o p e ra t i v

R u t a co

a
APC
Administraciones
Pblicas Cooperativas
 Presentacin

L as cooperativas representan uno de los principales instrumen-

tos para el desarrollo empresarial y social de las comunidades
en Colombia y juegan un papel fundamental en el modelo asociativo
solidario gracias al creciente nmero de organizaciones de este tipo
y a la calidad de su labor en el amplio campo de accin donde se
desempean.

Para la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias

y para la Asociacin Colombiana de Cooperativas (Ascoop) es grato
presentar a los grupos organizados y a los ciudadanos de Colom-
bia esta serie denominada Ruta Cooperativa,
Cooperativa, donde encontrarn
informacin general sobre la naturaleza, condiciones y dinmicas de
las cooperativas especializadas por actividad econmica, como una
herramienta que seguramente facilitar la promocin y creacin de
este tipo de organizaciones y con esto el desarrollo econmico y so-
cial del pas.

Con esta serie los lectores podrn tener un acercamiento y una

comprensin de la operacin de cooperativas ligadas a los secto-
res agropecuario, agroindustrial, pisccola y minero; transporte, vi-
vienda, consumo, actividad financiera, servicios pblicos, vigilancia
y seguridad privada, salud, educacin y administraciones pblicas
cooperativas.

Esperamos que esta coleccin sea una gua til y una fuente de ins-
piracin para los colombianos interesados en la economa solidaria
como alternativa para la solucin de sus necesidades, la bsqueda
del bienestar colectivo y la equidad social.

Unidad Administrativa Especial
de Organizaciones Solidarias
Coleccin Ruta Cooperativa
Cooperativas APC
Administraciones Pblicas
Cooperativas
Unidad Administrativa de
Organizaciones Solidarias
Rafael Antonio Gonzlez Gordillo
Director Nacional
Marisol Viveros Zambrano
Directora de Investigacin y Planeacin
Nicols Hernndez
Director de Desarrollo de
las Organizaciones Solidarias (e)
Csar Alfonso Vanegas Gonzlez
Coordinador de Comunicaciones y
Conectividad
Elizabeth Adame Martnez
Jaime Arturo Baquero Hernndez
Carol Liliana Daza Rueda
Gloria Esperanza Mancera Silva
Equipo de Comunicaciones
Contenido
Asociacin Colombiana
de Cooperativas - ASCOOP
Mara Eugenia Prez Zea
Presidenta Consejo de Administracin Qu son las APC
Carlos Mario Zuluaga Prez Administraciones Pblicas Cooperativas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Director Ejecutivo
Tatiana Beatriz Serna Jaramillo
Subdirectora Gremial
Cules son las caractersticas
de las Administraciones Pblicas Cooperativas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Realizacin Editorial
Fernando Chaves Valbuena Quines pueden ser asociados
Director de Comunicaciones
de las Administraciones Pblicas Cooperativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Zaira Ladino Granados
Periodista
Claudia Andrea Snchez
Descripcin del proceso de constitucin
Asistente de Comunicaciones y registro de una administracin pblica cooperativa . . . . . . . . . . . . . . 8
Mara Cristina Rueda Traslavia
Wilson Martnez Montoya
Realizacin Grfica
Normatividad que regula
las administraciones cooperativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Cortesa Superintendencia de
Servicios Pblicos Domiciliarios
Fotografas
Gua de buen gobierno
Linotipia Martnez para las organizaciones vigiladas por la
Preprensa e Impresin
Superintendencia de la Economa Solidaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Administraciones
Pblicas
Cooperativas
Administraciones
Pblicas Qu son las APC
Administraciones Pblicas

Cooperativas
Cooperativas?
Sonentidadesdelsectorsolidario

Administraciones
queseconstituyenbsicamente
para prestar servicios pblicos, cuya

Pblicas
iniciativa de constitucin la toman
entidades del sector pblico, y pue-
den ser asociadas de las entidades

Cooperativas
privadas sin nimo de lucro.
En Colombia las APC se han especia-
lizado en la prestacin de servicios

Administraciones
pblicos domiciliarios.

P b l i c a s
Cooperativas
Administraciones
4 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Administraciones Pblicas Cooperativas
5

Cules son las caractersticas
de las Administraciones Pblicas Cooperativas?
Son constituidas por un mnimo de cinco (5) entida-
entida-
des fundadoras.
Se constituyen por iniciativa de la Nacin, los depar-
tamentos, los municipios o distritos.
Disfrutan de autonoma administrativa, econmica
y financiera.
Funcionan de conformidad con el principio de la
participacin democrtica.
Tienen por objeto prestar servicios pblicos a sus
asociados y a la comunidad en general.
Destinan sus excedentes a la prestacin de servicios
de carcter social y al crecimiento de sus reservas y
fondos.
El Gerente o Representante Legal no puede haber
tenido vnculo laboral o contractual dentro de los
seis (6) meses anteriores con cualquiera de las enti-
dades asociadas.
El Revisor Fiscal debe ser una persona que no tenga
vnculo alguno con las entidades asociadas.
6 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias
En las APC cuyo nmero de asociados no sea supe-
rior a diez (10), la Asamblea General puede hacer
las veces de Consejo de Administracin y en sus
estatutos pueden contemplar otras formas para el
ejercicio del control social.
Los contratos laborales que suscriben las APC con
sus empleados se rigen por las normas de derecho
privado cuando los aportes sociales de las entidades
pblicas sean inferiores al 50% y por normas de dere-
cho pblico cuando sean mayores.
Quines pueden ser asociados
de las Administraciones Pblicas Cooperativas?
1. La Nacin, los departamentos, los municipios o dis-
tritos municipales y el Distrito Capital de Bogot.
2. Los establecimientos pblicos y las empresas indus-
triales y comerciales del Estado de orden nacional,
departamental y municipal, que reciban autoriza-
cin para ser asociados de las APC.
3. Las personas jurdicas de carcter privado sin nimo
de lucro que sean admitidas estatutariamente.
La admisin de una entidad como asociada de las
administraciones pblicas cooperativas estar
condicionada a la compatibilidad de los objetivos
empresariales tanto de la entidad que pretende
la vinculacin como de la APC.
Administraciones Pblicas Cooperativas
7
 Descripcin del proceso de constitucin
y registro de una administracin pblica
cooperativa
Primera Fase - Etapa Previa
Constatar
Constatar la existencia de una ley, ordenanza o
acuerdo de iniciativa de la nacin, los departamen-
tos, municipios o distritos que contemple la necesi-
dad de crear una administracin pblica cooperativa.
Contar con un mnimo de cinco (05) entidades fun-
fun-
dadoras para su constitucin (pblicas y privadas
sin nimo de lucro).
Segunda Fase - Procedimiento
8 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias
Proponer
Proponer nombres para la Administracin Pblica
Cooperativa y consultar ante la Cmara de Comercio
que otra empresa no lo tenga (homonimia), lo cual
lo cual se puede realizar a travs de la pgina web
www.rues.org.co.
Elaborar proyecto de Estatutos.
Los asociados deben realizar el Curso Bsico en
Economa Solidaria de mnimo veinte (20) horas.
Se puede consultar el listado de entidades acredi-
tadas en la pgina web www.orgsolidarias.gov.co,
siguiendo consecutivamente los vnculos: Trmites
y servicios/Entidades Acreditadas (para este caso
el representante legal o la persona delegada para
representar a la entidad ser quien tomar el curso
bsico).
Convocar
Convocar a la Asamblea de Constitucin.
Reunirse
Reunirse en Asamblea y verificar el qurum. A la
Asamblea de Constitucin asisten los representan-
tes legales de las entidades que se estn asociando,
quienes tendrn derecho a un solo voto por entidad.
Nombrar
Nombrar el Presidente y Secretario de la Asamblea.
Discutir y aprobar los Estatutos.
Definir
Definir el monto de los aportes sociales mnimos no
reducibles durante la existencia de la cooperativa.
Administraciones Pblicas Cooperativas
9
 Nombrar en propiedad los rganos de administra-
administra-
cin (consejo de administracin) y de vigilancia (jun-
ta de vigilancia), los comits necesarios (el de Edu-
cacin es obligatorio) y el revisor fiscal.
Nota: El rgano de administracin designado nombra-
r al representante legal o gerente de la organizacin.
Una vez concluida la reunin de Asamblea de Constitu-
cin, se levantar el Acta de Asamblea de Constitucin,
que ser firmada por todos los representantes legales
de las entidades asociadas fundadoras, el presidente y
el secretario de la asamblea.
10 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias
En esta acta deben quedar incluidas como anexos:
La
La Ley, ordenanza o acuerdo mediante el cual se
contempl la iniciativa para la creacin de la admi-
nistracin cooperativa.
Constancias de autorizacin para suscribir el acta
de constitucin, expedida por las entidades funda-
doras, y certificados de existencia o resolucin de
estas entidades, documento de identificacin de los
representantes legales y el valor de los aportes ini-
ciales pertinentes.
Tercera Fase - Registro ante Cmara de Comercio
Para el registro de la APC ante la Cmara
de Comercio y figurar en el Registro nico
Empresarial y Social (RUES) es necesario
presentar los siguientes documentos:
Acta de la Asamblea de Constitucin firmada por
elPresidenteySecretariodelaAsambleade
Constitucin.
Cartas
Cartas de aceptacin de los cargos de representan-
tes legales, miembros del consejo de administra-
cin y revisor fiscal de la APC.
Carta
Carta del representante legal, donde conste que la
organizacin ha acatado las normas especiales le-
gales y reglamentarias que la regulan.
Administraciones Pblicas Cooperativas
11
 Certificacin firmada por el representante legal don- de la APC. Este curso deber ser impartido por una
de conste que por lo menos el 25% de los aportes entidad acreditada por la Unidad Administrativa Es-
sociales fueron pagados por cada entidad asociada. pecial de Organizaciones Solidarias.

Formulario
Formulario de Registro nico Empresarial y Social Fotocopia
Fotocopia de la cdula del representante legal,
(RUES) de la Cmara de Comercio diligenciado. Es miembros del consejo de administracin y revisor
importante indicar el nombre de la entidad que fiscal; de este ltimo tambin se adjunta copia de la
ejerce control y vigilancia (Casilla No. 12). Para el tarjeta profesional.
caso de las APC es la Superintendencia de Econo-
ma Solidaria. Nota: Los encargados de realizar el trmite de Regis-
Formulario
Formulario Adicional de Registro con otras Enti- tro ante la Cmara de Comercio son el Presidente y
dades diligenciado, expedido por la Cmara de Co- Secretario de la Asamblea ya sea mediante presenta-
cin personal o mediante apoderado.
mercio.
Certificado
Certificado del Curso Bsico de Economa Solidaria
de las personas que firman el Acta de Constitucin
Asignacin del Nmero de
Identificacin Tributaria (NIT) en Cmara de Comercio:
Para la asignacin del NIT se inicia el proceso ante la
Cmara de Comercio de la jurisdiccin y se concluye en
la DIAN. El NIT sirve para identificar a la organizacin
como persona jurdica en el Registro nico Tributario
(RUT).
Ante la Cmara de Comercio se realiza el diligencia-
miento del Pre-RUT, presentando los siguientes docu-
mentos:

Original y fotocopia de un recibo de servicio pblico

domiciliario de la sede de la APC.

12 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Administraciones Pblicas Cooperativas

13
 Fotocopia de la cdula de ciudadana del represen-
tante legal de la entidad o de la persona que realiza
el trmite (este ltimo debe presentar un poder con
facultades para realizar el trmite).
Formulario Pre-RUT diligenciado.

Nota: la informacin que diligencie en el formulario

Pre RUT debe coincidir con la reportada en los de-
ms formularios al momento de la constitucin de
la entidad.

Una vez se entreguen estos documentos y la APC se

encuentre inscrita en la Cmara de Comercio, se debe
solicitar ante esta el Formato 1648 para abrir la cuenta
bancaria.

Cuarta Fase - Solicitud ante la DIAN

Para solicitar el Registro nico Tributario (RUT) y la

Resolucin de Facturacin, si es necesario, se debe pre-
sentar ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacio-
nales (DIAN) los siguientes documentos:

Certificado
Certificado de Existencia y Representacin Legal
(original) expedido por la Cmara de Comercio, no
mayor a 30 das.

14 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Cooperativas agropecuarias, agroindustriales, pisccolas y mineras
15
 Certificacin
Certificacin de Cuenta Bancaria activa a nombre
de la APC, expedida por el Banco.
Este trmite debe ser realizado por el representante
legal de la APC, o mediante apoderado.
Nota: Luego de la asignacin definitiva del NIT, se
deben inscribir los libros de actas exigidos por la ley,
ante la Cmara de Comercio.
Quinta Fase - Solicitud de Control
de Legalidad ante la Supersolidaria
Una vez registrados los documentos de
constitucin ante la Cmara de Comercio,
deben enviarse a la Superintendencia
de la Economa Solidaria o quien haga
sus veces.
El envo debe hacerse en un solo ejemplar original, den-
tro de los diez (10) das hbiles siguientes, para su co-
rrespondiente control de legalidad.
16 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias
Para el trmite de control de legalidad se requieren los
siguientes documentos:
Formato
Formato de solicitud de estudio de legalidad sus-
crito por el representante legal y el revisor fiscal
(el formato se descarga en la pgina web www.su-
persolidaria.gov.co).
Certificado
Certificado de Existencia y Representacin Legal
expedido por la Cmara de Comercio.
Certificacin firmada por el representante le-
le-
gal donde conste que por lo menos el 25% de los
aportes sociales fuero pagados por cada entidad
asociada.
Acta
Acta de la Asamblea de Constitucin.
Estatutos aprobados de acuerdo con las disposicio-
nes legales vigentes y firmados por el presidente y
el secretario de la Asamblea.
Certificado
Certificado del Curso Bsico de Economa Solidaria
de las personas que firman el Acta de Constitucin
de la APC. Este curso deber ser impartido por una
entidad acreditada por la Unidad Administrativa Es-
pecial de Organizaciones Solidarias.
La ley, ordenanza o acuerdo mediante el cual se
otorg la iniciativa para la creacin de la administra-
cin cooperativa.
Administraciones Pblicas Cooperativas
17
 Constancias
Constancias de autorizacin para suscribir el Acta
de Constitucin expedida por las entidades funda-
doras, y certificados de existencia y representacin
legal de estas entidades, documento de identifica-
cin de los representantes legales y el valor de los
aportes iniciales.
Para el caso del revisor fiscal, adjuntar los docu-
mentos de nombramiento y certificacin expedida
por el representante legal, en la cual conste que no
es asociado.
Nota: Estos documentos se presentan en formato Word
y escaneados en formato tif y se envan a la pgina web
de la Superintendencia de la Economa Solidaria.
Sexta Fase - Inscripcin como prestador
ante la Superintendencia de Servicios Pblicos
Seleccionar la opcin Solicitud de Usuario
Nota: Una vez se efecte esta accin se abre una pan-
talla que contiene un formulario, el cual debe ser di-
ligenciado por el Representante Legal de la APC, para
solicitar el Registro. Una vez diligenciado deber darle
clic en la opcin enviar y de vuelta al correo elec-
trnico le llega la asignacin de usuario y contrasea.
Ingresar
Ingresar al link RUPS (Registro nico de Prestado-
res de Servicios Pblicos) y diligenciar el formulario
que solicita informacin sobre la empresa, adjun-
tando los documentos soporte de la informacin.
La APC, a partir de la fecha en que quede inscrita,
adquiere la obligacin de suministrar informacin.

Si la Administracin Pblica Cooperativa va a adelan-

tar la prestacin de Servicios Pblicos Domiciliarios
debe realizar el trmite de control de legalidad ante
la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios
inscribindose como prestador. Se debe realizar el si-
guiente procedimiento:
Ingresar a la pgina www.superservicios.gov.co,
siguiendo el link Servicio a Empresas /SUI (Sistema
nico de Informacin).

18 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Administraciones Pblicas Cooperativas

19
Administraciones
Pblicas
Cooperativas
Administraciones
Pblicas Normatividad que regula

Cooperativas
las administraciones cooperativas
Ley 79 de 1988. Normatividad gene-
ral del sector cooperativo.

Administraciones
Pblicas
Ley 454 de 1998. Establece normas
generales del sector solidario.
Decreto 1482 de 1989. Regula espe-

Cooperativas
cficamente la constitucin, registro
y particularidades de las administra-
ciones pblicas cooperativas.

Administraciones
P b l i c a s
Cooperativas
Administracione
20 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Administraciones Pblicas Cooperativas
21
 Ley
Ley 142 de 1994. Se aplica cuando la Administracin
Pblica Cooperativa va a adelantar la prestacin de
Servicios Pblicos Domiciliarios.

Ley 80 de 1993. En lo que corresponde a los contra-

tos celebrados por las administraciones pblicas
cooperativas, a que se refiere el artculo 43 del De-
creto 1482 de 1989.

Decreto
Decreto Ley 019 de 2012. Ley Antitrmites.

Circular Bsica Jurdica No. 007, Ttulo III, Captulo

II. Expedida por la Superintendencia de la Economa
Solidaria, a travs de la cual se establecen linea-
mientos en materia de inspeccin, vigilancia y con-
trol ejercidas por la Supersolidaria.

Circular
Circular Bsica Contable y Financiera 004 de 2008.
Especialmente el Captulo XII, modificado por la Cir-
cular Externa No. 002 de enero de 2014 y la Carta
Circular No. 001 de enero 24 de 2014, proferidas por
la Supersolidaria. Establece que las entidades vigila-
das debern reportar la informacin del Formulario
Oficial de Rendicin de Cuentas directamente a la
Superintendencia va internet al correo electrnico
efinancieros@supersolidaria.gov.co.
Gua de buen gobierno
para las organizaciones vigiladas por
la Superintendencia de la Economa Solidaria
Carta Circular No. 005 de 2013
Las prcticas de buen gobierno tambin
buscan minimizar los riesgos relacionados
con la toma de decisiones en una
organizacin solidaria

22 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Administraciones Pblicas Cooperativas

23
 Las prcticas de buen gobierno tienen como finalidad
delimitar el funcionamiento de los rganos de adminis-
tracin, vigilancia y control y sus interrelaciones, con
los siguientes objetivos:

Promover, a travs de las prcticas de buen gobier-

no, una mayor transparencia y oportunidad en la
presentacin y publicacin de la informacin finan-
ciera y no financiera de las organizaciones que con-
forman el sector solidario.

Mejorar las relaciones entre los asociados, rganos

de administracin, vigilancia y control y usuarios de
los servicios que prestan las organizaciones del sec-
tor solidario.

Propender por la eficiencia, eficacia y efectividad

del talento humano y de los recursos financieros,
materiales, tecnolgicos y ambientales, con la fina-
lidad de contribuir al mejoramiento de la calidad de
vida de los asociados y usuarios de los servicios de
las organizaciones del sector solidario.

Estas prcticas obedecen a lo establecido por la Ley 79

de 1988 en sus artculos: 1, numerales 3 y 4; artculo 5,
num. 1 y 3; artculo 23, num. 6, y artculos 27, 35, 37, 38,
39, 40, 41, 46, 47, 54, 56 y 60. As mismo, la Ley 454 de
1998, artculos 3 y 4.

24 Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias

L as APC Administraciones Pblicas Cooperativas,
son entidades del sector solidario que se consti-
tuyen bsicamente para prestar servicios pblicos,
cuya iniciativa de constitucin la toman entidades
del sector pblico, y pueden ser asociadas de las en-
tidades privadas sin nimo de lucro.

En Colombia las APC se han especializado en la pres-

tacin de servicios pblicos domiciliarios.

Carrera 10 No. 15 - 22 Bogot D.C. Colombia

Telfono: 327 52 52 Lnea Gratuita: 01800122020
www.orgsolidarias.gov.co