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CPC DALILA CRESENCIA CORREA ALVAREZ

ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA

ARCHIVO

Lugar donde se custodian los documentos pblicos o particulares.

Conjunto ordenado de documentos contenidos en carpetas (fsicas o virtuales), medios magnticos, guas,
archivadores, cajas, etc., colocados en muebles (estantes, cajones, etc.).

Archivar, Accin de guardar de manera ordenada los documentos tiles, de manera lgica y eficaz que
permita su posterior localizacin con rapidez.

Documento:
Es toda informacin o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte (fsico o virtual) que sirvan para
comprobar o acreditar algo.
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Clases de archivos:

A.- Segn la frecuencia de uso, pueden ser:


Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de
consulta frecuente.

Semi-activos: contienen documentos que fueron trasladados de los archivos activos, por haberse
cumplido el periodo o ejercicio de trabajo.

Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histrico, poltico, o documental.

B.- Segn el lugar de ubicacin:


Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por
distintos departamentos.

Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas reas de la empresa. Estos a su


vez pueden ser:

Por Area.- Para ser utilizados en el transcurso del ejercicio econmico de


manera constante.

Por usuario.- Los archivos que se utiliza en cada puesto de trabajo, con la
finalidad de obtener acceso inmediato a los documentos.

Funciones del archivo:


Conservar los documentos, considerando la normatividad vigente, debidamente
ordenados y clasificados, de modo que la bsqueda sea eficaz (encontrar con rapidez lo que se
busca).

Ser un centro activo de informacin que permita relacionar y diferenciar los nuevos
documentos de los antiguos que ya fueron archivados.

Como medio de consulta, cuando se revise los hechos pasados.

Elemento probatorio, para demostrar la realizacin de las operaciones administrativas


o hechos econmicos.

Valoracin de los Documentos:

Es un proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del
cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (Eliminacin o conservacin temporal o definitiva).

Valor Primario: Desde que un documento se adquiere o se produce, inmediatamente adquiere esta
cualidad hasta que cumpla con su fin.

Valor Secundario: Tambin conocido como permanente, y lo adquieren los documentos que por su
importancia, ya sea histrica, cultural o cientfica, deben conservarse en un archivo

Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y secundarios:

1. Las Historias laborales: Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a
seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, bonificaciones, liquidaciones de vacaciones,
entre otros. Por ello, como valor primario tienen valores administrativos, fiscales, tcnicos, legales
y/o contables. Y Sus valores secundarios no son predecibles pero podra darse el caso que sirva
como datos estadsticos o cultural.

2. Las Actas de Junta Directiva: Estas se conservan porque all se plasman las principales
decisiones que cambian el rumbo de la Compaa. Como valor primario tienen valor
Administrativo, fiscal, legal y contable. Y como valor secundario, reflejan la historia de la Empresa.
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3. Libros Contables: Tienen valor contable, administrativo, tcnico, legal y fiscal. Se conservan
como valor primario, porque son un requerimiento de las entidades de control. Puede tener valor
secundario, porque sirve como datos estadsticos para estudios tcnicos.

Los documentos de apoyo, es decir, borradores, copias y los que sirven en el proceso de toma de decisiones
como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados
por otras instituciones. Deben tener un valor netamente informativo y a corto plazo, pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia, no testimonian la actividad de la institucin y no forman parte de su
Patrimonio Documental.

Organizando los documentos contables

Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite.
Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para correos
recibidos, etc.

Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En
este caso, tendr diez archivadores slo para los bancos. nicamente si tiene muy pocos movimientos en
algn banco, podr compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente
separadas.

En el lomo de cada archivador tendr escrito de qu se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes,
impuestos, nminas, seguros sociales, etc. Al final de cada ao, se retiran los documentos de estos
archivadores temporales, que se quedan vacos para iniciar el nuevo ao, y se pasan a unos archivadores
definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.

Facturas de proveedores:

Una vez comprobadas las facturas que le envan los proveedores con los pedidos realizados, con los
albaranes (documentos de recepcin) y con la mercanca recibida y verificadas las operaciones
matemticas y contabilizadas, tendr que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se
deben guardar por orden correlativo, por el nmero asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999., nunca
por orden alfabtico o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de
encontrarlos cuando se necesitan.

La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se
les asigna un nmero correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho nmero lo da
(o debera darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la
factura para poderla localizar fcilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro
con todas su hojas numeradas.

Cmo se encuentra ahora una factura si estn todas mezcladas?. Muy sencillo: ayudndonos de la
informtica. Si usted desea encontrar todas las facturas de un determinado proveedor, o una cualquiera, no
tiene ms que entrar en la contabilidad, pulsar "ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. All, en su
ficha, aparecen todos los nmeros de las facturas que le ha mandado dicho proveedor. Entonces va al
archivador y como estn ordenadas por nmero las encuentra rpidamente. Esto funciona perfectamente.

Si es de otros aos, tendr que buscar en los archivadores definitivos ya que los documentos, cada ao,
los ir quitando de los archivadores temporales y los incorporar a los definitivos (cajas de cartn) que
deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.

Facturas de clientes:

Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada ao y una vez contabilizada,
se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.

La localizacin de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los proveedores.
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Documentos de caja y bancos:

Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30
cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.

No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los
documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.

Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con
total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su
fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy prctico que los justificantes bancarios se
guarden grapados con su extracto bancario, as incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar
los movimientos del banco.

Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un
adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y
cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.

Para la localizacin de un justificante, como estn ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para
los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fcilmente lo localizamos.

Pedidos de clientes y proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos
que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a
proveedores".

Dentro de cada archivador les vamos asignando un nmero que nos sirve para localizarlos y archivarlos
por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el
nombre del proveedor (o cliente), el nmero del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a
travs de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con una aplicacin informtica es
todava mejor. Lo importante es tenerlos localizados fcilmente.

Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en
caso de duda, se localice enseguida y adems tener concentrada toda informacin en un solo archivador.

Comentaremos ms adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de emitidos, as


como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado con los pedidos debe estar junto en su
archivador de pedidos, y si adems queremos guardar una copia en el archivador de faxes o de cartas
estar ms controlado.

Presupuestos de clientes y proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro para guardar los
presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado en el apartado de pedidos vale
para este apartado de presupuestos.

No se recomienda separarlos por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes. Tampoco hacerlo


por clientes. Aunque sea duplicar informacin, en caso de tener un cliente o proveedor muy importante, o
con muchas ofertas, se pueden hacer copias y esta copia, si lo deseamos, guardarla junto con otros datos
del cliente.

Documentos copias
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Es necesario tener un archivador rotulado "Documentos copias de Proveedores" para guardar agrupados
por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobacin. Cuando llegan las facturas se verifican
y luego o bien se destruyen (si la factura tiene el mismo detalle que la copia o documento de referencia no
tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien, se grapan a la misma.

No suele ser necesario tener un archivador con los albaranes de los clientes porque suelen quedar
guardados automticamente dentro del ordenador. Ahora bien, si los listamos porque queremos que nos
firmen cada albarn como comprobante de la entrega de la mercanca, podemos guardarlos en un
archivador independiente, ordenados por nmero como las facturas. Si se desea tambin es posible guardar
juntos los de cada cliente.

Correos recibidos y emitidos:

Si tenemos muchos correos lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las facturas. Es
decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un nmero.

Luego, para localizar un determinado correo, si lo hemos controlado con el ordenador la localizacin ser
fcil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo del archivador para ir notando la fecha, el nombre
y el nmero de entrada para poderlos localizar a travs de esta lista.

Lo ideal es tener dos archivadores uno para los recibidos y otro para los emitidos.

Correspondencia:

El archivador de correspondencia es ms libre, depende principalmente del tipo de Empresa. Una forma
de hacerlo es por orden alfabtico A/Z, y previa seleccin de cartas, publicidad, etc. Adems es aconsejable:

1) Eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los das se reciben documentos de todo tipo.

2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivndolas grapadas con sus
asociados.

3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de PUBLICIDAD y


PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con nuestra Empresa.

Fiscal: impuestos.

Para una buena organizacin y control de todos los documentos relacionados con los Impuestos debe
guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como necesite), por grupos y ordenados.
Por ejemplo:

I.G.V. y Resumen.
Impuesto a la Renta
Impuesto Predial
Otras declaraciones para el estado
Impuestos vehculos
Impuestos especiales
Otros

Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados y
mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentacin con los cierres del ejercicio
econmico.
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Laboral: nminas, seguros sociales, contratos, seguridad, etc.

Debemos tener tantos archivadores como necesite y como siempre, perfectamente rotulados en el lomo
para su identificacin.

Los seguros sociales por meses.

Los contratos de los trabajadores y fichas del personal con todos los datos de los mismos, por orden
alfabtico.

La prevencin de seguridad y riesgos laborales. Ante la importancia y cantidad de documentos de este


apartado ser necesario un archivador por orden alfabtico para los trabajadores:

Declaracin y situacin familiar trabajador.


Entrega de Informacin de seguridad.
Revisiones mdicas y controles.
Reuniones.
Aceptacin normas laborales.
Datos de las empresas a las que presta sus servicios.
Etc.

Y otro archivador para la empresa con los planes de seguridad, la empresa asociada de prevencin, los
calendarios de revisin, vacunacin, planes de formacin, normas

Otros archivadores:

Segn la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algn archivador suplementario o quizs
en lugar de archivador una caja blanca de archivo definitivo: por ejemplo las constructoras uno para cada
proyecto que ejecute, etc.

Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma idea:
Que todos los documentos estn bien guardados y que se encuentren fcilmente por cualquier persona
de su empresa.

Otros registros auxiliares:

Estos controles que proponemos no son archivadores sino registros auxiliares de contabilidad que pueden
ayudarnos en el control de los siguientes documentos:

Efectos comerciales

Cheques y pagars

Efectos comerciales

Para los efectos o letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un registro auxiliar
del tipo Control de Letras.

N orden Cliente N efecto Importe Vencimiento Pago Banco Incidencias


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N de orden.- Es un nmero correlativo del 1 al infinito


Vencimiento: Fecha vencimiento del efecto
Pago.- Es la fecha en la que pagan el efecto
Banco: Banco en el que negociamos el efecto
Incidencias.- Anotaremos las que tengamos
El resto de los apartados ya se explican por s mismos.

Este simple registro nos facilita:

Saber si hemos girado al cliente el importe facturado.


Controlar los vencimientos, 30 - 45- 60- 90
Saber en qu banco hemos negociado los efectos,
El da que hemos negociado los efectos
Si en lugar de negociar en bancos, hemos ENDOSADO los efectos a otro proveedor, en
la casilla del banco anotamos el proveedor.
Llevar seguimiento de vencimientos, por si se devuelven, o hay que renovar antes del
vencimiento, por problemas de liquidez de nuestro cliente en un determinado momento.

Cheques y pagars

Cada vez que se hace un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos relativos al mismo.

N documento Fecha Concepto Importe Otros

Este apartado est al principio o al final de cada talonario de cheques o pagars, y nos permite el control
de todos los cheques emitidos. Si hay error al imprimir el cheque, o nos confundimos al rellenarlo,
debemos anotar tambin en el registro ANULADO, NULO, DESTRUIDO, etc.

Adems, si deseamos tener un justificante del mismo para contabilidad se debe hacer un documento con
todos los datos del mismo y dejarlo junto con los documentos pendientes de contabilizar:

Banco
N de cuenta
N de documento
Fecha
Concepto
Importe

Firma de la persona que ha emitido el cheque

Como organizamos los Documentos Financieros

Una correcta organizacin de la documentacin financiera es un aspecto determinante en el buen


funcionamiento de cualquier empresa. Y es que, adems, de gestionar de manera ptima los recursos
econmicos, llevar a cabo un control diario de los documentos contables es imprescindible para estar al
tanto de todas las transacciones y poder solventar de forma rpida los problemas de liquidez que puedan
surgir.

1.- La clave para tener un control total de la documentacin reside en la tarea de organizar, identificar,
codificar y archivar diariamente todos los documentos relacionados con el ejercicio econmico de la
empresa. As, podremos localizarlos fcilmente y disponer de ellos cuando se requiera. Veamos, a
continuacin, soluciones sencillas y prcticas para la organizacin de documentos fsicos.

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Centrndonos en la facturacin, una buena opcin es la de archivar por separado, en caso de que
existan, las facturas de los proveedores y las facturas de los clientes. El mtodo que podemos seguir es el
de definir y asignar un nmero contable para cada uno de los proveedores y clientes y clasificar las
facturas en archivadores que contengan esta numeracin.

3.- Otros de los documentos contables importantes son los que hacen efectivo el pago de los
impuestos correspondientes a la actividad de la empresa. Lo ms sencillo es establecer una organizacin
por tipos de impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, etc.) y archivarlos siguiendo este criterio.

4.- En cuanto a la gestin de los asuntos relacionados con el equipo humano de la empresa, una
alternativa eficiente es habilitar un archivador para clasificar los documentos de cada uno de los
empleados. Es decir, recopilar en carpetas tanto las fichas de cada trabajador, como su contrato laboral,
nminas, prestaciones, revisiones mdicas, etc.
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5.- Adems de organizar bien los documentos fsicos, es imprescindible contar con una adecuada
organizacin de todos los archivos digitales, y una forma excepcional de conseguirlo es la de contar con
el servicio de un gestor de contabilidad online. A travs de su plataforma web es posible gestionar todos
los asuntos contables, fiscales y laborales de nuestro negocio, disponiendo de la informacin y las
herramientas que necesitemos en cada momento. De este modo, tendremos todos los documentos
empresariales bien localizados y a nuestro alcance.

WEBGRAFIA

http://negocios.uncomo.com

http://www.gabilos.com

Como Crear un archivo Virtual

Que es un archivo Virtual: Un archivo virtual es un lugar donde se puede guardar documentos en formato
digital.

Documento Digital, documento creado o transformado a digital.

Para crear un archivo digital, es preciso abrir folders o cartapacios digitales

VENTAJA:

Reduce el uso de papel y tinta, no necesita espacio fsico

a travs de mediciones permiti identificar las oportunidades de mejora y los requerimientos del
sistema.
Se redujeron y eliminaron los tiempos de valor no agregado que presentaba el proceso de gestin
documental y se dise y desarrollo un nuevo y mejorado proceso apoyado en tecnologa

CONFIDENCIAL

CORRESPONDENCIA

OTRAS

CLIENTE 1
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ARCHIVO GENERAL CLIENTES

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SUPLIDOR 1

SUPLIDORES

SUPLIDOR 2

Google Drive

Crear documentos, hojas de calculo y presentanciones

http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-94352001000300003&script=sci_arttext&tlng=en

ACIMED v.9 n.3 Ciudad de La Habana sep.-dic. 2001

La gestin de documentos electrnicos como respuesta a las nuevas condiciones


del entorno de informacin

Alexeis Garca Prez1