APOSTILA- UNEMAT AULA- ADMINISTRACAO DE MATERIAIS PONTO

PARA LEITURA- COMPRAS

UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS.

A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas
de caas e de utenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela
Revoluo Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to
antigo quanto a existncia do ser humano. A Revoluo Industrial, meados dos
sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes
de comercializao dos produtos, fazendo com que comprase estoques
ganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por modificaes
profundas nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior
escala. O trabalho, atento, totalmente artesanal foi em parte substitudo
pelas mquinas, fazendo com a produo evolusse para um estgio
tecnologicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob
um outro prisma pelas administraes.

A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores, o

mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao
de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma
cincia das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma
organizao, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que
comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados
cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem
contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o
empreendimento de Napoleo Bonaparte. Em todos os embates ficou
comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em
elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos
empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram
insuficientes para o alcance dos resultados esp erados.

. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram,

so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto
quer dizer que administrar materiais como administrar informaes: quem os
tm quando necessita, no local e na quantidade necessria, possui ampla
possibilidade de ser bem sucedido.

2) CONCEITOS BSICOS: Empresa, Capital e Trabalho

Toda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de produo:

natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado

empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na
conjuno desses quatro fatores de produo desses quatro fatores de
produo.

Cada um dos quatro fatores de produo tem uma funo especfica, a saber:
a)Natureza: o fator que fornece os insumos necessrios produo, como as
matrias-primas, os materiais, a energia etc. o fator de produo que
proporciona as entradas de insumos para que a produo possa se realizar.

Dentre os insumos, figuram os materiais e matrias-primas; b) Capital: o fator

que fornece o dinheiro necessrio para adquirir os insumos e pagar o pessoal.
O capital representa o fator de produo que permite meios para comprar,
adquirir e utilizar os demais fatores de produo; c) Trabalho: o fator
constitudo pela mo-de-obra, que processa e transforma os insumos, atravs
de operaes manuais ou de mquinas e ferramentas, em produtos acabados
ou servios prestados. O trabalho representa o fator de produo que atua
sobre os demais, isto , que aciona e agiliza os outros fatores de produo.
comumente denominado mo-de-obra, porque se refere principalmente ao
operrio manual ou braal que realiza operaes fsicas obre as matrias-
primas, com ou sem o auxlio de mquinas e equipa mentos; d) Empresa: o
fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um
conjunto harmonioso que permite que o resultado alcanado seja muito maior
do que a soma dos fatores aplicados no negcio. A empresa constitui o sistema
que aglutina e coordena todos os fatores de produo envolvidos, fazendo com
que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator
isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz
de proporcionar um ganho adicional, que o lucro. Mas adiante, ao falarmos de
sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador,
tambm denominado efeito sinergsticoou sinergia. Modernamente, esses
fatores de produo costumam ser denominado recurso empresarial.

Os principais recursos empresariais so:

Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos

Mercadolgicos Recu rso s Administrativos

3. ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES

A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades

desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no,
destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao
desempenho normal das respectivas atribuies.

Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive

compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos
mesmos aos rgos requisitantes, atas operaes gerais de controle de
estoques etc.

Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia

contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens
que o compem, sem tornar excessivo o investimento total.
A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um
Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para
constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios
necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da
organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade
requerida e pelo menor cu st o.

A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no

tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar,
em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao.
Por outro lado, a providncia do suprimento aps esse momento poder levar a
falta do material Necessrio ao atendimento de determinada necessidade da
administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as
mesmas conseqncias: quantidades alm do necessrio representam
inverses em estoques ociosos, assim como, quantidades aqum do
necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudicial
eficincia operacional da organizao.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se

mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes,
fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma
forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o
uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de
capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque materiais, nestas
condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou
no servio, inutilizaode material, compras adicionais, etc.

Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica,

fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies
bsicas alinhadas acima, para uma boa Administrao de material.

Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus

elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da
Administrao de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes
mais complexas:

3.1 -Subsistemas Tpicos:(normas e qualidade)

3.1.1-Controle de Estoque -subsistema responsvel pela gesto econmica

dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material,
compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimentode material.
O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa
opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques
podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O
setor de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o
investimento financeiro envolvido.

3.1.2-Classificao de Material-subsistema responsvel pela identificao

(especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de
material.
3.1.3 -Aquisio / Compra de Material -subsistema responsvel pela gesto,
negociao e contratao de compras de material atravs do processo de
licitao. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de
matria-prima. da responsabilidade de Compras assegurar que as matrias-
primas exigida pela Produo estejam disposio nas quantidades certas,
nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade
e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel
possvel, jque o custo da matria-prima um componente fundamental no
custo do produto.

3.1.4-Armazenagem / Almoxarifado -subsistema responsvel pela gesto fsica

dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao,
embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas
e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel pela guarda
fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o
local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os
materiais entregues pelos fornecedores;

3.1.5-Movimentao de Material -subsistema encarregado do controle e

normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues,
transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de
entrada e de sada de material.

3.1.6 -Inspeo de Recebimento -subsistema responsvel pela verificao

fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se
da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

3.1.7 -Cadastro -subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores,

pesquisa de mercado e compras.

3.2 -Subsistemas Especficos:

3.2.1 -Inspeo de Suprimentos -subsistema de apoio responsvel pela

verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o
funcionamento da Administrao de Materiais em toda a organizao,
analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e
proporcionando solues.

3.2.2 -Padronizao e Normalizao -subsistema de apoio ao qual cabe a

obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de
material, por meio de unificao e especificao dos mesmos, propondo
medidas de reduo de estoques.

3.2.3 -Transporte de Material -subsistema de apoio que se responsabiliza pela

poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de
material. A colocao do produto acabado nos clientes e as entregas das
matriasprimas na fbrica de responsabilidade do setor de Transportes e
Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos
da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que
prestam servios de entrega e coleta.
A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens
que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros
sistemas da organizao.

Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes,

todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de
Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao
subsistema de Cadastro.

Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de

Inspeo acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e
documental so encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda
nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmo tempo
que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos
registros fsicos e contbeis da movimentao de entrada.

. O subsistema de Cadastro tambm informado, para encerrar o dossi de

compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento.

Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao

fornecedor. A devoluo providenciada pelo subsistema de Aquisio que
aciona o fornecedor para essa providncia aps ser informado, pela Inspeo,
que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro
informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra
e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao

subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este
procede baixa fsica e contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de
reposi o.

Neste caso, emitida pelo subsistema de Controle de

Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja

comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto
organizao pelo subsistema de Cadastro. Aps a concretizao da compra,
o subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para providenciar, junto
aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o
ciclo, novamente, por ocasio do recebimento de material.

Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de

Materiais de qualquer organizao. As partes componentes desta funo
dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da
natureza e de sua atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio.

4. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE

MATERIAIS a) Suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais
necessrios ao seu funcionamento; b) Avaliar outras empresas como possveis
fornecedores; c) Supervisionar os almoxarifados da empresa; d) Controlar os
estoques; e) Aplicar um sistema de reaprovisionamentoadequado, fixando
Estoques Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao
gerenciamento dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da
empresa; f) Manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de
Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) Estabelecer sistema de
estocagem adequado; h) Coordenar os inventrios rotativos.

CONCEITO DE COMPRA

a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor,

interno ou externo, atravs da mais correta traduo das necessidades em
termos de fornecedor / requisitante.

ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades

requisitantes, compra o material certo1, ao preo certo2, na hora certa3, na
quantidade certa4 e da fonte certa5.

3 Material Certo

importante que o comprador esteja em situao de certificarse se o material

comprado, de um fornecedor estde acordo com o solicitado. O comprador
deve, portanto, desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir eventuais
discrepncias entre a cotaes de um fornecedor e as especificaes da
Requisio de Compras. O comprador deve ter condies de reconhecer, em
uma eventual alternativa de cotao, uma economia do custo potencial ou a
idia de melhoria do produto. Evidentemente, em tais circunstancias, a deciso
final no serdo comprador mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos
setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas sugestes. Toda vez que
uma requisio no for suficientemente clara, o comprador deversolicitar
esclarecimentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que seja preenchida
corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir.

Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras,

sem ter idia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento
do que vai comprar, o comprador, sempre que possvel, deverentrar em
contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizar o material ou servio a
ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e
dificuldades que podero ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item
requisitado.

Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um tcnico.

4 Preo Certo Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor

de Pesquisa e Anlise de Compras. Sua funo , entre outras, a de calcular o
"preo objetivo" do item (com base em desenhos e especificaes) . O clculo
desse "preo objetivo" feito baseando-se no tempo de execuo do item, na
mo de obra direta, no custo da matria prima com mo de obra mdia no
mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de
obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores
podem ser obtidos atravs de valores mdios do mercado, e do balano e
demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornece dores.
O "preo objetivo" que vai servir de orientao ao comprador quando de uma
concorrncia. No julgamento da concorrncia duas so as possveis situaes:

a) Preo muito mais alto do que o "preo objetivo": nessas circunstncias,

eventualmente, o comprador poderchamar o fornecedor e solicitar
esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O fornecedor ou estquerendo
ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um mau
sistema de apropriao de custos; b) Preo muito mais baixo que o "preo
objetivo": o menor preo no significa hoje em dia, o melhor negcio. Se o
preo do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O
fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao tal que conseguiu diminuir
seus custos; 2) O fornecedor no soube calcular os seus custos e nessas
circunstncias dois problemas podem ocorrer: ou ele no descobre os seus
erros e fatalmente entrarem dificuldades financeiras com possibilidades de
interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e ento solicita um reajuste
de preo que, na maioria das vezes, poderser maior que o segundo preo na
concorrncia original.

Portanto, se o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o fornecedor
deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do
princpio fundamental de que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um
lucro comedido, e que, portanto, no nos interessa que qualquer fornecedor
tenha prejuzos. Se a empresa no tiver condies de determinar esse preo
objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrncia tendo uma idia
de que vai encontrar pela frente. Nessas circunstncias, ele deve tomar como
base ou o ltimo preo, ou, se o item for um item novo, deverfazer uma
pesquisa preliminar de preos.

Em resumo: nunca o comprador deve dar incio a uma concorrncia, sem ter
uma idia do que vai receber como propostas.

5 Hora.Certa O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior

do numero de empresas de produo em srie, torna o tempo de entrega, ou
os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma
concorrncia. As diversas flutuaes de preos do mercado e o perigo de
estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses
dois fatores da melhor maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o
material para a empresa.

6 Quantidade Certa A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante

por ocasio da compra. Atpouco tempo atrs aumentava-se a quantidade a
ser adquirida objetivando melhorar e preo; entretanto outros fatores como
custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que
maiores cuidados fossem tornados na determinao da quantidade certa ou na
quantidade mais econmica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas
frmulas matemticas objetivando facilitar a determinao da quantidade a ser
adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a frmula ou mtodo a ser adotado
no elimina a deciso final da Gerncia de Compras com eventuais alteraes
destas quantidades devido as situaes peculiares do mercado.
7 Fonte Certa De nada adiantar ao comprador saber exatamente o material a
adquirir, o preo certo, o prazo certo e a quantidade certa, se no puder
encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as
necessidades. A avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas
fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o funcionamento de
compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas
da empresa, o elemento que mantm e deve manter o maior nmero de
contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de
fornecimento. To importante este item que mais adiante vamos tratar com
detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores.

FUNO DE COMPRA

A Funo Compras uma das engrenagem do grande conjunto denominado

Sistema Empresa ou Organizao e deve ser devidamente considerado no
contexto, para que deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras
onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de
promessas de entregas e clientes insatisfeitos.

A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim

como a obteno de lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras,
e para que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao mais baixo
custo, desde que satisfaam as exigncias de qualidade.

O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material

devem, tambm, ser mantidos em um nvel econmico. Essas consideraes
elementares so a base de toda a funo e cincia de Compras.

A funo Compras compreende: -Cadastramento de Fornecedores;

-Coleta de Preos;

-Definio quanto ao transporte do material;

-Julgamento de Propostas;

-Diligenciamentodo preo, do prazo e da qualidade do material; -Recebimento

e Colocao da Compra.

9 FLUXO SINTTICO DE COMPRAS

1 Recebimento da Requisio de Compras 2 Escolha dos Fornecedores 3

Consulta aos Fornecedores 4 Recebimento das Propostas 5 Montagem do
Mapa Comparativo de Preos 6 Anlise das propostas e escolha 7 Emisso do
documento contratual 8 Diligenciamento 9 Recebimento

10 OBJETIVO DE COMPRAS De uma maneira bastante ampla, e que

demonstra que a funo compras no existe somente no momento da compra
propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo
a tomada de decises, procedendo a anlises e, determinando aes que
antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo
"comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas
quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies de
preo e na fonte certa".

Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as

seguintes metas fundamentais:

1 -Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de

materiais; 2 -Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo
desde que represente uma economia para a organiza o; 3 -Evitar
multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e obsolescncia; 4
-Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes; 5 -Adquirir os
materiais a baixo custo sem demrito a qualidade; 6 -Manter atualizado o
cadastro de fornecedores.

1 TIPOS DE COMPRAS Toda e qualquer ao de compra precedida por um

desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de
compra: -a compra para consumo e;

-a compra para investimento.

1.1 Compra para investimento Enquadram-se as compras de bens e

equipamentos que compem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais ).

1.2 Compras para consumo So de matrias primas e materiais destinados a

produo, incluindo-se a parcela de material de escritrio. Algumas empresas
denominam este tipo de aquisio como compras de custeio. As compras para
consumo, segundo alguns estudiosos do assu nto, su bdivide mse e m:

-compras de materiais produtivo e; -compras de material improdutivo.

12 Materiais Produtivos So aqueles materiais que integram o produto final,

portanto, neste caso, matria-prima e outros materiais que fazem parte do
produto, sendo que estes diferem de indstria -em funo do que produzido.

12.1 Materiais improdutivos So aqueles que, sendo consumido normal e

rotineiramente, no integram o produto, o que quer dizer que apenas material
de consumo forado ou de custeio. Em funo do local onde os materiais esto
sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como:
Compras Locais ou Compras por Importao.

12.2 Compras Locais As atividades de compras locais podem ser exercidas na

iniciativa privada e no servio pblico. A diferena fundamental entre tais
atividades a formalidade no servio pblico e a informalidade na iniciativa
privada, muito embora com procedimentos praticamente idnticos,
independentemente dessa particularidade. As Leis n8.6/93 e 8.883/94, que
envolvem as licitaes no servio pblico, exigem total formalidade. Seus
procedimentos e aspectos legais sero detalhados em Compras no Servio
Pblico.
12.3 Compras por Importao As compras por importao envolvem a
participao do administrador com especialidade em comrcio exterior, motivo
pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus
procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de
regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas:

a. Processamento de faturas pro forma; b. Processamento junto ao

Departamento de Comrcio Exterior -DECEX dos documentos necessrios
importa o; c. Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito
irrevogvel; d. Acompanhamento das ordens de compra (purchaseorder) no
exterior; e. Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou
areo; f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; g. Pagamento de
direitos alfandegrios; h. Reclamao seguradora, quando for o caso. Quanto
a formalizao das compras, as mesmas podem ser:

12.4 Compras Formais So as aquisies de materiais em que obrigatria a

emisso de um documento de formalizao de compra. Estas compras so
determinadas em funo de valores prestabelecidos e conforme o valor a
formalidade e feita em graus diferentes.

12.5 Compras informais So compras que, por seu pequeno valor, no

justificam maior proce ssa mento burocrtico .

Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as

quais iro compor a lgica de toda e qualquer compra: -O que comprar? R. -
Especificao / Descrio do Material Esta pergunta deve ser respondida pelo
requisitante, que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo
compras para especificar o material. -Quanto eQuandocomprar? R.-funo
direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de
armazenamento e prazo de entrega. A maior parte das variveis acima deve
ser determinada pelo rgo de material ou suprimento no setor denominado
gesto de estoques.

A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo oramento financeiro da

Empresa. A capacidade de armazenamento limitada pela prpria condio
fsica da Empresa.

-Onde comprar? R.-Cadastro de Fornecedores. de responsabilidade do rgo

de compras criar e manter um cadastro confivel (qualitativamente) e
numericamente adequado (quantitativa). Como suporte alimentador do
cadastro de fornecedores deve figurar o usurio de material ou equipamentos e
logicamente os prprios compradores.

-Como comprar? R.-Normas ou Manual de Compras da Empresa. Estas

Normas devero retratar praticamente a poltica de compras na qual se
fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cpula Administrativa
devero mostrar entre outras, competncia para comprar, contratao de
servios, tipos de compras, frmulas para reajustes de preos, formulrios e
rotinas de compras, etc. -Outros Fatores Alm das respostas as perguntas
bsicas o comprador deve procurar, atravs da sua experincia e
conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de
que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influncia na
compra so: Preo; Prazo; Qualidade; Prazos de Paga mento; Assi
stnciaTcn ica .

13 CENTRALIZAO DAS COMPRAS Em quase todas as empresas mantm-

se um departamento separado para compras. A razo que as leve a proceder
assim diz respeito a custos e padronizao, assim sendo, somente alguns
materiais so dele gados a aquisio, e estes so aqueles de uso mais
insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo no
sofrem maiores co ntroles. A empresa que atua em diversos locais distintos
no necessariamente deve centralizar compras em um nico local, neste caso
procede-se uma analise e se a mesma for favorvel deve-se regionalizaras
compras visando um atendimento mais rpido e um custo menor de transporte.
O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens:

1 -Melhor aproveitamento das verbas para compras; -A concentrao das

verbas para compras aumenta o poder de barganha; 2 -Melhor controle por
parte da direo; 3 -Melhor aproveitamento de pessoal; 4 -Melhoramento das
relaes com fornecedores.

14 SELEO DE FORNECEDORES A escolha de um fornecedor uma das

atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom
fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando
de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as
maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem
consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi
executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a
serem consultados, constituem uma limitao das atividades de compras.

O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma

nica ocasio, ou seja, quando e necessria a aquisio de determinado
material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua,
atravs de vrias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:

14.1 ETAPA 1 -Levantamento e Pesquisa de Mercado

Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e

necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento
poderser realizado atravs dos se guintes instru mentos:

-Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras; -Edital de Convocao;

-Guias Comerciais e Industriais;

-Catlogos de Fornecedores;

- Revistas esp ecializadas;

- Catlogos Telefnico s;
-Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.

14.2 ETAPA 2 -Anlise e Classificao

Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva

classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao
daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa. . 14.3
ETAPA 3 -Avaliao de Desempenho

Esta etapa efetuada ps -cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do

fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes
como elemento de eliminao das empresas fornecedoras.

sistema de maturidade com tcnicas mais sofisticadas. Um dos aspectos que

devem merecer muita ateno so os custos industriais que representam
percentual considervel na composio final do preo de venda.

O controle da eficincia dos custos de transformao j so perfeitamente

realizados atravs de tcnicas consagradas, entretanto o controle da eficincia
de aquisio constitui um problema de difcil equacionamento, principalmente
em virtude de a atividade de aquisio estar voltada para fora da empresa e
sujeita a um sem nmero de fatores ainda no controlveis.

Muitos estudos tm mostrado que os gastos relativos a compras em empresas

de manufatura podem alcanar mais de 50% da receita lquida.

15 ORGANIZAO DO SERVIO DE COMPRAS

As compras podem ser centralizadas ou no. O tipo de empreendimento que

vai definir a necessidade de ce ntralizar.

Uma prtica muito usada ter um comit de compras, em que pessoas de

todas as rea da empresa participem das decis es.

As vantagens da centralizao dos servios de compras so sempre postas em

dvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a
centralizao apresenta aspectos realmente positivos, pela reduo dos preos
mdios de aquisio, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais
aconselhvel aquisio descentralizada.

15.1 Vantagens de Centralizar:

a) viso do todo quanto organizao do servio; b) poder de negociao para

melhoria dos nveis de preos obtidos dos fornecedores; c) influncia no
mercado devido ao nvel de relacionamento com os fornecedores; d) anlise do
mercado, com eficcia, em virtude da especializao do pessoal no servio de
compras; e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras
associado a um controle de estoques; f) economia de escala na aquisio
centralizada, gerando custos mais baixos; g) melhor qualidade, por causa da
maior facilidade de implantao do sistema de qualidade; h) sortimento de
produtos com mais consistncia, para suportar as promoes nacionais; i)
especializao das atividades para o pessoal da produo no perder muito
tempo com contatos com os vendedores.

15.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens:

a) larga faixa de experincia aplicada nas decises; b) as decises so

tomadas numa atmosfera mais cientfica; c) o nvel de presses sobre compras
mais baixo, melhorando as relaes dos compradores com o pessoal interno
e os vendedores; d) a co-participao das reas dentro do esprito de
engenharia si multnea, cria um ambiente favorvel para melhor desempenho
tanto do ponto de vista poltico, como profissional.

15.3 Pontos importantes para descentralizao:

a) adequao da compra devido ao conhecimento dos problemas especficos

da rea onde o comprador exerce sua atividade. b) menor estoque e com uma
variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regionais da qualidade,
quantidade, variedade. c) coordenao, em virtude do relacionamento direto
com o fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com as
necessidades regionais. d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de
tramitao das ordens, provocando menores faltas.

16 CUIDADOS AO COMPRAR O processo de produo inicia-se com

planejamento das vendas, estabelecimento de uma poltica de estoque de
produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de produtos a serem
fabricados, quantidades estas distribudas ao longo de um cronograma de
produo. Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a
comprar somente na etapa final da elaborao do plano de produo. As
quantidades lquidas a comprar sero apuradas pela desagregao das fichas
de produo e em especial pela listagem de materiais necessrios para compor
cada unidade de produto a ser produzido.

Sernecessrio comparar as necessidades de materiais com as existncias

nos estoques de matrias-primas, para se apurar as necessidades lquidas
distribudas no tempo conforme o cronograma de produo necessria para
atender ao planejamento de vendas. Entretanto, a execuo da compra sera
primeira etapa executiva do programa de produo. O trmino da programao
e o incio das atividades de compra caracterizam-se, portanto, como uma rea
com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre agravados pelos
atrasos normais e habituais do planejamento.

As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento reforam

ainda mais a probabilidade de atritos na rea de compras. Neste momento
todos se esquecem dos atrasos no planejamento das vendas e na
programao da produo. inverso curiosa de atitude que se processa entre o
comprador e o vendedor aps a emisso do pedido. A posio inicial de
vendedor sempre solicitante e o comprador nesta fase poderusar seus
recursos de presso para forar o vendedor a chegar s condies ideais para
a empresa.
Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posio de comando e
passa a uma atitude de expectativa. Procurarde agora em diante adotar uma
atitude de vigilncia, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos
e os prazos cumpridos.

O PEDIDO DE COMPRA

Aps trmino da fase de cotao de preos dos materiais e analise da melhor

proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras
para a empresa escolhida. Esse pedido deverter com clareza a descrio do
material a ser comprado, bem como as descries tcnicas, para que no
ocorra as freqentes dvidas que comumente aco ntece m.

Preferencialmente o pedido deverser emitido em 3 vias, sendo a 1e 2vias

enviadas ao fornecedor, o qual colocar ciente na 2via e a devolver, que
passara ter fora de contrato, funcionando como um "instrumento particular de
compromisso de compra e venda". A 3via funciona como followupdo pedido.

19 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS No recebimento dos materiais

solicitados, alguns principais aspectos devero ser considerados como: 1)
Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as
recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material rece bido.
3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de
amostragem quando for invivel a contagem um a um. 4) Preo: 5) Prazo de
entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6)
Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido.

20 O ARMAZENAMENTO

Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar: -

Volume das mercadorias / espao disponvel;

-Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino aca ba mento); -Nmero de

itens;

-Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;

-Manuteno das embalagens originais / tipos de e mbalagens; -Velocidade

necessria no atendimento;

-O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcn ica s

imprescindveis na Adm. de Materiais. As principais tcnicas de estocagem
so:

a) Carga unitria: D-se o nome de carga unitria carga constituda de

embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa
quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e
armazenamento como se fosse uma unidade. A formao de carga unitria se
atravs de pallets. Palletum estrado de madeira padronizado, de diversas
dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so 1.100mm x 1.100mm,
como padro internacional para se adequar aos diversos meios de transportes
e armazenagem; b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para
materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns
materiais de escritrio; materiais em processamento, semi acabados ou
acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construo sero os mais
variados em funo das necessidades especficas de cada atividade.

c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos

diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as
caixas podero ser construdas de diversos materiais conforme a convenincia
da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e
econmico.

d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas longas e estreitas

como tubos, barras, tiras, etc.

e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para

aproveitamento do espao vertical. As caixas ou palletsso empilhados uns
sobre os outros, obedecendo a uma distribuio eqitativa de cargas.

Container Flexvel: uma das tcnicas mais recentes de estocagem, uma

espcie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um
revestimento interno conforme o uso.

. 1. COMERCIALIZAO E CONSUMO 1.1 Objetivos:

-Suprir mercado; -Atender satisfatoriamente o cliente;

-Garantia de reposio de itens;

-Obteno de lucro;

-Continuidade do negcio.

Poderamos resumir que a comercializao no setor de materiais, deverestar

preparada para vender as mercadorias do estoque, de maneira mais rentvel e
prestando o melhor atendimento.

Para tanto imprescindvel que a empresa conhea o mercado onde atua; os

concorrentes; o produto que vende; e os meios para vend-los e os clientes.

Com relao ao mercado necessrio saber qual a potencialidade, o que

poderser absorvido pelos co nsu midores.

Poderamos fazer as seguintes perguntas: -Qual o volume aproximado de

vendas que se pode estimar ? -Quais as caractersticas desse mercado ?
Tende a crescer ? -Existem novos projetos para a regio que poderiam
incrementar os negcios ? Essas e muitas outras questes devem ser
colocadas e analisadas pela empresa, a fim de estabelecer a quantidade de
m.o., volume e caractersticas do estoque e poltica de comercializao.
BIBLIOGRAFIA

MARTINS, Petrnio Garcia. Administrao de Materiais e Logstica. ed.

especial Anhanguera. So Paulo: SARAIVA, 2009