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Mdulo III Teora de Sistemas

Teora de Sistemas

Esta teora reconoce como precursor al bilogo Ludwig Von Bertalanffy.

La teora explic la comprensin de sistemas complejos y concretos que conforman nuestra


existencia, en forma cientfica.

Los sistemas son un conjunto ordenado de elementos cuyas propiedades interactan para el
logro de un objetivo comn.

Todo sistema est contenido en una estructura que le da coherencia al conjunto de elementos
que lo conforman y le brinda ciertos rasgos distintivos.

Podemos clasificar a los sistemas como:

Fsicos (Tangibles): unidades mecnicas y organismos vivos.


Abstractos (No Tangibles): modelos de pensamiento y modelos filosficos

El funcionamiento del sistema no solamente cambia por su estructura y los componentes que
lo integran, sino tambin por los resultados que producen, los cuales estn condicionados por
el contexto o circunstancias que conviven y a la cual deben adaptarse. Este concepto se conoce
como Equilibrio dinmico.

La Teora de Sistemas aplicada a las Organizaciones

Una organizacin es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan
actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

Las organizaciones al ser un sistema social funcionan utilizando recursos disponibles,


basndose en normas y valores que definen los rasgos distintivos de cada una de ellas y que
forman parte de la cultura organizacional.

La cultura organizacional es el conjunto de normas, hbitos y valores, que practican los


individuos de una organizacin, y que hacen de esta su forma de comportamiento.

Principios de los Sistemas

a) Principio de Interrelacin: debido a la fuerte interrelacin entre la estructura y los


componentes que constituyen el sistema, cualquier evento tanto externo como interno
al sistema, producen mutaciones deseadas, como no deseadas del mismo. Esto es
como consecuencia de su reaccin y adaptacin a los nuevos cambios.
b) Principio de Jerarquizacin: se vincula con el concepto de subsistemas, es decir un
sistema menor dentro de otro mayor. Los sistemas para poder estudiarlos mejor y
analizar en profundidad su funcionamiento debemos aislarlos o dividirlos en partes
ms pequeas. Al separarlos se establecen dos tipos de lmites arbitrarios: uno
a. Externo, que es el encargado de encuadrar al sistema que se quiere estudiar.
b. Interno, en relacin al sistema que se asla.

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Lo nico que importa es definir las salidas que se producen ante cada entrada
suministrada. El conocimiento y habilidad que debe tener un analista para fijar estos
lmites estn ligados a la cultura organizacional del analista, por este motivo se dicen
que son arbitrarios, porque son establecidos segn el analista y su cultura.
Podemos afirmar que son 3 las razones que justifican la fragmentacin de los sistemas
para su anlisis y racionalizacin:
1. Orden Tcnico: si no se fragmentase el sistema y se pretendiese estudiar el todo, el
tiempo que se insumira en relevar y conocer sera tan grande que cuando se
completase el mismo, ya podran haber cambiado las condiciones de operatividad
y estar desactualizadas las conclusiones y medidas de cambio.
2. Poltica: todo estudio del sistema est avalado por alguna autoridad que le da
sustento legal.
3. Motivacional: la implementacin de cambios en los sistemas debe hacerse con el
apoyo de la gente que opera los mismos.
c) Principio de Organizacin: toma como base los principios de interrelacin y
jerarquizacin. Expresa que no es suficiente que un sistema est interrelacionados los
componentes con la estructura y que cada componente sistema tenga subsistema
(jerarqua), sino que adems estos componentes deben estar organizados en pos de la
busque del objetivo comn. Ej: sistema comercial, si una persona adquiere un
producto, el mismo no le ser entregado sin la previa documentacin de venta; que
genera un derecho a la empresa de cobro y una obligacin de pago al cliente.
d) Principio de Significatividad: consecuencia de la aplicacin de los principios de
interrelacin y organizacin. Todo sistema opera en cierto equilibrio dinmico y
cualquier cambio que rompa este equilibrio, produce costos explcitos como implcitos,
por lo cual si se realiza una modificacin o cambio, el mismo debe ser significativo,
justificado y redundar en ventajas, por su fuerte implicancia e impacto en los costos
inherentes producto de la transformacin.
e) Principio de la Economa de la Formalizacin: todo sistema debe regirse por normas
de funcionamiento que alcancen cierto grado de formalidad.
La formalizacin es el conjunto de normas escritas y estructuradas plasmadas en los
manuales organizacionales, que definen: funciones, responsabilidades, procedimientos
y normas, para que todo integrante de la organizacin las cumplan y de esta manera
sea ms fcil y eficiente el control.
Una organizacin muy formalizada, implica que la misma, tiene obsesin por el control,
trayendo como consecuencia organizaciones pocos flexibles, que le costar adaptarse a
los cambios introducidos por el entorno, con el cual convive e interacta.
La normalizacin produce economa cuando los recursos funcionan eficazmente en
forma controlada.

Concepcin de sistema integral: El modelo Interactivo de Sistemas. Pruebas de Consistencia y


Validacin de Datos.

Las tecnologas de la informacin se encargan del anlisis, diseo, desarrollo, implementacin,


mantenimiento y administracin de la informacin por medio de sistemas informticos.

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Las tecnologas de la comunicacin son herramientas tericas conceptuales, soportes y
canales que procesan, almacenan, sintetizan, recuperan y presentan informacin de la forma
ms variada.

Ambas tecnologas son conocidas bajo las siglas de TICs (Tecnologas de la informacin y de la
comunicacin).

La conjuncin del advenimiento de cuatro innovaciones:

1. La interactividad
2. Las PC
3. Los Sistemas Operativos y lenguajes de alto nivel
4. Programas

Permitieron formar redes de procesadores produjeron una ruptura en la lnea del progreso en
los sistemas.

La Concepcin de Sistemas

Las organizaciones se enfrentan a desafos constantes, por lo cual necesitan de distintos tipos
de sistemas que contribuyen al funcionamiento y a la toma de decisiones en los diferentes
estratos jerrquicos que la componen.

Los diferentes sistemas segn los niveles organizacionales:

Nivel Operativo: apoyan a los supervisores operativos en el seguimiento de las


actividades y transacciones elementales de la organizacin. El objetivo principal de los
sistemas de este nivel es responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las
transacciones a travs de la organizacin.
Nivel del Conocimiento: apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una
organizacin. El propsito de estos sistemas es ayudar a las empresas a integrar el
nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organizacin a controlar el flujo del
trabajo de oficina.
Nivel Administrativo: sirven a las actividades de supervisin, control, toma de
decisiones y administrativas de los directivos de nivel intermedio. Algunos sistemas de
nivel administrativo apoyan la toma de decisiones no rutinarias.
Nivel Estratgico: ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y
tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin
principal es adaptarse a los cambios del entorno con la capacidad organizacional
existente.

Una organizacin tpica tiene sistemas a nivel operativo, administrativo, del conocimiento y
estratgico para cada rea funcional.

El Modelo interactivo de Sistema

La informacin es la base de todas las actividades que se realizan en una empresa, deben
desarrollarse sistemas que permitan producirla y administrarla. El objetivo que se busca con
estos sistemas es asegurar que la informacin sea exacta, confiable y est disponible cuando se
la necesite, y se le presente en forma aprovechable.

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Un sistema de informacin es un sistema interactivo, integrado y coordinado de personas,
equipos y procedimientos que transforman datos en informacin a fin de apoyar las
actividades de las organizaciones.

El nfasis en sistemas significa que los elementos buscan un objetivo comn para apoyar las
actividades de la empresa.

Cuando los sistemas del tipo manual de procedimientos y personas funcionan correctamente,
la necesidad de computarizarlos surge cuando existe un aumento del volumen de trabajo.

Teniendo en cuenta los conceptos vertidos acerca de la utilizacin de las computadoras para el
mejoramiento de la satisfaccin de requerimientos de informacin, y con la facilidad con la que
se puede acceder a las nuevas tecnologas, los componentes fsicos son:

Los equipos o hardware


Los programas o software
Los procedimientos
Las personas
Las bases de datos

Entrada: est conformada por todos aquellos dispositivos que permiten la captura de
datos de tipo especfico o de propsito generales. Los datos de entrada son sometidos
a pruebas de validacin o congruencia con el objetivo de chequear que los datos que
se introducen no estn ya cargados en el sistema. Otro tipo de prueba es de
consistencia, para este caso se utilizan filtros a la entrada de los datos a fin que los
mismos sean coherentes.
El Proceso: est compuesto por los programas (software de base y aplicacin) que
actan en forma conjunta en un equipo (hardware) y ejecutan procedimientos por
medio de programas. Los programas que son parte del proceso se lo puede definir
como el conjunto de instrucciones que hacen que la computadora se pueda utilizar.
Salida: son aquellos que nos permiten recibir la informacin que proporcionan los
equipos ya sea de manera visual, auditiva o incluso digital.
Base de Datos: es una coleccin de datos interrelacionados y almacenados en
conjunto. Es una fuente central de datos significativos, los cuales son compartidos por
numerosos usuarios.

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Usuarios: son las personas que intervienen en un sistema de informacin. Pueden ser
aquellos responsables de cargar los datos e instrucciones al sistema, o bien utilizan la
informacin producida por el sistema para la toma de decisiones o tomar una accin
determinada.

Software de Aplicacin

El software de aplicacin puede satisfacer necesidades de una persona, un grupo o una


empresa. Su implementacin y el uso efectivo puede proporcionar eficiencias internas y servir
de apoyo para las metas de la empresa.

Una empresa puede o bien desarrollar un programa exclusivo para una aplicacin especfica
(software propietario) o comprar y usar un programa de software ya existente (software
comercial).

Software Propietario: el software para solucionar un problema nico o especfico se


denomina software de aplicaciones propia o propietario. Un programa de software
especfico desarrollado para una empresa en particular se conoce como software de
contrato.
Software comercial: comprar o alquiler a una empresa de software que desarrolla
programas.
Paquete comercial personalizado: los paquetes de software comerciales se modifican
o personalizan por medio de empleados de la propia empresa o externos.
Software comercial estndar: incluye herramientas y programas de propsitos
generales que dan apoyo a las diversas necesidades de las personas.

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Mdulo IV Sistemas Administrativos

Sistema de Abastecimiento

Incide de manera directa en la capacidad de producir a bajo costo y con calidad. Implica la
habilidad para abastecer al sistema de produccin de insumos que cumplan con las
especificaciones necesarias que se le exigen a nuestros productos y/o servicios.

El concepto se sustenta en que cada uno de los materiales que se integran a la cadena de
produccin, tenga la calidad requerida e ingresen en el momento adecuado para asegurar el
cumplimiento del ciclo operativo con el objetivo de reducir al mnimo el nivel de inventario.

Una gestin exitosa permite a las organizaciones:

Asegurar un normal flujo de materiales para la produccin


Asegurar la posibilidad de distribucin de los productos a los mercados establecidos
Controlar gastos y costos para optimizar el uso de los recursos
Contar con stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas
presupuestadas
Asegurar la calidad de los productos y/o servicios
Localizar fuentes alternativas de aprovisionamiento
Mantener bajo los niveles de inmovilizacin de stocks
Informacin til y confiable para otras reas.

Decisiones estratgicas en las compras

Ellas son:

Desarrollar una planificacin estratgica de las fuentes de aprovisionamiento tanto en


mercados nacionales como internacionales.
Analizar y decidir acerca de la conveniencia de fabricar o comprar
Solicitar y analizar ofertas, negociar y establecer relaciones con proveedores
Coordinar el transporte, la recepcin de insumos, el control y manejo de inventarios.

Tipos de Compras

Segn el tipo de organizacin las compras pueden desarrollarse:

Centralizada: la gestin de compras es administrada por una sola rea dentro de la


organizacin con el propsito de implementar polticas unificadas en la gestin de
adquisicin de los suministros.
Descentralizada: cada sector o alguno de ellos, realizarn las adquisiciones que prevn
utilizar.
Centralizada Descentralizada: se dan cuando una organizacin posee varias plantas
fabriles en diferentes zonas geogrficas donde existe un rea de compras que gestiona
las adquisiciones de los insumos comunes a todas y luego cada una de las plantas
existentes lleva adelante la administracin de la compra de suministros especficos de
cada una.

Las compras pueden clasificarse en:

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Compras normales: son aquellas adquisiciones de materiales que se realizan para
poder cumplir con el ciclo normal de aprovisionamiento. Se incluyen dentro del
presupuesto general, y son de consumo habitual de la organizacin.
Compras normales en el exterior: constituyen importaciones de bienes y/o servicios.
Igual que el anterior, se incluyen en el presupuesto general y son de consumo habitual.
Se crean alianzas estratgicas para compartir tecnologa y generar procesos flexibles.
Compras menores o por Fondo Fijo: son adquisiciones de insumos que por su bajo
monto se realizan por fondo fijo (efectivo). No se encuentran incluidas en el
presupuesto general.
Compras de Bienes de Uso: adquisiciones destinadas a incorporar Activos Fijos. Se
encuentran reflejadas en el presupuesto de Capital.
Compras por Licitaciones: se caracterizan por incluir un concurso competitivo abierto.
Los llamados a licitacin pueden ser abiertos o cerrados. Metodologa utilizada en el
mbito gubernamental.
Compras de Servicios: son contrataciones de servicios necesarios para apoyar el
proceso productivo. Generalmente se confecciona una orden de compra abierta por un
determinado perodo de tiempo que se afectara cada vez que el servicio sea requerido.

Documentacin en el Sistema de Compras

Solicitud de Compras
Pedidos de Cotizacin a proveedores
Cotizaciones autorizadas
rdenes de compra
Registro de seguimiento de rdenes de compra
Partes de recepcin de mercadera
Informe de inspeccin de calidad
Recepcin de remito o factura del proveedor.

El Control en las Compras

Se controlan a travs de la redaccin de normas de control interno, como:

Separacin de Funciones: por ejemplo separar el rea que recepciona los bienes del
rea que los registra.
Determinacin del Nivel de Compras: conocer stocks mximos, stocks minimos y
puntos de pedido.
Pedido de cotizaciones: evita ataduras a un nico proveedor
Adjudicacin de las Compras: permitir que todos los proveedores sean evaluados por
criterios objetivos y previamente establecidos. No hay favoritos.
Recepcin de las mercaderas: cumplimentar la orden de compra en cantidad, calidad
y tiempo solicitado.
Seguros de mercaderas en trnsito: obtener cobertura frente a eventuales roturas y/o
prdidas.
Seguros de las mercaderas en almacenes: obtener cobertura.
Registracin: incorpora al patrimonio y actualiza inventarios.
Documentacin: tener registro de cada instancia del proceso.
Auditoria Operativa: garantizar que las compras cumplen las normas de la
organizacin.
Archivos: resguardar los documentos utilizados.

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Procedimiento General de Compras

Los lmites del proceso constituyen:

Lmite inicial: deteccin de la necesidad de comprar


Lmite final: registracin de los bienes y/o servicios adquiridos.

1. Deteccin de la Necesidad de Comprar

La planificacin de la produccin de una empresa implica transformar las cantidades de


unidades de productos y/o servicios a entregar a los clientes en un perodo de tiempo en
necesidades especficas de materias primas, productos elaborados y semielaborados
necesarios para atender la demanda. Debe sumarse el anlisis y gestin de las polticas de
inventario, teniendo en cuenta:

La necesidad de equilibrar la oferta y la demanda utilizando los inventarios como


colchn entre el mercado meta y la produccin
Permanente bsqueda de optimizacin en la economa de las compras mediante la
adecuada gestin de las cantidades suficientes para beneficiarse por descuentos por
volumen.

Se elabora el Plan de Compras, y se decide: que se debe comprar, cuanto se debe comprar,
cuando se debe comprar y que pedidos deben hacerse.

El circuito normal de abastecimiento de una organizacin se pone en marcha con el Plan de


Compras.

El presupuesto de produccin consta de 3 elementos:

a. Presupuesto de materias primas y materiales


b. Presupuesto de mano de obra
c. Presupuesto de gastos de fbrica

El punto ptimo de re-pedido ser aquel volumen que nos permite la reposicin de los
elementos considerados crticos antes de que se vean agotadas sus existencias al menor costo
administrativo.

Para calcular este volumen, se tiene en cuenta:

El ciclo de venta de los productos


El nmero ptimo de productos para sustentar el ciclo de ventas (promedio de ventas
para satisfacer los pedidos de los clientes)
Tiempo que insume la colocacin de una nueva orden de compra
Tiempo que debemos cubrir con las existencias en inventario frente a cambios en la
demanda

El proceso del sistema de abastecimiento se inicia cuando se llega al punto ptimo de re-
pedido.

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Presupuesto de Inventarios Programacin de la Plan de Compras en

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Produccin Estndares de produccin Unidades
consumo

2. Requerimientos de aprovisionamiento al sector de Compras

El punto de re-orden, almacenes emite una solicitud de compras, que una vez autorizada, se
enva al sector de compras para la reposicin de insumos.

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Plan de Compras Inventarios Verificacin de existencias Solicitud de Compras
Solicitudes de
Compras

3. Bsqueda y Seleccin de Proveedores

Bsqueda permanente de nuevos proveedores que puedan ofrecernos mejores condiciones


(precio, plazo, calidad).

Posterior al anlisis de proveedores, Compras emitir los pedidos de cotizacin.

La tarea fundamental de este punto es la recepcin de las cotizaciones y el control de las fechas
fijadas como plazo mximo para realizar dichas cotizaciones

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Solicitud de Compras Proveedores Seleccin de los Pedidos de Cotizacin
Pedidos de proveedores a cotizar
Cotizacin
Cotizaciones

4. Evaluacin de las cotizaciones de los Proveedores

Cuando existan ms de una cotizacin se analiza que todas cumplan los requerimientos
solicitados en: calidad, precio, garantas y servicios, tiempos de entrega, condiciones
financieras.

Finalizada la negociacin compras autoriza la cotizacin que cumpla con los requisitos
previamente establecidos.

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Cotizaciones Datos de Anlisis y Seleccin de las Cotizaciones autorizadas
proveedores cotizaciones
Pedidos de
cotizaciones
Cotizaciones

5. Adjudicacin de las Compras

Teniendo en cuenta la cotizacin autorizada, se emite la Orden de Compra.

La Orden de Compra constituye el documento por el cual el proveedor y comprador se


comprometen a respetar las condiciones pactadas. Las funciones de la orden de compra son:

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Ser el convenio formal entre comprador y proveedor
Informar a los diversos sectores que intervienen en este proceso para que cada uno de
ellos pueda cumplir eficientemente su rutina en el ciclo de compras.

Las rdenes de compra pueden ser individuales o generales.

Individuales: se hacen para comprar las cantidades determinadas de mercaderas que


se especifican.
Generales: se confeccionan para cubrir las necesidades de un material o servicio
determinado por un perodo prolongado de tiempo.

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Cotizaciones autorizadas Proveedores Emisin de la Orden de Compra
Cotizaciones Orden de compra
Orden de compra Informacin a los
sectores
intervinientes

6. Seguimiento de los Pedidos

En esta instancia:

Analizar las rdenes de compra pendientes de entrega


Verificar si existen materiales ya recibidos que falte la aprobacin de calidad
Analizar las existencias de los programas de produccin
Determinar si existen materiales pendientes de ingreso en almacenes
Agilizar los pedidos en trmite
Solicitar una calificacin de los servicios de los proveedores como mecanismo de
control.

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rdenes de Compra Proveedores Seguimiento de Registro de seguimiento
rdenes de las rdenes de de las rdenes de compra
compra compra
pendientes de Informacin a los
entrega restantes
sectores

7. Recepcin e Inspeccin de los Bienes

El rea de recepcin lleva adelante un procedimiento que implica:

Recepcin de los embarques y confeccin del parte de recepcin


Control de si se cumplen los requisitos fijados en la orden de compra
Firma del remito como constancia de aceptacin o rechazo del mismo
Inspeccin de los materiales recibidos
Informe y envio del parte de recepcin y el informe de calidad a las distintas reas
Registracin de la recepcin y entrega delos bienes a almacenes
Archivo de las rdenes de compra cumplimentadas

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Remito del Proveedor Ordenes de Recepcin y Parte de recepcin.
compras control Remito conformado.

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pendientes Entrega de los Informes de calidad
Informe de bienes
inspeccin de inspeccionados
calidad

8. Almacenamiento

Almacenes es el responsable de la custodia fsica delos bienes. Brinda conformidad con la


calidad, acomoda los bienes en las estanteras y registra el ingreso actualizando el stock.

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Remito del Proveedor Partes de Recepcin y Remito conformado para
Parte de recepcin recepcin Ubicacin de los contabilizar
Informe de Calidad Informes de bienes
calidad Actualizacin de
Inventario las existencias

9. Registracin de las Compras

La registracin opera en el momento en que la organizacin recibe la factura, y que por lo


general, no ser el mismo momento en el que recibe la mercadera dependiendo del sistema
de facturacin del proveedor.

Sistema Comercial

Tiene como objetivo satisfacer las necesidades del mercado. Implica contactar clientes,
concretar operaciones de ventas, seleccionar productos, canales de distribucin, desarrollar el
proceso administrativo que permita atender al cliente en todos sus requerimientos.

El lmite inicial del sistema comercial es el momento en que se genera la base de datos que
permite establecer la relacin con el cliente y los vendedores.

El lmite final es la venta concretada con la mercadera entregada con su correspondiente


facturacin y cobro.

Estructura del Sistema de Gestin Comercial

Planeamiento comercial: zonas o puntos de ventas, productos, precios, cantidades


Marketing: relacin empresa cliente, comunicacin, investigacin de mercado.
Administracin de Ventas: procesamiento de informacin de vendedores, tramitacin
de pedidos aceptados, demorados y rechazados, atencin al cliente.
Depsito de Productos Terminados: recepcin, estiba y custodia de productos
terminados, preparacin de pedidos de ventas.
Expedicin: recepcin de la mercadera para ser remitida a los clientes, programacin
de medios de entrega.
Operaciones de Ventas: efecta el contacto rutinario con el cliente, concreta
operaciones de venta, detecta nuevos clientes, recoge informacin del mercado.

Normas de Control Interno

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Control Interno aplicable a la operacin de ventas

La actividad de los vendedores debe quedar documentada en un registro


Las zonas o clientes que atiende cada vendedor deben estar documentadas por escrito
La nmina de productos a comercializar debe estar aprobada y comunicada
Las listas de precio de los productos debe estar aprobada y documentada
Las escalas de bonificaciones, descuentos por cantidad, que puedan ser manejados
discrecionalmente por el vendedor deben estar aprobadas y documentadas.
Los niveles de comisiones deben acordarse por escrito

Control Interno referidas a las operaciones financiadas

Todo cliente que desee operar a crdito tiene que tener una carpeta de crdito y una
calificacin de crdito
La fijacin del limite de crdito de los clientes, se realizar en forma conjunta entre el
rea comercial y financiera.
Las excepciones al limite de crdito deben ser aprobadas por el responsable autorizado
Las cuentas de clientes que se encuentren bloqueadas se autorizarn por los niveles
directivos.

Control Interno aplicable a Facturacin

En el sistema de pre-factura no se aprobar que salga ninguna mercadera sin su


factura
En los sistemas de post-facturacin se controlar que todos los remitos se hayan
facturado
La facturacin debe extenderse a todos los productos y servicios de la empresa
Toda factura debe debitarse de la cuenta respectiva
Las facturas deben incluir todos los datos exigidos por la ley.

Control Interno aplicable a los movimientos de stock de productos terminados

Divisin de funciones entre depsito, expedicin, portera y auditora


Dejar documentado todo incremento de mercaderas
Instaurar un sistema de registro de inventario
Valuar la mercadera

Control Interno aplicable al sistema de cobranzas

Todo ingreso de valores debe emitir recibo


Los recibos deben estar enumerados y hacerse por duplicado
Debe existir un custodio de los talonarios de recibos
Los recibos deben detallar los valores percibidos
Los cobradores no deben estar facultados para emitir descuentos
El total de los importes percibidos debe ser igual al total de los importes cobrados
Determinacin expresa de los valores que autoriza recibir
Polticas para el tratamiento de cheques rechazados

Esquema Global de Mdulos del Sistema Comercial

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1. Planeamiento Comercial

Se genera una base de datos de los clientes actuales, anteriores y potenciales.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


ABM (altas, bajas y Datos de los clientes Visitas de vendedores y Consulta de datos del
modificaciones) Registros de visitas sus resultados. cliente
Parte de Visitas Datos de facturacin Facturacin en unidades y Visitas y resultados
Facturas a cobrar valores. Visitas de un vendedor
Pedidos pendientes y Datos de marketing Ventas en pesos, unidades
causas de demora Actualizar base de clientes y totales por cliente
Se generan salidas
rutinarias (programas de
visitas, estadsticas de
visitas, performance por
vendedor)
Salidas excepcionales
2. Mdulo de Clientes nuevos

Tiene por objeto la identificacin, evaluacin y aceptacin de nuevos clientes. Solo se utiliza
cuando debe darse el alta a un cliente que no operaba con la empresa.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


Solicitud del crdito del Archivo de clientes. Se incorporan los datos Informe sobre los clientes
cliente Archivo de datos fijos del cliente. incorporados
Antecedentes jurdicos donde las altas se generan Se otorga o no el crdito
Referencias comerciales con la incorporacin del Se fija lmite del crdito
Antecedentes cliente y las para el cliente.
patrimoniales actualizaciones en
Elementos impositivos oportunidad de incorporar
modificaciones.

3. Aprobacin comercial de la Nota de Pedido

Se inicia cuando el vendedor concreta una venta y confecciona la Nota de Pedido. Se controla si
los datos completados en la nota de pedido (artculo, precio) son correctos y se realizan los
registros necesarios para poder dar respuestas ya sea al cliente o al vendedor sobre el estado
de la Nota de Pedido. Puede surgir que la Nota de Pedido sea Aprobada o Rechazada.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


Nota de Pedido Archivo de Notas de Control de datos Nota de Pedido Aprobada
Pedido Registro del estado de la o rechazada
nota de Pedido

4. Mdulo de Aprobacin crediticia de la Nota de Pedido

Se inicia cuando el sector de crditos recibe las notas de pedidos aprobadas por el rea de
administracin de ventas y finaliza cuando una vez analizada la situacin de crdito del cliente
la nota es finalmente aprobada o rechazada.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


Nota de Pedido De clientes Anlisis de la nota de Nota de pedido aprobada
De cuenta corriente pedido en relacin al Nota de pedido demorada

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De cheques no monto de crdito Nota de pedido rechazada
acreditados establecido para el cliente
De documentos no
acreditados

5. Mdulo de aprobacin de stock de la Nota de Pedido

Se inicia cuando el depsito recibe el informe que emite el sector de crditos con la Nota de
Pedido Aprobada y finaliza cuando una vez que consultado el nivel de stock se aprueba o no
dicha nota de pedido en virtud de las existencias.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


Informe del rea de Se actualiza el archivo de Anlisis de las existencias Nota de pedido aprobada
crditos notas de pedido. Nota de pedido demorada
Se consulta el archivo de Nota de pedido rechazada
inventario y se registra su
movimiento

6. Mdulo de Facturacin Registro

Se inicia con la confeccin de la factura y finaliza con el control de la factura emitida.

Existen 2 sistemas de facturacin:

Pre-facturacin: es la facturacin que se realiza antes de que la mercadera salga del


depsito. Factura y remito se emiten al mismo tiempo. Las ventajas es que toda
mercadera que sale del depsito fue debitada de la cuenta del cliente. La desventaja
se presenta si la mercadera es rechazada por el cliente.
Post-facturacin: es la facturacin que se realiza con posterioridad a la entrega de la
mercadera. La ventaja es que no genera inconveniente con las cobranzas por
devoluciones de mercadera. Las desventajas son que no permite tener la seguridad de
que toda mercadera que sale del depsito se encuentre facturada, y que puede
generar desfasaje en las cobranzas, dado que la factura es recibida posterior a la
mercadera.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


Pre-facturacin: nota de Actualiza el archivo de Pre-facturacin Factura
pedido. cuentas corrientes Post-facturacin
Post-facturacin: remito Actualiza el archivo de
conformado por el cliente nota de pedido o remitos

7. Mdulo de Expedicin despacho

El sector de depsito toma las Notas de Pedido con aprobacin de stock y prepara fsicamente
los pedidos confeccionando el remito.

ENTRADAS ARCHIVO PROCESO SALIDAS


Nota de Pedido De notas de pedido Preparacin fsica del Remito conformado por el
pedido cliente
Confeccin del remito
Entrega de la mercadera

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Sistema Financiero

La funcin del sistema financiero es la regulacin del binomio insumo producto de fondos
atendiendo a los objetivos de liquidez fijados por la empresa.

Estructura del Sistema Financiero

Est formado por el Sistema de Pagos y el Sistema de Cobranza

Sistema de Pagos

Este subsistema prev el establecimiento del conjunto de normas necesarias que establezcan
las acciones que debern seguirse para lograr cancelar las obligaciones contradas por la
empresa respondiente a los requerimientos de registracin y control contable.

Limite inicial: la recepcin de la documentacin referida a la obligacin pendiente

Lmite final: efectivizacin del pago o recepcin de los comprobantes de pagos anulados o
vencidos.

Est compuesto por los siguientes mdulos:

1. Recepcin y control de la documentacin / armado de los expedientes de pago


2. Control de proveedores
3. Recopilacin y registracin de los comprobantes de deuda
4. Liquidacin del pago
5. Aprobacin financiera negociacin con proveedores
6. Aprobacin de nivel superior
7. Emisin preparacin del pago
8. Ratificacin del pago
9. Pago
10. Registracin del pago

Sistema de Cobranzas

Se fundamenta en la necesidad de contar con un conjunto de normas e instrucciones


ordenadas que describan las actividades y su secuencia para hacer efectivo el cobro.

Limite inicial: se reconoce en la factura o documento a cobrar emitido

Lmite final: efectivizacin del cobro, recepcin de valores y su registracin.

Est compuesto por los siguientes mdulos:

1. Activacin y reorganizacin de la cobranza


2. Cobranzas por transferencias de fondos entre sociedades vinculadas
3. Cobranzas a clientes externos
4. Rendicin de la cobranza
5. Deposito en efectivo y valores en el banco
6. Contabilizacin

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Control Interno en el Sistema Financiero

Normas de Control Interno del Sistema de Pagos

Control de Comprobantes

Cuentas a pagar recibe de los proveedores los documentos de deuda


Hace los controles que se atengan a los requisitos de facturacin
Verifica que los materiales entregados por el proveedor consten en la copia del remito
Arma los expedientes de pago

Control de Contratistas, se desarrolla en 4 etapas.

1. En el momento de la cotizacin. Antecedentes bancarios y balances.


2. En el momento de la emisin de la orden de compra. CUIT, ANSES, OS, IIBB.
3. En el momento de la emisin del certificado de recepcin: pagos provisionales, etc.
4. Toda la documentacin se enva a cuentas a pagar donde se conforma el archivo de
contratistas.

Control interno generales al sistema de Pagos

Realizar los pagos con cheques


Los cheques anulados se inutilizan destruyendo la firma
Firma de cheques por 2 responsables
Evaluacin de la documentacin de respaldo antes de la firma de cheques
Aprobacin del pago sobre la documentacin de respaldo
Registro inmediato de las transacciones de egresos de fondo
Existencia de un fondo fijo para pagos menores

Normas de Control Interno del Sistema de Cobranzas

Los ingresos de fondos debern registrarse inmediatamente


Depositar a diario todos los fondos ingresados
Aprobacin por descuentos por pago a contado o pronto pago
Concentracin de la recepcin de fondos y valores

Planeamiento en la gestin Financiera: origen y aplicacin de fondos. Flujo de caja.

El planeamiento de la gestin financiera se lleva adelante a travs de la confeccin del


Presupuesto. El presupuesto constituye el plan por medio del cual se expresan en trminos
numricos los objetivos de la organizacin.

Tipos de presupuesto

Presupuestos de Ingresos y Gastos: constituyen cantidades monetarias de lo que se


prev ingresar por las ventas de mercaderas y las erogaciones que sern necesario
incurrir.
Presupuesto de unidades, horas hombre, horas mquina, metros cuadrados
Presupuesto de capital: expresiones monetarias de lo que piensa destinarse como
inversin de capital (infraestructura, equipamiento).
Presupuesto de Efectivo: constituyen las expresiones monetarias del dinero lquido
que se prev tener por perodo.

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Existen 2 instrumentos que se utilizan para la planeacin de la gestin financiera de una
organizacin:

1. Estado proyectado de origen y aplicacin de fondos: permite estudiar el flujo neto de


fondos entre dos momentos sucesivos y que corresponden a dos estados patrimoniales
que cubren un perodo referido al futuro. Muestra:
a. La generacin de fondos de la propia empresa
b. La utilizacin total de fondos
c. El neto resultante (dficit o supervit) y su financiamiento o empleo
2. Estado proyectado de ingresos o desembolsos (CASHFLOW): provee a la gestin
financiera informacin sobre el momento y volumen de los movimientos de fondos
esperados durante el perodo de estudio. A partir de este punto pueden plantearse las
futuras necesidades de fondos y las formas de financiarlas.

Sistema Sueldos y Jornales

La remuneracin salarial o sueldo es el pago que recibe en forma peridica un trabajador a


cambio del trabajo para el que fue contratado. Cuando los pagos son efectuados en forma
diaria, recibe el nombre de jornal.

Caractersticas

Las remuneraciones pueden clasificarse en:

Remunerativas: son conceptos en que el trabajador se le aplican retenciones en los


haberes y en que la patronal est obligada a realizar aportes. Ej: aguinaldo, vacaciones,
hs extras, comisiones.
No Remunerativas: no se aplica ningn tipo de retencin. Ej: asignaciones familiares,
premios, indemnizaciones.

Conceptos Generales

Aportes y Contribuciones: son administrados por el Estado a travs del Sistema


Integral de Jubilaciones y Pensiones (SIJP). Los valores de aportes y retenciones tienen
un monto mnimo y mximo fijado sobre la base del Aporte Medio Previsional
Obligatorio (AMPO).
Asignaciones Familiares: son prestaciones a cargo de la Administracin Nacional de
Seguridad Social (ANSES).
o En caso de que el trabajador percibiera ms de un empleo (excepto
maternidad), percibir asignaciones familiares por el que tuviera mayor
antigedad.
o La asignacin es una suma de dinero que se abona al beneficiario.
o Las prestaciones son: hijo, hijo con discapacidad, cnyuge, cnyuge con
discapacidad, ayuda escolar.
Sueldo Anual Complementario (SAC): se entiende como la doceava parte del total de
las remuneraciones definidas en el art 103 de la LCT, percibidas por el trabajador en el

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respectivo ao calendario. Es decir, se debe dividir por 12 el salario anual que recibe el
trabajador.
Vacaciones: los das de vacaciones varan en funcin dela antigedad:
o Menos de 5 aos: 14 das
o Entre 5 y 10: 21 das
o Entre 10 y 20: 28 das
o Mas de 20 aos: 35 das.
o Se calcula: (Sueldo Mensual x cantidad de das de licencia) / 25 das
Licencia por Maternidad: contemplado 3 meses con goce de sueldo, y puede ser
ampliada a 6 meses mas pero sin goce de sueldo.
Otras Licencias:
o Licencia por casamiento: 10 das
o Licencia por muerte: los dias dependen del grado de parentesco
o Licencia por examen: depende la empresa
o Licencia por paternidad: 2 das.

Manejo de Legajos

Cada empleado debe tener dentro de la organizacin un legajo que contenga:

Examen psicotcnico
Examen medico de ingreso
Premios y sanciones
Certificados de ausencia
Certificados de cursos realizados
Evaluaciones de desempeo

Podemos distinguir 3 funciones:

Legal: notificacin de domicilio, licencias por enfermedad.


Histrica: se encuentra la historia de cada empleado, tanto en su desarrollo profesional
dentro del mbito laboral como del personal.
De Control interno: deben quedar registrados los ascensos, los cambios de categora, y
todas aquellas modificaciones que cambien la situacin del empleado en la
organizacin.

Sistemas de Liquidaciones. Conceptos Bsicos

El sistema opera a travs de:

1. Mantener actualizados los datos del personal


2. Informacin sobre novedades transitorias: ingreso o egreso del personal
3. Conocer los porcentajes de liquidaciones, para poder realizar los clculos, tales como:
Valor hora en el caso de jornal por categora
Importe del sueldo por categora
Porcentajes de contribuciones y aportes

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Calculo de vacaciones y aguinaldo
Calculo de asignaciones familiares

Mdulos del Sistema

Los principales son

1. Emisin de Informacin de Asistencia


2. Control de Informe de Asistencia
3. Calculo de la Liquidacin
4. Pago de la liquidacin
5. Registracin o Contabilizacin de la liquidacin: Contadura realiza las
contabilizaciones correspondientes tales como:
El devengamiento del pasivo con la correspondiente variacin patrimonial
modificada.
Pago de remuneraciones, cancelacin del pasivo por deuda con el personal
Pago de los aportes y retenciones, a los distintos organismos previsionales.

Normas de Control Interno para el Sistema de Sueldos y Jornales

1. Las personas que liquidan las remuneraciones no deben ser las mismas que controlan
horas normales, horas extra, asistencia, entre otras.
2. Alguien ajeno al personal de liquidacin debe verificar que las horas trabajadas por
cada empleado sean reales
3. Los recibos emitidos deben estar prenumerados
4. En el caso de asistencia, la misma debe ser controlada en forma diaria ya sea por
tarjetas reloj o magnticas.
5. El libro sueldo debe encontrarse rubricado y con la informacin al da.
6. El pago se debe efectuar en forma segura.

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