CONCEPTO DE ARCHIVO

El proceso de Recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los

documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fcil y rpidamente y protegerlos
de prdidas y deterioros, etc.

IMPORTANCIA DE LA TECNICA DE ARCHIVO

Representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos. Solo se guarda

los documentos importantes.

MENCIONES LA FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIONES.

Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser
localizados con prontitud. Si cada persona inventar sus propias reglas para decidir dnde
guardar un documento, solo esa persona podra encontrarlo. Por lo tanto es necesario
observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera
poder archivar todo los documentos adecuadamente.

MENCIONES LAS CLASE DE ARCHIVADORES.

Gancho o Espign
Casilleros o Nido de Paloma
Tabla de Shannon
Carpeta de Fuelle
Archivo Horizontal

EN QUE CONSISTE UNA CARPETA DE FUELLE

Consiste en una carpeta de manila o cartn slido con varias divisiones, con letras en
orden alfabtico. Es utilizado en las oficinas para la clasificacin de facturas y formularios
para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; adems SE utiliza para almacenar
los vencimientos de letras de cambio.

EN QUE CONSISTE EL ARCHIVO VERTICAL

Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las
gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia
arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Este es el tipo de archivo ms
utilizado en la actualidad.

POR LA FRECUENCIA DE CONSULTA COMO SE PUEDEN CLASIFICAR LOS ARCHIVOS.

Tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semi activos e inactivos.

CONCEPTO DE GUIA.

Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la

parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas
en secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los documentos.
CONCEPTO DE ROTULOS.

Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua,
describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.

QUE SON ARCHIVADORES.

Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentacin.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR.

Inspeccionar
Clasificar
Codificar
Distribuir.
Archivar.

CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA.

Leal
Servicial
Exacto
Ordenado
Destreza manual
Buena vista
Buena memoria
 Regla 1

Aplicar el proceso de invertir a los nombres

Lucely Muralles Muralles Lucely

Regla 2

Los apellidos del individuo cuentan como una unidad de archivo

David Antonio Gramajo Hernan

Gramajo Hernan David Antonio

Regla 3

Cuando la primera unidad de archivo es diferente a la segunda, la

primera determina el orden alfabtico.

Josu Perfecto Guzmn Efran

Efran Guzmn Perfecto Josu
Carlos Reyes Reyes Carlos

Regla 4

Cuando la primera unidad de archivo es similar, la segunda unidad

determina el orden

Milton Muralles Muralles Alicia

Josu Muralles Muralles Josu
Alicia Muralles Muralles Milton

Regla 5

Las iniciales se colocan antes de un nombre con la misma letra.

J. Morales Morales J.
Juana Morales Ziga Morales Ziga Juana