INFORMTICA JURDICA DE CONTROL Y GESTIN.

Informtica Jurdica de Control y Gestin que abarca los mbitos

jurdico - administrativo, judiciales, registrales y despachos de abogados.
Esta rama de la informtica jurdica est encaminada a organizar y
controlar la informacin jurdica de documentos, expedientes, libros, etc.,
ya sea mediante la aplicacin de programas de administracin que
permitan crear identificadores y descriptores para la clasificacin de
dicha informacin.
La informtica jurdica de gestin, que tambin es conocida como de
administracin y/o control, es utilizada en tribunales, despachos,
notaras, entre otras oficina jurdicas (de ah tambin el nombre de
ofimtica), que se utiliza sobre todo para llevar el seguimiento de
trmites y procesos con el objeto de mantener actualizada la informacin
y llevar un buen control de la misma.
INFORMATICA JURIDICA DE GESTION:
La informtica jurdica de gestin est dirigida al control y la
administracin de textos jurdicos y es muy utilizado por tribunales,
despachos, notarios entre otras oficinas de control jurdico. Esta se utiliza
para llevar el seguimiento de trmites y procesos para mantener
actualizada la informacin y llevar un buen control de la misma.
Esta rama se divide de la siguiente manera:
1. REGISTRAL: Se ocupa de todos los tipos de registro ya sean
pblicos o privados, facilitando al usuario datos fehacientes en todos los
registros con facilidad y rapidez en el proceso.
2. OPERACIONAL: Facilita la actualizacin de datos en las oficinas
relacionadas con el derecho tanto a nivel pblico como privado, en
donde la computadora permite llevar toda la actualizacin repetitiva.
3. DESICIONAL: Es la utilizacin de modelos predefinidos para la
solucin de casos especficos y concretos, como un admisorio de
demanda, el rechazo de un recurso procesal extemporneo, por ello esta
parte de la rama de la informtica jurdica de gestin es una parte de la
actividad administrativa que lleva a cabo todo rgano judicial.
 UTILIZACIN DE LA INFORMTICA JURDICA DE CONTROL Y
GESTIN.
ADMINISTRACIN PBLICA:
En la administracin pblica, y habida cuenta que en la actualidad se
presenta un crecimiento extraordinario en el volumen y complejidad de
actividades en las dependencias gubernamentales, debido, entre otras
cosas, al pronunciado desarrollo demogrfico, econmico y tecnolgico,
ello ha obligado a que dicho sector, en sus diferentes niveles: federal,
estatal y municipal, est capacitado para recibir, tramitar, analizar y
difundir todo tipo de informacin jurdica para su correcto funcionamiento.
Administracin Pblica:
Conjunto de organismos estatales que prestan servicios a los habitantes
y realizan las funciones administrativas del Estado. Para la
administracin Pblica es indispensable desarrollar sistemas
informticos de gestin y control
La Administracin Pblica hace uso principalmente de las dos
primeras subdivisiones:
REGISTRAL.
OPERACIONAL
Dentro del software que la administracin puede hacer uso para facilitar
y hacer ms eficiente su labor esta:
LiquidOffice: permite la implementacin, automatizacin y seguimiento
de cualquier proceso administrativo que se inicie por medio de un
formato electrnico.
 Metastorm BPM: Rastreado y Funcionamiento de la Correspondencia.
Desde el registro y la asignacin de solicitudes hasta la aprobacin final
y respuesta, la solucin de rastreo y funcionamiento de correspondencia.
Consist: lleva ms de 20 aos brindando un amplio abanico de
soluciones para el Sector Pblico. Consist ha desarrollado diversas
aplicaciones.se posiciona como la solucin ideal a la problemtica de la
administracin y el control de los documentos que soportan los trmites
administrativos dentro del mbito gubernamental.
RGANOS JURISDICCIONALES:
Este tipo de aplicacin ha dado lugar a la llamada Informtica
Judicial (aplicacin de la informtica en los rganos jurisdiccionales),
con un enorme desarrollo en la actualidad. As, tenemos que los
ejemplos de actividades automatizadas a nivel de la judicatura son
numerosos y variados: desde la formulacin agendaria de jueces y
magistrados hasta la redaccin automtica de textos jurdicos a manera
de sentencias. En el medio hay una enorme cantidad de acciones
desarrolladas en juzgados, tribunales y cortes, que han sido objeto de
estudio, anlisis y automatizacin; uno de los ejemplos ms simples y
concretos lo constituye la aceptacin, registro e indicacin de
competencia y seguimiento de los expedientes.

Una causa nueva que debe ser radicada ante un tribunal pasa
previamente por la inscripcin automtica, la cual le asigna un nmero y
juzgado y verifica si hay o no conexidad en la causa. Por otra parte, las
diferentes fases del proceso pueden ser conocidas en cualquier
momento, permitiendo conocer el estado del juicio, as como el lugar
donde se encuentra el expediente (con el secretario, actuario, juez,
etctera). En un futuro no muy lejano, cuando los abogados se hayan
provisto de sistemas de cmputo, ya no ser tan necesaria la visita a
los tribunales para conocer el estado de los asuntos, ya que todo podr
ser consultable va telemtica.
Sera muy largo el enumerar las posibilidades de aplicacin presentes y
futuros de la gestin automtica en los rganos jurisdiccionales, pero a
fin de reflexionar un poco sobre este particular, bien podemos enunciar
los ejemplos prcticos existentes en las oficinas de los fiscales en los
Estados Unidos con las posibilidades de contener, archivar y elaborar
enorme cantidades de informacin y poder el mismo tiempo, uniformar
las actuaciones de los fiscales en el vasto territorio de la Unin
americana.
Por otra parte, y tambin en materia penal, tenemos la emisin
automtica de dictmenes penales en cuarenta tribunales de polica en
Pars y sus alrededores (Bobigny, Nanterre, Creteil, Versalles, etctera),
lo cual ha permitido, adems de una depuracin de los archivos penales,
un aumento y mejor solventacin en la recepcin y seguimiento de
procesos de este orden.
Ejemplos tambin importantes los tenemos en los juzgados de
instrucciones de algunas provincias espaolas, as como las de
tribunales de menores en Italia, Brasil y algunos otros pases.
DESPACHOS Y NOTARAS:
Las mltiples actividades que desempean las personas que se dedican
a la prestacin de servicios profesionales de ndole jurdica hacen que
sea una necesidad el estar auxiliados por herramientas informticas.
El tipo de soporte que van a usar va a depender el tipo de materia a la
que el despacho jurdico dedica su mayor gestin, para poner el caso de
despachos jurdicos especialistas en lo tributario o en la propiedad
intelectual o en el derecho inmobiliario se auxiliarn de determinados
programas de ordenador o sistemas especiales que les faciliten el
trabajo y los hagan ms competentes as como ofrecer una mejor calidad
en sus gestiones. Los sistemas contables, los sistemas de protocolo, de
administracin son fuentes eficaces para el buen desempeo de un
profesional del derecho.
Para poner un ejemplo se desarrolla a continuacin un caso prctico de
un despacho que se dedica a dar asesora jurdica en la propiedad
inmobiliaria y el Notariado: Oficina Jurdica:
Base de datos
Todo buen Despacho Jurdico debe iniciar con una base o banco de
almacenamiento de datos de sus clientes cada uno de los cuales debe tener un
cdigo con el cual se identificar por medio de una bsqueda del tipo key word que
con solo iniciar la bsqueda con una palabra clave, por ejemplo los apellidos del
cliente, nos llevar al archivo o carpeta del cliente en donde encontraremos no solo
sus generales sino el estado actualizado de su proceso legal ya sea penal, mercantil
o administrativo. Es importante tambin que en esa bsqueda el sistema nos brinde
la ubicacin exacta del expediente fsico de ese cliente dentro del despacho ya que
habr documentos fsicos que estudiar, confrontar o que servirn como prueba.
Por lo anterior, sugerimos que como medida de control lo primero que el abogado
debe implementar en su despacho es un excelente sistema o software que le
permita crear, automatizar, procesar y obtener un banco de datos de sus clientes.
En esta idea de despacho jurdico no puede faltar el banco de datos de los
modelos predeterminados de instrumentos pblicos y privados los cuales
pueden ser modificados desde el mismo ordenador hacia la base de datos
implementando nuevos datos segn cada cliente. Es preciso implementar un sistema
de software diseado para que el abogado, colaborador o secretaria puedan con un
click o una palabra clave accesar a uno de esos modelos existentes en la base de
datos con solo digitar una palabra o una composicin de ellas o utilizando el lxico
jurdico y el tesauro para evitar el ruido o el silencio informtico. Una vez el operador
tiene en su pantalla el modelo de escritura puede modificarlo en cuanto al precio,
plazo, fecha y contratantes evitndose el tener que digitar el contrato de principio a
fin y volviendo con ello al retardo de su gestin profesional.

Con el uso de modelos predeterminados se corre el riesgo de dejar informacin no

borrada que corresponda a un contrato anterior en un contrato actual por lo que
deber confrontarse siempre el instrumento que se va a celebrar ya que a veces se
olvida borrar y solo se copia y se pega dejando textos que no tienen nada que ver
con el instrumento nuevo. Una base de datos como esta requerir escanear cada
uno de los documentos pblicos y privados con que el abogado cuenta a la hora de
abrir su despacho cuidando que estos documentos estn bien redactados y bien
hechos por un notario. Si no se pueden escanear se debern digitar lo cual facilita su
modificacin.
Otro tipo de actividad que en el despacho se desarrolla con la ayuda de la
informtica jurdica es el control de los ingresos y egresos para efectos del pago
de los impuestos a la entidad tributaria ya que como sabemos la prestacin de
servicios profesionales est gravada con IVA y RENTA por lo tanto el llevar una
contabilidad aunque no sea formal sino de control interno es elemental en el
despacho jurdico ya que mensualmente deber el abogado o en su caso su
empresa presentar o rendir al Ministerio de Hacienda ante las oficinas de Impuestos
Internos sus correspondientes declaraciones. La buena administracin de un
despacho depender de sus buenos controles contables por lo que no le debe faltar
un buen auxiliar contable y un buen sistema de contabilidad en su ordenador. El
control de facturacin diaria puede llevarse perfectamente mediante un sistema de
cmputo en el cual se lleven los libros auxiliares y los libros de Compras y Ventas en
el que se registra el IVA. Cuando el abogado al final del mes a realizado sus
operaciones de ventas menos compras y sabe cunto impuesto va a pagar o sabe
que no va a pagar impuesto hace uso de otro sistema de computo innovador en lnea
generado por el Ministerio de Hacienda til para la elaboracin de las declaraciones
el cual se conoce como sistema DET. Este novedoso sistema fue implementado
recientemente por el Ministerio se puede descargar y en la pantalla del ordenador del
despacho jurdico se puede llenar los formularios respectivos para la declaracin de
IVA y Pago a Cuenta con cada uno de los datos del contribuyente y enviarlo al
Ministerio de Hacienda con cargo a la Tarjeta de Crdito.
Otro tipo de control sistematizado que se lleva en un despacho jurdico es el de las
jornadas laborales de los empleados o sea la Planilla la cual a fin de mes solo se
imprime para efectuar los pagos ya que cada empleado firma de recibido de su
salario.
No podemos dejar por fuera el sistema de creacin, correccin, modificacin,
ordenacin e impresin en el libro de Protocolo de cualquier documento privado o
pblico que requiere un notario el cual se conoce como Protocolab, cuyo autor el
Licenciado Jaime Rolando Pnate cre para los notarios salvadoreos a partir de su
preparacin tcnico cientfica en India pas que le brind los estudios que lo llevaron
a crear un programa que le permite al notario almacenar cualquier cantidad de
escrituras de cualquier ndole hasta imprimir el testimonio, el pas y la saca.

El Protocolab 2011 trae una funcin para confrontar con voz el documento digitado
para evitar errores. La exactitud que brinda este programa a la hora de imprimir y
corregir depender de la correcta configuracin de los mrgenes del impresor con la
hoja del libro de protocolo. Este sistema no puede faltar en ningn despacho jurdico
ya que incluye la base de datos de los modelos predeterminados y casi tiene un
margen de 0.1 de error a la hora de imprimir en el libro de protocolo siendo casi
imposible que se imprima fuera de lnea. La facilidad del Protocolab tambin la tiene
en una de sus funciones la de poder corregir en una lnea de la hoja del protocolo
que est en medio del contrato con exactitud y precisin pudiendo modificar el
tamao de la letra. Otra de sus funciones es que le facilita al notario el cierre del libro
de protocolo y su ndice facilitando con ello la entrega del libro a la seccin de
notariado. El Protocolab adems ayuda al operador del despacho a elaborar el pas
ante m de una manera prctica. Permite de una manera fcil usar las fuentes y
prrafos requeridos. Tambin puede expedir testimonios transcritos.