TUGAS KELOMPOK

Analisa Permasalahan Logistik Farmasi Pada era JKN di Rumah

Sakit Umum Daerah Koja Tahun 2015

Pembimbing :

Dra. Agusdini Banun Saptaningsih,Apt, MARS

Disusun oleh :

Frinda Theresia Barus

Julius Herry Putu Sanjoyo
Margareth Dearesty SN
Melly Sarikasenda
Nora Siallagan
Selviady Kurniawan

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH

SAKIT UNIVERSITAS RESPATI INDONESIA
2015
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang maha Esa atas rahmat dan

karunia-Nya sehingga karya tulis yang berjudul Analisa Permasalahan Logistik

Farmasi Pada era JKN di Rumah Sakit Umum Daerah Koja Tahun 2015 selesai kami

susun.Karya tulis ini kami susun untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah

Manajemen Logistik yang dibimbing oleh ibu Dra. Agusdini Banun

Saptaningsih,Apt, MARS.

Terselesaikannya makalah ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh

sebab itu, pada kesempatan ini kami sampaikan terima kasih atas segala partisipasi

dari pihak-pihak yang membantu hingga tersusunnya karya tulis ini.

Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam pembuatan karya tulis ini.

Untuk pembelajaran agar lebih baik ke depannya, kami mengharapkan kritik dan

saran yang membangun. Semoga karya tulis ini dapat menjadi media belajar dan

bermanfaat bagi pembaca.

Jakarta, April 2015

 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR ..
DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN ..
1.1 Latar belakang
1.2 Permasalahan
1.3 Tujuan Penelitian

II. TINJAUAN PUSTAKA..

2.1 Pengertian Manajemen Logistik
2.2 Fungsi Manajemen Logistik
2.2.1 Fungsi Perencanaan
2.2.2 Fungsi penganggaran
2.2.3 Fungsi pengadaan
2.2.4 Fungsi Penyimpanan
2.2.5 Fungsi Penyaluran
2.2.6 Fungsi Penghapusan
2.2.7 Fungsi pengendalian
2.3 Pengadaan Obat Berdasarkan E-Catalog

III. METODE PENELITIAN

3.1 Jenis penelitian..
3.2 Lokasi Penelitian..
3.3 Metode Pengumpulan Data ...

IV. HASIL PENELITIAN .

V. PEMBAHASAN...

VI. KESIMPULAN

VII. DAFTAR PUSTAKA..

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen logistik di rumah sakit merupakan salah satu aspek penting dari

rumah sakit. Ketersediaan obat saat ini menjadi tuntutan pelayanan kesehatan.

Manajemen logistik obat di rumah sakit meliputi tahap tahap perencanaan,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, evaluasi dan monitoring

yang saling terkait satu sama lain, sehingga harus terkoordinasi dengan baik agar

masing masing dapat berfungsi secara optimal. Ketidakterkaitan antara masing

masing tahap akan mengakibatkan tidak efisiennya sistem suplai obat yang ada, ini

juga memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun

ekonomis.

Manajemen obat merupakan isu yang sangat penting karena di

sebagian rumah sakit obat dan logistik medis lainnya merupakan salah satu sumber

pendapatan sekaligus komponen biaya terbesar. Perputaran uang yang terjadi

pada obat-obatan berpotensi menimbulkan moral hazard di kalangan

pemberi pelayanan kesehatan, industri farmasi, maupun masyarakat sendiri. Dilain

pihak banyak juga rumah sakit yang masih mengalami ketidakseimbangan persediaan

obat dibandingkan dengan kebutuhan. Hal ini biasanya dipengaruhi oleh pola

penganggaran (pemerintah) dan pola peresepan (kesesuaian dengan formularium).

Oleh karena itu, pengelolaan obat di rumah sakit harus diperkuat agar efisien dan

dapat mendukung proses pelayanan kesehatan yang optimal bagi pasien.

 Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah bagian dari rumah sakit yang

bertugas menyeleggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di

rumah sakit, sedangkan komite farmasi dan terapi adalah bagian yang bertanggung

jawab dalam penetapan formularium. Agar pengelolaan perbekalan farmasi dan

penyusunan formularium dirumah sakit dapat sesuai dengan aturan yang

berlaku,maka diperlukan adanya tenaga yang professional di bidang tersebut.

Manajemen persediaan obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Umum Daerah

Koja terdiri dari dua unit yaitu unit logistik dan apotek. M anajemen persediaan

obat di unit logistik yang mensuplai obat . Pada saat ini paradigm pelayanan

kefarmasian telah bergeser dari pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan

pasien (patient oriented) dengan mengacu kepada konsep Pharmaceutical care

seiring dengan peningkatan kesadaran masyarakat atau pentingnya kesehatan.

Pelayanan kefarmasian di rumah sakit berbasis konsep pharmaceutical care

menuntut adanya sistem yang dapat menjamin pelayanan farmasi yang bermutu dan

memiliki tingkat keberaturan yang tinggi salah satunya dengan terlaksananya

manajemen logistik yang profesional di rumah sakit. Proses manajemen logistik

farmasi bisa dikatakan baik bila fungsi-fungsi perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penghapusan dapat berjalan dengan baik.

Pada era BPJS seperti sekarang ini setiap institusi kesehatan yang menerima

pasien JKN harus berpegang pada Perpres No. 12/2013 tentang Jaminan Kesehatan

Nasional Pasal 32 mengenai daftar harga obat dan bahan medis habis pakai yang

sesuai dengan e-catalog yang telah ditentukan oleh pemerintah. Pelaksaanaanya di

lapangan hingga saat ini masih belum sempurna, beberapa kendala dan permasalahan

masih sering kali ditemukan terutama di RSUD Koja sehingga secara langsung juga

mempengaruhi kualitas pelayanan dari instalasi farmasi rumah sakit.

1.2 Permasalahan

Apa saja permasalahan logistik farmasi RSUD Koja yang ditemui selama

pelaksaan program JKN oleh pemerintah pada tahun 2015.

1.3 Tujuan

1.3.1 Tujuan Umum

1. Mengetahui permasalahan logistik yang ada di Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Umum Daerah Koja.

2. Memberikan solusi dan alternatif pemecahan masalah yang ada di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Koja.

1.3.2 Tujuan Khusus

1. Sebagai tugas mandiri pada mata kuliah Manajemen Logistik dan

kefarmasian dengan judul Analisa Permasalahan Logistik Farmasi Pada

era JKN di Rumah Sakit Umum Daerah Koja Tahun 2015, Program Studi

MARS Universitas Respati Indonesia.

2. Sebagai aplikasi penerapan ilmu Mata Kulia Manajemen Logistik dan

Kefarmasian khususnya dalam permasalahan Logistik Farmasi Rumah

Sakit Umum Daerah Koja Tahun 2015.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Manajemen Logistik

Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang

dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan

operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah kegiatan-kegiatan

manajemen yang bertujuan untuk mencapai daya guna (efisiensi) yang optimal di

dalam memanfaatkan barang dan jasa. Logistik modern dapat didefinisikan sebagai

proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang,

suku cadang dan barang-jadi dari para suplier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan

dan kepada para langganan. Menurut Subagya (1994), manajemen logistik adalah

suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan

penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta

penghapusan material/alat-alat. Sehingga manajemen logistik mampu menjawab

tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap

saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.

2.2 Fungsi Manajemen Logistik

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik dan

masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain.

Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut :

2.2.1. Fungsi Perencanaan

Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan

langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan

kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user)

kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi.

Perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan,

pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam

memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya

sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh

perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring,

evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk

tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.

Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan

akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar

dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara

pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas.

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan

pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara

pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan

yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan

diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.

 Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:

1. Rencana jangka panjang (Long range)

2. Rencana jangka menengah (Mid range)

3. Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan

skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang

terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan

menghasilkan antara lain:

1. Rencana Pembelian

2. Rencana Rehabilitasi

3. Rencana Dislokasi

4. Rencana Sewa

5. Rencana Pembuatan.

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan

menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:

1. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat

2. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang

tepat

3. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat

4. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat

5. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan

orang atau unit yang tepat

6. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat

7. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil

benar-benar tepat

2.2.2 Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk

merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar

yaitu skala mata uang dan jumlah biaya. Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-

rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk

disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui

hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran

tersebut merupakan anggaran yang reliable.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali

dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan,

maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan

terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat

membantu kegiatan. Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di

perhatikan antara lain adalah :

1. Peraturanperaturan terkait

2. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi

3. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran

4. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan

logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada

institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes,

Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta

sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan

rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga. Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %

50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat

rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

2.2.3 Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan

memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan

menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk

dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas

efisiensi. Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan

kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak

selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan

berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi.

Caracara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:

1. Pembelian

2. Penyewaan

3. Peminjaman

4. Pemberian ( hibah )

5. Penukaran

6. Pembuatan

7. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan

tahapan sebagai berikut:

1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2. Penyusunan dokumen tender

3. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang

4. Pemasukan dan pembukuan penawaran

5. Evaluasi penawaran

6. Pengusulan dan penentuan pemenang

7. Masa sanggah

8. Penunjukan pemenang

9. Pengaturan kontrak

10. Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak

luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian.

Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.

Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No.

80 tahun 2003.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:

a. Kode etik pengadaan

Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:

Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang

pembeli
 harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan.

Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.

Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika

b. Pelelangan pengadaan barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia

pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:

Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur:

Perencana,

pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan,

penanggung

jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.

Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan

pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-

unit yang

berfungsi sebagai pemeriksa.

Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin

proyek

Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang

pelelangan ditunjuk

2.2.4 Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan

pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk

menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan

pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup

semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi

yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari

kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.

Faktor faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:

Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang

yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:

- Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar,

kursi roda dll.

- Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.

Pengaturan ruang

Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan

ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

Prosedur/sistem penyimpanan

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara

pengambilan barang, pengawetan dll. Pencegahan terhadap api, pencurian,

tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan

dan tindakan keamanan.

2.2.5 Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola

pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Faktor yang mempengaruhi

penyaluran barang antara lain:

1. Proses Administrasi

2. Proses penyampaian berita (data-data informasi)

3. Proses pengeluaran fisik barang

4. Proses angkutan

5. Proses pembongkaran dan pemuatan

6. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan

unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

2.2.6 Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari

pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Alasan

penghapusan barang antaralain:

Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam,

administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan

Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.

Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat

diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu

suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
 ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,

menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga

barang tidak dapat dipergunakan lagi.

Surplus dan ekses

Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus

Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:

Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai,

identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan

atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban

sebelum barang dihapus.

Aspek rencana pelaksana tehnis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara

penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:

Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-

komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai

barang persediaan baru.

Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang

dihapus menjadi barang lain

Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka

pemanfaatan langsung
 Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau

pihak di luar instansi (Pemerintah)

Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang

Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

2.2.7 Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,

pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang

sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma,

instruksi

dan prosedur lain

Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna

mendapatkan

gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari

rencana

Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan

dalam

rangka pencapaian tujuan

Melakukan supervise

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana- sarana

pengendalian sebagai berikut:

Struktur organisasi yang baik

 Sistem informasi yang memadai

Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi

Pendidikan dan pelatihan

Anggaran yang cukup memadai

2.3 Pengadaan Obat Berdasarkan E-Catalog

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan

Presiden Nomor 70 Tahun 2012, pengadaan obat harus dilaksanakan berdasarkan

prinsip penyelenggaraan pemerintah yang baik dan bersih, prinsip keadilan,

transparansi, profesional, dan akuntabel untuk mendapatkan produk yang berkualitas

dengan harga yang wajar baik untuk program Jaminan Kesehatan Nasional maupun

program kesehatan lainnya. Untuk mempermudah pengadaan obat, Lembaga

Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) telah menetapkan Katalog

Elektronik (e-Catalog) Obat yang berisi daftar harga, spesifikasi dan penyedia obat.

Pengadaan barang/jasa secara elektronik atau E-Procurement dapat dilakukan

dengan E-Tendering atau E-Purchasing. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan

penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua

penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik. Prinsip pemilihan

penyedia barang/jasa secara elektronik sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden

Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah

diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012, yaitu efisien,

efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.

Dengan telah terbangunnya sistem Katalog Elektronik (E-Catalog) obat, maka

seluruh Satuan Kerja di bidang kesehatan baik Pusat maupun Daerah dan FKTP atau

FKRTL dalam pengadaan obat baik untuk program Jaminan Kesehatan Nasional

maupun program kesehatan lainnya tidak perlu melakukan proses pelelangan, namun

dapat langsung memanfaatkan sistem Katalog Elektronik (E-Catalog) obat dengan

prosedur E-Purchasing. Pembelian obat secara elektronik (E-Purchasing) berdasarkan

sistem Katalog Elektronik (E-Catalog) obat dilaksanakan oleh PPK dan Pokja ULP

atau Pejabat Pengadaan melalui aplikasi E-Purchasing pada website Layanan

Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), sesuai Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 17 Tahun 2012 tentang E-Purchasing.

Untuk dapat menggunakan aplikasi E-Purchasing, PPK dan Pokja ULP atau

Pejabat Pengadaan harus memiliki kode akses (user ID dan password) dengan cara

melakukan pendaftaran sebagai pengguna kepada LPSE setempat. Tahapan yang

dilakukan dalam pengadaan obat melalui E-Purchasing adalah sebagai berikut:

1. Pokja ULP/Pejabat Pengadaan membuat paket pembelian obat dalam

aplikasi E-Purchasing berdasarkan Daftar Pengadaan Obat sebagaimana

tercantum dalam Formulir 2 yang diberikan oleh PPK. Paket pembelian

obat dikelompokkan berdasarkan penyedia.

2. Pokja ULP/Pejabat Pengadaan selanjutnya mengirimkan permintaan

pembelian obat kepada penyedia obat/Industri Farmasi yang termasuk

dalam kelompok paket pengadaan sesuai angka 1.

3. Penyedia obat/Industri Farmasi yang telah menerima permintaan pembelian

obat melalui E-Purchasing dari Pokja ULP/Pejabat Pengadaan

memberikan persetujuan atas permintaan pembelian obat dan menunjuk

distributor/PBF. Apabila menyetujui, penyedia obat/Industri Farmasi

menyampaikan permintaan pembelian kepada distributor/PBF untuk

ditindaklanjuti.Apabila menolak, penyedia obat/Industri Farmasi harus

menyampaikan alasan penolakan

4. Persetujuan penyedia obat/Industri Farmasi kemudian diteruskan oleh

Pokja ULP/Pejabat Pengadaan kepada PPK untuk ditindaklanjuti. Dalam

hal permintaan pembelian obat mengalami penolakan dari penyedia

obat/Industri Farmasi, maka ULP melakukan metode pengadaan lainnya

sesuai Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012.

5. PPK selanjutnya melakukan perjanjian/kontrak jual beli terhadap obat yang

telah disetujui dengan distributor/PBF yang ditunjuk oleh penyedia

obat/Industri Farmasi.

6. Distributor/PBF kemudian melaksanakan penyediaan obat sesuai dengan isi

perjanjian/kontrak jual beli.

7. PPK selanjutnya mengirim perjanjian pembelian obat serta melengkapi

riwayat pembayaran dengan cara mengunggah (upload) pada aplikasi E-

Purchasing.

8. PPK melaporkan item dan jumlah obat yang ditolak atau tidak dipenuhi

oleh penyedia obat/Industri Farmasi kepada Kepala Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) c.q Direktur Pengembangan

Sistem Katalog, tembusan kepada Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan c.q Direktur Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

paling lambat 5 (lima) hari kerja.

 BAB III

METODE PENELITIAN

1. Jenis Penelitan

Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif karena dalam

pelaksanaannya meliputi analisis dan interpretasi tentang arti dan data yang diperoleh.

2. Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan di RSUD Koja.

3. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan salah satu aspek yang berperan dalam

kelancaran dan keberhasilan dalam suatu penelitian. Dalam penelitian ini metode

pengumpulan data yang digunakan adalah berupa observasi mengenai logistik pada

instalasi farmasi RSUD Koja.

 BAB IV

HASIL PENELITIAN

Selah dilakukan observasi ke bagian logistik farmasi RSUD Koja ditemukan

permasalahan dan kendala sebagai berikut :

Dari Pihak Rumah Sakit :

1. Perencanaan : Lambatnya pembuatan perencanaan TOR / RAB nya untuk

pengadaan obat yang dibutuhkan

2. Proses

- Lambatnya mencari daftar price list obat obatan sebagai dasar untuk harga

obat

- Pembuatan lelang obat - obatan bila obat diluar e catalog

- Untuk obat obat e catalog harus punya id e catalog dari rumah sakit untuk

pemesanan obat obatan

3. Pelaporan : Terkendala pembuatan laporan stock opname obat harian, mingguan

dan bulanan

Dari Pihak Perusahaan :

1. Stock obat tdk lengkap jenis obat dan jumlahnya sehingga tdk bisa memenuhi

sesuai kebutuhan

2. Proses administrasi dari proses pemesanan pengeluaran obat dari gudang

sampai proses pengantaran obat ke rumah sakit

Dari BPJS :

1. Sulitnya administrasi secara e katalog

2. Jaringan e katalog yang tidak mendukung

3. Harga yang dibuat e katalog terlalu rendah

4. Obat - obatan yang ada dalam data e katalog tdk lengkap dengan yang

dibutuhkan dari pengguna

5. Cara pembayaran yang lambat

 BAB V

PEMBAHASAN

Pengadaan obat sebelum e-katalog, secara garis besar dilaksanakan sesuai

peraturan perundangan yang ada, yaitu melalui perencanaan, proses pengadaan,

pemesanan ke distributor, penerimaan, dan distribusi ke unit layanan. Dengan e-

katalog, prosesnya hampir sama, hanya daftar obatnya telah ditentukan. Pengadaan

obat e-katalog hanya untuk pengelolaan obat di lingkup Kabupaten/Kota yang

dikelola oleh Dinas Kesehatan. Termasuk unit layanan kesehatan milik pemerintah

seperti rumah sakit juga diwajibkan menggunakan e-katalog dalam proses pengadaan

obatnya.

Tujuan pemerintah pusat menggunakan e-katalog adalah sangat mulia, karena

diharapkan melalui e-katalog ini ketersediaan obat terjamin dan daerah tidak

dipusingkan dengan proses negosiasi yang rumit. Secara biaya, harga-harga obat e-

katalog memang jauh lebih murah, karena memang pabrik yang diberi proyek untuk

memproduksi obat dalam e-katalog tentu lebih tenang bila punya data dan punya

pembeli pasti. Harga yang murah dari e-katalog ini bagi pemerintah sangat

bermanfaat untuk menekan biaya kesehatan yang makin tinggi.

Namun, pelaksaanaanya memang masih banyak kendala yang dijumpai di

lapangan. Berdasarkan hasil observasi yang kami lakukan di RSUD Koja dijumpai

beberapa permasalahan seperti yang sudah disebutkan pada bab sebelumnya.

Permasalahan tersebut tidak hanya berasal dari rumah sakit akan tetapi juga berasal

dari perusahan penyedia obat dan juga dari pihak BPJS.

Untuk menghindari terjadinya masalah masalah tersebut perlu mendapatkan perhatian

dari berbagai pihak, antara lain :

1. Dari Pihak RS :

Pembuatan TOR / RAB tahunan,bulanan tepat waktu

Price list obat yang diminta kepada perusahaan obat obatan harus sesuai

dengan yang dibutuhkan

Untuk obat obat diluar e catalog yang membutukan lelang aturan

waktunya tidak perlu menunggu sampai 30 hari

Penambahan SDM atau outsourching untuk membuat laporan stock

opname harian dan bulanan

2. Dari Pihak Perusahaan :

Penambahan produksi obat obatan yang dibutuhkan sesuai dengan jenis

yang ada di e- katalog

Bekerja sama dengan perusahaan obat lain untuk pengadaan jenis dan

jumlah obat yang dibutuhkan

Pembuatan sistem yang baik dan canggih sehingga dapat mempercepat

proses dari pemesanan pendistribusian Cuma butuh 2 x 24 jam

3. Dari BPJS :

Perbaikan sistem dan jaringan administasi e catalog

Update daftar harga dan jenis obat obatan yang ada di e catalog
 Tidak ada dominasi perusahaan obat tertentu

Proses pembayaran harus tepat waktu

BAB VI

KESIMPULAN

Pelaksanaan pengadaan obat di RSUD Koja di era JKN

sekarang ini sesuai dengan peraturan yang dibuat oleh pemerintah

y a i t u d e n g a n m e n g g u n a k a n s i s t e m e - c a t a l o g . Katalog Elektronik (E-

Catalog) adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi

teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah.

Selama pelaksanaannya masih banyak dijumpai beberapa kendala tidak hanya dari

pihak rumah sakit tetapi juga dari pihak BPJS ataupun dari perusahaan obat. Akan

tetapi semua hal tersebut bisa dapat diminimalisir ataupun dihilangkan dengan

berbagai solusi alternatif yang dijelaskan pada halaman sebelumnya.

 BAB VII

D A F TA R P U S TA K A

Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pengadaan Barang

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
Perpres No. 12/2013 tentang Jaminan Kesehatan Nasional
Subagya, M.S., 1994, Manajemen Logistik, PT Gunung Agung, Cetakan Ke Empat,
Jakarta