O GUIA DO

GOOGLE G SUITE:
APRENDA A UTILIZAR O
MXIMO DAS FERRAMENTAS
Introduo...............................................................................................................................................................3

Afinal, o que o G Suite?.......................................................................................................................................5

Por que a Google vai deixar a minha empresa mais produtiva?...........................................................................13

Integre processos...................................................................................................................................................17

Organize os arquivos (e aplicaes) de uma vez por todas..................................................................................19

Concluso...............................................................................................................................................................22

Sobre a IPNET Solues........................................................................................................................................24

INTRODUO
 INTRODUO

G
oogle Docs, Hangout, Agenda,
Google Drive, Gmail... Alguma
dessas ferramentas deve ter
cruzado o seu caminho pelo menos uma
vez na vida, certo?

Mas voc sabia que em geral ns no

usamos nem 10% de todo o potencial
dessas solues?

Utilizamos, na maioria das vezes,

apenas as verses gratuitas que,
embora muito boas, so bastante
limitadas se comparadas quelas
disponveis no G Suite, o pacote de
produtos focado no mundo profissional
e nas demandas comerciais.

Pensando nisso, desenvolvemos este

e-book. Descubra agora mesmo tudo que
o Google pode fazer pela sua empresa!
4
AFINAL, O QUE
O G SUITE?
 AFINAL, O QUE O G SUITE?

C
riado h mais de 10 anos ainda
sob a alcunha de Google
Apps for Your Domains, o
rebatizado Google Suite o pacote
ferramental da gigante da tecnologia
voltado para o uso profissional
tanto que at receber o novo e
definitivo nome era chamado tambm
de Google Apps for Work.

O G Suite oferece solues

para armazenamento em nuvem,
ferramentas de produtividade e
trabalho colaborativo, alm dos
mais diversos softwares e produtos
desenvolvidos pela Google como o
Gmail, Hangouts e Agenda.

Embora as ferramentas como

o Google Docs tenham verses
gratuitas populares, o G Suite
adiciona recursos voltados
6 para o uso comercial.

Alguns exemplos so o espao para
armazenamento em nuvem ilimitado,
solues administrativas adicionais,
opes de configuraes avanadas
e o sempre bem-vindo suporte 24
horas por dia e 7 dias por semana por
meio de telefone e e-mail.
Os usurios do G Suite no so
impactados por anncios enquanto
usam os servios e as informaes, e
dados nas contas do G Suite no so
usados para fins publicitrios.
Os administradores do G Suite
tm liberdade para ajustar as
configuraes de segurana e
privacidade de acordo com suas
preferncias e polticas internas.
7
AFINAL, O QUE O G SUITE?
A mudana de Google Apps para G
Suite mostra a maturidade da soluo
e sua consolidao no mercado,
alm de representar que a gigante
da tecnologia pretende continuar a
investir nos produtos que fazem parte
da renovada marca.
Uma prova disso a melhoria
na responsividade mobile das
ferramentas e na integrao entre as
verses mveis e de desktop algo
essencial nesses tempos de trabalho
remoto. Agora ficou muito mais fcil
comear a trabalhar em uma planilha
no escritrio e terminar a tarefa
no celular enquanto volta pra casa.
Conhea os principais produtos que
integram o Google Suite:
 AFINAL, O QUE O G SUITE?

GMAIL

O Gmail o servio de e-mail da Google. A verso beta

foi lanada em abril de 2004, e em menos de 10 anos o
produto j contava com mais de 1 bilho de consumidores
ativos no mundo todo.

Desde sempre o Gmail se destaca pela sua interface simples

e de fcil usabilidade. Filtrar os contedos das mensagens
e separ-las em diferentes caixas, excluir automaticamente
spams, arquivar conversas etc. Todas essas so tarefas que
foram extremamente simplificadas quando a ferramenta
surgiu. Alm disso, o Gmail possui uma capacidade de
armazenamento muito maior do que os concorrentes.

Quem utilizar o produto por meio do G Suite tambm

contar uma srie de recursos adicionais projetados pelas
metas do Google especialmente para uso comercial,
incluindo: endereos de e-mail com o nome de domnio
do cliente (xxxxxxxx@suaempresa.com), armazenamento
ilimitado compartilhado com o Google Drive (dependendo
do plano selecionado) e uma excelente sincronizao com
8 Microsoft Outlook e outros provedores de e-mail.
 AFINAL, O QUE O G SUITE?

GOOGLE DRIVE

O Google Drive um servio de armazenamento

e sincronizao de arquivos lanado em 24 de abril
de 2012, feito para quem precisa criar armazenar e
compartilhar todos os seus documentos e arquivos de
forma colaborativa em um s local.

Com o Google Drive, os usurios podem enviar

qualquer tipo de arquivo para a nuvem, compartilh-los
com outros colaboradores e acess-los de qualquer
computador, tablet ou smartphone. Os usurios podem
sincronizar arquivos entre o seu dispositivo e a nuvem
com aplicativos para computadores de diversos sistemas
operacionais e dispositivos mveis Android e iOS.

Como parte do G Suite, o Google Drive vem com

recursos adicionais projetados para uso comercial,
incluindo armazenamento ilimitado (dependendo
do plano), controles avanados de administrao
e conhecimentos de auditoria e relatrios para
contedo e compartilhamento do Google Drive
9 (dependendo do plano).

GOOGLE DOCS, PLANILHAS, APRESENTAES E FORMULRIOS
Google Documentos, Planilhas e
Apresentaes so respectivamente um
processador de texto, uma planilha e um programa
de apresentao. Solues bastante similares s
nossas velhas conhecidas que integram o pacote
Office da Microsoft, mas com as vantagens que s
uma ferramenta baseada em computao em nuvem
pode oferecer.
Os trs servios so originrios de aquisies de tecnologia, escreveu na TechCrunch que a Google est
empresas em 2006. Foram a porta de entrada do
Google Apps e hoje esto integrados no Google
Drive. Todos eles funcionam como softwares
colaborativos que permitem aos usurios visualizar
e editar documentos, planilhas e apresentaes
em tempo real por meio de um navegador da web
ou dispositivo mvel. As alteraes so salvas
automaticamente, com um histrico de revises
acompanhando as alteraes.
10
AFINAL, O QUE O G SUITE?
O Google Forms, por sua vez, uma ferramenta
que permite a coleta de informaes dos usurios
por meio de um questionrio personalizado.
As informaes so coletadas e automaticamente
conectadas a uma planilha no Drive.
Frederic Lardinois, jornalista especializado em
posicionando claramente os seus aplicativos como uma
soluo mais acessvel para empresas que precisam editar
ocasionalmente arquivos do Office.
Entre os recursos adicionais projetados para uso
comercial que s os assinantes do G Suite podem
obter est o acesso a um histrico de revises
ilimitado.
 AFINAL, O QUE O G SUITE?

GOOGLE SITES

Ferramenta que permite a criao e a edio de sites por qualquer usurio mediano, sem a necessidade de
conhecimentos de linguagem de programao ou de web design. Foi introduzido em fevereiro de 2008 entre os
Google Apps em um esforo para ajudar os clientes a reunirem rapidamente uma variedade de informaes em
um s lugar incluindo vdeos, calendrios, apresentaes, anexos e texto e compartilh-las facilmente para
11 visualizao ou edio com um pequeno grupo, toda a empresa ou todo o mundo.

GOOGLE AGENDA
Uma agenda digital destinada a ajudar no controle
do tempo e dos compromissos. uma ferramenta
que ajuda muito na produtividade, principalmente
graas a sua integrao com outros servios como
o Gmail. A programao inteligente de eventos, um
recurso disponvel apenas para os assinantes G Suite,
permite que o servio encontre os melhores horrios
disponveis e locais apropriados para realizar uma
reunio com base nos horrios de colegas de trabalho.
Como parte do G Suite, a Google Agenda vem com
recursos adicionais projetados para uso comercial,
incluindo calendrios pblicos, integrao de calendrio
com o Google Sites e migrao fcil do Exchange,
Outlook ou iCal e tambm de arquivos .ics e .csv.
12
AFINAL, O QUE O G SUITE?
GOOGLE HANGOUTS
Lembra do G Talk?
Era aquela ferramenta de chat integrada ao
Gmail. O servio tinha como foco a comunicao
entre equipes e em maio 2013 evoluiu para
um novo produto: o Google Hangouts,
um servio de mensagens que incorpora a
tecnologia de diferentes servios de comunicao
anteriormente desenvolvidos pela companhia.
O Hangouts suporta conversas de texto, voz e
vdeo com at 25 participantes e uma ferramenta
multiplataformas, o que significa que funciona com
qualidade tanto no desktop quanto em dispositivos
mveis, independentemente do sistema operacional.
 POR QUE A
GOOGLE VAI
DEIXAR A MINHA
EMPRESA MAIS
PRODUTIVA?
 POR QUE A GOOGLE VAI DEIXAR A MINHA EMPRESA MAIS PRODUTIVA?

N
o exagero afirmar que todos os produtos disponveis no G Suite ajudam a aumentar a produtividade
de uma empresa, seja pela automatizao de processos ou por meio da gerao de insights que podem
14 ser usados para a melhoria contnua do desempenho da equipe. Confira alguns exemplos:
 POR QUE A GOOGLE VAI DEIXAR A MINHA EMPRESA MAIS PRODUTIVA?

AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM O GOOGLE DOCS

Ao permitir que diferentes pessoas possvel ter acesso a todos os seus

trabalhem simultaneamente no
mesmo documento, o Google Docs
no apenas incentiva o aumento da
colaborao entre as equipes, mas
tambm da produtividade.
No mais preciso que um funcionrio
tenha que esperar o outro terminar de
trabalhar em um arquivo para que ele
possa fazer as alteraes necessrias.
As alteraes de ambos podem ser
feitas em tempo real, o que acelera a
velocidade de produo e de entrega.
A capacidade de mobilidade e
sincronizao em diferentes
dispositivos tambm tornam o Google
Docs e outras ferramentas do G Suite
uma fonte de produtividade.
15
arquivos, informaes, contatos e
compromissos de forma compartilhada
em qualquer lugar.
Tambm possvel trabalhar on-line ou
off-line de qualquer lugar do mundo!
Sabe aquele tempo de espera ocioso
em aeroportos ou no aguardo de
reunies? Agora ele poder ser mais
bem utilizado para que voc produza
mais e no precise levar trabalho para
os que deveriam ser seus momentos
de lazer em casa.
 POR QUE A GOOGLE VAI DEIXAR A MINHA EMPRESA MAIS PRODUTIVA?

AUMENTANDO A
PRODUTIVIDADE COM
A GOOGLE AGENDA

Pelo simples fato de otimizar a

marcao de compromissos e ajudar
na organizao da rotina, a Google
Agenda j poderia ser considerada
uma boa ferramenta de produtividade.
S que o aplicativo traz ainda mais
recursos que podem ajudar a aumentar
a capacidade de entrega da equipe.

possvel definir metas, acompanhar e

monitorar o seu desempenho por meio de
um resumo dirio das atividades recebido
por e-mail no horrio que voc configurar.
Dessa forma, voc ser capaz de identificar
com mais facilidades quais tarefas esto
consumindo mais o seu tempo do que
deveriam e ter mais controle sobre o que
voc e seus colaboradores conseguiram
16 entregar ou no ao longo dos dias.
 INTEGRE
PROCESSOS

A
lm dos produtos j presentes no G Suite,
possvel incrementar o ferramental da sua
empresa com uma srie de aplicativos criados
por desenvolvedores de todo o mundo que podem
ser integrados s suas ferramentas Google. Esses
apps so chamados de add-ons e quase todos
esto disponveis de forma gratuita.
A instalao bastante simples. Clique em
Complementos, no menu do Google Suits, selecione
qual for o do seu interesse e depois clique em Instalar
Complementos. Depois s correr para o abrao!
Os produtos do G Suite tambm permitem que voc
consiga obter o melhor de outras ferramentas e
metodologias utilizadas na empresa. possvel, por
exemplo, integrar a Google Agenda com alguns dos
principais gerenciadores de tarefas presentes no
mercado, inclusive a popular verso gratuita do Trello.
18
INTEGRE PROCESSOS
A agenda tambm facilita a implementao do
SCRUM e a produo no modelo LEAN no geral.
possvel criar uma agenda compartilhada com todo o
seu time e j agendar o incio e o fim do ciclo de produo
e tambm as reunies de alinhamento dirias.
Os eventos criados podem ser editados durante
as reunies, e dentro deles devem ser inseridas as
tarefas designadas e o responsvel por cada uma
delas. As tarefas podem tambm ser transformadas
em eventos separados na Agenda Google pessoal de
cada membro.
Dessa forma, todos podem consultar com facilidade
as tarefas que precisam executar e quais so os
prazos para essa execuo.
ORGANIZE OS
ARQUIVOS (E
APLICAES)
DE UMA VEZ
POR TODAS
 ORGANIZE OS ARQUIVOS (E APLICAES) DE UMA VEZ POR TODAS

S
eo dedicada aos servios
de nuvem do G Suite,
principalmente em comparao
ao da Amazon (AWS). interessante
explicar que alm de arquivos,
a persona pode contar com
servidores, hospedagem de sites e
aplicaes assim como grandes
empresas como o Spotify fazem.

Entre os grandes diferenciais do G

Suite esto os servios baseados em
nuvem. Os ganhos que eles geram para
uma empresa so incrveis, mesmo
quando comparados a solues de
outras grandes empresas como o AWS,
da gigante Amazon.

Alm do armazenamento e da edio

em tempo de real de arquivos, voc
tambm pode contar com os servidores
da Google para a hospedagem de sites
20 e aplicaes.
 ORGANIZE OS ARQUIVOS (E APLICAES) DE UMA VEZ POR TODAS

Ou seja, a um preo acessvel, voc ter acesso ao
mesmo servidor utilizado pela maior empresa de
tecnologia do mundo e uma das mais preocupadas
com questes relacionadas segurana digital. No
por acaso que importantes marcas como o Spotify
21 confiam no servio!
S uma boa soluo em nuvem capaz crescer
junto de uma empresa, do prottipo para a
produo em escala planetria, sem ter que fazer
os gestores se preocuparem com a capacidade de
armazenamento, a confiabilidade ou o desempenho.
CONCLUSO
 CONCLUSO

A
lm das vantagens em termos
de produtividade, organizao
e praticidade, sua empresa
deve considerar a vultosa economia
representada pela assinatura do servio.

Em vez de adquirir licenas individuais

para cada mquina, o gestor gerencia
acessos de acordo com o plano
contratado e escolhe quantos usurios
precisam da ferramenta.

No final do ms, isso significa pagar

apenas pelos recursos que sua empresa
consome e ter software atualizado
sempre disposio.

Encontre o plano ideal para o seu

contexto e veja sua produtividade e
rentabilidade subirem com a ajuda do
Google Suite!
23
Com slida experincia em implementao de cloud computing e
parceria com players como Google, Amazon e Rackspace, nosso objetivo
propor solues personalizadas, com base em uma alta capacidade
de anlise das necessidades do cliente, compreendidas atravs de um
atendimento prximo e competente.

Realizamos migrao para nuvem com ferramentas como o G Suite alm

de promovermos solues integradas de desenvolvimento de software,
ferramentas de colaborao, cloud computing e sistemas geogrficos.
Recebemos a certificao Google Cloud Premier Partner, sendo a nica
no Brasil Google Maps Premier e Google Cloud Premier Partner. A
composio personalizada destes servios pode revolucionar o workflow
de sua empresa, surpreender seus clientes e trazer uma economia
inimaginvel. Conhea nossas solues!