SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIN 01

(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-007
GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL OPERACIONAL DEL SG-
HIGIENE EN EL TRABAJO Pgina 1 de 13
QHSE

1. OBJETIVO

Determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados

previamente en las sedes de la Universidad Santo Tomas, con el fin de generar controles
que faciliten el funcionamiento del Sistema de Gestin de Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad.

2. ALCANCE

Aplica para todas las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados
en la Universidad Santo Tomas por medio del Sistema de Gestin de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo (SG-QHSE), incluyendo las que tiene relacin con visitantes,
estudiantes y contratistas. El procedimiento indica las actividades a las cuales se les hace
control operacional y el mtodo a seguir para ello.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicacin de este procedimiento es la Coordinacin del
rea de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y los lderes de Procesos de Gestin.

3.1. COORDINADOR DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL

TRABAJO

Asesorar a los lderes de los procesos para la gestin y control de las operaciones y
actividades asociadas con los peligros identificados por el Procedimiento Para
Identificacin De Peligros, Valoracin De Riesgos Y Determinacin De Controles del SG-
QHSE.
Revisar, asegurar y controlar los procesos y actividades identificadas con potenciales de
peligros, para que cumplan con los criterios y protocolos de seguridad con de fin de velar
por la preservacin de la salud de los trabajadores y disminuir al mximo el valor del
riesgo.

ELABOR: REVIS: APROB:

Nombre: J. ALONSO CELY I. Nombre: ALEXANDRA SANTANDER Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO

Cargo: COORD. QHSE Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO ALFARO
Fecha: 01/05/2013 HUMANO. Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013 Fecha: 01/05/2013
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3.2. ASISTENTE PRACTICANTE PROFESIONAL.

El Asistente del rea- practicante profesional, especficamente interviene apoyando los

controles a las procedimientos y actividades asociadas al peligro
Apoya a los lderes de los procesos y coordinador de Gestin en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo para garantizar que:

- Se establezcan e implementen los controles operacionales.

- Se estipulen criterios de operacin.
- Se revise peridicamente los controles operacionales.

3.3. LIDERES DE PROCESOS

Todos los lderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre el control de operaciones y actividades asociadas a los peligros.

3.4 TRABAJADORES

Deben acatar y seguir los procedimientos establecidos en el control operacional.

4. PRECISIONES

4.1. IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES ASOCIADAS AL

PELIGRO.

Para la identificacin de los procesos y actividades asociadas al peligro se utiliza la matriz

MT-SO-OH-001: PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO que se encuentra en la
intranet de la Universidad.

4.2. CONTROL OPERACIONAL SEGN LA NTC-OHSAS 1800:2007

La organizacin debe determinar aquellas operaciones y actividades asociadas con el

(los) peligro(s) identificado(s), en donde la implementacin de los controles es necesaria
para gestionar el (los) riesgo(s) de S y SO. Debe incluir la gestin del cambio (Numeral
4.3.1 de la NTC-OHSAS 18001:2007).

Para aquellas operaciones y actividades, la organizacin debe implementar y mantener:

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a) los controles operacionales que sean aplicables a la organizacin y a sus

actividades; la organizacin debe integrar estos controles operacionales a su
sistema general de S y SO;
b) los controles relacionados con mercancas, equipos y servicios comprados;
c) los controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de trabajo;
d) procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia
podra conducir a desviaciones de la poltica y objetivos de S y SO;
e) los criterios de operacin estipulados, en donde su ausencia podra conducir a
desviaciones de la poltica y objetivos de S y SO.

4.3. MANUAL DEL CONTRATISTA (MN-SO-GR-001)

Este documento busca ser una herramienta eficaz para que los Contratista y
subcontratistas que por necesidad especfica de la Universidad tenga que realizar
cualquier tipo de actividad, la realice dentro de la Poltica del Sistema de Gestin en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo que se ha establecido.

En este manual los contratistas se le entregan las temticas de SG-QHSE que el ataen a
ellos, la informacin entregada es la siguiente.

Poltica del SG-QHSE Marco legal

Objetivos del Manual del Marco tcnico
contratista Requerimientos en Salud,
El Alcance del Manual del Seguridad e Higiene en el
contratista Trabajo
Las responsabilidades Un Glosario

4.4. ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL (EPP)

Los elementos de proteccin personal adquiridos por la Universidad Santo Tomas pasan
por un proceso de seleccin y comprobacin de caractersticas del producto por medio de
la revisin de la Ficha Tcnica, esta aprobacin es dada por el Coordinador de Gestin en
salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Los trabajadores de la Institucin al recibir se comprometen a:

Que los elementos de proteccin personal son para el uso de los trabajadores
pero pertenecen a la Universidad Santo Tomas, en caso de terminacin del
contrato de trabajo o la entrega de una nueva dotacin, se compromete a hacer la
devolucin del mismo, si la institucin lo solicita.
En caso de dao de la dotacin, por mal uso del mismo, el trabajador se
compromete a devolverlo o reponerlo integralmente a la Universidad

Igualmente el trabajador certifica que:

Los Elementos de Proteccin personal que se le entrega estn en optimas
condiciones.
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Que en el momento de la entrega de los EPPs se le especificaron las

caractersticas del producto, se capacito en el uso correcto de ellos y se dio
respuesta a sus inquietudes

4.5. TOMA DE MUESTRA MEDIO AMBIENTALES

Cuantificar los contaminantes qumicos y fsicos, presentes en los ambientes de trabajo,

as como determinar el grado de exposicin mediante la medicin de estos y su
comparacin con los valores lmite permisible.

DESCRIPCIN DEL PROCESO TOMA DE MUESTRAS MEDIO AMBIENTALES

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIN A PUESTOS DE TRABAJO

5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

5.1. CONTROL DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD

Se controla el acceso a la Universidad por medio de unas compuertas inteligentes que se

activan por el carnet que identifica a los trabajadores o estudiantes, los visitantes tienen
que registrarse en la entrada, dando la siguiente informacin.
- Nombre
- Tipo y numero de Documento de identidad
- Lugar a donde se dirige
- Motivo de su visita.

Por medio de este sistema se puede tener un listado de las personas que se encuentran
en la Universidad en cualquier momento.

5.2. CONTROL DE CONTRATISTAS.

El control que se hace a contratistas y subcontratistas es el cumplimiento del manual

MN-SO-GR-001, en el cual se especifica los requisitos impuestos por el SG-QHSE para
realizar sus actividades en la Universidad.

5.3. CONTROL EXMENES OCUPACIONALES.

Tiene por objeto establecer y mantener un procedimiento para asegurar la salud de los
trabajadores.
Esto se logra por medio de la realizacin de los exmenes mdicos ocupacionales de
ingreso y peridicos.
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El procedimiento a seguir es el siguiente

N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Inicio

2
Remisin de los
trabajadores para Examen
de ingreso o peridico
3 El trabajador debe cumplir la cita para
Realizarse el Examen
4
Anlisis de los Exmenes
Mdicos Ocupacionales
5
Coordinador del Los trabajadores se remiten o se citan
rea de Salud, para realizar su examen mdico
Seguridad e Higiene ocupacional de ingreso o peridico con
en el Trabajo la IPS encargada.
la realizacin del examen mdico
ocupacional y la IPS debe proporcionar
Trabajador/IPS
los profesionales con certificado
contratada
mdico ocupacional para que realicen
dicha actividad
Coordinador del Se analizan los resultados de los
rea de Salud, exmenes mdicos ocupacionales para
Seguridad e Higiene conocer el estado de salud de los
en el Trabajo trabajadores

El trabajador NO Coordinador del Se decide el trabajar debe ser

debe ser rea Salud, intervenido por un programa del
intervenido Seguridad e Higiene sistema de Salud Ocupacional
1A en el Trabajo especifico.
SI
6 El trabajador es notificado para que
Se notifica al trabajador realice diferentes actividades con el fin
de actividades que debe Coordinador del
de que su salud evolucione
realizar para el rea de Salud,
positivamente. (Actividades de
mejoramiento de la Seguridad e Higiene
salud muvete USTA, remisin a la EPS, uso
en el Trabajo
de EPIS, entre otras.)

7
Realizar las Actividades
Propuestas por el El trabajador debe acatar y cumplir
mejoramiento del estado con las actividades propuestas por el
de salud rea de Salud Ocupacional con el fin
El Trabajador
de mejora
1A
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8 1A

Dar seguimineto a la
evolucin del trabajador
y cumplimiento de las
actividades propuestas
1A
Coordinador del Se debe dar seguimiento a la evolucin
rea de Salud, de la salud del trabajador, verificar el
Seguridad e Higiene cumplimiento de las actividades
en el Trabajo propuestas.

FIN

Se garantiza que el proveedor del servicio en medicina preventiva y medicina del trabajo
cumplan con los las exigencias del SG-QHSE y las necesidades de la Universidad, por
medio de auditoras peridicas con el formato F-SO-OH-011: Anlisis de Verificacin de
Condiciones de Proveedores de Servicios en Medicina Preventiva y del Trabajo.

5.4. CONTROL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS, COMUNES Y ESPECIALES

El control de los residuos de la Universidad se hace por medio de la verificacin del

cumplimiento del Plan de Gestin Integral de Residuos Hospitalarios, Comunes y
Especiales de La Universidad Santo Tomas (PGIRH)

Se garantiza que el proveedor del servicio de recoleccin de residuos cumplan con los las
exigencias del SG-QHSE y las necesidades de la universidad, por medio de auditoras
peridicas con el formato F-SO-OH-014 Anlisis De Verificacin De Condiciones De
Proveedores En Higiene Industrial Y Ambiental.

5.5. CONTROL EN LA ADQUISICIN DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS, MAQUINARIA,

PRODUCTOS QUMICOS ENTRE OTROS.

Este proceso se hace para garantizar que los productos adquiridos por la Universidad no
afecten la seguridad y salud de los trabajadores.
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N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 Necesidad del producto.
Inicio

2 Departamento, Se diligencia el formato F-GS-02-01

Solicitud de compra o Dependencia o rea Solicitud de Suministros, especificando
adquisiciones implicada el necesitado.
1A

3 Departamento Se hace la busque de los proveedores

Adquisiciones y que puedan cumplir con las
Bsqueda de
proveedores
Suministros especificaciones de la solicitud

4 Proveedor El proveedor debe entregar la ficha

Entrega de ficha tcnica del tcnica, ficha de seguridad y
producto especificaciones (certificacin y
controles si es el producto lo amerita)
del producto
5 Coordinador del rea Se haces el anlisis de las
de Salud, Seguridad e caractersticas, composicin, forma de
Anlisis de ficha tcnica
Higiene en el Trabajo uso y medidas de seguridad del
producto. F-SO-OH-013: Anlisis de
condiciones de maquinas, equipos,
insumos, materiales o productos

Coordinador del rea Se dan un visto bueno o negativo al

6 de Salud, Seguridad e producto, si el visto es negativo se
NO
Higiene en el Trabajo notifica al Departamento de
Aprobacin
Adquisiciones y Suministros para
buscar otro proveedor
1A

SI

7 Departamento Se procede a seguir la negociacin con

Se Contina el proceso Adquisiciones y el proveedor
de compra
Suministros

FIN
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5.5.1. CONTROL EN EL USO DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS, MAQUINARIA Y

PRODUCTOS.

Para el uso de los equipos, herramientas, maquinarias y productos en la Universidad, el

proveedor acompaado de un representante del rea de Salud Ocupacional debe
capacitar al personal que est en contacto con dichos elementos, en:

Medidas de Proteccin
Uso correcto del elemento
Procedimiento de reaccin, asistencia y atencin en casos de sucesos negativos y
Cualquier otro tema que lo amerite para la proteccin y seguridad con respecto al
elemento.

Por parte del rea de Salud Ocupacional todos los productos pasan por el Anlisis de
condiciones de maquinas, equipos, insumos, materiales o productos, el cual permite
garantizar que los elementos que se usan en la Universidad cumplan con los requisitos de
seguridad e higiene ambiental y satisfagan la necesidad por la que fueron adquiridos.

Adicionalmente el rea de Salud Ocupacional elabora fichas de seguridad para cada

producto con riesgo para su uso, enumerando los cuidados y acciones que se deben
tomar en caso de afectacin al trabajador.

5.6. CONTROL DE MANTENIMIENTOS Y REPARACIN DE INSTALACIONES,

MAQUINAS, Y EQUIPOS

Se realiza un control al mantenimiento y reparacin para garantizar que se cumplan los

protocolos de seguridad, se utilice los equipos de proteccin individual adecuadamente y
la ejecucin de la actividad no afecte la salud de los trabajadores.

N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBJETIVOS

1 Necesidad de Mantenimiento o
Inicio reparacin

2 Departamento, Se hace la solicitud de mantenimiento

Solicitud de Mantenimiento Dependencia o rea o reparacin de una instalacin,
o reparacin implicada equipo o maquina. Ver formato del
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)

1B
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3 Director de Planta Se define si el mantenimiento lo hace

1B Fsica y personal externo a la Universidad o lo
Mantenimiento realiza personal del departamento de
planta fsica y mantenimiento.

Necesita NO
Personal
Externo?

1B
SI

4 Coordinador del rea Se hace la induccin y entrega del

de Salud, Seguridad e manual MN-SO-GR-001 para
Induccin manual de
Higiene en el Trabajo contratistas nuevos y se corroboran
contratista SG-QHSE
los conocimiento en el tema de los
contratistas antiguos,
1B

5 Determina si la actividad o proceso es

NO un trabajo e alto riesgo
Trabajo de Director de Planta
alto riesgo? Fsica y
Mantenimiento
2B
SI
6 Director de Planta Se hace una solicitud de permiso para
Fsica y realizar trabajos de alto riesgo.
3B
Mantenimiento Llenando el formato F-SO-OH-010:
Permiso de Trabajo Especial o de Alto
Riesgo, este permiso de trabajo es
Solicitud de permiso de para que el rea de Salud Ocupacional
trabajo de alto riesgo verifique el cumplimiento de las
normas y requisitos para la realizacin
de forma segura de la tarea y que
estn atentos para actuar en caso de
que ocurra un accidente.
Coordinador del rea Se analiza la solicitud y se verifica que
NO de Salud, Seguridad e los trabajadores y el lugar de trabajo
Aprueba Higiene en el Trabajo cumplan con las normas y requisitos
Solicitud de seguridad. En caso de cumplir se
niega la solicitud y se hacen las
SI 3B aclaraciones al respecto.
2B

2B
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8 2B Director de Planta Se realiza el mantenimiento o

Fsica y reparacin de una instalacin, equipo
Mantenimiento y/o o maquina.
Personal Externo
Ejecucin del
mantenimiento y/o
reparacin

9 Coordinador del rea Supervisa los mantenimiento y

de Salud, Seguridad e reparacin de instalaciones,
Control de los Higiene en el Trabajo maquinarias y equipos que tengan
procedimientos seguros y identificado peligros en su ejecucin
uso de EPIS

FIN

5.6.1. PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y MANTENIMIENTO

PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

RESPONSABLE:
FRECUENCIA
DESCRIPCIN
DIARIO SEMANAL MENSUAL TRIMESTRAL SEMESTRAL ANUAL

SERVICIOS Y REAS

Limpieza canaletas piso X

Limpieza canaletas techo X
Limpieza de tanques
(subterrneos y elevados) X
Iluminacin X
Resanes y pintura salones X
Resanes y pintura reas
comunes X
Mantenimiento de cerrajera
y ventanales
X
Fumigacin X
Mantenimiento cubiertas X
Mantenimiento de jardinera X
Mantenimiento de
X
mobiliarios
EQUIPOS
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Mantenimiento general
ascensor X
Mantenimiento de aires
acondicionados X
Mantenimiento general
compresores X
Mantenimiento general
planta elctrica X
Mantenimiento general sub-
estaciones elctrica X
Mantenimiento general
motobomba X
REDES
Mantenimiento de redes
elctrica X
Mantenimiento de redes
telefnicas X
Mantenimiento general
redes hidrulicas y X
sanitarias
Mantenimiento y aseo en
cuartos de cableado X

5.6.2. CONTROL DEL TRABAJO CON FACTORES DE RIESGO

Para el desarrollo de tareas peligrosas el SG-QHSE supervisa el uso de procedimientos,

instructivos de trabajo y mtodos de trabajo apropiados, tambin verifica el uso de EPIS.
Estas tareas peligrosas son controladas con el uso de un sistema de permiso de trabajo el
cual es solicitado por el director de Planta Fsica y Mantenimiento y es autorizado por el
Coordinador del rea de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

El permiso de realizacin de tareas peligrosa se hace por medio del formato

F-SO-OH-018: Solicitud de Permisos de trabajos Especiales o de Alto Riesgo.

Se lleva un registro de entradas y salidas de personal de los lugares de trabajo peligroso.

Slo el personal autorizado previamente por el coordinador del rea de Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo puede acceder a dichos sitios.

5.7. CONTROL DE TRABAJADORES EXPUESTOS A RADIACIN

Los trabajadores que se encuentren o realicen una actividad en la cual estn expuestos a
riesgos de radiacin continua, son sometidos a un seguimiento por medio de dosmetros
termoluminiscente, los cuales se basan en la propiedad que tienen la mayor parte de los
materiales cristalinos de almacenar parte de la energa que absorben al ser expuestos a
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las radiaciones ionizantes. Posteriormente, al ser calentados emiten dicha energa en

forma de luz la cual puede medirse con un fotomultiplicador.

Los dosmetros se cambiados cada 30 das, para llevar control de ello se utiliza el formato
F-SO-OH-015: Entrega y Recepcin de Dosmetro. Los reportes de los resultados de
exposicin son mensuales, permitiendo que se acte rpidamente en caso de que se
presente una persona con una exposicin a los estndares permitidos.

6. GLOSARIO

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

ANALISIS DE VERIFICACIN DE
FSICO
CONDICIONES DE PROVEEDORES
F-SO-OH-014 SYSO
EN HIGIENE INDUSTRIAL Y
INTRANET
AMBIENTAL
ANALISIS DE VERIFICACIN DE
CONDICIONES DE PROVEEDORES FSICO
F-SO-OH-015 SYSO
EN MEDICINA PREVENTIVA Y DEL
TRABAJO INTRANET
ANALISIS DE CONDICIONES DE
FSICO
F-SO-OH-016 MAQUINAS, EQUIPOS, INSUMOS, SYSO
MATERIALES O PRODUCTOS
INTRANET
FSICO
FORMATO DE ENTREGA Y
F-SO-OH-017 SYSO
RECEPCIN DE DOSMETROS
INTRANET
SOLICITUD DE ANLISIS DE
CONDICIONES DE MAQUINAS, FSICO
F-SO-GS-001 PERSONAL
EQUIPOS, INSUMOS, MATERIALES
INTERESADO
O PRODUCTOS INTRANET
CONTROL DE MANTENIMIENTO GESTIN DE
FSICO
F-SO-GR-001 PREVENTIVO DE MAQUINAS Y RECURSOS
EQUIPOS FSICOS
INTRANET
GESTIN DE FSICO
MN-SO-GR-001 MANUAL DEL CONTRATISTA RECURSOS
FSICOS INTRANET
FSICO
PROTOCOLO DE TRABAJO EN
PT-SO-OH-001 SYSO
ALTURAS
INTRANET
FORMATO DE PERMISO DE FSICO
F-SO-OH-018 TRABAJO ESPECIAL O DE ALTO SYSO
RIESGO. INTRANET
PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE
FSICO
MUESTRAS MEDIO AMBIENTALES,
PR-SO-OH-013 SYSO
INSPECCIN DE PUESTOS Y
INTRANET
REAS DE TRABAJO
ANALISIS DE VERIFICACIN DE
FSICO
CONDICIONES DE PROVEEDORES
F-SO-OH-014 SYSO
EN HIGIENE INDUSTRIAL Y
INTRANET
AMBIENTAL
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7. GLOSARIO

Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de enfermedad o

lesin a las personas, o una combinacin de estos.

Identificacin del peligro: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
caractersticas.

Seguridad y salud ocupacional (S y SO): Condiciones y factores que afectan o pueden

afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los
trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el
lugar de trabajo

Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es)

peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposicin(es).

Dosmetros: Es un instrumento de medicin de dosis absorbida (como dosis equivalente) en un

contexto de proteccin radiolgica.

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIN MODIFICADA
24/07/2013 01 ORIGINAL