Access2010 Basico Manual PDF

Microsoft Access 2010
Bsico
Profa. Mara L. Moctezuma, MA, CPS

mmoctezuma.wordpress.com
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trasmitirse por mtodo o forma alguna, sea electrnica o mecnica,
incluyendo copias fotostticas, copias electrnicas, acumulacin en un
sistema de informacin con memoria o de ninguna otra forma sin la
autorizacin por escrito de la autora.
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVOS .................................................................................................................................. 1
CREAR Y EDITAR BASES DE DATOS ................................................................................................. 1

Definiciones ............................................................................................................................ 1
Planificar la base datos .......................................................................................................... 2
Componentes u objetos de la base de datos .......................................................................... 3
Acceder a Access 2010 .......................................................................................................... 4
Crear la base de datos a base de plantillas ............................................................................ 5
Crear la base de datos en blanco ........................................................................................... 5
Crear la tabla en la vista Hoja de datos (Datasheet View) ...................................................... 6
Seleccionar los nombres de los campos................................................................................. 7
Vistas en las tablas................................................................................................................. 8
Crear la tabla en la vista de diseo (Design View) .................................................................. 8
Cambios en las propiedades que ahorran tiempo al entrar los datos .....................................14
Mostrar/ocultar las pestaas ..................................................................................................15
Crear la tabla de listas de Sharepoint ....................................................................................16
Panel de navegacin .............................................................................................................18
Insertar/editar datos y objetos en las tablas ...........................................................................19
Eliminar un rcord .................................................................................................................20
Abrir/cerrar la base de datos y la tabla ..................................................................................21
Modificar las tablas y los diseos ..........................................................................................21
Insertar un campo .................................................................................................................22
Eliminar un campo .................................................................................................................22
Esconder/mostrar campos .....................................................................................................22
Bsqueda y reemplazo ..........................................................................................................23
Utilizar la funcin de deshacer (Undo) ...................................................................................24
Crear listas de valores (Lookup field) ....................................................................................24
Ordenar rcords ....................................................................................................................28
Formatear la tabla .................................................................................................................28
Aadir documentacin a un archivo o a un objeto .................................................................29
Resguardar bases de datos...................................................................................................30
Reparar archivos en Access ..................................................................................................30
CREAR Y MODIFICAR FORMULARIOS ............................................................................................31

Vistas en los formularios .......................................................................................................31
Hacer cambios de formato utilizando vista de formato (Layout view) .....................................31
Crear un formulario................................................................................................................32
Crear un formulario con el asistente (wizard).........................................................................32
Personalizar la apariencia del formulario ...............................................................................33
Crear un combo box ..............................................................................................................34
Ordenar los campos ..............................................................................................................34
Insertar un cuadro para marcas de cotejo (check box) ..........................................................35
Formato condicional ..............................................................................................................35
GENERAR FILTROS .......................................................................................................................39

Filtrar por seleccin ...............................................................................................................39
Filtrar datos por forma (by Form) ...........................................................................................39
Filtrar por exclusin (by exclusion) ........................................................................................40
-2- Access 2010 Bsico
Profa. Mara L. Moctezuma
Alternativa para filtrar ............................................................................................................40

Grabar los filtros ....................................................................................................................41
CREAR INFORMES .......................................................................................................................41

Vistas en los informes ...........................................................................................................41
Crear informes.......................................................................................................................42
PROCESO DE IMPRESIN .............................................................................................................43

Vista previa ...........................................................................................................................43
Imprimir un rcord .................................................................................................................43
Imprimir tablas e informes .....................................................................................................44
Microsoft Access 2010 Bsico
OBJETIVOS
Al finalizar el adiestramiento, las/los participantes podrn:
1. conocer los trminos inherentes a las bases de datos

2. planificar bases de datos
3. utilizar correcta y eficazmente el programa Access para:
a. disear, crear y editar bases de datos
b. disear, crear y editar tablas
c. crear y modificar formularios e informes producidos en ste
d. generar filtros de datos
e. crear, modificar e imprimir informes simples
CREAR Y EDITAR BASES DE DATOS

Definiciones
1. Access programa que almacena, organiza, recupera y permite proveer informacin de
forma estructurada dentro de Office; sirve para administrar y relacionar bases de datos, por
lo que, mltiples tablas se pueden unir para crear un sistema poderoso de manejo de datos;
se utiliza para trabajar con rcords financieros, datos personales, inventarios y listas de
contactos
2. Base de datos conjunto organizado de hechos de un tema en particular estructurado en
tablas u objetos independientes en un archivo; datos relacionados a un tpico especfico
que permite ordenar, extraer, resumir y actualizarlos en forma electrnica; evita la duplici-
dad de datos, por lo que es ms eficiente y exacto. Con la base de datos se puede:
a. Conseguir informacin sobre un asunto con el menor esfuerzo.
b. Actualize fcilmente los datos.
c. Acceder a la informacin de diferentes formas.
d. Generar diversos tipos de informes.
3. Trminos relacionados:
a. campo o atributo (field)
1) elemento de una tabla que contiene un dato especfico, como apellido o direccin
2) se representa como una columna en la tabla y como un rea para entrar datos en
las formas
3) puede contener texto, cifras, fechas, dibujos y otros objetos (OLE)

4) el nombre del campo identifica o describe claramente el contenido de los datos que
incluya; el nombre puede tener hasta 64 caracteres; si contiene ms de una palabra,
no separe cada palabra con espacios, utilice preferiblemente el subrayado (under-
score) entre palabras o al inicio de cada una, letra mayscula
b. registro, rcord o instancia todos los datos concernientes a una persona, cosa o
asunto
c. archivo o entidad (file) todos los rcords relacionados con un asunto o tema
d. clave principal (primary key)
1) cada tabla en la base de datos debe tener una clave principal; sin stas, no se pue-
den crear relaciones ni extraer informacin significativa de los datos, hay muchas
posibilidades de duplicar los registros y los datos sern ms difciles de usar
2) campo(s) que contiene(n) un valor nico para cada rcord (ID, SS, etc.), pero no
necesariamente tiene(n) que ser similar en todas las tablas de la base de datos
3) sirve para identificar de una forma particular la tabla que crea y previene la
duplicidad
4) es imprescindible para establecer bases de datos relacionales (one-to-many, many-
to-many y one-to-one).
e. vistas las vistas en los diferentes objetos de Access son sumamente importantes por-
que permiten trabajar ms eficientemente con los registros y son diferentes a base del
objeto, por lo tanto, se describen en detalle ms adelante
Planificar la base datos

1. Un buen diseo de base de datos le ayuda a evitar que se dupliquen los datos. Tambin
sirve para asegurarse de que stos estn completos y, ms importante an, que sean exac-
tos. Por lo tanto, la base de datos debe estar cuidadosamente planificada para que sea ms
eficiente.
2. Haga una lista de los datos que desea captar. Comience con datos existentes, por ejemplo,
una hoja de clculo. Si utiliza otros estados de contabilidad o formularios en papel, consiga
modelos de stos. Pregunte a los compaeros de trabajo qu necesitan.
3. Tambin se puede crear un diagrama de flujo de las tareas asociadas con los datos.
Access 2010 Bsico -3-
4. Crear una lista de los campos para cada tabla.

5. Preguntas a hacernos al estructurar la base de datos:
a. Quin escribir los datos y cmo lo har?
b. Qu tipos de formularios necesitarn?
c. Quin necesita la informacin?
d. Es cada rcord nico o se repite en otro lugar?
e. Hay algn detalle o grupo de detalles repetido en ms de un rcord o tabla?
f. Se pueden hacer cambios a un rcord sin alterar otro?
g. Contiene cada rcord slo datos que le pertenecen nicamente a ste,
especficamente lo concerniente a la identidad del rcord?
h. Hay algn campo que dependa de otro en la tabla?
Ejercicio 1 Planificar la base de datos.

1. Piensa en una situacin reciente en la cual utilizaste o viste usar una base de datos.
2. Para qu se utiliz?
3. Si fueras a crear una base de datos, anota dos o ms situaciones en las cuales t u otro
compaero de trabajo podra usar los datos.
Componentes u objetos de la base de datos

1. tabla (Tables) u hoja de datos almacena los datos contenidos en la base de datos, por lo
que es muy importante, el resto de los objetos se relacionan por medio de stas; contiene
una coleccin de informacin sobre un tpico determinado; tiene el formato de una hoja de
clculo; cada fila contiene un registro (rcord o instancia) o conjunto de detalles sobre un
elemento especfico; cada columna es un campo o atributo (field); cada tabla es un archivo
(file) sobre un asunto
2. consultas (Queries) se utilizan para obtener informacin concreta de una o ms tablas o
de otra consulta; es una forma estructurada de recuperar y procesar los datos a base de
ciertos criterios de una o ms tablas de la base de datos; por medio de stas se pueden
actualizar, combinar los datos y ejecutar clculos
3. formularios (Forms) crean un ambiente grfico para entrar o ver los datos en una tabla;
muestra un formato atractivo para insertar datos o actualizarlos ms fcilmente; expone un
registro (una fila de la tabla) a la vez
4. informes (Reports) permite imprimir los datos de la tabla en un formato atractivo; puede
incluir clculos y resumir totales; integra y analiza los datos a base de criterios sealados;
convierte los datos de las tablas y consultas en documentos organizados para comunicar o
resumir ideas
Entrada de
valores
Salida en
pantalla
Salida impresa
5. pginas (Pages) utilizan HTML (Hypertext Markup Language) para ayudar a presentar
los datos interactivamente en la Internet o una intranet
6. macros conjunto de acciones que pueden ejecutarse a la vez; permite automatizar
tareas comunes, tales como abrir una base de datos o imprimirla; corre nuevamente
procedimientos que se ejecutan con regularidad para ayudar a ahorrar tiempo
7. mdulos (Modules) programas escritos en el lenguaje de programacin Visual Basic

para aplicaciones (VBA) avanzadas de Access
Acceder a Access 2010

1. D clic en el botn de inicio.
2. Si en el men de inicio est el nombre de la aplicacin, d doble clic en ste.
3. Si no est el nombre de la aplicacin en la lista, d doble clic en All Programs, Microsoft
Office y Microsoft Access 2010.
4. Inmediatamente surgir la pantalla inicial:
Crear la base de datos a base de plantillas

1. Uno de los cambios ms notables desde Access 2007 es la incorporacin de enlaces
dinmicos a diferentes plantillas.
2. En el panel de navegacin central de la pantalla inicial hay una lista de las categoras de
plantillas locales y en lnea. Las categoras de plantillas locales son: en lnea (Blank web
database) recientes (Recent templates), modelos de plantillas (Sample templates) y mis
plantillas (My templates). Las categoras en lnea son: activos (Assets), contactos (Con-
tacts), educacin (Education), finanzas (Finance), inventarios (Inventory), asuntos y tareas
(Issues & Tasks), sin fines de lucro (Non-profit), asuntos personales (Personal), proyectos
(Projects), ventas y mercadeo (Sales & Marketing), modelos (Samples), tiempo y factura-
cin (Time & Billing) y pequeos negocios (Small Business).
3. Al seleccionar cada categora encontrar bases de datos sobre diferentes temas. Adems,
en el centro de la pantalla hay iconos para acceder a las de activos, contactos, asuntos
diversos, eventos, proyectos de mercadeo, otros proyectos, ventas, tareas, facultad y
estudiantes
4. Las plantillas son actualizadas automticamente y ofrecen la ventaja de iniciar la base de
datos con tablas que contienen campos predefinidos.
5. Al entrar a Access, d doble clic encima de la categora del panel central de la pantalla ini-
cial y repita el proceso para el tipo de base de datos a crear. Access proveer tablas con
campos establecidos a base de la plantilla seleccionada. La tarea nuestra ser eliminar los
campos que no vayamos a utilizar o cambiarles el nombre.
Crear la base de datos en blanco

1. Determine para qu es la base de datos.
2. D doble clic en el icono Blank Database al centro de la ventana inicial.
3. El cursor comenzar a parpadear en el cuadro de texto bajo Filename en el
panel a la derecha. Escriba el nombre de la base de datos.
4. En la carpetita de la derecha seleccione dnde grabar el archivo y d clic en el botn

Crear (Create).
Crear la tabla en la vista Hoja de datos (Datasheet View)

1. Ver la estructura de una tabla en la vista Hoja de datos (Datasheet View) para que designe
los campos que contendr la primera tabla de la base de datos.
2. El nombre de cada campo puede tener hasta 64 caracteres que incluyan letras y nmeros.
Adems, puede contener signos, excepto el punto, signo de exclamacin (), acento grave
(`), corchetes ([ ]), diagonal (/), asterisco (*), punto y coma (;), dos puntos (:), signo de almo-
hadilla/nmero (#), y comercial (&), guin (-), signo de interrogacin (?), comillas ("), aps-
trofo ('), signo de dlares ($) y signo de porcentaje (%).
3. Es preferible evitar dar espacios entre palabras cuando el nombre
conste de varias palabras. Los espacios hacen ms difcil escribir
cdigos de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y un tipo de
frmula llamada expresin (Expression). Utilice la raya
(underscore) o comience cada palabra con letra mayscula. Otra
alternativa es escribir los nombres con espacio en el rtulo
(Caption) de ste cuando se designen las propiedades. El nombre
no puede repetirse en dos campos de una misma tabla.
4. El primer campo de la tabla por configuracin es ID. Si no necesita
un nmero de identificacin en la tabla, d doble clic encima de ID y
anote el nombre del primer campo. Si lo necesita, abra la flecha al
lado de Clic to Add en la celda contigua, escoja el tipo de campo o
dato (referirse a la pg. 9) y agregue el nombre para el segundo
campo. Puede ir al siguiente campo presionando Tab.
5. Ilustramos a continuacin el procedimiento para crear la tabla:
Para comenzar, cree una base de datos nueva en blanco, o inserte una tabla nueva a una
base de datos existente.
Observe que la tabla nueva contiene un campo llamado ID. Esa sera la clave principal, del
usuario determinarlo as, de modo que no necesitara crear una.
Para agregar los campos, d clic en el primer encabezado de campo en blanco, en las pala-
bras Haga clic para agregar (Clic to add). De esta manera, se inicia un men de tipos de
datos, donde se selecciona el tipo de datos para el campo. Luego el encabezado del campo
estar disponible para escribir.
Escriba el nombre del campo y presione ENTER. Pasar al campo siguiente, donde repetir
el proceso. Recuerde que si los nombres de campo contienen ms de una palabra, no debe
usar espacios entre stas. Generalmente, se eliminan los espacios por completo o se se-
para cada palabra con un subrayado.
Cuando termine de aadir los campos, presione CTRL+S o d clic en el botn en la Ba-
rra de herramientas de acceso rpido (Quick Access Toolbar). Se iniciar el cuadro de di-
logo Guardar como (Save as), donde escribe el nombre de la tabla y la guarda.
Seleccionar los nombres de los campos

1. Los campos de inicio rpido (Quick Start fields) son un mtodo ms rpido para crear partes
de una tabla nueva. Los campos se establecen para necesidades empresariales comunes y
los nombres y tipos de datos se establecen con esta funcin.
Con una tabla abierta en la vista Hoja de datos (Datasheet View), d clic en la pestaa
Campos (Fields) y, en el grupo Agregar y eliminar (Add & Delete), d clic en Ms
campos (More Fields). Aparecer una lista.
Baje a la seccin Inicio rpido (Quick Start), d clic en el nombre del campo a usar,
por ejemplo Address o Name.
Access agrega los campos con los nombres y tipos de datos preestablecidos para
dicho campo.
2. Puede comenzar a entrar los datos en la tabla inmediatamente, como tambin cambiarle el
nombre a los campos o eliminarlos si posteriormente no los necesita. Adems, probable-
mente pueda ver lo que aparentan ser espacios entre las palabras en los nombres. Sin
embargo, no est viendo los verdaderos nombres de los campos, sino los ttulos (Captions)
asociados a stos.
Vistas en las tablas

1. Las vistas en los diferentes objetos de Access son sumamente
importantes porque permiten trabajar ms eficientemente con
los registros.
2. Se acceden por la pestaa Home, grupo Views, comando
View. Tambin se activan por el botn de vistas a la extrema
derecha inferior de la pantalla ...
3. En las tablas hay cuatro vistas:
a. Vista Hoja de datos (Datasheet View) es a la que acce-
demos inmediatamente creamos una tabla; contiene una
cuadrcula para entrar los rcords de las bases de datos;
podemos agregar los campos en esta vista.
b. Vista de tabla dinmica (PivotTable View) la activamos cuando creamos tablas
dinmicas basadas en los datos de las tablas; las tablas dinmicas son interactivas,
combinan y comparan grandes cantidades de datos rpidamente; es una funcin
avanzada.
c. Vista de grfica dinmica (PivotChart View) la activamos cuando creamos grficas
basadas en los datos de las tablas dinmicas; es una funcin avanzada.
d. Vista de diseo (Design View) da una vista ms detallada de la estructura de la tabla,
nos permite disearla y establecer el tipo de dato y las propiedades de los campos a
medida la creamos; podemos aadir campos, editar el tipo y propiedades de las tablas.
Crear la tabla en la vista de diseo (Design View)

1. La vista diseo (Design View) permite crear una tabla desde el comienzo y establecer o
cambiar las propiedades disponibles para cada campo. Tambin puede abrir tablas exis-
tentes en esta vista y agregar, eliminar o alterar los campos.
En la pestaa Crear (Create), en el grupo Tablas (Tables), d clic en Diseo de tabla

(Table Design).
En la columna Nombre del campo (Field Name), escriba los nombres de los campos de
la tabla. Usualmente, el primer campo que se crea debe ser el campo para la clave
principal.
En la columna Tipo de datos (Data Type), d clic en la flecha para exponer la lista
desplegable para elegir el tipo de dato para ese campo (referirse a la seccin que
sigue).
En el panel Propiedades del campo (Field Properties) se establecen las propiedades
de los campos individuales (referirse a la pg. 10).
3. Es importante designar correctamente el tipo de campo o dato porque si los datos que
estn grabados confligen con el tipo definido, puede perder informacin posteriormente.
Cambiarlo despus que se entran los datos ocasiona un proceso de conversin lento al
grabar la tabla, especialmente si la hoja contiene una gran cantidad de datos.
2. Para cambiar el tipo de dato, d clic en el botn con la flecha al lado derecho de la celda
y abrir una lista desplegable. En sta escoger manualmente, a
saber:
Tipo de Dato Capacidad

para texto o una mezcla de texto, nmeros que no se calcula-
texto (Text) rn y/o smbolos; permite un mximo de 255 caracteres; este
es el tipo predeterminado
para contenido explicativo demasiado largo para ser guardado

Memo en un campo de texto, puede entrarse un mximo de 65,535
caracteres; acepta texto con formatos (negrilla, itlica, etc.)
slo dgitos; valores o cifras que puedan emplearse en clculos

numrico (Number)
y grficas
Tipo de Dato Capacidad

fecha/hora (Date/Time) entradas de fecha y hora con diferentes formatos
valores monetarios expresados en diversos formatos y con lu-

monetario (Currency)
gares decimales; no redondea los resultados
asigna progresiva y automticamente un nmero de identifica-

auto numeracin cin permanente a cada rcord que se entra; cuando se asigna
(AutoNumber) un nmero a un rcord no se puede volver a utilizar nueva-
mente, an cuando el rcord se elimine
acepta slo entradas de cierto o falso, s o no y On u Off, con

s/no (Yes/No)
casilla de verificacin con para s y para no
un objeto que no proviene directamente de Access, como im-

objeto OLE (OLE Object) genes digitalizadas, sonidos, documentos u hojas de clculo
que estn enlazados o incrustados en la tabla
enlaza con otro archivo en el disco duro, un servidor LAN,

hipervnculo (Hyperlink)
correo electrnico o un URL (direccin de Internet)
se utiliza para agregar varios archivos a un rcord; hay que

crearlo independientemente de los otros en la tabla; es pare-
anexo (Attachment)
cido a OLE Object, ya que pueden colocarse imgenes y
documentos en ste
para crear un campo de bsqueda donde se puede entrar un

listas de valores
valor directamente o escogerlo de una lista de valores de otra
(Lookup Wizard)
tabla o consulta (query)
4. Recuerde grabar los cambios y asignar un nombre a la tabla nueva que describa los datos
que contenga. Aunque si trata de salir de esta vista, Access preguntar si desea grabar los
cambios.
5. Cuando seleccione el tipo de campo o dato, en la parte inferior se abrir el panel Propie-
dades del campo (Field Properties). contendr dos pestaas, General y Lookup. En
General define las propiedades del campo, a saber:
Propiedades del texto:
Propiedad Funcin
para fijar el mximo de caracteres a incluir; fjelo lo suficiente-
tamao mente amplio, de modo que los datos no queden truncos, pero
(Field Size) no tanto que la base de datos tarde demasiado en abrir; al limi-
tar el tamao del campo se reduce el volumen del archivo
formato (Format) se define la apariencia o formato de los datos
simplifica la entrada de datos controlando lo requerido en un
patrones de entrada
campo y el formato como se mostrar; promueve la uniformi-
(Input Mask)
dad en las entradas
para escribir un rtulo o ttulo, de modo que salga impreso en
rtulo (Caption) los formularios o informes; sustituye el nombre del campo al
imprimir
dato constante que aparecer en cada nuevo rcord que se ge-
valor automtico nere; por ejemplo, el nombre de una ciudad o un cdigo postal;
(Default Value) esto ahorra tiempo al entrar los datos; posteriormente se pue-
den cambiar las entradas que difieran del original
reglas de validacin una expresin que limita los datos entrados en un campo slo a
(Validation Rule) valores que llenen ciertos requisitos
texto de validacin el mensaje de error a ser desplegado cuando el parmetro del
(Validation Text) tem anterior o validation rule no es satisfecho
si se fija en Yes, Access forzar a llenar este campo en el pro-
requerido (Required) ceso de entrada de datos y no permitir pasar a otro campo
hasta que se complete; la configuracin es No
Allow Zero Length indica si una entrada que no contiene letras es vlida
fija un campo como ndice; controla el orden de los rcords;
inicializado (Indexed) acelera las bsquedas en campos que se localizan con
frecuencia
Propiedad Funcin
comprime los datos cuando se guardan menos de 4,096 carac-
compresin Unicode
teres; no tiene efecto cuando se graba una cantidad mayor de
(Unicode Compression)
caracteres
control de conversin de caracteres en las versiones asiticas
IME Mode
de Windows
control de conversin de caracteres en las versiones asiticas
IME Sentence Mode
de Windows
botn de opciones
agrega un botn de opciones al campo
(Smart Tags)
Propiedades numricas:
Propiedad Funcin
para fijar el mximo de caracteres a incluir; fjelo lo suficiente-
tamao mente amplio, de modo que los datos no queden truncos, pero
(Field Size) no tanto que la base de datos tarde demasiado abrir; al limitar
el tamao del campo se reduce el volumen del archivo
formato (Format) se define la apariencia o formato de los datos
lugares decimales fija la cantidad de lugares decimales para el valor en el campo;
(Decimal Places) el predeterminado es 15, pero puede fluctuar entre 0 - 15
simplifica la entrada de datos controlando lo requerido en un
patrones de entrada
campo y el formato como se mostrar; promueve la uniformi-
(Input Mask)
dad en las entradas
Propiedad Funcin
para escribir un rtulo/ttulo, de modo que salga impreso en los for-
rtulo (Caption)
mularios o informes; sustituye el nombre del campo al imprimir
dato constante que aparecer en cada nuevo rcord que se genere;
valor automtico por ejemplo, el nombre de una ciudad o un cdigo postal; esto ahorra
(Default Value) tiempo al entrar los datos; posteriormente se pueden cambiar las
entradas que difieran del original
reglas de validacin una expresin que limita los datos entrados en un campo slo a
(Validation Rule) valores que llenen ciertos requisitos
texto de validacin el mensaje de error a ser desplegado cuando el parmetro del tem
(Validation Text) anterior o validation rule no es satisfecho
si se fija en Yes, Access forzar a llenar este campo en el proceso de
requerido (Required) entrada de datos y no permitir pasar a otro campo hasta que se
complete; la configuracin es No
fija un campo como ndice; controla el orden de los rcords; acelera
inicializado (Indexed)
las bsquedas en campos que se localizan con frecuencia
botn de opciones
agrega un botn de opciones al campo
(Smart Tags)
alinear el texto especifica la alineacin de los datos, a saber: general (alinea el texto
(Text Align) como configurado), izquierdo, derecho, centrado y distribuido
7. En la tercera columna copie una descripcin para el campo, aunque no es necesario

hacerlo.
8. Contine aadiendo el resto de los campos y definiendo las propiedades de la forma
descrita anteriormente hasta finalizar el diseo de la hoja.
9. Al terminar es conveniente designar una clave principal (primary key). Esta clave es un
campo que contiene un valor nico para cada rcord (ID, SS, etc.) y es necesaria para esta-
blecer bases de datos relacionales. Sin embargo, podr designarla al disear la tabla o
posteriormente.
10. Vuelva a la vista Hoja de datos (Datasheet View) para entrar los valores o datos. Utilice el
botn de vista Datasheet View en la esquina inferior derecha de la pantalla o d clic en el
botn .
11. Al tratar de salir de esta vista, el programa preguntar si desea grabar lo hecho, a lo que
contestar que s (Yes). Saldr otro cuadro donde escribir el nombre de la tabla y cam-
biar de vista. Ya puede entrar los datos.
Campos
Rcords
Cambios en las propiedades que ahorran tiempo al entrar los datos

1. Al hacer cambios en las propiedades tendr que estar en la vista de diseo (Design View) y
dar clic en el tipo del campo/dato a alterar.
2. Si desea que el texto salga en maysculas slidas, copie el signo de mayor que (>) al lado
de Format.
3. Con el Input Mask aade formato a los datos tales como: nmeros telefnicos, contrase-
as, horarios y fechas.
4. Si interesa que en la tabla salga informacin constante, como por ejemplo el nombre del
pas o municipio, debe escribirlo al lado de Default Value. As el dato saldr automtica-
mente en la tabla y podr cambiarlo en las entradas que no coincidan con el valor que
escribi aqu.
5. Definir reglas de validacin (Validation Rules) estas reglas controlan los datos que vayan
a entrarse en un campo. Hay que copiar una expresin o frmula, lo cual consiste en com-
binar smbolos para producir un valor. Las expresiones se crean mezclando:
a. identificadores elemento que se refiere al valor en un campo, objeto o propiedad
b. operadores smbolo o palabra que indica que se ejecutar una operacin; los opera-
dores comparativos ms comunes son:
1) = es igual
2) < > no es igual a, diferente de
3) < menor que
4) > mayor que
5) < = menor que o igual
6) > = mayor que o igual
7) OR y AND permiten aadir criterios adicionales en el mismo campo o en campos
diferentes
8) Ejemplos de expresiones:
a) F OR M restringe las entradas en el campo a slo esas dos letras;
b) >=#1/1/10# AND <=#12/31/10#, limita las entradas a fechas desde el 1/1/10
hasta el 12/31/10;
c) >=0 AND <=90000, en un campo de moneda (currency) las entradas deben ser
de $0.00 a $90,000.
c. valores nmeros, fechas o series de caracteres
6. texto de validacin (Validation Text) texto que aparece si se intenta entrar informacin
invlida en un campo o si no se entra texto alguno. Surgir el mensaje de error que escriba
al lado de esta propiedad, como por ejemplo:
a. en el primer caso de los ejemplos del tem 8, Deber ser solo F para Femenino o M para
Masculino
b. en el segundo caso La fecha vlida es de 1/1/10 a 12/31/10
c. en el tercer caso Debe ser entre $0.00 y $90,000
7. Para evitar que un campo importante se quede sin completar, en Required cambie el No a
Yes. Access no permitir que contine entrando los datos en la tabla o forma hasta haber
completado el campo requerido.
Mostrar/ocultar las pestaas

1. Access 2010 permite mostrar en pestaas los nombres de los diferentes objetos que haya
creado en versiones anteriores.
2. Para mostrarlas/ocultarlas d clic en la pestaa File y en Options.
3. Aparecer el cuadro de dilogo Access Options.
4. D clic en Current Database.
5. En la seccin Application Options, marque la casilla en Tabbed Documents y aparecer
la opcin Display Document Tabs. Para esconderlas quite la marca en dicha opcin.
6. Saldr el mensaje de que el cambio se efectuar cuando vuelva a abrir la base de datos.
Ejercicio 2 Crear la base, disear la tabla y entrar los datos.

1. Cree una base de datos a la cual nombrar EMPRESA.
2. Disee una tabla a base de los campos que contiene la que aparece a continuacin.
3. Cambie la vista a la de diseo (Design View), establezca el tamao de los campos (Field
size), fije como valor automtico (Default Value) PR en Estado y aplique un Input Mask al
campo Tel. La facilitadora dar instrucciones precisas para realizar esta tarea.
4. Grbela con el nombre Empleo.
5. Vuelva a la vista de Hoja de datos (Datasheet View) y entre los valores que siguen.
Incluya un rcord extra con su nombre y la informacin restante. Su profesin es
PROFESOR.
Crear la tabla de una plantilla

1. Da clic en la pestaa Create, grupo Templates, comando Application parts.
2. Esta opcin tendr dos categoras Blank Forms, para trabajar con formularios, y Quick
Start.
3. Bajo Quick Start estarn las plantillas disponibles, las cuales son:
a. Contacts se utiliza para manejar informacin de
contactos; incluye campos para la direccin de
correos electrnicos, direccin de pginas en la
Internet, anexos (attachments) y foto
b. Issues se usa para dar seguimiento a diferentes
asuntos, incluye un campo para anexos y otro de
memo
c. Tasks es til para dar seguimiento a tareas e
incluye un campo para anexos
d. Users se utiliza para preparar una lista de usuarios
4. Selecciona a base de la tabla que vayas a crear y se
abrir el asistente de relaciones. Al terminar de correrlo
se incorporar la tabla con formularios. Algunas incluyen informes tambin.
5. Puedes cambiarle el nombre, borrar los objetos adicionales que contiene, agregarle/quitarle
campos, cambiar el nombre de los campos, etc.
6. Seguramente habr campos que no necesitars y otros que tendrs que aadir.
Crear la tabla de listas de Sharepoint

1. Para crear una base de datos de este tipo es necesario estar conectado/a a una Intranet o
red e identificar el lugar con el cual mantendremos comunicacin para publicar la base de
datos.
2. D clic en la pestaa Create, grupo Tables, comando Sharepoint Lists.
3. Saldrn las listas disponibles, las cuales son:
a. Contacts se utiliza para manejar informacin de con-
tactos; incluye campos para la direccin de correos
electrnicos, direccin de pginas en la Internet, anexos
(attachments) y foto
b. Tasks es til para dar seguimiento a tareas e incluye un
campo para anexos
c. Issues se usa para dar seguimiento a diferentes asuntos,
incluye un campo para anexos y otro de memo
d. Events se utiliza para manejar eventos, incluye un campo
de Memo y otro de anexos
e. Custom para crear listas personalizadas
4. Seleccione a base de la tabla que vaya a crear y saldr el
cuadro de dilogo que sigue.
5. En el primer cuadro de texto debe especificar el lugar en el servidor o en lnea donde ubi-
car la tabla. En el segundo cuadro de texto le asignar un nombre y en el tercer cuadro
escribir una descripcin.
6. D clic en OK.
7. Cuando finalice abrir la lista.
Ejercicio 3:
1. En la vista Hoja de datos establezca los campos de la tabla que sigue en la misma base de
datos.
2. Grbela con el nombre Clientes.

3. brala en Design View y cambie el tipo de campo o dato Customer ID a texto. Verifique el
tamao de los campos (field size) y redzcalos a base del contenido.
4. Deje que el asistente designe la clave principal (Primary Key).
5. Vuelva a la vista Hoja de datos (Datasheet View) y entre los datos que siguen:
6. Cree un rcord nuevo con la informacin siguiente: el nmero de cliente es H25, en el

nombre coloque su inicial y apellido, complete el resto de la informacin y el balance en la
cuenta es de $550.
7. Vuelva a grabarla.
Panel de navegacin
1. Es la herramienta de Access 2010 que permite acceder a los
diferentes objetos almacenados en las bases de datos.
2. La vista predeterminada del Panel est organizada por grupos
donde el elemento ms importante son las tablas.
3. Luego se muestra el resto de objetos relacionados a ella.
4. El Panel de Navegacin puede contraerse para ocupar menos
espacio dando clic en el botn . Para volver a mostrarlo
bastar con volver a pulsar el botn en el sentido contrario
o directamente sobre el nombre en la barra que estar a la
izquierda de la pantalla.
5. Al dar sobre clic sobre la cabecera del panel
acceder al men de
visualizacin:
6. En el momento de creacin y trabajo con la base de datos, quiz la vista ms cmoda sea
la ordenacin por Tipo de objeto (Object Type). De esta forma, los elementos de la base
de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del
tipo de objeto al que pertenecen.
Insertar/editar datos y objetos en las tablas

1. Ajustar el ancho de las columnas puede hacerlo arrastrando la lnea divisoria entre
columnas con el ratn o con doble clic en la misma lnea (Best Fit). Tambin con clic
derecho Column Width y el botn Best Fit.
2. Insertar objetos (fotos, documentos, etc.):
a. Para insertar un objeto en la tabla, hay que seleccionar el tipo de dato OLE Object o
incluir el campo Attachment al disearla.
b. Abra la tabla, cambie a Datasheet View y coloque el cursor en la celda que vaya el
objeto.
c. D clic derecho y seleccione Insert Object.
d. Saldr un cuadro de dilogo en el que podr crear un objeto nuevo (Create New) o
colocarlo de un archivo (Create from File).
e. Al escoger la segunda opcin, d clic en el botn Browse, localice el archivo y

seleccinelo.
f. Si desea verificar que la foto u objeto es el que realmente quiere, por el botn
abra la lista de vistas y escoja Thumbnails (en Windows XP), Large icons (en
Windows 7) o Preview. Con la segunda opcin el objeto tiene que estar seleccionado
para poder verlo.
g. D clic dos veces en OK.
h. En el campo saldr el formato del archivo que incluya (Package, Bitmap, etc.) y al dar
doble clic en ste abrir.
Eliminar un rcord
1. Puede hacerlo de cualquiera de las siguientes maneras:
a. En Datasheet View d clic derecho (right-click) en el cuadrito gris a la extrema izquierda
del rcord y seleccione Delete Record.
b. Marque el rcord a borrar:
1) con el teclado presione Delete
2) por la cinta de opciones un clic en la pestaa Home, grupo Records, botn
2. El programa dar un aviso de que si borra el rcord no podr deshacer la accin, por lo que
tendr que confirmar dando clic en Yes.
Ejercicio 4:
1. Abra la tabla Empleo de la base de datos EMPRESA y ajuste el ancho de las columnas
que sea necesario.
2. Elimine el rcord de Pereira, Beln.
3. Abra la tabla Clientes de la base de datos EMPRESA y ajuste el ancho de las columnas
que sea necesario.
Ejercicio 5:
1. Cree la tabla que sigue en la misma base de datos.

2. Grbela con el nombre Contador. Fije la clave principal (primary key) en Bookkeeper No.
3. En Design View coteje cmo Access designa los campos, el tipo y tamao a base de la
informacin contenida. Haga los cambios necesarios.
4. Entre los siguientes datos en Datasheet View:
5. Ajuste el ancho de las columnas que sea necesario.

6. Cree un rcord nuevo con su nombre y complete la informacin: Bookkeeper No, 25;
Hourly Rate, $15; y en YTD Earnings, $20,000.
Abrir/cerrar la base de datos y la tabla

1. Para abrirla:
a. Al entrar a Access, observe el panel de tareas a la izquierda y, si aparece el nombre de
la base de datos a abrir, d doble clic en ste.
b. Si no est el nombre all, d doble clic en el enlace Open en ese mismo

panel.
c. Abrir el cuadro de dilogo de abrir documentos. Navegue hasta conseguir el directorio
en donde est la base de datos. D doble clic en el nombre de sta al localizarla.
2. Para cerrarla d clic en el botn o File, .
Modificar las tablas y los diseos

1. Navegar en una tabla grande:
Para navegar en una tabla extensa se utilizan las barras de desplazamiento.
2. Cambiar las propiedades de los campos y la clave principal (primary key).
a. Abra la tabla en a la vista de diseo (Design View).
b. Para examinar nuevamente las propiedades de un campo, refirase a la pg. 10 en
adelante.
c. Para designar un campo como clave principal, d clic derecho (right-click) encima del
nombre del campo y seleccione Primary Key.
d. Tambin puede hacerlo dando clic en el nombre del campo y otro en la pestaa contex-
tual Design, grupo Tools, botn en la cinta de opciones.

Insertar un campo
1. Abra la tabla en vista de diseo (Design View).
2. Coloque el puntero en el lugar donde vaya el campo nuevo, d clic en el botn
en la pestaa contextual Design, grupo Tools de la cinta de opciones, o d
clic derecho (right-click) y seleccione Insert Rows.
3. Escriba el nombre del campo y haga los cambios necesarios en las propiedades (tipo de
campo o dato, tamao, etc.).
4. Vuelva a Datasheet View y entre los datos.
Eliminar un campo
1. Abra la tabla en Design View.
2. Coloque el puntero en el campo a eliminar, d clic en el botn en la pestaa

contextual Design, grupo Tools de la cinta de opciones, o d clic derecho (right-click) y se-
leccione Delete Rows.
3. Saldr un mensaje para confirmar si en verdad va a eliminar el campo. D clic en s (Yes).
Recuerde que esta accin no podr deshacerla.
Esconder/mostrar campos
1. En la vista Hoja de datos (Datasheet View), d clic derecho (right-click) encima del nombre
del campo y seleccione Hide Fields.
2. Para mostrarlo nuevamente: seleccione el rango que contenga el/los campo(s) oculto, d
clic derecho (right-click) y seleccione Unhide Columns y saldr el cuadro de dilogo de la
funcin.
3. Marque el/los campos a mostrar y d clic en Close.

Bsqueda y reemplazo
1. Buscar y reemplazar datos Seleccione la pestaa Home, grupo Find y botn o
.
2. Con el teclado presione Ctrl H.
3. Saldr el cuadro de dilogo que sigue:
4. En el rea de Find What entre el/los dato(s) a localizar.

5. En Replace With entre el dato que sustituir lo que est en Find What.
6. En Look In especifique el campo o la base de datos en donde se har la bsqueda.
7. En la seccin Match y para acelerar la bsqueda podrs elegir:
a. cualquier parte del campo (Any Part of Field) la bsqueda finaliza en las letras o n-
meros que se entraron en el rea Find What, no importa si est al principio o al final de
la palabra
b. todo el campo (Whole Field) la bsqueda termina en las letras o nmeros que se
entraron en el rea Find What, pero deben aparecer exactamente igual a lo escrito
c. principio del campo (Start of Field) la bsqueda se detiene en las letras o nmeros
que se entraron en el rea Find What si estn al principio de la palabra
8. Para continuar con el proceso, d clic en Find Next, el cual se puede seguir pulsando hasta
que aparezca el dato que buscamos.
9. Si va a reemplazar el dato, d clic en Replace. Si no es as, vuelva a dar d clic en Find
Next.
10. Tambin puede reemplazar todas las ocurrencias del dato al dar clic en Replace All.
11. Al terminar la bsqueda se cierra este cuadro con Cancel o el botn de cierre.
Utilizar la funcin de deshacer (Undo)

Esta funcin est limitada a una accin usualmente en este programa. Sin embargo, el
programa avisa cuando no se puede deshacer una accin. Cuando se hacen cambios
en el formato de los objetos se puede utilizar ms ampliamente.
Crear listas de valores (Lookup field)

1. Este tipo de campo o dato ahorra tiempo en la entrada de datos. Permite al usuario entrar
los datos en la celda seleccionando de una lista de valores o pulsando una letra. Es similar
al combo box que se crea en las formas. Por ejemplo, una compaa tiene sucursales en
varios municipios de la isla. Es ms sencillo crear una lista de los lugares para seleccio-
narlos, en vez de entrarlos manualmente.
2. Un campo de este tipo puede almacenar una lista de opciones internamente, o puede
recuperarla de un campo en otra tabla. Puede crearse por Datasheet View o Design
View.
3. En la vista Hoja de datos (Datasheet View).
a. D clic en la celda bajo Click to Add y seleccione Lookup & Relationship. Se iniciar
el Lookup Wizard.
b. Tambin puede dar clic en la pestaa Fields y en More Fields, del grupo Add &
Delete. Seleccione Lookup & Relationship que inicia el Lookup Wizard, bajo Basic
Types.
c. Siga las instrucciones para el asistente en el prximo tema.
4. En la vista de diseo (Design View):
a. Seleccione el campo que quedar despus del que contendr la lista.
b. D clic en la pestaa contextual Design, grupo Tools, comando Modify Lookups y
saldr el asistente de la funcin.
c. Marque la opcin I want the lookup column to look up the values in a table or
query, de existir los valores a incluir en otra tabla, o I will type in the values that I
want, si va a entrar los datos directamente, y d clic en Next
d. En el siguiente cuadro copiar los valores o datos que contendr la lista. Entre el
primero, presione Tab o la flecha del cursor hacia abajo, entre el segundo y contine
repitiendo el proceso hasta terminarla.
e. D clic en Next e ir al cuadro donde sustituir en el cuadro de texto Field1 por el

nombre del campo.
f. D clic en Finish.
5. En Datasheet View, al colocar el cursor en una de las celdas del campo nuevo, ver una
flecha a la derecha. Al dar clic en sta saldrn los valores que entr en el Lookup wizard.
Lo nico que har es copiar la primera letra de la entrada y presionar Enter o elegir la
entrada de la lista.
6. Debe ir a la vista de diseo para fijar el tamao del campo y cualquier otro cambio en las
propiedades.
7. Tambin puede crearlo en la vista de diseo de la siguiente forma:
a. Inserte el nuevo campo en el lugar adecuado de la tabla.
b. D clic en la celda del lado (Data Type), abra la lista desplegable y seleccione Lookup
Wizard.
c. Igualmente se abrir el asistente para crear la lista de valores, as que puede seguir las
instrucciones que se dieron previamente.
8. Hay otra forma de crearlo en la vista de diseo:
a. D clic en la primera fila en blanco en la columna Nombre del campo (Field Name) o
inserte el campo en el lugar que vaya. Escriba el nombre del nuevo campo.
b. D clic en la columna Tipo de datos (Data Type) y aparecer Texto (Text).
c. En la parte inferior en Propiedades del campo (Field Properties), d clic en la pestaa
Bsqueda (Lookup). Ver las palabras Control de pantalla (Display Control) y Cuadro
de texto (Text Box).
d. D clic en Text Box y aparecer una flecha a la derecha. Abra la lista desplegable y se-
leccione Cuadro de lista (List Box).
e. Vaya a la fila Tipo de origen de la fila (Row Source Type) y d clic en Tabla o consulta
(Table/Query). Aparecer otra flecha, abra la lista desplegable y seleccione Lista de
valores (Value List). Ver una etiqueta inteligente (Smart tag). Psela por alto de mo-
mento, pero no la cierre.
f. D clic en la fila Origen de la fila (Row Source) y escriba los valores que desea en la
lista de valores usando la sintaxis que se muestra a continuacin (asegrese de incluir
las comillas y los signos de punto y coma):
"bayamn";" guaynabo";"caguas"
g. Presione ENTER cuando termine.
h. D clic en la etiqueta inteligente (Smart tag) que apareci en
el paso e y seleccione la opcin para actualizar el campo de
bsqueda siempre que se utilice (Update all properties).
Es posible que Access no necesite actualizar las copias compartidas del campo de
bsqueda, pero debe permitir que el programa lo intente. D clic en OK para cerrar el
mensaje.
Ejercicio 6:
1. Vuelva a la tabla Empleo de la base de datos EMPRESA.
2. Inserte un lookup column en el cual agregar lo siguiente: Bayamn, Guaynabo y Caguas.

Asgnele el nombre Ciudad. Abra la vista de diseo para fijar el tamao y obligar el texto a
mayscula.
3. Cree otra lookup column con el nombre Zip e incluya: 00959, 00970 y 00725. Recuerde
ajustar el tamao del campo.
4. Vuelva a Datasheet View, grabe los cambios y haga los alteraciones que siguen:
a. Las siguientes personas viven en Bayamn: Angel L. Torres, Beln Pereira, Manuel de
Len y Sandra Macaya.
b. Teodoro Orta, Alberto Orta, Miguel Lebrn y Carl B. Castillo son de Caguas.
c. El resto vive en Guaynabo.
d. El zip code de Bayamn es el 00959, el de Caguas 00725 y el de Guaynabo 00970.
5. Ajuste el ancho de las columnas.
Ejercicio 7:
1. Abra la tabla Clientes, de la base de datos EMPRESA en la vista de diseo (Design View).
2. Inserte un lookup column con lo siguiente: Grant City, Empeer y
Portage. El nombre del campo es City, fije el tamao y obligue el
texto a mayscula.
3. Cree otro campo igual al anterior con el nombre Zip Code e incluya:
58120, 58216 y 59130. Ajuste el tamao del campo.
4. Aada el campo Bookkeeper No al final de la tabla. Cree otro
lookup column con lo que sigue: 22, 24, 25 y 34. Ajuste el tamao
del campo.
5. Grabe los cambios, vuelva a Datasheet View y haga las alteraciones
que siguen:
a. Las siguientes compaas son de Grant City: Afton Mills, Blake-
Scripps, Hill Shoes y Tate Repair.
b. Atlas Suppliers, Grand Cleaners y Mohr Crafts son de Empeer; el
resto, de Portage.
c. El zip code de Grant City es el 58120, el de Empeer 58216 y el de Portage 59130.
d. En el campo Bookkeeper No, en el rcord con su nombre, entre el nmero de contador
25 y los datos de la derecha en los restantes.
6. Ajuste el ancho de las columnas.
Ejercicio 8:
1. Vuelva a la tabla Empleo en la vista de diseo (Design View):

2. Agregue un campo nuevo con el nombre Foto y asgnele el tipo OLE Object. Las
instrucciones estn en la pgina 19.
3. Inserte el documento que le indique la facilitadora en el campo Foto al lado de su nombre.

4. Oculte el campo Direccion.
Ordenar rcords
1. Para ordenar los rcords en orden ascendente o descendente:
a. d clic derecho en cualquiera de las celdas del campo a organizar y seleccione Sort A
to Z (orden ascendente) o Sort Z to A (orden ascendente); o
b. d clic en cualquier lugar de la columna a ordenar, en Home, grupo Sort & Filter, botn
(orden ascendente) o (orden descendente)

2. Puede utilizar este mtodo para organizar texto, fechas o nmeros.
Ejercicio 9: Abra la tabla Empleo de la base de datos EMPRESA y ordene alfabticamente

los datos en el campo Apellido.
Formatear la tabla
1. A las tablas en Access no se les puede dar mucho el realce.
2. Para facilitar hacer cambios en el formato d clic en Home, grupo Text Formatting y
encontrar los siguientes botones:
a. (Font) para cambiar el tipo de letra

b. (Font Size) para aumentar/disminuir el tamao de la letra
c. (Bullets/Numbering) para crear listas numeradas o con vietas (bullets)

d. (Increase/Decrease List Level) para sangrar o quitar el sangrado
e. (Text Direction) para establecer la direccin del texto
f. (Bold) para aplicar negrilla al texto marcado
g. (Italic) para aplicar itlica al texto marcado
h. (Underline) para subrayar el texto marcado
i. (Font Color) para cambiar el color de la letra

j. (Text Highlight Color) para destacar texto
k. (Align Text Left) para alinear el prrafo a la izquierda

l. (Center) para centrar el prrafo
m. (Align Text Right) para alinear el prrafo a la derecha
n. (Fill Color) para aplicar color al trasfondo
o. (Gridlines) para cambiar el diseo de la cuadrcula
p. (Alternate Row Color) para aplicar color a las filas
3. Adems, el launcher en la esquina abre el siguiente cuadro de dilogo, que permite alterar
los efectos de la celda, cmo ver la cuadrcula, aplicar color al fondo y a la cuadrcula, apli-
car borde y cambiar los estilos de las lneas y establecer la direccin del texto:
4. Por la pestaa contextual Fields, grupo Add & Delete se puede establecer el tipo dato:
5. En More Fields establecemos en ms detalle el tipo dato, a base de las categoras: tipos
bsicos (Basic Types), nmero (Number), fecha y hora (Date and Time), s/no (Yes/No) y
campos calculados.
Aadir documentacin a un archivo o a un objeto

1. La documentacin de un documento se conoce como propiedad y tambin es conocida
como metadata. Son detalles acerca de un archivo que lo identifican o describen. Incluye
detalles como ttulo, nombre del autor, asunto y palabras claves que identifican el tpico o
contenido del mismo.
2. D clic en File, en Info y en el enlace View and Edit Database Properties, que se encuen-
tra en el panel de la extrema derecha.
3. En el cuadro de dilogo (Nombre del archivo) Properties d clic en las pestaas para
seleccionar las propiedades que desea ver o agregar.
Resguardar bases de datos

1. Se debe hacer este proceso para:
a. resguardar (backup) bases de datos que contengan informacin vital
b. tener una segunda copia de los datos y objetos en caso de que algo le suceda al
original
c. si se hacen cambios mayores a la base de datos, siempre se podr restaurar al original
2. Con la base de datos abierta d clic en File, en Save & Publish y d clic en Back Up
Database.
3. En el rea Save Database As, bajo Advanced, d doble clic en Back Up Database.
4. Abrir el cuadro de dilogo Guardar como (Save As). Revise el nombre del resguardo de la
base de datos. Access asignar el mismo nombre a la base de datos e indicar que es una
copia, adems incluir la fecha del da.
5. Es recomendable archivar el resguardo en un directorio diferente.
Reparar archivos en Access

1. Este comando ayuda a prevenir y corregir los siguientes problemas que en ocasiones afec-
tan una base de datos: aumento del tamao por el uso y archivos corruptos.
2. Antes de comenzar el proceso haga un resguardo de la base de datos.
3. D clic en Info y en Compact and Repair Database.
Ejercicio 10 Realzar la hoja

1. Abra la tabla Clientes de la base de datos EMPRESA y cambie el tipo de letra a Berlin
Sans u otro que te agrade y el tamao a 12.
2. Ajusta el ancho de las columnas que sea necesario.
3. Aplica cuadrculas verticales (Gridlines: Vertical) a la tabla.
4. Grabe el ejercicio con los cambios e imprmelo.
CREAR Y MODIFICAR FORMULARIOS

Vistas en los formularios
1. Las vistas en los diferentes objetos de Access son sumamente importantes porque permi-
ten trabajar ms eficientemente con los registros.
2. Se acceden por la pestaa Home, grupo Views, comando View. Tambin se activan por el
botn de vistas a la extrema derecha inferior de la pantalla .
3. En las formas hay tres vistas:
a. Vista de formulario (Form View) es a la que accedemos inmediatamente creamos una
forma; contiene los campos a la izquierda y cuadros de texto a la derecha para entrar
los datos de cada rcord.
b. Vista de formato (Layout View)
1) es una vista ms visual que la de diseo, en la que cada
control muestra datos reales
2) provee unas guas que ayudan a alinear y alterar el tamao
de los controles o ejecutar otras tares que afectan la apa-
riencia o uso de la forma
3) aunque hay algunas tareas que es preciso hacerlas en la
vista de diseo, Access avisa con un mensaje para cambiar
de vista y hacer el cambio en particular
4) en Access 2010 se requiere formatear con este diseo
formas que se publicarn en la Internet
c. Vista de diseo (Design View):
1) da una vista ms detallada de la estructura de la forma
2) se ven las secciones Header, Detail y Footer
3) hay ciertas tareas que se pueden ejecutar ms fcilmente en esta vista:
a) agregar una gran variedad de controles, como: etiquetas, imgenes, lneas y
rectngulos
b) editar los controles de texto sin utilizar la hoja de propiedades
c) alterar el tamao de las secciones (Form Header o Detail)
d) cambiar ciertas propiedades que no podemos en Layout View (Default View o
Allow Form View)
Hacer cambios de formato utilizando vista de formato (Layout view)

1. Alterar el tamao de los controles o etiquetas en la columna: Seleccione el control o
etiqueta (label) y arrastre hasta el tamao deseado.
2. Cambiar el tipo y color de la letra o la alineacin del texto: Seleccione una etiqueta
(label), d clic en la pestaa Format y utilice los comandos disponibles en el grupo Font.
3. Formatear varias etiquetas (labels) simultneamente: Presione CTRL y seleccione
varios labels y aplique el/los formato(s) deseado(s).
Crear un formulario
1. Seleccione el nombre de la tabla o consulta, d clic en la pestaa Create, grupo Forms,
comando Form. Tambin puede hacerlo con la tabla abierta. Access le asigna el mismo
nombre de la tabla al formulario.
2. Cierre el formulario y verifique que est grabado seleccionando el objeto Forms. Ver el
nombre del formulario en el panel de navegacin.
Crear un formulario con el asistente (wizard)

1. D clic en la pestaa Create, grupo Forms, y Form Wizard .
2. Elija la tabla o consulta y los campos que incluir en la forma. y d un clic en el botn Next.
Si va a incluir campos de diferentes tablas seleccinelos antes de dar clic en Next.
3. Escoja el formato que desee y Access proveer una vista previa del mismo. D clic en el
botn Next.
Personalizar la apariencia del formulario

Cambiar el tamao de una seccin y agregarle color al trasfondo:
1. Abra la forma y cambie a la vista de diseo.
Cuadrcula de
diseo
Controles Panel de
campos
Panel de
navegacin

3. Expanda la seccin de detalle (Detail) con el ratn.
4. Si no est el cuadro de dilogo de propiedades, d clic en el botn en la cinta de

opciones o clic derecho (right-click) en la cuadrcula de detalle y seleccione Properties.
5. En el panel Property Sheet, elija la pestaa Format.

6. D clic al lado de Back Color y saldr un cuadrito con tres puntos a la derecha:
7. D otro clic en ste para abrir el cuadro de dilogo de color, elija el color y d clic en OK.
8. Si el color no se refleja inmediatamente, d clic encima de la cuadrcula.
Ejercicio 11:
1. Crea una forma de la tabla Clientes que contenga todos los campos.
2. Crea otra forma de la tabla Empleo con los campos: Apellido, Nombre, Tel y Prof.
Crear un combo box

1. El Combo Box en los formularios es el equivalente a las listas de valores (Lookup field) en
la tabla.
2. Para poder utilizar esta funcin el campo tiene que estar creado en el diseo de la tabla
original.
4. Verifique que el botn est activado. D clic en la pestaa

contextual Design y en la flecha a la derecha del grupo Controls.
5. D clic en la pestaa contextual Design, grupo Controls, botn Combo Box .

6. D otro clic en la cuadrcula del formulario.
7. Saldr el Combo Box Wizard.
8. D clic en I will type in the values that I want y en Next.
9. Copie las entradas hacia abajo igual que en Lookup Wizard discutido en la pgina 24, Next.
10. D clic en Store that value in this field e indique el campo en donde ir con la flecha,
Next.
11. Copie un label (preferiblemente el nombre del campo) para el Combo Box y d clic en el
botn Finish.
12. Elimine el campo que ya tena creado para sustituirlo por el Combo Box y mueva los con-
troles nuevos al lugar que ocupaba ste.
Ordenar los campos

1. Cuando utilizamos la funcin anterior, es posible que se altere el orden para acceder y en-
trar los valores en los campos de la forma.
2. Para que el cursor caiga en el campo correcto al presionar Tab:
a. Abra la forma en la vista de diseo.
b. D clic derecho (right-click) en el cuadrito que aparece a la izquierda del detalle

en la vista de diseo.
c. Del men seleccione Tab Order.
d. En el cuadro de dilogo Tab Order marque el nombre del Combo box y arrstrelo al lu-
gar correspondiente. Observe que el Combo box conserva el nombre que Access le da,
no el nombre del campo.
e. D clic en OK y vuelva a la vista regular (Form View) para continuar entrando los
valores.
Insertar un cuadro para marcas de cotejo (check box)

2. Expanda el rea de detalle (Detail) de ser necesario.
3. Seleccione de los controles.
4. D clic en la cuadrcula del formulario en el lugar que estime ms apropiado.
5. Seleccione el control que contiene el Check Box, d clic derecho (right-click) y escoja Pro-
perties si no est visible este panel. Localice Control Source en la pestaa Data u All y
seale el campo en donde estar el cuadro para marcar. De ser necesario, elimine el con-
trol que contiene el rtulo del Check Box.
6. Vuelva a Form View para que coteje cmo qued y marcar los rcords necesarios.
Formato condicional
1. Hay ocasiones en que desea destacar informacin dentro de la forma de alguna manera.
Con los formatos condicionales podemos hacerlo. La funcin permite hasta un mximo de
50 formatos en un archivo.
3. Seleccione el control que vaya a destacar y d clic derecho encima de ste.
4. Seleccione Conditional Formatting del men. Saldr el cuadro de dilogo que sigue:
5. D clic en el botn New Rule y saldr el cuadro de dilogo Conditional Formatting.
6. Bajo Edit the rule description, en el segundo cuadro de texto, d clic en la lista desplega-
ble a la derecha de between y marque equal to.
7. En el cuadro prximo a este tem copie el nombre del campo que interesa destacar y
aplquele color.
8. D clic en OK y volver al cuadro de dilogo Conditional Formatting Rules Manager. En
el espacio inferior estar el primer formato condicional que se aplicar en la forma.
9. Vuelva a Form View para cotejar si se efectu el cambio.

Ejercicio 12:
1. Cree la base de datos CITY GUIDE.
2. Disee la tabla de la forma que prefiera a base de los datos que siguen, pero lea bien las
instrucciones antes de hacerla.
3. Al disearla cree el campo AdNo para que la letra salga siempre en mayscula. Decida si
el resto de los campos de texto, sern en mayscula tambin.
4. Designe un input mask para Tel No con (202) 522-. Despus de crearlo, elimine las comi-
llas antes y despus del cero.
5. Los campos AmtDue y AmtPd fjelos como currency sin lugares decimales.
6. Asigne AdNo como clave principal (primary key).
7. Grbela con el nombre Advertiser.
8. Vuelva a Datasheet View y genere un formulario.
9. Cree un Combo Box en el campo ZipCode que incluya los siguientes cdigos postales:
19362, 19363 y 19364. Hgalo tambin en AdRepNo e inserte los valores: 26, 29 y 32.
10. Vuelva a Form View y entre estos datos:
11. Cierre la forma y grbela si el programa pregunta.
Ejercicio 13:
1. Abra la tabla Advertiser cambie a Design View.

2. Aada el campo de texto AdType con un ancho de 3.
3. Cambie el nombre del campo AmtDue a Balance.
4. Inserte un campo nuevo al final con el nombre Balance0, grabe los cambios y cierra la
tabla.
Ejercicio 14:
1. Abra la forma Advertiser y cambie a Design View.
2. Cambie el nombre del control AmtDue a Balance.
3. Crele un formato condicional al campo Balance para que los datos salgan en rojo.
4. Agregue a la cuadrcula los campos que se incorporaron a la tabla.
5. Vuelva a Form View y aada los siguientes rcords:
Ad
Zip Ad Rep
Ad No Name Address Code Tel No Balance Amt Pd No Type
A245 AAA Diner 23 Berton 19363 (202) 522-0998 $50 $0 26

145
F410 Frans Nails Lincoln 19362 (202) 522-4218 $75 $0 32
M111 Main Street Grille 20 Main 19362 (202) 522-4455 $0 $0 29
6. Cambie a Design View y adele un Combo Box en el campo Ad Type. El texto a incluir en
ste ser RET, DIN y SER.
7. Agrguele un Check Box en el campo Balance0.
8. Grabe los cambios, vuelva a Form View para verificarlos y actualizar la forma con la
siguiente informacin:
a. los rcords A228, C135, G346, M321 y W456 son establecimientos que venden al detal
(RET retail)
b. C048, D217, P124, S111 y F410 se dedican a dar servicio (SER)
c. los rcords B103, A245 y M111 son restaurantes (DIN dining)
9. Marque en Balance0 los rcords que no deben nada, los cuales son: C048, G346 y M111.
10. Cierre la forma y grabe los cambios.
Ejercicio 15:
1. Cree esta otra tabla en la misma base de datos (CITY GUIDE) de la forma que prefiera con
los datos a continuacin.
2. El tipo de campo CommRate es numrico porcentual. Commission es moneda sin lugares
decimales.
3. Grbela con el nombre AdRep.
4. Designa AdRepNo como la clave principal (primary key).
5. Vuelva a Datasheet View y entre esto datos:
GENERAR FILTROS
Filtrar por seleccin
1. Al filtrar rcords slo saldrn los que contengan el/los criterio(s) especificado(s). El resto de
los rcords desparecern momentneamente, pero siempre se conservan todos los regis-
tros en la tabla original.
2. Abra la tabla y d clic en la celda que contenga el criterio a filtrar.
3. D clic en la pestaa Home, grupo Sort & Filter, comando Selection.
4. Elija una de las siguientes opciones: Equals criterio o Contains criterio
5. Access dejar en pantalla los rcords a base de la seleccin.
6. Para que salgan todos los rcords nuevamente, d clic en el botn o el

embudo que aparece en el nombre del campo filtrado y seleccione Clear Filter from
(nombre del campo).
Filtrar datos por forma (by Form)

1. Este tipo de filtro permite seleccionar ms de un criterio, como se explica ms adelante. Es
como si utilizramos los operadores lgicos AND y OR.
2. Abra la tabla y d clic en la pestaa Home, grupo Sort & Filter, comando Advanced y
Filter by Form.
3. La hoja de datos cambia a una tabla en blanco que contendr slo los nombres de los
campos.
4. D clic en la celda debajo del nombre del/los campo(s) que vaya a filtrar y seleccione el
criterio.
5. Si selecciona dos criterios, por ejemplo, Access filtrar los rcords que contengan ambas
condiciones. Sin embargo, puede filtrar para que haya ambas condicines. Despus del
paso del tem 4, d clic en la pestaa Or en la parte inferior izquierda de la
tabla.
7. Al terminar de escoger los criterios, d clic en el botn de la cinta de

opciones.
8. Para que salgan todos los rcords nuevamente, d clic en o en la pestaa

Home, grupo Sort & Filter, comando Advanced y Clear All Filters.
Filtrar por exclusin (by exclusion)

1. Con este tipo de filtro seleccionamos todos los rcords, excepto el que marquemos.
2. Abra la tabla y d clic en la celda que contenga el criterio a excluir.
3. D clic en la pestaa Home, grupo Sort & Filter, comando Selection.
4. Elija una de las siguientes opciones: Does Not Equal criterio o Does Not Contain
criterio
5. Access dejar en pantalla todos los rcords excepto los que contengan el valor
seleccionado.
6. Para que salgan todos los rcords nuevamente, d clic en el embudo que aparece
botn que contiene el nombre del campo filtrado y seleccione Clear Filter from (nombre
del campo).
Alternativa para filtrar

1. Otra manera de filtrar datos es con right-click en cualquiera de las celdas en el campo que
contenga la informacin a filtrar.
2. Seleccione la opcin del men a base del filtro a generar.
3. D clic fuera del men y saldr el filtro.
Grabar los filtros

1. Algunos filtros se pueden grabar como consultas (queries).
2. D el comando para el tipo de filtro que desee.
3. Antes de correr el filtro, d clic en la pestaa Home, grupo Sort & Filter, botn Ad-
vanced y en Save as Query. Si el filtro no se puede grabar, esta opcin estar difusa.
4. Saldr el cuadro de dilogo Save as Query, asgnele el nombre al filtro y d clic en OK.
Ejercicio 16:
1. Abra la tabla Advertiser de la base de datos CITY GUIDE y filtre los rcords que tengan el
Zip Code 19363.
2. Luego filtre los que tengan ese Zip Code, pero que los represente el anunciante (AdRepNo)
29. Haz otro filtro con el Zip Code o con el anunciante (AdRepNo) 29.
3. Abra la base de datos EMPRESA y la tabla Empleo de sta. Muestre nuevamente el
campo Direccion. Filtre los rcords que sean de Bayamn.
4. Luego filtre los que sean de ese lugar, pero que sean estudiantes. Haga otro filtro con esa
ciudad o con estudiantes.
5. Abra la tabla Clientes de la misma base de datos y filtre los rcords que los maneje el
contador (BookkeeperNo) 24.
6. Luego filtre los del 24, pero que sean de Grant City.
CREAR INFORMES
Vistas en los informes
1. Las vistas en los diferentes objetos de Access son sumamente importantes porque permi-
ten trabajar ms eficientemente con los registros.
2. Se acceden por la pestaa Home, grupo Views, comando View. Tambin se activan por el
botn de vistas a la extrema derecha inferior de la pantalla .
3. En los informes hay cuatro vistas:
a. Vista de informe (Form View) es a la que accedemos inme-
diatamente creamos un informe; contiene la fecha y hora en la
parte superior; solo podemos ver los datos en esta vista.
b. Vista preliminar (Print Preview) nos permite ver cmo que-
dara impreso el informe.
c. Vista de formato (Layout View)
1) es una vista ms visual que la de diseo, en la que cada
control muestra datos reales
2) provee unas guas que ayudan a alinear y alterar el tamao de los controles o eje-
cutar otras tares que afectan la apariencia o uso del informe
3) aunque hay algunas tareas que es preciso hacerlas en la vista de diseo, Access
avisa con un mensaje para cambiar de vista y hacer el cambio en particular
4) en Access 2010 se requiere formatear con este diseo informes que se publicarn
en la Internet
d. Vista de diseo (Design View):
1) da una vista ms detallada de la estructura de la forma
2) se ven las secciones Header, Detail y Footer
3) hay ciertas tareas que se pueden ejecutar ms fcilmente en esta vista:
a) agregar una gran variedad de controles, como: etiquetas, imgenes, lneas y
rectngulos
b) editar los controles de texto sin utilizar la hoja de propiedades
c) alterar el tamao de las secciones (Form Header o Detail)
e. cambiar ciertas propiedades que no podemos en Layout View (Default View o Allow
Form View)
Crear informes
1. El informe es el resultado final de la base de datos. Combina datos preliminares (raw) para
darle significado y presentar los resultados visualmente. A stos se les puede aadir
grficas.
2. Es la mejor forma de resumir, formatear e imprimir los datos con una apariencia ms clara y
profesional.
3. Cuando genera el informe del modo explicado aqu, incluir todos los campos que contenga
la tabla.
4. Marque el nombre de la tabla o consulta o en la cual se basa el informe y d clic en la pes-
taa Create, grupo Reports, comando Report.
5. Al instante se crear el informe.
Ejercicio 17:
1. Abra la base de datos EMPRESA y la tabla Clientes.

2. Cree un informe que incluya todos los campos.
3. Grbelo con el nombre que sugiera el programa.
Ejercicio 18:
1. Abra la tabla Advertiser de la base de datos CITY GUIDE.

2. Cree un informe que contenga los siguientes campos: Name, TelNo, Balance y AmtPd.
3. Haga los arreglos necesarios en Design View y grbelo.
PROCESO DE IMPRESIN
Vista previa
1. D clic en Home View (grupo Views) Print Preview.
2. Tambin puede dar clic en File
3. Al activar la vista previa puede seleccionar el tamao del papel, cambiar los mrgenes y la
orientacin del papel, alterar el zoom y exportar los datos a otras aplicaciones.
4. Tan pronto termine de hacer los cambios, d clic en para imprimir el informe y a
para salir de esta vista.
Imprimir un rcord
1. Para imprimir un rcord en una hoja separada abra el formulario o informe en la vista de
diseo.
2. D doble clic en el selector de la seccin de detalle (Detail) y haga un corte de pgina con
el botn Page Break del grupo de controles debajo del ltimo control en la forma y
del nico control en el informe.
3. Seleccione File, Print, marque Pages y en From copie el rango de pginas a imprimir.
4. D clic en OK.
Imprimir tablas e informes
1. Para imprimir la tabla, presione [Ctrl] + [P] o d clic en File

Print.
2. Saldr el cuadro de dilogo de imprimir en donde seleccionar la impresora, el rango de
pginas y la cantidad de copias a imprimir.
3. D clic en OK.
Ejercicio 19: Formatee e imprima la tablas, informes, consultas y formularios que indique la
facilitadora.
NOTA: Para propsitos de reforzar los conocimientos y a base del disponible, la facilitadora
podr dar ms o menos ejercicios de prctica. Tambin podr cambiar los ejercicios
presentados en este manual.
BIBLIOGRAFA
About.com. In databases: Access 2010 (octubre, 2011). Disponible en:

http://databases.about.com/sitesearch.htm?q=Access+2010&SUName=databases.
Aulaclic.com. Curso en Access 2010 (octubre, 2011). Disponible en:

http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm.
Lambert III, M. D. y Cox, J. (2010). Step by Step Microsoft Office Access 2010.
Washington: Microsoft Press.
Microsoft Office Online (octubre, 2011). Access 2010 training courses. Disponible en:
http://office.microsoft.com/en-us/access-help/CH010372755.aspx.
Microsoft Office Online (octubre, 2011). Cursos de Access 2010. Disponible en:
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/CH010372755.aspx.
Shelly, G. B., Cashman, T. J., Vermaat, M. E. (2008). Microsoft Office 2010. Boston:
Thomson/Course Technology.
Torres Batista, N. (2010). Aplicaciones Office. Puerto Rico: Editorial John Louis von
Neumann Inc. ISBN100974829714

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Microsoft Access 2010

Profa. Mara L. Moctezuma, MA, CPS

CREAR Y EDITAR BASES DE DATOS ................................................................................................. 1

CREAR Y MODIFICAR FORMULARIOS ............................................................................................31

GENERAR FILTROS .......................................................................................................................39

Alternativa para filtrar ............................................................................................................40

CREAR INFORMES .......................................................................................................................41

PROCESO DE IMPRESIN .............................................................................................................43

1. conocer los trminos inherentes a las bases de datos

CREAR Y EDITAR BASES DE DATOS

3) puede contener texto, cifras, fechas, dibujos y otros objetos (OLE)

Planificar la base datos

4. Crear una lista de los campos para cada tabla.

Ejercicio 1 Planificar la base de datos.

Componentes u objetos de la base de datos

7. mdulos (Modules) programas escritos en el lenguaje de programacin Visual Basic

Acceder a Access 2010

Crear la base de datos a base de plantillas

Crear la base de datos en blanco

4. En la carpetita de la derecha seleccione dnde grabar el archivo y d clic en el botn

Crear la tabla en la vista Hoja de datos (Datasheet View)

Seleccionar los nombres de los campos

Vistas en las tablas

Crear la tabla en la vista de diseo (Design View)

En la pestaa Crear (Create), en el grupo Tablas (Tables), d clic en Diseo de tabla

Tipo de Dato Capacidad

para contenido explicativo demasiado largo para ser guardado

slo dgitos; valores o cifras que puedan emplearse en clculos

Tipo de Dato Capacidad

valores monetarios expresados en diversos formatos y con lu-

asigna progresiva y automticamente un nmero de identifica-

acepta slo entradas de cierto o falso, s o no y On u Off, con

un objeto que no proviene directamente de Access, como im-

enlaza con otro archivo en el disco duro, un servidor LAN,

se utiliza para agregar varios archivos a un rcord; hay que

para crear un campo de bsqueda donde se puede entrar un

Propiedades del texto:

7. En la tercera columna copie una descripcin para el campo, aunque no es necesario

Cambios en las propiedades que ahorran tiempo al entrar los datos

Mostrar/ocultar las pestaas

Ejercicio 2 Crear la base, disear la tabla y entrar los datos.

Crear la tabla de una plantilla

Crear la tabla de listas de Sharepoint

2. Grbela con el nombre Clientes.

6. Cree un rcord nuevo con la informacin siguiente: el nmero de cliente es H25, en el

Insertar/editar datos y objetos en las tablas

e. Al escoger la segunda opcin, d clic en el botn Browse, localice el archivo y

1. Cree la tabla que sigue en la misma base de datos.

5. Ajuste el ancho de las columnas que sea necesario.

Abrir/cerrar la base de datos y la tabla

b. Si no est el nombre all, d doble clic en el enlace Open en ese mismo

2. Para cerrarla d clic en el botn o File, .

Modificar las tablas y los diseos

tual Design, grupo Tools, botn en la cinta de opciones.

2. Coloque el puntero en el campo a eliminar, d clic en el botn en la pestaa

3. Marque el/los campos a mostrar y d clic en Close.

1. Buscar y reemplazar datos Seleccione la pestaa Home, grupo Find y botn o

4. En el rea de Find What entre el/los dato(s) a localizar.

Utilizar la funcin de deshacer (Undo)

Crear listas de valores (Lookup field)

e. D clic en Next e ir al cuadro donde sustituir en el cuadro de texto Field1 por el

2. Inserte un lookup column en el cual agregar lo siguiente: Bayamn, Guaynabo y Caguas.

1. Vuelva a la tabla Empleo en la vista de diseo (Design View):