MANUAL DEL USUARIO

BACK- SAP
CAPACITACION USUARIO FINAL
MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS

VERSION 1 - 2011
ICONOS

Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o
usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono Significado
Precaucin
Ejemplo

Nota
Recomendacin
Sintaxis

A
1. OBJETIVO DEL PROCESO

El proceso de realizar inventario fsico se aplica para dar cumplimiento a los procedimientos
establecidos.

2. DIAGRAMA DE FLUJO

Administracin de inventarios Realizar inventario fsico

Administrador de
Solicitante Contador Fsico Aprobador Auditor Revisor Fiscal
inventarios
Inicio
Inicio

01
Solicitar
Solicitar realizacin
realizacin
de
de Inventario
Inventario fsico
fsico

03
Definir
Definir cronograma
cronograma
Selectivo
Selectivo No
yy enviar
enviar notificacin
notificacin

Si 05
04
Recibir
Recibir notificacin
notificacin Recibir
Recibir notificacin
notificacin
02 AA
Definir e informar yy cronograma
cronograma yy cronograma
cronograma
items a inventariar
Generar 06
documentos
requeridos
AA
07
Hacer corte de
documentos

Realizar 08
Realizar conteo
conteo
fsico
fsico

09
Comparar
inventario en libros
Vs. conteo fsico

No
Hay
Hay diferencias?
diferencias? Si

10
Requiere
Requiere nuevo
nuevo Realizar recuento
Si
conteo?
conteo? fsico

No
Analizar 11
resultados

Inventario
Inventario No
selectivo?
selectivo?

Si
12
No Requiere
Requiere Si Recibir
Recibir Informe
Informe de
de
ajustes?
ajustes? inventario
inventario aa ajustar
ajustar

No
Aprueba
Aprueba
Si
ajustes?
ajustes?
13
Realizar
Realizar ajustes
ajustes No
14
Notificar
Notificar Rechazo
Rechazo
de
de ajustes
ajustes yy
Facturar
Facturar ajustes
ajustes
Si justificacin
justificacin

Cuentas
Cuentas
No por
por cobrar
cobrar

15
Cerrar proceso y
Notificar
resultados

16
Recibir
Recibir
resultados
resultados del
del Recibir
Recibir resultados
resultados Recibir
Recibir resultados
resultados
proceso
proceso del
del proceso,
proceso, sisi del
del proceso,
proceso, sisi
aplica
aplica aplica
aplica

Fin
Fin
3. RESULTADO ESPERADO

Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias
valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadstico del origen de dichas
diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.

4. Resumen y Descripcin de la Transaccin

Las transacciones principales que nos permiten realizar el inventario fsico se relacionan en el
siguiente resumen:

MI01 Crear documento de inventario

MI02 Modificar documento de inventario
MI05 Modificar recuento de inventario
ADMINISTRACION MI06 Visualizar recuento de inventario
DE INVENTARIOS MI21 Imprimir documento inventario
MI22 Visualizar documento de inventario
MI23 Visualizar datos inventario de material
MI24 Lista inventario
En la pantalla de SAP presentamos la gua para llegar a estas transacciones

Descripcin Proceso: Realizar el inventario general o por muestreo, de los Modulo: MM

bienes en stock dentro de los centros de distribucin o
los almacenes
Nombre Transaccin .MI01 MI02-MI11 MI21 MI04-MI09-MI05-MI07-MI08 / MI 52 de
ppales: inventario por muestreo
Ruta: Logstica Inventarios Documentos para inventarios /
Recuentos inventarios / Diferencia / Inventario por muestreo

Resumen del modelo de proceso empresarial

En este Manual se explica cmo se crea el documento de inventario de libre utilizacin
mediante la transaccin MI01.
RECOMENDACIONES

PASOS A SEGUIR

1.1. Acceda a la transaccin:

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Crear >>

Acceso va cdigo de MI01

transaccin

1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la
informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Bloqueo de contabilizacin por inventario

Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrn contabilizar
movimientos de mercancas para los stocks de un material contenidos en el documento
para inventario.
Utilizacin
El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacn, stock de lote o stock
especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de
inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo:
justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma
inmediata;
poco antes del recuento, en el caso de que ste deba efectuarse ms tarde. Puede fijar el
indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del
documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input

Fijar stock terico

Indica que se han fijado los stocks tericos de las posiciones de un documento para
inventario que an no se han pagado.
Utilizacin
Este indicador origina que el stock terico actual se conserve en el documento para
inventario. El sistema compara el stock contado con el stock terico fijado para
comprobar si existen diferencias de inventario.
Procedimiento
Si el registro de los resultados del inventariado no se efecta inmediatamente despus
del inventariado fsico, resultar oportuno fijar este indicador para que un eventual
movimiento de mercancas ya no modifique el stock terico relevante para el inventario .

Incluir lotes con peticin de borrado

Indica que en la seleccin tambin se pueden incluir lotes que estn marcados para
borrado.
Utilizacin
Marque este campo, en caso de que quiera incluir los lotes marcados para borrado de un
material en el documento para inventario

En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en
otras especificaciones para un proceso de inventario.

Estas transacciones le permitirn escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente

manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un
almacn y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.
1.2.2 Presione ENTER una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecer la
siguiente pantalla, para designar los datos del cdigo de material a solicitar en inventario
de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto
breve del material para cada uno.

Los cdigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser
pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.

1.2.3 Fijada la lista de cdigos de materiales de Enter y le aparecer en la parte inferior de la

pantalla el siguiente registro de documento para inventario:
Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional

(Nombre Descripcin R/O/C Accin de usuario y valores Comentarios

campo)
Fecha Fecha de solicitud de creacin
documento del documento
Fecha planif. Fecha en que se planea
recuento ejecutar el documento
Centro Un centro es una unidad de
organizacin que sirve para
subdividir una empresa en
funcin de aspectos de:
Almacenamiento, Produccin,
aprovisionamiento, ventas,
mantenimiento y planificacin
de necesidades
Almacn Nmero de almacn al que se
le crea documento para
inventario.
Otras
especificacion
es
Fijar bloqueo Indicador que especifica que
de durante los conteos del
contabilidad inventario no se podrn
contabilizar movimientos de
mercancas
Fijar Stock Este indicador origina que el
terico Stock terico actual se
conserve en el documento
para inventario.
Referencia Indica el nmero o nombre
de Inventario de un documento externo
para identificar el inventario.
R Da, mes y aos en que se
crea el documento de
inventario.
R Da, mes y ao en que se
planea la ejecucin del
inventario
R Nmero del centro al que Djelo as.
pertenece el almacn al que se
le realizara el inventario.
Este campo es obligatorio si
quiere hacer el inventario por
centro.
R Digite l nmero del almacn Djelo as.
al que le creara el documento
de inventario.
Este campo es obligatorio si
quiere hacer el inventario por
almacn.
R Fije el bloqueo de contabilidad El indicador se
si el inventario es el realizado fija en todos los
una vez al ao. Stock afectados.
Para el caso de entrega de (Stock de
almacenista a almacenista no almacn, Stock
lo fije para no bloquear los de lote.)
movimientos de los materiales.
O Fije el indicador Es importante
fijar este
indicador para
que un
movimiento
eventual de
mercancas no
modifique el
Stock terico
relevante para el
inventario.
O Digite un nmero o nombre
que le describa el
documento que est
creando.

Tipos de Indica que el Stock para R Fije los tipos de Stock:

Stock cada uno de los tipos se ve
afectado por la operacin
movimiento de mercancas
Inventario.
Incluye Selecciona para el inventario
materiales materiales ya inventariados
inventariados
Libre utilizacin
En control de calidad
Bloqueado
O Si est fijado este indicador,
tambin se incluirn de
nuevo en la seleccin para el
 inventario los materiales ya
inventariados.

Si no est fijado este

Clasificacin Opciones de la informacin
que se despliega en el
documento de inventario.
indicador, se seleccionarn
solamente los materiales y
lotes no inventariados
R Escoja la opcin que quiera
ver en el documento de
inventario.

2.1 VERIFICAR N DE DOCUMENTO DE INVENTARIO:

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Documento para inventario >> Visualizar

Acceso va cdigo de MI03

transaccin

Como observamos esta transaccin nos permite evaluar por cada posicin las diferentes ventanas de SAP,
el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una
posicin observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte
superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente
ejemplo se presenta cuando conocemos el nmero del documento de inventario.
2.1.1 Cuando no conocemos el documento de inventario, entramos a la misma transaccin MI03
Visualizar Documento de Inventario: Acceso:

Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code y se le
despliega el siguiente cuadro:
2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacn, a los cuales se les est haciendo el
inventario, y de un click en el icono de Ejecutar desplegando la pantalla Visualizar
Documentos de Inventario Para Material:

Como se puede observar en la columna Status del Documento, todos los materiales del
inventario estn con Status Documento Activo, lo que quiere decir que se estn inventariando
pero no se han contabilizado, tambin nos damos cuenta de cul es el No. de Inventario del
conteo que se est realizando, como se resalta en la imagen anterior
3.1 MODIFICAR DOCUMENTO DE INVENTARIO.

Para modificar un documento de inventario

3.1 IMPRIMIR DOCUMENTO DE INVENTARIO

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Documento para inventario >> Imprimir

Acceso va cdigo de MI21

transaccin

3.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario:Acceso

Digite aqu l nmero del

documento de inventario a
imprimir.

Lo normal es que el sistema

ya trae el nmero
automticamente o si no
bsquelo.

De un click en el icono ejecutar y aparece la siguiente pantalla:

Luego de click sobre el icono Visualizacin de impresin si necesita visualizar primero las
planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.

La presentacin de las planillas ser la siguiente:

 Aqu se coloca la fecha y
la firma de la persona
que realiz el conteo.

Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a
registrar en el sistema R/3.

4.1 REGISTRAR CONTEOS DE INVENTARIO

Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Recuento de Inventario >> Registrar

Acceso va cdigo de transaccinMI04

 Aqu debe escribir
la cantidad
contada.

4.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario: Acceso:

Definido el documento de inventario a registrar se muestra en la pantalla la ventana para los
registros de las cantidades fsicas contadas en el ejercicio.

Digite aqu la
cantidad contada

Diligencie los siguientes campos:

(Nombre Descripcin R/O/C Accin de usuario y valores Comentarios

campo)
Recuento Indica que la cantidad R Fije este indicador en el caso En el caso de
cero contada es igual a cero. de que la cantidad contada sea no fijar este
igual a cero. indicador con
un Stock cero,
la posicin se
considerara
como no
contada.
Cantidad Indica la cantidad a mover R Introduzca aqu la cantidad que Si la cantidad
en unidad de medida de trae registrada en la planilla de es cero solo
entrada. La cantidad se conteo. debe fijar el
convierte de forma flag del cuadro
automtica en unidades de de la derecha.
medida de almacn. (unidad
de medida base)

Para bajar de pgina y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Pgina
siguiente o para devolverse o subir de pgina de click sobre el icono Pagina Anterior:
Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,

oprima el icono disquete para grabar.

Aparece un aviso en la parte inferior de la pantalla indicando que el recuento para el documento
100000087 ya quedo registrado.

Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transaccin MI20 en la cual se registra el
documento de inventario a tratar.
Ejecutada la transaccin se genera el listado de diferencias de inventario.

Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan
segn corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los tem que presentan
diferencias vs entre la cantidad terica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra
que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestin
se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se
registra el verdadero valor de recuento y se guarda.

a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso
de que al volver a realizar el conteo fsico se deba realizar dichas modificaciones.
b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilizacin de las
diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.
c) Ejecutada la contabilizacin el sistema nos lleva a la transaccin MI07- Eliminar
diferencias, en esta primero nos muestra un encabezado y posteriormente lista los bienes
a tratar en dichas diferencias.

Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la
aplicacin contable para que se genere el documento financiero correspondiente.
Posteriormente podemos observar la aplicacin de las diferencias del inventario con el
documento generado contablemente a travs de la MIGO, como se muestra en el ejemplo
adjunto.