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INFORMA REVISION BODEGA

FARMACIA DIRECCION COMUNAL Y


FARMACIA CESFAMLASAMERICAS.
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TALCA, Mar zo02del2009.

DE:AUDITORESDIRECCIONDECONTROL

A:SRA.SONIAMUNIZAGAREYES
DIRECTORADECONTROL

Los infrascritos se permiten informar a Ud., el


resultado del examen practicado a la Bodega Comunal de Farmacia Salud, de acuerdo a lo
solicitado por el Sr. Director Comunal de Salud, mediante Ordinario N 840 de fecha 18 de
Diciembredel2008yFarmaciadelConsultoriolasAmricas.

Eltrabajosedesarrolldeconformidadconlas
normasde auditorageneralmenteaceptadas,practicndose,enconsecuencia,todas laspruebas
devalidacinconsideradasnecesariasenlascircunstancias.

El resultado de este trabajo permiti arribar a lo


siguiente:

I.EVALUACIONDELSISTEMADECONTROLINTERNO

Se aplic cuestionarios a las encargadas de las


farmacias, Central y las Amricas, con el fin de obtener informacin acerca del grado de
eficienciadelControl Interno.

El anlisis y evaluacin del sistema de control


interno existente en la Bodega Comunal de Farmacia y del Cesfam las Amricas, permiti
detectardebilidadesqueafectansunormalfuncionamiento,talescomo:

1. La citada Unidad, carece de un Manual de


Procedimientos que describan las principales actividades y/o procesos que se desarrollan.
Solamente, existe un manual de normas tcnicas, el cual se remiti a las farmacias de los
consultorios,unavezefectuadolarevisinalaBodegaFarmaciaCentral.
2. La Sra. Maria Anglica Cifuentes Cuevas, Qumico
Farmacutica, encargado de la Bodega Comunal de Farmacia, junto a los encargados de
FarmaciadelCesfamLasAmricas,incluidoslosfuncionariosdelaextensinhoraria,norinde
plizadefidelidadfuncionaria,vulnerandoloestablecidoenelartculo56delaLeyN1263,
Ley deAdministracinFinancieradelEstado.

3. EledificioenelcualseencuentraubicadolaBodega
Comunal de Farmacia, 5 Oriente N 860, cuenta con seguro, pliza N 01.01.253429 por
incendio y la Pliza N 01.10.048796, por Robo con Fuerza. Sin embargo, la encargada de
farmaciaylaDireccinComunaldeSalud,desconocesiexistensegurosporlosmedicamentos
que se encuentran en custodia. As tambin para la Farmacia las Amricas se desconoce si
existenseguroscomprometidos.

4. La Farmacia Comunal, no rene las condiciones


fsicasnecesariasparalacantidaddebienesquesealmacenan.

II.RESULTADOSDELEXAMEN

a) TOMADEINVENTARIOFARMACIACOMUNAL

1. Alpracticarlatomadeinventariodelacitadaunidad
seseleccionunamuestrade67insumosy/omedicamentos,establecindoseenel91% deellos
diferencias, esto es, 61 de los 67 insumo y/o medicamento analizados, no concuerda el
inventariofsicoconelcontrolexistenteenFarmacia.(AnexoN1).

2. De los 9 medicamentos psicotrpicos que se


mantienenen stock,7deellospresentasdiferencias,loquerepresentaun78%(AnexoN2)

3. Se detect prstamos de medicamentos a otras


Comunas,losque noseregistranenlatarjetasdeexistencia Bincard,solamenteseregistraron
enuncuaderno.Enlarevisinseobservan prstamosquevienendelao2006. (AnexoN3)

4. Se presenta diferencias entre los saldos anotados en


lastarjetasBincard y el inventariofsico.(anexoN4).

5. Seentreganinsumosy/omedicamentossinlaordeno
solicitud respectiva, como anticipos al pedido mensual, los cuales no se rebajan de la tarjeta
Bincard hasta una vez recibido la solicitud u Orden de Pedido, que realiza cada uno de los
consultorios. El funcionario de farmacia lleva este registro en un cuaderno. Por ejemplo:
Clordiazepoxido entrega a C. la Florida con la respectiva orden de entrega el cual no se
encuentrarebajadaenlatarjetabincard.(AnexoN5)

6. Se detect en la bodega de farmacia, un stock de


PastaDentalvencida,yotrosmedicamentosconfechadevencimientomuyprxima.

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7. Noexisteconcordanciaentre la fechaqueregistra la
salidadeinsumosy/omedicamentosdelatarjetaBincarddeBodegaFarmacia,conlafechade
ingreso de estos, registrada en la tarjeta Bincard del consultorio requirente, en este caso el
registrodelaBodegadeFarmaciaesposterioralregistrodelConsultorioLasAmricas.

8. Se detect que existen insumos, Bidones de agua,


almacenados en dependencias ajenas a la Bodega de Farmacia, esto es en el Depto. de
InventariosdelaMunicipalidad.

9. SecomprobquelaencargadaComunaldelaBodega
deFarmacia,norealizacontrolesdeInventariospermanentes.

10. La Unidad de Farmacia no utiliza el sistema


computacional de bodega,conelque fueroncapacitadosendosoportunidades,(28de Febrero
del2007y23deJuniodel2008) porlaempresaquemantienelossistemasmunicipalesCAS,lo
quelespermitira obtenerunmayorgradodeseguridadyconfiabilidadacercadelosbienesasu
cargo.

b) TOMADEINVENTARIOFARMACIALASAMRICAS

1. Lassalidasdebienesregistradosenlatarjetabincard
de la bodega Farmacia Comunal correspondan efectivamente a los ingresos registrados en las
tarjetasbincarddelconsultoriolasAmricas.

2. Alpracticarlatomadeinventariodeestafarmaciase
seleccion una muestrade41insumos y/omedicamentos,establecindosediferenciasen26de
ellos,cifraquerepresentaun 63%delamuestrarevisada.(AnexoN1).

3. De los 7 medicamentos psicotrpicos que se


mantienenenstock,3deellospresentandiferencias,loquerepresentaun43%(AnexoN2)

4. No se registran diariamente los medicamentos


recetados, ni aquellos entregados en la extensin horaria recibidas, en la tarjeta Bincard
correspondiente.

5. Noserealizancontrolespermanentesdelaencargada
Comunaldefarmaciaal consultoriolasAmricas.

6. Los anticipos de insumos y/o medicamentos son


solicitados a la Bodega Comunal de Farmacia a travs del telfono, no quedando respaldo
escrito.

7. Devolucin de medicamentos, se constato con el


personal de farmacia que en algunas oportunidades los beneficiarios del sistema devuelven
medicamentos,losqueseingresanafarmaciasinningn registro.

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III.CONCLUSIONES

Deacuerdoaloanteriormenteexpuestoyconlafinalidad
decorregir lasdeficienciasdecontrol internoestablecidas, los infrascritosproponenaUD.,las
siguientesrecomendacionesqueacontinuacin seindican:

1.Elaborarunmanualdeprocedimientoparalaunidadde
BodegaCentral, farmaciasde losConsultorios yPosta, quesecomplementeconelmanualde
normastcnicasdelaatencinFarmacuticaydifundirloalosfuncionariosdelasdependencias
antesmencionadas.

2. De acuerdo a lo establecido en el Art. 56 del D.L. N


1263 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado, los funcionarios cuya funcin
consistaenlaadministraciny/ocustodiadebienesodinerosdelestado,estnenlaobligacin
de rendir caucin, tal es el caso de los funcionarios Sra. Mara Anglica Cifuentes Cuevas,
Qumico Farmacutica encargada de la Bodega Comunal de Farmacia, Claudia Hormazabal,
PaolaTorres, encargadasdeFarmacialasAmricas,ylosfuncionariosdelaextensinhoraria
doaHildaPealosa,PatriciaBustamanteyAnaToledo,quienesenel momentodelarevisin
nocuentanconlacaucincorrespondiente.

3. Se debe informar respecto de los seguros que


correspondientesaBodegaComunal deFarmaciaylaFarmacialasAmricas.

4. Segn lo dispuesto enel documento: Organizacin de


laAtencinFarmacuticadelDepartamentodeSaludComunaldeTalca,ensuNormaN10,
ladependenciadestinadaaBodegaComunalFarmacianorenelascondicionestcnicas,fsicas
ydeespacio, necesariaparaalmacenarlacantidaddeinsumosy/omedicamentosexistentes.

5. Mantener peridicamente control de Inventario,


atendiendolosealadoenlaNormaN6deldocumentoindicadoenelpuntocuatro,enlacual
entreotrasseindica:
Registrodiarioderecetayprescripcionesdespachadas
Registro de consumo diario de medicamentos y
existencia
Registrocontroldeexistencia(Bincard)
Registrodeentregadeformularioderecetas
Registro de medicamentos sujetos a control legal
autorizadoporlaDireccindelServiciodeSalud.

6. PonerenusoelsistemacomputacionaldeBodegacon
quesedispone,yenelcualsecapacitoalpersonal.

7. La Farmacia de la Amricas debe rebajar diariamente


losmedicamentosy/oinsumosentregadosporrecetayatravsdelaextensinhoraria.

8. Establecer un mecanismo que permita registrar el


ingresodelasdevolucionesdemedicamentoalaFarmaciadelCesfam.

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9. La encargada de la Bodega Comunal de Farmacia,
deberefectuarcontrolesperidicosalasFarmaciasdelasdiferentesdependenciasmunicipales.

10. Realizar un Inventario tanto en la Bodega Comunal


como en la Farmacia del Cesfam Las Amricas., con el fin de actualizar y validar las tarjetas
Bincard,alarealidadfsicadelosinsumosy/omedicamentos.

Lo anterior, es sin perjuicio de instruir una investigacin


sumariaparaestablecerlasresponsabilidadesenlasdiferenciasdetectadas.

ILEANABRAVOPARRA
AUDITOR

CHRISTIANCOFREADASME ROBERTOAGURTOGALVEZ
AUDITOR AUDITOR