Por qu fallan las

organizaciones de
mantenimiento?

Gerardo lvarez Cuervo

Vicepresidente de la
Asociacin Espaola de Mantenimiento
Septiembre 2013
Por qu fallan las organizaciones
de Mantenimiento?
INDICE
1. Introduccin

2. La formacin con que inician el trabajo en una empresa

3. El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

4. Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

5. Como lo aplica el propio Mantenimiento

6. Resumen

2
Introduccin
No se suele escribir sobre el fallo y, menos aun si resulta llegar al
fracaso, pues no se esta dispuesto a reconocerlo, se considera
culturalmente inaceptable y, solo interesa el xito.

Tampoco solemos considerar nuestra organizacin mejorable con el

tiempo, no usamos el concepto de realimentacin.

Sin embargo es posible aprender del fallo y es esencial para mejorar.

Si adems, la organizacin en cuestin es mantenimiento, que no

suele ser considerada como una disciplina bsica en los proyectos
de instalaciones entonces no ser de extraar que cualquier anlisis
en la organizacin para ver los puntos dbiles, no sea ni entendido ni
compartido

3
Los fallos en las organizaciones de
mantenimiento
INDICE
1. Introduccin

2. La formacin con que inician el trabajo en una empresa

3. El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

4. Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

5. Como lo aplica el propio Mantenimiento

6. Resumen

4
Los tcnicos de mantenimiento
inician su trabajo:
Sin referentes acadmicos sobre mantenimiento

Desde el primer da en la vorgine de las urgencias y de la

responsabilidad

Aprendiendo de las personas a las que va a supervisar

Sin un plan de formacin tcnico y de gestin

Vctima de programas de mejora cados de la Direccin.

El nico referente es la propia experiencia

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Los fallos en las organizaciones de
mantenimiento
INDICE
1. Introduccin

2. La formacin con que inician el trabajo en una empresa

3. El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

4. Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

5. Como lo aplica el propio Mantenimiento

6. Resumen

6
Normativas de todo tipo:
Fabricacin de equipos e instalaciones cada vez mas
exigentes y dejando obsoletas las actuales

Seguridad, fundamental en nuestro trabajo, pero

burocratizado, poco practico e interesado

Medioambientales. Aunque no apliquen todas a Mant,

existen miles de reglamentos, decretos , instrucciones
tcnicas y con diferencias regionales

Reglamentaciones laborales, sobre estabilidad en el empleo,

subrogaciones, despidos

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 ENTORNO EXTERIOR a la EMPRESA

Mercado Reglamentacin laboral

Normativa de Seguridad

DIRECCION de la Normas
APLICACION por
EMPRESA MANTENIM.
Medioambientales

Procesos de la empresa (Calidad, Funcin Manten.

MA; Seguridad Poltica
Objetivos Procesos y procedim.
Poltica de RRHH Estructura organizativa Reglamentos de
Planes de produccin Factor humano fabricacin de equipos
(Requerimientos al manten.).

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Los fallos en las organizaciones de
mantenimiento
INDICE
1. Introduccin

2. La formacin con que inician el trabajo en una empresa

3. El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

4. Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

5. Como lo aplica el propio Mantenimiento

6. Resumen

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 Como traslada Direccion esos
aspectos para marcar la poltica a
seguir:
Qu objetivos fija la Direccin.

-Que sistemas de Gestin (Calidad, Medioambiente, Seguridad) crea,

siguiendo lneas genricas de estos sistemas en los clsicos
sistemas de produccin sin tener en cuenta entre otros a la funcin
mantenimiento.

-Que polticas de recursos humanos (personal)establece, ajustados

por patrones e indicadores tambin genricos.

-Que planes de produccin propone dando por hecho el servicio de

mantenimiento subordinado sin mas.

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 ENTORNO EXTERIOR a la EMPRESA

Mercado Reglamentacin laboral

Normativa de Seguridad

DIRECCION de la Normas
APLICACION por
EMPRESA MANTENIM.
Medioambientales

Procesos de la empresa (Calidad, Funcin Manten.

MA; Seguridad Poltica
Objetivos Procesos y procedim.
Poltica de RRHH Estructura organizativa Reglamentos de
Planes de produccin Factor humano fabricacin de equipos
(Requerimientos al manten.).

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 Propuestas de alguna Direccin
GASTAR MENOS OBTENER MAS

Costes de mantenimiento Disponibilidad

Tiempo fuera de servicio forzado Vida de las instalaciones

Plantilla propia Seguridad en la actividad

Inmovilizado de almacn Respeto medioambiental

Costes de Operacin Ahorro energtico

Contratacin Calidad de trabajo

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 Todos esos planes, programas y acciones para reforzar los procesos, los
procedimientos, la estructura organizativa, etc., fracasan por no tener:

Una visin, que en el caso de mantenimiento, permita tener una

poltica que cubra el ciclo de vida de la instalacin y, un conocimiento claro
de la funcin de mantenimiento y unos recursos humanos bien gestionados y
motivados para obtener el objetivo de Mantenimiento de:

<Optimizacin del equilibrio entre costes y disponibilidad de acuerdo con

los programas de produccin previstos>.

13
 Promotores de fallos en la
organizacin de Mantenimiento

La formacin con que inician el trabajo en una empresa

El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

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Los fallos en las organizaciones de
mantenimiento
INDICE
1. Introduccin

2. La formacin con que inician el trabajo en una empresa

3. El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

4. Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

5. Como lo aplica el propio Mantenimiento

6. Resumen

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 ENTORNO EXTERIOR a la EMPRESA

Mercado Reglamentacin laboral

Normativa de Seguridad

DIRECCION de la Normas
APLICACION por
EMPRESA MANTENIM.
Medioambientales

Procesos de la empresa (Calidad, Funcin Manten.

MA; Seguridad) Poltica
Objetivos Procesos y procedim.
Poltica de RRHH Estructura organizativa Reglamentos de
Planes de produccin Factor humano fabricacin de equipos
(Requerimientos al manten.).

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Cmo lo aplica el propio
Mantenimiento?
INDICE

5.1.- Funcin mantenimiento

5.2.- Poltica

5.3.- Procesos y procedimientos de trabajo

5.4.- Estructura organizativa

5.5.- Factor humano

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Cada cual lo ve de una forma
diferente

Seguridad

18
 y lo desarrolla segn su criterio

Beneficio

Seguridad

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 Est clara la funcin mantenimiento?
La propia encuesta sobre Mantenimiento realizada por la AEM en
Espaa, se desprende que en muchas empresas la funcin
mantenimiento y sus objetivos es poco clara:

Por su organizacin: 32% considera limpieza de oficinas. 15%

vigilancia y seguridad.
Costes: 10% no dispone de ppto. Un 35% no elabora el ppto. 20%
recibe datos a ms de 3 meses o nunca.
Formacin: 61% segn posibilidad del momento o no acude a
cursos.
Control de trabajos: 30% empresas tienen > 30% peticiones
urgentes.
Gestin de mantenimiento asistido por ordenador(GMAO): 52% lo
utiliza en datos de inventario de equipos. 66% Historial tcnico.
Coste y disponibilidad: 50% de la Direccin valora el coste y la
disponibilidad.

3. Funcin mantenimiento 20
El Mantenimiento es
Trabajo encaminado a conservar o restaurar cada
instalacin industrial en un estado definido (B.S.)

Conjunto de acciones que permiten que un bien

permanezca o se restablezca a un estado especfico, o
que aseguren un servicio determinado. (AFNOR)*-

Combinacin de todas las acciones tcnicas,

administrativas y de gestin, durante el ciclo de vida de
un elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un
estado en el que pueda desarrollar la funcin requerida
(AENOR UNE)

3. Funcin mantenimiento 21
El Mantenimiento es
Trabajo encaminado a conservar o restaurar cada
instalacin industrial en un estado definido (B.S.)

Conjunto de acciones que permiten que un bien

permanezca o se restablezca a un estado especfico, o
que aseguren un servicio determinado. (AFNOR)*-

Combinacin de todas las acciones tcnicas,

administrativas y de gestin, durante el ciclo de vida de
un elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un
estado en el que pueda desarrollar la funcin requerida
(AENOR UNE)

3. Funcin mantenimiento 22
Ciclo de vida de la instalacin

OBSOLESCENCIA
Y REPOSICION
CONCEPCION Y
ESTUDIO VIABILIDAD

DISEO

COMPRA

INSTALACION

OPERACION
PUESTA EN
MARCHA

3. Funcin mantenimiento 23
 Uno de los principales FALLOS que desdibujan la
gestion de mantenimiento es :

No tener clara la funcin mantenimiento

No tener claro el concepto de ciclo de vida de la instalacin

24
Cmo lo aplica el propio
Mantenimiento?
INDICE

5.1.- Funcin mantenimiento

5.2.- Poltica

5.3.- Procesos y procedimientos de trabajo

5.4.- Estructura organizativa

5.5.- Factor humano

25
Puntos esenciales de una poltica
de Mantenimiento
Considerar a mantenimiento como funcin bsica en los resultados
de la empresa y sobre la vida til de las instalaciones.

Tener como objetivo el obtener el grado de disponibilidad necesario

para el plan de produccin.

Optimizar el binomio disponibilidad-costes.

Disponer de los recursos necesarios para la gestin tcnica,

econmica y de seguridad, que permita conseguir los objetivos
planteados.

4. Poltica 26
 Sin Poltica de Mantenimiento no podremos tener claro lo
que yo llamara el marco para cumplir con nuestra
misin en la organizacin y claramente motivo de
FALLO en la organizacin de mantenimiento

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Cmo lo aplica el propio
Mantenimiento?
INDICE

5.1.- Funcin mantenimiento

5.2.- Poltica

5.3.- Procesos y procedimientos de trabajo

5.4.- Estructura organizativa

5.5.- Factor humano

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Procesos
Analizar si los mejores procesos se estn llevando a cabo
apoyados en las siguientes palancas:

Identificacin de mejoras, cuellos de botella e

ineficiencias
Impulso en la
mejora Diseo de nuevos procesos.
continua Apoyo a la implantacin.
Comunicacin y motivacin de su equipo

Auditoras de cumplimiento.
Seguimiento y
control
peridico Implantacin de indicadores crticos

5. Procesos y procedimientos de trabajo 29

 Procesos
Comprobar la colaboracin con Produccin: TRANSVERSALIDAD

MANTENIMIENTO PRODUCCIN

PROGRAMACIN EMISIN DE OT

PREPARACIN DE EQUIPOS
REPARACIN AUTORIZACIN

DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS
GENERACIN PREVENTIVO
OPERACIN ADECUADA

Algunas de las principales ineficiencias pueden tener origen en la

coordinacin con PRODUCCIN.
Qu hacer?:
Acordar y consensuar procesos transversales.
Establecer niveles de servicio: medir y supervisar 30
Otros procesos
Flujo de la Orden de Trabajo
El Mantenimiento Preventivo.
El Presupuesto de Mantenimiento
La Contratacin de trabajos
La Planificacin y Programacin.
La Gestin de stocks de repuestos, valor del almacn
y rotaciones.
El Servicio del almacn de mantenimiento. Criticidad,
plazos y coste.

31
 Orden de Trabajo

SI

A
NO
CORRECTIVO
?
BSQUEDA OPERARIO
DETECCIN GENERACIN OTS PROGRAMA ASIGNACIN NECESITA
URGE? NO SI EN ALMACN EJECUTA REPARA? SI CIERRE OT
AVERA OT PENDTES SEMANAL A OPERARIO MATERIAL
RECAMBIOS OT

NO

PREVENTIVO
NO REPROGRAMAR?

LANZAMIENTO
PLAN DE
OTS
MANTENIMIENTO
PLANIFICADAS
S

ANLISIS DE
AVERAS

32
Orden de trabajo
Creacin de la solicitud de trabajo (ST), recabando
comentarios de criterio para asignar TAG, causas de la
avera, ubicacin de equipo, etc.
La autorizacin de los ST,( quien autoriza?)
Observacin de los trabajos previa a la intervencin por parte
de mantenimiento.
La planificacin de los trabajos en funcin de la observacin o
del preventivo establecido.
Proceso de peticin de material usando los GMAO y no yendo
al almacn fsico.
Coordinacin con otras especialidades de mantenimiento
diferentes a la principal del trabajo en cuestin.
Etc.
33
 Este es un fallo muy comn, en el desarrollo de
procesos organizativos, tipo Mantenimiento, que no
tiene un proceso fsico convencional como ocurre
con el de Produccin.

34
Mantenimiento Preventivo

SELECCIN DE SEGUIMIENTO Y
EQUIPOS CONTROL

ANLISIS DE ESTABLECER
FALLOS PLAN DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO

SELECCIN POLITICA
DE MANTENIMIENTO

35
 Es fcil encontrar un M.P. esttico en el tiempo, sin
cambios en funcin de resultados, se toma como
algo que simplemente hay que hacer y, este ya se
puede considerar el MAYOR FALLO dentro ya de
la propia piel de los profesionales de Mantenimiento;
es no entender su esencia.

36
Elaboracin de Presupuestos
PETICIN DE DATOS

PROGRAMACIN MT
ESPECIALIDADES DE MT
PARADAS

M.O. PROPIA GRANDES SUSTITUCIONES Y PARADAS POR UNIDAD,

NATURALEZA
HISTORICOS CONTRATOS GRANDES TRABAJOS EJECUTANTE/ESPECIALIDAD
MATERIALES
TAM HISTORICO
AO ANTERIOR PARADAS

PROCESO

ESTUDIO Y REVISIN APROBACIN DEL

POR EL JEFE DE PRESUPUESTO POR
MANTENIMIENTO LA DIRECCIN

37
 Si se comete este fallo, la organizacin de
mantenimiento esta dando seales de no estar
dentro de la misin de la empresa y sus acciones
sern desoptimizadas

38
Proceso de Contratacin

Solicitud de Comparacin
Contratacin de Ofertas

Seleccin Contratistas Adjudicacin

Pliego C. Particulares

Peticin de Notificacin a Solicitante y

Ofertas Ofertantes

Ofertas CONTRATO

5. Procesos y procedimientos de trabajo 39

 En definitiva los fallos provienen al no contar con la
colaboracin de un contratista que se distinga por: -
-Saber hacer una buena gestion de lo que se le
encarga ,
-Con sus herramientas, equipos y procedimientos
y

- no solo mera mano de obra para

complementar la propia, a veces excesivamente
entremezclada.
40
Cmo lo aplica el propio
Mantenimiento?
INDICE

5.1.- Funcin mantenimiento

5.2.- Poltica

5.3.- Procesos y procedimientos de trabajo

5.4.- Estructura organizativa

5.5.- Factor humano

41
 Realmente qu entendemos por estructura organizativa
en mantenimiento?

:El organigrama?,
Los procesos de trabajo?,
Las funciones y procedimientos de trabajo?,
El gestionar un servicio total o parcialmente
contratado?.etc.

42
Roles

43
Estructura Organizativa

Jefe
Mantenimiento

Ingeniero Administrativos
Mantenimiento

Serv. de
Eq. Dinmicos Eq. Estticos Instrumen. Electricidad Programacin Verific. Mec.
Auxilio

Tcnico Tcnico Tcnico Tcnico Tcnico Tcnico Tcnico

Encarg Encarg Encarg Encarg Encarg Prog. Verif.
Oficial Oficial Oficial Oficial Oficial

44
 Es un fallo el no tener esto en cuenta y, se
perpetan los errores en detrimento de un uso
eficiente de la estructura organizativa

45
Cmo lo aplica el propio
Mantenimiento?
INDICE

5.1.- Funcin mantenimiento

5.2.- Poltica

5.3.- Procesos y procedimientos de trabajo

5.4.- Estructura organizativa

5.5.- Factor humano

46
Factor humano

La importancia del factor humano en

Mantenimiento

Gestin de las personas de Mantenimiento

Motivacin a las personas de Mantenimiento

47
 La importancia del factor humano
en Mantenimiento
El Mantenimiento maximiza su contribucin a la rentabilidad
de la empresa cuando logra el equilibrio ptimo entre:
El coste de la No Disponibilidad de las instalaciones
El coste de los recursos asociados a la funcin de
Mantenimiento:
Coste de la Mano de Obra
Coste del equipamiento de mantenimiento
Consumo de repuestos y materiales

48
La importancia del factor humano
en Mantenimiento

La composicin del coste directo de Mantenimiento:

49
 Consideramos un fallo importante no tener en
cuenta la importancia del personal en conjunto sea
propio o contratado a efectos de analizar su
productividad

50
Gestin de las personas de
Mantenimiento

A qu se dedican realmente los Responsables de

Mantenimiento?

Delegan suficiente los Responsables de Mantenimiento?

51
Gestin de las personas de
Mantenimiento

Encuesta El Mantenimiento en Espaa AEM 2010

52
Gestin de las personas de
Mantenimiento
-El jefe de Mantenimiento y su staff pierden gran parte del
tiempo en actuar y resolver y poco en estudiar, auditar y
planificar y, poco en estudiar, auditar y planificar,
-Por lo que puede entenderse que:
Estn enfocados al mantenimiento correctivo y de
soluciones rpidas.
No se dedica el tiempo necesario a las personas que
son quienes ms atencin necesitan y con mayor
profundidad debemos tratar .

53
 Esto nos lleva a considerar la Gestion de las personas
como uno de los fallos de la organizacin que hace difcil
cumplir con la misin encomendada a Mantenimiento

54
Motivacin de las personas de
Mantenimiento
El trabajo en Mantenimiento :

Tiene, en principio, todos los ingredientes para

proporcionar la motivacin requerida.

Pero existen unos condicionantes

55
 Motivacin de las personas de
Mantenimiento
Ingredientes del trabajo en Mantenimiento para proporcionar la motivacin
requerida:

-No es un trabajo rutinario.

-La organizacin, los procedimientos y las competencias
necesarias deben estar en continuo replanteamiento y adaptacin.
-Permite enriquecer el contenido mismo del trabajo, siempre
que, las personas que trabajan en Mantenimiento se sientan tiles
y eficaces.
-Las personas que trabajan en Mantenimiento deben percibir
que tienen oportunidades reales de desarrollo profesional.
-Las personas que trabajan en Mantenimiento deben percibir
que tienen el reconocimiento que merecen.
56
Motivacin de las personas de
Mantenimiento

Condicionantes para la motivacin de las personas de

Mantenimiento

1. Falta de inters de los Titulados en ingresar en la organizacin

de Mantenimiento.

2. Falta de operarios cualificados

3. Escasez de recursos humanos

4. Organizaciones poco integradas

5. Recursos propios y contratados

57
 Es obvio por tanto que no tener motivado a un
equipo de personas es como no tener carburante
para un motor y, con seguridad el mayor fallo en
la organizacin de mantenimiento.

58
La participacin

59
Comunicacin

Es fundamental compartir con la organizacin la

necesidad de acometer los cambios y que sea
partcipe de las modificaciones a realizar
Comunicacin
Adems de las acciones puntuales de
comunicacin, sta se realiza de manera continua
acompaando la implantacin

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Los fallos en las organizaciones de
mantenimiento
INDICE
1. Introduccin

2. La formacin con que inician el trabajo en una empresa

3. El entorno exterior a la empresa y sus tendencias

4. Como interpreta la Direccin ese entorno y lo traslada

5. Como lo aplica el propio Mantenimiento

6. Resumen

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Resumen
Principales fallos o deficiencias que encontramos en
mantenimiento
Conocimiento de la funcin mantenimiento (poco claro)

Anlisis sistemtico de averas (no se suele realizar)

La poltica de mantenimiento (no existe en muchos casos)

Cumplimiento de los procesos y procedimientos (diferencias

importantes sobre lo propuesto)

Definicin de roles de cada persona en la organizacin (no

bien definidos)
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Resumen
Principales fallos o deficiencias que encontramos en
mantenimiento

Consideracin de Mantenimiento por la Direccin (poco

conocida la importancia de Mantenimiento)

Gestin del conocimiento (deficiente o inexistente)

Escasa formacin dentro de Mantenimiento (aadida a la

inexistente a la entrada en Mantenimiento)

Motivacin del personal (en funcin de las dems deficiencias

apuntadas) 63
64