Pasos para gestionar un

proyecto
1.- Define el alcance
El primer y ms importante paso en cualquier proyecto es definir su alcance. Qu es lo que
se supone se quiere lograr gestionando ese proyecto? Cul es el objetivo del proyecto?
Igualmente importante es definir qu es lo que no se debe incluir en el alcance de tu proyecto.
Si no obtienes demasiada definicin de tu jefe, aclara el alcance t mismo y envaselo para
obtener su confirmacin.

2.- Determina los recursos disponibles

Cules personas, equipamiento y cunto dinero tendrs disponible para alcanzar los
objetivos de tu proyecto? Como el jefe de proyecto, generalmente no tendrs control directo
de estos recursos, pero tendrs que gestionarlos a travs de la matriz de la gestin.

3.- Verifica los plazos

Cundo tiene que estar completado el proyecto? A medida que desarrollas tu plan de
proyecto puede que tengas algo de flexibilidad para usar el tiempo, pero los plazos
generalmente son fijos. Si decides utilizar horas extra para cumplir con el plazo, debes
sopesarlo contra las limitaciones de tu presupuesto.

4.- Arma tu equipo de proyecto

Rene a las personas de tu equipo y comienza el dialogo. Ellos son los expertos tcnicos. Eso
es porque su supervisor funcional los asigno al proyecto. Tu trabajo es administrar el equipo.

5.- Enumera los pasos grandes

Cules son las piezas principales del proyecto? si no lo sabes, comienza preguntando a tu
equipo. Es una buena idea listar los pasos en orden cronolgico pero no te obsesiones,
siempre puedes cambiar el orden ms tarde.

6.- Enumera los pasos pequeos

Enumera los pasos ms pequeos en cada uno de los pasos grandes. Nuevamente,
generalmente ayuda recordar todos los pasos si los listas en orden cronolgico. La cantidad
de niveles que recorres en los pasos ms detallados depende del tamao y complejidad del
proyecto.
7.- Desarrolla un plan preliminar
Renes todos tus pasos en un plan. Qu ocurre primero? Cul es el siguiente paso?
Cules pasos pueden llevarse a cabo en el mismo tiempo con distintos recursos? Quin va
a llevar a cabo cada uno de esos pasos? Cunto tiempo tomara? Existen excelentes
paquetes de software disponibles que pueden automatizar muchos detalles por ti. Pregunta a
otros en la misma posicin tuya cuales software utilizan.

8.- Crea el plan base

Consigue retroalimentacin en tu plan preliminar de tu equipo y otras partes interesadas
(stakeholders). Ajusta tus plazos y horarios de trabajo para ajustar el proyecto al tiempo
disponible. Efecta cualquier ajuste necesario al plan preliminar para producir un plan base.

9.- Solicita ajustes al proyecto

Nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Tu trabajo es hacer ms
con los recursos limitados de lo que las personas esperan. Sin embargo, a menudo hay
limitaciones impuestas a un proyecto que simplemente son poco realistas. Debes tomar tu
caso y presentrselo a tu jefe y pedir que esos lmites poco realistas sean cambiados. Pide los
cambios al comienzo del proyecto. No esperes hasta que haya problemas para solicitar los
cambios que necesites.

10.- Trabaja tu plan, pero no exageres

Hacer el plan es importante, pero el plan puede ser cambiado. Tienes un plan para conducir al
trabajo cada maana. Si una interseccin est bloqueada por unos accidentes, cambias el
plan y tomas un camino distinto. Haz lo mismo con los planes de tu proyecto. Cambiales en la
medida de lo necesario, pero siempre ten el alcance y los recursos en mente.

11.- Monitorea el progreso de tu equipo

Al comienzo del proyecto habr poco progreso, pero de todos monos monitorea lo que los
dems hacen. Eso har ms fcil detectar los problemas antes de que se conviertan en
problemas.

12.- Documenta todo

Mantn un registro. Cada vez que cambies tu plan base, documenta lo que se cambi y
porque fue necesario hacerlo. Cada vez que se agregue un nuevo requerimiento al proyecto,
escribe de donde vino ese requerimiento y como se ajustaron los plazos y el presupuesto
debido al mismo. No puedes recordarlo todo, as que escrbelo para poder revisarlo al final del
proyecto y aprender.

13.- Mantn a todos informados

Mantn informados a todos los interesados durante todo el proyecto. Djales saber tu xito
cada vez que completes una etapa, pero tambin informales de los problemas tan pronto
como aparezcan. Tambin mantn a tu equipo informado. Si los cambios son considerados,
comunica al equipo todo lo que se te permita. Asegrate de que todos en el equipo estn al
tanto de lo que hacen los dems.

http://www.blog-emprendedor.info/%C2%BFcomo-se-gestiona-un-proyecto/
 Mejores Prcticas Para
Gestionar Proyectos
1. Defina el Alcance y los Objetivos del Proyecto

Primero entienda los objetivos del proyecto. Suponga que su jefe/a le

pide que organice una campaa de donantes de sangre, Cul es el
objetivo: obtener la mayor cantidad de sangre posible? O es levantar el
perfil local de la empresa? Decidir cules son los objetivos reales le
ayudar a planificar el proyecto.

El alcance o rea de competencia define los lmites del proyecto.

Decidir qu es lo que est dentro o fuera de los lmites del proyecto
determinar la cantidad de trabajo que se necesitar realizar.

Entienda quines son los interesados, qu producto esperan que se les

entregue y consiga su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los
objetivos del proyecto definidos, deje que los ellos mismos los revisen y
le presten su acuerdo.

2. Defina las Tareas

Debe definir que tareas se esperan del proyecto. Si por ejemplo su

proyecto es una campaa publicitaria para una nueva barra de
chocolate, entonces una tarea sera producir el trabajo de arte para la
publicidad. Por eso defina qu cosas tangibles deben ser producidas y
documntelas con suficiente detalle para que cualquiera de los
involucrados pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente.
Los accionistas claves deben revisar la definicin de las tareas y estar de
acuerdo que las mismas reflejan adecuadamente lo que se espera.

3. Planifique el Proyecto

Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qu gente,

recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo.

Usted debe definir que actividades se requieren para producir los

productos, utilizando tcnicas tales como Estructura Analtica de
Proyectos (Work Breakdown Structures WBS; en el gerenciamiento de
proyectos el WBS es una tcnica que consiste en la descomposicin del
proyecto en partes manejables).

Usted debe estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada
actividad, las dependencias entre actividades y luego decidir un
programa realista para completarlas. Involucre al equipo de proyecto en
la estimacin de la duracin de las actividades. Establezca hitos que
indiquen fechas crticas durante el desarrollo del proyecto. Escrbalas en
su planificacin. Pida a los accionistas principales que la revisen y
presten su consentimiento al plan.

4. Comunicacin

La planificacin del proyecto resulta intil si no es comunicada

efectivamente al equipo de proyecto. Cada miembro del equipo necesita
conocer sus responsabilidades. Una vez trabaj en un proyecto en
donde el project manager se qued sentado en su escritorio rodeado de
un enorme cronograma. El problema fue que nadie en ese equipo saba
cuales eran las tareas y las fechas tope, pues nadie haba compartido la
planificacin. El proyecto sufri todo tipo de problemas porque la gente
haca actividades que pensaban que eran importantes en vez de hacer
las que el director de proyecto les haba asignado.

5. Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto

Una vez que el proyecto est en ejecucin usted debe monitorearlo y

comparar el progreso actual con el proyectado. Necesitar reportes de
avance de proyecto que debern producir los miembros del equipo.
Usted deber registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto
en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance. Deber
reportar las variaciones a su superior y a los accionistas claves para
poder tomar acciones correctivas antes de que esos desfasajes sean
demasiado grandes.

Puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a poner la

planificacin en el camino trazado pero siempre terminar equilibrando
costos, cronograma de tareas y alcances. Si el director de proyecto
cambia una de estas, entonces uno o los dos elementos restantes
debern inevitablemente ajustarse de forma acorde. Es justamente el
balance estos tres elementos conocidos como el tringulo del proyecto-
lo que tpicamente causan los mayores dolores de cabeza al manager de
proyecto.

6. Gestin del Cambio

Los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las

reas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en
medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no
siempre siguen siendo vlidos. Esto a veces implica que el cronograma o
las tareas deban ser cambiados. Si el manager del proyecto acepta todos
los cambios, muy probablemente el proyecto se saldr de presupuesto,
se atrasar y hasta podra no terminarse.

Administrando los cambios, el lder de proyecto puede tomar decisiones

sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o
directamente rechazarlos. Esto aumenta las posibilidades de que el
proyecto sea exitoso porque el project manager controla la forma en
que esos cambios son incorporados, puede disponer nuevos recursos
acordes al cambio y puede planificar cundo y cmo se harn los
mismos. Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es
por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente.

7. Gestin del Riesgo

Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente su proyecto.

He trabajado en proyectos en lo que los riegos incluyeron: un plantel
laboral que no tena las habilidades tcnicas requeridas para realizar el
trabajo, la falta de entrega a tiempo de hardware u otros equipos, una
sala de control con riesgo de inundacin y muchos otros. Los riesgos
varan con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible los
riesgos del proyecto en particular. Se debe planificar para evitar los
riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados, para mitigar su impacto
en el proyecto en caso de que efectivamente ocurra. Esto se conoce
como gestin del riego (risk management).

Usted no controla todos los riesgos porque estos pueden ser muchos y
no todos tienen el mismo impacto.

http://www.mujeresdeempresa.com/gestion-de-proyectos-las-7-mejores-practicas/