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Teora de Sistemas
Los sistemas son un conjunto ordenado de elementos cuyas propiedades interactan para el
logro de un objetivo comn.
Todo sistema est contenido en una estructura que le da coherencia al conjunto de elementos
que lo conforman y le brinda ciertos rasgos distintivos.
El funcionamiento del sistema no solamente cambia por su estructura y los componentes que
lo integran, sino tambin por los resultados que producen, los cuales estn condicionados por
el contexto o circunstancias que conviven y a la cual deben adaptarse. Este concepto se conoce
como Equilibrio dinmico.
Una organizacin es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan
actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
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Lo nico que importa es definir las salidas que se producen ante cada entrada
suministrada. El conocimiento y habilidad que debe tener un analista para fijar estos
lmites estn ligados a la cultura organizacional del analista, por este motivo se dicen
que son arbitrarios, porque son establecidos segn el analista y su cultura.
Podemos afirmar que son 3 las razones que justifican la fragmentacin de los sistemas
para su anlisis y racionalizacin:
1. Orden Tcnico: si no se fragmentase el sistema y se pretendiese estudiar el todo, el
tiempo que se insumira en relevar y conocer sera tan grande que cuando se
completase el mismo, ya podran haber cambiado las condiciones de operatividad
y estar desactualizadas las conclusiones y medidas de cambio.
2. Poltica: todo estudio del sistema est avalado por alguna autoridad que le da
sustento legal.
3. Motivacional: la implementacin de cambios en los sistemas debe hacerse con el
apoyo de la gente que opera los mismos.
c) Principio de Organizacin: toma como base los principios de interrelacin y
jerarquizacin. Expresa que no es suficiente que un sistema est interrelacionados los
componentes con la estructura y que cada componente sistema tenga subsistema
(jerarqua), sino que adems estos componentes deben estar organizados en pos de la
busque del objetivo comn. Ej: sistema comercial, si una persona adquiere un
producto, el mismo no le ser entregado sin la previa documentacin de venta; que
genera un derecho a la empresa de cobro y una obligacin de pago al cliente.
d) Principio de Significatividad: consecuencia de la aplicacin de los principios de
interrelacin y organizacin. Todo sistema opera en cierto equilibrio dinmico y
cualquier cambio que rompa este equilibrio, produce costos explcitos como implcitos,
por lo cual si se realiza una modificacin o cambio, el mismo debe ser significativo,
justificado y redundar en ventajas, por su fuerte implicancia e impacto en los costos
inherentes producto de la transformacin.
e) Principio de la Economa de la Formalizacin: todo sistema debe regirse por normas
de funcionamiento que alcancen cierto grado de formalidad.
La formalizacin es el conjunto de normas escritas y estructuradas plasmadas en los
manuales organizacionales, que definen: funciones, responsabilidades, procedimientos
y normas, para que todo integrante de la organizacin las cumplan y de esta manera
sea ms fcil y eficiente el control.
Una organizacin muy formalizada, implica que la misma, tiene obsesin por el control,
trayendo como consecuencia organizaciones pocos flexibles, que le costar adaptarse a
los cambios introducidos por el entorno, con el cual convive e interacta.
La normalizacin produce economa cuando los recursos funcionan eficazmente en
forma controlada.
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Las tecnologas de la comunicacin son herramientas tericas conceptuales, soportes y
canales que procesan, almacenan, sintetizan, recuperan y presentan informacin de la forma
ms variada.
Ambas tecnologas son conocidas bajo las siglas de TICs (Tecnologas de la informacin y de la
comunicacin).
1. La interactividad
2. Las PC
3. Los Sistemas Operativos y lenguajes de alto nivel
4. Programas
Permitieron formar redes de procesadores produjeron una ruptura en la lnea del progreso en
los sistemas.
La Concepcin de Sistemas
Las organizaciones se enfrentan a desafos constantes, por lo cual necesitan de distintos tipos
de sistemas que contribuyen al funcionamiento y a la toma de decisiones en los diferentes
estratos jerrquicos que la componen.
Una organizacin tpica tiene sistemas a nivel operativo, administrativo, del conocimiento y
estratgico para cada rea funcional.
La informacin es la base de todas las actividades que se realizan en una empresa, deben
desarrollarse sistemas que permitan producirla y administrarla. El objetivo que se busca con
estos sistemas es asegurar que la informacin sea exacta, confiable y est disponible cuando se
la necesite, y se le presente en forma aprovechable.
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Un sistema de informacin es un sistema interactivo, integrado y coordinado de personas,
equipos y procedimientos que transforman datos en informacin a fin de apoyar las
actividades de las organizaciones.
El nfasis en sistemas significa que los elementos buscan un objetivo comn para apoyar las
actividades de la empresa.
Cuando los sistemas del tipo manual de procedimientos y personas funcionan correctamente,
la necesidad de computarizarlos surge cuando existe un aumento del volumen de trabajo.
Teniendo en cuenta los conceptos vertidos acerca de la utilizacin de las computadoras para el
mejoramiento de la satisfaccin de requerimientos de informacin, y con la facilidad con la que
se puede acceder a las nuevas tecnologas, los componentes fsicos son:
Entrada: est conformada por todos aquellos dispositivos que permiten la captura de
datos de tipo especfico o de propsito generales. Los datos de entrada son sometidos
a pruebas de validacin o congruencia con el objetivo de chequear que los datos que
se introducen no estn ya cargados en el sistema. Otro tipo de prueba es de
consistencia, para este caso se utilizan filtros a la entrada de los datos a fin que los
mismos sean coherentes.
El Proceso: est compuesto por los programas (software de base y aplicacin) que
actan en forma conjunta en un equipo (hardware) y ejecutan procedimientos por
medio de programas. Los programas que son parte del proceso se lo puede definir
como el conjunto de instrucciones que hacen que la computadora se pueda utilizar.
Salida: son aquellos que nos permiten recibir la informacin que proporcionan los
equipos ya sea de manera visual, auditiva o incluso digital.
Base de Datos: es una coleccin de datos interrelacionados y almacenados en
conjunto. Es una fuente central de datos significativos, los cuales son compartidos por
numerosos usuarios.
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Usuarios: son las personas que intervienen en un sistema de informacin. Pueden ser
aquellos responsables de cargar los datos e instrucciones al sistema, o bien utilizan la
informacin producida por el sistema para la toma de decisiones o tomar una accin
determinada.
Software de Aplicacin
Una empresa puede o bien desarrollar un programa exclusivo para una aplicacin especfica
(software propietario) o comprar y usar un programa de software ya existente (software
comercial).
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Mdulo IV Sistemas Administrativos
Sistema de Abastecimiento
Incide de manera directa en la capacidad de producir a bajo costo y con calidad. Implica la
habilidad para abastecer al sistema de produccin de insumos que cumplan con las
especificaciones necesarias que se le exigen a nuestros productos y/o servicios.
El concepto se sustenta en que cada uno de los materiales que se integran a la cadena de
produccin, tenga la calidad requerida e ingresen en el momento adecuado para asegurar el
cumplimiento del ciclo operativo con el objetivo de reducir al mnimo el nivel de inventario.
Ellas son:
Tipos de Compras
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Compras normales: son aquellas adquisiciones de materiales que se realizan para
poder cumplir con el ciclo normal de aprovisionamiento. Se incluyen dentro del
presupuesto general, y son de consumo habitual de la organizacin.
Compras normales en el exterior: constituyen importaciones de bienes y/o servicios.
Igual que el anterior, se incluyen en el presupuesto general y son de consumo habitual.
Se crean alianzas estratgicas para compartir tecnologa y generar procesos flexibles.
Compras menores o por Fondo Fijo: son adquisiciones de insumos que por su bajo
monto se realizan por fondo fijo (efectivo). No se encuentran incluidas en el
presupuesto general.
Compras de Bienes de Uso: adquisiciones destinadas a incorporar Activos Fijos. Se
encuentran reflejadas en el presupuesto de Capital.
Compras por Licitaciones: se caracterizan por incluir un concurso competitivo abierto.
Los llamados a licitacin pueden ser abiertos o cerrados. Metodologa utilizada en el
mbito gubernamental.
Compras de Servicios: son contrataciones de servicios necesarios para apoyar el
proceso productivo. Generalmente se confecciona una orden de compra abierta por un
determinado perodo de tiempo que se afectara cada vez que el servicio sea requerido.
Solicitud de Compras
Pedidos de Cotizacin a proveedores
Cotizaciones autorizadas
rdenes de compra
Registro de seguimiento de rdenes de compra
Partes de recepcin de mercadera
Informe de inspeccin de calidad
Recepcin de remito o factura del proveedor.
Separacin de Funciones: por ejemplo separar el rea que recepciona los bienes del
rea que los registra.
Determinacin del Nivel de Compras: conocer stocks mximos, stocks minimos y
puntos de pedido.
Pedido de cotizaciones: evita ataduras a un nico proveedor
Adjudicacin de las Compras: permitir que todos los proveedores sean evaluados por
criterios objetivos y previamente establecidos. No hay favoritos.
Recepcin de las mercaderas: cumplimentar la orden de compra en cantidad, calidad
y tiempo solicitado.
Seguros de mercaderas en trnsito: obtener cobertura frente a eventuales roturas y/o
prdidas.
Seguros de las mercaderas en almacenes: obtener cobertura.
Registracin: incorpora al patrimonio y actualiza inventarios.
Documentacin: tener registro de cada instancia del proceso.
Auditoria Operativa: garantizar que las compras cumplen las normas de la
organizacin.
Archivos: resguardar los documentos utilizados.
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Procedimiento General de Compras
Se elabora el Plan de Compras, y se decide: que se debe comprar, cuanto se debe comprar,
cuando se debe comprar y que pedidos deben hacerse.
El punto ptimo de re-pedido ser aquel volumen que nos permite la reposicin de los
elementos considerados crticos antes de que se vean agotadas sus existencias al menor costo
administrativo.
El proceso del sistema de abastecimiento se inicia cuando se llega al punto ptimo de re-
pedido.
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Produccin Estndares de produccin Unidades
consumo
El punto de re-orden, almacenes emite una solicitud de compras, que una vez autorizada, se
enva al sector de compras para la reposicin de insumos.
La tarea fundamental de este punto es la recepcin de las cotizaciones y el control de las fechas
fijadas como plazo mximo para realizar dichas cotizaciones
Cuando existan ms de una cotizacin se analiza que todas cumplan los requerimientos
solicitados en: calidad, precio, garantas y servicios, tiempos de entrega, condiciones
financieras.
Finalizada la negociacin compras autoriza la cotizacin que cumpla con los requisitos
previamente establecidos.
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Ser el convenio formal entre comprador y proveedor
Informar a los diversos sectores que intervienen en este proceso para que cada uno de
ellos pueda cumplir eficientemente su rutina en el ciclo de compras.
En esta instancia:
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pendientes Entrega de los Informes de calidad
Informe de bienes
inspeccin de inspeccionados
calidad
8. Almacenamiento
Sistema Comercial
Tiene como objetivo satisfacer las necesidades del mercado. Implica contactar clientes,
concretar operaciones de ventas, seleccionar productos, canales de distribucin, desarrollar el
proceso administrativo que permita atender al cliente en todos sus requerimientos.
El lmite inicial del sistema comercial es el momento en que se genera la base de datos que
permite establecer la relacin con el cliente y los vendedores.
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Control Interno aplicable a la operacin de ventas
Todo cliente que desee operar a crdito tiene que tener una carpeta de crdito y una
calificacin de crdito
La fijacin del limite de crdito de los clientes, se realizar en forma conjunta entre el
rea comercial y financiera.
Las excepciones al limite de crdito deben ser aprobadas por el responsable autorizado
Las cuentas de clientes que se encuentren bloqueadas se autorizarn por los niveles
directivos.
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1. Planeamiento Comercial
Tiene por objeto la identificacin, evaluacin y aceptacin de nuevos clientes. Solo se utiliza
cuando debe darse el alta a un cliente que no operaba con la empresa.
Se inicia cuando el vendedor concreta una venta y confecciona la Nota de Pedido. Se controla si
los datos completados en la nota de pedido (artculo, precio) son correctos y se realizan los
registros necesarios para poder dar respuestas ya sea al cliente o al vendedor sobre el estado
de la Nota de Pedido. Puede surgir que la Nota de Pedido sea Aprobada o Rechazada.
Se inicia cuando el sector de crditos recibe las notas de pedidos aprobadas por el rea de
administracin de ventas y finaliza cuando una vez analizada la situacin de crdito del cliente
la nota es finalmente aprobada o rechazada.
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De cheques no monto de crdito Nota de pedido rechazada
acreditados establecido para el cliente
De documentos no
acreditados
Se inicia cuando el depsito recibe el informe que emite el sector de crditos con la Nota de
Pedido Aprobada y finaliza cuando una vez que consultado el nivel de stock se aprueba o no
dicha nota de pedido en virtud de las existencias.
El sector de depsito toma las Notas de Pedido con aprobacin de stock y prepara fsicamente
los pedidos confeccionando el remito.
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Sistema Financiero
La funcin del sistema financiero es la regulacin del binomio insumo producto de fondos
atendiendo a los objetivos de liquidez fijados por la empresa.
Sistema de Pagos
Este subsistema prev el establecimiento del conjunto de normas necesarias que establezcan
las acciones que debern seguirse para lograr cancelar las obligaciones contradas por la
empresa respondiente a los requerimientos de registracin y control contable.
Lmite final: efectivizacin del pago o recepcin de los comprobantes de pagos anulados o
vencidos.
Sistema de Cobranzas
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Control Interno en el Sistema Financiero
Control de Comprobantes
Tipos de presupuesto
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Existen 2 instrumentos que se utilizan para la planeacin de la gestin financiera de una
organizacin:
Caractersticas
Conceptos Generales
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respectivo ao calendario. Es decir, se debe dividir por 12 el salario anual que recibe el
trabajador.
Vacaciones: los das de vacaciones varan en funcin dela antigedad:
o Menos de 5 aos: 14 das
o Entre 5 y 10: 21 das
o Entre 10 y 20: 28 das
o Mas de 20 aos: 35 das.
o Se calcula: (Sueldo Mensual x cantidad de das de licencia) / 25 das
Licencia por Maternidad: contemplado 3 meses con goce de sueldo, y puede ser
ampliada a 6 meses mas pero sin goce de sueldo.
Otras Licencias:
o Licencia por casamiento: 10 das
o Licencia por muerte: los dias dependen del grado de parentesco
o Licencia por examen: depende la empresa
o Licencia por paternidad: 2 das.
Manejo de Legajos
Examen psicotcnico
Examen medico de ingreso
Premios y sanciones
Certificados de ausencia
Certificados de cursos realizados
Evaluaciones de desempeo
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Calculo de vacaciones y aguinaldo
Calculo de asignaciones familiares
1. Las personas que liquidan las remuneraciones no deben ser las mismas que controlan
horas normales, horas extra, asistencia, entre otras.
2. Alguien ajeno al personal de liquidacin debe verificar que las horas trabajadas por
cada empleado sean reales
3. Los recibos emitidos deben estar prenumerados
4. En el caso de asistencia, la misma debe ser controlada en forma diaria ya sea por
tarjetas reloj o magnticas.
5. El libro sueldo debe encontrarse rubricado y con la informacin al da.
6. El pago se debe efectuar en forma segura.
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