ESTRATEGIAS DE GESTIN ORGANIZACIONAL PARA LA MICRO Y

PEQUEA EMPRESA LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE BOGOT

JORGE ENRIQUE AYALA SILVA

JHON EDGAR SILVA JIMENEZ
ESTRELLA YAMILE TOLOSA BLANCO
OSWALDO ALEXANDER VEGA SANABRIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)
CENTRO DE SERVICIOS FIANCIEROS
TECNOLOGA EN GESTION EMPRESARIAL
FICHA SOFA 683948
BOGOT D.C.
2015
ESTRATEGIAS DE GESTIN ORGANIZACIONAL PARA LA MICRO Y

PEQUEA EMPRESA LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE BOGOT

JORGE ENRIQUE AYALA SILVA

JHON EDGAR SILVA JIMENEZ

ESTRELLA YAMILE TOLOSA BLANCO

OSWALDO ALEXANDER VEGA SANABRIA

Trabajo soporte de formacin por proyectos

Instructores de especialidad
William Galvis, Rafael Montoya.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)
CENTRO DE SERVICIOS FIANCIEROS
TECNOLOGA EN GESTION EMPRESARIAL
FICHA SOFA 683948
BOGOT D.C.
2015
 CONTENIDO

1. FASE DE ANALISIS .................................................................................. 8

1.1. TITULO ............................................................................................... 8

1.2. PROBLEMA DE INVESTIGACIN ..................................................... 8
1.2.1. Enunciado..................................................................................... 8
1.2.2. Formulacin. ............................................................................... 8
1.3. OBJETIVOS DE INVESTIGACIN ..................................................... 9
1.4. JUSTIFICACIN Y DELIMITACIN DEL ESTUDIO .......................... 9
1.5. MARCO TERICO ............................................................................. 9
1.6. MARCO LEGAL .................................................................................. 9
1.7. TIPO DE INVESTIGACIN ................................................................. 9
1.8. ESTRATEGIAS Y METODOLOGAS .................................................. 9
1.9. CRONOGRAMA.................................................................................. 9
1.10. PRESUPUESTO .............................................................................. 9
1.11. CARACTERIZACIN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA .................... 9
1.12. TEORAS ADMINISTRATIVAS ........................................................ 9
1.13. NUEVAS TENDENCIAS ADMINISTRATIVAS ................................. 9
1.14. ANLISIS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO .................. 9
1.15. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................... 9
1.16. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO .......................................... 9
1.17. ANALISIS DOFA .............................................................................. 9
1.18. ANALISIS UNIDA PRODUCTIVA .................................................... 9
1.19. ESTUDIO CLIMA ORGANIZACIONAL ............................................ 9
1.20. RIESGOS LABORALES .................................................................. 9
1.21. CADENA DE VALOR ....................................................................... 9

2. FASE DE PLANEACION ........................................................................... 9

2.1. MERCADO POTENCIAL Y MERCADO OBJETIVO ........................... 9

2.2. PERFIL DEL CLIENTE ....................................................................... 9
2.3. INVESTIGACIN DE MERCADO ....................................................... 9
2.4. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN ............................................ 9

3
2.5. ANLISIS CONTABLES ..................................................................... 9
2.6. DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES ................................... 9
2.7. NOMINA .............................................................................................. 9
2.8. MODELO DE CONTRATO DE TRABAJO .......................................... 9
2.9. SISTEMA DE INVENTARIO Y MTODO DE VALUACIN ................ 9
2.10. SISTEMA DE CODIFICACIN ........................................................ 9
2.11. ANLISIS DEL SISTEMA DE CODIFICACIN ............................... 9
2.12. PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS
INVENTARIOS ................................................................................................. 9
2.13. RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y CONTRATACIN ................. 10
2.14. NECESIDADES DEL ENTRENAMIENTO ..................................... 12
2.14.1. Entrenamiento personal en la unidad productiva Techno Tech
ubicada en la ciudad de Bogot. .................................................................... 12
2.14.2. Beneficios de la capacitacin. ........................................................ 12
Preparar personal para la ejecucin de las tareas de la empresa. ................ 12
2.14.3. Proceso de entrenamiento o capacitacin. .................................... 12
2.15. PROGRAMA DE GESTIN Y DESARROLLO DEL TALENTO
HUMANO 14
2.16. EVALUACIN DE DESEMPEO EVALUACION DE DESEMPEO
DE TECHNO TECH ....................................................................................... 14
2.17. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Y MANUAL DE
CONVIVENCIA .............................................................................................. 16
2.18. ASE DE EJECUCION .................................................................... 21
2.19. PLAN DE MERCADEO .................................................................. 21
2.20. EVENTO EMPRESARIAL .............................................................. 21
2.21. ANLISIS FINANCIERO VERTICAL Y HORIZONTAL .................. 21
2.22. INDICADORES FINANCIEROS..................................................... 21
2.23. SISTEMA DE COSTEO ................................................................. 22
2.24. VARIABLES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO
OPERATIVO .................................................................................................. 22
2.25. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS ............................ 22
2.26. ANLISIS DEL DISEO Y LA APLICACIN DE LAS
HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO DEL SERVICIO AL CLIENTE ........... 22
2.27. PROGRAMA DE ATENCIN Y FIDELIZACIN PARA LOS
CLIENTES...................................................................................................... 22
2.28. SISTEMA DE GESTIN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO....................................................................................................... 22

4
2.29. COPASST ...................................................................................... 22
2.29.1. Viga de salud ocupacional ............................................................ 22
2.29.2. El viga es el responsable de: ........................................................ 22
2.30. PLAN DE CAPACITACIN, PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL,
PLANO DE DISTRIBUCIN DE ESPACIOS, MECANISMOS DE
PARTICIPACIN, PLAN DE INCENTIVOS Y PROTOCOLO ........................ 23
2.30.1. Induccin en seguridad y salud en el trabajo. ................................ 23
2.31. ESTRATEGIAS DE MEJORA E IMPLEMENTACIN DEL CLIMA
ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 24

3. FASE DE EVALUACION ......................................................................... 26

3.1 PROPUESTA PARA LA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS .......... 26

3.2 ESTRATEGIAS DE MEJORA CON RELACIN AL CLIMA
ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 26
3.3 ESTRATEGIAS PROPUESTAS DEL CUADRO DE MANDO
INTEGRAL ..................................................................................................... 26
3.4 MAPA ESTRATGICO ..................................................................... 26
3.5 INDICADORES DE GESTIN .......................................................... 26
3.6 ANLISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIN ........................... 29
3.7 ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL....... 31

5
 LISTA DE DIAGRAMAS

Pg.

Diagrama 1. Diagrama de Flujo Tecnotech ....................................................................... 11

6
 LISTA DE ANEXOS

Pg.

Anexo A. COPASTT ....................................................................................... 23

Anexo B. Encuestas ....................................................................................... 26

7
 1. FASE DE ANALISIS

1.1. TITULO

Utilizacin de estrategias de gestin organizacional para la micro y pequea

empresa, aplicadas a la empresa Techno Tech localizada en la ciudad de
Bogot.

1.2. PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.2.1. Enunciado. Desde la antigedad el ser humano ha buscado

organizarse y aprovechar mejor los recursos que tiene, en la era industrial se
presentaba el mismo problema, muchas empresas se volvan obsoletas por
falta de una organizacin administrativa que les permitiera ser competitivas y
aprovechar mejor sus capacidades tanto en infraestructura como en el
perfeccionamiento de sus actividades.

Con toda esta problemtica se dio origen a las teoras administrativas que
buscaban solucionar esos problemas implementando unos postulados que le
dieran a las empresas una gua de cmo organizarse, este fue el nacimiento de
la administracin de empresas como profesin, y con el pasar del tiempo la
administracin ha evolucionado debido a los nuevos desafos que se presentan
constantemente en el mundo empresarial.

Cada empresa tienen unas caractersticas que la diferencian de las otras, sin
embargo existen factores determinantes que las hacen en cierta medida
parecidas. El objetivo que tiene el planteamiento de esta investigacin, es
estudiar las caractersticas de las empresas, observar como desarrollan sus
actividades administrativas y como estas organizan sus recursos para la
produccin de bienes o servicios, entre otros aspectos que se deben considerar
importantes para el funcionamiento de una empresa.
1.2.2. Formulacin. Para iniciar este proceso de investigacin se debe
realizar una serie de reflexiones que permitan direccionar el objetivo del estudio

Cmo las estrategias de gestin organizacional son aplicadas en las

empresas de la ciudad de Bogot?
Qu beneficios tiene el plantear estrategias bien estructuradas para el
crecimiento de una empresa?

8
Cmo el estudio detallado de una organizacin, ayuda a esta a aprovechar
mejor sus recursos tanto de infraestructura como de recursos humanos?

1.3. OBJETIVOS DE INVESTIGACIN

1.4. JUSTIFICACIN Y DELIMITACIN DEL ESTUDIO

1.5. MARCO TERICO

1.6. MARCO LEGAL
1.7. TIPO DE INVESTIGACIN
1.8. ESTRATEGIAS Y METODOLOGAS
1.9. CRONOGRAMA
1.10. PRESUPUESTO
1.11. CARACTERIZACIN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA
1.12. TEORAS ADMINISTRATIVAS
1.13. NUEVAS TENDENCIAS ADMINISTRATIVAS
1.14. ANLISIS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
1.15. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.16. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1.17. ANALISIS DOFA
1.18. ANALISIS UNIDA PRODUCTIVA
1.19. ESTUDIO CLIMA ORGANIZACIONAL
1.20. RIESGOS LABORALES
1.21. CADENA DE VALOR

2. FASE DE PLANEACION

2.1. MERCADO POTENCIAL Y MERCADO OBJETIVO

2.2. PERFIL DEL CLIENTE
2.3. INVESTIGACIN DE MERCADO
2.4. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN
2.5. ANLISIS CONTABLES
2.6. DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES
2.7. NOMINA
2.8. MODELO DE CONTRATO DE TRABAJO
2.9. SISTEMA DE INVENTARIO Y MTODO DE VALUACIN
2.10. SISTEMA DE CODIFICACIN
2.11. ANLISIS DEL SISTEMA DE CODIFICACIN
2.12. PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE
LOS INVENTARIOS

9
2.13. RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y CONTRATACIN

En la empresa Techno Tech se identifica y describe ese proceso por medio de

un requerimiento escrito realizado a la temporal Alianset luego de que ellos
identifican que personal requieren envan la solicitud con las caractersticas del
cargo, la temporal a su vez empieza a realizar el reclutamiento, realiza las
pruebas propias del cargo, el estudio de seguridad la seleccin y la
incorporacin a la compaa.

La necesidad de los cargos se definen con las tareas que se deben desarrollar
por ejemplo los vendedores o mercaderstas de los puntos de venta, la empresa
ve la necesidad de contratar personal para que promueva las ventas en los
diferentes almacenes, por ello realizan la solicitud a la temporal quien realiza
todo el proceso y culmina con una entrevista directa con la empresa.

Los cargos que existen actualmente en la compaa son:

Gerente General: Es la cabeza de la compaa el que toma las decisiones

importantes, el que aporta capital.

Gerente Comercial: Es la encargada de establecer lazos comerciales,

contratacin con los grandes almacenes posicionamiento de la marca y
distribucin de la misma.

Jefe de Mercadeo: Se encuentra para ayudar a la gerente comercial e idear

estrategias de impulso y venta.

Coordinador de Mercadeo: Es el encargado de la publicidad y venta por medios

de televisin.

Promotores: Los que se encuentran en los diferentes puntos, contacto directo

con el cliente.

Jefe de servicio tcnico: El encargado de soportar la parte tcnica, garantas y

dems.

Coordinador de operaciones: El que se encarga de realizar los despachos.

Auxiliar de operaciones: El que ayuda al coordinador de operaciones con los

despachos y logstica.

10
Para los cargos de servicios generales, seguridad y recepcin se maneja el
personal del grupo empresarial, ya que nuestra unidad productiva hace parte
de un grupo empresarial.

Diagrama 1. Diagrama de Flujo Tecnotech

En nuestra unidad productiva el proceso de reclutamiento se hace a travs de

una temporal y se publica la oferta en computrabajo y en el empleo.com,
tambin por recomendacin de los mismos empleados.

La unidad productiva no maneja contratacin directa todo es por medio de la

temporal y el contrato que se maneja es por obra y labor.

Es primordial que en la compaa adems de todo el proceso de seleccin y

contratacin; se realice el proceso de induccin y acoplamiento del puesto, para
ello se cuenta con dos meses de periodo de prueba1.

11
2.14. NECESIDADES DEL ENTRENAMIENTO

2.14.1. Entrenamiento personal en la unidad productiva Techno Tech

ubicada en la ciudad de Bogot. El entrenamiento y capacitacin de personal
es un proceso educativo a sistmico y primordial para el desarrollo eficiente de
los trabajos adquiriendo conocimientos, habilidades y aptitudes que mejoran los
mtodos en las tareas que ejecuta una empresa. Corto plazo, La capacitacin y
entrenamiento aseguran la ejecucin eficiente del trabajo, permite al personal
desempear sus actividades con el nivel de eficiencia requerido en sus puestos
de trabajo, contribuyendo con a su autorrealizacin y al logro de las polticas
organizacionales.

2.14.2. Beneficios de la capacitacin.

Preparar personal para la ejecucin de las tareas de la empresa.

Proporcionar oportunidades para el desarrollo de cargos actuales, y futuros.
Crear un clima ms satisfactorio entre los empleados, aumentar la motivacin.
Mejorar los sistemas y mtodos de trabajo
Mejorar el proceso de comunicacin en la empresa
Reducir los rechazos y desperdicios en la produccin y/o servicios
Disminuir ausencias y rotacin de personal
Reducir el tiempo de aprendizaje
Aminorar la carga de trabajo de los jefes
Reducir los costos para trabajos extraordinarios
Reducir los accidentes de trabajo.

2.14.3. Proceso de entrenamiento o capacitacin.

Inventario de necesidades de entrenamiento (Diagnostico).

Programacin del entrenamiento para atender las necesidades.
Implementacin y ejecucin.
Evaluacin de resultados.

En la unidad productiva Techno Tech evidenciamos en primer lugar las

necesidades que tenemos de capacitacin. Diagnosticamos, vemos que es
necesario aumentar la captacin de nuevos clientes, para esto necesitamos
entrenar a los mercaderistas en cuanto a las caractersticas de los productos,
para que as ellos brinden a informacin necesaria y oportuna a los clientes.

12
Tambin vemos la necesidad de capacitar a todo el personal de la compaa en
el servicio que se le presta al cliente, tanto interno como externo de la unidad,
para suplir las necesidades de los clientes de una forma oportuna y clara; y que
el ambiente interno sea el ms agradable posible, facilitando el desarrollo de las
distintas tareas.

Para el diseo del programa de capacitacin entrenamiento vemos la necesidad

de entrenar a los mercaderistas, en relacin a las caractersticas de los
productos que la empresa comercializa, as como tambin realizar una
capacitacin a todo el personal de la unidad productiva desde la parte
administrativa hasta los empleados de ms bajo perfil en cuanto a servicio al
cliente, ya que buscamos mejorar el ambiente laboral interno, y el trato hacia los
clientes externos.

Para realizar estas capacitaciones debemos contratar una persona idnea en el

tema, experta en el conocimiento de los productos que comercializamos. Esta
persona nos la facilita nuestro proveedor directo. Lo cual no incurrimos en
gastos, estos los asume nuestro proveedor. Esta persona utilizara herramientas
para la enseanza como video Bing, computadores, folletos, pelculas,
diapositivas y los productos que comercializamos, para que se facilite la
enseanza y sea lo ms real posible cumpliendo con los objetivos propuestos.

Este entrenamiento lo llevaremos a cabo en la sala de juntas de Techno Tech.

Los realizaremos en diferentes grupos. En fechas preestablecidas con duracin
cada sesin de 2 horas diarias, en momentos donde haya poco dinamismo
empresarial. Esto lo hacemos de esta manera para no paralizar en totalidad las
operaciones de la empresa.

El entrenamiento se realizara utilizando el mtodo abstracto de la conferencia

al mtodo concreto de estudio de casos y la demostracin.
En la implementacin del programa de capacitacin tenemos en cuenta la
necesidad de mejorar el desempeo de las personas que van a ser capacitadas
cumpliendo el objetivo de mejorar las ventas teniendo mejor conocimiento de los
productos que comercializamos, como tambin el mejoramiento del ambiente
laboral, y con los proveedores y compradores.
Todo el material y herramientas utilizadas en el entrenamiento son de alta
calidad, de manera que faciliten el mtodo de aprendizaje.
El personal de la empresa est motivado por adquirir ms conocimiento, para
mejorar su desempeo dentro de la empresa, los jefes y dems tienen la
disposicin de contribuir con el buen desarrollo de la capacitacin.

En cuanto a la evaluacin del programa de capacitacin se realizara una

retroalimentacin, utilizando instrumentos de control como la evaluacin oral y

13
escrita de los temas tratados. Se realizaran preguntas en relacin a lo expuesto
por el capacitador, para saber el nivel de comprensin de nuevos conocimientos
que los aprendices han alcanzado.

Despus de desarrollada la capacitacin se realizar un constante seguimiento

de lo aprendido en el entrenamiento, para que as lo aprendido no se olvide
mejorando da a da en el alcance de los objetivos institucionales 2.

2.15. PROGRAMA DE GESTIN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

2.16. EVALUACIN DE DESEMPEO EVALUACION DE DESEMPEO DE

TECHNO TECH

La empresa Techno Tech considera que la evaluacin de desempeo debe

realizarse por el rea de recursos humanos que es la que debe evaluar cada una
de las reas y cada uno de los cargos de la compaa y generar informes de
dichas evaluaciones para que la compaa tome las respectivas acciones
correctivas a las que haya lugar.

Para este fin se ha adoptado este formato:

Tabla 1. Formato de Evaluacin de Desempeo Laboral de Techno Tech

MUY MODE- MUY

BAJO ALTO
BAJO RADO ALTO
REA DEL
PUNTAJE
DESEMPEO 4
1 2 3 5

ORIENTACIN DE
RESULTADOS

Termina su trabajo
oportunamente

Cumple con las tareas que

se le encomienda

Realiza un volumen
adecuado de trabajo

CALIDAD

No comete errores en el
trabajo

Hace uso racional de los

recursos

4 Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Colombia Indicadores de Gestin; Material de apoyo.

[Online]

14
No Requiere de supervisin
frecuente

Se muestra profesional en el
trabajo

Se muestra respetuoso y
amable en el trato

RELACIONES
INTERPERSONALES

Se muestra corts con los

clientes y con sus
compaeros

Brinda una adecuada

orientacin a los clientes

Evita los conflictos dentro

del equipo

INICIATIVA

Muestra nuevas ideas para

mejorar los procesos

Se muestra asequible al
cambio

Se anticipa a las dificultades

Tiene gran capacidad para

resolver problemas

TRABAJO EN EQUIPO

Muestra aptitud para

integrarse al equipo

Se identifica fcilmente con

los objetivos del equipo

ORGANIZACIN

Planifica sus actividades

Hace uso de indicadores

Se preocupa por alcanzar

las metas

PUNTAJE TOTAL:

Este formato lo debe diligenciar la persona encargada de recursos humanos y

debe registrar el puntaje marcando con una X en el nmero que refleje su
opinin.

15
Instrucciones:
1. Lea bien el contenido de la competencia y comportamiento a evaluar.

2. En forma objetiva y de conciencia asigne el puntaje correspondiente.

3. Recuerde que en la escala para ser utilizada por el evaluador, cada puntaje
corresponde a un nivel que va de Muy bajo a Muy alto.

Muy bajo: 1-Inferior- Rendimiento laboral no aceptable.

Bajo: 2-Inferior al promedio- Rendimiento laboral regular.
Moderado: 3-Promedio- Rendimiento laboral bueno.
Alto: 4-Superior al promedio- Rendimiento laboral muy bueno.
Muy Alto: 5-Superior- Rendimiento laboral excelente.

La evaluacin de desempeo es un pilar muy importante dentro de las

compaas ya que todas las reas cuentan con diferentes tipos de personal que
deben ser evaluados en cuanto a su desempeo laboral como en su
comportamiento frente a su entorno.

La compaa delega esta funcin al rea de recursos humanos que es la

encargada de analizar los perfiles de cada rea y de cada empleado y a su vez
realizar la evaluacin de desempeo para establecer que falencias se tienen y
las medidas que se deben tomar, con toda esta informacin realiza un informe
para ser presentado a la gerencia3.

2.17. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Y MANUAL DE

CONVIVENCIA

2.17.1. Manual de convivencia de la unidad productiva Techno Tech.

Quienes Somos:

Crisma Comercializadora es una empresa del Grupo SOLIDDA GROUP que

opera en Colombia desde 2007.

Importador y Distribuidor de productos de Tecnologa para el Canal Retail,

representando marcas que no tienen sede directa en el pas como: Sharp,
Daewoo, Acer y Multitech

16
 Operador Logstico de consumibles HP para las Grandes Superficies y de

Hbridos Splitters Amper para Telefnica

Importador de elementos promocionales sobre pedido.

Representante para Colombia de la marca Agrasun, lder mundial en diseo y

soluciones de energas renovables.

Valores

Proveer productos y servicios con una calidad consistente y a precios

competitivos.

Trabajar de la mano con los clientes en la creacin de productos exclusivos de

acuerdo a sus estrategias comerciales, y en el desarrollo de nuevos sectores del
mercado aportando un valor agregado a sus negocios.

Servicios:

Especialistas en el desarrollo de proyectos de OEM cubriendo cada aspecto,

desde bsqueda de producto, envo de muestras, mejoramiento del producto,
seguimiento del pedido, logstica y control de calidad.

Comprometidos en ofrecer un ambiente seguro para el desarrollo de los

negocios de los clientes.

El enfoque de control de calidad permite detectar y corregir problemas que

puedan ocurrir durante la produccin antes del despacho, evitando gastos
adicionales e innecesarios a los compradores.

Deberes de los Trabajadores:

1. Cumplir con todas las normas internas adoptadas por el trabajador para el
buen funcionamiento de la empresa.
2. Respeto y subordinacin a los superiores.
3. Respeto a sus compaeros de trabajo.
4. Cumplir con el horario de trabajo asignado y estipulado por la empresa para
el cargo que cada empleado desempee.
5. No comunicar a terceros salvo autorizacin expresa, las informaciones
quesean de naturaleza reservada y cuya divulgacin pueda ocasionar perjuicios

17
a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del
contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.

Derechos de los trabajadores:

1. Respeto y trato digno por parte de sus superiores.

2. Respeto y trato digno por parte de sus compaeros.
3. A que sea cumplido por parte de superiores y compaeros el Reglamento
Interno de Trabajo, el presente manual de convivencia y dems normas
concordantes.
4. Que le sean otorgados los elementos adecuados de proteccin contra
accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garantice
razonablemente la seguridad y la salud.
5. El trabajador tendr derecho a capacitaciones laborales.

MANUAL DE FUNCIONES DE LA UNIDAD PRODUCTIVA TECHNO TECH

Gerente:

1. Se encarga de supervisar a los gerentes de rea. Estar enterado de cualquier

anomala que suceda en negocio o empresa para poder solucionarla.
2. Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores.
3. Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario.
4. Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio.
5. Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que su empresa o
negocio funcione con xito.
6. Realizar las labores administrativas en conjunto con el rea especfica para
esta funcin.

CUM (Centro de mando unificado)

Realizan toda la parte de revisora externa de las siguientes reas:

1. Seguridad
2. Impuestos
3. Trabajo social
4. Revisora fiscal
5. Auditoria

18
6. Impuestos

DIRECCION COMERCIAL

1. Elaboracin del presupuesto de ventas anual.

2. Elaboracin y valoracin de los objetivos comerciales.
3. Elaboracin de los presupuestos de gastos del departamento comercial.
4 .Definicin de poltica de precios y condiciones comerciales.
5. Gestin de venta de grandes cuentas
6. Realizacin de visitas de acompaamiento con los vendedores
7. Supervisin de las gestiones comerciales.
8. Supervisin de los gastos comerciales, en especial, los de ventas.
9. Establecimiento de las lneas generales del Plan de marketing y en concreto
el marketing mix:
10.Poltica de producto
11.Poltica de precio
12.Poltica de distribucin
13.Poltica de comunicacin
14.Seguimiento de la ejecucin del Plan de Marketing
15.Control de los gastos de Marketing

MERCADEO

1. Preparar y producir planes de mercadeo.

2. Llevar a cabo un plan de mercadeo.
3. Planifica y participa en todos los eventos de mercadeo en conjunto con los
clientes.
4. Brindar un seguimiento continuo, resolver inmediatamente los problemas
identificados e incrementar la satisfaccin de los clientes.
5. Control y seguimiento a la fuerza de ventas (promotores)
6. Elaborar Campaas de Publicidad.

SERVICIO TECNICO

1. Coordinar las funciones del personal de servicio

2. Atender las reclamaciones y autorizaciones de cambios de productos
3. Informes peridicos sobre el estado de las rdenes de servicio
4. Control y seguimiento a nivel nacional de los centros
5. Control y seguimiento a las unidades (tabletas) para hacer un control de
calidad

LOGISTICA

19
Responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y organizacin del rea
logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestin de
personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercanca en
tiempo y forma.

Las funciones principales del puesto son:

1. Recepcin de rdenes de compra

2. Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin, preparacin
de pedidos y transporte de los mismos).
3. Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos.
4. Optimizar procesos de trabajo.
5. Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
6. Informes gerenciales sobre estados de entrega de la mercanca
7. Seguimiento y control proceso de facturacin

TECHNO TECH

Cra. 21 N. 169-45 Tel: 5895959

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Reglamento Interno de trabajo que regir en la empresa:

TECHNO TECH con domicilio en: Cra. 21 N. 169-45 Telfono: 5895959

CAPITULO PRIMERO DECLARACIONES GENERALES

CLAUSULA PRIMERA: Para la interpretacin del presente Reglamento, se

entender por: "REGLAMENTO". El presente Reglamento Interno de Trabajo.
El Contrato Individual de Trabajo respectivo, vigente de TECHNO TECH tiene
como instalaciones todas las que integran y se encuentra n en el interior
de (l) o (los) inmueble (s), que ocupa TECNO TECH.
CLAUSULA SEGUNDA: Las disposiciones contenidas en el presente
REGLAMENTO", son de aplicacin general y observancia obligatoria, para
todos los trabajadores que desempean cualquier tipo de actividad para
TECNO TECH, aun cuando su ingreso sea anterior al depsito del presente
"REGLAMENTO", ante las Autoridades Laborales.

CAPITULO SEGUNDO DEL INGRESO

CLAUSULA TERCERA: Todas las personas que presten servicios para

la "EMPRESA", debern hacerlo una vez firmado el contrato laboral

20
con la empresa. Lo anterior, resulta aplicable tanto para las personas
que actualmente p r e s t a n s u s s e r v i c i o s , c o m o p a r a q u i e n e s l o
hagan en el futuro. Para todos los efectos legales, TECHNO
T E C H " nicamente reconocer como sus trabajadores, a quienes hubieren
asignado dicho instrumento.

CLAUSULA CUARTA: Previo el ingreso y aceptacin de cualquier persona con

el carcter de Trabajador, el aspirante, deber cumplir con el llenado o
entrega de una solicitud de empleo por escrito.
CLAUSULA QUINTA: Todo aspirante deber demostrar las aptitudes y
conocimientos requeridos, para desempear las labores propias del puesto o
cargo que pretenda desempear. Para ello, se someter a los exmenes y/o
evaluaciones, tanto tericas como prcticas, que juzgue necesarios TECHNO
TECH.

CAPITULO TERCERODEL LUGAR Y TIEMPO DE TRABAJO

CLAUSULA SEXTA: Los trabajadores iniciarn y terminarn sus labores

precisamente en el lugar que la TECHNO TECH designe y debern atender a
cualquier otra actividad conexa a su ocupacin principal.
CLAUSULA SEPTIMA: La hora de entrada al trabajo ser de la siguiente manera:
Los das de lunes a viernes de 07:00 am a 05:30 pm de acuerdo a los roles de
entrada especificados por la empresa y jefe.
CLAUSULA OCTAVA: La jornada de trabajo aludida anteriormente,
deber ser prestada de forma eficiente por los trabajadores, evitando
cualquier prdida de tiempo.
CLAUSULA NOVENA: Al inicio de la jornada diaria, los trabajadores
debern registrar su hora de entrada, por los medios que establezca y
ponga a su disposicin TECHNO TECH igual obligacin tendrn al trmino de
la jornada3.

2.18. ASE DE EJECUCION

2.19. PLAN DE MERCADEO

2.20. EVENTO EMPRESARIAL

2.21. ANLISIS FINANCIERO VERTICAL Y HORIZONTAL

2.22. INDICADORES FINANCIEROS

21
 2.23. SISTEMA DE COSTEO

2.24. VARIABLES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO

OPERATIVO

2.25. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS

2.26. ANLISIS DEL DISEO Y LA APLICACIN DE LAS HERRAMIENTAS

DE DIAGNSTICO DEL SERVICIO AL CLIENTE

2.27. PROGRAMA DE ATENCIN Y FIDELIZACIN PARA LOS

CLIENTES

2.28. SISTEMA DE GESTIN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

2.29. COPASST
En la unidad productiva TECHNO TECH se constituye un medio importante para
promocionar la salud ocupacional en todas las reas de la organizacin, se
buscan acuerdos con directivas y responsables del Programa de Salud
Ocupacional en funcin del logro de metas, objetivos concretos y motivar a los
colaboradores en la adquisicin de hbitos seguros.

2.29.1. Viga de salud ocupacional. Actualmente la organizacin cuenta con

un comit vigas de salud ocupacional, este proceso est orientado hacia el
cumplimiento de una de las actividades de promocin y prevencin establecido
por el Decreto Ley 1295/94 en el artculo 63 que dice: A partir de la vigencia del
presente decreto, el comit paritario de medicina, higiene y seguridad industrial
de las instituciones se denominara comit paritario de seguridad y salud en el
trabajo y para las empresas de menos de diez trabajadores la conformacin del
viga de salud ocupacional. Y aplica las funciones de Resolucin 2013 de 1986
del Ministerio de Proteccin Social, y dems normas que la modifiquen o
reforman.
2.29.2. El viga es el responsable de:
Velar por que la promocin en seguridad y salud en el trabajo se lleve a cabo en
forma permanente para lograr el compromiso y la participacin activa de todas
las instancias de la organizacin.
Conocer los puestos de trabajo y los riesgos propios de cada uno de ellos.

22
Conocer el SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO para controlar el cumplimiento del cronograma del mismo.
Participar en evaluacin de actividades de Salud Ocupacional.
Velar para que el empleador realice ante la ARL el reporte oportuno y veraz de
los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y participar en la
investigacin de los mismos, adems de proponer medidas preventivas o
correctivas.
Participar en la planificacin y la organizacin del trabajo en la organizacin y la
introduccin de nuevas tecnologas.
Colaborar con la divulgacin del sistema y las actividades del mismo para lograr
una participacin activa de los funcionarios.
Participar en la investigacin de los incidentes y accidentes que se presenten en
la empresa.

2.30. PLAN DE CAPACITACIN, PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL,

PLANO DE DISTRIBUCIN DE ESPACIOS, MECANISMOS DE
PARTICIPACIN, PLAN DE INCENTIVOS Y PROTOCOLO

2.30.1. Induccin en seguridad y salud en el trabajo. La organizacin realiza

inducciones a todo el personal, las inducciones son de dos tipos, induccin
general que contiene Misin, Visin, Polticas, Resea histrica, entre otros; y la
induccin al cargo que incluye las funciones del mismo, los riesgos asociados,
los impactos ambientales y las responsabilidades frente al SISTEMA DE
GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. Realizando el
respectivo acompaamiento de la organizacin TECHNO TECH, se evidencia
que efectivamente que la empresa tiene establecido su COPASST de acuerdo a
las leyes y normas vigentes que rigen en este momento en el pas.

La importancia de que las organizaciones tengan implementados estos comits

es prestar asesoras por medio de capacitaciones a los colaboradores,
informarles de los riesgos y posibles enfermedades que puedan llegar a afectar
su integridad como ser humano, durante el desarrollo de sus actividades
laborales.
Con las capacitaciones se busca dar respuesta y asesora a todas las dudas
frente a la ocurrencia de un incidente o accidente presentado durante el
desarrollo de sus labores. Que se debe hacer primero, a quien se debe avisar,
en qu momento de la emergencia se debe acudir a establecer la comunicacin
con la lnea de emergencias.
Esto es dirigido por los miembros de los comits y son los que tienen
establecidos cual es el nivel de emergencia para as actuar de la mejor manera

23
ante el acontecimiento, preservar y dar atencin a los afectados durante la
emergencia es lo primordial de esta responsabilidad 3. Ver Anexo A. COPASTT

2.31. ESTRATEGIAS DE MEJORA E IMPLEMENTACIN DEL CLIMA

ORGANIZACIONAL

2.31.1. Objetivo del plan de mejoramiento. El principal objetivo del desarrollo

de este plan de mejoramiento, es cambiar ciertas estructuras que pueden hacer
que la percepcin de algunos empleados frente a la empresa no sea buena, por
lo que este tipo de estructuras podran producir un mal clima organizacional.

Otro de los objetivos es poder hacer feliz a los colaboradores, para que sean
ms productivos y as la gestin de la organizacin sea mejor y ms efectiva.

La dignidad laboral de las personas es un objetivo primordial para que la gente

decida quedarse con la organizacin y as evitar la rotacin de personal.

2.31.2. Plan de mejoramiento. Para iniciar con este proceso de mejoras,

debemos tener en cuenta los aspectos positivos dentro de la organizacin. Por
un lado es un tipo de organizacin participativa donde cada personal tiene la
libertad de tomar las decisiones pertinentes que puedan mejorar su labor dentro
de la empresa, los empleados pueden manejar su ausentismo con formatos con
los cuales no se les descontara la labor, la mayora de las personas se
encuentran con vinculacin laboral directa por lo que tienen un a estabilidad
laboral y esto hace que su labor sea ms efectiva con mayor compromiso, existe
una buena comunicacin entren los jefes de la empresa y los empleados por lo
que podemos decir que en aspectos generales la organizacin tiene un buen
clima organizacional.

Ahora bien los anteriores fueron los aspectos positivos pero debemos recalcar
que existen aspectos que deben ser mejorados los cuales nombraremos a
continuacin:

La mayora de las personas son trabajadores directos pero existen algunos

que no y estos son lo que podran producir un aspecto negativo, por lo que
la empresa debe vincular a estos empleados directamente, si bien es cierto
trabajan con una empresa que se encarga de la seleccin del personal la
empresa solo debera hacerlos temporales en el momento del periodo de

24
 prueba y vincularlos en el momento que termine este periodo lo cual no
ocurre.

El principal problema que se evidencia es en el rea fsica de la empresa, los

empleados consideran que los baos son un problema ya que los baos no
se encuentran divididos si no por el contrario es uno para todos tanto hombres
como mujeres, por lo que se considera que se deben hacer tratos en el
edificio para que estos puedan ser divididos dejando el bao en uso solo para
mujeres y ubicar otros baos dentro del edificio que puedan usar los hombres.
Siguiendo con el aspecto fsico, los puestos de trabajo no son muy cmodos
y falta espacio por lo que se deben acomodar mejor para que cada trabajador
tenga su propio espacio, dividindolos colocando estructuras para que sean
cubculos donde nadie pueda estar observando el trabajo del otro.

A nivel de trabajo en equipo falta un poco para que esta variable este cubierta
totalmente, la mejor manera de que las personas trabajen en equipo es
capacitarlos para facilitar la relacin entre compaeros y atacar los posibles
desacuerdos que pudieran existir dentro de los equipos.

Por otro lado si bien existe una buena comunicacin entre empleados y jefes,
las decisiones sean las cuales fueren deberan ser comunicadas a todos los
empleados independientemente de su puesto de trabajo para que todos
trabajen con un mismo objetivo.

2.31.3. ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR

Reubicar los puestos de trabajo hacindolo ms amplios, dividindolos

equitativamente para que todos tengan el mismo espacio, esto har que se
sientan ms cmodos y su productividad aumente.

Colocar triplex en cada puesto de trabajo para que estos estn divididos y el
trabajador tenga privacidad en su puesto, de manera que todos puedan trabajar
con ms tranquilidad sin la presin de que los estn observando todo el tiempo.

Vincular de manera directa a los empleados que se encuentran de manera

temporal para que sientan la seguridad de una estabilidad laboral y as mejorar
su forma de trabajo, porque esto hace que lo empleados se sientan respaldados
por la empresa.

Implementar reuniones peridicamente para comunicarles a los empleados las

nuevas decisiones y como se encuentra su labor y que aspectos se podran

25
mejorar, esto con el objetivo de hacer a todos participes en las decisiones de la
empresa.

Hacer eventos de integracin constantemente para mejorar las relaciones

interpersonales, que se conozcan ms entre si y as mejorar el trabajo en equipo
y poder conocer las habilidades de cada uno.
Buscar opciones en el edificio de baos para que lo hombres puedan hacer uso
de estos y el bao que queda en el piso de la empresa solo sea usado por las
mujeres que necesitan ms privacidad que los hombres, al igual que por la
higiene que se debe manejar en estos sitios.

La evaluacin se realizara trimestralmente con el objetivo de ver si se cumplieron

los objetivos de las mejoras y realizar los posibles cambios que las estrategias
pudieran necesitar. Para esta evaluacin se realizara la encuesta que se us en
el diagnostico con ciertas variaciones segn sea el caso donde se puede
reconocer los factores que mejoraron, cuales desmejoraron y cuales falta por
mejorar.

Esta es la encuesta que se usara para realizar de nuevo el diagnstico del

clima organizacional. Ver Anexo B. Encuestas

3. FASE DE EVALUACION

3.1 PROPUESTA PARA LA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS

3.2 ESTRATEGIAS DE MEJORA CON RELACIN AL CLIMA

ORGANIZACIONAL

3.3 ESTRATEGIAS PROPUESTAS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

3.4 MAPA ESTRATGICO

3.5 INDICADORES DE GESTIN

Los indicadores de gestin son instrumentos, que no pueden faltar en la gestin

de una empresa; mediante el adecuado uso de la metrologa, ciencia de la
medicin, que hace a una empresa lograr un punto ptimo en el desarrollo de
sus actividades; le brinda un nivel ms alto ante sus competidores. Los
indicadores ayudan a la consecucin de las metas establecidas por la
organizacin, saber s estas se estn logrando, y en qu medida, para as tomar
decisiones correspondientes.

26
Una medicin adecuada incide en la calidad de los productos, mejorando sus
procesos, sin afectar el medio ambiente, que son cimiento de la competitividad
internacional; lo cual hace que una empresa que adopte estos sistemas de
gestin logre posicionarse en el mercado nacional e internacional.

3.5.1. Normas sistema de gestin. NTC 5254, Gestin de Riesgo. Busca que
una organizacin minimice los riesgos y maximicen las oportunidades. Establece
un contexto de identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento, seguimiento y la
comunicacin de los riegos.

NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de Calidad. Organizacin internacional

de Normalizacin.

Esta norma promueve la adopcin de un seguimiento adecuado en cuanto a los

procesos para producir los resultados esperados para satisfacer los requisitos
de los clientes.

NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestin Ambiental. Esta norma internacional

se refiere a la promocin de prcticas adecuadas para que las actividades,
productos, servicios que desarrolla una empresa no afecten, no impacten el
medio ambiente y prevengan la contaminacin, hallando un equilibrio con sus
necesidades socio-econmicas.

Estos Sistemas de Gestin en la unidad productiva Techno Tech no se aplican,

es recomendable que el rea gerencial la empresa inicie un anlisis de todas
ventajas y beneficios que esto le puede ocasionar. Entre los beneficios que la
empresa puede alcanzar estn:
- Mejoramiento de la imagen de la empresa.
- Mejoramiento de los procesos
- Calidad en las relaciones comerciales
- Disminuir reproceso.
- Incrementa la eficiencia y la eficacia.
- Logro de objetivos.
- Aumenta grado de satisfaccin de los clientes.
- Eliminacin barreras mercado internacional.
- Cumplimiento de requisitos de algunos clientes.
- Cumplimiento de requisitos legales.
- Proteccin y mejora de los activos
- Reduccin de la incertidumbre entre otras

3.5.2. Indicadores de gestin manejados por la empresa Techno Tech. La

unidad productiva Techno Tech maneja los siguientes indicadores:

27
En el rea de salud ocupacional y calidad de la compaa.

Indicadores de estructura.

Horas disponibles (contratadas) de funcionario de seguridad y salud en el

trabajo (medico, ingeniero, enfermera, tecnlogo, asesor externo, especialista,
etc)

N total de trabajadores

Recursos financieros para el sistema de gestin en seguridad y salud en el

trabajo

N total de trabajadores

Cantidad existente de un recurso

____________________________________
Cantidad necesaria de dicho recurso

Indicadores de proceso/ejecucin.

Cumplimiento cronograma Actividades ejecutadas *100

Actividades programadas

Capacitacin en SO N de horas hombre de capacitacin en SO en el ao

N promedio de funcionarios en el ao

28
Indicadores de impacto/resultado.

En el impacto se evala la efectividad y esta se define como el resultado de las

acciones del SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO. Para evaluar la efectividad del programa se analiza la situacin antes
y despus de ejecutarlo. Esto se hace a travs de la comparacin de los ndices
de accidentalidad, ausentismo y las tasas de incidencia y prevalencia de
morbilidad laboral y general, etc.
A nivel administrativo se manejan indicadores de ventas, averas e inventarios:

Los indicadores de ventas se manejan para los mercaderistas para el pago de

comisiones. El de averas para establecer en el momento de recibo de
mercanca, y de transporte que tantas averas resultan. Y el de inventarios para
establecer la rotacin de los mismos, y as establecer que articulo rota ms y que
artculo rota menos, para establecer ofertas y as acelerar su rotacin.

La unidad productiva Techno Tech maneja indicadores que para ellos les resulta
til, para las reas que quieren controlar.

A nuestro modo de ver los indicadores manejados por la unidad productiva son
acordes ya que la compaa es una comercializadora y lo ms importante es
controlar el manejo de la mercanca y en cuanto al rea de salud ocupacional,
tiene un programa establecido y la forma de controlar la accidentalidad,
ausentismos y mortalidad nos parece correcto y los indicadores que
establecieron para esta rea pertinentes para establecer que tiempo se dedica a
las actividades del rea y los recursos dispuestos para la misma ya que esta
rea se encarga de velar por la integridad de los colaboradores 4.

3.6 ANLISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIN

3.6.1. Propuesta de indicadores de gestin.

Indicador de ventas:

= 100

Este indicador nos mostrara el porcentaje de las ventas que la empresa tiene en
un momento determinado, se dividen los productos que salen de la bodega hacia
los clientes y la cantidad de productos que la empresa tiene en bodega

29
multiplicado por 100, todos estos datos nos los proporciona el inventario
permanente que maneja la empresa.

Indicador ganancias:

Este indicador nos mostrara cmo se comportan las ganancias o utilidad que
tiene la empresa, realizando una diferencia entre la utilidad que la empresa
obtuvo el mes actual y la utilidad que obtuvo el mes anterior, esto nos mostrara
si la empresa incremento o no su utilidad. Es decir si el resultado es un numero
negativo o cero quiere decir que no obtuvo utilidad si no por el contrario se
mantuvo si da cero, o tuvo perdida si da negativo, por el contrario si da positivo
quiere decir que la empresa obtuvo ganancia.

Indicador entregas:

= 100

La primera ecuacin nos muestra el porcentaje de entregas que se hacen en un

periodo determinado de tiempo y la segunda nos permite realizar una
comparacin entre las entregas que se hicieron el mes actual y contra las que
se hicieron el mes anterior.

Indicador de inventarios:

= 100

Este indicador nos permite determinar si en bodega est el nmero adecuado de

productos para suplir todos los pedidos, se da en porcentaje debido a que entre

30
ms se acerque a 100% nos permitir cumplir con el objetivo propuesto de tener
la cantidad suficiente de mercanca en stock.

La empresa Techno Tech a pesar que hasta el momento no ha implantado un

Sistema de Gestin, ni de Calidad (ISO 9001), Ambiental m(ISO 14000), ni de
Riesgos (NTC 5254), est contemplando en principio el establecimiento de la
norma de Calidad, y paulatinamente las dems.

Eso s utiliza herramientas de medicin como: Indicadores de Procesos o

ejecucin, Indicadores de impacto o resultado e Indicadores de estructura. Estos
instrumentos han servido para ir mejorando continuamente con el cumplimiento
de los objetivos propuestos por la unidad productiva4.

3.7 ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

4 Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Colombia Indicadores de Gestin; Material de apoyo.

[Online]

31
 BIBLIOGRAFIA

1. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Colombia Planeacin de

recursos humanos; Material de apoyo. [Disponible en]
https://senaintro.blackboard.com/webapps/blogs-
journals/execute/viewBlog?course_id=_1475925_1&blog_id=_1866581_
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2. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Colombia Planeacin de

recursos humanos; Material de apoyo. [Disponible en]
https://senaintro.blackboard.com/courses/1/P621201_F683948_RG11_C
9405/blog/_1917990_1/post/_91539_1/Cartilla%20COPASO.pdf
https://senaintro.blackboard.com/courses/1/P621201_F683948_RG11_C
9405/blog/_1917990_1/post/_91539_1/Decreto%201295%20de%2094%
20%281%29.pdf
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9405/blog/_1917990_1/post/_91539_1/Resolucion%202013%20de%201
986%20Organizacion%20y%20Funcionamiento%20de%20Comites%20
de%20higiene%20y%20SI.pdf

3. Techno Tech. 2015. Reglamento y evaluacin de desempeo. [Disponible

en] Material suministrado por la empresa.

4. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Colombia Indicadores de

Gestin; Material de apoyo.
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