INDICADORES DE UNA PYME

En la mayora de las economas del mundo, se han incrementado la creacin de pequeas y

medianas empresas, esto ha creado la necesidad de contar con ms y mejores herramientas de
direccin empresarial, que les permita crear valor a travs de las tcnicas de gestin.

Tambin se ha identificado la necesidad del pequeo y mediano empresario de contar con un

documento que agrupe y simplifique conceptos y herramientas avanzadas de gestin de fcil
aplicacin, que le permita al gerente, propietario, socios, directores, etc. optimizar resultados y
crear mecanismos de control orientados en la generacin de valor econmico empresarial

Qu es un indicador?

Un indicador es la expresin cuantitativa del comportamiento y desempeo de un proceso, cuya

magnitud, al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin
sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas segn el caso

El indicador proporciona informacin significativa sobre aspectos crticos o claves de una

organizacin mediante la relacin de dos o ms datos.

Qu toman en cuenta los Indicadores?

En el diseo de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad

y Potencialidad:

Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medicin acerca de lo que se hace en el

presente con los recursos y restricciones existentes.
Capacidad: Es un valor fijo, significa lo mximo que se podra hacerse con los recursos
existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explcitos los recursos y
restricciones que se relacionan con la capacidad mxima.
Potencialidad: Es lo mximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se
remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.

Los anteriores conceptos son bsicos para obtener indicadores, ya que ayudan a observar el
comportamiento en el corto, mediano y largo plazo, permitiendo visualizar qu sucede en el
tiempo bajo ciertas circunstancias si se mejora el comportamiento actual bajo restricciones
particulares

Qu informacin se requiere para elaborar un Indicador?

Se requiere informacin necesaria con niveles adecuados de calidad, certeza y confiabilidad, tales
como:

Informacin financiero-contable:

Se debe contar con la existencia de sistemas de informacin administrativos bsicos, de modo que
la informacin financiera que se utilice para elaborar el indicador nos ayude a la toma de
decisiones y a la mejora de alguna situacin en particular.
Un requisito bsico es que cada unidad, programa o lnea de actividad que se pretenda evaluar
tenga un centro de costos y un registro detallado en el sistema contable.

Informacin operacional:

Son los datos sobre las actividades de las distintas unidades y programas de la empresa (cantidad
de productos, tiempo, clientes, prestaciones, etc). Al igual que la informacin contable, debera ser
obtenida directamente de los sistemas de informacin de la empresa.

Informacin de resultados:

Este tipo de informacin requiere de la creacin y operacin de nuevos sistemas de seguimiento y

recopilacin, tales como encuestas, mediciones en terreno, elaboracin de informes, etc.

Existen un sin nmero de indicadores para evaluar el rendimiento de una PYME, en la actualidad
necesitamos ver el rendimiento de la empresa en tiempo real y convertir los datos en
conocimiento; como son la disminucin de costos, aumentar la productividad, optimizar el uso de
recursos y tiempo, mejorar y agilizar la toma de decisiones; para esto necesitamos los indicadores
ya sea indicadores de gestin, econmicos, financieros, etc.

En el siguiente trabajo nos enfocaremos en los ndices de Gestin y Financieros.

Indicadores de Gestin
Cmo se construyen los indicadores de gestin?

La medicin de la gestin global de una empresa requiere del desarrollo de un conjunto armnico
y sistemtico de indicadores de gestin que abarquen todas las reas de la empresa:

Economa (manejo adecuado de los recursos financieros),

Eficacia (logro de los objetivos institucionales),
Eficiencia (ejecucin de las acciones usando el mnimo de recursos)
Calidad del Servicio (satisfaccin de los requerimientos de los usuarios).

Ventajas de implementar Indicadores de gestin

Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin del negocio para determinar
que tan bien se estn logrando los objetivos y metas propuestas.
Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar
comportamiento preactivos.
Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del
cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Establecer una gerencia basada en datos y hechos.
Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las actividades claves de la
organizacin, y la gestin general de las unidades del negocio con respecto al
cumplimiento de sus metas.
Reorientar polticas y estrategias con respecto a la gestin de la organizacin.
Metodologa para establecer los indicadores de Gestin

Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros, precisos,
cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los
objetivos. Ellos nos dan el punto de llegada, las caractersticas del resultado que se espera.
Identificar Factores crticos de xito: Se entiende por factor crtico de xito aquel aspecto
que es necesario mantener bajo control, para lograr el xito de la gestin, el proceso o la
labor que se pretende adelantar.
Establecer Indicadores para cada Factor Crtico: Despus de identificar los factores crticos
de xito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es necesario establecer un
indicador que permitan realizar el monitoreo antes del proyecto, durante ste y despus
de la ejecucin del proceso respectivo.

CLASES DE INDICADORES DE GESTION

Indicador de utilizacin: Cociente entre la capacidad utilizada y la disponibilidad

Indicador de rendimiento: Cociente entre produccin real y la esperada

Indicador de productividad: Cociente entre los valores reales de la produccin y los esperados
PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIN
ABASTECIMIENTO

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO

Cortes de los problemas inherentes a la

generacin errtica de pedidos, como:
costo del lanzamiento de pedidos
Calidad de los Nmero y porcentaje de Productos Generados sin
pedidos de compras rectificadores, esfuerzo del personal de
Pedidos Problemas x 100/Total de
compras para identificar y resolver
Generados generadas sin retraso, o pedidos generados
sin necesidad de problemas, incremento del costo de
informacin adicional. mantenimiento de inventarios y
prdida de ventas, entre otros.
Nmero y porcentaje de Costos de recibir pedidos sin cumplir las
pedidos que no cumplen especificaciones de calidad y servicio,
Entregas las especificaciones de Pedidos Rechazados x como: costo de retorno, coste de volver
perfectamente calidad y servicio 100/Total de rdenes de a realizar pedidos, retrasos en la
recibidas definidas, con desglose Compra Recibidas produccin, coste de inspecciones
por proveedor adicionales de calidad, etc.
Consiste en calcular el Identifica el nivel de efectividad de los
nivel de efectividad en proveedores de la empresa y que estn
Nivel de las entregas de Pedidos Recibidos Fuera de afectando el nivel de recepcin
cumplimiento mercanca de los Tiempo x 100/Total Pedidos oportuna de mercanca en la bodega de
de Proveedores proveedores en la Recibidos almacenamiento, as como su
bodega de producto disponibilidad para despachar a los
terminado
clientes

TRANSPORTE

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Costo Transporte propio
Comparativo del Medir el costo unitario de por unidad/Costo de Sirve para tomar la decisin
Transporte transportar una unidad contratar transporte por acerca de contratar el transporte
(Rentabilidad Vs respecto al ofrecido por los unidad de mercancas o asumir la
Gasto) transportadores del medio. distribucin directa del mismo.

Consiste en determinar la Sirve para conocer el nivel de

capacidad real de los Capacidad Real utilizacin real de los camiones y
Nivel de Utilizacin
camiones respecto a su Utilizada/Capacidad Real as determinar la necesidad de
de los Camiones optimizar la capacidad instalada
capacidad instalada en Camin (kg, mt3)
volumen y peso y/o evaluar la necesidad de
contratar transporte contratado
INVENTARIOS

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Las polticas de inventario, en general,

Proporcin entre las
deben mantener un elevado ndice de
ventas y las existencias
rotacin, por eso, se requiere disear
ndice de promedio. Indica el
Ventas Acumuladas x polticas de entregas muy frecuentes,
Rotacin de nmero de veces que el
100/Inventario Promedio con tamaos muy pequeos. Para poder
Mercancas capital invertido se
trabajar con este principio es
recupera a travs de las
fundamental mantener una excelente
ventas.
comunicacin entre cliente y proveedor.
Proporcin entre el Altos niveles en ese indicador muestran
inventario final y las demasiados recursos empleados en
ventas promedio del Inventario Final x 30 inventarios que pueden no tener una
ndice de ltimo perodo. Indica das/Ventas Promedio materializacin inmediata y que est
duracin de cuantas veces dura el corriendo con el riesgo de ser perdido o
Mercancas inventario que se tiene. sufrir obsolescencia.
Se determina midiendo
el costo de las Se toma la diferencia en costos del
referencias que en inventario terico versus el fsico
inventariado, para determinar el nivel de
Exactitud del promedio presentan Valor Diferencia ($)/Valor
irregularidades con confiabilidad en un determinado centro
Inventario Total de Inventarios
respecto al inventario de distribucin. Se puede hacer tambin
lgico valorizado para exactitud en el nmero de
cuando se realiza el referencias y unidades almacenadas
inventario fsico

ALMACEN

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Consiste en relacionar el costo Sirve para comparar el costo por
Costo de del almacenamiento y el Costo de unidad almacenada y as decidir
Almacenamiento nmero de unidades almacenamiento/Nmero si es ms rentable subcontratar
por Unidad almacenadas en un perodo de unidades almacenadas el servicio de almacenamiento o
determinado tenerlo propiamente.

Costo por Unidad Porcentaje de manejo por
unidad sobre los gastos
Despachada
operativos del centro de
distribucin.
Costo Total Operativo Sirve para costear el porcentaje
Bodega/Unidades del costo de manipular una
Despachadas unidad de carga en la bodega o
centro distribucin.
 Sirve para medir el nivel de
Consiste en conocer el nivel de
Nmero de despachos cumplimiento de los pedidos
efectividad de los despachos de
Nivel de cumplidos x 100/Nmero solicitados al centro de
mercancas a los clientes en
Cumplimiento total de despachos distribucin y conocer el nivel
cuanto a los pedidos enviados
Del Despacho requeridos de agotados que maneja la
en un perodo determinado.
bodega.

Sirve para costear el valor

Consiste en conocer el valor de Costo Total Operativo unitario de metro cuadrado y
Costo por Metro
mantener un metro cuadrado as poder negociar valores de
Cuadrado Bodega x 100/rea de
de bodega arrendamiento y comparar con
almacenamiento
otras cifras de bodegas
similares.

SERVICIO AL CLIENTE

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO

Nivel de Consiste en calcular el
cumplimiento porcentaje real de las
entregas a entregas oportunas y
clientes efectivas a los clientes
Sirve para controlar los errores que se
Total de Pedidos no presentan en la empresa y que no
Entregados a permiten entregar los pedidos a los
Tiempo/Total de Pedidos clientes. Sin duda, esta situacin impacta
Despachados fuertemente al servicio al cliente y el
recaudo de la cartera.

Nmero y porcentaje
de facturas con error Facturas Emitidas con Generacin de retrasos en los cobros, e
Calidad de la
por cliente, y Errores/Total de Facturas imagen de mal servicio al cliente, con la
Facturacin
agregacin de los Emitidas consiguiente prdida de ventas.
mismos.

Sirve para controlar los errores que se

Consiste en calcular el presentan en la empresa por errores en
Causales de Total Notas Crdito/ Total
porcentaje real de las la generacin de la facturacin de la
Notas Crdito de Facturas Generadas
facturas con problemas empresa y que inciden negativamente en
las finanzas y la reputacin de la misma.

Consiste en calcular el Total Pedidos Pendientes Se utiliza para medir el impacto del valor
Pendientes por nmero de pedidos no
por Facturar/Total Pedidos de los pendientes por facturar y su
Facturar facturados dentro del Facturados incidencia en las finanzas de la empresa
total de facturas
 NDICES FINANCIEROS
Un ndice financiero es una relacin entre dos cifras extradas de los estados financieros (balance
general, estado de resultados, flujo de caja, estado fuentes y aplicacin de recursos) o de cualquier
otro informe interno (presupuesto, gestin de la calidad, etc.), con el cual el usuario de la
informacin busca tener una medicin de los resultados internos de un negocio o de un sector
especfico de la economa, aspecto que confronta con parmetros previamente establecidos como
el promedio de la actividad, los ndices de periodos anteriores, los objetivos de la organizacin y
los ndices de sus principales competidores

INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Est pensado para
controlar los gastos
Costos
logsticos en la empresa y
Logsticos medir el nivel de
contribucin en la
rentabilidad de la misma.
Los costos logsticos representan un
porcentaje significativo de las ventas
Costos Totales
totales, margen bruto y los costos totales
Logsticos/Ventas
de las empresas, por ello deben
Totales de la
controlarse permanentemente. Siendo el
Compaa
transporte el que demanda mayor
inters.

Consiste en calcular el Sirve para controlar y medir el nivel de

porcentaje real de los Venta Real rentabilidad y as tomar correctivos a
Mrgenes de
Producto/Costo Real tiempo sobre el comportamiento de
Contribucin mrgenes de rentabilidad
de cada referencia o grupo Directo Producto cada referencia y su impacto financiero
de productos en la empresa.
Consiste en determinar el Se controlan las ventas perdidas por la
porcentaje del costo de las Valor Pedidos no compaa al no entregar oportunamente
Ventas Perdidas ventas perdidas dentro del Entregados/Total a los clientes los pedidos generados. De
total de las ventas de la Ventas Compaa este manera se mide el impacto de la
empresa reduccin de las ventas por esta causa

De cada 100 pesos que se

Costo por cada Costos Operativo Sirve para costear el porcentaje de los
despachan, que porcentaje
100 pesos Bodegas/Costo de las gastos operativos de la bodega respecto
es atribuido a los gastos de
despachados Ventas a la ventas de la empresa.
operacin.

Ratios financieras:
Estos tienen como objeto analizar la estructura financiera de la organizacin, desarrollar sus
polticas de crdito, frente a la clientela, y medir la velocidad de circulacin de capitales que
componen el fondo de mano de obra.

INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO
Cobertura de intereses Nmero de veces que la utilidad operacional cubre los gastos
 financieros.
Mide la importancia relativa que tiene cada fuente de
financiamiento (pasivos y/o capital contable) en la estructura
Costo ponderado de capital financiera de un negocio. Es la tasa media ponderada de
financiacin de la empresa. Tambin se le llama tasa mnima
de rentabilidad.
Grado de apalancamiento Mide la magnitud del impacto que tiene el nivel de
financiero endeudamiento sobre las utilidades operacionales.
Es el porcentaje en que se comprometen los activos de una
Nivel de endeudamiento
empresa con terceros.

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
El Grado de Apalancamiento Operativo, GAO, mide el impacto
Grado de apalancamiento de los costos fijos sobre la utilidad operacional ante un
operativo aumento en las ventas ocasionado por inversiones en activos
fijos (tecnologa).
En valores absolutos es la diferencia entre los resultados
presupuestados de una inversin y los resultados dados. En
Costo de oportunidad
valores relativos es el porcentaje que se ha dejado de percibir
sobre los resultados presupuestados.
Es el punto donde los ingresos operacionales son iguales a los
Punto de equilibrio costos operacionales. En otras palabras, es el punto muerto
donde no hay ni utilidad ni prdida operacional.
Es la cantidad de riqueza que una empresa genera en sus
operaciones normales una vez ha cubierto todos sus costos y
Valor Econmico Agregado gastos, la financiacin requerida, los impuestos y el costo de
oportunidad de los propietarios de la empresa (Vea grficos
sobre la estructura conceptual del Valor Econmico Agregado)
PATRIMONIO LIQUIDO/GASTOS MENSUALES: Lo que nos indica
que la riqueza no se mide en dinero sino en tiempo. Cunto
Independencia Financiera tiempo cubre mi patrimonio lquido los gastos mensuales que
tengo? (Aporte de Cesar Paya, estudiante de Administracin
Financiera)
Analiza las veces que los activos se convierten en ventas o
Rotacin de Activos
ingresos operacionales.

INDICADORES DE RENTABILIDAD
Es la relacin entre la utilidad neta y las ventas totales
(ingresos operacionales). Es la primera fuente de rentabilidad
en los negocios y de ella depende la rentabilidad sobre los
Margen neto de utilidad
activos y la rentabilidad sobre el patrimonio. Los ingresos
operacionales son el motor de una organizacin y este ndice
mide precisamente el rendimiento de ese motor.
Margen bruto de utilidad Es la relacin entre la utilidad bruta y las ventas totales
 (ingresos operacionales) Es el porcentaje que queda de los
ingresos operacionales una vez se ha descontado el costo de
venta. Entre mayor sea este ndice mayor ser la posibilidad
de cubrir los gastos operacionales y el uso de la financiacin
de la organizacin.
Es la relacin entre la utilidad operacional y las ventas totales
(ingresos operacionales). Mide el rendimiento de los activos
operacionales de la empresa en el desarrollo de su objeto
Margen operacional
social. Este indicador debe compararse con el costo
ponderado de capital a la hora de evaluar la verdadera
rentabilidad de la empresa.
Es la razn de las utilidades netas a los activos totales de la
Rentabilidad neta sobre la empresa. Evala la rentabilidad neta (uso de los activos,
inversin gastos operacionales, financiacin e impuestos) que se ha
originado sobre los activos.
Es la razn de las utilidades operacionales a los activos totales
Rentabilidad operacional de la empresa. Evala la rentabilidad operacional (uso de los
sobre la inversin activos y gastos operacionales) que se ha originado sobre los
activos.
Rentabilidad sobre el Evala la rentabilidad (antes o despus de impuestos) que
patrimonio tienen los propietarios de la empresa.
Es el resultado de la aplicacin de polticas de ventas,
financiacin, dividendos y capitalizacin. En los tiempos
actuales la estrategia que ms incide en la competitividad de
Crecimiento sostenible las PYMES es precisamente la estrategia de crecimiento, la cual
apunta a que el incremento de las ventas, los activos y el
patrimonio de la compaa, sea consecuente con el
crecimiento de la demanda.
Es la utilidad operacional (EBIT) ms los gastos por
depreciacin, gastos por amortizaciones de diferidos y
EBITDA provisiones. El EBITDA es entonces el flujo neto de efectivo
antes de descontar el uso de la deuda (Gastos financieros) y
los impuestos