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Clase 1: Organizar Clasificacin de eventos.

Organizar:

Llamamos a organizar cuando de eventos se trata, al procedimiento intelectual, cuyo


objetivo es contestar las siguientes preguntas:

Qu hay que hacer? Cul es la tarea?


Qu medios necesito para realizar sa tarea?
En qu lugar debe realizar esa tarea?

Considerando particularmente:

Plan completo del lugar


Plan para organizacin del trabajo
Lista completa de materiales
Desarrollo del evento ( tiempos)

1.2- Clasificacin de eventos:

Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificacin del evento que
se va a organizar, a saber:

Sociales: su razn puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona. Bodas,
bautismos, recepciones, aniversarios
Empresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguracin,
capacitacin.
Culturales o artsticos: recitales, muestras de arte.
Deportivos:competencias, entrega de premios, torneos.
Polticos: convenciones, campaas, visitas.

Sociales:

Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay que
tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es fundamental
conocer a qu tipo de religin se refiere para no pasar papelones. En cambio si no
interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta es el
agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran
imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo ms distendido posible y hacerlo
brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con dinamismo
y sin complicaciones.

Empresariales:

Los eventos empresariales son de carcter corporativo, organizados por una o varias
empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas
tendencias comerciales.
En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen
primordialmente en tres tipos:

Externos: Son aquellos que no estn ntimamente ligados con los objetivos de la
empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es
voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrcula. Se
financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayora de los casos se realizan
una vez al ao.
Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artculos.
Exposicin: promocin, informacin o mixta y no hay venta directa.
Presentacin: de producto o de colecciones.

Internos: Son los que estn ntimamente ligados con los objetivos de la empresa y
organizacin. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y
total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el
presupuesto anual. En el transcurso del ao se celebran varios eventos y tambin
a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal operativo.
Lanzamientos de productos
Convenciones de empresas
Ciclos de investigacin, capacitacin y de arraigo.
Reuniones programticas o extra programticas.
Fiestas. Por gnero.( cctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fecha especial,
personal, empresa, vino de honor).
Capacitaciones: pasatista o actualizacin.

Mixtos: Podemos decir que stos eventos tienen una asistencia voluntaria, son de
costo muy bajo o por invitacin dando posibilidades de asistencia, otorgando alta
asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de
un evento interno y en el ao suelen celebrarse varios de estos eventos pero de
diferente gnero.( cursos, jornadas, conferencias).

Clase 2. Planificacin Pautas previas

2.1.Planificacin:

Planificar es organizar en forma terica( tctica), determinando las distintas etapas del
plan y las funciones que se realizarn en cada una de las etapas.

Es importante conocer la finalidad de quien nos contrata (cliente) la cul puede ser
: homenajear, conmemorar, celebrar o atraer.
Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.
Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.
Tener en cuenta la administracin del evento en cuanto a papelera,
promocin/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisin,
permisos, convenios.
Eleccin del mbito donde se desarrollar de acuerdo a la magnitud y al carcter
de la reunin.
Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.
Staff organizativo: delimitacin de responsabilidades y estructura jerrquica.
Declaraciones oficiales: si el evento es de inters nacional, provincial, municipal,
turstico, auspicio, fiesta
La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es
importante establecer que tipo de publico y el nivel de asistencia.
Confeccionar y enviar las invitaciones con 45 das de anticipacin.
Planificacin del men, lista de compras que ser guardada para prximas
reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, produccin y
presentacin.
Ambientacin: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que
conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la
iluminacin. Instalaciones especiales. Ornamentacin. Seguridad.
Estacionamiento.

2.2 Pautas - Los tiempos:

En sta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipacin toda la organizacin
es decir:

Pre-evento: 1 a 2 aos antes,


Lugar: primer plano, gestin de permisos, personal de seguridad.
Estacionamientos, seguros, limpieza.
Organizacin de transporte, hospedajes y de prensa.
Gastronoma, concurso de proveedores.
Elementos promocionales, presentes.-
Vestimenta, por sector y funcin.
Papelera e impresos.
Capacitacin de personal, asignacin de tareas.
Lista de potenciales invitados.

3 a 6 meses,antes

contratacin de audio e imagen.


Reconfirmacin de potenciales invitados.
Reconfirmacin de gastronoma.
Ajuste de informacin de transporte y hospedaje si fuera necesario.
Cierre de permisos.
Definicin de fecha y hora.
Capacitacin definitiva del personal interviniente.

1 mes antes:

Revisin general del evento


ltimos ajustes.
Definicin y confirmacin de invitados.

Actividades durante y posteriores a la reunin:

3.1 Durante la reunin:


Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminados y
deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor.

La operatoria de este proceso es:

48-24 horas antes:


armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)
pruebas de sonido e imagen.
Revisin de planos.
Chequeo de servicios
Recepcin de mercadera.
Lista definitiva de invitados.

12 horas antes.
Chequeo general de actividades en tiempo y forma.
Comienzo del evento y anlisis de primeros movimientos.
Activacin y solucin de posibles inconvenientes.

3.2- Inicio y cierre del evento:

En sta etapa la reunin ya est en pleno funcionamiento slo se chequear lo


programado y que cada funcin se este cumpliendo como lo previsto.

Se recorrer cada mesa, fila o stand.


Se chequear iluminacin, audio y su nivel de llegada.
Mercadera en estado y tiempo.
Indumentaria, imagen y uso.
Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.
Cierre del evento, despedida de participantes.
Entrega de presentes o recuerdos.
Desarmado de distintos mbitos.
Sumario de actividades y resultados.

3.3 Post-evento

Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:

Evaluacin: comercial.
Aceptacin operativa, criticas, quejas y sugerencias.
Anlisis y correcciones del evento.
Seguimiento del evento, base de datos de participantes.
Programa anual de contactos., anlisis y contactos con potenciales mercados.

Cmo organizar una reunin exitosa?

Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de


decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten flexibilizar
y corregir la organizacin de una reunin. Si se practican de manera habitual y
permanente, se convertirn en un beneficio, con satisfaccin en lo personal o de una
rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial.

En sntesis, si se desea una celebracin exitosa , donde se podr transmitir la idea fuerza
que origin esta reunin, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a la prctica
cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta inmediata.

Recordemos:

Planeamiento: proceso tcnico administrativo donde se determina el futuro


deseado.
Programacin: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar.
Presupuestar: antecedentes sobre la comparacin de precios y las alternativas de
acuerdo al planeamiento establecido.
Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre la
reunin por realizarse.
Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se
establecen las acciones el objetivo primordial de la reunin.
Tiempo de preparacin: perodo que transcurre entre la decisin de realizar una
reunin hasta el inicio.
Tiempo de ejecucin: es aqul que transcurre durante el propio acto segn el plan
aprobado.
Tiempo de finalizacin: perodo posterior a la reunin, donde se recolecta la
informacin para posterior anlisis.-
Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunin donde
se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/o perfeccionarlos para el
prximo evento.

Anfitrin Dnde recibimos - Modales.

5.1.-Anfitrin.

Como hemos ledo en las clases anteriores, contamos con todos los medios para
organizar una reunin, pero tambin es importante comportarse como un buen
anfitrin, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para
hacerlo, que en este caso podremos supervisar.-
Basndonos en reglas simples de cortesa a la hora de recibir, presentar, abrir una
conversacin e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeas es normal que
los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger los abrigos
hasta servir una copa.
El anfitrin es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se
encarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de xito en
cualquier mbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar.
Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperar por
todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar un tiempo
de cortesa por los invitados, que no debe ser ms de 30 minutos. Esperar ms
sera una falta de cortesa para el resto de invitados
5.2.-Dnde recibimos?

Al aire libre

Es comn con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeas y se
cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se
puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso s
es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes.

Debemos poner el jardn a punto , aunque contemos slo con algunas especies en
macetas, eso s retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas, juguetes ,
cortadora de csped, etc)

Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los detalle
como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la mejor opcin
es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y cada cual se sirve.

Tener en cuenta

Aunque estn permitidos elementos descartables, sugiero la vajilla y cristalera,


causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino que
podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos
coloristas que nos vas estupenda para este tipo de reuniones.

Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canaps para
hacer tiempo.

Si la reunin es de da y muy soleado, podemos optar por algn tipo de sombrilla o


carpa que nos evite los rayos directos del sol. Si tenemos un porche tambin es un
buen lugar.

Sea cual sea la reunin, hay que crear una mesa con los detalles fundamentales
que son bsicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla y
cristalera.
Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquier percance
estropee la mesa.
Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara y cuchillo a
la derecha.
Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parte
exterior as sucesivamente.
Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de sta.

Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada.
No hay nada ms desagradable que tomar un plato fro; tampoco es muy
agradable tomar platos recalentados.

5.3.-Los modales en la mesa

De nada vale predicar a nuestros menores si no damos un buen ejemplo. Por ello
es importante ensear que no se debe chupar el cuchillo, que no se debe hacer
bolitas de pan con la miga, que la servilleta se utiliza sobre el regazo desdoblada,
se apoya sobre la mesa en forma informal slo cuando nos retiramos de manera
ocasional, y que adems la funcin de la misma es para limpiarse la boca despus
de cada sorbo de bebida, en el caso de la seoras que tengan los labios pintados
debern utilizar el interior de la misma.

Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, as como tambin tratar de usted
a los mayores.

La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y no
la boca a la comida. En el caso de comida blanda ( canelones, crepes y otras.) se
debe utilizar el tenedor si se necesita cortar.

Ningn cubierto se limpia con la servilleta.

Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertosdeben


reposar en el plato a 45 ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillo con el
filo hacia adentro.

Si por el contrario terminamos de comer, los mismos deben quedar apoyados de


forma paralela, en similitud a las agujas del reloj.

La comida no debe trozarse para comer, debe ir cortndose a medida que se


ingiere. La nica excepcin es con nios y con personas discapacitadas adultas.-