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lunes 10 de octubre de 2016
DISPOSICIONES GENERALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN PBLICA Y JUSTICIA
DEPARTAMENTO DE HACIENDA Y FINANZAS
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ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administracin Pblica y Justicia y del
Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la poltica de gestin de documentos
electrnicos del sector pblico de la Comunidad Autnoma de Euskadi.
La disposicin adicional primera del Real Decreto 4/2010 prev la existencia de una serie de
normas tcnicas de interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las administracio-
nes pblicas, entre las cuales se encuentra la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica
de Gestin de Documentos electrnicos, aprobada por Resolucin de 28 de junio de 2012, de la
Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, que tiene por objeto establecer las directrices
SDUD OD GHQLFLyQ GH SROtWLFDV GH JHVWLyQ GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV
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En este mismo sentido y con carcter sectorial existen en la CAE mbitos de regulacin de esta
materia en la gestin documental referidos a seguridad, sanidad y hacienda, destacando en este
ltimo caso por su desarrollo y detalle la gestin de los documentos contables. A todos ellos viene
a unirse esta nueva regulacin que viene a establecer un marco general que no contradice las
HVSHFLFLGDGHV GH FDGD VHFWRU DOXGLGR
Adems del artculo 42 del mencionado Decreto 21/2012, mediante esta Orden se desarrollan
sus artculos 43 y 47. El desarrollo del primero consiste en determinar los rganos competentes
para expedir copias electrnicas autnticas. El del segundo, en establecer las condiciones en
que podrn destruirse los documentos originales en papel de los que se hayan generado copias
electrnicas autnticas.
(Q GHQLWLYD OD 3ROtWLFD GH *HVWLyQ GH GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV TXH UHFRJH HVWD 2UGHQ WRPD
como base la regulacin contenida en las citadas normativas y las desarrolla para adaptarlas, por
XQ ODGR D OR HVSHFtFR GHO VHFWRU S~EOLFR GH OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL \ SRU RWUR D OR
particular de los documentos electrnicos.
DISPONEMOS:
Artculo nico. Aprobar la poltica de gestin de documentos electrnicos del sector pblico de
la Comunidad Autnoma de Euskadi, recogida en el anexo de esta Orden.
/D SUHVHQWH UHJXODFLyQ VH HVWDEOHFH VLQ SHUMXLFLR GH ODV QRUPDV JHQHUDOHV \ HVSHFtFDV YLJHQ-
tes de gestin de archivos.
En todo aquello no previsto expresamente por la presente Orden, sern de aplicacin las normas
contenidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
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Seguridad, y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, ambos en el mbito de la Administracin Electrnica.
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1. Tiene por objeto establecer el conjunto de criterios a aplicar en relacin con la gestin de los
documentos y expedientes electrnicos producidos o custodiados por las entidades integrantes
GHO VHFWRU S~EOLFR GH OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL JDUDQWL]DQGR VX DXWHQWLFLGDG DELOLGDG
y disponibilidad.
2. mbito de aplicacin.
b) A los entes pblicos de derecho privado y dems entidades integrantes del sector pblico de
la Comunidad Autnoma de Euskadi, en las actividades que desarrollen con sujecin al derecho
pblico.
A los efectos de esta PGDE se entiende por Administracin los rganos y entidades a que se
UHHUHQ ORV DSDUWDGRV D \ E DQWHULRUHV
3. Funciones y responsabilidades.
Aprobacin
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Aplicacin
Implantacin
Mantener los sistemas informticos que dan soporte a los sistemas de informacin
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En todo caso, esta distribucin de funciones entre los actores involucrados en la gestin de los
documentos electrnicos ser sin perjuicio de lo que se disponga en los decretos de estructura
orgnica para el ejercicio de las competencias que correspondan a los rganos de los departa-
mentos de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi, respecto a los que no podr
haber ninguna contradiccin.
3DUD HO SHUVRQDO GH ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR FRQRFHU \ DSOLFDU ORV
procesos de gestin documental asociados a la fase de iniciacin del procedimiento administra-
tivo: registro, captura y sustitucin.
2. Para el personal tramitador de los expedientes, conocer y aplicar los procesos de gestin
GRFXPHQWDO DVRFLDGRV D ODV IDVHV GH RUGHQDFLyQ LQVWUXFFLyQ QDOL]DFLyQ \ HMHFXFLyQ GHO SURFHGL-
PLHQWR DGPLQLVWUDWLYR FUHDFLyQ UHJLVWUR FDSWXUD FODVLFDFLyQ GHVFULSFLyQ DFFHVR \ VXVWLWXFLyQ
3. Para el personal archivero y gestor documental, conocer y aplicar los procesos de gestin
documental asociados a la fase de archivo de los documentos y expedientes administrativos:
FUHDFLyQ FDSWXUD FODVLFDFLyQ GHVFULSFLyQ DFFHVR FRQVHUYDFLyQ WUDQVIHUHQFLD VXVWLWXFLyQ \
expurgo. Asimismo, velar por la difusin y el cumplimiento, tanto del modelo de gestin documen-
tal, como de la PGDE en el departamento o entidad u organismo al que est adscrito.
3DUD JHVWLRQDU ORV GRFXPHQWRV GH XQD PDQHUD RUJDQL]DGD VH GLVSRQH GH ORV VLJXLHQWHV
instrumentos:
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&DGD IRUPXODULR GH VROLFLWXG HQ VRSRUWH SDSHO FRQWHQGUi HO FyGLJR LGHQWLFDGRU GHO VHUYLFLR \ HQ
su caso, del procedimiento al que pertenece en el catlogo de servicios. De esta manera se facili-
WDUi D ODV RFLQDV GH DVLVWHQFLD HQ PDWHULD GH UHJLVWUR HO SURFHVR GH VXVWLWXFLyQ GHO GRFXPHQWR HQ
soporte papel por su equivalente electrnico. Este documento ser enviado de forma telemtica a
la unidad administrativa encargada de su tramitacin.
&XDGUR GH &ODVLFDFLyQ
El tipo documental es la unidad documental bsica derivada del ejercicio de una misma funcin
TXH SUHVHQWD XQDV FDUDFWHUtVWLFDV HVWUXFWXUDOHV VLPLODUHV /RV WLSRV GRFXPHQWDOHV VH PDWHULDOL]DQ
en documentos concretos que corresponden a los trmites de los procedimientos administrativos.
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Al objeto de facilitar que los servicios de administracin electrnica puedan prestarse en con-
diciones que permitan la neutralidad tecnolgica, los documentos electrnicos debern estar
FRGLFDGRV HQ IRUPDWRV UHFRJLGRV HQ ORV HVWiQGDUHV WHFQROyJLFRV GH OD $GPLQLVWUDFLyQ 3~EOLFD GH
la Comunidad Autnoma de Euskadi.
El calendario general de conservacin es el instrumento que establece para cada una de las
VHULHV GRFXPHQWDOHV VX SHUPDQHQFLD HQ FDGD QLYHO GH DUFKLYR VX SOD]R GH FRQVHUYDFLyQ \ VX
nivel de accesibilidad.
La PGDE es de aplicacin a todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
5.1. Registro.
La fase de registro tiene lugar en el momento en que se presenta, se recibe o se da salida a los
documentos para su trmite administrativo. Cuando los documentos afectados se registran son
incorporados al archivo electrnico nico (Dokusi).
5.2. Tramitacin.
La fase de tramitacin consta de las diversas actuaciones que se deben llevar a cabo para la
resolucin de los expedientes administrativos.
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5.3. Archivo.
'HVGH ORV VLVWHPDV GH JHVWLyQ XWLOL]DGRV SDUD OD WUDPLWDFLyQ XQD YH] QDOL]DGD pVWD ORV H[SH-
GLHQWHV \ VXV GRFXPHQWRV VH LQWHJUDUiQ D QLYHO GH DUFKLYR GH RFLQD HQ HO 6LVWHPD GH *HVWLyQ GH
Archivo de la Comunidad Autnoma de Euskadi, del cual forma parte el archivo electrnico nico
(Dokusi).
Para su gestin y control, el Sistema de Gestin de Archivo cuenta con un sistema informtico
$.6 6*$ (VWH VLVWHPD REWLHQH OD LQIRUPDFLyQ WDQWR GH ORV H[SHGLHQWHV QDOL]DGRV FRPR GH
sus documentos electrnicos.
As mismo, los documentos electrnicos archivados podrn consultarse desde los sistemas de
JHVWLyQ XWLOL]DGRV SDUD VX WUDPLWDFLyQ
Los procesos de gestin documental que se producen a lo largo del ciclo de vida de los docu-
mentos electrnicos son los siguientes:
Los documentos electrnicos creados por la Administracin deben cumplir con los formatos
recogidos en sus estndares tecnolgicos.
/RV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV SRGUiQ QHFHVLWDU GH XQD UPD HOHFWUyQLFD (Q HVWRV FDVRV
pVWD GHEHUi DMXVWDUVH DO UHJODPHQWR TXH UHJXOH OD SROtWLFD GH UPD HOHFWUyQLFD \ GH FHUWLFDGRV
electrnicos.
Los documentos electrnicos cuya autenticidad necesite ser acreditada en soporte papel reque-
ULUiQ GH XQ ORFDOL]DGRU (VWH FRQVLVWLUi HQ XQ FyGLJR JHQHUDGR HOHFWUyQLFDPHQWH X RWUR VLVWHPD TXH
SHUPLWD VX YHULFDFLyQ PHGLDQWH HO DFFHVR D OD 6HGH (OHFWUyQLFD GH OD $GPLQLVWUDFLyQ 3~EOLFD GH
OD &RPXQLGDG $XWyQRPD GH (XVNDGL (VWH ORFDOL]DGRU RWRUJD D OD FRSLD LPSUHVD HQ SDSHO OD FRQVL-
deracin de copia autntica, de conformidad con el artculo 46 del Decreto 21/2012.
De conformidad con el artculo 21 del Decreto 21/2012 los documentos en formato digital se
registrarn en el Registro Electrnico de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de
Euskadi.
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/D QDOLGDG SULQFLSDO GH OD FDSWXUD DGHPiV GHO SURSLR DOPDFHQDPLHQWR HV HVWDEOHFHU XQD UHOD-
cin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante
OD DVLJQDFLyQ GH ORV PHWDGDWRV PtQLPRV REOLJDWRULRV GHQLGRV HQ OD 1RUPD 7pFQLFD GH ,QWHURSH-
rabilidad de Documento Electrnico.
La captura del documento electrnico se completa con otros procesos y operaciones de gestin
GRFXPHQWDO UHJLVWUR FODVLFDFLyQ tQGLFH GH H[SHGLHQWH HOHFWUyQLFR WDO \ FRPR VH LQGLFD HQ OD
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
Todos los documentos electrnicos registrados deben ser distribuidos telemticamente a las
unidades administrativas responsables de su tramitacin.
Como requisito previo a la tramitacin electrnica, cada procedimiento debe estar relacionado
FRQ XQD VHULH GRFXPHQWDO GHO FXDGUR GH FODVLFDFLyQ
Los documentos aportados por la ciudadana estarn asociados a su asiento registral correspon-
diente. En las fases de ordenacin e instruccin, sern asignados a los expedientes administrativos
que les corresponda, asocindoseles cdigo de procedimiento y de serie documental.
/D GHVFULSFLyQ SHUPLWH LGHQWLFDU \ UHFXSHUDU ORV GRFXPHQWRV TXH VH VROLFLWHQ 3DUD HOOR HV
necesario que sean descritos mediante el esquema de metadatos corporativo.
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Comunidad Autnoma de Euskadi y su normativa de desarrollo, as como por las directrices del
Esquema Nacional de Seguridad.
La ciudadana podr acceder a los documentos electrnicos en los trminos recogidos por
el Ttulo II del Decreto 21/2012, donde se regula la sede electrnica y el tabln electrnico de
anuncios.
Los documentos y expedientes electrnicos que vayan a ser objeto de intercambio entre
Administraciones, o consultados por la ciudadana, deben cumplir con los requisitos de formato,
estructura y metadatos mnimos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus
Normas Tcnicas de Interoperabilidad para su desarrollo.
Los calendarios de conservacin, previo dictamen de la COVASAD, sern aprobados por la per-
sona titular del departamento que ostente las competencias en materia de archivo y documentacin.
/D UPD HOHFWUyQLFD WLHQH XQD YLGD ~WLO OLPLWDGD 3DUD FRQVHUYDUOD VH GHEHUi UHFXEULU FRQ XQ
VHOOR GH WLHPSR TXH LQGLFDUi VX SHULRGR GH YDOLGH] (Q HO PRPHQWR HQ TXH HO FHUWLFDGR GH OD
DXWRULGDG GH VHOODGR GH WLHPSR TXH OR KD HPLWLGR YD\D D FDGXFDU VH YROYHUi D UHFXEULU OD UPD
HOHFWUyQLFD FRQ RWUR VHOOR GH WLHPSR TXH SURORQJDUi VX YDOLGH]
Para la conservacin de los formatos de los documentos electrnicos se deber tener en cuenta
el documento de estndares tecnolgicos que comprende los criterios y recomendaciones de los
formatos a aplicar por la Administracin para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad.
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/R PLVPR RFXUULUi HQ HO FDVR GH TXH XQ GHWHUPLQDGR IRUPDWR GHMH GH JXUDU HQWUH ORV DGPLWLGRV
en el documento de estndares tecnolgicos.
/RV H[SHGLHQWHV GH ORV SURFHGLPLHQWRV DGPLQLVWUDWLYRV \ VXV GRFXPHQWRV XQD YH] KD\DQ FRQ-
cluido su tramitacin, se incorporarn desde los sistemas de gestin de expedientes al nivel de
DUFKLYR GH RFLQD GHO 6LVWHPD GH *HVWLyQ GH $UFKLYR PHGLDQWH XQD VHULH GH SURFHVRV WpFQLFRV GH
transferencia.
8QD YH] FXPSOLGRV ORV SOD]RV GH WUDQVIHUHQFLD HVWDEOHFLGRV HQ HO FDOHQGDULR JHQHUDO GH FRQVHU-
YDFLyQ VHUiQ WUDQVIHULGRV GHVGH HO DUFKLYR GH RFLQD DO $UFKLYR *HQHUDO VHJ~Q OR GLVSXHVWR HQ HO
Decreto 174/2003 y en sus desarrollos normativos.
Las copias autnticas electrnicas a las que hace referencia el artculo 43 del Decreto 21/2012,
se expedirn por:
/DV FRSLDV DXWpQWLFDV HOHFWUyQLFDV WHQGUiQ OD PLVPD YDOLGH] \ HFDFLD MXUtGLFD TXH HO GRFX-
mento original en el procedimiento concreto de que se trate.
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/D REWHQFLyQ GH FRSLDV DXWpQWLFDV HOHFWUyQLFDV VH UHDOL]DUi VLJXLHQGR ODV GLUHFWULFHV GHO 0DQXDO
GH 'LJLWDOL]DFLyQ GH 'RFXPHQWRV
De conformidad con el artculo 47 del Decreto 21/2012, los documentos originales en soporte
SDSHO R HQ RWUR VRSRUWH QR HOHFWUyQLFR SRGUiQ VXVWLWXLUVH HQ ORV WpUPLQRV TXH VH HVWDEOH]FDQ HQ
la presente PGDE.
3DUD OD VXVWLWXFLyQ VHUi QHFHVDULD OD DXWRUL]DFLyQ GHO yUJDQR TXH FXVWRGLD OD GRFXPHQWDFLyQ
bien sea la unidad administrativa productora, bien sea el Sistema de Gestin de Archivo. Esta
DXWRUL]DFLyQ LQFOXLUi DGHPiV HO GHWDOOH GH ORV IRQGRV GRFXPHQWDOHV D VXVWLWXLU \ VHUi DUFKLYDGR
como evidencia de la decisin de sustitucin.
b) En ningn caso se destruirn documentos con valor histrico, artstico o de carcter rele-
vante que aconseje su conservacin y proteccin.
7. Formacin.
Las personas que presten servicios relacionados con la gestin y la conservacin documental
debern contar con los niveles de conocimiento adecuados para el cumplimiento de sus funcio-
QHV (O SHUVRQDO SHUWHQHFLHQWH D OD $GPLQLVWUDFLyQ UHFLELUi OD IRUPDFLyQ HVSHFtFD \ DGHFXDGD
para aquellas funciones relacionadas con la gestin y conservacin de documentos y expedientes
electrnicos.
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8. Supervisin y auditora.
Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestin documental gene-
rarn registros con las evidencias de la correcta aplicacin de dichos procedimientos.
*DUDQWL]DU TXH ORV GRFXPHQWRV HOHFWUyQLFRV DGPLQLVWUDWLYRV FXPSOHQ ORV UHTXLVLWRV QHFHVD-
rios para ser aceptados como prueba en un juicio, si as se exigiera.
Registros de supervisin
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Proceso de gestin
Requisito Evidencia Responsable
documental
/LVWDGR GH IRUPDWRV XWLOL]DGRV
Adecuacin de los formatos a los
1. Creacin de Informtica y
estndares del Gobierno Vasco y
documentos electrnicos Catlogo de estndares del telecomunicaciones
del ENI
GV/ENI
Listado de expedientes y
10. Transferencia de Cumplimiento de los calendarios Sistema de archivo y
series que no cumplen el
documentos electrnicos de conservacin documentacin
requisito
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Proceso de gestin
Requisito Evidencia Responsable
documental
Listado de expedientes y
11. Expurgo de Cumplimiento de los calendarios Sistema de archivo y
series que no cumplen el
documentos electrnicos de conservacin documentacin
requisito
$XWRUL]DFLyQ GH GRFXPHQWRV
originales no electrnicos a
sustituir
Sistema de
13. Sustitucin de Destruccin de documentos en informacin
Acta de destruccin de
documentos originales soporte papel u otro sustituidos
documentos sustituidos
no electrnicos por copias autnticas electrnicas Sistema de archivo y
documentacin
Listados de documentos
electrnicos que sustituyen a
los de papel
Todo registro se conservar al menos durante un periodo de tres aos desde la fecha de su
FUHDFLyQ 8QD YH] SDVDGR HVH WLHPSR ORV UHJLVWURV VH HOLPLQDUiQ
Auditoras peridicas
(VWD SODQLFDFLyQ VH SRQGUi HQ FRQRFLPLHQWR GHO SHUVRQDO UHVSRQVDEOH GH ORV SURFHVRV DIHFWD-
dos, con al menos 15 das de antelacin.
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Los responsables de los procesos auditados, en colaboracin con los responsables de la PGDE,
DQDOL]DUiQ ODV FDXVDV GH ODV GHVYLDFLRQHV HQFRQWUDGDV \ HVWDEOHFHUiQ ODV DFFLRQHV FRUUHFWLYDV
\ R GH PHMRUD DGHFXDGD DVt FRPR HO SOD]R \ HO SHUVRQDO UHVSRQVDEOH GH OOHYDUODV D FDER
/D YHULFDFLyQ GH ODV DFFLRQHV WRPDGDV HQ XQD DXGLWRULD VHUi XQR GH ORV SXQWRV GHO DOFDQFH GH
OD DXGLWRULD VLJXLHQWH FRQ HO REMHWR GH JDUDQWL]DU TXH VH KDQ HOLPLQDGR ODV FDXVDV GH QR FRQIRU-
midad detectadas.
$FWXDOL]DFLyQ
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