Reuniones de empresa

Las reuniones empresariales consisten en el agrupamiento de directivos o empleados en

general, para discutir y acordar determinadas decisiones necesarias para la mejor
gestin de la empresa. Para que el transcurso de la reunin sea el idneo, se deben
seguir una serie de pautas indispensables para llegar a un consenso lo antes posibles, y
que el acuerdo alcanzado sea el ms efectivo para el devenir de la entidad. Para ello, en
los distintos tipos de reuniones en una empresa deben estructurarse en profundidad
tanto en la fase de preparacin como en el desarrollo de las mismas.

Fases de la reunin
De acuerdo con lo mencionado en el prrafo anterior, en cada una de las dos fases de la
reunin -preparacin y desarrollo- deber especificarse: - Preparacin: elegir los temas
especficos a desarrollar, preparar la informacin y documentos que servirn de base,
determinar el nmero de asistentes a la reunin y fijar el tiempo de duracin de la
misma evitando su alargamiento y la celebracin de segundas reuniones. - Desarrollo:
preguntas abiertas, enumeracin de los puntos a tratar, conclusiones a las que se llega,
preguntas cerradas y reformulaciones y aclaracin de dudas o preguntas generales.

Consejos para coordinar reunin

Alguna tctica empresarial para coordinar eficientemente las reuniones empresariales
son:

Preparar toda la documentacin de la reunin as como los puntos a tratar

durante el transcurso de ella.
Conocer a los asistentes.
Estructurarse las pautas que se van a seguir durante el desarrollo de la reunin
(exposicin de motivos, participacin de cada uno de los asistentes, orden y
tiempo de intervencin, exposicin final, etc.).
Dejar constancia de las intervenciones y las ideas aportadas durante la reunin.
Mantener el orden. Como punto final, habr que contar con la materia necesaria
que sirva de apoyo al desarrollo de la reunin, tal como proyectores, material de
escritura, ordenador con conexin a internet.

Tipos de Reuniones
Definicin de Evento.
Trmino genrico que designa cualquier tipo de reunin profesional de corte cientfico,
tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico, comercial, religioso,
promocional o de otra ndole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o
experiencias entre los participantes.

Definicin de Reunin.
Conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema que ser
coordinado por un conductor. Todas las reuniones estn sujetas a ciertos lineamientos
bsicos.

De acuerdo a sus objetivos las reuniones pueden ser:

Informativas
Para recoleccin de informacin
Formativas o de capacitacin
Incentivas
Para intercambio de puntos de vista
De negociacin o acuerdo
Generadoras de ideas
Para toma de decisiones

Preparacin de una reunin

Para que una reunin sea til tiene que estar bien preparada y siempre se deben tener
en cuenta los aspectos materiales y los funcionales. Ya sea un evento, una reunin con
el cliente o con proveedores o una charla con el equipo de organizacin, los pasos a
cumplir son siempre los mismos y conforman el ABC de toda reunin.

Se puede dividir la preparacin (previa a la reunin) en 5

pasos:
Definicin de los objetivos: los que se han de lograr y los que seran interesantes
(objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

La eleccin de los participantes: la eficacia de una reunin depende mucho de los

participantes ya que deben ser compatibles.

Planificar el desarrollo de la reunin: el orden del da, es decir, el desarrollo de las

cuestiones que se abordarn.

Organizacin del material de la reunin: documentos, preparacin de la sala y aspectos

anexos (la botella de agua, papelera, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria,
confirmacin de asistencia.

El desarrollo de la misma.
Al comenzar la reunin se debe:

1. Presentar a los participantes

2. Darles confianza

3. Presentar el tema de la reunin

4. Fijar los objetivos de la reunin

A travs de la presentacin se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento

los participantes se sentirn ansiosos porque se sienten observados por los otros.

La presentacin del tema de una reunin implica: establecer el tiempo de la reunin, de

que se hablar, por qu interesa hablar de ese tema y cules son las problemticas
planteadas.

Finalmente explicar y comentar el orden del da. Establecer los objetivos prioritarios y
clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunin y en caso de quedar tiempo
pasar a los objetivos secundarios y as sucesivamente.

Las reuniones y sus dinmicas de comunicacin. Tipologa.

Asamblea. Reunin formal de ndole general de una asociacin, club, organizacin o

empresa en la que asisten los miembros para decidir la orientacin jurdica, asuntos de
poltica, elecciones de autoridades o renovacin parcial de las mismas. Se elabora un
acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o
tres personas de los presentes.

Grupos de Debate o Buzz Group. Reuniones de pequeos grupos que intercambian

conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos con anterioridad,
dando a conocer los resultados y la opinin del grupo a travs de un altavoz. Gua las
reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio. Reunin informativa con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de

llegar a un acuerdo. El pblico tiene participacin activa al formular preguntas. Un
moderador orientar la reunin y ordenar los turnos de participacin.

Conferencia. Reunin para que un grupo u organizacin, pblica o privada, una institucin
o un organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia,
pero debe ser de corta duracin y con fines predeterminados.
Congreso. Reunin de varias personas en la que los miembros de un organismo,
asociaciones o ente, se renen en fechas y lugares pre-establecidos para tratar asuntos
de inters, para debatir cuestiones previamente fijadas, anunciar avances y acordar
conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman convenios y se elabora un acta. Se
estructura mediante una presentacin de ponencias, debate y conclusiones. La
frecuencia es anual y los internacionales pueden efectuarse cada dos aos.

Convencin. Reunin formal y genrica de cuerpos legislativos, polticos sociales o

econmicos que provee informacin respecto de una situacin particular, para luego
deliberar. Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carcter
empresarial, se renen los profesionales de una organizacin orientada al aspecto
comercial.

Cumbre. Reunin del ms alto nivel cuyos integrantes son los ms altos dignatarios
representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales.

Debate Dirigido. Intercambio informal de ideas e informacin sobre un tema bajo la

conduccin de un profesor. El debate no debe ser una improvisacin. Lo ideal es que el
grupo no pase los 12 integrantes.

Entrevista Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, persona capacitada o

especialista en un tema. Es conveniente designar un solo interrogador para evitar
desorden, confusin y extensin.

Entrevista Colectiva. Cuando son varios los que interrogan al experto, persona
capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo interrogador para
evitar desorden, confusin o extensin.

Foro. Participan todos los presentes en una reunin. Se trata de la conversacin o

debate de un tema por profesionales que pueden diferir en sus opiniones. Es dirigida
por un coordinador.

Permite la libre expresin de ideas, con mnimas limitaciones, hay conclusiones.

Jornada o Jornadas. Su duracin puede ser de un da o varios. Reunin de trabajo de

investigacin y estudio para responder problemas que se plantean ante un auditorio,
cuyas conclusiones se publican posteriormente.

Mesa Redonda. Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y

hay lugar para un breve debate entre ellos. Lo componen un nmero reducido de
expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual o formando pareja. Es
coordinado por un director o moderador. La extensin no debe ser mayor a los 50
minutos para permitir luego preguntas.
Panel. Reunin de varias personas para exponer una idea, los oradores no exponen, sino
que dialogan, conversan, debaten entre ellos sobre una temtica concreta, con la
finalidad de lograr un intercambio de opiniones entre su y con el auditorio. Un
coordinador modera la sesin y permite intercalar preguntas.

Pequeo Grupo de Discusin. Intercambio de ideas sobre un tema, hecho de manera

informal, con un nmero reducido de personas, con un mnimo de 5 y mximo de 7.
Intercambio cara a cara entre personas que tiene un inters comn.

Seminario. Reunin de carcter acadmico docente con expertos que aportan

conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos interesados. Constituye un grupo
de aprendizaje activo.

Simposio. Reunin de expertos o tcnicos o de personas capacitadas en determinado

tema. Exponen individualmente durante no ms de 15 a 20 minutos, lo importante es que
cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema y desarrolle mayor profundidad
posible.

Torbellino de Ideas. La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o

integrarlos de una manera distinta. Los miembros exponen con la mayor libertad sobre
un tema, con el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

LINCOGRAFIA
http://temasselectosdeturismo.blogspot.com/2013/02/tipos-de-reuniones.html

https://es.over-
blog.com/Reuniones_empresariales_consejos_para_coordinar_los_puntos_mas_impor
tantes-1228321767-art379093.html