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Tudo o que voc precisa

saber sobre Kanban


para servios!
Contedo

O que Kanban? 3

Quais so os prs e contras do quadro Kanban? 7

Como implementar o Kanban? 11

Como potencializar seu Kanban? 18

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O que
Kanban?
Introduo
O que Kanban?

No Japo da dcada de 1950, a Toyota, uma das Um dos conceitos bsicos desse sistema produzir no
principais empresas do pas, passava por um momento menor lote possvel, idealmente 1 item por vez. Esse
extremamente conturbado. Lidando com escassez de conceito pode ser aplicado em empresas de servio
recursos e um atraso tecnolgico, a gigante japonesa se para ajudar a administrar o cenrio muitas vezes
encontrava em dificuldade. caticos de diversas atividades sendo feitas ao mesmo
tempo e nenhuma sendo entregue. Assim, o Kanban
Buscando desenvolver um novo sistema de
uma ferramenta com um timo potencial de aumento
produo que trouxesse um maior lucro com
de produtividade em atividades transacionais.
menos desperdcio, a Toyota criou o que mais tarde
viria a ser conhecido como o sistema Toyota de
produo. Alm da busca pelo lucro por meio da
sustentabilidade, essa filosofia tambm tem como
um dos pilares Just in Time que muitas vezes
confundido com o Kanban.

O Just in Time, ou JIT, uma tcnica que busca


produzir por meio das necessidades do mercado, ou
seja, eliminando os custos da manuteno de estoque e
produzindo por demanda. Enquanto o JIT o processo
de fabricao de produtos na quantidade exata e
no momento certo, o sistema Kanban constitui uma
ferramenta criada para administrar o JIT.

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Como funciona o mtodo?
O que Kanban?

Como funciona o mtodo? O sistema Kanban corresponde a um quadro


em que estaro dispostas todas as tarefas de
Na traduo literal do japons, o termo Kanban significa
um determinado projeto ou setor da empresa. A
carto. E essa uma tima maneira de descrever o
natureza altamente visual do Kanban permite um
sistema Kanban para atividades. O mtodo consiste
fcil entendimento dos colaboradores acerca dos
na utilizao de cartes (normalmente so usados os
prazos e etapas que precisam ser cumpridos.
famosos post-its) para a indicao e acompanhamento
visual do andamento do fluxo de produo da empresa. Dessa maneira, possvel organizar esse quadro se
Esse sistema ainda ficou famoso por utilizar pouqussimos pautando, basicamente em dois eixos principais: o
recursos, se tornando prtico e de fcil entendimento. das tarefas e o das etapas. No primeiro, estaro todos
os cartes das tarefas que precisam ser realizadas.
J o segundo eixo composto por diferentes status,
como em andamento, finalizado ou aguardando
execuo. A partir desse layout, basta inserir o post-it
da tarefa no eixo correspondente ao seu status. Simples
assim.

Tudo isso pode parecer muito simples e, em


comparao com a tecnologia de hoje em dia, at
mesmo ultrapassado. Mas acredite: o Kanban ainda
funciona muito bem. Funcionrios podem ter acesso
a e-mails corporativos, agendas compartilhadas,

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Como funciona o mtodo?
O que Kanban?

smartphones e tablets. Mas essas ferramentas, na


verdade, apenas atrapalham a visualizao das tarefas
de cada um.

Informaes textuais nem sempre so bem


compreendidas por todos, sendo muitas vezes
necessrio reformul-las e at mesmo explic-
las. Pensando nisso, o Kanban buscou se valer do
famoso ditado que uma imagem vale mais do que mil
palavras. E nesse preceito que o sistema explora a
capacidade de processamento visual do nosso crebro,
que funciona de maneira muito mais rpida do que a
leitura de um texto.

Nesse sentido, ao organizar o fluxo de atividades de um


projeto ou setor da empresa em um quadro altamente
visual, voc estar ajudando todos os colaboradores a
enxergarem de maneira muito mais fcil o andamento
do trabalho. Isso significa que a comunicao entre os
envolvidos sobre as tarefas pendentes ser feita de
maneira mais simples e ilustrativa.

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Quais so os prs e contras
do quadro Kanban?
Pontos positivos
Quais so os prs e contras do quadro Kanban?

Antes de resolver implantar o sistema Kanban na PONTOS POSITIVOS


sua empresa, preciso analisar se ele realmente se
Comunicao
encaixa na sua realidade. Para isso, nada melhor do
que analisar seus prs e contras antes de tomar essa Melhor comunicao entre os colaboradores, por meio
deciso. de um sistema visual de fcil entendimento. Com o
Kanban, fcil dispor visualmente o fluxo de trabalho
para que todos fiquem sempre cientes do andamento
das tarefas.

Produtividade

Maior capacidade produtiva. Isso acontece porque,


utilizando o Kanban, cada setor produtivo da empresa
mais bem aproveitado, buscando realizar as tarefas
certas no tempo certo.

Aplicao

No exige mudanas radicais na cultura da empresa,


pois consiste em um sistema de fcil entendimento e
aplicao. Ideal para o trabalho em equipe, pois, alm
de permitir que todos contribuam na sua organizao,
ainda d a possibilidade de designao de tarefas para

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Pontos Negativos
Quais so os prs e contras do quadro Kanban?

funcionrios (ou setores da empresa) por meio de um PONTOS NEGATIVOS


sistema de cores ou mesmo pela identificao direta
Imprevisibilidade
nos post-its.
Por ser uma ferramenta de planejamento de tarefas por
Visualizao
meio do estabelecimento de cartes e prazos, o Kanban
Visualizao das cargas de trabalho dos colaboradores fica vulnervel a incertezas, como atrasos, condies
e equipes. Utilizando-se da identificao de ambientais desfavorveis, trnsito Assim, alguma tarefa
responsabilidade pelas tarefas, fcil verificar qual time que naturalmente possa sofrer um atraso capaz de
ou funcionrio est sobrecarregado ou sem trabalho. prejudicar o andamento de todo o quadro. Para diminuir
esse risco pode ser interessante utilizar a tcnica do
5W2H para cada atividade designada.

Centralizao da organizao

Apesar de ser um sistema relativamente simples de ser


manipulado, o Kanban acaba por se concentrar nas mos
dos setores produtivos, que vo atualiz-lo de acordo com
o andamento das tarefas. E, caso algum dos colaboradores
no esteja to familiarizado com seu funcionamento,
possvel perder sua organizao facilmente.

Existem ferramentas, como o Trello, que ajudam a criar


quadros Kanban online.

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Sistema Kanban
Quais so os prs e contras do quadro Kanban?

Por ser um sistema com mais de 50 anos de criao,


o Kanban est sujeito a pequenos problemas dos
tempos modernos. Entretanto, ainda completamente
funcional, desde que seja adaptado para a realidade
da sua empresa.

Criado inicialmente para fbrica com um sistema


de produto mais linear, o Kanban pode aparentar
ultrapassado quando inserido em realidades
multifacetadas. Porm, possvel implement-lo de
maneira simples se pensarmos que cada setor possui o
seu conjunto de tarefas. Portanto, um quadro Kanban
por setor completamente vivel.

importante salientar que o sistema Kanban constitui


uma ferramenta muito til para a organizao do
fluxo de trabalho, mas que no necessariamente
precisa ou deve atuar sozinha. Existem diversas outras
metodologias que podem agregar e mesmo preencher as
falhas que o Kanban pode explicitar no seu negcio. Na
sequncia do artigo, vamos abordar outras filosofias de
trabalho que podem preencher as lacunas do Kanban.

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Como implementar
o Kanban?
Princpios do Kanban
Como implementar o Kanban?

A implementao do sistema Kanban , PRINCPIOS DO KANBAN


teoricamente, simples. Mas antes de saber como
Como qualquer sistema de trabalho e produo, o
introduzi-lo na sua empresa, importante conhecer
Kanban se norteia por alguns princpios, sendo os
seus princpios.
quatro essenciais:

1. Visualizao do trabalho

A partir da criao de um modelo visual do trabalho


e do fluxo de tarefas, possvel enxergar dentro do
sistema a movimentao das atividades. Tornando
o fluxo de trabalho como uma ferramenta visvel, o
Kanban facilita a percepo de gargalos, bloqueios e
atrasos, o que incentiva a comunicao e colaborao
entre os envolvidos.

2. Limitao do trabalho em andamento

Limitando a quantidade de tarefas em andamento, voc


consegue reduzir o tempo que leva para um determinado
carto passar pelos estgios do sistema Kanban. Assim,
possvel reduzir os problemas relativos s constantes
mudanas de responsabilidade para cada tarefa, alm de
diminuir tambm a alternncia de prioridade dos cartes.

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Princpios do Kanban
Como implementar o Kanban?

3. Foco no fluxo

Utilizando o sistema Kanban por meio da limitao,


priorizao e repartio das tarefas em andamento
para toda a equipe, voc pode otimizar a organizao
da sua empresa, focando sempre no fluxo de trabalho.
Se bem trabalhado, o Kanban pode fornecer dados
que permitiro ajustes nesse fluxo, de maneira a
atingir o mximo de produtividade possvel.

4. Melhoramento contnuo

A partir do momento em que o sistema Kanban est


ativo na sua empresa, ele se torna uma importante
ferramenta de estabelecimento de uma cultura que
busca sempre se aprimorar. As equipes so capazes
de analisar sua efetividade a partir da observao do
fluxo de trabalho e da distribuio de tarefas.

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Quatro passos para implementao do Kanban
Como implementar o Kanban?

Entendendo esses princpios, possvel implementar Independentemente da ferramenta escolhida para se


o sistema em quatro passos, conforme explicitado a trabalhar o fluxo de trabalho, essencial lembrar que a
seguir: pea mais importante a equipe e seus componentes.
Por isso, tome o tempo que for para que seus
1. Preparao e treinamento da equipe
colaboradores assimilem completamente o Kanban e se
Antes de tudo, extremamente necessrio haver um motivem para utiliz-lo na sua rotina de trabalho.
treinamento completo da equipe, de modo que todos
estejam preparados para assimilar e entender os
conceitos do sistema Kanban de produo.

possvel e completamente compreensvel que


exista resistncia da parte de algum colaborador.
Isso acontece porque o Kanban tem como grande
consequncia a transparncia do fluxo de trabalho, o
que invariavelmente vai explicitar tanto os colaboradores
produtivos quanto, principalmente, os improdutivos.

Para uma melhor assimilao, indicado apresentar


os conceitos e princpios do Kanban, trabalhando
inicialmente um exemplo bsico da sua aplicao. A
partir da, elenque com sua equipe todos os benefcios da
implantao do sistema.

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Quatro passos para implementao do Kanban
Como implementar o Kanban?

2. Identificao dos estgios, categorias e regras de desenvolvedores de jogos, por exemplo, possvel
utilizar termos como bug, melhoria, teste, entre
Com uma equipe preparada, hora de analisar seu
outros.
fluxo de trabalho. Para isso, busque identificar todos
os estgios que so percorridos por sua equipe para Com as categorias e os estgios definidos, a hora
atingir o objetivo final, seja ele a fabricao de um de estipular regras para a manipulao do quadro.
produto ou a finalizao de um projeto/servio. Um bom exemplo definir um prazo mximo que uma
tarefa de determinada categoria pode ficar no estgio
A partir disso, hora de adequar o fluxo do quadro
a fazer.
Kanban de acordo com as necessidades da sua equipe.
O fluxo mais comum composto pela sequncia
de estgios To Do (a fazer), Work in Progress
WIP (em andamento) e Done (finalizado). Mas
completamente possvel incluir quantos estgios
forem necessrios para adaptar a metodologia sua
realidade.

Aps isso, a hora de identificar as classes de trabalho.


Aqui, podem ser includas diversas categorias, que
vo variar de acordo com a atividade da sua empresa.
Procure usar termos de fcil identificao, que sero
inseridos antes da descrio da tarefa. Em uma equipe

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Quatro passos para implementao do Kanban
Como implementar o Kanban?

3. Priorizao
que possua cartes verdes, amarelos e vermelhos j
Aps a construo do quadro e a definio e explicao ajuda a visualizar as prioridades;
das regras para toda a equipe, o momento de avanar
hierarquizao de valor. Existem tarefas que
para o estgio mais importante da implantao do
possuem maior valor agregado sua finalizao e
Kanban: a priorizao das atividades. a partir dela que
devem ter prioridade. Ao utilizar o posicionamento
o foco da equipe vai se dirigir para tarefas especficas,
combinado escala de cores, possvel criar uma
mantendo o foco da equipe naquilo que deve ser feito com
hierarquia de valor das tarefas mais importantes.
mais urgncia.
Com a priorizao, possvel evitar problemas como
Apesar de ser extremamente importante, a priorizao
clientes insatisfeitos com o prazo, demora na entrega
de tarefas um dos estgios de implantao de maior
de produtos ou servios e mesmo a dificuldade na
simplicidade. E isso pode ser feito a partir de aes
alocao de tarefas para equipes.
simples, como:

posicionamento do que mais importante na parte


superior do quadro Kanban. Isso permite uma melhor
visualizao, em lista, do que deve ser feito primeiro;

identificao por cores. Seja nos sistemas Kanban


digitais ou por meio dos cartes post-its, possvel
estabelecer uma hierarquia de cores que identifiquem
as tarefas mais urgentes. Uma simples escala de cores

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Quatro passos para implementao do Kanban
Como implementar o Kanban?

4. Medio e aprimoramento Finalmente, para estar sempre em melhoria, preciso


se adaptar. No cometa o equvoco de achar que o
De nada adianta ter um fluxo de trabalho explicitado
Kanban produzido no incio vai se manter o mesmo
pelo Kanban se ele no for usado para a melhoria
para sempre. Alm de ser um sistema que praticamente
contnua da produtividade da equipe. Por isso,
exige uma anlise contnua, o Kanban demanda
essencial se atentar nas informaes que o prprio
que seus utilizadores tenham a mente aberta para
sistema oferece.
enxergar possveis erros e oportunidades de melhoria e
Procure estabelecer, de incio, um sistema simples adaptao.
de medio, se baseando na quantidade de tarefas
que precisam ser feitas (To Do) versus tudo aquilo
que j foi feito at o momento (Done). Com isso,
voc ter uma noo inicial do andamento das
tarefas. A vantagem do Kanban que ele torna essa
quantificao extremamente visual.

Com o sistema bem implementado na rotina da


equipe, faa simulaes que levem em considerao
os riscos de gargalo no fluxo de trabalho. Assim,
voc vai se antecipar a possveis problemas, sendo
capaz de elaborar planos de preveno, diminuindo
consideravelmente os bloqueios no fluxo.

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Como potencializar
seu Kanban?
Lean
Como potencializar seu Kanban?

O Kanban uma metodologia de fluxo de trabalho Empreendedores podem ser encontrados em


extremamente til. Mas no necessariamente precisa qualquer lugar;
ser utilizada sozinha. Isso significa que possvel
Empreendedorismo e administrao so a mesma
utiliz-lo em conjunto com vrias outras filosofias de
coisa;
trabalho. A seguir, vamos citar as duas principais: Lean
e Scrum. Aprendizagem validada;

LEAN Contabilidade para inovao;

Assim como o sistema Toyota de produo, tambm Construir, medir e aprender.


no Japo dos anos 1950 surgiu o movimento Lean,
ou Lean Manufacturing. Largamente aplicado na
indstria automotiva, principalmente na Toyota, o
Lean passou a ser difundido nos ltimos 20 anos em
startups e empresas de outros segmentos.

Segundo o empreendedor Eric Ries, responsvel pela


adaptao da cultura Lean nas startups, seu objetivo
o de desenvolver produtos e servios em um ambiente
de extrema incerteza. Em 2008, Eric desenvolveu o que
ficou conhecido como os 5 princpios Lean:

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Scrum
Como potencializar seu Kanban?

A reduo dos desperdcios , inclusive, a principal SCRUM


filosofia da cultura Lean original, que buscava uma
Assim como o Kanban, a metodologia Scrum
maior produtividade com menores gastos. Assim, por
uma ferramenta que busca agilidade na gesto
meio da conjuno Lean e Kanban, possvel organizar
e no planejamento de projetos. Nela, cada
o fluxo de trabalho de modo que se produza mais e se
projeto dividido em ciclos denominados Sprints.
desperdice menos.
Normalmente, esses ciclos so mensais, mas
Inclusive, alguns estudiosos chegaram a considerar a possvel adapt-lo realidade do seu negcio.
criao de uma nova metodologia, chamada de Lean
O Sprint corresponder a uma janela de tempo, na qual
Kanban, que teria o objetivo de evitar os extremos de
um certo conjunto de atividades precisa ser executado.
produo (tanto a falta quanto o excesso), evidenciando
A partir dessa organizao de prazo, possvel elencar
os problemas e incitando a resoluo dos mesmos.
os principais pontos da metodologia:

planejamento semanal: so pequenos objetivos


a serem cumpridos que, em conjunto, correspondem
finalizao de um projeto maior;

reunies: podem ser feitas tanto diria quanto


semanalmente e servem para estimular a interao
entre os colaboradores, mantendo o processo
consistente e alinhado;

empoderamento da equipe: o ponto responsvel

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Scrum
Como potencializar seu Kanban?

por circular as informaes de maneira mais gil. Assim, Na metodologia Scrum, existem diversos papis que
possvel aumentar a velocidade com que as tarefas precisam ser ocupados por membros especficos da
precisam ser desempenhadas; equipe. Por ser uma filosofia mais rgida, que delega
funes e atividades, o Scrum pode ser complementado
times pequenos e interdisciplinares: a partir da
pelo Kanban de modo a ajudar na visualizao do fluxo
montagem de pequenas e heterogneas equipes, a
de trabalho, tanto de cada equipe quanto da empresa
rotina do gestor do projeto no ficar conturbada,
de maneira geral.
sendo possvel atender cada uma sem a perda de
eficincia. Esse ponto especfico ajuda tambm na A potencializao do sistema Kanban vai depender da
independncia de certos membros da equipe. maneira como sua empresa funciona, da complexidade
do seu fluxo de trabalho e, principalmente, do quanto
sua equipe est envolvida na prtica da metodologia.
possvel, ento, utilizar princpios de cada filosofia
de trabalho, agregando organizao e agilidade nos
processos da empresa, sem perder o foco nas melhorias
e adaptaes.

A implantao de um sistema de controle do fluxo de


trabalho na sua empresa, por si s, j uma atitude
de quem pretende ser cada vez mais estratgica,
buscando maior produtividade e menores gastos e
desperdcios.

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Marcelo Petenate diretor executivo da Escola
EDTI. professor em cursos da Unicamp e tem
mais de 10 anos de experincia em Estatstica
Aplicada e Seis Sigma, tendo coordenado alguns
programas de implantao dessa metodologia.
formado em Estatstica pela Unicamp e mestre
em Estatstica pela USP.

Utiliza a anlise de dados para construir histrias


e basear as decises de negcio da prpria
equipe executiva, alm de gostar de compartilhar
esse conhecimento com quem se interessar
pelo assunto. Acredita que a anlise de dados
uma ferramenta extremamente importante para
melhorar as decises de negcios e aumentar a
competitividade das organizaes brasileiras.
A Escola EDTI, com base em uma longa experincia
de trabalho de consultoria em diversas indstrias, est
plenamente capacitada para treinar e orientar equipes em
atividades de melhoria e dar suporte anlise de dados
(inteligncia analtica) para subsidiar decises de negcios.

Ns acreditamos que a formao slida de nossos


consultores e professores, aliada experincia e
conhecimento do mercado, so fundamentais para ajudar
pessoas e empresas a na explorao de oportunidades de
crescimento.

Conhea mais materiais educativos.

Outros links teis

Blog da Escola EDTI Site da Escola EDTI