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DE
USUARI
O
JCL HOTEL
Manual de
Usuario
Manual de
Usuario
Tabla de contenido
MANUAL DE USUARIO .........................................................................................................................................1
OBJETIVOS.....................................................................................................................................................9
ESPECFICOS.........................................................................................................................................................9
INTRODUCCIN...................................................................................................................................................10
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.............................................................................................................................11
INTRODUCCIN...................................................................................................................................................11
TRMINOS GENERALES.........................................................................................................................................11
VENTANA DE CONFIGURACIN DE RED.................................................................................................................12
VENTANA DE ACTIVACIN..................................................................................................................................12
ICONO............................................................................................................................................................14
PANTALLA PRINCIPAL........................................................................................................................................14
HABITACIONES:...................................................................................................................................................15
RESERVA CONFIRMADA:.......................................................................................................................................15
RESERVA CANCELADA:.........................................................................................................................................16
ESTANCIA ACTIVA:...............................................................................................................................................16
ESTANCIA FINALIZADA:.........................................................................................................................................16
CLAUSURA:........................................................................................................................................................16
LISTADO DE ESTANCIAS QUE NO HICIERON CHECK-OUT EN TIEMPO ACCIONES:......................................................17
LISTADO DE RESERVAS QUE NO HICIERON CHECK-IN EN TIEMPO ACCIONES:..........................................................17
LISTADO DE RESERVAS QUE SE CANCELARON AUTOMTICAMENTE ACCIONES:.......................................................17
LISTADO DE RESERVAS QUE VENCEN EN EL DA ACTUAL ACCIONES:.....................................................................17
OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL ADMINISTRACIN................................................................................................18
USUARIOS.......................................................................................................................................................18
OBJETIVOS
Introduccin
Despus de instalar el software, cuando se ejecuta por primera vez solamente, se muestra la
ventana de configuracin de red, la cual cuenta con 2 opciones: conexin al equipo local, si en la
instalacin se seleccion instalar el servidor de datos en el equipo actual y la opcin de
conectarse a los datos ubicados en un equipo remoto. En ambos casos se debe comprobar la
conexin a los datos para que el sistema pueda ejecutarse correctamente esta primera vez. En el
caso que elija conectarse a un equipo remoto debe especificar el nombre o el nmero IP (cuando
la misma es instalada en nuestra PC seleccionamos la opcin que indica ESTE EQUIPO de
igual forma debemos indicar una IP la misma no debe ser real puedes inventar alguna ejemplo
1.1.1.1 o 1.2.3.4 ya que el software no est en un servidor) del equipo donde se encuentra el
servidor con los datos.
Ventana de Activacin
Pantalla Principal
La pantalla principal cuenta con nueve reas fundamentales que brindan informacin y tiene
quizs la funcionalidad ms importante de la aplicacin, que es la planificacin y previsin de
hospedaje. Esta opcin se refiere al rea 1, que permite visualizar grficamente en una escala de
tiempo la planificacin que existe en el hotel, permitiendo la representacin grfica con una
leyenda de colores y formas que permite diferenciar por estados varios aspectos fundamentales
como:
1 5
7
2 2.1
9
Con solo posicionar el mouse sobre un elemento cualquiera, el mismo muestra de forma rpida y
resumida los datos ms importantes del mismo.
Puede realizar una seleccin en el planificador, de varios das para una habitacin y confeccionar
una nueva reserva con los datos adelantados en cuanto a fechas, tipo de habitacin y nmero de
habitacin.
Dando clic derecho sobre los elementos que contiene, se pueden realizar varias acciones que se
describen a continuacin segn el tipo de elemento:
Habitaciones:
Acciones:
Marcar como Limpia/Sucia
Reserva Confirmada:
Acciones:
Ver datos
Hacer check-in: Permite confirmar la entrada del cliente en el hotel,
Cancelar reserva: Permite cancelar la reserva.
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Manual de
Usuario
Reserva Cancelada:
Acciones:
Ver datos
Confirmar: Permite confirmar la reserva.
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Estancia Activa:
Acciones:
Ver datos
Hacer check-out: Permite confirmar la salida del cliente del hotel. La estancia no puede
hacer check-out si no se han pagado los servicios contratados, pone la habitacin como sucia
en el sistema.
Eliminar estancia: Permite eliminar la estancia. Si tiene esta condicin No se permite
eliminar una estancia que haya pagado los servicios contratados y estos hayan sido
liquidados (mediante cierre de caja). Si el/los pago/s no han sido liquidados entonces se
eliminan las facturas y pagos asociados.
Estancia Finalizada:
Acciones:
Ver datos
Eliminar estancia: Permite eliminar la estancia. No se permite eliminar una estancia que
haya pagado los servicios contratados y estos hayan sido liquidados (mediante cierre de
caja). Si el/los pago/s no han sido liquidados entonces se eliminan las facturas y pagos
asociados.
Clausura:
Acciones:
Ver datos
Eliminar: Permite eliminar la clausura.
El rea 3 tiene los botones para acceder al resto de funcionalidades ms utilizadas del programa.
Al hacer clic sobre cualquiera de las alertas se despliega un listado que muestra la informacin de
forma detallada y a travs del cual, dando clic derecho sobre los elementos que contiene, se
pueden realizar varias acciones que se describen a continuacin:
Nota: Algunas de las acciones mencionadas anteriormente pueden aparecer deshabilitadas en dependencia de las
caractersticas particulares que presenten las reservas y estancias.
Manual de
Usuarioocupadas y
El rea 5 muestra el nivel de ocupacin, detallando el total de habitaciones
habitaciones reservadas, separadas por tipo.
El rea 8 permite cambiar la vista del planificador a una donde se muestra el estado de todas las
habitaciones del hotel en el da actual donde se tiene la informacin sobre las entradas y salidas
previstas como se muestra a continuacin:
El rea 9 permite cambiar la cantidad de das del mes que se muestran en el planificador.
Opciones del Men Principal Administracin
Usuarios
Esta opcin permite gestionar la informacin de los usuarios del sistema, para acceder a la
misma vaya al men Administracin/Usuarios.
Nota: Esta opcin solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
Los usuarios que pertenezcan al grupo administradores tendrn acceso al 100% de las
funcionalidades del software, mientras los que pertenezcan al grupo de los usuarios, tendrn
acceso a las funciones de la operativa del hotel, pero no a las que JCL Hotel considera
administrativas.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los usuarios del sistema.
Manual de
Usuario
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir usuario:
Para crear un usuario presione el botn Aadir usuario, a continuacin se mostrar una ventana
que le permitir especificar los datos requeridos.
Editar usuario:
Para editar haga doble clic en un usuario del listado o seleccinelo y presione el botn Editar
usuario, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Eliminar usuario:
Si elimina el ltimo usuario de la lista, el sistema alertar que no se podr utilizar la opcin de
inicio de sesin al abrir el sistema, si continua, dicha opcin se deshabilitar automticamente.
Cambiar usuario
Esta opcin permite cerrar la sesin actual y acceder con otro usuario al sistema sin tener que
cerrar el software y volver a abrirlo nuevamente.
Tema
Ahora JCL Hotel es ms personalizable y permite cambiar el tema visual segn su preferencia.
Manual de
Usuario
Opciones
General
1. La aplicacin tiene la posibilidad de cambiar de idioma, cuenta con la versin en ingls. Para
hacer efectivo el cambio de idioma se debe reiniciar el sistema.
4. Para poder activar la opcin Mostrar la pantalla de inicio de sesin al abrir la aplicacin
necesita tener al menos 1 usuario adicionado al sistema el cual se crea al inicio del sistema.
Manual de
Usuario
5. Permite aadir reservas con el estado confirmada automticamente en el sistema.
8. Establecer el identificador de las facturas del sistema de forma personalizada, siendo capaz
de configurar un prefijo y el nmero consecutivo de las mismas.
Renta
En esta pestaa se configuran 3 opciones muy importantes relacionadas con la renta, las cuales
determinan en la utilizacin del sistema:
1. El sistema permite o no realizar check-out a las estancias antes de que llegue la fecha de
salida, recortando la estancia, realizando los ajustes necesarios de los parmetros generales
automticamente.
Interfaz
Manual de
Usuario
Copias de Seguridad
Fin de Semana
La pestaa fin de semana se utiliza para determinar cules son los das de la semana que
corresponden al fin de semana, para tenerlo en el sistema de forma automatizada cuando se
configuren las tarifas, las cuales pueden ser para: (das de la semana o fines de semana),
tambin se refleja esta configuracin en el planificador.
Manual de
Usuario
Configuracin de red
La pestaa de configuracin de red, la cual cuenta con 2 opciones: conexin al equipo local, si en
la instalacin se seleccion instalar el servidor de datos en el equipo actual y la opcin de
conectarse a los datos ubicados en un equipo remoto. En ambos casos se debe comprobar la
conexin a los datos para que la
configuracin del sistema pueda salvarse correctamente. En el caso que elija conectarse a un
equipo remoto debe especificar el nombre o el IP del equipo donde se encuentra el servidor con
los datos.
Impresin
Tambin se selecciona la plantilla (formato) de factura con la cual quiere trabajar en el sistema, al
momento de mostrarla en pantalla e imprimirla.
Manual de
Usuario
Aviso
En esta pestaa se establecen los mensajes de aviso que formarn parte de los informes
Formulario de registro, Factura y Factura de grupo, que estarn presente cuando se impriman los
mismos.
Copias de Seguridad
Esta opcin permite gestionar la informacin de las copias de seguridad del sistema, para acceder a la
misma vaya al men Administracin/Copias de Seguridad.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las copias de seguridad del sistema.
Manual de
Usuario
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
El sistema solo restaurar el archivo si la versin de los datos salvados previamente coincide con
la versin del sistema donde se restaurar el mismo.
Salir
Esta opcin hace posible cerrar JCL Hotel, para acceder a ella vaya al men
Administracin/Salir.
Configuracin
El men configuracin y sus opciones es el primer lugar donde se interacta con el software para
configurar y armar las caractersticas propias de cada hotel, hostal, motel, casa de alquiler o casa
rural. A continuacin se detallan cada una de estas funciones. Una vez que tiene todo configurado
a la medida que necesita, puede comenzar la parte productiva, que consiste en las reservas,
estancias, servicios, facturas, pagos, cambio de moneda, estadsticas, informes y resultados del
funcionamiento de su lugar de hospedaje.
Informacin de Propiedad
Se permite introducir toda la informacin de contacto del hotel, la cual quedar reflejada como
encabezado posteriormente en todos los informes del sistema JCL Hotel, para acceder a la
misma vaya al men Configuracin/Informacin de Propiedad.
Manual de
Usuario
Los Tipos de Habitaciones, Habitaciones, Temporadas, Tipos de Tarifa, Cajas, Cambios de moneda y las
Denominaciones de moneda son indispensables configurarlos para continuar la interaccin con el software
de forma exitosa.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los tipos de habitacin del hotel, para acceder a la misma
vaya al men Configuracin/Tipos/Tipos de habitacin.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Cuando se aade un tipo de habitacin en el sistema, automticamente se crean las tarifas para
cada tipo de habitacin, por cada tipo de tarifa definido en el sistema, por cada temporada
existente y por los das (entre semana y fines de semana), por ejemplo: hay 3 tipos de habitacin,
5 tipos de tarifa y 2 temporadas; lo que sera 3 x 5 x 2 x 2 igual a un total de 60 tarifas, las cuales
se explican ms adelante.
Esta opcin permite gestionar la informacin de las habitaciones del hotel, para acceder a la
misma vaya al men Configuracin/Habitaciones.
Nota: Esta opcin solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las habitaciones del hotel.
Manual de
Usuario
Una vez que las estancias hacen check-out, las habitaciones pasan de forma automtica a estar
sucias, como se muestra en la imagen anterior, con un icono en la izquierda del listado. El estado
sucia no impide que se haga check-in en una habitacin, aunque el sistema siempre alerta de
esta situacin.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir habitacin:
Para crear una habitacin presione el botn Aadir habitacin, a continuacin se mostrar una
ventana que le permitir especificar los datos requeridos.
Pulsando el botn 1 usted puede crear un aadir tipo de habitacin, ver seccin Opciones
del men principal: Configuracin/Tipos/Tipos de Habitacin/ Aadir Tipo de
Habitacin.
Manual de
Usuario
Editar habitacin:
Para editar haga doble clic en una habitacin del listado o seleccinela y presione el botn Editar
habitacin, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos. Aqu lo
importante es que se pone como limpia la y/o sucia la misma.
Eliminar habitacin:
Para eliminar seleccione una habitacin del listado y presione el botn eliminar habitacin o de
clic derecho sobre la misma y escoja la opcin Eliminar.
3- Adicionar cada uno de los Tipos de Tarifa de hospedaje que brindar el hotel.
Esta opcin permite gestionar la informacin referente a los tipos de tarifas que se ofrecen en el
hotel, para acceder a la misma vaya al men Configuracin/Tipos/Tipos de Tarifa.
Nota: Esta opcin solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los tipos de tarifa del hotel:
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Cuando se aade un tipo de tarifa en el sistema, automticamente se crean las tarifas para cada
tipo de habitacin, por cada tipo de tarifa definido en el sistema, por cada temporada existente y
por los das (entre semana y fines de semana), por ejemplo: hay 3 tipos de habitacin, 5 tipos de
tarifa y 2 temporadas; lo que sera 3 x 5 x 2 x 2 igual a un total de 60 tarifas, las cuales se
explican ms adelante.
4- Adicionar cada uno de los Tipos de Servicio Adicional que brindar el hotel.
Esta opcin permite gestionar la informacin referente a los tipos de servicio adicional que se brindan en el
hotel, para acceder a la misma vaya al men Configuracin/Tipos/Tipos de Servicio Adicional.
Nota: Esta opcin solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los tipos de servicio adicional del hotel:
Manual de
Usuario
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
5- Adicionar cada una de las Temporadas con las que cuenta el hotel para su
funcionamiento.
Esta opcin permite gestionar la informacin referente a las temporadas definidas en el hotel para
su funcionamiento, para acceder a la misma vaya al men Configuracin/Temporadas.
Manual de
Usuario
Nota: Esta opcin solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las temporadas del hotel:
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir temporada:
Para crear una temporada presione el botn Aadir temporada, a continuacin se mostrar una
ventana que le permitir especificar los datos requeridos.
Perodo corresponde a los meses en que estar activa la temporada dentro del tiempo de
duracin para que no se tenga que repetir la temporada todos los aos.
Manual de
Usuario
Cuando se aade una temporada en el sistema, automticamente se crean las tarifas para cada
tipo de habitacin, por cada tipo de tarifa definido en el sistema, por cada temporada existente y
por los das (entre semana y fines de semana), por ejemplo: hay 3 tipos de habitacin, 5 tipos de
tarifa y 2 temporadas; lo que sera 3 x 5 x 2 x 2 igual a un total de 60 tarifas, las cuales se
explican ms adelante.
Editar temporada:
Para editar haga doble clic en una temporada del listado o seleccinela y presione el botn
Editar temporada, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Eliminar temporada:
Para eliminar seleccione una temporada del listado y presione el botn Eliminar temporada o de
clic derecho sobre la misma y escoja la opcin Eliminar.
Cuando se elimina una temporada en el sistema, automticamente se borran las tarifas para cada
tipo de habitacin, por cada tipo de tarifa definido en el sistema, por cada temporada existente y
por los das (entre semana y fines de semana), por ejemplo: hay 3 tipos de habitacin, 5 tipos de
tarifa y 2 temporadas; lo que sera 3 x 5 x 2 x 2 igual a un total de 60 tarifas, las cuales se
explican ms adelante.
6- Cajas
Esta opcin permite gestionar la informacin referente a las cajas de dinero existentes en el hotel
con la/s cual/es trabaja el sistema, para acceder al mismo vaya al men Configuracin/Cajas.
Mientras no se asocie una caja al equipo donde se est ejecutando el sistema, el mismo no
permite realizar las operaciones con dinero, adems no se podrn realizar cobros, facturas,
anticipos, ni los pagos a las fuentes de negocios.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las cajas que estn definidas en el
hotel.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, se
pueden realizar las siguientes acciones:
Manual de
Aadir caja:
Usuario
Para crear una caja presione el botn Aadir caja, a continuacin se mostrar una ventana que
le permitir especificar los datos requeridos.
Editar caja:
Para editar haga doble clic en una caja del listado o seleccinela y presione el botn Editar caja,
a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Eliminar caja:
Para eliminar seleccione una caja del listado y presione el botn Eliminar caja o de clic derecho
sobre la misma y escoja la opcin Eliminar.
7- Configurar los Cambios de moneda con los que trabajar el sistema hotelero.
Esta opcin permite gestionar la informacin referente a los tipos de cambio de moneda con los
que trabaja el hotel, los cuales pueden ser actualizados
peridicamente para una mayor exactitud en la conversin de divisas, para acceder al mismo vaya al men
Configuracin/Cambios de moneda.
Mientras no se aada una moneda en el sistema, el mismo adopta un smbolo por defecto para
las informaciones relacionadas con dinero, adems no se podrn realizar cobros, facturas ni
anticipos.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los tipos de cambio de moneda vigentes
en el hotel y su respectiva tasa de cambio, as como la distincin de la moneda principal entre
ellos.
Manual de
Usuario
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, se
pueden realizar las siguientes acciones:
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, se
pueden realizar las siguientes acciones:
1- El Tipo de Habitacin tambin puede ser llamado para su creacin al momento de adicionar
una nueva habitacin.
2- El Tipo de Cliente puede ser llamado para su creacin al momento de adicionar un nuevo
cliente.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los tipos de cliente que presenta el hotel (Normal,
Repitente, VIP, etc.), para acceder a la misma vaya al men Configuracin/Tipos/Tipos de
cliente.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
3- El Ttulo de Cliente puede ser llamado para su creacin al momento de adicionar un nuevo
cliente.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los ttulos de cliente con los que cuenta el
sistema (Sr., Sra., Profesor, etc.), para acceder a la misma vaya al men
Configuracin/Tipos/Ttulos de cliente.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Esta opcin permite gestionar la informacin de los tipos de documento que presentan los
clientes del hotel (Pasaporte, CI, etc.), para acceder a la misma vaya al men
Configuracin/Tipos/Tipos de documento.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Esta opcin permite gestionar la informacin de los tipos de pagos que harn los clientes del
hotel (efectivo, tarjeta, cheque, etc.), para acceder a la misma vaya al men
Configuracin/Tipos/Tipos de pago.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aqu el sistema necesita que el primer tipo de pago sea Efectivo y solo se admite un tipo de
pago Efectivo.
6- El Tipo de Cuenta puede ser llamado para su creacin al momento de adicionar una nueva
cuenta al sistema.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los tipos de cuentas que tendr el sistema, para acceder a
la misma vaya al men Configuracin/Tipos/ Tipos de Cuenta.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
7- El Pas puede ser llamado para su creacin al momento de adicionar un nuevo cliente o un
nuevo tipo de cambio de moneda.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los pases de procedencia de los clientes del
hotel, para acceder a la misma vaya al men Configuracin/Pases.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir pas:
Para crear un pas presione el botn Aadir pas, a continuacin se mostrar una ventana que le
permitir especificar los datos requeridos.
Editar pas:
Para editar haga doble clic en un pas del listado o seleccinelo y presione el botn Editar pas, a
continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Manual de
Usuario
Eliminar pas:
Para eliminar seleccione un pas del listado y presione el botn Eliminar pas o de clic derecho
sobre el mismo y escoja la opcin Eliminar.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los tipos de fuentes de negocio que tendr el sistema, para
acceder a la misma vaya al men Configuracin/Tipos/Tipos de Fuente de Negocio.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los tipos de fuente de negocio.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
9- La Fuente de Negocio puede ser llamada para su creacin al momento de crear una nueva
reserva, en la ficha de reserva o en la ficha de estancia.
Esta opcin permite gestionar la informacin referente a las fuentes de negocio a travs de las
cuales los clientes realizan las reservaciones, para acceder a la misma vaya al men
Configuracin/Fuentes de Negocios.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Presionando el botn asignar cuenta se puede asignar una cuenta a la fuente de negocio.
10- El Cliente puede ser llamado para su creacin al momento de adicionar una nueva Reserva
y/o Estancia.
Esta opcin permite gestionar la informacin de los clientes del hotel, para acceder a la misma
vaya al men Configuracin/Clientes.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los clientes del hotel.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir cliente:
Para crear un cliente presione el botn Aadir cliente, a continuacin se mostrar una ventana
que le permitir especificar los datos requeridos. Los campos que presentan una al
intentar guardar son de carcter obligatorio por lo que es necesario especificarlos. En este
momento tambin se puede crear una cuenta de dinero en el sistema, la cual estar asociada a
ste cliente.
Manual de
Usuario
Editar cliente:
Para editar haga doble clic en un cliente del listado o seleccinelo y presione el botn Editar
cliente, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos, ver los
documentos adjuntos, el historial donde podr acceder a la/s reservas/s, estancia/s, pago/s,
factura/s que estn registradas a nombre de este cliente, asignar una cuenta al cliente, as como
imprimir un informe personalizado de los datos de ste como se muestra a continuacin.
Manual de
Usuario
Manual de
Usuario
Como se muestra a continuacin esta opcin permite obtener un informe detallado a partir de la
ficha de un cliente del sistema hotelero.
Se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las opciones comunes
de impresin y guardar en formato digital. Esta ventana se genera a partir del botn del botn
Imprimir en la ventana precedente.
Cuando se presiona el botn imprimir en la ficha del cliente aparece una ventana que permite
configurar los datos que van a formar parte del informe como se muestra a continuacin:
Manual de
Usuario
Eliminar cliente:
Para eliminar seleccione un cliente del listado y presione el botn Eliminar cliente o de clic
derecho sobre el mismo y escoja la opcin Eliminar.
11- La Cuenta puede ser llamada para su creacin al momento de adicionar un nuevo pago.
Esta opcin permite gestionar la informacin de las cuentas del sistema, para acceder a la misma
vaya al men Configuracin/Cuentas.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las cuentas del sistema.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir cuenta:
Para crear una cuenta presione el botn Aadir cuenta, a continuacin se mostrar una ventana
que le permitir especificar los datos requeridos. Los campos que presentan una al
intentar guardar son de carcter obligatorio por lo que es necesario especificarlos.
Manual de
Usuario
Editar cuenta:
Para editar haga doble clic en una cuenta del listado o seleccinela y presione el botn Editar
cuenta, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos, ver los
depsitos y transacciones de la misma.
Eliminar cuenta:
Para eliminar seleccione una cuenta del listado y presione el botn Eliminar cuenta o de clic
derecho sobre la misma y escoja la opcin Eliminar.
Ver Transacciones:
Esta opcin permite ver la informacin de las transacciones asociadas a una cuenta en el
sistema.
Manual de
Usuario
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las transacciones de la cuenta en el
sistema.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior derecha de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Pagar
Esta opcin permite pagar directamente desde la cuenta un monto dado de una transaccin sin
utilizar un depsito asociado a la cuenta, creando en el momento del pago el depsito
correspondiente. A continuacin se mostrar una ventana que le permitir especificar los datos
requeridos.
Manual de
Ver Depsitos Usuario
Esta opcin permite gestionar la informacin de los depsitos de las cuentas del sistema.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir depsito:
Para crear un depsito presione el botn Aadir depsito, a continuacin se mostrar una
ventana que le permitir especificar los datos requeridos.
Eliminar depsito:
Para eliminar seleccione un depsito del listado y presione el botn Eliminar depsito o de clic
derecho sobre el mismo y escoja la opcin Eliminar.
Ver depsito:
Para ver seleccione un depsito de la lista y presione el botn Ver depsito o de clic derecho
sobre el mismo y escoja la opcin Ver depsito.
Manual de
Usuario
En este listado, usted asigna la cantidad deseada de forma personalizada y a travs del botn
Guardar que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, se salva/n la/s
asignacin/es.
Combinar Cuentas:
Manual de
Usuario
Esta opcin permite combinar dos o ms cuentas en el sistema segn la conveniencia del
usuario.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las cuentas seleccionadas, y cul de
ellas ser la que quedar como resultado de la unin.
Esta opcin permite bloquear el uso de las habitaciones del hotel durante un tiempo determinado, para
acceder a la misma vaya al men Configuracin/Clausura de Habitaciones.
Una vez aadida una clausura de habitacin, la misma no estar disponible en el rango de fechas
de la clausura para aadir nuevas reservas, estancias o hacer movimientos de huspedes que
puedan necesitar esa habitacin por esos das. Una vez cumplido el tiempo de la clausura
automticamente la habitacin vuelve a estar disponible en el sistema sin que el usuario tenga
que realizar alguna accin.
Nota: Esta opcin solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
A continuacin se mostrar una ventana con dos listados, a la izquierda las habitaciones del hotel
y a la derecha las clausuras existentes por cada una de las mismas.
Manual de
Usuario
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de las
clausuras (rea 1), se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir clausura:
Para crear una clausura seleccione una habitacin y presione el botn Nueva clausura, a
continuacin se mostrar una ventana que le permitir seleccionar los datos requeridos.
Si usted intenta clausurar una habitacin en un rango de fechas que coincide con reservas o
estancias planificadas para esa habitacin la aplicacin le mostrar una advertencia. Si
selecciona la opcin S podr acceder al listado de afectaciones para redistribuir las estancias
y/o reservas en habitaciones diferentes o cancelarlas/eliminarlas.
Manual de
Usuario
A partir del listado de Estancias y dando clic derecho sobre las mismas se puede tener acceso a
las siguientes opciones:
Ver ficha
Hacer check-out: Permite confirmar la salida del cliente del hotel. La estancia no puede
hacer check-out si no se han pagado los servicios contratados, pone la habitacin como sucia
en el sistema.
Eliminar estancia: Permite eliminar la estancia. No se permite eliminar una estancia que
haya pagado los servicios contratados y estos hayan sido liquidados (mediante cierre de
caja). Si el/los pago/s no han sido liquidados entonces se eliminan las facturas y pagos
asociados.
A partir del listado de Reservas y dando clic derecho sobre las mismas se puede tener acceso a
las siguientes opciones:
Ver Ficha
Confirmar: Permite confirmar la reserva.
Hacer check-in: Permite confirmar la entrada del cliente en el hotel
Cancelar reserva: Permite cancelar la reserva.
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Editar clausura:
Para editar haga doble clic en una clausura del listado o seleccinela y presione el botn Editar
clausura, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Eliminar clausura:
Para eliminar seleccione un clausura del listado y presione el botn Eliminar clausura o de clic
derecho sobre el mismo y escoja la opcin Eliminar.
Economa
Manual de
Usuario
Configuracin de tarifas
Nota: Este men solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo
Administradores.
Esta opcin permite una vez creadas de forma automtica en el sistema las tarifas por las que se
va a regir el hotel, ser modificadas, especificando dentro de las mismas las diferentes
modalidades que se pueden brindar (detalladas por da de la semana, por temporadas, tipo de
habitacin y tipo de tarifa) con sus respectivos precios por noche o por persona, de esta forma el
sistema puede calcular los montos ($) al realizar las reservaciones.
Paragestionarlainformacinreferentealastarifasvayaalmen
Economa/Configuracin de tarifas.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las tarifas del hotel.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla,
se pueden realizar las siguientes acciones:
Editar tarifa:
Para editar haga doble clic en una tarifa del listado o seleccinela y presione el botn Editar
Manual de
Usuario
tarifa, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Editar en grupo:
Para editar presione el botn Editar en grupo, a continuacin se mostrar una ventana que le
permitir modificar los datos.
Definicin de impuestos
Esta opcin permite gestionar la informacin sobre los impuestos que van a estar vigentes en el
hotel, los cuales se pueden configurar en diferentes formas, para acceder a la misma vaya al
men Economa/Definicin de impuestos.
Aqu se establecen los impuestos que estarn activos, el nombre de los mismos, as como el
valor ya sea en cantidad o por ciento. La marca Unir impuestos suma los impuestos para
calcular el subtotal, si no est marcada calcula los impuestos del total y despus calcula el
subtotal. Las marcas debajo de impuesto 2 e impuesto 3 hacen que los mismos se apliquen de
forma acumulativa, al subtotal obtenido despus de aplicar el impuesto seleccionado, como
Manual de
muestra la imagen. Usuario
Servicios adicionales
Esta opcin permite gestionar la informacin de los servicios adicionales del hotel, para acceder al mismo
vaya al men Economa/Servicios adicionales.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Centro de Facturas
Esta opcin permite visualizar las facturas que han sido generadas en el sistema por cada
estancia que tenga al menos un servicio contratado y facturado. Las mismas estn compuestas
por los pagos asociados a la estancia y los servicios de hospedaje y/o adicional contratados por
el cliente en el hotel.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las facturas generadas por el sistema.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir factura:
Para crear una factura presione el botn Aadir factura, a continuacin se mostrar una ventana
que le permitir especificar los datos requeridos.
Aparece una ventana con las estancias activas individuales y las estancias individuales que
Manual de
pertenecen a un grupo que al menos tengan 1 servicio sin facturar.Usuario
Editar factura:
Para editar haga doble clic en una factura del listado o seleccinela y presione el botn Editar
factura, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Eliminar factura:
Para eliminar seleccione una factura de la lista y presione el botn Eliminar factura o de clic
Manual de
derecho sobre la misma y escoja la opcin Eliminar. Usuario
Imprimir factura:
Para ver los datos seleccione una factura de la lista y presione el botn
Imprimir.
A continuacin de muestran los datos de una factura, los cuales pueden ser mediante la plantilla
1 o plantilla 2:
Centro de Pagos
Esta opcin permite visualizar los pagos realizados en el sistema por los clientes por el concepto:
importe de los servicios contratados al hotel. Un pago puede representar un porciento del dinero
que conforma una factura de una estancia o puede ser la totalidad de sta.
Los pagos que han sido liquidados en la caja del hotel (mediante un cierre de caja) no pueden ser
eliminados posteriormente.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de los pagos generadas por el sistema.
Desde este listado, a travs del botn que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
pantalla, se puede realizar la siguiente accin:
Ver Pago:
Para ver seleccione un pago de la lista y presione el botn Ver pago o de clic derecho sobre el
mismo y escoja la opcin Ver pago.
Manual de
Usuario
Se pueden editar todas las propiedades del pago despus de realizado, incluso si la estancia ya
hizo check-out, excepto el cliente, el monto, la moneda y el tipo de pago.
Eliminar Pago:
Para eliminar seleccione un pago de la lista y presione el botn Eliminar pago o de clic derecho
sobre el mismo y escoja la opcin Eliminar.
Centro de Comisiones
Esta opcin permite gestionarla informacin de las comisiones de las fuentes de negocios en el
sistema.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las comisiones generadas por el
sistema.
Manual de
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en Usuario
la parte inferior izquierda de la
pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones:
Pagar Comisin:
Este botn se activa cuando una comisin no ha sido pagada aun. Para pagar una comisin
presione el botn Marcar como pagada, a continuacin se cambiar el estado de la comisin
seleccionada.
Apertura de Caja
Esta opcin permite que se lleven a cabo todas las operaciones del trabajo con dinero en el
sistema. Si la caja no est abierta no se pueden realizar, cobros, tampoco introducir anticipos ni
hacer las facturas de las estancias.
A continuacin se mostrar la apertura de caja, la cual puede contar con un fondo inicial en la
moneda principal, especificado por el usuario.
Cierre de Caja
Esta opcin es la encargada de registrar la retirada de todo el dinero que ha entrado en la caja, o
lo que es lo mismo, al hotel. Aqu se dividen las cantidades de dinero en los conceptos: importe
inicial ms los tipos de pago que tengan lugar en la apertura vigente, siendo el dinero en efectivo
necesario descomponerlo en las diferentes denominaciones de moneda como muestra la imagen
a continuacin, hasta que la cantidad de dinero saldo en caja sea igual a la cantidad saldo de
cierre para poder realizar el cierre.
Manual de
Esta accin se efectuar accediendo al men Economa/Cierre de caja. Usuario
Reserva
Nueva reserva
Esta opcin permite crear una nueva reserva de una habitacin del hotel, para acceder a la
misma vaya al men Reservas/Nueva reserva.
A continuacin se mostrar una ventana con una serie de pestaas donde podr especificar los
datos requeridos:
Debe seleccionar un titular de la reserva, que no es ms que un cliente del listado, en caso de
que el cliente no se encuentre registrado en el sistema podr crear uno nuevo a travs del botn
1, ver seccin men Configuracin/Clientes/Nuevo cliente, de forma predeterminada se llena
el destinatario de la factura, con el mismo nombre del titular, pero se puede especificar en el caso
que el destinatario no sea el mismo.
Una vez completados todos los datos pulse el botn Siguiente>, que se encuentra en la parte
inferior derecha de la pantalla.
Manual de
Usuario
En la pestaa Habitacin y Tarifa aparecer un listado (izquierda) de las habitaciones del tipo
seleccionado que estn disponibles durante el rango de tiempo propuesto. En caso de que no
exista una habitacin disponible la aplicacin mostrar una advertencia preguntando si desea
ubicar la reserva
En esta pestaa adems se especifican cul o cules de los impuestos definidos en el sistema,
estarn exentos de ser pagados cuando se adicionen los servicios de hospedaje
correspondientes.
En esta ventana aparecen las tarifas con sus precios en correspondencia con los das de la
semana que tiene la reserva y con la temporada a la que pertenece, el sistema asignar de forma
automtica los servicios en correspondencia con las tarifas existentes para esos das segn el
tipo. Una vez completados todos los datos pulse el botn Siguiente >.
En la pestaa Detalle de pagos podr adjuntar a la reserva desde este momento una cierta
cantidad de dinero de forma adelantada, que representa una parte o el total del importe que debe
pagar el cliente, puede ser en varios tipos de moneda.
Puede aadir los mismos presionando el botn aadir localizado en la parte inferior izquierda de
la pantalla.
Manual de
Usuario
Aqu se especifica el nombre del cliente y en qu forma se va a hacer el pago. Una vez
completados todos los datos pulse el botn Siguiente>.
En la pestaa Resumen se muestran los detalles de la reserva para verificar si los datos
especificados son correctos y adems se podr imprimir marcando la opcin Imprimir resumen
(1). Una vez revisados los datos pulse el botn Guardar, que se encuentra en la parte inferior
derecha de la pantalla.
Manual de
Usuario
Esta opcin permite crear una nueva reserva de grupo, para ms de una habitacin del hotel,
para acceder a la misma vaya al men Reservas/Nueva reserva de grupo.
A continuacin se mostrar una ventana con una serie de pestaas donde podr especificar los
datos requeridos:
En la pestaa General debe especificar el nombre del grupo y definir las fechas de entrada y
salida del hospedaje del grupo.
Debe seleccionar un titular de la reserva, que no es ms que un cliente del listado, en caso de
que el cliente no se encuentre registrado en el sistema podr crear uno nuevo a travs del botn
1, ver seccin men Configuracin/Clientes/Nuevo cliente, de forma predeterminada se llena
el destinatario de la factura y la informacin de contacto, con el mismo nombre del titular, pero se
puede especificar en el caso que el destinatario y/o la informacin de contacto no sean los
mismos datos que posee el titular.
Una vez completados todos los datos pulse el botn Siguiente >, que se encuentra en la parte
inferior derecha de la pantalla.
Manual de
Usuario
1
1
1
En la pestaa Habitacin y Tarifa aparecer un listado (izquierda) de las habitaciones del tipo
seleccionado que estn disponibles durante el rango de tiempo propuesto. En caso de que no
exista alguna la aplicacin lo notificar. En esta pestaa se muestran adems los tipos de tarifas
vigentes (derecha) durante el rango de tiempo propuesto.
En esta pestaa adems se especifican cul o cules de los impuestos definidos en el sistema,
estarn exentos de ser pagados cuando se adicionen los servicios de hospedaje
correspondientes.
En la pestaa Servicios aparece un listado de los servicios de hospedaje seleccionados con sus
respectivos precios e impuestos, para la tarifa seleccionada. Puede establecer de forma manual
el tipo de tarifa, la cantidad de personas, el precio y el impuesto.
Manual de
Usuario
En esta ventana aparecen las tarifas con sus precios en correspondencia con los das de la
semana que tiene la reserva y con la temporada a la que pertenece, el sistema asignar de forma
automtica los servicios en correspondencia con las tarifas existentes para esos das segn el
tipo. Una vez completados todos los datos pulse el botn Siguiente >.
En la pestaa Detalle de pagos podr adjuntar a la reserva desde este momento una cierta
cantidad de dinero de forma adelantada, que representa una parte o el total del importe que debe
pagar el cliente, puede ser en varios tipos de moneda.
Puede aadir los mismos presionando el botn aadir localizado en la parte inferior izquierda de
la pantalla.
Manual de
Usuario
Aqu se especifica el nombre del cliente y en qu forma se va a hacer el pago. Una vez
completados todos los datos pulse el botn Siguiente >.
En la pestaa Resumen se muestran los detalles de la reserva para verificar si los datos
especificados son correctos y adems se podr imprimir marcando la opcin Imprimir resumen
(1). Una vez revisados los datos pulse el botn Guardar, que se encuentra en la parte inferior
derecha de la pantalla.
Manual de
Usuario
Lista de reservas
Esta opcin permite buscar reservas por varios criterios, para acceder a la misma vaya al men
Reserva/Lista de reservas.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr especificar algunos criterios de bsqueda y
pulsar el botn Buscar, o en caso de querer todas las reservas pulsar el botn Buscar todas.
A partir del listado de reservas y dando clic derecho sobre las mismas se puede tener acceso a
las siguientes opciones:
Ver datos
Manual de
Confirmar: Permite confirmar la reserva. Usuario
Hacer check-in: Permite confirmar la entrada del cliente en el hotel
Cancelar Reserva: Permite cancelar la reserva.
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Esta opcin permite buscar reservas de grupo por varios criterios, para acceder a la misma vaya al men
Reserva/ Lista de reservas de grupo.
Se mostrar una ventana donde podr especificar algunos criterios de bsqueda y pulsar el botn
Buscar, o para todas las reservas pulsar el botn Buscar todas.
A partir del listado de reservas de grupo y dando clic derecho sobre las mismas se puede tener
acceso a las siguientes opciones:
Ver datos
Confirmar: Permite confirmar la reserva, afectando a todas las reservas individuales que
pertenecen al grupo.
Hacer Check-in: Permite confirmar la entrada del cliente en el hotel, afectando a todas las
reservas individuales que pertenecen al grupo, revisa si las habitaciones estn sucias y alerta
al usuario.
Cancelar Reserva: Permite cancelar la reserva, afectando a todas las reservas individuales
que pertenecen al grupo.
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Estancia
Manual de
Lista de huspedes Usuario
Esta opcin permite buscar el control de las personas alojadas en el hotel por fechas, para
acceder a la misma vaya al men Estancia/Lista de huspedes.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr establecer el rango de fechas y pulsar el
botn Buscar. El sistema mostrar un listado detallado de los clientes alojados que encontr
segn las fechas especificadas.
Lista de estancias
Esta opcin permite controlar y visualizar las estancias del hotel (activas o histricas), para
acceder a la misma vaya al men Estancia/ Lista de estancias.
A continuacin se mostrar una ventana con un listado detallado de las estancias activas segn
la fecha actual. Tambin podr seleccionar la opcin Todas las estancias (Histrico) para ver
todas las estancias que han existido.
Manual de
Usuario
A partir del listado de Estancias y dando clic derecho sobre las mismas se puede tener acceso a
las siguientes opciones:
Ver Datos
Hacer check-out: Permite confirmar la salida del cliente del hotel. La estancia no puede
hacer check-out si no se han pagado los servicios contratados, pone la habitacin como sucia
en el sistema.
Eliminar estancia: Permite eliminar la estancia. No se permite eliminar una estancia que
haya pagado los servicios contratados y estos hayan sido liquidados (mediante cierre de
caja). Si el/los pago/s no han sido liquidados entonces se eliminan las facturas y pagos
asociados.
Esta opcin permite controlar y visualizar las estancias del hotel (activas o histricas), para acceder a la
misma vaya al men Estancia/ Lista de estancias de grupo.
A continuacin se mostrar una ventana con un listado detallado de las estancias activas segn
la fecha actual. Tambin podr seleccionar la opcin Todas las estancias (Histrico) para ver
todas las estancias que han existido.
Manual de
Usuario
A partir del listado de Estancias y dando clic derecho sobre las mismas se puede tener acceso a
las siguientes opciones:
Ver Datos
Hacer check-out: Permite confirmar la salida del cliente del hotel. La estancia no puede
hacer check-out si no se han pagado los servicios contratados, pone la habitacin como sucia
en el sistema.
Eliminar estancia: Permite eliminar la estancia. No se permite eliminar una estancia que
haya pagado los servicios contratados y estos hayan sido liquidados (mediante cierre de
caja). Si el/los pago/s no han sido liquidados entonces se eliminan las facturas y pagos
asociados.
Check-In/Out
Entrada de huspedes
Esta opcin permite realizar la previsin de las entradas de los clientes al hotel y puede buscar
las reservas activas por fecha de entrada, para acceder a la misma vaya al men Check-
In/Out/Entrada de huspedes.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr establecer el rango de fechas de las
entradas y pulsar el botn Buscar.
A partir del listado y dando clic derecho sobre las reservas se puede tener acceso a las
siguientes opciones:
Ver Datos
Confirmar: Permite confirmar la reserva.
Hacer check-in: Permite confirmar la entrada del cliente en el hotel
Manual de
Cancelar reserva: Permite cancelar la reserva. Usuario
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Salida de huspedes
Esta opcin permite realizar la previsin de las salidas de los clientes del hotel, puede buscar en
las estancias activas por fecha de salida y en las reservas del sistema, para acceder a la misma
vaya al men Check- In/Out/Salida de huspedes.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr establecer el rango de fechas de las salidas
y pulsar el botn Buscar.
A partir del listado de huspedes y dando clic derecho sobre las estancias, puede tener acceso a
las siguientes opciones:
Ver Datos
Hacer check-out: Permite confirmar la salida del cliente del hotel. La estancia no puede
hacer check-out si no se han pagado los servicios contratados, pone la habitacin como sucia
en el sistema.
Eliminar estancia: Permite eliminar la estancia. No se permite eliminar una estancia que
haya pagado los servicios contratados y estos hayan sido liquidados (mediante cierre de
caja). Si el/los pago/s no han sido liquidados entonces se eliminan las facturas y pagos
asociados.
Manual de
Usuario
A partir del listado y dando clic derecho sobre las reservas se puede tener acceso a las
siguientes opciones:
Ver Datos
Confirmar: Permite confirmar la reserva.
Hacer check-in: Permite confirmar la entrada del cliente en el hote
Cancelar reserva: Permite cancelar la reserva.
Eliminar reserva: Permite eliminar la reserva
Informe
Nota: Este men solo estar disponible para los usuarios que pertenezcan al grupo Administradores.
Cada informe en JCL Hotel puede ser impreso o guardado a un formato digital conocido como PDF.
Clientes
Esta opcin permite obtener un informe detallado a partir del listado de todos los clientes
registrados en el sistema.
Manual de
Usuario
A continuacin se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las
opciones comunes de impresin y guardar en formato digital.
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de huspedes que han
estado alojados en el hotel, diferenciados por pases de procedencia, para acceder a la misma
vaya al men Informe/Huspedes por pas.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de huspedes que han
estado alojados en el hotel, diferenciados por fuentes de negocios de procedencia, para acceder
a la misma vaya al men Informe/Huspedes por fuentes de negocios.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Facturas
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de las facturas generadas
en el sistema, para acceder al mismo vaya al men Informe/Facturas.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Pagos
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de los pagos realizados y
registrados en el sistema, para acceder al mismo vaya al men Informe/Pagos.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de las comisiones por
fuente de negocios que se han generado en el sistema, diferenciados por plan de comisin, para
acceder a la misma vaya al men Informe/Comisiones por fuente de negocios.
Manual de
A continuacin se mostrar una ventana donde Usuario
podr seleccionar el rango de fechas del
cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Cierres de Caja
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de los cierres de caja
realizados en el sistema, para acceder al mismo vaya al men Informe/Cierres de caja.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el cierre de caja del cual quiere
obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe requerido. Si
desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Estado de Habitaciones
Esta opcin permite ver el estado de las habitaciones del hotel para una fecha dada, agrupado
por estado. Al final muestra un resumen, lo que resulta muy til para medir el rendimiento de su
negocio en el tiempo, para acceder a la misma vaya al men Informe/Estado de habitaciones.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene el total de los ingresos diarios
previstos del hotel, divididos en los subtotales de los servicios de hospedaje, servicios adicionales
e impuestos, para acceder al mismo vaya al men Informe/Previsin de Ingresos diarios.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, ya sea para estancias o para las reservas que an no han
hecho check in en el hotel, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe requerido. Si
desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Ocupacin por da
Esta opcin permite visualizar el porciento de ocupacin de las habitaciones del hotel detalladas
por das segn el rango de fechas de la bsqueda, lo que resulta muy til para medir el
rendimiento de su negocio en el tiempo, para acceder a la misma vaya al men
Informe/Ocupacin por da.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Manual de
Ocupacin por habitacin Usuario
Esta opcin permite visualizar grficamente en una escala de tiempo el porciento de ocupacin
de las habitaciones del hotel, definido en un rango de tiempo, lo que resulta muy til para medir el
rendimiento de su negocio en el tiempo, para acceder a la misma vaya al men
Informe/Ocupacin por habitacin.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el rango de fechas del cual
quiere obtener el reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe
requerido. Si desea imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Resumen diario
Esta opcin permite obtener un informe detallado que contiene un resumen balance del da
seleccionado en cuanto a la ocupacin del hotel y el pago de los servicios por parte de los
clientes, para acceder al mismo vaya al men Informe/Resumen diario.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr seleccionar el da del cual quiere obtener el
reporte informativo, luego al pulsar el botn Generar obtendr el informe requerido. Si desea
imprimir solo deber presionar el botn Imprimir.
Lista de Reservas
Esta opcin permite obtener un informe detallado a partir del listado de todas las reservas
efectuadas en el hotel.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las
opciones comunes de impresin y guardar en formato digital. Esta ventana se genera a partir del
botn del botn Imprimir en la ventana precedente.
Lista de Huspedes
Esta opcin permite obtener un informe detallado a partir del listado de los huspedes del, as
como ver los mismos que tiene el hotel actualmente.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las
opciones comunes de impresin y guardar en formato digital. Esta ventana se genera a partir del
botn del botn Imprimir en la ventana precedente.
Lista de Estancias
Esta opcin permite obtener un informe detallado a partir del listado de todas las estancias que
han tenido lugar en el hotel en un momento dado.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las
opciones comunes de impresin y guardar en formato digital. Esta ventana se genera a partir del
botn del botn Imprimir en la ventana precedente.
Manual de
Entrada de Huspedes Usuario
Esta opcin permite obtener un informe detallado a partir del listado de previsin de entrada de
clientes al hotel.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las
opciones comunes de impresin y guardar en formato digital. Esta ventana se genera a partir del
botn del botn Imprimir en la ventana precedente.
Salida de Huspedes
Esta opcin permite obtener un informe detallado a partir del listado de previsin de terminacin
de estancias de los clientes hospedados en el hotel.
A continuacin se mostrar una ventana donde podr ver el mencionado informe y tendr las
opciones comunes de impresin y guardar en formato digital. Esta ventana se genera a partir del
botn del botn Imprimir en la ventana precedente.
Otras opciones
Las opciones que aqu se describen no estn visibles en el men principal del sistema y no se
accede a ellas directamente, sino que se muestran a partir de los mens secundarios de los
listados que ofrece la aplicacin en varias funcionalidades.
Esta opcin permite ver un resumen de los datos que conforman una estancia y adems
modificarlos, para acceder a la misma de clic derecho sobre alguna estancia y seleccione la
opcin Ver Datos.
En la pestaa Datos generales se muestra informacin de inters relacionada con los datos de
la tarifa: importe, impuestos y total a pagar. Tambin presenta informacin sobre las operaciones
monetarias, como el dinero pagado y pendiente por facturar.
1. Botn acciones
2. Cambiar habitacin
3. Imprimir informe informacin de estancia y formulario de registro
4. Informacin de pago
2
1 3
1. Botn acciones
Manual de
Cambiar Fechas Usuario
Al presionar este botn el sistema muestra una ventana que le permite cambiar las fechas y los
servicios de hospedaje se asignarn automticamente otra vez para los das correspondientes.
Cambiar habitacin
Al presionar este botn aparecer una ventana donde el sistema muestra las habitaciones
disponibles (derecha) en dependencia del tipo de habitacin que seleccionado (izquierda). En
caso de no existir habitaciones disponibles la aplicacin brinda la posibilidad de ubicar la estancia
en mltiples habitaciones. Una vez realizada la seleccin presione el botn Cambiar que se
encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Si la habitacin est sucia en el momento
del cambio, el sistema muestra el icono en el listado y alerta al usuario posteriormente si se
decide cambiar a una habitacin sucia.
Al presionar este botn el sistema muestra el listado de clientes del hotel y da la posibilidad de
seleccionar los que ya existen y tambin de adicionar nuevos.
Manual de
Usuario
1
2
Para ver las acciones que se realizan desde los botones encerrados en el rea 1 ir a la seccin
Opciones del men principal/Configuracin/Clientes. Para seleccionar uno de los clientes ya
existentes marque el que desea en el listado y presione el botn Aceptar (2), que se encuentra
en la parte inferior derecha de la ventana.
Al presionar este botn el sistema muestra el listado de clientes del hotel y da la posibilidad de
seleccionar los que ya existen y tambin de adicionar nuevos.
1
2
Para ver las acciones que se realizan desde los botones en el rea 1, ir a la seccin Opciones del
men principal/Configuracin/Clientes. Para seleccionar uno de los clientes ya existentes marque
el que desea en el listado y presione el botn Aceptar (2), que se encuentra en la parte inferior
derecha de la ventana.
Manual de
Usuario
Ver datos de titular de estancia
El sistema muestra una ventana con los datos del cliente y le permite modificarlos. Para
conservar los cambios realizados de clic en el botn Guardar, que se encuentra en la parte
inferior derecha de la ventana.
El sistema muestra una ventana con los datos del cliente y le permite modificarlos. Para
conservar los cambios realizados de clic en el botn Guardar, que se encuentra en la parte
inferior derecha de la ventana.
Manual de
Usuario
Aadir husped
Al presionar este botn el sistema muestra el listado de clientes del hotel y da la posibilidad de
seleccionar los que ya existen y tambin de adicionar nuevos.
1
2
Para ver las acciones que se realizan desde los botones encerrados en el rea 1 ir a la seccin
Opciones del men principal/Configuracin/Clientes. Para seleccionar uno de los clientes ya
existentes marque el que desea en el listado y presione el botn Aceptar (2), que se encuentra
en la parte inferior derecha de la ventana.
Manual de
Aadir pago Usuario
Aqu se permite cambiar el titular del pago, aparece el dueo de la estancia de forma
predeterminada.
Automticamente el monto del pago que aparece es el total que queda por pagar en la estancia,
el mismo puede ser modificado.
Aadir transferencia
En la ventana que muestra el sistema, se seleccionan los servicios de hospedaje y/o adicionales
que conforman la transferencia de servicios, siendo necesario obtener la informacin de la
estancia activa que asumir el pago de los mismos presionando el botn seleccionar.
Una vez que se guarde la nueva transferencia, los servicios seleccionados se mostrarn como
pagados en la estancia actual, mediante la adicin automtica de un pago en la pestaa detalles
de pagos y los mismos se agregan como un servicio adicional en la estancia activa que asume
el pago de los mismos, siendo necesario que el cliente que asumilos servicios, los pague
posteriormente.
Manual de
Usuario
A continuacin se mostrar una ventana que le permitir especificar los datos requeridos.
Aparecer una ventana con los servicios disponibles, seleccione el que desee, puede aadir los
servicios para el rango completo de fechas o de forma individual, establecer un precio de forma
manual sin tener en cuenta el del servicio previamente definido y tambin puede especificar la
propina.
Manual de
Usuario
Aadir factura
2. Cambiar habitacin
Al hacer doble clic sobre la habitacin aparecer una ventana donde el sistema muestra las
habitaciones disponibles (derecha) en dependencia del tipo de habitacin que seleccionado
(izquierda). En caso de no existir habitaciones disponibles la aplicacin brinda la posibilidad de
ubicar la estancia en mltiples habitaciones. Una vez realizada la seleccin presione el botn
Cambiar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Si la habitacin est sucia
en el momento del cambio, el sistema muestra el icono en el listado y alerta al usuario
posteriormente si se decide cambiar a una habitacin sucia.
Manual de
Usuario
Manual de
3. Usuario
Imprimir informe informacin de estancia y formulario de registro
4. Informacin de Pago
Al formar la estancia podemos tomar los datos de la forma de pago con la cual el cliente va a
pagar, ejemplo los datos de la tarjeta de crdito, y poder realizar un cargo en caso de no
presentarse. Cuando se va adicionar un nuevo pago, el mismo adopta la informacin antes
establecida de forma predeterminada, aunque se puede cambiar la misma en ese instante.
Adems en la pestaa Servicios de la Ficha estancia podr modificar los servicios de hospedaje
asignados a los diferentes das de la estancia, los distintos tipos de impuestos, as como aadirle
servicios de early check in o late check out como muestran las imgenes a continuacin:
En la pestaa Servicios Adicionales se ponen los servicios de otros tipos, todos estarn
incluidos en el pago final de la estancia.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, se
Manual de
pueden realizar las siguientes acciones: Usuario
Aparecer una ventana con los servicios disponibles, seleccione el que desee, puede aadir los
servicios para el rango completo de fechas o de forma individual, establecer un precio de forma
manual sin tener en cuenta el del servicio previamente definido y tambin puede especificar la
propina.
Aqu tambin aparecen los cargos a habitaciones realizados en el sistema JCL POS, estos
servicios provenientes de ese sistema no se pueden modificar y/o eliminar aqu, para ello hay que
cancelar el recibo correspondiente en el centro de recibos de dicho sistema.
En la pestaa Huspedes a partir de los botones en el rea 1 se pueden realizar las siguientes
Manual de
acciones: Usuario
La pestaa Detalles de Pagos consiste en mostrar los pagos que realiza el cliente, por los
servicios contratados, pueden haber uno o mltiples de ellos.
Tambin se permite hacer una transferencia de los pagos a otra estancia, un reembolso de dinero
al cliente, eliminar el pago si no ha sido liquidado en un cierre de caja y editar las opciones del
mismo.
Manual de
Usuario
Reembolsar:
Aadir pago:
Para adicionar un pago en la estancia presione el botn Aadir pago, a continuacin se mostrar
una ventana que le permitir especificar los datos requeridos.
Manual de
Usuario
Eliminar pago:
Para eliminar seleccione un pago del listado y presione el botn Eliminar pago o de clic derecho
sobre el mismo y escoja la opcin Eliminar.
Editar pago:
Para ver y editar haga doble clic en un pago del listado o seleccinelo y presione el botn Editar
pago, cambie los parmetros que decida y guarde los cambios
Aadir transferencia:
Para aadir una transferencia presione el botn Aadir transferencia, a continuacin se
mostrar una ventana que le permitir especificar los datos, como muestra la seccin Aadir
transferencia del botn acciones explicada previamente.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, se
pueden realizar las siguientes acciones:
Aadir factura:
Ver seccin Aadir factura del botn acciones, explicada previamente.
Editar factura:
Para editar haga doble clic en una factura del listado o seleccinela y presione el botn Editar
factura, a continuacin se mostrar una ventana que le permitir modificar los datos.
Eliminar factura:
Para eliminar seleccione una factura del listado y presione el botn Eliminar factura o de clic
derecho sobre la misma y escoja la opcin Eliminar.
Imprimir factura:
Para imprimir seleccione una factura del listado y presione el botn
Imprimir factura, puede ser mediante la plantilla 1 o plantilla 2:
Esta opcin permite ver un resumen de los datos que conforman una estancia de grupo y adems
modificarlos, para acceder a la misma de clic derecho sobre alguna estancia y seleccione la
opcin Ver Grupo.
En la ventana se muestra la informacin de inters relacionada con los datos de la tarifa: importe,
pagado y balance a pagar por el cliente de cada estancia individual e informacin sobre el dinero
pendiente a facturar.
Presenta informacin sobre el rango de fechas, tipo de habitacin, habitacin, as como titular de
la estancia y destinatario de factura de la estancia.
As como modificar la fuente de negocio (o seleccionar alguna en caso de ser necesario), cambiar
nombre al grupo y adems escribir observaciones.
1. Botn acciones
2. Botn acciones de grupo
3. Imprimir resumen de informacin de estancia de grupo
4. Facturas
Manual de
Usuario
1
1. Botn acciones
4
seleccionar, modificar o eliminar los que ya existen y tambin de adicionar nuevos.
1
2
Para ver las acciones que se realizan desde los botones encerrados en el rea 1 ir a la seccin
Opciones del men principal/Configuracin/Clientes. Para seleccionar uno de los clientes ya
existentes marque el que desea en el listado y presione el botn Aceptar (2), que se encuentra
en la parte inferior derecha de la ventana.
Al presionar este botn el sistema muestra el listado de clientes del hotel y da la posibilidad de
Manual de
Usuario
seleccionar, modificar o eliminar los que ya existen y tambin de adicionar nuevos.
1
2
Para ver las acciones que se realizan desde los botones encerrados en el rea 1 ir a la seccin
Opciones del men principal/Configuracin/Clientes. Para seleccionar uno de los clientes ya
existentes marque el que desea en el listado y presione el botn Aceptar (2), que se encuentra
en la parte inferior derecha de la ventana.
Cambiar contacto
Al presionar este botn el sistema muestra el listado de clientes del hotel y da la posibilidad de
seleccionar, modificar o eliminar los que ya existen y tambin de adicionar nuevos.
1
2
Para ver las acciones que se realizan desde los botones encerrados en el rea 1 ir a la seccin
Manual de
Opciones del men principal/Configuracin/Clientes. Para Usuario
seleccionar uno de los clientes ya
existentes marque el que desea en el listado y presione el botn Aceptar (2), que se encuentra
en la parte inferior derecha de la ventana.
Al presionar este botn el sistema le muestra una ventana con los datos del cliente y le permite
modificarlos. Para conservar los cambios realizados de clic en el botn Guardar, que se
encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.
Al presionar este botn el sistema le muestra una ventana con los datos del cliente y le permite
modificarlos. Para conservar los cambios realizados de clic en el botn Guardar, que se
encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.
Manual de
Usuario
Cambiar fecha
Al presionar este botn el sistema muestra una ventana que permite cambiar la fecha de salida
y/o entrada de las estancias seleccionadas del grupo.
Al presionar este botn el sistema muestra una ventana que permite ajustar la fuente de negocios
de las estancias seleccionadas del grupo.
Manual de
Usuario
Al presionar este botn el sistema muestra una ventana que permite ajustar la informacin de
pago predeterminada de las estancias seleccionadas del grupo.
Check out
Al presionar este botn el sistema procede a realizar la salida de las estancias seleccionadas del
grupo, si an no ha llegado la fecha de la salida, esta opcin se mantiene deshabilitada.
Aadir pago
Al presionar este botn el sistema muestra una ventana que permite adicionar el nuevo pago para
las estancias seleccionadas del grupo segn tres tipos de distribucin: Balance, Proporcional y
Manual.
Manual de
Usuario
Al presionar este botn el sistema muestra una ventana que permite adicionar un servicio
adicional a las estancias seleccionadas del grupo.
Cuando se presiona el botn imprimir en la ficha de estancia de grupo aparece el informe como
Manual de
se muestra a continuacin: Usuario
4. Facturas
Cuando se presiona este botn, el sistema muestra una ventana que permite gestionar la
informacin referente a las facturas de la estancia de grupo.
A continuacin se mostrar una ventana con el listado de las facturas de la estancia de grupo.
Desde este listado, a travs de los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, se
pueden realizar las siguientes acciones:
La Ficha de la reserva es muy similar a la Ficha de estancia, las principales diferencias radican en que la
reserva NO contiene la pestaa Huspedes y Documentos adjuntos. No presenta tampoco la posibilidad de
realizar facturas, aunque s tiene la opcin de aadir pagos.
Luego de que una reserva se Confirma o se Cancela es posible volver a ponerla como No
confirmada, actualizando las fechas de entrada y salida si esta lo requiere, si desea cambiar su
estado de Cancelada a Confirmada, la aplicacin verificar si la(s) habitacin(es)
seleccionada(s) estn disponible(s), en caso de no estarlo se le mostrar una advertencia
preguntando si desea cambiar la habitacin para dicha reserva.
Tambin es posible cambiar tanto la fecha de salida de la reserva como la de entrada. En todos
los dems aspectos y opciones el sistema se comporta de manera similar que con las estancias.
Manual de
Usuario
Tambin puede modificar la cantidad de das previos para confirmar la reserva antes que se
cancele automticamente.
La Ficha de reserva de grupo es muy similar a la Ficha de estancia de grupo, las principales diferencias
radican en que la reserva NO contiene la pestaa Documentos adjuntos. No presenta la posibilidad de
realizar facturas, aunque s tiene la opcin de aadir pagos.
Luego de que una reserva se confirma o se cancela es posible volver a ponerla como No
confirmada, actualizando las fechas de entrada y salida si esta lo requiere, afectando a todas las
reservas individuales que pertenecen al grupo, si desea cambiar su estado de Cancelada a
Confirmada, la aplicacin verificar si la(s) habitacin(es) seleccionada(s) estn disponible(s).
Tambin es posible cambiar tanto la fecha de salida como la de entrada de todas las reservas
individuales que pertenecen al grupo. En todos los dems aspectos y opciones el sistema se
comporta de igual manera que con las estancias de grupo.
Manual de
Usuario
Cuando se presiona el botn imprimir en la ficha de reserva de grupo aparece el informe como
se muestra a continuacin:
Manual de
Notas : Usuario
Para realizar el manual se tomaron imgenes de internet, esto debido a que la
herramienta necesita tener informacin para poder generar dicho manual .
Conclusin
El sistema como tal carece de restricciones en lo que equivale a permisos y visualizacin dado
que es un demo, y no se puede realizar la verificacin de permisos, de otros usuarios para
tener una vista completa del sistema. En este caso para mi gusto el sistema no lo utilizara dado
que no tengo una vista clara del sistema.
Bibliografia
http://es.wikihow.com/hacer-un-manual-de-usuario
http://yoreparo.com/programacion/preguntas/71952/como-elaborar-un-manual-tecnico-clic-aqui
http://ingsotfware2ps.blogspot.com/2012/04/ejemplo-de-un-manual-de-usuario.html