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abstract
The objective of this paper is to propose a quality management system for the
government of the municipality Rafael Urdaneta. The study was qualitative,
including field design and descriptive level. The following were identified as
criteria for quality of management: a vision focused on the integral develop-
ment of the municipality, planned processes with strategic focus, integration
between actors and allies. In regard to the systemic structure, it was found that
the strategic element is the existence of an overall vision of the environment.
As regards the behavior of the system, it highlighted the high complexity and
a weak feedback process. It concludes in a system which demands improve-
ment in planning and feedback. Proposals were raised, including the commu-
nity, internal processes, financial perception, as well as learning and growth.
1. introduccin
En cuanto a la estructura de los sistemas, Pozo (1979: 44), expone que sta
es el principio rector de la organizacin. Al respecto indica que la estructura
de un sistema est constituida por las partes que lo forman y la disposicin que
stas adoptan como consecuencia de las relaciones de conjunto a las que se ven
sometidas. Por tanto, la estructura es una agrupacin de componentes orde-
nados con arreglo a unas relaciones definidas por el objetivo del sistema y
por las propiedades de sus componentes, que determinan el tipo de relacio-
nes entre ellos.
Hernndez (2002), presenta cuatro elementos bsicos que conforman la
estructura de los sistemas y que son imprescindibles para su existencia: los
insumos, que abastecen al sistema de la informacin o materiales necesarios
para cumplir su misin; los procesos, correspondientes a la transformacin
de los insumos de acuerdo con mtodos propios de la tecnologa del sistema;
los productos, que son el resultado del proceso y un insumo de otros siste-
mas; y la retroalimentacin, que es la respuesta de los sistemas que han reci-
bido como insumo el producto de un sistema previo o la respuesta de su medio
ambiente, cuando ste ha recibido un producto del sistema (Hernndez, 2002:
100). A continuacin, se definen los aspectos y dimensiones en los que repo-
sa el estudio terico de la estructura sistmica organizacional y, su relacin
con el sistema de gestin de gobierno municipal.
2.2.1. Entradas
2.2.2. Procesos
sino como la capacidad para negociar las decisiones y resolver los conflictos.
Segn los Artculos 75 y 268 de la Ley Orgnica del Poder Pblico Munici-
pal (2006), los rganos del poder pblico municipal representados por el Al-
calde, el Consejo Municipal, la Contralora Municipal y el Consejo Local de
Planificacin Pblica en el ejercicio de sus funciones, incorporarn la partici-
pacin ciudadana en el proceso de definicin y ejecucin de la gestin pbli-
ca y en el control y evaluacin de sus resultados, en forma efectiva, suficiente
y oportuna, para lo cual debern crear los mecanismos que la garanticen. En
torno a la participacin comunitaria, se analizan aspectos como: diagnstico
de necesidades, problemas y expectativas; solucin de problemas, contralora
social y participacin efectiva.
Salidas: analizar las salidas de un sistema, corresponde al estudio de los
resultados que de ste se obtienen, los cuales tienen que ver indefectible-
mente con la calidad de los resultados, o lo que se denomina calidad de la
gestin. Gabia (1999), define al gobierno municipal como la entidad en-
cargada de gestionar los bienes y medios destinados a ofrecer los mejores
servicios posibles a una comunidad concreta. De all que el gobierno local
tiene intrnseca una imagen poltica que gestiona bien y que consigue, a
travs de su trabajo de pertinencia social, elevar los niveles de vida de la
sociedad a la que atiende, logrando a su vez, niveles ms altos de eficiencia
organizativa y de la administracin de los bienes pblicos. Aparece im-
plcita la responsabilidad de la gestin de gobierno, de generar calidad en
los resultados de la gestin, calidad orientada inexorablemente a la satis-
faccin de las necesidades y expectativas de desarrollo de la comunidad,
el territorio y el propio sistema de gestin (Zambrano, 2001). La calidad
de la gestin se estudia desde los aspectos de desarrollo del entorno (sa-
tisfaccin de las necesidades comunitarias) y legitimidad poltica (imagen
de la gestin ante la comunidad y apoyo de la comunidad a la gestin).
Retroalimentacin: segn Hernndez (2002: 100), es la respuesta de los
sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o
la respuesta de su medio ambiente, cuando ste ha recibido un producto del
sistema. Representa en la organizacin el proceso sistmico clave y conti-
nuo para concienciar sobre las necesidades de mejoramiento, aprovechar
oportunidades de desarrollo y ejercer acciones para el xito. Para Chia-
venato (2006), la retroalimentacin se produce cuando las salidas del
sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a
ingresar al sistema como recursos o informacin. Bateman y Snell (2004),
agregan que la retroalimentacin permite el control de un sistema y que
el mismo tome medidas de correccin en base a la informacin retroali-
mentada. Segn Beltrn (1998), de nada sirve la evaluacin del sistema,
Estado, GobiErno, GEstin Pblica
136 Revista Chilena de Administracin Pblica / N 13 Junio 2009
Martnez (1996), indica que una organizacin presenta una realidad sist-
mica, cuando sus elementos conforman un sistema, la realidad de la gestin
organizacional no es un agregado o yuxtaposicin de elementos, sino que
sus partes constituyentes forman una totalidad organizada con fuerte in-
teraccin entre s. Morn (1993) y Morgan (1998), explican que si el valor
de cada elemento de una estructura dinmica o sistema, est ntimamente
relacionado con los dems, si todo es funcin de todo, y si cada elemento es
necesario para definir a los otros, no podr ser visto ni entendido en forma
aislada o descontextualizada, sino a travs de la posicin y de la funcin o
papel que desempea en la estructura. Ms an se evidenciar esta situacin
cuando estos procesos se entrelazan, interactan y forman un todo coheren-
te y lgico, como sucede con los valores, actitudes, intereses y creencias de
una persona, una familia, un grupo social o una cultura especfica. Todo esto
exige un enfoque holista e interdisciplinario de la realidad. Segn Martnez
(1999), existen otras organizaciones que si bien, no perecen, se gestionan
sistEma dE GEstin dE la calidad Para El GobiErno
Delia Madriz, Salvador Gonzlez, Mara Castillo y Maira Parra 141
ben serle atendidas; los procesos internos, de los cuales derivarn las salidas
del sistema; los financistas de la gestin, quienes aportan su capital y dems
recursos para el funcionamiento del sistema y demandan crecimiento; y, el
aprendizaje y crecimiento, aspecto asociado con la evolucin y trascendencia
que toda organizacin debiera perseguir en un ambiente competitivo y de
responsabilidad social. Posterior a la definicin de las cuatro perspectivas,
al integrar las diferentes estrategias de control y tomar decisiones sobre las
mismas, estas permiten redireccionar la organizacin adecuadamente.
En el entorno estratgico y de aporte de valor a los procesos organiza-
cionales, una de las principales contribuciones de esta herramienta es que
permite identificar las relaciones causa-efecto que provocan los resultados
obtenidos. Por tanto, se trata de obtener informacin relevante sobre los
principales factores que pueden llevar a la consecucin de los objetivos de
las gestiones (Koontz y Heinz, 1998). Tambin es muy til para comunicar
la estrategia a todo el personal de las organizaciones y para que los objetivos
de cada empleado sean coherentes con los de la propia organizacin. Otras
aportaciones del bsc que se han resaltado tienen que ver con su potencial
como instrumento de formacin, de gestin participativa, de motivacin e
incentivo de los empleados, de mejora continua y de revisin de la estrategia.
GESTIN DE
Organizacin Social
GOBIERNO MUNICIPAL
Visin de Sistema
Planificacin Organizacin
Direccin Control
RETROALIMENTACIN
por Richard Snow (citado por Rodrguez, Gil y Garca, 1999), la presente
investigacin deviene en una teora Grado C, conformando constructos y
conceptos obtenidos del proceso teorizador hermenutico y heurstico ge-
nerado a partir de la informacin recopilada, sustentada en la complejidad
que conlleva configurar la estructura sistmica de la gestin de gobierno es-
tudiada. El proceso de teorizacin expuesto por Martnez (1998) y Galindo
(1998), plantea el desarrollo de las etapas de categorizacin de la informa-
cin, estructuracin, contrastacin y teorizacin, a travs de la identificacin
y descripcin de indicadores, dimensiones y categoras emergentes.
Teniendo como base el diseo terico establecido para la gestin de go-
bierno, se plantea una propuesta para el mejoramiento del sistema de gestin
fundamentada en la herramienta estratgica bsc, considerada orientadora
del pensamiento estratgico y de la visin sistmica para el equipo de go-
bierno, dirigidos a lograr una gestin de calidad que incorpore a los clientes
del sistema, los procesos internos, el aspecto financiero y el aprendizaje y
crecimiento, aspectos asociados con la evolucin y trascendencia de las orga-
nizaciones hacia la calidad. A efectos de la investigacin, el bsc se utilizar
como un apoyo terico desde las perspectivas en las cuales se fundamenta,
para ser aplicadas a la solucin de las debilidades del sistema de gestin de
gobierno del Municipio Rafael Urdaneta del estado Tchira.
Relaciones interinstitucionales
Gestin de gobierno apalancada en las relaciones inter-
institucionales de gobierno, pblicas y privadas, logrando
Establecimiento de relaciones interins- apoyo bajo un clima de cooperacin favorable en la
Procesos
titucionales favorables como elemento medida en que existan recursos disponibles
Gestin poltico-
estratgico clave de la gestin poltico-
institucional
institucional Poltica
Poltica basada en la diversidad de ideologas que
fortalecen la orientacin e impacto de la gestin y la
consecucin de recursos
Planificacin
Planificacin con orientacin estratgica participativa
y contingente como proceso que gua la gestin de
gobierno
Organizacin
Organizacin compleja cuya efectividad se concentra en
Toma de decisiones participativa y la capacidad de gestin y profesionalizacin del equipo
Procesos capacidad del equipo de gobierno, como de trabajo
Gestin econmica- elementos que rigen la efectividad de la
administrativa gestin econmico-administrativa Direccin
Direccin con enfoque gerencial y toma de decisiones
compleja, democrtica y participativa
Control
Escasa orientacin al control cualitativo y/o cuantitativo
interno de gestin pese al alto cumplimiento de los
mecanismos constitucionales de control presupuestario
Tabla 2. Teora descriptiva del comportamiento sistmico de la gestin de gobierno del Mu-
nicipio Rafael Urdaneta, Tchira
Aspecto sistmico Caractersticas
Entradas referidas a la informacin del entorno, recursos humanos, materiales y econmicos disponi-
Importacin
bles y gestionados para los procesos.
Procesos de transformacin divididos en tres vertientes bsicas, complementarias, interdependientes
Transformacin (procesa-
y transversales de gestin poltico-institucional, gestin econmico-administrativa y gestin de la
miento)
comunidad.
Salidas claramente definidas y compartidas entre los actores sistmicos: calidad e impacto positivo
Exportacin
en el desarrollo municipal, logro de los objetivos de la gestin y cumplimiento de la misin para la
(salidas)
cual fuera creada.
Ciclo de eventos que se Ciclos repetitivos de gestin resaltndose la cualidad cambiante de los procesos a nivel interno, lo
repiten cual deviene en la readaptacin de los ciclos en sus elementos sustanciales.
La concepcin de totalidad es un aspecto que a pesar de no ser explcito como elemento de la
gestin, se encuentra implcito en los procesos, en tanto se busca aprovechar el impacto que la unin
Holismo de los escasos elementos de gestin puede imprimir en las salidas del sistema. Existen debilidades
en el tratamiento holstico de la gestin, al no imprimir atencin y esfuerzos en el mejoramiento de
aspectos que impactan negativamente la eficiencia, la efectividad y la eficacia global del gobierno.
Estudio de los recursos e insumos que entran a los procesos, en especial la informacin. Debilidades
Alimentacin delantera en el anlisis de la informacin de entrada relativa a la efectividad de los procesos, la cual se genera
(feed-forward) a partir de la existencia de un proceso de retroalimentacin dbil, aleatorio e informal del cual no se
obtiene informacin oportuna y pertinente para el mejoramiento de la gestin.
Comportamiento probabilstico y no determinista en funcin de la alta incidencia que poseen en la
Comportamiento probabi- gestin, los aspectos del entorno. Cambios en los procesos internos, los cuales ameritan la creacin de
lstico y no determinista
ms y variados medios de accin que permitan lograr los objetivos planteados y cerrar la brecha que
pueda separar a la organizacin de la eficacia.
Interdependencia entre Sistema relacional interdependiente y simbitico de elementos internos y externos, personas, pro-
las partes cesos, estrategias, y decisiones, con la conciencia de interdependencia entre las partes y apoyo de los
(sinergia-simbiosis) involucrados coyuntural para la efectividad de los procesos.
Equilibrio dinmico en cuanto al cambio y reorganizacin de procesos de gestin interna. Aspecto
Equilibrio dinmico negativo en cuanto a la inexistencia de un proceso de retroalimentacin formal y efectivo, lo cual
pone en riesgo el equilibrio dinmico del sistema de gestin.
Lmites de accin representados por los asuntos de gobernabilidad poltico-administrativa. Alta
Lmites o fronteras permeabilidad de los lmites del sistema para el intercambio de informacin y recursos favorables
para el mantenimiento de su equilibrio dinmico.
Alta diferenciacin en los aspectos poltico-administrativos de orden constitucional y legal. Baja
Diferenciacin diferenciacin con existencia de estndares difusos originada por la escasa planificacin formal de las
actividades propias de la gestin interna en sus procesos de apoyo.
Elementos de mayor potencia relativa: el equipo de gobierno a travs de su capacidad de negociacin
Equipolencia de recursos y desarrollo de proyectos pertinentes, as como la comunidad en su rol participativo y
contralor de la gestin.
Comportamiento complejo en todas las variantes de la gestin, por ser un sistema abierto en la que
Complejidad confluyen diversos actores, recursos y procesos, de cuyas interrelaciones e intercambios energticos
variables y no determinsticos, depende el xito de la gestin.
Fuente: Elaboracin propia.
Estado, GobiErno, GEstin Pblica
152 Revista Chilena de Administracin Pblica / N 13 Junio 2009
Queda referida al desarrollo de los procesos internos, en este caso, los poltico-institucionales,
Qu debera hacer el equipo de los econmico-administrativos y los de la comunidad. En torno a estos procesos, resulta nece-
gobierno para sobresalir y ganar sario en virtud de las debilidades encontradas, definir las acciones gerenciales y administrativas
eficiencia, efectividad y eficacia? que debera disear, discutir e implantar el equipo de gobierno para ganar eficiencia (mejor
Elemento clave: aprovechamiento de los recursos disponibles), efectividad (logro de los objetivos de gobierno)
Acciones gerenciales y adminis- y eficacia en la gestin (calidad en los resultados percibida por los beneficiarios).
trativas del equipo de gobierno. Elementos clave: Definicin de acciones gerenciales y administrativas con base en el fortaleci-
miento del proceso de planificacin.
Perspectiva Financiera
Elemento estratgico Elementos generadores de valor
Atendiendo al estudio de la percepcin de los financistas de la gestin gubernamental del
Cmo perciben los financistas a municipio, se hace necesario tomar en cuenta la visin que tanto el gobierno regional como
la gestin municipal? nacional poseen del gobierno municipal, as como el trato que hasta la actualidad se ha dado
Elemento clave: Importancia al mismo, a fin de mejorar la imagen proyectada y encontrar vas alternas de financiamiento,
dada por el gobierno regional y en pro de lograr una mayor disponibilidad de recursos para la gestin.
nacional a la gestin municipal. Elementos clave: Fortalecimiento de las alianzas estratgicas entre el gobierno municipal, re-
gional y nacional desde las instituciones y rganos de gobierno.
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
Elemento estratgico Elementos generadores de valor
Se pone de manifiesto la necesidad de aprendizaje gerencial y administrativo tanto en las
personas como en los procesos, apalancada en la conciencia de mejoramiento y perspectivas
de crecimiento que se manejan continua y permanentemente en el equipo gubernamental
Se puede continuar mejorando
y sus aliados. El aprendizaje y crecimiento en un aspecto sistmico organizacional, que va
y creando valor en la gestin
dirigido a mejores gestiones que devengan en mayores impactos positivos en los aspectos
gubernamental?
internos y externos del sistema integrado de gestin. La redefinicin y aclaracin de la visin
Elemento clave:
del sistema de gobierno del municipio, es el paso inicial para el entendimiento de los procesos
Visin integradora de procesos
de cambios y permite afrontar con mayor disposicin los cambios futuros y mejora el control
orientados al cambio y mejo-
y productividad de la gestin.
ramiento.
Elementos clave: Redefinicin y aclaracin de la visin estratgica del sistema de gobierno del
municipio, insercin en procesos de cambio, mejora de los mecanismos de control y produc-
tividad de la gestin.
Fuente: Elaboracin propia.
sistEma dE GEstin dE la calidad Para El GobiErno
Delia Madriz, Salvador Gonzlez, Mara Castillo y Maira Parra 155
6. conclusionEs
156
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