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CARTA COMERCIAL
La carta comercial es un documento cuyo contenido est relacionado con operaciones
comerciales, negocios, compra, venta, propaganda y movimientos internos de una
empresa. Sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una
empresa con un particular o viceversa.
Las cartas comerciales poseen un esquema rgido, un tono objetivo y deben ir siempre
mecanografiadas (escritas a mquina o computadora). A diferencia de cartas personales,
el contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
Existe una gran variedad de cartas comerciales. Las ms empleadas son: de acuse de
recibo, de solicitud de empleo, de crdito, de publicidad, de cobro, de reclamacin, de
ofertas, de solicitud de informacin, entre otras.
Cuerpo:
Cierre:
La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa del saludo inicial y debe considerar
la relacin entre el emisor y el receptor. La antefirma se emplea cuando la persona que
remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra. A veces, las cartas
comerciales llevan las iniciales del/la mecangrafo/a.
2 - DIRECCIN:
Debajo de la fecha ponemos la direccin del destinatario o persona que va a recibir la
carta comercial. Abreviatura Sr. D. cuando la carta comercial va dirigida a una
persona, y Sres. cuando va dirigida a una empresa o una corporacin.
3 - SALUDO INICIAL:
De forma cordial, sin excesos de formalismos, a modo de apertura, simple y
sencillamente podemos escribir:
Muy Sr. mo - Para el caso de un seor
Muy Sres. mos - Para una empresa
4 - INTRODUCCIN:
Bajo el saludo, a modo de introduccin y escuetamente escribiremos el motivo del
porqu de nuestra carta comercial.
5 - EL CUERPO:
Tras la introduccin, y ahora entrando en detalles, podemos extendernos y explicar el
resto de motivos de redactar la carta comercial. Expresar claramente todas las ideas y
los argumentos que nos interese hacer comunicar.
6 - DESPEDIDA:
Al igual que el saludo debemos ser breves y sencillos, sin excesos de formalidad.
Esperando su respuesta, se despide cordialmente.....
Sin otro motivo, se despide.....
Reciba un saludo de......
7 - FIRMAR:
Firmar en nombre de quin se escribe, en el caso de una empresa o corporacin
bastara con el sello oficial. En el caso de una persona fsica, poner el nombre y cargo,
y firmar con bolgrafo.
EL INFORME
Una de las formas ms utilizadas en la comunicacin es el Informe, ste no tiene por qu
ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lcido y claro. Nada
ms lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinicin. El
informe es una comunicacin destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el
resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algn caso de hechos
previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de
datos, el informe contiene con frecuencia la interpretacin del emisor, as como sus
conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.
Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodologa
definida que sirva para todos ellos. El empleo de un mtodo u otro a la hora de redactar
un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre ser
conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cul es el estilo requerido.
Pasos del informe
La estructura bsica fija para un informe de investigacin comprende lo siguiente:
Introduccin (entre otras la delimitacin del objeto de investigacin), Descripcin del
problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusin. Con esto, se podr observar que la
presentacin del informe es sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa
Diego Fernndez de la Torrente (1979) ofrece los siguientes consejos para la informacin
complementaria o apndices:
o Enumerar cada apndice, par que el lector pueda comprobar alguna afirmacin del
informe y acuda al apndice con poco esfuerzo.
o Haga que en el texto del informe y entre parntesis, figure la numeracin que coincida
con el apndice (los programas de computacin ya dan estas facilidades).
o Enumerar tambin los grficos, cuadros estadsticos, mapas, etc. si forman parte
esencial del informe.
ACTAS
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunin y,
en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben
directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para
levantar actas estn regulados por el Cdigo de Comercio y tambin por los estatutos de
la empresa o asociacin.
Pasos de actas
Un acta est constituida por:
MEMORANDUM
El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la
Real Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos solemne que la
memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se resean los hechos,
razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto
importante o grave.
Memorando breve
En dicha hoja aparecen impresos ciertas lneas y espacios que bastar completar y que
indican:
A: Rellenar con el nombre del destinatario. Seccin, divisin o departamento al que
pertenece
DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Seccin, divisin o departamento a que
pertenece.
Memorando extenso
Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas
cualidades o caractersticas de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad,
cohesin, precisin y armona que son indispensables para que el mensaje corra por los
canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su xito depender del
grado de aceptacin que encuentre en el destinatario. (Fernndez de la Torriente, G.
1979).
Recomendaciones generales
Se debe evitar:
CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones 1) orden que una
autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerrquica, y 2) cada una de las cartas
o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos
de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicacin
escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio
mecnico de reproduccin del texto nico.
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple informacin, hace que su
redaccin sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las caractersticas de claridad,
sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia
escrita.
Una comunicacin circular no debe hacer pensar que est privada de personalidad y de
humanidad. Sea cual fuere el medio mecnico que se utilice para su confeccin, debe de
ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al mximo a una carta original, a
una carta no hecha en serie, lo que siempre ser motivo de halago para el que lo recibe.
Recomendaciones
SOLICITUD
Ejemplo:
Solicitud
Ref.: SOLICITA LIBRO "ANTOLOGA DEL LENGUAJE"
Santiago 19 de junio de 2003
Pamela Ritchie, alumna de Universidad Mayor, Rut: 29.558.621-4, soltera,
respetuosamente expone:
Debido a mi inters en el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicacin humana,
solicito el libro "Antologa del lenguaje" de Rafael Echeverra, a vuestra biblioteca, para
una mejor informacin sobre el tema mencionado.
POR TANTO, solicito la inclusin de dicho libro en vuestro catlogo.
ATENTAMENTE, a la SEORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS.