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UNIDAD TCNICA DE CONTROL EXTERNO

Instructivo MAC 3.0 para


auditoras piloto

Junio de 2012
Unidad Tcnica De Control Externo

NDICE

1. INTRODUCCIN ......................................................................................................................................................... 4
2. METODOLOGA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA (MAC 3.0)................... 5
2.1 Descripcin general del modelo ........................................................................................................................... 5
2.2 Novedades de la MAC 3.0 .................................................................................................................................... 5
3. CONSIDERACIONES INICIALES RESPECTO A LAS AUDITORAS PILOTO ......................................................... 6
3.1 Objetivo de los pilotos .......................................................................................................................................... 6
3.2 Coordinacin y apoyo de los pilotos ..................................................................................................................... 6
3.3. Responsabilidades en la ejecucin de los pilotos ...................................................................................................... 7
3.4 Comunicacin de resultados y avances ............................................................................................................... 8
3.5 Herramientas para ejecutar los pilotos ................................................................................................................. 9
3.5.1 Metodologa MAC 3.0 (Excel) ...................................................................................................................... 9
3.5.2 Sistema automatizado de muestreo (SAM) .................................................................................................. 9
3.5.3. Almacenamiento de archivos ............................................................................................................................. 9
3.6 Revisin de actividades y aprobacin. ............................................................................................................... 10
4. EJECUTANDO UNA AUDITORA ............................................................................................................................. 11
4.1 Fase I: Plan de auditora .................................................................................................................................... 11
4.1.1 Actividad 1.1: Objetivo de la Revisin y Materia a Examinar ..................................................................... 11
4.1.2 Actividad 1.2: Normativa General ............................................................................................................... 13
4.1.3 Actividad 1.3: Equipo de Auditora ............................................................................................................. 14
4.1.4 Actividad 1.4: Programa de Pruebas .......................................................................................................... 15
4.1.5 Actividad 1.5: Plazos de Entrega de Informes............................................................................................ 16
4.1.6 Actividad 1.6: Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora .................................................................... 16
4.2 Fase II: Conocimiento de la entidad ................................................................................................................... 17
4.2.1 Actividad 2.1: Constitucin en el Servicio (Reunin de inicio) .................................................................... 18
4.2.2 Actividad 2.2: Estructura de negocio de la entidad .................................................................................... 19
4.2.3 Actividad 2.3: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la UTCE .................................................. 19
4.2.4 Actividad 2.4: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la DAC .................................................... 21
4.2.5 Actividad 2.5: Antecedentes de la Entidad Recopilados por el Equipo de Auditora .................................. 21
4.2.6 Actividad 2.6: Confirmar Materias Especficas ........................................................................................... 24
4.3 Fase III: Ejecucin de la auditora ...................................................................................................................... 24
4.3.1 Actividad 3.1: Muestreo estadstico ............................................................................................................ 25
4.3.2 Actividad 3.2: Partidas Claves.................................................................................................................... 26
4.3.3 Actividad 3.3: Confirmar programa de pruebas .......................................................................................... 27
4.3.4 Actividad 3.4: Ejecutar programa de pruebas ............................................................................................ 28
4.3.5 Actividad 3.5: Registro de trmino de fiscalizacin en terreno. .................................................................. 29
4.4 Fase IV: Cierre de la auditora ............................................................................................................................ 29

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4.4.1 Actividad 4.1: Flujo de Revisin Preinforme ............................................................................................... 30


4.4.2 Actividad 4.2: Flujo de revisin Informe Final ............................................................................................. 30
4.4.3 Actividad 4.3: Registro de Resultados de Auditora (Emisin de Informe Final) ........................................ 31
4.4.4 Actividad 4.4: Retroalimentacin General de la Auditora .......................................................................... 32
4.4.5 Actividad 4.5: Evaluacin de la auditora.................................................................................................... 33
4.4.6 Actividad 4.6: Reunin de cierre de equipo de auditora ............................................................................ 34
5. EMISIN DE INFORMES .......................................................................................................................................... 34
6. BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................................................... 35
7. ANEXOS .................................................................................................................................................................... 36
Anexo N 1 - Encuesta ................................................................................................................................................... 37
Anexo N 2 - Minuta........................................................................................................................................................ 42

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1. INTRODUCCIN

El presente documento contiene la Metodologa de Auditora de la Contralora General de la Repblica de Chile


en su versin 3.0 (MAC 3.0), la cual incorpora las recomendaciones efectuadas por el Proyecto de Fortalecimiento de la
Gestin por Resultados de la Contralora General de la Repblica (CGR) y el BID, y deber ser aplicada en los procesos
de auditora, como parte de las actividades de fiscalizacin y control.

Las modificaciones que incorpora esta metodologa respecto de la versin MAC 2.0, se enmarcan en el proceso
de modernizacin del Estado y su propsito es fortalecer la gestin por resultados de la Contralora, mejorando su
capacidad profesional, y promoviendo la utilizacin eficiente y eficaz de sus recursos.

El anlisis de esta nueva metodologa se enfoco en la disminucin de varias actividades, principalmente en la


actividad de evaluacin de riesgos y verificacin de controles en forma separada a las pruebas de detalle. A diferencia de
aquello, lo que incorpora este nuevo modelo, es un intervalo de confianza fijo de un 95%, lo cual implica determinar un
nivel de riesgo alto en la evaluacin de sus controles. Para llevar a cabo la ejecucin de estas pruebas, se ejecutaran de
manera conjunta en el examen de cuentas tanto las pruebas de control a la materia examinada como las pruebas
sustantivas.

En trminos concretos, la nueva metodologa contempla 23 actividades separadas en 4 Fases: Plan de Auditora,
Conocimiento de la Entidad, Ejecucin de la Auditora y Cierre de la Auditora, donde la participacin del auditor se ve
reflejada principalmente en las dos ltimas fases, enfocndose en la ejecucin de las pruebas de fiscalizacin.

Uno de los cambios importantes del nuevo modelo, es comprometer al Ejecutivo de Auditora en la elaboracin
del Plan de Auditora y en la aprobacin de las actividades que orientan el trabajo de fiscalizacin, como lo son la
confirmacin de las materias especficas a revisar, muestra y partidas claves, y programa de pruebas.

Adems a travs de las nuevas actividades 4.4. y 4.5., correspondientes a retroalimentacin de la auditora y
evaluacin de la mismas, se busca agregar valor a futuras fiscalizaciones y realizar mejoras continuas a la metodologa.

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2. METODOLOGA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA (MAC 3.0)

2.1 Descripcin general del modelo

La nueva MAC 3.0, contempla el desarrollo de las auditoras sobre la base de la generacin de estndares
mnimos de trabajo, que incluye la participacin en actividades claves de los niveles ejecutivos y durante todo el
desarrollo de la revisin por parte del supervisor. Adems, contempla la incorporacin de una unidad tcnica de control
externo (UTCE), cuya finalidad, entre otras materias, es apoyar a los equipos en la funcin de control externo para la
ejecucin de la auditora.

La nueva metodologa MAC 3.0. la podemos visualizar en la siguiente ilustracin, donde claramente se observan
sus cuatro fases:

Ilustracin 1: Estructura MAC 3.0

En la nueva estructura es posible visualizar los hitos crticos tales como la reunin de inicio del equipo de
auditora, la constitucin en el servicio, la ejecucin en terreno de la revisin, el trmino de ella y la reunin de cierre del
mencionado equipo de auditora, las cuales apuntan a guiar y contextualizar la fiscalizacin. El detalle y la interaccin de
los distintos roles en la auditora se detallarn en el captulo N 4 del presente manual.

2.2 Novedades de la MAC 3.0

Las principales novedades que incorpora la MAC 3.0, en relacin con la anterior aplicacin son:

Bajo la presuncin de una ineficiencia de las actividades de control de la entidad y una estimacin de riesgo
inherente alta, propone la utilizacin de un intervalo de confianza fijo de 95% para efectos de aplicar el
muestreo estadstico.

Disminuye la cantidad de pantallas que deben completar los equipos de auditora de 48 a 23 actividades.

Orienta el trabajo de los equipos de auditora a la realizacin de pruebas sustantivas, suprimiendo las
pantallas de elaboracin de una matriz de riesgos (evaluacin de control interno especfico), toda vez que
se ejecutarn en forma conjunta las pruebas de cumplimiento y las sustantivas en la actividad 3.4 de la
nueva MAC.

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Incorpora las actuaciones de la Unidad Tcnica de Control Externo (UTCE), proporcionando informacin
estructurada para la toma de decisiones durante la etapa de conocimiento de la entidad.

Utiliza en la ejecucin de la auditora, el conocimiento adquirido a travs de los trabajos realizados


anteriormente y la informacin disponible tanto interna como externa de la CGR. (denuncias, sumarios,
prensa, entre otros).

Enfatiza la utilizacin de una estructura de negocio, al nivel de macroproceso, proceso y materia especfica,
con el fin de identificar las materias examinadas durante la revisin.

Exige la utilizacin de procedimientos de anlisis de datos y de una aplicacin informtica para efectos de
calcular el muestreo estadstico, cuyos resultados sern considerados como mnimos, para la seleccin de
partidas a auditar.

Propone programas de pruebas esenciales y mnimos para cada una de las materias y/o procesos
abordados en la revisin.

Genera estndares mnimos de trabajo, e incentiva la generacin de mejoras y aportes que agreguen valor
a la funcin de control externo mediante la confirmacin de las materias a auditar, la incorporacin de
procedimientos de pruebas adicionales y la seleccin de partidas claves.

Incorpora la actuacin del supervisor en el mismo mdulo de ejecucin de las auditoras.

Promueve el trabajo en equipo y la participacin activa y controlada de todos los roles en la ejecucin de la
auditora.

Establece un mtodo de referenciacin de papeles de trabajo estandarizados.

Considera enfoque sistmico continuo respecto de los procesos que alimentan y se nutren de la ejecucin
de auditoras (Planificacin, Ejecucin y seguimiento).

3. CONSIDERACIONES INICIALES RESPECTO A LAS AUDITORAS PILOTO

3.1 Objetivo de los pilotos

La finalidad de los pilotos, es verificar la aplicabilidad, tanto en el nivel central como en regiones, del nuevo
modelo de la MAC 3.0, diseado por la Unidad Tcnica de Control Externo, en base a las recomendaciones del Proyecto
de Fortalecimiento de la Gestin por Resultados CGR-BID.

Evaluar la percepcin del cambio metodolgico, por parte de los equipos de auditora, lo cual se podra
materializar a travs de la retroalimentacin que realicen dichos equipos.

3.2 Coordinacin y apoyo de los pilotos

A nivel central se conform una comisin de coordinacin integrada por Fabiola Carreo Lozano, UTCE DIR,
Sebastin Rojas Innocenti, UTCE DMUN, Jos Mora Gonzlez, UTCE DAA, Mara Jess Avils Santana, UTCE DAA y
David Espejo Gutirrez, Jefe UTCE DIR, con apoyo de Rodrigo Alarcn Ramrez, UTCE DAA y Mauricio Martnez Loyola,
Jefe UTCE DMUN, a quienes corresponder canalizar y evaluar las diferentes situaciones que se generen durante la
ejecucin de las auditoras y su impacto en el modelo.

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No obstante lo anterior, a nivel de UCE, se designaron los siguientes monitores UTCEs:

Tabla 1- Monitores UTCE


Regin UCE Monitor
XV UCE XV Gonzalo Fuentealba
I UCE I Daniela Espinoza
II UCE II Adela Villagrn
III UCE III Alejandro Miranda
IV UCE IV Daniel Hernndez
V UCE V Ximena Rojas y Claudio Lucero
VI UCE VI Guillermo Canales y Ximena Reyes
VII UCE VII Ren Mndez
VIII UCE VIII Elizabeth Cariaga
IX UCE IX Jos Manuel Escobar
XIV UCE IV Romina Arriagada
X UCE X Pablo Muoz
XI UCE XI Karina Contreras
XII UCE XII Claudia Manrquez
Regin
Metropolitana UCE DMUN A1 Bernardo Lagos, Sebastin Rojas
Regin
Metropolitana UCE DMUN A2 Bernardo Lagos, Sebastin Rojas
Regin
Metropolitana UCE DAA S2 Mara Jess Avils
Regin
Metropolitana UCE DAA S3 Mara Jess Avils
Regin
Metropolitana UCE DAA S4 Mara Jess Avils
Regin
Metropolitana UCE DAA S5 Rodrigo Alarcn
Regin
Metropolitana UCE DIR C1 Fabiola Carreo

3.3. Responsabilidades en la ejecucin de los pilotos

- Monitores UTCE:

Coordinacin, supervisin y asesora respecto de la correcta ejecucin de los pilotos.

Participacin en la actividad 1.6 Reunin de coordinacin de equipo de auditora y en la 3.1. Muestreo


estadstico.

- Equipo de auditora:

Ejecutar la auditora en cumplimiento de cada una de las actividades establecidas por la metodologa en el
presente manual, documentando los procedimientos segn corresponda.

- Supervisor:

Ejecutar la auditora en cumplimiento de cada una de las actividades establecidas por la metodologa en el
presente manual.

Monitorear en forma permanente el cumplimiento de las instrucciones impartidas a los equipos de auditora,
aprobando en forma conjunta cada una de las actividades de la MAC.

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Vigilar en forma constante y estrecha la ejecucin y avance de los trabajos en terreno realizados por los
auditores.

Aclarar y resolver oportunamente las dudas que les van surgiendo en el transcurso de la revisin.

- Ejecutivo de Auditora:

Ejecutar la auditora en cumplimiento de cada una de las actividades establecidas por la metodologa en el
presente manual.

Informar los avances cuando sean requeridos por la Comisin UTCE de los pilotos del MAC 3.0, en
coordinacin con el monitor UTCE.

Realizar el plan general de trabajo (Plan de Auditora) con la definicin de los objetivos que se persiguen en
el examen. A su vez, darlos a conocer al equipo de auditora, incorporando las modificaciones en cada
instancia.

Acorde a la nueva MAC, convocar una reunin de inicio con el equipo de auditora para transmitir los
lineamientos y discutir los aspectos relevantes del Plan de auditora.

Aprobar las decisiones del equipo de auditora en lo referente a la confirmacin de las materias a fiscalizar,
universo, muestra y programa de pruebas.

3.4 Comunicacin de resultados y avances

- Por Cumplimiento de Fases:

Los equipos de auditora debern remitir un correo electrnico a los respectivos monitores UTCE, con copia a
pilotosmac@contraloria.cl, al momento de finalizar cada una de las fases, en que informen a menos los siguientes
puntos:

Claridad o ambigedad de los conceptos de cada una de las actividades.

Eventuales dificultades en el desarrollo de las mismas.

Sealar las observaciones y/o mejoras al modelo.

Lo anterior, es sin perjuicio de la participacin de las respectivas UTCE en el desarrollo de las actividades 1.6 y
3.1, acorde lo mencionado en numeral 3.3 de este instructivo.

- Entre monitor UTCE y comisin de coordinacin.

Los monitores UTCEs semanalmente, informarn a la Comisin de Coordinacin, por medio del correo sealado,
acerca de alguna dificultad reportada por el equipo de auditora, con el objeto que se analicen y se propongan soluciones.

- Entre monitor UTCE y equipo de auditora

La comunicacin debe ser a lo menos semanal para informar el avance de la actividad; mayoritariamente esto se
tiene que cumplir cuando el equipo de auditora se encuentre ejecutando la actividad 3.4. Ejecucin de las Pruebas,
actividad que debiese ocupar gran parte del tiempo asignado a la auditora.

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- Finalizada la actividad 4.6.

El equipo de auditora deber entregar a su respectiva UTCE, la encuesta de percepcin de la MAC de la CGR,
que se adjunta en el Anexo N 1.

Importante: Para evitar la posible omisin de sucesos, se recomienda completar la encuesta paralelamente al desarrollo de
la auditora.

El Contralor Regional o Jefe de Divisin, deber remitir, una vez concluida la auditora, una minuta sealando
brevemente las dificultades y aportes a la nueva metodologa, de acuerdo al formato adjunto en el Anexo N 2.

3.5 Herramientas para ejecutar los pilotos

3.5.1 Metodologa MAC 3.0 (Excel)

Para la ejecucin de las auditoras piloto, los equipos de trabajo dispondrn de un archivo Excel, que contiene
todas las actividades que conforman la nueva metodologa, que consta de 24 pginas, siendo una de ellas un resumen
de las otras.

Las hojas deben ser completadas en el orden que corresponde y en lo posible, utilizar los link y botones para
moverse entre hojas (pantallas).

3.5.2 Sistema automatizado de muestreo (SAM)

Para los pilotos se utilizar el sistema automatizado de muestreo (SAM), incorporado en el Manual de
Construccin de Muestras, elaborado por la UTCE en abril de 2012, en base al cual se estn desarrollando las
capacitaciones a nivel nacional.

Para la utilizacin de este sistema, se requiere inicialmente, disponer de claridad respecto de los objetivos
generales y especficos que orienten un anlisis de los datos y una seleccin de muestra acorde a los plazos
establecidos para la revisin.

3.5.3. Almacenamiento de archivos

Como la aplicacin Excel, no permite incorporar archivos de respaldo (fotos, documentos, instructivos, papeles
de trabajo, etc) en los volmenes que requiere una revisin, preliminarmente para efectos de los pilotos, cada equipo de
auditora, ejecutor de un piloto, deber mantener una carpeta compartida, con el nombre de la Unidad de Control Externo
(UCE), el tipo de auditora (PMET, PREG, PUCE), el cdigo y el nombre del servicio fiscalizado, en la cual se guardar el
archivo Excel que contiene la metodologa MAC 3.0. A su vez, para hacer ms eficiente su confeccin, se remitir a los
UTCEs la estructura de la mencionada carpeta.

Importante: La incorporacin de archivos en la MAC 3.0 informatizada, que se encuentra en desarrollo por el Centro de
informtica para el SICA, permitir el ingreso directo de archivos de respaldo. Caso en el cual ya no ser necesario
mantener esta estructura de carpetas.

A modo de ejemplo, para una auditora piloto realizada en la Contralora Regional de Copiap, tipo regional,
cdigo 3003, en la municipalidad de Freirina, el nombre del archivo sera: UCE III PREG 3003 Municipalidad de
Freirina.

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En su interior, existirn carpetas por cada fase, las cuales a su vez, contendrn subcarpetas por cada una de las
actividades de la nueva MAC. En estas ltimas, se almacenarn los archivos digitales (Excel, Word, PDF, JPG, u otro)
que respalden los procedimientos efectuados. A continuacin se ilustra, a modo de ejemplo, la siguiente estructura.

Ilustracin 2 - Carpeta compartida piloto

Respecto a la referenciacin de los archivos adjuntos, cabe sealar que stos deben comenzar con la
numeracin de la actividad, seguida por un nmero correlativo de archivos y del nombre de ste. A modo de ejemplo, el
detalle de los archivos en la actividad 2.4 (antecedentes de la entidad proporcionados por la Divisin de Anlisis Contable
(DAC)), lo componen los siguientes documentos:

N Nombre de archivo adjunto

2.4.1 Estado de situacin presupuestaria.xls

2.4.2 Estado de situacin patrimonial.xls

2.4.3 Estado de cumplimiento de entrega de informes.doc

2.4.4. Mayor presupuestario.ppt

3.6 Revisin de actividades y aprobacin.

En cuanto a la revisin de los pilotos, los monitores UTCE y el Equipo de auditora debern generar los canales
necesarios para la revisin, supervisin y seguridad de las hojas, pudiendo utilizar las carpetas compartidas y correos
electrnicos con el objeto de evaluar de mejor manera los tiempos de ejecucin de los mismos.

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El supervisor tendr la labor de revisar en primera instancia el trabajo desarrollado por el equipo de auditora
(auditor a cargo y el resto del equipo), en cada una de las actividades y de la aprobacin o rechazo de aquellas en que no
participe directamente el ejecutivo de auditora.

El ejecutivo, en cambio, estar encargado de la aprobacin o rechazo de las actividades claves del proceso, ya
revisadas por el supervisor, tales como confirmacin de materias especficas, muestreo estadstico, partidas claves y
confirmacin del programa de pruebas.

Cabe hacer presente que el ejecutivo de auditora debe aprobar las actividades sealadas, antes que el equipo
de auditora comience con la ejecucin de las pruebas.

4. EJECUTANDO UNA AUDITORA

Al igual que la MAC 2.0, en la nueva metodologa se pueden identificar las etapas: preparacin, ejecucin y
cierre, pero compuestas por cuatro fases, Plan de Auditora (Preparacin), Conocimiento de la entidad, Ejecucin de la
auditora (ambas correspondientes a Ejecucin) y Cierre de la Auditora (Cierre), cada una de ellas compuesta por
actividades especficas dentro de un modelo sistemtico del trabajo a desarrollar.

4.1 Fase I: Plan de auditora

Esta etapa contempla todas las pantallas previas a la ejecucin de la revisin en terreno que son responsabilidad
del ejecutivo de auditora.

El objetivo de este grupo de actividades, es que el ejecutivo de auditora tome conocimiento de la informacin
definida para la revisin desde la planificacin anual, el mdulo AT, entre otras fuentes, para que con estos antecedentes,
realice la definicin de aspectos crticos de la revisin, tales como objetivos especficos a alcanzar, funciones dentro del
equipo y plazos de entrega de informes. Toda esta informacin debe estar disponible previo al inicio de la revisin en
terreno, y su transmisin al equipo debe registrarse en la actividad 1.6 Reunin de coordinacin equipo de auditora.

Cabe sealar que toda la informacin contenida en las actividades de la Fase 1 Plan de auditora, estar
disponible para los equipos de terreno.
Importante: El equipo de trabajo no deber emitir documentos paralelos al Plan de Auditora. Los antecedentes detallados
en su estructura, y cualquier modificacin que se realice a la revisin, debern dejarse consignado en l.

En resumen, esta fase se compone de las actividades:


1.1. Objetivo de la Revisin y Materia a Examinar
1.2: Normativa General
1.3: Equipo de Auditora
1.4: Programa de Pruebas
1.5: Plazos de Entrega de Informes
1.6: Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora
4.1.1 Actividad 1.1: Objetivo de la Revisin y Materia a Examinar

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Ilustracin 3 - Pantalla Actividad 1.1.

Una vez que se ha creado la AT, el ejecutivo de auditora debe completar cada uno de los campos que
conforman esta actividad, con el objetivo de definir el Plan de Auditora a seguir. Es obligatorio llenar cada uno de ellos,
para que el equipo de auditora sea informado oportunamente en la actividad 1.6 Reunin de Coordinacin Equipo de
Auditora.

Los campos: Nombre del programa, Tipo de auditora, Tipo de programa, Cdigo, Entidades fiscalizadas y UCEs
participantes se desprenden del Plan Operativo Anual (POA) y deben coincidir con ste.

Complementando lo anterior, se debe definir correctamente el objetivo general acorde al nuevo mtodo de
muestreo (ver Gua prctica de muestreo 2012), donde explica cmo precisar ste, circunscribindolo slo a lo que
realmente se auditar, evitando as definiciones no concretas.

Los objetivos especficos deben apuntar al cumplimiento del objetivo general y para ello deben presentar las
acciones a realizar para lograr ese objetivo.

Sin perjuicio lo anterior, se mantiene un campo de texto libre para la definicin de otros objetivos especficos que a
juicio del ejecutivo de auditora deban ser incorporados a la revisin.

Luego, se deben registrar los macroprocesos, procesos y sus correspondientes materias especficas definidos en
el POA.
Por ltimo, se debe especificar el Origen de la fiscalizacin perodo a revisar y su cobertura segn el enfoque de
muestreo.

Importante: La estructura de negocio a utilizar corresponde a la preparada por la comisin a cargo de ella, por lo cual
puede tener alguna variacin respecto a lo planificado y registrado en el POA.

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Resumen:

- Objetivo: Establecer el objetivo de la revisin y la materia a auditar

- Responsable de completar la actividad: Ejecutivo de Auditora sobre la base del POA.

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6.

- Producto: Determinacin de los objetivos y la materia a auditar.

4.1.2 Actividad 1.2: Normativa General

Ilustracin 4 - Pantalla Actividad 1.2.

En esta actividad el ejecutivo de auditora, debe identificar la normativa general aplicable a la revisin, de manera
simple y directa, para esto, se recomienda que lo haga en conjunto con el asesor jurdico y la UTCE.

Es importante mencionar, que la normativa se registrar en base a dos criterios:

Normativa aplicable a la materia a auditar, en donde se debe registrar toda la normativa que aplica a las
funciones que debe cumplir el servicio fiscalizado.

La normativa que regula la ejecucin de la auditora, en donde se incluye normativa propia de la CGR, la
cual norma el accionar de los equipos de auditora. Cabe hacer presente que, por defecto, aparecern en esta
pantalla la normativa que aplica a la mayora de las auditoras y que en el caso de no ser aplicable a alguna de
ellas, se incluir la opcin de eliminarlas (No aplica).

Importante: Se debe evitar la incorporacin en esta actividad de grandes cantidades de normativa, que eventualmente
pueden o no aplicar a la revisin. En este sentido se deber priorizar las normas relevantes bajo los criterios de
concordancia con los objetivos de la revisin y los programas de pruebas definidos para la fiscalizacin.

Adicionalmente, la normativa de la CGR que regula la ejecucin de la auditora, ser incorporada en la aplicacin, sin
perjuicio que el equipo de auditora podr incorporar nueva de acuerdo a sus necesidades de informacin.

Para efectos del piloto, se debe tener presente que en la planilla Excel, se debern desplegar las filas de cada una
de las tablas accionando el signo + ubicado en el costado izquierdo de la pantalla, como se muestra a continuacin,
situacin que se debe repetir cada vez que ese signo aparezca en las distintas actividades que ms adelante se detallan.

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Ilustracin 5 - Utilizacin de botn agrupar

Resumen:

- Objetivo: Determinar la normativa general de la auditora y de la fiscalizacin.

- Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6.

- Producto: Determinacin de la normativa mnima a aplicar.

4.1.3 Actividad 1.3: Equipo de Auditora

Ilustracin 6 - Pantalla Actividad 1.3.

La informacin de esta actividad proviene desde el mdulo Asignacin de Trabajo, AT, en el cual se identifican los
integrantes del equipo de auditora, sus horas asignadas y las fechas de inicio y trmino de la fiscalizacin.

Para el caso del piloto, se debern completar cada una de las celdas definidas en el aplicativo Excel.

Resumen:

- Objetivo: Determinar el equipo de auditora.

- Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6.

- Producto: Identificacin del equipo de trabajo.

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4.1.4 Actividad 1.4: Programa de Pruebas

Ilustracin 7 - Pantalla Actividad 1.4.

En esta actividad, el ejecutivo de auditora debe seleccionar las materias especficas, a partir de las cuales se
elaborarn los programas de pruebas. Cada una de ellas, debe ir asociada a un macroproceso y/o proceso.

Posteriormente, se debe definir un programa de pruebas el cual, va a estar asociado a las citadas materias o
procesos.

Cabe sealar, que es necesario que los citados programas se encuentren validados por la UTCE. En cada uno de
ellos se seala el objetivo de la prueba y los procedimientos especficos a realizar, entre otros datos. El ejecutivo de
auditora deber indicar si la prueba correspondiente aplica o no a la auditora en desarrollo. En caso de rechazar una
prueba, ste deber registrar la justificacin correspondiente.

Resumen:

- Objetivo: Determinar programa de pruebas mnimo.

- Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6.

- Producto: Programa de pruebas mnimas a ejecutar.

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4.1.5 Actividad 1.5: Plazos de Entrega de Informes

Ilustracin 8 - Pantalla Actividad 1.5.

En esta actividad, el ejecutivo de auditora debe registrar las fechas en que el equipo de auditora deber
entregar tanto el Preinforme como el Informe Final, a las distintas instancias de revisin (supervisor y ejecutivo de
auditora), as como tambin la fecha en la cual se har entrega de los informes al servicio auditado.

Resumen:

- Objetivo: Determinar plazos estimados de entrega de informes y revisin

- Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6.

- Producto: Definicin de plazos estimados entrega de informes y revisin.

4.1.6 Actividad 1.6: Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora

Ilustracin 9 - Pantalla Actividad 1.6.

En esta actividad se debe documentar la reunin de coordinacin, en donde deben asistir obligatoriamente todos
los integrantes del equipo de auditora, incluyendo el supervisor y ejecutivo de auditora. Para el caso del piloto, deber
participar el analista UTCE. El objetivo de la reunin, es dar a conocer al equipo de trabajo el programa de auditora
confeccionado por el ejecutivo encargado. En esta instancia, existe la posibilidad de complementar o modificar los
objetivos y/o el programa de prueba, segn la opinin de los integrantes del equipo.

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Al trmino de la misma, el ejecutivo debe registrar en Antecedentes Generales, la fecha y lugar donde tuvo lugar
la reunin, registrando la asistencia o inasistencia segn sea el caso con su correspondiente observacin o justificacin.
Por ltimo, se debe ingresar un comentario general de la reunin, con los temas relevantes tratados y otras
observaciones que se estimen convenientes.

Resumen:

- Objetivo: Dar a conocer el plan de auditora al equipo.

- Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de auditora

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6.

- Producto: Acta de reunin.

4.2 Fase II: Conocimiento de la entidad

Esta fase agrupa todas las pantallas que permiten al equipo de terreno, conocer en forma general la entidad a
fiscalizar para comenzar la revisin, entre ellas la estructura de negocio de la entidad y la informacin proporcionada por
la Divisin de Anlisis Contable, DAC.

A su vez, en esta etapa se realiza la confirmacin de las materias especficas a auditar y la incorporacin de
antecedentes relacionados con el control interno. Asimismo, se debe considerar que, en esta fase, la mayora de las
pantallas son automticas, siendo responsabilidad del equipo de terreno tomar conocimiento y visarlas en los casos que
corresponda. Durante esta fase, el equipo debera constituirse en las respectivas unidades fiscalizables.

El detalle de las actividades de esta fase es el siguiente:

2.1: Constitucin en el Servicio (Reunin de inicio)

2.2: Estructura de Negocio de la Entidad

2.3: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la UTCE

2.4: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la DAC

2.5: Antecedentes de la Entidad Recopilados por el Equipo de Auditora

2.6: Confirmar Materias Especficas

Nota: Antes de comenzar con la auditora piloto, el monitor UTCE deber ingresar la informacin de las actividades 2.2,
2.3 y 2.4, para que la informacin est disponible para el equipo de auditora.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 17


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4.2.1 Actividad 2.1: Constitucin en el Servicio (Reunin de inicio)

Ilustracin 10 - Pantalla Actividad 2.1.

Al igual que en la pantalla 1.6, en esta actividad se debe documentar la reunin de inicio entre el equipo de
auditora y los actores claves del servicio a auditar. Ac se registrar la fecha, el lugar, los asistentes, as como tambin
una descripcin de los temas tratados. Con ocasin de esta reunin, los equipos debern comunicar a las jefaturas del
servicio las materias a fiscalizar, el tiempo que durar la visita y adems, solicitar las dependencias en donde se llevar a
cabo el trabajo en terreno.

Importante: El oficio de inicio de revisin, podr ser entregado antes o durante esta reunin con el fin que el servicio
disponga de antecedentes y dependencias para el equipo de fiscalizadores.

Resumen:

- Objetivo: Reflejar el inicio en terreno del equipo de auditora.

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Supervisor.

- Producto: Acta de reunin de inicio en terreno.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 18


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4.2.2 Actividad 2.2: Estructura de negocio de la entidad

Ilustracin 11 - Pantalla Actividad 2.2.

Esta actividad es de carcter informativa, debido a que presenta la estructura de negocio del servicio fiscalizado,
es decir, los macroprocesos, procesos y materias especficas propuestas para la auditora.

Para efectos del piloto, la UTCE deber completar la plantilla y entregar esta informacin al equipo de auditora
como insumo para su ejecucin. Se utilizar como base aquella estructura definida por la UTCE.

Resumen:

- Objetivo: Informar al equipo de auditora acerca de la Estructura de Negocio del macroproceso, proceso y
materia especfica a revisar en la auditora.

- Responsable de ejecutar la actividad: la UTCE

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todos los integrantes del equipo de auditora.

- Producto: Estructura de negocio a revisar.

4.2.3 Actividad 2.3: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la UTCE

Ilustracin 12 - Pantalla Actividad 2.3. parte 1

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 19


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Ilustracin 13 - Pantalla 2.3., parte 2

Ilustracin 14 - Pantalla 2.3., parte 3

Esta informacin es provista por la UTCE, con el objeto de entregar al equipo en terreno informacin histrica y
relevante de la entidad. La entrega de estos antecedentes, debe proporcionar a los equipos de auditora una primera
aproximacin respecto de la situacin en que se encuentra la entidad, sirviendo como antecedentes al momento de
confirmar la materia a auditar en la actividad 2.6.

Para el caso del piloto, es responsabilidad de la UTCE completar dicha plantilla y remitir esta informacin
oportunamente al equipo de auditora a cargo.

Resumen:

- Objetivo: Informar al equipo de auditora sobre de informacin relevante del servicio a auditar

- Responsable de ejecutar la actividad: la UTCE

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todos los integrantes del equipo de auditora.

- Producto: Informacin del servicio.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 20


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4.2.4 Actividad 2.4: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la DAC

Ilustracin 15 - Pantalla Actividad 2.4.

Esta es una actividad de carcter informativo, la cual busca que el equipo de terreno tome conocimiento de los
antecedentes que dispone la Divisin de Anlisis Contable de la CGR (DAC). Entre ellos, se pueden mencionar: Estado
analtico general de situacin presupuestaria, el Estado de situacin Patrimonial, Estado de cumplimiento patrimonial y el
Estado de cumplimiento presupuestario.

Con esto, se busca que los equipos de auditora validen y confirmen en terreno las inconsistencias contables entre
la informacin proporcionada por la DAC y la entregada por el servicio al momento de efectuar la auditora. Esta
informacin tambin, podra ser relevante para efectos de confirmar o redireccionar las materias a abordar en la
fiscalizacin, acorde los lineamiento de la actividad 2.6.

Para efectos del piloto, es de responsabilidad del UTCE recopilar dicha informacin, para luego adjuntar los
archivos correspondientes en la planilla y entregarlos al equipo de auditora.

Resumen:

- Objetivo: Informar al equipo de auditora sobre de informacin proporcionada por la DAC

- Responsable de ejecutar la actividad: la UTCE

- Quines toman conocimiento de la actividad: Todos los integrantes del equipo de auditora.

- Producto: Informacin de la DAC.

4.2.5 Actividad 2.5: Antecedentes de la Entidad Recopilados por el Equipo de Auditora

Ilustracin 16 - Pantalla 2.5., parte 1

Esta actividad tiene como objeto que el equipo de auditora recopile informacin relativa a aspectos generales de
la entidad, la cual, en conjunto con las actividades previas de conocimiento de la entidad, eventualmente podra implicar
redireccionar la auditora o acotar los objetivos de la revisin. El equipo de auditora deber complementar informacin
relacionado con el personal clave relacionado con la materia a auditar, ltimos informes de auditoras internas, sumarios

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 21


Unidad Tcnica De Control Externo

efectuados por el servicio y reclamos OIRS (Oficina de Informacin, Reclamos y Sugerencias) y otros antecedentes
relevantes que complementen el conocimiento de la entidad.

Tales antecedentes, deben anotarse encada uno de los campos disponibles para tales efectos, incluyendo (si es
necesario) archivos adjuntos que complementen lo ingresado.

a) Personal Clave

Ilustracin 17 - Pantalla Actividad 2.5, personal clave

Respecto a los informes de auditora interna, cabe sealar que, en la citada planilla se debe registrar a lo menos lo
sealado en la imagen a continuacin y procurar que estos no excedan los dos aos de antigedad.

b) Informes de Auditora Interna

Ilustracin 18 - Pantalla Actividad 2.5., Informes de Auditora

Importante: En forma general, se recomienda que durante esta etapa, los equipos de auditora, a lo menos deben solicitar
los informes de auditora interna que tengan relacin con las materias a auditar.

En relacin a los sumarios instruidos por la Entidad fiscalizada, es preciso que el equipo de auditora, exprese un
resumen de la informacin proporcionada por la entidad, y alguna consideracin relevante respecto a los tiempos de
ejecucin del sumario, recurrencia, u otro que pudiese resultar de inters para la auditora. Adems, se debe adjuntar, en
el archivo digital, al menos el N de Sumario (Resolucin o Decreto), fecha, materia, macroproceso asociado y etapa en
la que se encuentra.

c) Sumarios instruidos por el Servicio

Ilustracin 19 - Pantalla Actividad 2.5., Sumarios

En cuanto a la informacin de la OIRS y, al igual que en sumarios, en el archivo Excel de pilotos se incorporar
una pequea descripcin del archivo electrnico que se adjunte en las carpetas compartidas. La mencionada planilla,

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 22


Unidad Tcnica De Control Externo

debe contener a lo menos los siguientes campos: nmero, fecha del reclamo, descripcin de la materia, tipo de sancin y
macroproceso asociado.

d) Reclamos OIRs

Ilustracin 20 - Pantalla 2.5., Reclamos OIRs

En relacin de las instrucciones o manuales existentes emanados de auditora interna, es necesario detallar de
acuerdo a la tabla, aquellos que digan relacin con la (s) materia (s) a auditar.

e) Instrucciones y Manuales

Ilustracin 21 - Pantalla Actividad 2.5, Instrucciones y Manuales

Independiente de la informacin anterior, existe la posibilidad de ingresar antecedentes adicionales, para ello se
deber guardar el archivo correspondiente en la carpeta compartida, sealando el nombre del documento en la aludida
planilla.

f) Instrucciones y Manuales

Ilustracin 22 - Pantalla Actividad 2.5, Otros Antecedentes

Resumen:

- Objetivo: Incorporar antecedentes relevante para la auditora

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Supervisor.

- Producto: Informacin relevante del servicio proporcionada por el equipo de auditora.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 23


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4.2.6 Actividad 2.6: Confirmar Materias Especficas

Ilustracin 23 - Pantalla Actividad 2.6

El objetivo de esta actividad, es confirmar las materias especficas determinadas desde la etapa de planificacin
anual, o bien redireccionarlas, con debida justificacin, sobre la base de la informacin recopilada en todas las
actividades anteriores.

El citado procedimiento, incorpora una serie de opciones que permiten modificar, agregar o asociar dichas
materias a otros macroprocesos.

Esta pantalla, se considera una de las actividades fundamentales durante la revisin, por cuanto si se
redireccionan los objetivos de la revisin, estos cambios debern aprobados tanto por el supervisor, como el ejecutivo de
auditora. y necesariamente requerirn un replanteamiento del Plan de auditora, y en particular de sus objetivos.

Concordante con lo anterior, para efectos del piloto, se debern copiar y pegar los macroprocesos, procesos y
materias especficas definidas en la Actividad 1.1. Luego, el equipo de auditora determinar si se aplicarn o no para
esta auditora, sin eliminarlas de la tabla, sino que debern dejar registrado, en la columna denominada Aplica/No
Aplica. En este ltimo caso se deber justificar la decisin que se adopte.

Resumen:

- Objetivo: Confirmar materias especficas o redireccionar auditora con nuevas materias especficas.

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor.

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de Auditora.

- Producto: Materias especficas a auditar.

- Precaucin: Sin la aprobacin de esta actividad no se puede pasar a la Fase III, Ejecucin de la Auditora.

4.3 Fase III: Ejecucin de la auditora

En esta fase, se deben seleccionar las partidas a revisar (muestreo estadstico y partidas claves) y se deben
complementar los programas de pruebas. Dada la importancia de lo anterior, estas actividades deben ser visadas por
todo el equipo de auditora (incluido el jefe de rea), antes de que se comience con la ejecucin de las pruebas en la
actividad 3.4 (Ejecutar programa de pruebas).

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 24


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En la actividad 3.4., junto a la ejecucin de pruebas, se dejarn registrados todos los hallazgos del equipo de
fiscalizadores, los cuales debern ser validados dentro de la misma pantalla por el supervisor. Esto representa un cambio
importante de procedimientos con la MAC 2.0, en la cual la funcin de supervisin se ubicaba fuera del mdulo de
ejecucin de auditoras.

3.1. Muestreo Estadstico

3.2. Partidas Claves

3.3. Confirmar Programa de Pruebas

3.4. Ejecutar Programa de Pruebas

3.5. Registro de Trmino de Fiscalizacin en Terreno.

4.3.1 Actividad 3.1: Muestreo estadstico

El objetivo de esta actividad es registrar los resultados del muestreo realizado mediante la nueva metodologa,
indicando el proceso asociado, la materia especfica, el intervalo de confianza, el tipo de dato (ya sea monetario o de
registro), adems del universo y la muestra.

Ilustracin 24 - Pantalla Actividad 3.1.

Para ello, en la seccin de respaldo del muestreo se debe incorporar una pequea descripcin, observacin u
alcance y se deben adjuntar los informes de muestreo por materias especficas, los cuales pueden incluirse como
objetos dentro de la hoja que contiene esta actividad y ser guardados en las carpetas compartidas creadas para stos
efectos.

Es importante sealar que para la realizacin de este procedimiento, se debern remitir a lo sealado en el
manual de muestreo, que contiene explicado el sistema automatizado del mismo. A modo de resumen, podemos sealar,
que inicialmente se requiere, disponer de claridad respecto de los objetivos generales y especficos que orienten un
anlisis de los datos. Como segundo paso del proceso, se debe generar una poblacin de estudio o universo,
identificando la totalidad de las variables que lo componen, con el fin de analizar y evaluar la integridad de stas,
orientando y distinguiendo sus elementos, luego se procede a calcular el tamao de la muestra y finalmente, se debe
realizar la seleccin para el tamao de muestra requerido, en forma aleatoria, para lo cual se podr utilizar el mtodo de
seleccin aleatoria simple, o de estratificacin proporcional de la poblacin de acuerdo a las caractersticas de ella.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 25


Unidad Tcnica De Control Externo

Para el caso del piloto, el equipo de auditora deber copiar y pegar cada una de las materias especficas a
revisar y asociarlas a cada uno de los procesos que le corresponden, a continuacin se debern completar en las
columnas el Tipo de muestreo estadstico utilizado para cada materia especfica (Unidad monetaria o N de Registros),
con sus respectivos Universos y Muestras, precisando la unidad de stos ($, unidades, n de facturas, entre otros). Es de
carcter obligatorio adjuntar el archivo de respaldo que se desprende del Aplicativo de Muestreo estadstico y que
contiene la muestra aleatoria obtenida, as como tambin la base de datos del universo utilizado.

Ante cualquier duda que emane de la implementacin de este producto y que impida el desarrollo adecuado de
la revisin, el equipo de auditora deber documentar esta situacin y recurrir mediante correo electrnico al jefe de su
Unidad Tcnica de Control Externo para acordar las medidas a aplicar.
Importante: Para mayores antecedentes respecto a los procedimientos de muestreo, dirigirse a la gua prctica de
construccin de muestras, provisto en la intranet.

Resumen:

- Objetivo: Determinar la muestra a revisar

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de auditora.

- Producto: Muestra por materia especfica.

4.3.2 Actividad 3.2: Partidas Claves

Ilustracin 25 - Pantalla Actividad 3.2.

La presente actividad es alternativa, ya que una auditora puede o no poseer partidas claves, entendindose
stas, como un procedimiento excepcional y adicional al muestreo estadstico, que consiste en incorporar todos aquellos
componentes de la materia a auditar que son importantes individualmente, las cuales, si bien no fueron seleccionadas
estadsticamente, no obstante, por su importe (o porque lucen como candidatos a contener errores importantes) deben
ser elegidos para ser revisados. En el caso de identificar tales partidas, se deben asociar a una materia especfica (con
su proceso correspondiente) indicando adems el monto o el N de registro, as como tambin dado que la partida clave
no es representativa, se deber fundamentar la razn por la cual fue considerada. Para el caso del piloto, la metodologa
para completar la planilla es muy similar a la actividad anterior, salvo que en sta se puede dar el caso de no existir
partidas claves con su debida observacin o justificacin.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 26


Unidad Tcnica De Control Externo

En el caso que no se contemplen tales partidas, se debe sealar esta situacin en el campo observaciones.

Es importante sealar que esta actividad queda cerrada una vez que el Ejecutivo de Auditora la aprueba, sin
embargo se pueden agregar en forma posterior nuevas partidas claves, pero en ningn caso eliminarlas.

Resumen:

- Objetivo: Determinar partidas claves

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de auditora.

- Producto: Partidas claves por materia especfica.

4.3.3 Actividad 3.3: Confirmar programa de pruebas

El objetivo de la presente actividad, es confirmar los programas de pruebas definidos en la actividad 1.4,
existiendo la posibilidad de agregar nuevos procedimientos. Lo anterior, debido a que el equipo de auditora posee un
mayor conocimiento de la entidad, como consecuencia del anlisis realizado desde la actividad 2.1 a 2.6.

Ilustracin 26 - Pantalla Actividad 3.3

Para realizar lo anterior, se deben copiar e insertar las 3 primeras columnas de las pruebas detalladas en la
actividad 1.4. y en el caso de ser necesario, incorporar nuevas pruebas, pero no eliminar.

Resumen:

- Objetivo: Determinar el programa de pruebas.

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 27


Unidad Tcnica De Control Externo

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de auditora.

- Producto: Programa de pruebas a ejecutar

- Precaucin: Si esta actividad no es aprobada, no es posible iniciar la actividad de ejecucin de pruebas.

4.3.4 Actividad 3.4: Ejecutar programa de pruebas

Ilustracin 27 - Pantalla Actividad 3.4

En esta actividad se deber copiar y pegar, en las primeras tres columnas, las pruebas aprobadas en la actividad
3.3, luego se debe indicar si la prueba ser aplicable al universo o la muestra, el resultado, la normativa asociada que
sustenta la observacin, referencia al papel de trabajo asociado y su estado (la cual puede estar sin ejecutar, en proceso
o finalizada). Adems debe de quedar documentado el registro de la revisin o el visto bueno del supervisor y sealar si
es una observacin que corresponde ser incorporada en el Preinforme.

En la columna Tipo de Observacin, existe una lista desplegable con las 19 observaciones determinadas por la
comisin del mismo nombre, de la cual se deber elegir la que ms se ajuste a ella.

Adems, se incluye una columna denominada Titulo de la Observacin, la cual es editable. Esta celda se debe
completar teniendo presente la estructura del Preinforme, es decir el ttulo que agrupara las observaciones, a modo de
ejemplo esto puede ser: Control Interno Conciliaciones, Control Interno Manuales, Examen de Cuentas Gastos
improcedentes, Examen de Cuentas Gastos no acreditados, entre otros.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 28


Unidad Tcnica De Control Externo

En esta actividad ser relevante la participacin activa del supervisor en la revisin de cada una de las pruebas.

Para los efectos de referenciacin se debe cumplir lo establecido en el Manual de Papeles de Trabajo.

Resumen:

- Objetivo: Documentar la ejecucin de las pruebas

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor, el supervisar revisar cada una de las pruebas.

- Responsable de la Autorizacin: Supervisor.

- Producto: Pruebas realizadas y revisadas.

4.3.5 Actividad 3.5: Registro de trmino de fiscalizacin en terreno.

Ilustracin 28 - Pantalla Actividad 3.5.

En esta actividad se deben desplegar los formularios e ingresar la fecha del trmino del terreno y algn
comentario adicional respecto de la reunin final con la jefatura del servicio.

Resumen:

- Objetivo: Reflejar la fecha de trmino de terreno

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Supervisor.

- Producto: Acta de fin de fiscalizacin en terreno.

4.4 Fase IV: Cierre de la auditora

Una vez ejecutados todos los procedimientos de pruebas de la fase III, corresponde iniciar la emisin de
informes y las dems actividades de la fase IV de la fiscalizacin, denominada Cierre de la auditora.

4.1 Flujo de Revisin Preinforme

4.2 Flujo de Revisin Informe Final

4.3 Registro de Resultados de Auditora (Emisin de Informe Final)

4.4 Retroalimentacin General de la Auditora

4.5 Evaluacin de la Auditora

4.6 Reunin de Cierre de Equipo de Auditora

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 29


Unidad Tcnica De Control Externo

4.4.1 Actividad 4.1: Flujo de Revisin Preinforme

Ilustracin 29 - Pantalla Actividad 4.1

Para el caso del piloto, no se utilizar esta pantalla, debido a que se va usar la metodologa de revisin de
informes que presenta la CGR actualmente, sin perjuicio de ellos, se puede dejar el respaldo necesario en las carpetas
compartidas habilitadas para tales efectos.

En dichas carpeta se deben respaldar a lo menos la versin aprobada por el Directivo Superior, indicando en l,
la fecha en que tal situacin aconteci, utilizando las instrucciones de referenciacin de papeles de trabajo.

En esta actividad se recomienda la participacin del Asesor Jurdico.

Resumen:

- Objetivo: Reflejar el flujo de revisin y aprobacin de Preinforme

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor y Ejecutivo de Auditora.

- Responsable de la Autorizacin: Directivo Superior

- Producto: Preinforme aprobado.

4.4.2 Actividad 4.2: Flujo de revisin Informe Final

Ilustracin 30 - Pantalla Actividad 4.2.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 30


Unidad Tcnica De Control Externo

Para el caso del piloto, al igual que la actividad anterior, no se utilizar esta pantalla debido a que se va usar la
metodologa de revisin de informes que presenta la CGR actualmente, sin perjuicio de ellos, se puede dejar el respaldo
necesario en las carpetas compartidas habilitadas para tales efectos.

En las referidas carpetas, se deben respaldar a lo menos la versin aprobada por el Directivo Superior, indicando
en l la fecha en que tal situacin aconteci, utilizando las instrucciones respecto a la referenciacin de papeles de
trabajo, al igual que en la etapa anterior.

Tal como se seal en el punto anterior, en esta actividad se recomienda la participacin del Asesor Jurdico.

Resumen:

- Objetivo: Reflejar el flujo de revisin y aprobacin de Informe Final

- Responsable de ejecutar la actividad: El auditor a cargo y/o auditor

- Responsable de la Revisin: Supervisor y Ejecutivo de Auditora.

- Responsable de la Autorizacin: Directivo Superior

- Producto: Informe Final aprobado.

4.4.3 Actividad 4.3: Registro de Resultados de Auditora (Emisin de Informe Final)

Ilustracin 31 - Pantalla Actividad 4.3.

En esta actividad, se deben registrar en primer lugar, los datos generales del Preinforme realizado por el equipo
de auditora, tales como el N de Preinforme, N de oficio y la fecha en que fue enviado al servicio. Luego de esto, una
vez recibida la respuesta final del servicio, el equipo de auditora debe registrar los datos generales tales como N de
Informe Final, N de oficio, fecha de trmino, as como tambin los resultados y conclusiones del mismo.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 31


Unidad Tcnica De Control Externo

El equipo de auditora deber completar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, utilizando como
base los dos informes, describiendo la observacin del Preinforme, la normativa o dictamen vulnerado, la respuesta del
servicio correspondiente, la conclusin final, indicando en la siguiente columna si se levanta o no, tipo de observacin, su
gravedad, el monto asociado si lo hubiera, accin correctiva, eventual accin post-auditora y el nmero de documento
de accin posterior.

Al igual que en la etapa 3.4., se deber utilizar las instrucciones de referenciacin establecidas para tales
efectos.

Resumen:

- Objetivo: Detallar el resultado final de la auditora para las acciones de seguimiento y acciones derivadas.

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor.

- Responsable de la Revisin: Supervisor.

- Responsable de la Autorizacin: Supervisor.

- Producto: Preinforme aprobado.

4.4.4 Actividad 4.4: Retroalimentacin General de la Auditora

Ilustracin 32 - Pantalla Actividad 4.4.

Esta actividad consiste en que el equipo de auditora deber completar una pantalla con seis preguntas, con el
objetivo de mejorar, a futuro, la gestin de planificacin, preparacin, entrega oportuna y relevante de informacin por
parte de la UTCE al equipo de control externo.

Cada uno de los integrantes del equipo de auditora (auditor a cargo, supervisor y ejecutivo de auditora) tiene
que completar estos campos, seleccionando un nmero segn el nivel de acuerdo o desacuerdo (5 al 1 respectivamente)

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 32


Unidad Tcnica De Control Externo

con respecto a la pregunta formulada; y si lo desea tiene la posibilidad de entregar comentarios y/o observaciones
adicionales en la ltima columna de la tabla.

Adems, en el campo Otras Observaciones, se pueden agregar otras consideraciones que el encuestado
estime, y que no se encuentren contenidas en las preguntas anteriores.

Para que esta encuesta tenga el carcter de annima, es necesario que cada integrante llene la hoja de la
encuesta en forma individual y sea remitida al monitor UTCE, quin deber procurar que sta se mantenga en reserva.

Resumen:

- Objetivo: Realizar una evaluacin a la auditora

- Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor, Supervisor y Ejecutivo de Auditora

- Responsable de la Revisin: Sin revisin por instancias superiores.

- Responsable de la Autorizacin: Sin revisin por instancias superiores

- Producto: Encuesta de evaluacin.

4.4.5 Actividad 4.5: Evaluacin de la auditora

Ilustracin 33 - Pantalla Actividad 4.5.

Para el caso del piloto, no se utilizar esta pantalla, ya que en la actualidad se encuentra en desarrollo por parte
de la comisin de gestin de calidad.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 33


Unidad Tcnica De Control Externo

4.4.6 Actividad 4.6: Reunin de cierre de equipo de auditora

Ilustracin 34 - Pantalla Actividad 4.6.

En la pantalla final del SICA 3.0, se deber registrar la reunin de cierre del equipo de auditora, donde los
integrantes del equipo de auditora (auditores de terreno, supervisor y ejecutivo de auditora) deben asistir en forma
obligatoria.

Al trmino de sta, se deber dejar documentada la reunin llenando todos los campos que aparecen en
pantalla, tales como fecha y lugar. Adems, se debe sealar una justificacin en el caso de haber inasistencias. Por
ltimo, indicar un comentario general que resuma los puntos tratados, dificultades y/o alcances que surgieron durante la
ejecucin de la auditora.

Resumen:

- Objetivo: Realizar reunin de cierre de la auditora para evaluar el cumplimiento de los objetivos

- Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora

- Responsable de la Revisin: Sin revisin por instancias superiores.

- Responsable de la Autorizacin: Sin revisin por instancias superiores

- Producto: Acta de reunin.

5. EMISIN DE INFORMES

El flujo de revisin, tanto del Preinforme de Observaciones, como del Informe Final, se realizar mediante correo
electrnico, en el cual se van a reflejar las distintas versiones de la revisin, esto sin perjuicio que el equipo de auditora
decida dejar esos respaldos en las carpetas compartidas de las actividades 4.1. y 4.2., tal como se seal anteriormente.

Los informes deben emitirse de acuerdo a la estructura actual de la Contralora General, teniendo las siguientes
consideraciones:

I. Objetivos: se deben detallar los objetivos generales y especficos por materia a auditar

II. Metodologa: sealar, a lo menos, que la auditora se realiz en base a la metodologa de auditora de la
Contralora General

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 34


Unidad Tcnica De Control Externo

III. Universo y Muestra: se debe individualizar por materia especfica, indicando que se obtuvo mediante
muestreo estadstico con un 95% de confianza y, a su vez, mencionar claramente si existen partidas claves,
precisando cmo se conform esta ltima.

IV. Alcances Generales, a modo de ejemplo, descripcin de la materia auditada

V. Control Interno, Examen de Cuentas y Otras Observaciones: cada uno de estos captulos se deben separar
por materia auditada y manteniendo un orden segn relevancia de las observaciones. Para la redaccin de
las observaciones, hay que procurar que no exista ms de ellas por prrafo, con el objeto de facilitar las
labores de seguimiento. A su vez, cada deficiencia detectada deber por lo menos sealar la norma legal,
administrativa o de control infringida, los montos (si los hubiera), acciones derivadas o lo que se le requiere
al servicio y el plazo para ello.

VI. Conclusiones: detallarlas, a lo menos por materia.

Adems, para los efectos de redaccin, se debe tener en consideracin las instrucciones que contempla el manual
del fiscalizador, que an estando en borrador, es un buen referente en este aspecto.

6. BIBLIOGRAFA

- Manual de Muestreo, Comisin de Muestreo UTCE - 2012


- Manual de Metodologa de la Contralora General de la Repblica (MAC) Ernst & Young - 2005
- Informe de Rediseo de la Metodologa MAC - Equipo del BID - 2011.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 35


Unidad Tcnica De Control Externo

7.ANEXOS

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 36


Unidad Tcnica De Control Externo

Anexo N 1 - Encuesta

Encuesta de percepcin de la Metodologa de Auditora

de la Contralora General de la Repblica

La presente encuesta tiene como objetivo evaluar la percepcin a nivel usuario de la Metodologa de Auditora de la
Contralora General de la Repblica (MAC) reflejada en el Sistema Integrado para el Control de Auditoras (SICA)
versin 3.0.

Su opinin es fundamental en este proceso, ya que nos permitir mejorar la metodologa propuesta y el
sistema base utilizado para su ejecucin. Por lo cual, le solicitamos contestar las preguntas que siguen a
continuacin. Es importante tener presente que no existen respuestas correctas ni incorrectas.

Marque con una X, la escala de evaluacin que mejor la(o) represente en cada una de la(s) pregunta(s).

ANTECEDENTES GENERALES

1. Desempea sus funciones en el Nivel Central o en Regiones

Nivel Central Regiones

2. Identifique el rol que desempea en la funcin de Control Externo

Jefe UCE Supervisor Fiscalizador UTCE

3. Hace cuanto tiempo trabaja en la CGR, en el rea de Control Externo

Menos de 1 ao Entre 1 y 4 aos Ms de 4 aos

APLICACIN DE LA METODOLOGA

FASE I: PLAN DE AUDITORA

1. La Fase I entrega los lineamientos necesarios para un Plan de Auditora

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

2. Las pruebas mnimas de auditora propuestas en la Fase I, actividad 1.4, le parecen suficientes

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 37


Unidad Tcnica De Control Externo

3. La usabilidad de la Fase I es sencilla

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

4. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase I?

....

5. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase I

..

FASE II: CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD

1. La Fase II permite conocer los principales antecedentes de la entidad

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

2. El objetivo de la revisin est contenido en la estructura de negocio presentada en la actividad 2.2.

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

3. La usabilidad de la Fase II es sencilla

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

4. La visualizacin de la informacin de la Fase II aporta a una mejor comprensin de ella

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 38


Unidad Tcnica De Control Externo

5. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase II ?

...

6. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase II

..

FASE III: EJECUCIN DE LA AUDITORA

1. La Fase III permite ejecutar la auditora con sus elementos claves

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

2. La usabilidad de la Fase III es sencilla

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

3. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase III?

....

4. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase III

..

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 39


Unidad Tcnica De Control Externo

FASE IV: CIERRE DE LA AUDITORA

1. La Fase IV contiene todos los elementos de cierre de una auditora

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

2. La usabilidad de la Fase IV es sencilla

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

3. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase IV?

....

4. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase IV

....

PERCEPCIN GENERAL DE LA METODOLOGA

1. La metodologa es de fcil comprensin.

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo
2. Respeto a la metodologa anterior, se observan mejoras en el tiempo de ejecucin.

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

3. Respecto a la metodologa anterior, se observa mejoras la usabilidad.

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 40


Unidad Tcnica De Control Externo

4. Respecto a la metodologa anterior, el respaldo de informacin de la auditora es ms eficiente

No aplica En Ni de acuerdo, De
Desacuerdo ni desacuerdo acuerdo

5. Cmo calificara la nueva metodologa de auditora de la Contralora General de la Repblica en relacin a


la anterior o la realidad en terreno. Considerando 1 deficiente y 7 como excelente.

1 2 3 4 5 6 7

4. Comentarios u observaciones asociadas a la metodologa aplicada en general.

..

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 41


Unidad Tcnica De Control Externo

Anexo N 2 Minuta

MINUTA DE RETOALIMENTACIN PILOTOS


METODOLOGIA DE AUDITORA DE LA CGR Versin 3.0 (MAC 3.0)
REGIONAL/DIVISIN:

DESCRIPCIN DE PROGRAMA

Cod. Programa N Programa Nombre Programa Ao

Fecha Inicio Fecha Envo Preinforme Fecha de envo Informe Final

PARTICIPANTES

Ejecutivo de Auditora:

Supervisor:

Fiscalizadores:





UTCE (monitor):

PRINCIPALES BENEFICIOS

(Detallar los principales beneficios visualizados en la ejecucin del piloto)

PRINCIPALES DIFICULTADES

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 42


Unidad Tcnica De Control Externo

(Detallar las principales dificultades presentadas durante la ejecucin del piloto)

APORTES Y MEJORAS

(Detallar cmo se podra mejorar la metodologa)

CONCLUSIN

(detallar cmo ustedes percibieron su desempeo en la realizacin del piloto y si ste cambio de
metodologa contribuye o no a las labores de auditora, entre otros comentarios y conclusiones que se
quieran agregar.)

NOMBRE DEL CONTRALOR REGIONAL/JEFE DE DIVISIN

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 43


Unidad Tcnica De Control Externo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 44