Documentation

Documentation
Gestion de relations
professionnelles
Copyright 2003-2013 Tesuji Soft, Tous droits rservs

Sommaire
Sommaire ..................................................................................................................................................................... 2
Installation du logiciel.................................................................................................................................................... 3
Configuration conseille ............................................................................................................................................... 3
Grer les bases de donnes......................................................................................................................................... 4
Crer une base de donnes ..................................................................................................................................... 4
Via un rpertoire partag [ par dfaut ] ................................................................................................................ 4
En mode Client/Serveur et rpertoire partag...................................................................................................... 5
Ergonomie gnrale ..................................................................................................................................................... 7
Fentre principale..................................................................................................................................................... 7
La bote outils.................................................................................................................................................... 9
Clic gauche de la souris ....................................................................................................................................... 9
Ergonomie commune aux fentres de donnes ....................................................................................................... 9
Les informations obligatoires ............................................................................................................................... 9
Les actions sur les champs ................................................................................................................................ 10
Les onglets communs ........................................................................................................................................ 10
L'onglet "Actions" ............................................................................................................................................... 10
L'onglet "Documents" ......................................................................................................................................... 11
Le bouton "Imprimer" ......................................................................................................................................... 12
Paramtres ................................................................................................................................................................. 13
Gestion des utilisateurs .......................................................................................................................................... 13
Mon profil utilisateur ........................................................................................................................................... 14
Menu "Personnalisation" ........................................................................................................................................ 15
Les vues selon les utilisateurs .................................................................................................................................... 19
Les informations directes ................................................................................................................................... 19
Les informations des utilisateurs appartenant mon quipe ............................................................................. 20
Grer les donnes ...................................................................................................................................................... 21
Comptes ................................................................................................................................................................. 21
Contact ................................................................................................................................................................... 24
Agenda (rendez-vous et suivi dactivits) ............................................................................................................... 27
Tche ..................................................................................................................................................................... 29
Opportunit (affaire) ............................................................................................................................................... 31
Document ............................................................................................................................................................... 34
Crer une note (document interne) .................................................................................................................... 34
Import (publier) un document ............................................................................................................................. 34
Numriser un document ..................................................................................................................................... 35
Crer un document partir dun modle............................................................................................................ 36
Envoyer un courrier lectronique ....................................................................................................................... 36
Importer un courrier lectronique ....................................................................................................................... 37
Codes de fusion pour les modles.............................................................................................................................. 38
Tesuji CRM Documentation Page 2 sur 39

Installation du logiciel
Le logiciel Tesuji CRM est livr sous la forme dun excutable auto-extractible portant le nom
Tesuji_CRM_Install.exe. Si vous disposez dun CD-Rom fourni par Tesuji Soft, cet excutable se situe la racine du
CD-Rom ou dans le rpertoire "Tesuji CRM".
En double cliquant sur lexcutable Tesuji_CRM_Install.exe, vous lancez linstallation du logiciel Tesuji CRM sur
votre ordinateur.
Les postes partageant une mme base de donnes doivent tre au mme niveau de version.
Dans le cas contraire, un message derreur peut apparatre au lancement du logiciel Tesuji CRM sur les postes qui ne
sont pas au bon niveau de version par rapport la base de donnes.
Pour utiliser le logiciel, vous devez en accepter la licence dutilisation qui vous est affiche lors de linstallation.
Si vous nacceptez pas cette licence, linstallation est interrompue et le logiciel nest alors pas install sur votre
ordinateur.
Suite lacceptation de la licence dutilisation, vous devrez prciser le rpertoire dans lequel vous souhaitez installer
le logiciel. Par dfaut, le rpertoire propos est C:\Program Files\Tesuji CRM 3.0\
Dans le cas dune mise jour du logiciel, vous pourrez prciser que vous souhaitez sauvegarder les fichiers du
logiciel remplacs lors de linstallation. Ceux-ci seront placs dans des rpertoires dats situs gnralement dans le
rpertoire dinstallation et commenant par "Sauvegarde des donnes".
Aprs linstallation du logiciel, une dernire fentre vous demandera si vous souhaitez placer un icne sur votre
bureau dordinateur, placer un icne dans le menu "Dmarrer", et aussi, si vous souhaitez utiliser (lancer)
immdiatement le logiciel.
Dans le cas dune mise jour du logiciel et si vous utilisez des bases de donnes en mode Client/Serveur, un
message vous demandera les noms dutilisateur technique et leurs mots de passe pour chaque base laquelle vous
avez accs en mode Client/Serveur. Ceci est ncessaire afin de vrifier la conformit des bases de donnes avec la
version du logiciel utilis. Par dfaut, le nom d'utilisateur est "admin" sans mot de passe.
Configuration conseille
Le logiciel Tesuji CRM 3.0 fonctionne dans un environnement Microsoft Windows.
Nous vous conseillons le systme dexploitation Microsoft Windows XP ou Vista pour lutilisation du logiciel.
Toutefois, vous pouvez essayer le logiciel sur un systme Windows de version diffrente. Une priode dvaluation
de 30 jours vous est offerte pour vous assurer du bon fonctionnement du logiciel avec vos systmes dexploitation.
Le logiciel peut tre utilis sur un ordinateur ayant au minimum 512Mo de mmoire vive, un microprocesseur
Pentium 1 Ghz, un espace libre dun 1 Go de disque dur et une rsolution dcran de 800 x 600 pixels.
Nanmoins, nous vous conseillons dutiliser un ordinateur plus performant et non surcharg de programmes
rsidants en mmoire vive pour faire fonctionner le logiciel Tesuji CRM (par exemple : mmoire vive 1Go,
processeur 2 Ghz et cran 1024 x 768 pixels).
Par ailleurs, nous vous invitons mettre en uvre

- une solution pour sauvegarder vos bases de donnes priodiquement en lieu sr,
- une infrastructure informatique performante dans le cadre dune utilisation en rseau informatique, filaire ou
Wifi, ainsi que les quipements et les logiciels ncessaires pour garantir la scurit de vos donnes.

Grer les bases de donnes
Crer une base de donnes
Si vous lancez pour la premire fois le logiciel Tesuji CRM ou si vous cliquez sur le bouton Grer les connexions
et slectionnez l'option Grer les connexions > Nouvelle base de donnes" dans le menu, vous accdez
lassistant permettant de crer ou de rfrencer une base de donnes dans laquelle seront gres toutes les
informations ncessaires au logiciel Tesuji CRM.
Pour crer une nouvelle base, vous devez saisir le nom de votre entreprise ainsi que votre nom et prnom puis
saisir un nom de base de donnes . Ce nom sert identifier sur votre ordinateur les diverses bases auxquelles
vous avez accs.
Vous devrez ensuite choisir le mode de connexion que vous dsirez pour laccs la base de donnes.
Via un rpertoire partag [ par dfaut ]
Le mode "via un rpertoire partag" est le mode par dfaut propos pour la gestion de la base de donnes.
Avec ce mode de connexion, il vous suffit de choisir un emplacement sur un disque dur en cliquant sur le bouton
'Slectionner un rpertoire' ou en saisissant directement le rpertoire concern.
Pour une utilisation mono-poste, vous pouvez conserver le rpertoire propos par dfaut ou choisir un autre
emplacement sur votre disque dur.
Pour une utilisation avec plusieurs collaborateurs grce un rseau informatique, il est ncessaire que le rpertoire
soit partag entre les divers utilisateurs. Les instructions pour partager un rpertoire entre plusieurs collaborateurs
sont gnralement consultables dans laide du systme dexploitation de lordinateur sur lequel vous dsirez
partager le rpertoire (vos utilisateurs doivent disposer des droits de lecture, de cration, de modification et de
suppression sur le rpertoire partag).
Si vous tes seul utiliser le logiciel ou une petite quipe et que de ce fait vous ne grez pas une base de donnes
trs importante, ce mode de connexion peut parfaitement vous convenir. Dans le cas ou vous dsireriez lavenir
utiliser le mode Client/Serveur, il vous suffira de faire migrer votre base de donnes vers ce nouveau mode de faon
trs simple et rapide (cf. la documentation Client/Serveur approprie).
Deux sous-rpertoires seront crs lemplacement spcifi, un portant le nom de "Data" et lautre portant le nom
de "Documents". Le rpertoire "Data" contiendra lensemble des fichiers ncessaires au logiciel Tesuji CRM 3.0 et le

rpertoire "Documents" contiendra les divers fichiers que vous, ou vos collaborateurs, publierez par lintermdiaire
du logiciel.
En mode Client/Serveur et rpertoire partag
En mode Client/Serveur, diverses informations sont ncessaires pour tablir la connexion.
Ce mode permet de grer des bases de donnes importantes. Il ncessite davoir mis en uvre le serveur de
donnes Client/Serveur sur un ordinateur ou un serveur dapplication.
Serveur Nom du serveur qui contiendra la base de donnes (serveur de donnes).

Il doit avoir une correspondance avec une adresse IP (Internet Protocol).
Celui-ci peut tre
- un nom de machine fonctionnant sur un rseau Microsoft,
- un nom de serveur Internet, par exemple : www.tesuji-soft.com ,
- ou une adresse IP, par exemple : 192.168.0.125.
Port Numro du service IP utilis par le logiciel pour se connecter au serveur de donnes.
Par dfaut, le numro de port est 4900.
Certains rseaux informatiques utilisent des pare-feux (firewall) ou des routeurs. Il est alors
ncessaire de vous assurer que ceux-ci contiennent les rgles ncessaires de scurit pour que
vous puissiez accder au serveur de donnes avec les ports ip 4900 et 4999 (ports par dfaut).
Utilisateur / base Nom de lutilisateur (rfrenc dans le serveur de donnes) pour lauthentification de
lordinateur vers le serveur de donnes. Par dfaut, ce nom est "admin".
Attention, ce nom ne correspond pas forcment au nom de lutilisateur pour laccs au logiciel
Tesuji CRM. Il ne sert qu authentifier le logiciel auprs du serveur de donnes.
Mot de passe Mot de passe associ au nom dutilisateur pour lauthentification de lordinateur sur le
serveur de donnes. Par dfaut, il n'y a pas de mot de passe.
Rpertoire partag Rpertoire partag qui contiendra les divers documents que vous, ou vos
collaborateurs, publierez par lintermdiaire du logiciel (les utilisateurs doivent avoir les
droits de lecture, de cration, de modification et de suppression sur ce rpertoire).
Rfrencer une base de donnes dj existante

En rpondant que vous ne dsirez pas crer de base de donnes, vous pourrez rfrencer une base de donnes
dj existante pour vous connecter celle-ci. Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton "Grer les connexions" et
de slectionner l'option "Grer les connexions > Nouvelle connexion" dans le menu.
Il vous suffira ensuite de renseigner le nom de la base de donnes et les informations ncessaires la connexion
selon le mode retenu tel que dfini dans les chapitres "Via un rpertoire partag [ par dfaut ]" et "En mode
Client/Serveur et rpertoire partag".

Se connecter au logiciel Tesuji CRM
Pour vous connecter une base de donnes rfrence dans Tesuji CRM, vous devez lancer le programme en
double-cliquant sur licne du logiciel ou en slectionnant le logiciel grce au menu "Dmarrer" de Windows.
La fentre suivante apparat :
Il ne vous reste plus qu choisir le dossier et votre nom en tant quutilisateur , puis saisir votre mot de passe
, afin de vous connecter la base de donnes en cliquant sur le bouton "Se connecter"
Lors du premier lancement du logiciel, une fentre vous invitant crer une nouvelle base de donnes ou vous
connecter une base existante apparat. Pour une savoir plus, reportez vous au chapitre "Crer une base de
donnes".
Aprs avoir cliqu sur le bouton "Se connecter", la fentre principale du logiciel apparat.
Si vous ne dsirez pas vous connecter au logiciel, il vous suffit de cliquer sur la croix en haut droite de la fentre.

Ergonomie gnrale
Fentre principale
La fentre principale du logiciel se dcompose en cinq zones permettant de naviguer trs facilement au travers des
informations stockes dans la base de donnes.
Fentre principale sur le rpertoire 'Comptes'
Vous disposez dun menu , dune barre dicne , dune bote outils , et des informations visibles et
selon les choix faits avec la bote outils.
Lorsqu'un lment est slectionn dans le tableau du haut , les informations visibles dans le tableau du bas
sont mises jour pour correspondre celles lies l'lment slectionn dans le tableau du haut.
Le tableau du bas est optionnel et contextuel. Il dpend de la vue en cours. Par exemple, dans la vue des documents
partags, il n'y a pas de tableau du bas.
La barre dicne permet de crer (bouton "Nouveau") un nouvel lment, de modifier (bouton "Editer") et de
supprimer (bouton "Effacer") llment slectionn dans le tableau du haut .
Des bulles dinformations saffichent lorsque vous positionnez durant quelques secondes la flche de la souris sur
certains boutons. Ces bulles dcrivent laction que fera le bouton si vous cliquez dessus.
Le bouton "Nouveau" ouvre une fentre vide pour crer un nouvel lment dans la base de donnes.
L'lment cr dpend de la vue en cours.
Le bouton "Editer" ouvre une fentre avec les informations de llment slectionn dans le tableau du haut
.
Le bouton "Effacer" ouvre une fentre vous demandant de confirmer si vous dsirez vraiment supprimer
llment slectionn dans le tableau du haut . Si vous cliquez sur Oui, llment est alors supprim sil
nest pas ncessaire dautres informations contenues dans la base de donnes.
Le bouton "Imprimer" lance limpression du tableau en cours daffichage ou, dans la vue sur les documents,
imprime ou ouvre le document slectionn dans le tableau.

La bote outils contient deux boutons diffrents visibles selon le paramtrage du logiciel : Relations et
Documents. Lorsque vous cliquez sur ces boutons, vous accdez la partie thmatique du bouton cliqu.
Si le bouton actif est "Relations", une arborescence est alors disponible pour slectionner la vue des lments
que vous dsirez. Tout ou partie de l'arborescence est disponible selon les fonctions du logiciel Tesuji CRM qui
vous sont accessibles.
Dans l'arborescence, en cliquant sur :
'Comptes' vous accder la liste de vos socits.
'Contacts' vous accder la liste de vos contacts.
'Agenda' vous accder vos rendez-vous et vos activits

rfrences.
'Tches' vous accder la liste des tches qui vous sont affectes.
'Opportunits' vous accder votre portefeuille d'affaires.

Coin gauche de la fentre principale
'Projets' vous accder votre portefeuille de projets.
Le bouton Documents permet daccder aux documents que

vous, ou vos collaborateurs, souhaitez partager (en dehors de
ceux prsents dans les fentres socits, contacts, tches, projets
ou opportunits).
Si le bouton actif est "Documents", vous accdez aux documents partags que vous, ou vos collaborateurs,
souhaitez changer en dehors de ceux prsents dans les fentres comptes, contacts, tches, projets ou
opportunits. Ceci correspond gnralement des informations non lies aux comptes ou contacts comme les
tarifs, les fiches produits, les conditions gnrales de ventes, ... ou les modles de documents.
Lorsque l'utilisateur est sur la vue des comptes (liste des socits), une colonne "A" (pour Alerte) est disponible
avant celle prsentant le nom des comptes (position par dfaut et modifiable par l'utilisateur).
Cette colonne indique grce un losange de couleur que vous avez une tche faire ou une opportunit en cours
pour le compte concern. Les codes de couleurs sont les suivants :
Rouge La date limite (date de fin) pour une tche non finie ou pour une opportunit
ouverte est chue.
Orange La date limite (date de fin) est 7 jours de son chance pour une tche non
finie ou une opportunit ouverte.
Vert La date limite (date de fin) est plus de 7 jour de son chance pour une tche
en cours ou une opportunit suivre.
Gris La date de dbut de la tche ou de l'opportunit n'est pas encore chue.

La bote outils
La bote outils, notamment avec larborescence "Rpertoire" et "Actions", permet de naviguer entre les diverses
donnes du logiciel comme dcrit ci-dessus. Selon la vue choisie, des options sont disponibles pour filtrer les
lments prsents dans la vue.
Pour exemple, dans la vue des "Comptes", vous pouvez filtrer les lments du tableau par activits ou par
groupes (valeurs par dfaut et paramtrables) en slectionnant une valeur de l'arborescence des classifications .
De mme, dans la vue des opportunits, vous pourriez filtrer sur les opportunits gagnes, en cours, perdues,
Clic gauche de la souris
Aprs avoir slectionn un lment dans un tableau de l'cran principal, vous pouvez
cliquer sur le bouton gauche de votre souris pour accder un menu contextuel
permettant de faire diverses actions lies llment slectionn.
Ergonomie commune aux fentres de donnes

Les informations obligatoires
Lorsque vous crez des donnes dans le logiciel Tesuji CRM, certaines informations sont obligatoires.
Les informations obligatoires dans une fentre sont identifiables par leur couleur "jaune clair" . Les autres
informations facultatives sont de couleur "blanche" .

Les actions sur les champs
Certains champs finissent par une flche ou un rond .
Si vous cliquez sur la flche, cela permet de lancer une action lie au champ concern comme la
slection dune autre valeur pour ce champ.
Le rond nest disponible que vis--vis dun champ prcisant le nom dun compte ou dun contact.
Si vous cliquez sur le rond, cela ouvre la fentre du compte ou du contact concern.
Les onglets communs
Les fentres permettant de grer les diverses donnes du logiciel Tesuji CRM contiennent divers onglets.
Par exemple, les onglets de la fentre "Compte" sont les suivants :
Certains onglets sont identiques quelle que soit la fentre. Il s'agit notamment des onglets "Actions" et
"Documents" dont tout ou partie de ces onglets et de leurs icnes sont disponibles selon les fonctions du logiciel
qui vous sont autorises ou accessibles et selon la fentre utilise.
L'onglet "Actions"
L'onglet "Actions" rfrence les diverses tches, les diverses activits (rendez-vous, temps passs, ...), les divers
projets et les diverses opportunits raliss, en cours ou venir pour la fiche concerne.
Les dates droite sur l'onglet permettent de slectionner les actions entre deux dates, par dfaut celles-ci
prsentent une plage de quatre mois par rapport la date en cours. Le bouton "m-6" permet de dcrmenter
facilement la date de dbut de 6 mois.
1 2 3 4 5 6
Le 1er bouton permet de crer une nouvelle activit (ou un nouveau rendez-vous) li la fiche concerne.
Le 2me bouton permet de crer une nouvelle tche lie la fiche concerne.
Le 3me bouton permet de crer une opportunit lie la fiche concerne.
Le 4me bouton ouvre le slecteur de document pour choisir une liste de tches prdfinies ( crer au pralable)
afin de crer automatiquement pour la fiche concerne les tches dfinies dans la liste du modle retenu.
Le 5me bouton ouvre l'action slectionne dans le tableau.
Le 6me bouton supprime l'action slectionne (aprs confirmation de l'utilisateur et si l'utilisateur est le gestionnaire
de l'action).
Tout ou partie de ces boutons sont disponibles ou cliquables selon les fonctions du logiciel qui vous sont
accessibles ou autorises et selon la fentre concerne. Dans ces fentres, vous ne pouvez supprimer que les
actions dont vous tes le gestionnaire.

L'onglet "Documents"
L'onglet "Documents" permet d'accder tous les documents disponibles pour l'lment affich.
Le tableau disponible dans cet onglet prsente les divers documents rfrencs pour l'lment partir de la date
visible sur l'onglet droite. Le bouton "m-6" permet de dcrmenter facilement cette date de 6 mois.
1 2 3 4 5 6
Le 1er bouton gauche permet d'accder un menu proposant toutes les options pour crer un nouveau document
dans la fiche concerne : crer une nouvelle note, importer (publier) un fichier, numriser un document, crer un
document partir d'un modle, crer ou importer un courrier lectronique. Tout ou partie des options du menu sont
disponibles selon les fonctions du logiciel Tesuji CRM qui vous sont accessibles et selon les logiciels que vous
utilisez avec le logiciel Tesuji CRM.
Le 2me bouton permet de crer un document partir d'un modle (c'est un raccourci par rapport au menu du 1er
bouton). Celui-ci affiche une fentre pour slectionner un modle afin de gnrer le document pr-rempli partir du
modle initial et selon les informations contenues dans la base de donnes.
Le 3me bouton permet de crer un courrier lectronique pour le compte ou le contact concern (c'est un raccourci
par rapport au menu du 1er bouton).
Le 4me bouton permet d'importer (publier) un fichier depuis votre disque dur. Celui-ci vous ouvre le slecteur de
document de Windows pour choisir le fichier publier et vous propose ensuite de saisir le titre du document (c'est
un raccourci par rapport au menu du 1er bouton).
Le 5me bouton vous permet de modifier les options du document (titre, auteur, date rfrence,...)
Le 6me bouton vous permet de supprimer le document de la base de donnes. Vous devez tre l'auteur du
document pour pouvoir l'effacer.
La gestion des documents est dtaille au chapitre "Document".

Le bouton "Imprimer"
Le bouton "Imprimer" permet de lancer un aperu avant impression de l'tat correspondant la fentre. Ltat
saffiche droite et les diverses pages sont reprsentes en miniature gauche . En cliquant sur une
miniature, vous allez directement la page concerne.
Les deux premiers boutons permettent dimprimer ltat vers votre imprimante par dfaut.
La barre de boutons permet de zoomer et de vous dplacer dans l'aperu de l'tat.
Trois quatre boutons permettent dimprimer vers des fichiers plutt que vers votre imprimante par dfaut :
- Le bouton Word imprime l'tat vers un fichier au format RTF (Rich Text Format),
- Le bouton Excel imprime l'tat vers un fichier au format Excel,
- Le bouton HTML imprime l'tat vers une page Internet au format HTML,
- Le bouton PDF imprime l'tat vers un fichier PDF.
Toute ou partie de ces boutons sont disponibles selon l'tat concern.

Paramtres
Gestion des utilisateurs
Vous, et vos collaborateurs, devez tre rfrencs dans la base de donnes afin d'accder aux informations du
logiciel Tesuji CRM. Le compte utilisateur dfinit les fonctions du logiciel qui vous sont accessibles ainsi que les
donnes auxquelles vous accdez ou que vous partagez selon la licence d'utilisation qui vous est affecte.
En allant dans le menu "Personnalisation > Utilisateurs", vous accdez un tableau vous permettant de rfrencer
de nouveaux utilisateurs, d'en supprimer ou de modifier un utilisateur dj rfrenc dans le logiciel.
Les informations contenues dans la fentre sont les suivantes :
Information Description
Nom Nom de l'utilisateur
Prnom Prnom de l'utilisateur
Mot de passe Mot de passe que l'utilisateur va saisir pour ouvrir sa session sous le logiciel
Licence Liste droulante prsentant les diverses licences d'utilisation qui sont
disponibles dans votre logiciel
Accde aux informations classs Liste des groupes de comptes ou de documents, auxquels l'utilisateur a
dans accs sans ncessairement tre le gestionnaire de ces comptes ou de ces
documents. Les boutons "Ajouter" et "Retirer" permettent d'ajouter ou
d'enlever un groupe.
Ses nouveaux comptes sont Liste des classifications qui seront affectes par dfaut aux comptes crs
classs par dfaut dans par l'utilisateur. Les boutons "Ajouter" et "Retirer" permettent d'ajouter ou
d'enlever une classification.
ONGLET "Logiciels"
Microsoft Word Cases cocher pour prciser les logiciels qui seront utiliss par l'utilisateur
Microsoft Excel (case coche) pour crer des documents partir de modle ou pour
Microsoft Outlook envoyer et importer des courriers lectroniques. Le bouton "Vrifier les
StarOffice ou OpenOffice.org logiciels disponibles" lance un test sur l'ordinateur en cours pour voir les
Outlook Express pour les emails logiciels utilisables avec Tesuji CRM.
Ajouter automatiquement la Case cocher pour prciser si une signature est ajoute (case coche) aux
signature aux courriers courriers lectroniques nouvellement crs. La signature peut tre saisie

dans la zone en dessous. Le bouton "Saisie RTF" permet de saisir une
signature avec une mise en forme Rich Text Format (couleurs et polices).
Synchronisation des RDV avec Prcise le nombre de jours avant et aprs la date actuelle qui serviront
Microsoft Outlook entre comme bornes de synchronisation avec Microsoft Outlook lors de la
synchronisation des activits. Les jours non compris dans cette borne ne
seront pas synchroniss. Une plage trop grande de jours avant et aprs peut
ralentir fortement votre ordinateur et l'utilisation du logiciel. Nous vous
conseillons une borne raisonnable (par dfaut 10 jours avant et 60 jours
aprs).
Heure de dbut et de fin pour le Les plages du calendrier en dehors de ses heures sont affiches en gris
calendrier clair et les plages du calendrier des ces heures sont affiches en blanc.
Dlai en jour pour faire aboutir une Nombre de jours ncessaires pour l'utilisateur concern afin de faire aboutir
vente une vente (lors de la cration d'une nouvelle opportunit, la date est
automatiquement mise jour avec la date actuelle et le nombre de jours
dfinis).
ONGLET "Coordonnes"
Coordonnes de l'utilisateur qui sont fusionnes lors de l'utilisation des modles de documents
ONGLET "Droits et Equipe"

Administrateur du logiciel Dfinit si l'utilisateur a tous les droits (case coche) ou non sur le logiciel.
Seul un administrateur peut retirer ce droit, en dcochant la case, un autre
administrateur.
Comptes et contacts Autorise (case coche) ou non l'utilisateur accder certaines fonctions
Documents du logiciel.
Agenda et tches
Projets
Opportunits
Contrats de services
Autoriser quitter en mode Autorise (case coche) ou non l'utilisateur rpliquer sur son poste la base
nomade de donnes avec certains documents pour utiliser la base rplique lorsqu'il
est dconnect de la base centrale (serveur de donnes).
Voit les collaborateurs Ce tableau permet de rfrencer lensemble des collaborateurs qui
seront visibles par lutilisateur partir de lcran principal dans la liste
droulante du coin en haut droite de lcran principal. Grce cette liste, il
pourra alors accder aux informations vues et gres par les autres
utilisateurs (en complment du partage automatique ralis via les groupes
de comptes). Les boutons "Ajouter" et "Retirer" permettent d'ajouter ou
d'enlever un utilisateur de cette liste.
Mon profil utilisateur
En cliquant sur "Mon profil utilisateur" dans le menu "Fichier" de l'cran principal, vous accdez la fentre
dcrivant votre profil. Celle-ci est identique la fentre dcrite ci-dessus mais vous ne disposez que des onglets
"Logiciels" et "Coordonnes". De plus, vous ne pouvez pas grer l'arborescence "Accde aux informations classes
dans" ou votre licence.

Menu "Personnalisation"
Ce menu permet de grer les divers paramtres du logiciel afin de l'adapter votre mtier et votre organisation.
Les paramtres correspondent des informations ncessaires pour regrouper et classer les donnes du logiciel
Tesuji CRM. Certains d'entre eux vous permettront de faire des slections sur les comptes ou les contacts,
notamment les classifications et les profils de contacts.
Seuls les administrateurs du logiciel peuvent accder au menu "Personnalisation".
Option du menu Description

Groupes partage Ce menu vous permet d'accder aux deux sous-menus "Comptes" et "Documents"
d'informations qui grent la liste des groupes permettant le partage automatique d'informations du
logiciel.
Par exemple, si vous dfinissez un groupe de comptes "Secteur A" et que vous
affectez des comptes aux groupes "Secteur A", tous les utilisateurs accdant au
groupe "Secteur A" verront automatiquement les comptes concerns dans leurs listes
de comptes mme s'ils ne sont pas les gestionnaires des comptes.
Pour les documents, les groupes permettent de dfinir des droits sur les dossiers que
vous ou vos collaborateurs vont crer dans le logiciel afin de partager ou non les
dossiers crs.
Le sous-menu "Tout le monde" permet de crer un groupe "Tout le monde" de faon

automatique et qui sera alors utilisable la fois pour les comptes et pour les droits
sur les dossiers de documents partags.
Classifications et Cette option vous permet de dfinir les diverses classifications que vous pourrez
segmentations de utiliser pour classer les comptes. Pour chaque classification, vous pourrez dfinir des
comptes segments et ainsi rattacher les comptes chaque segment.
Les boutons "Ajouter", "Renommer" et "Effacer" vous permettent de grer les listes
de classifications et de segments.
Par dfaut, certaines classifications et certains segments sont proposs mais vous
pouvez les personnaliser ou en ajouter de nouveaux afin quils soient mieux adapts
votre organisation ou votre mtier.
Relation Permet de classer les comptes selon un critre fonctionnel propre

votre entreprise. Par exemple, cela pourrait tre une liste comportant :
Client, Prospect non encore visit, Prospect visit, Partenaire et
Fournisseur

Activits Classe les comptes par activits conomiques. Par exemple : Service
conomiques informatique, Service bancaire
Origines Lorsque vous renseignez les informations sur un compte, vous pouvez
indiquer quelle est l'origine de l'information qui vous a fait crer ce
compte. Par exemple : Contact via Internet, Prospection directe,
Campagne marketing,
Civilits des contacts Tableau permettant de grer les diverses civilits (Mr, Mme, ) des contacts lors de
la cration des fiches contacts.
Gestion des classements Arborescence permettant de dfinir les divers classements qui pourront tre utiliss
et centres d'intrts pour classer les contacts.
Classification des Liste permettant de classer les diverses activits ralises par vous et vos
activits collaborateurs. Les rendez-vous et activits saisis dans l'agenda font rfrence
cette liste et les codes couleurs dfinis pour chaque type d'activits dfinissent alors
la couleur utilise pour faire apparatre celle-ci dans l'agenda.
Cela correspond aux divers types d'activits que votre socit ralise. Cela permet
ensuite d'avoir un cumul des temps par collaborateur et par activit. Par exemple, les
activits pourraient tre : RDV en clientle, Etude de dossier, Administratif, Runion
commerciale,
Lieux possibles de rdv Liste des lieux possibles pour une activit ou un rendez-vous (par exemple, le sige
social, une agence, le tlphone, chez le client, ).
Motifs sur abandon ou Liste des motifs possibles lorsque vous ou un collaborateur dfinissez qu'un rendez-
report d'agenda vous ou une activit est report ou abandonn.
Ceci permet de dfinir le motif de l'abandon ou du report afin de dterminer sur

certaines tches ou certains projets les raisons de changement de planning. Par
exemple, ceci peut correspondre un empchement du client, un retard de livraison,
un manque d'lment ct client,
Types de frais Liste des types de frais possibles lors des activits ou rendez-vous afin de grer les
frais par type (frais kilomtriques, htel, parking, repas invitation, repas dplacement,
) et davoir des vues statistiques sur les frais engags.
Classifications (types) Liste permettant de classer les opportunits saisies. Par exemple, cela peut tre une
d'opportunits liste de catgorie de produits ou de catgories de clients. Cette liste permet de faire
des statistiques en regroupant les opportunits.
Cycle de vente Le cycle de vente dtermine les diverses tapes de dcision chez le prospect ou le
client (avec un % de russite ventuelle). Grce au pourcentage dfini par le cycle et
la date laquelle une opportunit doit tre conclue, il est alors possible de raliser
simplement un prvisionnel des ventes et donc davoir une visibilit par collaborateur
ou pour lquipe sur leurs objectifs.
Liste des concurrents Liste des divers concurrents que l'on veut rfrencer sur les opportunits.
Champs personnaliss Affiche les divers champs supplmentaires que vous dsirez grer au sein de la
(base de donnes) base de donnes et dans les diverses fentres compte, contact, agenda, tche,
opportunit, projet et contrat. Ceci vous permet de saisir des informations

spcifiques votre entreprise et qui ne sont pas prsentes en standard dans le
logiciel Tesuji CRM.
La liste de gauche montre les objets pour lesquels vous pouvez ajouter des
champs personnaliss. Ceux-ci apparaissent alors dans le tableau de droite .
Le bouton "Nouveau" permet dajouter un champ dans la base de donnes.
La liste droulante "Fiche" montre lobjet concern (ou permet de modifier lobjet) par
le champ personnalis.
Le "Code" prcise un identifiant unique pour le champ. Celui-ci sera aussi utilis
dans les modles de documents.
Le "Nom" permet de dfinir le champ tel qu'il apparatra dans les fentres.
Le "Format" est une liste droulante permettant de choisir parmi quatre types
diffrents :
- Numrique, dans ce cas la valeur sera uniquement compose de chiffres,
- Chane de caractres, vous pourrez taper des chiffres et des lettres dans la
valeur du champ personnalis,
- Liste de valeurs, vous pourrez saisir une valeur parmi une liste de valeurs
que vous prdfinissez,
- Date, vous pourrez alors renseigner une date.
La "Taille" dfinit le nombre de caractres maximum que pourra taper l'utilisateur lors
de la saisie de la valeur du champ personnalis. La taille maximum d'un champ
personnalis est de 9999 caractres pour du texte long.
Dans le cas dune liste, les valeurs possibles peuvent tre entres dans le champ
en dessous de format. Chaque valeur correspond une ligne de la liste.
ATTENTION : si vous modifiez la fiche concerne ou le code dun champ personnalis dj

cr et utilis, toutes les donnes lies cette fiche ou ce code seront perdues de la base
de donnes.

Personnalisation des Cette fentre vous permet de saisir un des libells visibles sur les fentres du logiciel
libells et de saisir le libell par lequel vous dsirez le remplacer.
Ainsi, toutes les fentres qui comportent le libell dorigine feront apparatre
dsormais le libell nouvellement saisi.
Paramtres gnraux Cette fentre dfini quelques paramtres ncessaires au logiciel.

Vous y retrouvez notamment lidentifiant du logiciel (non modifiable).
Le dlai de rafrachissement dfinit la frquence laquelle le logiciel va vrifier sil y a

eu des modifications ralises la base de donnes et si celles-ci doivent tre
affiches pour lutilisateur connect.
Le mois rfrant pour le dbut de lanne dfinit le mois qui servira tablir les
bornes de dates par dfaut pour laffichage des listes de lcran principal et des
statistiques (ces bornes tant gnralement modifiables sur les vues ou les
statistiques concernes).
La taille maximum des documents publis permet de dfinir en kilo-octets le volume

informatique maximal qui peut avoir un nouveau document que vous dsirez publier
dans le logiciel.
Si vous utilisez un rseau avec un dbit peu lev, il est conseill de ne publier que des
documents de petites tailles informatiques (noubliez pas alors de vrifier la bonne
compression de vos images dans vos documents modles).
La conversion heures en jour de travail dfinit le nombre dheures qui sera utilis
pour la conversion en jours lors de laffichage des informations de temps. Pour
exemple, une conversion sur 6h/j donnera 24h = 3j travaill alors quune conversion
de 24h/j donnera 24h = 1j travaill.

Les vues selon les utilisateurs
Les informations directes
Le logiciel Tesuji CRM permet de grer plusieurs utilisateurs (cf. le chapitre "Gestion des utilisateurs").
Les donnes saisies dans le logiciel Tesuji CRM peuvent tre automatiquement partages entre divers utilisateurs.
Le partage rpond aux principes suivants :
Donnes Principe de partage
Comptes Les comptes sont affects des groupes.

L'utilisateur voit les comptes qu'il gre et ceux qui appartiennent aux groupes auxquels il
a accs .
Par exemple, l'utilisateur ci-dessous a accs au groupe "Secteur A" et voit donc, par cette
intermdiaire, la fentre du compte qui elle est visible grce ce groupe.
Fentre UTILISATEUR Fentre COMPTE
Durant Marcel accde aux informations

Duclos Raimond gre le compte
du "Secteur A"
Le compte est dans le groupe "Secteur A"
Durant Marcel voit le compte gr par Duclos

Raimond car il voit le groupe "Secteur A"
L'utilisateur qui a accs un compte peut en modifier toutes les informations afin de tenir
celles-ci jour.
Contacts L'utilisateur voit les contacts qu'il gre ou ceux qui appartiennent aux comptes auxquels il a
accs selon le principe ci-dessus.
Agenda (activits) Lutilisateur voit les informations qui lui sont affectes directement (Manageur) ou celles qui
Tches lui sont dlgues (par les tableaux Equipe ou Dlgu ).
Projets
Opportunits
Contrats

Les informations des utilisateurs appartenant mon quipe
Sur l'cran principal, vous disposez en haut droite d'une liste droulante permettant d'accder aux informations
des membres de votre quipe mais qui ne sont pas partages directement selon le principe du chapitre page
prcdente (Les informations directes).
Pour ce faire, il vous suffit de slectionner le ou les utilisateurs concerns pour accder
leurs informations.
Une slection multiple se fait en maintenant la touche CTRL enfonce tout en cliquant
avec la souris sur les utilisateurs concerns.
Le bouton Tous vous permet de slectionner en un clic tous les utilisateurs de la liste.
Bien sr, si aucune personne n'est rfrence dans votre quipe (voir le chapitre "Gestion
des utilisateurs"), vous ne pouvez accder qu' vos informations.

Grer les donnes
Comptes
La fentre Compte apporte l'accs toutes les informations lies une socit, un tablissement, un organisme
pouvant regrouper plusieurs contacts. Ces informations peuvent tre les actions prvues ou ralises (rendez-vous,
tches, ) ou les documents changs.
Liste droulante
Permet daccder
des informations
complmentaires
Onglets
Permet de
naviguer entre
les actions,
documents
Toutes les informations de coordonnes principales sont immdiatement disponibles . Dautres informations
complmentaires sont aussi disponibles en slectionnant le type dinformations dans la liste droulante sur la
partie droite de la fentre.
Les onglets Actions , Documents sont ceux dcrits dans le chapitre "Ergonomie commune aux fentres de
donnes". Les onglets Contacts , Personnaliss et Notes sont propres la fentre Compte.
Compte Nom de la socit (Raison sociale ou sigle) vous permettant de l'identifier
facilement.
Adresse Trois lignes dadresse pour situer le compte.
CP Ville Code postal et ville o se situe le compte.
Si les zones ville, dpartement et pays sont vides, celles-ci s'afficheront

automatiquement par rapport au code postal saisi s'il existe dj une
correspondance dans la base de donnes. Sinon, c'est la saisie que vous allez
faire qui crera cette premire correspondance pour le code postal saisi.
Dpartement Dpartement o se situe le compte.
Pays Pays o se situe le compte.
Tlphone Deux emplacements pour saisir les coordonnes tlphoniques du compte.
Fax Numro de tlcopie du compte.
Site Web Adresse Internet du site Web du compte.

Manageur Utilisateur qui gre le compte.
Liste droulante Choix Classifications Segmentations

Le bouton + Permet dajouter un segment pour une classification afin de classer ou de
regrouper certains comptes sur ces critres.
Prcise aussi les groupes auxquels le compte appartient.

Les utilisateurs pouvant voir les groupes rfrencs auront accs la fentre du
compte. Voir le chapitre "Les informations directes".
Le bouton - Retire le segment slectionn.
Le bouton Grer une Ce bouton saffiche lorsque lon slectionne un segment. Cela permet dajouter une
date date sur le segment slectionn.
Liste droulante Choix Informations annexes

Sige social Case cocher qui prcise si le compte est un sige social ou non.
Bloqu Case cocher indiquant de faon visuelle une alerte sous la forme dun sens
interdit.
Priv Case cocher indiquant que le compte est un compte priv du manageur
responsable du compte.
Siren VAT Numro de Siren du compte et Numro VAT du compte.
Groupe Compte correspondant la maison mre principale.

Celui-ci peut tre slectionn en cliquant sur la flche droite du champ.
Forme Forme juridique (par exemple : SA, SAS, SARL, ) de la socit.
ID. Externe Identifiant externe du compte pour faire une correspondance avec un autre fichier.
CA Chiffre daffaires que ralise le compte (socit) sur une anne civile.
Effectifs Nombre demploys du compte (socit).
Capital Capital social pour une socit.
Cr le Date laquelle a t constitue la socit.
Liste droulante Choix Coordonnes additionnelles

Tlphone Numro de tlphone complmentaire.
Fax Numro de fax complmentaire.
E-mail Adresse lectronique du compte. La case cocher droite du champ permet

dindiquer si lutilisation de ladresse e-mail est autorise ou non.
Skype Adresse Skype pour une communication via le logiciel Skype (voix sur IP VOIP).

Liste droulante Choix Chiffres daffaires et marges
Chiffres daffaires et Chiffres daffaires et marges raliss entre votre socit et le compte sur lanne en
marge cours et les annes n-1, n-2.
Potentiel CA et marge Chiffres daffaires et marges potentiellement ralisables entre votre socit et le
compte.
ONGLET Actions Cf. description gnrale - chapitre "Ergonomie commune aux fentres de donnes"
ONGLET Documents Cf. description gnrale - chapitre "Ergonomie commune aux fentres de donnes"
ONGLET Contacts
Tableau Contacts Ce tableau rfrence les contacts et filiales lis au compte.
1 2 3 4
Le 1er bouton permet dajouter un nouveau contact li.

Le 2me bouton permet dajouter une filiale.
Le 3me bouton ouvre la fiche du contact ou de la filiale slectionn dans le tableau.
Le 4me bouton supprime la fiche du contact ou de la filiale slectionn dans le
tableau.
ONGLET
Personnaliss
Colonne Information Cette colonne prsente les libells des champs personnaliss (propres votre
organisation) que vous pouvez renseigner.
Colonne Valeur Cette colonne vous permet de saisir pour chaque champ personnalis, la valeur
que vous dsirez conserver pour le compte.
ONGLET Notes
Notes Permet de saisir un texte libre sur le compte.
En cliquant sur le bouton droit de votre souris, vous pouvez ajouter

automatiquement la date et l'heure du jour ainsi que vos initiales.

Contact
La fentre "Contact" permet de rfrencer les informations sur une personne physique appartenant ou non un
compte.
Liste droulante
Permet daccder
des informations
complmentaires
comme ladresse
postale du contact
Onglets
Permet de
naviguer entre
les actions,
documents
Si vous crez un contact partir d'une fentre Compte (via longlet Contacts ), celui-ci est automatiquement
li au compte concern et l'adresse du contact ainsi que ses numros de tlphone sont automatiquement
renseigns par rapport au compte li.
Civilit Civilit du contact qui pourra tre reprise dans les documents lors des fusions.
Nom, Prnom Nom et prnom du contact.
Titre Titre professionnel du contact. Par exemple : Directeur gnral, Directeur

financier, Responsable des achats,
Service Service du contact au sein du compte.
Tlphone Tlphone du contact.

En cliquant sur la flche droite de la zone, vous pouvez composer le numro via
votre modem si celui-ci est reli votre tlphone.
Mobile Tlphone mobile (GSM) du contact.
Fax Numro de fax du contact.
E-mail Adresse lectronique du contact.
La flche droite de la zone de saisie permet de crer un nouveau courrier

lectronique destination de ce contact.
Autoris Permet de prciser si l'utilisation de l'adresse de courrier lectronique est

autorise (case coche) pour l'envoi d'informations.
Skype Adresse Skype permettant de communiquer via Internet par le protocole VoIP
de Skype.

La flche droite permet de lancer automatiquement Skype pour rentrer
directement en contact avec votre interlocuteur via Internet.
Manager Identifie lutilisateur responsable du contact.
Compte Identifie le compte auquel est li le contact.
Si le contact nest li aucun compte, ce champ est vide.

La flche droite du champ permet de slectionner un compte.
Liste droulante Choix Classements et Intrts

Le bouton + Permet dajouter un classement pour donner un profil prcis, pour classer ou
regrouper certains contacts sur ces critres.
Le bouton - Retire le classement slectionn.
Le bouton Grer une Ce bouton saffiche lorsque lon slectionne un classement. Cela permet dajouter
date une date sur le classement slectionn.
Indpendant Identifie le contact comme une structure indpendant. La liste droulante fait alors
apparatre deux choix supplmentaires : informations annexes et chiffres et
marges afin de renseigner ventuellement ces informations comme pour un
compte.
Bloqu Case cocher permettant de faire apparatre une alerte (sens interdit) sur ce
contact.
Liste droulante Choix Adresse postale

Adresse Trois lignes dadresse pour situer le contact.
CP Ville Code postal et ville o se situe le contact.
Si les zones ville, dpartement et pays sont vides, celles-ci s'afficheront

automatiquement par rapport au code postal saisi s'il existe dj une
correspondance dans la base de donnes. Sinon, c'est la saisie que vous allez
faire qui crera cette premire correspondance pour le code postal saisi.
Dpartement Dpartement o se situe le contact.
Pays Pays o se situe le contact.
Liste droulante Choix Coordonnes additionnelles

Tlphone Numro de tlphone complmentaire pour le contact.
Mobile Numros de tlphones mobiles (GSM) complmentaires pour le contact.
Fax Numro de tlcopie complmentaire pour le contact.
Email Adresse de courrier lectronique complmentaire pour le contact.
Skype Adresse Skype complmentaire pour le contact.

Site Web Adresse Internet du site Web du contact.
ONGLET Actions Cf. description gnrale - chapitre "Ergonomie commune aux fentres de
donnes"
ONGLET Documents Cf. description gnrale - chapitre "Ergonomie commune aux fentres de
donnes"
ONGLET Personnaliss
que vous dsirez conserver pour le contact.
ONGLET Notes
Notes Permet de saisir un texte libre sur le contact.

La gestion d'informations personnelles sur une personne physique ou morale est rglemente dans certains pays, et
notamment en France. Vous devez vous conformer la rglementation en cours dans votre pays sur la gestion des
donnes personnelles.

Agenda (rendez-vous et suivi dactivits)
Lagenda permet dorganiser votre travail dans le temps en planifiant ce qui est faire et en indiquant ce qui est fait
et ralis. Les temps prvus et passs sont ainsi rfrencs pour chaque compte ou contact.
Le bouton "Heure actuelle" met, en un clic, lheure en cours (sur votre ordinateur) comme heure de fin. Ceci peut
tre utilis lors de contacts tlphoniques pour rfrencer le temps pass.
ONGLET Agenda
Etat Etat dans lagenda :
- Provisoire, le temps rfrenc demande tre confirm et est
susceptible d'tre annul,
- Planifi, le temps est confirm et prvu pour tre ralis,
- Ralis, le temps a t ralis par l'utilisateur,
- Non fini, le temps a t ralis mais cela n'a pas permis de finir ce qui
tait prvu vis--vis d'une tche accomplir,
- Abandonn, le temps a t annul, un motif peut tre saisi pour justifier
de l'abandon,
- Report, le temps a t repouss une autre activit, un motif peut tre
saisi pour justifier le report.
L'utilisateur peut faire voluer l'tat des activits qui lui sont affectes pour
spcifier s'il a ralis, ou non, le temps prvu et planifi.
Dbut, Fin Dates et heures de dbut et de fin de lactivit dans lagenda.
24h Identifie si lactivit prend 24h.
Rappel Permet de prciser si lon dsire avoir une alerte sous MS Outlook lorsque
lactivit doit tre faite. La date et lheure de rappel sont calcules
automatiquement selon la liste droulante situe droite de la case cocher.
Manageur Utilisateur qui est affecte directement lactivit.
Compte Compte ou contact qui est affecte lactivit.

Activit Type d'activit ralise. Par exemple, ce peut tre de l'administratif, du
commercial, de la recherche, de la production de services,
La liste droulante droite de la zone permet de slectionner la couleur qui

saffichera dans lagenda pour cette activit.
Informations (ou rapport) Zone de saisie permettant de prciser des informations sur lactivit. Ceci permet
de saisir par exemple des rapports de visites.
Priv Dfinit que lactivit est une activit prive pour le Manageur .
donnes"
donnes"
ONGLET Runions
Tableau Contacts Permet de partager lactivit sur plusieurs comptes ou contacts en rfrenant
externes (via le bouton ajouter ) des comptes ou des contacts prsents ou ncessaires
lactivit. Le bouton diter permet douvrir la fiche du compte ou du contact
slectionn dans le tableau.
Tableau Equipe Permet de positionner lactivit concerne dans lagenda dautres utilisateurs (via
le bouton ajouter . Ceux-ci verront alors dans leurs agendas respectifs
lactivit.
ONGLET Dtails
Rf. Rfrence ventuelle pouvant tre saisie sur lactivit.
Lieu Endroit o l'activit est prvue ou faite. Par exemple, cela peut tre au bureau,
chez le client,
Dure non comptabilise Dure qui ne sera pas prise en compte dans le calcul du temps pass. Par
exemple, vous pouvez dfinir une activit de 8h00 16h00 (soit 8h de temps
pass) et retirer 2h (pour le midi) pour comptabiliser seulement 6h de temps
rellement pass sur lactivit.
Satisfaction Identifie le niveau de satisfaction du client lors de lactivit. Par dfaut, la

satisfaction est normale .
Motif Dans le cas dun report ou dun abandon de lactivit, vous pouvez dfinir le motif
de labandon ou du report.
que vous dsirez conserver.

Tche
Les tches permettent de suivre les engagements que vous prenez vis--vis dun compte ou dun contact mais qui
ne sont pas encore planifis dans le temps. La fentre d'une tche est dcompose en deux parties : la description
de la tche avec toutes les informations ncessaires sa gestion et les onglets proposant des informations
complmentaires comme les actions lies ou les documents lis.
Etat Etat de la tche :
- Non commence, la tche a t saisie mais na pas encore t
commence par lutilisateur,
- En cours, la tche est actuellement traite par lutilisateur,
- Finie, la tche a t ralise par lutilisateur,
- Abandonne, lutilisateur a dcid de ne pas raliser cette tche,
- Suspendue, la tche nest pas faire actuellement et est place dans les
tches suspendues (pour tre reprise plus tard).
Les tches faire correspondent aux tches non commences et en cours.
L'utilisateur peut faire voluer l'tat des tches qui lui sont affectes pour spcifier
s'il a ralis, ou non, celles-ci.
Echance Date laquelle la tche doit normalement tre finie.
Activit Type d'activit ralise. Par exemple, ce peut tre de l'administratif, du

commercial, de la recherche, de la production de services,
Priorit La priorit permet de donner un critre d'urgence une tche. Elle peut tre
'Normale' (par dfaut), 'Haute', 'Basse' ou 'Litige'.
La priorit 'Litige' permet d'identifier les problmes rencontrs entre votre

entreprise et le compte ou contact auquel est affecte la tche.

Tche Texte dcrivant la tche accomplir et prcisant des informations sur la tche.
Compte Compte ou contact qui est affecte la tche.
Dure Dure prvue pour raliser la tche (budget de temps prvu).
Montant Montant que reprsente la tche au sein de votre entreprise (Par exemple, le
budget affect la tche ou le chiffre daffaires pouvant tre factur la fin de la
tche)
Manageur Utilisateur qui est affecte directement la tche.
donnes"
donnes"
ONGLET Dlgu
Tableau Equipe Permet de dlguer la tche concerne dautres utilisateurs (via le bouton
ajouter . Ceux-ci verront alors dans leurs listes de tches respectives la tche.
ONGLET Dtails
Dbut Date laquelle la tche doit commencer tre prise en compte.
Rfrence Rfrence ventuelle pouvant tre saisie pour la tche.

Opportunit (affaire)
Les opportunits permettent de rfrencer les diverses occasions commerciales que vous avez dtectes, de la
simple dtection la concrtisation de laffaire. La liste des opportunits rfrences pour un utilisateur correspond
son portefeuille d'affaires. La fentre d'une opportunit est dcompose en deux parties : la description de
lopportunit avec toutes les informations ncessaires sa gestion et les onglets proposant des informations
complmentaires comme les actions lies ou les documents lis.
Longlet action permet notamment de rfrencer les temps passs (rendez-vous, rdactions doffre, contacts
tlphoniques, ) pour faire aboutir lopportunit afin de valider la pertinence entre le temps commercial investi et le
gain pour l'entreprise. De plus des tches peuvent aussi tre dfinies et dlgues. Par exemple, ralisation d'une
cotation par un technicien, suivi et relance partir d'une certaine date.
Etat Etat de lopportunit :
- Ouverte, lopportunit est en cours de discussion avec le prospect ou le
client (contact ou compte),
- Gagne, lopportunit a t remporte par le manageur ,
- Perdue, lopportunit a t perdue, le client ou prospect (compte ou
contact) vous a confirm que vous navez pas t retenu,
- Abandonne, lutilisateur a dcid de ne pas continuer suivre
lopportunit mais celle-ci na pas t dfinie comme perdue.
- Suspendue, lopportunit nest plus lordre du jour chez le client ou
prospect (compte ou contact) mais peut de nouveau revenir dans les
proccupations du client ou du prospect.
L'utilisateur peut faire voluer l'tat des opportunits qui lui sont affectes pour
spcifier s'il a gagn, ou non, celles-ci.
Fin prvue Date laquelle lopportunit doit normalement tre valide par le client ou le
prospect.
Description Texte dcrivant succinctement lopportunit.
Compte Compte ou contact qui est affecte lopportunit.

Manageur Utilisateur qui est affecte directement lopportunit.
CA global Chiffre daffaires correspondant au volume global envisag pour lopportunit.

Ceci correspond gnralement au montant de la dernire proposition faite au
client ou prospect.
Marge Marge commerciale correspondant la marge dgage vis--vis du chiffre

daffaires envisag pour lopportunit.
% ( ct de la marge) Pourcentage de marge (calcul automatiquement lors de la saisie du CA et de la

marge).
Si vous saisissez le %, ceci recalcule la marge commerciale vis--vis du CA.
Etape Etape du cycle de vente laquelle se situe l'opportunit.
Ceci correspond aux principales tapes de dcision chez le client (ou au sein de
votre entreprise) qui permettent de dfinir facilement un % de russite.
% ( ct de ltape) Pourcentage de russite que vous considrez crdible pour l'opportunit. Ce

pourcentage apparat automatiquement en fonction de l'tape que vous avez
slectionne. Vous pouvez ensuite le modifier.
Type Permet dajouter une catgorie (un type) pour classer les opportunits. Ce peut
tre par exemple un type de produits ou un type de clientles
donnes"
donnes"
ONGLET Contacts
Tableau Equipe Permet de dlguer lopportunit concerne dautres utilisateurs (via le bouton
ajouter . Ceux-ci verront alors dans leurs listes dopportunits respectives
lopportunit.
Tableau Contacts Permet de partager lopportunit sur plusieurs comptes ou contacts en

externes rfrenant (via le bouton ajouter ) des comptes ou des contacts prsents ou
ncessaires lopportunit. Le bouton diter permet douvrir la fiche du
compte ou du contact slectionn dans le tableau.
ONGLET Dtails
Entre Date laquelle lopportunit a t dtecte ou doit tre prise en compte.
Intrt Intrt de lopportunit vis--vis de votre entreprise ou de vos objectifs :

Stratgique, Normal (valeur par dfaut) ou Mineur.
Origine Origine identifiant par quel moyen vous avez dcouvert lopportunit.
Motivation (ou Motif) Motivation principale du compte ou contact pour que vous gagniez lopportunit.
Dans le cas dune opportunit perdue, cela correspond au motif.

Rfrence Rfrence ventuelle pouvant tre saisie pour lopportunit.
ONGLET Notes
Notes Permet de saisir un texte libre sur lopportunit.


Document
Plusieurs types de document sont disponibles :

- Les notes interne au logiciel,
- Les fichiers publis pouvant avoir tout type de format comme Microsoft Word, Microsoft Excel,
StarOffice (OpenOffice.org), images, vidos, ,
- Les documents numriss,
- Les courriers lectroniques envoys ou reus.
Lorsque vous tes sur un onglet Documents , le 1er bouton vous permet de
faire apparatre le menu complet pour grer les documents.
Il vous suffit alors de choisir le type de document dsir.
Loption Crer un document partir dun modle permet daller slectionner un

modle existant dans le logiciel afin que celui-ci soit renseign automatiquement
avec les informations de la base de donnes (par exemple : une lettre entte).
Crer une note (document interne)
Le document de type "Note" permet d'crire un mmo partir du logiciel Tesuji CRM sans utiliser d'autres logiciels.
Il vous suffit de saisir un Titre ainsi que votre texte dans la zone de saisie approprie.
La barre d'icnes permet de mettre en forme le texte du document (format Rich Text Format). Si vous disposez
de Microsoft Word, le 1er icne vous permet de lancer la correction orthographique via Microsoft Word.
Le champ Rfrence permet de saisir une rfrence pour la note et le champ Compte reprend
automatiquement le nom du compte ou du contact partir duquel la note est cre.
Import (publier) un document
Ceci permet la publication (par copie) d'un fichier dans le rpertoire "Documents" de la base de donnes. Tous les
formats sont normalement supports pour la publication par copie si vous disposez des logiciels appropris pour lire
et/ou modifier le format du fichier publi.

Pour importer (publier) un document, il vous suffit daller slectionner le fichier concern grce au slectionneur de
fichier de Microsoft Windows,
puis de valider le titre du document tel que vous dsirez quil apparaisse dans le logiciel Tesuji CRM.
Numriser un document
Cette option vous permet dutiliser un scanner pour importer limage (format JPEG) dun document que vous
auriez au format papier.
La fentre suivante apparat :
Il vous suffit alors de :

- slectionner le scanner concern (si vous avez plusieurs scanners),
- de lancer la numrisation A4 pour voir apparatre une image rduite du document numris,
- de valider en cliquant sur le bouton ok .
Lorsque vous recevez un courrier, la fonction de numrisation (Scanner) permet de le rendre immdiatement
disponible aux autres utilisateurs. Par exemple, en cas de litige, vous pouvez numriser la lettre reue du client et
l'affecter une tche pour l'utilisateur qui doit rsoudre le litige.

Crer un document partir dun modle
Cette option affiche un slecteur de document interne au logiciel Tesuji CRM. Celui-ci ne prsente que les
documents qui sont identifis comme des modles (voir les options des documents).
Lutilisateur slectionne le dossier dans lequel se situe le modle quil veut utiliser grce larborescence
disponible gauche de la fentre. Les modles disponibles pour le dossier concern saffiche dans le tableau de
droite et il suffit alors lutilisateur de slectionner le modle choisi et de cliquer sur le bouton valider la
slection en bas droite de la fentre.
Le modle est alors publi dans la fiche du compte ou du contact et les codes de fusion du modle sont alors
remplacs par les informations disponibles dans la base de donnes.
Envoyer un courrier lectronique
Cette option affiche la fentre ci-dessous pour envoyer un courrier lectronique partir du logiciel Tesuji CRM (via
Microsoft Outlook ou Microsoft Outlook Express).
Les boutons A et Copie permettent de slectionner des contacts. Le champ Objet est obligatoire
et renseigne lobjet du courrier lectronique qui sera transmis. Le contenu du courrier lectronique est saisie dans la
zone centrale de la fentre et des fichiers joints peuvent tre ajouts (par le bouton ajouter ).
La barre d'icnes permet de mettre en forme le texte du courrier lectronique (format Rich Text Format). Si vous
disposez de Microsoft Word, le 1er icne vous permet de lancer la correction orthographique via Microsoft Word.

Le bouton Envoyer permet denvoyer le courrier lectronique par Microsoft Outlook ou Microsoft Outlook
Express. Le bouton Brouillon conserve le document dans la fiche du compte ou du contact mais nenvoie pas
celui-ci.
Importer un courrier lectronique
Cette option affiche la bote de rception de votre logiciel de messagerie Microsoft Outlook ou Microsoft Outlook
Express. Vous pouvez alors slectionner un courrier lectronique dans le tableau pour limporter dans le logiciel
Tesuji CRM en cliquant sur le bouton Importer .
Si ladresse de linterlocuteur est reconnue, le courrier lectronique sera automatiquement affect ce compte ou
ce contact.
Si ladresse de linterlocuteur nest pas reconnue, vous devrez slectionner un compte ou un contact pour que le
courrier lectronique soit li celui que vous choisirez.
Lorsque le courrier lectronique est correctement import, celui-ci saffiche en gris fonc dans le tableau.

Codes de fusion pour les modles
Les codes suivants doivent tre inscrits dans les modles l'endroit exact o vous dsirez qu'ils soient remplacs
par les informations de la base de donnes. Le 1er caractre d'un code correspond la lettre "&".
Donnes Code Information de la base de donnes

concernes Version 3.0
Compte ou &RAISON_SOCIALE Raison sociale du compte ou du contact

Contact &L1ADRESSE 1re ligne d'adresse
&L2ADRESSE 2me ligne d'adresse
&L3ADRESSE 3me ligne d'adresse
&CODE_POSTAL Code postal
&VILLE Ville
&DEPARTEMENT Dpartement
&PAYS Pays
&EMAIL1 Adresse de courrier lectronique
&TEL_DIRECT1 1er numro de tlphone
&TEL_DIRECT2 2me numro de tlphone
&FAX_DIRECT1 Numro de fax
Contact &NOM Nom du contact

(uniquement &PRENOM Prnom du contact
partir de la fentre
Contact) &CIVILITE Civilit du contact
&TITRE Titre du contact
&TEL_MOBILE1 Numro de tlphone mobile du contact
&SERVICE Service dans lequel se situe le contact
Compte &IDENTIFIANT_TIERS Code tiers de la socit

&ID_NATIONAL Numro de Siren de la socit
&CAPITAL_SOCIAL Capital de la socit
Projet &ETAT Indicateur 'OUI' ou 'NON' prcisant si le projet est fini

(uniquement &DESCRIPTION_COURTE Identifiant du projet
partir de la fentre
projet) &DATE_DEBUT Date de dbut du projet
&DATE_FIN Date de fin du projet
&RESPONSABLE Nom de l'utilisateur responsable du projet
&EMAILRESP Adresse lectronique du responsable du projet
&TELRESP Tlphone du responsable du projet
&FAXRESP Fax du responsable du projet
&REFERENCE_EXTERNE Rfrence lie au projet
&DESCRIPTION_LONGUE Description du projet
Tche &ETAT Etat de la tche

(uniquement &PRIORITE Niveau de priorit de la tche
partir de la fentre
Tche) &DESCRIPTION_LONGUE Description de la tche
&REFERENCE_EXTERNE Rfrence de la tche
&CHIFFRE_AFFAIRE_HT Montant de la tche
&DATE_DEBUT Date de dbut de la tche
&DATE_FIN Date de fin de la tche
&DUREE_GLOBALE_SAISIE Dure de la tche

&DUREE_CLOBALE_UNITE Unit vis--vis de la dure de la tche
&RESPONSABLE Nom de l'utilisateur responsable de la tche
&EMAILRESP Adresse lectronique du responsable de la tche
&TELRESP Tlphone du responsable de la tche
&FAXRESP Fax du responsable de la tche
Opportunit &DESCRIPTION_COURTE Libell de l'opportunit

(uniquement &CHIFFRE_AFFAIRE_HT Montant en chiffre d'affaires de l'opportunit
partir de la fentre
Opportunit) &MARGE_AFFAIRE_HT Montant en marge de l'opportunit
&TAUX_DE_REUSSITE Pourcentage du taux de russite
&DATE_DEBUT Date d'entre de l'opportunit
&DATE_FIN Date de fin prvue pour l'opportunit
&DESCRIPTION_LONGUE Description (notes) de l'opportunit
&RESPONSABLE Nom de l'utilisateur responsable de l'opportunit
&EMAILRESP Adresse de courrier lectronique du responsable
&TELRESP Tlphone du responsable de l'opportunit
&FAXRESP Fax du responsable de l'opportunit
&ETAT Etat de l'opportunit ("Ouvert, Gagn, ")
&CYCLEVENTE Etape du cycle de vente de l'opportunit

Documentation

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Documentation

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Documentation

Copyright 2003-2013 Tesuji Soft, Tous droits rservs

Tesuji CRM Documentation Page 2 sur 39

Par ailleurs, nous vous invitons mettre en uvre

Tesuji CRM Documentation Page 3 sur 39

Via un rpertoire partag [ par dfaut ]

Tesuji CRM Documentation Page 4 sur 39

En mode Client/Serveur et rpertoire partag

En mode Client/Serveur, diverses informations sont ncessaires pour tablir la connexion.

Serveur Nom du serveur qui contiendra la base de donnes (serveur de donnes).

Rfrencer une base de donnes dj existante

Tesuji CRM Documentation Page 5 sur 39

La fentre suivante apparat :

Tesuji CRM Documentation Page 6 sur 39

Fentre principale sur le rpertoire 'Comptes'

Tesuji CRM Documentation Page 7 sur 39

Dans l'arborescence, en cliquant sur :

'Comptes' vous accder la liste de vos socits.

'Contacts' vous accder la liste de vos contacts.

'Agenda' vous accder vos rendez-vous et vos activits

'Opportunits' vous accder votre portefeuille d'affaires.

Le bouton Documents permet daccder aux documents que

Tesuji CRM Documentation Page 8 sur 39

Clic gauche de la souris

Ergonomie commune aux fentres de donnes

Tesuji CRM Documentation Page 9 sur 39

Certains champs finissent par une flche ou un rond .

Les onglets communs

Le 3me bouton permet de crer une opportunit lie la fiche concerne.

Le 5me bouton ouvre l'action slectionne dans le tableau.

Tesuji CRM Documentation Page 10 sur 39

La gestion des documents est dtaille au chapitre "Document".

Tesuji CRM Documentation Page 11 sur 39

La barre de boutons permet de zoomer et de vous dplacer dans l'aperu de l'tat.

Tesuji CRM Documentation Page 12 sur 39

Les informations contenues dans la fentre sont les suivantes :

Tesuji CRM Documentation Page 13 sur 39

ONGLET "Droits et Equipe"

Mon profil utilisateur

Tesuji CRM Documentation Page 14 sur 39

Seuls les administrateurs du logiciel peuvent accder au menu "Personnalisation".

Option du menu Description

Le sous-menu "Tout le monde" permet de crer un groupe "Tout le monde" de faon

Relation Permet de classer les comptes selon un critre fonctionnel propre

Tesuji CRM Documentation Page 15 sur 39

Ceci permet de dfinir le motif de l'abandon ou du report afin de dterminer sur

Tesuji CRM Documentation Page 16 sur 39

Le bouton "Nouveau" permet dajouter un champ dans la base de donnes.

ATTENTION : si vous modifiez la fiche concerne ou le code dun champ personnalis dj

Tesuji CRM Documentation Page 17 sur 39

Paramtres gnraux Cette fentre dfini quelques paramtres ncessaires au logiciel.

Le dlai de rafrachissement dfinit la frquence laquelle le logiciel va vrifier sil y a

La taille maximum des documents publis permet de dfinir en kilo-octets le volume

Tesuji CRM Documentation Page 18 sur 39

Le partage rpond aux principes suivants :

Donnes Principe de partage

Comptes Les comptes sont affects des groupes.

Fentre UTILISATEUR Fentre COMPTE

Durant Marcel accde aux informations

Durant Marcel voit le compte gr par Duclos

Tesuji CRM Documentation Page 19 sur 39

Tesuji CRM Documentation Page 20 sur 39

Adresse Trois lignes dadresse pour situer le compte.

CP Ville Code postal et ville o se situe le compte.