NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GUA PARA LA APLICACIN Fecha de inicio de vigencia: 2017-feb-17

DE 5 Ss
RESPONSABLE: Jefe Departamento el Sistema de Gestin de Calidad COPIA: ORIGINAL
REVISION: 02 CODIGO: P-SC-10 REFERENCIA NORMA: ISO/FDIS 9001:2015: HOJA: 1 DE 10
7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

I. OBJETIVO
Establecer una Gua para la aplicacin de las 5 Ss, en los lugares y sitios de trabajo de la
Universidad.

Mejorar la eficiencia en las actividades laborales y por lo tanto, disminuir los tiempos
muertos.

Reducir las causas potenciales de accidentes.

Mantener orden, limpieza y un entorno laboral seguro y agradable.

Aumentar la conciencia del cuidado y conservacin de los equipos y dems recursos de la

Universidad.

II. ALCANCE
Aplica a todas las reas y sitios de trabajo de la Universidad.

III. DEFINICIONES

Comit 5 Ss: Grupo de colaboradores de la UTT que tendr la responsabilidad de

verificar el cumplimiento de los Criterios para evaluaciones 5 Ss, a travs del formato F-
SC-036.

5 Ss: El principio del orden y la limpieza denominado 5 Ss, es de origen japons, y es

una concepcin ligada hacia la Calidad Total y Mejora Continua, permite eliminar
desperdicios, aumentar la productividad del personal, brinda una optimizacin de recursos
y un mejor aprovechamiento de espacios.

Se le denomina 5 Ss, porque representan acciones que son principios expresados con 5
palabras japonesas que comienzan con S. Cada palabra tiene un significado importante
para la creacin de un entorno laboral limpio, ordenado, seguro y agradable. Las 5 Ss
llevan paso a paso al desarrollo y mantenimiento de un entorno productivo. Para
mantener las 5 Ss es necesario un trabajo en equipo, por lo cual se requiere de la
participacin y esfuerzo de todo el personal.
ELABOR: REVIS: APROB / FECHA:2017-feb-17

PUESTOS JEFATURA DEL DIRECCIN DE PLANEACIN Y RECTOR

DEPARTAMENTO DEL SISTEMA DESARROLLO INSTITUCIONAL
DE GESTIN DE CALIDAD

NOMBRES Y FIRMAS SANDRA M. SANTILLN

ISMAEL NAVA LUMBRERAS HUMBERTO BECERRIL ACOLTZI
CARLOS

Copia No Controlada. Recuerda consultar la versin vigente en la intranet F-SC-001 /R3

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GUA PARA LA APLICACIN Fecha de inicio de vigencia: 2017-feb-17
DE 5 Ss
RESPONSABLE: Jefe Departamento el Sistema de Gestin de Calidad COPIA: ORIGINAL
REVISION: 02 CODIGO: P-SC-10 REFERENCIA NORMA: ISO/FDIS 9001:2015: HOJA: 2 DE 10
7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

UTT: Universidad Tecnolgica de Tlaxcala.

Las 5 palabras son:

1. SEIRI (Clasificar)
2. SEITON (Orden)
3. SEISO (Limpieza)
4. SEIKETSU (Estandarizacin)
5. SHITSUKE (Disciplina/ Crear hbitos)

IV. FUNDAMENTOS LEGALES

No aplica.

V. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Cdigo
ISO/FDIS 9001:2015
Sistemas de Gestin de Calidad
Requisitos (Quality management syrstems-
Requirements)
MSGC-SC-01
Manual Del Sistema de Gestin de Calidad
MSGCL-SC-01
Manual del Sistema de Gestin de Calidad
de Laboratorios

VI. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todo colaborador de la universidad, dar cumplimiento con lo

especificado en sta Gua.

Es responsabilidad del Departamento del Sistema de Gestin de la Calidad, establecer el

rol de evaluaciones de la aplicacin de las 5Ss a todas las reas y de informar a la
Rectora acerca de los resultados obtenidos.
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DE 5 Ss
RESPONSABLE: Jefe Departamento el Sistema de Gestin de Calidad COPIA: ORIGINAL
REVISION: 02 CODIGO: P-SC-10 REFERENCIA NORMA: ISO/FDIS 9001:2015: HOJA: 3 DE 10
7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

Es responsabilidad del Departamento del Sistema de Gestin de la Calidad, informar a los

responsables de las direcciones, reas y departamentos de la universidad, acerca de los
resultados de las evaluaciones de 5 Ss realizadas, y cuando aplique, dar seguimiento a
las acciones correctivas y/o preventivas, derivadas de stas.

Es responsabilidad de la persona que est a cargo de una Direccin, Coordinacin, rea

o Departamento, implantar la metodologa 5 s en su rea de trabajo y concientizar a su
personal acerca de esta metodologa.

Es responsabilidad de la persona que est a cargo de una Direccin, rea o

departamento, dar seguimiento a la implantacin de las acciones correctivas y/o
preventivas derivadas de las evaluaciones 5 Ss.

VII. POLTICAS DE OPERACIN

1. Las evaluaciones se realizarn de acuerdo al rol y calendario establecido por el

Departamento del Sistema de Gestin de Calidad y aprobado por Rectora, de manera
anual, en el F-SC-037 Calendario de evaluaciones 5 Ss. En el calendario estar
establecido el periodo de realizacin de la evaluacin, sin especificar da.

2. Las evaluaciones 5Ss se realizarn siempre sin previo aviso, a manera de evaluar lo
ms objetivamente posible el estado del mantenimiento de las 5Ss en la UTT.Las
evaluaciones se realizarn por el Comit 5 Ss, y de acuerdo al rol establecido en el F-
SC-037 Calendario de evaluaciones 5 Ss.

3. De toda evaluacin realizada, se generarn evidencias opcionales (Fotografas), y

evidencias obligatorias (formato de criterios de evaluacin 5 Ss F-SC-036, acciones
recomendadas).

4. Toda evaluacin 5 Ss, se llevar a cabo basada siempre en los lineamientos y criterios
establecidos en el F-SC-036 Criterios para evaluaciones 5 Ss y en el presente
procedimiento.

5. Las evaluaciones 5 Ss se realizarn de manera mensual.

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VIII. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Planificacin.
1. El responsable del Departamento del Sistema de Gestin de Calidad, emitir de
manera anual, de preferencia en el mes de diciembre, el rol /calendario de evaluaciones
del siguiente ao calendario, (a excepcin del primer rol/ calendario de evaluaciones
emitido), y lo enviar para su aprobacin a Rectora.

2. El Departamento del Sistema de Gestin de Calidad, difunde el rol/ calendario a todas

las reas, y da seguimiento al cumplimiento de dicha programacin de evaluaciones.

Evaluacin
3. Miembros del comit 5 Ss, calificarn al rea correspondiente, basndose en el F-SC-
036 Criterios para evaluaciones 5 Ss. En el momento de efectuar la evaluacin, el
comit 5 Ss, se presentar(n) en el sitio a evaluar, con el formato correspondiente, en el
cual deber registrarse la fecha, hora y zona de evaluacin.

4. En seguida, el evaluador deber leer los criterios de acuerdo a la zona a evaluar y

proceder a registrar el puntaje obtenido, y se le informar al personal implicado acerca
de su calificacin, quien firmar de enterado, aun cuando el evaluado haya firmado o no
de enterado, sta se tomar como su calificacin obtenida.

5. Se tomar siempre, el siguiente puntaje de calificacin, tomado en consideracin que

cada elemento de toda rea evaluada cuenta en un inicio con los 5 puntos de calificacin
mxima, de la cual se realizarn demritos, de acuerdo al nmero de desviaciones
detectadas:

5 puntos = Excelente (ninguna desviacin)

4 puntos = Muy Bueno (1 desviacin)

3 puntos= Bueno (2 desviaciones)

2 puntos = Regular (3 desviaciones)

1 punto=Malo (4 o ms desviaciones)
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El evaluador puede hacer uso de herramientas como tarjetas rojas o material para indicar
visualmente las desviaciones detectadas, y as mismo podr recabar tomas de evidencia
como fotografas o video, para anexarlas al registro de la evaluacin 5 Ss.

6. El Comit 5 Ss entrega al Departamento del Sistema de Gestin de Calidad, las

evidencias (de preferencia de manera electrnica) de que la evaluacin fue realizada (F-
SC-036 lleno y firmado, fotografas).

Seguimiento a acciones
7. El Departamento del Sistema de Gestin de Calidad, da seguimiento a las acciones
correctivas y preventivas propuestas por los responsables de rea, para la mejora (de
acuerdo al F-SC-036 Criterios para evaluaciones 5 Ss.), y al cumplimiento del /
calendario de evaluaciones anual F-SC-037.

GUA:
A continuacin, se describen a detalle las acciones para lograr implantar las 5 Ss en las
reas de trabajo:

*SEIRI (Clasificar): Clasificar, significa eliminar del rea de trabajo, todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestras actividades laborales, ya que,
frecuentemente nuestras reas de trabajo contienen elementos, herramientas, cajas,
productos y objetos personales que no son necesarios para nuestro trabajo. Beneficios:
Libera espacio til, reduce los tiempos de acceso a herramientas, documentos y otros
elementos de trabajo, mejora el control visual.

*SEITON (Orden): Consiste en organizar los elementos que se han clasificado como
necesarios para nuestro trabajo, de modo que se puedan encontrar con facilidad, para lo
cual es necesario asignar un lugar en donde se ubicarn los objetos que se utilizan con
mayor frecuencia y siempre debern mantenerse identificados, de ser posible por tipo de
objetos y/o zonas. Beneficios: Facilita el acceso rpido al material y documentos de
trabajo, el aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad, se crea un
ambiente de trabajo ms agradable, se genera un mayor cumplimiento en los pendientes
de trabajo y se reduce el tiempo de respuesta de las actividades.

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*SEISO (Limpieza): Limpiar el sitio de trabajo, herramientas y equipos, prevenir la

suciedad y el desorden. Se trata de evitar que la suciedad, derrames, manchas y polvo se
acumulen en las reas de trabajo. Para aplicar el Seiso se debe: Considerar la limpieza
de nuestra rea de trabajo, como parte de nuestras actividades laborales, se recomienda
tomarse 5 minutos al iniciar o terminar las actividades, exclusivamente para dar limpieza a
nuestra rea de trabajo. Beneficios: Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador,
reduce el riesgo de accidentes, mejor imagen de la Universidad.

*SEIKETSU (Estandarizacin): Es la metodologa que nos permite mantener los logros

alcanzados, con la aplicacin de las tres primeras Ss. Si no existe un proceso para
conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo, llegue a tener nuevamente los
elementos innecesarios. Implica realizar acciones de autocontrol permanente (No volver a
almacenar objetos innecesarios en las reas de trabajo, limpieza continua de las reas,
mantener clasificados a los objetos considerados necesarios para nuestro trabajo).
Beneficios: Se incrementa la productividad, todo el personal se compromete ms en el
mantenimiento de todas las reas.

*SHITSUKE (Disciplina / Crear hbitos): Significa convertir en hbitos la organizacin y

limpieza. Implica un desarrollo de una cultura del autocontrol en la Universidad y en el
personal. Beneficios: La moral en el personal se incrementa, los lugares de trabajo son
sitios agradables da a da. Para lograr el Shitsuke, es necesario predicar con el ejemplo,
los responsables de rea deben inculcar en su personal el cumplimiento de las 5 Ss, y la
Rectora a su vez, debe brindar los recursos que se consideren como necesarios para
lograr el cumplimiento de las 5 Ss.

Para mantener un entorno laboral limpio, ordenado y agradable, es necesario que todo el
personal conozca los siguientes lineamientos mnimos obligatorios:

*Depositar los papeles y la basura en los botes asignados por rea. Debe existir por lo
menos 1 bote de basura por cada rea, oficina o sitio de trabajo.

*Las tazas, vasos y trastes sucios son responsabilidad de la persona que los utiliz, quien
deber retirarlos de las reas, lavarlos y guardarlos en un sitio definido para tal fin, o bien,
estar al pendiente de solicitar apoyo del personal de limpieza para este fin.

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7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

*Tirar, llevarse o almacenar la comida adecuadamente en los lugares destinados para tal
fin. Es recomendable no tirar restos de comida en botes de zonas internas, ya que
podran causar derrames o atraer insectos.

*Mantener siempre el orden y la limpieza en los baos.

*Identificar un lugar para almacenar cada objeto necesario para nuestras actividades
diarias.

*Si se ensucia o rompe algo, limpiar inmediatamente y/o informar al rea de limpieza o
mantenimiento para que se realice su limpieza y/o reparacin.

*Si se toman objetos o herramientas de trabajo de su lugar designado, regresarlos al

mismo lugar una vez que se hayan desocupado.

*Dedicar 5 minutos antes de la hora de la salida o a la llegada, para verificar que nuestro
lugar queda limpio y ordenado.

*Es recomendable no consumir alimentos en escritorios, salones, pasillos de salones, ni

salas de juntas.

*Archivar diariamente los documentos generados durante el da, de sta manera se

evitar el acumulamiento de papeles y se podr encontrar cualquier documento de forma
rpida.

*Toda carpeta, revistero, y charola para archivar documentos, debern estar ordenadas y
obligatoriamente identificadas por seccin.

*Se deber reportar todo desperfecto detectado en el rea de trabajo o mobiliario, hacia el
rea de mantenimiento.

*No conservar alimentos con envolturas abiertas en cajones o escritorios.

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7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

Recomendaciones y responsabilidades por zona

Cuando la persona que evala, detecte algn desvo o falta de 5Ss, deber informar al
personal responsable del rea en donde se detect el hallazgo, a travs del F-SC-036
Criterios para evaluaciones 5 Ss, con el objetivo de que el responsable, jefe,
coordinador y/o director del rea supervise que se realicen las Acciones Correctivas /
preventivas necesarias para atender ste hecho.

Para un mayor control y referencia, las diferentes zonas de la Universidad, quedarn bajo
la tabla 1 de responsabilidades (seccin XI Anexos y tablas, de este documento) en
donde, el rea responsable deber supervisar de una manera continua, el orden y
limpieza de las zonas de las que est a cargo.

IX. REGISTROS GENERADOS

F-SC-036 Criterios para evaluaciones 5 Ss

F-SC-037 Calendario de evaluaciones 5 Ss
F-SC-009 Accin correctiva o preventiva
Evidencias fotogrficas

X. ANEXO 1
CONTROL DE CAMBIOS
Cambios Nivel Fecha Inicio Substituye Motivo del
de de Vigencia a Cambio
revisin
Se incluye ISO/FDIS 9001:2015 en referencias y
01 2016-may-16 00 Actualizacin
encabezado.
Se cambi encabezado y pie de pagina Nuevo diseo
02 2017-feb-17 01
2017

XI. ANEXOS Y TABLAS

Tabla 1: Responsabilidades asignadas por zona.

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REVISION: 02 CODIGO: P-SC-10 REFERENCIA NORMA: ISO/FDIS 9001:2015: HOJA: 9 DE 10
7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

Zona Responsable
Zona perimetral externa (Paradas de transporte externo,
rejas, paredes, jardines prximos a accesos a la Mantenimiento
Universidad)
Puertas de acceso Vigilancia
Jardines Servicio de Jardinera
Estacionamiento Acceso A-Vigilancia
Estacionamientos Estacionamiento Acceso B-DNAM
Estacionamiento Acceso C-Vinculacin
Patios Servicio de limpieza
Casetas de vigilancia Vigilancia
Directores de rea o carrera, Jefes de
Pasillos, escaleras y zonas comunes de cada edificio departamento, docentes que laboren en ese
edificio
Docentes, Directores de carrera
Salones de clase
correspondientes a ese edificio

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7.1.4, 10.1 NMX-EC-17025-IMNC-2006: 4.10

Zona Responsable
Baos Personal de limpieza asignado a esa zona
Personal usuario de escritorio y que labore en
Oficinas y zonas de escritorios
cubculos o zonas de oficinas
Vitrinas y pantallas informativas Prensa y Difusin
Cuadros de indicadores, marcos estratgicos y certificados
Sistema de Gestin de Calidad
de calidad
Coordinacin de Laboratorios y responsables
Laboratorios y Talleres
asignados de laboratorios
Zonas de servidores Sistemas
Salas (Magna, Usos Mltiples, Audiovisual) Vinculacin
Sala Anexa a rectora Rectora
Responsable de Biblioteca
Biblioteca
Usuarios de escritorios
Botiquines y extintores Brigada de seguridad e higiene
Planta purificadora de agua Responsable de Planta Purificadora
Cafetera Recursos Materiales
Plaza cvica Mantenimiento
Casilleros Direccin de carrera correspondiente
Almacenes Recursos Materiales

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