ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de toda

organizacin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacin

de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y el
modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el cual determina las cantidades a
ordenar o producir, segn sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia
prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los costos
asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturaleza de la organizacin
y consisten en:

COSTO DE ORDENAR

- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas
telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adems de los gastos
intrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los
procesos de recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos asociados a los
procesos de alistamiento de corridas de produccin, adems del proceso logstico de transmisin de
rdenes "concepto de cliente interno".
COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organizacin) se ven

preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logsticas en un
lugar determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de
manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se
relaciona con la inversin realizada en la operacin de los inventarios y que axiomticamente ocasiona
que la organizacin prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la
generacin de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados
en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros, los impuestos y los
sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor

agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada unidad en inventario
que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre costos de operacin
de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de
prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos grupos:
Prdida de ingresos por ventas
Gastos generados por incumplimiento de contratos
Re-pedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea
compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente y la prdida de
credibilidad de la organizacin, factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de un sistema
de gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las
consecuencias del quiebre de stock. (BASTIDAS BONILLA, 2010)

Gestin de Inventarios

La gestin de inventarios puede definirse como el conjunto de acciones destinadas a

minimizar los gastos originados por el almacenamiento de existencias.
Para realizar una adecuada gestin necesitaremos disponer de informacin precisa acerca de
ciertos aspectos fundamentales que influyen en los costes de almacenamiento:
Nivel del inventario. N de artculos en el almacn
Tiempo que transcurre desde que se hace un pedido hasta que se recibe
Costes relevantes que influyen en la toma de decisiones

Las tecnicas de gestion del inventario o las maneras en que lo gestionemos, impactan directamente
sobre la cadena de suministro, hasta el punto de poder hacer fracasar al negocio.. En su base, la
gestin del inventario se refiere al control del flujo de productos y servicios dentro de una
organizacin.
Si el nivel de inventario no es correctamente gestionado, puede ser un gran peso para el cash flow, a
la vez que incremente los costes de mantener esos stocks, prdida de tiempo, as como una
ineficiencia en la cadena de suministro y en el ciclo de venta, incluso con falta de servicio a los clientes
y prdida de ventas.

La gestin y optimizacin del inventario es una parte intrnseca del negocio, en la cual nadie quiere
tener un problema, pero que en muchas ocasiones s los hay, aunque se desconozcan. A continuacin
presento alguna de las tcnicas de gestin del inventario que son empleadas por diferentes
organizaciones, y que muchas veces la solucin ptima est en el uso de varias de ellas dentro de
nuestras organizaciones:

Just In Time

El mtodo Just In Time (JIT) se centra en reducir el volumen de inventario que una organizacin
tiene en proceso. Es considerada una tcnica peligrosa ya que que compran los materiales slo
unos das antes de ser necesitados para su distribucin, o uso en la lnea de produccin, por
lo que estos llegan justo para su uso. Este mtodo ayuda a las organizaciones a tener los stocks
realmente bajos, y elimina situaciones donde materiales se acaban convirtiendo en obsoletos
almacenados en la estanteras.
Para poder aplicar este mtodo, antes de implementarlo y de cara a minimizar riesgos, es necesario
conocer la demanda de consumo, incluso si esta es estacional, mantener unos buenos canales de
transporte y proveedores fiables en el suministro.

Anlisis ABC
Basado en el Principio de Pareto (tambin conocido como la regla del 80-20, nos dice que el 80%
del valor de consumo se basa slo en el 20% de los materiales). El anlisis ABC es una tcnica muy
usada al dividir el stock que tenemos en tres categoras: A, B, y C, basadas en el nmero de
unidades consumidas anualmente, valor de inventario, y coste significativo.

A: Productos con un valor elevado (70% del total) y pequea cantidad (10%)

B: Productos con valor moderado (20%) y moderados en cantidad (20%)

C: Productos de poco valor (10%) y en gran nmero (70%)

La cuestin est en gestionar cada grupo separadamente, no todos los grupos necesitan la misma
atencin y recursos. Un anlisis ABC permite la priorizacin en trminos de gestin para diferentes
productos en inventario, que es donde ponemos los recursos humanos para trabajar con ellos.

En el caso de productos A, deben ser controlados ms detalladamente, ya que su rotacin es ms

frecuente y continua, sin embargo, productos C, requieren una mnima atencin, ya que su rotacin
es menor por tanto se presuponen mnimas diferencias de inventario.
Dropshipping
Con esta tcnica de gestin de inventarios se elimina por completo el coste de mantener el
inventario. Se basa en el acuerdo con nuestros proveedores, de transferir las rdenes de compra
de nuestros clientes, directamente a ellos. Por lo tanto, no es necesario tener productos en stock,
por lo que nos beneficiamos del coste de inventario, adems de poder tener un ciclo positivo de cash-
flow.

Cross-docking

Es una tcnica similar al Dropshipping donde la regla est en no necesitar almacenamiento, costes de
personal o riesgo relacionados con la manipulacin de inventario. La tcnica se basa en redistribuir
la mercanca entrante en camiones, a otros camiones salientes sin que haya almacenamiento
intermedio, o este sea mnimo.
Bsicamente, esto significa que movemos los materiales de un medio de transporte a otro con mnimo
almacenamiento, o incluso sin el. Son necesarias reas donde colocar y clasificar los materiales que
entran hasta que el envo est completo para su expedicin. Igualmente es necesaria una red de
transporte considerable para hacer que esta tcnica funcione.

Bulk shipments
Este mtodo se basa en que en casi todas las ocasiones es ms econmico comprar y enviar
productos a granel, por lo tanto es necesaria una menor reposicin del inventario, con una
menor frecuencia. El envo a granel es una de las tcnicas predominantes en la gestin del inventario
en la industria, puede ser aplicada a productos con una alta demanda de los clientes.
La contrapartida de esta tcnica es que es necesario aumentar el dinero inmovilizado, en el inventario
almacenado. Esto ser compensado por el ahorro en la compra de grandes volmenes. Es por ello
que al aplicar esta tcnica no tendremos en cuenta la cantidad ptima de compra.

Back Ordering
Esta tcnica es muy parecida a la de Drop Shipping, con la diferencia de que no transfieres las rdenes
de compra de los clientes directamente a los proveedores para que ellos las entreguen.

En este caso, las rdenes de compra s son igualmente transferidas al proveedor, pero la
entrega es por parte nuestra. S tenemos por tanto un coste por mantener el inventario, pero ya que
en cierta manera podemos aadir ms valor a la cadena de suministro, el beneficio potencial es mayor.
Consigna
Tambin conocido como VMI (Vendor Managed Inventory), en la cual parte de tu inventario de
producto acabado, permanece en los almacenes de tus clientes, legalmente mantienes la
propiedad del mismo, hasta el momento en el que es vendido.
Igualmente, tu como cliente puedes mantener en tus instalaciones materia prima de tus proveedores.
Ellos mantienen legalmente la propiedad de esos productos, hasta el momento en el que son usados.

La clave de esta tcnica, es buscar el punto ganar-ganar de ambas partes cliente proveedor, por lo
que merece una entrada aparte en la que describir mis experiencias con ella. (Barinanga, 2015)

Conceptos y mtodos
La gestin de inventarios, fundamentalmente, trata de dar respuesta a las preguntas relativas a
cundo se debe realizar un pedido y cul ha de ser el tamao del lote de reaprovisionamiento
(WESTON, 2006:45). De ah que, un modelo de gestin de stocks sirva para establecer una
poltica ptima con el propsito de adoptar decisin es encaminadas a minimizar el coste total
del inventario, alcanzando un equilibrio entre la
O calidad de servicio ofrecido a los clientes y el coste econmico en el que se ha de incurrir. El anlisis
de los inventarios implica el control de sus niveles y la adopcin de decisiones relativas
a la reposicin de los mismos, manteniendo el equilibrio entre fuerzas de sentido contrario que
contribuyen a determinar el volumen de las existencias almacenada.

SISTEMA DE REVISION DE INVENTARIOS

En la prctica una de las limitaciones del modelo EEQQ es la suposicin de una demanda constante.
En esta seccin se relajar este concepto y se aceptar la existencia de una demanda aleatoria. El
resultado ser un modelo lo suficientemente flexible para utilizarse en la prctica de la administracin
de inventarios con demanda independiente. Todas las otras suposiciones de la EEQQ, con excepcin
de la demanda contante y la ausencia de faltantes seguirn en vigor. En esta seccin se asumir que
el nivel del material almacenado se revisa en forma constante.
En el trabajo de inventarios, las decisiones de reordenar existencias se fundamentan en las cantidades
totales disponibles ms las que ya han sido ordenadas. El material de los pedidos ya efectuados se
contabiliza de la misma manera que el material que se tiene disponible cuando se trata de tomar una
decisin de recompra porque el primero esta reprogramado para llegar, a un acuerdo no se va a
producir ms.
En un sistema de revisin continua, la posicin de las existencias se monitorea despus de caa
transaccin (o en forma continua). Cuando la posicin de la existencia car por debajo de un punto
predeterminado pedido, o punto de reorden, se levanta un pedido por una cantidad fija. Dado que esta
cantidad es fija, el tiempo entre los pedidos variar de acuerdo con la naturaleza aleatoria de la
demanda. Al sistema de revisin continua algunas veces se le llama sistema Q o sistema de cantidad
fija de pedido.
Definicin formal de la regla de decisin del sistema Q.
Revisar continuamente la posicin de las existencias (materia a la mano ms material del pedido).
Cuando la posicin de las existencias cae por debajo del punto de reorden R, se solicita una cantidad
fija Q. (Alfaro, 2012)
Sistema de revisin peridica
En algunos casos se revisa la posicin de las existencias de productos terminados en forma peridica
y o continua. Este sistema de revisin peridica supone que la posicin de inventarios se revisa
peridicamente y que la demanda es aleatoria. Todas las suposiciones EOQ excepto la demanda
constante y la existencia de faltantes seguirn vigentes.
En un sistema de revisin peridica la posicin de inventarios se revisa a intervalos fijos.
LAS POLTICAS DE INVENTARIOS

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Es por lo tanto vital
minimizarlo; hacer ms con menos. Cmo se determina el nivel ptimo si cada rea funcional tiene
una perspectiva distinta del inventario?
El inventario en proceso dentro de una lnea de manufactura es inevitable. Al momento de llevar a
cabo el recuento del inventario, parte estar en las lneas de produccin y otra en trnsito: de una
maquina a otra, del almacn de materias primas a la lnea de produccin, o de esta al almacn de
producto terminado.
Es posible reducir el inventario en proceso mejorando el proceso de programacin, haciendo estudios
de tiempos y movimientos, o el modificando el layout. La pregunta bsica es si es ms costeable
fabricar que comprar o subcontratar total o parcialmente la elaboracin de producto. Otro factor
importante es la sincrona con proveedores y centros de distribucin. El inventario es frecuentemente
un sntoma o paliativo de reas de oportunidad en la operacin, un camino fcil pero costoso para
obviar una tarea difcil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artculos en proceso y artculos
terminados se mantiene para vincular las funciones de compras, produccin y ventas a distintos
niveles.

Los inventarios representan una alta inversin y repercuten en toda la empresa. Cada rea funcional
tiene objetivos propios con respecto al inventario que se contraponen unos contra otros:

Ventas.- Maximizar cobertura de pedidos.

Produccin.- Maximizar coberturas de materias primas; minimizar change overs en lneas de
produccin; Aplanar el plan de produccin y evitar picos; maximizar la utilizacin de maquinaria y
personal: minimizar tiempos muertos.
Compras.- Minimizar costos unitarios de materia prima; identificar proveedores confiables.
Finanzas.- Minimizar la inversin en inventarios: reducir el riesgo financiero.; maximizar el flujo de
efectivo.
En general no es posible que todas las reas logren sus objetivos de manera simultnea y el ptimo
global no es a suma de los ptimos por rea. Es decir, todas las reas funcionales deben supeditar
sus indicadores especficos a los objetivos generales del plan de negocios. Esto se implementa a
travs de la poltica de inventario. Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser:
Definir el nivel deseado de inversin en inventarios.
Mantener los niveles del inventario fsicos tan cerca como sea posible de lo planificado.
La funcin del control de inventarios es mantener un balance entre los costos del inventario y el nivel
de servicio a clientes internos y externos. (Leal, 2009)

Determinacin del Nivel de Cuentas por Cobrar.

La administracin y polticas de crdito estn estrechamente relacionadas con el giro del negocio y la
competencia del mercado en que la empresa opera. Dependiendo del giro del negocio y la
competencia se otorga el crdito a los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la
fecha de la venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta. Por lo
tanto, las ventas a crdito se transforman en Cuentas por Cobrar representando generalmente en la
empresa una importante inversin del activo circulante.
Algunos giros de negocios como las tiendas de autoservicio no otorgan crdito, su venta es de contado
y esto ha sido su estrategia de comercializacin para vender a precios reducidos, debido a la
eliminacin del costo de financiamiento de los inventarios porque se realiza a travs de crdito de
proveedores que otorgan a la empresa sin ningn costo, sin que se utilice el capital de la empresa,
adems los inventarios tienen una alta rotacin y los trminos de pago son generalmente coincidentes
o mayores con la venta de los inventarios.
La inversin de las Cuentas por Cobrar se determina por el volumen de las ventas a crdito y por el
promedio de das que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza. Para medir la inversin en
Cuentas por Cobrar se efectan pruebas de liquidez. Se calcula generalmente la relacin que existe
entre las Cuentas por Cobrar y las Ventas y la rotacin de las Cuentas por Cobrar como sigue:
Cuentas por Cobrar a Ventas La empresa Administracin Financiera, S.A. de C.V., desea
determinar la relacin de sus Cuentas por Cobrar contra Ventas y saber cuanto ha recuperado,
proporciona la informacin siguiente: Cuentas por Cobrar (neto) 12,300 35.7% Ventas Netas 34,370
El resultado representa el porciento de las ventas anuales que estn pendientes de ser liquidadas por
los clientes. Para ser una medida correcta deben tomarse las ventas netas a crdito, las cuales estn
relacionadas con las Cuentas por Cobrar a clientes; sin embargo, es aceptable tomar el total de ventas
netas siempre y cuando no hubiera una influencia importante de ventas de contado.
En algunas ocasiones en el numerador se emplea el promedio de Cuentas por Cobrar, aunque es ms
correcto usar el saldo de fin de ao o periodo.
Polticas de Crdito.
Las polticas de crdito deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin.
Las polticas que otorgan plazos de crdito muy reducidos, normas crediticias estrictas y una
administracin que otorga o rechaza el crdito con lentitud restringen las ventas y la utilidad de manera
que a pesar de la reduccin de la inversin en Cuentas por Cobrar, la tasa de rendimiento sobre la
inversin de los accionistas ser ms baja de la que se puede obtener con niveles ms altos de venta
y Cuentas por Cobrar.
El otorgamiento de crdito trae como consecuencia: las prdidas por cuentas incobrables, los costos
de investigacin del crdito del cliente, los gastos de cobranza y el financiamiento de las Cuentas por
Cobrar. La investigacin y operacin de estos factores disminuyen la tasa de rendimiento sobre la
inversin de los accionistas.
Para evaluar el crdito, los administradores deben considerar:
1. La Solvencia moral del acreditado,
2. La Capacidad financiera de pago,
3. Las Garantas especficas,
4. Las Condiciones generales de la economa
5. La Consistencia del cliente
6. La Cobertura La informacin se obtiene de varias fuentes incluyendo la experiencia anterior.
Si la cuenta es nueva es una prctica normal el solicitar: estados financieros dictaminados,
declaraciones de impuestos si no se tienen estados financieros, cartas de solvencia de las instituciones
de crdito con las que opera. Es prctica usual y muy recomendable el establecer comunicacin con
otros proveedores del cliente. Los informes de intercambio revelan la formalidad de los pagos del
cliente, los montos del crdito, los problemas que se han vivido y tambin los clientes que han sido
puestos en listas negras por insolventes. El volumen principal de las ventas a crdito de bienes de
consumo se hacen a travs de la prctica comercial de cuenta abierta.
La Solvencia moral del acreditado: Es una medida cualitativa y representa la probabilidad de que
el cliente pague puntualmente sus obligaciones. Este factor es muy importante: El cliente har un
esfuerzo si es necesario para pagar sus deudas? O el cliente es incumplido en sus vencimientos?.
La formalidad de los tratos comerciales cliente-proveedor tiene un significado muy importante en el
otorgamiento del crdito y en los negocios.
La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y representa la capacidad del cliente
para pagar. Se examina a travs de informacin financiera del cliente, interpretndose a travs de la
tcnica de anlisis financiero para conocer el resultado de las razones de liquidez, solvencia y otras,
tomando en cuenta en su caso la experiencia que se ha obtenido en las relaciones comerciales.
Cuando los montos son muy significativos, es necesario obtener informacin del cliente sobre la
generacin de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad de pago que el cliente tiene para
cubrir el crdito solicitado.
Las Garantas especficas: Pueden constituirse con las propias garantas del bien o con otros bienes
dados en garanta como seguridad de pago crdito solicitado. Estas garantas apoyan en forma
importante el crdito solicitado.
Las Condiciones generales de la economa en que opera: Tiene un significado especial y reconoce
las tendencias generales de la empresa o de ciertas reas de la economa que puedan influir en la
capacidad del cliente para cumplir con sus obligaciones, como recesiones del pas, restricciones del
gasto pblico, apertura o cierre de fronteras, etctera.
La Consistencia del cliente: se puede decir que es la Duracin, constancia y permanencia del cliente,
de conformidad con los giros mercantiles y actividad que desarrolla.
La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su cliente, para compensar las
posibles prdidas por cuentas incobrables. (Chagolla, 2011)

Bibliografa
Alfaro, F. (22 de 08 de 2012). Administracin de inventarios.

Barinanga, A. (01 de 10 de 2015). MeetLogistics. Obtenido de Tecnicas de Gestion del Inventario:

https://meetlogistics.com/inventario-almacen/tecnicas-de-gestion-del-inventario/

BASTIDAS BONILLA, E. (05 de 05 de 2010). ingieneria Industrial online.com. Obtenido de Enfasis en

logstica y cadena de abastecimiento, Gua 11. Facultad de Ingeniera, 2010:
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/administraci%C3%B3n-de-inventarios/

Chagolla, M. (20 de 06 de 2011). Administracion de Cuentas por Cobrar. Obtenido de

ADMINISTRACION FINANCIERA:
http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Finanzas/Finanzas%2
0II%20Mauricio%20A.%20Chagolla%20Farias/ADMINISTRACION%20FINANCIERA%20CAPIT
ULO%204.pdf

Leal, L. (31 de 07 de 2009). Inventarios el Arte de hacer ms con Menos. Obtenido de Poltica de
Inventario: http://inventarios.org/2009/07/31/las-polticas-de-inventarios/