems, pero debe iniciar solamente las
conversaciones de cortesa. Mientras cumple sus funciones estar estratgicamente ubicado, cerca de quien
preside la ceremonia y atento ante cualquier imprevisto. Debe recordar siempre que, si bien est presente en los
agasajos, no es un invitado.
DISEADOR GRFICO
Es un profesional cuya actividad industrial est dirigida a idear y proyectar mensajes visuales, contemplando
diversas necesidades que varan segn el caso: estilsticas, informativas, identificatorias, evocativas, de persuasin,
de cdigo, tecnolgicas, de produccin, de innovacin, etc. Su actividad excede el campo de la industria grfica,
porque los mensajes visuales se canalizan a travs de muchos medios de comunicacin, tanto impresos como
digitales. Algunas clasificaciones difundidas del diseo grfico son: el diseo grfico publicitario, el diseo editorial,
el diseo de identidad corporativa, el diseo web, el diseo de envase, el diseo tipogrfico, la cartelera, la
sealtica, el diseo editorial y el llamado diseo multimedia, entre otros. Es el encargado de disear las
invitaciones, sealizacin, sealtica, papelera, banners, los carteles, agendas y todo aquello que se relacione con
la comunicacin visual del acontecimiento. En funcin de esto ser el encargo de realizar todos los bocetos
necesarios y los originales finales.
EDITOR DE VIDEO
Es el encargado de crear y producir todo el material audiovisual utilizado durante el evento, como ser videos
institucionales, de presentacin de productos, de apoyatura para disertantes, etc. A su vez, es el responsable de
producir el compilado final del material filmado durante la reunin, que se le entregar al cliente como registro del
evento realizado.
EQUIPAMIENTO PARA SOPORTE GENERAL
Todas las coordinaciones requieren del apoyo de la Coordinacin de Operaciones, por lo que el personal que
trabaje en sta debe de esmerarse en dar un buen servicio. Para ello debe contar con suficientes materiales y
equipos de buena calidad para dar soporte a las diferentes actividades que se lleven a cabo, y esos equipos
bsicamente son los siguientes: Fotocopiadoras Computadoras Impresoras lser Internet Telfonos de
lnea o tierra y celulares Faxes A su vez, se deber tener el acopio necesario de materiales de mantenimiento
general, como ser: focos normales y especiales para equipos de proyeccin, cables de extensin (alargadores),
adaptadores elctricos y herramientas de todo tipo.
El equipamiento que utilizamos habitualmente de apoyatura para disertantes es el siguiente: Videoproyectores
con pantallas de video PC o Laptops con programas Mouse inalmbricos
Reproductores de CD Reproductores de DVD Videocassetteras VHS Proyectores de transparencias o filminas
Pizarras para marcadores delebles Pizarras electrnicas (imprimen o guardan en formato digital lo escrito
sobre las mismas) Punteros lser Rotafolios (instrumento donde se van rotando hojas de papel)
FOTGRAFOS Y CAMARGRAFOS
La imagen del evento depende mucho de la calidad, cantidad y variedad de pelculas y fotografas que se empleen
para los boletines de prensa, la elaboracin de la memoria y el video final del evento. Para ello es necesario
contratar fotgrafos y camargrafos profesionales y que tengan el equipo adecuado. Hay que verificar los precios
por fotografa, pelcula o por servicio con varias empresas, como as tambin el formato final de entrega del
material.
GESTORES DE PERMISOS Y/O AUTORIZACIONES
Necesitaremos de ellos cuando realizamos acciones en va pblica o espacios no convencionales, ya que sern
quienes gestionen todo lo necesario en relacin a cortes de calle, permisos de vuelos o navegacin especiales,
instalacin de globos aerostticos o carteles en lugares no permitidos y todo aquello que implique permisos y/o
habilitaciones especiales de parte del municipio en el cual estemos trabajando, sean estos de carcter temporario o
permanente.
JEFE DE PRENSA
Es el encargado de recepcionar a los invitados de prensa, asistirlos e informarlos de manera personal durante todo
el evento. Asimismo, tiene a su cargo la realizacin del material a suministrar de manera previa, durante y post
evento.
Puntero Laser
Rotafolio
Pizarras electrnica
UP Organizacin de Eventos III
Lic. Adriana Bruno
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JEFE DE SEGURIDAD / PERSONAL DE VIGILANCIA
Contaremos con ellos cuando estemos en locaciones en las que trabajemos ms de una jornada y debamos dejar
equipamiento o materiales durante momentos en los que no estemos presentes, cuando estemos en locaciones
que impliquen la utilizacin de mltiples espacios que deban quedar bajo cuidado, cuando tengamos materiales
que requieran de resguardo permanente y en todas aquellas la ocasiones que lo ameriten. IMPORTANTE: la
mayora de las locaciones cuentan con seguridad, pero est en funcin de la locacin en s misma y/o del
ingreso/egreso de invitados. Por ende, no se harn responsables de nuestras necesidades, equipamientos,
elementos y/o requerimientos. No confiemos en todo lo que nos prometen. Slo estaremos seguros de que
cumplirn con nuestras necesidades aquellas personas que hayamos contratado nosotros para nuestra
organizacin.
MAESTRO/S DE CEREMONIAS, LOCUTOR, PRESENTADOR Y/O CONDUCTOR
La Coordinacin de Relaciones Pblicas es la encargada de las funciones y elaboracin de los guiones de los
Maestros de Ceremonias, para cada una de las actividades en las que se encuentren involucrados. Hay que tener en
cuenta sus participaciones y los horarios de stos, para decidir el nmero de Maestros que se necesiten contratar.
Quien asuma la responsabilidad de elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias,
debe tener experiencia en estas labores, ser sensible y tener tacto social y poltico. El guin puede incluir
menciones especiales, personalidades en el presidium, entrega de reconocimientos, presentaciones de
espectculos, entre otros. Para seleccionar al maestro de ceremonias se puede escoger entre varios candidatos que
se propongan o designar algn miembro del comit organizador que tenga experiencia y habilidad. El maestro de
ceremonia puede hacer lucir un acto o no, por lo que es necesario hacer una seleccin adecuada de este personaje
clave. Es necesario que cuente con informacin sobre el tema del evento, sobre la agrupacin, empresa o entidad
organizadora, sobre las personalidades que intervengan, el tipo de pblico que asistir, el estilo de la reunin, los
tiempos de que dispone en cada intervencin, el rea de movimiento permitido sobre escenario, el alcance de
iluminacin y micrfono en el caso que quiera caminar entre el auditorio y el tipo de tecnologa asociada a sus
funciones (micrfonos, proyecciones, atril/podio con luz para el texto, iluminacin, etc.) as como un programa
detallado de cada actividad donde intervenga. Adems, debe tener en cuenta diferentes variables como pueden
ser: el momento, la actividad, el perfil de los participantes y el tema. Por ejemplo: en algunas ocasiones cuando no
llegan todos los invitados a un presidium, debe estar pendiente para no mencionar a los que no asistan. Es el
profesional que anuncia el inicio, el desarrollo y el fin durante cualquier tipo de reunin. Da la bienvenida a los
presentes iniciando as el encuentro, introduce a las autoridades, disertantes, invitados especiales y generales, por
ende, es indispensable que cuente con el texto escrito en forma clara y precisa, que conozca el programa y los
horarios de inicio y finalizacin con la mxima antelacin posible. Para evitar inconvenientes, siempre es
recomendable hacer un ensayo o pasada general de texto previo al inicio del evento, sobre todo para que pueda
corroborar la correcta pronunciacin de nombres, apellidos y marcas.
SERVICIOS MDICOS Y DE PRIMEROS AUXILIOS
Deberemos contar con servicio de ambulancia con presencia en el lugar siempre que implementemos actividades
deportivas, recreativas o cuando el cliente lo requiera de manera especial. Es importante tener en cuenta que este
servicio debemos contratarlo con mdico (ya que generalmente slo viene con chofer y enfermero o asistente).
Adems debemos especificar que el contrato es con sistema de relevo, es decir, que en el caso de tener que
retirarse para trasladar a alguna persona al nosocomio/hospital correspondiente, debe enviar de manera inmediata
otra unidad de reemplazo. Igualmente, sepamos que toda locacin seria y responsable, debe incluir servicio de
asistencia y cobertura para todos los presentes. Esto no implica que deba tener un servicio de ambulancia en el
lugar, pero si un servicio mdico asistencial de emergencia que acuda en caso de necesidad y cubra a toda aquella
persona que se encuentre en la locacin durante el tiempo contratado para la realizacin del mismo.
PERSONAL DE MANTENIMIENTO
Nada ms grato que todo funcione bien, por eso en eventos de miles de participantes se necesita contratar
empresas o personas especializadas en diferentes actividades. Es importante contar con el servicio de electricistas,
carpinteros, plomeros, etc., durante las 24 horas de los das en que se efecte el evento. Hay que considerar el
tener opcin a contratar todo tipo de personal en un caso de emergencia. Carpinteros: en un evento se construye
gran parte en madera como ser puertas, paneles, mdulos, exhibidores, estructuras, entre otros. Electricistas: se
encargan de instalar y supervisar el sistema de luces, aire acondicionado, conectar equipos mdicos, refrigeradores,
computadoras, etc. Su participacin es fundamental cuando realizamos ferias y exposiciones, ya que ser quien
diagrame y realice todo el tendido elctrico necesario para cada stand y para la muestra en general. Deber ser
matriculado, pues realizar y firmar los planos exigidos para la habilitacin de la misma. En eventos de menor
envergadura, como ser sociales o empresariales habituales, generalmente quien se encarga de la distribucin
elctrica es nuestro proveedor de iluminacin. IMPORTANTE: siempre debemos exigir a la locacin, en la cual
realicemos el evento, que nos provea de un responsable elctrico, para que le indique a nuestro encargado
elctrico cuales son los tableros que corresponden a nuestro espacio de trabajo y habilite la utilizacin de los
mismos. As evitaremos todo tipo de inconvenientes o que puedan hacernos responsables ante cualquier
desperfecto en las instalaciones. Pintores: para pintar interiores y exteriores de mdulos, exhibidores, etc.
Herreros: se encargan de construir estructuras para la sealizacin, algunas partes de los mdulos y los
exhibidores. Plomeros: su funcin es tener en buenas condiciones la plomera en general, presente
fundamentalmente en servicios sanitarios, reas gastronmicas y desages generales de la locacin.

SEGUROS
Los seguros pueden ser contra robo, incendio, dinero en efectivo, fenmenos naturales, responsabilidad civil,
daos, vida, entre otros. Se pueden solicitar varias cotizaciones y seleccionar la ms conveniente, sin importar el
tamao de la empresa, pues lo que importa es la seriedad y prestigio de la misma. Las cotizaciones deben contener
la siguiente informacin: Cobertura Forma de pago Monto del deducible Prima o costo de la pliza
Procedimientos y formas para reportar robos y accidentes Vigencia Hay que verificar que los equipos y el
transporte que se renten tengan vigente su pliza de seguros. De igual manera debemos hacerlo con las locaciones
y los proveedores que intervengan en la realizacin del evento, con respecto a su personal y equipamiento.
SEALTICA Y SEALIZACIN Sealtica: es una actividad perteneciente al diseo grfico que estudia y desarrolla
un sistema de comunicacin visual, sintetizado en un conjunto de seales o smbolos que cumplen la funcin de
guiar, orientar u organizar a una persona o conjunto de personas, que van a pie o en vehculo, dentro de una gran
superficie. El diseo de la sealtica empieza con el estudio de planos de planta de la gran superficie (de caminatas,
recorridos o circulaciones planteadas); pasa por la presentacin de la nueva y ptima organizacin de estas
circulaciones y termina en el diseo de smbolos grficos sintticos y de fcil comprensin para guiar a la gente o
vehculos por estas grandes superficies. Los smbolos diseados variarn segn si son para una sealizacin interna
o externa, si es para guiar transentes o vehculos. En las empresas, normalmente estos smbolos siguen los
lineamientos de la identidad visual corporativa (colores, estilo, geometras, tipografa, etc. propios de la empresa) o
bien pueden contener el distintivo visual (logotipo o marca) de la empresa dentro de cada seal o rtulo.
Sealizacin: es el conjunto de las seales utilizadas dentro de un espacio.
SERVICIO GASTRONMICO
La calidad y el buen servicio son indispensables en los alimentos que se sirvan a los participantes, por lo que es
necesario contratar empresas de prestigio en el ramo y que garanticen su profesionalismo as como un
administrador y jefe de cocina experimentado. Existen diferentes maneras de contratar este servicio. En el caso de
encontrarnos trabajando dentro de un hotel, el servicio gastronmico ser provisto por estos, ya que el suministro
de ste es de carcter exclusivo, es decir, que no permiten el acceso de otro proveedor de catering. Esto
igualmente no debe preocuparnos de sobre manera, ya que en la mayora de los hoteles de lujo y cinco estrellas es
de calidad. En algunos centros de convenciones tambin es posible contratar este servicio. Una tercera alternativa
son las empresas privadas especializadas que ofrecen este servicio. Algunas sirven desde 50 hasta 50.000 comidas
diarias y tienen personal y equipo suficiente para lograr un excelente resultado. Hay que pedir varias cotizaciones y
referencias para comparar y decidir la contratacin. Lo usual es garantizar al hotel o empresa privada el pago de un
mnimo de comensales, aunque stos no se presenten. El comit organizador debe de nombrar un responsable y el
hotel o la empresa que vaya a servir los alimentos un representante, para convenir los pormenores del servicio. Se
recomienda que el encargado de alimentos y bebidas que contrate el comit organizador sea una persona con
experiencia y conocimiento como puede ser un especialista en gestin gastronmica.
SONIDISTAS Y EQUIPAMIENTO
La claridad del sonido es una norma fundamental en los congresos y/o convenciones. Hay que prestar mucho
cuidado a la calidad de los tcnicos y del equipo de sonido en las diferentes actividades. Contratar este servicio es
muy delicado, ya que el sonido es esencial en todas las actividades, por ello se debe establecer contacto con
establecimientos que presten este servicio profesionalmente y cuenten con suficientes y buenos equipos y
tcnicos. Muchos eventos no lucen cuando se tienen problemas en el sonido y el xito del mismo se puede ver
perjudicado por este tipo de anomalas. Se debe contar con el sonido suficiente y de calidad as como con
micrfonos adecuados para cada actividad. Los micrfonos inalmbricos son los adecuados para los ponentes, ya
que les permite tener las manos libres. Los micrfonos se colocan en los podios, en las mesas de presidiums, en
diferentes recintos y mesas de trabajo, en las salas de exposiciones y de prensa. Es decir, cada espacio en el que se
realice una actividad debe contar con el correspondiente equipo de sonido y micrfonos para que los participantes
y disertantes puedan realizar las actividades planificadas, sin necesidad de estar a los gritos y poder relacionarse o
trabajar de manera correcta. Es importante hacer pruebas de sonido antes y durante todo el evento y contar con
un equipo adicional de back up por cualquier emergencia. Los equipos que instalaremos cumplirn las siguientes
funciones: Amplificar la voz de disertantes, locutores, artistas y cantantes Amplificar los videos, CDs, DVDs u
otros formatos que se deban emitir durante el evento Amplificar todo lo que provenga de PCs o laptops de
manera directa Amplificar todos los instrumentos, ya sea a travs de micrfonos o por lnea directa (como el caso
de las guitarras elctricas, por ejemplo) Debemos cuidar que el sonido sea uniforme en todos los espacios. Cuando
tengamos momentos de break (o corte) nunca debe quedar en silencio, es decir, que todos los ambientes deben
contar con msica ambiental. El tipo de microfona a utilizar puede ser: Por cable o inalmbrico Con pie al piso o
de mesa De apertura a cargo del usuario o de manejo desde consola (a cargo del sonidista) De mano, corbatero
o tipo headset (vincha con micrfono a la boca)
Recomendacin 1: evitar la utilizacin de gran cantidad de microfona inalmbrica, estos trabajan por
radiofrecuencia y muchas veces, a causa de la gran cantidad de equipos instalados, suelen sufrir interferencias
difciles de controlar. Recomendacin 2: los micrfonos inalmbricos trabajan a batera, entonces es
imprescindible contar con bateras de repuesto y/o micrfonos de back-up a mano. Adems, cuando las bateras se
van consumiendo estos van perdiendo alcance y suelen meter ruidos.
TARJETAS DE CRDITO
Este servicio hay que contratarlo con suficiente anticipacin, ya que en algunas ocasiones se necesita bastante
tiempo para firmar los contratos respectivos y recibir el servicio. Hay que contratar el servicio de las tarjetas ms
usuales y antes de firmar los contratos, se debe revisar las condiciones generales del servicio. Generalmente, se
paga un porcentaje sobre la cantidad que se facture a travs de las mismas. Hay que verificar las polticas de cada
empresa ya que algunas tardan hasta un mes en abonar los depsitos bancarios efectuados en tarjetas de crdito.
TCNICOS AUDIOVISUALES Y EQUIPAMIENTO
Son los responsables de instalar los equipos audiovisuales y de proyeccin (videoproyectores, micrfonos,
computadoras, retroproyectores, etc.), durante las sesiones de trabajo en cada sala y/o mesa de trabajo. Adems,
ajustan durante cada sesin luces y equipamiento general involucrado. Las proyecciones estn muy de moda.
Tenemos que saber que la ubicacin del proyector es muy importante, ya que el flujo de luz de la proyeccin no
debe ser interrumpido por nadie que pase por delante o por elementos que se interpongan. Por ese motivo es muy
comn realizar proyecciones de back, es decir, desde atrs. La distancia estndar que se necesita para que la
imagen tenga el tamao que queremos y est en foco es (desde la lente del proyector a la pantalla) dos veces el
ancho de imagen deseada. Es decir, si tengo una pantalla de 4 m de base por 3 m de altura, el proyector estar a 8
m de la superficie de proyeccin (o pantalla). Estas distancias se pueden variar trabajando con lentes especiales
que se adicionan a los proyectores. Varios son los puntos a considerar: Contar con una distancia suficiente entre
la pantalla de proyeccin y el observador, para que este pueda ver las imgenes correctamente... ir al cine en fila 1
nunca es recomendable!!! Tener la mayor oscuridad posible para obtener una imagen de alta calidad Enmarcar
las pantallas de manera que visualmente queden estticas Contar con la cantidad de pantallas necesarios en
funcin de la cantidad de asistentes y distribucin de los mismos
Con respecto al equipamiento a utilizar en este tipo de eventos, lo que hay que tener en cuenta en referencia a
cada uno de ellos es lo siguiente: CCTV y registro de video: el servicio de Circuito Cerrado de TV permite captar la
imagen del orador o del escenario para proyectarla en diferentes pantallas de video y/o retransmitirla a otras salas.
Este sistema se implementa con la cantidad de cmaras que se consideren necesarias, asegurndose una
visualizacin ptima de las diferentes situaciones a toda la audiencia. En instalaciones de mayor envergadura,
donde se requieren ms de dos cmaras de video profesional, se provee personal capacitado para realizar la tarea
de director de cmaras, utilizando una mesa de edicin en vivo con monitores de previo y aire, switcher y sistemas
de comunicacin entre cameramans. Opcionalmente se puede contratar el servicio de grabacin de video que
permitir contar con un registro del evento. Grabadoras de video y/o audio: hay que tener un nmero de
grabadoras igual a los eventos que se vayan a tener simultneamente para poder grabar todo el evento. A su vez,
debemos de considerar el material virgen (de video y audio) necesario para poder realizar la tarea en cuestin.
Videocassetteras y televisores/monitores: existen videocassetteras de diferentes tipos, formatos y modelos.
Dependiendo de las necesidades del evento y de los ponentes se podr definir cantidad, modelo y marca. Equipos
para proyeccin: dependiendo de las necesidades de los ponentes se debe contar con los equipos adecuados para
facilitar sus presentaciones. Algunos de los equipos que se pueden utilizar son: retroproyectores (proyectores de
transparencias o acetatos), videoproyectores, proyectores de slides o diapositivas, pantallas de diferentes
medidas, computadoras, pizarrones, rotafolios, entre otros.
TRADUCTOR, INTRPRETE SIMULTNEO, INTRPRETE CONSECUTIVO, WHISPERING Y EQUIPAMIENTO
Traductor: es la persona que expresa en un idioma, generalmente su lengua materna y por escrito, lo que est
escrito en otro. Intrprete simultneo: transmite el mensaje al mismo tiempo que habla el orador. Para una
interpretacin de este estilo, se requieren cabinas insonorizadas, micrfonos para los oradores, consolas de
traduccin simultnea para intrpretes y equipos receptores para el pblico asistente. Armado de estos recursos, el
intrprete puede concentrarse en transmitir el mensaje al mismo tiempo que el orador. Como instancia previa a la
realizacin de una interpretacin es aconsejable proporcionar al equipo de intrpretes un guin del temario en
torno al cual girar la comunicacin.
Los equipos que trabajan bajo sistema de infrarrojo permiten una total confidencialidad de la informacin que se
maneja en la sala ya que evitan que la seal sea captada fuera de la misma. La seal de audio de los intrpretes,
llega a los receptores que tiene cada invitado, a travs de rayos infrarrojos, que evita el tendido de la antena del
sistema inductivo y asegura una mayor fidelidad de sonido y absoluta confidencialidad. Mediante los receptores
con selector de canales de hasta siete idiomas, control de volumen y sus correspondientes auriculares, la audiencia
accede a traduccin simultnea de alta fidelidad, en el idioma de su eleccin. Las cabinas de traduccin
sonoamortiguadas, estn equipadas con consolas de traduccin para dos intrpretes. La transmisin de la seal de
los intrpretes se realiza mediante potentes radiadores infrarrojos que ubicados estratgicamente cubren toda la
sala. Algunos equipamientos cuentan con sistema de alarmas, fsicamente incluidas en cada receptor infrarrojo,
que permite el uso de dispensers que se cuelgan del respaldo de la silla frente a cada participante. De esta manera,
no se requiere de la entrega de un documento de identidad por cada participante al que se le entrega un receptor,
lo cual permite mayor agilidad al comienzo y final de cada evento. Cada dispenser contiene a su vez los auriculares
y un instructivo de manejo del receptor.
Intrpretes consecutivos: ste acompaa en reuniones de negocios, auditorias o cualquiera sea su necesidad, para
facilitar la comunicacin entre ambas partes. Este tipo de interpretacin requiere un gran entrenamiento de
memoria y toma de notas. El intrprete escucha el discurso y cuando el orador se detiene, rpidamente traduce lo
que ha dicho el orador en el otro idioma. Cuando el intrprete termina su intervencin, el orador recin puede
continuar con su discurso. A diferencia de la interpretacin simultnea esta modalidad puede llegar a prolongar
mucho el tiempo de disertacin en un seminario. Whispering: el susurro o whispering es bsicamente una
interpretacin simultnea, sin sonido amplificado, al odo de la persona que necesita la traduccin. Se usa en
reuniones o conferencias donde a lo sumo 3 personas podrn estar al lado del intrprete para escuchar su
interpretacin.
VALET PARKING
Este servicio implica a un grupo de personas que se ocupan del estacionamiento y cuidado de los vehculos de los
asistentes y se ofrece cada vez con mayor frecuencia, sea en salones de fiestas, en hoteles o restaurantes, ya que la
comodidad es necesaria y a veces no se puede estacionar en la misma entrada. En countries, casas de campo y
estancias, este servicio es indispensable.
Bsicamente existen dos modalidades: La de direccionamiento al conductor para ubicacin de espacios
disponibles. La de toma del vehculo en la puerta de la locacin, retencin de llave contra entrega de ticket
numerado y devolucin del vehculo ante pedido del invitado.
VIDEOCONFERENCIA Y TELECONFERENCIA
Videoconferencia: es la comunicacin simultnea bidireccional combinando seal de video y audio de calidad en
tiempo real, entre dos o ms puntos finales, permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas en
lugares alejados entre s. El ncleo tecnolgico usado en un sistema de videoconferencia es la compresin digital de
los flujos de audio y video en tiempo real. Su implementacin proporciona importantes beneficios, como el trabajo
colaborativo entre personas geogrficamente distantes y una mayor integracin entre grupos de trabajo.
Teleconferencia: es un servicio de comunicacin claro, seguro y confiable con grupos de clientes, empleados o
proveedores, de manera simultnea y sin necesidad de desplazamientos. Proporciona la posibilidad de realizar
reuniones mediante el telfono sin importar el nmero de participantes e indiferentemente de la localizacin
geogrfica de los mismos. Los equipos de teleconferencia funcionan en modo Full Dplex que permite una
comunicacin clara y libre de ecos y reverberaciones. Incluyen altavoz con ajuste de volumen y mute para los
micrfonos, que permite la posibilidad de hacer comentarios internos, mientras el interlocutor se mantiene a la
espera.
LOS MATERIALES
CARTELERA Los puntos principales a tener en cuenta al momento de pensar en la cartelera necesaria, son los
siguientes: Objetivo: presencia institucional Funcin: orientacin Ubicacin: en funcin de la posicin,
orientacin y altura Cantidades Sustratos o materiales de soporte (como ser foamboard, cyntra, fibrofcil, lona
vinlica, acrlico, tela, alfombra, etc.) Formatos (planos, corpreos, de colgar, de piso, de altura, backlights, etc.)
Sistema de impresin (digital, plotter de corte, pintados, etc.) Aprobacin de diseos y colores finales de parte del
cliente
IMPORTANTE: cuando realizamos impresiones que no permiten trabajar con colores especiales, sino solo por
composicin CMYK (cyan, magenta, amarillo y negro), resulta muy difcil lograr con exactitud los colores especficos
de las marcas registradas. De ah la importancia de tener la aprobacin de las muestras de parte del responsable
general, para evitar reclamos posteriores.
Es fundamental en este tipo de eventos la utilizacin de cartelera para la correcta orientacin de todos los
participantes. Las ubicaciones ms habituales son: Aeropuertos Centro de Convenciones / Hoteles Escenarios
Mesas de presidiums Mdulos Pabellones Podios Salones Salidas de autobuses Identificadores de
Vehculos
Algunas opciones de posibles textos, dependiendo del evento y de la ubicacin del cartel, pueden ser: Nombre
del evento Logo del evento Logo del Organizador del evento Bienvenidos Lema del evento Nombre de la
Sede /Locacin/ Sala Fecha Ciudad Sede Nombre de la Sala con tema especfico a tratar en el momento
Temario de las mesas de trabajo y horarios
PERSONIFICADORES
Se usan para identificar por el nombre y cargo a las personas que ocupan un presidium o mesa de trabajo.
Se deben tener personificadores para diferentes actividades, como puede ser: Inauguracin Clausura
Ponencias magistrales Mesas de trabajo Paneles Juntas de consejos directivos
Los materiales y las formas ms comunes son: Acrlicos en forma de caballete con una cartulina en cada lado con
nombres y puestos
De cartn grueso en forma de caballete y rotulado por ambos lados.
El tamao debe ser lo suficientemente grande para que se pueda distinguir los nombres y congruente con el
espacio de la mesa o presidium.
MATERIALES GENERALES
La Identificacin Visual es otro punto fundamental a tener en cuenta, por eso es muy importante definir y
supervisar el diseo, elaboracin o presentacin del siguiente material: Banderas Banners Carpetas Carta de
bienvenida de la ciudad sede Carta de bienvenida del Coordinador General Carteles de identificacin de reas,
pabellones y mdulos Carteles personificadores Credenciales Mapas y guas de la ciudad y del lugar sede
Diplomas Formularios de evaluacin Formularios para preguntas Hojas con membrete Informacin general
Identificadores de transportes y automviles de los participantes y del Comit Organizador Invitaciones
Lapiceras y lpices Letras de distribucin Logotipo y lema Merchandising Papel membrete Papelera
general Pases Programas de actividades Recibos Sealizacin y Sealtica Tickets, entradas o pases para
entrar a diferentes actividades
Algunos comentarios: Carpetas: en algunos eventos las carpetas sirven para entregar los materiales de trabajo
que se utilizarn durante el evento, como ser programas, boletines, apuntes, hojas, plumas, lpices, entre otros.
Las carpetas pueden ser de diferentes modelos y calidades, dependiendo del presupuesto. Hay carpetas con o sin
cierre, tipo portafolio, etc., y pueden ser de materiales como piel, cuero, cuerina, vinlico o plstico y se les puede
grabar o imprimir el logotipo y el lema del evento. Los materiales de trabajo que se incluirn en las carpetas los
debe definir el Coordinador de Operaciones con el Coordinador General. Material impreso: hay que buscar
formatos que faciliten la localizacin objetiva del propsito, la temtica, el programa e informacin general del
evento. En los eventos de carcter internacional se debe imprimir en diferentes idiomas segn los pases
participantes. Generalmente las imprentas tienen problemas para cumplir con las fechas de entrega y o con la
calidad de las impresiones, por lo que hay que prevenir esta situacin contratando el servicio con el tiempo
suficiente para poder corregir cualquier anomala posible. Tickets, entradas o pases: para tener control del acceso
de los participantes a las diferentes actividades del evento, es necesario elaborar los pases necesarios para
mantener el control adecuado. Reconocimientos para participantes y ponentes: se pueden elaborar
reconocimientos de diferentes estilos y materiales y algunos ejemplos son: artesana tpica del lugar grabada con
logotipo y lema del evento; diplomas grabados en piel; diplomas impresos en papel, monedas conmemorativas
grabadas, reconocimientos en vidrios o acrlico grabados.
MATERIALES PARA MESAS DE TRABAJO
Para facilitar la actividad de los participantes en las diferentes mesas de trabajo, siempre debemos poner a su
disposicin el siguiente listado de materiales: Abrochadoras y ganchos Bandas elsticas Borradores
Carpetas Carteles personificadores Cartuchos de tinta para impresoras Cassettes de audio CDs
regrabables Ceniceros Clips Computadoras Mesas, cubiertas de mesa (paos) y polleras Fibrones delebles
para pizarras Grabadoras de audio Hojas blancas Jarras con agua y copas Lapiceras Lpices Papel para
rotafolios Pizarras, pizarrones, rotafolios Puntero laser Reproductores de DVD Retroproyectores de
transparencias y opacos Sillas Sonido y micrfonos Videocassetteras Videoproyectores
RECONOCIMIENTOS
La Coordinacin de Administracin tiene la responsabilidad de elaborar, llenar y entregar los reconocimientos,
infaltables en este tipo de eventos.
Por este motivo, es recomendable contar con un equipo de diseadores que se ocupen de elaborar los diplomas o
reconocimientos, ya que es el documento oficial que los participantes se llevan como constancia y recuerdo del
evento. El material en que se elaboren debe ser de buena calidad y larga duracin. En el caso que los materiales
utilizados sean frgiles, es conveniente que el empaque, las maniobras y los traslados estn hechos por expertos en
la materia.