Automatizacion de Las Funciones de Archivo

GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOS
CURSO 2007-2008
T. 2. Automatizacin de las
funciones del archivo
T. 2. Automatizacin de las funciones de archivo
T. 2. Automatizacin de las funciones del
archivo
1. Bibliografa
2. Introduccin
3. Recomendaciones internacionales en cuanto a la

automatizacin
4. Automatizacin de las tareas a realizar en el

archivo
2
Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es Curso 07-08
1. Bibliografa
Alberch I Fulgueras, Ramn. Estratgies dOrganitzaci i
metodologa de la GED. Revista dArxius 2002. pp. 33-40
Camarero Gonzlez, Arturo. Creacin de un sistema de

gestin integral de archivos y documentacin. EN La
organizacin de documentos en los Archivos de Oficina. (En
XI Jornadas de Archivos municipales). Madrid: Consejera
de cultura de la Comunidad de Madrid, 1996.
Carnicer Arribas, Mara Dolores & Generelo Lanaspa, Juan

Jos & Traves de Diego, Carlos La descripcin normalizada
en una aplicacin de gestin integral de archivos: el
proyecto AIGEA/ALBAL Tabula 4 (1999) pp 197-213
3
1. Bibliografa
Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin de las
aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades
http://www.csi.map.es/csi/pg5c10.htm
Cruz Mundet, Jos Ramn. La gestin de documentos y archivos:

una herramienta al servicio de la calidad. Revista dArxius 2002.
pp. 11-28
Duranti, Luciana. Reability and Autehenticity: the concept and

their implications. Archivaria: Ottawa, n 39 p5-10 spring 1995
Gmez Daz, Raquel, Bringas Gonzlez, Raquel. De la

recuperacin de documentos a la recuperacin de informacin en
los archivos: estudio de las tcnicas de recuperacin que aparecen
en la especificacin MoReq. Legajos. N. 7 pp. 129-133.
4
1. Bibliografa
Gmez Daz, Raquel La gestin de los correos electrnicos:
Email archiving (2006) Archivamos: Boletn de la Asociacin
de Archiveros de Castilla y Len 2006 V. 59 p. 44.
ISO/TR 15489-2 Guide practique, Ginebra: ISO, 2001
Llans, J. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de

modelos. Bergara: Centro de Patrimonio Documental de
Euskadi, 1993
Maftei, Nicols. Requisitos de una aplicacin Informtica

para descripciones multinivel y representaciones en
contexto. Tabula 4 (1999) pp. 171-189
5
1. Bibliografa
Martn Suqua, Ramn. Sistemas de recuperacin de la
informacin en los archivos: un anlisis de situacin y
perspectivas. LLigall 17/2001 pp. 47-72. De los pocos artculos
que hay que abordan la recuperacin de la informacin desde una
perspectiva archivstica.
Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos

de archivo. Especificacin MoReq. [Imprescindible su consulta]
Moscoso, Purificacin. Anlisis y evaluacin de catlogos

automatizados de acceso pblico en el entorno web. Revista
Espaola de Documentacin Cientfica, 21. 1, 1998.
Report of the Ad Hoc Committee for Development of a

Standardized Tool for Encoding Archival Finding Aids
http://www.hmc.gov.uk/icacds/eng/encoded.htm
6
2. Introduccin
Gestin de Documentos
Abarca todo el ciclo de vida
El objeto est dirigido a asegurar una documentacin

adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de
creacin y uso del papeleo, mejorar la forma en cmo se
organizan y recuperan los documentos, proporcionar el
cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los
documentos en los archivos intermedios, y asegurar el
expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan
desde hace tiempo en la gestin de los asuntos del
momento.
A. Ricks. Record Management as an Archival

Function Archivum, XXVI, 1979
7
2. Introduccin
Componentes de un sistema de gestin de documentos
La gestin de documentos puede definirse como una

aproximacin lgica y prctica a la creacin, mantenimiento
y uso, y expurgo de los documentos y de la informacin que
stos contienen. Con un programa de gestin de documentos
operativo, una organizacin puede controlar la calidad y la
cantidad de documentacin que se crea, mantiene la
informacin de forma til a las necesidades y puede
seleccionar la informacin de manera eficiente cuando sta
carece de valor a largo plazo.
J. Llans. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos.

Bergara: Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, 1993
8
2. Introduccin
Componentes de un sistema de gestin de documentos
Un programa de gestin de documentos incluye muchos

elementos: formularios, informes, correspondencia,
circulares, correo, archivo de gestin, reprografa,
calendarios de conservacin, proteccin de
documentos esenciales, conservacin y expurgo. Cada
uno cuenta con unos principios, prcticas, mtodos y
tcnicas propias, as como un nmero de tiles tecnolgicos
que dan ms eficiencia, efectividad y economa
J. Llans. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos.

Bergara: Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, 1993
9
2. Introduccin
Subsistemas de los archivos
Archivo de gestin
Archivo intermedio
Archivo histrico
10
2. Introduccin
Herramientas funcionales
Las que nos ayudan a:
El control documental
La clasificacin
La descripcin
La ordenacin e instalacin
La consulta y recuperacin de los documentos
La valoracin, seleccin y eliminacin
La transferencia de fondos
El programa de documentos esenciales y prevencin de
desastres y emergencias.
Actividades administrativas: estadsticas
11
2. Introduccin
Herramientas normativas
Establecen el marco en el que se desenvuelve la
gestin
Reglamento del sistema de Gestin de
Documentos y Archivo
Manual de procedimiento
12
3. Recomendaciones internacionales sobre los

programas de archivo: la especificacin MoReq
ESPECIFICACIN MOREQ
Describe un modelo de aplicacin de gestin
para los documentos electrnicos de
archivo
Basada en la ISO 15489
13

Destinatarios ESPECIFICACIN MOREQ
Los posibles usuarios del SGDEA (Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo)
Los usuarios de SGDEA
Las organizaciones dedicadas a la formacin y las instituciones

acadmicas
Los proveedores y creadores de SGDEA
Los proveedores de servicios de gestin de documentos de

archivo
Los posibles usuarios de servicios externos de gestin de

documentos de archivo
14

Estructura ESPECIFICACIN MOREQ
1. Introduccin
2. Descripcin general de los requisitos de los sistemas de
gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA)
3. Sistema de clasificacin
4. Controles y seguridad
5. Conservacin, eliminacin o transferencia
6. Captura de los documentos de archivo
7. Referencias
8. Bsqueda, recuperacin y presentacin
9. Funciones administrativas
10. Otras funcionalidades
15

Estructura ESPECIFICACIN MOREQ
11. Requisitos no funcionales
12. Requisitos de los metadatos
13. Modelo de referencia
7 anexos
Anexo 1 Publicaciones de referencia
Anexo 2 Desarrollo de la presente especificacin
Anexo 3 - Uso de la versin electrnica de esta
especificacin
Anexo 4 - Agradecimientos
Anexo 5 - Correspondencia con otros modelos
Anexo 6 - Procesamiento de la fecha
Anexo 7 Normas y otras orientaciones
16

Tipos de requisitos
ESPECIFICACIN MOREQ
Preceptivos: verbo deber

Ref. Requisito
4.1.1 El SGDEA debe permitir que el administrador restrinja el
acceso a los documentos de archivo, expedientes y
metadatos a determinados usuarios o grupos de usuarios.
4.1.2 El SGDEA debe permitir que el administrador asocie al perfil

del usuario ciertos atributos que determinarn las funciones,
los campos de metadatos, los documentos de archivo y los
expedientes a los que el usuario tendr acceso.
17

Tipos de requisitos ESPECIFICACIN MOREQ
Facultativos: verbo convenir
Ref. Requisito
3.4.5 Conviene que el SGDEA permita al administrador introducir
las razones que le llevaron a la reclasificacin de cualquier
clase, expediente, volumen o documento de archivo.
18

SGDEA
SGDE
Su objetivo es facilitar el trabajo El objetivo es proporcionar un

cotidiano almacenamiento seguro y fiable para los
documentos de la entidad.
Es posible modificar los Impide que se modifiquen los
documentos y que haya varias documentos de archivo
versiones de los mismos
Es posible que los propietarios No se pueden borrar los documentos de
borren los documentos archivo
Es posible contar con una Es necesaria una estructura rigurosa
estructura de almacenamiento para clasificar los documentos (cuadro
de clasificacin)
Se pueden incluir controles de Debe incluir controles estrictos de
conservaciones conservacin
19

Comparacin entre la especificacin MoReq y la ISO 15489
MOREQ ISO 15489
3. Cuadro de clasificacin 9.5. Clasificacin

9.5.1. Clasificacin de las actividades
9.5.2. Sistema de clasificacin
4.1 Acceso 9.7. Acceso
4.2. Pista de auditora 9.8. Trazabilidad

4.4. Control de movimento de 9.8.1. Generalidades
un documento 9.8.2. Seguimiento de las operaciones
9.8.3. Seguimiento de la localizacin.
20

MOREQ ISO 15489
5. Conservacin, eliminacin o 9.9. Aplicacin del destino final

transferencia
5.1. Normas de conservacin 9.2. Definicin de plazos de

conservacin
6.1. Captura 9.1. Seleccin de los documentos de
archivos que deben integrarse en el
sistema
9.4. Registro.
7. Referencias 9.5.5. Atribucin de signaturas
21

MOREQ ISO 15489
8.1. Bsqueda y recuperacin 9.5.3. Vocabularios controlados

9.5.4. Indizacin
11. Requisitos no funcionales 9.10. Documentacin del sistema
11.1 Facilidad de uso
11.7. Conservacin a largo plazo 9.6. Almacenamiento y mantenimiento
22

Tiene en cuenta los nuevos estndares
ISO 15.489
especificacin britnica TNA 2002
la norma alemana DOMEA CONCEPT
la noruega NOARK
la ISAAR (CPF)., etc.
Manuales de buenas prcticas
Nuevas reas se encuentran, por ejemplo:

integracin con sistemas de gestin de contenidos,
trabajo sin conexin y remoto
definicin y descripcin de procesos del tratamiento
archivstico (record keeping)
23

Incluir:
gestin documental (document management)
y trabajo colaborativo
integracin con el workflow
firma electrnica, encriptacin y marcas de
agua electrnicas (gestin de derechos
digitales)
interoperabilidad y apertura;
sistemas distribuidos
24

Incluir:
Anlisis de conformidad
Ser ms flexible
25

Principales reas de mejora:
Controles de acceso a los servicios
Calendarios de vigencia y conservacin
Exportacin e intercambio
Conservacin
Mejoras en los metadatos
26
4. Automatizacin de las tareas del archivo

Los requisitos funcionales proporcionan un
inventario exhaustivo de las condiciones que las
instituciones han de tener en cuenta para
asegurar que sus polticas, prcticas, sistemas y
documentos, produzcan pruebas adecuada y
autnticas de sus actividades
Hedstrom, Margereth. Building Recordkeeping Systems: archivists

are nor alone on de wild frontier. Otawa. Archivaria, 1997 v. 44
pp. 44-71
27

Herramientas informticas que nos ayudan a
Entrada de los documentos
Control documental
Clasificacin
Descripcin
Instalacin
Consulta y recuperacin
Valoracin
28

Entrada de documentos
Proceso de incorporacin del documento al
sistema
Grabacin de un registro
Tener en cuenta
Los distintos tipos de documentos
29

Entrada de documentos
Que se puedan capturar
Calendarios electrnicos
Informacin procedente de otras aplicaciones
informticas (nminas, contabilidad)
Documentos en papel (mediante el escner)
Ficheros de audio
Videoclips
Mapas y esquemas digitales
Datos estructurados (bases de datos)
Documentos multimedia
Correo electrnico mail archiving
30

Control documental
Todas las tareas destinadas a saber dnde, cmo
estn los documentos y quien accede a ellos
Controlar
La creacin y mantenimiento de los documentos
Reducir el nmero y volumen de documentos
31

Control documental
Todas las tareas destinadas a saber dnde, cmo
estn los documentos y quien accede a ellos
Afecta a:
Diseo normalizado de los documentos
Reingeniera de los procedimientos
Control del flujo documental
Todas las actividades relacionadas con la seguridad
de la informacin y proteccin de datos.
32

Control documental
Controlar:
Acceso: tanto a la informacin como a los
soportes
hay que identificar, autentificar y autorizar a las personas
que tengan acceso al sistema de informacin
identificar fidegnamente al remitente y destinatarios del
correo electrnico
controlar el acceso y restringir el acceso a los datos y a
la informacin
proteger los procesos informticos frente a
manipulaciones no autorizadas
mantener la integridad de la informacin evitando
alteraciones.
33

Acceso
Trazabilidad (Pista de auditora): huellas de los
documentos
34

Control documental
Controlar:
Copias de seguridad
Donde
Cuando
Como hacemos las copias de seguridad
Valores del documento

Autnticos, fidedignos, ntegros, accesibles, precisos,
adecuados y completos.
35

Copias de
seguridad
Podemos
especificar
el tiempo
de las
copias de
seguridad
36

Clasificacin
Organizacin de la informacin atendiendo
a criterios preestablecidos
37

El sistema debe permitir
La elaboracin inicial de un sistema de clasificacin en el
momento de la configuracin, de forma que sea posible
proceder a la captura o importacin de registros.
Aadir nuevas clases. (subdivisiones)
interfaz grfica: permitir

la navegacin
la exploracin de la estructura del sistema de clasificacin
la seleccin, recuperacin y presentacin de los ficheros y su
contenido
Reclasificar los documentos [MoReq 3.4]
Nombrar y renombrar las distintas categoras
38

La clasificacin
39

La clasificacin
40

Ordenacin e instalacin de la documentacin
Ordenar: Unir bajo un mismo criterio los elementos
de una clase
Asignacin automtica de cdigos de

identificacin geogrfica
Clculo de espacios libres
41

La descripcin
la fiel representacin de una unidad de
descripcin y las partes que la componen, si
existen, mediante captura, anlisis, organizacin
y registro de la informacin, que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los
materiales archivsticos y sistemas documentales
que los han producido. Tambin describe el
proceso
[ISAD G]
42

La descripcin
De lo general a lo especfico
Informacin pertinente segn el nivel de

descripcin
Interconexin de las descripciones
No repeticin de la informacin
43

Ejemplos de descripciones
http://archivo.ayto-arganda.es
http://www.ayto-mieres.es/archivo/page35/page55/page55.html
44
45
46
Bsqueda y recuperacin
Proceso por el cual, una vez analizado el documento e identificada
la necesidad de informacin, se produce una comparacin entre
ambos para obtener resultados satisfactorios para el usuario
Anlisis del Anlisis de la

documento consulta
Bsqueda de
resultados
satisfactorios
47
Recuperacin
Tenemos que tener en cuenta que:
Todas las funciones del archivo tiene como objetivo final la
consulta de informacin.
La descripcin tendr que hacerse pensando en que tiene

que facilitar la bsqueda
El documento ha de estar procesado para la recuperacin.
48

Recuperacin
Permitir el acceso a La informacin en diferentes niveles
Permitir la navegacin por los documentos a travs de los vnculos de

informacin
Permitir la navegacin a travs de los cuadros de clasificacin
Debe prever la posibilidad de permitir enlaces a imgenes de

documentos
Interfaces amigables
Debe permitir la generacin automtica de instrumentos descriptivos
Debe prever la posibilidad de que los usuarios puedan guardar sus

historiales de bsquedas
49

Recuperacin
Aspectos a considerar
cmo se relaciona el usuario con el sistema?
En una representacin del
Dnde busca? mismo (descripcin)
En el documento
Documentos Doc. cuyo contenido

electrnicos hemos volcado
50

Recuperacin
Operadores booleanos [MoReq8.1.8] : y; o;
no
Se puede combinar tambin con :

Parntesis
los truncamientos *
caracteres comodn ?.
Este sistema es de los ms extendidos
51

Recuperacin
Operadores booleanos [MoReq8.1.8] : y;
o; no
Ventaja:
es muy conocido
fcil de entender.
Inconveniente:
el resultado se plantea en valores absolutos
no permite reflejar la importancia de los trminos en

el contexto.
52

Recuperacin
Operadores de proximidad [MoReq 8.1.12]
: cerca; seguido
Este sistema permite obtener resultados ms
precisos
Operadores de comparacin
Mayor qu <
Menor qu >
Igual a =
Distinto de <>
53

Recuperacin
Otros aspectos a considerar
El sistema de indizacin de la base de datos
eleccin de los campos de indizacin
Listas de palabras vacas stop word
En funcin de la frecuencia de aparicin
En funcin de las categoras de gramaticales
54

Recuperacin
Interfaz de consulta
Con herramientas que faciliten la bsqueda
Interfaces amigables e intuitivos
Que permita grabar y reutilizar las consultas
Que permita cambiar la apariencia fsica de las
consultas
Que permita configurar la presentacin de los
resultados
55

Recuperacin
Visualizacin de la informacin
Tener en cuenta los distintos formatos de
visualizacin de la informacin (vdeo, foto, texto)
Flexibilidad de la visualizacin (ordenacin de
resultados)
Formato breve, formato extendido.
56

Recuperacin
57
Recuperacin
58
Recuperacin
59

Valoracin
acto de juzgar los valores que representan los documentos
de archivo (valor primario y secundario) y decidir los plazos
de aplicacin de estos valores a dicho documentos en un
contexto que se considere la relacin esencial existente
entre el organismo (o persona) a quien conciernen y los
documentos administrativos que l (o ella) genera en el
marco de sus actividades.
C. Couture. La Funcin valoracin en la archivstica contempornea: una

sinergia entre varias consideraciones complementarias. Tabula 6 2003 pp.
23-49.
60

Valoracin
Seleccin: determina el destino de los

documentos a partir de su valor y los plazos de
conservacin o destruccin.
Eliminacin: es el acto por el cual los documentos

determinados son destruidos bien en su totalidad
o conservando una porcin de ellos.
Valoracin
Transferencia de fondos/Exportacin
Destruccin
61
4. Automatizacin de las
tareas del archivo
Pautas de la administracin
espaola en materia de
conservacin
(Ley 30/1992; RD 263/1996; RD

209/2003; Orden PRE 1551/2003;
Resolucin SEAP 26.05.2003)
http://www.csi.map.es/csi/pg5c10.htm
62

Principios recogidos:
Se debe considerar la oferta global de software.
Los servicios de Administracin electrnica deben ser accesibles

desde navegadores alternativos.
Los programas entregados por la Administracin deben funcionar

sobre plataformas alternativas.
Los documentos administrativos deben estar disponibles en

formatos alternativos.
Se deben utilizar normas y estndares libres y con patentes

abiertas
63
Pautas de la administracin espaola en materia de conservacin
64
Actuaciones de la AGE:
Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin
65
Criterios de conservacin
Criterios de conservacin
E t a p a d e d i s e o DDi si se eoo dde e l al a aar rqquui ti te ec ct tuur raa dde e i ni nf foor rmmaac ci i nn
E t a p a d e c r e a c i n CCr re eaac ci i nn dde e l al a i n

i nf foor rmmaac ci i nn
E t a p a d e g e s t i n
M ig r a c i n y v a lo r a c i n
C o n s e r v a c i n G e s t i n A cceso y uso
TTr raanns sf fe er re ennc ci ai a / /DDe es st tr ruuc cc ci i nn
66

Funciones administrativas
gestin de usuarios
estadsticas
otras funciones administrativas (copias de
seguridad.)
67

Gestin de usuarios
La gestin de usuarios es el conjunto de herramientas,
normas y procedimientos que sirven para controlar el
acceso de los usuarios a la documentacin, para facilitar
ese mismo acceso y para llevar a cabo la programacin y
evaluacin del servicio
(Diccionario de terminologa archivstica)
Tipos de usuarios:
Externos: los que no tienen relacin con el organismo productor
Presencial Sala de consulta
No presencial Correo, telfono, fax
Internos
Prstamo
Consulta directa
68

Gestin de usuarios: objetivos
Controlar la seguridad, integridad y conservacin de los
documentos originales.
Facilitar el acceso del usuario al documento de la forma

ms rpida, cmoda y eficaz posible.
Racionalizar los recursos del archivo
Colaborar con la planificacin y evaluacin de las tareas del

servicio, sobre todo en materia de: descripcin,
conservacin, reproduccin
69

Gestin de usuarios: registro de los usuarios
El alta del usuario
Peticin de consulta de la documentacin
Registro de las consultas en el ordenador
Informe anual de consultas de cada investigador
Estadstica y memoria anual
Actualizacin de expedientes de investigador
70

Gestin de usuarios: registro de los usuarios
Alta de cada usuario del sistema

El organismo que solicita la informacin
El responsable
El prestatario
La peticin de consulta
Registro de consultas en el ordenador
Control de prstamos y devoluciones.
Estadstica y memoria anual.
71

Funciones administrativas
Administracin general
Mantenimiento de la base de datos
Informes del sistema
Modificacin, borrado y redaccin de registros
Flujos de tareas
72

Automatizacion de Las Funciones de Archivo

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GESTIN ELECTRNICA DE

3. Recomendaciones internacionales en cuanto a la

4. Automatizacin de las tareas a realizar en el

Camarero Gonzlez, Arturo. Creacin de un sistema de

Carnicer Arribas, Mara Dolores & Generelo Lanaspa, Juan

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Gmez Daz, Raquel, Bringas Gonzlez, Raquel. De la

ISO/TR 15489-2 Guide practique, Ginebra: ISO, 2001

Llans, J. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de

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Abarca todo el ciclo de vida

El objeto est dirigido a asegurar una documentacin

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J. Llans. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos.

Un programa de gestin de documentos incluye muchos

J. Llans. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos.

3. Recomendaciones internacionales sobre los

Basada en la ISO 15489

3. Recomendaciones internacionales sobre los

Los usuarios de SGDEA

Las organizaciones dedicadas a la formacin y las instituciones

Los proveedores y creadores de SGDEA

Los proveedores de servicios de gestin de documentos de

Los posibles usuarios de servicios externos de gestin de

3. Recomendaciones internacionales sobre los

3. Recomendaciones internacionales sobre los

3. Recomendaciones internacionales sobre los

Preceptivos: verbo deber

4.1.2 El SGDEA debe permitir que el administrador asocie al perfil

3. Recomendaciones internacionales sobre los

3. Recomendaciones internacionales sobre los

Su objetivo es facilitar el trabajo El objetivo es proporcionar un

3. Recomendaciones internacionales sobre los

MOREQ ISO 15489

3. Cuadro de clasificacin 9.5. Clasificacin

4.2. Pista de auditora 9.8. Trazabilidad

3. Recomendaciones internacionales sobre los

MOREQ ISO 15489

5. Conservacin, eliminacin o 9.9. Aplicacin del destino final

5.1. Normas de conservacin 9.2. Definicin de plazos de

3. Recomendaciones internacionales sobre los

MOREQ ISO 15489

8.1. Bsqueda y recuperacin 9.5.3. Vocabularios controlados

11.7. Conservacin a largo plazo 9.6. Almacenamiento y mantenimiento

3. Recomendaciones internacionales sobre los

Nuevas reas se encuentran, por ejemplo:

3. Recomendaciones internacionales sobre los

3. Recomendaciones internacionales sobre los

3. Recomendaciones internacionales sobre los

4. Automatizacin de las tareas del archivo

Hedstrom, Margereth. Building Recordkeeping Systems: archivists

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo

4. Automatizacin de las tareas del archivo