Erp

CC-BY-NC-ND PID_00174745 9 Sistema de informacin empresarial
1. Concepto de sistema de informacin de empresa
1.1. Introduccin
(1)
Definimos, en sentido amplio, un sistemadeinformacin como un conjunto Procesos de trabajo, activos tc-
1 nicos de hardware, software y co-
de elementos interrelacionados que permiten transformar los datos en infor- municaciones, las personas...
macin y conocimiento, poniendo todo ello a disposicin de los empleados y
directivos de la organizacin para actuar en consecuencia.
En este mdulo y esta asignatura utilizaremos una definicin ms restringida:
Los sistemasdeinformacindeempresa son programas de aplicacin

(aplicaciones) que permiten registrar operaciones, dar apoyo a los pro-
cesos de trabajo, ayudar a la toma de decisiones y obtener ventaja de
eficiencia o competitividad para una organizacin.
Ejemplos
Los programas que soportan los ingresos y reintegros de los cajeros automticos, el siste-
ma de gestin automatizada de pedidos de un restaurante, la reposicin automtica de
existencias de un almacn, la nmina y la contabilidad, el sistema de admisiones, altas
y localizacin de pacientes en un hospital, el sistema de informacin comercial y ventas
en una tienda de Internet o la gestin de bicicletas de alquiler de una ciudad... Todos
ellos son sistemas de informacin de empresa.
Muchos de estos sistemas son comunes para cualquier empresa o sector eco-
nmico y, actualmente, se ofrecen ya acabados y disponibles en el mercado
en forma de "paquetes". Son los llamados sistemas o paquetesestndar.
Estos "paquetes" pueden adaptarse con un men de opciones o, si hace falta,

cambiarse con un desarrollo especfico.
Ejemplos
Es el caso de los sistemas de presupuestos, contabilidad y finanzas, nmina o la gestin

de almacenes. Otros paquetes pueden ser comunes a todo un sector industrial, como
la gestin de pacientes en un hospital o los sistemas de facturacin de las compaas
elctricas o de telecomunicaciones.
Thomas Davenport acu el trmino de sistemas de misin crtica para referir-

se a los sistemasdeempresa. Quera decir que son aquellos sistemas que las
empresas y organizaciones necesitan para cumplir su misin; su razn de ser,
aquello a lo que se dedican como negocio, ya sea fabricar zapatos o hacer vo-
lar aviones. Estos procesos de cada empresa son muy estables y normalmente
independientes de la coyuntura econmica o de las prioridades estratgicas de
las compaas.
La existencia de una demanda creciente y solvente por parte de las empresas,

las nuevas tcnicas de ingeniera del software y la aparicin de modelos de
empresa que hacen del diseo, venta e implantacin de software estndar un
modelo de negocio rentable y recurrente ha dado lugar, desde los aos no-
venta del siglo pasado, a la aparicin de solucionespaquetizadas, as como
de empresas de servicios especializadas en su comercializacin, instalacin y
adaptacin.
En sus inicios, estos sistemas cubran de forma especializada un rea o grupo

de procesos de la empresa, como la funcin comercial, el proceso econmico-
financiero, la planificacin y gestin de la produccin... Ms recientemente,
sistemas que nacieron para cubrir una funcin o departamento de la empresa
(por ejemplo, el departamento econmico-financiero) se han ido combinando
y completando para cubrir todas, o casi todas, las reas de la empresa. Se habla
entonces de sistemasintegrados.
(2)
El boom de los sistemas integrados se produjo con la adaptacin de los siste- Es decir, otra manera ms efi-
ciente y barata de hacer las cosas
mas tradicionales en el ao 2000. Algo aparentemente tan simple y comn
que permita reducir personal de
como un cambio de dgito en el calendario dispar un negocio multimillona- los departamentos de negocio y
tambin de informtica.
rio. Miles de empresas de todo el mundo y todos los tamaos adoptaron los
sistemas integrados, que prometan, adems de una reduccin de los costes
de mantenimiento, la compartimentacin de datos y procesos entre departa-
mentos, la homogeneizacin y optimizacin de los procesos de trabajo dentro
de la empresa o entre sus diferentes filiales, y tambin la reingeniera2.
La explosin de las comunicaciones entre empresas y, particularmente, de In-

ternet, ha permitido que los sistemas de empresa den apoyo a los procesos in-
ternos de la empresa y adems mejoren las relaciones con sus clientes, provee-
dores y socios, como en los sistemasdecomercioelectrnicoolossistemas
degestindeproduccinypedidos"justoatiempo" (just in time).
Asimismo, el mundo de los sistemas de empresa ha llegado a funciones nuevas

o muy especializadas, como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, las
intranets corporativas y los sistemas de gestin del conocimiento.
Finalmente, en los ltimos aos, los grandes fabricantes de sistemas de infor-

macin de empresa y otros menores han desarrollado versiones "simplificadas"
dirigidas a los mercados de pequea y mediana empresa.
1.2. Definicin del sistema ERP
Hemos visto que los sistemas de informacin de empresa son conocidos por
varios nombres, el ms destacado de ellos ERP, siglas que provienen de enter-
prise resource planning. Los nombres en ingls ms referenciados son: enterprise
information sytems (EIS), enterprise wide systems (EWS) y enterprise systems (SE).
Hasta ahora, hemos puesto en contexto el nacimiento de los sistemas ERP y las
circunstancias que rodean su evolucin y que nos hacen entender su expan-
sin, as como el vnculo existente con otros sistemas de empresa y cmo los
ERP se han visto obligados a ampliarse, a redefinirse, para apoyar las nuevas
demandas del mercado. En este punto iremos paso a paso; primero empeza-
remos por conocer qu es un sistema ERP y cules son las principales caracte-
rsticas que lo diferencian de otros sistemas de informacin y cules son los
beneficios que aportan a la organizacin, pero tambin los riesgos de las im-
plantaciones de un ERP.
En la definicin del sistema ERP analizaremos la traduccin de las siglas ERP:

planificacin de recursos empresariales.
Los "recursos empresariales" nos hablan de un conjunto de aplicaciones aso-

ciadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa. La "planifica-
cin" es una trazabilidad de acciones organizadas para llegar a alcanzar un ob-
jetivo, de una forma metdica y, frecuentemente, con una gran amplitud.
Podramos decir que el sistema ERP, o la planificacin de recursos

empresariales, es un conjunto de aplicaciones relacionadas con los pro-
cesos de negocio de una empresa, que permite lograr los objetivos es-
tratgicos definidos por los directivos de una organizacin.
Para conocer el concepto de sistema ERP, os mostramos una serie de definicio-

nes formales de diferentes autores:
"Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integracin de toda
la informacin que fluye a travs de la empresa: financiera y contable, recursos humanos,
cadena de suministro y cliente".
Davenport (2000)
"Es un mtodo para una planificacin efectiva y un control de todos los recursos nece-
sarios para producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una
empresa de produccin, distribucin o servicios".
M. A. Rashid (2002)
"Los sistemas ERP son sistemas de informacin que integran los procesos clave del nego-
cio de forma que la informacin fluya libremente entre las diferentes partes de la empre-
sa, mejorando la coordinacin, la eficacia y el proceso de tomar decisiones".
Laudon y Laudon (2004)

"Un ERP es un sistema de informacin que permite a la organizacin gestionar sus recur-
sos de forma eficiente y eficaz. Ofreciendo una solucin total e integrada, que cubre las
necesidades de procesamiento de la informacin que fluye a lo largo de la organizacin.
Soportando una visin orientada a los procesos de las organizaciones".
Nah (2001)
Destacamos la definicin del autor Nah (2001) para resaltar el concepto de Nota
orientacinaprocesos, por la importancia del sistema ERP como una herra-
Las definiciones nos han apor-
mienta para la transformacin de los procesos de negocio y no como una he- tado los temas principales que
rramienta de gestin pasiva. se irn abordando a lo largo
de este mdulo.
Finalmente, vamos a describir el sistema ERP mediante sus rasgos ms desta-

cados:
Tiene una gran capacidad de adaptacin, de modularidad, de integracin

de la informacin con otros tipos de programas.
Est diseado para cubrir todas las exigencias de las reas funcionales de
la empresa, creando un flujo de trabajo (workflow) que permite agilizar los
diferentes tipos de trabajo.
Reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicacin entre todas las reas
que integran la empresa (incluso los socios de la cadena de suministro fue-
ra de la organizacin), con la seguridad de disponer de unos datos correc-
tos.
Permite personalizar el sistema ERP segn las necesidades especficas de

cada empresa, hasta ciertos lmites.
1.3. Caractersticas del sistema ERP
Los sistemas ERP tienen caractersticas que los diferencian de otros sistemas
de informacin.
Los sistemas ERP disponen de tres rasgos bsicos, que son: la modulari-
dad, la integracin y la adaptabilidad.
1)Modularidad
Una de las ventajas, tanto econmica como tcnica, es que el sistema se divide
en diferentes mdulos agrupados por funcionalidades. Cada mdulo es una
unidad que realiza una tarea concreta y es capaz de comunicarse con el resto
de mdulos u otros sistemas de informacin. Los mdulos de un sistema ERP
pueden funcionar como unidades independientes, o varios mdulos se pue-
den combinar entre s para formar un sistema integrado. La empresa no tiene

que instalar todos los mdulos del sistema ERP, solo aquellos que necesite en
funcin de sus procesos de negocio.
2)Integracin
El sistema est acoplado y unido como un solo sistema, es decir, los diferentes
departamentos se comunican entre ellos de manera que el resultado de un
proceso pasa a ser el inicio de otro. Esta caracterstica nos indica que los datos
se introducen una sola vez en el sistema. La informacin es compartida y est
disponible a tiempo real para todos los departamentos de la organizacin. Se
evita la duplicidad de las transacciones y la redundancia de la informacin.
3)Adaptabilidad Ejemplo
El sistema ERP, a pesar de ser un software con un diseo estndar, puede con-
Podemos adaptar un mdulo
figurarse para adaptarse al entorno, es decir, tiene capacidad para modelarse a las diferentes legislaciones y
en la estructura organizativa, su ciclo vital, en las polticas empresariales y los prcticas especficas de cada
pas. Eso permite usar el siste-
requerimientos funcionales de cada empresa, hasta ciertos lmites. La adapta- ma ERP en las diferentes dele-
gaciones que tenga la empresa
bilidad se consigue mediante la parametrizacin de los diferentes mdulos en en el mundo.
funcin de las necesidades de la empresa.
Figura 1. Estructura del sistema ERP Otras caractersticas del

sistema ERP
Los datos son consistentes,

completos y comunes.
La base de datos es centra-
lizada.
El procesamiento de todas
las transacciones se produ-
ce dentro de la empresa.
Eliminacin de datos y ope-
raciones innecesarias.
Apoyar las funciones bsi-
cas del negocio.
1.4. Beneficios del sistema ERP
Algunos de los beneficios destacados en la implantacin de un sistema ERP

son los siguientes:
(3)
1)Controlsobrelaactividaddelosdiferentesdepartamentosdelaem- De un rea funcional, de un de-
partamento o de una actividad.
presa
La integracin de la informacin de los diferentes departamentos permite te- (4)
Revisar las polticas de reduccin
ner una visin global del funcionamiento de la organizacin. Eso permite un de costes por las reas funcionales
y su impacto en el coste total.
anlisis local y especfico3 y un anlisis global de la organizacin4.
2)Mejoralosdiferentesprocesosdelaempresa
La adopcin de procesos estndares del sistema ERP (best-practice) supone una

optimizacin en cuanto a los procesos de negocio, un ahorro de tiempo y
costes y una mejora de la productividad.
3)Reduccindeinventario
La mejora en la gestin de la cadena de produccin y en la automatizacin de
los procesos productivos comporta una reduccin del inventario, una planifi-
cacin ms eficiente en la entrega al cliente y, adems, evita una acumulacin
de productos en el almacn.
4)Establecerlasbasesparaelcomercioelectrnico
Permite un crecimiento ms rpido de la organizacin, al facilitar la amplia-
cin de las funcionalidades del sistema ERP incorporando las transacciones de
negocio hacia el comercio electrnico.
5)Explicitarelconocimiento
La elaboracin de la documentacin de los procesos de negocio y los procesos
de trabajo explicita el conocimiento implcito de los empleados. Se indican los
procesos crticos, las reglas de decisin y la estructura de la informacin. Esta
documentacin facilita y reduce el tiempo de comprensin de los procesos de
trabajo.
6)Reduccindeltiempodelciclo Otros beneficios del

Disminucin en parmetros de coste y tiempo en los procesos clave de nego- sistema ERP
cio. Optimizacin del tiempo de produccin y entrega. Reduccin del tiempo Mejora del servicio al clien-
del cierre financiero. te.
Permite una respuesta ms
rpida a los cambios en el
negocio y en el sector.
Las expectativas empresariales sobre los beneficios del sistema ERP suelen ser Reduccin del tiempo al
realizar las transacciones.
elevadas. Los empresarios esperan obtener una mejora en los procesos de ne- Toma de decisiones ms r-
gocio, que repercuta, positivamente y a corto plazo, en la cuenta de resultados pidas al reducir el tiempo
de anlisis de la informa-
de la empresa. cin.
Lleva a la organizacin ob-
tener una ventaja compe-
1.5. Riesgos del sistema ERP titiva o, en su defecto, ali-
nearse con la ventaja de sus
competidores.
Las implantaciones de sistemas ERP son complejas de poner en marcha, tanto
desde un punto de vista tecnolgico como de negocio. Antes de decidir im-
plantar un sistema ERP, se tiene que hacer un balance de los beneficios y los
riesgos.
Los riesgos principales en la implantacin de un sistema ERP son:
1)Inflexibilidad
El ERP es un sistema complejo en su instalacin y su posterior mantenimien-
to. Los procesos de negocio estn estrechamente ligados al sistema ERP; eso
supone que cualquier cambio en un proceso de la organizacin implica una
modificacin en el sistema ERP.
2)Periodoslargodeimplementacin
La duracin de poner en marcha un proyecto de implantacin es muy larga.
Las empresas critican que el mundo empresarial cambia muy rpidamente.
Para solucionar este problema, los vendedores de sistema ERP ofrecen versio-
nes configuradas previamente de sus sistemas que pueden ser instaladas con
un tiempo inferior.
3)Alcanzarlosbeneficiosestratgicos
Si la organizacin adopta los procesos de negocio del estndar del sistema
ERP, abandona sus propios procesos de negocio que le podran proporcionar
la ventaja sobre la competencia.
4)Estructurajerrquica
La centralizacin de la informacin para la coordinacin y la toma de decisio-
nes aportada por el sistema ERP puede ser una dificultad en la forma de operar
internamente en algunas empresas.
5)Costesindirectos
A los costes de una implantacin del ERP se tienen que sumar los costes de las
licencias que se tienen que renovar anualmente. Una vez el sistema ERP est
implantado, los costes de cambios son muy elevados.
Otros riesgos del sistema ERP
Dificultad para integrar la informacin de otros sistemas de informacin indepen-

dientes.
Los costes de deshacer una implantacin son muy elevados.
Resistencia a cambios por parte de los usuarios.
Resistencia a compartir la informacin entre los departamentos.
Inflexibilidad en la elaboracin de algunos reportes necesarios para la empresa.
2. Evolucin histrica del sistema ERP
2.1. Evolucin histrica: del MRP al ERP II
El origen de los ERP se encuentra en los aos sesenta, con la introduccin

en el entorno industrial del Inventory Management & Control. El principal
software desarrollado era hecho a medida y bajo los conceptos tradicionales
de gestin del inventario.
2.1.1. MRP (planificador de necesidades de materiales)
La evolucin de estos sistemas hace surgir, en los aossetenta, los llamados

MRP (material requeriments planning), unas siglas conocidas en el mbito de
produccin para gestionar los materiales. A pesar de que los primeros progra-
mas eran costosos, el MRP gan popularidad en la industria de manufactura
y el concepto fue sobradamente adoptado en la gestin y control de la pro-
duccin. El MRP era eficaz en la planificacin y la adquisicin de las materias
primas.
El sistema permite planificar los materiales necesarios durante el proceso de

produccin y gestionar la adquisicin de estos materiales; as se reducan los
niveles de inventario de los materiales que utilizaban y los gastos de compras.
Durante los sesentaysetenta, fabricantes como IBM producen computadores SAP

centrales con gran capacidad de procesamiento y almacenaje de informacin,
En 1972, cuando los MRP eran
los mainframes, propiciando el inicio de la nueva etapa del procesamiento de la difciles de usar, cinco ingenie-
informacin. Hasta la llegada de estos computadores, las funciones del control ros de Alemania crearon una
compaa conocida como SAP,
de material eran un problema. Al disponer de capacidad para gestionar un gran con el objetivo de desarrollar
y comercializar un software in-
volumen de informacin a grandes velocidades, se eliminaban las restricciones dependiente de soluciones in-
tegradas de negocio.
relacionadas con el procesamiento de la informacin y la obsolescencia de
tcnicas desarrolladas en base a estas restricciones.
2.1.2. MRP-II (planificador de recursos de fabricacin)
En los ochenta, los MRP se haban convertido en MRP-II (manufacturing re-

sources planning) con el fin de optimizar el proceso de todo el sistema de pro-
duccin.
El MRPII se extendi para incluir las actividades de la planta de produccin y la

gestin de la distribucin, haciendo nfasis en la optimizacin de los procesos
de produccin.
Los sistemas de ficheros tradicionales son sustituidos por las bases de datos,
permiten mejores sistemas de integracin y una mayor capacidad de consultas
para dar apoyo a la toma de decisiones. La red de telecomunicaciones se con-
virti en una parte integral de estos sistemas distribuidos geogrficamente.
El uso del MRP-II se extiende a otras empresas no industriales que necesitan

gestionar sus procesos crticos, como el sector financiero.
La coordinacin de los diferentes sistemas de la empresa era deseable. La ma-

yora de los sistemas se haban desarrollado para realizar funciones especficas
de un departamento; a ello se tiene que aadir que estaban programados en
diferentes lenguajes y no era fcil acceder a los datos entre los sistemas.
2.1.3. ERP (planificador de recursos empresariales)
El rol del MRP-II fue gradualmente extendido en los noventa para incluir otros
departamentos funcionales. Estas extensiones del MRPII que introdujeron es-
tas reas, a su vez, introdujeron el concepto de ERP.
Basados en el fundamento de la tecnologa del MRP y MRP-II, los sistemas

ERP integran los procesos de negocio de una empresa incluyendo fabricacin,
distribucin, contabilidad, finanzas, gestin de recursos humanos, gestin de
proyectos, gestin de inventario, servicio y mantenimiento, y transporte, per-
mitiendo una integracin de datos a lo largo de la organizacin y proveyendo
accesibilidad, visibilidad y consistencia de datos por medio de toda la organi-
zacin.
Los PC ganan popularidad. El sistema ERP emigra del mainframe a una arqui-
tectura cliente/servidor. Afinalesdelosochenta ya existen ordenadores ms
rpidos, acceso a redes, una avanzada tecnologa de bases de datos y, princi-
palmente, una visin ms clara de los sistemas integrados. El ERP obtiene una
integracin entre sus mdulos y entre los sistemas de informacin existentes
en la empresa, proporcionada por una base de datos centralizada y la arqui-
tectura cliente/servidor.
El mercado de los ERP crece rpidamente en los noventa por el problema del
cambio de dgito del ao 2000 y la introduccin del euro.
2.1.4. ERP-II (planificador de recursos empresariales - II)
A principios del ao2000 se introdujo el concepto de ERPextendido o ERP-

II.
El ERP-II es una nueva generacin de sistemas empresariales que englo-

ba toda la cadena de negocio, extendiendo el ERP clsico o tradicional a
clientes y proveedores, y optimizando el funcionamiento de las empre-
sas y de las relaciones existentes interempresas.
El concepto de la aplicacin clsica ERP est en la gestin eficiente de la infor-

macin interna desde varios procesos de negocio de la empresa, como finan-
zas, logstica manufactura, recursos humanos, ventas y marketing.
Figura 2. Extensin del ERP
El ERP-II est conectando con otros sistemas empaquetados de la empresa, co-

mo la gestindelasrelacionesconelcliente o customer relationship mana-
gement (CRM) y la gestindelacadenadesuministro o supply chain mana-
gement (SCM) para aadir funcionalidades que no se contemplan en determi-
nadas reas de actividades de la empresa. Este sistema se est convirtiendo en
la columna vertebral de muchas organizaciones, mejorando la satisfaccin del
cliente, incrementando el marketing y las oportunidades de ventas y expan-
diendo los canales de distribucin.
La gestindelasrelacionesconelcliente (CRM) es, principalmente,

una estrategia y una modalidad operativa que tiene como objetivo me-
jorar y extender las relaciones con el cliente, generando nuevas oportu-
nidades de negocio.
La gestindelacadenadesuministro (SCM) designa el sistema que

coordina e integra los diferentes flujos de materiales, informacin y fi-
nanzas a lo largo de la cadena de suministro.
Desde un punto de vista tecnolgico, la arquitectura est basada en Internet.

Los sistemasbasadosenlaweb reducen los costes derivados de las infraes-
tructuras de comunicacin y aaden la funcionalidad de acceder al sistema
independientemente del lugar que se encuentre el usuario; solo hace falta un
navegador estndar.
Figura 3. Evolucin de los sistemas de informacin empresarial
2.2. El sistema ERP actual
Las empresas han tomado conciencia de que el sistema ERP es la columna ver-
tebral de la empresa; proporcionar un mayor rendimiento al incluir funcio-
nalidades para mejorar las relaciones con clientes y proveedores como CRM y
SCM, pero tambin para las relaciones con los socios (PRM, gestin de socios)
o con los empleados (KM, gestin del conocimiento) y para facilitar la toma
de decisiones de los directivos (BI, inteligencia de negocio).
Figura 4. El sistema ERP actual
(5)
La tendencia ms destacada son las aplicaciones del front-office5 y los procesos El nombre de front-office hace re-
ferencia a los participantes exter-
de negocio interorganizaciones. Las aplicaciones del front-office implican la nos que no ven la parte interna de
interaccin con el exterior de la empresa, como los clientes, proveedores y la empresa.
socios. La integracin de las funciones internas contina siendo importante, Back-office

pero parece que la integracin externa sea el foco principal a la hora de mejorar
Los sistemas tradicionales ERP
las relaciones con los clientes. son denominados sistemas
back-office, ya que las activida-
des y los procesos implicados
La arquitectura de los sistemas contina evolucionando para ser ms abierta, no tratan a los clientes y al p-
blico en general, al menos no
flexible e integradora. Los principales sistemas incorporan una arquitectura directamente.
basada en Internet, debido a la mayor importancia del comercio electrnico
(e-commerce) y la globalizacin de los negocios.
La forma de denominar el sistema ERP cambia segn las compaas. Algunas lo

continan llamando ERP, aunque amplen su capacidad aadiendo mdulos.
Otros han empezado a hablar de suitesdeempresa y finalmente, hay compa-
as que usan el trmino solucionesdeempresa para describir un grupo de
aplicaciones que incluye, entre otros mdulos, el ERP clsico.
1)ElERPenlapequeaymedianaempresa
Los proveedores de ERP han encontrado en este sector una nueva lnea de
mercado con un gran potencial; se estn desarrollando y comercializando pro-
ductos especializados con una reduccin del coste econmico y del tiempo en
las implantaciones.
Actualmente este sector ha pasado de no tener un producto que resuelva sus

necesidades a poder escoger entre diferentes alternativas: paquetes comerciales
de empresas destacadas, como Oracle y SAP, que ofrecen productos especficos
para las pymes, proveedores que solo ofrecen productos especficos para este
tipo de empresas, ERP de software libre con reduccin de costes econmicos al
no tener que pagar las licencias de uso, y nuevas modalidades de instalacin
como SaaS.
2)Crisisfinancierayeconmica
En un momento de crisis financiera y econmica, las empresas se quieren cen-
trar en aspectos bsicos de supervivencia del negocio. Quieren proyectos que
minimicen los riesgos de fracaso y obtener los primeros beneficios sin tener
que esperar mucho tiempo.
El tamao y el mbito de aplicacin de los nuevos proyectos ERP tambin han

cambiado. Las empresas no quieren realizar largas y costosas implantaciones,
prefieren implantaciones menos complejas, divididas en etapas y aadiendo
en cada etapa nuevos mdulos.
3)ProveedoresdesistemaERP
Las empresas se han fusionado para ofrecer nuevos productos o para tener una
posicin de ms liderazgo en el mercado.
Ejemplo
Microsoft Dynamics; su nuevo enfoque parte del seguimiento de la evolucin hecha por
SAP. La empresa Oracle adquiri Siebel para proporcionar su producto de CRM. La em-
presa SAP responde al mercado mediante el desarrollo de su propio CRM.
4)ModalidaddecontratacinSaaS
La nueva tendencia del mercado es la oferta del software como servicio o SaaS
(software as a service); este modelo est extendido en Estados Unidos y su cre-
cimiento en Europa es ms lento.
Se proporciona al cliente la contratacin de un servicio en lugar de un pro-

ducto. El cliente dispone del sistema alojado en un servidor remoto, el servicio
de mantenimiento y el soporte tcnico del software. El coste de la implanta-
cin est asociado al contrato de alquiler del software; no se tienen costes de
implantacin ni de integracin, ni hay que adquirir licencias, lo cual reduce
notablemente la inversin a realizar.
La principal ventaja es el ahorro en tiempo y coste de la obtencin del softwa-

re, una modalidad apropiada para la pequea y mediana empresa. El principal
inconveniente es la prdida de privacidad de los datos de la empresa, control
y seguridad. La informacin est hospedada en un sitio remoto donde la em-
presa contratante podra consultarlo.
2.3. Tendencias de futuro del sistema ERP
El concepto ERP ir evolucionando a lo largo de los aos impulsado por los

nuevos entornos de negocio, las innovaciones en las TIC, las necesidades de
las empresas y la capacidad de los proveedores de desarrollo de software.
Los nuevos modelos de negocio son multiempresa con redes de colaboracin

y centradas en el cliente, lo que refleja un aumento de la integracin externa
de la empresa.
El e-commerce es una de las evoluciones ms importantes en los negocios de

los ltimos cincuenta aos. Internet, intranets y extranets hacen posible las
mltiples formas de e-commerce (B2B, B2C, C2C...). La tecnologa inalmbrica
y los dispositivos mviles harn que el m-commerce tome relevancia y des-
place al e-commerce. El uso de Internet en cualquier momento y en cualquier
lugar dar paso a nuevos servicios. Las actividades y los procesos del back-office
y front-office se han adaptado al e-commerce y se vern afectados por el m-
commerce.
Las plataformas de arquitectura debern tener la capacidad para mover gran

cantidad de datos en cualquier formato, idioma y lugar en un tiempo casi real.
El uso de portales de informacin, tanto del negocio interno como externo,
ser algo habitual.
Los sistemas sern ms inteligentes. La minera de datos y las herramientas

de inteligencia, incluyendo los sistemas expertos y sistemas de planificacin
avanzados, se usarn ms para tomar decisiones o sugerir decisiones de nego-
cio. La simulacin se convertir en un elemento importante dentro de la pla-
nificacin de la empresa.
Los sistemas ERP actuales tendrn que madurar y ampliar su uso dentro de las
empresas. El mercado de los proveedores de ERP tendr que consolidarse con
adquisiciones y fusiones de otros proveedores para obtener ms ventaja en el
liderazgo del mercado.
Taula 1. Evolucin del sistema de informacin de empresa
Sistema Necesidad mbitos de Tecnologa

de negocio aplicacin
MRP Eficiencia Gestin de inventario Computadores mainframe

Planificacin y control Procesamiento batch
de la produccin Sistemas de ficheros tradi-
cionales
MRP-II Eficiencia Extensin a toda la em- Mainframes

Eficacia e integracin presa de manufactura Procesamiento en tiempo
con el sistema de pro- real
duccin Sistemas gestores de base
de datos (relacional)
ERP Eficiencia (principal- Extensin a todos los Mainframes

mente del back-office) sistemas de la empresa Microcomputadores red
Eficacia e integracin cliente/servidor Procesa-
de todos los sistemas miento distribuido
de la organizacin Data warehousing
Gestin del conocimiento
ERP-II Eficiencia Extensin al exterior de Sistemas cliente/servidor

Eficacia e integracin la empresa Computacin distribuida
dentro de y entre em- Relacin con el cliente y Tecnologa Internet (servi-
presas el proveedor cios web, intranets, extra-
nets)
ERPactual Eficiencia Toda la organizacin se Internet

Eficacia e integracin extiende a otras organi- Arquitectura
dentro de y entre to- zaciones (socios, clien- Servicios web
dos los componentes tes, proveedores...) Red sin hilos
relevantes (consumi- E-commerce Gestin conocimiento
dores, empresas...) a
escala mundial
ERPfuturo Eficiencia Toda la organizacin y Internet

(suiteem- Eficacia e integracin sus componentes de la Arquitectura ms abiertas,
presarial) de los nuevos servicios cadena de valor, as co- red sin hilos, dispositivos
m-commerce mo otras organizaciones mviles, inteligencia artifi-
m-commerce. cial, cloud computing
Fuente: McGaughey & Gunasekaran (2007)

3. Arquitectura del sistema ERP
3.1. Perspectiva funcional
El sistema ERP es un paquete estandarizado de software diseado para integrar

los procesos de una empresa. El ERP se compone de una base de datos centra-
lizada y varios mdulos destinados a dar apoyo a las reas principales de una
organizacin.
Figura 5. Catlogo de los sistemas de informacin de empresa
Las aplicaciones las podemos agrupar en cuatro mbitos:
1)Losclientes
En la parte derecha de la figura podemos observar los sistemas de gestin co-

mercial y relacin con los clientes. Normalmente, tendran que registrar to-
dos los contactos y operaciones que la empresa tiene con sus clientes, sean
de marketing, visitas de representantes, servicio posventa, etc. Tambin pue-
den incluir la relacin con los canales de venta, si la venta no es directa y,
actualmente, los sistemas de interaccin y respuesta que los clientes estable-
cen con la empresa, ya sean programas de fidelizacin, gestin de incidencias
y reclamaciones, o incluso, las redes sociales. Sirven tambin para medir la
efectividad de la fuerza de las ventas. Estos sistemas se llaman gestindelas
relacionesconlosclientes (CRM, o customer relationship management).
2)Losproveedores
(6)
En la parte izquierda de la figura encontraremos los sistemas de relacin con Proveedores, productores, alma-
cenes, transportistas, tiendas e in-
los proveedores. Ninguna empresa es autosuficiente ni puede servir a sus clien-
cluso clientes.
tes solo con sus medios. Pero es que adems, actualmente, muchos procesos
que antes estaban internalizados estn fuera o se comparten con otros provee-
dores. Los sistemas tpicos de gestindelacadenadesuministro (SCM, o
supply chain management) incluyen los procesos de previsin de la produccin
y demanda de materias primas y productos semielaborados, la reposicin de
inventarios, el almacenaje y el transporte a almacenes intermedios y al consu-
midor final. Estos procesos y sistemas se comparten entre los diferentes miem-
bros de la cadena6 por Internet.
Hasta aqu hemos hablado de sistemas bien consolidados en la actualidad,

aunque con diferente nivel de presencia y xito en el mercado. Tambin de
sistemas que frecuentemente se venden integrados, es decir, un ERP como SAP
u Oracle contiene a la vez una solucin de CRM y una solucin SCM.
3)Losgestoresylosaccionistas
En la parte superior de la figura estn los sistemas de relacin entre los socios
o los PRM; esta parte es menos obvia. Tienen que servir para gestionar las re-
laciones con "otros agentes" o intermediarios que nos ayuden a hacer o man-
tener nuevos clientes y proveedores o proporcionar servicios de valor aadido
que completen nuestra oferta de servicios. Por eso se les llama sistemas de
gestindesocios (PRM, o partnership relationship management).
Ejemplos
Un ejemplo podran ser los sistemas de seguimiento de pacientes crnicos o de deriva-

cin de enfermos en los cuales participan un hospital, los mdicos de familia y centros
de servicios sociosanitarios. Otro ejemplo es el de los programas de fidelizacin, en los
que participan lneas areas, hoteles, restaurantes o centros comerciales. En el mundo
industrial, estos sistemas suelen forman parte de su SCM o de su CRM.
4)Losempleados
En la parte inferior de la figura encontramos un conjunto desigual y desinte-

grado de aplicaciones o soluciones parciales:
lossistemasdeayudaalatomadedecisiones (DSS o decision suport sys-

tems), como un sistema que optimiza las rutas de un transportista;
los sistemas informacionales (BI o business intelligence), que van desde

los cuadros de mandos de direccin hasta los sistemas de anlisis de gran
volumen de datos o inteligencia de negocio;
lossistemasdegestindelconocimiento (KM o knowledge management),

que permiten trazar "quin sabe qu" o dnde se puede encontrar una
informacin dentro de la empresa;
las purasintranets y portalesdeservicios al empleado, para pedir unas

vacaciones o apuntarse a un curso.
De hecho, en el mercado para cada grupo de necesidades es posible encontrar

gran nmero de soluciones parciales. Aunque, de nuevo, los grandes provee-
dores de sistemas de empresa estn incorporando soluciones de este tipo entre
sus paquetes.
Por todo ello, los sistemas de informacin de empresa han evolucionado a

sistemas de informacin entre empresas y entre empleados, con tecnologas
basadas en la web y bajo la etiqueta de suitesdenegocioelectrnico (e-bu-
siness suites).
3.2. Perspectiva tecnolgica
Las diferentes aplicaciones del sistema ERP comparten una base de datos cen-
tralizada, produciendo la integracin de la informacin entre todas las aplica-
ciones. La centralizacin implica que los datos usados por los diferentes pro-
cesos de la organizacin son introducidos una sola vez en un solo lugar y ac-
tualizan automticamente toda la informacin relacionada con esta.
Los paquetes ERP pueden incorporar su propia base de datos o bien usar otros
estndares en el mercado. Se recomienda utilizar una base de datos estandari-
zada porque ofrece la oportunidad de ser compartida por otras aplicaciones.
La arquitecturadelsistemaERP tiene que ser abierta, flexible, escalable

e integrable con el resto de aplicaciones empresariales.
Una arquitectura abierta permite aadir, actualizar y cambiar sus componen-

tes. Tiene que ser flexible para facilitar la expansin y/o adaptabilidad de otros
mdulos posteriormente. Ha de ser escalable porque la ampliacin del sistema
se tiene que hacer sin perder calidad de los servicios ofrecidos. Debe integrar
el conjunto de aplicaciones dentro de una empresa: integracin para que la
informacin sea consistente e integracin de los procesos de negocio entre las
diferentes aplicaciones.
La arquitectura del ERP tiene que soportar plataformas mltiples de hardware,

pues muchas empresas poseen sistemas heterogneos. Ha de comportar el uso
de un mdulo libremente sin que este afecte a los restantes.
Los sistemas ERP son aplicaciones para usar en un entorno cliente/servidor en

tres capas. El uso de la tecnologa cliente/servidor crea un entorno descentra-
lizado, hace que sea escalable y permite ofrecer configuraciones ptimas en
hardware, gestin de bases de datos y sistemas abiertos. Este formato de arqui-
tectura abierta facilita a las empresas el hecho de poder seleccionar los equipos
de hardware y los sistemas operativos, de manera que se puedan aprovechar al

mximo los avances tecnolgicos. Los sistemas son diseados para hacer fun-
cionar varias plataformas operativas, como los sistemas UNIX, MS Windows
NT, Windows 2000, IBM AIX y HP-UX.
Figura 6. Arquitectura cliente/servidor de tres capas
Nivel presentacin: la interfaz grfica de usuario (GUI) o el navegador

para introducir datos o acceder a funciones del sistema.
Nivelaplicacin: las reglas de negocio, las funciones, la lgica y los pro-

gramas que actan sobre los datos de servidores de base de datos.
Niveldatos: gestin de datos operativos o transaccionales de la organiza-

cin, incluyendo los metadatos; sobre todo se utiliza el estndar RDBMS
con SQL.
4. Mdulos funcionales
4.1. La evolucin de la empresa y las TIC
En la visin tradicional de una organizacin, cada departamento trabaja in-

dependientemente realizando las funciones asignadas de manera eficaz y efi-
ciente. La introduccin de las TIC en las empresas permiti automatizar ta-
reas, facilitar gestiones y dar apoyo, aisladamente, a las actividades de cada
departamento. Esto provoca que cada departamento tenga su propio softwa-
re incomunicado del resto. Con este enfoque se tiene una visin parcial del
funcionamiento de la organizacin. Esta fragmentacin, separada por los di-
ferentes sistemas de informacin, tiene un impacto negativo en la eficiencia
y el rendimiento de la organizacin.
Figura 7. Visin tradicional de los sistemas de informacin
Fuente: Landon & Landon (2006)
Nace una nueva forma de trabajar dentro de la organizacin, orientada al clien-

te y al resultado global de la misma: lavisinporprocesos. Con este nuevo
enfoque, el funcionamiento de la empresa no es un conjunto aislado de activi-
dades, sino una secuencia coordinada de actividades, con unas entradas y unas
salidas en las que participan diferentes unidades organizativas (departamento
comercial, departamento de produccin, departamento administrativo...).
Un proceso es un conjunto estructurado de actividades que se desarro-

llan dentro de una organizacin con el objetivo de alcanzar un resulta-
do concreto para sus clientes o un mercado especfico.
Para conocer las actividades que se hacen dentro de una organizacin, recu-
rriremos al concepto de cadenadevalor. Se entiende por valor la cantidad de
clientes que estn dispuestos a pagar por lo que la empresa le proporciona.
Cadena de valor es la secuencia de actividades que genera valor para el

cliente final.
Figura 8. La cadena de valor de la empresa
Fuente: Andreu, Ricard, Valor (1996).
La organizacin necesita comunicacin y coordinacin entre los diferentes de-

partamentos, pero la diversidad de programas de cada departamento contina
trabajando de forma aislada. Las TIC tienen que innovar para dar respuesta a
la nueva necesidad de la empresa.
La mejora en la capacidad de almacenaje de la informacin, la instauracin

de la tecnologa cliente/servidor y los nuevos sistemas operativos permiten
romper la barrera de espacio y tiempo que dificultaba la comunicacin y coor-
dinacin interna entre los diferentes departamentos o las reas funcionales:
nacen los sistemas ERP.
Figura 9. Visin por procesos ERP
Fuente: Landon & Landon (2006)

Los sistemas ERP nacen con el objetivo de facilitar un sistema que cubra todas
las reas funcionales de una empresa de forma integrada como finanzas, pro-
duccin, compra, ventas, recursos humanos, etc.
4.2. Las reas funcionales de la organizacin
Veamos con ms detalle las actividades que se tienen que realizar en las prin-
cipales reas de la organizacin.
1)readecontabilidadyfinanzas
Registra todas las transacciones econmicas que hay en la empresa, desde el
pedido del cliente hasta el pago de la compra de la materia prima. Para elaborar
los informes financieros, necesita disponer de todas las transacciones hechas
por los distintos departamentos.
2)reafuncionaldemanufacturayproduccin
Es la responsable de producir los bienes y servicios de la organizacin. El rea
de produccin tiene que transferir informacin al rea de compra para adqui-
rir la materia prima necesaria en funcin de los planes de produccin, del
transporte, de las fechas de entrega y de los niveles existentes en almacn. El
rea de ventas tiene que dar informacin sobre las necesidades de ventas del
producto en el rea de produccin.
3)readerecursoshumanos
Es la responsable de contratar, desarrollar y mantener al personal de la orga-
nizacin.
4)reafuncionaldeventasymarketing
El departamento de ventas y marketing es el responsable de vender el produc-
to o el servicio de la organizacin. A marketing le corresponde identificar a los
clientes, determinar qu necesitan o desean, y planificar y desarrollar produc-
tos y servicios. A ventas le corresponde contactar con los clientes, vender los
productos o servicios, tomar pedidos y llevar el registro de ventas.
4.3. Los mdulos funcionales del sistema ERP
La estructura modular del sistema ERP permite agrupar las funcionalidades Diferentes requerimientos
de las diferentes reas de negocio en diversos mdulos. Tambin facilita a la funcionales segn el tipo
de empresas
empresa la seleccin de los mdulos a implantar. Cada cual har su eleccin;
depende de las caractersticas de la empresa, sus necesidades y procesos de Los requerimientos funcionales
de una empresa basada en la
negocio. produccin sern muy diferen-
tes a los de una empresa cuyo
principal negocio es el servi-
Esta composicin por mdulos tambin permite a una empresa implementar cio. En otros casos, las empre-
sas ya disponen de un softwa-
el sistema por etapas. Normalmente, el primer mdulo que se implementa re para realizar funcionalidades
concretas, y quieren continuar
es el de finanzas y, posteriormente, se van integrando el resto de mdulos usndolo.
seleccionados.
Cada uno de los proveedores del sistema ERP define el nmero, la tipologa,
el nombre y las funcionalidades de la estructura modular de sus lneas de pro-
ductos y soluciones. Los proveedores de sistemas ERP, para diferenciarse, pro-
porcionan sistemas ERP con algn grado de especializacin, pero los mdulos
bsicos son similares para todos ellos.
Examinaremos con ms detalle los siguientes mdulosfuncionales:
finanzas
produccin
compras
recursos humanos
ventas y distribucin
gestin de materiales
mantenimiento de planta
marketing
calidad
4.3.1. Finanzas
Generalmente, es uno de los primeros mdulos en ser implantado en la em-

presa. Rene los datos contables de varios departamentos funcionales, propor-
cionando una visin completa del estado contable y financiero de la empresa,
facilitando a los directivos la toma de decisiones rpidamente.
El mdulo de finanzas de la mayora de sistemas ERP proporciona la funcio-

nalidad financiera adecuada tanto para pequeas y medianas empresas, como
para multinacionales. Permite trabajar con diferentes divisas a la vez, favore-
ciendo el anlisis del negocio de las delegaciones distribuidas en diferentes
pases.
Los mdulos de finanzas de la mayora de los sistemas ERP disponen de sub-

sistemas que realizan:
contabilidad general
transacciones bancarias
gestin de cuentas
control de caja
transacciones directas con la Seguridad Social y Hacienda
pago de impuestos y tributos
gestin de propiedades y amortizaciones
creacin automtica de informes contables
Las aplicaciones del mdulo se conectan y se integran con otros mdulos fi-
nancieros como la tesorera, as como con otras aplicaciones, como las nmi-
nas de recursos humanos o la logstica.
4.3.2. Produccin
Es el mdulo encargado de gestionar todas las tareas relacionadas con la pro-

duccin de la empresa. El objetivo que se persigue es planificar la produccin
conforme a las necesidades del cliente.
El mdulo de produccin hace que una empresa integre la tecnologa con el

proceso de negocio. Proporciona la informacin para ejecutar toda la opera-
cin base de la empresa. Contiene las reglas de negocio para gestionar el pro-
ceso de la cadena de suministro de proveedores. El mdulo de produccin de
la mayora de vendedores no se limita a un nico mtodo de produccin; se da
la libertad de cambiar de mtodos de produccin y planificacin. Varios m-
todos de manufactura y planificacin se pueden combinar en la misma opera-
cin, con flexibilidad ilimitada para escoger el mejor mtodo o combinacin
de mtodos para cada producto y para cada etapa del ciclo de vida.
Algunos de los subsistemas de mdulos de produccin son:
gestin de material
control de planta
gestin de calidad y gestin de costes
Entre otros, dispone de las siguientes aplicaciones: el control de stock de las

materias primas, la compra de materiales y los informes sobre la produccin.
4.3.3. Compras
Optimiza la compra de la materia prima necesaria y gestiona la creacin de

proveedores, el registro de facturas y los pagos.
El mdulo de compras tiene que estar integrado con los mdulos de produc-
cin y control de inventario, y en la extensin de la funcionalidad de gestin
de la cadena de suministro (SCM).
Las aplicaciones del mdulo de compras permiten:
identificar a los principales proveedores

negociar precios
dar la orden de compra al proveedor
recepcin de la facturacin
descuentos sobre compras
control de compras
control de pagos pendientes y realizados
estadsticas de compras
control de fechas de recepcin de pedidos
predefinir pedidos peridicos
propuestas de pedidos
control de las devoluciones de compras
4.3.4. Recursos humanos
Gestiona la informacin del personal de la empresa, manteniendo los datos

completos de los empleados e incluyendo la tipologa de contrato, la informa-
cin de contacto, detalles del salario, asistencia, evaluacin del rendimiento
y promocin de todos los empleados.
El mdulo de recursos humanos puede estar integrado con el sistema de ges-

tin de conocimiento; as se optimiza el uso de las experiencias de los emplea-
dos.
Los subsistemas del mdulo de recursos humanos son:
gestin de personal
gestin organizacional
contabilidad de nominas
gestin del tiempo y desarrollo personal
4.3.5. Ventas y distribucin
Los ingresos de las ventas es el elemento vital de la organizacin.
El mdulo gestiona la venta y la distribucin de los productos o servicios que

produce la empresa.
Entre otros, implementa las funcionalidades siguientes:
programacin de pedidos
envo y facturacin
En el entorno de negocio actual, que se caracteriza por la creciente compe-

tencia y la reduccin de los ciclos de ventas, las empresas cada vez estn ms
forzadas a optimizar sus procesos de ventas. Ya no es suficiente con ofrecer el
mejor producto o servicio; las empresas tienen que centrar sus esfuerzos en
mejorar la eficiencia de las ventas, los mrgenes de beneficio y la atencin
al servicio al cliente. Pues bien, todo eso se obtiene con las aplicaciones del
mdulo de ventas.
Los mdulos de ventas y distribucin de varios vendedores de ERP ofrecen un

conjunto completo de mdulos "best-of-breed" para la gestin de logstica.
4.3.6. Marketing
El mdulo de marketing permite a las organizaciones maximizar la eficiencia

de los recursos de marketing y capacita a los vendedores a adquirir y desarrollar
las relaciones con los clientes a largo plazo.
Los vendedores pueden analizar, planificar, ejecutar y medir todas las activi-
dades de marketing para obtener un xito en la comercializacin. Soporta los
procesos crticos de comercializacin, como la gestin de recursos de marke-
ting, la gestin y segmentacin de listas de clientes, la gestin de campaas,
el marketing por correo electrnico, la gestin de la promocin de comercio,
la gestin de clientes potenciales, el anlisis de marketing y los estudios de
mercado basados en la web.
4.3.7. Gestin de materiales
El mdulo de gestin de materiales ofrece mantener el almacn en el nivel

adecuado de existencias.
Entre otras aplicaciones, en el mdulo se realiza:
la identificacin de los requisitos del inventario

establecer objetivos, proporcionar tcnicas de abastecimiento
monitorizar el estado del inventario
verificacin de facturas
La integracin del mdulo de gestin de materiales con ventas, compras y

finanzas permite a los sistemas ERP generar informes de alertas desde el punto
de vista ejecutivo.
El mdulo de gestin de materiales optimiza el proceso de compra conducido

por el proceso del flujo de trabajo y reduce los costes de adquisicin y alma-
cenaje con el inventario preciso.
4.3.8. Mantenimiento de planta
Proporciona informacin para reducir el tiempo y los costes de los paros de la

planta de produccin como consecuencia de los daos del sistema tcnico, y
con ello se conocen sus puntos dbiles con la suficiente antelacin.
Tambin permite definir una estrategia ptima de mantenimiento u optimizar

los riesgos. La mayora de subsistemas del mdulo son:
el control de mantenimiento preventivo

el seguimiento del equipo
el seguimiento de los componentes
el seguimiento de las reclamaciones
4.3.9. Gestin de calidad
La serie ISO 9000 y otros estndares internacionales definen las funciones y

los elementos del sistema de gestin de la calidad.
Las funciones internas del mdulo de gestin de la calidad no interactan

directamente con los datos o procesos de otros mdulos. El mdulo de gestin
de la calidad cumple las siguientes funciones:
planificacin
inspeccin
control de la calidad
4.4. Mdulo sectorial o soluciones verticales
En general, si una aplicacin puede ser usada por diferentes tipos de sectores
industriales, se llama solucinhorizontal. Si la aplicacin est diseada por
un sector especfico, entonces se llama solucinvertical por este tipo de sec-
tor.
Existen funcionalidades que son comunes e independientes del sector de ne-

gocio, como las financieras y la contabilidad. Otras son especficas del tipo
de negocio y hay que disear funcionalidades concretas, por ejemplo, las de
produccin.
En los sistemas ERP existen soluciones diseadas por determinados procesos Ejemplo
de negocio de un sector concreto, denominadas solucionesverticales o ver-
Las necesidades de una empre-
sionessectoriales. Actualmente, los ERP proveen a una amplia gama de sec- sa distribuidora son diferentes
tores, desde el sanitario hasta empresas de manufactura. de las de una empresa produc-
tora.
El sistema ERP se ha hecho popular en sectores no industriales como la uni-

versidad, la sanidad, la banca o la Administracin pblica, donde la eficiencia Nota
del back-office es importante, y tambin la eficacia del front-office. Los mdulos Consultad glosario
de los vendedores de ERP enfocados a segmentos especializados del mercado
incorporan las mejores prcticas y los estndares de los procesos de negocio
para simplificar las implantaciones futuras.
En todo proceso de seleccin del ERP es fundamental analizar la existencia

de soluciones adaptadas al sector econmico y a la actividad de la empresa
en concreto. Las soluciones verticales reducen el tiempo de implantacin, al
estar configuradas previamente, a la hora de apoyar la actividad de la empresa,
adaptndose de una forma ms definida y proporcionando prestaciones me-
jores a todas las reas de negocio.
Oracle ofrece soluciones especficas para los siguientes sectores:
Tabla 2. Soluciones sectoriales de Oracle
Defensa y aeroespacial Servicios financieros Petrleo y gas
Automocin Atencin sanitaria Servicios profesionales
Qumica Alta tecnologa Sector pblico
Comunicaciones Fabricacin industrial Sector minorista
Productos de consumo Seguros Viajes y transportes
Educacin e investigacin Medios y entretenimiento Servicios pblicos
Ingeniera y construccin Recursos naturales Distribucin mayorista

5. Ciclo de vida del sistema ERP
Como cualquier sistema de informacin, el ciclo de vida de los sistemas ERP

est dividido por una serie de fases por las cuales tiene que pasar un sistema
ERP dentro de una organizacin.
5.1. Fases del ciclo de vida
El ciclo de vida de los sistemas ERP se divide en las siguientes fases:
Adopcin
Seleccin
Implementacin
Puesta en marcha
El ciclo se inicia cuando una organizacin detecta que su sistema de informa-

cin ha quedado obsoleto y quiere optimizar el funcionamiento de sus proce-
sos relevantes, o cuando la organizacin quiere cambiar su estrategia de nego-
cio. Los directivos toman conciencia del problema y deciden analizar, evaluar,
seleccionar e implementar la opcin del sistema de informacin ms alineado
a sus necesidades para alcanzar los objetivos planteados.
Figura 10. El ciclo de vida de los sistemas ERP
5.2. Fase: adopcin del sistema ERP
En la organizacin se ha detectado el problema y se evala rigurosamente la

solucin ms adecuada para las necesidades actuales existentes y las previstas
a corto y largo plazo.
En esta fase, los directivos de la organizacin se cuestionan la decisin de im-

plantar un sistema ERP o, si es ms adecuado por motivos tcnicos, econmi-
cos o funcionales, la adquisicin e implantacin de otro tipo de sistema.
Las tareas y la documentacin que se tendr que realizar en esta fase son:
elaborar un anlisis de los procesos, establecer los objetivos y los beneficios
que se quieren alcanzar, y analizar el impacto de la implantacin en el negocio.
En general, las motivaciones para ir a un sistema ERP se pueden agrupar en

las siguientes categoras: tecnolgica, proceso de negocio, estratgica y com-
petitiva.
1)Razonestecnolgicas
Diversidaddesistemas. La organizacin tiene una variedad de entornos Y2K

informticos que limitan la capacidad de la empresa para integrar la infor-
En el ao 2000, uno de los
macin de las diferentes unidades de negocio. motivos principales para im-
plantar un sistema ERP fue el
cambio de dgito (tambin co-
Sistemasactualesdebajacalidad. Los sistemas de informacin existentes nocido como Y2K).
son ineficientes o fallan a menudo.
Integracindelasempresasadquiridas. La adquisicin de distintas em-

presas puede ser un motivo sustancial para ir a un sistema ERP, a la hora de
facilitar la integracin de las empresas adquiridas. La coexistencia de los
diversos sistemas de informacin y los diferentes procesos dificulta la co-
municacin entre las reas de negocio y la explotacin de la informacin.
2)Razonesdeprocesosdenegocio
Mejorar la eficiencia de la organizacin. Se basa en mejorar aspectos

concretos de los procesos crticos de la organizacin: la mejora del proceso
de productividad, la reduccin del tiempo del cierre financiero o la reduc-
cin del tiempo de realizar el proceso de inventario.
Disminuircostes. Reduccin del nmero de almacenes y de las compras

de materia prima para reducir el inventario.
3)Razonesdeestrategia
Enfocadas a obtener una mejora de la calidad en la organizacin o a disear

una estrategia de negocio orientada al cliente.
4)Razonesdecompetitividad
Las empresas de la competencia disponen de un sistema ERP, el cual les permite Ventaja competitiva
avanzar en el diseo de reglas para fidelizar y captar a nuevos clientes y a
Una ventaja competitiva es
obtener, con rapidez, informes para la direccin en la toma de decisiones; es cualquier caracterstica de la
decir, las empresas de la competencia tienen ventaja competitiva. empresa que la diferencia del
resto de organizaciones y la
coloca en una posicin relati-
vamente superior a la hora de
Adems de definir una razn para adoptar un ERP, la mayora de empresas competir.
usan un anlisis de coste/beneficio para decidir si adoptan un sistema ERP u
otro tipo de sistema.
5.3. Fase: seleccin del sistema ERP
Una vez escogida la decisin de adoptar un ERP, el siguiente paso es seleccionar

el sistema ERP y los mdulos que se implantarn.
La seleccin del sistema ERP es un proceso crtico con un alto impacto en la

organizacin. Equivocarse en los primeros pasos del proyecto, en una inco-
rrecta seleccin del sistema ERP, implica arrastrar y hacer crecer el problema
durante las fases posteriores, con una alta probabilidad de fracaso del proyecto
de implantacin.
La fase de seleccin consiste en la evaluacin, la seleccin y la adquisi-

cin del sistema ERP que mejor est alineado a los requerimientos fun-
cionales de la organizacin, minimizando las necesidades de adaptacin
y personalizacin.
En esta fase, el primer paso ser:
1) hacer un anlisis riguroso de la situacin;
2) definir las funcionalidades que se quieren cubrir con el sistema ERP;
3) determinar cules son los procesos crticos y las reas que estn implicadas
en ellos.
En la realizacin de estas tareas, que afectan los sistemas y procesos que tiene
la empresa, tiene que participar las personas que conozcan el funcionamiento
global de la empresa.
Como parte de la seleccin del sistema ERP, las empresas han de decidir la po-
lticadereingeniera. Probablemente, ninguno de los sistemas ERP candida-
tos nos proporcionar la cobertura de todos los requerimientos de la empre-
sa. La organizacin tendr que escoger entre personalizar el sistema ERP, para
adaptarse a los procesos de la organizacin, o cambiar los procesos de negocio
al estndar que propone el sistema ERP. Muchas empresas utilizan la adopcin
de un sistema ERP como una oportunidad para cambiar sus procesos de ne-
gocio bsicos, haciendo una reingeniera de los mismos para coincidir con la
"mejor prctica" (best practice) de los procesos del sistema ERP. Todo tiene sus
ventajas y sus inconvenientes.
Dependiendo del tamao de la empresa, los recursos econmicos y el tamao

del proyecto de implantacin del ERP, la empresa puede externalizar el proceso
de evaluacin y seleccin del sistema ERP en empresas consultoras especiali-
zadas. En la seleccin de la empresa de consultora externa se analizan factores

como el precio, la formacin y el mantenimiento de los servicios, y se negocia
el acuerdo contractual.
En la seleccin del ERP se analizar el mercado de los diferentes proveedores Criterios bsicos
de sistemas ERP, en base a un conjunto de criterios que previamente se habrn
Los criterios bsicos para eva-
definido, para ser capaces de obtener aquel o aquellos sistemas ERP que me- luar a los proveedores de siste-
jor se adapten tanto a las funcionalidades especficas como a los procesos de mas ERP se clasifican en: fun-
cionales, tcnicos, econmi-
negocio. cos, estratgicos y sobre el
proveedor.
5.4. Fase: implantacin del sistema ERP
La implantacin del sistema ERP es la personalizacin o parametriza-

cin y la adaptacin del sistema ERP adquirido segn las necesidades
de la organizacin.
La falta de experiencia en una costosa implantacin del sistema ERP aconseja

contratar una empresa consultora externa con experiencia previa en proyectos
de implantaciones similares al nuestro. El equipo de consultora proporciona-
r las metodologas de implementacin, el conocimiento y la formacin. El
tiempo requerido para la implantacin y puesta en marcha del sistema depen-
de del tipo de ERP, del nmero de mdulos, del tamao de la empresa y de
sus necesidades.
En la fase de seleccin se ha definido la poltica de reingeniera que aplicare- Ejemplo

mos (quin se adapta a quin?). En la fase de implantacin, tendremos que
Con las tablas de configura-
encontrar un equilibrio entre la forma que se desea trabajar y la forma en que cin, una empresa puede se-
el sistema ERP permite trabajar. La configuracin del sistema se realiza a travs leccionar el tipo de contabili-
dad, o si quiere conocer los in-
de los mdulos y las tablas de configuracin. Se empieza por decidir qu m- gresos de los productos por
unidades geogrficas, por l-
dulos se instalarn. Posteriormente, para cada mdulo se modifica el sistema neas de productos o por cana-
les de distribucin.
por medio de las tablas de configuracin con el fin de obtener el mejor ajuste
posible con los procesos de negocio de la empresa. Las tablas de configuracin
permiten a las empresas adaptar un aspecto particular del sistema con el modo
de hacer negocios. A pesar de los mdulos y las tablas de configuracin, el
sistema permite personalizarse hasta cierto punto.
Algunas de las tareas que se tienen que llevar a cabo en la fase de implantacin
del ERP son:
instalacin del hardware

instalacin del software en entorno a pruebas
reingeniera de procesos
configuracin del software (tablas, ficheros, interfaces, formularios e in-
formes para cada mdulo)
traspaso de datos
diseo y ejecucin de los juegos de pruebas

elaboracin de la documentacin de los manuales de procedimientos
formacin de los usuarios finales
puesta en marcha y seguimiento
La correcta implantacin del sistema ERP es el reto principal. Los motivos de Los cambios empresariales
fracasos en la implantacin son diversos, entre otros, el rechazo de los usuarios
Los cambios empresariales es-
al nuevo sistema o al cambio en la manera de trabajar. Como la implantacin tn en la cultura de la organi-
de un sistema ERP supone un cambio en la filosofa empresarial, muchas ve- zacin, en los procesos de ne-
gocio y en la disciplina de tra-
ces resulta conveniente engendrar el proyecto de implantacin de un sistema bajo.
ERP dentro de un programa de gestin de cambio. De ah que, cada vez ms,

la implantacin de un sistema ERP deje de ser una cuestin de sistemas de
informacin para convertirse en un aspecto de la estrategia de negocio o la
mejora de procesos.
Los dos principales (y contrapuestos) enfoques de implantacin de sis-

temas ERP son: la implantacin por fases o modular y la implantacin
global o big bang.
1)Implantacinmodularoporfaseso"stepbystep" Fases
La implementacin se realiza en fases y de forma progresiva. Los mdulos
En una primera fase se pueden
son implantados uno a uno o por grupos de mdulos. Son implementaciones implantar los mdulos de fi-
secuenciales que consisten en el diseo, desarrollo, testing e instalacin de los nanzas y compras, y en una se-
gunda, incluir los mdulos de
diferentes mdulos. En cada fase se han de integrar los nuevos mdulos con gestin de materiales, produc-
cin y calidad.
el sistema existente. Minimiza los riesgos y el control del coste del proyecto,
pero aumenta el periodo de implantacin del sistema ERP final.
2)Implantacinglobalo"bigbang"
La implementacin se realiza simultneamente en todos los mdulos, en un
solo lugar y a la misma vez. En este escenario, el sistema pasa de ser una versin
de prueba a ser el sistema actual utilizado. El big bang pide una gran cantidad
de testing antes de hacer el cambio de sistema heredado al nuevo.
Comparado con la implementacin en fases, el big bang minimiza la duracin

en el tiempo de la implantacin, pero dificulta el control del coste econmico
del proyecto.
El enfoque de implantacin del big bang es un proceso de tres pasos:
Primero, se seleccionan todos los procesos crticos y se implementan en

un entorno a prueba.
Segundo, todos los mdulos son testeados individualmente as como sus

integraciones con otros mdulos. Los problemas detectados durante el tes-
ting proporcionan un feedback que ser usado para desarrollar y finalizar

el mdulo.
Tercero y ltimo, el sistema antiguo se retira y se instala el nuevo. Despus

de la implantacin siempre se tienen que hacer cambios o ajustes, pero
debido al amplio testing realizado se espera que las necesidades de estos
cambios sean mnimos.
5.5. Fase: puesta en marcha del sistema ERP
Finalizada la fase de implantacin del sistema ERP, sigue un periodo de esta-

bilizacin. Se empieza a usar el nuevo sistema y los nuevos procesos. Se ob-
servan los primeros resultados del cambio y se detectan defectos de mal fun-
cionamiento que se tendrn que corregir. En este periodo de estabilizacin,
los usuarios todava no estn lo bastante familiarizados con los cambios, lo
cual puede suponer que, durante los primeros meses, no se obtenga el resul-
tado esperado. En el uso del sistema es importante que los usuarios reciban
formacin y apoyo de la organizacin. Pasado el periodo de estabilizacin, los
problemas y las paradas tienen que ser mnimas.
La organizacin quiere conocer si la implantacin ha sido un xito,

comparar entre lo que se planific y la realidad. As, se har una audi-
tora por parte de diferentes personas o por una empresa externa. En
la auditora se comparar si el funcionamiento del sistema es el que se
acord. Se evaluar la duracin del proyecto, el coste y los beneficios
reales contrastndolos con los que se planificaron.
El sistema est implementado y se tiene que hacer el mantenimiento para ga-

rantizar su buen funcionamiento. Es necesario un mantenimiento en las in-
fraestructuras, en la instalacin de las nuevas actualizaciones y en las mejoras
generales del sistema.
6. Proveedores de sistemas ERP
6.1. Modalidades de sistemas ERP
6.1.1. ERP propietario
Un software propietario requiere el pago de una licencia para poder ser usado.
En una implantacin de ERP, el coste de las licencias puede representar el 50%
del coste total del proyecto; se tiene que pagar por el nmero de usuarios que
se usarn.
La principal ventaja de un software propietario es el control de la calidad. Las

empresas desarrolladoras de software propietario disponen de controles de ca-
lidad sobre el software desarrollado. El principal inconveniente es la depen-
dencia de los proveedores del software, al no poder disponer el cliente del c-
digo fuente.
6.1.2. ERP software libre
El significado de software libre o de fuente abierta (free software u open

source software) hace referencia a una serie de libertades que disfrutan los
usuarios de este tipo de software: libertad para ejecutar los programas
con cualquier propsito, en cualquier lugar y para siempre, libertad de
estudiar el funcionamiento de los programas (exige el acceso al cdigo
fuente), libertad para redistribuir el programa y libertad para mejorar
los programas y distribuir versiones mejoradas.
(7)
Diferentes proyectos de gran magnitud de software libre7 son desarrollados Software libre no es lo mismo
que software gratuito.
por grandes compaas, que adems de trabajar para mejorar constantemente
el cdigo le dan garanta de continuidad. La diferencia de estas empresas con
las de software propietario ms "tradicional" es su filosofa abierta y su modelo
de negocio orientado al servicio y no a la venta de licencias.
Generalmente, el software libre es gratuito porque no tiene costes de licencias

de uso (aunque las cuatro libertades mencionadas ms arriba no prohben co-
brar por licencias). La empresa cliente adquiere de forma gratuita los mdulos
que necesita. Si el cliente dispone de recursos propios, el coste econmico de
realizar la implementacin y dar la formacin a su personal es nulo. Si el clien-
te no dispone de recursos, entonces las empresas desarrolladoras de sistemas
de software libre disponen de una comunidad de socios que ofrecen servicios
de implantacin, configuracin y formacin de usuarios para sus aplicaciones.

Asimismo, ofrecen cursos de formacin para los nuevos socios o clientes que
desean implantar la solucin de forma independiente.
Usando sistemas de cdigo abierto no se est unido a la empresa desarrollado-

ra, pues al disponer del cdigo fuente se puede escoger otra empresa que d
el soporte tcnico del sistema.
La principal ventaja de una implantacin de ERP de software libre es la reduc-

cin de costes con respecto a las licencias de uso (aunque hay estudios que
avalan que este solo representa una parte del coste total de propiedad de un
programa, que incluye, entre otros, los costes de la implantacin y de la for-
macin). El principal inconveniente es que muchos proyectos de software li-
bre no ofrecen todas las funcionalidades que propone el software propietario,
dado que estn sin acabar.
Los principales sistemas ERP de software libre son Openbravo, OpenERP y

Adempiere.
6.2. Los principales proveedores de ERP propietario
Actualmente, los principales vendedores de ERP son: SAP, Oracle y Microsoft.
Aunque existen algunas diferencias en las estrategias de marketing y los pro-

ductos de estos vendedores, tienen algunas caractersticas comunes: una base
de datos relacional, una arquitectura cliente/servidor y varios mdulos fun-
cionales.
Figura 11. Proveedores productos ERP para la pequea y mediana empresa
Fuente: Gartner (2010). Cuadrante mgico ERP SME
6.2.1. SAP
(8)
SAP8 es un producto desarrollado y comercializado por la empresa alemana Systeme, Anwendungen und Pro-
dukte: sistemas, aplicaciones y pro-
SAP AG, fundada en 1972 por desarrolladores de aplicaciones de IBM. En sus ductos
orgenes, SAP AG desarrollaba aplicaciones para el mercado europeo. En las
ltimas dcadas se ha expandido lentamente y opera en todo el mundo, con-
virtindose en la empresa lder de los proveedores de sistema ERP.
En 1973 cre SAP R/1, formado para el sistema financiero y de gestin de ma-
teriales. En 1979 aparece SAP R/2 como la evolucin de la anterior, aadiendo
una base de datos centralizada. En 1992, nace SAP R/3, con la incorporacin
de la arquitectura cliente/servidor; eso supuso ser la lder del mercado a esca-
la mundial. En 1996, SAP R/3 se adapta a Internet, aade aplicaciones com-
plementarias, CRM y SCM, y empieza a desarrollar las soluciones sectoriales
especficas. En 1999 presenta mySAP, el sistema contina evolucionado y me-
jorando, diversificndose en el mercado al ofrecer nuevos productos segn el
tamao de la empresa o el sector al que pertenece. En el 2002 presenta SAP
Business One.
En el 2004 comercializa SAP NetWeaber, que convierte cualquier programa

SAP en un programa Web-enabled, lo cual significa que se puede trabajar con
l mediante la web.
En el 2007, su principal producto, SAP R/3, pasa a llamarse SAP ERP. El sistema
usa la arquitectura cliente/servidor aplicada a varios niveles, permitiendo el
control de los mdulos de interaccin entre distintos clientes y servidores en
tiempo real. Est basado en la arquitectura en tres capas: base de datos, servi-
dor de aplicaciones y cliente. Se comercializan los sistemas: SAP Business Sui-
te, para grandes empresas; SAP Business All in One, Business One y Business
ByDesign, para pymes; y MySAP, para soluciones sectoriales.
SAP es el primer proveedor de software empresarial en el mundo.
6.2.2. Oracle
Esta empresa estadounidense fue fundada en 1977 por Larry Ellison para desa-
rrollar bases de datos y sistemas gestores. En 1983, se cambia el nombre de
la empresa por Oracle Corporation. Las bases de datos y los gestores creados
por Oracle evolucionan y obtienen un gran xito. El ERP de Oracle, conoci-
do como Oracle Applications, proporciona aplicaciones para la grande y me-
diana empresa y soluciones especficas para los sectores industriales con las
soluciones sectoriales. Algunos de los productos que ofrece son: Oracle E-Bu-
siness Suite, PeopleSoft Enterprise, Siebel y JDEdwards Enterprise One. Todos
estos productos ofrecen aplicaciones CRM, SCM, e-business y la integracin
de aplicaciones va Internet.
Oracle pretende dominar el software de bases de datos para influenciar sobre

el mercado del ERP. La mayora de desarrolladores de sistemas ERP usan la base
de datos de Oracle.
Desde el 2005 Oracle ha adquirido una serie de empresas, como PeopleSoft,

Siegel y Retek, para desbancar a SAP de su liderazgo en el mercado mundial.
Oracle es el segundo fabricante internacional de paquetes empresariales des-
pus de SAP.
6.2.3. Microsoft
Empresa norteamericana fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen.
En el ao 2001 cre una nueva lnea de negocio, llamada Business, para desa-
rrollar sistemas de informacin empresarial. Desde el 2002, Microsoft adquie-
re diferentes empresas de vendedores de sistemas ERP como Great Plains, So-
lomon, Navision y Axapta. La combinacin de los diferentes productos de las

empresas adquiridas permite a Microsoft crear el Microsoft Business Solutions
que, posteriormente, llamar Microsoft Dynamics.
El objetivo de Microsoft Dynamics es dar apoyo al rea financiera, a la pro-

duccin, a la gestin de las relaciones con los clientes (CRM) y a la cadena
de suministros (SCM). Incluye el siguiente software: Microsoft Dynamics AX
(antes, Axapta), Microsoft Dynamics GP (antes, Great Plains), Microsoft Dy-
namics NAV (antes, Navision) y Microsoft Dynamics SL (antes, Solomon).
Actualmente, ofrece soluciones sectoriales y se han aadido aplicaciones CRM

(Microsoft Dynamics CRM).
El objetivo que persigue Microsoft, en el mercado de software ERP, es desbancar

del liderazgo a SAP, fin tambin perseguido por Oracle.
6.3. Los principales proveedores de ERP de software libre
6.3.1. Openbravo
Es la solucin lder en software libre y en entorno web para la pequea y me-

diana empresa.
Su sistema en entorno web de gestin integral de empresas (ERP) se utiliza

en cerca de cincuenta pases. El crecimiento de Openbravo se origina por la
contribucin de su comunidad internacional, compuesta de usuarios, partners
y desarrolladores en constante expansin. El modelo de negocio de la compa-
a, basado en el software libre comercial, elimina el coste de las licencias y
ofrece apoyo, servicios y mejoras de los productos mediante una suscripcin
anual. Un creciente catlogo de soluciones y extensiones para su ERP, tanto
comerciales como gratuitas, se encuentran disponibles en su marketplace en
lnea, Openbravo Exchange.
6.3.2. Adempiere
Adempiere es un proyecto guiado por la comunidad, la cual desarrolla y so-

porta una solucin de cdigo abierto para negocios del mismo nombre, ofre-
ciendo la funcionalidad de ERP, CRM y SCM.
El proyecto Adempiere fue creado en septiembre del 2006, despus de las dife-
rencias que se tuvieron entre Compiere Inc., los desarrolladores de Compiere,
y la comunidad que se form en torno al proyecto. La comunidad consider
que Compiere Inc. haba puesto especial nfasis en la naturaleza de cdigo
abierto del proyecto en lugar de en la naturaleza comunitaria del proyecto.
Tras una intensa discusin, se decidi bifurcar el cdigo de Compiere y dar
nacimiento al proyecto Adempiere. Al ser un proyecto basado en la comuni-
dad, todos tienen el derecho de emitir su opinin y, de hecho, es algo que se

promueve activamente. El hito del proyecto Adempiere es la creacin de una
comunidad que desarrolle y d apoyo a una solucin de cdigo abierto para
las organizaciones.
Las reas de negocio que cubre el sistema Adempiere son: ERP, SCM, CRM,
finanzas, solucin integrada de punto de ventas (TPV-POS) y tienda web in-
tegrada.
6.3.3. OpenERP
Actualmente, Openbravo ERP consta de dos versiones; una, Openbravo Com-

munity Edition (libre y gratuito) con soporte y funciones limitadas y otra,
Openbravo Network Edition (con elementos privativos y comerciales) que re-
quiere la compra de una licencia. El cdigo de la versin libre se public en
abril del 2006.
Nace en el ao 2000 con el nombre de TinyERP, por obra de Fabien Pinckaers.

En el 2004, esta compaa se posiciona como lder en software de gestin para
las ventas pblicas en Blgica. En el 2005 se crea la red de partners en Francia,
para expandirse ms adelante por el resto del mundo.
En el 2008, la empresa pasa a llamarse OpenERP. En el 2009, se introducen

mejoras en el desarrollo colaborativo. Est orientado al uso en las pequeas y
medianas empresas, aunque disponga de mdulos ms habituales en la gran
empresa, como gestin de proyectos o estadsticas.
El OpenERP permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde

cualquier equipo conectado a Internet. Est formado por los siguientes mdu-
los: gestin de relaciones con el cliente (CRM), gestin de proyectos, gestin
de almacenes, gestin contable y financiera, gestin de compras, gestin de
ventas, recursos humanos, marketing, gestin del conocimiento y fabricacin.
Tambin dispone de soluciones verticales por sectores, como la sanidad, hoste-
lera, ingeniera civil, asociaciones, industria alimentaria y centros educativos.
6.4. Las soluciones SAP
6.4.1. SAP Business Suite
(9)
SAP Business Suite ofrece a la empresa la capacidad de realizar procesos esen- www.sap.com, fecha de consul-
ta: 14 de mayo del 2011.
ciales, especficos del sector y de apoyo empresarial con soluciones modulares
diseadas para funcionar con otro software de SAP9 o de otros proveedores.
Las aplicaciones proporcionan las mejores prcticas sectoriales con aplicacio- Aplicaciones empresariales
nes especficas del sector: preparadas para servicios
Las aplicaciones estn basadas

SAP customer relationship management en una arquitectura abierta y
orientada a servicios (SOA) y
SAP ERP (planificacin de recursos empresariales) en la plataforma tecnolgica
SAP NetWeaver.
SAP product lifecycle management
SAP supply chain management
SAP supplier relationship management
Da apoyo a procesos empresariales globales en las reas siguientes:
1)Finanzas. Lleva a cabo, de forma eficiente y completa, la contabilidad fi-

nanciera y la gestin de informes, optimizando operaciones financieras y ges-
tionando pagos y cobros. Integra y da soporte a las funciones de gestin de
tesorera y capital.
2)Fabricacin. Coordina la fabricacin global con la planificacin y la eje-

cucin locales. Gracias a la integracin con diferentes sistemas de planta, se
obtiene una visibilidad para toda la empresa necesaria para optimizar activos
de fabricacin distribuidos, integrar operaciones subcontratadas y fomentar la
fabricacin optimizada.
3)Aprovisionamiento. Optimiza y centraliza los procesos del pedido al co-

bro. Minimiza el riesgo reforzando el uso global de normativas en materia de
contratos y aumentado el ahorro gracias a una mayor visibilidad en las rela-
ciones con el proveedor y en el rendimiento.
4) Marketing. Proporciona informacin de todas las interacciones con el

cliente. Esta informacin permite coordinar las actividades de ventas y mar-
keting, y conseguir retener de forma eficiente a los clientes adecuados para
desarrollar relaciones rentables a largo plazo.
5)Ventas. Permite usar informacin relevante para centrar las iniciativas de

ventas en las oportunidades de cliente ms rentables. Aumenta la eficacia de
los equipos de ventas, acelera los ciclos de ventas y obtiene un incremento en
los resultados finales con una mejor determinacin de precios, una planifica-
cin ms precisa de la demanda y con previsiones de ingresos.
6)Servicio. Da una mejor atencin al cliente, controlando de forma ms es-

tricta el coste de la prestacin de servicios. Permite aumentar la satisfaccin
del cliente y su fidelidad resolviendo los problemas de forma rpida.
7)Recursoshumanos. Gestiona de forma eficaz todos los aspectos del perso-

nal y controla los costes.
8)Gestindelacadenadesuministro. Permite percibir los cambios en el

suministro y las situaciones de la demanda en una red global.
6.4.2. SAP Business One
La aplicacin SAP Business One est diseada especficamente para lapeque-

aempresa. Incluye los procesos necesarios para gestionar toda la empresa,
desde ventas y las relaciones con los clientes hasta las finanzas y las operacio-
nes. Puede instalarse rpidamente (el tiempo de implantacin habitual es de
dos a ocho semanas).
SAP Business One incluye:
1)Gestinfinanciera: para automatizar, integrar y gestionar todos los proce-

sos financieros y contables.
2)Gestindealmacnyproduccin: para gestionar el inventario en varios

almacenes, hacer un seguimiento de los movimientos de stock y gestionar
las rdenes de fabricacin que se basan en la planificacin de necesidades de
material.
3) Gestin de relaciones con el cliente: para aumentar la rentabilidad del

cliente y la satisfaccin con ventas efectivas, la gestin de oportunidades y el
servicio postventa.
4)Comprasyoperaciones: para automatizar todo el proceso de aprovisiona-

miento, desde el pedido hasta el pago de la factura de proveedores.
5)Gestindeinformes: para actuar en funcin de la informacin instantnea

y completa que ofrecen los informes amplios y puntuales.
SAP Business One incluye las siguientes funcionalidades:
Tabla 3. Funcionalidades SAP Business One
Contabilidad Libro general y captura en el diario

y finanzas Contabilidad de costes
Administracin de presupuestos y proyectos
Banca y estados de cuenta
Procesamiento y reconciliacin de pagos
Estados financieros y reportes
Impuestos por venta e impuesto al valor aadido
Soporte de mltiples monedas
Ventas y Administracin de oportunidades y lneas

clientes Administracin de contacto y actividades de clientes y prospectos
Cotizacin de ventas y rdenes
Pronsticos de ventas
Administracin de relaciones con clientes basadas en Web
Administracin de contactos de servicio
Captura y seguimiento de administracin de llamadas de servicio
Compras y Propuestas de compra

operaciones rdenes de compra y entrega
Recepcin y devolucin de productos
Facturas de cuentas para cobrar y notas de crdito
Facturas de materiales
rdenes de produccin
Pronstico de materiales
Inventario y Administracin y consulta de artculos

distribucin Recibo de stock, liberacin de stock y transacciones de stock
Transferencia de almacn y nmeros de serie
Reevaluacin de inventario
Catlogo de clientes y vendedores
Lista de precios y precios especiales
Recolectar y empaquetar
Reportes y ad- Reportes basados el Microsoft Office Excel

ministracin Migracin de datos, campos definidos para el usuario, interfaz de pro-
gramas de aplicacin y SAP
Business One Software Development Kit
Contabilidad de nmina
Directorio y administracin de empleados y tiempo de los empleados
6.4.3. SAP Business All-in-One
Las soluciones SAP Business All-in-One estn desarrolladas, especficamente,

para las empresas medianas que buscan soluciones sectoriales completas e in-
tegradas. Gestiona todos los aspectos, desde las finanzas, los recursos huma-
nos, el aprovisionamiento, el inventario, la fabricacin, la logstica, el desa-
rrollo de productos y los servicios corporativos, hasta la atencin al cliente,
las ventas y el marketing.
La funcionalidad integrada de ERP y CRM permite optimizar y completar un

proceso de manera integral.
Ejemplo
Puede utilizar la funcionalidad CRM para crear una oportunidad y convertirla directa-
mente en una oferta y, a continuacin, utilizar la funcionalidad ERP para convertirla en
un pedido de cliente completo, con producto, precio, factura y entrega.
SAP Business All-in-One ayuda a gestionar los procesos ms importantes en

una solucin integrada, proporcionando:
Planificacinderecursosempresariales(ERP): gestiona de manera eficaz

las finanzas, la contabilidad, los recursos humanos, las operaciones y los
servicios corporativos.
Gestin de las relaciones con los clientes (CRM): gestiona de manera

eficaz todos los aspectos de las relaciones con los clientes, desde el marke-
ting hasta las ventas y los servicios.
Businessintelligence(BI): obtiene informacin y mejorar la toma de de-

cisiones con herramientas para la generacin de informes y anlisis finan-
cieros y operativos.
Mejoresprcticas: proporciona mtodos probados para implantar las me-

jores prcticas en reas y sectores funcionales clave.
Funcionalidadesespecficasdelsector: solucin adaptada al sector.
PlataformatecnolgicaSAPNetWeaver: ampliacin de la solucin exis-

tente de manera rpida y rentable a medida que la empresa crece y las ne-
cesidades cambian.
El SAP Business All-in-One incluye:
1)Contabilidadyfinanzas: administra el libro general, los diarios, los presu-

puestos y las cuentas para cobrar y pagar.
2)Administracindeventasylasrelacionesconlosclientes: administra
los contactos con los clientes para todos los empleados de la organizacin.
3)Comprasyoperaciones: controla todo el proceso de compra y prev todas

las operaciones para tener la produccin al da.
4)Inventarioydistribucin: administra las rdenes de ventas, controla el

inventario y las operaciones de almacn.
5)Reportesyadministracin: proporciona los principales reportes que ayu-

dan a monitorizar el negocio.
6.5. Las soluciones OpenBravo
6.5.1. Openbravo 3
(10)
Openbravo 310 es la solucin ERP lder mundial en software libre y entorno www.openbravo.com, fecha de
consulta: 14 de mayo del 2011.
web. Permite a las organizaciones de diferentes sectores econmicos, como
distribucin, minoristas, fabricacin, servicios, ONG y Administracin pbli-
ca de todo el mundo, mejorar su rendimiento empresarial mediante una ma-
yor productividad y agilidad en el negocio. El ERP puede implantarse en tan
solo dos semanas en las pequeas y medianas empresas, e ir incorporando
progresivamente ms funcionalidades a medida que las necesidades del nego-
cio evolucionen.
Openbravo 3 ofrece una amplia cobertura funcional en todas las reas princi-
pales de un sistema de gestin completo del negocio, como contabilidad, ven-
tas, aprovisionamiento, inventario, produccin, gestin de proyectos y servi-
cios, incluyendo la integracin con herramientas de BI y con la gestin de
punto de venta (TPV).
Openbravo 3 incluye las siguientes funcionalidades:
1)Gestindedatosmaestros. Centralizacin de los datos en un nico repo-

sitorio compartido. Se encarga de la correcta gestin de los datos maestros del
negocio, como pueden ser productos, clientes y proveedores, para garantizar
la coherencia y trazabilidad de los procesos.
2)Gestindelaprovisionamiento. Permite tener el control de la cadena de

suministro garantizando la integracin, el seguimiento y la coherencia del pro-
ceso. Minimiza los gastos de adquisicin y maximiza la colaboracin con ter-
ceros. Totalmente integrado con la gestin financiera y de almacn.
3)Gestindealmacenes. Optimiza el inventario. Permite que las existencias

estn siempre al da y correctamente valoradas. Las capacidades para gestionar
los lotes de mercancas y la posibilidad de usar nmero de serie aseguran el
cumplimiento de los requisitos de trazabilidad impuestos en la mayora de
industrias.
4) Gestin de proyectos y servicios. Orientado a empresas cuya actividad

se basa en la entrega de proyectos o servicios. Permite gestionar, de manera
integrada con el resto de la aplicacin, el presupuesto, las fases, los costes y
las compras asociados a cada proyecto individual. El componente de servicios
permite la definicin de servicios y recursos y el control de todas las activida-
des, facturables o no, realizadas para un cliente externo o interno, as como
el monitoreo detallado de los gastos.
5)Gestindelaproduccin. Las funciones de produccin y gestin de planta

permiten modelar la estructura productiva de cada organizacin (secciones,
centros de coste, mquinas y utillajes), as como de los datos relevantes para
la produccin: planes de produccin (secuencias de operaciones) y productos
involucrados en las mismas. La funcionalidad se orienta a cubrir las necesida-
des habituales de los entornos de produccin discreta: planificacin de la pro-
duccin y de los aprovisionamientos relacionados mediante MRP, creacin de
rdenes de fabricacin, partes de trabajo (notificacin de tiempo y consumos),
clculo de los costes de produccin, notificacin de incidencias de trabajo y
partes de mantenimiento.
6)GestincomercialyCRM. La funcionalidad del rea de gestin comercial

est expresamente diseada con el objetivo de permitir la mxima flexibili-
dad y agilidad en la ejecucin, aspectos determinantes en cualquier proceso
comercial. Es posible encadenar los documentos (pedido, albarn, factura) en

cualquier orden que la empresa precise, o incluso prescindir de alguno de ellos
si no es necesario.
7)Gestinfinancieraycontabilidad. Controla las finanzas a lo largo de todo

el ciclo de negocio. El rea financiera acta como acumulador de todos los
hechos relevantes que se van generando desde el resto de reas de gestin.
8)Businessintelligence. Las organizaciones empresariales manejan un gran

volumen de datos de la prctica de sus actividades empresariales. Eso no sig-
nifica necesariamente que dispongan de informacin til para la gestin de
su negocio. El componente de business intelligence est integrado en el propio
sistema de gestin, y ayuda a realizar un seguimiento del estado del negocio,
proporcionando la informacin relevante para la toma de decisiones. Los cua-
dros de mandos predefinidos permiten verificar, mediante la monitorizacin
de una serie de indicadores clave, si la estrategia definida est siendo correc-
tamente implantada en la organizacin.
6.5.2. Openbravo POS
Openbravo POS (point of sale, 'punto de venta) est integrado de forma com-
pleta y transparente con el Openbravo 3; puede ser utilizado de forma inde-
pendiente o con l en funcin de las necesidades del usuario. Garantiza el flu-
jo de informacin entre el punto de venta y el back-office, proporcionando a
las pequeas y medianas empresas del sector Retail una solucin de gestin
totalmente integrada, asequible y fcil de usar, a la vez que gil y basada en
estndares.
Openbravo POS ofrece toda la gama defuncionalidadesqueelsectormi-

noristademanda: ventas, reembolsos, informes diarios, gestin de efectivo,
gestin de almacenes, etc.
1)Gestindedatosmaestros: productos, categoras y subcategoras, imge-

nes, impuestos, almacenes, reas de restaurante y disposicin de las mesas,
usuarios y roles, etc.
2)Gestindeventas,reembolsosyefectivo: edicin de recibos, bsqueda de

productos, gestin de impuestos, cdigos de barras, descuentos, promociones,
pagos, etc.
3)Gestindealmacenes: propiedades de productos, movimientos de produc-

tos, recuento de inventario, recibos de productos, etc.
4)Informesygrficos: elaboracin de informes, filtrado, grficos, etc.

5)Mdulopararestaurantes: gestin de reservas, reas de restaurante perso-

nalizables, ocupacin, etc.

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CC-BY-NC-ND PID_00174745 9 Sistema de informacin empresarial

1. Concepto de sistema de informacin de empresa

En este mdulo y esta asignatura utilizaremos una definicin ms restringida:

Los sistemasdeinformacindeempresa son programas de aplicacin

Estos "paquetes" pueden adaptarse con un men de opciones o, si hace falta,

Es el caso de los sistemas de presupuestos, contabilidad y finanzas, nmina o la gestin

Thomas Davenport acu el trmino de sistemas de misin crtica para referir-

La existencia de una demanda creciente y solvente por parte de las empresas,

En sus inicios, estos sistemas cubran de forma especializada un rea o grupo

La explosin de las comunicaciones entre empresas y, particularmente, de In-

Asimismo, el mundo de los sistemas de empresa ha llegado a funciones nuevas

Finalmente, en los ltimos aos, los grandes fabricantes de sistemas de infor-

1.2. Definicin del sistema ERP

En la definicin del sistema ERP analizaremos la traduccin de las siglas ERP:

Los "recursos empresariales" nos hablan de un conjunto de aplicaciones aso-

Podramos decir que el sistema ERP, o la planificacin de recursos

Para conocer el concepto de sistema ERP, os mostramos una serie de definicio-

Laudon y Laudon (2004)

Finalmente, vamos a describir el sistema ERP mediante sus rasgos ms desta-

Tiene una gran capacidad de adaptacin, de modularidad, de integracin

Permite personalizar el sistema ERP segn las necesidades especficas de

1.3. Caractersticas del sistema ERP

den combinar entre s para formar un sistema integrado. La empresa no tiene

Figura 1. Estructura del sistema ERP Otras caractersticas del

Los datos son consistentes,

1.4. Beneficios del sistema ERP

Algunos de los beneficios destacados en la implantacin de un sistema ERP

La adopcin de procesos estndares del sistema ERP (best-practice) supone una

6)Reduccindeltiempodelciclo Otros beneficios del

Los riesgos principales en la implantacin de un sistema ERP son:

Otros riesgos del sistema ERP

Dificultad para integrar la informacin de otros sistemas de informacin indepen-

2. Evolucin histrica del sistema ERP

2.1. Evolucin histrica: del MRP al ERP II

El origen de los ERP se encuentra en los aos sesenta, con la introduccin

2.1.1. MRP (planificador de necesidades de materiales)

La evolucin de estos sistemas hace surgir, en los aossetenta, los llamados

El sistema permite planificar los materiales necesarios durante el proceso de

Durante los sesentaysetenta, fabricantes como IBM producen computadores SAP

2.1.2. MRP-II (planificador de recursos de fabricacin)

En los ochenta, los MRP se haban convertido en MRP-II (manufacturing re-

El MRPII se extendi para incluir las actividades de la planta de produccin y la

El uso del MRP-II se extiende a otras empresas no industriales que necesitan

La coordinacin de los diferentes sistemas de la empresa era deseable. La ma-

2.1.3. ERP (planificador de recursos empresariales)

Basados en el fundamento de la tecnologa del MRP y MRP-II, los sistemas

2.1.4. ERP-II (planificador de recursos empresariales - II)

A principios del ao2000 se introdujo el concepto de ERPextendido o ERP-

El ERP-II es una nueva generacin de sistemas empresariales que englo-

El concepto de la aplicacin clsica ERP est en la gestin eficiente de la infor-

Figura 2. Extensin del ERP

El ERP-II est conectando con otros sistemas empaquetados de la empresa, co-

La gestindelasrelacionesconelcliente (CRM) es, principalmente,

La gestindelacadenadesuministro (SCM) designa el sistema que

Desde un punto de vista tecnolgico, la arquitectura est basada en Internet.

Figura 3. Evolucin de los sistemas de informacin empresarial

2.2. El sistema ERP actual

Figura 4. El sistema ERP actual

socios. La integracin de las funciones internas contina siendo importante, Back-office

La forma de denominar el sistema ERP cambia segn las compaas. Algunas lo

Actualmente este sector ha pasado de no tener un producto que resuelva sus

El tamao y el mbito de aplicacin de los nuevos proyectos ERP tambin han

Se proporciona al cliente la contratacin de un servicio en lugar de un pro-

La principal ventaja es el ahorro en tiempo y coste de la obtencin del softwa-