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IMPORTANCIA DEL ARCHIVISTA EN UNA EMPRESA.

Los inicios de la documentacin se da a partir de la aparicin de la escritura, el manejo de


la informacin es importante desde los inicios de la humanidad. En las culturas de la
antigedad se vea de diferentes maneras como se archivaban los documentos, por
ejemplo en Roma y Grecia una de las culturas con ms aporte a la actualidad se dejaban
sus documentos escritos en vestigios de madera y mrmol. A partir de estas culturas se
da inicio a lo que conocemos como archivos de documentacin, tan importante para una
empresa como sus empleados.
Archivo se refiere a un conjunto de documentos, acumulados por una persona natural o
una empresa sea privada o pblica. Por esto es debido que todo documento sea
guardado de una manera clara, responsable, organizada con el fin de facilitar a la
empresa un registro definido en donde se vern todas las operaciones tanto
administrativas como fiscales que pueda generar la empresa. Los archivos deben ser
Clasificados de la siguiente manera;

Archivo Centralizado: Cuando una sola dependencia controla todo los archivos.
Archivo Descentralizado: Documento independiente de todo proceso
archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Llevado por cada
dependencia y el nico responsable es el jede de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Dependiendo la necesidad
de cada dependencia, pero controlado por archivo central.
Los archivos dentro de una empresa tienen un uso segn su vitalidad de importancia o
por su periodo de tiempo, su periodo de uso se clasifica en;

Archivo activo: Documento actual, de vital importancia y por lo cual es de


permanente uso por los jefes de dependencia.
Archivo semiactivo: Regularmente vistos sin importar su ciclo de tiempo,
contienen una importante informacin, de uso peridico.
Archivo inactivo: Documentos de tiempo prolongado y guardados por su
contenido de informacin, fiscal, administrativa, etc.
De esta manera los archivos cumplen unas funciones importantes tanto en las entidades
privadas o pblicas, las personas dedicadas a este oficio deben tener unas caractersticas
definida por el alto contenido de informacin que debe reservarse para uso exclusivo de la
empresa por lo tanto los archivistas deben ser personas, responsables, ordenados,
eficaces, amables, ser concentrados y tener un sigilo profesional. Las empresas deben
contar con oficinas amobladas tcnicamente para acomodar todo esta informacin que va
hacer revisada, procesada y guardada en sus bodegas, los elementos ms usados para el
proceso de archivacion, va desde sellos hasta estantes, archivadores, etc.
Con todo esto podemos afirmar que la estructura bsica de una empresa se debe ver
reflejado en la buena archivacion que se haga de todos los documentos que se procesen
atreves de la vida til de dicha entidad, los archivadores debemos ser personas integras y
responsables, con eficacia a la hora de recibir algn problema y tener que resolverlo con
la bsqueda de un tipo de documento ya sea activo, semi activo o un archivo ya
inhabilitado, todos los documentos deben ser conservados para cumplir con un
mecanismo de defensa a la hora de tener que necesitarla ante el latente peligro de un
problema jurdico a los que se ven reflejados todas las entidades que manejen un alto
flujo de activos.

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