GUA PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA anlisis de inventario y pedidos.

En esta se debe indicar la fecha de la reunin y

asistentes a la misma.

En nuestros pases la actividad fabril o de transformacin se ve condicionada a la FORMATO DE ACTA DE REUNION.

dependencia que tenemos de la materia prima para poder desarrollar nuestros ACTA DE REUNION No.
productos, esto nos califica a ser menos competitivos en la determinacin de los FECHA:
costos de produccin.
ASISTENTES:
Esta caracterstica empresarial debe estar asociada al departamento o seccin que
se encarga de elaborar las guas o procedimientos para cada rea de trabajo en
particular. ACUERDOS:
La presente es una gua para el seguimiento que requiere la compra de materia
prima en una empresa industrial, independientemente del producto o materia prima CAJAS Y TAPAS (POR PROVEEDOR)
que sea requerida. Los criterios para su elaboracin dependern de la cultura SEPARADORES
QUIMICOS

PROCEDIMIENTO Cdigo HZ3865001 FIRMA DE ASISTENTES.

Edicin: 1
COMPRA DE MATERIA PRIMA Fecha de 06/10/2010 Cuadro de generacin de pedidos: Son cuadros elaborados en una hoja de Excel,
Edicin en los cuales se elaboran los pedidos del mes, considerando existencias, consumos,
Pginas: 4 cobertura y produccin del mes.
NOMBRE DE LA EMPRESA
Libro de pedidos: es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma
organizacional para su desarrollo e implementacin. correlativa, especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la
proforma, producto solicitado, y proveedor.

1- OBJETIVO: obtener la materia prima necesaria para el normal funcionamiento 4- REFERENCIAS:

de la planta de produccin. NORMA (Codificacin de la Norma Utilizada) Sistema de calidad, Modelo para
el aseguramiento de la calidad en la produccin, instalacin y servicio asociado.
2- ALCANCE: Este procedimiento se aplicara a todas las importaciones de MC (Codificacin segn la empresa) Manual de Calidad.
materia prima, tales como: Cajas para bateras (polipropileno y caucho), PR (Codificacin segn la empresa) Elaboracin y control de
separadores de hoja y rollo, cinta de aluminio, qumicos y metales. Los cuales son documentos.
utilizados por la fbrica en la produccin de bateras y plomo.
5- RESPONSABILIDADES:
3- DEFINICIONES: Jefe de Compras:
Acta: Documento en el cual se establecen los acuerdos tomados en reunin para el a) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.
b) Actualizar cuadros de generacin de pedidos y enviarlos al jefe de Planificacin
de la planta de produccin.
c) Es obligacin del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore
ms de un da hbil para ser recibida.
d) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crdito y asegurarse
de que este sea enviado oportunamente.
e) Archivar toda la documentacin que respalde la comunicacin con el proveedor
y el solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado. As como de
toda la comunicacin hasta que este sea despachado.
Secretaria del departamento:
a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.
b) En caso de no contar con crdito, elaborar la solicitud del cheque conforme
requisicin del supervisor de compras.
c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la fecha
solicitada por el supervisor de compras.
d) Enviar pago al proveedor.
e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envi del pago.
f) Archivar documentacin que respalde el pago del pedido.
6- DESARROLLO.
6.1. Confirmacin cada inicio de mes la digitacin del inventario de cierre del
mes anterior.
Se consulta va telefnica a informtica si produccin ha enviado los inventarios El envi se hace a planificacin en la planta de produccin va internet a travs de
de cierre de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificacin de produccin
para que los envi.
6.2 Impresin de inventarios.
Una vez confirmado el envi del inventario por la planta de produccin se
imprime este a travs del (Software en uso de la empresa) a un impresor en
informtica, de lo contrario ir al numeral 6.1.
6.3 Obtencin del inventario impreso.
Traslado a informtica para ordenar el inventario que se imprimi. En caso de
tener problemas tcnicos ir al numeral 6.2 o se soluciona con el personal de
informtica.
6.4 Traslado de datos de inventario a cuadros de generacin de pedidos en
Excel.
Digitacin del inventario en los cuadros de Generacin en la columna
correspondiente al inventario, considerando la fecha de digitacin del inventario
de cierre.
6.5 Actualizacin de informacin de pedidos en camino en cuadros de
generacin de pedidos. Se pueden dar dos situaciones:
1- Se digita la siguiente informacin en los cuadros de generacin:
Fecha de llegada del pedido a la planta de produccin, cantidades en caso de haber
sufrido modificaciones. Aqu se genera un nuevo pedido para ser discutido con el
departamento de planificacin de la fbrica, ir al numeral 6.6.
2- Se digita nueva informacin por variaciones en los pedidos ya sea a causa del
proveedor, o por nuevas necesidades del departamento de planificacin de la
planta. Ir al numeral 6.9.
6.6 Envos de cuadro de generacin de pedidos al jefe de planificacin de
produccin.
un E-mail.
6.7 Reunin en planta de produccin o en oficinas administrativas junto con
el jefe de planificacin de la produccin y el representante del departamento
de importaciones para revisin de cuadros de generacin de pedidos.
En esta reunin se revisan cada uno de los cuadros de generacin (cajas y tapas,
separadores, qumicos y metales). Se determinan necesidades urgentes para tomar
las medidas del caso, se chequean inventario de producto terminado, y pedidos en
cola. Todo esto para determinar las acciones a seguir. Se determina el pedido por
proveedor. Si se necesita hacer alguna correccin en los cuadros de generacin o
solicitar cambios en los pedidos ir al numeral 6.5.
Se elabora un acta de la reunin donde se dejan establecidos los acuerdos,
entregando una copia a cada uno de los participantes en la misma.
6.8 Apertura del nuevo pedido en el libro de pedidos.
Se anota en el libro de pedidos el nuevo nmero de orden, mercadera y proveedor
segn lo acordado en la reunin con planificacin e importaciones, adems de
solicitar a la secretaria del departamento se abra expediente para el pedido.
6.9 Solicitud de pro forma.
La solicitud de proforma se hace a travs del fax o por internet y va telefnica de
ser necesario. Se incluyen en este punto modificaciones o consultas al pedido que
solicita el departamento de planificacin de produccin, o en el departamento de
importaciones.
6.10 Verificacin de recepcin de proforma.
Si no se recibe la proforma al da siguiente de solicitada, ir al numeral 6.9, de lo
contrario ir al numeral 6.11.
6.11 Revisin de proforma.
En este punto pueden darse dos alternativas:
a) Que la proforma no est de acorde a lo solicitado, y no exista comentarios del
proveedor. En este caso ir al numeral 6.9.
b) Si el proveedor sugiere cambios y se requiere de consulta al interesado ya sea
por descripcin, precio, cantidad, disponibilidad o trminos de pago, ir al numeral
6.12.
c) Si la proforma est acorde a lo solicitado, en descripcin, precio cantidad,
disponibilidad y trminos y trminos de pago. Ir al numeral 6.13.
6.12 Envi de proforma a unidad solicitante para cambios se pueden tener las
siguientes alternativas:
1- ) Que el solicitante acepte los cambios sugeridos por el proveedor, firme y envi
proforma a compras, ir al numeral 6.13.
2- ) Que el solicitante realice cambios diferentes a los propuestos por el proveedor,
basado en las sugerencias del suplidor y los envi a compras, ir al numeral 6.9
3- ) Que el solicitante realice consultas para el proveedor, ir al numeral 6.9
6.13 Elaboracin de confirmacin de proforma. .
Una vez se recibe la proforma completamente revisada por la unidad solicitante (si
ha sido necesario), compras elabora un mensaje para el proveedor donde se le hace
saber que est completamente de acuerdo con lo ofertado.
Cuando es necesario se gira instrucciones de embarque, y se solicitan condiciones
de pago, tambin se le pide al proveedor en este mensaje que detalle la fecha de
despacho y arribo de la carga.
6.14 Envi de confirmacin de proforma a proveedor.
El memorndum se enva a travs del fax o por internet. Si no se cuenta con
crdito con el proveedor ir al numeral 6.15
6.15 Solicitud de pago.
Una vez confirmado el pedido, se debe solicitar a travs de un correo electrnico a
la secretaria del departamento con copia al jefe del mismo, la necesidad de pago al
proveedor estableciendo monto a pagar, numero de factura y fecha de pago.
6.16 Informar al proveedor de la fecha de pago.
Enviar al proveedor copia del cheque, transferencia, gua, rea, carta de crdito, u
otro documento que certifique el envi del pago.
7- Registros.
Los registros lo componen toda la documentacin que respalda la comunicacin
entre el cliente interno (fabrica), el supervisor de compras y el proveedor, la cual
se puede encontrar en los folders de cada pedido.