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-Las
normas de sistemas de gestin (Management System Standards-MSS) ofrecen las
herramientas para que la alta direccin implemente un enfoque sistemtico y verificable en el
control de las organizaciones en un entorno que favorezca las buenas prcticas.
-Estan diseadas para todo tipo de organizaciones (pblicas y privadas) que quieran
implementar un SGD para establecer una poltica y unos objetivos en relacin con los
documentos. Para conseguirlo deben utilizar:
a) Roles y responsabilidades definidas
b) Procesos sistemticos
c) Medicin y evaluacin
d) Revisin y mejora
-Los destinatarios de estas normas son la alta direccin y los responsables de la
implementacin de un SGD (Gestin documentos, TIC, seguridad, auditora).
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
-Esta norma se puede aplicar a cualquier organizacin que desee:
a) Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como soporte de sus
actividades;
b) Asegurarse a s misma la conformidad con su poltica de gestin
documental establecida; y
c) Demostrar la conformidad con esta norma internacional mediante:
1. La realizacin de una autoevaluacin y una autodeclaracin, o
2. La confirmacin de su autodeclaracin por una parte externa a la
organizacin, o
3. La certificacin de su SGD por una organizacin externa.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
2. LOS REQUISITOS DEL SGD
-Sistema de gestin: sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr
dichos objetivos.
-Es necesario definir los requisitos del sistema de gestin de documentos (Anexo A,
y en menor medida B y C, ISO 30301). Las auditoras se realizan con la finalidad de
determinar el grado de cumplimiento de estos requisitos.
-Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditora y evaluarlos de manera objetiva con el fin de determinar
el grado en que se cumplen los criterios de auditora.
-Tipos de auditora:
-auditora comn/combinada: cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de
gestin. Por ejemplo, calidad y gestin ambiental; o gestin de documentos y
seguridad.
AUDITORAS Y SISTEMAS DE GESTIN
-Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un
inters en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas en su
nombre.
-Las auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras,
independientes y externas, tal como aquellas que proporcionan el registro o la
certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos de las normas ISO
9001 o ISO 14001 (empresas certificadoras).
-Los criterios de auditora se utilizan como referencia frente a la cual se
compara la evidencia de la auditora
EL PERFIL DEL AUDITOR
-Inicio de la auditora
-Revisin de la documentacin
-Preparacin de las actividades de la auditora in situ
-Realizacin de las actividades de la auditora in situ
-Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora
-Finalizacin de la auditora
-Realizacin de las actividades de seguimiento de la auditora.
COMPETENCIA Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES
-Atributos personales
-Conocimientos y habilidades
-Educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en
auditoras
-Mantenimiento y mejora de la competencia
-Evaluacin del auditor (identificar las cualidades, conocimientos y habilidades,
criterios de evaluacin ; seleccionar el mtodo adecuado)
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
8. MEJORA
-La norma ISO 30301 abre unas notables expectativas para el sector profesional
de la gestin de los documentos y los archivos en tres mbitos concretos:
a) La implantacin de sistemas de gestin de documentos
b) La auditora interna (de primera parte)
c) La auditoria de certificacin (de segunda o tercera parte)
Gracias por su atencin
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