CARTILHA DE REDAO E

CORRESPONDNCIAS OFICIAIS
(1 Edio)
 MNISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS

Joo Martins Dias

Reitor

Antnio Venncio Castelo Branco

Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional

Nelson Batista do Nascimento

Pr-Reitor de Administrao

Vicente Ferreira de Lucena Jnior

Pr-Reitor de Ensino

Ana Mena Barreto Bastos

Pr-Reitora de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao

Sandra Magni Darwich

Pr-Reitora de Extenso

Elaborao
Analice Pereira Barbosa
Administradora

Yanna Santos de Medeiros

Administradora

Reviso
Jnio Lcio Paes Alves
Diretor de Administrao e Finanas Reitoria

Colaborao
Erlison Soares Lima
Designer - Reitoria
 Apresentao

A Redao Oficial tem como principal objetivo comunicar com a mxima

clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao rgo emissor. Esta
cartilha apresenta algumas regras, modelos e caractersticas, de acordo com
o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, para a elaborao
de documentos oficiais, tais como ofcios e memorandos, de forma a
padroniz-los, facilitando a comunicao do
Instituto Federal de Educao, Cincias e Tecnologia IFAM.
 Caractersticas da Redao Oficial

Impessoalidade: o documento Clareza: o documento no

feito em nome do Servio pode apresentar palavras ou
Pblico, por isso, o destinatrio, expresses ambguas. Tente ser
por mais que seja seu amigo, o mais direto
deve ser tratado de forma possvel, sem rodeios.
impessoal, de maneira formal,
respeitando a hierarquia, e o
assunto deve se delimitar apenas
esfera de.
Conciso: transmitir o mximo Padronizao: diz respeito a
de informaes com o mnimo manter a formalidade e a
de palavras. Se voc quer uniformidade nos documentos
chamar ateno para algo, emitidos em toda a

coloque em negrito Administrao Federal.

(mais no exagere).
Elementos para a estrutura da redao oficial

1. Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas
com quem se fala ou a quem se dirige a comunicao, exemplo:

Autoridade Forma de tratamento Vocativo

Diretores Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo

Pr-Reitores cargo
Chefes de Departamento
Demais autoridades e particulares
Reitores de Universidades Vossa Magnificncia Magnfico Reitor

Foi abolido o uso do tratamento de Doutor um ttulo adquirido mediante

Dignssimo e Ilustrssimo, afinal a dignidade curso de doutorado, logo relativo
pressuposto para que se ocupe qualquer pessoa, e no a um cargo ou uma funo,
cargo pblico, sendo desnecessria sua no devendo ser utilizado como forma de
repetida evocao. tratamento.
 2. Siglas

UNIDADES SIGLAS
Pr-Reitoria de Administrao PROAD
Pr-Reitoria de Ensino PROEN
Pr-Reitoria de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao
PPGI
Tecnolgica
Pr-Reitoria de Extenso PROEX
Pr-Reitoria de Desenvolvimento Institucional PRODIN
Campus Coari CCO
Campus Lbrea CLA
Campus Manaus Centro CMC
Campus Manaus Distrito Indutrial CMDI
Campus Manaus Zona Leste CMZL
Campus Maus CMA
Campus Parintins CPA
Campus Presidente Figueiredo CPRF
Campus So Gabriel da Cachoeira CSGC
Campus Tabatinga CTB
 3. Destaques e nmeros

Muitas vezes no corpo do texto necessrio deixar algumas

palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a
certas informaes:
Documentos Independente do tipo de documento (lei, Recebi o Ofcio n. 123
numerados ofcio, memorado) preciso Proad/Ifam/2012
identificao prpria, portanto a letra
inicial deve ser maiscula. O Decreto n. 001...
Datao dos A datao deve sempre comear com Manaus, 15 de janeiro de
expedientes letra maiscula e terminar com ponto. 2012.
A cidade de origem seguida de vrgula,
antes da data. Sem citar a cidade, usa-se Em 1 de janeiro de
Em, no seguido de vrgula. 2012.

Os dias devem indicados na

Use itlico nas expresses A indicao do ano no forma numrica, sem o
estrangeiras e latinas. deve conter ponto entre as numeral zero Esquerda; o
Use negrito para destacar casas de milhar e centena. primeiro dia do ms escreve-
alguma palavra no texto No se escreve ano 2.000, se em nmero ordinal:
quando necessrio, mas apenas 2000. Ex.: 4 de novembro de 2008,
evite excessos! 1 de novembro de 2012.
 Documentos Oficiais
1.Ofcio
O ofcio tem a finalidade de estabelecer uma comunicao entre os
diferentes rgos do Servio Pblico e entre rgos do Servio
Pblico com particulares.

2. Memorando
O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicao
interna dos rgos do Servio Pblico.

Quando se estabelece uma comunicao entre

os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os
Campi, utiliza-se memorando.
Quando a comunicao com outro Instituto
Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofcio.

Tanto o ofcio quanto o memorando possuem a mesma

estrutura e mesma diagramao, chamada de padro ofcio.
 1. Estrutura
a. Deve iniciar com o tipo de documento, nmero do expediente e sigla do rgo de origem,
com alinhamento esquerda:
Of. 123/2011 Ifam
Memo. 123/2011 Propad/Ifam
b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento direita:
Manaus, 01 de janeiro de 2011.
c. Destinatrio alinhado esquerda:
Ofcio Memorando
A Sua Excelncia o Senhor Ao Sr. Pr-Reitor de Planejamento e
Deputado Fulano de Tal Administrao
Cmara dos Deputados
70.160-900 Braslia - DF
d. Texto: com introduo, desenvolvimento e concluso
Observao: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura
dispensada, iniciando apenas com a informao do motivo da comunicao, indicando os
dados completos dos documentos encaminhados e a razo pela qual est sendo
encaminhado.
e. Fecho alinhado ao texto:
Para autoridades superiores Para autoridades de mesma hierarquia ou
hierarquia inferior
Respeitosamente, Atenciosamente,
f. Assinatura e identificao do signatrio:
Nome do Responsvel
Cargo
 2. Diagramao
A fonte a ser utilizada do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em
geral; 11, nas citaes; e 10, nas notas de rodap;
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas, e uma linha em
branco entre os pargrafos;
Os pargrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam
organizados em itens ou ttulos e subttulos;
obrigatrio constar, a partir da segunda pgina, o nmero da pgina;
Os ofcios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do
papel;
A impresso dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0
cm), na cor preta e em papel branco. A impresso colorida deve ser apenas
para grficos e ilustraes;
A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm;
A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm;
O incio de cada pargrafo do texto deve ter 5,5 cm de distncia da margem
lateral esquerda.
Casos omissos e documentos especficos de uma determinada rea, como
convnios, contratos, editais e outros no contemplados nesta cartilha,
tambm devem seguir os padres aqui estabelecidos.
Modelo de Ofcio
Modelo de Memorando
 3. Documentos Circulares

Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo

para vrios destinatrios, utiliza-se o documento circular, podendo
este ser Ofcio Circular ou Memorando Circular. Conforme a
finalidade, o documento obedece aos mesmos critrios do Padro
Ofcio, com diferena apenas na identificao do destinatrio, que
ser identificado em grupos afins.

Ofcio Memorando
Aos Reitores dos Institutos Federais Aos Pr-Reitores e Diretores Gerais
de Educao dos Campi
 Outros Documentos
1. Informao
o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para
apreciao. Normalmente, na informao, o servidor presta esclarecimentos quanto s
rotinas necessrias para o andamento eficiente da documentao de anlise ou, ainda,
esclarece pontos necessrios para a tomada de deciso do gestor.
Estrutura
a.Nmero da informao e sigla do rgo de origem; referncia e assunto, com
alinhamento esquerda:
Informao n. 123 CPCC/DAP
Referncia: Memorando n. 123 Propad/Ifam/2011
Assunto: Situao do Contrato 123/2011

b. Destinatrio alinhado esquerda:

Ao Senhor Pr-Reitor de Planejamento e Administrao

c. Texto: trata do documento da informao. Primeiramente, o servidor descrever a

motivao da informao, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida,
prestar a informao a ele solicitada, seguindo a estrutura de introduo,
desenvolvimento e concluso.

d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informao tem o

seguinte fecho:
o que informo.
A informao deve seguir a mesma
e. Local e data alinhados esquerda: forma de diagramao do padro
ofcio.
f. Assinatura e identificao do signatrio
Modelo de Informao
 2. Despacho

Despacho a deciso ou encaminhamento de autoridade administrativa

acerca de assunto submetido a sua apreciao. O despacho pode ser:
a) terminativo ou definitivo (tambm denominado decisrio): aquele que d soluo ao que
foi submetido autoridade e pe fim questo;
b) de mero expediente ordinrio: aquele que apenas d andamento ao documento;
c) interlocutrio: aquele que, sem resolver terminantemente a questo, transfere-a
autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartio;
d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.

O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de

que parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento.
Quando isto no for possvel, deve ser escrito em folha a parte.

Estrutura
Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte

1. Texto com a resoluo e/ou 1. Documento de referncia: identificao do

encaminhamento;
2. Data em que foi proferido o despacho;e,
3. Assinatura com carimbo do emitente.
documento a que o Despacho se refere;
2. Texto com a resoluo e/ou
encaminhamento;
3. Data em que foi proferido o despacho;e,
4. Assinatura com carimbo do emitente.
Modelo de
Despacho

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho,

no permitido a incluso de novas folhas at seu
total aproveitamento.
No caso de insero de novos documentos no
processo, inutilizar o espao em branco da ltima
folha de despacho, carimbando Em branco.
3. E-mail
Um nmero cada vez maior de instituies pblicas e privadas vem utilizando o correio
eletrnico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas
instituies, grande parte das correspondncias internas e mesmo algumas das
comunicaes externas podem ser substitudas por mensagens enviadas por correio
eletrnico.

Estrutura
O modo como um e-mail estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto:
- Mensagens curtas podem conter uma nica palavra (aprovo, concordo);
- Mensagens longas, porm, exigem muitos pargrafos e, neste caso, deve apresentar,
como em toda boa comunicao, introduo, desenvolvimento e concluso;
- Utilize linhas em branco entre a saudao, os pargrafos e a assinatura. Utilize
tambm caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, no escreva s em maisculas ou s em
minsculas;
- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou
Saudaes;
- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudao nas
mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudao
como Senhor Diretor podem confirmar ao destinatrio que a mensagem realmente
encaminhada a ele.

Letras maisculas podem parecer agressivas e

No divulgue informaes confidenciais! letras minsculas podem dar a impresso de que
o emissor estava apressado ou com preguia.
Assinatura eletrnica

Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poder apresentar sua

titularidade, seu cargo, seu nmero de telefone e o endereo do site da
instituio, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura
curta, digamos com no mximo quatro linhas.

Se o destinatrio no tiver nenhuma vantagem em

receber sua mensagem, no a envie, mesmo se
no houver custo.
Em hiptese alguma divulgue correntes.

Alguns sistemas anexam, resposta dada a um

e-mail, todo o histrico das mensagens trocadas.
Entretanto, quase sempre esse histrico
desnecessrio e s aumenta o tamanho da
mensagem. Alm disso, retransmitir o contedo
recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite
isso.
 Sugestes para uma boa redao
Para escrever bem, no necessrio inovar. Basta aplicar os
fundamentos da redao, como:

Adote como norma a ordem direta: sujeito verbo

complementos;
No tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor
economize o dele;
Elimine o que suprfluo. Seja objetivo. Ningum tem tempo
para ficar meditando sobre aquilo que voc escreveu;
Evite frases muito longas, com excesso de pontuao.

Prefira Evite
- o termo mais simples; - Excesso de palavras;
- o sinnimo mais curto; - Enxertos desnecessrios: somente
- o singular ao plural; citaes indispensveis;
- o presente ao futuro; - V direto ao assunto;
- o termo concreto ao abstrato;
- o particular ao genrico;
- o explcito ao implcito;
- o positivo ao negativo.
 Referncias

ANDR. Hildebrando A. de. Gramtica Ilustrada. 5 ed. So

Paulo: Editora Moderna, 2003

BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de Redao da

Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Departamento de
Imprensa Nacional, 2002.

BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de redao de

correspondncias e atos oficias. 2 ed. Braslia: Funasa, 2006.

VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofcios,

Memorando, E-mails e outras formas de Correspondncia
Oficial. Braslia: Projecto Editorial, 2003.