Вы находитесь на странице: 1из 36
Formatos definidos por el usuario 34 Hiaga clic en insertaty copie el simbolo. Presione (Gaia) +(, Seleccione Numero y Personalizada. Seleccione Tipo: 0 Haga clic ders de: Oy esriba" Insert el sinbolocopiado (GBI) ¥ acabe de nuevo con * Ee er) Las comillas le dicen a Excel que desea combi nar ntimeros y texto en el mismo formato. ‘A continuacién crearemos dos nuevos forma- tos, un formato de texto con puntos después del texto y un formato de niimero con pntos antes del nimero. El resultado seréel siguiente: Newson Pollo con almendras. -Bseriba algo en una celda Presione (Gontel)+(7). Seleccione la categoria Texto. Seleccione la categoria Personalizads, Escriba los cig tal como le indico a con- tinuacion: La significa texto, es decir, aungue escriba tun nuimero, se consideraré texto, El asterisco * le indica a Excel que debe repetir los caracteres Inmediatamente a la derecha ~en este caso un ‘Punto hasta el final de lacelda. ‘Siddesea un espacio entre el nimero y el punto, puede afadir""entre @y Cree el formato de nimero equivalente: ‘Nuevamente, aqui puede tener uno 0 mas es pacios entre los puntos y el nimero aiadiendo, "entre el punto yel 0 inicial: ‘+ _Intente crear un formato que devuelva me= {ros cuadrados. + Cree otro formato que devuelva metros cibicos. ‘+ lense en su trabajo diario y ree un for. -mato que le sea iil (n, %., MB, ete). Formatos globales Formatos globales ‘Cuando cree un formato personalizado,sola- _mente exstrs en el bro en el que lo haya ‘creado. Fs posible guardar el libro como plan- tila, pero zqué pasa si sempre desea tener los formatos a mano? ‘Tendiria que hacer un poco de tampa: ‘+ Creo una nueva carpeta en la que desee ‘guardar na plantilla de Excel, ‘+ Bn Excel, haga clic en Horramiontas Opciones yen a ficha Genera ‘+ Enel campo Al inicio, abrir todos os archivos en esriba la ubicacién dela ‘nueva carpeta. Cree todos los formatos que desce en na ‘nueva hoja vacta (0 cépielos de los libros {que los contengan), ‘© Seleccione todo el libro y restablezca el for- ‘mato a General ‘+ Guarde el libro como plantila, pero: ‘+ Llame la plantilla Libro col6quela en la carpeta que a creado anteriormente Aliniiar Excl, se abrir con una copia dela plantilla Libro y sus formatos estarénintacts. ars ‘Una vez haya creado sus formatos personali- zados, puede utilizarlos haciendo clic en Formato! Celdas,seleccionando la categoria, Personalizada y marcando el formato deseado ‘en la ventana Tipo. Supone muchas acciones con el ratén,y si uti- liza los formatos con frecuencia resulta bastan- te molesio, Puede acceder mas répidamente a Jos formatos creando estlos, Una vez ceados, [puede dinamizar ain mas las cosas creando un par de macros sencilla He creado algunos formatos nuevos: oy b Crear estilos 1. Uillice el formato en una celda: ee aay a 2, Seleccione la celda y haga clic en Formato Teste: 3. Enel campo donde indica Normal, eseriba, ‘el nombre del nuevo estilo y presione [Ei haga clic en Aceptar: Observe que puede agregar o eliminar muchos otros formatos. Si desea poder utilizar el estilo en un rea ‘la que ha dado un formato particular (co- lor de fondo, bordes, fuente, ete) y quiere ‘mantener el formato al utilizar el estilo, cdesmarque todas las calla excepto ‘Numero y Protecetén, Formatos globales 3 4. Repitalo con otro formato. [Acaba de crear sus propios estilo. Para utili Zzarlos, haga clicen Formato / Estilo seleccione 1 que desce en el ment desplegable: ‘Pero siguen siendo cinco 0 seis acciones,y nos ‘gustaria ir ain més répido: 1. Haga clic con el botén derecho en cual- Auer barra de herramientas y haga clicen ersonalizar. 2 Seleccione la ficha Comandos y la categoria Formato. 3. Enel panel Comandos, busque Estilo (de- nitro de Formato) ¥arristelo a una barra de herramientas = Ahora los estilosestin disponibles con tan slo dos o tes acciones del rat Seria alin més pido si pudiésemos activar et formato desde el teclado. Y no se me ocurre -mejor solucién que crear una mact. Macro de estilo 1. Hiaga clic en Herramientas / Macro ~ Grabar 2 Asignea la macro un nombre adecuado {no utilice espacios) y gusrdela en un Libro de macros personal Ethecho de guardar la macro en un Kibro personal hace que esté activa en todos los libros en los que teabaje, | 3. Coloque el cursor en el cuadro destinado al método abreviado, mantenga pulsada la tecla Bf, y pulse la letra que desee (yo he optado por P cle Porcentual) Haga cic en Aceptar. ‘Vuela a la hoja de ecu, haga elic en Estilo en la barra de herramientasy selec- cione el estilo deseado, 6. Detenga la grabacién dela macro haciendo licen el bot6n Detener grabacién. 7. Eseriba un miimero en una celda y prucbe el método abreviado, Recuerde que debe guardar el ibro como plan- tilla los formatos no estarin disponibles. ‘También puede crear las macros construyendo Jos formatos en lugar de creando estilos y ui- lizandolos en las macros. Grandes cantidades de datos ‘Las grandes hojas de edlculo con grandes can- tidades de datos seguramente le obligarsn a ordenaro extraer una parte de ls datos que se ajusten a unos determinados criterias. 4 Formatos globales Enla siguiente seccién del cuademo nos ocu- pparemos de ello Excel trata a cualquier lista 0 cantidad conside- "able de datos como una bas de datos. Para po- ‘der manejara es necesario tener en cuenta una serie de normas. Abra el archivo Cilentes.xis En este archivo te ‘hemos una larga lista. Cada columna tiene un titulo, un eampo, por ejemplo Empresa. En ca- dl fila apareceninstancias de varias empresas. Cada instancia 6 empresa es un registro. Siempre que los datos estén organizados de es- ‘ta manera, es posible extraet la informacion deseada de la lista. Pero tiene que esta organi ‘ada con encabezados a nivel horizontal y re- gistos a nivel vertical. Orden ‘Uno de los métodos més utilizados para orga- nizat informacion es la ordenacign, ya sea as" ‘endlente o descendente, Si solamente desea ordenat los datos por una clave, por ejemplo Empresa, coloque el cursor ‘en a columna pertinente y haga cic en el bo- {6n Orden ascendente u Orden descendente. No seleccione una parte de la lista, ya que en ese «aso solamente se ordenaré esa zona del lista. ‘i mantine pulsadalateca (9 ordenaré a lista ene orden inverso de modo que re ‘uerda eso y necesita espacio para ms boto- ‘es siempre puede eliminar uno de ellos {mantengapulsada I tela (mientras aras- ‘raed botin fuera de la bara de heramiens) Sin embargo, este método no le permite orde- narlos datos por mis de una clave y sempre lo hard de forma alfanuérica. Eso significa que, si desea ordenar por meses, empezari con Atri seguir con agosto y terminard con sep- tombe Si desea que los meses aparezcan en el orden correcto, deberd usar este otro método: 1. Abra ibro Contes por mes 2 Coloque el cursor en al- agin punto de a columna ‘Ay haga clicenel botén ‘Orden ascondente para ver sa efector 3. Haga clic en Datos / Ordena. Esto le dard la pposiilidad de ordenarlos conforma tres daves y ‘cambiar el métode de ordenacién: 4. Onienar por Mes es correcto, pero el mé= todo no oes. Haga clicen Opciones: 5. Haga clicen la pequeta flecha dela dere- cha y seleecione enero, febrero, ete. 6. Haga cic en Aceptar. Excel recordaré este orden siempre que guarde la hoja de eateul, Formatos globales Subtotales ‘Cuando haya ordenado los datos, puede hacer «que Excel calcule automaticamente los subtota- les del campo ordenado, 1. Abra el libro Pedidos y observe su cons- ‘ruccion: HUE | TENS, geting Fe 7 a He i be ea ‘Laimagen es pequefa, pero expero que pueda leerla. Como minimo, estoy seguro dde que podtra hacerlo en pantalla, ‘Const cle 2.469 registros de ventas orde- nados por los encabezados nombres de ‘ampo) Mes, Cliente, Nombre de producto, Precio unitario, Unidades y Total ‘Lo que queremos hacer es averiguar cuén- ‘toha comprado cada client, 2. Coloque el cursor en cualquier punto de la ‘columna Giiente y ordene los datos de for- ‘ma ascendente o descendente, no importa. 4. Puesto que hemos ordenado por Cllente, dlebers selecionar Cliente en el campo Para ‘cada cambio en. 5. Utlce la funcin Suma, pero comprucbe ‘qué opciones tiene. 6. Agregue el subtotal a Total. Desmarque la casilla Resumen debajo de los datos. De este modo, le presentaré los subjotales encima de los clientes, inelu- ‘yendo un total en la parte superior en Iu- {gar de debajo de todo. 8, Haga clicen Aceptar. Veré la siguiente pantalla: | a a Lama bd bla . i # i i Aa izquierda de los encabezados de columna se le presentan tres pequefos botones (1-3) ya Ia izquierda de cada subtotal un boton con &! signo de menos: 6 Formatos globales Los botones 1-2-3 representan los tres niveles ‘que tiene en la hoj: Total = 1, Subtotales =2,y todo el texto y nimeros = 3 1. Haga licen el botin 2 para mostrar tni- camente los niveles 4 y 2 Se ocultarin todos ls detalles, de modo que solamente verd el total genera y los subtotales. Los pequefios botones con el signo menos se ‘han convertido en botones con el signo ms. Puede ampliar o comprimir los detalles pul- sando en los botones de mis/menos para el, cliente pertinente ‘Cologne el cursor en uno de los subtotates pa- raver la formula, por ejemplo: =SUBTOTALES;G4:G15) Probablemente nunca habra visto esta funcion, yy probablemente se estaré preguntando qué ‘significa 1. Con el cursor en la celda que contiene la {rmula, haga clic en Insertarfuncién: A SusTorse maar Se abrir el asistente para funciones con la funcién Subtotales: 2. Para averiguarlo que hace la funcién haga licen Ayuda sobre esta funcién en a parte inferior izquierda del cuadro de dilogo. “Aparecersla siguiente pantalla de ayuda: en SUBTOTALES: Yeatanbin Devuelve un subtotal en unalste obase de 500 y dlebajo del segundo eseriba 1.000: Total Total _| >600_/1000 y <$000 (1,268 resulta- dos). Busque todas lo pedidos que superen los 5.000 (598) ‘Busque todos los peidos de Mare Palllar- de, Hungry Ow! AIL-Night Grocers, Savetot Markets y Queon Cozinha entre 2.000 y 4.000 82}: Sip. af09b sto ei ton ‘Busque todos los pedidos de Mare do, de Hungry Ow All-Night Grocers y Save- ‘lot Markets ineriores 1.000 y todos los ‘pedidos de Queen Cozinna: Extraer a otra hoja Extraer a otra hoja Es una buena idea mantener las cosas separa das, y probablemente sea recomendable colo- carel extractoen una hoja vacta, En esta hoja podria utilizar Autofitro 0 Fitro ‘avanzado para extraer mas datos, 0 podria usarla para combinar corresponencia en Word. [Extraer informacion a otra hoja deberia ser sen- «ill Mientras estaba abierto el cuadro de dis- logo Fir avanzado, todo lo que tenia que Jnacer era hacer clic en el campo Copia a otro lugar, seleccionar la hoja deseada y hacer cic en Aceptar. Sin embargo, las cosas no funcio- ran ast Intentelo: 1. Inserte otra hoja (nsertar/ Hoja de calcu). ‘Aparecers la Hoja 2. Vuelvaa la base de datos de la hoja 1 y eje- cute la consulta (no tiene que cambiar los cxiterios). 3. Enel cuadto de dislogo Fitroavanzado se- Teccione Copia a otro lugar y- 4. Enel campo Copia a seloccione Hoja2 y hhaga clic en cualquier cela: 5. Haga clic en Acoparopresione C69. No oars hacer otra cos, Si desea extraer Ia informacion a ota hoj,éta tiene que estar activa, ex decir ene que niciar clive avanzad deste es hej. 1. Vaya Hoja y coloque el cursor en cual- ler celda 2 Haga clicen Datos / Fito avanzado, Elcus- rode dislogo esta vacio, no ecuerda nin- guna configuracién anterior. 3. Marque Copia a otro lugar. 4. Enel campo Rango dela lista selecione olay a base de datos (seleccione la pr- ‘mera celda de la lista, mantenga pulsado (Gey uiice la flecha derecha y laflecha abajo), 5. Enel campo Rango de crterlos, haga clic nla Hojat y seleccione el rango deseado. 6. En Coplara seleccione una ced de la dejlisagoacion7s_ Sl Prone rel rs Pry eee 7. Presione i) o haga clic en Aceptar y los datos se extraeran ala otra hoje, En mi propia hoja he colocado el cursor en lacelda 10 en el campo Coplar a. Al igual {que he hecho previamente con el Autofitro, {queria tener espacio arriba para crear for- ‘mulas para calcular el total el promedio, el snmero de pedides y el maximo y el mi- 8. Eseriba el texto y las formulas para caleu- larlos: Extraer a otra hoja 9, Utlce las funciones: SUMA, PROMEDIO, CCONTAR, MAX MIN. 10. Asegerese de que las férmulas cubren jer nueva instancia de venta es de- cir: =SUMA(SGSI1SGS55536). Una pequefia macro Despues de ol itr avanzado n estan vanzado como pregona su nombre, pero re Salta mymoesto fener que hacer tes oct tuo cls para cambiar rang de iter con alin de obtener eulades Es poibleautomatizar est tabyjo mediante ‘unt macs. Una macro es en ela un pro fama escrito pore usuario quele ayuda aha Ger determinadas cos. {Una macro le permit repetir quel acco nes que pun se simple pero requlren tichos les de atin o mich trabajo an telado reduiendalas oun solo cic una sola palacén de cas. En sguinte eric crearemos tes pegue- fismacos {Laprimeragjecutard una consulta de Fito sven coun conan 9" La segunda ecutar Ia const pro cambi- ‘Setrango de cteriospor"o" es ded cubis tres 1a terera arb lo mismo pro amplas eran sedecrtesos a cata fs Ejercicio: macro 1, Abracl libro Pedidos. 2. Sihaguardado el libro con un rango de criterios, acceda al rango. De no ser asi, copie los nombres de campo de la base de dlatosen otto punto donde no sean impor- ‘antes. (Yo los he colocado en la fila 1 para poder mostrarle también el nombre) 43. Seleccione a fila que contiene los nombres dle campo de los crterios y la fila de debajo {y asignele el nombre ¥: 4. Amplie a seleccién una fila hacia abajo y ‘nombrela 0. 5. Una vez mas, amplie Ia selecion para cu- brie una fla hacia abajo es decir cuatro en total, ynombre el rango 0.3. Crear las macros ‘A continuacién,crearemos las macros. Quizés le parezca dificil, pero vamos a grabarlas, al ‘gual que hariamos con una cinta de video. No ‘vamos a escribir ni una sola linea de digo. 1. Cologue el cursor en cualquier punto de- intro de la lista de pedidos y haga cic en Herramientas / Macro ~Grabar nueva macro: Le 2. Asignea la macro un nombre descriptivo, ‘en este caso: Uno_¥. (Los nombres ce macros pueden tener 32, ‘caracteres, pero no deben contener espa clos o caracteres especiales como *). signe una combinacign de teclas si desea poder activarla macro desde el teclado, No hay demasiadas combinaciones libres on (Gl caricter, pero sf puede usar (Geo +iar+cardcter. 3. Conel cursor en el cuadro Método (no presione Gaba) Extraer a otra hoja 4a 4 Guarde la macro en: Ete bro, Esta macro Solos ilzarsen este libro, poreso gues remos guatdasa en, Otras macros ul 25s deberin funciona en teas las hoes de Ciclo, en exe caso debra almacenteas ‘num bro de macros personal. 5. Haga clicen Acoptar. Ahora yo pe graberla mace. Noce. Aa mrelapequefabarradeher LSE) ‘int de mac 6. Haga cic en Oats Fito Fito avanzado. Labnae de datos se slecinart automat cament. 7. Marque la casa Coplar otro tugary vaya alcampo etal Pulse ()y selecone el nombre ¥ 9. Seleccione la celda en Ia que desea colocar Iaextraccin y haga clic en Acoptar. 10. Pulse el bots Detenor ‘rabacion en la barra deherramientas: uesto que no ha in- troducido nada en el rango de citerios,aparecerén todos los Pedidos. Pero shorn compre la macro: 11, Esrba una eondcé, por ejemplo Ener deb cde Ms y pulse Gx ash) ip tensa ieeta tees ‘roducir mas condiciones y ejecte la macro de nuevo para ver el resultado, YY ahora vayamos a por las dos tlkimas macros: 1. Grabe una nueva macro con el nombre: Dos_0. 2. Silo desea, asignele el método abreviado (Coe e+) zi 3. Fjecutela consulta, No olvite marcarlacasilla Copar a otro lugar 4. Enel paso § (rango de criterios) seleccione Oy haga clicen Acoptar 5. Detenga la grabacin, 6. Repftalo con una nueva macro a la que lla- mar Tres_0, y asignele el método abre- ‘viado: Cota + is +) Probar las macros 1. Escriba condiciones en ambas filas debajo de los encabezaclos de los eriterios: cE Mes Cliente Enero Han | Enero 2. Presione (Gata) 3. A-continuacion, introduzea una o mas con- diciones en latercera fila ypresione Gone). Todas sus macros deberfan funciona. Si algue ‘na no funciona bien, lo mejor es eliminarla y volver a grabarla. Sin embargo, es posible ei- tar macros, y dado que ya ha hecho algunas, ‘quiz le interese saber qué aspecto tienen, ‘+ Haga clic en Herramientas / Macro —Me- ‘Seleccione la macro que desea editar y haga clic en Modiicar Se abriré una ventana de Visual Basic en la «que se visualiza el eéigo (he omitido algunas lineas innecesaias): 8 Extraer a otra hoj [Sub Uae_yO + uno_¥ Maceo + acceso directo: Ctrlttayis+n lange ("A9:62479") -advancedFilter Jnction:=niPiltexcopy, lceiterianange:=Range __("and” |copyrorange:~Range "S79: $05: lunique:=False lena sub En ste cuademo no nos ocuparemos de modi- ficar ninguna macro, pero si realiza cambios no clvide guardarlos. Puede cerrar Ia ventana (i)+(R0) sin cerrar Excel. ‘Asignar macros a “botones” ‘Supongo que a estas lluras todas sus macros ya funcionan. Les hemos asignado una combi- inacion de teclas, pero quizas el lector prefers sjecutarlas haciendo clic enn bot6n de la hoja de cileulo, Esto podria ser de ayuda para otras personas que tengan que utilizar la base de da- tes. Asegrirese de que Ia Barra de herramientas. Dibujo sea visible: 1, Haga clic en el bot6n Dibujo en la barra de herramientas: “Aparecera la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla. 2 Enesta barr, haga clic en el botén Cuadro do texto: Gast 3. Arraste el cursory dibuje ‘cuadro de texto en la hoja de calle 4. Escriba un texto descriptive dentro del cade, 5. Repitalo con otros dos cuadros de texto: [Be mars aoe] oe mare aga yc o o |rn 6. Haga clicen el mareo del primer cuadro, ‘de modo que todo el cuadro quede selec- ‘lonado y haga lic con el botén derecho del rat: 7. Seleccione Asignar macro... Aparecers una lista de las macros disponibles: 8, Haga clicen Une_Y y en Aceptar. 9. Repita lo mismo con el segundo cuadro (Dos_0) ye tercero (Tres. 0). 10. Finalmente escriba las condiciones debajo de los encabezados decriterios y com- ppruebe que los botanes funcionen. Podria objetar que no desea que los cuadros aparezcan en la hoja de cieulo porque esti ‘bien tenerlos en pantalla pero no quiere que se impriman, Pues bien, esto tiene solucién: 11. Haga clic con el botén derecho en un cus- dito Seleccione Formato de cuadro de texto 2. Haga clic en a ficha Propledades y des- marque la casila Imprimir objeto. Mostrar nombres de campo. 49 Mostrar nombres de campo Un detalle que molesta a mucha gente es que los nombres de campo (los encabezados de fila y columna) desaparecen a medida que el usua- tho se desplaza hacia la derecha en la hoja de calewlo. [Este problema ocurre en pantalla, pero en prin lo mismo acurte al imprimir; los encabe- 2zados de fila y de columna solamente aparecen, ‘en la primera gina, aunque a menudo suele Ser una ventaja poder verlos en cada hoja de papel. He aqut cémo conseguitl. Eon) 1. Cologue el cursor directamente debajo de 1G) fils) yala derecha de la(s)colum- ‘na(s) que desea poder ver en todo momen to: Nim, Moe Cliente | Pedido pro isco tee | He colocado el cursor debajo de la fila 1 porque quiero que la fila I esté presente en pantalla todo el tiempo; ya la derecha de Ta columna 3 porque deseo poder ver las columnas 12. 2. Hiaga clic en Ventana /Inmovilzar paneles: Pata deshacer Ia inmovilizacién, haga clic en ‘Ventana / Movilzar paneles. Aone 1. Haga licen Archive Conigurar pagina y Selene la cha Hol. 2. Conel cursor en Repo fla on exvomo Spero: hge licen) ia) dela hoa Gecaeuo que desea que se eptan en ca da pina: 3. Repitalo con Repetir columnas ala laquierda y seleccione la(s) columna(s) Realice una vista previa del documento pre~ sione [NP varias veces para ver el resultado: Mazo Magazzini> Mayo Magazznis Noviembre Magazzni» Abit Magazziny Junio Magazin Febrero Magazin» chore — Magazzni> Septembre Magazzni» Mazo Magazzni» Funciones de base datos Funciones de base de datos El jercicio que acaba de hacer automsticamen- te devuelve los resultados de cualquier extrac- to que desee realizar. Pero, para obtener el re- sultado, tiene que elaborar el extracto. Sis6lo desea el resultado pero no le interesa tanto el extracto en s, puede olvidarse del Fito avanzado y el Autofitro y utilizar en su lugar las fnciones de base de datos. Con las funciones de base de datos solamente tiene que introducir los criterios y, en funcion de los mismos, Excl le devolverd un resulta- do. ‘Todas las funciones de base de datos empiezan por 80: eccesvesr ocesvest? ror Y utilizan los mismos argumentos: = NOMBRE DE FUNCION@Base de datos; ‘Campo; Criterios) Naturalmente, base de datos es el rango que ‘cubren los datos. ‘Campo es el encabezado de campo dela co- Tuma, Ccriterios son los rangos de criterios que se de- finan, igual queen el Flr avanzado. En realidad, cuando utiliza el Fito avanzado ‘Excel asigna autométicamente un nombre al tango de criterios y al rango de extraccién. $i hace clic en la flecha junto al Cuadro de ‘nombres podré ver ls nombres y acceder a «llos selecciondndolos: | a - Area _de_extracci critefos PPorlo tanto, para simplifcar las cosas, segu- zamente le interesa dar el nombre base de da tos la base de datos: 1. Abra Pedidos x 2. Inserte entre seis y ocho filas vactas en la parte superior de la base de datos sino tiene espacio en la parte superior de la hoja 3. Coloque el cursor en cualquier punto dela base de datos. 4. Presione Gaia)+ *- para seleccionar toda Ialista, 5. A continuacin, haga clic en el Cuadro do ‘nombres, esriba Base. de. datos y presione i. Ahora aparecen tres nombres en Ia hoja de c= clo: Ejercicio ‘Accontinuacién, aprender a utilizar algunas fanciones de base de datos. ‘Como ya viene sienco habitual, calcularemos ‘un otal, un promedio, ete. 1. Escriba lo siguiente en la hoja de céleulo: Ma — Promedi INamero Min. Deberd averiguar las ventas totales de ene- + (tenga en cuenta que no tiene que escri= bir toda a palabra), Funciones de base de datos 54 2, Coloque el cursor en la celda vacia junto a 8. Copie la formula hacia abajo eIntercambie Total y haga clic en insertarfuncion. [BOSUMA con BDPROMEDIO, BDCONTAR, 3 sacri eon eee aen is BOMAX y BOMIN, respectivamente: fancién BDSUMA: Mes —__| Mes Hotel | 300 88 Promedio, 433 Resulta muy préctico, no? Excel tiiza Namero 206 ‘precisament los mismos argumentes que al Sus rangos ~excepto Campo. 4, Presione [B) para ver una lista de nom- bres: co ‘Al gual que en el Filtro avanzado, es posible ‘usar * como comodin. 10. Averighe los ntimeros de Hanari Carnes en ‘el mes de julio: T Cliente. [Total [Promedio, INimero Max 5 Min 5. Utlice la flecha abajo para resaltar Base de : datos y presione =a. 11, Busque los resultados de Hanari Carnes en julio y QUICK-Stop en julio (ecuerde que 6. Colbquese en el siguiente campo y haga 5 licen el nombre de campo Tota. Convier- Maas a Tana talla referencia en absoluta (F@): Hata |Promedh Narmero Max. | Min vvez mas, seleccione Grterios y presione (Gat) dos veces. Combinar correspondencia desde Word Combinar correspondencia desde Word Sitiene una base de datos, puede utilizarla po- ra combinar correspondencia en Word. Puede ‘ombinar correspondencia con tod la base de datos o solamente con partes de la misma; no ‘importa si utiliza el Autofitro o el Fitro avanzado, pero existe una ligera diferencia en Ia forma de hacerlo. Combinar correspondencia con 1, Abra la hoja de célculo Cents. 2. Utlizando Autoftro,extraiga Francia co- mo Pais, 3. Para este ejercicio, supondremos que desea enviar una cara a todos ls clientes france- Inicie Wore. Sitiene una plantilla para carta, tile, En caso contrario,utilice la hoja en blanco en pantalla (6. Haga clicen Herramientas / Cartas y corres- ppondencia ~ Asistente para combinarcor- respondencia, [Nome gusta tener que decir esto, pero to- das las nuevas versiones del paquete de OF fice deberian ser mejores que las anteriores. [No hay duda de que es ast en el caso dela versién XP, pero no en la combinacién de corresponclencia excepto en un punto, yes ‘un punto importante. Sin embargo, combinar correspondencia era lun proceso mucho mas filly sencillo en todas las versiones anteriores, No acabo de entender por qué le estoy contando esto, [porque no aeabo de decantarme ni por uno ri por otto, pero estoy francamente decep- cionado. ;Qué motivo hay para hacer que ‘una accién sencilla sea mas complicada? oe En cualquier caso, el asstente se abrir jun toon el Panel de tareas. Lehara una sere de preguntas: ;Qué deser’ hacer? Envir carts, mensajes de correo elec- tnanico, imprimir sobre o etiqutaso crear wna lista dedirecciones. No entraré en detalle sobre las distinas posibilidades (consult el cuaderno sobre ‘Word XP para més detalles), sino que so- Jamente le mostraré oémo utilizar una base de datos de Excel desde Word. ‘© Combinar corresponden ¥ Seleccione el tipo de documento. En que tno de documento ests trabajando? @ cates © Mensajes de correo electrénico © Sobres © Btiquetes (Osta de dreccones Cartas Envlo une carts aun grupe de Personas, Puede personalzar la ‘atta para cade destinatario Haga dle en Siguiente para continuar. Paso 1 de 6 *® Siguiente: Ince el documento ‘Combinar correspondencia desde Word _—__Gommbinar correspondencia desde Word _S3 7. Bneste caso, suponemos que desea enviar cartas, por lo que debera hacer clic en ‘Siguiente: Inicle el documento (en la parte inferior del panel de tareas) Seleccione el documento ini {Cen desea configura as carts? © Uiaa al docunanto actual (© Enpezar apart de une plana © timpezar apt de un document Siha olvidado cfmo inciar un nuevo do- ‘cumento baséndose en la plantilla para ‘artas, podria haber marcado la opeién Empezar a pati d una plantilia Si ya Ihubiese empezado la carta y la hublese _guardado, podria elegir Empezar a parti tin documento, En nuestro caso, simple- ‘mente optaremos por Utizar el documento actual 8, Haga clicen Sigulente: Seleccione los destinatarios en la parte inferior del Panel do tareas: Paso? de 6 1 Sioulnte: Seleccione ls dstinataros ‘A continuacin, deberdindicar a Excel si ya tiene una lista de direcciones i desea utili= 2at los contactos de Outlook o si quiere ‘rear tna lista totalmente nueva: Seleccione los destinatarios ® Volos wnalitaeisterte Seleccionar de os entactos de Outiook (0 Eseribir una sta mer Uttice una Ista exstente te nombres y dreccones de un ‘arcve o una bace de das. Braninar. 9, Leinteresa utilizar una lista existente (la ue tiene en Excel), por lo que debe hacer ‘licen Examinar. (Utlice una lista existente ble nombres y dreccones de un ‘chive ouna base de datos. B Beaminar.. a Ear de desta. ‘Word asume automsticamente que la lista de direcciones se encuentra en la carpeta Mis archivos de origon de datos, 10, Eneste caso, como minimo, no se trata de cesta carpeta, Navegue hasta llegar ala car- peta donde se encuentra su base de datos de Excel: 1, Seleccione Cliontoss y haga clic en Aceptar (¢s posible que no tenga las mismas opeio~ nes que en el ejemplo, pero seguro que ten- def CliontesS, por lo que deberasolecrio. narlo, aunque no es tan importante): Combinar correspondencia desde Word Aunque ha filtado a muchos clientes, ob- tend la lista completa de todos modos.. Pero desde aqui es posible seleccionar los de la parte superior del cuadro de didlogo y haga licen Aceptar: ‘Complete el euadto de dislogo que apare- ‘ce: asigne un nombre descriptivo ala co- ‘exign y seleccione el controlador Microsoft Access Driver (MDB). sguiente pantalla En atte cundeo de dislogo (vaco, porque nunca antes ha hecho tna conexion), haga licen Seleccionar. Busque la base de datos. Normalmente ‘ests situada en: C:\Arehivos de programal OfficexPiofticet0\Samples,y haga clic en Acepta. 10. a clicen Aceptar en los otros dos cua- dros de dislogo igual que antes). Su in- formacidn se ha introchicide: Haga clic otra vez en Aceptar yseleccione Ia fuente de informacion: Seleccione el nombre quel habia dado a su conexién (en micas, Neptuno hoy y haga cic en Acoptar, Eneste punto deberia saber algo acerca de ‘bases de datos, especialmente bases de da- tos en Access. ‘Una base de datos de Access consisteen tablas como la tabla Clientes de Excel. ‘Cada tabla contiene ina informacion de- terminada, y las tablas pueden vincularse, ‘de modo similar acomo lo hizo con la fn- ‘ién BUSCARY. Esto significa que a infor- ‘maci6n solo se introduce una vez; no hay entradas dobles de datos. Por ejemplo, puede tener una base de da- tos que consistaen una tabla que contenga el nombre la direccin y el eédigo postal, Y otra que contenga el igo postal y el nombre de a ciudad, Cuando vineula am bas tablas e introduce Cédigo postal en una consulta, el nombre de la ciudad también se inserta autométicamente. Ena siguiente ventana, aparece una lista de ls tablas ineluidas en la base de datos Noptuno: 11. Higa clic en el signo de mas (+) situado a la izquierda del nombre de las tablas para ver los nombres de los campos (titulos de las columnas) en las diferentes tablas, 12. Hlaga clic en Opetones y active Vistas: 13. Esto le permitré hacer consultas, por lo tanto, haga clicen Aceptar. 14. A continuacin seleccione las tablas que {quiera incluir en su consulta y agregue los Nombres de campo.

Вам также может понравиться