MS Excel Trik (3) - Membuat Kartu Anggota

dengan Foto Dinamis

Catatan ini ditulis berdasarkan pengalaman penulis membuat Kartu Ujian Akhir
Madrasah Berstandar Nasional 2011 kemarin.

Bagi yang berkecimpung di dunia pendidikan, tentunya sering sekali kita dihadapkan
pada tugas membuat kartu yang ada fotonya, seperti Kartu Ujian, Buku Raport, Kartu
Siswa, Leger, album kenangan, dan lain-lain.

Masalah memasukkan data pake Excel, rasanya tidak terlalu sulit, karena kita hanya
menggunakan fungsi-fungsi sederhana, yakni VLOOKUP atau INDEX, dengan sedikit
sentuhan IF.

The problem is.... Bagaimana agar dari data yang ada kita ingin menambahkan foto
yang bisa berubah-berubah sesuai dengan data yang muncul?
Biasanya, kalau data diri ada fotonya yang bisa berubah kita pake MS Access, atau
program database yang lain. Cuma biar beda, kita mencoba pake MS Excel yang lebih
populer.

Misalnya pada gambar berikut sudah ada satu foto, ketika kita ubah nilai di
sel A3 menjadi 3, misalnya, fotonya juga bisa ikut berubah, bukan hanya namanya.

Cara manual, ya delete foto yang ada, ganti dengan memasukkan gambar baru. Tapi
cara begitu kan tidak efisien? dan kurang mutu, hehehe

Nah, agar bisa seperti yang saya gambarkan di atas, maka kita bisa melakukan langkah-
langkah esbebe:
1. Buat dulu tabel data yang akan dimasukkan dalam kartu. Kalau bisa, buat di
sheet yang berbeda dengan sheet yang akan dibuat untuk menampilkan kartu
anggota
2. Masukkan foto anggota yang pertama dengan cara insert picture, dengan
ketentuan, diatur agar masing-masing foto cukup dalam satu sel. misalnya di
sel D8.
3. Masukkan lagi foto yang kedua, posisinya di bawah atau di samping foto yang
pertama, misalnya di E8.
4. begitu seterusnya sampai semua foto diselesai diinsert. Contoh seperti gambar:
5. Buat Sheet baru untuk menampilkan kartu anggota. Format sesuai dengan yang
diinginkan. Tuliskan juga rumus yang sesuai. (Rasanya saya tdk perlu
menjelaskan rumus database seperti VLOOKUP, INDEX, dll)
6. Insert sebuah foto apa saja, tempatkan di tempat kita menampilkan foto naninya.
7. Sekarang kita blok sel-sel yang berisi foto, misalnya D8:G8, klik kanan,
pilih Define Name, tuliskan nama di bagian Name. Misalnya "gambar" (tanpa
tanda petik). Klik OK
8. Pilih sheet2 (tempat tampilan kartu). Tuliskan no urut di sebuah sel, misalnya
dalam contoh gambar di atas di sel A3, 1 misalnya.
9. Klik kanan sel kosong, Pilih Define Name, isikan nama "tampil" (tanpa tanda
petik) di bagian name, dan untuk bagian Refers To ketikan rumus
berikut: =INDEX(gambar,1;A3). untuk yang menempatkan gambar-gambar ke
bawah bukan ke samping pakai : =INDEX(gambar,A3).
10. Klik foto yang ada dalam kartu anggota, tuliskan di formula bar: =tampil terus
tekan enter
11. Selesai, sekarang foto di kartu anggota bisa berubah-ubah sesuai nomor urut di
sel A3. Coba sel A3 kita ubah menjadi 4. hasilnya:
Nah, demikian catatan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Pamekasan, 08 Maret 2011
Yang membuat catatan,

Orang Pamekasan.

hehehe, salam damai selalu...

Bagikan
44
14 kali dibagikan
9 Komentar
Komentar

Udin Haeruddin monggo...!

seklain coba juga trik tentang excel di catatan saya yang lain