TTULO DEL TRABAJO

ANLISIS REALIZADO A LA EMPRESA PRESERVIN LTDA, PARA

IDENTIFICAR SI APLICA DENTRO DE SU FUNCIONAMIENTO
EMPRESARIAL EL PROCESO DE PLANIFICACIN
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Enunciacin del problema.

Dentro del entorno competitivo y cambiante donde las empresas se desenvuelven

se hace necesario que las mismas desarrollen estrategias y sobre todo establezcan
una planeacin detallada y estratgica , lo cual es una herramienta vital y muy
importante en la meta de querer conseguir el existo en toda organizacin.

Debido a la importancia que tiene el proceso de planeacin en una organizacin no

se deben ignorar los fundamentos ms importantes de la misma, yaqu de hacerlo
lo ms probable es que nunca se consigan los resultados, los dirigentes no sabran
cmo organizar el personal y muchas circunstancias negativa se podran derivar de
no tener un plan para liderar y organizar la empresa.

Por eso en la presente investigacin estaremos realizando un anlisis a la empresa

PRESERVIN LTDA con el objeto de verificar si dentro de su funcionamiento
administrativo y empresarial aplica el proceso de planeacin.

1.2. Formulacin del problema

Cmo aplica la empresa PRESERVIN LTDA el proceso de planeacin en su
funcionamiento administrativo?

1.3. Sistematizacin del problema

Qu importancia tiene la planificacin dentro de la empresa PRESERVIN

LTDA?

Cmo se dada el proceso de planeacin en la PRESERVIN LTDA?

Cmo proyecta las actividades la empresa PRESERVIN LTDA?

Cules son los planes de la empresa PRESERVIN LTDA?

2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL.

Evidenciar el proceso de planeacin en el funcionamiento administrativo de

la empresa PRESERVIN LTDA.

2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.

Evaluar si PRESERVIN LTDA aplica dentro de sus funciones administrativas el

proceso de planificacin.

Identificar como se da el proceso de planeacin en la empresa PRESERVIN

LTDA.

Determinar cmo proyecta la empresa PRESERVIN LTDA las actividades

empresariales.

Observar cuales son los planes de la empresa PRESERVIN LTDA.

3. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

3.1. Justificacin prctica.

De acuerdo con los objetivos de esta investigacin, sus resultados permitirn

identificar y examinar la aplicacin del concepto tericos del proceso de
 planeacin en la empresa PRESERVIN LTDA, lo cual ayudara a afirmar, aclarar y
profundizar los conocimientos aprendidos en el desarrollo de la materia.

Por otro lado nos ayudara a encontrar soluciones a problemas relacionados con
la planeacin dentro de una empresa.

Tambin nos aporta como investigadores un espritu de anlisis y resolucin de

problemas administrativos.

4. MARCO DE REFERENCIA

4.1. MARCO TERICO.

Naturaleza de la planeacin

Se puede ver a la planeacin como la funcin principal de la administracin. Aunque

este planteamiento no permite captar la magnitud de la importancia de la planeacin
en la administracin. Sin planes, los administradores no pueden saber cmo
organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de
qu es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o
esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores
tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cundo y dnde se
estn desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. Con
frecuencia, los planes errneos afectan la salud de toda la organizacin.
La naturaleza esencial de la Planeacin se resalta al examinar sus cuatro
aspectos principales

1. La contribucin de la Planeacin a los propsitos y objetivos: Cada

plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propsito y los
objetivos de la empresa.

2. La supremaca de la Planeacin: Puesto que las operaciones

administrativas en la Organizacin, Integracin de personal, Direccin y
Control se han diseado para respaldar el logro de los objetivos de la empresa,
es lgico que la Planeacin preceda a la ejecucin de todas las otras funciones
administrativas.

3. Generalizacin de la Planeacin: La Planeacin es una funcin de todos

los jefes, desde los presidentes hasta los supervisores, todos hacen planes.
Aunque los altos ejecutivos elaboran los planes para la direccin general de la
empresa, los jefes de todos los niveles tienen que preparar los suyos para que
contribuyan a las metas globales de la organizacin.

4. La Eficiencia de los Planes: Los planes son eficientes si logran su propsito

a un costo razonable, cuando ste se mide no solo en trminos de tiempo,
dinero o produccin, sino tambin por el grado de satisfaccin grupal o
individual. Algunos intentos de instalar programas de evaluacin y desarrollo
administrativo han fracasado debido al resentimiento del grupo contra los
mtodos usados

5. Fuerza de la Planeacin: Es una herramienta que los dueos de negocios

pueden utilizar para planificar la dotacin de personal de la empresa de
manera eficaz y dentro del presupuesto. La planificacin calcula el nmero
correcto de empleados de la empresa, as como la habilidad apropiada de los
conjuntos para alcanzar los objetivos de la empresa. La planificacin de la
fuerza laboral es un proceso continuo que asegura a un negocio tener los
niveles apropiados del personal en todo momento.

Porque y como planean los administradores?

El administrador debe estar consiente que la planeacin, debe ser activa, continua
y creativa. Porque de lo contrario se convertira en reactiva, y dejara de cumplir la
funcin primordial de establecer las estrategias para el logro de los objetivos en el
futuro de la empresa que es una base fundamental en la hora de un administrador
planear, juntamente con las siguientes preguntas, que se deben responder Qu?;
Cmo?; Por qu?; Cundo?; y Quin?.

Con esto nos queda claro, que al planear se est estableciendo un curso de accin
y se decide por anticipado que es lo que debe hacerse, en que secuencia, cuando
y como.

La importancia de la planeacin

Se centra en el hecho de que permite a la persona o responsable proyectar a

mediano o largo plazo la actividad a realizar, acercndose de ese modo ms
fcilmente a la metas y tenindolas vistas de manera clara y concisa, evitando a la
vez proyecciones subestimaras o muy exageradas sobre un resultado que luego en
la prctica sea de difcil logro. Muchas veces la planeacin puede tener que ser
alterada debido a circunstancias ajenas o inesperadas y en ese caso deber ser
reacondicionada de acuerdo a las necesidades y posibilidades que la situacin
permita. De todos modos, seguir permitiendo conocer cul ser el plan de trabajo
aun en una situacin de excepcin

Beneficios de la planeacin

Beneficios financieros: Investigaciones indican que organizaciones que utilizan

conceptos de planeacin estratgica son ms rentables y exitosas que aquellas que
no los usan. Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una
orientacin ms estratgica y enfoque a largo plazo.
beneficios no financieros: Mayor entendimiento de las amenazas externas, un
mejor entendimiento de las estrategias de los competidores, incremento en la
productividad de los empleados, menor resistencia al cambio, y un entendimiento
ms claro de la relacin existente entre el desempeo y los resultados.

Aumenta la capacidad de prevencin de problemas.

Permite la identificacin, jerarquizacin, y aprovechamiento de

oportunidades.
 Provee una visin objetiva de los problemas gerenciales.

Permite asignar ms efectivamente los recursos a las oportunidades

identificadas. Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un
esfuerzo comn.

Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.

Disciplina y formaliza la administracin.

Reduce la incertidumbre y minimiza riesgos: La planeacin permite que la

incertidumbre descienda al igual que los riesgos, al analizar la situacin actual, los
posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de accin.

Genera compromiso y motivacin: La planeacin genera la identificacin de

los miembros de la empresa con los objetivos y, por tanto, los motiva en su
consecucin.

Sirve a toda la empresa: Sirve como base paras las dems funciones
administrativas (organizacin, coordinacin y control), para organizar recursos,
coordinar tareas o actividades, y para controlar y evaluar resultados (al permitir
comparar los resultados obtenidos con los planificados).

Es factible: Antes de ser realizada, considera los recursos y la verdadera

capacidad de la empresa, y no propone objetivos o estrategias que estn fuera del
alcance de las posibilidades de la empresa.

Es flexible: No debe estar escrita en piedra, esto significa que debe ser lo
suficientemente flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean
necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos
del mercado.

Es permanente: La planeacin es un proceso continuo, una vez cumplido los

objetivos, los directivos deben proponer nuevas metas.

Tipos de planes en las organizaciones

Los administradores enfrentan diferentes retos de planeacin en el flujo de actividad
en las organizaciones. En algunos casos el ambiente de la planeacin es estable y
muy predecible; en otros, es ms dinmico e incierto. En todos los casos los
administradores deben comprender los diferentes tipos de planes y ser capaces de
aplicarlos eficazmente.

Planes a corto y largo plazo:

Las organizaciones requieren planes que cubran diferentes horizontes de tiempo.

Una regla prctica es que los planes a corto plazo cubran 1 ao o menos, los planes
a mediano plazo cubran de 1 a 2 aos, y los planes a largo plazo cubran 3 aos o
ms hacia el futuro. Es muy probable que la alta gerencia deba establecer los planes
y el rumbo a largo plazo para la organizacin en su conjunto, mientras que los niveles
inferiores de la administracin se concentran ms en actividades a corto plazo que
sirven para alcanzar los objetivos generales a largo plazo. Sin embargo, todos los
niveles debern conocer estos ltimos y tratar de trabajar en beneficio de los
mismos, en ausencia de una jerarqua integrada de objetivos y un plan a largo plazo,
hay un gran riesgo de que las presiones de los eventos diarios puedan crear
confusin y distraer la atencin de las tareas importantes. En otras palabras,
podemos estar trabajando arduamente pero sin resultados sustentables y claros a
largo plazo.

Planes Estratgicos y Operacionales Los planes difieren no slo en funcin de

horizontes de tiempo sino tambin en su campo de accin. Los planes estratgicos
abordan necesidades a largo plazo y establecen el curso general de accin para una
organizacin o subunidad. La planeacin que realiza la alta gerencia en este campo
de accin implica determinar los objetivos generales para toda la organizacin para
poder decidir qu acciones y asignaciones de recursos debern realizarse para
lograrlos.

Presupuestos y Programacin de Proyectos

Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades;
implican una estimacin de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades
o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travs de ellos
se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para
cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la
mejor forma de utilizacin y asignacin de los recursos, a la vez que controlar las
actividades de la organizacin en trminos financieros.

Caractersticas de los presupuestos:

Es un documento formal, ordenado sistemticamente.

Es un plan expresado en trminos cuantitativos.
Es general, porque se establece para toda la empresa.
Es especfico, porque puede referirse a cada una de las reas en que esta
dividida la organizacin.
Es diseado para un perodo determinado

PROGRAMAS
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades especficas que
habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien,
puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa ms general.

La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.

3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe

realizarse antes de otra, que actividades se dan simultneamente, y por
ltimo, que actividades deben efectuarse posteriormente.

4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin.

 La grfica ms comnmente utilizada para un programa, es la grfica de Gantt; su
uso e interpretacin estar de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de
profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

El xito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar

las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecucin en cuanto
a la fecha de inicio y terminacin de cada actividad.

La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que

las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms
especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Adicionalmente, van
apoyadas en unas herramientas las cuales determinarn cmo realmente puede
impactar su estrategia a travs del anlisis de factores internos y externos,
entendern el impacto del entorno sobre su negocio, reconocern lo realmente
importante al llevar a cabo su proceso estratgico y definirn competencias
estratgicas para su organizacin.

Los pronsticos es una parte importante de la planeacin de la organizacin, ya que

son predicciones de los resultados.

TCNICAS DE PRONSTICOS

PRONSTICOS CUANTITATIVOS:

Se aplican reglas matemticas a conjuntos de datos para predecir resultados

PRONSTICOS CUALITATIVOS:

Se basan en el buen juicio y las opiniones de conocedores para predecir resultados,

en este caso se usa cuando se tienen pocos datos precisos o son difciles para
conseguirlos.
 El propsito fundamental de la planeacin de contingencia es proporcionarles a los
directivos una mejor posicin para tratar con desarrollos inesperados. La planeacin
de contingencia debera eliminar el maniobrar en forma torpe, la inseguridad y los
retrasos de tiempo al producir la respuesta necesaria a una emergencia.

La tcnica de los escenarios es una herramienta que estimula el debate sobre el

futuro, facilita la conversacin sobre lo que est pasando y puede ocurrir en el mundo
que nos rodea y permite tomar mejores decisiones sobre lo que debemos hacer o
evitar. Ofrece un camino muy til para la planeacin estratgica e identifica lo que
debe hacerse para lograr un resultado deseado.

Los escenarios son tiles porque evitan que los hechos nos tomen por sorpresa, ponen
en tela de juicio las predicciones convencionales sobre el futuro, permiten reconocer
los signos de cambio y dan bases para evaluar la sustentacin de estrategias bajo
diferentes circunstancias.

LA ADMNISTRACION POR OBJETIVOS

La Administracin por Objetivo ayuda a superar muchos de los problemas crnicos de

los administradores y profesionales de una empresa con futuro: nos proporciona un
medio para medir el verdadero aporte del personal de la empresa, a definir metas
comunes de las personas y de la organizacin y al medir los aportes individuales a tales
metas, es ms probable que se obtenga un esfuerzo coordinado y un trabajo en equipo,
estimulado, a la vez, la iniciativa personal. Asimismo, prever soluciones al grave
problema de la definicin de las responsabilidades de cada una de las personas que
integran la organizacin, y esto elimina la posibilidad que el individuo cambie su
personalidad.

La Administracin por Objetivo le da una herramienta a la empresa para establecer sus

metas conjuntamente con los subordinados. A travs de ella, las metas comunes:
rentabilidad, posicin competitiva, productividad, liderazgo en el mercado,
responsabilidad reconocida y excelentes relaciones se organizan, planifican y ejecutan
efectivamente. Sin embargo, consideramos necesario, recordar que dentro de la
Administracin por Objetivo existe el riesgo que estas metas puedan no ser
concordantes, pero he aqu la sabidura, experiencia y liderazgo de los supervisores para
lograr la comunicacin y abrir las posibilidades de cambios, que beneficien a ambas
partes. Por tanto, estimamos muy importante, recalcar una caracterstica importante de
este Modelo Administrativo: la Administracin por Objetivo no es una frmula milagrosa,
sin embargo, puede comportarse flexible en situaciones limitantes que se le presenten
a la empresa, producto de los cambios rpidos y necesarios que sufre la sociedad
mundial.

Cuando la jerarqua de los objetivos organizacionales est claramente definida,

constituye una red integrada de objetivos que se conoce como la cadena de medios y
fines. Los objetivos o fines de ms alto nivel estn enlazados con objetivos de nivel ms
bajo que sirven como medios para el logro de los primeros. En otras palabras, las metas
en un nivel bajo (los medios) deben alcanzarse para poder lograr las metas en el nivel
siguiente (los fines). Y el logro de las metas en ese nivel se convierte en el medio para
alcanzar las metas en el nivel siguiente (los fines). Y as sucesivamente, a travs de
todos los distintos niveles de la organizacin.

4.2. MARCO ESPACIAL.

PRESERVIN LTDA Empresa contratista de ECOPETROL, Se encuentra ubicado en el

municipio del Cicuco Bolvar en la AV. 20 de julio.

5. ASPECTOS METODOLOGICO

5.1. Tipo de estudio.

El estudio de nuestra investigacin es de tipo analtico, debido a que busca identificar

la aplicacin delos concepto del proceso de planeacin en la empresa PRESERVIN
LTDA.
5.2. Mtodo de investigacin.

El mtodo de investigacin empleado en nuestro proyecto es el deductivo, porque

se parte de situaciones generales que lleven a identificar explicaciones particulares
contenidas explcitamente en la situacin general.

5.3. Fuentes y tcnicas de recoleccin de informacin.

5.3.1. Fuentes primarias.

Observacin.
Entrevista.

5.3.2. Fuentes secundarias.

Texto.
Documento.

DATOS DE LA EMPRESA

La empresa PRESERVIN LTDA, ubicada en Cicuco Bolvar, se caracteriza por

dedicarse a prestar servicios integrales de aseo, camarera, lavandera, cafetera,
planchado manual y mecnico, mantenimiento de zonas verdes, jardinera, rocera
manual y mecnica, poda de rboles, reforestacin, bioremediacin de lodos
aceitosos, mantenimiento menor de instalaciones, refrigeracin y trabajos
relacionados y derivados de obras civiles, esta maneja un sistema de seguimiento
de las actividades por medio de los cuales se evala el rendimiento de las mismas
para identificar si se est realizando lo planeado, esto se hace con revisiones
peridicas, digmoslo as ya que se tienen que cumplir a cabalidad las tareas a
ejecutar en el periodo adecuado, desde el momento en que se planean la actividades
de igual manera se desarrollan estrategias para que estas se ejecuten de la mejor
manera posible, logrando as que los objetivos de la empresa en materia de
seguridad y calidad de los trabajos se cumplan adecuadamente y dndole una
satisfaccin total al cliente, ya que se cumplen con los estndares internacionales
establecidos en las Normas ISO 9001 y OSHAS 18001.

La empresa PRESERVIN LTDA a pesar de su amplio portafolio de servicio ha

presentado una deficiencia en la planeacin que sus actividades requieren, durante
mucho tiempo ha venido padeciendo las consecuencias de no tener una correcta
planificacin, que le permita prever los cambios que a diario se presentan el
entorno, adems le ha trado un desperdicio de recurso y un desaprovechamiento
de las ventajas que posee ante la competencia.

La empresa no maneja una planeacin estratgica, que le permita posicionarse y

mantenerse con una actitud positiva frente a l futuro.

DATOS DE LA INVESTIGACIN

Durante la visita a la empresa PRESERVIN LTDA se realiz una entrevista a la

gerente Elsi Amparo Cabarca, se le formulo una serie de preguntas que nos
arrojaron los datos, que nos permiten comparar a la empresa y los temas
desarrollados en la materia.
1. Cmo contribuye la planeacin en los objetivos y propsitos de la empresa?

La planeacin es de mucha ayuda en la consecucin de los propsitos y

objetivos de la empresa, porque nos permite tener mayor claridad en lo que
deseamos alcanzar, pero sobre todos nos proporciona las estrategias y
mtodos que debemos realizar para lograrlos.

2. Qu importancia tiene la planeacin en la empresa PRESERVIN LTDA?

En la empresa la planeacin es de mucha importancia, porque hemos

comprendido que si no existe una planeacin, corremos el riesgo de fracasar,
por otro lado sin una buena planeacin no se puede dirigir la empresa hacia
objetivos claros.

3. Cuenta la empresa con planes a corto y largo plazo?

Si, en PRESERVIN LTDA se han desarrollados unos planes a corto plazo,

debido a que nos hemos propuesto en un ao aumentar nuestro alcance y
servicio llegando al mayor nmero de empresa que requiera nuestros servicio,
y a largo plazo hemos proyectado tener un alcance regional, contratando con
las mayores empresas de la regin.

4. cuenta la empresa con planes contingente?

Si, debido a lo cambiante que es el entorno, contamos con unos planes

contingente que nos permitan enfrentar los cambios y sobre ponernos a toda
adversidad.

ANLISIS DE LA INFORMACION
De la respuesta dada por la gerente podemos analizar que la empresa
PRESERVIN LTDA disea planes que le ayudan en la consecucin de los
objetivos.

Uno de los factores que pudimos identificar en la observacin que se le realizo

a la empresa que los planes o la planeacin en vital y muy influyente en los
objetivos de la empresa.

Al igual que en los principios del proceso de planeacin la empresa

PRESERVIN LTDA le da mucha importancia a la planeacin.

La empresa desarrolla planes a corto, media y largo plazo, que le permiten

mantener una visin permanente y renovada.
CONCLUSION

Con la elaboracin de esta investigacin pudimos comprobar que la empresa

PRESERVIN LTDA, dentro de su funcionamiento administrativo, aplica el
proceso de planeacin, debido a que considera que es vital para que una
empresa tenga xito.