ELICA - FACU

CAV LTA
AN D
HU

UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA D

DE

EC
AL

I EN
R SIDAD NAC ION

C IA S
FACULTAD DE CIENCIAS DE INGENIERA

DE IN G EN
E. A. P. Zootecnia

IV E

IER
UN

IA
E. A
.P. D IA
E ZOO TE CN

SISTEMA DE REGISTROS PARA

EL CONTROL DE GESTIN

Produccin de ovinos

Ing. HEBERT RAMOS

 INTRODUCCION

Este manual est basado en el Sistema desarrollado para el Programa Cordero

del Secano Costero, el que fue diseado en dos modalidades:
Manual: Se desarroll una carpeta para ser utilizada manualmente, tanto en
terreno como en la administracin del campo. El objetivo de esta carpeta es
que el agricultor puede ir registrando a mano todos las actividades asociadas a
costos, gastos, inversiones y/o ingresos, y luego realice los clculos para
consolidar la temporada en la misma carpeta.
Planilla Electrnica: Desarrollada en MS Excel para ser llevado directamente
en un computador. El objetivo del sistema de registros es aumentar la
aplicacin de tecnologas de gestin que permitan al productor planificar y
controlar de manera eficiente las distintas actividades realizadas en el predio
agrcola, con el fin de obtener mayor rentabilidad.
 CONTROL DE GESTION
1. CENTRO DE RESPONSABILIDAD

Se define como una unidad dentro de una unidad mayor que

puede ser controlada por separado. Por ejemplo, los
diferentes cultivos o rubros (unidades) dentro de un predio
agrcola (unidad mayor) pueden ser considerados como
centros de responsabilidad, porque se puede medir y
controlar el desempeo econmico y productivo de cada uno
de ellos en forma separada. En general, cada unidad del
campo que genera algn producto o servicio, debiera
corresponder a un Centro de Responsabilidad: kilos carne en
el caso de los ovinos u otros animales, forraje en el caso de
praderas, quintales en el caso de cereales, etc.
 1. CENTRO DE RESPONSABILIDAD

Algunos criterios a tener en cuenta para la eleccin de un centro de

responsabilidad son:

Cultivo o Rubro: cada cultivo o rubro podra ser un centro de responsabilidad

(Trigo, Maz, Ovinos, Bovinos, Pradera Natural, Empastada, etc.).
Variedad o Raza: dentro de un rubro frutal, podran separarse las distintas
variedades en centros de responsabilidad. As se podra medir el desempeo
econmico y productivos de cada una.
Ubicacin espacial: a veces es interesante medir en forma separada el
desempeo de un mismo rubro o cultivo, pero que est ubicado en distintas
zonas dentro del predio. Por ejemplo, una misma empastada en que una parte
fue establecida en un suelo arcilloso y la otra en un suelo franco.
Volumen de gastos: en algunas situaciones el volumen de gastos es tan
elevado que se hace necesario controlar en forma independiente dicha
actividad. Es el caso de la maquinaria o el riego, en las que interesa medir
tanto el desempeo como la distribucin de los gastos asignndolos en las
distintas cuentas (repuestos, combustible, electricidad, mano de obra, etc).
 2. PRESUPUESTO
Herramienta en que se ordenan los ingresos y gastos que se incurrirn en el futuro.
Tambin se puede definir como la expresin cuantitativa de un plan de trabajo. Este
permite "saber" lo que la empresa va a hacer y va a necesitar, parte esencial de la
planificacin.
Los presupuestos pueden reflejar las cantidades fsicas de insumos, mano de obra,
maquinaria, etc. (presupuestos de operacin), y adems pueden incluir los flujos de dinero
requeridos para la realizacin de dichas operaciones (presupuesto financiero).
En una empresa agrcola es de gran utilidad realizar presupuestos agregados (de operacin
y financieros) por rubro productivo (centro de responsabilidad). De esta manera se logra
planificar y posteriormente controlar el desempeo de cada cultivo.
3. FACTORES DE PRODUCCIN Y/O CUENTAS

La produccin pecuaria y/o agrcola se compone de una amplia gama de actividades y uso
de recursos. Con el fin de ordenar la informacin respecto del uso de estos recursos se ha
propuesto la agrupacin de actividades y uso de insumos en 13 factores:

Ingresos Otros productos qumicos (nematicidas,

Semillas y/o Plantas acaricidas, insecticidas, funguicidas, etc.)
Fertilizantes Maquinaria
Sanidad e Inseminacin Mano de Obra Permanente
Alimentacin Mano de Obra Ocasional
Material e insumos varios Transporte y flete
Esquila Otros Costos Directos
Importante En algunos casos, un factor de produccin y/o cuenta podra ser utilizado como centro de
responsabilidad.
4. ESTADO DE RESULTADOS SIMPLIFICADO

La diferencia entre los ingresos y los costos da como resultado un margen bruto.
La presentacin de los 13 factores planteados en forma ordenada se conoce
como estado de resultados, que en este caso ser simplificado puesto que slo
incluye los ingresos y los costos directos. Lo importante es que el estado de
resultados estar presentado por centro de responsabilidad (cultivo), pudiendo
obtener informacin sobre la utilidad especfica de cada uno de ellos en forma
separada.
 PLANIFICACIN PRESUPUESTARIA
Como primer paso para implementar un Sistema de Control de Gestin se encuentra la
realizacin de Presupuestos de Planificacin por Centro de Responsabilidad (cultivo). Estos
deben incluir en forma secuencial las actividades, insumos, cantidades y precios de las
tareas necesarias para la produccin de un determinado cultivo.
Lo importante al hacer un presupuesto es asignar cada tarea o insumo en uno de los 14
factores de produccin presentados. De esta forma se posibilitar la comparacin entre el
presupuesto y lo ocurrido en la realidad.

En el cuadro anterior se observa que el presupuesto est estructurado por actividades, cada una de las
cuales utiliza distintos rubros (por ejemplo, en la aplicacin de producto sanitario se considera al asesor
y/o veterinario ms el producto en cuestin). Luego, cada uno de esos rubros de actividad deben ser
asignados a uno de los 13 factores de produccin definidos anteriormente.
De esta forma, al finalizar el presupuesto, sumamos los valores totales presupuestados para cada factor y
obtendremos el Estado de Resultados Presupuestado.
 SISTEMA DE REGISTROS
La metodologa necesaria para el uso de las planillas de registro. Las planillas
pueden ser rellenadas tanto a mano como utilizando una planilla Microsoft Excel
Es importante sealar que los registros deben ingresarse por las cantidades y valores totales del
predio, NO por hectrea.

1. REGISTROS INICIALES

Para comenzar a utilizar el sistema de registros para el control de gestin, se

debe definir cules sern los cultivos o rubros y el nmero de hectreas o
animales a producir durante la temporada. El sistema permite trabajar con un
mximo de 10 cultivos o rubros.
 1. REGISTROS INICIALES
Antes de detallar las planillas que se deben utilizar para el registro peridico de las
actividades, es de gran relevancia mencionar el tratamiento que se debe tener en los
ingresos y egresos en relacin con la duracin que tendr la actividad o el insumo vendido
o comprado. En este sentido definiremos dos tipos de asignacin:
Mantencin: Todo aquel ingreso o egreso de un producto o servicio cuya vida til es
inferior a 1 ao. En el caso de las compras estn todos aquellos insumos que se
almacenan menos de un ao (agroqumicos, materiales, alimento, petrleo, aceite, etc),
sueldos temporales y permanentes, arriendo de maquinaria para actividades dentro del
ao (por ejemplo arriendo de un bulldzer para realizar drenes NO debe considerarse
como mantencin ya que generalmente los drenes tienen un efecto mayor a 1 ao),
asesoras operativas, entre otros. En el caso de las ventas, la gran mayora de los
productos agropecuarios caen en esta categora (cereales, fruta, cras del ganado, etc.)
exceptuando la venta de vientres o reproductores (ovejas, carneros, entre otros).
Inversin: Todo aquel ingreso o egreso de un producto o servicio cuya vida til es mayor
a 1 ao. En el caso de las compras estn todos aquellos insumos que corresponden o
formarn parte de una estructura de larga duracin (ms de 1 ao) como por ejemplo
madera e implementos para la construccin de galpones y/o casas, riego tecnificado,
polines y mallas para cercos nuevos (no mantencin de cercos). Tambin cae en esta
categora cualquier arriendo de maquinaria que ser utilizada en proyectos de largo
plazo (limpia de terrenos para una plantacin frutal, confeccin de drenes, entre otras),
contrato de asesoras estratgicas, compra de maquinaria o equipos (tractores,
camionetas, rastras, fumigadoras, etc.). En el caso de las ventas no existe muchos
ejemplos prcticos, pero se menciona la venta de vientres o reproductores.
 1. REGISTROS INICIALES
Pasos a seguir para poder estructurar un sistema de control de gestin de fcil uso:
1. Identificar los Centros de Responsabilidad de la Empresa Agrcola (seguir los criterios
indicados).
2. Identificar las cuentas para cada Centro de Responsabilidad con el objetivo de
establecer un plan de cuentas para la Empresa global.
3. Implementar planillas de registros (manuales o computacionales) para registrar
sistemticamente los montos utilizados, tanto en unidades fsicas como monetarias.
Estos registros SIEMPRE deben ir asociados a una cuenta o factor de produccin y,
cuando corresponda, a un Centro de Responsabilidad. En el caso que un movimiento
resulte difcil de asignar a un Centro de Responsabilidad, slo debe asociarse a la
cuenta de Gastos Generales. En la seccin siguiente se presentan ejemplos de planillas
para las distintas cuentas (Planilla para el registro de Insumos como fertilizantes,
materiales, otros qumicos, productos sanitarios, etc; Planilla para el registro de Mano
de Obra; Planilla para el uso de Maquinaria; Planilla para el registro de Ingresos, etc.).
4. Registrar sistemticamente: mientras ms tiempo se deje pasar entre que se realiza
una actividad y se digita, mayor es la probabilidad de generar un error. Por lo tanto se
aconseja registrar diariamente las actividades de la empresa.
5. Separar los registros de mantencin de los de inversin, tal como se explic en el
cuadro anterior.
6. Al final de la temporada traspasar los registros al Estado de Resultado Simplificado
correspondiente a cada Centro de Responsabilidad.
 INFORMES DE GESTIN
Una vez que se ha completado un perodo de tiempo (un mes, trimestre,
temporada), se est en posicin de obtener un informe de gestin. Si este
informe incluye slo una fraccin de la temporada, ser un informe de avance
que permite evaluar el nivel de costos que est teniendo cada cultivo.
El informe ms comn es el de Estado de Resultado y para obtenerlo se deben
tomar los valores totales obtenidos en cada planilla para cada cultivo, resultantes
de la suma de la columna de cada cultivo.
 INFORMES DE GESTIN
Las desviaciones se calculan automticamente para los usuarios de Excel,
mientras que los que lleven registros a mano debern aplicar la siguiente
frmula:

La lgica que se debe utilizar para comprender los porcentajes se observa en el

siguiente cuadro:
 INFORMES DE GESTIN
El informe de Comparacin Real versus Presupuesto es de gran utilidad para identificar problemas tanto
en la gestin productiva como en la planificacin. Por ejemplo, si existe una desviacin de -15% entre el
real y el presupuesto para el factor de mano de obra permanente, hubo una sobreestimacin en cuanto a
la necesidad de este factor.
Por el contrario, si la Desviacin real versus Presupuesto fuese de +11%, entonces se ha presupuestado
una menor necesidad de mano de obra y esto se puede traducir en un problema de capital de trabajo a la
hora de tener que pagar la cantidad real del factor.
Adems, este informe debe ser utilizado como base para la planificacin del cultivo para la temporada
siguiente.