Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais

eficaz e produtivo.
Posted By Jairo Siqueira On 18/12/2007
O que a administrao do tempo?
A administrao do tempo mais do que controlar as horas, o
gerenciamento de ns mesmos em relao ao modo como
dispomos do tempo. a arte de organizar, programar e orar o
prprio tempo com o propsito de se tornar mais eficaz e
produtivo. Esta arte especialmente essencial para quem
dono de seu prprio negcio, tanto para o grande como para o
pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patro de si
mesmo.
Todos ns temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo
suficiente. Muitas coisas so deixadas inacabadas. Com o
passar do tempo, as tarefas inacabadas se tornam crticas e nos vemos envolvidos em
crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incndios. Camos numa
roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando
atrasos e novas crises.
Como sair desta roda viva e assumir o controle de como usamos nosso tempo? Talvez
voc pense em adquirir um sofisticado software para agendar e gerenciar suas
atividades. Tudo bem se voc gosta destes tipos de aplicativos mas, na verdade, isto no
o essencial. Basta uma simples folha de papel, pois o essencial sua atitude de
considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligncia e
criatividade. Tenha sempre em mente que tempo perdido tempo irrecupervel, voc
no pode fazer o relgio voltar atrs. Voc pode repor o leite derramado; quanto ao
tempo perdido, s lhe resta chorar.
O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar
Mas como adotar esta atitude sem se tornar um afobadinho estressado? A resposta est
na priorizao de suas tarefas e no tempo aplicado a elas. Voc no precisa trabalhar
mais rpido para fazer melhor uso de seu tempo. Voc necessita de trabalhar com mais
inteligncia e aplicar mais tempo nas coisas certas.
Priorizar significa fazer escolhas sobre o que e o que no importante. Para priorizar
efetivamente, voc precisa ser capaz de reconhecer o que importante, bem como ver a
diferena entre urgente e importante. As tarefas importantes, ou altamente prioritrias,
so aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que podem ter
outras conseqncias significativas no longo prazo. So tarefas com impactos relevantes
sobre nossos objetivos, sonhos, planos e estratgias.
primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia parecem igualmente importantes e
urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa revela que muitas tarefas urgentes no
so realmente importantes num enfoque de longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que
so muito importantes, como melhoria de mtodos, criao de novos produtos, melhoria
de nossas competncias, mais tempo com a famlia, ampliao da rede de
relacionamentos, freqentemente no so urgentes. Como bem disse o General
Eisenhower, comandante das foras aliadas na Segunda Guerra Mundial: O importante
raramente urgente e o urgente raramente importante.
A Matriz de Gerenciamento do Tempo
O General Eisenhower foi o criador de uma matriz muito simples que nos ajuda a
combinar importncia e urgncia e a planejar o uso de nosso tempo com inteligncia e
eficcia. Pegue uma folha de papel e desenhe um grande quadrado. Divida o quadrado
em quatro partes iguais, formando quatro quadrantes. Complete sua matriz, indicando
na vertical a importncia e na horizontal a urgncia, conforme mostrado na figura
abaixo.

Liste suas atividades e coloque-as em um dos quatro quadrantes, conforme a

importncia e a urgncia.
Quadrante 1: Quadrante do Stress, onde ns gerenciamos, executamos ou respondemos
s tarefas importantes que se tornaram urgentes por no terem sido resolvidas a tempo.
Pode estar sobrecarregado por falta de planejamento ou falha em prever obstculos. Em
resumo:
Tarefas importantes e urgentes.
Aqui esto as crises, os projetos prximos da data final, os acidentes ou
imprevistos com conseqncias srias.
Precisam ser feitas rapidamente.
Estratgia: resolva agora.
Quadrante 2: Quadrante da Qualidade, onde planejamos, antecipamos e tomamos
aes preventivas para evitar futuros problemas. Gastando mais tempo neste quadrante,
aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade.
Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criao de novas
crises, Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress).
Em resumo:
Tarefas importantes, mas no urgentes.
Incluem atividades de planejamento, melhoria de mtodos, inovaes,
desenvolvimento e educao, ampliao da rede de contatos, tempo com a
famlia, etc.
 Necessitam ser feitas, reserve um tempo para elas antes que se tornem urgentes.
Estratgia: prepare uma agenda para estas atividades.
Quadrante 3: Quadrante da Iluso, a agitao e os gritos de urgncia criam a iluso de
importncia. Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas, mas no
para voc. Em resumo:
Tarefas urgentes, mas no importantes.
Aqui esto as interrupes, algumas reunies, alguns telefonemas, trabalhos
ocasionais, os pepinos de outras pessoas, etc.
So atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas ser voc a pessoa
certa para faz-las?
Estratgia: em alguns caso diga no com diplomacia, em outros delegue.
Quadrante 4: Quadrante do Desperdcio, perdas de tempo com assuntos triviais,
atividades improdutivas e sem valor. Em resumo:
Tarefas sem importncia e no urgentes.
Telefonemas e e-mails irrelevantes.
Relatrios e reunies inteis.
Excesso de tempo dedicado internet e televiso.
Estratgia: eliminar ou reduzir ao mnimo indispensvel para o verdadeiro lazer.
A classificao de nossas atividades nos quatro quadrantes ressalta o que importante e
nos ajuda a evitar a aplicao de nosso tempo em atividades sem valor. Tambm nos
ajuda a priorizar as atividades importantes.
Trs importantes observaes sobre o Gerenciamento do Tempo
1. Muitos profissionais gastam seu tempo trabalhando nas atividades do Quadrante
1 (importantes e urgentes) debelando crises e apagando incndios. Apesar do
stress, muitas pessoas gostam de trabalhar neste quadrante, pois se vem e so
vistas como heris e salvadores. No entanto, as crises so resultantes de falta de
planejamento, deficincias na organizao e ausncia de uma viso de longo
prazo.
2. Quanto mais voc se dedicar s atividades do Quadrante 2 (importantes e no
urgentes) menos tempo voc ter de dedicar ao Quadrante 1. Isto significa
menos stress, mais qualidade, mais produtividade e menos desperdcios.
3. Voc obter o tempo necessrio para o Quadrante 2 pela reduo de tempo
dedicado ao Quadrante 3 (urgentes mas sem importncia) e ao Quadrante 4 (sem
importncia e sem urgncia) pela delegao de tarefas, recusando
diplomaticamente ou mesmo eliminando tarefas irrelevantes ou inteis.
Para encerrar um trabalho prtico: Em qual quadrante voc classificaria a atividade de
leitura deste artigo?

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